Счетоводство на трудовите досиета: големи спорове около дребни разходи. Труд - безплатен
Въпрос относно отчитането на трудовите книжки и техните вложки. На един семинар чух, че цената на трудовата книжка/вложката трябва да бъде приспадната от заплатата на служителя, а също и че тази сума е доход за организацията (IP), в резултат на което тази сума трябва да бъде обложена с опростения данък система (имам опростена данъчна система от 6%). Въпросът е вярно ли е това? Ако е така, тогава къде да търсим логиката, тъй като тези TC/вложки трябва да бъдат закупени за сметка на организацията (IP), съответно това са нашите разходи, а не приходи. ?
Отговор
Удържането на такси е право, а не задължение на организацията.
Когато издава трудова книжка на служител, организацията ще предостави формуляра на трудовата книжка и вложката (Правила, одобрени).
Съгласно писмо на Министерството на финансите на Русия от 26 септември 2007 г. № 07-05-06/242, плащането, получено от служител, се признава като неоперативен доход на организацията. Въз основа на това уточнение организацията на датата на получаване на средства от служител признава доход на основание чл. 250, ал. 1, чл. 346.15 Данъчен кодекс на Руската федерация.
Разходите за закупуване на формуляри за трудова книжка и вложка в нея не се вземат предвид под обекта на данъчно облагане „доход“.
Въпреки това организацията може да не начислява такса за формуляра на трудовата книжка и вложката.
Но такова условие трябва да бъде записано в местен акт на организацията. В такъв случай
служителят получава доход в натура, от който трябва да се удържа данък върху доходите на физическите лица (Данъчен кодекс на Руската федерация).
Безплатното предоставяне на служител на трудова книжка и вложка може да се квалифицира като издаване на подарък. Доходите под формата на подаръци са освободени от данък върху доходите на физическите лица в размер, който не надвишава 4000 рубли. след година ().
Обосновката за тази позиция е дадена по-долу. в материалите на системата Главбух.
Такса за формуляр
При издаване на трудова книжка на служител организацията заплаща формуляр (Правилата са одобрени).* Таксата за формуляра на трудовата книжка се начислява на служител, нает за първи път. А таксата за формуляра за вписване е от служител, който е изчерпал всички страници на трудовата книжка в раздела „Информация за работа“. Служителят може да плати парите в брой с помощта на разписка или да ги преведе по сметката на организацията чрез банка.
Ситуация:Възможно ли е да се приспаднат разходите за формуляр за трудова книжка от заплатата по искане на служител*
Да, можеш.
Организацията има право да изиска от служителя да възстанови стойността на издадената му трудова книжка (Правилата са одобрени) *Той може да направи това в удобна за него форма. Служителят може да изплати дълга, като плати пари на касата или ги прехвърли по сметката на организацията. Освен това той има право да поиска намаляване на размера на дължимата му заплата за плащане. Служителят може да се разпорежда с неизплатената си заплата, тъй като начисленията за отработено време са негова собственост (клауза и член 209 от Гражданския кодекс на Руската федерация).
Имайте предвид, че без такова изявление от служителя, нямате право да удържате цената на формуляра от заплатата. Безспорни удръжки се правят само в случаите, изброени в членовете на Кодекса на труда на Руската федерация. Списъкът с тези случаи е изчерпателен и издаването на трудова книжка по образец не е сред тях.
Свободна форма
Издава безплатно формуляри за трудови досиета на служителите, ако:*
- възникна извънредна ситуация (пожар, наводнение), в резултат на което трудовите книжки на служителите са повредени;
- Формулярът за трудова книжка беше развален от служител на организацията, отговорен за досиетата на персонала, по време на първоначалното попълване.
Тази процедура е потвърдена от Министерството на финансите на Русия с писма.
По отношение на приспадането на данък върху доходите на физическите лица от цената на трудова книжка, издадена безплатно на служител, трябва да се вземе предвид следното.
Ако една организация издаде трудова книжка на служител безплатно, тогава той има доход в натура, от който трябва да се удържи данък върху доходите на физическите лица (, Данъчен кодекс на Руската федерация,). В същото време трудовата книжка се прехвърля на служителя безплатно. Тази основа ни позволява да заключим, че между служителя и организацията е сключен договор за подарък. Такова споразумение може да бъде сключено устно или писмено. Това е посочено в член 572 от Гражданския кодекс на Руската федерация. В този случай безплатното предоставяне на трудова книжка на служител може да се квалифицира като подарък. Доходите под формата на подаръци са освободени от данък върху доходите на физическите лица в размер, който не надвишава 4000 рубли. след година (). Подобни обяснения се съдържат в .*
Счетоводство и данъци
В търговски организации
Ситуация:как една търговска организация трябва да отразява в счетоводството и данъчното облагане придобиването и издаването на нова трудова книжка на служител. Организацията прилага обща данъчна система*
Процедурата за счетоводно отчитане и данъчно облагане на сделките, свързани с предоставянето на трудови книжки на служителите, не е регламентирана със закон.
Правото на организацията да начислява на служител такса за издаване на трудова книжка е предвидено в одобрените правила.
В счетоводството цената на закупените трудови книжки може да се вземе предвид като част от:
- материали на същото име (като активи, използвани за нуждите на управлението ()) с последващо отписване към други разходи;
- продукти към „Продукти“.
По-правилен начин за размисъл е да се вземат предвид книгите като материали. Това се обяснява по следния начин. Продажбата на трудови книжки за обикновени организации не е основна дейност. Организациите се снабдяват с такива формуляри на договорна основа срещу заплащане (утвърдени правила). В този случай формулярите за трудови досиета могат да бъдат закупени директно от асоциацията Goznak, както и от дистрибутори, които отговарят на изискванията на тази асоциация (утвърдена клауза и Процедура).
Едновременно с осчетоводяването на формулярите за трудови книжки ги отразявайте върху „Формулярите за строга отчетност“ в условната оценка (Утвърдени правила).
Когато получите формулярите, моля, направете следните бележки:
Дебит 10 Кредит 60
– трудовите книжки са изписани с главни букви;
Дебит 19 Кредит 60
– отразява представения от доставчика размер на ДДС;
Дебит 68 подсметка „Изчисления на ДДС“ Кредит 19
– представеният от доставчика размер на ДДС се приема за приспадане;
Дебит 006
– приемат се за регистрация бланки на трудови книжки.
Ако организация начислява такса за издаване на трудови книжки, транзакцията се отразява в „Разплащания с персонал за други транзакции“. Ако дадена организация удържи плащане за формуляр за трудова книжка от заплатата на служител, използвайте „Разплащания с персонала за заплати“.*
Издаването на трудови книжки и техните вложки на служители на организацията се признава за продажба на стоки. Следователно при такава сделка трябва да се плати ДДС. Това заключение следва от разпоредбите на параграф 1 на член 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация и се потвърждава в. В този случай служителят заплаща на организацията цената на трудовата книжка, включително ДДС (писма от Министерството на финансите на Русия и).
В счетоводството операциите по издаване на трудови книжки и техните вложки на служителите и получаване на плащане за формулярите се отразяват в следните записи:
Дебит 50 (51, 70) Кредит 73
– възстановена е стойността на издадената трудова книжка (с ДДС);
Дебит 73 Кредит 91-1
– доходът се признава в размер на полученото плащане за формуляра на трудовата книжка (с ДДС);*
– ДДС се начислява върху възстановяването на цената (продажбата) на трудовата книжка от служителя (ако организацията е данъкоплатец);
Дебит 91-2 Кредит 10
– разходите за трудови книжки, прехвърлени на служител на организацията, се отписват.
Когато прехвърляте безплатно трудови книжки и техните вложки на служители, направете следните записи в счетоводството:
Дебит 91-2 Кредит 10
– цената на безвъзмездно прехвърлените трудови книжки е отписана;
Дебит 91-2 Кредит 68 подсметка „Изчисления на ДДС“
– ДДС се начислява при безвъзмездно прехвърляне на трудови книжки на служители (ако организацията е данъкоплатец).
Можете да отпишете формуляра на трудовата книжка (вложката към него) в деня, в който е издаден на служителя. В този случай датата на издаване не трябва да се счита за деня на уволнението на служителя, а за деня на отваряне на трудовата книжка въз основа на член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Кредит 006
– формулярите на трудовите книжки (техните вложки) са отписани.
Иван Шкловец
Заместник-началник на Федералната служба по труда и заетостта
2. ПИСМО НА МИНИСТЕРСТВОТО НА ФИНАНСИТЕ НА РУСИЯТА ОТ 26.09.2007 г. № 07-05-06/242
„Доходите, произтичащи от издаването на трудови книжки и вложки към тях, се вземат предвид при определяне на данъчната основа за данък върху доходите като неоперативни в съответствие с разпоредбите на член 250 от Данъчния кодекс на Руската федерация.* Неоперативните приходи включват всички други приходи, които не са приходи от продажби. По-специално това са:* Пълен списък на неоперативните приходи е даден в Данъчния кодекс на Руската федерация (). Отворено е. Това означава, че видовете доходи, които не са директно посочени в него, също увеличават единната данъчна основа, когато са опростени.* Елена Попова, държавен съветник на данъчната служба на Руската федерация, 1-ви ранг * Така е подчертана част от материала, която ще ви помогне да вземете правилното решение.
Тази процедура е предвидена параграф 1 от член 346.15 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Заявление за вписване в трудовата книжка - образец Можете сами да съставите този документ, като се ръководите от обясненията, изложени в статията, или да използвате готова версия, която можете да намерите по-долу. Статията разглежда въпроси, свързани с процедурата за искане на вписване в трудов документ.
Какво е вписване в трудова книга, защо е необходимо?
Трудовата книжка е документ за персонала, който съдържа изчерпателна информация за заетостта на служителя, както и неговия трудов стаж. Работни книжки се издават за всички служители на организацията или индивидуален предприемач без изключение. Работодателят отговаря за поддържането на трудовите книжки и е длъжен да ги попълни в рамките на 5 дни от датата на наемане на работа на всеки конкретен служител. Тази информация се съдържа в чл. 66 Кодекса на труда на Руската федерация.
Трудовата книжка и нейната вложка са съставени съгласно единни формуляри, които са одобрени с Указ на правителството на Руската федерация „За трудовите книжки“ от 16 април 2003 г. № 225 и понастоящем са актуални. Със същата резолюция бяха одобрени Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки (наричани по-нататък Правилата), които се прилагат за вложки, тъй като съдържат правила, уреждащи процедурата за издаването и попълването им.
Формата (формулярът) на трудовата книжка се състои от три части:
- заглавна страница;
- информация за трудовата дейност на служителя;
- информация за наградите на служителите.
Част 2 и 3 съдържат 10 разворота (20 страници). Може да възникне ситуация, когато наличните страници във формуляра на трудовата книжка, съдържащи се в един от разделите, не са достатъчни, за да се посочи цялата необходима информация. Това може да се дължи на честото преместване на служителя на нови работни места или на голям брой стимули и награди.
Именно в такива ситуации е необходимо да се използват вложки, които по своето съдържание дублират съдържанието на формулярите на трите части на трудовата книга. Вложката е зашита в частта от книгата, която изисква допълнително завършване.
Формуляри на трудови книжки и вложки в тях се издават изключително от държавата, представлявана от Гознак (клауза 2 от Процедурата, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация „За трудовите книжки“ от 22 декември 2003 г. № 117n) . Невъзможно е работодателят да създаде собственоръчно нова трудова книжка, ако старата няма място за попълване на цялата необходима информация. По същия начин не е разрешено сами да правите вписвания в трудовата книжка. Вложката без трудова книжка е невалидна.
Задължен ли е служителят да напише заявление за издаване на вписване в трудовата книжка?
Много служители по персонала изразяват мнение в различни източници, че служителят не е длъжен да пише заявление за издаване на вписване в трудовата книжка. Необходимо е да разберете дали това е така и дали има нужда да напишете въпросното заявление?
Правната уредба на необходимостта от издаване на вложка се съдържа в клауза 38 от Правилата, съгласно която, когато който и да е раздел от трудовата книжка е напълно попълнен, в нея се пришива вложка, съставена от работодателя в същия начин като процедурата за издаване на трудова книжка.
При регистриране на трудова книжка (по-специално при първоначална работа или загуба на трудова книжка) служителят е длъжен да напише изявление за това, което е предвидено в част 5 на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация (съдебната практика също следва този път, по-специално, както е отразено в касационното решение на Върховния съд на Удмуртската република от 26 март 2012 г. по дело № 33-853/12). По този начин подаването на заявление до работодателя за издаване на вложка е задължение на служителя, пряко установено от част 5 на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация, както и клауза 38 от Правилата.
Друга причина, поради която служителят е длъжен да напише заявление за издаване на вложка, е необходимостта да изрази волята си за това как ще бъдат изплатени разходите за закупуване на вложка. Съгласно клауза 47 от Правилата вложката се заплаща от служителя и цената му е равна на разходите на работодателя за закупуване на трудова книжка (вложка).
Работодателят може да удържи цената на вложката от заплатата на служителя или да я получи в брой или по банков път. Във всеки случай служителят трябва да напише изявление, в което може да посочи как желае да заплати разходите за вложката. Без такава информация работодателят няма право да удържи разходите за вложката от заплатата на служителя.
Изготвяме примерно заявление за вписване в трудовата книжка
Заявлението на служителя за вписване в трудовата книжка в частта на петицията трябва да съдържа:
- искане на служителя за вписване в трудовата книжка;
- искане на служителя да отпише цената на вложката от заплатите или указание, че вложката ще бъде изплатена в брой или по банков път.
Възможно е да се напишат две изявления, всяко от които ще съдържа съответната заявка, но това е непрактично, така че и двете изявления могат да бъдат комбинирани в едно.
Заглавната част на заявлението съдържа информация за работодателя, а именно името на организацията, името и инициалите на нейния ръководител (или индивидуален предприемач).
По-долу е написано: „Изявление“.
В основната част на заявлението трябва да посочите причината, поради която е необходимо да издадете вложка в трудовата книжка, по-специално попълване на всички страници на който и да е от разделите на трудовата книжка. Следва искане за вписване в трудовата книжка.
Тъй като плащането на разходите за вложката е отговорност на служителя, съответно по-нататък в текста на заявлението е необходимо да се посочи как ще се извърши плащането (или чрез удържане от заплатите, или чрез плащане в брой/безкасово) .
Ако работодателят е повредил формуляра, служителят не е длъжен да заплати цената на новозакупения формуляр от работодателя. Тези разходи трябва да бъдат поети от самия работодател (клауза 48 от Правилата).
В края на заявлението трябва да посочите фамилията и инициалите си, да удостоверите документа с личен подпис и неговия препис.
Примерно приложение изглежда така:
На директора
LLC "Име на организация" Иванов A. A.
от помощник-юрист
Петрова Б.Б.
Изявление
Въз основа на факта, че в трудовата книжка (номер), издадена (дата) на мое име, всички страници на раздела (име на раздел) са напълно попълнени, моля да издадете вложка за трудовата книжка.
Освен това ви моля да удържите от заплатата ми за (посочете месеца, следващ месеца на писане на заявлението) цената на вложката, закупена от работодателя, в размер на (посочете сумата, изразходвана от работодателя).
Петрова Б. Б. (подпис, препис)
Дата на кандидатстване
Ако ви свърши свободното място в трудовата ви книжка, можете да попълните предложеното примерно заявление и да го подадете на работодателя.
Нашето проучване разкри много начини за отразяване на транзакции с трудови книжки в счетоводството. Кое е най-правилното? Констатациите ще ви изненадат.
Когато кандидатствате за работа, трябва да представите трудовата си книжка на работодателя. Ако служителят няма трудова книжка, работодателят ще издаде такава (). Но къде да купя формуляр за трудова книжка и кой точно трябва да направи това - работодателят или служителят? Как да отразяваме движението на формулярите за трудови книжки в счетоводството и данъчното счетоводство? Нека да го разберем.
До каква сметка трябва да бъде изпратен формулярът?
Клауза 47 от „Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите“, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, показва, че при издаване на трудова книжка на служител, работодателят му начислява такса, чийто размер се определя от размера на разходите за тяхното закупуване. Обърнете внимание: таксата не се начислява при оформяне на трудова книжка, както са убедени повечето счетоводители, а точно при предаването й, което се извършва при прекратяване на трудовия договор. Датата на издаване на трудовата книжка при уволнение се отразява в колона 12 на Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях, чиято форма е одобрена с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69. Докато книжката не бъде издадена на служителя, събирането на такса за формуляра е очевидно незаконосъобразно.
Сега нека се обърнем към параграф 42 от Правилата, който определя процедурата за начисляване на такса за формуляра. Той установява: в края на всеки месец лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки, е длъжно да представи в счетоводния отдел на организацията отчет за получените суми за издадени трудови книжки и вложки в тях, като приложи разписка за получаване от касата на организацията. . Но тази заповед подлежи на изпълнение само във връзка със заповедта на параграф 47 от Правилата. При регистрация на трудовата книжка няма да се таксуват пари за формуляра. Това не е изненадващо: в крайна сметка служителят всъщност не използва трудовата книжка през периода на трудовия договор. Работодателят го „използва“.
На бележка
Работодателят е длъжен постоянно да разполага с необходимия брой формуляри за трудови книжки (клауза 44 от Правилата, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
Междувременно работодателят, който не е официален дистрибутор на формулярите, няма право да ги продава. Следователно не може да има въпрос за осчетоводяването им в сметка 41 „Стоки“. Не е забранено приемането на формуляри за счетоводство по сметка 10 „Материали“. В крайна сметка в бъдеще те се използват за нуждите на управлението на организацията. Тогава сметките приемат формата:
ДЕБИТ 10 КРЕДИТ 60
- формулярите за трудови книжки са капитализирани (без ДДС);
ДЕБИТ 73 КРЕДИТ 10
- цената на формуляра е била отписана при издаване на трудова книжка за служителя (въз основа на предположението, че той ще възстанови разходите за формуляра в бъдеще).
Нека разберем естеството на актива, който възниква в сметка 73 „Разплащания с персонал за други операции“. Както беше посочено по-горе, тя се изплаща не по-рано от датата на уволнението. Такъв „длъжник“ (клауза 13) се класифицира като условен актив: той възниква в организация в резултат на минали събития в нейния икономически живот, когато съществуването на актив в организацията към датата на отчитане зависи от събитието ( ненастъпване) на едно или повече бъдещи несигурни събития извън контрола на организацията. И настъпването на такова събитие като уволнение наистина не зависи от организацията. Междувременно, въз основа на параграф 14 от PBU 8/2010, условните активи не се признават в счетоводството. Информацията за тях е оповестена във финансовите отчети. Но по отношение на формулярите такава необходимост не възниква - поради незначителността на разходите за техните запаси. Това означава, че отписването на формуляри не създава актив, а разход.
Сега няма да ни изглежда изненадващо, че Министерството на финансите на Русия в писмо от 29 януари 2008 г. № 07‑05‑06/18 предлага разходите за закупуване на формуляри за трудови книжки незабавно да бъдат отнесени към други разходи. Длъжностните лица препоръчват да се вземат предвид данните за движението на формуляри в задбалансова сметка 006 „Формуляри за стриктно отчитане“. Счетоводните записи ще изглеждат така:
ДЕБИТ 91 КРЕДИТ 76
- отразяват се разходите за закупуване на формуляри от дистрибутори (без ДДС);
ДЕБИТ 006
- формуляри се приемат за задбалансово счетоводство;
ЗАЕМ 006
- формулярите се използват за изготвяне на трудови книжки за служителите.
Представеният от дистрибутора ДДС се удържа от работодателя по общоустановения начин.
Възстановяване на разходите за формуляра
Законодателят не поставя издаването на трудова книжка в зависимост от заплащането на такса за нея. Това беше потвърдено от Върховния съд на Руската федерация в решението му от 6 септември 2007 г. № KAS07-416. Тоест, работодателят не може да диктува условието: „работната книжка не трябва да се издава на служителя, докато не плати пари за формуляра“.
Физическото лице също не получава никаква икономическа изгода от получаването на трудова книжка, тъй като няма законова възможност да закупи формуляр за трудова книжка, без да минава през работодателя. Тоест, не може да се прилага за служител, оценката на неговото обезщетение (доход) в размер на цената на формуляра е незаконосъобразно. Това означава, че няма обект на облагане.
Работодателят също не предоставя услуги в гражданскоправен смисъл за издаване на трудова книжка на служител, тъй като нормите на икономическото право не се прилагат за трудовите отношения (). Изпълнението от страна на работодателя на изискванията на трудовото законодателство в отношенията с работниците и служителите не е нито възмездно, нито безвъзмездно, тъй като обезщетението е категория на гражданското законодателство ( ; ).
В резултат на това нито регистрацията, нито издаването на трудова книжка на служител са изпълнение (решения на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 1 октомври 2003 г. № A26-5317/02-28 от март 2, 2007 г. по дело № А56-44214/2006 г.). В тази връзка не възниква обект на облагане с ДДС. Ето защо авторът не може да се съгласи с позицията, представена в писмото на Министерството на финансите на Русия от 06.08.2009 г. № 03-07-11/199.
Разсъжденията ни могат да бъдат подкрепени с паралел с получаването на образование за сметка на бюджета. Въпреки че е безплатно за гражданин, досега никой не се е сетил да обложи с данък върху доходите на физическите лица цената на обучението или издадената диплома. Защо? Да, защото правоотношенията на страните се уреждат не от гражданското право, а от Бюджетния кодекс.
В резултат на това в дадения пример не се изискват допълнителни записи, свързани с начисляването на данъка върху доходите на физическите лица или ДДС в бюджета.
Разход за данък върху дохода
В същото време разходите за закупуване на формуляри на трудови книжки и вложки за тях могат да бъдат взети предвид за целите на данъка върху печалбата. В края на краищата тези разходи са икономически обосновани и са направени за извършване на дейности, насочени към генериране на доходи (клауза 1 на член 252, подточка 49 на клауза 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Заключение
Не ви убедихме? След това прочетете обясненията на руското Министерство на финансите, представени в писмо от 10 юни 2009 г. № 03-01-15/6-305. Нека възпроизведем откъси от него, които са от значение за нас.
„Трудовите книжки или вложките към тях не се придобиват от работодателя с цел по-нататъшна продажба. Придобиването и поддържането на трудови книжки или листове е задължение на работодателя, установено с членове 65, 66 от Кодекса на труда. По този начин използването на формуляр за изготвяне на трудова книжка или вложка към нея на служител не представлява продажба на служителя на формуляр на трудова книжка или вложка към нея, тъй като в момента на попълването й , такава форма на трудова книжка или вложка не може да се счита за продукт. Изготвянето на трудова книжка или вложка в нея не представлява предоставяне на услуги на служител, тъй като се извършва от организацията като част от изпълнението на задълженията й като работодател, предвидени от трудовото законодателство.
Защо тази справедлива позиция не привлече необходимото внимание на специалистите, не е известно.
Елена Диркова,за списание “Практическо счетоводство”
Практическо счетоводство
При издаване на трудови книжки на служители, бюджетната институция длъжна ли е да удържа стойността на трудовите книжки, придобити преди това със средства от доходоносни дейности? Възможно ли е да се приспадне този разход от заплатите на служителите? Ако да, тогава по кой член от КОСГУ трябва да се начислява доходът? Как трябва да се отразят счетоводно тези операции? Как се отразяват тези операции в данъчното счетоводство?
По въпроса за таксуването на трудова книжка
В съответствие с изискванията на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация, когато служителят сключи трудов договор за първи път, работодателят му издава трудова книжка. В този случай издаването на трудова книжка на служител се извършва срещу такса, чийто размер се определя от размера на разходите за нейното придобиване (клауза 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 „За трудовите книжки“ (наричан по-долу - Правилник N 225)).
Въпреки това, когато се определя „задължителното“ събиране на тази такса, трябва да се вземе предвид, че:
- издаването на трудова книжка срещу заплащане, посочено в клауза 47 от Правила № 225, е право на работодателя (вижте Решение на Върховния съд на Руската федерация от 19 юни 2007 г. N GKPI07-564), а не негово задължение;
- работодателят има право да приема местни разпоредби, включително тези, които подобряват положението на служителите (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).
По този начин решението за необходимостта от таксуване на служител за издаване на трудова книжка според нас е от компетентността на работодателя.
Данъчни последици от начисляване (неначисляване) на такси за трудова книжка
Да кажем, че трудова книжка се издава от работодател срещу заплащане.
За данъчни цели такава операция се признава за продажба на стоки и следователно, като следствие, в съответствие с чл. 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация подлежи на облагане с ДДС (виж също писма на Министерството на финансите на Русия от 06.08.2009 г. N 03-07-11/199, от 27.11.2008 г. N 03-07-11/367, от 07.10.2008 г. N 03-03-06/ 4/67) в размер на 18% (клауза 3 от член 164 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Разбира се, институцията има право да приеме за приспадане сумата на данъка, представена от продавача (производителя) на формуляри за трудови книжки (клауза 1 на член 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Институцията обаче ще може да направи това без последствия само ако придобие трудови книжки със средства от доходоносни дейности. Всъщност, ако институция закупи трудови книжки, използвайки субсидии, предоставени от федералния бюджет, приемането на „входящ“ ДДС за приспадане (възстановяване) ще доведе до повторно възстановяване на данъка от федералния бюджет (вижте писмото на Министерството на финансите от Русия от 26 януари 2012 г. N 03-07-11/ 20).
ДДС в последния случай ще бъде определен от институцията като разликата между цената на продавания имот, като се вземе предвид данъкът, и цената на продавания имот (клауза 3 на член 154 от Данъчния кодекс на Руската федерация ).
В допълнение, плащането, получено от институцията от служителя за издадената трудова книжка, е доход за целите на данъчното облагане с данък печалба (клауза 1, клауза 1, член 248, член 249 от Данъчния кодекс на Руската федерация; вж. също писмо на Министерството на финансите на Русия от 7 октомври 2008 г. N 03 -03-06/4/67).
Нека припомним, че печалбата се признава като получен доход, намален с размера на направените разходи (член 247 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Освен това, в съответствие с параграф 1 на чл. 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация, приемането на разходи от институция за закупуване на формуляри за трудови книжки за целите на данъка върху печалбата ще бъде законно, при условие че те са направени от средства от дейности, генериращи доход. Следователно, ако закупуването на трудови книжки е извършено за сметка на субсидии, отпуснати на институцията, тогава тези разходи не се приемат като намаление на дохода, подлежащ на данъчно облагане.
Моля, обърнете внимание: в професионалната общност съществува и позиция, според която парите, получени от служител, не са приход, а възстановяване на разходите за закупуване на книжка, тъй като таксата, начислена на служителя за издадената му трудова книжка, е равна към разходите за придобиването му, следователно предоставянето на трудови книжки и вложки към тях не може да се счита за продажба на стоки (клауза 1 на член 39 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Тази позиция се подкрепя и от съдии (виж по-специално решенията на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 02.03.2007 г. по дело № A56-44214/2006, от 01.10.2003 г. по дело No A26-5317/02-28).
Въпреки това, предвид незначителните размери на данъците, наложени върху въпросните сделки, не считаме за препоръчително да се придържаме към тази позиция и да я защитаваме в съда.
Така че начисляването на такса от служител при издаване на трудова книжка има определени „данъчни последици“. Но това все още не е причина да се счита решението за безплатно издаване на трудови книжки на служителите като оптимално. В края на краищата „данъчни последици“ ще възникнат за институцията дори в случай на безвъзмездно издаване.
Първо, безвъзмездното прехвърляне на стоки за целите на ДДС е еквивалентно на продажба (клауза 1, клауза 1, член 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация, писмо на Министерството на финансите на Русия от 27 ноември 2008 г. N 03-07- 11/367). В този случай институцията ще трябва да плати данъка от собствените си средства.
Второ, безвъзмездното прехвърляне на трудова книжка на служител ще доведе до получаване на доход от служителя в натура, обложен с данък върху доходите на физическите лица (виж писмо на Министерството на финансите на Русия от 27 ноември 2008 г. N 03-07-11/367 ).
Разбира се, трудовата книжка може да бъде подарена на служител въз основа на договор за подарък и предвид ниската му стойност, съответният доход на служителя няма да се облага с данък върху доходите на физическите лица в съответствие с клауза 28 на чл. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация (вижте например писмо на Министерството на финансите на Русия от 01.06.2010 г. N 03-04-06/6-106). Но такова „дарение“ на институцията ще трябва да бъде документирано (наличие на заповед, споразумение и др.).
Счетоводство
Както можете да видите, в зависимост от избраната опция за издаване на трудова книжка на служител (срещу заплащане, безплатно) и източника на разходите за закупуване на трудовата книжка, счетоводните записи в регистрите на институцията ще варират.
Нека разгледаме пример за отразяване на операцията по издаване на трудова книжка на служител срещу заплащане, при условие че формулярът на трудовата книжка е бил предварително закупен от институцията, използвайки субсидии за изпълнение на държавна задача.
Съгласно разпоредбите на „Инструкциите ...“, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 16 декември 2010 г. N 174n, следните записи могат да бъдат отразени в счетоводните записи на институция:
1. Намалението се отразява в задбалансова сметка 03 „Формуляри за строга отчетност“
- въз основа на заявлението на служителя е издадена трудова книжка;
2. Дебит 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
- доходът се начислява в размера на полученото плащане за трудовата книжка;
3. Дебит 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
- плащането на трудовата книжка е получено на касата;
4. Дебит 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
- средствата бяха депозирани в личната сметка на институцията във Федералната хазна;
5. Дебит 2,201 11,510 Кредит 2,210 03,660
- средствата бяха кредитирани по личната сметка на институцията и в същото време увеличението беше отразено в задбалансова сметка 17;
6. Дебит 2,401 10,130 Кредит 2,303 04,730
- начислен ДДС;
7. Дебит 2,303 04,830 Кредит 2,201 11,610
- данъкът се превежда в бюджета, като в същото време се отразява намаление в задбалансова сметка 17.
Подготвен отговор:
Експерт на Служба за правни консултации ГАРАНТ
Държавен съветник на Руската федерация 3 клас Семенюк Александър
Отговорът е преминал контрол на качеството
Материалът е изготвен на базата на индивидуална писмена консултация, предоставена в рамките на услугата Правно консултиране.
*(1) Според нас таксата за трудовата книжка на институцията трябва да бъде отразена в член 130 „Доходи от предоставяне на платени услуги (работа)“ от KOSGU.
Тази позиция в частност се споделя от отделни главни разпоредители с бюджетни приходи:
- точка 1 от Приложение № 2 към заповедта на Министерството на правосъдието на Русия от 28 април 2012 г. № 67;
- Приложение № 1 към заповедта на Министерството на културата на Русия от 26 юни 2012 г. № 659;
- клауза 6 от Приложение № 3 към заповедта на Ростехнадзор от 31 август 2012 г. № 482;
- клауза 7 от Приложение № 1 към заповедта на Федералната агенция за въздушен транспорт от 27 август 2012 г. № 574.
Експерти от упълномощени органи бяха на подобно мнение през последните години:
- писмо на Министерството на финансите на Русия от 29 декември 2006 г. N 02-14-10a/4060;
- писмо на Федералната хазна от 18 май 2005 г. N 42-2.2-06/63.
За формуляра (клауза 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). Такса за форма на трудова книжка се начислява на служител, нает за първи път. А таксата за формуляра за вписване е от служител, който е изчерпал всички страници на трудовата книжка в раздела „Информация за работа“. Служителят може да плати парите в брой с помощта на разписка или да ги преведе по сметката на организацията чрез банка.
Ситуация: Възможно ли е да се удържат разходите за формуляр за трудова книжка от заплатата по искане на служител??
Да, можеш.
Организацията има право да изиска от служителя да възстанови стойността на издадената му трудова книжка (клауза 47 от Правилата, одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). Той може да направи това в удобна за него форма. Служителят може да изплати дълга, като плати пари на касата или ги прехвърли по сметката на организацията. Освен това той има право да поиска намаляване на размера на дължимата му заплата за плащане. Служителят може да се разпорежда с неизплатената си заплата, тъй като начисленията за отработено време са негова собственост (член 1, параграфи 1 и 2 на член 209 от Гражданския кодекс на Руската федерация).
Имайте предвид, че без такова изявление от служителя, нямате право да удържате цената на формуляра от заплатата. Безспорни удръжки се правят само в случаите, изброени в членове 137 и 248 от Кодекса на труда на Руската федерация. Списъкът с тези случаи е изчерпателен и издаването на трудова книжка по образец не е сред тях.
Ситуация: Необходимо ли е да се използва касово оборудване при приемане на плащане от служител за формуляр на трудова книжка??
Не, няма нужда.
Ако дадена организация издаде трудова книжка на служител или издаде дубликат, тя има право да изиска от него да възстанови разходите за издадената трудова книжка (клауза 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април , 2003 № 225). Служителят може да направи това например чрез касата на организацията.
Ако дадена организация извършва плащания в брой или плащания с пластмасови карти, тя трябва да използва системи за касови апарати. Такова задължение обаче се прилага само в случаите на продажба на стоки, извършване на работа или предоставяне на услуги. Такива правила са установени в параграф 1 на член 2 от Закона от 22 май 2003 г. № 54-FZ. Издаването на трудова книжка не е търговска операция - това е задължение на организацията, установено от трудовото законодателство (член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация).
При закупуване на формуляри за трудови досиета организацията поема определени разходи. Като начислява на служител такса за формуляр за трудова книжка, организацията възстановява разходите си. Следователно в този случай не е необходимо да се използва касова бележка (пробиване на касова бележка). Данъчната инспекция няма да може да глоби организация за неизползване на касово оборудване (член 14.5 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). Подобна гледна точка споделя руското Министерство на финансите в писмо от 10 юни 2009 г. № 03-01-15/6-305. Потвърждава се и от някои арбитражни съдилища (вижте например Решение на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 2 март 2007 г. № A56-44214/2006).
Свободна форма
Издайте безплатно формуляри за трудови досиета на служителите, ако:
- възникна извънредна ситуация (пожар, наводнение), в резултат на което трудовите книжки на служителите са повредени;
- Формулярът за трудова книжка беше развален от служител на организацията, отговорен за досиетата на персонала, по време на първоначалното попълване.
Това е посочено в параграфи 34 и 48 от Правилата, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, и писмото на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 6 август 2010 г. № 225. 12-3/10/2-6752 (във връзка с трудови книжки, изгубени при пожари през юли-август 2010 г.).
Ситуация: Възможно ли е да не таксувате служител за формуляр за трудова книжка??
Да, можеш.
Но такова условие трябва да бъде залегнало в местния регулаторен акт на организацията (например в Правила на труда или със заповед на управителя).
Освен това тази операция ще има данъчни специфики.
При изчисляване на данък върху дохода (или единичен данък при опростяване на разликата между приходите и разходите), цената на формуляра не може да се вземе предвид за намаляване на данъчната основа (клауза 16 от член 270, клаузи 1, 2 от член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
За целите на изчисляване на ДДС (ако организацията плаща този данък), издаването на трудови книжки и вложки, включително безвъзмездно, се признава за продажба на стоки. Следователно трябва да платите ДДС върху такава сделка (подточка 1, клауза 1, член 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Размерът на ДДС, начислен върху цената на дарения формуляр, не намалява данъчната основа за данък върху дохода (клауза 16 от член 270 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Тази процедура е потвърдена от Министерството на финансите на Русия в писма от 16 август 2013 г. № 03-03-05/33508 от 27 ноември 2008 г. № 03-07-11/367.
По отношение на приспадането на данък върху доходите на физическите лица от цената на трудова книжка, издадена безплатно на служител, трябва да се вземе предвид следното.
Ако една организация издаде трудова книжка на служител безплатно, тогава той има доход в натура, от който трябва да се удържа данък върху доходите на физическите лица (клауза 1 на член 210, алинея 1 на клауза 2 на член 211 от Данъчния кодекс на Руската федерация, писмо на Министерството на финансите на Русия от 27 ноември 2008 г. № 03-07-11/367). В същото време трудовата книжка се прехвърля на служителя безплатно. Тази основа ни позволява да заключим, че между служителя и организацията е сключен договор за подарък. Такова споразумение може да бъде сключено устно или писмено. Това е посочено в член 572, параграф 1 и член 574 от Гражданския кодекс на Руската федерация. В този случай безплатното предоставяне на трудова книжка на служител може да се квалифицира като подарък. Доходите под формата на подаръци са освободени от данък върху доходите на физическите лица в размер, който не надвишава 4000 рубли. за годината (клауза 28 от член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Подобни разяснения се съдържат в писмото на Министерството на финансите на Русия от 1 юни 2010 г. № 03-04-06/6-106.
Счетоводство и данъци
Ситуация: Как една организация може да вземе предвид придобиването и издаването на нова трудова книжка на служител по общия режим?
Процедурата за счетоводно отчитане и данъчно облагане на сделките, свързани с предоставянето на трудови книжки на служителите, не е регламентирана със закон.
Правото на организацията да начислява на служител такса за издаване на трудова книжка е предвидено в параграф 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225.
В счетоводството цената на закупените трудови книжки може да се вземе предвид като част от:
- материали по сметка 10 със същото име (като активи, използвани за нуждите на управлението (клауза 2 от PBU 5/01)) с последващо отписване към други разходи;
- стоки по сметка 41 “Стоки”.
По-правилен начин за размисъл е да се вземат предвид книгите като материали. Факт е, че продажбата на трудови книжки за обикновени организации не е основната дейност. Организациите си предоставят такива формуляри на договорна основа срещу заплащане (клауза 46 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). В този случай формулярите за трудова книжка могат да бъдат закупени директно от асоциацията Goznak, както и от дистрибутори, които отговарят на изискванията на тази асоциация (клаузи 2 и 3 от Процедурата, одобрена със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 22 декември 2003 № 117n).
Следователно сметка 41, която обобщава информацията за наличността и движението на материални запаси, закупени като стоки за продажба, и сметка 90 „Продажби“, която обобщава информация за приходите и разходите, свързани с обичайните дейности, са по-удобни за използване от разпределителите на труда книги.
Други организации, които купуват формуляри на трудови книжки и вложки за тях за собствени нужди (за последващо издаване на служители), могат да отчитат тези формуляри в сметка 10.
Едновременно с публикуването на формуляри за трудови досиета, отразете сметка 006 „Формуляри за строги отчети“ в условна оценка (клауза 42 от Правилата, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
Когато получите формулярите, моля, направете следните бележки:
Дебит 10 Кредит 60
- трудовите книжки са капитализирани;
Дебит 19 Кредит 60
- отразява размера на ДДС, представен от доставчика;
Дебит 68 подсметка „Изчисления на ДДС“ Кредит 19
- представеният от доставчика размер на ДДС се приема за приспадане;
Дебит 006
- за регистрация се приемат формуляри за трудови книжки.
Ако организация начислява такса за издаване на трудови книжки, транзакцията се отразява в сметка 73 „Разплащания с персонал за други транзакции“. Ако дадена организация удържи плащане за формуляр за трудова книжка от заплатата на служител, използвайте сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“.
Издаването на трудови книжки и техните вложки на служители на организацията се признава за продажба на стоки. Следователно при такава сделка трябва да се плати ДДС. Това заключение следва от разпоредбите на член 146, параграф 1, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация и се потвърждава в писма на Министерството на финансите на Русия от 30 септември 2015 г. № 03-07-11/55714, Федералната данъчна служба на Русия от 23 юни 2015 г. № GD-4-3/ 10833@. В този случай служителят заплаща на организацията цената на трудовата книжка, включително ДДС (писма на Министерството на финансите на Русия от 26 септември 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 юни 2007 г. № 03- 07-11/159).
В счетоводството операциите по издаване на трудови книжки и техните вложки на служителите и получаване на плащане за формулярите се отразяват в следните записи:
Дебит 50 (51, 70) Кредит 73
- стойността на издадената трудова книжка е възстановена (с ДДС);
Дебит 73 Кредит 91-1
- доходът се признава в размера на полученото плащане за формуляра на трудовата книжка (включително ДДС);
- ДДС се начислява върху възстановяването на цената (продажбата) на трудовата книжка от служителя (ако организацията е данъкоплатец);
Дебит 91-2 Кредит 10
- разходите за трудови книжки, прехвърлени на служител на организацията, се отписват.
Когато прехвърляте безплатно трудови книжки и техните вложки на служители, направете следните записи в счетоводството:
Дебит 91-2 Кредит 10
- разходите за безплатно прехвърлени трудови книжки са отписани;
Дебит 91-2 Кредит 68 подсметка „Изчисления на ДДС“
- ДДС се начислява върху безплатното прехвърляне на трудови книжки на служители (ако организацията е данъкоплатец).
Можете да отпишете формуляра на трудовата книжка (вложката към него) в деня, в който е издаден на служителя. В този случай датата на издаване трябва да се счита не за деня на уволнението на служителя, а за деня на отваряне на трудовата книжка въз основа на част 4 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Кредит 006
- формулярите на трудовите книжки (вложките за тях) са отписани.
съвет:Има аргументи, които позволяват на организацията да не плаща ДДС при издаването на трудова книжка (нейната вложка) на служител. Те са както следва.
Първо, трудовата книжка (вложката за нея) няма характеристиките на стоките, определени в параграф 2 от PBU 5/01 и член 38 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Второ, предоставянето на трудови книжки на служители, които нямат трудов стаж, е отговорност на организацията, установена от трудовото законодателство (част 4 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация).
На трето място, размерът на плащането за формуляра, начислен на служител, не трябва да надвишава размера на разходите за неговото придобиване (клауза 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
Тъй като чрез издаването на трудови книжки на служителите организацията не преследва целта за получаване на печалба, такива операции не могат да се считат за предприемаческа дейност (продажба на стоки, работа, услуги) (член 2 от Гражданския кодекс на Руската федерация). . Подобна гледна точка е отразена в решенията на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 1 октомври 2003 г. № A26-5317/02-28 и от 2 март 2007 г. № A56-44214/2006. Следователно издаването на трудови книжки (безплатно или срещу заплащане) не е продажба. Това означава, че такава операция не подлежи на облагане с ДДС (подточка 1, клауза 1, член 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Ако при попълване сте развалили формуляра на трудовата книжка (вложката за него), направете следните записи в счетоводството:
Дебит 91-2 Кредит 10
- разходите за повредени трудови досиета са отписани;
Дебит 19 Кредит 68 подсметка „Изчисления на ДДС“
- ДДС, приет преди това за приспадане, е възстановен;
Дебит 91-2 Кредит 19
- възстановената сума на ДДС се отписва;
Кредит 006
- формуляри на повредени трудови книжки (вложки за тях) са отписани.
При изчисляване на данъка върху доходите могат да се вземат предвид разходите за закупуване на формуляри на трудови книжки (вложки за тях). Такива разходи са икономически оправдани и са свързани с дейности, насочени към генериране на доход (клауза 1 от член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация, писма на Министерството на финансите на Русия от 26 септември 2007 г. № 07-05-06/ 242, Федералната данъчна служба на Русия от 23 юни 2015 г. № GD-4-3/10833@). Тези разходи намаляват данъчната основа за данък върху доходите към момента на издаване на трудова книжка (притурка към нея) на служител на организацията (клауза 2 на член 318 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Включете сумата на възстановяването от служителя за издаване на трудова книжка като част от дохода, подлежащ на данъчно облагане.
Ако размерът на компенсацията е равен на разходите на организацията за закупуване на формуляра, печалбата е нула. Следователно организацията не плаща данък върху доходите (член 247 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Ако една организация не таксува служител за формуляр за трудова книжка (например в случай на масова загуба на книги, повреда или неправилно първоначално попълване), тя няма да може да вземе предвид при изчисляването на данъка върху дохода нито разходите за придобиването му или ДДС, начислен при безвъзмездното прехвърляне (клауза 16, член 270 от Данъчния кодекс на Руската федерация). В резултат на това, поради различията между счетоводството и данъчното счетоводство, се образува постоянна разлика, която трябва да бъде изчислена постоянно данъчно задължение (клаузи 4 и 7 PBU 18/02):
Дебит 99 Кредит 68 подсметка „Изчисления за данък общ доход“
- отразява се постоянно данъчно задължение.
Освен това, когато прехвърляте формуляр безплатно, данъкът върху доходите на физическите лица трябва да бъде удържан от служител (член 1, 226 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Неговата пазарна стойност се признава като доход на служителя (клауза 1 от член 210, подточка 1 от клауза 2 на член 211 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Това се потвърждава от руското Министерство на финансите в писмо от 27 ноември 2008 г. № 03-07-11/367.
Отписване на повредени формуляри
Отпишете повредените формуляри за трудови досиета и техните вложки, като използвате акт за отписване на формуляри за строги отчети. За държавни агенции форма на актаодобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n. Бизнес организациите също могат да използват този формуляр.
Отчитане на трудовите досиета
Работните книжки са документи със строга отчетност, поради което законодателството определя процедурата за тяхното записване и съхранение (раздел VI от Правилата, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
Всяка организация е длъжна да поддържа специални книги за регистриране на трудовите досиета. Първият е приходно-разходна книга за отчитане на бланките на трудовата книжка и вложките в нея (Приложение 2 към резолюцията на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69). второ - книга за движение на трудови книжки и вложки в тях (Приложение 3 към резолюцията на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69).
Приходно-разходната книга за отчитане на формуляри за трудова книжка и вложката в нея се поддържат в счетоводния отдел на организацията. Направете записи в него веднага след получаване на формулярите от дистрибутора. В книгата не забравяйте да включите информация за всички транзакции, свързани с придобиването и използването на закупени трудови книжки и вложки в тях, като посочите серии и номера. И също така въведете информация за цената на формулярите.
Службата за персонал на организацията трябва да води отчет за движението на трудовите книжки и вложките в тях. Но ако няма такава услуга, тогава тази отговорност обикновено се възлага на счетоводния отдел. В тази книга въведете информация за датата на наемане на служителя, неговото фамилно име, собствено име, отчество, серия и номер на трудовата книжка и вложка, длъжност, място на работа, както и подробности за документа въз основа на на която служителят е бил нает.
Всички листове в двете книги трябва да бъдат номерирани, завързани, заверени с подписа на ръководителя на организацията, както и запечатани с восъчен печат или запечатани.
Тази процедура е установена в параграф 41 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225.
съвет:
На 7 април 2015 г. влезе в сила Закон от 6 април 2015 г. № 82-FZ. Членове 2 и 6 от този закон предвиждат, че акционерните дружества и ДОО вече имат право (а не задължение) да имат печат. Компанията отразява информация за наличието на печат в хартата.
Струва си да се отбележат някои характеристики за организациите и предприемачите на Крим (Севастопол). До 1 януари 2015 г. такива работодатели водят трудови книжки в съответствие с украинското законодателство (клауза 2 на член 2 от Закона от 14 октомври 2014 г. № 299-FZ). От 1 януари 2015 г. водят трудови книжки (клауза 1 на член 2 от Закона от 14 октомври 2014 г. № 299-FZ). В новата форма на книгата за регистриране на движението на трудовите досиета е необходимо да се въвежда информация само за новоназначените служители в организацията.
Има специална ситуация с тези служители в Крим (Севастопол), които работят дълго време. Такива хора имат трудови книжки, които са отразени в старата счетоводна книга и има движения в тези книги след пререгистрация. Къде да отразим тези движения?
Законодателството не урежда въпроса за преминаването от една форма на книга към друга. А това никога досега не се е случвало на практика. Имайки това предвид, има две възможни решения.
1. Отворете дневник, като използвате формуляра „Руски“, където можете да правите записи само за новонаети служители. В същото време ще продължат да се правят записи в „украинския“ дневник при уволнение на служители, които са били записани в него. След известно време старият дневник ще се затвори и може да бъде архивиран.
2. Отваря се нов дневник, в който се прехвърлят в хронологичен ред неприключените записи от стария.
Тази позиция се подкрепя от специалистите на Rostrud в устните обяснения.
Пример за регистрация на трудови книжки
Е.В. Иванова започва работа за първи път, затова организацията й издава трудова книжка.
За отговорник за документите на персонала е назначен счетоводител В.Н. Зайцева.
Зайцева състави трудова книжка и направи вписвания приходно-разходна книга за отчитане на бланките на трудовите книжки и вложките в тяхИ книга за отчитане движението на трудовите книжки и вложките в тях .
Ситуация: Как да заверя трудовите книжки, ако организацията няма восъчен печат?
Ако организацията няма восъчен печат, трудовите книжки могат да бъдат запечатани (клауза 41 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). Печатът се изработва лесно. Поставете краищата на конеца за закрепване, който сте използвали, за да зашиете списанието, към вътрешната страна на задната му корица. Поставете ги между два квадрата бяла хартия и залепете квадратите заедно. Прикрепете печата към вътрешната страна на корицата и поставете обичайния кръгъл печат на организацията или службата за персонал върху него, така че част от печата да се простира върху корицата. И не забравяйте да направите заверка колко страници в тази книга са зашнуровани, номерирани и запечатани. Поставете своя подпис и дата до него.
съвет:акционерните дружества и LLC имат право да не използват печат. Но засега е по-добре да не се отказвате от печатите. Обяснението е следното.
На 7 април 2015 г. влезе в сила Закон от 6 април 2015 г. № 82-FZ. Членове 2 и 6 от този закон предвиждат, че акционерните дружества и ДОО вече имат право (а не задължение) да имат печат. Информацията за наличието на печат е отразена в устава на дружеството.
В същото време продължава да се прилага параграф 41 от Правилата, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225. Този подзаконов акт изисква запечатване на трудовите книжки. Роструд припомни това в писмо от 15 май 2015 г. № 1168-6-1.
Още нещо. За да откажете печатите, не забравяйте да направите промени в устава на вашата организация.
Отговорност
За липсата на трудови досиета или неправилната им регистрация инспекцията по труда може да глоби организацията (предприемача) и нейните служители.
В този случай размерът на глобата ще бъде:
- за длъжностни лица (например мениджър) - от 1000 до 5000 рубли;
- за предприемач - от 1000 до 5000 рубли;
- за организация - от 30 000 до 50 000 рубли.
А за повторно нарушение вие сте изправени пред следното:
- за ръководител (длъжностно лице) - глоба в размер от 10 000 до 20 000 рубли. или дисквалификация за период от една до три години;
- за предприемач - глоба в размер от 10 000 до 20 000 рубли;
- за организация - глоба в размер от 50 000 до 70 000 рубли.
Такива мерки за отговорност са предвидени в части 1 и 4 на член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.
Съхранение
Съхранявайте трудовите книжки в организацията като строго отчетни документи и най-добре в огнеупорен сейф. Ако това не е възможно, тогава в шкаф, заключен с ключ. Дайте формулярите на лицето, отговорно за поддържането на трудовите досиета, по негово заявление, съставено във всякаква форма.
В края на всеки месец служителят, отговорен за поддържането на трудовите книжки, трябва да представи в счетоводния отдел отчет за наличието на формуляри и получените суми за издадени трудови книжки и вложки, като приложи разписка. Отчет за наличието на формуляри и за получените суми за издадени трудови книжки и вложки се съставя във всякаква форма.
Тази процедура е установена в параграф 42 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225.
Пример за издаване на формуляри за трудови книжки за отчитане и изготвяне на отчет за наличието на формуляри и получените суми за издадени трудови книжки и вложки
На 20 октомври началникът на отдел "Човешки ресурси" E.E. Громова, въз основа на нейното заявление, са издадени следните документи:
- формуляр за трудова книжка;
- вмъкнете в трудовата книжка.
На 21 октомври Громова е представила отчет в счетоводството за наличието на формуляри и за получените суми за издадени трудови книжки и листове.
Ситуация: кой в организацията трябва да отговаря за записването, поддържането и съхраняването на трудовите книжки?
В голяма организация отделът по персонала обикновено отговаря за поддържането на работни досиета. При малък работодател, поради липса на подходящо специално звено, счетоводители, секретари или други служители могат да извършват подобна работа. Назначаването на лицето, отговорно за работата с трудовите книжки, се формализира със заповед на ръководителя на организацията в свободна форма(Клауза 45 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
При смяна на лицето, отговорно за работа с трудови книжки, прехвърлете трудовите книжки съгласно акта за приемане и предаване на делата. В този случай в акта посочете не само броя на книгите, но избройте действителния им състав (имена на собствениците и подробности). Актът трябва да бъде заверен с два подписа - от една страна, да се посочи длъжността и фамилията на лицето, което е приело документите, от друга страна, лицето, което е подало документите. Ако откриете факти за липсата на някои трудови книжки, съставете акт, в който посочвате причините за липсата им.
Уволнение
При получаване на трудова книжка при уволнение, служител трябва да подпише личната карта и книга за записване на движението на трудови книжки и вложки (клауза 41 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
Работните досиета и дубликатите, които не са получени от служителите при уволнение, трябва да се съхраняват от организацията, докато документът не бъде поискан от служителя или най-близкото му семейство (в случай на смърт на служителя). Непотърсени - 75 години. Тази процедура и сроковете за съхранение са предвидени в параграф 43 от Правилата, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, и списъкът, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август , 2010 № 558.
Регистрация на пенсия
За да кандидатства за пенсия, служителят ще се нуждае от оригиналната трудова книжка. Именно трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ периода на работа по трудов договор (клауза 11 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 2 октомври 2014 г. № 1015).
Работодателят е длъжен да издаде оригиналната трудова книжка не по-късно от три работни дни от деня, в който служителят представи съответната изявление. В този случай най-много три работни дни след получаване на трудовата книжка в клона на Пенсионния фонд лицето ще трябва да върне документа на организацията. Това е посочено в член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация.
