ECM program a dokumentumfolyamat automatizálására főnök-asszisztens. Komplex szervezeti struktúrák támogatása

A BOSS-Referent cég feladatai közé tartozik:

• az azonos nevű termék - a BOSS-Referent elektronikus dokumentumkezelő rendszer - fejlesztése;
• partnerhálózat fejlesztése;
• tanácsadás és támogatás partnerek és rendszerhasználók számára;
• oktatás;
• a termék marketing promóciója.

Affiliate hálózat BOSS-Referent

A BOSS-Referent cég partnerei az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósítását, a megalkotott megoldások támogatását, a rendszer ügyfélfeladatokhoz való igazítását, valamint a felhasználói oktatást nyújtják. Minden partnerhez három státusz tartozik:

• Általános partner - széleskörű szakértelemmel, nagyszámú minősített szakemberrel és számos megvalósítási projekt megvalósításában szerzett tapasztalattal;
• Partner - BOSS-Referens okleveles szakemberekkel rendelkezik, akik a megvalósítási projektek végrehajtására képzettek;
• Viszonteladó - szállít EDMS BOSS-Referent.
• A BOSS-Referent partnerhálózat lefedi Oroszország szinte minden régióját, valamint Ukrajnát és Kazahsztánt. Honlapunk „Partnerek” rovatában megtalálhatja régiójában partnert, vagy kiválaszthatja az Önt érdeklő céget a betűrendes katalógusból.

Szerviz és támogatás BOSS-Referent

A megvalósított elektronikus dokumentumkezelő rendszerek támogatása a BOSS-Referent alap és bővített változatban lehetséges:

• A garanciális (alap) támogatást a gyártó, a BOSS-Referent biztosítja.
• A kiterjesztett technikai támogatást a BOSS-Referent partnerei biztosítják.
• BOSS-Referencia képzések

A BOSS-Referent cég Moszkvában a következő tanfolyamokon nyújt képzést:

• „Az EDMS BOSS-Referent megvalósításának módszertana”
• „Az EDMS adminisztráció alapjai BOSS – Referens”
• A BOSS-Referent cég partnereinek szakembereinek képzése az affiliate program keretében ingyenes.

Sztori

2012 januárjában vált ismertté, hogy az IT csoportban az ECM gyakorlat (vállalati tartalomkezelés, vállalati információk tárolása, ezen belül elektronikus dokumentumkezelés, EDMS) irányítási struktúrája jelentősen átalakult.

2011 decemberében megjelent a Business Logic 2.0 csoport alapkezelő társaságának 100%-os leányvállalata, amely az ECM bevezetése mellett a csoport új irányába – az üzleti folyamat menedzsment rendszerekbe (BPM) – kapcsol be.

Eddig az ECM gyakorlatot a régóta létező EDMS fejlesztő „Boss-Referent” és a 2011 áprilisában létrehozott „IT Information Management” képviselte, amely hasonló szoftvereket implementál. Az Information Management önálló cégként való létrehozása előtt a megvalósítást az integrátor részleg képviselte.

A csoport számára fontos az irány. Ahogy Tagir Yapparov, az IT igazgatótanácsának elnöke a CNews-nak elmondta, az elmúlt évben az ECM gyakorlat körülbelül 500 millió rubelt tett ki. bevételt. A 2010-es teljes bevétellel a „CNews100: Oroszország legnagyobb IT-vállalatai” besorolás szerint 4,7 milliárd rubel. Ami a létszámot illeti, az „Üzleti logika” új vezérigazgatója és a „Boss Referent” Maria Kamennova szerint jelenleg mintegy 230-an dolgoznak az irányzatban, ebből mintegy 180 alkalmazott a megvalósításban. 2010 végén a CNews besorolása szerint összesen 1550 ember dolgozott az informatikai csoportban.

A Stone Company érkezése előtt különböző embereknek voltak alárendelve. A végrehajtó cég - Georgy Podbutsky, aki a Business Logicnál maradt az ECM-ért felelős igazgatóhelyettesként. A fejlesztőket Andrey Grib vezette, aki most elhagyja az IT-t. Yapparov azzal magyarázza távozását, hogy „nem minden vezető integrálódott az új mátrixstruktúrába, amely nagyobb felelősség-átruházást biztosít”.

Jogilag a Boss Referent a Business Logictól független szervezet maradt, amely szintén a csoport alapkezelő társaságának teljes tulajdonában van, mondja Yapparov. A csoport egyik CNews-forrása azonban abban bízik, hogy az EDMS fejlesztésének teljes átruházásáról beszélünk a megvalósítókhoz. „Az ügy nem korlátozódott Grib távozására, a végrehajtó cég munkatársai a Boss-Referent más vezetői pozícióiba is bekerültek” – mondja. - A struktúrák között sokáig normális üzleti belső verseny volt, és kölcsönösen felrótták a kudarcot. Az elmúlt néhány évben több igazgató is változott a megvalósításban. Most a „Főnök Referens” teljesen a megvalósítóktól vált függővé.”

Az irány megrendülése ellenére Tagir Yapparov évente megduplázza munkájából származó bevételét, i.e. Ebben az évben el kell érnie az egymilliárd rubelt. A mai napon megállapodást írt alá a Business Logic és a német BPM-et fejlesztő Metasonic. Még mindig vannak tervek a többplatformos „Boss Referent” támogatására: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, iOS és Android mobilverziók. A CNews névtelen beszélgetőtársa szerint az átszervezés során számos programozó távozott a cégtől, és újakat kell felvenni a tervek megvalósításához. A közelmúltban az IT bejelentett egy szakmai gyakorlatot az ECM területen.

A BOSS-Referent menedzsment dokumentációs rendszer egy olyan szoftvercsomag, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy hatékony elektronikus dokumentumkezelési és irodai automatizálási rendszereket hozzanak létre, és ezáltal biztosítsák az irányítási struktúrák hatékonyságának jelentős növelését. Különösen az ilyen rendszerek létrehozása egy szervezetben lehetővé teszi:

Növelje a döntéshozatal sebességét és minőségét

A teljesítményfegyelem ellenőrzésének erősítése

Növelje a szervezet irányíthatóságát

Növelje az egyes alkalmazottak, munkacsoportok és a szervezet egészének termelékenységét.

A BOSS-Referent rendszer számos implementációval rendelkezik, és különféle méretű és tulajdonformájú vállalkozások számára készült:

• Nagy kereskedelmi vállalkozások és holdingok
• Szövetségi hatóságok
• Regionális kormányzati szervek és egyéb állami tulajdonú vállalatok
• Földrajzilag elosztott vállalkozások
• Összetett szervezeti felépítésű cégek
• Cégek nagy mennyiségű dokumentumáramlással
• Kicsi, gyorsan növekvő cégek.

A BOSS-Referent rendszer funkcionalitását az automatizált üzleti folyamatok széles skálájának köszönhetően vezetők és osztályvezetők, informatikusok, ügyintézők, vezetők, titkárok és a vállalkozások egyéb alkalmazottai egyaránt használhatják:

• Munka a szervezet belső dokumentumaival
• Bejövő és kimenő dokumentumok feldolgozása
• Külső kapcsolatok kezelése
• Szervezeti szerződésekkel való munka
• Hírcsatornák és konferenciák szervezése
• Szervezeti névjegyzék vezetése elektronikus formában
• Mérnöki támogatás a szervezet üzleti létesítményeihez
• Rendezvények szervezése, tervezése.

A BOSS-Referent menedzsment dokumentációs rendszerre épülő elektronikus dokumentumkezelő rendszer hagyományosan több rétegből álló halmazként is ábrázolható.

• Hardver: szerverek, kliens munkaállomások, helyi hálózatok, modemek, nyomtatók, szkennerek, szünetmentes tápegységek és egyéb műszaki berendezések.
• Operációs rendszer: hálózati operációs rendszer Windows, Linux, egyéb és szállítási protokollok, amelyek az összes hardvert egyetlen komplexumban egyesítik.
• A Lotus Notes/Domino egy olyan alkalmazásszoftver-platform, amely egy hálózati operációs rendszer kiegészítője, és tartalmaz eszközöket a dokumentumok tárolására, az adatok replikációjára (szinkronizálására), a teljes szöveges keresésre, az e-mailekre és más fontos mechanizmusokra.
• BOSS-Referent – ​​alkalmazásokhoz kapcsolódó szoftvermodulok, amelyek a Lotus Notes/Domino környezetben működnek, és támogatják a menedzsment üzleti folyamatait és részben a funkcionális dokumentumáramlást.
• Szervezeti és szabályozási támogatás: szabályzatok, működési szabályok, utasítások a felhasználóknak és a rendszergazdáknak stb.

A BOSS-Referent egy sor összekapcsolt alrendszert tartalmaz, amelyek egy elektronikus dokumentumkezelő és irodai automatizálási rendszer létrehozására szolgálnak:

• Rendszerszintű szótárak
  • Szervezeti címtár
  • Szótárak
  • Külső címzettek
• Rendszerszintű szolgáltatások
  • Koordináció
  • Megrendelések
  • Kapcsoló
  • Sablonok
  • Anyakönyvvezető
  • Szekrény
  • Keresőrendszer
  • Puffer
  • Elektronikus képtárolás
  • Jegyzőkönyv
• Funkcionális alrendszerek
  • Hivatal
  • Dokumentáció
  • Irodai jegyzetek
  • Külső érintkezők
  • Szerződések ellenőrzése
  • Mérnöki támogatás
  • Konferenciák
  • hírek

A BOSS-Referent megvalósításának kényelméhez és gyorsaságához nagyban hozzájárul a jól felépített rendszerarchitektúra, amely a nyitottságon és a modularitáson alapul.
A modularitást a „Switch” speciális adatbázis biztosítja, amely a teljes BOSS-Referent SDOU „Vezérlőközpontjaként” szolgál. Ez a független, funkcionálisan teljes modul információkat tartalmaz az aktuális rendszerkonfigurációról és az adatbázisok közötti interakció megszervezéséhez szükséges programkódot. A telepítés során minden adatbázis automatikusan regisztrálásra kerül a switchben.
A Switch adatbázis második fontos funkciója a felhasználói munkaállomások konfigurálása. A konfiguráció alatt egy külön kapcsolóban regisztrált és a vállalat különböző részlegeinek felhasználóinak munkájához szükséges rendszeradatbázisok összességét értjük. Az EDMS több konfigurációban történő telepítése lehetővé teszi, hogy minden alkalmazott csak a saját adatbázisával dolgozzon. A kapcsoló segítségével korlátlan számú, különböző bonyolultságú konfigurációt hozhat létre, teljesen megismételve a vállalat meglévő dokumentumfolyamat-sémáját. A kapcsoló gyorsan csatlakoztatja a további modulokat a rendszerhez, és navigál az adatbázisokban is.
A BOSS Referent nyitva áll a fejlesztők előtt. Bármely BOSS-Referent adatbázist az ügyfél fejlesztői módosíthatnak. Ezenkívül a BOSS-Referent SDOU-hoz saját adatbázis is hozzáadható, bizonyos szabályok és megállapodások függvényében.
Új adatbázisok, űrlapok, nézetek, ügynökök és tervezési elemek hozhatók létre a rendszerben szabványos Lotus Domino Designer fejlesztői eszközökkel. Az IT Zrt. a beépített fejlesztői eszközökön túlmenően egy speciális fejlesztői eszközkészletet - Toolkit - biztosít az ügyfélnek, amely lehetővé teszi saját adatbázisok gyors létrehozását és integrálását a BOSS-Referenttel a rendszer integritásának megsértése nélkül. az információs környezet bármely moduljának megváltoztatásához.

A 2.56.1-es verzió összes változásáról itt olvashat részletesen.

3 „Iroda” funkcionális modul Bejövő és kimenő levelezéssel való munkavégzés teljes ciklusa: Sablonok használata okmánykártyákhoz Levelezés nyilvántartása Iratok elküldése mérlegelésre, határozatok bevitele Ismertető lapok kialakítása Eredeti papíralapú dokumentum helyének figyelemmel kísérése Lebonyolítás, megismertetés, kiküldés használat” Dokumentumok szkennelése és faxszerveren keresztül érkező dokumentumok feldolgozása Számok lefoglalása kimenő dokumentumokhoz Központosított, decentralizált és vegyes dokumentumáramlási formák támogatása

4 RC létrehozása bejövő dokumentumhoz, új szerződő fél létrehozása az okmánykártyáról, a dokumentum ellenőrzése az ismételt regisztrációhoz, az ilyen típusú bizonylatok regisztrációs naplójának feltüntetése, a határidő és a bejövő határozat megjelölése 1) matrica vagy kártya nyomtatása vonalkód 2) csatolja a dokumentum szkennelt képét: helyi lemezről szkennerről (szokásos vagy vonalkódos szkennelés)

5 Regisztráció Komplex regisztrációs számok támogatása. Számozási sablonok beállítása minden típusú dokumentumhoz. Lehetőség több formátum használatára egy számlálóhoz. A dokumentumon regisztrációs bélyegző, szám és vonalkód található. Lehetőség van egy egyszerűsített RC - expedíció használatára.

6 Ellenőrzés Egy dokumentum több alkalmazott általi áttekintésének lehetősége. Lehetőség szabványos útvonalak használatára a bejövő dokumentumokhoz. Határozattervezetek létrehozásának és határozati sablonok használatának lehetősége a dokumentum ellenőrzése alá kerül a vezérlés típusának megadásával válasszon egy vezérlőt vagy egy vezérlőegységet, adjon hozzá manuálisan egy bekezdést a határozathoz, vagy tekintse meg/szerkesztse a korábban létrehozott határozattervezetet sablonból.

7 A határozat bekezdése Fel van tüntetve a felelős végrehajtó és társvégrehajtók, alany, időtartam és ellenőrző személy. A felbontás ellenőrző pontjaihoz utasítások jönnek létre, a nem ellenőrző pontokhoz pedig a dokumentum áttekintésre kerül elküldésre. rögzítse az eredeti átadását, hozzon létre egy megbízást időszakos ellenőrzéssel

8 Utasítás A végrehajtási utasítás kézhezvételéről a végrehajtó értesítést kap. A megbízás szerzője és kezelője: módosíthatja a teljesítési határidőt, megváltoztathatja a végrehajtókat, törölheti az utasításokat A végrehajtási határidők megsértéséről értesítést kap a szerző, az ellenőr és a végrehajtók.

9 Megbízások végrehajtása A megbízás végrehajtója: megbízása alapján új megbízást hozhat létre (megbízási láncolat), szükség esetén a végrehajtásról jegyzőkönyvet rögzíthet társvégrehajtók részére új bizonylat készítésével, a megbízásból jegyzőkönyv felvételével. társ-végrehajtó vagy gyermekmegbízás, melléklet elhelyezése, hivatkozás egy korábban elkészített dokumentumra, csak megjegyzés a végrehajtásra, jelentés a megbízás végrehajtásáról

10 Végrehajtás ellenőrzése A megbízás szerzője és kezelője a megbízást jóváhagyhatja, illetve felülvizsgálatra visszaküldheti. A teljesítményfegyelem ellenőrzése: jelentések a teljesítményfegyelemről (ReportsMan jelentésgenerátor). a megbízás teljesítve a megbízás lejárt a megbízás teljesítése folyamatban az adatkezelő a megbízást közvetlenül az okmánykártyán hagyhatja jóvá

12 Kimenő előkészítése 1. Töltse ki a kártya mezőit, a kötelező mezőket ikon jelöli, egyes mezők alapértelmezés szerint kitölthetők, az érték közvetlenül a mezőbe kerül, lehetőség van a Köztársaság mezőinek kitöltésére Kazahsztánban az egér használata nélkül; a regisztrációs adatok a regisztrációs szakaszban módosíthatók

13 Kimenő előkészítés 2. Helyezze el a dokumentumot, írja be a szöveget a „Tartalom” mezőbe, adjon hozzá mellékletet a helyi lemezről az adatbázisból Sablonok a lapolvasóból A mellékletet előre csatolhatja a kártyasablonhoz. A melléklet méretét a rendszergazda korlátozhatja.

15 Kimenő előkészítése 3. Útvonal létrehozása a meglévő útvonal módosításával Az útvonal beállítható: 1) „merev” - nem módosíthatja a jóváhagyókat és a jóváhagyás sorrendjét 2) „rugalmasan” - törölheti és hozzáadhatja a jóváhagyókat 3) hozzáadhat újakat, de nem törölheti az alapértelmezetteket. A paraméterek minden jóváhagyási szakaszhoz konfigurálva vannak.

21 Dokumentum jóváhagyása Kiegészítő jóváhagyás és delegálás További. jóváhagyás – további jóváhagyási ág. A dokumentum tartalmazza a fő jóváhagyó személy vízumát, függetlenül a további személy döntéseitől. koordinációs Delegálás – a dokumentum tartalmazza annak a munkavállalónak a vízumát, akire a jóváhagyást átruházták.

28 „Állampolgári fellebbezések” modul A szóbeli és írásbeli fellebbezések feldolgozásának teljes ciklusa: Fellebbezés nyilvántartása Felülvizsgálat Határozatok megalkotása, végrehajtása Fellebbezésre adott válasz elkészítése és jóváhagyása Kapcsolódó megkeresések megfogalmazása külső szervezetekhez Külső szervezetektől érkező megkeresésekre adott válaszok nyilvántartása

30 A fellebbezések szerzői Munka a fellebbezések szerzőivel: Lehetőség az „Oroszországi címek osztályozója” (KLADR) címtár összekapcsolására. Az EDMS BOSS-Referent teljesítette a 2-4 szintű személyes adatvédelmi osztály tanúsításához szükséges FSTEC minősítést.

31 Döntéshozatali folyamatok támogatása A döntéshozatali folyamatban feldolgozott dokumentumok típusai: A BOSS-Referent rendszerben a döntéshozatali folyamat dokumentációs komponense automatizált. ORD alkalmazás Belső memorandum Megállapodás Kimenő dokumentum tervezet A „Döntéshozatal” modulban az üzleti folyamatok szabványos döntéshozatali folyamatokkal valósulnak meg.

32 „Döntéshozatal” funkcionális modul Az adatbázisban Döntéshozatal történik: Iratútvonal kialakítása Útvonal változtatás „menet közben” Iratmozgás ellenőrzése Iratok nyilvántartása (beleértve az automatikus nyilvántartást is) Számfoglalás szerződésekhez, működési megrendelésekhez ill. kimenő okmányok tervezete Jóváhagyási lapokkal való munka támogatása, megismertetése és szétosztása Iratmegbízások kialakítása és végrehajtásuk ellenőrzése 37 Értesítési szolgáltatás A felhasználó minden rendszereseményről, valamint a rendszerben végrehajtandó műveletekről értesül, érkező értesítések: Az értesítések a következőkre oszlanak: Feladatok Információs üzenetek az adatbázis-szekrényben (a kezdőoldalon a Naplóban jelennek meg) Lotus Notes postafiókba vagy más levelezőrendszerbe

arab bolgár kínai horvát cseh dán holland angol észt finn francia német görög héber hindi magyar izlandi indonéz olasz japán koreai lett litván madagaszkári norvég perzsa lengyel portugál román orosz szerb szlovák szlovén spanyol svéd thai török ​​vietnami

definíció - BOSS-Referent BOSS-Referenciaanyag a Wikipédiából - a szabad enciklopédia

A BOSS-Referent rendszert a dokumentumfolyamatok és az irodai munka automatizálására tervezték. Az 1996-ban alapított EDMS BOSS-Referent ma az egyik vezető az ECM (Enterprise Content Management) osztályú megoldások orosz piacán. A 2008-ban telepített EDMS munkaállomások 25%-a, azaz minden 4. a BOSS-Referent rendszeren került megvalósításra (a DSS Consulting által kiadott EDMS piaci áttekintés szerint).

A legnagyobb oroszországi EDMS az Orosz Föderáció Szövetségi Adószolgálatának (FTS) BOSS-Referent platformjára épül - több mint 85 000 felhasználó, és az MTS vállalatnál - a rendszer több mint 25 000 alkalmazottat egyesít.

Kiknek szól az EDMS BOSS-Referent?

A BOSS-Referent elektronikus dokumentumkezelő rendszer felhasználói a szövetségi és regionális hatóságok, állami unitárius társaságok, kereskedelmi társaságok, ideértve mind a nagy fiókstruktúrával rendelkező holdingokat, mind a kis szervezeteket.

A dokumentumkezelés BOSS-Referent segítségével történő automatizálása az alkalmazottak termelékenységének növekedéséhez, a vezetői döntések meghozatalához szükséges információkhoz való könnyebb hozzáféréshez, jobb teljesítményfegyelemhez, következésképpen a menedzsment minőségének általános javulásához vezet.

Milyen menedzsment feladatok megoldásában segít az EDMS BOSS-Referent?

• hatékony munka megszervezése szerződésekkel;
• a lehető legpapírmentesebbé tenni a belső vállalati dokumentumáramlást;
• automatizálja a szövetségi vagy regionális hatóságok dokumentumforgalmát;
• a vezetőktől kapott utasítások végrehajtásának magas színvonalú ellenőrzése;
• az alkalmazások feldolgozásának hatékonyságának növelése;
• megvalósítani a projektdokumentum áramlást és a csapatmunka lehetőségét;
• dokumentumkezelés kialakítása a minőségirányítási rendszeren belül.

Milyen eredményeket ad az EDMS BOSS-Referent megvalósítása?

A hatóságoknál:

• a közszolgáltatások minőségének javítása;
• a teljesítményfegyelem javítása, az irányíthatóság növelése;
• a tevékenységek átláthatóságának és nyitottságának növelése;
• a kormányzati szervek munkáját támogató költségek csökkentése;
• olyan átfogó információs rendszer alapjainak megteremtése, mint az „elektronikus kormányzat” (tárcaközi dokumentumáramlás, EAR-ek, archívumok, kormányzati szolgálati portálok).

Kereskedelmi cégek számára:

• fokozott irányíthatóság;
• azonnali reagálás a változásokra;
• a vállalat versenyképességének növelése a piacon.

A rendszer megtérülési ideje hat hónaptól 2 évig terjed.

Automatizált folyamatok

A BOSS-Referent rendszert a dokumentumáramlási és -kezelési folyamatok automatizálására tervezték.

A rendszer olyan funkciókat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a következők megvalósítását:

Jóváhagyási folyamatok támogatása

• lehetővé teszi a szabványos használatot és a speciális folyamatok létrehozását;
• lehetőséget biztosít a jóváhagyó személyek listájának, a jóváhagyás típusának és időzítésének megváltoztatására;
• lehetővé teszi a jóváhagyási folyamat vezérlését;
• információkat nyújt a dokumentumok verzióiról és a jóváhagyási előzményekről.

A megbízások végrehajtásának ellenőrzése

• biztosítja az összes kiadott megbízás elszámolását;
• lehetővé teszi a megrendelések teljesítésének időszerűségét és a szakemberek leterheltségét;
• statisztikát készít a megrendelések végrehajtásáról és a dokumentumok feldolgozásáról.

Munkavégzés bejövő és kimenő levelezéssel

• biztosítja a különböző típusú levelezések nyilvántartását;
• bármilyen bonyolultságú regisztrációs számot támogat;
• lehetővé teszi a dokumentumok egymáshoz kapcsolását;
• lehetővé teszi a határozatok kiszabását és a határozati javaslatok elkészítését;
• több iroda működését biztosítja egy információs téren belül.

A rendszer képességeiről további részletek a gyártó honlapján találhatók.

Előnyök

Az EDMS BOSS-Referent számos egyedi kereskedelmi és technológiai előnnyel rendelkezik, amelyek vezető szerepet biztosítanak a rendszernek az orosz dokumentumkezelési megoldások piacán.

A rendszer kielégíti bármely iparág nagy és kis szervezeteinek igényeit, és lehetővé teszi a kormányzati hatóságok számára, hogy komplex információs rendszereket hozzanak létre, beleértve az EAR-eket, portálokat, jogilag jelentős dokumentumáramlást és archívumot.

A BOSS-Referent EDMS előnyeit az IBM Lotus platform széleskörű képességei, a csúcstechnológiás architektúra és a gazdag implementációs tapasztalat határozza meg. A megoldás alábbi előnyeit emelhetjük ki:

Felhasználóbarát felület

Az EDMS BOSS-Referent célja, hogy javítsa a szervezet egésze, és különösen az alkalmazottak hatékonyságát. Egy fontos tényező, amely befolyásolja, hogy az alkalmazottak milyen gyorsan kapcsolódnak be egy új alkalmazással való munkába, és milyen gyorsan valósulnak meg a szabványos műveletek az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben, az úgynevezett használhatóság – egy olyan felhasználói felület, amely a felhasználó maximális pszichológiai és esztétikai kényelmét szolgálja. az alkalmazással dolgozni. A BOSS-Referent kényelmes és könnyen használható

A BOSS-Referent rendszer interfésze jelenleg intuitív a hétköznapi felhasználók számára, és az egyik legkényelmesebb a hasonló rendszerek között.

"Napi" és "Kártyatartó"

A 3.2.1-es verziótól kezdődően a rendszer egy kezdőoldalt implementált, amely a munkában folyamatosan használt elemeket - naplót és névjegykártya tartót - tartalmazza.

Elméletileg a kezdőoldal egy egyedi automatizált munkaállomás (AWS). Ez azt jelenti, hogy minden felhasználó úgy konfigurálhatja az oldal összetevőit, hogy kényelmes legyen számára a munka, és a rendszer fő eszközei mindig „kézen vannak”.

Csak a szükséges információkat

A BOSS-Referent rendszer felülete úgy van kialakítva, hogy a különböző felhasználói csoportok gyorsabban és kényelmesebben dolgozhassanak: csak a számukra szükséges eszközöket és adatokat látják el.

A felhasználókat a következő csoportokba oszthatjuk aszerint, hogy milyen feladatokat kell megoldaniuk a rendszerrel való munka során:

• végrehajtók - dokumentumkártyákat töltenek ki, dokumentumokat küldenek jóváhagyásra és aláírásra, nyomon követik a dokumentumok folyamatát, beszámolnak a vezetőség utasításairól;
• vezetők - döntéseket hoznak a dokumentumokról (dokumentumokat egyeztetnek és aláírnak), figyelemmel kísérik az utasítások végrehajtását;
• Ügyintézők - elfogadnak, regisztrálnak, dokumentumokat küldenek, ellenőrzik a teljesítési fegyelmet.

Az egyes felhasználói csoportok esetében még ugyanazon dokumentum felülete is eltérő lesz.

Teljes web hozzáférés

A BOSS-Referent egy teljesen működőképes webes verzióval rendelkezik, amely támogatja az összes felhasználói funkciót. Így az EDMS BOSS-Referent segítségével teljes értékű felhasználói munka lehetséges mind a Lotus Notes kliensben, mind a webböngészőn keresztül.

Felhasználóbarátság

A BOSS-Referent EDMS-sel való munka a weben gyakorlatilag nem különbözik a Lotus Notes kliensben való munkavégzéstől.

A két verzió kezelőfelülete azonos - az eszközök, a dokumentumkártyák és a rendszerben való navigáció elvei megegyeznek. Ha a felhasználó mindkét verzióval dolgozik, például az irodában egy Lotus klienst használnak a hozzáféréshez, és egy webböngészőt használnak az otthoni hozzáféréshez, akkor nem kell megtanulnia az egyes verziókkal való munkavégzés szabályait - ezek mindkét változatnál azonos.

Mikor célszerű webes hozzáférést használni a rendszerhez?

Helyesebb lenne, ha egy szervezet webes felületen keresztül dolgozna a BOSS Referenettel a következő feltételek mellett:

• ha egy szervezet a Lotustól eltérő levelezőklienst fogadott el vállalati szabványként, akkor biztosan nem tanácsos lecserélni, és a dokumentumokkal való munka a rendszer internetes verzióján keresztül is megvalósítható;
• amikor az EDMS-felhasználók jelentős része mobilfelhasználó, akik számára kényelmesebb a rendszer elérése bármely internet-hozzáféréssel ellátott helyről;
• ha a szervezet informatikai politikája lehetőség szerint webes felületen keresztül elérhető alkalmazások használatát írja elő;
• ha a szervezetnek nagyon sok felhasználója van földrajzilag távoli irodákban, a webes verzió használata lehetővé teszi az EDMS megvalósításának felgyorsítását és a projekt költségeinek csökkentését.

Műszaki jellemzők

A BOSS-Referent rendszer webes hozzáférésének konfigurálásához nincs szükség további szerverre: a felhasználók a webes verzióval való munkavégzést a Lotus Domino szerver további konfigurálásával valósítják meg. Ugyanezt a szervert használják a Lotus kliensben dolgozó felhasználók támogatására is.

A rendszerfelhasználók hitelesítése a weben végzett munka során a következő három mód egyikével valósítható meg:

• Lotus Domino használata (az egyetlen lehetséges lehetőség azon felhasználók számára, akik a weben és a vastag klienseken keresztül kombinálják a munkát);
• az Active Directoryon keresztül (használhatja a Winlogon összetevőt);
• LDAP-kompatibilis címtár használatával.

Az interneten végzett munka során a felhasználók e-mailjébe érkező értesítések html hivatkozások formájában jelennek meg (a Lotus levelezőprogramban használt Lotus hivatkozások helyett).

A webes hozzáférés használatához nem kell letöltenie az ActivX elemeket és a Java kisalkalmazásokat. Miután a felhasználónak lehetősége van az interneten dolgozni, egyszerűen belép az adminisztrátor által megadott linkre, átesik a hitelesítésen, amely után azonnal dolgozni tud a rendszer teljes verziójával.

Gyors folyamatautomatizálás

Mi szükséges az EDMS gyors bevezetéséhez? Ehhez rövid időn belül be kell állítani a rendszerben lévő dokumentumokkal való munkafolyamatokat (szabályzatokat).

Ezért a BOSS-Referent egy sor előre konfigurált folyamatot tartalmaz a szabványos dokumentumokkal való munkavégzéshez, amelyeket csak egy adott ügyfélhez kell testreszabni. A rendszer olyan tervezési elemeket is tartalmaz, amelyek arra szolgálnak, hogy „kockákból” gyorsan építsenek fel speciális dokumentumok feldolgozására szolgáló folyamatokat (mint például a hiteligénylés jóváhagyásának folyamata). Ez lehetővé teszi, hogy jelentősen lerövidítse a rendszer megvalósításának és az ügyfelek igényeihez való igazításának idejét.

Bármely szervezetben vannak szabályok a dokumentumokkal való munkavégzésre, amelyeket előírás (vagy szabályzat) formájában rögzítenek vagy nem, és ezeket figyelembe kell venni a vállalkozás automatizálása során. A rendelet meghatározza, hogy mi történik egy dokumentummal életciklusának különböző szakaszaiban. A menedzsment automatizálási rendszer bevezetésekor a szabályozás elektronikus közigazgatási szabályzat (ERA) formájában valósul meg. Az EDMS BOSS-Referentben az elektronikus szabályozást „döntéshozatali folyamatnak” nevezik (például „szerződésről szóló döntés meghozatalának folyamata” vagy „feljegyzésről szóló döntés folyamata”).

Bármely „döntéshozatali folyamat” elemei (szabályzat)

A „döntéshozatali folyamat” az okmánykártyából és az iratútvonalból alakul ki.

A dokumentumkártya az adminisztrátor által konfigurált képernyőforma, amely a dokumentum és maga a dokumentum attribútumait tartalmazza beolvasott elektronikus kép vagy dokumentumtervezet formájában, például Microsoft Word formátumban.

A dokumentumútvonal a dokumentumfeldolgozási szakaszok sorozata, amelyet a rendszergazda a dokumentumtípusokhoz konfigurál. Az útvonal a dokumentumfeldolgozás következő szakaszait tartalmazhatja:

• Készítmény;
• koordináció;
• aláírás;
• nyilatkozat;
• bejegyzés;
• végrehajtás;
• át az archívumba.

A „koordinációs” szakasz egy vagy több szakaszból állhat. Minden szakasz a következő jóváhagyási blokkok egyikével jön létre:

• párhuzamos;
• egymás utáni;
• feltételeknek megfelelő átmenetekkel.

„Döntéshozatali folyamatok” beállítása (szabályzat)

A bármely szervezet által feldolgozott teljes dokumentumfolyam felosztható dokumentumokra, amelyek a szervezetek túlnyomó többségére jellemzőek, és speciális, általában termelési jellegű dokumentumokra (bankokban - ezek hitelkérelmek, tanácsadó cégeknél - jelentések stb.). ).

A BOSS-Referent előre konfigurált folyamatokat tartalmaz a szabványos dokumentumokkal való munkavégzéshez, és lehetővé teszi speciális folyamatok összeállítását a tervező rendszerbe épített „kockáiból”.

Szabványos folyamatok beállítása

A BOSS-Referent rendszer alapverziója 5 előre konfigurált „Döntéshozatali folyamatot” tartalmaz a szabványos dokumentumokhoz (a szervezetek túlnyomó többségében használják):

• szerződések;
• szervezeti és adminisztratív dokumentumok;
• kimenő dokumentumok tervezetei;
• feljegyzések;
• alkalmazások.

Ezekhez a folyamatokhoz a BOSS-Referent rendszer szabványos dokumentumútvonalakat és szabványos dokumentumkártyákat valósít meg. A beépített folyamatok univerzálisak, és a rendszergazda egyszerű beállításokkal módosíthatja.

A kártya felépítését az 5 szabványos folyamat bármelyikéhez a rendszergazda konfigurálja. Egyes mezők alapértelmezés szerint kitölthetők, egyes mezők a rendszer referenciakönyvei segítségével tölthetők ki.

Az előre konfigurált folyamatok útvonalai már definiáltak a rendszerben, és a fent leírt dokumentumfeldolgozási szakaszokból és jóváhagyási blokkokból állnak. A rendszergazda jóváhagyási blokkok segítségével konfigurálhatja a jóváhagyási folyamatot, valamint meghatározhatja a dokumentumok jóváhagyásában, aláírásában és jóváhagyásában részt vevő alkalmazottakat.

Egyedi folyamatok létrehozása

A BOSS-Referentben speciális dokumentumokat (például hitelkérelmeket) használó cégek számára lehetőség nyílik a szükséges speciális útvonalak és okmánykártyák gyors megtervezésére.

Egy speciális útvonal létrehozása a Lotus Workflow Architeсt segítségével történik a rendszerbe épített dokumentumfeldolgozási és jóváhagyási blokkok standard szakaszaiból (fent leírtuk).

A Lotus Domino Designer eszközöket használják speciális dokumentumok kártyáinak létrehozásához, amelyek bármilyen szükséges mezőösszetételt tartalmaznak.

A kártya és az útvonal létrehozása után a folyamat a szabványos folyamatokhoz hasonlóan konfigurálódik.

Optimális elosztott környezetekhez

A BOSS-Referent az egyik legjobb megoldás az orosz piacon a hatékony dokumentumáramlás megszervezésére földrajzilag elosztott szerkezetű szervezetekben, amit számos sikeres projekt bizonyít, többek között:

• Oroszország legnagyobb EDMS-e a BOSS-Referent platformra épült - az Orosz Föderáció Szövetségi Adószolgálatánál (FTS) az elektronikus dokumentumkezelő rendszer felhasználóinak száma meghaladja a 85 000-et, a rendszert az Orosz Föderáció területi szerveiben vezették be. Az Orosz Föderáció összes alanyának Szövetségi Adószolgálata, a rendszert több mint 350 szerver támogatja;
• A kereskedelmi szektor legnagyobb EDMS-ét a BOSS-Referent az MTS-nél hozták létre - a rendszer több mint 25 000 alkalmazottat egyesít a vállalat oroszországi és számos FÁK-országbeli részlegéből egyetlen információs térben, munkáját pedig több mint 100 segíti. szerverek.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer hatékonysága elosztott környezetben attól függ, hogy mennyire van megszervezve a dokumentumok eljuttatása az egymástól távol eső felhasználókhoz. Azaz minden, az EDMS-ben dolgozó felhasználónak, tartózkodási helyétől függetlenül, hozzá kell férnie a munkájához szükséges összes dokumentumhoz. A BOSS-Referentben a rendszer összes funkciója úgy van implementálva, hogy a területi elosztás körülményei között megfelelően működjön.

Az elosztott környezetben való munkához a BOSS-Referent rendszer a Lotus Domino platform összes előnyét, valamint saját szállítási mechanizmusát használja. Segítségükkel a rendszer a következő képességeket biztosítja:

• Az „elektronikus dokumentumot csak oda kézbesítik, ahol a felhasználóknak szükségük van rá” elv érvényesül. Ez azt jelenti, hogy ha egy dokumentumot a vállalat központi irodájában és annak egyik fiókjában dolgoznak fel, akkor a dokumentumnak ezen a két helyen kell lennie, és nem máshol;
• Amikor egy dokumentumot (például egy jóváhagyás alatt állót) egy másik webhelyre visz át, az összes kísérő dokumentumot elküldi vele együtt;
• A dokumentumok, utasítások és adatok kézbesítése csomagban történik, és szinte azonnal megtörténik. Ebben az esetben nincs szükség a szerverjogok és a replikáció összetett beállításaira;
• A BOSS-Referent szállítómechanizmus az okmánycsomagok garantált kézbesítésének funkciója - ha a csomagot nem kézbesítik teljesen, a rendszer újraküldi, ha pedig lehetetlen a csomag kézbesítése, értesíti az adminisztrátort. A kézbesítési sikertelenség okainak kiderítésére az adminisztrátor egy eszközt használhat az adatátviteli folyamatok diagnosztizálására;

Az elosztott környezetben működő BOSS-Referent rendszer adminisztrációja olyan egyszerű, mint egyetlen hely adminisztrációja. Ugyanakkor a távoli irodák adminisztrációja egyetlen pontról lehetséges, például a központi irodából. Így a rendszer egyik napról a másikra frissül egy új kiadásra az összes MTS EDMS webhelyen, és a rendszergazdák a vállalat központi irodájából hajtják végre;

• A felhasználók áthelyezését támogató funkció lehetővé teszi a felhasználók és dokumentumaik egyik webhelyről a másikra való áthelyezésének problémájának megoldását. Miután egy felhasználót áthelyeztek például egy fióktelepről egy szervezet központi irodájába, a fiókkiszolgálóról másolatként elküldik a központi iroda szerverére az összes olyan dokumentum csomagját, amellyel a felhasználó az átvitel előtt dolgozott.

Gyors végrehajtás

Az EDMS BOSS-Referent három egyedi előny kombinációja különbözteti meg:

• egyrészt a rendszer egyesíti a tervezési elemeket, és ennek köszönhetően a dokumentumkezelési folyamatok nagyon gyorsan automatizálhatók;
• másrészt megőrizte a platform összes képességét, ami lehetővé teszi, hogy a megoldást bármilyen konkrét ügyféligényhez igazítsa;
• Ezen túlmenően a rendszerarchitektúra és a megvalósítási módszertan lehetővé teszi a folyamatok lépésről lépésre történő automatizálását, például a szerződések feldolgozásának beállítását úgy, hogy a szervezet elkezdjen dolgozni a rendszerben, majd további folyamatokat állítson be.

2 hónap elegendő a BOSS-Referent EDMS kereskedelmi üzembe helyezéséhez.

Ez a rendszer és a megvalósítási módszertan következő jellemzőinek köszönhetően lehetséges:

• Vannak olyan dokumentumok, amelyeket szinte minden szervezetben ugyanúgy kezelnek. Az ilyen dokumentumok 5 típusához a BOSS-Referent-ben már létrehoztak szabványos folyamatokat. Ezért a rendszer telepítése után azonnal elkezdhet dolgozni szabványos dokumentumokkal, például szerződésekkel.
• Ha egy rendszer megvalósítása során olyan speciális dokumentumok feldolgozására van szükség, amelyek egy külön szervezet munkájában használatosak, akkor ez is gyorsan megtehető. A folyamat a rendszerben már megvalósított folyamatelemekből épül fel – konstruktorszerűen „kockákból” épül fel.
• A BOSS-Referent teljes körű web-hozzáféréssel rendelkezik, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a Lotus Notes kliensben és a webböngészőn keresztül is teljes mértékben dolgozhassanak. Ha a szervezet felépítése sok földrajzilag távoli fiókot és részleget tartalmaz, akkor a megvalósítási projekt időkerete jelentősen csökkenthető, ha a fiókok összes felhasználója számára webes hozzáférést biztosítunk a rendszerhez.
• A BOSS-Referent EDMS megvalósításának módszertanát a különböző méretű sikeres projektek évei alatt fejlesztették ki, és a projekt rövid időn belüli megvalósítására összpontosít. Például a szabványos dokumentumokkal végzett munka automatizálásánál 1 hónap szükséges a szervezetben meglévő dokumentumáramlás vizsgálatára és a bevezetésre való felkészülésre, a második hónap a rendszer telepítésére, a szabványos folyamatok beállítására és a felhasználók képzésére telik. Vagyis 2 hónap elteltével a szervezet megkezdi az EDMS próbaüzemét.

Megbízhatóság és teljesítmény

A BOSS-Referent rendszer megbízhatóságát és teljesítményét a Lotus Domino platform képességei biztosítják: a megbízhatóság jelzője 24x7, egy szerveren akár 1000 felhasználó is dolgozhat.

A rendszer megbízhatósága

A BOSS-Referent EDMS éjjel-nappali megbízhatósága a két (vagy több) szerverből álló Lotus Domino szoftverfürtben való munka megszervezésével érhető el. A fürtben lévő kiszolgálókon lévő adatok azonosságát a Lotus Domino fürtreplikációk tartják karban. A Lotus Domino fürt használata a következőket nyújtja:

• rendszer hibatűrése - a fő szerver meghibásodása esetén, amelyen a felhasználók dolgoznak, automatikusan átváltanak tartalék szerverekre;
• terheléselosztás a szervereken – a felhasználók arányosan vannak elosztva a különböző szerverek között, ami segít a rendszer teljesítményének javításában.

Rendszer teljesítmény

A rendszer magas teljesítményét számos műszaki megoldás biztosítja, mint pl.

• terheléselosztás egy Lotus Domino szoftverfürtben;
• a feldolgozott dokumentumok automatikus átvitele a megfelelő modulok archívumába - a dokumentumokkal végzett munka befejezése után átkerülnek a megfelelő modulok archívumába, miközben rugalmas beállítások állnak rendelkezésre az automatikus archiváláshoz és a kereséshez minden modulban, beleértve az archiváltakat is;
• dokumentumkártyák és csatolt fájlok tárolása különböző modulokban (különösen nagy mennyiségű fájl esetén a mellékleteket „elektronikus archívum” típusú rendszerben - IBM Content Manager vagy Saperion - tárolhatjuk), miközben a tárolási hely nem egyértelmű a felhasználó számára, ill. a „melléklet a kártyához csatolva” effektus megőrzi a dokumentumot";
• elosztott átviteli mechanizmus, amely a továbbított információ mennyiségére van optimalizálva, és a „dokumentumok tárolása és továbbítása csak azokra a szerverekre történik, ahol a működéshez szükséges” elven működik.

Megoldásfejlesztés

A BOSS-Referent elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyetlen projekt keretében történő fejlesztése két irányban lehetséges:

• a rendszer léptékének növelésének útján;
• a funkcionalitás bővítésének útján.

A BOSS-Referent lehetővé teszi a rendszer méretének növelését az egységes információs tér fenntartása mellett:

• Csatlakoztasson nagy számban új felhasználókat. A BOSS-Referent rendszer képességeit olyan projekteken tesztelték, amelyek a legnagyobb oroszországi EDMS-t hozták létre a Szövetségi Adószolgálatban (a teljes tervezett felhasználók számának meg kell haladnia a 100 ezret) és az MTS-ben (a rendszer több mint 25 ezer alkalmazottat foglalkoztat).
• Csatlakoztassa az új helyeket (a szervezet földrajzilag távoli részlegeit és ágait) a szervereikkel. Jelenleg a Szövetségi Adószolgálat és az MTS EDMS-ének munkáját több mint 100 szerver támogatja.

A BOSS-Referent bőséges lehetőséget biztosít a rendszer magas színvonalú fejlesztésére - új funkciók hozzáadásával - az alábbi eszközökkel:

• A rendszer képes automatizálni a munkát a szervezetben használt összes vezetési dokumentumtípussal. A szabványos dokumentumok feldolgozására szolgáló folyamatok könnyen „klónozhatók” a már előre konfigurált folyamatokból - a szabályzatokat másolják és a szükséges beállításokat módosítják benne. A szervezet speciális dokumentumaihoz (mint például hitelkérelmek) speciális folyamatok jönnek létre a Lotus platform eszközeivel.
• A más termékekkel való integráció lehetővé teszi a BOSS-Referent rendszer képességeinek jelentős bővítését, valamint az EDMS-t a szervezet egységes információs rendszerének részévé tételét. A BOSS-Referent platformon az EDMS kiépítésének tapasztalatai között szerepel a HR, ERP, CRM osztályú rendszerekkel való sikeres integráció, valamint jogilag jelentős elektronikus dokumentumkezelés létrehozása;
• A BOSS-Referent cég partnerei a BOSS-Referent EDMS-szel kompatibilis modulokat fejlesztettek ki, amelyek célja a rendszer alapvető funkcionalitásának bővítése.

A megoldás nyitottsága

Az EDMS BOSS-Referent azon kevés rendszerek egyike az orosz EDMS piacon, amely nyílt forráskóddal érkezik. Ez a következő előnyöket nyújtja az ügyfeleknek:

• A BOSS-Referent használó szervezeteknek lehetőségük van a rendszert munkájuk sajátosságaihoz igazítani, és saját további EDMS moduljaikat kidolgozni. Ez a BOSS-Referent rendszer rugalmasságának egyedülálló előnye.
• Az ügyfélbiztonsági csapatok ellenőrizni tudták a kód és magának a rendszernek a biztonságát, valamint tanúsíthatták a belső biztonsági követelményeknek való megfelelést.

Adat védelem

A BOSS-Referent rendszer tanúsítvánnyal rendelkezik, hogy megfeleljen az oroszországi FSTEC Útmutató Dokumentumainak követelményeinek:

• „Információs technológiai biztonság. Kritériumok az információs technológiák biztonságának értékeléséhez." Becsült megbízhatósági szint 4 (EAL4).
• "Védelem az információkhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen. 1. rész Információbiztonsági szoftver. Osztályozás a be nem jelentett képességek hiánya feletti ellenőrzés szintje szerint” (NDV4).

Az OUD4 tanúsítvány garantálja a rendszerbiztonság szintjét és a bizalmas információkkal való munkavégzéshez szükséges biztonsági funkciók megfelelő működését.

Az NDV4 tanúsítvány garantálja a „hátsó ajtók” hiányát a programkódban.

Az FSTEC tanúsítványok jelenléte lehetővé teszi a BOSS-Referent alapján épített információs rendszerek hitelesítését a személyes adatok információs rendszerének (ISPD) biztonsági osztálya szerint „1G”-ig, és az IS-ben szereplő személyes adatvédelmi osztály szerint „ig”. K2” beleértve.

A BOSS-Referent rendszerek beépített támogatással rendelkeznek az orosz FSB által tanúsított kriptográfiai információvédelmi eszközökhöz. Ezekkel az eszközökkel a BOSS-Referent eszközei:

• elektronikus digitális aláírás (EDS) használata, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok szerzőségének, integritásának és jogi jelentőségének megerősítését;
• adattitkosítás, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumban található információk további védelmét.

Rendszer Felépítés

A BOSS-Referent alapú elektronikus dokumentumkezelő rendszer több szintből áll:

• hardver (szerverek, kliens munkaállomások, hálózatok stb.) és platform (Windows/Linux/Sun operációs rendszer és szállítási protokollok), amely az összes hardvert egyetlen komplexumban egyesíti;
• IBM Lotus technológiai platform, amely egy „superstruktúra” a hálózati operációs rendszeren, és tartalmazza a Domino szerver összetevőt és a Notes kliens összetevőt;
• BOSS-Referent rendszer, amely egy Lotus Domino alkalmazás, amely nsf formátumú modulokból (adatbázisokból) áll;
• kliens webhelyek olyan felhasználók számára, akik a Lotus Notes kliens és a webböngésző használatával is működhetnek.

Az IBM Lotus egy dokumentum-orientált platform, amely előnyösebbé teszi az EDMS-feladatokhoz, mint a relációs DBMS-ek.

Modulok

A BOSS-Referent moduláris felépítésű. A BOSS-Referent rendszerben található modulok Lotus Notes/Domino környezetben futó összekapcsolt adatbázisok (DB-k). Ezek az adatbázisok három csoportra oszthatók:

Funkcionális modulok

Vezetői információk feldolgozására és döntések meghozatalára tervezték.

"Iroda" modul

Teljes munkaciklust biztosít a szervezet számára a bejövő és kimenő dokumentumokkal. Lehetővé teszi a levelezés vezérlését, rögzítését és regisztrálását.

"Döntéshozatal" modul

A rendszerben „Döntéshozatali folyamatok” formájában megvalósuló üzleti folyamatok automatizálására készült, két kötelező elemből: egy dokumentumkártyából és egy dokumentumútvonalból. A rendszerszállítás előre konfigurált „döntéshozatali folyamatokat” tartalmaz a szabványos dokumentumokhoz (szerződések, szervezeti és adminisztratív dokumentumok, kimenő dokumentumok tervezetei, feljegyzések, kérelmek). A speciális dokumentumok (például hitelkérelmek) folyamatai gyorsan testreszabhatók.

"Rendelések" modul

Lehetővé teszi, hogy feladatokat állítson be az alkalmazottak számára az egész szervezeten belül dokumentumokon vagy független megbízásokon alapuló megbízások létrehozásával, és nyomon kövesse végrehajtásukat. Lehetővé teszi kapcsolódó megrendelések létrehozását, amelyek a rendelések „fáját” alkotják, és figyelemmel kísérik azok végrehajtását.

Az utasításokat a vezetők minden szinten kiadhatják. A „Rendelések” modulban az elvégzett munkákról beszámolókat menthetnek a teljesítők. A modul szorosan kapcsolódik a rendszer többi bázisához („Döntéshozatal”, „Iroda”). A megrendelések mind a „Rendelések” adatbázisban, mind más rendszermodulokban („Döntéshozatal”, „Iroda”) hozhatók létre, míg az összes megrendelés a „Rendelések” modulban tárolódik.

Rendszerszintű szótárak és segédkönyvek

Szabályozási és referencia információk tárolására tervezték.

"Szervezeti címtár" modul

A vállalkozás szerkezetére és alkalmazottaira vonatkozó adatok tárolására és frissítésére tervezték. Az adatbázis információkat tartalmaz a szervezet részét képező részlegekről és ágazatokról, azok kölcsönös alárendeltségéről, valamint a szervezet alkalmazottairól, ideértve a munkakörök összevonását, a jogosítványok átruházását és a dokumentumfeldolgozási szerepköröket (jóváhagyó, jóváhagyó stb.). ). Itt tárolódnak a szolgáltatási információk is: a telephelyekről (szerverekről, amelyeken a munka folyik), kapcsolatokról, csomópontokról, irodák nevéről stb. Az Organization Directory modulból származó adatokat a BOSS-Referent rendszer legtöbb modulja használja.

"Külső címzettek" modul

A partnerszervezetek (vevők, partnerek, ügyfelek) és képviselőik adatainak tárolására szolgál. A „Külső kapcsolatok” sokféle információt tárolhatnak - a szervezet banki adataitól a képviselőjének mobiltelefonszámáig.

A rendszerben a „Külső címzettek” modulból származó adatok kerülnek felhasználásra mindenhol, ahol meg kell adni a szerződő feleket, például szerződésekkel, bejövő és kimenő dokumentumokkal stb.

"Szótárak" modul

Úgy tervezték, hogy létrehozza és tárolja a kulcsszavak listáját, amelyek a rendszeradatbázis-kártyák beviteli mezőinek kitöltésére szolgálnak. A BOSS-Referent rendszer legtöbb modulja referenciakönyvként használja a szótári jelentésekhez. Az új rekordok hozzáadását és a régiek szerkesztését az adminisztrátorok vagy a speciálisan kijelölt alkalmazottak végzik.

Rendszerszintű szolgáltatások

Ezek olyan modulok, amelyek lehetővé teszik a funkcionális alrendszerek rugalmas konfigurálását, és támogatják a kiegészítő funkciókat.

Kapcsoló modul

Ez a központi bázis, amelyen keresztül az alkalmazás konfigurálható. Technológiai információkat tartalmaz a BOSS-Referent rendszer egyéb adatbázisainak szervereken való elhelyezkedéséről. A „Switch” adatbázis a következő feladatok megoldására szolgál:

Felhasználói navigáció - a modul adatbázisokban történő navigációt biztosít, a felhasználók számára egyetlen belépési pontként működik a rendszerbe Rendszermodulok váltása - kapcsolatokat hoz létre a rendszer adatbázisai között, valamint szótár és referencia modulokkal Felhasználói munkaállomások konfigurálása A „főoldal” A „Switch” modul a felhasználó belépési pontja a rendszerbe.

"Szekrény" modul

A felhasználói szolgáltatások csoportjába tartozik. Úgy tervezték, hogy tájékoztassák a felhasználókat feladataikról: a BOSS-Referent rendszer összes szolgáltatási üzenete ide érkezik. Az adatbázis minden felhasználó számára elérhető, és minden felhasználó csak a neki címzett értesítéseket kapja meg. A rendszer lehetővé teszi a „Fiók”-ba érkező üzenetek másolását a felhasználó postafiókjába,

"Keresés" modul

Kiegészítő modul, amely lehetővé teszi a dokumentumkártyák attribútumai alapján keresést az „Iroda”, „Döntéshozatal” adatbázisokban és azok archívumában.

"Regisztrátor" modul

Számlálók (szoftverszámlálók) készletét tartalmazza, amelyek dokumentum regisztrációs számokat és számlálóformátumokat állítanak elő. Lehetővé teszi a különböző számlálóformátumok rugalmas konfigurálását a szervezet által elfogadott eljárásnak megfelelően a különböző típusú dokumentumok regisztrációs számainak generálására. A formátum a „számlálón” kívül különféle paramétereket is tartalmazhat, például: az aláíró teljes neve, regisztráció dátuma, elválasztó jelek, esetindex stb. Egy számozóhoz többféle formátum is létrehozható.

Archív modulok

Az „Iroda”, „Rendelések”, „Döntéshozatal” és a kapcsolódó „Elektronikus képek” modulok archív dokumentumainak tárolására szolgál. Minden modulhoz külön archív adatbázis jön létre. Az „Iroda” és a „Döntéshozatal” modulokból az archívumba került dokumentumok „Cselekvésre” státuszt kapnak, az utasítások állapota nem változik.

„Döntéshozatali beállítások” modul

Kiegészítő modul, amely szabványos folyamatok létrehozására szolgál, amelyeknek megfelelően a Döntéshozatali adatbázisban lévő dokumentumok feldolgozásra kerülnek. A szabványos folyamatkártya meghatározza a dokumentumfeldolgozás szakaszait és szakaszait, az alapértelmezett dokumentummezőértékek beállításait, a feldolgozásban (jóváhagyás, aláírás, jóváhagyás, regisztráció) részt vevő munkatársakat, valamint a dokumentumok készítésére jogosult munkavállalókat.

"Protokoll" modul

A felhasználói műveletek rögzítésére szolgál, amikor dokumentumokkal dolgozik a BOSS-Referent rendszerben. A Protokoll adatbázisból származó információk csak megtekintésre szolgálnak, és azokat az információbiztonságért felelős szolgáltatás használja fel.