Vezetői munkanap tervezése, koordinálása. Hogyan kell feladatokat kitűzni, ha a teljesítő alkalmazott nem közvetlen beosztottja a vezetőnek? Ez a következő műveletsort tartalmazza
Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot
Diákok, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik a tudásbázist tanulmányaikban és munkájukban használják, nagyon hálásak lesznek Önnek.
Bevezetés
1. Elméleti rész
1.1 A munkaidő és felépítése
1.2 A munkaidő költségek elemzése
1.3 A vezető munkaidejének tervezése
1.4 A vezető munkanapjának megszervezése
1.5 Vezetői munkahely
1.6 Az üzemi feltételek és üzemmódok javítása
1.7 Orthobiosis
2. Gyakorlati rész
2.1 A gyenge vezető jelei a hiányosságok miatt
munkaszervezet
2.2 Pareto törvénye és az Eisenhower-elv a személyes munkatechnológiában
fej
2.3 Az „Öt Ujj” módszer a vezető önellenőrzésének megszervezésében
2.4 Problémák az ortobiózis vezetési szintű megvalósításában
2.5 Önfejlesztési és önfejlesztési program
3.2 Következtetések a vezető gyakorlati cselekvéseinek rendszeréről az önigazgatás megszervezésében és azok javításának módjairól
Bibliográfia
Alkalmazás
Bevezetés
Más emberek irányításának művészete a menedzsment.
Önmenedzselésnek nevezzük azt a művészetet, hogy gazdálkodj önmagaddal, időddel, irányítsd életed menetét, fejleszd és fejleszd.
Nem válhatsz jó vezetővé és nem irányíthatsz hozzáértően másokat anélkül, hogy megtanulnád kezelni magad.
Az állandó időhiány a munka intenzitásának növekedésével a legtöbb vezetőre jellemző jelenség világszerte. És ma minden gazdaságilag fejlett ország szembesül a kérdéssel: hogyan lehet megtanulni megspórolni az irányítási funkciókat végrehajtók idejét.
Számos tanulmány bizonyítja, hogy a vezetők időhiány miatt növelik munkaidejüket. Ennek eredményeként nem marad idejük és energiájuk készségeik fejlesztésére, kultúrájuk fejlesztésére, pihenésre, egészségük, családjuk és személyes fejlődésük megőrzésére. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az időhiány nem oka, hanem következménye a vezető rossz önszerveződésének.
Ha egy menedzser folyamatosan „forró tennivalókkal” van elfoglalva, enged az események spontán lefolyásának, nem a saját idejével gazdálkodik, hanem a körülményektől függ, akkor idővel elveszíti a képességét, hogy megkülönböztesse a főt a másodlagostól, azonosítsa magát. fontos problémák számos konkrét helyzetből.
Általában minden embernek, de különösen egy vezetőnek, egy olyan helyzetet, amelyet a külső körülmények miatti rendezetlen cselekvések jellemeznek, képesnek kell lennie céltudatos és megvalósítható feladatok helyzetévé alakítani. Még akkor is, ha minden oldalról különféle feladatok nehezednek rád, és a munka egyszerűen túlterhelt, a következetes időtervezésnek és a munka tudományos megszervezésének módszereinek alkalmazásának köszönhetően jobban végezheti tevékenységeit, minden nap tartalék időt ( beleértve a szabadidős célokat is) valóban vezetői funkciókhoz.
Sajnos Oroszországban az ősidők óta az volt az elképzelés, hogy a vezető egy minimális szabadidővel rendelkező személy, és minél kevesebb ideje volt egy vezetőnek, annál jelentősebb személynek tűnt. De valójában ez csak az önmenedzselés alacsony szintjéről beszél, ami a mindennapi gyakorlatban bevált munkamódszerek következetes és céltudatos alkalmazása az idő optimális és értelmes felhasználása érdekében.
Az idő visszafordíthatatlan. Nem halmozható fel, nem szorozható vagy nem ruházható át. Visszavonhatatlanul elmúlik. Az ember nem tudja megváltoztatni az időt, de képes irányítani a rendelkezésre álló időt. Mivel az idő nagyon korlátozott erőforrás, és az élettempó évről évre növekszik, az önmenedzselés művészete egyre aktuálisabbá válik.
A kurzusmunka céljai: az önálló alkotói munkához szükséges készségek elsajátítása, a témával kapcsolatos ismeretek rendszerezése, elmélyítése, a norma-, referencia- és jogirodalom használati képességének fejlesztése. Ezen túlmenően feladatokat tűztek ki az önigazgatás művészetének elsajátítására, amely lehetővé teszi, hogy az ember rövidebb idő alatt végezze el a munkát, és javítsa a munkaszervezést; csökkenti a rohanást és csökkenti a stresszt; nagyobb elégedettséget szerezhet a munkával; aktiválja a munkamotivációt; képességek fejlesztése; csökkenti a munkaterhelést; csökkenti a hibákat a funkciók végrehajtása során; a lehető legrövidebb úton elérni a szakmai és életcélokat. Ennek érdekében a tantárgyi munka megvizsgálja a munkaidőt és annak szerkezetét, elemzi a munkaidő felhasználását, azonosítja az időtervezés, a munkanap és a hét megszervezésének különböző lehetőségeit és módszereit; Javaslatok vannak a munkakörülmények és -módok javítására, valamint az időgazdálkodásra vonatkozóan; figyelembe veszik az ortobiózis végrehajtásával kapcsolatos kérdéseket, mint a munka és a magánélet szerves részét; különféle teszteket elemeznek, hogy azonosítsák az egyén erősségeit és gyengeségeit; Önfejlesztési és fejlesztési programot kínálnak.
1. Elméleti rész
1.1 A munkaidő és felépítése
A munka minden olyan szellemi és fizikai erőfeszítés, amelyet az emberek a gazdasági tevékenység során kifejtenek. Azt az időt, amely alatt egy személy dolgozik, munkanapnak vagy munkaidőnek nevezzük.
A munkaidő hossza változó, de ennek is vannak határai. Maximális időtartamát két tényező határozza meg: egyrészt az ember nem tud napi huszonnégy órát dolgozni, mivel időre van szüksége az alváshoz, pihenéshez, étkezéshez, vagyis a munkaképesség helyreállításához. Másodszor, a munkaidő határait erkölcsi és társadalmi követelmények határozzák meg, mert az embernek nemcsak testi gyógyulásra van szüksége, hanem bizonyos lelki szükségleteinek kielégítésére is.
A céltól függően a munkaidő fel van osztva munkaórákés szünetek. A munkaidő a munkanapnak azt a részét jelenti, amely alatt munkát végeznek. A szünetidő a munkanap azon részét jelenti, amely alatt a munkafolyamat különböző okok miatt nem történik meg.
A vezető munkaideje bizonyos vezetési feladatok ellátására fordítódik, amelyek a munkaköri feladatai közé tartoznak és a szervezet tevékenységének és személyeinek irányítását célozzák:
1. Tevékenységi terv készítése, amely tartalmazza az elkövetkező munkaidőszak feladatainak kitűzését és az ezek elvégzéséhez szükséges tevékenységek programozását.
2. A tevékenységek megszervezése mind a teljes vállalkozás léptékében, mind annak funkcionális részlegeiben.
3. Munkaerőforrások tervezése, kiválasztása, a termelés megismertetése, képzése.
4. Személyzetmenedzsment, motiváció, tájékoztatás és együttműködés velük.
5. Döntéshozatal.
6. A rábízott feladatok végrehajtásának és a munka hatékonyságának figyelemmel kísérése.
7. A szervezet egésze tevékenységének fejlesztése.
A különböző szintű vezetők által a vezetésre és a feladatok elvégzésében való személyes részvételre fordított idő a helyzettől függően változhat. Az irányítási feladatokra fordított idő aránya azonban növekszik, ahogy a termelés magas szintjére lépünk.
Az időtartalékok abszolút korlátozottak, így felmerül a kérdés ésszerű felhasználása, megtakarítása. Ezért célszerű elemezni a munkaidő-költségeket.
1.2 A vezető munkaidő költségeinek elemzése
Az idő kezeléséhez először elemeznie kell, hogyan tölti az idejét, majd azonosítania kell a hatékonyabb felhasználás módjait.
Ehhez le kell írnia, hogyan tölti az idejét a nap folyamán. A nap egyenlő időszakokra osztható. A felvételek egy hét alatt készülnek, majd elemzik. Az időköltségek elemzése érdekében minden költségtípust külön, viszonylag független csoportokba kell csoportosítani. Ehhez meg kell határozni az egyes költségtípusokra fordított időt. Az így kapott adatok egy táblázatba kerülnek, amely így nézhet ki:
1. táblázat A munkaidő költségek elemzése
Hozzáadhat a táblázathoz olyan oszlopokat, amelyek rögzítik az adott munka elvégzésének tervezett idejét, és eltérést kaphat a tényleges és a tervezett eltöltött idő között, ami lehetővé teszi a hasonló tevékenységek pontosabb tervezését legközelebb.
A munkaidő-költségek szerkezetének részletes tanulmányozása és elemzése a vizsgálati időszak minden napján történő elvégzéséhez minden egyes elvégzett munkát a következő szempontok szerint kell értékelni:
a munka elvégzésének szükségessége;
a végrehajtására fordított idő indokolt-e;
a munka elvégzésének megvalósíthatósága;
hogy megvalósításának időintervallumát szándékosan határozzák-e meg.
Ha az elemzés eredményeként kiderül, hogy a tevékenységek több mint 10%-a választható volt, akkor arra a következtetésre juthatunk, hogy a vezetőnek gondjai vannak a prioritások meghatározásával a napi munkájában.
Ha a második kritérium szerint a ténylegesen eltöltött idő több mint 10%-kal eltér a tervezetttől, akkor az ilyen munkavégzés költségei indokolatlannak tekinthetők.
Ha az esetek több mint 10%-ában magas volt az időfelhasználás, akkor kiemelt figyelmet kell fordítani a munkaszervezési kérdésekre (technikák, önfegyelem stb.).
Ha az esetek több mint 10%-ában a munkavégzés nem volt praktikus, akkor fel kell hívni a vezető figyelmét a munkanapon eltöltött idő tervezésének problémájára.
Ha az esetek több mint 10%-ában véletlenül határozták meg a munkavégzés pillanatát, akkor a vezetőnek nehézségei vannak a napi tervek elkészítésében.
Sok menedzsernek meg kell értenie, hogy csak az időgazdálkodás megtanulásával tud minden mást kezelni. A hatékony időgazdálkodás érdekében először tudnia kell, hogyan használja fel azt az adott időszakban, majd módosítania kell bizonyos tevékenységek elvégzésére szánt időfelosztást. Az IBM végzett egy tanulmányt, amely négy olyan tevékenységet azonosított, amelyek a menedzser idejének több mint 50%-át teszik ki:
1. Részvétel találkozókon és konferenciákon.
2. Üzleti dokumentumok olvasása, megfogalmazása.
3. Telefonhívások.
4. Utazás.
A kutatások azt mutatják, hogy az időfelhasználással kapcsolatos feltételezéseink sok esetben tévesek: gyakran alulbecsülik a telefonálásra, levelezés olvasására, riportírásra és tervek készítésére fordított időt, míg a találkozókra és beszélgetésekre fordított időt túlbecsülik.
Bármely vezető éles időhiánya miatt a munkatervezés az egyik legfontosabb alkotóeleme tevékenységének.
1.3 A vezető munkaidejének tervezése
Munkája megtervezésekor a vezetőnek meg kell határoznia a közeljövő céljait és célkitűzéseit.
Bármilyen célnak csak akkor van értelme, ha megszabják a megvalósítás határidejét, és megfogalmazzák a kívánt eredményeket. Ezért a cél meghatározása után a vezető egyéni tevékenységi programot állít össze magának a kijelölt feladatok megoldására. A cél megválasztása egy eredmény elérésére irányuló mentális tevékenység, a tevékenységek pedig gyakorlati cselekvések.
Bizonyos feladatok elvégzése, a célok elérése mindig időkényszer alatt történik, így a cél eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása után ki kell deríteni, hogy ezek teljesítése mennyi időbe telik. A vezetőnek munkája tervezésekor pontos határidőket kell kitűznie az egyéni tervben foglalt feladatok mindegyikének elvégzésére. A vezetői tevékenység átfogó tervéhez hasonlóan a vezetők egyéni munkatervei is készülnek negyedévre, hónapra és hétre. Ezen kívül egy napos működési terv is van.
A tervezés magában foglalja a fokozatos előrehaladást, az általános feladat konkrétra bontását, hogy a különféle tevékenységeket el lehessen osztani a végrehajtásuk idejére. A leköszönő év végén meg kell határozni a következő 12 hónap legjelentősebb feladatait és céljait - az éves tervet.
A negyedéves terv az éves terv alapján készül. Az év során rendszeres időközönként elemzik az elmúlt időszak eseményeit, és szükség esetén módosítják a következő három hónap tervét, az abból kihagyandó feladatokat, illetve kiegészítik a tervét vagy átkerül a következő negyedévre.
A negyedéves tervből a feladatok havi tervekbe költöznek, amelyek elkészítése nagyobb részletességgel történik (időfelhasználás órákban van feltüntetve). Ezek a tervek további feladatok elvégzésére is időt határoznak meg.
A havi terv alapján heti terv készül. A heti tervek még részletesebb tanulmányozást és pontosabb előrejelzést igényelnek az elkövetkező időszakra. A heti munkatervezés tartalmazhatja:
¦ a központi feladat meghatározása (amelyre ezen a héten összpontosítania kell);
¦ a legtöbb időt igénylő feladat azonosítása;
¦ a kötelező feladatok meghatározása (amelyeket ezen a héten kell elkezdeni vagy előkészíteni a befejezésre);
¦ rutinmunka elvégzése (telefonbeszélgetések, értekezletek stb.);
¦ ezen a héten megoldandó feladatok azonosítása (lehetséges feladatok).
A napi terv a heti terv alapján készül. Rögzíti azokat a feladatokat, ügyeket, amelyeket az adott munkanapon belül el kell végezni. A napi terv az időtervezési rendszer utolsó és legfontosabb lépése, a kitűzött célok konkrét megtestesülése (megvalósítása).
A vezető napi munkatervét az 1. számú melléklet mutatja be.
A heti tervező segít hatékonyan kezelni a teljesítményre és kreatívra fordított időt, és reálisan és pontosan kiszámítani. Ez egy olyan eszköz, amely emlékeztet az üzletre, találkozókra, találkozókra. A heti tervezőben minden tevékenység rögzítve van arra a napra, amelyen azt be kell fejezni.
A tervezés lehetővé teszi, hogy racionális időfelhasználást biztosítson, és a lehető legkevesebb idővel érje el céljait.
A gyakorlat azt mutatja, hogy a tervezésre fordított idő növekedése a közvetlen irányítási problémák megoldására fordított idő csökkenéséhez vezet.
1.4 A munkanap szervezésefej
Az időhiány és az időkészlet okainak elemzése után beszélhetünk a napi rutin alapvető szervezési elveiről. A legfontosabb alapelv: "A műnek engedelmeskednie kell nekem, és nem fordítva."
A munkában a legfontosabb, hogy megtaláld a személyes stílusodat, ez lesz a legjobb. Az alábbi szabályok és alapelvek impulzusként szolgálhatnak a napi rutin kialakításához, de nem kötelező érvényű ajánlások.
Minden szervezési elv három csoportra osztható:
A nap kezdete:
1. Kezdje a napot pozitív hangulattal (minden napnak meg kell találnia valami pozitív kezdetet, mert a jövőbeli sikerek és kudarcok szempontjából nem kis jelentősége van annak, hogy milyen hangulatban kezdi el a következő feladatokat).
2. Reggelizz jól, és ne rohanj a munkába (ha pont az ellenkezőjét kezded, nagyon könnyen tönkreteheti a hangulatodat egész napra).
3. Egyszerre kell munkába állnia (az ember a szokások foglya, és így a nap egy bizonyos szakaszában el tudja kezdeni a munkát).
4. A napi terv újraellenőrzése (erre az előző nap kitűzött célok, feladatok fontosságának, sürgősségi fokának újraértékeléséhez van szükség, hiszen az aznapi tervnek reálisnak kell lennie).
5. Az elején - kulcsfontosságú feladatok (azokkal a dolgokkal kell kezdenie, amelyeknek magasabb a prioritása).
6. Menjen tovább „lengések” nélkül (a különféle társasági kapcsolatokat, mint például az üdvözlések, a legfrissebb hírek megbeszélése, kevésbé stresszes időszakra kell halasztani).
7. Egyeztesd a napi tervet a titkárral (mivel a titkár a vezető legfontosabb partnere, (ami a tevékenységek optimális feltételeinek megteremtéséről van szó), akkor meg kell vele egyeztetni minden határidőt, prioritást, célt, ill. akkor hatékonyabban fog dolgozni és megvéd minden szükségtelen beavatkozástól).
8. Reggel foglalkozz összetett és fontos ügyekkel (ha aktuális ügyek és különféle zavaró tényezők merülnek fel, már nem tudsz elég időt szánni a legfontosabb kérdésekre).
A nap fő része:
1. Jó felkészülés a munkára (jelentősen racionalizálhatja és megtakaríthatja a teljes munkaidőt).
2. Befolyásolja a határidők rögzítését (korábban meghatározott határidőket feltétel nélkül elfogadunk, de meg kell próbálni a saját terveihez nem illeszkedő határidők megbeszélésével azokat az Ön érdekeihez igazítani, ezáltal alternatív lehetőségekhez jutni).
3. Kerülje a visszhangot kiváltó cselekedeteket (ellenőrizze újra minden intézkedését (határidő egyeztetése, látogatások, levelek, telefonbeszélgetések) azok szükségessége és a visszahatás veszélye szempontjából).
4. Elutasítjuk a további felmerülő sürgős problémákat (az ún. sürgős körülmények miatti elterelés az elsődleges feladatok többé-kevésbé hosszú időre történő elfelejtéséhez vezet, ami további idő- és pénzköltséggel jár).
5. Kerülje a nem tervezett impulzív cselekvéseket (a kidolgozott tervtől való impulzív eltérés csökkenti a termelékenységet, mert a megállapított prioritásokat nem tartják tiszteletben).
6. Időben tarts szüneteket / tarts kimért tempót (a szüneteket nem időpocsékolásnak, hanem pihenés közbeni energiafeltöltésnek kell tekinteni; de ezekkel sem szabad visszaélni, mert megszűnhet a koncentrációs képesség).
7. Kisebb, homogén feladatokat sorozatosan hajtson végre (apróságokkal kell foglalkozni (telefonálás, repülős megbeszélések, levéldiktálás, levelezés olvasása), a homogén feladatok blokkba vonása).
8. Racionálisan fejezze be, amit elkezdett (a fő feladatról való elvonatkoztatás sok időbe kerül, mert visszatérve hozzá kell ismételnie a már elvégzetteket; a munka szisztematikusságának ilyen megsértése következtében a munkavégzés képessége kreatív és problémák megoldása jelentősen korlátozott).
9. Használja ki az idősávokat (ne hagyja kitöltetlenül a nem tervezett várakozási időket, használja ki a legnagyobb hasznot).
10. Dolgozzon anticiklikusan (a csendesebb ebéd előtti időszakban próbálja megoldani tervezett feladatai közül a legfontosabbakat; a „nyugtalan” időszakot használja a „tartalékban” eltervezett dolgok befejezésére).
11. Keress egy csendes órát (minden nap egy csendes, vagy zárt órát kell lefoglalni, amely alatt senki sem zavarja – ez az idő saját magadnak; használja ezt az időt a fontos, de nem sürgős, hosszú távú esetekre, például képesítésének javítása érdekében).
12. Irányítsd az időt és a terveket (az időd nyomon követése mellett kétszer is ellenőrizned kell a napi terveidet az elvégzett feladatok és az új prioritások felállítása tekintetében).
A nap vége:
1. Végezze el, ami nem történt meg (kisebb elkezdett feladatok elvégzése, amelyek késése többletmunkaköltséggel járhat, pl. levelezés áttekintése).
2. Eredmények monitorozása és önkontroll (a napi rutinban tervezett munka mennyiségének összehasonlítása a ténylegesen elvégzettekkel).
3. Tervezze meg a következő napot (tervet kell készítenie a következő napra, célokat, prioritásokat, stb.).
4. Menjen haza jó hangulatban (élveznie kell a közelgő jól megérdemelt pihenést egy nehéz nap után, és nem szabad átvinnie a munkahelyi problémákat a családjára).
5. Minden napnak meg kell lenni a maga csúcspontja (a pozitív életvitel értelmében fontos felismerni, hogy egy-egy nap milyen minőséget és értéket képvisel egy vezető életében; minden napnak meg kell élnie, ha lehetséges, egy sikeres nap egésze).
A 2. számú melléklet a napi tervek Alpok módszerrel történő elkészítését tárgyalja.
Így a nap eleje, közepe és vége szervezési elveinek gyakorlatba ültetésével a vezető képes lesz kialakítani saját napi rutinját, és ez vezérelheti a napi tevékenységeit.
A vezető munkaidejének jelentős részét irodájában tölti, ahol látogatókat fogad, telefonbeszélgetéseket folytat, áttekinti az üzleti papírokat és meghozza a legfontosabb döntéseket egyes gazdálkodási kérdésekben. Ezért a vezető munkahelyének megfelelő megszervezése megtakarítja testi-lelki energiáját, és segíti munkája hatékonyságának növelését.
1. 5 A vezetői munkahely szervezése
A munkahely szervezése olyan intézkedésrendszer, amely a munkahelyet munkaeszközökkel és tárgyakkal, valamint azok funkcionális elhelyezésével látja el.
Nagyon fontos az iroda és a munkahely dekoratív kialakítása: függönyök, virágok, gyönyörű lámpák. Természetesen a művészien elrendezett bútorok és a tisztaság fenntartása javítja a hangulatot és csökkenti a fáradtságot.
A szekrény belső térfogata és alakja. A vezető beosztásától függően az elfogadható terület 20-50 m2, az iroda magassága pedig legalább 3,5 m. Az iroda formája is nagyon fontos, hiszen a vezetői iroda nem csak a hely ahol közvetlenül dolgozik, de rendszerint az a hely is, ahol a tervezési értekezleteket, értekezleteket, konferenciákat tartják. Ezt figyelembe véve a legracionálisabb egy téglalap alakú szekrényforma, amelynek képaránya 1:2.
A vezetői munkahely megszervezése magában foglalja a megfelelő elrendezés megválasztását, olyan szolgáltatási rendszerek, kommunikációs és munkakörülmények alkalmazását, amelyek biztosítják: a vezetési funkciók kényelmét, gyorsaságát és magas színvonalát; a kommunikáció folyamatossága és a szükséges és megbízható információk fogadásának rendszeressége; a munkaidő ésszerű felhasználása; kényelmes munkakörülmények, és ennek eredményeként a vezető magas hatékonysága és termelékenysége.
A vezető munkahelye számára külön helyiséget osztanak ki, amelynek három zónát kell tartalmaznia:
1) személyes munka;
2) kollegiális tevékenység;
3) barátságos kommunikáció.
A személyes munkaterület az iroda legjobban megvilágított részén található. Fel van szerelve íróasztallal és bővítőasztallal, munkaszékkel, látogatók számára asztallal és székekkel, valamint modern szervezési és technikai eszközökkel.
A kollegiális tevékenységi terület az emberekkel folytatott tanácskozási munka megszervezésének követelményeit figyelembe véve kerül kialakításra. Speciális asztallal, székekkel és fotelekkel van felszerelve. Szükséges ceruzák, tollak, tiszta papírlapok, víz, poharak. Ha az értekezletek során technológiát használnak, azt ennek megfelelően kell megszervezni.
Barátságos zóna dohányzóasztallal, két-három fotellel és üdítővel ellátva. Ezt a zónát az első két zónától távol kell elhelyezni. Kialakításával barátságos, kötetlen kommunikációs légkörre kíván hajlamosítani.
Asztali- Ez a vezető fő munkahelye. Sok dokumentummal kell dolgoznia, ezért az asztalnak kényelmesnek és tágasnak kell lennie. Fontos az asztal munkafelületének hatékony használata. Nem tartalmazhat olyan dokumentumokat, mappákat vagy más elemeket, amelyek ehhez a munkához feleslegesek. A még nem végrehajtott dokumentumokat a táblázat bal oldalára, a végrehajtottakat pedig a jobb oldalra javasolt elhelyezni. A vezetői asztalon csak az operatív munkához szükséges tárgyak vannak: lámpa, heti naptár, szervező tollal, ceruzával és egyéb irodaszerekkel, jegyzettömb az íráshoz. Az aktuális dokumentumok, amelyekkel egész nap dolgozik, többszintű tálcákon vannak kirakva.
Mindent, ami a munkavégzés során folyamatosan szükséges, karnyújtásnyira kell elhelyezni, hogy ezeket a tárgyakat felállás nélkül lehessen venni, és mindegyiknek a kijelölt helyen kell feküdnie. Az anyagok rendezetlen elrendezése munkaidő-kiesést, csökkent hatékonyságot és termelékenységet okoz.
A vezetői iroda bútorkészlete tartalmaz még egy emelhető-forgatható, kerekes karfás széket, egy irodafalat, egy asztalt (állványt) a kommunikációs és irodai berendezésekhez, egy asztalt és székeket a látogatók fogadására. Szüksége van egy nagy falióra is, amely az irodában bárhonnan látható.
A vezetői munkahelyet kommunikációs eszközökkel és automatizált információs rendszerrel kell felszerelni, melynek részei: igazgatói kapcsolótábla; telefonos kommunikációs komplexum; "Automatikus tárcsázás" eszköz; kaputelefon; számítógép; nyomtató-szkenner-másoló; modem és egyéb szükség szerint.
A dokumentumok, írószerek és irodai felszerelések elhelyezése az asztalon és azon belül kényelmes legyen a munkához.
Az iroda egészségügyi és higiéniai normáinak betartása, tereprendezése, színösszetétele, világítása és egyéb intézkedések szintén javítják a vezető körülményeit és munkaidejét.
1. 6 A munkakörülmények és a működési módok javítása
Az egészségügyi és higiéniai előírásoknak való megfelelés az irodában hozzájárul a menedzser termelékenységének növeléséhez. A tiszta munkahely vonzóvá teszi, növeli a termelékenységet, javítja a hangulatot és csökkenti a fáradtságot. A munkavállalók egészségügyi és higiéniai munkakörülményeire vonatkozó nemzeti szabványokat a 3. függelék tartalmazza.
Az irodahelyiségek tereprendezése jótékony hatással van a munkára. A növények nemcsak javítják a levegőt, oxigénnel dúsítják, hanem csökkentik az idegi és vizuális fáradtságot, és dekoratív funkciót is ellátnak.
A vezetői termelékenységet negatívan befolyásolja a zaj jelenléte. Ezért célszerű az ajtó kárpitozott, a válaszfalak hangszigetelőek legyenek, és a padlón lévő szőnyeg is elnyeli a hangokat. A műanyag ablakok jelentősen csökkenthetik az utcai zajt, különösen, ha az ablakok forgalmas útra néznek. A friss levegő áramlásának problémáját klímaberendezés használatával oldják meg.
A munka termelékenységét befolyásoló legfontosabb tényező a munkahely megvilágítása. A helyiségnek, ha lehetséges, természetes fényt kell biztosítania. A napfény csökkentése érdekében redőnyöket akaszthat az ablakokra. A fénynek balról vagy elölről kell esnie az asztal munkafelületére. A munkahelyi világítás lehet általános (mennyezeti lámpák) vagy helyi (asztali lámpa).
A dolgozószoba színösszetételének segítenie kell a fáradtság csökkentésében és az ember vidám hangulatának fenntartásában. Egy sajátos színklíma kialakítása a környezeti színek emberi látásra és idegrendszerre gyakorolt hatásának tudományosan megalapozott mintázatán alapul. A világoskék tónusok hidegnek tűnnek; A zöld szín a szem számára optimálisnak tekinthető, nyugtató hatású, csökkenti a szemnyomást, jótékony hatással van a vérkeringésre és a hallásra. A piros-sárga és a narancssárga színek érzelmileg melegek. A vörös szín izgatja az idegrendszert. A világos színekkel festett szoba szélesebbnek tűnik, és nagy térfogatú vizuális benyomást kelt.
Megvalósítását a munka jellegétől függően célszerű a pszichológiában ismert „nulla fáradtság” időszakának figyelembevételével megtervezni, amely a munkanap alatti teljesítményváltozások grafikonján látható (1. ábra).
Rizs. 1. Munkanapi teljesítményváltozások ütemezése
Ennek megfelelően az intenzív mentális energiát és mély elemzést igénylő problémákat még ebéd előtt kell kezelni. A legkevésbé produktív idő az egyszerű és kisebb problémákra (levél elemzése, látogatók fogadása stb.) fordítható.
Ugyanakkor figyelembe kell vennie a vezető személyes pszichológiai jellemzőit, és ha lehetséges, készítse el a saját ütemtervét. Ebben segíthet egy teszt, amely meghatározza, hogy melyik napszakban (reggel vagy este) vagy a legaktívabb. A teszt neve "Lark or Owl?" és a 4. függelék tartalmazza.
Munkavégzés közben nem szabad megfeledkezni a pihenésről és az egészség megőrzéséről, megőrzéséről sem, ami nemcsak a közérzet javulását és a pozitív életszemléletet segíti elő, hanem elkerüli a rossz egészségi állapot vagy lelki kényelmetlenség miatti időveszteséget sem. Erről részletesebben a következő fejezetben lesz szó.
1. 7 Orthobiosis, az orthobiosis összetevői
Az emberi egészségre és az állapotát befolyásoló tényezőkre vonatkozó speciális tanulmányok eredményei azt mutatták, hogy az emberi egészség a következőktől függ:
¦ orvosi állapot - 10%-kal;
¦ környezeti tényezők hatása - 20-25%-kal;
¦ genetikai tényezők - 20%-kal;
¦ körülmények és életmód - 50%-kal.
Az ember sokat tehet azért, hogy fenntartsa a „csengő egészség és a ragyogó jólét” érzését.
És itt egy csodálatos tudomány jön a segítségére - az ortobiotika, amely felbecsülhetetlen értékű leckéket tartalmaz az egészség önmegőrzésében és az élet optimizmusában, amely alátámasztja az ortobiózis gondolatait és szabályait - egy ésszerű életmód.
Az ortobiotika a kapcsolódó tudományok vívmányait érzékelve és elsajátítva kihasználja módszertanát: magát az „egészség” fogalmát három összetevő – fizikai, mentális és erkölcsi – egységének tekinti. Fő tartalma pedig a személyes ortobiózis megteremtését, az egészséges életmód egyéni technológiájának kidolgozását célozza.
Nézzük az egészség három összetevőjét.
A testi egészség feltételezi a betegségek vagy testi hibák hiányát. A fizikai egészséget a szervezet működésének különféle kritériumai szerint értékelik: testhőmérséklet, nyomás stb.
A testi egészség megőrzésében a legfontosabb a betegségek megelőzése – az úgynevezett betegségmegelőzés. A legjobb eredményeket fizikai edzéssel és tested keményítésével érheted el. Mindez növeli az ember teljesítményét és edzi védő-adaptív reakcióit. Ezért a testnevelés és a sport megakadályozza a különböző betegségek kialakulását, és megjelenésükkor hozzájárul azok gyorsabb gyógyulásához.
A testedzés olyan eljárások rendszere, amelyek elősegítik a szervezet káros környezeti hatásokkal szembeni ellenálló képességének növelését, a hőszabályozás feltételes reflexreakcióinak kialakulását, ennek javítása céljából. Edzéskor a szervezet ellenáll a lehűlésnek és ezáltal az ún. megfázás és néhány egyéb betegség.
Mentális egészség. A mentálisan egészséges emberre jellemző, hogy képes ellenállni a stresszes helyzeteknek.
Mindannyian tapasztalunk stresszt időről időre. Szinte minden nap előfordulnak stresszes helyzetek az életünkben. A stressz nemcsak a munkahelyen vár ránk, hanem az utcán, a kávézóban, autózás közben, de akár otthon is. Stresszben vagyunk, ha nem tudjuk időben befejezni a munkát, nem rendezni az anyagi gondokat és megoldani a mindennapi problémákat.
A stresszes helyzetek érzékelésétől függetlenül a krónikus (vagy tartós) stressz nagyon káros az egészségünkre. Nehéz kezelni a stresszt, ha sok összetett problémával kell megküzdenie túrázás közben, de a stresszszint csökkentése ugyanolyan fontos, mint az egészséges táplálkozás vagy a testmozgás.
Stresszes helyzetekben felgyorsul a szív- és légzésszám, emelkedik a vérnyomás, fokozódik az izom- és idegfeszültség. Tekintettel ezekre a testreakciókra, nem meglepő, hogy a krónikus stressz tartós változásokat okozhat, amelyek szívbetegségekhez és mentális zavarokhoz vezethetnek.
A relaxációs vagy relaxációs válasz ellensúlyozhatja a stresszreakciót, ezáltal csökkentve a stressz okozta káros változásokat a szervezetben. Leküzdheti a stresszt relaxációs technikákkal.
Néhány relaxációs technika: meditáció; irányított mentális képek létrehozása; a gondolat koncentrációja; légzőgyakorlatok; izomlazítás; jóga; torna Tai Chi Chuan stb.
A vezetőnek több relaxációs technikát kell tanulmányoznia, és válassza ki a számára legmegfelelőbbet. A relaxációs technikák rendszeres használatának eredményei: a stressz és a szorongás tüneteinek csökkenése; negatív érzelmek és gondolatok, valamint rögeszmés félelmek és állapotok hiánya; jobb koncentráció és élesebb észlelés; az immunrendszer erősítése és az alvás javítása; a hatékonyság és a munka hatékonyságának növelése.
Tehát minden vezetőnek tudnia kell lazítani. Ahogy mondani szokás, annak, aki nem tud időt szakítani a kikapcsolódásra, annak kell időt találnia a gyógyulásra.
A lelki egészség az embernek az egész világgal való kapcsolatában nyilvánul meg, és vallásos érzésekben, a szépség és a világ harmóniájában, az élet csodálatában és tiszteletében fejeződik ki.
Fő jellemzői és mutatói a következők:
a) önmagunk és mások befolyásolásának humanista módjai;
b) állandó öröm megélése az életből, mint olyanból;
c) a belső világ integritása, amelyet az emberek tudatosan maguk számára elfogadott szabály- és ítéletrendszer határoz meg (amit „életfilozófiának” nevezünk);
d) az élet, mint érték eredeti felfogásán belül új értékminőségek létrehozásának vágya.
Az egészség tehát elengedhetetlen feltétele a vezető aktív és normális működésének. Az ezen a területen elkövetett súlyos jogsértések a megszokott életmód megváltozását, a külvilággal való kapcsolatok kialakult gyakorlatát, a szakmai teljesítmény esetleges elvesztését, és általában a jövőre vonatkozó tervek kényszerített módosítását vonják maguk után.
A kurzusprojekt következő része a különböző módszerek, törvények és elvek gyakorlati alkalmazását vizsgálja a vezető személyes munka technikájában; azonosítják a vezetők problémáit a munkaszervezésben, az ortobiózis megvalósításában és a személyiségfejlődés önértékelésében; A vezetők számára önfejlesztő és fejlesztési programot kínálnak.
2. Gyakorlati rész
2.1 Jelek" gyenge" menedzser hiányosságok miattmunkaszervezésben
Az erős vezető tulajdonságai nem mások, mint egy cél, amelyre törekedni kell. Így az életben nem valószínű, hogy lesz olyan menedzser, aki 100%-ban megfelel ezeknek a követelményeknek. De ugyanakkor egyetlen vezetőnek sem kell 100%-ban megfelelnie a gyenge menedzser jellemzőinek. Végül is az első lépés a saját út és stílus megtalálásához a vezetésben, ha tudjuk, minek nem szabad lenni.
Tehát mik a „gyenge” (rossz) vezető általánosan elfogadott, tipikus tulajdonságai?
1. Mindig sok váratlan, előre nem látható körülménnyel kell szembenéznie, és óriási mennyiségű időt és erőfeszítést fordít ezek kiküszöbölésére. Ez azért van így, mert egyrészt nem tudja előre megjósolni, átérezni a problémák közeledtét és előre felkészülni rájuk, másrészt mindig másodlagos kérdésekkel foglalkozik, szem elől tévesztve a legfontosabbat - a stratégiai feladatokat, amelyek elhagyása esetén saját eszközeikre téve ezeket a legszerencsétlenebb „váratlan körülményeket”.
2. Meg van győződve arról, hogy mindenkinél jobban ismeri az üzletet és tudja, hogyan kell csinálni, ezért igyekszik mindent maga intézni. Ez a menedzsment legalább két legfontosabb axiómájának félreértésén alapul, nevezetesen:
a) teljesen normális, hogy egy menedzsernek minden nap sokkal több problémát kell megoldania, mint amennyire fizikailag képes. Ezért egy hozzáértő szakmai vezető felosztja a feladatok egy részét beosztottjai között, átruházva rájuk a megfelelő jogköröket. Kénytelen megtenni, és jól tudja, hogyan kell helyesen csinálni;
b) teljesen normális, hogy sok alkalmazott nem rosszabbul, hanem jobban tudja a munkáját, mint a főnök. Aki termel, az nem gazdálkodik, aki pedig gazdálkodik, az nem termel. A főnök dolga a menedzselés (más kezével előállítani valamit), nem pedig az, hogy mindent maga csináljon meg, amire szüksége van. A professzionális menedzser megszervezi az embereket a munkára, és tudja, hogyan kell ezt a lehető leghatékonyabban csinálni.
3. Elfoglalt a dolgokkal, próbál mindenben elmélyülni, így gyakorlatilag nincs ideje. Gyakran büszke arra, hogy milyen elfoglalt. Látogatókat fogad, egyidejűleg telefonon beszél, parancsokat ír alá és szóbeli utasításokat ad a beosztottaknak. Ha ez a munkastílus nem az erőteljes tevékenység utánzata, ami természetesen előfordul, akkor ezt Julius Caesar stílusának nevezhetjük. Mint tudják, a római császár arról volt híres, hogy egyszerre több dolgot is meg tudott csinálni. Még mindig azt gondolom, hogy egy modern vezető számára nem ez a legjobb követendő példa: végül is Julius Caesar rossz véget ért. És ebben az értelemben senki sem lehet kivétel.
4. Letakarja az íróasztalt papírokkal. Teljesen homályos ugyanakkor, hogy ezek közül melyek a fontosak, melyek sürgősek, és melyekre egyáltalán nincs szükség. Gyakran előfordul, hogy ilyen „renddel” az asztalon a vezető nemcsak nem találja meg a papírt vagy hivatalos dokumentumot, amire éppen szüksége van, hanem mások (elsősorban az alkalmazottak) felé is mutatja, hogy képtelen vagy nem hajlandó megszervezni a munkáját, és prioritásokat felállítani az ügyekben. .
5. Kora reggeltől késő estig működik, néha még éjszaka is. Ilyenkor a vezető sokszor a végletekig terhelt ember látszatát kelti, nem hagyja cserben sem magát, sem beosztottjait. Egy ilyen vezető nem okoz mást, csak sajnálatot. Miért? Mert egyértelműen figyelmen kívül hagyja a jó kormányzás alapvető előírásait. Ezek a parancsolatok a következők:
a) minden feladat a végrehajtására szánt összes időt igénybe veszi;
b) a napi nyolc óránál hosszabb munkavégzés rendkívül improduktív, és az érte fizetett ár túl magas.
6. Aktatáskája „fel van duzzogva” papírokkal, amiket a menedzser visz a munkahelyéről haza és vissza. Ennek egyetlen valódi előnye az, hogy az aktatáska hordozása bizonyos szempontból helyettesítheti az edzést. Papírmappa, könnyű aktatáska – erre kell törekedni.
7. Megpróbálja elhalasztani a megoldást bármely, nemhogy egy fontos kérdésre. Reméli, hogy a probléma vagy maga megoldódik, vagy valaki más megoldja. Ráadásul, ha felvállal egy problémát, soha nem fejezi be. Ennek eredményeként a megoldatlan problémák terhe egyre nagyobb nyomást kezd rá, ami vezetési hibákra kényszeríti.
8. „Fekete-fehér” gondolkodású. Mindent csak fehérnek vagy csak feketének lát, értékelései mindig egyértelműek, kategorikusak, nincsenek árnyalatai. Ez ahhoz a tényhez vezet, hogy a menedzser elveszíti a lehetőséget a kompromisszum elérésére. – Üss vagy hiányzik! - nem a legjobb mottó egy menedzser számára.
9. Túl nagy jelentőséget tulajdonít a véletlenszerű, lényegtelen részleteknek, nem tudja megkülönböztetni a legfontosabbat a másodlagostól, a fontosat a lényegtelentől, a lényegeset a lényegtelentől. Eltúlozza a részleteket, és hajlamos hegyeket csinálni a vakondtúrákból.
10. Megpróbálja meghozni a legjobb döntést a megvalósítható helyett. Ugyanakkor a menedzser megfeledkezik arról, hogy egyetlen döntés, különösen a vezetői döntés nem felel meg abszolút mindenkinek, mint kivétel nélkül mindenkinek. A menedzsment művészete többek között abban is rejlik, hogy ne a sok lehetséges (ideális) közül válasszunk megoldást, hanem a ténylegesen elérhető és ténylegesen megvalósítható közül. A leghatékonyabb megoldás minimális érdeksértés mellett a modern vezető fő irányelve.
11. Igyekszik jó vezető hírnevét megszerezni, és ezt eredeti módon teszi - vagy úgy, hogy ismeri a beosztottait (az „inges srác” opció), vagy a nyitott ajtó elvét alkalmazva, amikor ki akarja, amikor akarnak, és bármilyen kérdésben bejön az irodájába.
12. Megpróbálja elkerülni a felelősséget, hajlamos másokat hibáztatni, egyszóval „bűnbakot” keres.
13. Elismerést vállal csapata és egyes alkalmazottai sikereiért, követve a „sikereik nem jöhettek volna létre az én érzékeny vezetésem nélkül” elvet követve.
Nos, egy gyenge vezető felfedi gyengeségét, még félelmetes megjelenése ellenére is. Sok vezetési hibát követ el, néha elemieket is. A főbbeket az 5. melléklet tárgyalja.
Gyengeségei kiküszöbölése mellett a vezetőnek törekednie kell a munkaidejének legracionálisabb felhasználására is, hogy legyen ideje eleget tenni szakmai kötelezettségeinek, és sikerre, jólétre vezesse a szervezetet. Ebben segít neki a Pareto-törvény és az Eisenhower-elv.
2.2 Pareto törvénye és az Eisenhower-elv a technológiábana menedzser személyes munkája
Pareto törvénye. Ez az elv hatalmas és észrevétlenül hatott sok sikeres emberre, de továbbra is korunk egyik legnagyobb titka. Még a hozzáértő kevesek is, akik ismerik és használják, erejének csak egy töredékét használják ki.
Mit nevezünk Pareto törvénynek vagy 80/20 elvnek?
A 80/20 elv kimondja, hogy az okok, ráfordítások vagy erőfeszítések kis hányada felelős a megszerzett eredmények, teljesítmény vagy jutalom nagyobb részéért. Például a munkahelyen elért eredmények 80%-ának eléréséhez a teljes eltöltött idő 20%-a szükséges. Kiderült, hogy a gyakorlatban az Ön által megtett erőfeszítések 4/5-ének (jelentős része) szinte semmi köze az elért eredményhez.
A 80/20 elv tehát kimondja, hogy az aránytalanság az okok és eredmények, a befektetett és kapott pénzeszközök, az ezekért tett erőfeszítések és jutalmak közötti kapcsolat velejárója. A „80/20” kifejezés jól leírja ezt az aránytalanságot: a befektetett források 20%-a felelős a hozam 80%-áért; A hatások 80%-a az okok 20%-ából ered, az erőfeszítések 20%-a hozza az eredmények 80%-át.
A 80/20 alapelv érvényességét megerősítő számos példa található az üzleti életben. A termékösszetétel 20%-a jellemzően a teljes árbevétel 80%-át teszi ki pénzben kifejezve, és ugyanez mondható el a vevők és ügyfelek 20%-áról. Emellett a termékmix 20%-a vagy a vásárlók 20%-a termeli meg jellemzően a cég nyereségének 80%-át.
Vegyük a társadalmunkat. a bűnözők 20%-a követi el a bűncselekmények 80%-át; A közúti balesetek 80%-ában a járművezetők 20%-a hibás; A házasságot kötők 20%-a felelős a válások 80%-áért (a folyamatosan házasodók, majd elváltak erősen torzítják a statisztikákat, ami pesszimista és egyoldalú képet ad a házasságok instabilitásáról). Végül a gyerekek 20%-a él az adott ország oktatási rendszere által nyújtott lehetőségek 80%-ával.
És még otthon is: a szőnyegek 20%-a okozza a kopást okozó ütések 80%-át. Az esetek 80%-ában a tulajdonában lévő ruhák 20%-át viseled. A lopásgátló riasztás kioldásakor a téves riasztások 80%-át a lehetséges okok 20%-a okozza.
A belső égésű motor is tökéletesen igazolja a 80/20 elv érvényességét: az üzemanyag elégetésekor felszabaduló energia 80%-a elvész, és a teljes energia mindössze 20%-a jut el a kerekekhez. Az üzemanyagnak ez a 20%-a adja az összes mozgás 100%-át.
A 80/20-as elv alapját képező matematikai összefüggést több mint száz éve, 1897-ben fedezte fel Vilfredo Pareto (1848-1923) olasz közgazdász. Felfedezését sok mindennek nevezték, beleértve a Pareto-elvet, a Pareto-törvényt, a 80/20-as szabályt, a legkisebb erőfeszítés elvét és az egyensúlytalanság elvét.
A 80/20 elv annyira fontos, mert ellenkezik azzal, amit logikusnak gondolunk. Ésszerűen elvárhatjuk, hogy minden tényező megközelítőleg azonos jelentőséggel bír. A tévhit azonban az egyik leghamisabb, legkárosabb és legmélyebben az agyunkban gyökerező.
A 80/20 elve azt is biztosítja, hogy amikor megtudjuk a tényleges arányt, nagy meglepetésben leszünk ennek az egyensúlytalanságnak a mértékén, mert bármilyen legyen is az egyensúlytalanság tényleges szintje, az nagy valószínűséggel meghaladja a várakozásainkat.
Így minden vezetőnek, akinek feladatai közé tartozik a fontos döntések meghozatala, ismernie kell és alkalmaznia kell a Pareto-törvényt a munkájában. Ezzel nem csak időt takaríthat meg, hanem a szervezetet is a sikeres fejlődés útjára állítja.
Prioritás az Eisenhower-elv szerint. A rangsorolás az, amikor a vezető napi szinten eldönti, hogy mit kell először tennie céljai elérése érdekében.
Az Eisenhower-elv segít abban, hogy prioritásainak megfelelően kezdje meg a feladatait és a munkát. Ehhez pedig mindenekelőtt fel kell tennie magának a kérdést: ezek fontosak vagy sürgősek?
A Pareto-elv szerint a feladatok 20%-a lesz minden szempontból fontos. Vicces, de a legtöbbjük sürgős is. A fontos dolgok elvégzése közelebb visz a célhoz. A sürgős ügyek magukra irányítják a figyelmet anélkül, hogy nagy hatást gyakorolnának a célra. A sikerhez és a célok eléréséhez vezető legfontosabb ügyeket, feladatokat semmi esetre sem szabad visszaszorítani a lényegtelen, de sürgős ügyek nyomása alatt.
A legjobb eredmények elérése érdekében a vezetőnek ideje nagy részét valóban fontos ügyekkel és feladatokkal kell töltenie.
Az Eisenhower-elv csak két kritérium – a fontos és a sürgős – kombinálását teszi lehetővé, így négy prioritási osztályt eredményez. A sikeres tervezéshez a vezetőnek elemeznie és osztályoznia kell az összes előtte álló feladatot. És akkor lesz egy hierarchikus listája, aminek köszönhetően tudni fogja, mit, mikor és hogyan kell csinálni.
Eisenhower hierarchikus listája (2. ábra):
Prioritás: Ezeket a dolgokat ma meg kell tenni, mert sürgősek és szükségesek.
B-prioritású: fontos dolgok, amelyeket ma nem kell megtenni. Csak rendszeresen kell időt szánnod magadra a B dolgok elvégzésére, és helyet kell találnod nekik az időbeosztásodban. Az ebből a csoportból származó feladatok elvégzése biztosítja a sikert, és közelebb viszi a vezetőt a kitűzött célhoz. Nagyon gyakran a B dolgokat egyszerűen a háttérbe teszik, mert nem sürgősek. És mégis, időben történő végrehajtásuk sok problémát elkerül.
C-prioritás: készségek, elsajátítás, amelyek sürgősnek tűnnek számunkra, de nem fontosak. Ezek közé tartozik a higgadtság megőrzésének képessége, a felelősségek átruházása (úgymond „küldöttségek küldésének képessége”) vagy a „nem” kimondása. Ezzel időt nyerünk a B csoportból származó fontos problémák megoldására.
D- Pkiemelten fontos: Ide tartoznak a nem fontosak és nem is sürgős dolgok. Nyugodtan elhelyezheti őket egy fiókba, vagy ha már határidőkről vagy feladatokról beszélünk, visszautasíthatja, vagy egyszerűen átruházhatja másra. Tudatosan meg kell védenie magát az olyan D tevékenységektől, amelyek lehetővé teszik a pihenést és a szórakozást a legnagyobb stresszes napokon.
Rizs. 2. Prioritás
Helyes rangsorolás:
1. Osszon fel minden feladatot és felelősséget a fenti A, B, C és D csoportokba. Így a „szükséges” elkülönül a „haszontalantól”.
2. Ne feledje: a „fontos” alapvetően különbözik a „sürgős”-től. A „fontos” közelebb hozza a kitűzött célt, de nem feltétlenül „sürgős”. Éppen ellenkezőleg, a „sürgős” azonnali figyelmet igényel.
3. Ügyeljen az úgynevezett „előnyszabályra”: a „fontos” a „sürgős” elé kerül. Nem szükséges mindent megtenni, amihez rohanás szükséges. Igyekeznünk kell többé nem alávetni magunkat a sürgős ügyek diktatúrájának, mert a következő veszély leselkedik rá: kezd elterelni a figyelmünket az, ami sürgős, de teljesen lényegtelen és nem szükséges.
4. Az ésszerű időtervezés érdekében nagyon hasznos lesz ez a tanács: mindig az A csoport 1-es számú feladatával kezdje a munkát, és ne a 3-as vagy 4-essel, bármilyen vonzó és érdekes is legyen. Ha a munkanap végére a vezetőnek nem sikerült megbirkóznia az A csoport összes feladatával és ügyével, akkor érdemes másnap is folytatni velük a munkát. És ne végezzen más feladatokat, amíg be nem fejezi az elsőket.
5. Minden nap dolgozzon egy olyan feladaton a B csoportból, amely sok időt igényel. A vezetőnek napi tevékenysége mellett a „stratégiai” fontos feladataira és céljaira is gondolnia kell. Ez az egyetlen módja annak, hogy ma biztosítsuk a holnap sikerét.
Így a vezetőnek egyszer s mindenkorra meg kell értenie, hogy soha nem lesz elég ideje mindarra, amit szeretne, és mindarra, amit mások akarnak tőle. Arra kell ügyelnie, hogy az idejét csak olyan dolgokra fordítsa, amelyek valóban fontosak a vezető számára, ami közelebb viheti őt a maga számára kitűzött célhoz. Időt pedig csak akkor lehet nyerni, ha megtanul „nem”-et mondani, és megtagadja a felesleges dolgokat.
A Pareto-törvényt és az Eisenhower-elvet a személyes munka technikájában alkalmazva, napi tervet készítve és napközben figyelemmel kísérve annak végrehajtását, a menedzser ne felejtse el a nap végén összefoglalni, ahogy Lothar Seiwert tanácsolja. az „5 ujj” módszer.
2.3 Módszer" 5 ujj" a vezető önkontrollának megszervezésében
Összefoglalva a napot az „5 ujj” módszerrel:
B(hüvelykujj) - vidámság (hogyan érezted magad ma? mit tettél egészséged megőrzéséért, megerősítéséért?);
U(mutatóujj) - sikerek (mit csináltál és milyen eredményeket értél el?);
VAL VEL(középső ujj) - lelki állapot (mi volt az uralkodó hangulatom és szellemi beállítottságom?);
B(gyűrűsujj) - jócselekedetek (segítettem-e valakinek? milyen szolgáltatást nyújtottam, valamilyen módon támogattam, hasznos tanácsokat adtam? hogyan kedveskedtem szeretteimnek?);
M(kisujj) - gondolkodás (mi újat tanultam ma? milyen kérdésen gondolkodtam és milyen következtetésre jutottam?).
Rizs. 3. „5 ujj” módszer
Természetesen ez a módszer nem univerzális. Meggyőződésem, hogy szükség esetén alkatrészei kicserélhetők olyanokra, amelyek a legjobban tükrözik az adott vezető igényeit, vagy kiegészíthetők másokkal.
Általában azonban ez a módszer lehetővé teszi a vezető számára, hogy tevékenysége fontos összetevőinek jelentős részét lefedje, nevezetesen: egészség; a célok elérése; pozitív életszemlélet és stresszkezelés; tekintély és tisztelet fenntartása a beosztottak részéről; önfejlesztés és fejlesztés.
Ami az egészséget és annak fenntartásának problémáit illeti, ez egy külön beszélgetés témája.
2.4 Problémák az ortobiózis vezetési szintű megvalósításában
Az ortobiózis vezetői szintű megvalósításának egyik fő problémája hazánkban az időhiány. Sajnos Oroszországban sokáig az volt az elképzelés, hogy a vezető egy minimális szabadidővel rendelkező személy, és minél kevesebb ideje van egy vezetőnek, annál jelentősebb személynek tűnik. De valójában ez csak az önmenedzselés alacsony szintjét jelzi. Mindig lehet és kell időt szakítania a mozgásra, a kikapcsolódásra és az egészség megőrzésének egyéb formáira.
Véleményem szerint a legmegfelelőbb időpont a testmozgásra a reggel és a nap első fele. De ugyanakkor ezt az időszakot a legnagyobb hatékonyság jellemzi, és a legfontosabb kérdések megoldásának szentelik. Ebből a helyzetből a kiutat a reggeli higiénés gyakorlatok jelentik, amelyeket otthon vagy az edzőteremben végeznek a munka megkezdése előtt. A nyugalmi állapotból az aktív ébrenlét állapotába való átmenetet megkönnyítő sajátos hatás mellett a reggeli gyakorlatok elvégzése növeli az ember általános fizikai aktivitásának szintjét.
Hasonló dokumentumok
Az INCOM-Real Estate Sevastopolskoe LLC személyzeti kiválasztási osztályának vezetőjének munkaidő-kezelési mechanizmusa. A vezetői munka tartalma, munkaideje költségeinek strukturálása. A vezetői munkaidő felhasználására vonatkozó ajánlások.
szakdolgozat, hozzáadva: 2013.01.26
A munkaidő-tervezés lényege. Hatékony időgazdálkodási tréning. Vezetői munkaidő-tervezés elemzése az OOO "FLINT-KSI" példáján, és javaslatok kidolgozása annak optimalizálására. Az időhiány okai és annak készlete.
tanfolyami munka, hozzáadva 2012.10.30
Tervezési funkciók egy vállalkozásban. A vezető fő feladatai. A vezető munkájának megszervezése, idejének tervezése (időgazdálkodás). Javaslatok heti terv készítéséhez. A szakember idejének és felelősségének megtervezése.
absztrakt, hozzáadva: 2014.08.06
A vezetői munka lényege, jellemzői, jellegzetességei és hatáskör-átruházása. Kulcspontok a dokumentumokkal való munka és a látogatók fogadása során. A vezetői munkahely szervezetének jellemzői. Munkaidő tervezés.
absztrakt, hozzáadva: 2010.10.17
A vezető tevékenységének fejlesztésének sajátosságai, módszerei, valamint a vezetői munka feltételei. Gyakorlati tervezés a menedzser munkájának javítására és a munkaidő megtakarítására a MegaTex LLC példáján. A munkanap cikogramja.
tanfolyami munka, hozzáadva 2009.02.03
A vezetői munka időfelhasználásának elemzése, biológiai ritmusa és teljesítménycsúcsai. Fotó a munkanapról és az időmérőről. Tényezők a kieső munkaidő csökkentésére. Az időhiány okai, az időgazdálkodás alapvető módszerei egy szervezetben.
tanfolyami munka, hozzáadva 2010.07.14
A vezetői munka alapfogalmai, feladatai és elvei, javításának tényezői, módszerei, feltételei. A vezető egyéni munkájának tervezése, kapcsolata a szervezet átfogó irányítási tervével. A munkaidő költségek osztályozása.
előadás, hozzáadva 2009.02.03
Munkaidő: fogalom, szerkezet és jelentés. A hatékony munkaidő-felhasználás alapelvei. A veszteségek okai és a munkaidő racionalizálása. Problémák, amelyek zavarják a Rassvet LLC vezetőjének munkaidejének ésszerű felhasználását.
tanfolyami munka, hozzáadva 2012.12.13
A munkaidő-nyilvántartás lényege, fő feladatai. A vezetői munkaidő tervezésének és elosztásának jellemzői. Munkaidő menedzsment és ellenőrzés. A munkaidő felhasználásának ellenőrzése, mint a személyzetirányítás fő módja.
tanfolyami munka, hozzáadva 2010.07.26
Szervezeti felépítés és a szervezet belső környezetének kezelése. A vezetői gondolkodás és viselkedés sajátossága, mint a vezetési hatékonyság feltétele. Vezetői munka gyakorlati tervezése és munkaidő-megtakarítás az Omspetsstroy LLC példáján.
Helló! Ebben a cikkben a munkanap tervezéséről fogunk beszélni.
Ma megtanulod:
- Miért tervezze meg a munkanapját;
- Kinek van rá szüksége?
- Hogyan tervezd meg helyesen a munkanapodat.
A munkanap megtervezése
A 21. században az életritmus érezhetően felgyorsult, és folyamatosan lendületet vesz. Ha korábban a sikerhez egy mennyiségű munkát kellett elvégeznie, most sokkal többet kell tennie a siker érdekében. És az emberek kezdenek szembesülni az időhiánnyal. Ha minden napi feladatot hajszolunk, amivel az élet nap mint nap ránk sodor, akkor már egyáltalán nem marad idő.
A munkanap-tervezés egy olyan eszköz, amely nemcsak a munkaidő hatékony felhasználását, hanem annak csökkentését is segíti. Ez nem egy triviális teendőlista, amelyet szigorú sorrendben kell kitölteni. A tervezés az a képesség, hogy megválasszuk, mit, miért és mikor kell tenni.
Éppen ezért a megfelelő tervezés nemcsak strukturálja mindazt, amit a nap folyamán csinál, hanem az idejét is felszabadítja. Először is meg kell tennie a legfontosabb dolgokat - ez a fő szabály. Hasznos minden olyan ember számára, akinek van szabadideje a munkahelyén, és nincs világos beosztása, hogy idejét helyesen eloszthassa.
Mit tartalmaz a tervezés?
A munkaidő-tervezés a következőket tartalmazza:
- A prioritások beállítása.
- Fontos feladatok kiválasztása.
- Megtalálni a legjobb módszereket ezek megoldására.
- Munkakeresés szabadidődben.
Fontossági sorrend segít megérteni, hogy mire kell figyelni, mi az, ami magától megoldódik, és melyik problémát kell egyszerűen figyelmen kívül hagyni. Az idő és az információ sokkal értékesebbé vált, mint korábban, és értelmetlen olyan dolog miatt izgulni, ami nem hoz eredményt.
Fontos feladatok kiválasztása- szinte megegyezik a rangsorolással, csak egy munkanap keretein belül. Ön választja ki, hogy mi hoz fontos eredményt, mit kell sürgősen tenni, és mit lehet halasztani.
Jobb megoldási módok keresése a problémák megoldására- nagyon fontos szempont. A tervezés során nem csak azt kell mérlegelnie, hogy mit fog tenni, hanem azt is, hogyan lehet a legjobban megtenni. Ugyanakkor fontos, hogy ne csak időt takarítsunk meg, hanem mindent a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban végezzünk el.
Munka szabadidővel is szerepelnie kell a munkatervben. Van napi 2 órád felszabadult, amit elkölthetsz valamire? Szólhatsz erről a főnöködnek, aki megterheli Önt munkával, oktathatja magát, vagy fordíthat erőfeszítést saját projektjének kidolgozására.
Miért fontos megtervezni a munkanapot?
Bárki, aki találkozott már szabadúszóként, üzleti tevékenységgel vagy „kénye-kedve szerint végzett munkával” (például egy taxival), tökéletesen megérti az egész napos feladatok megszervezésének fontosságát. De például az irodai dolgozók többsége nem tartja szükségesnek a munkanap megtervezését.
Valójában a munkanap megtervezésének fő oka saját hatékonyságának növelése. Ha hallgatsz a saját testedre, megértheted, hogy bizonyos dolgok egyszer jobban működnek neked, mások pedig máskor. Például kényelmesebb, ha ebéd után telefonál más cégekhez, mivel már felébredt, de még nem fáradt el, és a monoton munka gyorsabban befejeződik este, ezért jobb, ha elhalasztja az információ beírását. az adatbázist 5-6 óráig.
A munkanap megtervezése nem csak a problémamegoldás alapvető elemeit veszi figyelembe, hanem az egyes személyek személyes preferenciáit is. Az időgazdálkodást nem arra tervezték, hogy mindenkire ugyanazt a rendkívül hatékony munkamintát kényszerítse ki. Feladatait testének sajátosságaihoz kell igazítania.
A munkanapok megszervezése és megtervezése lehetővé teszi, hogy kevesebb idő alatt többet tudjon elvégezni, így marad idő az Ön által élvezett dolgok végzésére.
Kinek kell megterveznie a munkanapját?
Mindenkinek meg kell tudnia tervezni a munkanapját. Így időt takaríthat meg és hatékonyabban dolgozhat. De van 3 kategória az embereknek, akiknek egyszerűen részt kell venniük a személyes tervezésben.
. A legfegyelmezetlenebb dolgozó a szabadúszó. Nincs világos ütemterve, és csak a határidő emlékezteti arra, hogy ideje leülni valamit csinálni. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a több ügyféllel dolgozó szabadúszók megtervezzék a munkanapjukat. Sokszor kiderül, hogy egy-két nap eltéréssel jelennek meg az új megrendelések, és ha az utolsó pillanatig vársz, nem biztos, hogy lesz időd két projekten dolgozni.
üzletemberek. Itt minden szinte ugyanaz, mint a szabadúszónál. Főleg, ha online üzletről van szó. Egyrészt otthon is pihenhet, miközben munkatársai dolgoznak, másrészt azonban ez a megközelítés elkerülhetetlenül kudarcot vall. Nyugaton a munkamánia kultusza virágzik az üzletemberek körében. Azt hiszik, hogy ha nem dolgozol heti 60 órát, az azt jelenti, hogy lusta vagy, és nincs semmi dolgod az üzleti életben.
Menedzserek. A vezető nem mindig üzletember. A társaság tulajdonosa nem vehet részt aktívan cége ügyeiben, de annak igazgatója vállalja a felelősséget a teljes mechanizmus működéséért. Éppen ezért a közép- és nagyvállalatok vezetőinek hatékonyan kell felhasználniuk idejüket, mert döntéseik hosszú távon meghatározzák a cég jövőjét. A vezető munkanapjának megtervezése egy módja annak, hogy a leghatékonyabban ossza el idejét a stratégiailag fontos feladatok között.
Munkanap tervezési módszerek
Számos módszer létezik a munkanap megfelelő megtervezésére. De az egyik leghatékonyabb Eisenhower Mátrix. Ennek lényege a következő.
4 négyzet van:
- A négyzet – Sürgős és fontos ügyek.
- B négyzet – nem sürgős és fontos ügyek.
- C négyzet – sürgős és lényegtelen ügyek.
- D négyzet – nem sürgős és lényegtelen ügyek.
A négyzet szinte mindig üresnek kell maradnia. Megfelelő tervezéssel minden fontos feladatnak a B mezőben kell elhelyezkednie, és az A-hoz közeledve be kell fejeződnie.
B négyzet fontos dolgok, amelyek segítenek elérni a célt. Ez magában foglalja az összes olyan feladatot, amelyet 1 munkanapon belül el kell végezni.
C négyzet sürgős és lényegtelen feladatokat jelent, amelyeket át kell ruházni másokra. A sürgős, de lényegtelen ügyek kiváló példája a potenciális ügyfél felhívása. Egy alkalmazott megteheti ezt, jobb, ha más dolgokra koncentrál.
D négyzet, azt jelenti, hogy vannak nem sürgős és lényegtelen dolgok, amelyek nem visznek közelebb a célhoz, nem keltenek pozitív érzelmeket, és elvileg nincs is rájuk szükség. Minden haszontalan ötletet le kell írni ebbe a négyzetbe.
A feladatoknak ez a fontosságuk és sürgősségük szerinti felosztása lehetővé teszi, hogy megértse, mire kell figyelni a munkanap során, és mi az, amit nyugodtan elfelejthet. A mátrix nemcsak a munkafolyamatokban segít, hanem a mindennapi életben is. Ha szeretnél angolul tanulni, ez érdekes számodra, és segít a karrieredben - ez a B négyzet. De ha csak azért akarsz spanyolul tanulni, hogy tudd, akkor ez a D, és nyugodtan elfelejtheted azt.
A munkaidő tervezésének szabályai
Számos szabály létezik a munkanap hatékony lebonyolítására. A kényelem kedvéért a napot 3 részre osztjuk:
- A munkanap kezdete.
- Alapvető munkafolyamat.
- Befejezés.
A reggel a legfontosabb szakasz. Attól függően, hogy mennyit aludt, hogyan kelt fel és mit csinált, hangulata, pszichológiai hozzáállása és teljesítménye függ.
A „helyes” reggel alapelvei a következők:
- Pozitív hozzáállás. Ha minden nap arra ébredsz, hogy utálod a munkádat, a termelékenységed csökkenni fog. Próbálja meg kellemes gondolatokkal kezdeni a reggelt.
- Próbálj meg nem "ingadozni". Észrevetted, hogy reggel felkelés után még 30-40 percre van szükséged, hogy végre észhez térj? Ez az az idő, amit nem érdemes vesztegetni. Ébredés után azonnal zuhanyozz le, főzz egy kávét, és ahelyett, hogy fél órát töltenél a sehova, nyugodtan reggelizhetsz.
- Nyugodt reggeli és út a munkába. Nagyon fontos, hogy rohanás nélkül kezdjük a napot. Ha sietsz, a szervezeted többletenergiát és idegeket költ el, amelyeket a termelékenyebb munkára fordíthatsz. Ha nem engedheti meg magának egy kiadós reggelit és egy laza utazást, feküdjön le később, és keljen korábban.
- Kulcsfeladatok. A legtöbb sikeres üzletember azt szokta mondani, hogy a legfontosabb feladatokat reggel kell elvégezni. Ahogy a mondás tartja: "Ha mindent meg akarsz csinálni, egyél egy békát reggelire." A béka szerepe olyan feladat, amit egyáltalán nem akarsz elvállalni. Tedd meg reggel, és a „békát megette” pozitív hangulat egész nap kitart.
A fő munkafolyamat a következő feladatokból áll:
- Sürgős problémák megoldása. Fontos megérteni, hogy ha valamilyen sürgős ügy kerül az utadba a munkanap során, akkor nem kell minden figyelmedet kizárólag arra fordítania. Először is meg kell értened, hogy ez fontos-e vagy sem. Ha fontos, akkor azonnal el kell kezdenie a munkát. Ha nem, adja át a felelősséget a végrehajtásért egy másik személyre.
- Betartani a határidőket. Minden nap meg kell határoznia magának a hozzávetőleges határidőket, amelyeken belül a teljes feladatmennyiséggel meg kell birkóznia. Fontos, hogy ne „Tegyen meg mindent 18 óra előtt”, hanem „14:00-kor kezdje el a tervet, 15:00-kor elemezze a mutatókat, 16:00-kor készítsen jelentést” stb.
- Rend a munkahelyen. Ez egy implicit, de nagyon fontos szempont. Ha az íróasztala rendetlen, a szeme állandóan elveszik benne. És ha van valamilyen külföldi dokumentum a munkahelyén, akkor elkezdheti tanulmányozni, és csak 20-30 percet veszít.
- Ne kövesse az impulzusokat. Ez a legfontosabb. Vannak olyan kiváltó tényezők, amelyek arra késztetnek, hogy figyelmedet a munkáról valami kevésbé fontos dologra irányítsd. Felhívja egy barátját, miközben áttekinti értékesítési tervét? Jobb, ha ezt nem teszi, akkor elveszíti a koncentrációt és könnyen elveszítheti a munkakedvét.
- Csoportosítsa a rutinját. Ez nagyon fontos. Ha 60 telefonhívást kell lebonyolítania a nap folyamán, akkor jobb, ha több kisebb csoportra osztja őket, egyszerre 10-15-re. A hívás kezdeményezése után újabb feladatot hajthat végre. Ha állandóan rutinról aktív tevékenységre vált, sokkal többet tehet.
A munkanap vége a következő elveken alapul:
- Befejezni, ami kell. A dolgoknak van egy csoportja, amelyek a „fontos, de nem sürgős” négyzetbe tartoznak. A legjobb, ha munkanap közben tölti ki őket, és a „fontos és sürgős” mezőt mindig üresen hagyja.
- Ellenőrizze az eredményeket a tervével. Mindent, amit a nap folyamán csináltál, össze kell hasonlítani azzal, amit elterveztél. Ha csak most kezdte el tervezni a munkanapját, akkor a tervtől való kis eltérések megfelelőek lesznek. Próbálja meg a lehető legkevesebbet tartani.
- Készíts egy tervet a következő napra. Ezt a legjobb az előző munkanap végén megtenni. Így megmarad a munkakedv, és ugyanakkor fontos, hogy valódi programot készítsünk.
Ha Ön vezető, akkor a munkanap során szorosan együtt kell működnie a titkárnőjével.
Ne feledje, hogy ez mind általános tanács. Nem veszik figyelembe az Ön egyéni jellemzőit. Ha kényelmesebb az Ön számára, ha sürgős munkát végez délután, nem pedig reggel, akkor joga van. Ha inkább egy nagy, nehéz feladatot szeretne utoljára elvégezni, és ez egy napig nincs hatással a hangulatára, tegye meg utoljára.
A munkanap megtervezésének egyéninek kell lennie.
Alapvető hibák a munkanap megtervezésekor
Annak ellenére, hogy az időgazdálkodás gyakorlata szilárdan beépült életünkbe, a legtöbb ember gyakran követ el hibákat munkanapja megtervezésekor. Íme néhány közülük.
Hiba 1. Rossz prioritás.
Az Eisenhower Mátrix azt mondja nekünk, hogy fontos dolgokat kell tennünk. De sokan könnyen összezavarodhatnak azzal kapcsolatban, hogy mi a fontos számukra. Az A teret, amelynek üresnek kell maradnia, és amely a sürgős és fontos ügyekért felelős, gyakran összekeverik a C térrel, ahol felhalmozódtak az azonnali figyelmet igénylő lényegtelen dolgok.
Fontos észben tartani, hogy energiáit kizárólag arra kell fordítania, ami egy adott időpontban fontos Önnek. Dolgoznod kell a jövőért, amikor a dolgokat félre lehet tenni és bölcsen meg lehet tervezni.
2. hiba: Túl sok időt töltesz apró dolgokkal.
Ahhoz, hogy megmagyarázzuk, miért szükséges először az „alapokat” megtenni, és csak azután az apróságokat, a Pareto-törvényt fogjuk használni. Azt mondja, hogy az erőfeszítés 20%-a hozza az eredmények 80%-át. Vagyis amikor valami fontoson dolgozol, az erőfeszítések 20%-át elköltöd, és az eredmény 80%-át eléred. Ha apró dolgokon dolgozik, 4-szer kevesebb eredményt ér el, és 4-szer több erőfeszítést költ.
Nézzünk egy kis példát. Reklámkampányt kell indítania. Ha létrehoz 10 kreatívot, kiválasztja hozzájuk a kulcsszavakat és kifejezéseket, és elindítja azokat az előkészített webhelyeken, akkor ez lesz a munka 20%-a, amely az eredmény 80%-át adja. De ha időt tölt a betűtípusok és képek szerkesztésével, kifejezések kiválasztásával és csiszolásával, valamint további hirdetési platformok keresésével, akkor sokkal több erőfeszítést fog költeni. Mindezt meg kell tenni, de a reklámkampány megkezdése után, amikor eléri az első eredményt.
Hiba 3. Időhiány a személyes ügyekre.
Minden embernek rendelkeznie kell személyes élettel, és szabad foglalkozást választani. Ha sok a tennivalód, és nem találsz egy-két órát a hobbiddal foglalkozni, akkor ez a nap rossz tervezése. A munkaidő megtervezése nem csak azért fontos, mert így több munkát végezhet. Lehetőséget ad arra, hogy sietség nélkül csináld azt, amit szeretsz.
Az idő nagyon jelentős erőforrás egy vállalkozó számára. Ha megtanulja helyesen megtervezni az idejét, jó haszonra számíthat. Ebben a cikkben részletesebben fogunk beszélni arról, hogy mi a vezetői munkaidő tervezése, és hogyan kell azt helyesen végrehajtani.
Ha irracionálisan használja fel a munkaidejét, és rosszul osztja fel a prioritásokat, miközben több feladatot próbál egyszerre végrehajtani, káoszba változtathatja munkáját. Ne töltsön túl sok energiát apró feladatokra, koncentráljon a legfontosabb dolgokra.
Miért van időhiány?
Néha a rendező úgy érezheti, hogy nagyon kevés az idő. A hiány gyakran az ember mentális állapota miatt következik be. Túlterhelt, fáradt, nem alszik eleget vagy depressziós. Mindezeket a tényezőket el kell távolítani, csak ebben az esetben lesz elég idő.
Vannak bizonyos szabályok a munkaidő tervezésére, de csak két fő szabály van:
- Munkaidejének csak hatvan százalékát kell előre megterveznie, és negyven százalékát hagyni a munka közben felmerülő problémák megoldására. Ezért nincs értelme a naplóját percre pontosan beütemezni. Az elfoglaltság negatívan befolyásolja az egyes feladatok elvégzésének rugalmasságát.
- Minden kérdést elsődleges, másodlagos és jelentéktelen részekre kell osztani. Mindenekelőtt az elsődleges és másodlagos ügyekre kell összpontosítania, és ha marad idő, foglalkozzon a lényegtelenekkel.
Szabályok
Az időgazdálkodás egy olyan technológia, amely megtanítja az idő hatékony kezelését és ellenőrzését. Számos fontos szabály van.
Ma van az utolsó nap
Képzeld el, hogy ma van az utolsó nap. Ez lehetővé teszi, hogy minden energiáját a felgyülemlett esetekre fordítsa, és gyorsan kitisztítsa azokat. Az a gondolat, hogy ma mindent meg kell tennie ahhoz, hogy holnap nyaralni menjen, pozitív pszichológiai hozzáállást ad bármilyen tevékenységhez.
Az a gondolat, hogy ma mindent meg kell tennie ahhoz, hogy holnap nyaralni menjen, pozitív pszichológiai hozzáállást ad bármilyen tevékenységhez.
Feladatok ütemezése
Jobb, ha nem a fejedben, hanem a naplódban tervezed a feladatokat. Hiszen ha papírra vetik és vizualizálják, akkor gyakorlatilag megvalósulnak. Ha elkészült a feladattal, ki kell húzni a listából, és tovább kell lépni a következőre. Ez sokat segít a koncentrálásban.
A szükségtelen információk kiszűrése
Egy tipikus munkanapon a menedzsernek sok információt meg kell hallgatnia, amelyek többsége nem hasznos számára. Ezért fontos elsajátítani azt a szokást, hogy az adatáramlást szűrjük, a szükségeseket elhagyjuk, a feleslegeseket pedig elfelejtjük.
Távolítsa el az időveszteséget
Előfordul, hogy a menedzserek sok időt pazarolnak a közösségi oldalakra, e-mailekre és még a játékokra is munkaidőben. Az ilyen pazarlás elfogadhatatlan. Hiszen ezek a dolgok elhúzódnak, elvész az időérzék, ami árt a munkának.
Ahhoz, hogy teljes mértékben a kulcsfontosságú feladatokra koncentrálhasson, ki kell kapcsolnia minden olyan modult és alkalmazást, amely elvonhatja a figyelmét. A kikapcsolódáshoz pedig kiválaszthat egy meghatározott, egyértelműen korlátozott időt, majd közösségi oldalakat, e-maileket és egyéb dolgokat tehet.
Ne multitask
Persze néha mindenki szembesül azzal, hogy egyszerre két helyen kell lennie. De amikor ez lesz a norma, eloszlik a figyelem, és egyetlen feladat sem fejeződik be megfelelően. Értelmesebb az ilyen feladatok elvégzése, kezdve a legfontosabbakkal és a választhatókkal bezárólag.
A legnehezebb feladatokat reggel, a munkanap elején hajtják végre. Nem szabad napra vagy estére halasztani őket, mert az embernek reggel van a legtöbb ereje. Amikor reggel a legnehezebb dolgot végezzük el, a többi könnyűnek tűnik. Rosszabb, ha egész nap egy munkaigényes feladat lóg a lelkedről, megakadályozva, hogy lényegtelen dolgokat csinálj.
Rend a munkahelyen
Ha a menedzser asztala rendezett és minden a helyén van, könnyebb összeszedni a gondolataidat. De a káosz és a káosz zavarttá és lustává tesz. Amikor pedig papírkupac hever az asztalon, sok idő telik el a szükséges dokumentum vagy tárgy felkutatásával. Ezenkívül a munkahelynek kényelmesnek és a menedzsernek tetszőnek kell lennie. Ezért nem bűn egy szép puha széket és egy nagy asztalt rendelni.
Hétvégén igény szerint
Mindenkinek szüksége van pihenésre, és nem kell szombaton vagy vasárnap. Vannak napok, amikor nem a munkával van elfoglalva – nyugodtan vegyen ki szabadnapokat, és például töltsön időt a családjával. A pihenés segít az embernek erőt gyűjteni és felépülni az új eredményekhez. Egy teljes szabadnap után természetes módon növekszik a munkaidő-felhasználás hatékonysága.
Mindenkinek szüksége van pihenésre, és nem kell szombaton vagy vasárnap.
Végül
A menedzserek tevékenységében az időgazdálkodás fontos pont, amelyre kezdő és tapasztalt üzletembereknek egyaránt oda kell figyelniük. A megfelelő lehetővé teszi az igazgató számára, hogy minden munkafeladatot gyorsabban és produktívabban oldjon meg, ami a vállalat javára válik.
Jelenleg egy szervezet eredményességét nagymértékben meghatározza a vezetők napi munkájának hatékonysága. Nyilvánvaló, hogy nehéz csapatban megszervezni a munkát, ha a vezető és beosztottjai nem rendelkeznek korszerű technikákkal és munkamódszerekkel, és nem fejlesztik egyéni munkastílusukat.
Természetesen a vezető készségét a sikeres tevékenységekre a tudás, a képességek, a készségek és a személyiségjegyek határozzák meg. Fontos szerepet játszik azonban a meglévő hiányosságok és problémák ok-okozati mechanizmusának tanulmányozása, valamint a munkájuk javításának módjainak megtalálása.
A munkaidő racionális felhasználása a vezető részéről kulcsfontosságú a napi tevékenységek gyakorlásának hiányosságainak kiküszöböléséhez.
A vezető hatékony időgazdálkodási rendszerének kialakításában fontos lépés a tevékenységi célok meghatározása rövid és hosszú időszakokra egyaránt. A célokon alapuló irányítás nem jár többlet erőfeszítéssel, mivel a tervezési folyamaton alapul, a tervezett akciók vagy tevékenységek végrehajtásának határidejének meghatározásával.
A vezető által kitűzött célok nemcsak meghatározzák a végrehajtandó tevékenységeket, hanem ösztönzik azok végrehajtását is. A célok kitűzése azt jelenti, hogy a vezető tudatosan hajtja végre tetteit. Egy vezető számára a célmeghatározás hajtóerőként hat, amelynek energiája csak a cél elérésekor tűnik el. A menedzser által meghatározott célok a következők:
- reális és konkrét;
- nem a tevékenységek elvégzésére összpontosít, hanem egy konkrét eredmény elérésére;
- mérhető és meghatározott határidőkhöz kötött.
A menedzser céljainak elérésének előfeltétele, hogy munkaidejét olyan tevékenységek végrehajtására használja fel, amelyek ezekhez a célokhoz vezetnek. Sok vezetőt a véletlen „irányít”. Nincs egyértelmű döntési alapjuk az idejük megtervezésekor. Cselekvéseik sorrendjét gyakran külső tényezők irányítják. Ennek oka a jól szervezett döntési alap hiánya, valamint az időtervezés kialakult szokása a kitűzött célok elérésének vágyával nem kellő összefüggésben.
A vezető eredményes munkavégzésre való felkészültségét nagymértékben meghatározza napi tevékenységeinek gyakorlása, a munkaidő ésszerű felhasználása pedig kulcsfontosságú a vezetési stílus kialakításához.
A tervezési időszakok bevezetése hozzájárul a helyzet egészének pontosabb felméréséhez, megkönnyíti a fő dolog azonosítását, növeli a végrehajtás szintjét és segíti a vezetőt a megfelelő döntés meghozatalában a munkaidő leghatékonyabb felhasználásával kapcsolatban. .
A lehető legjobb eredmény elérése érdekében a munkaidő-tervezés során a vezetőnek olyan fogalmat kell használnia, mint a „tervezési időszakok”: nap, hét, hónap, év. Minden tervezési időszakot külön kell figyelembe venni. Ezzel kapcsolatban ajánlatos minden időszakra külön tervet készíteni.
A munkaütemezés fő előnye, hogy a munkaidő ütemezése időmegtakarítást eredményez. A vezetőnek lehetősége van arra, hogy a rendelkezésre álló munkaidejét eredményes és eredményes tevékenységre fordítsa, céljait a lehető legkevesebb idő alatt érje el. A tervezés, mint a személyes munkaszervezés legfontosabb eleme a kitűzött célok megvalósítására való felkészülést, a munkaidő strukturálását (racionalizálását) jelenti.
Az egyes időszakokra vonatkozó terv kidolgozásakor a vezetőnek válaszolnia kell a következő kérdésekre:
- Mi ennek az időszaknak a fő célja?
- mennyi ideje van?
- Milyen sorrendben kell elvégezni az időszak főbb feladatait?
- Milyen előkészületeket kell tenni?
Egy adott időszakra vonatkozó terv kidolgozásakor javasolt a munkaidő-tervezés alapelvei és szabályai alkalmazása:
- alaparány szabály (60:40 szabály). Javasoljuk, hogy csak a munkaidő egy meghatározott részére készítsenek tervet. A gyakorlat azt mutatja, hogy a tervezett rész nem haladhatja meg a vezető teljes tervezett időkeretének 60%-át; a tervezett tevékenység időszakának nevezzük. A tervezett időtartam fennmaradó 40%-át két, egyenként 20%-os blokkra kell felosztani. Az első blokk a készülő tervben nem szereplő tevékenységek és munkák elvégzésére szánt munkaidő tartalékot jelenti, és ezt az előre nem látható tevékenység időszakának nevezik. A tartalékidő második blokkja a menedzsment tevékenységekre és a kreatív tevékenységre vonatkozik - ez a spontán tevékenység időszaka;
- a korábban elvégzett munkák elemzése és a korábbi időszakok munkaidő-költségeinek szerkezete;
- rendszeresség és szisztematikus tervezés;
- reális tervezés;
- a készülő terv írásos formája;
- átvinni azt, ami nem történt meg. A jelenlegi tervezési időszak nem végrehajtott munkaakcióit, tevékenységeit át kell vinni a következő tervezési időszak munkatervébe, ha nem veszítették el relevanciájukat;
- a munkaidőszaki tervben szereplő munkák végrehajtására vonatkozó ideiglenes normák és tervezett határidők megállapítása. A tervnek pontos időszabványokat kell meghatároznia a tervezett tevékenységekhez;
- prioritás (fontossági fok) megállapítása a tervben szereplő munkák mindegyikére vonatkozóan;
- a munka delegálása (átcsoportosítása). A tervnek tükröznie kell azt a munkát is, amelyet végrehajtásra más alkalmazottakra delegáltak. Ezzel a munkakategóriával kapcsolatban időt kell tervezni arra, hogy a vezető figyelje a határidőket, a megoldások minőségét stb.
A napi tervnek áttekintést kell adnia a nap összes tevékenységéről, és segítenie kell a vezetőt a munkaidő leghatékonyabb felhasználásában. A napi terv fontossági sorrendben határozza meg a munka végső céljait. A terv főként az előző nap végén vagy a tervezett nap elején készül.
A munkanapterv kidolgozásához használhatja az „Alpok” módszert, amely a következő öt szakasz megvalósítását foglalja magában, a munkaidő-tervezés alapelvei és szabályai alapján (ez a módszer használható munkahét kialakítására is terv):
- Az aktuális napra tervezett munkák teljes listájának összeállítása. Ezt a listát a munka előzetes elosztásának figyelembevételével kell összeállítani a végrehajtásuk prioritása szerint.
- Az egyes befejezésre tervezett munkák tervezett időtartamának és a teljes munkaidő költségvetésének meghatározása.
- Munkaidő lefoglalása a 60:40 arány figyelembevételével.
- Döntéshozatal a vezető által a végrehajtásra tervezett munkák delegálásáról.
- Ellenőrzése és átadása annak, ami nem történt meg. A feladatok elvégzésének és a munkaidő felhasználásának figyelemmel kísérése az utolsó pont az egyéni tervezési rendszerben. Az ellenőrzési intézkedések végrehajtása lehetővé teszi a vezető számára, hogy megszerezze a szükséges információkat a tényleges munkaidő-költségek szerkezetének elemzéséhez, és elkezdje keresni a munkája javításának lehetséges módjait.
A vezető hatékony tevékenységének fontos eleme, hogy a napi munka gyakorlása során el tudja dönteni, hogy az előtte álló feladatok közül melyeknek kell elsődleges, másodlagos stb. A menedzsernek nap mint nap döntéseket kell hoznia a feladatok és a megoldandó problémák rangsorolásáról.
E tekintetben minden vezető számára lényeges, hogy tudatosan világos prioritásokat tudjon felállítani, a tervben foglalt feladatokat következetesen és szisztematikusan, megfelelő végrehajtási sorrendben végezze el.
A mindennapi gyakorlatban nem ajánlott a vezetőnek kezdetben a legegyszerűbb és legkönnyebb, minimális munkaidőt igénylő feladatokat elvállalni. A problémákat jelentésüknek és fontosságuknak megfelelően kell elkezdenie megoldani.
Ezt az álláspontot erősíti meg a jól ismert Pareto-elv vagy a 80:20 elve. Általánosságban ez az elv azt jelzi, hogy egy adott csoporton vagy halmazon belül az egyes kis részek sokkal nagyobb jelentőséggel bírnak, mint amennyi relatív részesedésük ebben a csoportban.
Az elv tartalmának átültetése egy munkahelyi helyzetre azt jelenti, hogy a munkafolyamat során az eltöltött idő első 20%-ában a vezető eléri a végeredmény 80%-át. Az eltöltött idő fennmaradó 80%-a a teljes munkaeredménynek csak 20%-át hozza neki. Következésképpen ajánlatos a menedzsernek először néhány „létfontosságú”, majd számos „apró” problémát megoldani.
A Pareto-elv az ún. ABC-elemzés alapja, amely szerint a fontosabb és kevésbé fontos ügyek százalékos aránya összességükben általában nem változik. Ez a rendelkezés lehetővé teszi, hogy a vezető teljes munkáját feltételesen három feladatcsoportra osztjuk fel: A, B és C - a célok elérése szempontjából jelentőségüknek megfelelően.
- Az A feladatcsoport a vezető által végrehajtásra tervezett összes feladat és tevékenység körülbelül 15%-át teszi ki. E csoport feladatainak jelentősége a kitűzött célok elérésében viszont 65%. Így ebbe a csoportba csak a vezető legfontosabb feladatai, tevékenységei kerüljenek.
- A B feladatcsoport a teljes mennyiség 20%-át teszi ki, és 20%-a a végső jelentőségük. Ez a csoport általában fontos feladatokat foglal magában.
- A B feladatcsoport a feladatok teljes számának 65%-át teszi ki, de a vezetői ügyek teljes fontosságában csekély - 15%-os - részarányuk van. Ebbe a csoportba tartoznak a kevésbé fontos és jelentéktelen feladatok.
A munka következő szakaszában a vezető figyelmét a B feladatcsoportra kell összpontosítani, amelynek megoldása szintén a teljes eredmény jelentős részét adja. Ennél a csoportnál a vezetőnek javasolt meghatározni a feladatok részleges átruházásának lehetőségét más előadókra. Ebben az esetben a vezető megtartja az ellenőrzést a delegált feladatok megoldásának időzítése és minősége felett.
Ennek a csoportnak a feladatainak átruházásával a vezető leterheli a munkaidejét, felszabadulva fontosabb ügyek megoldására. Másrészt segíti a beosztottak munkájában a motiváció növelését, képzettségük gyarapodását, felelősségteljes ügyeket bízva rájuk. Ha egy feladat nem ruházható át más teljesítőre, akkor a vezetőnek magának kell vállalnia a megoldást.
A B csoportos feladatok fő veszélye a vezető számára, hogy előbb-utóbb az A csoportos feladatok részévé válik, és a lehető leghamarabb személyesen kell megoldania.
A B csoport feladatait más előadókra kell átruházni. Delegálásuk szükségességét az magyarázza, hogy a B csoport problémáinak sikeres megoldása nem követeli meg az előadóktól különleges tudást és különleges tulajdonságokat. Ugyanakkor a vezető csak e csoport feladatainak megoldási határideje felett tartja meg az ellenőrzést.
A menedzser helyes döntése a tervezett tevékenységek végrehajtásának prioritásáról biztosítja:
- csak valóban fontos és szükséges feladatokon dolgozzon;
- problémák megoldása sürgősségüknek megfelelően;
- a kitűzött célok lehető legjobb módon (minimális erőforrásveszteséggel) való megvalósítása az aktuális körülmények figyelembevételével;
- más előadók által elvégezhető munka kizárása.
- A feladatcsoport - sürgős/fontos;
- B feladatcsoport - sürgős/kevésbé fontos;
- B feladatcsoport - kevésbé sürgős/fontos;
- D feladatcsoport - kevésbé sürgős/kevésbé fontos.
A B csoport feladatait más előadókra kell átruházni. E csoport feladatai közül a vezető számára az a fő veszély, hogy ha nem delegálják őket, a vezető sürgősségük „zsarnoksága” alá kerül. E feladatok delegálásának szükségessége abból is adódik, hogy sikeres megoldásuk nem igényel speciális ismereteket az előadótól. A menedzser csak a csoport problémáinak megoldási határideje felett rendelkezik.
A B csoport feladatait más előadókra kell átruházni, leterhelve a munkaidejét, ügyelve a dolgozók motivációjának növelésére. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy a vezető köteles ellenőrizni a delegált feladatok megoldásának időzítését és minőségét. Ha a delegálás nem lehetséges, a vezetőnek magának kell vállalnia e csoport feladatait.
A D csoport feladatai lényegtelen és nem sürgős feladatok. Mind a vezetőnek, mind a többi alkalmazottnak tartózkodnia kell a jelenlegi döntések meghozatalától.
Az ABC módszer és az Eisenhower elv következetes alkalmazásával a munkagyakorlatban a vezető jelentősen növelheti napi tevékenységeinek termelékenységét, hatékonyságát és eredményességét.
A vezető munkaidejének optimális felhasználásának fő problémája a túlterheltség. Három oka van a túlterhelésnek:
a felelősség átruházásának alacsony foka;
helytelenül kiválasztott prioritások;
túl sok elmerülés a mindennapi gondokban.
A probléma megoldása során a következő elveket használhatja:
1. Pareto-elv. V. Pareto felfedezte a koncentrált feszültség hatását. Ebben az esetben ez azt jelenti, hogy a létfontosságú tevékenységekre való összpontosítás a legnagyobb hatással van a kívánt eredmények elérésére. Ez a 20/80-as szabályhoz vezet: az idő 20%-ában a legfontosabb problémákra koncentrálva az eredmények 80%-ához vezethet. Az esetek másik 80%-a csak az eredmények 20%-át adja.
2. Az elvégzett tevékenységek fontosságának meghatározása kritikus a vezető hatékonysága szempontjából. A feladatok jelentőségének meghatározásához nagyon fontos az Eisenhower-elv. Eisenhower a feladatokat fontosságuk és sürgősségük szerint A, B és C feladatokra osztotta (2. ábra).
A - feladatok: nagyon fontosak és sürgősek - azonnal teljesítsd.
B - feladatok: fontosak, nem sürgősek - határozzák meg, mikor kell azokat elvégezni.
C - feladatok: kevésbé fontos, de sürgős - delegál.
Fontosság
Sürgősség
2. ábra A problémamegoldás prioritásainak megoszlása.
A nem fontos és nem sürgős dolgok nem vonhatják el a vezető figyelmét.
A vezető számára a legnagyobb veszély a sürgősség fokozása (C - feladatok), míg a B - feladatok (vagy akár A - feladatok) teljesítetlenek maradnak.
tűzz ki célokat magadnak. Ennek alapján készítsen listát a tennivalókról (hosszú időre);
tekintse át a teendők listáját. A nagy feladatokat apróra bontani (morfológiai elemzés);
minden feladathoz és részfeladathoz konkrét befejezési dátumot állítson be;
A fix határidővel rendelkező dolgokat (például az aznapi találkozóra való felkészülést) helyezze el az első helyre a naptárban.
A nagy erőfeszítést igénylő feladatokat is kiemelten kell kezelni (például új stratégia kidolgozása, újjáépítés kérdése stb.).
A másodlagos fontossági fok körébe tartoznak a különböző típusú középtávú munkák, valamint a hétköznapi feladatok ellátásához kapcsolódó munkák.
Harmadik helyre kell helyezni a másodlagos munkát, amelynek meghiúsulása nem jár jelentős negatív következményekkel (kisebb telefonhívások stb.):
vegye fel a naptárba az előző napon felmerült sürgős ügyeket;
próbálja csökkenteni a feladatok listáját.
ne tervezzen háromnál több fontos és összesen tíznél többet egy napra;
tervezze meg, hogy a legfontosabb, legnehezebb és legkevésbé kellemes feladatokat az Ön számára legkedvezőbb napszakban végezze el; hagyjon könnyű és élvezetes feladatokat a munkanap végére;
ne kezdjen új feladatot az előző befejezéséig; ha megszakítják, térjen vissza a befejezetlen ügyekhez;
A teljesítetlen feladatokat írja be a következő napi naptárba, és ha ugyanaz a feladat több egymást követő napon is megjelenik a naptárában, gondolja át, hogy nem lehet-e elhagyni és átadni egy másik személynek végrehajtásra.
