Πρόγραμμα Ecm για αυτοματισμό ροής εργασιών boss-reviewer. Υποστήριξη σύνθετων οργανωτικών δομών

Ο BOSS-Referent είναι υπεύθυνος για:

• ανάπτυξη του ομώνυμου προϊόντος - το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent.
• ανάπτυξη δικτύου συνεργατών·
• συμβουλευτική και υποστήριξη συνεργατών και χρηστών του συστήματος·
• εκπαίδευση;
• προώθηση μάρκετινγκ προϊόντων.

Δίκτυο συνεργατών BOSS-Referent

Οι συνεργάτες της εταιρείας BOSS-Referent παρέχουν υπηρεσίες για την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, υποστήριξη των δημιουργούμενων λύσεων, προσαρμογή του συστήματος στα καθήκοντα των πελατών και εκπαίδευση χρηστών. Σε κάθε συνεργάτη εκχωρείται μία από τις τρεις καταστάσεις:

• Γενικός εταίρος - έχει εκτεταμένη ικανότητα, μεγάλο αριθμό πιστοποιημένων ειδικών και εμπειρία στην υλοποίηση πολλών έργων υλοποίησης.
• Συνεργάτης - έχει πιστοποιήσει ειδικούς BOSS-Referent που έχουν εκπαιδευτεί για την υλοποίηση έργων υλοποίησης.
• Μεταπωλητής - παραδίδει το EDMS BOSS-Referent.
• Το δίκτυο συνεργατών BOSS-Referent καλύπτει σχεδόν όλες τις περιοχές της Ρωσίας, καθώς και την Ουκρανία και το Καζακστάν. Στην ενότητα "Συνεργάτες" της ιστοσελίδας μας, μπορείτε να βρείτε έναν συνεργάτη στην περιοχή σας ή να επιλέξετε την εταιρεία που σας ενδιαφέρει στον αλφαβητικό κατάλογο.

Εξυπηρέτηση και υποστήριξη BOSS-Referent

Η συντήρηση των εφαρμοζόμενων συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων BOSS-Referent είναι δυνατή σε βασικές και προηγμένες εκδόσεις:

• Η υποστήριξη εγγύησης (βασική) παρέχεται από τον κατασκευαστή, BOSS-Referent.
• Παρέχεται εκτεταμένη τεχνική υποστήριξη από συνεργάτες BOSS-Referent.
• Εκπαιδευτικά μαθήματα BOSS-Referent

Η εταιρεία BOSS-Referent παρέχει εκπαίδευση στη Μόσχα στα ακόλουθα μαθήματα:

• "Μεθοδολογία για την εφαρμογή του EDMS BOSS-Referent"
• "Βασικές αρχές διαχείρισης του EDMS BOSS - Referent"
• Η εκπαίδευση ειδικών συνεργατών της εταιρείας BOSS-Referent στο πλαίσιο του προγράμματος συνεργατών είναι δωρεάν.

Ιστορία

Τον Ιανουάριο του 2012 έγινε γνωστό ότι στον όμιλο IT η δομή της διαχείρισης της πρακτικής της ECM (διαχείριση εταιρικού περιεχομένου, αποθήκευση εταιρικών πληροφοριών συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, EDMS) άλλαξε σοβαρά.

Τον Δεκέμβριο του 2011 εμφανίστηκε μια κατά 100% θυγατρική της εταιρείας διαχείρισης του ομίλου Business Logic 2.0, η οποία, εκτός από την εφαρμογή της ECM, θα αναλάβει νέα κατεύθυνση για τον όμιλο - συστήματα διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPM).

Μέχρι αυτό το σημείο, η πρακτική της ECM αντιπροσωπευόταν από τον μακροχρόνιο προγραμματιστή EDMS Boss-Referent and IT Information Management, που δημιουργήθηκε τον Απρίλιο του 2011, ο οποίος εφαρμόζει τέτοιο λογισμικό. Πριν από τη δημιουργία της «Information Management» ως ξεχωριστής εταιρείας, η υλοποίηση παρείχε το τμήμα του integrator.

Η κατεύθυνση είναι σημαντική για την ομάδα. Σύμφωνα με τον Tagir Yapparov, πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου της IT Co., τον περασμένο χρόνο περίπου 500 εκατομμύρια ρούβλια έπεσαν στο μερίδιο της πρακτικής της ECM. έσοδα. Με συνολικό εισόδημα για το 2010 σύμφωνα με την βαθμολογία "CNews100: Οι μεγαλύτερες εταιρείες πληροφορικής στη Ρωσία" 4,7 δισεκατομμύρια ρούβλια. Όσον αφορά τον αριθμό των εργαζομένων, σύμφωνα με τη νέα διευθύνουσα σύμβουλο της Business Logic και Boss Referent Maria Kamennova, τώρα εργάζονται περίπου 230 άτομα στην κατεύθυνση, εκ των οποίων περίπου 180 εργαζόμενοι βρίσκονται σε υλοποίηση. Στο τέλος του 2010, σύμφωνα με την αξιολόγηση του CNews, εργάζονταν συνολικά 1.550 άτομα στον όμιλο πληροφορικής.

Πριν από την άφιξη της εταιρείας Kamennova, ήταν υποταγμένοι σε διαφορετικούς ανθρώπους. Εταιρεία υλοποίησης - Georgy Podbutsky, ο οποίος παρέμεινε στην "Business Logic" ως αναπληρωτής διευθυντής υπεύθυνος για την ECM. Ηγέτης των προγραμματιστών ήταν ο Andrey Grib, ο οποίος τώρα αποχωρεί από το IT. Ο Γιαπάροφ αποδίδει την αποχώρησή του στο γεγονός ότι «δεν έχουν ενσωματωθεί όλοι οι ηγέτες στη νέα δομή του matrix, η οποία προβλέπει μεγαλύτερη ανάθεση ευθυνών».

Νομικά, η Boss Referent παρέμεινε ένας οργανισμός ανεξάρτητος από την Business Logic, ο οποίος ανήκει επίσης εξ ολοκλήρου στην εταιρεία διαχείρισης του ομίλου, λέει ο Yapparov. Ωστόσο, η πηγή του CNews στην ομάδα είναι βέβαιη ότι μιλάμε για πλήρη εκχώρηση της ανάπτυξης του EDMS στους υλοποιητές. «Το θέμα δεν περιορίστηκε στην αποχώρηση του Grib, άτομα από την εταιρεία υλοποίησης ήρθαν επίσης σε άλλες ηγετικές θέσεις στο Boss Referent», λέει. - Ο κανονικός επιχειρηματικός εσωτερικός ανταγωνισμός μεταξύ των δομών υπάρχει εδώ και πολύ καιρό, ακούγονταν και αμοιβαίες κατηγορίες για αποτυχίες. Τα τελευταία χρόνια, πολλοί διευθυντές έχουν αλλάξει στον εφαρμοστή. Τώρα το "Boss Referent" έχει γίνει πλήρως εξαρτημένο από τους εφαρμοστές."

Παρά την αναμόρφωση της σκηνοθεσίας, ο Tagir Yapparov σκοπεύει να διπλασιάζει τα έσοδα από τη δουλειά του κάθε χρόνο, δηλ. ήδη φέτος θα πρέπει να φτάσει το ένα δισεκατομμύριο ρούβλια. Σήμερα υπεγράφη συμφωνία μεταξύ της Business Logic και της γερμανικής εταιρείας ανάπτυξης BPM Metasonic. Υπάρχουν σχέδια για την υποστήριξη του "Boss Referent" πολλαπλών πλατφορμών: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, εκδόσεις για κινητά για iOS και Android. Σύμφωνα με ανώνυμο συνομιλητή του CNews, αρκετοί προγραμματιστές αποχώρησαν από την εταιρεία κατά τη διάρκεια της αναδιοργάνωσης και θα πρέπει να προσληφθούν νέοι για την υλοποίηση αυτών των σχεδίων. Πρόσφατα η «ΙΤ» ανακοίνωσε πρακτική άσκηση στην κατεύθυνση της ECM.

Το Σύστημα Υποστήριξης Τεκμηρίωσης Διαχείρισης BOSS-Referent είναι ένα πακέτο λογισμικού που επιτρέπει στους οργανισμούς να δημιουργούν αποτελεσματικά συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αυτοματισμού γραφείου, διασφαλίζοντας έτσι σημαντική αύξηση της αποτελεσματικότητας των δομών διαχείρισης. Ειδικότερα, η δημιουργία τέτοιων συστημάτων σε έναν οργανισμό επιτρέπει:

Βελτιώστε την ταχύτητα και την ποιότητα λήψης αποφάσεων

Ενίσχυση του ελέγχου της πειθαρχίας απόδοσης

Αύξηση της διαχειρισιμότητας του οργανισμού

Αυξήστε την παραγωγικότητα μεμονωμένων εργαζομένων, ομάδων εργασίας και του οργανισμού συνολικά.

Το σύστημα BOSS-Referent έχει μεγάλο αριθμό υλοποιήσεων και προορίζεται για επιχειρήσεις διαφόρων μεγεθών και μορφών ιδιοκτησίας:

• Μεγάλες εμπορικές επιχειρήσεις και εκμεταλλεύσεις
• ομοσπονδιακές αρχές
• Περιφερειακές αρχές και άλλες κρατικές επιχειρήσεις
• Εδαφικά κατανεμημένες επιχειρήσεις
• Εταιρείες με πολύπλοκη οργανωτική δομή
• Εταιρείες με μεγάλο όγκο γραφειοκρατίας
• Μικρές, ταχέως αναπτυσσόμενες εταιρείες.

Η λειτουργικότητα του συστήματος BOSS-Referent μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο από διευθυντές όσο και από επικεφαλής τμημάτων, ειδικούς πληροφορικής, υπαλλήλους, στελέχη, γραμματείς και άλλους υπαλλήλους επιχειρήσεων, χάρη σε ένα ευρύ φάσμα αυτοματοποιημένων επιχειρηματικών διαδικασιών:

• Εργαστείτε με εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού
• Επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων
• Διαχείριση Εξωτερικών Επαφών
• Εργασία με οργανωτικές συμβάσεις
• Διοργάνωση ειδησεογραφικών καναλιών και συνεδρίων
• Τήρηση καταλόγου του οργανισμού σε ηλεκτρονική μορφή
• Υποστήριξη μηχανικής υποστήριξης επιχειρηματικών εγκαταστάσεων του οργανισμού
• Οργάνωση και προγραμματισμός εκδηλώσεων.

Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων που έχει δημιουργηθεί με βάση το σύστημα διαχείρισης εγγράφων διαχείρισης BOSS-Referent μπορεί να αναπαρασταθεί υπό όρους ως συνδυασμός πολλών επιπέδων.

• "Υλικό": διακομιστές, σταθμοί εργασίας πελατών, τοπικά δίκτυα, μόντεμ, εκτυπωτές, σαρωτές, τροφοδοτικά αδιάλειπτης ισχύος και άλλα τεχνικά μέσα.
• Λειτουργικό σύστημα: λειτουργικό σύστημα δικτύου Windows, Linux, άλλα και πρωτόκολλα μεταφοράς που συνδυάζουν όλο το υλικό σε ένα ενιαίο συγκρότημα.
• Το Lotus Notes/Domino είναι μια πλατφόρμα λογισμικού εφαρμογών που αποτελεί πρόσθετο σε λειτουργικό σύστημα δικτύου και περιλαμβάνει εργαλεία για την αποθήκευση εγγράφων, την αναπαραγωγή (συγχρονισμό) δεδομένων, την αναζήτηση πλήρους κειμένου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και άλλους σημαντικούς μηχανισμούς.
• BOSS-Referent - εφαρμόζονται διασυνδεδεμένες ενότητες λογισμικού που λειτουργούν στο περιβάλλον Lotus Notes/Domino και υποστηρίζουν επιχειρηματικές διαδικασίες διαχείρισης και, εν μέρει, λειτουργική ροή εργασιών.
• Οργανωτική και κανονιστική υποστήριξη: κανονισμοί, κανόνες εργασίας, οδηγίες για χρήστες και διαχειριστές συστημάτων κ.λπ.

Το BOSS-Referent περιλαμβάνει ένα σύνολο διασυνδεδεμένων υποσυστημάτων που έχουν σχεδιαστεί για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού γραφείου:

• Λεξικά σε όλο το σύστημα
  • Κατάλογος Οργανισμού
  • Λεξικά
  • Εξωτερικοί προορισμοί
• Υπηρεσίες σε όλο το σύστημα
  • Συντονισμός
  • Παραγγελίες
  • Διακόπτης
  • Πρότυπα
  • Ληξίαρχος
  • Υπουργικό συμβούλιο
  • Σύστημα αναζήτησης
  • Ρυθμιστής
  • Αποθήκευση ηλεκτρονικών εικόνων
  • Πρωτόκολλο
• Λειτουργικά υποσυστήματα
  • γραφείο
  • Τα έγγραφα
  • Σημειώσεις γραφείου
  • Εξωτερικές επαφές
  • Έλεγχος συμβολαίων
  • Μηχανική υποστήριξη
  • συνέδρια
  • Νέα

Μια καλά σχεδιασμένη αρχιτεκτονική του συστήματος, η οποία βασίζεται στο άνοιγμα και την αρθρωτή δομή, συμβάλλει σημαντικά στην ευκολία και την ταχύτητα υλοποίησης του BOSS-Referent.
Το modularity παρέχεται από μια εξειδικευμένη βάση δεδομένων "Switch", η οποία χρησιμεύει ως "Κέντρο Ελέγχου" ολόκληρου του SDOU BOSS-Referent. Αυτή η ανεξάρτητη, λειτουργικά πλήρης ενότητα περιέχει πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα διαμόρφωση του συστήματος και τον απαραίτητο κώδικα προγράμματος για την οργάνωση της αλληλεπίδρασης μεταξύ βάσεων δεδομένων. Όλες οι βάσεις δεδομένων καταχωρούνται στον μεταγωγέα αυτόματα κατά την εγκατάσταση.
Η δεύτερη σημαντική λειτουργία που εκτελείται από το DB Switch είναι η διαμόρφωση των σταθμών εργασίας χρήστη. Η διαμόρφωση νοείται ως ένα σύνολο βάσεων δεδομένων συστήματος που είναι καταχωρημένες σε ξεχωριστό διακόπτη και απαιτούνται για την εργασία των χρηστών διαφορετικών τμημάτων της εταιρείας. Η ανάπτυξη του EDMS σε διάφορες διαμορφώσεις επιτρέπει σε κάθε εργαζόμενο να εργάζεται μόνο με τις δικές του βάσεις δεδομένων. Χρησιμοποιώντας το διακόπτη, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν απεριόριστο αριθμό διαμορφώσεων διαφορετικής πολυπλοκότητας, επαναλαμβάνοντας πλήρως το υπάρχον σχήμα ροής εργασιών στην επιχείρηση. Ο διακόπτης συνδέει γρήγορα τυχόν πρόσθετες μονάδες στο σύστημα και επίσης πλοηγείται στις βάσεις δεδομένων.
Το BOSS-Referent είναι ανοιχτό σε προγραμματιστές. Οποιαδήποτε βάση δεδομένων BOSS-Referent μπορεί να αλλάξει από τους προγραμματιστές του πελάτη. Επιπλέον, στο SDOU BOSS-Referent μπορεί να προστεθεί μια βάση δεδομένων που έχει αναπτυχθεί μόνος του, με την επιφύλαξη ορισμένων κανόνων και συμφωνιών.
Νέες βάσεις δεδομένων, φόρμες, προβολές, πράκτορες, στοιχεία σχεδίασης μπορούν να δημιουργηθούν στο σύστημα χρησιμοποιώντας τυπικά εργαλεία ανάπτυξης Lotus Domino Designer. Εκτός από τα ενσωματωμένα εργαλεία ανάπτυξης, η IT Co. παρέχει στον πελάτη ειδικά εργαλεία προγραμματιστή - Toolkit, που σας επιτρέπει να δημιουργείτε γρήγορα τις δικές σας βάσεις δεδομένων και να τις ενσωματώνετε με το BOSS-Referent χωρίς να παραβιάζετε την ακεραιότητα του συστήματος, καθώς και να αλλάζετε οποιαδήποτε ενότητα του πληροφοριακού περιβάλλοντος της.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για όλες τις αλλαγές στην έκδοση 2.56.1 εδώ.

3 Λειτουργική ενότητα "Γραφείο" Πλήρης κύκλος εργασίας με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία: Χρήση προτύπων καρτών εγγράφων Καταχώρηση αλληλογραφίας Αποστολή εγγράφων για εξέταση, λήψη αποφάσεων Σχηματισμός φύλλων εξοικείωσης Παρακολούθηση της θέσης του πρωτοτύπου χαρτιού Εκτέλεση, εξοικείωση, αποστολή "σε αρχείο" Σάρωση εγγράφων και επεξεργασία εγγράφων που λαμβάνονται μέσω και από τον διακομιστή φαξ Κράτηση αριθμών για εξερχόμενα έγγραφα Υποστήριξη για κεντρικές, αποκεντρωμένες και μικτές μορφές ροής εργασιών

4 Δημιουργία του AC ενός εισερχόμενου εγγράφου δημιουργία νέου αντισυμβαλλομένου από την κάρτα εγγράφων ελέγξτε το έγγραφο για εκ νέου εγγραφή καθορίστε το αρχείο καταγραφής για αυτόν τον τύπο εγγράφου καθορίστε την προθεσμία και την εισερχόμενη ανάλυση 1) εκτυπώστε ένα αυτοκόλλητο ή μια κάρτα με γραμμωτό κώδικα 2 ) επισύναψη εικόνας σαρωμένου εγγράφου: από τοπικό δίσκο από σαρωτή (κανονικό ή σάρωση με γραμμικό κώδικα)

5 Εγγραφή Υποστήριξη για σύνθετους αριθμούς εγγραφής. Ρυθμίστε πρότυπα αρίθμησης για όλους τους τύπους εγγράφων. Δυνατότητα χρήσης πολλαπλών μορφών για έναν μετρητή. Μια σφραγίδα εγγραφής, ένας αριθμός και ένας γραμμωτός κώδικας τοποθετούνται στο έγγραφο. Είναι δυνατή η χρήση μιας απλοποιημένης αποστολής RK.

6 Αναθεώρηση Δυνατότητα εξέτασης του εγγράφου από πολλούς υπαλλήλους. Δυνατότητα χρήσης τυπικών διαδρομών για εισερχόμενα έγγραφα. Δυνατότητα δημιουργίας πρόχειρων αναλύσεων και χρήσης προτύπων ανάλυσης θέτοντας ένα έγγραφο υπό έλεγχο καθορίζοντας τον τύπο ελέγχου, επιλέξτε έναν ελεγκτή ή μονάδα ελέγχου προσθέστε μια ρήτρα ανάλυσης με μη αυτόματο τρόπο ή από μια προβολή προτύπου / αλλάξτε ένα σχέδιο ανάλυσης που δημιουργήθηκε προηγουμένως

7 Παράγραφος ψηφίσματος Αναφέρεται ο υπεύθυνος εκτελεστής και οι συνεκτελεστές, υποκείμενο, όρος, ελεγχόμενο πρόσωπο. Δημιουργούνται οδηγίες για τα σημεία ελέγχου της ανάλυσης, για σημεία μη ελέγχου - το έγγραφο αποστέλλεται για έλεγχο. διορθώστε τη μεταφορά του πρωτοτύπου δημιουργήστε μια παραγγελία με περιοδικό έλεγχο

8 Εντολές Ο εκτελεστής λαμβάνει ειδοποίηση σχετικά με την παραλαβή εντολής για εκτέλεση. Ο συγγραφέας και ο ελεγκτής της παραγγελίας μπορούν: να προσαρμόσουν την προθεσμία αλλάξουν οι εκτελεστές να ακυρώσουν τις οδηγίες Ο συγγραφέας, ο ελεγκτής, οι εκτελεστές λαμβάνουν ειδοποιήσεις σχετικά με παραβίαση των προθεσμιών.

9 Εκτέλεση εντολών Ο εκτελεστής της εντολής μπορεί: να δημιουργήσει μια νέα εντολή με βάση την παραγγελία του (αλυσίδα εντολών), εάν είναι απαραίτητο, να εισαγάγει μια αναφορά για την εκτέλεση για συνεκτελεστές δημιουργώντας ένα νέο έγγραφο Λαμβάνοντας μια αναφορά από την παραγγελία του ένας συνεκτελεστής ή μια θυγατρική εντολή Τοποθέτηση συνημμένου Σύνδεσμος σε ένα έγγραφο που είχε προετοιμαστεί προηγουμένως Απλώς τοποθέτηση σχολίου στην αναφορά εκτέλεσης εντολής εκτέλεσης

10 Έλεγχος εκτέλεσης Ο συντάκτης και ο ελεγκτής της παραγγελίας μπορούν να εγκρίνουν την παραγγελία ή να την επιστρέψουν για αναθεώρηση. Έλεγχος πειθαρχίας απόδοσης: αναφορές πειθαρχίας απόδοσης (δημιουργός αναφορών ReportsMan). η παραγγελία εκτελείται η παραγγελία είναι καθυστερημένη η εντολή εκτελείται ο ελεγκτής μπορεί να εγκρίνει την παραγγελία απευθείας στην κάρτα παραστατικών

12 Προετοιμασία της εξερχόμενης 1. Συμπληρώστε τα πεδία της κάρτας Τα απαιτούμενα πεδία επισημαίνονται με το εικονίδιο μερικά από τα πεδία μπορούν να συμπληρωθούν από προεπιλογή η τιμή εισάγεται απευθείας στο πεδίο

13 Προετοιμασία της εξερχόμενης 2.Τοποθετήστε το έγγραφο εισάγετε το κείμενο στο πεδίο "Περιεχόμενο" προσθέστε ένα συνημμένο από τον τοπικό δίσκο από τη βάση δεδομένων Πρότυπα από το σαρωτή Ένα συνημμένο μπορεί να επισυναφθεί στο πρότυπο κάρτας εκ των προτέρων. Το μέγεθος του συνημμένου μπορεί να περιοριστεί από τον διαχειριστή του συστήματος.

15 Προετοιμασία εξερχόμενων 3. Δημιουργήστε μια διαδρομή αλλάζοντας μια υπάρχουσα διαδρομή Η διαδρομή μπορεί να οριστεί: 1) "σκληρή" - δεν μπορείτε να αλλάξετε τους εγκρίοντες και τη σειρά έγκρισης 2) "ευέλικτη" - μπορείτε να διαγράψετε και να προσθέσετε εγκρίσεις 3) μπορείτε να προσθέσετε νέα, αλλά δεν μπορείτε να διαγράψετε τα προεπιλεγμένα. Οι παράμετροι διαμορφώνονται για κάθε στάδιο διαπραγμάτευσης.

21 Έγκριση του εγγράφου Πρόσθετη έγκριση και ανάθεση Προσθήκη. έγκριση – ένας πρόσθετος κλάδος έγκρισης. Στο έγγραφο επικολλάται η θεώρηση του κύριου συντονιστή, ανεξάρτητα από τις αποφάσεις του πρόσθετου. συντονιστές. Αντιπροσωπεία - η θεώρηση του υπαλλήλου στον οποίο ανατέθηκε η έγκριση επικολλάται στο έγγραφο.

28 Ενότητα «Προσφυγές πολιτών» Πλήρης κύκλος διεκπεραίωσης προφορικών και γραπτών προσφυγών: Καταχώριση προσφυγών Εξέταση Διαμόρφωση αποφάσεων, εκτέλεση Προετοιμασία με έγκριση απάντησης στην προσφυγή Σχηματισμός σχετικών αιτημάτων προς εξωτερικούς οργανισμούς Καταχώριση απαντήσεων σε αιτήματα εξωτερικών οργανισμών

30 Συγγραφείς προσφυγών Εργασία με συντάκτες προσφυγών: Δυνατότητα σύνδεσης του βιβλίου αναφοράς "Ταξινομητής ρωσικών διευθύνσεων" (KLADR) Πλήρεις πληροφορίες για τον συγγραφέα: πλήρες όνομα, διεύθυνση, τόπος εργασίας, κοινωνική θέση, παροχές κ.λπ. Το EDMS BOSS-Referent έχει περάσει την πιστοποίηση FSTEC που απαιτείται για την πιστοποίηση όσον αφορά την κατηγορία προστασίας προσωπικών δεδομένων στα επίπεδα 2-4.

31 Υποστήριξη για διαδικασίες λήψης αποφάσεων Τύποι εγγράφων που υποβάλλονται σε επεξεργασία στη διαδικασία λήψης αποφάσεων: Το τεκμηριωτικό στοιχείο της διαδικασίας λήψης αποφάσεων είναι αυτοματοποιημένο στο σύστημα BOSS-Referent. Αίτηση για σημείωμα υπηρεσίας ORD Συμβόλαιο Προσχέδιο εξερχόμενου εγγράφου Οι επιχειρηματικές διαδικασίες στη μονάδα Λήψης Αποφάσεων υλοποιούνται χρησιμοποιώντας τυπικές διαδικασίες λήψης αποφάσεων.

32 Λειτουργική ενότητα "Λήψη αποφάσεων" Στη βάση δεδομένων Η λήψη αποφάσεων πραγματοποιείται: Διαμόρφωση διαδρομής κίνησης εγγράφων Αλλαγή διαδρομής "εν πτήσει" Έλεγχος κίνησης εγγράφων Καταχώριση εγγράφων (συμπεριλαμβανομένης της αυτόματης εγγραφής) Κράτηση αριθμών για συμβάσεις, ORD και σχέδιο εξερχόμενων εγγράφων , εξοικείωση και ταχυδρομική αποστολή Σχηματισμός οδηγιών για έγγραφα και έλεγχος της εκτέλεσής τους 37 Υπηρεσία ειδοποιήσεων Ο χρήστης ενημερώνεται για όλα τα συμβάντα του συστήματος, καθώς και για ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν στο σύστημα, μέσω ειδοποιήσεων που φθάνουν: Οι ειδοποιήσεις χωρίζονται σε: Εργασίες Ενημερωτικά μηνύματα στη βάση δεδομένων Cabinet (εμφανίζονται στο Ημερολόγιο στην αρχική σελίδα) σε γραμματοκιβώτιο Lotus Notes ή άλλο σύστημα αλληλογραφίας

Αραβικά Βουλγαρικά Κινεζικά Κροατικά Τσεχικά Δανικά Ολλανδικά Αγγλικά Εσθονικά Φινλανδικά Γαλλικά Γερμανικά Ελληνικά Εβραϊκά Χίντι Ουγγρικά Ισλανδικά Ινδονησιακά Ιαπωνικά Κορεατικά Λετονικά Λιθουανικά Μαδαγασκικά Νορβηγικά Περσικά Πολωνικά Πορτογαλικά Ρουμάνικα Ρώσικα Σερβικά Σλοβακικά Σλοβενικά Ισπανικά Σουηδικά Τουρκικά Βιετναμέζικα

ορισμός - BOSS-Αναφορά

ΑΦΕΝΤΙΚΟ-Αναφορά

Από την Βικιπαίδεια, την ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια

Σύστημα ΑΦΕΝΤΙΚΟ-Αναφοράέχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί τη ροή εργασιών διαχείρισης και τις εργασίες γραφείου. Ιδρύθηκε το 1996, σήμερα η BOSS-Referent EDMS είναι ένας από τους ηγέτες στη ρωσική αγορά λύσεων κατηγορίας ECM (Enterprise Content Management). Από όλες τις θέσεις εργασίας EDMS που εγκαταστάθηκαν το 2008, το 25%, δηλαδή κάθε 4η, εφαρμόστηκε στο σύστημα BOSS-Referent (σύμφωνα με την έρευνα αγοράς EDMS που δημοσιεύτηκε από την DSS Consulting).

Το μεγαλύτερο EDMS στη Ρωσία κατασκευάστηκε στην πλατφόρμα BOSS-Referent στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας (FTS) - περισσότεροι από 85.000 χρήστες και στην εταιρεία MTS - το σύστημα ενώνει περισσότερους από 25.000 υπαλλήλους.

Σε ποιον απευθύνεται το EDMS BOSS-Referent;

Οι χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent είναι ομοσπονδιακές και περιφερειακές αρχές, κρατικές ενιαίες επιχειρήσεις, εμπορικές εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων των εκμεταλλεύσεων με μεγάλη δομή υποκαταστημάτων, και μικροί οργανισμοί.

Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων με τη βοήθεια του BOSS-Referent οδηγεί σε αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, διευκολύνοντας την πρόσβαση σε πληροφορίες για τη λήψη διοικητικών αποφάσεων, βελτίωση της πειθαρχίας απόδοσης και, κατά συνέπεια, σε γενική βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης.

Ποιες εργασίες διαχείρισης βοηθά στην επίλυση του BOSS-Referent EDMS;

• να οργανώσει αποτελεσματική εργασία με συμβάσεις·
• Κάντε τη ροή των εσωτερικών εταιρικών εγγράφων όσο το δυνατόν χωρίς χαρτί.
• αυτοματοποίηση της ροής εργασιών των ομοσπονδιακών ή περιφερειακών αρχών·
• εξασφάλιση ποιοτικού ελέγχου σχετικά με την εκτέλεση των εντολών των διευθυντών·
• αύξηση της αποτελεσματικότητας της εργασίας με εφαρμογές.
• εφαρμογή της ροής των εγγράφων του έργου και τη δυνατότητα ομαδικής εργασίας·
• καθιέρωση διαχείρισης εγγράφων στο πλαίσιο του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.

Ποια είναι τα αποτελέσματα της εισαγωγής του EDMS BOSS-Referent

Στις αρχές:

• βελτίωση της ποιότητας των δημόσιων υπηρεσιών·
• βελτίωση της πειθαρχίας απόδοσης, αύξηση της διαχειρισιμότητας·
• αύξηση της διαφάνειας και της διαφάνειας των δραστηριοτήτων·
• μείωση του κόστους διασφάλισης του έργου των κυβερνητικών φορέων·
• δημιουργία της βάσης για ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα όπως η «ηλεκτρονική διακυβέρνηση» (διυπηρεσιακή διαχείριση εγγράφων, EARs, αρχεία, πύλες δημοσίων υπηρεσιών).

Για εμπορικές εταιρείες:

• αυξημένη διαχειρισιμότητα·
• άμεση ανταπόκριση στις αλλαγές.
• αύξηση της ανταγωνιστικότητας της εταιρείας στην αγορά.

Η περίοδος απόσβεσης του συστήματος είναι από έξι μήνες έως 2 χρόνια.

Αυτοματοποιημένες διαδικασίες

Το σύστημα BOSS-Referent έχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί τη ροή εργασιών και τις διαδικασίες διαχείρισης.

Το σύστημα περιλαμβάνει λειτουργίες που σας επιτρέπουν να υλοποιήσετε:

Υποστήριξη για διαδικασίες έγκρισης

• καθιστά δυνατή τη χρήση τυπικών και τη δημιουργία εξειδικευμένων διαδικασιών.
• προβλέπει τη δυνατότητα αλλαγής του καταλόγου των εγκρίσεων, του τύπου και των όρων έγκρισης·
• σας επιτρέπει να ελέγχετε τη διαδικασία έγκρισης.
• παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις εκδόσεις εγγράφων και το ιστορικό εγκρίσεων.

Έλεγχος εκτέλεσης παραγγελίας

• διασφαλίζει τη λογιστική καταγραφή όλων των παραγγελιών που εκδίδονται·
• σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την επικαιρότητα της εκτέλεσης των οδηγιών και τη φόρτωση ειδικών.
• παράγει στατιστικά στοιχεία σχετικά με την εκτέλεση εντολών και την ανάπτυξη εγγράφων.

Χειρισμός εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας

• παρέχει καταχώριση της αλληλογραφίας που λαμβάνεται σε διάφορες μορφές·
• υποστηρίζει αριθμούς εγγραφής οποιασδήποτε πολυπλοκότητας.
• σας επιτρέπει να συνδέσετε έγγραφα μεταξύ τους.
• επιτρέπει την επιβολή ψηφισμάτων και την προετοιμασία σχεδίων ψηφισμάτων·
• εξασφαλίζει την εργασία πολλών γραφείων σε έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών.

Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις δυνατότητες του συστήματος μπορείτε να βρείτε στον ιστότοπο του κατασκευαστή.

Πλεονεκτήματα

Το BOSS-Referent EDMS έχει μια σειρά από μοναδικά εμπορικά και τεχνολογικά πλεονεκτήματα που παρέχουν στο σύστημα ηγετικό ρόλο στη ρωσική αγορά λύσεων διαχείρισης εγγράφων.

Το σύστημα ανταποκρίνεται στις ανάγκες τόσο μεγάλων όσο και μικρών οργανισμών οποιουδήποτε κλάδου, επιτρέπει στις δημόσιες αρχές να δημιουργούν πολύπλοκα συστήματα πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των EAR, πυλών, νομικά σημαντικής διαχείρισης εγγράφων, αρχείων.

Τα πλεονεκτήματα του BOSS-Referent EDMS καθορίζονται από τις ευρείες δυνατότητες της πλατφόρμας IBM Lotus, την αρχιτεκτονική υψηλής τεχνολογίας και την πλούσια εμπειρία υλοποίησης. Τα ακόλουθα πλεονεκτήματα της λύσης μπορούν να διακριθούν:

Βολική διεπαφή

Το BOSS-Referent EDMS έχει σχεδιαστεί για να βελτιώνει την αποτελεσματικότητα του οργανισμού στο σύνολό του, και των εργαζομένων του ειδικότερα. Ένας σημαντικός παράγοντας που επηρεάζει το πόσο γρήγορα οι εργαζόμενοι εμπλέκονται στην εργασία με μια νέα εφαρμογή, το πόσο γρήγορα εφαρμόζονται οι τυπικές λειτουργίες στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, είναι αυτό που ονομάζεται χρηστικότητα - μια διεπαφή χρήστη που επικεντρώνεται στην παροχή μέγιστης ψυχολογικής και αισθητικής ευκολίας για τον χρήστη που εργάζεται με την εφαρμογή. Το BOSS-Referent είναι βολικό και εύκολο στη χρήση

Η διεπαφή του συστήματος BOSS-Referent σήμερα είναι διαισθητικά κατανοητή στους απλούς χρήστες και μία από τις πιο βολικές στη χρήση μεταξύ παρόμοιων συστημάτων.

"Ημερολόγιο" και "Επαγγελματική κάρτα"

Ξεκινώντας από την έκδοση 3.2.1, το σύστημα έχει μια αρχική σελίδα, η οποία περιέχει στοιχεία που χρησιμοποιούνται συνεχώς στην εργασία - ένα ημερολόγιο και μια θήκη επαγγελματικής κάρτας.

Εννοιολογικά, η αρχική σελίδα είναι ένας μεμονωμένος σταθμός εργασίας (AWP). Αυτό σημαίνει ότι κάθε χρήστης μπορεί να διαμορφώσει τα στοιχεία της σελίδας έτσι ώστε να είναι βολικό για αυτόν να λειτουργεί και τα κύρια εργαλεία του συστήματος θα είναι πάντα διαθέσιμα.

Μόνο τις πληροφορίες που χρειάζεστε

Η διεπαφή του συστήματος BOSS-Referent έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε διαφορετικές ομάδες χρηστών να μπορούν να εργάζονται πιο γρήγορα και πιο άνετα: τους παρέχονται μόνο τα εργαλεία και τα δεδομένα που χρειάζονται.

Οι χρήστες μπορούν να χωριστούν υπό όρους στις ακόλουθες ομάδες σύμφωνα με τις εργασίες που πρέπει να επιλύσουν όταν εργάζονται με το σύστημα:

• εκτελεστές - συμπληρώστε κάρτες εγγράφων, στείλτε έγγραφα για έγκριση, υπογραφή, παρακολούθηση της προόδου των εγγράφων, αναφορά σχετικά με οδηγίες από τη διοίκηση.
• διευθυντές - λαμβάνουν αποφάσεις για έγγραφα (συντονίζουν και υπογράφουν έγγραφα), ελέγχουν την εκτέλεση των εντολών.
• υπάλληλοι - αποδοχή, εγγραφή, αποστολή εγγράφων, έλεγχος εκτελεστικής πειθαρχίας.

Για κάθε ομάδα χρηστών, η διεπαφή ακόμη και του ίδιου εγγράφου θα είναι διαφορετική.

Πλήρης πρόσβαση στο διαδίκτυο

Το BOSS-Referent έχει μια πλήρως λειτουργική έκδοση web που υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες του χρήστη. Έτσι, με το EDMS BOSS-Referent, είναι δυνατή η πλήρης εργασία των χρηστών τόσο στον πελάτη Lotus Notes όσο και μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ιστού.

Φιλικότητα προς τον χρήστη

Η εργασία με το BOSS-Referent EDMS στο web δεν διαφέρει ουσιαστικά από την εργασία στον πελάτη Lotus Notes.

Η διεπαφή και των δύο εκδόσεων είναι πανομοιότυπη - τα εργαλεία, οι κάρτες εγγράφων, οι αρχές πλοήγησης μέσω του συστήματος είναι οι ίδιες. Εάν ένας χρήστης λειτουργεί και με τις δύο εκδόσεις, για παράδειγμα, στο γραφείο, χρησιμοποιείται ένας πελάτης Lotus για πρόσβαση και ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού για πρόσβαση από το σπίτι, τότε δεν χρειάζεται να μάθει τους κανόνες για την εργασία με καθεμία από τις εκδόσεις - είναι πανομοιότυπα και για τις δύο εκδόσεις.

Πότε ενδείκνυται η χρήση πρόσβασης ιστού στο σύστημα;

Θα ήταν πιο σωστό για έναν οργανισμό να συνεργαστεί με το BOSS-Referent μέσω της διεπαφής ιστού υπό τις ακόλουθες συνθήκες:

• Όταν ένας οργανισμός έχει υιοθετήσει ένα πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας εκτός της Lotus ως εταιρικό πρότυπο, σίγουρα δεν συνιστάται η αντικατάστασή του και η εργασία με έγγραφα μπορεί να υλοποιηθεί μέσω της έκδοσης του συστήματος στο Διαδίκτυο.
• όταν οι χρήστες κινητών τηλεφώνων αποτελούν σημαντικό μέρος των χρηστών EDMS, για τους οποίους είναι πιο βολικό να έχουν πρόσβαση στο σύστημα από οποιοδήποτε σημείο εξοπλισμένο με πρόσβαση στο Διαδίκτυο·
• εάν η πολιτική του οργανισμού στον τομέα της τεχνολογίας πληροφοριών προβλέπει τη χρήση εφαρμογών που διατίθενται μέσω της διεπαφής ιστού όπου είναι δυνατόν·
• εάν ο οργανισμός έχει πολύ μεγάλο αριθμό χρηστών σε γεωγραφικά απομακρυσμένα γραφεία, η χρήση της διαδικτυακής έκδοσης σάς επιτρέπει να επιταχύνετε την εφαρμογή του EDMS και να μειώσετε το κόστος του έργου.

Τεχνικά χαρακτηριστικά

Δεν απαιτείται πρόσθετος διακομιστής για τη διαμόρφωση της πρόσβασης ιστού στο σύστημα BOSS-Referent: οι χρήστες μπορούν να εργαστούν με την έκδοση web διαμορφώνοντας επιπλέον τον διακομιστή Lotus Domino. Ο ίδιος διακομιστής χρησιμοποιείται επίσης για την υποστήριξη χρηστών που εργάζονται στον πελάτη Lotus.

Ο έλεγχος ταυτότητας των χρηστών του συστήματος όταν εργάζονται στο διαδίκτυο υλοποιείται με έναν από τους τρεις τρόπους:

• μέσα Lotus Domino (η μόνη δυνατή επιλογή για χρήστες που συνδυάζουν εργασία μέσω του διαδικτύου και "χοντρό" πελάτη).
• μέσω της υπηρεσίας καταλόγου Active Directory (η χρήση του στοιχείου Winlogon είναι δυνατή).
• χρησιμοποιώντας έναν κατάλογο συμβατό με LDAP.

Οι ειδοποιήσεις που λαμβάνονται από την αλληλογραφία των χρηστών όταν εργάζονται στον ιστό μοιάζουν με συνδέσμους html (αντί για συνδέσμους Lotus που χρησιμοποιούνται κατά την εργασία στο πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας Lotus).

Η πρόσβαση στο Web δεν απαιτεί λήψη στοιχείων ελέγχου ActivX ή μικροεφαρμογών Java. Αφού ανοίξει η δυνατότητα του χρήστη να εργάζεται στο διαδίκτυο, απλώς συνδέεται χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο που καθορίζεται από τον διαχειριστή, περνάει έλεγχο ταυτότητας, μετά τον οποίο μπορεί αμέσως να εργαστεί με την πλήρη έκδοση του συστήματος.

Γρήγορη αυτοματοποίηση διαδικασιών

Τι χρειάζεται για να εφαρμοστεί γρήγορα ένα EDMS; Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να ρυθμίσετε διαδικασίες (κανονισμούς) στο σύστημα για εργασία με έγγραφα σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Επομένως, το BOSS-Referent συνοδεύεται από ένα σύνολο προδιαμορφωμένων διαδικασιών για εργασία με τυπικά έγγραφα, οι οποίες πρέπει να προσαρμοστούν μόνο για έναν συγκεκριμένο πελάτη. Το σύστημα περιέχει επίσης κατασκευαστικά στοιχεία που έχουν σχεδιαστεί για τη γρήγορη δημιουργία διαδικασιών για την επεξεργασία εξειδικευμένων εγγράφων από "κύβους" (όπως, για παράδειγμα, η διαδικασία έγκρισης μιας αίτησης δανείου). Αυτό σας επιτρέπει να μειώσετε σημαντικά τον χρόνο υλοποίησης και προσαρμογής του συστήματος στις απαιτήσεις των πελατών.

Σε οποιονδήποτε οργανισμό, υπάρχουν κανόνες για την εργασία με έγγραφα, οι οποίοι μπορεί να καθορίζονται ή όχι με τη μορφή κανονισμού (ή κανονισμού) και πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την αυτοματοποίηση μιας επιχείρησης. Ο κανονισμός ορίζει τι συμβαίνει στο έγγραφο σε διάφορα στάδια του κύκλου ζωής του. Κατά την εφαρμογή ενός συστήματος αυτοματισμού διαχείρισης, ο κανονισμός εφαρμόζεται με τη μορφή ηλεκτρονικού διοικητικού κανονισμού (EAR). Στο BOSS-Referent EDMS, οι ηλεκτρονικοί κανονισμοί ονομάζονται «διαδικασία λήψης αποφάσεων» (για παράδειγμα, «διαδικασία λήψης αποφάσεων για σύμβαση» ή «διαδικασία λήψης αποφάσεων υπόμνημα»).

Στοιχεία οποιασδήποτε «Διαδικασίας Λήψης Αποφάσεων» (κανονισμός)

Η «διαδικασία λήψης αποφάσεων» διαμορφώνεται από την κάρτα εγγράφου και τη διαδρομή του εγγράφου.

Η κάρτα εγγράφου είναι μια φόρμα οθόνης που διαμορφώνεται από τον διαχειριστή και περιέχει τα χαρακτηριστικά του εγγράφου και του ίδιου του εγγράφου με τη μορφή σαρωμένης ηλεκτρονικής εικόνας ή πρόχειρου εγγράφου, για παράδειγμα, σε μορφή Microsoft Word.

Μια διαδρομή εγγράφου είναι μια ακολουθία σταδίων επεξεργασίας εγγράφων που έχει ρυθμιστεί για τύπους εγγράφων από το διαχειριστή του συστήματος. Η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια επεξεργασίας εγγράφων:

• παρασκευή;
• συμφωνία;
• υπογραφή?
• δήλωση;
• εγγραφή;
• εκτέλεση;
• μεταφορά στο αρχείο.

Το στάδιο έγκρισης μπορεί να αποτελείται από ένα ή περισσότερα στάδια. Κάθε στάδιο δημιουργείται χρησιμοποιώντας ένα από τα ακόλουθα μπλοκ αντιστοίχισης:

• παράλληλο;
• ακολουθητικός;
• με μεταβάσεις ανάλογα με τις συνθήκες.

Ρύθμιση «Διαδικασιών λήψης αποφάσεων» (κανονισμοί)

Ολόκληρη η ροή των εγγράφων που επεξεργάζεται οποιοσδήποτε οργανισμός μπορεί υπό όρους να χωριστεί σε έγγραφα που είναι τυπικά για τη συντριπτική πλειοψηφία των οργανισμών και σε εξειδικευμένα έγγραφα, κατά κανόνα, βιομηχανικής φύσης (στις τράπεζες πρόκειται για αιτήσεις δανείου, σε εταιρείες συμβούλων - εκθέσεις , και τα λοιπά.).

Το BOSS-Referent περιέχει προδιαμορφωμένες διαδικασίες για εργασία με τυπικά έγγραφα και σας επιτρέπει επίσης να συναρμολογείτε εξειδικευμένες διεργασίες από τους "κύβους" του κατασκευαστή που είναι ενσωματωμένοι στο σύστημα.

Ρύθμιση τυπικών διαδικασιών

Η βασική έκδοση του συστήματος BOSS-Referent περιλαμβάνει 5 προδιαμορφωμένες "Διαδικασίες λήψης αποφάσεων" για τυπικά έγγραφα (που χρησιμοποιούνται στη συντριπτική πλειοψηφία των οργανισμών):

• συμβόλαια?
• οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα·
• σχέδιο εξερχόμενων εγγράφων·
• σημειώματα?
• εφαρμογές.

Για αυτές τις διαδικασίες, το σύστημα BOSS-Referent εφαρμόζει τυπικές διαδρομές για τη μετακίνηση εγγράφων και τυπικών καρτών εγγράφων. Οι ενσωματωμένες διαδικασίες είναι καθολικές και μπορούν να αλλάξουν από τον διαχειριστή με απλές ρυθμίσεις.

Η δομή της κάρτας οποιασδήποτε από τις 5 τυπικές διεργασίες διαμορφώνεται από τον διαχειριστή του συστήματος. Σε αυτήν την περίπτωση, ορισμένα από τα πεδία μπορούν να συμπληρωθούν από προεπιλογή, ορισμένα από τα πεδία μπορούν να συμπληρωθούν χρησιμοποιώντας καταλόγους συστήματος.

Οι διαδρομές για προδιαμορφωμένες διεργασίες έχουν ήδη οριστεί στο σύστημα και αποτελούνται από τα στάδια επεξεργασίας εγγράφων και μπλοκ έγκρισης που περιγράφονται παραπάνω. Ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να ρυθμίσει τη διαδικασία έγκρισης χρησιμοποιώντας τα μπλοκ έγκρισης, καθώς και να καθορίσει τους υπαλλήλους που εμπλέκονται στην έγκριση, την υπογραφή και την έγκριση των εγγράφων.

Δημιουργία εξειδικευμένων διαδικασιών

Για εταιρείες που χρησιμοποιούν εξειδικευμένα έγγραφα (για παράδειγμα, αιτήσεις δανείου) στο BOSS-Referent, είναι δυνατός ο γρήγορος σχεδιασμός των απαραίτητων εξειδικευμένων διαδρομών και καρτών εγγράφων.

Η δημιουργία μιας εξειδικευμένης διαδρομής πραγματοποιείται μέσω του Lotus Workflow Architeсt από τα τυπικά στάδια επεξεργασίας εγγράφων και μπλοκ έγκρισης που είναι ενσωματωμένα στο σύστημα (που περιγράφονται παραπάνω).

Για τη δημιουργία καρτών για εξειδικευμένα έγγραφα που περιλαμβάνουν οποιαδήποτε απαιτούμενη σύνθεση πεδίων, χρησιμοποιούνται εργαλεία Lotus Domino Designer.

Μετά τη δημιουργία μιας κάρτας και μιας διαδρομής, η διαδικασία διαμορφώνεται, όπως ακριβώς γίνεται για τις τυπικές διεργασίες.

Βέλτιστο για κατανεμημένο περιβάλλον

Το BOSS-Referent είναι μια από τις καλύτερες λύσεις στη ρωσική αγορά για την οργάνωση αποτελεσματικής διαχείρισης εγγράφων σε οργανισμούς με γεωγραφικά κατανεμημένη δομή, η οποία έχει αποδειχθεί από μια σειρά επιτυχημένων έργων, όπως:

• Το μεγαλύτερο EDMS στη Ρωσία κατασκευάστηκε στην πλατφόρμα BOSS-Referent - ο αριθμός των χρηστών του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας (FTS) υπερβαίνει τους 85.000, το σύστημα έχει εφαρμοστεί στα εδαφικά όργανα της Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία όλων των θεμάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, το σύστημα υποστηρίζεται από περισσότερους από 350 διακομιστές.
• Το μεγαλύτερο EDMS στον εμπορικό τομέα δημιουργήθηκε στο BOSS-Referent στο MTS - το σύστημα ενώνει περισσότερους από 25.000 υπαλλήλους από τα τμήματα της εταιρείας στη Ρωσία και ορισμένες χώρες της ΚΑΚ σε έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών και το έργο του υποστηρίζεται από περισσότερους από 100 διακομιστές.

Η αποτελεσματικότητα του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον εξαρτάται από το πόσο καλά οργανώνεται η παράδοση των εγγράφων σε χρήστες που βρίσκονται σε απόσταση μεταξύ τους. Δηλαδή, όλοι οι χρήστες που εργάζονται στο EDMS, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους, θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για την εργασία τους. Στο BOSS-Referent όλες οι λειτουργίες του συστήματος υλοποιούνται με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να λειτουργούν σωστά σε συνθήκες εδαφικής κατανομής.

Για να εργαστεί σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον, το σύστημα BOSS-Referent χρησιμοποιεί όλα τα πλεονεκτήματα της πλατφόρμας Lotus Domino, καθώς και τον δικό του μηχανισμό μεταφοράς. Με τη βοήθειά τους, παρέχονται στο σύστημα οι ακόλουθες δυνατότητες:

• Εφαρμόζεται η αρχή «ένα ηλεκτρονικό έγγραφο παραδίδεται μόνο στον τόπο όπου οι χρήστες το χρειάζονται για εργασία». Αυτό σημαίνει ότι εάν ένα έγγραφο υποβάλλεται σε επεξεργασία στο κεντρικό γραφείο της εταιρείας και σε ένα από τα υποκαταστήματά της, τότε το έγγραφο πρέπει να βρίσκεται σε αυτές τις δύο τοποθεσίες και πουθενά αλλού.
• Κατά τη μεταφορά ενός εγγράφου (για παράδειγμα, υπό έγκριση) σε άλλο ιστότοπο, όλα τα σχετικά έγγραφα αποστέλλονται μαζί του.
• Η παράδοση εγγράφων, παραγγελιών και δεδομένων πραγματοποιείται σε πακέτο και πραγματοποιείται σχεδόν αμέσως. Ταυτόχρονα, δεν υπάρχει ανάγκη να εκτελεστούν πολύπλοκες ρυθμίσεις για δικαιώματα διακομιστή και αναπαραγωγή.
• Ο μηχανισμός μεταφοράς BOSS-Referent έχει τη λειτουργία της εγγυημένης παράδοσης πακέτων εγγράφων - εάν το δέμα δεν παραδοθεί πλήρως, το σύστημα αποστέλλεται ξανά και εάν το πακέτο δεν μπορεί να παραδοθεί, ενημερώνει τον διαχειριστή. Ένας διαχειριστής μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο για τη διάγνωση της διαδικασίας μεταφοράς για να ανακαλύψει γιατί μια παράδοση απέτυχε.

Η διαχείριση του συστήματος BOSS-Referent που λειτουργεί σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον είναι τόσο απλή όσο η διαχείριση μιας μεμονωμένης τοποθεσίας. Ταυτόχρονα, η διαχείριση απομακρυσμένων γραφείων είναι δυνατή από ένα μόνο σημείο, για παράδειγμα, από το κεντρικό γραφείο. Έτσι, η ενημέρωση του συστήματος σε μια νέα έκδοση πραγματοποιείται σε όλες τις τοποθεσίες του MTS EDMS κατά τη διάρκεια της νύχτας και πραγματοποιείται από διαχειριστές από το κεντρικό γραφείο της εταιρείας.

• Η δυνατότητα υποστήριξης μετεγκατάστασης χρηστών σάς επιτρέπει να λύσετε το πρόβλημα της μετακίνησης των χρηστών και των εγγράφων τους από τον έναν ιστότοπο στον άλλο. Αφού ο χρήστης μεταφερθεί, για παράδειγμα, από ένα υποκατάστημα στο κεντρικό γραφείο του οργανισμού, ένα πακέτο όλων των εγγράφων με τα οποία εργάστηκε ο χρήστης πριν από τη μεταφορά αποστέλλεται ως αντίγραφο από τον διακομιστή υποκαταστήματος στον διακομιστή κεντρικού γραφείου.

Ταχεία υλοποίηση

Το EDMS BOSS-Referent διακρίνεται από έναν συνδυασμό τριών μοναδικών πλεονεκτημάτων:

• Από τη μία πλευρά, το σύστημα συνδυάζει στοιχεία του σχεδιαστή και λόγω αυτού, είναι δυνατό να αυτοματοποιηθούν οι διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων πολύ γρήγορα.
• Από την άλλη πλευρά, διατήρησε όλα τα χαρακτηριστικά της πλατφόρμας, τα οποία σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε τη λύση σε οποιεσδήποτε συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη.
• Επιπλέον, η αρχιτεκτονική του συστήματος και η μεθοδολογία υλοποίησης καθιστούν δυνατή την αυτοματοποίηση των διαδικασιών βήμα προς βήμα, για παράδειγμα, να ρυθμίσετε πρώτα την επεξεργασία των συμβάσεων έτσι ώστε ο οργανισμός να αρχίσει να εργάζεται στο σύστημα και στη συνέχεια να ρυθμίσετε άλλες διαδικασίες.

Χρειάζονται 2 μήνες για να τεθεί σε εμπορική λειτουργία το BOSS-Referent EDMS.

Αυτό είναι δυνατό λόγω των ακόλουθων χαρακτηριστικών του συστήματος και της μεθοδολογίας υλοποίησης:

• Υπάρχουν έγγραφα που υποβάλλονται σε επεξεργασία με τον ίδιο τρόπο σε σχεδόν κάθε οργανισμό. Για 5 τύπους τέτοιων εγγράφων, έχουν ήδη δημιουργηθεί τυπικές διεργασίες στο BOSS-Referent. Επομένως, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε με τυπικά έγγραφα, για παράδειγμα, συμβόλαια, αμέσως μετά την εγκατάσταση του συστήματος.
• Εάν, κατά την εφαρμογή του συστήματος, καταστεί απαραίτητο να δημιουργηθούν διαδικασίες για την επεξεργασία εξειδικευμένων εγγράφων που χρησιμοποιούνται στο έργο ενός μεμονωμένου οργανισμού, αυτό μπορεί επίσης να γίνει γρήγορα. Η διαδικασία σχηματίζεται από τα στοιχεία της διαδικασίας που έχουν ήδη εφαρμοστεί στο σύστημα - αποτελείται από "κύβους" σαν κατασκευαστής.
• Το BOSS-Referent έχει πρόσβαση στον Ιστό με πλήρεις δυνατότητες, η οποία επιτρέπει στους χρήστες να εργάζονται πλήρως τόσο στον πελάτη Lotus Notes όσο και μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ιστού. Εάν η δομή του οργανισμού περιλαμβάνει πολλούς γεωγραφικά απομακρυσμένους κλάδους και τμήματα, τότε ο χρόνος υλοποίησης του έργου μπορεί να μειωθεί σημαντικά παρέχοντας πρόσβαση στο διαδίκτυο στο σύστημα σε όλους τους χρήστες των υποκαταστημάτων.
• Η μεθοδολογία υλοποίησης BOSS-Referent EDMS έχει εκπονηθεί με την πάροδο των ετών επιτυχημένων έργων διαφόρων μεγεθών και επικεντρώνεται στην υλοποίηση έργων σε σύντομο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, κατά την αυτοματοποίηση της εργασίας με τυπικά έγγραφα, απαιτείται 1 μήνας για την εξέταση της υπάρχουσας ροής εργασιών στον οργανισμό και την προετοιμασία για εφαρμογή, ο δεύτερος μήνας δαπανάται για την εγκατάσταση του συστήματος, τη ρύθμιση τυπικών διαδικασιών και την εκπαίδευση των χρηστών. Δηλαδή, μετά από 2 μήνες, ο οργανισμός ξεκινά τη δοκιμαστική λειτουργία του EDMS.

Αξιοπιστία και απόδοση

Η αξιοπιστία και η απόδοση του συστήματος BOSS-Referent διασφαλίζονται από τις δυνατότητες της πλατφόρμας Lotus Domino: ο δείκτης αξιοπιστίας είναι 24x7 και έως και 1000 χρήστες μπορούν να εργαστούν σε έναν διακομιστή.

Αξιοπιστία συστήματος

Η αξιοπιστία του BOSS-Referent EDMS με δείκτη 24x7 επιτυγχάνεται με την οργάνωση της εργασίας σε ένα σύμπλεγμα λογισμικού Lotus Domino, που αποτελείται από δύο (ή περισσότερους) διακομιστές. Η ταυτότητα δεδομένων σε διακομιστές σε ένα σύμπλεγμα διατηρείται από την αναπαραγωγή συμπλέγματος Lotus Domino. Η χρήση ενός συμπλέγματος Lotus Domino παρέχει:

• ανοχή σφαλμάτων συστήματος - σε περίπτωση αποτυχίας του κύριου διακομιστή στον οποίο εργάζονται οι χρήστες, μεταβαίνουν αυτόματα σε εφεδρικούς διακομιστές.
• εξισορρόπηση φορτίου σε διακομιστές - οι χρήστες κατανέμονται αναλογικά σε διαφορετικούς διακομιστές, γεγονός που συμβάλλει στη βελτίωση της απόδοσης του συστήματος.

Απόδοση συστήματος

Η υψηλή απόδοση του συστήματος παρέχεται από μια σειρά τεχνικών λύσεων, όπως:

• εξισορρόπηση φορτίου σε σύμπλεγμα λογισμικού Lotus Domino.
• αυτόματη μεταφορά των επεξεργασμένων εγγράφων στα αρχεία των αντίστοιχων ενοτήτων - μετά την ολοκλήρωση της εργασίας με τα έγγραφα, μεταφέρονται στα αρχεία των αντίστοιχων ενοτήτων, ενώ είναι διαθέσιμες ευέλικτες ρυθμίσεις για αυτόματη αρχειοθέτηση και αναζήτηση σε όλες τις ενότητες, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων ;
• αποθήκευση καρτών εγγράφων και αρχείων συνημμένων σε διαφορετικές μονάδες (για ιδιαίτερα μεγάλους όγκους αρχείων, τα συνημμένα μπορούν να αποθηκευτούν σε σύστημα τύπου «ηλεκτρονικού αρχείου» - IBM Content Manager ή Saperion), ενώ η θέση αποθήκευσης δεν είναι εμφανής στο χρήστη, και το "συνημμένο επισυνάπτεται στην κάρτα" διατηρείται το έγγραφο"·
• ένας κατανεμημένος μηχανισμός μεταφοράς που είναι βελτιστοποιημένος ως προς την ποσότητα των μεταδιδόμενων πληροφοριών και λειτουργεί με την αρχή "τα έγγραφα αποθηκεύονται και μεταφέρονται μόνο σε εκείνους τους διακομιστές όπου είναι απαραίτητα για εργασία".

Ανάπτυξη λύσεων

Η ανάπτυξη του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent στο πλαίσιο ενός ενιαίου έργου είναι δυνατή σε δύο κατευθύνσεις:

• στην πορεία της κλιμάκωσης του συστήματος?
• στην πορεία επέκτασης της λειτουργικότητας.

Για να αυξήσετε την κλίμακα του συστήματος διατηρώντας παράλληλα έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών, το BOSS-Referent σας επιτρέπει:

• Συνδέστε νέους χρήστες σε μεγάλους αριθμούς. Οι δυνατότητες του συστήματος BOSS-Referent έχουν δοκιμαστεί σε έργα για την κατασκευή του μεγαλύτερου EDMS στη Ρωσία στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία (ο συνολικός προγραμματισμένος αριθμός χρηστών θα πρέπει να υπερβαίνει τους 100.000) και στο MTS (περισσότεροι από 25.000 εργαζόμενοι εργάζονται στο σύστημα).
• Συνδέστε νέους ιστότοπους (εδαφικά απομακρυσμένα τμήματα και υποκαταστήματα του οργανισμού) με τους διακομιστές τους. Επί του παρόντος, το έργο του EDMS της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας και του MTS υποστηρίζεται από περισσότερους από 100 διακομιστές.

Το BOSS-Referent παρέχει άφθονες ευκαιρίες για την ποιοτική ανάπτυξη του συστήματος - προσθέτοντας νέες λειτουργίες - με τα ακόλουθα μέσα:

• Το σύστημα μπορεί να αυτοματοποιήσει την εργασία με όλους τους τύπους εγγράφων διαχείρισης που χρησιμοποιούνται στον οργανισμό. Οι διαδικασίες για την επεξεργασία τυπικών εγγράφων μπορούν εύκολα να "κλωνοποιηθούν" από ήδη προρυθμισμένες διαδικασίες - οι κανονισμοί αντιγράφονται και οι απαραίτητες ρυθμίσεις αλλάζουν σε αυτό. Για εξειδικευμένα έγγραφα του οργανισμού (όπως, για παράδειγμα, αιτήσεις δανείου), δημιουργούνται εξειδικευμένες διαδικασίες χρησιμοποιώντας τα εργαλεία της πλατφόρμας Lotus.
• Η ενοποίηση με άλλα προϊόντα σάς επιτρέπει να επεκτείνετε σημαντικά τις δυνατότητες του συστήματος BOSS-Referent, καθώς και να κάνετε το EDMS μέρος ενός ενιαίου συστήματος πληροφοριών του οργανισμού. Η εμπειρία δημιουργίας ενός EDMS στην πλατφόρμα BOSS-Referent περιλαμβάνει παραδείγματα επιτυχημένης ενοποίησης με συστήματα κλάσης HR, ERP, CRM, καθώς και τη δημιουργία ενός νομικά σημαντικού συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
• Οι συνεργάτες BOSS-Referent έχουν αναπτύξει ενότητες συμβατές με το EDMS BOSS-Referent, σχεδιασμένες να επεκτείνουν τη βασική λειτουργικότητα του συστήματος.

Διαφάνεια της απόφασης

Το BOSS-Referent EDMS είναι ένα από τα λίγα συστήματα στη ρωσική αγορά EDMS που παρέχεται με ανοιχτό κώδικα. Αυτό παρέχει στους πελάτες τα ακόλουθα οφέλη:

• Οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν το BOSS-Referent έχουν την ευκαιρία να προσαρμόσουν το σύστημα στις ιδιαιτερότητες της εργασίας τους και να αναπτύξουν τις δικές τους πρόσθετες ενότητες EDMS. Αυτό είναι το μοναδικό πλεονέκτημα της ευελιξίας του συστήματος BOSS-Referent.
• Οι υπηρεσίες ασφαλείας πελατών μπόρεσαν να επαληθεύσουν την ασφάλεια του κωδικού και του ίδιου του συστήματος, καθώς και να τον πιστοποιήσουν για συμμόρφωση με τις απαιτήσεις εσωτερικής ασφάλειας.

Προστασία δεδομένων

Το σύστημα BOSS-Referent έχει πιστοποιηθεί για συμμόρφωση με τις απαιτήσεις των Κατευθυντήριων Εγγράφων της FSTEC της Ρωσίας:

• «Ασφάλεια των τεχνολογιών της πληροφορίας. Κριτήρια για την αξιολόγηση της ασφάλειας της τεχνολογίας των πληροφοριών». Διασφάλιση Αξιολόγησης Επίπεδο 4 (EL4).
• «Προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε πληροφορίες. Μέρος 1. Λογισμικό ασφάλειας πληροφοριών. Ταξινόμηση με βάση το επίπεδο ελέγχου της απουσίας αδήλωτων δυνατοτήτων» (NDV4).

Το πιστοποιητικό EAL4 εγγυάται το επίπεδο ασφάλειας του συστήματος και τη σωστή λειτουργία των λειτουργιών ασφαλείας που είναι απαραίτητες για την εργασία με εμπιστευτικές πληροφορίες.

Το πιστοποιητικό NDV4 εγγυάται την απουσία «πίσω θυρών» στον κωδικό προγράμματος.

Η παρουσία πιστοποιητικών FSTEC επιτρέπει την βεβαίωση συστημάτων πληροφοριών που έχουν δημιουργηθεί με βάση το BOSS-Referent, σύμφωνα με την κατηγορία ασφαλείας του συστήματος πληροφοριών προσωπικών δεδομένων (ISPD) έως "1G" και σύμφωνα με την κατηγορία προστασίας προσωπικών δεδομένων σε IS έως " Κ2" συμπεριλαμβανομένου.

Τα συστήματα BOSS-Referent διαθέτουν ενσωματωμένη υποστήριξη για εργαλεία προστασίας κρυπτογραφικών πληροφοριών που είναι πιστοποιημένα από την FSB της Ρωσίας. Με τη βοήθεια αυτών των εργαλείων, το BOSS-Referent υλοποιεί:

• τη χρήση ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής (EDS), η οποία επιτρέπει τη διασφάλιση της επιβεβαίωσης της συγγραφής, της ακεραιότητας και της νομικής σημασίας των ηλεκτρονικών εγγράφων·
• κρυπτογράφηση δεδομένων, η οποία επιτρέπει την πρόσθετη προστασία των πληροφοριών που περιέχονται σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο.

Αρχιτεκτονική του συστήματος

Το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, κατασκευασμένο με βάση το BOSS-Referent, αποτελείται από διάφορα επίπεδα:

• υλικό (διακομιστές, σταθμοί εργασίας πελατών, δίκτυα κ.λπ.) και μια πλατφόρμα (λειτουργικό σύστημα Windows / Linux / Sun και πρωτόκολλα μεταφοράς) που συνδυάζει όλο το υλικό σε ένα ενιαίο συγκρότημα.
• τεχνολογική πλατφόρμα IBM Lotus, η οποία είναι ένα "πρόσθετο" σε λειτουργικό σύστημα δικτύου και περιλαμβάνει ένα στοιχείο διακομιστή Domino και σημειώσεις πελάτη.
• το σύστημα BOSS-Referent, το οποίο είναι μια εφαρμογή Lotus Domino που αποτελείται από ενότητες (βάσεις δεδομένων) της μορφής nsf.
• θέσεις πελάτη-πελάτη που μπορούν να λειτουργήσουν χρησιμοποιώντας τόσο το πρόγραμμα-πελάτη Lotus Notes όσο και ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web.

Το IBM Lotus είναι μια πλατφόρμα προσανατολισμένη στα έγγραφα, γεγονός που το καθιστά πιο προτιμότερο για εργασίες EDMS από το σχεσιακό DBMS.

Ενότητες

Το BOSS-Referent έχει αρθρωτή αρχιτεκτονική. Οι μονάδες που περιλαμβάνονται στο σύστημα BOSS-Referent είναι διασυνδεδεμένες βάσεις δεδομένων (DB) που λειτουργούν στο περιβάλλον Lotus Notes/Domino. Αυτές οι βάσεις δεδομένων μπορούν να χωριστούν σε τρεις ομάδες:

Λειτουργικές μονάδες

Σχεδιασμένο για την επεξεργασία πληροφοριών διαχείρισης και τη λήψη αποφάσεων.

Ενότητα "Γραφείο"

Παρέχει έναν πλήρη κύκλο εργασιών του οργανισμού με εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα. Σας επιτρέπει να ελέγχετε, να καταγράφετε και να καταχωρείτε αλληλογραφία.

Ενότητα λήψης αποφάσεων

Σχεδιασμένο για την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών που εφαρμόζονται στο σύστημα με τη μορφή "Διαδικασιών λήψης αποφάσεων", που αποτελούνται από δύο υποχρεωτικά στοιχεία: μια κάρτα εγγράφων και μια διαδρομή κίνησης εγγράφων. Η παράδοση του συστήματος περιλαμβάνει προδιαμορφωμένες «διαδικασίες λήψης αποφάσεων» για τυπικά έγγραφα (συμβάσεις, οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα, προσχέδια εξερχόμενων εγγράφων, σημειώματα, αιτήσεις). Οι διαδικασίες για εξειδικευμένα έγγραφα (όπως αιτήσεις δανείου) μπορούν να προσαρμοστούν γρήγορα επιπλέον.

Ενότητα "Παραγγελίες"

Σας επιτρέπει να ορίζετε εργασίες για υπαλλήλους σε ολόκληρο τον οργανισμό δημιουργώντας παραγγελίες για έγγραφα ή ανεξάρτητες παραγγελίες και παρακολουθείτε την εφαρμογή τους. Παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας σχετικών εντολών που σχηματίζουν ένα «δέντρο» παραγγελιών και ελέγχου της εκτέλεσής τους.

Οι παραγγελίες μπορούν να εκδίδονται από διευθυντές όλων των επιπέδων. Οι ανάδοχοι μπορούν να αποθηκεύσουν αναφορές προόδου στη μονάδα Εργασιών. Η μονάδα είναι στενά συνδεδεμένη με άλλες βάσεις του συστήματος ("Λήψη αποφάσεων", "Γραφείο"). Οι παραγγελίες μπορούν να δημιουργηθούν τόσο στην ίδια τη βάση δεδομένων «Παραγγελίες» όσο και σε άλλες ενότητες του συστήματος («Λήψη αποφάσεων», «Γραφείο»), ενώ όλες οι παραγγελίες αποθηκεύονται στη μονάδα «Παραγγελίες».

Λεξικά γενικών συστημάτων και βιβλία αναφοράς

Προορίζονται για αποθήκευση πληροφοριών αναφοράς.

Μονάδα καταλόγου οργανισμού

Σχεδιασμένο για αποθήκευση και ενημέρωση δεδομένων σχετικά με τη δομή και τους υπαλλήλους της επιχείρησης. Η βάση δεδομένων περιέχει πληροφορίες για τα τμήματα και τους κλάδους που αποτελούν μέρος του οργανισμού, την αμοιβαία υπαγωγή τους, καθώς και για τους υπαλλήλους του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με το συνδυασμό θέσεων, την ανάθεση εξουσίας και τους ρόλους επεξεργασίας εγγράφων (έγκριση, συντονισμός, κλπ.) .). Πληροφορίες υπηρεσίας αποθηκεύονται επίσης εδώ: σχετικά με τοποθεσίες (διακομιστές στους οποίους εκτελούνται εργασίες), συνδέσεις, κόμβους, ονόματα γραφείων, κ.λπ. Τα δεδομένα από τη λειτουργική μονάδα Directory Οργανισμού χρησιμοποιούνται από τις περισσότερες μονάδες του συστήματος BOSS-Referent.

Ενότητα "Εξωτερικοί παραλήπτες"

Σχεδιασμένο για αποθήκευση δεδομένων σχετικά με αντισυμβαλλόμενους οργανισμούς (πελάτες, συνεργάτες, πελάτες) και τους εκπροσώπους τους. Οι «Εξωτερικές Επαφές» μπορούν να αποθηκεύσουν μια μεγάλη ποικιλία πληροφοριών - από τα τραπεζικά στοιχεία του οργανισμού μέχρι το κινητό τηλέφωνο του εκπροσώπου του.

Στο σύστημα, τα δεδομένα από την ενότητα "Εξωτερικοί αποδέκτες" χρησιμοποιούνται οπουδήποτε απαιτείται για τον καθορισμό αντισυμβαλλομένων, για παράδειγμα, κατά την εργασία με συμβάσεις, εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα κ.λπ.

Ενότητα "Λεξικά"

Σχεδιασμένο για τη δημιουργία και αποθήκευση λιστών λέξεων-κλειδιών που χρησιμοποιούνται για τη συμπλήρωση πεδίων εισαγωγής σε κάρτες βάσης δεδομένων συστήματος. Χρησιμοποιείται από τις περισσότερες ενότητες του συστήματος BOSS-Referent ως λεξικό τιμών λεξικού. Η προσθήκη νέων καταχωρήσεων και η επεξεργασία παλαιών πραγματοποιείται από διαχειριστές ή αφοσιωμένους υπαλλήλους.

Υπηρεσίες σε όλο το σύστημα

Πρόκειται για μονάδες που επιτρέπουν ευέλικτες ρυθμίσεις λειτουργικών υποσυστημάτων και παρέχουν υποστήριξη για βοηθητικές λειτουργίες.

Μονάδα διακόπτη

Είναι η κεντρική βάση με την οποία διαμορφώνεται η εφαρμογή. Περιέχει τεχνολογικές πληροφορίες σχετικά με τη θέση άλλων βάσεων δεδομένων του συστήματος BOSS-Referent στους διακομιστές. Η βάση δεδομένων "Switchboard" έχει σχεδιαστεί για να επιλύει τις ακόλουθες εργασίες:

Πλοήγηση χρήστη - η μονάδα παρέχει πλοήγηση στη βάση δεδομένων, λειτουργεί ως ενιαίο σημείο εισόδου στο σύστημα για τους χρήστες Εναλλαγή μονάδων συστήματος - δημιουργεί συνδέσμους μεταξύ των βάσεων δεδομένων του συστήματος και με μονάδες λεξικού και αναφοράς Διαμόρφωση σταθμών εργασίας χρήστη Σημείο εισόδου για χρήστες.

Μονάδα ντουλαπιού

Αναφέρεται σε μια ομάδα υπηρεσιών χρηστών. Σχεδιασμένο για να ενημερώνει τους χρήστες σχετικά με τις εργασίες τους: όλα τα μηνύματα υπηρεσίας του συστήματος BOSS-Referent παραδίδονται εδώ. Η βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες, ενώ κάθε χρήστης λαμβάνει μόνο ειδοποιήσεις που απευθύνονται σε αυτόν. Το σύστημα σάς επιτρέπει να αντιγράψετε μηνύματα που έρχονται στο "Cabinet" στο γραμματοκιβώτιο του χρήστη,

Μονάδα αναζήτησης

Μια βοηθητική ενότητα που σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε αναζήτηση με βάση ένα σύνολο χαρακτηριστικών καρτών εγγράφων των βάσεων δεδομένων "Chancery", "Decision Making" και των αρχείων τους.

Ενότητα καταχωρητή

Περιέχει ένα σύνολο απαριθμητών (μετρητές λογισμικού) που δημιουργούν αριθμούς εγγραφής εγγράφων και μορφές απαριθμητών. Σας επιτρέπει να διαμορφώνετε ευέλικτα διάφορες μορφές αριθμητή σύμφωνα με τη διαδικασία που υιοθετείται στον οργανισμό για το σχηματισμό αριθμών εγγραφής για έγγραφα διαφόρων τύπων. Εκτός από τον «μετρητή», η μορφή μπορεί να περιέχει διάφορες παραμέτρους, για παράδειγμα: το πλήρες όνομα του υπογράφοντος, ημερομηνία εγγραφής, διαχωριστικά, ευρετήριο περιπτώσεων κ.λπ. Μπορούν να δημιουργηθούν διάφορες μορφές για έναν απαριθμητή.

Ενότητες αρχειοθέτησης

Σχεδιασμένο για την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων από τις ενότητες "Γραφείο", "Εργασίες", "Λήψη Αποφάσεων" και σχετικές ενότητες "Ηλεκτρονικές Εικόνες". Μια ξεχωριστή βάση δεδομένων αρχειοθέτησης δημιουργείται για κάθε ενότητα. Τα έγγραφα που μεταφέρονται στο αρχείο από τις ενότητες «Chancery» και «Λήψη Αποφάσεων» λαμβάνουν την κατάσταση «Σε περίπτωση», η κατάσταση των παραγγελιών δεν αλλάζει.

Ενότητα ρυθμίσεων απόφασης

Μια βοηθητική ενότητα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία τυπικών διαδικασιών σύμφωνα με τις οποίες θα υποβάλλονται σε επεξεργασία έγγραφα στη βάση δεδομένων λήψης αποφάσεων. Η τυπική κάρτα διεργασίας ορίζει τα στάδια και τα στάδια επεξεργασίας εγγράφων, τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για τα πεδία εγγράφων, τους υπαλλήλους που εμπλέκονται στην επεξεργασία (συντονισμός, υπογραφή, έγκριση, εγγραφή), καθώς και τους υπαλλήλους που έχουν το δικαίωμα να δημιουργούν έγγραφα.

Μονάδα πρωτοκόλλου

Χρησιμοποιείται για την καταγραφή ενεργειών χρήστη κατά την εργασία με έγγραφα στο σύστημα BOSS-Referent. Πληροφορίες από τη βάση δεδομένων Το πρωτόκολλο προορίζεται μόνο για προβολή και χρησιμοποιείται από την υπηρεσία που είναι υπεύθυνη για την ασφάλεια των πληροφοριών.