Matrice di Eisenhower: definizione rapida degli obiettivi e controllo degli affari correnti.

Buon pomeriggio, lettori del blog, a voi la decisione!

In questo articolo voglio parlare del problema di un elenco di attività sovraccarico, che incontra quasi ogni persona moderna. Come viene mostrato? Il fatto è che pianifichiamo di portare a termine tanti compiti diversi durante il giorno o durante la settimana, e alla fine di questo periodo ci rendiamo conto di non aver concluso nulla.

Perché succede questo? Perché siamo sovraccarichi e non abbiamo tempo per fare ciò che abbiamo pianificato?

Molto spesso ciò è dovuto al fatto che la nostra pianificazione non è realistica. Sovraccarichiamo il nostro elenco di compiti, dobbiamo cancellare qualcosa, ma sorge la domanda: "Come possiamo cancellare qualcosa se vi scriviamo solo le cose necessarie?"

Tecniche specifiche di definizione delle priorità possono aiutarci a determinare cosa deve essere fatto per primo, cosa possiamo rimandare o non fare affatto.

Uno dei metodi più semplici ed efficaci per determinare le priorità è la matrice di Eisenhower. L'idea appartiene al presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower. Ha guadagnato la fama dopo che Stephen Covey ha scritto di lei nel suo libro "Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci".

Essere costantemente occupati è una forma di pigrizia, di pensiero pigro e di azione indiscriminata.
Tim Ferriss

La Matrice Eisenhower si basa sull’idea che il 20% dei nostri sforzi produce l’80% dei risultati. Eisenhower perfezionò questo principio.

La matrice Eisenhower è un quadrato diviso da due assi intersecanti in 4 settori o quadranti.
L’asse verticale è “importanza”, l’asse orizzontale è “urgenza”.
Quindi, otteniamo 4 settori:
settore A - “urgente e importante”
settore B – “non urgente, ma importante”
settore C - “urgente, ma non importante”
settore D - “non urgente, non importante”

Settore A: importante, urgente

Riunisce le cose che devono essere fatte prima. Non possono tollerare ritardi: domani sarà troppo tardi per farlo. La comparsa regolare di tali cose nella nostra lista dei compiti è, di regola, una conseguenza di una cattiva pianificazione, disorganizzazione, procrastinazione, ecc. La pianificazione ideale è una situazione di quadrante A vuoto.

Esempi di casi del quadrante A:

  • pagamento del prestito
  • una visita non programmata dal medico quando qualcosa fa già molto male
  • Chiama un idraulico per riparare un tubo che perde
  • riparazione del computer portatile

Settore B: importante, non urgente

Questo settore riunisce questioni che influiscono direttamente sulla tua efficacia personale. La differenza principale tra questi casi e quelli del quadrante A è la mancanza di urgenza. Ciò ti consente di affrontare la risoluzione di tali problemi in modo più ponderato, il che ti consente di ottenere maggiori risultati ed efficienza. I compiti del settore B dovrebbero consistere principalmente nella nostra lista di cose da fare per la giornata. È inoltre necessario ricordare che gli affari del settore B, se non ricevono attenzione e tempo tempestivi, possono spostarsi nel settore A.

Esempi di casi del quadrante B:

  • formazione, alta formazione, corsi e seminari, corsi di formazione
  • rapporto programmato
  • gli sport
  • riposo di qualità
  • visita programmata dal medico (esame dispensario, esami preventivi)


Settore C: non importante, urgente

Cose che non ti avvicinano al tuo obiettivo, ma devono essere fatte. L'errore principale quando si lavora con la matrice è non confondere gli affari dei settori A e C, altrimenti si verificherà una situazione in cui giri come uno scoiattolo su una ruota, ma i compiti completati non ti avvicinano all'obiettivo prefissato e compiti importanti rimangono irrisolti.

Esempi di casi del settore C:

  • controllando la posta elettronica
  • chiamate attuali
  • riunioni
  • faccende domestiche (pulizie della casa)
  • riunioni imposte da qualcuno

Settore D: non importante, non urgente

Il settore riunisce cose che ci fanno perdere tempo e non ci portano alcun beneficio. In altre parole, hanno consumato tempo. Ma questi compiti ci attraggono molto, sono facili da portare a termine, ci permettono di divertirci e rilassarci. Pertanto, è molto difficile resistervi, ma bisogna farlo.

  • navigare sui social network
  • guardare la tv
  • chiacchierando con i colleghi

Come può essere utile una matrice nella pratica? Esistono due modi possibili per utilizzare la matrice di Eisenhower:

  1. per la pianificazione
    Spesso facciamo tutte le cose urgenti, ma non importanti, e rimandiamo sempre più le cose importanti e non urgenti. Se iniziamo a pianificare il nostro tempo e le nostre attività utilizzando la Matrice Eisenhower, possiamo dedicare più tempo a cose importanti che ci avvicineranno ai nostri obiettivi ed eliminare attività che richiedono tempo, impegno, energia e raramente portano ai nostri obiettivi. Come utilizzare la matrice per la pianificazione, leggi questo articolo di seguito.
  2. per valutare la tua efficacia
    La matrice Eisenhower mostra chiaramente quali attività svolgi. Questa analisi può essere effettuata alla fine della settimana o del mese. Rivedere regolarmente le attività in cui sei stato impegnato per un periodo di tempo migliorerà la tua efficacia personale.

Che cosa sembra?

  1. Annota su un foglio di carta le cose che hai completato durante la giornata.
  2. Distribuisci ciò che hai fatto in quattro settori, indicando il tempo impiegato.
  3. Calcolare come sono stati distribuiti il ​​tempo e il numero di compiti tra i settori.
  4. Interpretazione del risultato:
    settore A
    Se il settore A è cresciuto significa che non hai il controllo della tua vita. non sei impegnato nella pianificazione strategica, non sai come distribuire il carico di lavoro tra i dipendenti e delegare le responsabilità.
    settore B
    Se il settore B è quello più pieno di cose da fare, allora dedichi abbastanza tempo al raggiungimento dei tuoi obiettivi e sai concentrarti sulla cosa principale.
    settore C
    Un aumento degli affari del settore C mostra la tua mancanza di obiettivi e piani previsti. sprechi il tuo tempo in compiti non importanti.
    settore D
    Sorge la domanda: “Per cosa sei pagato?”, e a livello personale stai perdendo tempo.

La principale difficoltà nell'utilizzo della matrice Eisenhower è la difficoltà di determinare l'importanza di un compito. Spesso pensiamo che tutti i compiti siano importanti. come determinare la vera importanza di un compito. Come puoi distinguere i compiti veramente importanti da tutti i compiti?

È qui che torna utile il “metodo Franklin”: l’importante è ciò che corrisponde agli obiettivi principali della mia vita.

L'idea principale è che prima di stabilire le priorità, è necessario definire chiaramente i propri obiettivi per un determinato periodo.
Successivamente, integreremo la matrice Eisenhower, ponendo al centro i nostri obiettivi. Che succede ora? Ora verrà valutata l'importanza di tutti i compiti della giornata in relazione all'obiettivo prefissato.

L’importanza del compito si distingue dalla risposta a 3 domande:

  1. Cosa succede se non lo faccio oggi?
  2. Qualcuno può farlo per me?
  3. Questo compito è importante per raggiungere il tuo obiettivo?

Ad esempio, il tuo obiettivo è “pagare tutti i prestiti e i debiti entro un anno”. Valutiamo l'importanza di ciascun compito della matrice dal punto di vista se aiuterà a raggiungere l'obiettivo.

Implementazione pratica. Algoritmo per l'utilizzo di una matrice per la pianificazione quotidiana

  1. Definisci i tuoi obiettivi. Verifica se i tuoi obiettivi sono allineati. Dall'elenco dei tuoi obiettivi, seleziona 1-3 obiettivi con priorità più alta per questo periodo. Sono questi obiettivi che ti serviranno da faro, su cui dovrai concentrarti quando classifichi le attività in settori.
  2. Componi (giorno, settimana, mese). I professionisti della gestione del tempo consigliano anche di pianificare la vacanza.
  3. Analizzalo.
  4. Valutare le priorità. Distribuire i compiti tra i settori, determinando l'importanza del compito in base agli obiettivi prefissati. Disegna il foglio in 4 quadranti e riempi la matrice con i compiti. Se non ti ispira l'idea di disegnare quadranti ogni giorno, puoi contrassegnare le tue priorità con le lettere: A, B, C e D. Aggiungiamo dei segni alla tua lista accanto a ciascuna attività.
    Per le priorità è possibile utilizzare tre colori del semaforo: rosso (quadrante A), verde (quadrante B) e giallo (quadrante C).
  5. Adempimento dei compiti assegnati:
  • Le questioni importanti e urgenti vengono completate per prime. La giornata dovrebbe iniziare con queste cose.
  • Successivamente passiamo alle questioni importanti, ma non urgenti. Il nostro tempo e la nostra attenzione dovrebbero essere focalizzati sugli affari di questo settore
  • solo dopo passeremo ad altre questioni.

Prima di iniziare qualsiasi attività, poniti la domanda “Devo farlo?”, “Qualcun altro può farlo?”
Si consiglia di delegare le attività del quadrante C, che di solito sono di natura di routine e non ti fanno avanzare verso il tuo obiettivo, o di non svolgerle affatto.

6. Monitoraggio dell'esecuzione del piano
In questa fase, analizzare l'attuazione del piano pianificato. Calcola in ciascun quadrante della matrice quante attività sono state completate al giorno e quanto tempo è stato dedicato alla loro implementazione. Valuta la tua efficacia.

Più tempo dedichi alle attività del quadrante B, più efficace diventerai e più velocemente raggiungerai i tuoi obiettivi.

Sposta le attività non completate nell'elenco per il giorno successivo. Se hai rimandato un compito più di tre volte, pensa se è il caso di portarlo a termine. Molto probabilmente, te la caverai benissimo anche senza! Cancella queste cose dalla tua lista o falle immediatamente.

Come puoi vedere, la matrice Eisenhower è un semplice strumento di lavoro che facilita la pianificazione e aiuta nel monitoraggio e nell'analisi continua delle tue attività. Lascia la tua email nel modulo alla fine dell'articolo e scarica il modello di pianificazione giornaliera utilizzando la Matrice Eisenhower. Il modello è stato creato in due formati: in un foglio di calcolo Excel e come modello di nota per Evernote.

Per aggiungere una nota con un modello al tuo account Evernote, devi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nota nel tuo account Evernote e selezionare "Copia su Blocco note" dal menu a discesa. Quindi seleziona il tuo blocco note e fai clic su "Copia". Ora puoi apportare qualsiasi modifica al modello.
Se utilizzerai spesso la matrice, rendi il modello di nota una scorciatoia! Ciò accelererà la ricerca delle note e ti farà risparmiare tempo!
Assicurati di implementare le priorità nel tuo sistema di gestione dei casi!

Non appena impari a distribuire correttamente i compiti all'interno della matrice Eisenhower, avrai una notevole quantità di tempo extra e, soprattutto, raggiungerai rapidamente il tuo obiettivo.

Riempi ogni tua giornata di significato e lo sarà TUA DECISIONE!

6 novembre 2016

Saluti! La sera ti sei mai rimproverato di essere riuscito a fare poco in modo offensivo durante il giorno? Eri costantemente occupato, ma le questioni veramente importanti e urgenti si sono gradualmente “insinuate” verso il domani?

Personalmente, ho riscontrato questo problema regolarmente. La sera ero stanco come un cane, e infatti c'erano montagne di lavoro da fare, la cucina era un disastro e l'affitto non era stato pagato in tempo.
Ero terribilmente arrabbiato, ma per qualche motivo continuavo spesso a perdere tempo con sciocchezze, completando tutti i compiti importanti in fretta e all'ultimo momento (e, di regola, a tarda notte).

Tutta questa disgrazia continuò per molto tempo. Fino a quando non ho iniziato a utilizzare uno strumento semplice, conveniente e visivo. Secondo me, questo è uno dei modi più efficaci per liberare la mente una volta per tutte. E finalmente mettere le cose in ordine.

Scopri la matrice Eisenhower come strumento di definizione delle priorità.

Matrix è stato inventato dal trentaquattresimo presidente degli Stati Uniti, Dwight David Eisenhower (è stato presidente dal 1953 al 1961).

Il politico ha sviluppato uno schema universale che lo ha aiutato a classificare e ordinare una serie di attività quotidiane. Penso che il presidente degli Stati Uniti ne avesse molti. Ad un certo punto, Eisenhower arrivò ad una conclusione paradossale:

Le cose urgenti sono raramente importanti e le cose importanti sono raramente urgenti

A proposito, la matrice Eisenhower è altamente raccomandata dal mio amato Stephen Covey nel libro “Concentrarsi sulle cose principali”. Consiglio di scaricarlo e studiarlo.

L'essenza della matrice Eisenhower

Il problema con la maggior parte delle persone moderne è l’incapacità di stabilire le priorità durante la pianificazione. Preferiamo fare prima ciò che ci piace, lasciando per dopo le cose spiacevoli ma importanti. Il risultato è pressione del tempo, stress e... sindrome.

La tecnologia del presidente mette immediatamente tutto in ordine.

Sembra quattro quadranti con due assi. La matrice è divisa verticalmente per urgenza (“urgente” e “non urgente”), e verticalmente per importanza (“importante” e “non importante”).
Allo stesso tempo, l’autore della teoria classifica come “urgente” ciò che non può essere rinviato. E quelli “importanti” sono compiti dalla cui soluzione dipende una vita piena, di successo ed emotiva. E come dimostra la mia esperienza, tutta la vita quotidiana può essere attribuita a uno dei quadranti.

Quadrante A. Questioni importanti e urgenti

Una corretta pianificazione lascia sempre questa casella vuota. Le cose registrate nel settore A sono un segno di disorganizzazione e di errata definizione delle priorità. “Importante e urgente” significa forza maggiore, tempi stretti ed emergenza.

Esempio di casi del settore A:

  • Studiare una materia l'ultima sera prima dell'esame
  • Chiamare un idraulico a causa di un tubo rotto
  • Chiamata urgente a un cliente che ha inviato denaro alle coordinate sbagliate
  • Mal di denti acuto e visita urgente dal dentista

Inoltre, gran parte dell’intero elenco avrebbe potuto essere evitato. Inizia a studiare un po' ogni giorno una settimana prima dell'esame. Oppure visita il dentista una volta ogni sei mesi per un esame preventivo. Sei d'accordo?

Quadrante B. Questioni importanti ma non urgenti

I compiti più prioritari e promettenti vengono inseriti nel settore B: questa è la nostra piazza più preziosa. Sono proprio queste le cose che, idealmente, dovrebbero costituire la lista delle “Cose da fare” della giornata. Statisticamente chi si concentra sul quadrante B ottiene risultati migliori e allo stesso tempo vive una vita ricca e felice.

La mancanza di urgenza ti consente di risolvere i problemi in modo ponderato e costruttivo. Ma se ti rilassi, molte cose dalla zona B “strisceranno” rapidamente nel settore A.

Esempio di compiti del settore B:

  • Compila le bollette
  • Acquista la spesa per la settimana
  • Scrivi un resoconto del viaggio d'affari
  • Vai in palestra per allenarti
  • Prendi un appuntamento con un dentista
  • Scatta una foto per il tuo pass per il garage

Quadrante C. Compiti urgenti ma non importanti

Il 90% di tali compiti distrae dal raggiungimento di obiettivi importanti, riduce l'efficienza e interferisce con la concentrazione. Ma devi comunque farli (o no: spetta a te decidere).

Esempio di compiti del settore C:

  • Buon compleanno ad un parente lontano e molto loquace
  • Vai a una riunione degli ex studenti (non vuoi andare, ma è scomodo rifiutare)
  • Consegna istantaneamente documenti all'altro capo della città su richiesta di un collega

I contenuti del settore C non dovrebbero essere completati affatto oppure dovrebbero essere avviati dopo aver svolto completamente le attività dell'elenco B.

Quadrante D. Non questioni urgenti o importanti

D dovrebbe contenere solo cose che non influiscono sulla nostra qualità di vita. Avete già intuito di cosa stiamo parlando? E, naturalmente, delle "perditempo": giochi per computer, lettura di commenti sui social network, conversazioni "di nulla" al telefono, acquisti senza scopo, risoluzione di cruciverba. Le cose della Zona D dovrebbero essere completate solo dopo che tutte le altre categorie sono vuote!

  1. Inizia la giornata ricordando a te stesso il tuo obiettivo principale a lungo termine. Questo è qualcosa come un faro su cui devi concentrarti quando compili la matrice di Eisenhower. Ad esempio, l’obiettivo: “tra cinque anni”. E valuta ogni punto della matrice dalla posizione: "Il completamento di questo compito mi aiuterà a raggiungere il mio obiettivo o no?"
  2. Se non ti piace l'idea di disegnare quadrati ogni giorno, puoi semplicemente segnare le cose con le lettere A, B, C e D nella tua agenda
  3. Esegui tutte le attività attuali esattamente nella sequenza in cui sono elencate sopra: A, B, C e D. Solo così sarai in grado di tenere il passo con tutto ed evitare "blocchi" e "lavori urgenti". Con il giusto approccio, ci sarà tempo anche per le sciocchezze del quadrante D
  4. Non utilizzare le cose del quarto settore per rilassarsi mentre si lavora! La pratica dimostra che i social network e i "giochi di tiro" sono gravi distrazioni e non ti permettono di rilassarti completamente

Una cosa importante di cui non ero soddisfatto della matrice Eisenhower era che non sapevo come dare priorità ai compiti di aree diverse. Tutto nel lavoro è più o meno chiaro (anche se ci sono alcune sfumature). Ma la vita non si limita alle “imprese lavorative”: c'è anche salute, sviluppo personale, famiglia e comunicazione con gli amici.

Per dirla molto brevemente, il mio problema potrebbe essere formulato come segue: “Cosa è più importante: imparare 10 nuove parole inglesi o fare 10 esercizi addominali?”

Per quanto mi riguarda, ho risolto il problema come segue. Ha evidenziato tutti gli ambiti importanti della vita: lavoro, salute, sviluppo personale, comunicazioni, faccende domestiche. Puoi aggiungere qualcos'altro a questa lista: cura di sé (per ragazze), studio (per studenti) o pratiche spirituali (per appassionati di esoterismo).

Tutto ciò che resta da fare è garantire che le questioni relative a ciascuna area siano incluse nella matrice.

Ecco come appare il mio settore B:

  • Finalizzare la seconda parte del progetto per il cliente (“lavoro”)
  • 3 km in piscina (“salute”)
  • Segui 2 lezioni video sull'apprendimento dell'inglese commerciale ("sviluppo personale")
  • Acquista la spesa e prepara la cena ("hozdela")
  • Incontra un ex compagno di classe che è venuto in città per un giorno (“comunicazioni”). A proposito, questo oggetto può essere tranquillamente inserito nel settore C "On, ma non importante"

Cosa classifico come settore D? Guardare la tua serie TV preferita, ad esempio, o bere una birra con gli amici in un bar sportivo.

È chiaro che questo è un esempio molto semplificato e il numero di punti nel settore B è molto maggiore. Ma questo approccio ti consente di vivere una vita piena e di non "bruciare al lavoro" per giorni. Testato tu stesso!

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Puoi facilmente confonderti nel flusso infinito degli affari quotidiani, perché ogni giorno ce ne sono sempre di più. I compiti incompiuti di ieri diventano quelli di oggi e ciò che non abbiamo avuto il tempo di fare oggi viene automaticamente trasferito a domani. Di conseguenza, possono accumularsi così tante cose che non riesci a capire cosa è stato fatto, cosa è in corso e cosa sta ancora aspettando dietro le quinte.

Situazioni simili o dettagliate si verificano spesso tra le persone che non prestano la dovuta attenzione al processo di pianificazione delle proprie attività. Naturalmente, le competenze non vengono insegnate a scuola, e molti genitori e altre persone che agiscono come educatori nel processo di sviluppo spesso non sanno veramente come pianificare le proprie attività, anche se questo non è affatto difficile. È solo che a questo non viene prestata la dovuta attenzione.

Tuttavia, oggi esistono molte eccellenti tecniche di pianificazione che ti consentono di imparare come utilizzare razionalmente la tua risorsa di tempo e ottenere il massimo beneficio da questo processo per te stesso. Ma in questo articolo non considereremo tutte queste tecniche, ma ne daremo un esempio solo, che si distingue per la sua semplicità ed efficacia. Questa tecnica è chiamata "Matrice di Eisenhower".

La matrice Eisenhower è uno degli strumenti di gestione del tempo più popolari utilizzato da molte persone in tutto il mondo: dai dipendenti ordinari e dai quadri intermedi ai dirigenti di grandi aziende e società di fama mondiale. Il fondatore di questa matrice è il 34esimo presidente degli Stati Uniti, Dwight David Eisenhower. Come puoi immaginare, quest'uomo era molto impegnato e doveva fare molte cose diverse legate alle sue attività. Per questo motivo stava ottimizzando il suo programma di lavoro e l'elenco dei compiti da svolgere. Il risultato della sua ricerca è stata la matrice che stiamo considerando.

Il significato della matrice Eisenhower è principalmente quello di imparare come distribuire con competenza tutti i propri compiti, distinguere l'importante dall'urgente, il non urgente dal meno importante, e anche ridurre al massimo il tempo per svolgere qualsiasi compito, il la cui attuazione non produce risultati significativi. Parliamo di come tutto questo funziona nella pratica.

L'essenza della matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower è composta da quattro quadranti, basati su due assi: l'asse dell'importanza (verticale) e l'asse dell'urgenza (orizzontale). Di conseguenza, risulta che ciascun quadrante differisce nei suoi indicatori di qualità. Tutti i compiti e gli affari sono registrati in ciascuno dei quadranti, grazie al quale si forma un quadro estremamente chiaro e obiettivo di cosa dovrebbe essere fatto prima, cosa dovrebbe essere fatto secondo e cosa non dovrebbe essere fatto affatto. Tutto questo è abbastanza semplice, ma dare qualche spiegazione non sarà comunque superfluo.

Quadrante A: questioni importanti e urgenti

Nella pianificazione ideale, questo quadrante della matrice dovrebbe rimanere vuoto, perché la comparsa di questioni importanti e urgenti è un indicatore di disorganizzazione e possibilità di blocco. Questa parte del programma si riempie per molte persone a causa della loro intrinseca pigrizia e della scarsa definizione delle priorità. Naturalmente, di tanto in tanto queste cose possono apparire in ogni persona, ma se ciò accade ogni giorno, allora è tempo di prestarci attenzione.

Quindi, il verificarsi di casi nel quadrante A dovrebbe essere evitato. E per fare questo basta completare tempestivamente i punti dei restanti quadranti. Ma se c’è qualcosa che vale la pena includere nel primo quadrante, è:

  • Cose che, se non completate, avranno un impatto negativo sul raggiungimento dei tuoi obiettivi
  • Cose che, se non fatte, possono causare difficoltà e guai
  • Cose legate alla salute

È anche importante ricordare che esiste una cosa chiamata “delega”. Ciò significa che quando nel tuo quadrante A compaiono cose che possono essere delegate a qualcun altro, dovresti assolutamente approfittare di questa opportunità per risolvere altre questioni importanti e urgenti il ​​più rapidamente possibile.

Quadrante B: questioni importanti ma non urgenti

Il secondo quadrante merita la massima attenzione, perché le questioni che si trovano proprio in esso sono le più prioritarie e promettenti, e sono proprio queste che dovrebbero consistere nei compiti quotidiani di ogni persona. È stato notato che le persone che sono principalmente impegnate nelle attività di questo quadrante ottengono il massimo successo nella vita, vengono promosse, guadagnano più soldi, hanno abbastanza tempo libero e vivono una vita felice e appagante.

Tieni inoltre presente che la mancanza di urgenza ti consente di affrontare la soluzione di qualsiasi problema in modo più deliberato e costruttivo, e questo a sua volta consente a una persona di rivelare tutto il suo potenziale, di pensare in modo indipendente attraverso tutte le sfumature delle sue attività e di gestire il periodo di tempo di i suoi affari. Ma qui, tra le altre cose, bisogna ricordare che le cose che si trovano nel quadrante B, se non fatte in modo tempestivo, possono facilmente cadere nel quadrante A, diventando ancora più importanti e richiedendo un rapido completamento.

Specialisti esperti in gestione del tempo raccomandano di includere nel quadrante B tutti gli affari attuali relativi all'attività principale, la pianificazione e l'analisi del lavoro, la formazione e il rispetto del programma ottimale, ecc. Quelli. tutto ciò che costituisce la nostra ordinaria quotidianità.

Quadrante C: questioni urgenti ma non importanti

Le cose che si trovano in questo quadrante, per la maggior parte, distraggono e non avvicinano una persona ai risultati desiderati. Spesso semplicemente interferiscono con la concentrazione sui compiti veramente importanti e riducono l’efficienza. La cosa principale quando si lavora con la matrice è non confondere le questioni urgenti del quadrante C con le questioni urgenti del quadrante A. Altrimenti si formerà confusione e ciò che dovrebbe essere fatto prima rimarrà sullo sfondo. Ricorda sempre il tuo e impara a distinguere ciò che è importante da ciò che non è importante.

Le questioni del quadrante C includono, ad esempio, riunioni o trattative imposte da qualcun altro, festeggiamenti di compleanno di persone non molto vicine, faccende domestiche improvvise, eliminazione di distrazioni non di vitale importanza che richiedono attenzione (un vaso rotto, un forno a microonde rotto). stufa, una lampadina bruciata, ecc.), così come ogni sorta di altre cose che non ti fanno andare avanti, ma ti rallentano solo.

Quadrante D: questioni non urgenti o importanti

Le attività nell'ultimo quadrante non apportano alcun beneficio. In molti casi è utile non solo affrontarli per ultimi, ma anche non affrontarli affatto. Anche se devi assolutamente conoscerli, perché... Sono i “perditempo”.

Un'altra caratteristica interessante dei compiti di questo gruppo è che sono molto attraenti per molte persone: questi compiti sono facili da svolgere e portano piacere, permettendoti di rilassarti e divertirti. Pertanto, resistere alla tentazione di intraprenderli può essere piuttosto problematico. Ma è assolutamente necessario farlo.

Nel quadrante D puoi scrivere cose come parlare al telefono con gli amici di qualcosa di non importante, corrispondenza non necessaria o trascorrere del tempo sui social network, guardare serie TV e vari programmi TV "stupidi", giochi per computer, ecc. Naturalmente, ogni persona dovrebbe rilassarsi periodicamente e in qualche modo divertirsi, ma ci sono modi più interessanti ed educativi per farlo: leggere, visitare palestre e piscine, gite nella natura, ecc. Se non puoi liberarti completamente di fare le cose dal quadrante D o non vuoi farlo, allora devi posticipare la loro implementazione almeno fino al momento in cui le cose dai quadranti B e C saranno completate, e il tempo che sarà dedicato alle cose del quadrante D dovrebbero essere ridotte al minimo. Qui sarebbe appropriato il noto proverbio: “È tempo di affari, tempo di divertimento”.

Non appena padroneggi la matrice Eisenhower e impari a distribuire con competenza i tuoi affari al suo interno, noterai che hai molto nuovo tempo libero, riesci a fare tutto in modo tempestivo e senza fretta, tutti i tuoi affari sono in ordine , gli obiettivi vengono raggiunti uno dopo l'altro e tu stesso sei quasi sempre di buon umore e di buon umore. È tutta una questione di organizzazione e compostezza. Probabilmente tu stesso noti di tanto in tanto che le persone disorganizzate sono sempre in un vortice di affari incomprensibili, sono sempre impegnate in qualcosa di stupido, ma “molto importante”, sembrano stanche e irritate. Ci sono molte caratteristiche distintive che possono essere citate. Ma questo non è importante, ma il fatto che se tu ed io non vogliamo ottenere risultati simili, allora dobbiamo agire diversamente. Vale a dire: dobbiamo essere organizzati, capire chiaramente cosa e quando dobbiamo fare e perché lo stiamo facendo. E la matrice Eisenhower è perfetta per questo.

Ti auguriamo buona fortuna e padronanza di successo della tua nuova abilità!

La matrice Eisenhower è un modo per pianificare adeguatamente il proprio tempo e i propri sforzi, che ha trovato la più ampia applicazione in tutto il mondo civilizzato. Si basa sul fatto che i compiti necessari per l'esecuzione vengono inseriti in una determinata tabella, disposta in modo speciale. Possono riguardare la sfera professionale, familiare o economica. Studiandoli in questo contesto, diventa chiaro a cosa devi prestare attenzione prima.

La matrice Eisenhower, come strumento per stabilire le priorità della vita, è molto importante per una persona moderna. Poiché deve affrontare molti compiti importanti contemporaneamente in un breve periodo di tempo, deve essere in grado di determinare correttamente quale di essi dovrebbe essere assunto per primo.

L'essenza del metodo di definizione delle priorità

Fin dall'inizio, tutti i compiti di una persona sono uguali e solo studiarli utilizzando la matrice Eisenhower consente di identificare quelli più importanti. Tale programma è importante per non perdere tempo in attività non urgenti. Questo è ciò che rende possibile diventare più fortunati e avere più successo.

Se padroneggi appieno il principio dell'utilizzo di una tabella, il problema degli intervalli tra le attività che si presentano durante il giorno verrà risolto da solo.

Se sul posto di lavoro c'è un numero enorme di problemi che devono essere risolti quasi contemporaneamente, dovresti imparare a utilizzare perfettamente questo metodo. Se ciò che vuole il capo, ciò di cui hanno bisogno i clienti e le componenti finanziarie sono distribuiti in sezioni speciali della tabella, il manager non subirà mai stress.

Il principio della matrice Eisenhower consente di creare il proprio programma di lavoro in modo tale che i compiti e le istruzioni dei propri superiori non si sovrappongano. Tutti i problemi sono distribuiti in base al loro reale significato per la persona stessa e al fattore temporaneo. Pertanto, per ciascuno di essi viene fornita una cella speciale.

Il grafico è composto da quattro compartimenti, delimitati da due assi di importanza e urgenza. Tutte le attività necessarie vengono inserite in essi e analizzate utilizzando gli strumenti disponibili. Questo metodo non è difficile, perché da una tale prospettiva diventa molto rapidamente chiaro quali priorità hanno la massima priorità.

Gli obiettivi principali della creazione della Matrix erano:

  • selezione dei principali;
  • stabilire obiettivi di vita;
  • ridurre il tempo per attività non necessarie;
  • pianificare il tuo programma di lavoro;
  • distribuzione dei casi in base alla loro urgenza;
  • fissazione sulla cosa principale;
  • la capacità di separare l'essenziale dal secondario;
  • rispettare la scadenza;
  • disciplina;
  • risparmio di tempo;
  • senza fretta;
  • razionalizzazione della tua giornata;
  • attuazione dei piani, ecc.

La matrice comprende quattro quadrati in cui vengono immessi i dati. Implica il completamento di alcuni affari, attività o obiettivi a lungo termine. È suddiviso in componenti: UN, che contiene compiti importanti e urgenti. B comprende questioni veramente importanti, ma non urgenti che devono essere rinviate. CON implica cose urgenti, ma non troppo importanti. In linea di principio, possono essere trascurati. D considera obiettivi che non sono né importanti né urgenti. Non sono affatto necessari.

Naturalmente non dobbiamo dimenticare il tempo libero per prenderci una pausa dalla montagna di cose da fare. Ma deve anche essere distribuito nel corso della giornata in modo che si trasformi in un piacevole passatempo e non in tensione nervosa. Se stabilisci correttamente le priorità, avrai l'opportunità di passeggiare, fare shopping, comunicare con i tuoi cari ed eventi culturali.

Principio generale della struttura della Matrice di Eisenhower

Per cominciare, dovresti scegliere un caso specifico e provare ad analizzarlo in modo che si adatti esattamente a una determinata colonna della tabella.

Potrebbe essere qualsiasi cosa:

  • visitare il dentista;
  • fare sport;
  • procedure cosmetiche;
  • preparare un pasto gourmet;
  • data;
  • formazione o incontro con il management;
  • lezione di musica per un bambino;
  • comunicazione con i bambini;
  • disegnare o ballare, ecc.

È consigliabile organizzare tutti i componenti principali nei segmenti appropriati in modo che rimangano tutti nei piani, ma occupino il posto che spetta loro nella definizione delle priorità. Puoi distribuire i tuoi sforzi nella loro implementazione di conseguenza.

Se guardiamo tutto in modo più dettagliato, otteniamo questa opzione.

1 –A. Compilato per ultimo, quando questioni meno importanti sono già state inserite in altre aree. Tale colonna dovrebbe contenere gli incarichi professionali più importanti; attuazione affrettata di obiettivi che non verranno raggiunti se non si tiene conto del fattore tempo; obiettivi fondamentali; qualcosa che metterà a repentaglio componenti vitali; problemi che minacciano la propria salute o quella di qualcun altro.

2 – B. Ciò include quelle che sono le attività quotidiane. Se non vengono seguite, l’efficienza delle attività complessive diminuirà in modo significativo. Inoltre potrebbero sorgere gravi difficoltà, per cui tutte le altre questioni dovranno essere rinviate. Gli obiettivi importanti vengono completati per primi, seguiti da quelli urgenti. Si riferiscono alla salute, agli obiettivi professionali e ai bisogni finanziari.

3 –C. Quest’area comprende cose che devono essere fatte con urgenza, ma non necessariamente in questo momento. Se si rinvia per un po' l'attuazione di tali piani, le circostanze potrebbero addirittura migliorare o ulteriori dati diventeranno più chiari. Ci sono obiettivi più importanti e urgenti in questo momento. Se li trascuri, tutto il resto avrà poca importanza.

4 – D. Questo quadrato, come A, è ciò che rimane dopo che le altre celle sono state riempite. Qui sono incluse le cose che non sono troppo importanti, che è consentito non fare affatto o fare per ultime. Se li affronti fin dall’inizio, ti ritroverai con un ingorgo di problemi urgenti.

Applicazione della matrice Eisenhower nella vita


Per capire esattamente come utilizzare Matrix, dovresti analizzare le componenti principali della vita umana.

  1. Questioni professionali. Sono inclusi negli obiettivi più urgenti e importanti. Naturalmente vengono inseriti nel riquadro A. Bisogna pensare se qualcosa in questo momento può diventare più importante, ad esempio fornire assistenza di emergenza a qualcuno. In caso contrario, verranno eseguiti per primi. Si tratta di compiti basilari che non possono essere rimandati a più tardi, poiché tale negligenza può portare a conseguenze negative. Se vuoi fare tutto, prima devi mettere tutti i componenti in questo quadrato. Dovrebbe essere riempito quasi interamente con responsabilità lavorative. Tuttavia, non sono sovrapposti, ma sono disposti in rigoroso ordine cronologico, dalle questioni veramente importanti da cui dipendono le attività dell'azienda agli ordini non urgenti della direzione.
  2. Relazioni familiari. Sono inseriti in B. Questa cosa è molto importante, ma finché il lavoro non è finito non c'è bisogno di farlo. Inoltre, non è chiaro quanto tempo potrebbe richiedere. Pertanto, priorità così importanti dovrebbero essere leggermente spostate nel tempo. Tuttavia, non possono essere trascurati. La vita personale è una delle aree più importanti dell’esistenza umana. Pertanto, è meglio rimandare qualcosa di meno urgente per dopo, ma provare a trovare un linguaggio comune con il coniuge. Un umore migliore ti consentirà di affrontare altre questioni in modo molto più rapido ed efficiente.
  3. Faccende domestiche. Dovrebbe essere elencato al punto C. Tali cose possono essere fatte dal marito, dai figli o dalla suocera. Questo è certamente uno sforzo utile, ma dedicargli del tempo trascurando tutto il resto non è affatto consigliabile. Puoi farlo da solo, ma come ultima risorsa. Se non c'è assolutamente nulla da mangiare in casa, i tuoi cari andranno in un bar o cucineranno qualcosa da soli. È meglio pianificare queste cose in anticipo o, in casi estremi, abbandonarle del tutto. In questo caso distraggono da obiettivi veramente urgenti e diventano un grosso ostacolo se vengono messi al primo posto. Non solo richiederanno molto tempo, ma ti renderanno nervoso e ti prenderanno costantemente una pausa dal processo. La prelibatezza preparata finirà con un rimprovero da parte del manager o un serio litigio con i propri cari. Inoltre, una donna rischia di avere un esaurimento nervoso a causa dell'aumento dello stress. Pertanto, in casi di questa categoria è necessario essere in grado di pianificare con molta chiarezza.
  4. Le connessioni amichevoli sono inserite in modo sicuro in D. Se non puoi chattare con il tuo amico al telefono, non succederà nulla di male. Inoltre ci sarà tempo per le cose davvero importanti. Non c'è bisogno di pensare che si tratti di questioni assolutamente non urgenti e poco importanti. Possono portare grandi benefici e persino piacere se fatti a tempo debito. L’amicizia è molto preziosa, ma non dovrebbe andare a scapito del lavoro o della famiglia.

Usando la matrice Eisenhower, puoi sempre riuscire a completare tutto in tempo.

È utilizzato in tutto il mondo come strumento di base per stabilire le priorità. È utilizzato nel management, nell'arte, nella vita familiare e nelle questioni sanitarie. Il programma consente di distribuire i periodi di tempo in modo così accurato che c'è tempo per tutte le questioni urgenti e alla fine della giornata la persona non sembra esausta ed esausta.

Se riempi correttamente tutti i quadrati della matrice Eisenhower, non solo puoi salvare un gran numero di forza, ma anche diventare una persona di pieno successo, senza lasciare nulla per dopo e senza interrompere i piani.

Questo metodo ti consente di distribuire la tua vita in modo tale che non rimanga spazio per lo stress e i piani frustrati. Permette di identificare ciò che è più urgente per liberare tempo per questioni meno urgenti.

Matrice di Eisenhower(matrice delle priorità) è uno degli strumenti più famosi per la gestione del proprio tempo. È stato inventato da Dwight Eisenhower, il 34esimo presidente degli Stati Uniti. Essere capo dello Stato è una faccenda problematica; una persona del genere è sempre molto impegnata, perché... il suo lavoro combina diverse funzioni. Deve fare un sacco di cose in una giornata.

Così Eisenhower iniziò a testare diversi strumenti di gestione del tempo. Voleva trovare qualcosa che fosse più efficace. Ma non ha mai trovato qualcosa che lo soddisfacesse. Pertanto, alla fine, ha creato il proprio strumento, che in seguito ha ricevuto il suo nome.

Le capacità organizzative di Eisenhower furono sempre e ovunque apprezzate. E assolutamente meritatamente. Ora la matrice Eisenhower è considerata una delle il più efficace fondi per fare progetti a breve termine.

Questo meraviglioso strumento sarà senza dubbio utile a ogni persona moderna. Oggi tutti hanno bisogno di saper gestire il proprio tempo. Dopotutto, la nostra vita trascorre in fretta e frenesia. Ma, nonostante gli enormi sforzi, raramente qualcuno è soddisfatto dei risultati delle proprie attività.

Sempre più persone si lamentano della mancanza di tempo. Anche se a tutti viene assegnato lo stesso numero di minuti ogni giorno. Tuttavia, alcune persone riescono a fare tutto, mentre altre sprecano con noncuranza il loro tempo in cose inutili. La matrice Eisenhower ti aiuta a organizzare correttamente il tuo tempo e quindi ad aumentare notevolmente la tua efficienza.

Che è successo
Matrice di Eisenhower

La matrice Eisenhower viene utilizzata per la pianificazione per un breve periodo (uno o più giorni). Questo è un metodo efficace per elaborare gli elenchi di cose da fare che una persona intende fare durante questo periodo. Di norma, le persone compilano elenchi così lunghi che è impossibile a priori rifare tutte le cose su di essi.

Di conseguenza, si accumulano incompiuti e... E questo è pericoloso, perché... l'incompletezza non solo rallenta il movimento verso l'obiettivo, ma in generale può danneggiare l'ulteriore sviluppo della vita. Dopotutto, c'è un'alta probabilità di sprecare forza ed energia in qualcosa di cui una persona non ha affatto bisogno.

La matrice Eisenhower ti consente di ordinare in modo rapido ed efficiente l'elenco delle cose da fare classificandole. Di conseguenza, una persona vede chiaramente tutte le questioni più importanti, così come quelle questioni che non meritano affatto la sua attenzione.

La matrice Eisenhower è composta da 4 campi (quadranti), uno per ciascuna categoria di casi. Le categorie sono determinate da principio di urgenza e importanza: importante - non importante, urgente - non urgente. La figura seguente mostra come sono distribuiti questi quadranti.

In ciascun quadrante, dall'elenco generale dei casi, sono inclusi solo i casi che soddisfano i criteri di questo quadrante.

Descrizione dei quadranti
matrici Eisenhower

Per capire come lavorare con la matrice Eisenhower, prima di tutto, devi capire i suoi quadranti: cosa inserire lì. Come ho già detto, consideriamo solo le attività che intendi svolgere durante il giorno o in un breve periodo.

Quadrante 1.
Questioni urgenti e importanti.

Il segreto più grande e importante della matrice Eisenhower è che il primo quadrante dovrebbe sempre essere rimanere vuoto . Solo in questo caso possiamo dire che una persona sa gestire efficacemente il proprio tempo e sa pianificare bene.

Se ci sono cose che devono essere inserite nel primo quadrante, significa che ci sono lavori urgenti nella vita di una persona. Non sa pianificare correttamente ed è abituato a rimandare tutto fino all'ultimo momento. Si mette al lavoro solo quando tutte le scadenze stanno per scadere.

Pertanto, se ti sforzi di essere efficace, prima di tutto dovresti trovare tutte le ragioni che interferiscono con il tuo lavoro produttivo. Posso deluderti dicendo che possono esserci un numero enorme di ragioni di questo tipo, che vanno dall'incapacità di pianificare alla procrastinazione.

Naturalmente, tutti questi ostacoli devono essere prima rimossi. Altrimenti non ha senso parlare di efficienza.

Tuttavia, a volte possono sorgere questioni impreviste che devono essere incluse nel primo quadrante. Ma fa attenzione. Ricorda che ci sono due criteri principali per selezionare questi casi:

    1. Il mancato completamento di un’attività rischia di impedirti di raggiungere il tuo obiettivo.
    2. Il mancato completamento dell'attività può portare a problemi: deterioramento della salute (per mal di denti), una multa (per mancato pagamento di un prestito), allagamenti (per perdite di tubi), ecc.

Naturalmente, è meglio pensarci in anticipo ed evitare del tutto tali situazioni. È sempre molto più facile prevenire possibili problemi che eliminarne le conseguenze. Pensaci e fai tutto in tempo. Ebbene, se le cose di questo quadrante non necessitano della tua partecipazione diretta, generalmente dovrebbero essere delegate a qualcuno.

Quadrante 2.
Questioni importanti e poco urgenti.

Eisenhower considerava la cosa più importante occuparsi degli affari di questo quadrante. Se una persona assegna un compito qui in modo tempestivo e lo completa costantemente, può dedicare a questo compito tutto il tempo richiesto.

Inoltre, può lavorare senza fretta, senza storie e quindi non soffrire di varie conseguenze dannose. Pertanto, un esame preventivo dal dentista ti proteggerà da un mal di denti inaspettato e un lavoro tempestivo sul rapporto ti eviterà di lavorare di notte.

Questo gruppo di compiti deve includere le cose a cui si mira raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Queste sono le cose su cui devi concentrarti. massima attenzione ed è qui che devi mettere tutte le tue forze. Perché l'attuazione mirata e metodica degli affari in questo quadrante garantisce maggiori rendimenti in futuro.

Deve essere incluso nell'elenco delle cose da fare del secondo quadrante deve essere acceso compiti per la crescita personale, lo sviluppo personale, la cura della propria salute. Dopotutto, tutto ciò costituisce la base di qualsiasi successo. Ciò dovrebbe includere anche compiti di analisi delle proprie azioni, nonché di sviluppo di nuovi piani e di analisi di nuove opportunità e prospettive.

Senza il peso dell'urgenza, puoi completare le tue attività con la massima qualità possibile. Ma non dimenticare che devi comunque rispettare le scadenze. E il mancato completamento di queste attività in tempo può spostarle nel primo quadrante. Ma dobbiamo stare attenti a un simile risultato.

Quadrante 3.
Questioni urgenti e non importanti.

Casi posizionati in questo quadrante interferire lavorare in modo efficace, perché richiedono attenzione urgente. Dobbiamo prestare particolare attenzione a tali questioni. Spesso vengono confusi con i compiti del primo quadrante. Ma non tutto ciò che è urgente è importante. Criterio principale distinguere tra urgente e importante, indipendentemente dal fatto che questa questione ti avvicini o meno al tuo obiettivo. Il terzo quadrante include attività che non hanno nulla a che fare con il tuo obiettivo.

Pertanto, devi sempre ricordarli chiaramente e concentrarti su di essi. La cosa più semplice è avere sempre davanti agli occhi la loro descrizione.

Molte faccende domestiche rientrano nel terzo quadrante, ad esempio riparare le scarpe a fine stagione, aiutare un vicino a spostare i mobili o fare telefonate non importanti. Qui potrebbero apparire anche questioni precedentemente non pianificate, come una sorta di riunione urgente. Ma la riparazione del computer, ad esempio, può essere sia importante (se ci lavori o lavori su un blog) che non importante (se lo usi solo per i giochi).

Quindi, non confondere importanza e urgenza. Per qualche ragione, la maggior parte delle persone inizia automaticamente a considerare importanti le questioni urgenti. Di conseguenza, nella loro vita sorgono tensione e pressione del tempo e le loro giornate sono piene di tumulto.

Il tumulto rimuove sempre uno dall'obiettivo. Il fondatore del management, Frederick Taylor, una volta disse che l'organizzazione degli affari può essere considerata buona se tutto viene fatto lentamente e senza complicazioni.

Di norma, le cose nel terzo quadrante distraggono semplicemente da ciò a cui miri e da ciò di cui hai veramente bisogno. Lo sono semplicemente mangiare il tempo. Pertanto, è meglio cercare di non distrarre la tua attenzione su tali questioni. Capire se qualcosa è importante o meno è abbastanza semplice: basta chiedersi “ Cosa succede se non lo faccio?“.

Quadrante 4.
Questioni non importanti e non urgenti.

Ciò include tutto ciò che facciamo quasi ogni giorno, ma non ha nulla a che fare con il nostro lavoro: guardare la TV, conversazioni telefoniche vuote, giochi per computer, visitare forum, social network, ecc. Di solito sono cose carine da fare, ma per niente necessarie.

Eisenhower definì questi casi reali “ perditempo“, che riducono la produttività della giornata.

A nessuno dispiace davvero passare 203 ore su ? Ma questa è più di una settimana della nostra vita. E questa volta potrebbe essere utilizzata in modo più produttivo.

Puoi semplicemente non fare queste cose o farle solo quando hai tempo libero. Nella coda generale delle tue attività, dovrebbero essere alla fine. E non dimenticare di limitare rigorosamente il tempo che dedichi a queste cose.

Alcuni potrebbero dire che tali attività lo aiutano a rilassarsi. Ma questo difficilmente può essere definito un riposo completo. Tali attività non solo sono inutili, sono dannose. È meglio avere un riposo di qualità.

Quindi trova le tue perdite di tempo e mettiti su di loro controllo stretto.

A proposito, molte attività di routine del quarto quadrante possono e devono essere eseguite. In ogni famiglia puoi distribuire le responsabilità in modo da non sovraccaricarti e fare tutto con calma.

Due grandi vantaggi
Matrici di Eisenhower

Questa matrice diventerà un assistente indispensabile per coloro che sognano di aumentare l'efficienza del proprio lavoro.

Innanzitutto, anche la semplice distribuzione dei compiti in quadranti mostrerà chiaramente cosa è rilevante per te e cosa no.

Molto spesso siamo abituati a lavorare in modo automatico. E se una volta qualcosa è stato scritto nella nostra lista, allora deve essere completato. E se questa questione avesse perso la sua rilevanza? Si scopre che lavoriamo per il bene del lavoro stesso.

Con la coscienza pulita, tutte le questioni irrilevanti possono essere rimosse. Non noterai nemmeno le conseguenze della loro assenza. Anche se hai iniziato a farne alcuni e non li hai finiti, puoi facilmente dimenticartene.

In secondo luogo, la matrice ti insegna come pianificare correttamente.

Quando una persona si limita a compilare elenchi di cose da fare, spesso è molto difficile per lui stimare la quantità di lavoro che sta assumendo. Nascono così non solo elenchi, ma lunghi fogli. i compiti insoddisfatti vengono trasferiti di giorno in giorno, aggiungendosi a ciò. che risorge.

Qualunque cosa fosse, esiste un limite puramente fisico a quanto puoi fare in un giorno. Ma una limitazione così semplice spesso semplicemente non viene riconosciuta. Lavorare con la matrice aggiunge consapevolezza e consente di passare a una pianificazione più competente.

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A questo punto interromperemo la nostra considerazione della matrice di Eisenhower. Ti suggerisco di riflettere attentamente su queste informazioni e di provare a usarle per suddividere i tuoi affari in queste categorie. E nella seconda parte dell'articolo conosceremo più in dettaglio come lavorare con questa matrice.

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