Αποτελεσματικός προγραμματισμός του χρόνου εργασίας στην επιχείρηση. Προγραμματισμός χρόνου εργασίας - αφηρημένη

Στην εργασιακή μου πρακτική, έχω συναντήσει επανειλημμένα μάνατζερ που έχουν μια σημαντική ικανότητα. Αυτή είναι η ικανότητα να κάνεις πολλά πράγματα κατά τη διάρκεια της ημέρας, βάζοντας σωστά προτεραιότητες και χωρίς να βιώνεις άγχος. Ένα τέτοιο άτομο απλά δεν μπορεί να κατακλυστεί με πράξεις. Όσα έργα κι αν υλοποιούνται αυτή τη στιγμή, γρήγορα, ήρεμα και σωστά θα ιεραρχήσει, θα ομαδοποιήσει τις εργασίες και θα αρχίσει να τις εκτελεί η μία μετά την άλλη. Το σκέφτηκα αρκετά, μίλησα με συναδέλφους και συνειδητοποίησα ότι στις περισσότερες περιπτώσεις αυτή η ικανότητα δεν είναι έμφυτη, αλλά επίκτητη.

Όταν ήμουν στο γυμνάσιο, ο αγαπημένος μου θείος μου έδωσε μια καλή συμβουλή: «Να παρακολουθείς τι κάνεις κατά τη διάρκεια της ημέρας και να συνοψίζεις στο τέλος». Ο θείος εργαζόταν στη Διεθνή Οργάνωση Εργασίας και ήξερε τι έλεγε. Είμαι ακόμα ευγνώμων σε αυτόν για τις συμβουλές του και στον εαυτό μου που ακολούθησα αυτή τη συμβουλή. Όταν άφησα το σχολείο, είχα ένα σαφές πρόγραμμα, οι περισσότερες από τις εργασίες και τα καθήκοντά μου για κάθε μέρα είχαν προγραμματιστεί εκ των προτέρων και αυτό δεν μου προκάλεσε καμία διαμαρτυρία ή ενόχληση.

Αργότερα κράτησα αυτόν τον κανόνα για το υπόλοιπο της ζωής μου. Τα σχέδια και οι εργασίες άλλαξαν, και η συνήθεια να κάνω πολλά διαφορετικά πράγματα κατά τη διάρκεια της ημέρας ενισχύθηκε μόνο, και μαζί της η αποτελεσματικότητα και η αποτελεσματικότητα της δουλειάς μου. Άλλωστε, αν το καλοσκεφτείς, η υψηλή κούραση, η απάθεια, η χαμηλή παραγωγικότητα είναι ως επί το πλείστον αποτέλεσμα του οράματός μας για τον εαυτό μας, της δουλειάς μας και τελευταίο αλλά όχι ασήμαντο, η έλλειψη συνήθειας προγραμματισμού και ιεράρχησης. Πιθανώς, για ορισμένους δημιουργικούς εργαζόμενους και ειδικούς στενού προφίλ, αυτό δεν είναι σημαντικό μειονέκτημα, αλλά δεν θα λειτουργήσει ως καλός διευθυντής χωρίς την ικανότητα να προγραμματίζει δραστηριότητες, να δίνει προτεραιότητες και να ομαδοποιεί εργασίες.

Επομένως, εάν δεν έχετε συνηθίσει να σχεδιάζετε πράγματα στο σχολείο ή στο κολέγιο, είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό το συντομότερο δυνατό. Πρώτα, μάθετε τι κάνετε πραγματικά κατά τη διάρκεια της ημέρας. Απλώς σημειώστε κάθε μισή ώρα για αυτό που έχετε αφιερώσει αυτόν τον χρόνο. Όταν εξετάζετε τις εβδομαδιαίες σημειώσεις σας, θα εκπλαγείτε με το πόσος χρόνος χάνεται σε ασήμαντες, επικαλυπτόμενες ή απλώς άσχετες δραστηριότητες και εργασίες. Κατά συνέπεια, το επόμενο βήμα είναι να απορρίψετε όλα τα περιττά. Θα χρειαστεί επίσης πολύς χρόνος για να το ακολουθήσετε, κάποιες συνήθειες ή τελετουργίες είναι πολύ δύσκολο να απαλλαγείτε. Το τρίτο βήμα είναι να ομαδοποιήσετε τις κύριες εργασίες και τύπους εργασίας και να τις αντιμετωπίσετε διαδοχικά, όχι με αυθαίρετη σειρά. Αυτό θα αυξήσει πολύ την ικανότητά σας να συγκεντρωθείτε. Με την πρώτη ματιά, αυτό είναι πολύ απλό, όχι πιο δύσκολο από το να κάνεις ασκήσεις το πρωί. Αλλά δεν ασχολούνται όλοι με τη χρέωση.

Όσο για τον προγραμματισμό της ημέρας μου, ακόμα και τώρα αφιερώνω πολύ χρόνο σε αυτό (αν και οι βοηθοί μου κάνουν πολλές προπαρασκευαστικές και οργανωτικές εργασίες). Ίσως αργότερα θα γράψω μια ανάρτηση για το ρόλο του προσωπικού βοηθού στο έργο ενός ηγέτη. Η βάση της σωστής διαχείρισης χρόνου είναι. Για μένα, αυτή είναι μια στρατηγική, σχέσεις με βασικούς πελάτες και συνεργάτες, οι μεγαλύτερες συμφωνίες, μια ομάδα, ραντεβού και κίνητρα εργαζομένων. Εάν παρουσιαστεί ένα πρόβλημα σε μία από αυτές τις κατευθύνσεις, τότε αυτό είναι το πρόβλημά μου, το οποίο πρέπει πρώτα να λύσω.

Ένα άλλο θεμελιώδες σημείο είναι η παρουσία στο χρονοδιάγραμμα για μη προγραμματισμένες δραστηριότητες. Συμβαίνουν πάντα, και είναι σημαντικό να χαλαρώνετε, γιατί δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το όταν η μία συνάντηση μπαίνει σε μια άλλη ή πρέπει να κάνετε κάτι βιαστικά.

Μην ξεχνάτε ότι όλοι οι άνθρωποι είναι διαφορετικοί, πράγμα που σημαίνει ότι ο προγραμματισμός πρέπει να είναι ατομικός. Έφτιαξα το βέλτιστο πρόγραμμά μου εδώ και πολύ καιρό. Συνήθως στις 9 το πρωί ολοκληρώνω το πρόγραμμα με την ομάδα και περνάω από τα σλιπ που περιγράφουν τις συναντήσεις που πρέπει να κάνω σήμερα. Η προετοιμασία των συνοπτικών πληροφοριών είναι ένα ξεχωριστό θέμα: περιγράφουν ξεκάθαρα τους στόχους, τους στόχους, τους συμμετέχοντες. Επίσης μου εξοικονομεί χρόνο. Μετά από περίπου δέκα συναντήσεις, πηγαίνω σπίτι και περνάω χρόνο με την οικογένειά μου, πηγαίνω τακτικά στη γιόγκα ή στο γυμναστήριο. Και πιο κοντά στη νύχτα δουλεύω ακόμα ηλεκτρονικά. Αυτή η ρουτίνα μου επιτρέπει να μην αλλάζω άλλη μια φορά μεταξύ των τύπων εργασίας και είναι πιο εύκολο να μπω στην επιθυμητή λειτουργία. Ωστόσο, για να χτίσω και να κολλήσω σε αυτό, έπρεπε να αρχίσω να προγραμματίζω τον χρόνο μου από το σχολείο.

Ποιος από εμάς δεν έχει αναρωτηθεί ποια είναι η μεγαλύτερη αξία; Πολύ συχνά, οι απόψεις διίστανται σε αυτό το θέμα. Μερικοί πιστεύουν ότι οι πληροφορίες, άλλοι - χρόνος. Παρά το γεγονός ότι η σύγχρονη κοινωνία έχει αρκετές ευκαιρίες για εξοικονόμηση χρόνου, για κάποιο λόγο δεν υπάρχει αρκετός χρόνος. Και αμέσως έρχονται στο μυαλό σκέψεις: «Γιατί η τεχνολογική πρόοδος παίζει ένα σκληρό αστείο;», «Πώς να έχεις χρόνο να κάνεις τα πάντα και μάλιστα καλά;», «Πώς να διανείμεις και να προγραμματίσεις την ημέρα σου για να αποφορτιστείς τουλάχιστον μερικώς; ". Όλα είναι πολύ απλά. Απλά πρέπει να μάθετε πώς να προγραμματίζετε σωστά τον χρόνο.

Κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε εάν θέλετε να είστε επιτυχημένοι

Για να κάνετε τα πάντα και να έχετε χρόνο για ξεκούραση, θα πρέπει:

• να αναπτύξει ένα συγκεκριμένο σχέδιο·
• δώστε προτεραιότητα στην ενασχόληση με μικρά σημαντικά θέματα, χωρίς να τα αφήσετε για αργότερα.
• μην σπαταλάτε χρόνο εργασίας σε περιττά πράγματα.
• αναλύει ολοκληρωμένες εργασίες σε καθημερινή βάση·
• σωστή ιεράρχηση ανάλογα με τη σημασία·
• να κρατήσει την τάξη?
• αναπτύξτε τη δύναμη της θέλησης να ακολουθήσετε νέες συνήθειες.

Πώς να μάθετε να προγραμματίζετε την ημέρα σας: τα στάδια του προγραμματισμού της ώρας του κεφαλιού

Φαίνεται ότι είναι σωστό να κατανεμηθεί ο χρόνος εργασίας, ο καθορισμός της σειράς της καθημερινής εργασίας δεν είναι δύσκολος, ωστόσο, δεν μπορούν όλοι να το κάνουν. Εάν σας έρχονται σκέψεις για το πώς να κάνετε σημαντικά πράγματα έγκαιρα και να μην κουράζεστε, είναι σημαντικό να μάθετε πώς να σχεδιάζετε και να κατανέμετε σωστά τον χρόνο. Σημαντικό ρόλο παίζει εδώ ένα σωστά σχεδιασμένο πλάνο της καθημερινότητας.

Μην ξεχνάτε έναν τόσο σημαντικό παράγοντα όπως ο περιορισμένος χρόνος. Ο χρόνος δεν μπορεί να σταματήσει, να αλλάξει, να επιστρέψει, πράγμα που σημαίνει ότι το ίδιο ισχύει για τη δουλειά, τις υποθέσεις και τη ζωή μας γενικότερα.

Υπάρχουν τα ακόλουθα στάδια προγραμματισμού του χρόνου εργασίας:

• ανάπτυξη πειθαρχίας (το να μάθεις να ελέγχεις την ημέρα σου είναι σημαντικό καθήκον για έναν επιτυχημένο ηγέτη).
• προσδιορισμός του βαθμού σπουδαιότητας των περιπτώσεων (επιτρέπεται να προγραμματίζονται όχι περισσότερες από 3 επείγουσες περιπτώσεις την ημέρα).
• Ορθολογική κατανομή των υποθέσεων σε σημαντικές, επείγουσες, ελαφριές, απλές, ασήμαντες.
• την κατάρτιση ενός σταδιακού σχεδίου για την εκτέλεση των εργασιών·
• να απαλλαγούμε από απλά, μικρά, εύκολα πράγματα που χρειάζονται λιγότερο από 10 λεπτά για να ολοκληρωθούν (ξεφόρτωση τις επόμενες ημέρες).
• άρνηση του διευθυντή από δραστηριότητες που «κλέβουν» χρόνο (παρακολούθηση τηλεοπτικών εκπομπών, πολλές ώρες επικοινωνίας στα κοινωνικά δίκτυα, συγκεντρώσεις με φίλους).
• ορισμός κάθε πράγματος στο σπίτι και στην εργασία του τόπου του.
• να απαλλαγείτε από τα σκουπίδια εργασίας (10 λεπτά την ημέρα είναι αρκετά για να ταξινομήσετε έγγραφα και να πετάξετε τα περιττά πράγματα).
• επιλογή χόμπι για αναψυχή.

Για να μην χάσετε φίλους και να εξοικονομήσετε χρόνο σωστά, πρέπει να ακολουθήσετε τον κανόνα: επισκέπτεστε σελίδες στα κοινωνικά δίκτυα 2 φορές την εβδομάδα, αφιερώστε τα Σαββατοκύριακα για συναντήσεις φίλων, προγραμματίστε προσωπικές συναντήσεις εκ των προτέρων, μειώστε τον χρόνο των "κενών" τηλεφωνικών συνομιλιών έως 15 λεπτά την ημέρα.

Πώς να κάνετε ένα σχέδιο εργασίας

Ο γόνιμος προγραμματισμός είναι δυνατός εάν τηρείτε την ακόλουθη σειρά στην εργασία σας:

1. Καθορίστε τους στόχους και τους στόχους βάσει των οποίων θα αναπτυχθεί ένα σχέδιο εργασίας. Μπορεί να είναι βραχυπρόθεσμη (για μια εβδομάδα) ή μακροπρόθεσμη (για ένα μήνα, τρίμηνο, έτος).

Προσοχή: Ένας επιτυχημένος ηγέτης δεν πρέπει να παρεκκλίνει ούτε ένα βήμα από το σχέδιο. Μπορείτε να κάνετε προσαρμογές σε αυτό, για παράδειγμα, να ανταλλάξετε πράγματα, τις ημέρες σημαντικών συναντήσεων, να προγραμματίσετε εκδηλώσεις για μια άλλη στιγμή, αλλά δεν μπορείτε να το αλλάξετε ριζικά σε καμία περίπτωση.

1. Αναθέστε εργασίες και ορίστε προθεσμίες για την ολοκλήρωσή τους. Είναι σημαντικό να μάθετε πρώτα από όλα να κάνετε πράγματα που έχουν περιορισμένο χρονικό πλαίσιο και αυτά που απαιτούν μεγάλη προσπάθεια. Στη συνέχεια, μπορείτε να προγραμματίσετε μεσοπρόθεσμες εργασίες και εργασίες που απαιτούν την εφαρμογή τυπικών λειτουργιών. Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι η λιγότερο σημαντική δουλειά.

1. Υποχρεωτική επισήμανση επειγόντων θεμάτων που προέκυψαν την παραμονή της εκτέλεσης στο ημερολόγιο ή το ημερολόγιό σας (επιτρέπει στον διευθυντή να έχει χρόνο να κάνει τα πάντα εγκαίρως, χωρίς να χάσει σημαντικά σημεία).

1. Ανάλυση όλων των περιπτώσεων, μείωση της λίστας εργασιών (στο μέτρο του δυνατού).

Για να ξεφορτώσετε τη μέρα σας, είναι σημαντικό:

1. Ακολουθήστε τον περιορισμό της εκτέλεσης των υποθέσεων: όχι περισσότερες από 3 επείγουσες, όχι περισσότερες από 10 συνολικά την ημέρα.
2. Κατά τον προγραμματισμό, τηρήστε την ολοκλήρωση πολύπλοκων εργασιών σε πιο ευνοϊκή ώρα, κατά προτίμηση το πρωί, ελαφριές - στο τέλος της βάρδιας εργασίας.
3. Μην εκτελέσετε την επόμενη εργασία χωρίς να ολοκληρώσετε την προηγούμενη (είναι σημαντικό να προγραμματίσετε τις εργασίες σε στάδια, έχοντας ολοκληρώσει τις προηγουμένως συμφωνημένες).
4. Μην αφήνετε ημιτελείς εργασίες, μην τις μεταφέρετε στην επόμενη εργάσιμη.
5. Εάν εξακολουθούν να υπάρχουν εκκρεμείς εργασίες, συνιστάται να σημειώσετε σχετικά με αυτές στο ημερολόγιο σημαντικών υποθέσεων, όπου θα πρέπει να σημειωθούν ειδικά. Σε περίπτωση που η ίδια εργασία "ζει" σταθερά στο ημερολόγιο για αρκετές ημέρες στη σειρά, αξίζει να σκεφτείτε πώς να την αρνηθείτε ή απλά να τη μεταφέρετε σε άλλο άτομο που την εκτελεί.

Μυστικά ορθολογικού σχεδιασμού

Ο σωστός προγραμματισμός της ημέρας θα επιτρέψει:

• αξιολόγηση του σχεδίου εργασίας, προσαρμογή των καθηκόντων, κατάρτιση καθημερινής ρουτίνας.
• έλεγχος της εκτέλεσης υποθέσεων, εξάλειψη της ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλών εργασιών (διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος χαμηλής απόδοσης στην εργασία).
• ολοκλήρωση των υποθέσεων που ξεκίνησαν·
• εξάλειψη των εμποδίων που εμποδίζουν τον διευθυντή να εκπληρώσει τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί, αποσπούν την προσοχή, επηρεάζουν τα σχέδια.
• εναλλασσόμενη εργασία με ανάπαυση.
• ανάλυση χρόνου προγραμματισμού?
• συνεχής βελτίωση της απόδοσής τους.

Τα μυστικά της εξοικονόμησης χρόνου του διευθυντή

1. Είναι σημαντικό να συνδυάζετε παρόμοιες εργασίες, για παράδειγμα, να συνδυάζετε διαπραγματεύσεις, να αναλύετε την αλληλογραφία, να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Εξίσου σημαντική είναι η δημιουργία ενός ήρεμου περιβάλλοντος. Αυτό είναι απαραίτητο για να μην αποσπά τίποτα από την εργασία.
3. Ο περιορισμός του χρόνου εργασίας σας θα αποφύγει μη παραγωγικά αποτελέσματα από επαγγελματικές συναντήσεις.
4. Η ικανότητα ιεράρχησης είναι ένας σημαντικός δείκτης ορθολογισμού και συνέπειας των υποθέσεων, που επηρεάζει την επίτευξη των στόχων.
5. Η εκτέλεση εξαιρετικά σημαντικών εργασιών επιτρέπει στον ηγέτη να επιτύχει υψηλές επιδόσεις στην εργασία του.
6. Ένα σημαντικό μέρος του χρόνου θα βοηθήσει στην εξοικονόμηση της κατανομής των εργασιών μεταξύ των εργαζομένων.
7. Εξίσου σημαντική είναι η σταδιακή διαδικασία. Η κίνηση προς τον στόχο είναι πολύ πιο εύκολη αν ανεβαίνεις τις σκάλες, ξεκινώντας με μικρά πράγματα και φτάνοντας ψηλά.
8. Η τήρηση ημερολογίου με σημαντικά πράγματα θα βοηθήσει στην εξάλειψη της επικάλυψης μιας εργασίας σε μια άλλη, της συσσώρευσης περιπτώσεων στο τέλος του μήνα.
9. Οι σημαντικές αποφάσεις λαμβάνονται καλύτερα το πρωί. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αίσθημα επιτυχίας για όλη την εργάσιμη ημέρα.
10. Όταν κάνετε σχέδια, χρονοδιαγράμματα, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη το πραγματικό επίπεδο ικανότητας εργασίας, καθώς είναι αυτός που επηρεάζει το τελικό αποτέλεσμα της εργασίας.

Ο προγραμματισμός και η οργάνωση της εργασίας είναι το κλειδί για την περαιτέρω αυτο-ανάπτυξη. Διαβάστε για τις βασικές αρχές και κανόνες του καθημερινού προγραμματισμού στο άρθρο.

Από το άρθρο θα μάθετε:

Γιατί χρειάζεστε καθημερινό προγραμματισμό;

Δεν καταλαβαίνουν όλοι γιατί πρέπει να προγραμματίσετε την εργάσιμη ημέρα σας. Άλλωστε, κάθε άνθρωπος, ακόμα και χωρίς προγραμματισμό, ξέρει τι λειτουργίες επιτελεί και τι πράγματα πρέπει να κάνει. Πολλοί δεν βλέπουν το νόημα να κάνουν σχέδια για την ημέρα, γιατί πάντα υπάρχουν απροσδόκητες αναθέσεις που μπορεί να μπερδέψουν όλα τα προσχεδιασμένα αντικείμενα.

Λήψη σχετικών εγγράφων:

Αν συγκρίνουμε δύο εργαζόμενους που εκτελούν τις ίδιες λειτουργίες και έχουν τις ίδιες ικανότητες, μπορούμε να βρούμε ότι ο όγκος και η ποιότητα της εργασίας τους διαφορετικός. Ένας υπάλληλος καταφέρνει να λύσει τόσο τρέχουσες όσο και στρατηγικές εργασίες, ο δεύτερος δεν έχει καν χρόνο να εκπληρώσει επείγουσες εργασίες και αναγκάζεται να μένει μετά τη δουλειά όλη την ώρα. Τα καλύτερα αποτελέσματα θα τα δείξει αυτός που είναι περισσότερο . Αυτόν δηλαδή για τον οποίο η διαδικασία σχεδιασμού είναι καθημερινό καθήκον και ανάγκη. Το να έχεις σχέδιο, έστω και σε ψυχολογικό επίπεδο, κάνει τον άνθρωπο να κινητοποιηθεί. Έχει σταθερό στόχο και υπάρχει εσωτερική ανάγκη να τον πετύχει.

Πώς να προγραμματίσετε αποτελεσματικά;

Ο προγραμματισμός και η οργάνωση της εργασίας πραγματοποιείται από έναν υπάλληλο. Όχι ο διευθυντής, αλλά ο υπάλληλος πρέπει να θέτει καθήκοντα στον εαυτό του. Σε αυτή την περίπτωση, θέτει μόνος του στόχους, ενεργεί προς την κατεύθυνση που επιλέγει. Κατά κανόνα, το ποσοστό των ολοκληρωμένων εργασιών με ανεξάρτητο σχεδιασμό είναι υψηλότερο από ό,τι με την εφαρμογή του γενικού που αναπτύχθηκε από τον ηγέτη.

Υπάρχει ένα σύστημα προγραμματισμού εργασιών που έχει δοκιμαστεί στην πράξη και διασφαλίζει τη βέλτιστη χρήση του χρόνου εργασίας. Είναι ένα σύνολο αρχών με τις οποίες ένα άτομο μπορεί να κάνει ένα ικανό, ρεαλιστικό και εφικτό σχέδιο.

Πρώτα από όλα, καθορίστε τι πρέπει να συμπεριλάβετε στο καθημερινό σας πρόγραμμα. Θα πρέπει να καταρτιστεί λαμβάνοντας υπόψη το στρατηγικό σχέδιο που αναπτύχθηκε για έξι μήνες ή ένα χρόνο. Ο προγραμματισμός για κάθε μέρα λαμβάνει υπόψη όλες τις εργασίες που έχουν προγραμματιστεί για υλοποίηση, τόσο άμεσα σχετιζόμενες με την εργασία όσο και δευτερεύουσες. Για παράδειγμα, συγχαίροντας έναν συνάδελφο για τα γενέθλιά του. Εκτός από εκείνα τα στοιχεία που περιμένει ο ηγέτης, στο σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνονται και προσωπικές υποθέσεις. Αυτό είναι απαραίτητο για προσωπική ανάπτυξηκαι δημιουργώντας μια θετική εικόνα.

Όταν σχεδιάζετε εργασίες, μεγάλες εργασίες που θα χρειαστούν αρκετές ημέρες ή εβδομάδες για να ολοκληρωθούν θα πρέπει να αναλύονται σε στάδια και να εκτελούνται διαδοχικά. Ορίστε μια ημερομηνία λήξης για κάθε ορόσημο. Κάντε ένα πλάνο για την επόμενη μέρα, συμπεριλαμβανομένων των δευτερευουσών εργασιών σε αυτό. Για να καταρτίσετε ένα σχέδιο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κανονικό ημερολόγιο χαρτιού ή ένα ειδικό πρόγραμμα.

Σκοπός του προγραμματισμού εργασιών δεν είναι η εκπλήρωση των στοιχείων του σχεδίου με οποιοδήποτε κόστος, αλλά η έγκαιρη και ποιοτική εκτέλεση των εργασιών προτεραιότητας και των επειγουσών εργασιών. Επομένως, η λίστα των εργασιών που έχουν προγραμματιστεί για υλοποίηση πρέπει να ταξινομηθεί και να ταξινομηθεί με φθίνουσα σειρά προτεραιότητας. Κατά τη διάρκεια Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές μεθόδους ταυτόχρονα.

Για παράδειγμα, οι εργασίες με καθορισμένη προθεσμία και οι εργασίες που απαιτούν περισσότερη προσπάθεια για να επιλυθούν έχουν την υψηλότερη προτεραιότητα. Το δεύτερο πιο σημαντικό θα είναι οι καθημερινές υποχρεωτικές εργασίες και εκείνες οι προθεσμίες για τις οποίες έχουν προγραμματιστεί για τις επόμενες ημέρες. Η χαμηλότερη προτεραιότητα στον καθημερινό προγραμματισμό είναι οι δευτερεύουσες υποθέσεις, η αποτυχία των οποίων δεν θα έχει σημαντικές αρνητικές συνέπειες.

Κανόνες προγραμματισμού ημέρας

Ακριβώς όπως ο σχεδιασμός της εργασίας μιας επιχείρησης, έτσι και ο προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας ενός μεμονωμένου εργαζομένου πρέπει να ακολουθεί τους κανόνες. Η τήρησή τους θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε την υλοποίηση των σχεδίων σε μια άνετη λειτουργία για εσάς.

1. Προγραμματίστε όχι περισσότερο από το 70% του χρόνου εργασίας σας. Αυτό θα σας επιτρέψει να εκτελέσετε ήρεμα επείγουσες απρογραμμάτιστες εργασίες και να μην είστε νευρικοί εάν πρέπει να αποσπαστείτε από την εκτέλεση. .
2. Μην εντάξετε στο καθημερινό πλάνο περισσότερες από τρεις σημαντικές και επείγουσες εργασίες ταυτόχρονα. Περιορίστε τον συνολικό αριθμό των στοιχείων του σχεδίου σε δέκα.
3. Σχηματίστε τον ίδιο τύπο θηκών σε μπλοκ. Αυτό θα βοηθήσει στην εκτέλεσή τους χρησιμοποιώντας έναν μόνο αλγόριθμο, ο οποίος θα μειώσει τον χρόνο εκτέλεσης.
4. Μεταφέρετε τη διαδικασία σχεδιασμού στο απόγευμα της προηγούμενης ημέρας. Θα έχετε χρόνο να κάνετε προσαρμογές στο σχέδιο, αν χρειαστεί.
5. Σχεδιάστε πολύπλοκες περιπτώσεις σύμφωνα με τους βιορυθμούς σας. Κάποιος διακρίνεται από αυξημένη αποτελεσματικότητα το πρωί, κάποιος - το απόγευμα και κάποιος εργάζεται πιο παραγωγικά το βράδυ.
6. Μην ξεκινήσετε μια νέα εργασία πριν ολοκληρώσετε την εργασία που έχετε ήδη ξεκινήσει. Εάν έπρεπε να διακόψετε - επιστρέψτε και ολοκληρώστε αυτό που ξεκινήσατε.
7. Μην αναβάλλετε να κάνετε μια απρογραμμάτιστη εργασία, εάν μπορεί να γίνει σε λίγα λεπτά.
8. Κάντε διαλείμματα κάθε ώρα χωρίς να μένετε στη δουλειά. Αφιερώστε διαλείμματα σε ένα ελαφρύ ζέσταμα, αυτό θα σας βοηθήσει να «φρεσκάρετε» το κεφάλι σας.
9. Μην μπερδεύεστε με την επίτευξη των στόχων, μην θέτετε στόχους και μην σκιαγραφείτε όγκους που θα είναι δύσκολο να αντιμετωπίσετε.
10. Εάν υπάρχουν ημιτελείς εργασίες που δεν έχουν χάσει τη συνάφειά τους, μεταφέρετέ τις στο σχέδιο για την επόμενη μέρα.
11. Οργανώστε τον χώρο εργασίας σας με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι άνετο να εργάζεστε.

συμπέρασμα

Ο προγραμματισμός για κάθε μέρα είναι μια χρήσιμη και απαραίτητη δεξιότητα. Αυτός είναι ένας τρόπος αυτοοργάνωσης και αυτο-ανάπτυξης, εγγύηση ότι μπορείτε να εργαστείτε αποτελεσματικά. Το προτεινόμενο σύστημα προγραμματισμού εργασίας θα βοηθήσει στην κατανόηση των βασικών αρχών διαχείριση χρόνουκαι να εφαρμόσουν με επιτυχία αυτή τη γνώση στην πράξη.

Εάν αρχίσετε να κατανοείτε πλήρως ποιοι παράγοντες επηρεάζουν τη ζωή ενός ατόμου, γενικά, τότε μπορείτε να βρείτε πολλούς από αυτούς. Οποιοσδήποτε τομέας της ζωής ενός ατόμου και κάθε σφαίρα της δραστηριότητάς του, φυσικά, έχει μια σειρά από εγγενείς ιδιαιτερότητες και μερικές φορές αυτό που ισχύει για ένα είναι εντελώς ανεφάρμοστο σε άλλο. Ωστόσο, υπάρχουν, παρόλα αυτά, ορισμένες θεμελιώδεις αρχές που είναι αποτελεσματικές σε απολύτως τα πάντα. Μία από αυτές τις αρχές, ή πιο συγκεκριμένα, νόμους που μπορούν να θεωρηθούν εγγυητές επιτυχίας σε οποιονδήποτε τομέα, είναι η ικανότητα προγραμματισμού και ιεράρχησης. Γιατί αυτό είναι τόσο σημαντικό, θα μάθουμε στο μάθημα εκπαίδευσης διαχείρισης χρόνου που παρουσιάζεται.

Αφού μελετήσετε αυτό το υλικό, θα μάθετε τι είναι ο επιχειρηματικός προγραμματισμός και ποια είναι τα χαρακτηριστικά του, γιατί είναι απαραίτητο και σημαντικό να κάνετε λίστες με εργασιακές, προσωπικές και οικιακές δουλειές σε καθημερινή βάση. Επιπλέον, θα εξετάσουμε πολλές αποτελεσματικές μεθόδους και αρχές προγραμματισμού, μερικές από τις οποίες έχουν σχεδιαστεί για κάθε μέρα και άλλες έχουν μια πιο ελπιδοφόρα εστίαση - για μια εβδομάδα, μήνα, έτος, ακόμη και αρκετά χρόνια. Αυτό το μάθημα της διαδικτυακής μας εκπαίδευσης θα είναι χρήσιμο για άτομα όλων των ηλικιών και επαγγελμάτων και θα είναι δυνατή η εφαρμογή των πληροφοριών που λαμβάνετε για την επίτευξη των στόχων σας από την πρώτη μέρα.

Τι είναι ο προγραμματισμός. Τύποι προγραμματισμού. Προτεραιότητα

Η διαδικασία σχεδιασμού

Ο προγραμματισμός είναι η διαδικασία βέλτιστης κατανομής των πόρων που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων και των στόχων, καθώς και ένα σύνολο διαδικασιών που σχετίζονται με τον καθορισμό και την εφαρμογή τους. Ο προγραμματισμός είναι αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης χρόνου (διαχείριση χρόνου) και, με την επιδέξια εφαρμογή, αυξάνει σημαντικά την αποτελεσματικότητά του.

Στην απλούστερη και πιο επίσημη ερμηνεία του, ο σχεδιασμός χαρακτηρίζεται από τα ακόλουθα βήματα:

1. Στάδιο καθορισμού στόχων (καθήκοντα)
2. Το στάδιο της κατάρτισης ενός σχεδίου για την επίτευξη του επιδιωκόμενου
3. Στάδιο σχεδίασης παραλλαγής
4. Το στάδιο προσδιορισμού των απαιτούμενων πόρων, καθώς και των πηγών τους
5. Στάδιο καθορισμού στελεχών και ενημέρωσης
6. Το στάδιο καθορισμού των αποτελεσμάτων του σχεδιασμού σε φυσική μορφή (σχέδιο, έργο, χάρτης κ.λπ.)

Τύποι προγραμματισμού

Ο προγραμματισμός, όπως έχει ήδη σημειωθεί, εφαρμόζεται σε απολύτως οποιαδήποτε σφαίρα της ζωής, αλλά, ανάλογα με αυτό, μπορεί να έχει τα δικά του χαρακτηριστικά, τα οποία, με τη σειρά τους, εκφράζονται σε διάφορες μορφές και περιεχόμενα.

Τα είδη σχεδιασμού διαφέρουν:

Από ανάγκη

• Σχεδιασμός οδηγιών - συνεπάγεται την υποχρεωτική εκτέλεση των καθηκόντων που έχουν τεθεί, έχει πάντα συγκεκριμένο αποδέκτη και χαρακτηρίζεται από αυξημένη λεπτομέρεια. Ως παράδειγμα, μπορούμε να ονομάσουμε τον καθορισμό εργασιών που σχετίζονται με την επίλυση θεμάτων κρατικής / εθνικής σημασίας, την εργασία σε επιχειρήσεις κ.λπ.
• Ο ενδεικτικός σχεδιασμός είναι το αντίθετο του πρώτου: δεν συνεπάγεται υποχρεωτική και ακριβή εκτέλεση, έχει περισσότερο συμβουλευτικό και καθοδηγητικό χαρακτήρα. Αυτός ο τύπος προγραμματισμού είναι ευρέως διαδεδομένος στο σύστημα μακροοικονομικής ανάπτυξης διαφόρων κρατών.

Ως προς την επίτευξη του στόχου

• Βραχυπρόθεσμος (τρέχων) προγραμματισμός - υπολογίζεται για περίοδο έως 1 έτους και μπορεί να αποτελείται από σχέδια για μια ημέρα, εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο, έξι μήνες. Ο πιο συνηθισμένος τύπος προγραμματισμού. Χρησιμοποιείται τόσο από απλούς ανθρώπους στη διαδικασία της καθημερινής ζωής, όσο και από ηγέτες διαφόρων οργανισμών.
• Μεσοπρόθεσμος προγραμματισμός - υπολογίζεται για περίοδο 1 έως 5 ετών. Αυτή η μορφή προγραμματισμού είναι κοινή στις δραστηριότητες κυβερνητικών φορέων, εταιρειών και επιχειρήσεων, αλλά χρησιμοποιείται συχνά από ανθρώπους με στρατηγική σκέψη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να συνδυαστεί με τον τρέχοντα προγραμματισμό, ο οποίος σε συνδυασμό είναι κυλιόμενος προγραμματισμός.
• Μακροπρόθεσμος (προοπτικός) σχεδιασμός - υπολογίζεται, κατά κανόνα, για αρκετά (5, 10, 20) χρόνια στο μέλλον. Τις περισσότερες φορές, αυτός ο τύπος προγραμματισμού χρησιμοποιείται σε μεγάλες επιχειρήσεις για την εκπλήρωση καθηκόντων κοινωνικής, οικονομικής, επιστημονικής και τεχνολογικής φύσης κ.λπ.

• Ο στρατηγικός σχεδιασμός είναι κυρίως μακροπρόθεσμος. Με τη βοήθειά του, καθορίζονται οι κύριες κατευθύνσεις στις δραστηριότητες των οργανισμών: επέκταση δραστηριοτήτων, δημιουργία νέων κατευθύνσεων, τόνωση της ροής εργασίας, μελέτη της αγοράς και των τμημάτων της, μελέτη ζήτησης, χαρακτηριστικά του κοινού-στόχου κ.λπ. Διαδεδομένο στις δραστηριότητες των οργανισμών.
• Ο τακτικός σχεδιασμός - τις περισσότερες φορές είναι ο ίδιος - μακροπρόθεσμος. Κύριος στόχος του είναι να δημιουργήσει τις απαραίτητες προϋποθέσεις για την πραγματοποίηση ευκαιριών που βρίσκονται μέσα από την εφαρμογή στρατηγικού σχεδιασμού. Κατά κανόνα, ο τακτικός σχεδιασμός χρησιμοποιείται στον σχεδιασμό της οικονομικής, κοινωνικής και παραγωγικής ανάπτυξης ενός οργανισμού. Διαδεδομένο στις δραστηριότητες των οργανισμών.
• Ο επιχειρησιακός προγραμματισμός ημερολογίου είναι το τελικό στάδιο του στρατηγικού και τακτικού σχεδιασμού. Χρησιμεύει κυρίως στην υλοποίηση της διαδικασίας επίτευξης των καθορισμένων αποτελεσμάτων. Με τη βοήθειά του, καθορίζονται όλοι οι δείκτες και οργανώνεται απευθείας το έργο του οργανισμού. Ο επιχειρησιακός προγραμματισμός περιλαμβάνει τον καθορισμό του χρόνου για την ολοκλήρωση των εργασιών, την προετοιμασία της υλοποίησης της διαδικασίας, την τήρηση αρχείων, την παρακολούθηση και την ανάλυση της διαδικασίας. Διαδεδομένο στις δραστηριότητες των οργανισμών.
• Επιχειρηματικός σχεδιασμός - χρησιμεύει για την αξιολόγηση της σκοπιμότητας, της συνάφειας και της αποτελεσματικότητας των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων. Η κατάρτιση ενός επιχειρηματικού σχεδίου γίνεται πολύ προσεκτικά, λαμβάνοντας υπόψη κάθε είδους δείκτες, ευκαιρίες, προτάσεις κ.λπ. Είναι συνηθισμένο στις δραστηριότητες των οργανισμών και στο έργο των επιχειρηματιών.

Εκτός από τους εξεταζόμενους τύπους προγραμματισμού, οι οποίοι λαμβάνουν υπόψη τις πρωταρχικές πτυχές, υπάρχουν και εκείνοι που λαμβάνουν υπόψη τις δευτερεύουσες. Αυτοί με τη σειρά τους διαφέρουν:

Κατά βαθμό κάλυψης

• Γενικός σχεδιασμός - καλύπτει όλες τις λεπτομέρειες του πλαισίου.
• Μερικός σχεδιασμός - καλύπτει ορισμένες λεπτομέρειες του πλαισίου.

Με το σχεδιασμό αντικειμένων

• Σχεδιασμός στόχου - περιλαμβάνει τον καθορισμό των απαιτούμενων στόχων που πρέπει να επιτευχθούν.
• Προγραμματισμός ταμείου - περιλαμβάνει τον προγραμματισμό των μέσων που είναι απαραίτητα για την επίτευξη του αποτελέσματος (οικονομικά, πληροφορίες, προσωπικό, εξοπλισμός κ.λπ.).
• Σχεδιασμός προγράμματος - περιλαμβάνει την ανάπτυξη προγραμμάτων που είναι απαραίτητα για την επίτευξη του αποτελέσματος.
• Σχεδιασμός δράσης - περιλαμβάνει τον καθορισμό των απαραίτητων ενεργειών για την επίτευξη του αποτελέσματος.

Κατά βάθος

• Συγκεντρωτικός σχεδιασμός - γίνεται λαμβάνοντας υπόψη κοινές παραμέτρους.
• Λεπτομερής σχεδιασμός - λαμβάνει υπόψη όλες τις λεπτομέρειες και τα χαρακτηριστικά.

Συντονισμός σχεδίων διαχρονικά

• Διαδοχικός προγραμματισμός - συνεπάγεται μια μακρά διαδικασία, η οποία αποτελείται από πολλά μικρότερα στάδια.
• Ταυτόχρονος προγραμματισμός - συνεπάγεται ένα εφάπαξ σύντομο στάδιο.

Λογιστική για αλλαγές δεδομένων

• Άκαμπτος σχεδιασμός - συνεπάγεται την υποχρεωτική τήρηση των καθορισμένων παραμέτρων.
• Ευέλικτος προγραμματισμός - συνεπάγεται τη δυνατότητα μη συμμόρφωσης με τις καθορισμένες παραμέτρους και την εμφάνιση νέων.

Για να

• Τακτικός προγραμματισμός - περιλαμβάνει τη διαδοχική εκτέλεση των σχεδίων, το ένα μετά το άλλο.
• Κυλιόμενος προγραμματισμός - συνεπάγεται την επέκταση του σχεδίου για την επόμενη περίοδο μετά την ολοκλήρωσή του στην τρέχουσα περίοδο.
• Έκτακτος προγραμματισμός - συνεπάγεται την υλοποίηση του σχεδίου όπως παραστεί ανάγκη.

Προτεραιότητα

Η ιεράρχηση είναι η διαδικασία καθορισμού προτεραιοτήτων - ένας δείκτης υπεροχής της σημασίας ενός ή του άλλου στοιχείου του σχεδίου έναντι των υπολοίπων. Η ιεράρχηση είναι σημαντική γιατί μεταξύ ενός μεγάλου αριθμού διαφορετικών αποχρώσεων και χαρακτηριστικών, υπάρχουν τόσο εκείνα που έχουν τη μικρότερη σημασία και έχουν ελάχιστο αντίκτυπο στη διαδικασία επίτευξης του στόχου, όσο και εκείνα που παίζουν κυρίαρχο ρόλο σε αυτή τη διαδικασία . Η ικανότητα ιεράρχησης μπορεί να ονομαστεί ένας ακόμη δείκτης της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας οποιασδήποτε διαδικασίας σχεδιασμού, επειδή. η έμφαση στα πιο σημαντικά σημεία του σχεδίου είναι συχνά καθοριστική στο ερώτημα εάν ο στόχος θα επιτευχθεί ή όχι.

Όπως μπορείτε να δείτε, ο σχεδιασμός ως διαδικασία χαρακτηρίζεται από έναν σημαντικό αριθμό διαφορετικών αποχρώσεων. Οποιοσδήποτε από τους τύπους μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξεχωριστά, και ίσως σε συνδυασμό με άλλους. Το κύριο πράγμα κατά την επιλογή είναι να λάβετε υπόψη όλα τα χαρακτηριστικά της δραστηριότητάς σας. Αλλά, ανεξάρτητα από το πόσοι τύποι σχεδιασμού υπάρχουν, όσο και να τους λάβουμε υπόψη, όσα παραδείγματα και να δώσουμε, όλα αυτά δεν θα έχουν καμία αξία αν δεν καταλάβουμε γιατί πρέπει να σχεδιάσουμε τίποτα, τι πλεονεκτήματα που έχει.πώς θα μας βοηθήσει στη ζωή; Αυτές είναι οι ερωτήσεις που θα προσπαθήσουμε να απαντήσουμε στην επόμενη ενότητα.

Για τι προγραμματίζεται;

Λαμβάνοντας υπόψη ότι οι εκπαιδεύσεις μας είναι αφιερωμένες σε μεθόδους αύξησης της προσωπικής παραγωγικότητας, εδώ και περαιτέρω στο μάθημα θα εξετάσουμε τον προγραμματισμό σε σχέση με τη δραστηριότητα ενός ατόμου και όχι οργανισμούς, εταιρείες, επιχειρήσεις κ.λπ.

Ο προγραμματισμός είναι ο παράγοντας που καθορίζει σε μεγάλο βαθμό όχι μόνο αν ένας άνθρωπος θα πετύχει αυτό που θέλει, αλλά και τι θα πετύχει γενικότερα. Το γεγονός είναι ότι η ίδια η διαδικασία σχεδιασμού δεν έχει ένα ενιαίο και στενά εστιασμένο αποτέλεσμα, αλλά επηρεάζει με πολύπλοκο τρόπο, επηρεάζοντας πολλούς προσωπικούς δείκτες ενός ατόμου, την κατεύθυνση των ενεργειών του και τον τρόπο ζωής γενικότερα. Παρακάτω παραθέτουμε μερικές μόνο θετικές πτυχές του προγραμματισμού και τα οφέλη που παρέχει.

Προδιαγραφή του στόχου

Μόλις ένα άτομο αρχίζει να προγραμματίζει τις δραστηριότητές του, ενεργοποιείται η σκέψη του, ενεργοποιείται η δημιουργικότητα και η εγκεφαλική δραστηριότητα αυξάνεται. Μπορείς να θέλεις κάτι και «σαν» να το φαντάζεσαι, ενώ πιστεύεις ότι ξέρεις ακριβώς τι θέλεις. Αλλά μόλις καθίσετε να καταρτίσετε ένα σχέδιο και αρχίσετε να το σκέφτεστε προσεκτικά, ο στόχος σας αρχίζει να μετατρέπεται από αφηρημένος σε συγκεκριμένος. Σταδιακά, αρχίζετε να το φαντάζεστε λεπτομερώς, να λαμβάνετε υπόψη τα χαρακτηριστικά του, να το διαφοροποιείτε κατά κάποιο τρόπο. Υπάρχει ένα ρητό που λέει ότι ένα πλοίο που δεν ξέρει πού πηγαίνει δεν θα φτάσει ποτέ στον προορισμό του. Το ίδιο και ένας άνθρωπος - αν δεν ξέρει τι ακριβώς θέλει, δεν θα το πετύχει ποτέ. Ο προγραμματισμός καθιστά δυνατό να κατανοήσετε και να συνειδητοποιήσετε τι πραγματικά θέλετε και να βρείτε έναν συγκεκριμένο στόχο.

Ένα ξεκάθαρο σχέδιο δράσης

Ακόμη και αν ξέρουμε τι θέλουμε, μπορεί να μην το πετύχουμε ποτέ αν δεν ξέρουμε τι χρειαζόμαστε για να το αποκτήσουμε. Οι στόχοι μας μπορεί να είναι μεγάλοι παγκόσμιοι, καλοί και υπέροχοι, αλλά θα παραμείνουν απλώς μια εικόνα του τι θέλουμε να έχουμε και τι να κάνουμε. Αυτή η κατάσταση διορθώνεται με τη βοήθεια του προγραμματισμού. Πρώτον, σας επιτρέπει να προσδιορίσετε τα συγκεκριμένα βήματα που πρέπει να γίνουν για να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα. Δεύτερον, βοηθά στον προσδιορισμό των πόρων που απαιτούνται για αυτό και των πηγών τους. Τρίτον, παρέχει την ευκαιρία να ορίσετε ένα χρονικό πλαίσιο. Με αυτόν τον τρόπο, κάνοντας ένα ακριβές σχέδιο, θα ξέρετε τι πρέπει να κάνετε για να το εφαρμόσετε, ποιον ή τι να συμμετάσχετε σε αυτό και, το πιο σημαντικό, πότε θέλετε να το κάνετε. Ο προγραμματισμός επιταχύνει σημαντικά τη διαδικασία επίτευξης του στόχου, γιατί. είναι ένας πρακτικός οδηγός δράσης.

Δράση, όχι σκέψεις για δράση

Μέχρι να έχουμε ένα σχέδιο για να εφαρμόσουμε αυτό που θέλουμε, είμαστε σε συνεχή σκέψη για αυτό το θέμα. Σκεφτόμαστε πόσο πολύ το θέλουμε, πόσο καλά θα ήταν αν το είχαμε, σκεφτόμαστε πώς λείπει τώρα, ίσως και να φανταστούμε τον εαυτό μας στη διαδικασία της δράσης. Υπάρχει όμως ένα ΑΛΛΑ - εκτός από τη σκέψη, δεν κάνουμε τίποτα άλλο. Και αυτό δείχνει ότι, πιθανότατα, όλα αυτά θα τελειώσουν. Είναι σημαντικό να καταλάβετε ότι όταν ξεκινάτε τον προγραμματισμό, κάνετε ήδη το πρώτο και μεγαλύτερο βήμα προς την υλοποίηση του σχεδίου σας. Αυτό από μόνο του σας προωθεί ήδη ουσιαστικά. Και τότε αρχίζει μια αλυσιδωτή αντίδραση: αφού καταρτίσετε ένα σχέδιο, αρχίζετε να εκτελείτε συγκεκριμένες ενέργειες, το πρώτο στοιχείο ακολουθείται από το δεύτερο, το δεύτερο ακολουθεί το τρίτο και ούτω καθεξής. Αν καταφέρετε να εμφυσήσετε στον εαυτό σας τη συνήθεια να σχεδιάζετε ακόμα και τα πιο μικρά πράγματα, θα παρατηρήσετε αμέσως πώς οι επιθυμίες σας αρχίζουν να γίνονται πραγματικότητα. Εδώ μπορείτε να εφαρμόσετε ένα άλλο ρητό: "Το νερό δεν ρέει κάτω από μια πέτρα που βρίσκεται". Απομακρυνθείτε από το νεκρό σημείο - αρχίστε να ενεργείτε. Ο προγραμματισμός δημιουργεί το ενεργειακό δυναμικό που είναι απαραίτητο για την επίτευξη του στόχου.

Ικανότητα ελιγμών

Χωρίς να γνωρίζουμε τι ακριβώς πρέπει να κάνουμε για να επιτύχουμε τα καθορισμένα αποτελέσματα, δεν μπορούμε ούτε να καθορίσουμε ούτε να συντονίσουμε τις ενέργειές μας. Μπορούμε χονδρικά να φανταστούμε τι πρέπει να κάνουμε, αλλά ενεργώντας χωρίς σχέδιο, κινδυνεύουμε να φτάσουμε σε αδιέξοδο ή ακόμα περισσότερο να απομακρυνθούμε από τον στόχο. Όταν έχετε ένα σχέδιο και αρχίσετε να ενεργείτε, μπορείτε, ούτως ή άλλως, να διαχειριστείτε ολόκληρη τη διαδικασία στο διαδίκτυο: αν δεν λειτουργήσει με αυτόν τον τρόπο, δοκιμάστε με διαφορετικό τρόπο, ένα πράγμα δεν λειτουργεί, σκεφτείτε τι κάνετε μπορεί να το αντικαταστήσει με. Έχοντας ένα σαφές σχέδιο θα σας επιτρέψει να κάνετε ελιγμούς στο δρόμο σας, διαφοροποιώντας διαφορετικές μεθόδους και μεθόδους. Ως αποτέλεσμα, θα έχετε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο που θα λαμβάνει υπόψη κάθε είδους αποχρώσεις και επιλογές για την ανάπτυξη των γεγονότων. Η ικανότητα προγραμματισμού είναι η ικανότητα να είσαι ευέλικτος και έτοιμος για κάθε κατάσταση.

Υψηλό ποσοστό επιτυχίας

Και, ίσως, το πιο σημαντικό πλεονέκτημα του προγραμματισμού είναι, αν όχι μια 100% εγγύηση, αλλά και πάλι μια τεράστια πιθανότητα επιτυχίας. Πόσους ανθρώπους βλέπουμε που θέλουν πολύ λίγα, αλλά, χωρίς σχέδιο, δεν καταφέρνουν τίποτα! Και, σε αντίθεση με αυτούς, εκεί μεγάλο ποσόπαραδείγματα ανθρώπων που έχουν φανταστικούς στόχους που φαίνονται ανέφικτοι, παρά τα πάντα τους πετυχαίνουν και ακόμη περισσότερο. Αυτό που διακρίνει το πρώτο από το δεύτερο είναι η ικανότητα προγραμματισμού και ιεράρχησης. Καθορίστε τους στόχους σας, ξεκινήστε να κάνετε ένα σχέδιο - μετά από λίγο θα δείτε ότι έχετε φτάσει στον στόχο και χιλιάδες θεατές χωρίς σχέδιο έχουν μείνει στις θέσεις τους. Ο προγραμματισμός θα σας οδηγήσει σε κάθε τομέα!

Σίγουρα, τώρα σας έχει γίνει πολύ πιο ξεκάθαρο γιατί πρέπει να σχεδιάσετε και να σκεφτείτε όλα τα βήματά σας. Ο προγραμματισμός γίνεται από επιχειρηματίες και επιχειρηματίες, επικεφαλής τεράστιων εταιρειών, δημιουργικούς ανθρώπους, συγγραφείς, ηθοποιούς και αστέρια του θεάματος, γενικά, όλους εκείνους που συνήθως αποκαλούνται επιτυχημένοι άνθρωποι. Ο προγραμματισμός είναι μέρος της ζωής και της δουλειάς κάθε ανθρώπου που θέλει να αυξήσει την παραγωγικότητά του και να επιτύχει σοβαρά αποτελέσματα. Γι' αυτόν τον λόγο, εκτός από το να καθίσετε στο τραπέζι, να πάρετε ένα στυλό και ένα κομμάτι χαρτί και να αρχίσετε να σχεδιάζετε κάτι, σήμερα υπάρχουν ειδικά αναπτυγμένες μέθοδοι σχεδιασμού που έχουν αποδείξει την αποτελεσματικότητά τους περισσότερες από μία φορές. Θα δώσουμε μια σύντομη επισκόπηση των πιο δημοφιλών από αυτά στην επόμενη ενότητα.

Μέθοδοι Σχεδιασμού

Σχεδιασμός ABC

Προϋπόθεση αυτής της μεθόδου είναι η εμπειρία, η οποία δείχνει ξεκάθαρα ότι η αναλογία σημαντικών και ασήμαντων περιπτώσεων σε ποσοστά είναι πάντα περίπου η ίδια. Οποιεσδήποτε εργασίες, με βάση τη σημασία τους σε σχέση με την επίτευξη των καθορισμένων αποτελεσμάτων, θα πρέπει να κατανέμονται χρησιμοποιώντας τιμές γραμμάτων ABC. Από αυτό προκύπτει ότι πρώτα πρέπει να εκτελούνται οι εργασίες με τη μεγαλύτερη σημασία και σημασία (Α) και μετά όλες οι άλλες (Β, Γ). Πρέπει να προγραμματίσετε το χρόνο σας χρησιμοποιώντας αυτήν την τεχνική, λαμβάνοντας υπόψη τη σημασία των εργασιών και όχι τις προσπάθειες που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή τους.

Η τεχνική ABC βασίζεται σε τρεις βασικούς κανόνες:

• Κατηγορία Α - οι πιο σημαντικές περιπτώσεις. Αποτελούν περίπου το 15% όλων όσων κάνετε, αλλά φέρνουν περίπου το 65% των αποτελεσμάτων.
• Κατηγορία Β - σημαντικά πράγματα. Αποτελούν περίπου το 20% όλων των περιπτώσεων σας και φέρνουν περίπου το 20% των αποτελεσμάτων.
• Κατηγορία Γ - θέματα μικρότερης σημασίας. Αποτελούν περίπου το 65% όλων όσων κάνετε, αλλά φέρνουν και περίπου το 15% των αποτελεσμάτων.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για αυτήν την τεχνική εδώ.

Αρχή Αϊζενχάουερ

Αυτή η τεχνική προτάθηκε κάποτε από τον Αμερικανό στρατηγό Dwight David Eisenhower. Είναι ένας εξαιρετικός πρόσθετος μετρητής για τη γρήγορη λήψη των πιο σημαντικών αποφάσεων. Αυτή η αρχή συνεπάγεται ιεράρχηση σύμφωνα με τα κριτήρια σπουδαιότητας και επείγουσας ανάγκης.

Όλες οι υποθέσεις σας πρέπει να τις χωρίσετε σε τέσσερις κύριες κατηγορίες και να τις εκτελέσετε με σειρά προτεραιότητας:

• Κατηγορία Α - οι πιο επείγουσες και σημαντικές περιπτώσεις.
• Κατηγορία Β - επείγουσες αλλά όχι σημαντικές περιπτώσεις. Είναι σημαντικό να μπορείτε να τα διαχωρίσετε με το κριτήριο της σπουδαιότητας από την πρώτη κατηγορία, διαφορετικά μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο στην εφαρμογή τους, αφήνοντας τα πραγματικά σημαντικά πράγματα για αργότερα.
• Κατηγορία Γ - όχι επείγοντα, αλλά σημαντικά θέματα. Εδώ πρέπει να λάβετε υπόψη τον παράγοντα επείγοντος: λόγω του γεγονότος ότι αυτές οι περιπτώσεις δεν είναι επείγουσες, συχνά τίθενται στο ράφι, μετά από το οποίο γίνονται επείγουσες, κάτι που δεν είναι πολύ καλό. Επομένως, η εφαρμογή τους δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να παραμεληθεί. Τέτοιες περιπτώσεις, μεταξύ άλλων, μπορούν να ανατεθούν - να αναθέσουν την εφαρμογή τους σε κάποιον άλλο.
• Κατηγορία Δ - μη επείγοντα και μη σημαντικά θέματα. Συχνά, ένα άτομο ασχολείται περισσότερο με τέτοια θέματα και αφιερώνει τον περισσότερο χρόνο κάνοντας τα. Μάθετε να εντοπίζετε με ακρίβεια περιπτώσεις αυτής της κατηγορίας. Θα πρέπει να γίνουν τελευταία, όταν ολοκληρωθούν τα προηγούμενα.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τη μέθοδο Eisenhower εδώ.

Κανόνας Pareto

Αυτός ο κανόνας αναφέρεται μερικές φορές ως αρχή 80/20. Διατυπώθηκε από τον Ιταλό οικονομολόγο Βιλφρέντο Παρέτο. Η βασική του προϋπόθεση είναι ότι το μικρότερο μέρος των ενεργειών φέρνει το μεγαλύτερο μέρος των αποτελεσμάτων, και το αντίστροφο.

Οπτικά, αυτός ο κανόνας μοιάζει με αυτό:

• 20% δράση = 80% αποτέλεσμα
• 80% των ενεργειών = 20 αποτελέσματα
• Το 20% των ανθρώπων κατέχει το 80% του συνόλου του κεφαλαίου
• Το 80% των ανθρώπων κατέχει το 20% του συνόλου του κεφαλαίου
• Το 20% των πελατών παράγει το 80% των εσόδων
• Το 80% των πελατών φέρνει το 20% των εσόδων
• Και τα λοιπά.

Εφαρμόστε αυτόν τον κανόνα στις καθημερινές σας δραστηριότητες και θα δείτε ότι το 80% όλων όσων κάνετε σε μια μέρα είναι μόνο το 20% του αποτελέσματος που χρειάζεστε και το 20% των καλά προγραμματισμένων ενεργειών σας φέρνουν πιο κοντά στον αγαπημένο σας στόχο κατά 80% . Με βάση αυτό, να θυμάστε ότι πρέπει να ξεκινήσετε τη μέρα με λίγα, αλλά τα πιο δύσκολα, σημαντικά και επείγοντα πράγματα, και μόνο μετά από αυτό, να αναλάβετε την εφαρμογή ελαφριάς και όχι λιγότερο σημαντικής, αλλά παρουσίας σε πολύ μεγαλύτερο όγκο . Είναι πολύ βολικό να εφαρμοστεί ο κανόνας Pareto σε συνδυασμό με τη μέθοδο ABC ή την αρχή Eisenhower.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την αρχή 80/20.

Συγχρονισμός

Ο όρος "χρονομέτρηση" αναφέρεται σε μια μέθοδο που έχει σχεδιαστεί για τη μελέτη του χρόνου που έχει παρέλθει. Πραγματοποιείται με τον καθορισμό και τη μέτρηση των ενεργειών που έγιναν. Οι κύριοι στόχοι της χρονομέτρησης είναι ο προσδιορισμός του χρόνου που ξοδεύεται, ο εντοπισμός του χρόνου που χάνεται, η εύρεση των αποθεμάτων χρόνου και η ανάπτυξη της αίσθησης του χρόνου.

Η τήρηση της χρονομέτρησης είναι αρκετά απλή: οι ειδικοί συμβουλεύουν να καταγράψετε όλες τις ενέργειές σας με ακρίβεια 5 λεπτών για 2-3 εβδομάδες. Οπτικά, μοιάζει κάπως έτσι:

• 8:00-8:30 - ξύπνησε, τεντώθηκε, πλύθηκε
• 8:30-9:00 - ήπιε τσάι, άνοιξε τον υπολογιστή, έλεγξε την αλληλογραφία
• 9:00-9:30 - πήγε στο κοινωνικό δίκτυο
• 9:30 - 10:00 - ετοιμάζονται έγγραφα για εργασία
• Και τα λοιπά.

Οι καταχωρήσεις μπορούν να συμπληρωθούν με σχόλια και πρόσθετες παραμέτρους. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι παρακολούθησης:

• Σε χαρτί - σε ένα σημειωματάριο, σημειωματάριο, σημειωματάριο
• Χρήση gadget - κινητό τηλέφωνο, e-book, tablet
• Χρήση συσκευής εγγραφής φωνής
• Χρήση ειδικού λογισμικού σε υπολογιστή
• Online - Ειδικές Εφαρμογές Διαδικτύου
• Διάγραμμα Gantt (δείτε παρακάτω)

Με βάση τα δεδομένα που λαμβάνονται μέσω του χρονισμού, μπορείτε να εντοπίσετε σημαντικά χαρακτηριστικά στην κατανομή του χρόνου σας και να τα διορθώσετε. Διαβάστε περισσότερα για το timing.

Gantt διάγραμμα

Το διάγραμμα Gantt είναι μια μέθοδος ραβδωτού γραφήματος που αναπτύχθηκε από τον Αμερικανό ειδικό διαχείρισης Henry Gant. Χρησιμοποιείται για την απεικόνιση σχεδίων και χρονοδιαγραμμάτων για διάφορα έργα. Το διάγραμμα αποτελείται από γραμμές που είναι προσανατολισμένες κατά μήκος του άξονα του χρόνου και καθεμία από αυτές εμφανίζει μια ξεχωριστή εργασία που αποτελεί μέρος του έργου. Ο κατακόρυφος άξονας είναι μια λίστα εργασιών. Επιπλέον, μπορούν να επισημανθούν διάφοροι δείκτες στο γράφημα - ποσοστά, δείκτες, χρονικές σημάνσεις κ.λπ.

Χρησιμοποιώντας το γράφημα Gantt, μπορείτε να παρακολουθείτε οπτικά την πρόοδο του έργου και την αποτελεσματικότητα των ενεργειών που εκτελούνται. Όμως, σε κάθε περίπτωση, αυτή η μέθοδος θα πρέπει να συμπληρωθεί από άλλες, γιατί. το διάγραμμα δεν είναι συγχρονισμένο με ημερομηνίες, δεν εμφανίζει τους πόρους που δαπανήθηκαν και τη φύση των ενεργειών που εκτελέστηκαν. Χρησιμοποιείται καλύτερα για μικρά έργα. Το ίδιο το γράφημα περιλαμβάνεται συχνά σε διάφορες εφαρμογές διαχείρισης έργων ως πρόσθετο.

SMART τεχνολογία

Η τεχνική SMART καθορισμού στόχων αναγνωρίζεται ως μία από τις καλύτερες στον κόσμο. Έχει τις ρίζες του στο NLP και το συζητήσαμε λεπτομερώς σε ένα από τα μαθήματά μας. Εδώ δίνουμε μόνο μια σύντομη περιγραφή αυτής της τεχνικής.

Η ίδια η λέξη "SMART" είναι μια συντομογραφία που σχηματίζεται από τα πρώτα γράμματα πέντε λέξεων που ορίζουν τα κριτήρια για τους στόχους. Ας τα εξετάσουμε λίγο πιο αναλυτικά.

• Συγκεκριμένος - ο στόχος πρέπει να είναι συγκεκριμένος, δηλ. όταν το ρυθμίζετε, πρέπει οπωσδήποτε να φανταστείτε ξεκάθαρα το αποτέλεσμα που θέλετε να επιτύχετε. Για παράδειγμα, «θέλω να γίνω ειδικός στην ανθρωπολογία».
• Μετρήσιμος - ο στόχος πρέπει να είναι μετρήσιμος, δηλ. πρέπει να αντιπροσωπεύσετε το επιθυμητό αποτέλεσμα σε ποσοτικούς όρους. Για παράδειγμα, "μέχρι το 2015 θέλω να κερδίζω 50 χιλιάδες ρούβλια το μήνα."
• Εφικτός - ο στόχος πρέπει να είναι εφικτός, δηλ. πρέπει να λάβεις υπόψη σου τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητάς σου: ικανότητες, προδιάθεση, ταλέντο κ.λπ. Για παράδειγμα, εάν έχετε πρόβλημα με τα μαθηματικά και δεν καταλαβαίνετε καθόλου αυτήν την επιστήμη, είναι καλύτερα να μην θέσετε στον εαυτό σας στόχο να γίνετε ένας εξαιρετικός μαθηματικός.
• Σχετικός - ο στόχος πρέπει να σχετίζεται με τις άλλες εργασίες σας. Για παράδειγμα, η επίτευξη ενός μεσοπρόθεσμου στόχου θα πρέπει να περιλαμβάνει έμμεσα την επίτευξη αρκετών βραχυπρόθεσμων.
• Χρονικά περιορισμένος - ο στόχος πρέπει να ορίζεται έγκαιρα και να έχει ένα σαφώς καθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Για παράδειγμα, «Θέλω να χάσω βάρος από 95 έως 80 κιλά σε έξι μήνες από τον τάδε μήνα».

Μαζί, αυτό θα σας επιτρέψει να καθορίσετε τις απαραίτητες ενέργειες για να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα, να λάβετε υπόψη τον μέγιστο αριθμό παραγόντων και να παρακολουθείτε συνεχώς την πρόοδό σας. Διαβάστε περισσότερα για την τεχνική SMART που γράφτηκε.

Κατάλογος στόχων και στόχων

Η απλούστερη μέθοδος με την οποία μπορείτε να προγραμματίσετε χρόνο και υποθέσεις. Αυτή είναι απλώς μια λίστα με πράγματα που πρέπει να κάνετε. Τέτοιες λίστες είναι πολύ βολικές καθώς δεν απαιτούν πρόσθετους πόρους, όπως υπολογιστή, εφαρμογές για κινητά ή χρήση πολύπλοκων σχημάτων, αλλά σας επιτρέπουν επίσης να εμφανίζετε οπτικά όλα όσα χρειάζεται να κάνετε και να ελέγχετε αυτήν τη διαδικασία.

Η δημιουργία μιας λίστας στόχων και εργασιών είναι πολύ απλή: μπορείτε απλά να σημειώσετε σε ένα κομμάτι χαρτί όλα όσα πρέπει να κάνετε και όταν και μετά την ολοκλήρωση, απλώς διαγράψτε τα ολοκληρωμένα στοιχεία. Και μπορείτε να το περιπλέκετε λίγο: φτιάξτε έναν πίνακα στον οποίο θα υπάρχουν στήλες: "εργασία", "προτεραιότητα", "ημερομηνία λήξης", "σημείο ολοκλήρωσης".

Όλες αυτές οι τεχνικές μπορούν να χρησιμοποιηθούν μεμονωμένα ή σε συνδυασμό. Δοκιμάστε όλες τις επιλογές - σίγουρα, μετά από λίγο θα επιλέξετε το πιο βολικό και κατάλληλο για τον εαυτό σας, και ίσως ακόμη και να φτιάξετε μερικές δικές σας με βάση αυτές.

Προκειμένου να σας διευκολύνουμε κατά τον προγραμματισμό των υποθέσεων και του χρόνου σας, στο τέλος του μαθήματος, θα θέλαμε να παρουσιάσουμε στην προσοχή σας μερικές πολύ αποτελεσματικές αρχές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην καθημερινή σας ζωή.

Αρχές προγραμματισμού

• Δοκιμάστε όλες τις τεχνικές προγραμματισμού που συζητήθηκαν και επιλέξτε την καταλληλότερη για εσάς. Χρησιμοποιήστε το καθημερινά και σε όλες τις περιπτώσεις.
• Μην προσπαθείτε να θυμάστε τα πάντα - κρατήστε σημειώσεις. Όπως λέει και η παροιμία, «Το πιο θαμπό μολύβι είναι καλύτερο από την πιο αιχμηρή ανάμνηση».
• Εάν έχετε πολλά πράγματα να κάνετε, μην προσπαθήσετε να έχετε χρόνο για να κάνετε τα πάντα. Αφιερώστε χρόνο για να εντοπίσετε τα πιο σημαντικά και προτεραιότητα και προχωρήστε στην εφαρμογή τους. Τελειώστε τα υπόλοιπα αργότερα.
• Στο τέλος μιας εβδομάδας, κάντε ένα σχέδιο δράσης για την επόμενη. Κάντε το ίδιο στο τέλος κάθε μέρας.
• Συνηθίστε να έχετε μαζί σας ένα σημειωματάριο και ένα στυλό ή συσκευή εγγραφής φωνής για να καταγράψετε ενδιαφέρουσες σκέψεις που σας έρχονται.
• Ξεκινήστε ένα «ημερολόγιο επιτυχίας» στο οποίο θα καταγράφετε όλες τις επιτυχίες σας, όσο μικρές κι αν είναι, κάθε μέρα. Αυτό θα σας κρατήσει συνεχώς παρακινούμενους και θα σας υπενθυμίσει ότι είστε στο σωστό δρόμο.
• Μάθε να λες όχι. Αυτή η ικανότητα θα σας γλιτώσει από τη σπατάλη χρόνου, την προσπάθεια για περιττούς στόχους και την επικοινωνία με περιττά άτομα.
• Πάντα να σκέφτεσαι πριν κάνεις οτιδήποτε. Ζυγίστε όλα τα υπέρ και τα κατά. Προσπαθήστε να μην κάνετε βιαστικές ενέργειες και ενέργειες.
• Κάθε φορά που βρίσκεστε στη διαδικασία για κάτι, θυμηθείτε τον εαυτό σας, να έχετε επίγνωση του τι κάνετε αυτή τη στιγμή. Εάν αισθάνεστε ότι δεν προχωράτε, σταματήστε αυτή τη δραστηριότητα.
• Ρίξτε μια κριτική ματιά στον εαυτό σας: αναγνωρίστε τις κακές σας συνήθειες, χρονοβόρες, πράγματα που σας αρέσει να κάνετε, αλλά δεν σας κινούν προς τον στόχο. Στη συνέχεια, σταδιακά και μία προς μία αντικαταστήστε αυτές τις συνήθειες και πράξεις με νέες - αποτελεσματικές.
• Καθορίστε τις βασικές σας προτεραιότητες στη ζωή και ζήστε σύμφωνα με αυτές. Έτσι, μπορείτε πάντα να είστε συγκεντρωμένοι στο κύριο πράγμα και δεν θα χάνετε χρόνο.
• Μην κάνετε περιττές περιττές ενέργειες, μην κάνετε τη δουλειά άλλων ανθρώπων. Πρέπει να προχωρήσετε μόνοι σας, αλλά μην επιτρέψετε στον εαυτό σας να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο για την επίτευξη των στόχων των άλλων ανθρώπων, εάν εσείς οι ίδιοι δεν το απολαμβάνετε.
• Αφιερώστε τακτικά και συστηματικά χρόνο για αυτοβελτίωση: ανάγνωση βιβλίων, παρακολούθηση εκπαιδευτικών και παρακινητικών βίντεο, εξάσκηση των δεξιοτήτων σας κ.λπ.
• Μην σταματήσετε εκεί - έχοντας επιτύχει έναν στόχο, θέστε έναν άλλο, πιο σοβαρό. Έτσι μπορείτε να είστε πάντα σε καλή κατάσταση, θα έχετε κίνητρο και κίνητρο.

Η εφαρμογή όλων των παραπάνω συστάσεων θα σας επιτρέψει να πετύχετε σε οποιονδήποτε τομέα και να πετύχετε τους στόχους σας στο συντομότερο δυνατό χρονικό διάστημα. Το πιο σημαντικό είναι η συνεχής δουλειά με τον εαυτό του και η εφαρμογή στην πράξη των δεξιοτήτων που αποκτήθηκαν. Προκειμένου όλα όσα μάθατε από αυτό το μάθημα να αρχίσουν να αποδίδουν καρπούς, πρέπει να ξεκινήσετε να σχεδιάζετε τις μελλοντικές σας δραστηριότητες σήμερα. Ξεκινήστε με οποιονδήποτε τρόπο, εξασκηθείτε, ακονίστε μια νέα δεξιότητα και κάντε την συνήθεια. Φυσικά, είναι αδύνατο να προγραμματίσουμε τα πάντα στη ζωή μας, αλλά πολλά είναι δυνατά.

Μπορείτε να βρείτε επιπλέον ενδιαφέροντα υλικά σχετικά με τον προγραμματισμό και την αποτελεσματικότητα στον πόρο 4brain μας:

Δοκιμάστε τις γνώσεις σας

Εάν θέλετε να δοκιμάσετε τις γνώσεις σας σχετικά με το θέμα αυτού του μαθήματος, μπορείτε να κάνετε ένα σύντομο τεστ που αποτελείται από πολλές ερωτήσεις. Μόνο 1 επιλογή μπορεί να είναι σωστή για κάθε ερώτηση. Αφού επιλέξετε μία από τις επιλογές, το σύστημα προχωρά αυτόματα στην επόμενη ερώτηση. Οι πόντοι που λαμβάνετε επηρεάζονται από την ορθότητα των απαντήσεών σας και τον χρόνο που αφιερώνετε στο πέρασμα. Λάβετε υπόψη ότι οι ερωτήσεις είναι διαφορετικές κάθε φορά και οι επιλογές ανακατεύονται.

Γειά σου! Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για τον προγραμματισμό της εργάσιμης ημέρας.

Σήμερα θα μάθετε:

1. Γιατί να προγραμματίσετε την εργάσιμη ημέρα σας;
2. Ποιος το χρειάζεται?
3. Πώς να προγραμματίσετε την ημέρα της εργασίας σας.

Προγραμματισμός εργάσιμης ημέρας

Στον 21ο αιώνα, ο ρυθμός της ζωής έχει επιταχυνθεί αισθητά και συνεχίζει να κερδίζει δυναμική. Αν νωρίτερα, για να πετύχεις, χρειαζόταν να κάνεις μια ποσότητα δουλειάς, τώρα, για να πετύχεις, πρέπει να κάνεις πολύ περισσότερα. Και οι άνθρωποι αρχίζουν να αντιμετωπίζουν την έλλειψη χρόνου. Αν κυνηγάς όλες τις καθημερινές εργασίες που μας ρίχνει η ζωή καθημερινά, δεν υπάρχει καθόλου χρόνος.

Ο προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας είναι ένα εργαλείο που βοηθά όχι μόνο στην αποτελεσματική χρήση του χρόνου εργασίας, αλλά και στη μείωση του. Αυτή δεν είναι μια συνηθισμένη λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να συμπληρωθεί με αυστηρή σειρά. Ο προγραμματισμός είναι η ικανότητα να επιλέγεις τι πρέπει να γίνει, γιατί και πότε.

Γι' αυτό ο καλός προγραμματισμός όχι μόνο δομεί όλα όσα κάνετε σε μια μέρα, αλλά απελευθερώνει και χρόνο. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να κάνετε τα πιο σημαντικά πράγματα - αυτός είναι ο κύριος κανόνας. Είναι χρήσιμο για κάθε άτομο που έχει ελεύθερο χρόνο στη δουλειά και δεν έχει ξεκάθαρο πρόγραμμα να κατανέμει σωστά τον χρόνο του.

Τι περιλαμβάνει ο προγραμματισμός;

Ο προγραμματισμός του χρόνου εργασίας περιλαμβάνει:

• Προτεραιότητα.
• Επιλέξτε σημαντικές εργασίες.
• Βρίσκοντας τους καλύτερους τρόπους επίλυσής τους.
• Αναζητήστε εργασία στον ελεύθερο χρόνο σας.

Προτεραιότητασας βοηθά να κατανοήσετε τι χρειάζεται προσοχή, τι μπορεί να επιλυθεί από μόνο του και ποιο πρόβλημα πρέπει απλώς να αγνοηθεί. Ο χρόνος και οι πληροφορίες έχουν γίνει πολύ πιο πολύτιμοι από πριν και το να θυμώνεις με κάτι που δεν δίνει αποτέλεσμα είναι κάτι χωρίς νόημα.

Επιλογή σημαντικών εργασιών- σχεδόν ίδια με την ιεράρχηση, μόνο εντός μίας εργάσιμης ημέρας. Εσείς επιλέγετε τι θα φέρει ένα σημαντικό αποτέλεσμα, τι πρέπει να γίνει επειγόντως και τι μπορεί να αναβληθεί.

Βρίσκοντας τους καλύτερους τρόπους επίλυσης προβλημάτωνείναι ένα πολύ σημαντικό σημείο. Όταν σχεδιάζετε, πρέπει να σκεφτείτε όχι μόνο τι θα κάνετε, αλλά και πώς να το κάνετε καλύτερα. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό όχι μόνο να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά να κάνετε τα πάντα όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά.

Εργασία με ελεύθερο χρόνοπρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στο σχέδιο εργασίας. Έχετε 2 ώρες την ημέρα ελεύθερες που μπορείτε να αφιερώσετε σε κάτι; Μπορείτε να το πείτε στον προϊστάμενό σας και θα σας φορτώσει με δουλειά, μπορείτε να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας ή μπορείτε να κάνετε προσπάθειες για να αναπτύξετε το δικό σας έργο.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την εργάσιμη ημέρα σας;

Όποιος έχει ασχοληθεί ποτέ με ελεύθερους επαγγελματίες, επιχειρήσεις ή «εργασία κατά βούληση» (όπως ένα ταξί) καταλαβαίνει τη σημασία της τακτοποίησης των πραγμάτων κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αλλά, για παράδειγμα, οι περισσότεροι υπάλληλοι γραφείου δεν θεωρούν απαραίτητο να προγραμματίσουν την εργάσιμη ημέρα τους.

Στην πραγματικότητα, κύριος λόγοςπρογραμματισμός της εργάσιμης ημέρας - αύξηση της δικής σας αποτελεσματικότητας. Αν ακούς το σώμα σου, μπορείς να καταλάβεις ότι κάποια πράγματα είναι καλύτερα για σένα τη μια στιγμή και κάποια την άλλη. Για παράδειγμα, είναι πιο βολικό για εσάς να πραγματοποιείτε κλήσεις σε άλλες εταιρείες μετά το μεσημεριανό γεύμα, καθώς έχετε ήδη ξυπνήσει, αλλά δεν έχετε ακόμη χρόνο να κουραστείτε και η μονότονη εργασία γίνεται πιο γρήγορα το βράδυ, επομένως είναι καλύτερο να αναβάλετε τις πληροφορίες οδήγησης στη βάση δεδομένων για 5-6 ώρες.

Ο προγραμματισμός μιας εργάσιμης ημέρας λαμβάνει υπόψη όχι μόνο τα βασικά στοιχεία επίλυσης προβλημάτων, αλλά και τις προσωπικές προτιμήσεις κάθε ατόμου. Η διαχείριση χρόνου δεν έγινε για να επιβάλει το ίδιο μοτίβο υψηλής απόδοσης σε όλους. Πρέπει να προσαρμόσετε τις εργασίες σας στα χαρακτηριστικά του σώματός σας.

Η οργάνωση και ο προγραμματισμός της ημέρας σας σάς επιτρέπει να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, αφήνοντας χρόνο για τα πράγματα που αγαπάτε.

Ποιος πρέπει να προγραμματίσει την εργάσιμη ημέρα

Όλοι πρέπει να μπορούν να προγραμματίζουν την εργάσιμη ημέρα τους. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά. Υπάρχουν όμως 3 κατηγορίες ανθρώπων που είναι απλά υποχρεωμένοι να ασχοληθούν με τον προσωπικό προγραμματισμό.

. Ο πιο απείθαρχος εργαζόμενος είναι ο ελεύθερος επαγγελματίας. Δεν έχει ξεκάθαρο πρόγραμμα, και μόνο η προθεσμία του υπενθυμίζει ότι είναι ώρα να καθίσει να κάνει κάτι. Γι' αυτό είναι πολύ σημαντικό για τους ελεύθερους επαγγελματίες που εργάζονται με πολλούς πελάτες να προγραμματίζουν την εργάσιμη ημέρα τους. Συχνά αποδεικνύεται ότι οι νέες παραγγελίες εμφανίζονται με διαφορά μίας ή δύο ημερών και αν καθυστερήσετε μέχρι την τελευταία, μπορεί να μην έχετε χρόνο να εργαστείτε σε δύο έργα.

επιχειρηματίες. Όλα εδώ είναι σχεδόν τα ίδια όπως και στον ελεύθερο επαγγελματία. Ειδικά αν πρόκειται για διαδικτυακή επιχείρηση. Από τη μία πλευρά, μπορείτε να είστε ήσυχοι στο σπίτι όταν οι υπάλληλοί σας εργάζονται, αλλά από την άλλη, αυτή η προσέγγιση αναπόφευκτα θα αποδειχθεί αποτυχημένη. Στη Δύση, η λατρεία της εργασιομανίας ανθεί στους επιχειρηματίες. Πιστεύουν ότι αν δεν δουλεύεις 60 ώρες την εβδομάδα, τότε είσαι τεμπέλης και δεν έχεις τίποτα να κάνεις στις επιχειρήσεις.

ηγέτες. Ο ηγέτης δεν θα είναι πάντα επιχειρηματίας. Ο ιδιοκτήτης της εταιρείας μπορεί να μην συμμετέχει ενεργά στις υποθέσεις της εταιρείας του, αλλά ο διευθυντής της αναλαμβάνει την ευθύνη για τη λειτουργία όλου του μηχανισμού. Γι' αυτό οι ηγέτες μεσαίων και μεγάλων εταιρειών πρέπει να χρησιμοποιούν αποτελεσματικά το χρόνο τους, γιατί το μέλλον της εταιρείας εξαρτάται από τις αποφάσεις τους μακροπρόθεσμα. Ο προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας του διευθυντή είναι ένας τρόπος για να κατανείμετε πιο αποτελεσματικά τον χρόνο σας μεταξύ στρατηγικά σημαντικών εργασιών.

Μέθοδοι προγραμματισμού εργάσιμης ημέρας

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προγραμματίσετε σωστά την ημέρα της εργασίας σας. Αλλά ένα από τα πιο αποτελεσματικά Μήτρα του Αϊζενχάουερ. Η ουσία του είναι η εξής.

Υπάρχουν 4 τετράγωνα:

1. Τετράγωνο Α - Επείγοντα και σημαντικά θέματα.
2. Τετράγωνο Β - μη επείγοντα και σημαντικά πράγματα.
3. Τετράγωνο Γ - επείγοντα και ασήμαντα θέματα.
4. Τετράγωνο Δ - μη επείγοντα και ασήμαντα πράγματα.

Πλατεία Απρέπει σχεδόν πάντα να είναι άδειο. Με σωστό προγραμματισμό, όλες οι σημαντικές εργασίες θα πρέπει να εγκατασταθούν στο τετράγωνο Β και να εκτελούνται καθώς πλησιάζουν το Α.

Τετράγωνο ΒΑυτά είναι σημαντικά πράγματα που θα σας βοηθήσουν να πετύχετε τον στόχο σας. Αυτό περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν εντός 1 εργάσιμης ημέρας.

Τετράγωνο Γσημαίνει επείγουσες και ασήμαντες περιπτώσεις που πρέπει να μεταφερθούν σε άλλα άτομα. Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα επειγόντων αλλά ασήμαντων πραγμάτων είναι να καλέσετε έναν πιθανό πελάτη. Ένας υπάλληλος μπορεί να το κάνει αυτό, καλύτερα να επικεντρωθείτε σε άλλα πράγματα.

Εις το τετραγωνο,σημαίνει ότι υπάρχουν μη επείγοντα και ασήμαντα πράγματα που δεν σας φέρνουν πιο κοντά στον στόχο, δεν δίνουν θετικά συναισθήματα και, καταρχήν, δεν χρειάζονται. Σε αυτό το πλαίσιο, θα πρέπει να γράψετε όλες τις άχρηστες ιδέες.

Αυτή η κατανομή των εργασιών ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους σάς επιτρέπει να κατανοήσετε τι πρέπει να δοθεί προσοχή κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας και τι μπορεί να ξεχαστεί με ασφάλεια. Το matrix βοηθά όχι μόνο στις εργασιακές διαδικασίες, αλλά και στην καθημερινή ζωή. Εάν θέλετε να μάθετε αγγλικά, είναι ενδιαφέρον για εσάς και θα σας βοηθήσει στην καριέρα σας - αυτό είναι το τετράγωνο Β. Αλλά αν θέλετε να μάθετε ισπανικά μόνο και μόνο για να τα γνωρίζετε - αυτό είναι το D, και μπορείτε να το ξεχάσετε με ασφάλεια το.

Κανόνες για τον προγραμματισμό της εργάσιμης ημέρας

Υπάρχουν αρκετοί κανόνες για το πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την εργάσιμη ημέρα σας. Για ευκολία, θα χωρίσουμε την ημέρα σε 3 μέρη:

• Η έναρξη της εργάσιμης ημέρας.
• Κύρια ροή εργασίας.
• Ολοκλήρωση.

Το πρωί είναι το πιο σημαντικό βήμα. Ανάλογα με το πόσο κοιμηθήκατε, πώς σηκωθήκατε και τι κάνατε, η διάθεσή σας, η ψυχολογική σας στάση και η απόδοσή σας θα εξαρτηθούν.

Οι αρχές του «σωστού» πρωινού περιλαμβάνουν τα εξής:

• Θετική στάση. Εάν ξυπνάτε κάθε μέρα νομίζοντας ότι μισείτε τη δουλειά σας, η παραγωγικότητά σας θα μειωθεί. Προσπαθήστε να ξεκινήσετε το πρωί με ευχάριστες σκέψεις.
• Προσπάθησε να μην «κουνιέσαι». Έχετε παρατηρήσει ότι αφού σηκωθείτε το πρωί, χρειάζεστε άλλα 30-40 λεπτά για να συνέλθετε επιτέλους; Αυτός ο χρόνος δεν αξίζει να χάσετε. Αμέσως μετά το ξύπνημα, κάντε ένα ντους, φτιάξτε καφέ και αντί για μισή ώρα «στο πουθενά», μπορείτε να πάρετε το πρωινό σας με την ησυχία σας.
• Ένα χαλαρό πρωινό και ο δρόμος για τη δουλειά. Είναι πολύ σημαντικό να ξεκινάς τη μέρα σου αργά. Όταν βιάζεστε, το σώμα ξοδεύει επιπλέον ενέργεια και νεύρα που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για πιο παραγωγική εργασία. Εάν δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά ένα πλούσιο πρωινό και μια χαλαρή βόλτα, πηγαίνετε για ύπνο αργότερα και ξυπνήστε νωρίτερα.
• Βασικά καθήκοντα. Οι περισσότεροι επιτυχημένοι επιχειρηματίες τείνουν να υποστηρίζουν ότι οι πιο σημαντικές εργασίες πρέπει να γίνονται το πρωί. Όπως λέει και η παροιμία, «Αν θέλεις να κάνεις τα πάντα, φάε ένα βάτραχο για πρωινό». Ο ρόλος του βατράχου είναι η περίπτωση για την οποία δεν θέλετε να αναλάβετε καθόλου. Κάντε το το πρωί, και η θετική στάση από το γεγονός ότι «ο βάτραχος τρώγεται» θα διαρκέσει όλη την ημέρα.

Η κύρια ροή εργασίας αποτελείται από τις ακόλουθες εργασίες:

• Λύστε επείγοντα προβλήματα. Είναι σημαντικό να καταλάβετε ότι εάν κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας έχει πέσει πάνω σας κάποια επείγουσα δουλειά, δεν χρειάζεται να στρέψετε όλη την προσοχή σας αποκλειστικά σε αυτήν. Πρώτα πρέπει να καταλάβετε αν είναι σημαντικό ή όχι. Εάν είναι σημαντικό, τότε πρέπει να προχωρήσετε αμέσως σε αυτό. Εάν όχι, μεταβιβάστε την ευθύνη για την εφαρμογή του σε άλλο άτομο.
• Τηρήστε προθεσμίες. Κάθε μέρα πρέπει να ορίζετε στον εαυτό σας κατά προσέγγιση προθεσμίες για τις οποίες πρέπει να αντεπεξέλθετε σε ολόκληρο τον όγκο των εργασιών. Είναι σημαντικό να μην είναι "Κάντε τα πάντα πριν τις 18:00", αλλά "Στις 14:00 - ξεκινήστε να κάνετε ένα σχέδιο, στις 15:00 - αναλύστε τους δείκτες, στις 16:00 - γράψτε μια αναφορά" κ.λπ.
• Παραγγελία στο χώρο εργασίας. Αυτό είναι ένα σιωπηρό αλλά πολύ σημαντικό σημείο. Αν το γραφείο σας είναι χάλια, τα μάτια σας θα χάνονται συνεχώς ανάμεσά του. Και αν εμφανιστεί κάποιο ξένο έγγραφο στον χώρο εργασίας, μπορείτε να αρχίσετε να το μελετάτε και απλά να χάσετε 20-30 λεπτά.
• Μην ακολουθείτε τις παρορμήσεις. Είναι το πιο σημαντικό. Υπάρχουν ορισμένα ερεθίσματα που σας κάνουν να μετατοπίσετε την εστίασή σας από την εργασία σε κάτι λιγότερο σημαντικό. Καλέστε έναν φίλο όταν εξετάζετε ένα σχέδιο πωλήσεων; Είναι καλύτερα να μην το κάνετε αυτό, τότε θα χάσετε τη συγκέντρωση και μπορείτε εύκολα να χάσετε τη διάθεση εργασίας.
• Ομαδοποιήστε τη ρουτίνα σας. Είναι πολύ σημαντικό. Εάν χρειάζεται να κάνετε 60 τηλεφωνικές κλήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας, τότε είναι καλύτερα να τις χωρίσετε σε πολλές μικρές ομάδες, 10 έως 15 τη φορά. Μετά την κλήση, μπορείτε να εκτελέσετε μια άλλη εργασία. Μεταβαίνοντας συνεχώς από τη ρουτίνα σε έντονη δραστηριότητα, μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα.

Το τέλος της εργάσιμης ημέρας βασίζεται στις ακόλουθες αρχές:

• Συμπληρώστε ότι χρειάζεται. Υπάρχει μια ομάδα υποθέσεων που εμπίπτουν στο τετράγωνο «σημαντικών αλλά όχι επειγόντων». Ολοκληρώνονται καλύτερα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας και το «σημαντικό και επείγον» τετράγωνο παραμένει πάντα άδειο.
• Ελέγξτε τα αποτελέσματά σας σύμφωνα με το σχέδιο. Όλα όσα κάνατε σε μια μέρα πρέπει να συγκρίνονται με αυτά που σχεδιάζατε. Αν μόλις ξεκινήσατε να προγραμματίζετε την εργάσιμη ημέρα σας, τότε οι μικρές αποκλίσεις από το πλάνο θα είναι στη σειρά των πραγμάτων. Προσπαθήστε να τα κρατήσετε όσο το δυνατόν λιγότερα.
• Κάντε ένα σχέδιο για την επόμενη μέρα. Είναι καλύτερο να το κάνετε στο τέλος της προηγούμενης εργάσιμης ημέρας. Έτσι διατηρείτε τη διάθεση εργασίας και, αλλά είναι σημαντικό να καταρτίσετε ένα πραγματικό πρόγραμμα υποθέσεων.

Εάν είστε διευθυντής, τότε κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας θα πρέπει να συνεργαστείτε στενά με τη γραμματέα σας.

Να θυμάστε ότι όλες αυτές είναι γενικές συμβουλές. Δεν λαμβάνουν υπόψη τα ατομικά σας χαρακτηριστικά. Αν σας βολεύει περισσότερο να κάνετε επείγουσες εργασίες το απόγευμα, και όχι το πρωί, αυτό είναι δικαίωμά σας. Αν προτιμάτε να κάνετε ένα μεγάλο και δύσκολο έργο τελευταίο και αυτό δεν επηρεάζει τη διάθεσή σας για μια μέρα με κανέναν τρόπο, κάντε το να διαρκέσει.

Ο προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας πρέπει να είναι ατομικός.

Τα κύρια λάθη κατά τον προγραμματισμό μιας εργάσιμης ημέρας

Παρά το γεγονός ότι η πρακτική της διαχείρισης του χρόνου είναι σταθερά εδραιωμένη στη ζωή μας, οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν κοινά λάθη όταν προγραμματίζουν την ημέρα της εργασίας τους. Εδώ είναι μερικά από αυτά.

Λάθος 1. Λανθασμένη ιεράρχηση.

Το Matrix του Eisenhower μας λέει ότι έχουμε σημαντικά πράγματα να κάνουμε. Αλλά πολλοί άνθρωποι μπορούν εύκολα να μπερδέψουν τι είναι σημαντικό για αυτούς. Το τετράγωνο Α, το οποίο πρέπει να παραμένει κενό και να είναι υπεύθυνο για επείγοντα και σημαντικά θέματα, συχνά συγχέουν με το Γ, όπου έχουν συσσωρευτεί ασήμαντα πράγματα που απαιτούν άμεση προσοχή.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι πρέπει να ξοδεύετε ενέργεια αποκλειστικά σε ό,τι είναι σημαντικό για εσάς σε μια δεδομένη χρονική στιγμή. Θα πρέπει να εργαστείτε για το μέλλον όταν τα πράγματα μπορούν να αναβληθούν και να προγραμματιστούν σωστά.

Λάθος 2. Ξοδεύεται πάρα πολύς χρόνος σε μικροπράγματα.

Για να εξηγήσουμε γιατί πρώτα απ 'όλα είναι απαραίτητο να κάνουμε μια «βάση», και μόνο τότε τα μικρά πράγματα, θα χρησιμοποιήσουμε τον νόμο Pareto. Λέει ότι το 20% των προσπαθειών δίνει το 80% των αποτελεσμάτων. Δηλαδή, όταν δουλεύεις σε κάτι σημαντικό, ξοδεύεις το 20% της προσπάθειας και πετυχαίνεις το 80% του αποτελέσματος. Όταν εργάζεστε σε μικρά πράγματα, έχετε 4 φορές λιγότερο αποτέλεσμα και ξοδεύετε 4 φορές περισσότερη ενέργεια.

Ας εξετάσουμε ένα μικρό παράδειγμα.Πρέπει να ξεκινήσετε μια διαφημιστική καμπάνια. Εάν δημιουργήσετε 10 δημιουργικά, επιλέξετε λέξεις-κλειδιά και φράσεις για αυτά και τα εκκινήσετε σε προετοιμασμένους ιστότοπους, τότε αυτό θα είναι το 20% της εργασίας που θα δώσει το 80% του αποτελέσματος. Αλλά αν αφιερώσετε χρόνο στην επεξεργασία γραμματοσειρών και εικόνων, επιλέγοντας και γυαλίζοντας φράσεις και βρίσκοντας πρόσθετες πλατφόρμες για διαφήμιση, θα ξοδέψετε πολύ περισσότερη προσπάθεια. Όλα αυτά θα χρειαστεί να γίνουν, αλλά μετά την έναρξη της διαφημιστικής καμπάνιας, όταν πετύχετε το πρώτο αποτέλεσμα.

Λάθος 3. Έλλειψη χρόνου για προσωπικά θέματα.

Κάθε άτομο πρέπει να έχει προσωπική ζωή και ελευθερία επιλογής επαγγέλματος. Εάν έχετε πολλά πράγματα να κάνετε και δεν βρίσκετε μία ή δύο ώρες για να κάνετε το χόμπι σας, τότε αυτό είναι κακός προγραμματισμός για τη δική σας μέρα. Ο προγραμματισμός του χρόνου εργασίας είναι σημαντικός όχι μόνο επειδή σας επιτρέπει να κάνετε περισσότερα. Σου δίνει την ευκαιρία να κάνεις αυτό που αγαπάς χωρίς βιασύνη.