Ispravno sastavljanje uzorka zapisnika sa sastanaka. Sastavljanje i izvršenje protokola

Organiziranje sastanaka, sjednica, konferencija, sastanaka potrebno je kako bi se riješila nastala pitanja.

Za bilježenje cjelokupnog tijeka sastanka i označavanje donesenih odluka koristi se protokol.

Zapisnik sa sastanka

Prije održavanja sastanka potrebno je prikupiti potrebne podatke o postavljenom pitanju i odrediti krug subjekata koji trebaju biti prisutni. Ove osobe moraju biti obaviještene o mjestu i vremenu održavanja sastanka, kao i upoznati sve osobe koje su prisutne na sastanku sa postavljenim pitanjem.

Kako bi se protokol pravilno vodio, potrebno je unaprijed odrediti osobu odgovornu za njegovu izradu. U ovom slučaju, potrebno je da imenovana osoba ima kompetentan pisani jezik i veliku brzinu bilježenja informacija. Informacije se mogu bilježiti pomoću elektroničkih strojeva i odražavanjem informacija na tiskanim medijima. Ako se zapisnik sastavlja elektroničkim putem, tada se na kraju sastanka mora isprintati i dati svima nazočnima na pregled i potpisivanje.

Prije početka sjednice potrebno je tajniku koji vodi zapisnik dostaviti popis nazočnih osoba, njihova stajališta, prijedloge rješenja pitanja od svakog sudionika ili teze o temi sjednice. Ovaj dokument pomoći će tajniku da unese točnije i potpunije podatke u protokol.

Sadržaj protokola

Protokol bi se u pravilu trebao sastojati od tri dijela: zaglavlja, uvodnog i glavnog dijela.

• naziv organizacije (pun i skraćen);
• naziv dokumenta;
• broj, datum i mjesto sastavljanja ovog protokola. Datum pripreme uvijek treba biti datum sastanka.

U uvodnom dijelu navodi se tajnik sjednice i predsjedatelj izabran iz reda članova sjednice te dnevni red. Predsjedavajući je obično voditelj organizacije ili voditelj strukturne jedinice. Zatim, abecednim redom, odražavaju se sve osobe prisutne na sastanku, s naznakom njihovih pozicija.

Ako je na sjednici prisutan veći broj osoba, one se ne navode u samom protokolu, već se navode u njegovom prilogu, koji se naziva lista nazočnosti. Preporuča se uz svako ime staviti potpis svake osobe koja je došla na sastanak. U općem zapisniku navodi se samo ukupan broj osoba koje su prisustvovale sjednici.

U glavnom dijelu stoji:

• pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku;
• osobe koje govore s porukama, prijedlozima, izvješćima (navedeno je puno ime govornika, naslov izvješća, kratki sažetak glavnih odredbi izvješća ako se čuva puni oblik protokola);
• odluke donesene o predmetnom pitanju.

Protokol

Na zakonodavnoj razini spominje se u članku 28.2 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije od 30. prosinca 2001. br. 195-FZ, koji otkriva glavnu bit i jedinstvena pravila za sastavljanje navedenog dokumenta. upravni prekršaj zahtijeva pojašnjenje i uključivanje sljedećih informacija.

• Dan, mjesec, godina i mjesto sastavljanja.
• Naziv radnog mjesta, prezime, inicijali ovlaštenog djelatnika koji je sastavio dokument.
• Podaci o osobi ili organizaciji koja krši zakon (prezime, inicijali, podaci o putovnici, adresa stanovanja i prijava osobe; službena adresa, podaci o direktoru u odnosu na organizaciju).
• Podaci o žrtvama i svjedocima u predmetu, ako ih ima (prezimena, inicijali, podaci o putovnici, adrese stanovanja).
• Podaci o počinjenom djelu (datum, mjesto počinjenja, suština onoga što se dogodilo).
• Link na članak zakona koji je prekršen.
• Objašnjenja osobe ili predstavnika organizacije o slučaju.
• Ostale informacije osmišljene kako bi pomogle u sveobuhvatnom razmatranju slučaja.

Pisanje protokola o upravnim prekršajima uključuje davanje objašnjenja pojedincu ili predstavniku organizacije o pravima i obvezama prekršitelja utvrđenim upravnim zakonodavstvom. Zaprimljena pojašnjenja upisuju se u dokument koji se sastavlja.

Osobe u odnosu na koje se zapisnik sastavlja (građanin ili ovlašteni predstavnik organizacije) moraju biti upoznate s njim. Po želji, te osobe mogu ostaviti zapisnik o svom neslaganju s protokolom ili objašnjenje suštine teksta, koji je priložen uz protokol. Navedeni dokument ovjerava se potpisima ovlaštenog zaposlenika koji je sastavio zapisnik i prekršitelja (građanina ili povjerljivog zaposlenika organizacije) u odnosu na kojeg je zapisnik sastavljen. Ako prekršitelji odbiju potpisati protokol, to se posebno bilježi u dokumentu.

Drugi primjerak zapisnika o upravnom prekršaju izdaje se osobi o kojoj je zapisnik sastavljen. Uključena osoba potpisuje za primitak primjerka. Žrtva u slučaju, ako postoji, također dobiva primjerak. Ako osoba u odnosu na koju se sastavlja zapisnik nije nazočna ovom događaju, primjerak zapisnika dostavlja joj se poštom. Zakonom su za to predviđena 3 dana.

Rok za sastavljanje protokola o upravnom prekršaju

Vremenski okvir za sastavljanje protokola o upravnom prekršaju može se podijeliti u 3 skupine, ovisno o situaciji.Protokol o upravnom prekršaju može se sastaviti:

• odmah;
• u roku od 2 dana;
• nakon upravne istrage.

Odmah, odnosno u trenutku kada se otkrije kršenje zakona, sastavlja se zapisnik kada se utvrde svi potrebni podaci za popunjavanje obrasca zapisnika i razjašnjavanje okolnosti incidenta. Ukoliko trebate doznati još neke informacije, zakon predviđa mogućnost sastavljanja zapisnika u roku od 2 dana od dana utvrđenog prekršaja. Ako je zbog povrede zakona potreban očevid, nakon očevida sastavlja se zapisnik.

Upravna istraga se provodi kada se informacije mogu dobiti samo ispitivanjem ili drugim postupovnim radnjama koje oduzimaju dosta vremena. Upravna istraga u većini slučajeva ne bi trebala trajati duže od 1 mjeseca. Međutim, u nekim situacijama, čija je mogućnost navedena u stavku 5. čl. 28.7 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, ovo se razdoblje može produžiti. Ako počinjeni prekršaj zahtijeva dužu upravnu istragu, dopušteno razdoblje za sastavljanje protokola o upravnom prekršaju može se povećati na 6 mjeseci.

Uzorak sastavljanja protokola o upravnom prekršaju

Ne postoji jedinstveni obrazac protokola o upravnim prekršajima odobren zakonom. Svaki državni organ svojim internim aktima odobrava obrazac protokola koji koristi u svom radu. Međutim, po sadržaju i izgledu ovi se oblici ne razlikuju mnogo.

U gornjem središnjem dijelu stranice nalazi se naziv dokumenta - "Protokol o upravnom prekršaju" i znak "Ne", koji zahtijeva stavljanje serijskog broja prilikom ispunjavanja protokola. Dolje s lijeve strane morate napisati datum, mjesec, godinu popunjavanja protokola, a s desne strane - mjesto sastavljanja, odnosno naziv mjesta gdje je utvrđeno kršenje zakona i protokol je sastavljen. nacrtana.

Zatim se bilježe podaci o djelatniku koji sastavlja zapisnik (pozicija, prezime i inicijali), kao i podaci o uključenoj osobi. Štoviše, ako se bilježe podaci o građaninu, onda oni označavaju ne samo prezime, inicijale i podatke o putovnici, već i adresu - i registraciju i stvarno prebivalište, telefonski broj, podatke o poslu. U vezi s organizacijom, navedeni su naziv, pravna i poštanska adresa, glavni državni registarski broj (OGRN), kao i položaj, prezime, inicijali, pojedinosti o dokumentu kojim se imenuje predstavnik pravne osobe. Tu ulogu u pravilu ima ravnatelj, a dokument je naredba o imenovanju.

Glavno mjesto protokola o upravnom prekršaju rezervirano je za opis događaja počinjenog prekršaja. Ispod su prazni stupci u koje možete upisati podatke o svjedocima i žrtvama. Zapisnik završava potpisom prekršitelja i potpisom s prijepisom djelatnika koji je zapisnik sačinio. Osoba u odnosu na koju je sastavljen zapisnik također svojim potpisom potvrđuje da su joj prava i obveze objavljene, da je pročitala zapisnik i da je primila primjerak isprave. Podaci o primitku kopije protokola ovjeravaju se ne samo potpisom, već i stavljanjem datuma dostave.

Pogreške u protokolu o upravnom prekršaju

Pogreške napravljene u protokolu o upravnom prekršaju tijekom registracije, prema njihovom značaju, mogu se podijeliti na značajne i beznačajne. U skladu s Rezolucijom Plenuma Vrhovnog suda Ruske Federacije od 24. ožujka 2005. br. 5 "O nekim pitanjima koja se javljaju pred sudovima pri primjeni Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije", značajan nedostatak u dokument je nedostatak u protokolu informacija navedenih u čl. 28.2 dio 2 Zakona o upravnim prekršajima (klauzula 4 Rezolucije). To znači da u protokolu o upravnom prekršaju moraju biti ispunjeni svi stupci i evidentirani svi gore navedeni podaci.

Ako je protokol sastavljen u nazočnosti prekršitelja, tada moraju postojati potpisi koji potvrđuju artikulaciju prava i obveza, upoznavanje s protokolom nakon registracije. Ako je isprava sastavljena bez prekršitelja i nema dovoljno činjenica o njegovom obavještavanju o datumu i mjestu sastavljanja zapisnika, tada će to predstavljati značajnu povredu postupovnih prava i može dovesti do poništenja zapisnika i raskida postupka. Općenito, svaka pogreška u protokolu, koja je, prema mišljenju Plenuma Vrhovnog suda Ruske Federacije, značajna, može dovesti do otkazivanja protokola i prekida postupka.

VAŽNO! Sve ispravke u protokolu, posebno u podacima navedenim u čl. 28.2 dio 2 Zakonika o upravnim prekršajima, mora biti ovjeren potpisom službene osobe koja sastavlja protokol i potpisom prekršitelja, koji potvrđuje da je upoznat s ovim ispravcima i da se slaže.

Manjim greškama u protokolu plenum smatra sve one nedostatke u podacima koji se mogu nadoknaditi u postupku meritornog razmatranja predmeta. Manji nedostaci, a to se u rješenju posebno navodi, su i ispunjavanje zapisnika u odsutnosti prekršitelja, ako je bio uredno obaviješten o datumu i mjestu sastavljanja zapisnika, a nije se pojavio na zakazanom mjestu. u navedeno vrijeme bez razloga ili iz neopravdanog razloga. Pravopisne pogreške u tekstu protokola nisu značajne i ne ostavljaju posljedice, osim, naravno, ako se ne radi o pogreškama u prezimenima.

Izricanje kazne bez sastavljanja protokola o upravnom prekršaju

U nekim situacijama možda neće doći do sastavljanja protokola o upravnom prekršaju. Ako se evidentira prekršaj koji ne predstavlja veliku javnu opasnost i za koji je predviđena kazna u vidu opomene ili novčane kazne, zapisnik nije potreban.

Sukladno čl. 28.6 Upravnog zakona, sastavljanje protokola nije potrebno ako se novčana kazna ili upozorenje odmah izreknu na licu mjesta. Ova situacija zahtijeva izdavanje rješenja u slučaju upravnog prekršaja, čiju kopiju također prima prekršitelj - osobno ili poštom, ako odbije osobni prijem.

Ali ako se prekršitelj ne slaže s donesenom odlukom (sa samim kršenjem zakona ili kaznom koja mu je primijenjena), ipak se sastavlja zapisnik o upravnom prekršaju koji se prilaže odluci.

Nova stranica 1

Priprema za sastavljanje zapisnika počinje određivanjem datuma i vremena sastanka, određivanjem kruga pitanja koja će se na njemu razmatrati. Ta se odluka obično formalizira dnevnim redom, koji će prilikom sastavljanja zapisnika činiti jedan njegov dio, a prije sastanka je dokument pomoću kojeg se obavještavaju sudionici sastanka. Zapisnik se sastavlja na temelju zapisnika koje je na sjednici vodio tajnik ručno ili diktafonom.

Zapisnik se sastavlja na općem obrascu koji obično sadrži sljedeće podatke: naziv ustanove (organizacije, poduzeća), vrstu dokumenta (protokola), mjesta za stavljanje broja i datuma, mjesto za tekst zapisnika, mjesto za naslov teksta.

Datum protokolaje dan održavanja sjednice (zapisnik se, u pravilu, sastavlja nakon sjednice). Ako je sastanak trajao nekoliko dana, tada se u datumu zapisnika navode datumi njegovog početka i završetka, na primjer: 21.01.-24.02.2002.

Broj protokola (indeks) je redni broj sastanka. Numeracija protokola provodi se unutar kalendarske godine ili mandata kolegijalnog tijela.

Naslov za test Protokol se razlikuje od dizajna ovog detalja u drugim dokumentima. Naslov u pravilu sadrži naznaku vrste kolegijalnog djelovanja (sastanak, sastanak, sastanak i sl.) i naziv kolegijalnog tijela u rodnom padežu, npr.: zapisnik sa sjednice odbora; sastanci osoblja; sastanci voditelja ustrojstvenih jedinica.

Tekst protokola sadrži uvodni i glavni dio.

U uvodnom dijelu protokola, nakon naslova, navode se inicijali i prezimena predsjedatelja i tajnika sjednice. Predsjedavajući - službena osoba koja vodi sjednicu; njegov položaj nije naveden u zapisniku; Tajnik – osoba odgovorna za organizaciju sastanka i dokumentiranje njegovih aktivnosti, tj. priprema i izvođenje protokola. U stalnim kolegijalnim tijelima tajnik je dužnosnik (tajnik znanstvenog vijeća, tajnik kolegija i dr.).

Iz novog retka iza riječi "Nazočni" abecednim redom navode se inicijali i prezimena stalnih članova kolegijalnog tijela, kao i inicijali, prezimena i dužnosti osoba pozvanih na sjednicu iz drugih organizacija. Tajnik sastavlja popis sudionika sastanka na dan sastanka jer popis se možda neće poklapati s onim što je prvotno namjeravano. Izrada zapisnika započinje sastavljanjem popisa sudionika sastanka.

Prilikom sastavljanja zapisnika proširene sjednice, u zapisniku se ne navode imena sudionika, već se njihov ukupan broj označava brojem. Određuje se na temelju rezultata registracije. Registracijski popisi prenose se tajniku sjednice i čine jedan od priloga zapisniku. U ovom slučaju, protokol označava: Prisutno: 57 ljudi. (popis je u prilogu).

Dnevni red unosi se u uvodni dio zapisnika. Sastoji se od popisa pitanja koja se raspravljaju na sjednici, utvrđuje redoslijed njihove rasprave i imena govornika (izvjestitelja). Unaprijed sastavljen dnevni red sastanka treba sadržavati optimalan broj pitanja koja se mogu razmatrati i raspravljati na sastanku. Njegov sadržaj određuje voditelj koji će voditi sastanak. Svaka točka dnevnog reda numerirana je arapskim brojevima i počinje prijedlogom "O" ili "O" (odgovara na pitanje "O čemu?"). Za svaku točku navode se inicijali i prezime izvjestitelja – službene osobe koja je izradila izvješće o ovom pitanju.

Tekst glavnog dijela protokola sastavlja se u skladu s redoslijedom pitanja utvrđenim dnevnim redom.

Tijelo teksta treba sadržavati onoliko dijelova koliko je točaka dnevnog reda. Sekcije su numerirane istim brojevima kao i dnevni red. Svaki odjeljak sastoji se od tri dijela: "SLUŠALI", "GOVORILI", "ODLUČILI" koji se ispisuju s lijeve margine. Nakon riječi „SLUŠANO“ u protokolarnom testu prikazuju se snimke govora glavnog govornika; iza riječi »GOVORIO« – zapisnik o očitovanjima sudionika u raspravi o pitanju; iza riječi "RIJEŠENO" - izreka odgovarajuće točke dnevnog reda. Ako se o jednom pitanju donosi više odluka, one se označavaju brojevima arapskim brojevima, prva znamenka označava broj točke dnevnog reda, a druga - broj donesene odluke. Na primjer:

Uobičajena praksa sastavljanja zapisnika ne predviđa bilježenje rezultata glasovanja, ali se u određenom broju zapisnika (primjerice, zapisnik glavne skupštine dioničara) navodi ukupan broj osoba koje su sudjelovale u glasovanju i raspodjela označeni su glasovi „Za“, „Protiv“, „Suzdržan“.

Odluke donesene na sjednici upoznaju se zaposlenici slanjem preslike zapisnika ili izvatka izreke. Također se prakticira izrada drugih upravnih dokumenata na temelju donesenih odluka, na primjer, odluke kolegijalnog tijela ili naloga čelnika organizacije.

U tekstu protokola svako prezime i inicijali govornika ispisuju se u novom retku u obliku nominativa. Navod govorne natuknice (obično u trećem licu jednine) od prezimena se odvaja crticom.

Ovisno o vrsti sastanka i statusu kolegijalnog tijela, odabire se oblik protokola. Može biti kratak, pun ili skraćen. Obrasci protokola razlikuju se jedan od drugog samo u cjelovitosti pokrivanja postupka sastanka; nemaju razlike u dizajnu.

Kratak protokol – ovo je dokument koji bilježi pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Takav se zapisnik, u pravilu, vodi samo u slučajevima kada se sastanak stenografira ili kada je sastanak operativnog karaktera. Korištenjem ovakvog protokola nemoguće je zamisliti tijek rasprave o temi, iznesena mišljenja, komentare, proces izrade administrativnog dijela protokola, tj. odluka uprave.

U puni protokol bilježe se ne samo teme o kojima se raspravljalo, donesene odluke i imena govornika, nego se bilježe i sadržaji izvješća i govora sudionika skupa, sva iznesena mišljenja, izrečena pitanja i primjedbe, komentari, stavovi. Cijeli zapisnik omogućuje dokumentiranje detaljne slike sastanka.

Doslovni protokol sastavlja se na temelju doslovnog izvješća sa sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu. Nakon uvodnog dijela u takav zapisnik upisuje se "Sjednica je stenografirana". Prijepis je obavezni prilog protokolu.

Zapisnik se sastavlja od rukom pisanih, stenografskih ili magnetofonskih zapisa snimljenih tijekom sastanka. Rukopisne bilješke vodi tajnik, a kvaliteta protokola ovisi o njegovoj stručnosti. U ovom slučaju, potrebna je sposobnost razumijevanja suštine pitanja o kojima se raspravlja i njihovo precizno zapisivanje. Ovi zapisnici su nacrt materijala za daljnju pripremu protokola. U nizu slučajeva govornici na skupu dostavljaju tajniku bilješke (teze) svojih govora, koje se potom uvrštavaju u tekst zapisnika. Međutim, češće se tajnik mora osloniti samo na svoje vještine kurzivnog pisanja, vođenja bilješki i stenografije. Nakon sastanka, tajnikove bilješke se kucaju, uređuju i arhiviraju kao službeni dokument. Vrijeme pripreme za protokol trenutno je određeno na tri dana.

Gotovo sve organizacije održavaju sastanke na kojima se raspravlja o operativnim pitanjima. Vrlo često se takvi sastanci nazivaju operativnim. Provode ih menadžeri na različitim razinama: od voditelja organizacije do voditelja strukturnih odjela. Operativni sastanci održavaju se u redovitim vremenskim razmacima (obično jednom tjedno) i obično se snimaju. Ako ustrojstvena jedinica ili rukovoditelj koji održava sjednicu nema tajnika, vođenje zapisnika operativne sjednice može se povjeriti jednom od djelatnika jedinice.

Opća pravila za sastavljanje protokola

Naš rječnik

Protokol– dokument koji sadrži dosljedan zapis o tijeku rasprave o pitanjima i odlučivanju na sastancima, sastancima, konferencijama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Zapisnik se sastavlja na temelju zvučnih zapisa ili grubih rukom pisanih bilješki koje tijekom sjednice vodi tajnik ili drugi zaposlenik, kao i materijala pripremljenih za sjednicu (tekstovi izvješća, govori, potvrde, prijedlozi odluka, dnevni red, popisi sudionici itd.).

Ako je na sjednici napravljena zvučna snimka, ona se nakon sjednice reprintira, zatim se napisani tekst montira i u obrađenom obliku unosi u zapisnik. Rok predviđen za izradu zapisnika sa sastanka ne smije biti duži od tri do pet dana od datuma sastanka. Zapisnici operativnih sastanaka sastavljaju se i izvršavaju na dan sastanka ili u roku od jednog ili dva dana nakon sastanka.

Protokoli mogu biti potpuni ili kratki. Potpuni protokol sadrži zapisnik svih govora na skupu, postavljenih pitanja govorniku, govora osoba koje su sudjelovale u raspravi i donesenih odluka.

Kratak protokol sadrži samo imena govornika, temu govora, sažetak govora i donesene odluke.

Tijek operativnih sastanaka u pravilu se bilježi u kratkim zapisnicima.

Zapisnik sa sjednice sastavlja se na općem obrascu, standardnom listu A4 papira ili posebno izrađenom obrascu zapisnika.

Obavezni detalji protokola su:

• ime kompanije;
• naziv vrste dokumenta (ZAPISNIK) s naznakom vrste sastanka;
• datum sastanka;
• registarski broj protokola;
• mjesto održavanja sastanka;
• potpisi.

Datum protokola je datum događaja.

Problemi i rješenja

Sastavljanje zapisnika operativnih sastanaka često je teško. Pogledajmo one najčešće.

■ Problem: tajnik ili netko od mlađih zaposlenika koji vodi zapisnik možda ne razumije bit teme o kojoj se raspravlja, pa ima poteškoća u bilježenju tijeka rasprave o temi.

Što uraditi? U takvim situacijama, tajnik bi trebao kontaktirati člana osoblja koji je govorio na sastanku ili bilo kojeg drugog člana osoblja koji može pružiti pojašnjenje.

■ Problem: Budući da se operativni sastanci često održavaju bez strogih pravila, tajnica možda neće imati vremena zabilježiti sve što se događa tijekom sastanka.

Što uraditi? U tom slučaju može pomoći snimanje zvuka tijekom sastanka i sastavljanje zapisnika na temelju njegovog transkripta.

■ Problem: U raspravi o nekom pitanju mogu se iznijeti i bitni i nebitni ili čak nevažni podaci, a tajniku može biti teško identificirati glavne (bitne) podatke, što se mora unijeti u zapisnik.

Što uraditi? U tom slučaju tajnik prije sastavljanja zapisnika mora analizirati sve podatke, odvojiti bitno od nevažnog i u zapisnik uvrstiti samo najvažnije podatke.

Tekst kratkog protokola

Tekst protokola sastoji se od dva dijela: uvodnog i glavnog.

U uvodni dio U kratkom protokolu navode se imena predsjedatelja i tajnika, položaji i imena sudionika (nazočnih) i pozvanih osoba te dnevni red. Ako je na sjednici više od 15 sudionika, u zapisniku se može navesti ukupan broj sudionika, a popis nazočnih s naznakom njihovih funkcija i imena daje se u prilogu zapisnika, na primjer:

Prisutni: članovi uprave u broju od 16 osoba. (popis je u prilogu).

Imena osoba pozvanih na sastanak navode se iza riječi "Pozvani", uz naznaku položaja osobe i naziva organizacije.

U dnevnom redu navode se pitanja koja su predmet razmatranja, a može se dodatno naznačiti i funkcija i prezime izvjestitelja (govornika). Ako ima više pitanja, ona se označavaju arapskim brojevima i poredaju po redu rasprave. Točke dnevnog reda formulirane su s prijedlogom "o" ("o"), na primjer:

Bilješka

Točke dnevnog reda moraju biti formulirane precizno i ​​jasno, odražavajući bit pitanja o kojem se raspravlja. Ne preporučuje se uključivanje točke „Razno“ ili „Razna pitanja“ na dnevni red.

Tekst glavni dio Kratki protokol sastoji se od zasebnih dijelova prema broju pitanja na dnevnom redu. Sekcije su numerirane arapskim brojevima u skladu s dnevnim redom. Svaki od njih izgrađen je prema sljedećoj shemi:

Ove ključne riječi za protokol tiskane su velikim slovima s ruba lijeve margine i mogu se pojaviti podebljano. Iza riječi SLUŠALI u nominativu navodi se prezime govornika i točka dnevnog reda, nakon čega se ukratko iznosi sadržaj govora u 3. licu jednine.

U dijelu „ODLUČIO: (ODLUČIO:)“ donesena odluka se ispisuje kratko, precizno, lakonski, kako ne bi došlo do dvostrukog tumačenja. Odluke su formulirane u preskriptivnom obliku: “Pripremiti...”, “Predvidjeti...”, “Obavijestiti...”. O jednom pitanju može se donijeti više odluka. U tom slučaju se numeriraju arapskim brojevima vezanim uz redni broj točke dnevnog reda, npr.

Ako je potrebno, uz odluku se navode i rezultati glasovanja: broj glasova za, protiv i suzdržanih glasova.

Od teorije do prakse

Zamislimo da smo nakon prepisivanja snimke napravljene rukom ili diktafonom dobili tekst na temelju kojeg trebamo sastaviti kratki zapisnik:

Točka dnevnog reda: 2. O tijeku rekonstrukcije skladišta gotovih proizvoda br.

Tekst govora:

Vasiljev P.R. Prema planu rekonstrukcije krajem mjeseca, 25., trebali smo započeti s postavljanjem regala i ugradnjom podiznih mehanizama. CJSC "Profil" - naš dobavljač opreme za regale - krši rokove. 20. smo trebali primiti prvu seriju, 10 dana kasnije - drugu. Isporuku imamo u dva jednaka lota, kako je navedeno u ugovoru. Platili smo u cijelosti, odnosno 100% avans, jer kad smo zadnji put prenamijenili prvo skladište, nismo imali problema s njima. Danas je 28. i još ga nismo dobili. Slali smo im faksove, zvali ih, jučer su nam odgovorili da je prva serija otpremljena, ali to će trajati dva-tri dana, odnosno imali smo kašnjenje zbog dobavljača. Mislim da im trebaju službeno podnijeti pritužbu u vezi kršenja rokova isporuke.

Za izradu protokolarnog zapisa potrebno je istaknuti najvažnije podatke. Da bismo to učinili, pokušajmo postaviti niz pitanja i dobiti odgovore na njih. Iz gornjeg teksta možemo dobiti odgovore na sljedeća pitanja:

Vidimo da tekst sadrži informacije koje se ne odražavaju u odgovorima: organizacija je platila robu u cijelosti, a izvršeno je 100% plaćanje unaprijed, budući da postoji pozitivno iskustvo suradnje s CJSC Profile. Jesu li ove informacije relevantne za situaciju koja se razmatra? Očito, ne, stoga ovaj ne mora biti uvršten u protokol. Dakle, na temelju odgovora na pitanja koja smo dobili, možemo sastaviti kratki protokol govora:

2. SLUŠANO:

Vasiljev P.R.

Otpremu prve serije regalne opreme izvršio je dobavljač ZAO Profil mimo roka, zbog čega nisu ispoštovani rokovi rekonstrukcije skladišta broj 2. Prva serija opreme trebala je stići 20. prosinca, drugi - 10 dana kasnije. Postavljanje regala i montaža mehanizama za podizanje trebalo je započeti 25. prosinca. Prema dobavljaču, prva serija opreme stići će najranije od 30. do 31. prosinca. Predložio je podnošenje tužbe zbog kršenja rokova isporuke.

Bilješka

Ako su u govoru korišteni izrazi "20.", "25.", itd., u protokolu se mora navesti određeni mjesec, na primjer: "20. prosinca", "25. prosinca" itd.

Pretpostavimo da na sastanku tijekom rasprave o trenutnoj situaciji nije podržan prijedlog podnošenja tužbe. Odlučeno je uputiti zamolnicu dobavljaču u vezi s potrebom poštivanja rokova isporuke utvrđenih ugovorom. Odluka u ovom slučaju treba biti zabilježena u protokolu na sljedeći način:

ODLUČIO:

Pripremite i pošaljite ZAO Profil pismo zahtjeva u vezi s potrebom poštivanja rokova isporuke opreme za regale.

Odgovorni izvršitelj - Vasiliev P.R.

Datum dospijeća - (datum).

Pogledajmo još jedan primjer.

Točka dnevnog reda: 5. O provođenju revizije financijskih i gospodarskih aktivnosti podružnice društva u gradu Permu

Tekst govora:

Medvedev V.V. Tijekom ove godine financijski odjel i naš računovodstveni odjel više su se puta susreli s činjenicom da nam je podružnica u Permu dostavljala izvješća s pogreškama. Dva puta su sami otkrili te greške, obavijestili nas o tome i potom poslali ispravljena izvješća. Dva puta je naše računovodstvo otkrilo greške u obračunima, kao i činjenicu da troškovi poslovnice nisu bili uključeni u stavke za koje je to trebalo učiniti. Ako se te pogreške ne isprave na vrijeme, moglo bi doći do problema s plaćanjem poreza. Naši stručnjaci također su primijetili da se rokovi stalno krše. podnošenje izvješća o troškovima reprezentacije. Šefica računovodstva podružnice dva puta nas je posjetila na službenim putovanjima, otklonili smo propuste podružnice, ali stanje je ostalo gotovo nepromijenjeno. Voditelj administrativne i gospodarske službe Polozov R.A. također se požalio da je bilo problema s troškovima prijevoza u Permu. Činjenica je da mu se prvo predoče izvješća o troškovima prijevoza, a zatim on u računovodstvo predaje zbirno izvješće za sve poslovnice. Uzimajući sve ovo u obzir, smatram da je potrebno organizirati i provesti reviziju financijskih i gospodarskih aktivnosti podružnice u Permu kako bi se izbjegli problemi u budućnosti.

Nadglednik:Što mislite tko bi trebao biti uključen u povjerenstvo i koliko će trajati očevid?

Medvedev V.V. Mislim da nam trebaju tri osobe: jedna za računovodstvo, druga za financijsku službu, treća za administrativno-ekonomsku službu i logistiku. Prethodno smo s pročelnicima odjela razgovarali tko bi mogao ići, pa predlažem tri osobe: zam. glavni računovođa Somov S.S., revizor Yastrebov A.A. i vodeći inženjer Sokolov B.B. Provjera se može izvršiti u roku od 3-5 dana.

Analizirajmo tekst glavnog govora prema istoj shemi:

	1) Financijska služba i računovodstvo matičnog društva 2) Podružnica u Permu
Što radi (učinio)?	1) (Podružnica u gradu Permu) podnosi izvješća s pogreškama, troši troškove ne na stavke za koje bi to trebalo učiniti, krši rokove podnošenje izvješća o troškovima reprezentacije. 2) (Financijska služba i računovodstvo matičnog društva) analizirali su učinjene propuste kod glavnog računovođe podružnice. 3) (Financijski odjel i računovodstveni odjel matične tvrtke) predlažu organiziranje i provođenje revizije financijskih i gospodarskih aktivnosti podružnice u Permu, slanjem tri zaposlenika organizacije
	Tijekom ove godine
	Nema pozitivnih rezultata

I u ovom slučaju vidimo da sekundarne informacije ostaju u tekstu. Prije svega, to je spominjanje voditelja administrativno-ekonomske službe R.A.Polozova, koji se također požalio da podružnica ima problema s troškovima prijevoza. Ove podatke svrstavamo u sekundarne iz razloga što su izvješća o troškovima prijevoza samo inicijalno prezentirana voditelju službe za upravu i gospodarstvo radi izrade zbirnog izvješća. Budući da je trenutni postupak prijave troškova prijevoza drugačiji, ovaj podatak nije od velike važnosti za ocjenu postojećeg stanja.

Sekundarna informacija također treba sadržavati napomenu da je dva puta pogreške otkrila sama podružnica, a dva puta računovodstvo matične organizacije. Možemo jednostavno reći da su greške otkrivene više puta.

Sažeti protokoli ne odražavaju pitanja postavljena govorniku. No, ako u odgovoru na postavljeno pitanje ima bitnih podataka, to se upisuje u zapisnik o govoru. U gornjem primjeru radi se o podacima tko se predlaže za ulazak u povjerenstvo.

Na temelju dobivenih odgovora možemo sastaviti protokolarnu snimku govora:

SLUŠANO:

Medvedev V.V.

Podružnica u Permu je tijekom ove godine u više navrata podnosila izvješća s greškama, knjižila troškove na pogrešnim stavkama za koje bi trebala biti učinjena, a izvješća o troškovima reprezentacije podnosila je u suprotnosti s rokovima. Unatoč analizi grešaka sa šefom računovodstva podružnice, situacija se nije promijenila. Smatra potrebnim provesti reviziju financijskog i gospodarskog poslovanja podružnice, uključujući zamjenika u komisiju. glavni računovođa Somov S.S., revizor Yastrebov A.A. i vodeći inženjer Sokolov B.B.

Ako se tijekom rasprave o pitanju donese odluka o provođenju inspekcijskog nadzora, odluku treba formulirati u protokolu na sljedeći način:

ODLUČIO:

Pripremite nacrt naloga o stvaranju komisije za reviziju financijskih i ekonomskih aktivnosti podružnice u Permu, dogovorite se o vremenu revizije s direktorom podružnice u Permu.

Odgovorni izvršitelj - Medvedev V.V.

Rok - (datum)

V.F. Jankovaja,
dr.sc. ist. znanosti, zamj Ravnatelj VNIIDAD-a

Uvod.

Dokumentacija upravljačkih aktivnosti obuhvaća sve procese koji se odnose na snimanje (snimanje) na različite medije i obradu, prema utvrđenim pravilima, informacija potrebnih za provođenje upravljačkih radnji. Dokumentacija se vodi na prirodnom jeziku (rukom pisani i tipkani dokumenti, uključujući telegrame, telefonske poruke, strojne poruke), kao i na umjetnim jezicima uz korištenje novih medija (bušene kartice, bušene vrpce, magnetske vrpce, kartice, diskete itd. .)"

Sastav upravljačkih dokumenata određen je nadležnošću i funkcijama organizacije, postupkom rješavanja pitanja, opsegom i prirodom odnosa s drugim organizacijama i fiksiran je u tablici dokumenata. Jedinstvo pravila za dokumentiranje upravljačkih radnji na svim razinama upravljanja osigurava se korištenjem Državnog sustava dokumentacijske podrške za upravljanje (GSDMOU) i jedinstvenih dokumentacijskih sustava (USD).

Jedinstveni dokumentacijski sustavi su skup međusobno povezanih dokumenata kreiranih prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima koji sadrže podatke potrebne za upravljanje u određenom području djelatnosti. DSD-ovi su namijenjeni za korištenje kako uz pomoć računalne tehnologije tako i uz tradicionalne metode obrade informacija.

Upravljački dokumenti po nazivu, obliku i sastavu detalja moraju biti u skladu s USD-om, zahtjevima Državne proračunske obrazovne ustanove, propisima (poveljama) o organizaciji i drugim regulatornim dokumentima koji sadrže pravila dokumentacije.

Svrha ovog testa je dati koncept protokola, odražavati pravila za njegov dizajn, te također pokazati koji oblici protokola postoje.

1. Pojam protokola i njegova svrha.

Među dokumentima upravljanja posebno mjesto zauzimaju protokoli. Dio su jedinstvenog sustava organizacijske i upravne dokumentacije.

Zapisnik - dokument kojim se bilježi tijek rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sjednicama, sjednicama, konferencijama

Mora se imati na umu da se u aktivnostima organizacija i poduzeća često sastavljaju dokumenti pod nazivom "Protokol", ali ne potpadaju pod gornju definiciju. Tako se u području ugovornih odnosa sastavljaju protokoli namjera, protokoli nesuglasica, protokoli suglasnosti; Među glavnim dokumentima glavne skupštine dioničara, zakonodavstvo navodi zapisnike komisije za brojanje itd. Ove vrste protokola slične su namjeni aktima: oni bilježe i potvrđuju činjenice ili događaje.

Protokoli se sastavljaju u svakoj organizaciji u kojoj postoje privremena ili stalna kolegijalna tijela, komisije i sl. Oblik njihovog djelovanja je razmatranje aktualnih pitanja na sastancima ili sastancima te zajedničko odlučivanje, često i glasovanjem.

Pojavom dioničkih društava u našoj zemlji povećana je pažnja prema ovoj vrsti dokumenata. Najviša tijela upravljanja dioničkog društva su kolegijalna, a protokoli koji odražavaju njihovo djelovanje postaju jedan od najvažnijih dokumenata upravljanja. Riječ je o zapisnicima sa skupština dioničara, sjednica upravnog i upravnog odbora. Nije slučajno da Savezni zakon "O dioničkim društvima" i drugi pravni akti posvećuju posebnu pozornost sadržaju ovih dokumenata.

2. Pravila za sastavljanje protokola

Zapisnik - dokument koji sadrži dosljedan zapis o tijeku rasprave o pitanjima i odlučivanju na sastancima, sastancima, konferencijama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Protokol odražava aktivnosti zajedničkog odlučivanja kolegijalnog tijela ili grupe radnika. Od zapisnika sa sastanaka nastalih u poslovima upravljanja organizacijama, potrebno je razlikovati zapisnike istražnih, nekih upravnih tijela i tijela za zaštitu javnog reda i mira (npr. protokol sanitarnog inspektora, protokol prometne nesreće itd.). .), kao i protokole ugovornog tipa (protokole nesuglasica, protokole mirenja nesuglasica, protokole dogovora o cijenama i sl.).

Sastanci stalnih i povremenih kolegijalnih tijela (kolegiji saveznih izvršnih tijela, sastanci radnih kolektiva, sastanci dioničara, sastanci upravnih odbora itd.) podliježu obveznom zapisniku. Zapisnik se sastavlja na temelju zapisa o tijeku sjednice, stenograma, zvučnih zapisa i materijala pripremljenih za sjednicu (tekstovi izvješća, govori, potvrde, prijedlozi odluka, dnevni red, popisi pozvanih i dr.).

U zapisniku se iskazuju sva mišljenja o razmatranim pitanjima i sve donesene odluke. Zapisnik vodi tajnik ili druga imenovana osoba. Za točnost zapisa u zapisniku odgovorni su predsjednik i tajnik koji vode sjednicu. Potrebni detalji protokola su:

· ime kompanije;

· naziv vrste dokumenta;

· datum i matični broj;

· mjesto sastavljanja ili izdanja;

· naslov teksta;

· potpisi.

3.Vrste protokola

Postoje dvije vrste protokola: puni i kratki.

puna protokol sadrži zapisnik svih govora na sastancima.

Kratak protokol - samo imena govornika i kratka napomena o temi govora.

Odluku o obliku zapisnika na sjednici donosi čelnik kolegijalnog tijela, odnosno čelnik organizacije.

Naslov protokola je naziv kolegijalnog tijela ili sastanka (Zapisnik sa sastanka povjerenstva za ovjeru...; zapisnik sa sastanka...).

Tekst cjelovitog protokola sastoji se od dva dijela: uvodnog i glavnog.

Na isti način oblikovan je uvodni dio u punom i kratkom obliku protokola. U njemu se navode imena predsjedatelja i tajnika, imena ili ukupan broj sudionika sjednice i pozvanih osoba (ako ima više sudionika, uz naznaku njihovog broja stavlja se napomena - "Popis sudionika je u prilogu"), i dnevni red.

U protokol se upisuju imena nazočnih, ako ih nema više od 15, abecednim redom, uz naznaku mjesta rada i položaja; ako ih je više prisutnih, sastavlja se poseban popis. U zapisnicima stalnih sjednica i povjerenstava ne navode se stavovi nazočnih. Popis nazočnih izvodi se u punoj širini s jednim proredom.

U tom slučaju riječi "Predsjedatelj", "Tajnik", "Prisutni" (bez navodnika) ispisuju se lijevo od polja, odvojene s dva razmaka od naslova i međusobno.

Uvodni dio završava dnevnim redom. Pitanja dnevnog reda raspoređena su prema stupnju složenosti, važnosti i predviđenom vremenu za raspravu. Pitanja su formulirana u nominativnom slučaju, numerirana arapskim brojevima i počinju prijedlozima "O", "Ob". Ne preporuča se formulirati pitanje ili skupinu pitanja s riječju „Razno“. Uz pitanje je navedeno ime govornika i njegova pozicija.

Riječi "dnevni red" centrirane su dva do tri mjesta od popisa sudionika.

Glavni dio teksta protokola za svaku točku dnevnog reda strukturiran je prema sljedećoj shemi: SLUŠALI SMO... GOVORILI... ODLUČILI (ODLUČILI)...

U rubrici „SLUŠANO” u kratkim protokolima navodi se ime govornika (govornika) i tema njegovog govora. Puni obrazac protokola sadrži prezime i inicijale izvjestitelja, sadržaj njegovog izvješća (poruka, informacija, izvješće). Ako tekst referata govornik iznosi u pisanom obliku, dopušteno je, nakon naznake teme govora, staviti napomenu: „tekst referata je u prilogu“. U rubrici „GOVORENJE“ u kratkim zapisnicima navedena su samo imena osoba koje su govorile u raspravi, au cjelovitim zapisnicima zabilježeni su i njihovi govori, uključujući pitanja govorniku. Ako je potrebno, iza imena govornika navodi se njegovo mjesto. U rubrici „ODLUČIO (ODLUČIO)“ upisuje se donesena odluka koja je formulirana kratko, točno i lakonski kako bi se izbjeglo dvostruko tumačenje. Uz odluku je naveden broj glasova „za“, „protiv“, „suzdržan“, kao i popis osoba koje nisu sudjelovale u glasovanju. Odluka može sadržavati jednu ili više točaka, poredane su po važnosti, a svaka je numerirana.

Ispred riječi "SLUŠANO" stavlja se broj u skladu s dnevnim redom. Riječi »SLUŠAO«, »GOVORIO«, »ODLUČIO (ODLUČIO)« ispisuju se s lijeve margine velikim tiskanim slovima i završavaju dvotočkom. Tekst rubrika “SLUŠALI”, “GOVORILI”, “ODLUČILI (ODLUČILI)” ispisuje se s proredom 1,5 od crvenog retka. Svako prezime i inicijali govornika ispisuju se u novom retku u nominativu, snimka govora odvaja se crticom od prezimena.

O donesenoj odluci sudionik sjednice ili sjednice može iznijeti posebno mišljenje koje se iskazuje na posebnom listu i prilaže zapisniku. Postojanje izdvojenog mišljenja upisuje se u zapisnik nakon sastavljanja odluke.

Tekst kratkog protokola također se sastoji iz dva dijela. U uvodnom dijelu navode se inicijali i prezimena voditelja (predsjedavajućeg), te funkcije, inicijali i prezimena osoba koje su nazočne sjednici.

Riječ "Prisutno" ispisuje se počevši od lijeve margine, podcrtava se, a na kraju riječi se stavlja dvotočka. U nastavku su navedena radna mjesta, inicijali i prezimena prisutnih. Nazivi poslova mogu biti naznačeni općenito. Višeredni nazivi poslova prisutnih su naznačeni s 1 proredom. Popis je od glavnog dijela protokola odvojen punom linijom.

Glavni dio protokola uključuje pitanja koja se razmatraju i odluke koje se o njima donose. Naziv pitanja numeriran je rimskim brojem i počinje prijedlogom "O" ("O"), otisnut u sredini veličinom slova br. 15 i podcrtan jednom crtom ispod posljednjeg retka. Ispod crte navedena su imena dužnosnika koji su govorili tijekom rasprave o ovom pitanju. Prezimena se ispisuju s proredom 1. Zatim je naznačena donesena odluka o tom pitanju.