Как да увеличим ефективността на едно предприятие? Енциклопедия на маркетинга.

Процентът на „работохолиците“ сред ИТ специалистите е невероятно висок: те могат да прекарват часове в обсъждане на решението на проблем, да седят на компютъра с дни, да излизат без ваканция с години, преминавайки от проект към проект. По някаква причина обаче тази отдаденост може по никакъв начин да не повлияе на ефективността на екипа на ИТ отдела.

Подобряването на ефективността на персонала е грижа на почти всеки ИТ мениджър – от малка компания до индустриален гигант. Системата за мотивация на персонала често се изгражда чрез проба и грешка, като броят на грешките е доста голям. Как да оптимизираме мотивационните модели? Как да накараме хората да искат да работят точно в тази организация, да работят за постигане на бизнес резултати?

В ИТ услугите често възниква ситуация, когато хората са добре мотивирани да работят по даден проект, разбират целите и задачите на работата, ясно виждат хоризонтите, осъзнават сферите си на отговорност и работят с пълна отдаденост. В ежедневната работа картината често е значително различна: хората не мислят за крайните цели на работата си и не чувстват стимул да я вършат възможно най-добре. Оказва се, че отборът завършва спринтовите дистанции бързо и хармонично, но постиженията на оставащите дистанции изглеждат много по-скромни. Тъй като мениджърите често не могат да променят ситуацията, започва търсене на външни влияния. Използват се всякакви обяснения - от общото състояние на руската икономика, което като океан в капка се отразява в организационните характеристики на отделните компании, до спецификата на руския манталитет, който, разбира се, понякога ви позволява да „вървят бързо“, но само поради факта, че отпред с това се „впрягат“ дълго и бавно. Въпреки това, колкото и успокояващо и надеждно да изглежда обяснението, то не решава проблема.

За да се разбере причината за това явление, е необходимо да се вземат предвид реалните, а не декларираните организационни принципи на компанията като цяло и на ИТ отдела в частност.

Формула за успех

Хората мислят за създаване или подобряване на система за мотивация, когато има нужда от повишаване на ефективността на служителите и по-рационално използване на трудовите ресурси. Често мениджърите описват проблема по следния начин: „Хората работят страхотно, обичат професията си - до степен, че са готови да отделят на компанията своето лично време, работейки извънредно по собствена инициатива. Те са добри професионалисти. Но като цяло ИТ услугата не работи толкова ефективно, колкото би могла да бъде, времето и трудовите ресурси се използват нерационално. Често чувството за неефективно използване на трудовите ресурси възниква на интуитивно ниво и не е подкрепено с никакви индикатори. Мениджърите често виждат изход от тази ситуация чрез промяна на системата за мотивация на персонала, което като правило означава увеличаване на заплатите.

„Повишаването на ефективността на една компания или нейно подразделение не се ограничава до създаването на мотивационни схеми. Ефективността на хората зависи не само от мотивацията, така че е необходимо да се разглежда в комбинация с други значими фактори на влияние. Подходът за създаване на ефективна система за работа с персонала, който практикуваме, се използва доста често на Запад, но все още не е широко разпространен в Русия“, казва Дмитрий Волощук, консултант в отдел „Управление на ефективността на персонала“ на Ecopsy Consulting.

В рамките на този подход ефективността се разглежда като производна на три елемента:

Ефективност = компетентност / организационни бариери x мотивация,
където компетентността е професионални знания и умения (а в случай на служител на ръководна позиция, също и управленски умения). Лидерските качества са важен компонент от компетентността на служителите в ИТ услугите, тъй като в бизнес среда, значителна част от която е организирана на проектна основа, повечето специалисти от време на време заемат ръководна позиция - ръководител на проекти, ръководител на проектен офис и др.;

мотивацията е система от материални и нематериални стимули, основана на ценностите и насоките на хората;
организационните бариери са нагласи и характеристики на организационната структура, които пречат на хората да работят с пълна отдаденост в полза на компанията. Това може да са неорганични правила за работа, стандарти, които затрудняват служителите, пропуски в организационната структура, липса на регламенти и процедури - например процедури за реагиране при проблемни ситуации и т.н.

Въз основа на формулата можем да разгледаме дейността на служителите в три измерения – професионализъм, мотивация и корпоративна среда. „За да разберете степента на ефективност на даден отдел, трябва да погледнете в коя точка от тази триизмерна координатна система се намира той: колко големи са компетентността и мотивацията и какви са организационните бариери. Едва след това можем да направим заключение какви стъпки трябва да се предприемат за повишаване на ефективността“, казва Дмитрий Волошчук.

Нивото на професионализъм на ИТ специалистите може да се измери с помощта на професионални тестове или въз основа на оценката на техния непосредствен ръководител. По-сложна е ситуацията с техните управленски умения и компетенции – често ИТ специалистите не преминават никакво обучение по управленски умения и изпълняват управленските си функции въз основа на собствените си представи за тях. Освен това често срещана ситуация е, когато най-добрият ИТ специалист става ръководител на ИТ службата, независимо дали има наклонностите и уменията на мениджър или не.

Организационните бариери варират в различните компании. Безкрайните задължителни бележки, които трябва да бъдат написани по някаква причина, сложните процедури за одобрение, остарелите корпоративни стандарти и много други могат да спрат развитието на организацията. „На хората им е трудно да гледат на дейностите си отвън и да предприемат стъпки за оптимизирането им – има толкова много текущи оперативни приоритети и абсолютно никакво време за критичен поглед. В резултат на това значението на организационните бариери често се подценява. Междувременно опитът показва, че прости стъпки за подобряване на бизнес процесите могат да освободят 20-30% от полезното време на служителите, казва Дмитрий Волошчук. „Освен това, ако човек се занимава с „маймунска работа“, това го демотивира.

Теория и практика

Роман Журавлев: „Практиките за управление на ИТ услугите в компаниите не образуват никаква система.“ Както всеки друг процес в системата за управление на ИТ, управлението на персонала трябва да има ясно дефинирани цели, ясно свързани с целите на ИТ отдела, съгласни, в ред, с целите и приоритетите на компанията. За постигането на тези цели трябва да се дефинират задачи, основни дейности и процедури. Трябва да се разпредели отговорността за изпълнението както на отделните процедури, така и на процеса като цяло. Трябва да се разпределят необходимите ресурси и да се осигури наличието на необходимите компетенции. Препоръчително е да идентифицирате и да се научите да оценявате измерими показатели за ефективността на процеса на управление на персонала. Важно е дейностите по управление на човешките ресурси да включват фази на планиране, изпълнение, оценка и подобряване.

„По правило практиките за управление на ИТ услуги в компаниите не формират никаква система“, казва Роман Журавлев, директор на отдела за ИТ обучение в IT Expert. - Процесите, дори да са идентифицирани, взаимодействат неефективно. Целите на ИТ функцията не са определени или не са свързани с целите на компанията.“ Основните дейности в областта на управлението на персонала се извършват, според него, нещо подобно:

* планиране: количествено - в рамките на квотата за разширяване на персонала, обикновено ежегодно. Изчисляването на квотата не се основава на нищо. В сферата на обучението – в рамките на бюджетите – от една страна, неясни представи за перспективите за развитие на инфраструктурата – от друга.
* подбор на персонала: източниците не са систематизирани. Дейностите на съответния отдел на фирмено ниво не дават резултат по отношение на ИТ обслужващия персонал. Професионално ориентираният подбор се извършва хаотично. Служителите, избрани въз основа на експертната оценка на ръководителите на ИТ отдели, се изпращат „в персонала“ за регистрация и официални проверки.
* обучение: в пълно съответствие с планирането, тоест на случаен принцип. (Подробен календарен план може не само да се състави, но и да се спазва. Но въпросът „Защо точно тези хора и тези програми са в него?“ принадлежи към категорията на риторичните.)
* мотивация: служителите, участващи в проекти, са финансово мотивирани да завършат проекта навреме. Служителите, ангажирани с оперативни дейности, са мотивирани да ги задържат в рамките на корпоративна програма за стимулиране (заплата, бонуси, социален пакет). ИТ мениджърът се включва в специални случаи, като например когато ключов служител се опита да напусне компанията.

Описаните практики изобщо не са подобни на препоръките, заложени в съвременните модели за управление на ИТ, като COBIT, MOF, които определят необходимостта от ефективно управление на персонала, включително планиране, подбор, обучение, развитие, мотивация, ротация и освобождаване. Причините за това несъответствие според Роман Журавлев са:

* ниско ниво на зрялост на процесите на управление в повечето руски компании;
* несигурност на статута и целите на ИТ услугата във фирмата;
* недостатъчна подготовка на мениджърите на ИТ услуги в областта на управлението;
* липса на адаптирани техники за управление на персонала, които да отчитат спецификата на ИТ услугите.

„При такива условия в повечето случаи няма практическа необходимост от „оптимизиране на мотивационните модели“. Те ще останат модели“, отбелязва Роман Журавльов.

„Най-важното е системата за мотивация на конкретен човек да се интегрира в цялостната система за целеполагане на компанията (или подразделението, ако говорим за ИТ услуга), казва Елена Шарова, заместник-директор на корпоративните системи за управление отдел в IBS. - Всеки отделен служител трябва да разбира своята роля в цялостния „механизъм на работа” и да вижда приноса си за постигане на цялостен успех. А мотивационната схема трябва да е пряко свързана с постигането на бизнес целите на отдела и компанията като цяло.

В процеса на определяне на общите стратегически цели на компанията те се декомпозират до ниво отделни изпълнители. Всеки служител трябва, от една страна, да има списък с ясни цели и обективни критерии за постигането им, а от друга, да вижда как работата му допринася за общия успех. Всичко това създава най-важния психологически ефект – усещане за съпричастност към велика кауза. Без него е почти невъзможно да се заинтересува служител.

Много е важно първоначално да се определят правилата на играта не само от гледна точка на мотивацията, но и на организацията на работа като цяло. Необходимо е ясно да се определи какви са зоните на отговорност на служителите, как работим, как общуваме, как и кой ще контролира работата, как ще наказваме. Правилата за работа (и по-специално правилата за мотивация) не трябва да бъдат „черна кутия“ – те трябва да бъдат прозрачни и разбираеми. Колкото по-малко субективизъм, толкова по-добре.”

източници на вдъхновение

Елена Шарова: „Всеки конкретен служител трябва да разбира своята роля в цялостния „механизъм на работа“. „За изграждането на ефективна система за управление и мотивация на ИТ услугата, подчертава Роман Журавлев, е важно:

* ясно формулиране на целите на дейността - ИТ услугата като цяло, нейните отделни звена и отделни изпълнители. Съгласувайте цели на високо ниво с ръководството на компанията и ги довеждайте до вниманието на служителите;
* направете подкрепления зависими само от очевидните резултати от ИТ дейностите. Наградите за успехите на други хора не мотивират хората да се справят по-добре. Бонуси и други стимули, базирани на представянето на компанията, могат да допринесат за лоялността на ИТ служителите, но не и за подобряване на качеството на работа;
* определят междинни точки на оценка на дейността - семантични или временни. Бонусът в края на годината ви насърчава да се представите по-добре през декември. Резултатите от междинните оценки трябва да бъдат бързи и очевидни. Бонусът за добра работа през първото тримесечие, изплатен през септември, се възприема като късно погасен дълг;
* да направи системата за управление и мотивация адекватна на сложността на организацията, като гарантира простота, справедливост и точност на оценките. Вземете предвид характеристиките на различните методи за управление на дейностите. Използване на данни от системи за автоматизация за дейности по управление на ИТ (записи за извършена работа, отчети, протоколи и др.);
* не забравяйте, че служителите в ИТ услугите са различни. Операторът за поддръжка на потребителите, програмистът и мрежовият инженер имат различни личностни черти, предпочитат различни предмети на дейност, организират работата си по различен начин... И ефективната система за управление и мотивация трябва да отчита тези различия;
* предоставят възможности за професионално израстване. За IT специалистите обикновено е приоритет пред кариерното. Възможността за учене осигурява съответствие на професионалното ниво, поддържане и повишаване на квалификацията;
* опитайте се да установите ефективно взаимодействие с отдела по човешки ресурси. Често той не помага на CIO, защото нито една от страните не разбира какви са общите предизвикателства, а не защото тези предизвикателства нямат решения.

Хляб, знания, душевна атмосфера!

„Ако сравните цялата система за мотивация с айсберг, тогава заплатите, бонусите и други материални придобивки са това, което лежи на повърхността, което е видимо и сравнително лесно за сравнение“, казва Надежда Шалашилина, директор „Човешки ресурси“ на групата компании Ланит. „Но нематериалната мотивация е подводната част на айсберга, която е много по-голяма и по-дълбока, и не можете да я видите веднага, въпреки че съставлява по-голямата част от блока.“

Въпреки това, за повечето хора основният мотивиращ фактор е материалната мотивация. Но с този фактор, според Елена Шарова, трябва да се работи фино и компетентно: „Финансовото възнаграждение не е просто закупуване на квалификация на човек, то трябва да го мотивира да постига конкретни цели и да го стимулира да расте. Често срещаното „ритуално“ увеличение на заплатите с определен процент всяка година по никакъв начин не мотивира хората да постигат успехи. Служителите го възприемат като факт и не виждат връзката между увеличението на заплатите и повишаването на тяхната квалификация. А по-способните служители не са мотивирани за бързо професионално израстване, защото не виждат как доходите им зависят от качеството на работата им. По този начин трябва да се формира обективна оценка (в парично изражение) на способностите на служителя, като се вземе предвид приносът на служителя за постигане на целите на проекта (ако говорим за управление на проекти) и възможностите за неговото професионално израстване.

Един от ефективните механизми за материална мотивация е сертифицирането на персонала. По време на процеса на сертифициране със служителя се обсъждат целите за годината, свързани с професионалното и кариерно израстване. Формулярът за сертифициране записва не само неговите отговорности, но и план за развитие - в каква нова роля трябва да се пробва, какви умения и компетенции трябва да развие, за да премине на ново ниво. За целите на работата, основата за развитието на определени умения се полага за годината. Повишаването на квалификацията, развитието на умения и компетенции е последвано от промяна на възнаграждението.

Вторият инструмент за изграждане на мотивационни схеми е мотивацията чрез цели. „Целите трябва да са ясни и да се поставят ясни индикатори за постигането им, за да няма разминавания“, подчертава Елена Шарова. - Принципът е, че по-добрият резултат гарантира по-голяма награда. Винаги има бонус фонд. Просто трябва да придадем значение на бонусите, които в различните компании традиционно се издават годишно, тримесечно или месечно, трябва да ги обвържем с постигането на конкретни цели. Този механизъм не трябва да бъде „черна кутия“, а трябва да бъде разбираем и обективен.

„Като се има предвид неоспоримото значение на паричния фактор, нематериалната мотивация според мен е най-надеждният начин за задържане на висококвалифицирани специалисти, особено в условията на недостиг на персонал и бързо нарастване на заплатите“, казва Надежда Шалашилина. „И всичко това, защото именно нематериалната мотивация дава на хората общи ценности и цели, страст към работата им, възможности за развитие и себереализация, признание и истинско удоволствие от работата.“

В ИТ индустрията е общоприето, че основният фактор за нефинансова мотивация е професионалното и кариерно израстване. Затова е необходимо да се планира как служителят ще израсне професионално и кариерно през следващите две-три години, казва Елена Шарова. „Тук отново се появява инструментът за удостоверяване“, продължава тя. - По време на сертифицирането (ако компанията има съществуваща, а не официална процедура) се разработват целите за личностно израстване на служителя и те се съгласуват с общите цели на компанията.

За да осигури съгласуваност между стратегическите цели на компанията и целите на отделните служители, IBS възприе принципа на провеждане на сертифициране „отгоре надолу“ - първо ръководството, а след това надолу по служебната стълбица. Благодарение на това общите цели от най-високо ниво се разлагат на конкретни цели за всеки служител. В съответствие с работните цели на служителя се поставят цели за развитие - какво трябва да научи, какво да овладее. Освен това, за да покажем възможностите за развитие на служителите, ние винаги поставяме малко по-амбициозни цели в сертифицирането, отколкото се изисква от квалификациите. Това го стимулира и мотивира да се развива, дава му увереност, че има много перспективи и възможност постоянно да учи нови неща.”

Сред другите важни фактори на нематериалната мотивация може да се отбележи значението на личността на лидера. „Очевидно лидерът и атмосферата, която създава в екипа, означават много – чрез лидера се предава мисията на компанията, той трябва да запалва сърцата. Но все пак организационната структура, особено ако говорим за индустриален мащаб, не трябва да почива на личността на лидера, а преди всичко на някаква култура, регулации, правила за взаимодействие и планове за развитие“, казва Елена Шарова. .

Според проучване, проведено от Ecopsy Consulting на тема „Какво основно задържа талантливите служители в една компания?“, 44,78% от респондентите отговарят, че това, което ги държи е постоянното професионално предизвикателство, възможността за решаване на интересни проблеми и на второ място (17, 91%) се оказва самоличността на прекия ръководител. Високото ниво на доходите не се издига над третото стъпало (16,42%). „Хората са си хора. Важен е материалният компонент, но по-важни са условията – професионални и лични. Никой не е готов да работи с неприятни за него хора и да прелива вода от празно в празно“, обобщава Дмитрий Волощук. - Темата за нематериалната мотивация все още е слабо развита от руските компании, до голяма степен поради факта, че потенциалът на материалната мотивация не е използван. Конкуренцията за специалисти до голяма степен се дължи на този ресурс. Но тъй като вече сме в ситуация, в която кандидатите формират пазара, а търсенето за тях е много по-голямо от предлагането, въпросът с нематериалната мотивация ще стои остро през следващите години. Когато заплатите достигнат таван, ще започнат да се търсят други ресурси. И тук руският пазар ще следва западния път: най-вероятно това ще бъде мотивация, която е скъпа за компанията, но се дава на служителите под формата на нематериални предимства: социален пакет, възможности за безплатно образование и отдих, заплащане за редица семейни нужди - застраховка живот, заплащане на образованието на децата и др. Тези практики са добре развити на Запад и скоро ще бъдат активно прилагани в руските компании.

Как да направим тайната очевидна

Разработването на система за мотивация за всяка компания е индивидуално, зависи от много вътрешни и външни фактори. „Когато създавате система за мотивация, е необходимо преди всичко да разберете вътрешните нагласи на хората и как собствените цели на служителите са свързани с целите на компанията“, подчертава Дмитрий Волошчук, консултант в Ecopsy Consulting. - В момента, когато се разработва система за мотивация за оперативна дейност, е много важно да се разбере, от една страна, какво компанията очаква от служителите и за какво е готова да ги мотивира, а от друга страна, какво хората очакват от компанията.

Ако системата мотивира едно, но хората очакват друго от компанията, тогава системата за мотивация няма да работи, защото не е подходяща за тези конкретни хора. И напротив, мотивационните схеми трябва да са адекватни на очакванията на компанията от персонала. Ако една компания очаква екипна работа от един отдел, но мотивационната система е насочена към насърчаване на проявата на индивидуални качества, без да отчита как човек е въвлечен в колективната работа и работи за общ резултат, няма да се развие сплотен екип.“

Вътрешните нагласи на хората са трудна за идентифициране област. Те са съставени от социални, групови и индивидуални предпочитания, цели и традиции. Но въпреки цялото разнообразие от вътрешни мотиви могат да се идентифицират някои характерни черти, присъщи на ИТ специалистите.

Живот от проект на проект

Надежда Шалашилина: „Нематериалната мотивация е подводната част на айсберга.“ Когато избират служители, мениджърите симпатизират на хората с еднакви мисли. В резултат на това с течение на времето екипът се състои от хора с еднакъв начин на мислене. Наред с очевидните предимства, този подход има някои недостатъци.

Днес ръководителите на компании и техните отдели в преобладаващата част от случаите са хора, насочени към постоянно професионално и кариерно израстване, а ИТ секторът, както вече беше отбелязано, се отличава с факта, че професионалното израстване има приоритет. Всяка следваща стъпка в професионалното израстване, като правило, е свързана с участие в проект. Съответно много ИТ специалисти са развили дизайнерско мислене. Когато станат мениджъри, те избират служители с подобни бизнес качества. Ако работата на ИТ отдела в такава ситуация е организирана на проектен принцип, тя ще бъде много ефективна, особено в динамично развиваща се компания. Но ако текущите оперативни дейности на служителите не са разграничени от ясни времеви периоди и ясно описани цели, хората в тази „равнина“ бързо започват да губят желание за живот и скоро тръгват да търсят нови Еверест. „Ежедневните дейности на такива служители могат да бъдат организирани под формата на мини-проекти, с ясни цели и ясна система за оценка на резултатите“, казва Дмитрий Волошчук. „Мотивацията трябва да бъде изградена по такъв начин, че хората да виждат ясни насоки и да осъзнават какво ще означава за тях постигането или неуспехът да постигнат целите си.“

Дизайнерското мислене крие друга опасност. Хората, свикнали да работят по проекти, смятат за необходимо да се включат в изпълнението на колкото се може повече проекти, независимо от реалната възможност за завършването им. Те смятат изоставянето на проекта за основен индикатор за професионален провал. Следователно ИТ отделът може да участва в много едновременно изпълнявани вътрешни проекти, насочени към автоматизиране на различни бизнес процеси или подобряване на съществуващи системи. В същото време общият обем на работата значително надвишава възможностите на наличните ресурси. Съответно десетки проекти могат да останат незавършени с години. „Съществената разлика между вътрешен ИТ отдел и независима компания, изпълняваща проекти на пазара, е, че вътрешният отдел не оценява собствената си рентабилност“, отбелязва Дмитрий Волошчук. - Това е положението в повечето ИТ услуги на големите компании. Разбира се, мениджърът ще трябва да филтрира предложения от вътрешни клиенти въз основа на ресурсите, с които разполага. Но като правило самият той се характеризира с проектно мислене и сформира екип от съмишленици. Кръгът се затваря.

В такава ситуация предлагаме да променим ценностната ориентация - основното става не броят на реализираните проекти, а броят на успешно реализираните проекти. Това автоматично води до създаването на филтър от клиентски предложения - започват да се приемат само онези проекти, към които функционалните отдели наистина се интересуват. В същото време очевидно безперспективните проекти трябва да бъдат прекратени, за да не се пилеят ресурси.”

Синдром на треньора на играча

Проблемът с „играещия треньор” е много характерен за ИТ услугите. Служителите на IT service са прекрасни професионалисти с високо ниво на знания и богат опит. Те са преминали от начинаещи програмисти и системни администратори до професионалисти на високо ниво, познават задълбочено предметната област и добре разбират какво правят техните подчинени на всички нива. Текущата им работа обаче е по-скоро в областта на управлението, отколкото в конкретна област. Основната функция на тези специалисти е да поставят задачи и да следят за тяхното изпълнение. Но познаването на предметната област и липсата на управленски умения водят до факта, че те са склонни да анализират твърде задълбочено всеки проблем, който възниква сред служителите, или да се заемат сами да коригират недостатъците. Те реагират на всяка молба за помощ или в процеса на наблюдение на изпълнението на поръчки не като мениджъри, а като инженери. „Това е много често срещан проблем в ИТ“, отбелязва Дмитрий Волошчук. - Отделът работи неефективно, тъй като служители с по-високи длъжностни и квалификационни нива изразходват времето и енергията си за решаване на проблемите на своите подчинени. Те много обичат работата си и не са в състояние да откажат интересни проблеми в предметната област, тъй като управленските задачи не ги пленяват толкова много. В такава ситуация е много важно да се изгради система от приоритети в мотивационната схема. Ако служителите са мотивирани от бизнес резултати, те ще решат проблема като цяло, без да навлизат в дребни детайли.”

Общественото е по-високо от личното

Дмитрий Волошчук: „Мотивацията трябва да бъде структурирана така, че хората да виждат ясни насоки.“ Друга често срещана грешка при създаването на система за мотивация е, когато системата мотивира хората само за индивидуална работа и всички показатели отразяват личната ефективност на всеки служител. В такава ситуация служителите нямат чувство за екипност, колективна взаимопомощ и подкрепа, за да работят комфортно. Освен това в екип, в който всеки се чувства като „звезда“, екипният ефект не възниква. След като са объркали нещата, хората несъзнателно се опитват да лобират за приоритетите на своята област, което забавя общата кауза. Липсва синергичен ефект от работата на екипа.

„Необходимо е да се създадат показатели за колективната работа на звеното“, съветва Дмитрий Волошчук, „и да се подсили постигането на тези показатели с бонусна система. В този случай бонусите ще бъдат фрагментирани: част се издават въз основа на общи показатели, а част - въз основа на индивидуални. В този метод на мотивация няма нищо революционно - точно така беше организирана например бонусната система в промишлените предприятия още в съветско време. Но на мениджърите на ИТ услуги почти никога не им хрумва да приложат този опит в работата на подчинения им отдел. Може би на пръв поглед идеята за сравняване на работата на човек, произвеждащ материални ценности, с работата на човек, създаващ интелектуални ценности, изглежда абсурдна. Но ако се вгледате по-отблизо, ще откриете много прилики в процеса на организиране на тяхната работа и целите им. Просто трябва да изградим система за мотивация в строго съответствие с очакванията на служителите.”

CIO за отбелязване

Като всяка сфера на дейност, сферата на информационните технологии преминава през различни етапи от своя жизнен цикъл. Първоначално творците идват в нова област, но с течение на времето се развиват технологии и се появява широк слой занаятчии. Появява се ясна процедура, набор от алгоритми и шаблони, предназначени за решаване на проблеми. Това е необходимо и неизбежно. Тъй като IT областта е доста млада, творчеството в нея се превърна в занаят сравнително наскоро. Ето защо типична ситуация днес е, когато ИТ специалист, достигнал най-високо професионално ниво, губи интерес към предметна област, която вече не му дава възможност да решава проблеми с все по-висока сложност. Възниква сакраменталният въпрос: какво да правя? „Има два варианта: или да изместите професионалните приоритети на заден план и да се наслаждавате на живота, или да потърсите нови приложения в професионалните дейности“, казва Дмитрий Волощук. - Ако първият вариант е неприемлив, то за CIO решението на проблема може да е в смяна на ролята, в навлизане в управленски дейности. Освен това ИТ средата е проектирана по такъв начин, че човек да може да достигне много високо кариерно ниво, като същевременно остава експерт.

Днес компаниите имат сериозна нужда от повишаване на ефективността на ИТ услугите и повишаване на тяхната управляемост. ИТ услугите имат големи бюджети, големи перспективи и големи рискове, ако се управляват зле. Ситуацията достигна критична точка, когато е необходимо да се достигне качествено ново ниво на управление на ИТ услугите. Компаниите вече са започнали да позволяват на ИТ мениджърите да участват в бизнес управлението и стратегическото планиране. Съответно ще се търсят не само специалисти, но и специалисти с наклонности и знания на мениджър. Тези, които умеят да съчетават и двете роли – експерт и мениджър – вече стават конкурентни и интересни за пазара.“

Здравейте! В тази статия ще говорим за личната ефективност.

Днес ще научите:

• Какво е лична ефективност;
• Какво влияе?
• Как да бъдем наистина ефективни.

Какво е лична ефективност

Да започнем с теоретичната част. Самата концепция за лична ефективност за обикновения човек е разбираема, но малко неясна. Поради липсата на ясна дефиниция възникват проблеми в методологията и като цяло в областта на приложение. Нека се опитаме да определим личната ефективност на човек.

Лична ефективност – способността на човек да изпълнява определени задачи възможно най-бързо и ефективно.

Въз основа на това определение вече е възможно да се идентифицират основните проблеми, с които се сблъсква човек при изпълнение на определени ежедневни задачи:

• Превключване на вниманието;
• Не работи на пълен капацитет.

Тоест можем да кажем, че личната ефективност предполага ясна концентрация върху изпълнението на конкретна задача на максимално ниво. Днес психолозите все повече дават приоритет на въпросите за личната ефективност. В свят, пълен с информация, е доста трудно да не се удавиш в такъв поток и да филтрираш това, от което се нуждаеш.

Защо е важно да оценяваме и подобряваме личната ефективност?

Ефективността на един конкретен човек може да повлияе не само върху изпълнението на една конкретна задача на работа или в училище, но и върху цялостното преследване на определени човешки цели.

Въз основа на личната ефективност можем да преценим не само колко бързо изпълнявате задачата, възложена от вашия работодател, но и колко бързо можете да се изкачите по кариерната стълбица, да получавате и използвате нова информация и да постигате целите си.

Личната ефективност е отговорна за важен параметър – представянето. Човек с ниска ефективност ще изостава безкрайно, докато по-успешните използват потенциала си, за да изпълнят задачите си. За да разберете по-добре самия смисъл на използването на личната ефективност, трябва да повдигнете темата за таланта и използването на вашия потенциал.

Всеизвестен факт е, че успехът се състои от упорит труд и талант. Освен това хората предлагат различни пропорции, от 10% талант и 90% труд до 50/50.

Личната ефективност е аналог на работата с вашия талант. Тоест, вие използвате ресурсите си, за да постигнете целта си възможно най-бързо, като влагате минимално възможно количество усилия.

Това не означава, че задачата ще бъде изпълнена лошо, напротив, колкото по-ефективен е човек, толкова по-ефективно ще свърши работата за кратко време.

Съответно повишаването на личната ефективност неизбежно ще доведе до факта, че човек ще отделя много по-малко време за ежедневни дейности.

Пример:На служителя е поверена задачата да анализира конкурентите в индустрията на своята компания. Въз основа на този доклад той ще трябва да направи своя анализ, да оцени перспективите за развитие на компанията и като цяло да даде своята присъда за целесъобразността на навлизането на пазара. Един служител ще се справи с тази задача от 1 седмица до 1 месец. И колкото по-висока е неговата ефективност, толкова по-кратко време ще отнеме изпълнението на тази задача.

Говорим повече за времето на задачите, отколкото за тяхното качество, основно въз основа на съвременните реалности. Проблемът на текущата работа е да не се справите със задачата на ниво - почти никога няма проблеми с това. Основният проблем е.

Всеки е забелязал това явление: през първите 20-30 минути на работа вие с горящи очи започвате да изпълнявате възложените ви задачи. След това ефективността пада, очите спират да горят и това, което отне 5 минути, постепенно отнема 10, 15 и 20.

Ако погледнете себе си отвън в този момент, можете да забележите безкрайно разсейване, отслабване на концентрацията, превключване от една задача към друга и други наистина неефективни неща. И това явление се наблюдава навсякъде, не само на работа, но и в училище, при дирижиране, обучение, четене и т.н.

За да намалите времето, необходимо за изпълнение на една задача, като по този начин увеличите производителността си, трябва да тренирате лична ефективност.

На кого първо се препоръчва повишаване на личната ефективност?

Абсолютно всеки човек трябва да тренира лична ефективност, но някои професии изискват специален подход към това. Нека да разберем кой трябва да се грижи за себе си преди всичко.

На свободна практика.Да започнем с тях. Това е специална категория работници, които изпълняват различни задачи. Това може да бъде създаване на програми, проектиране, счетоводство и др.

Тази категория хора е най-податлива на информационна атака поради постоянен контакт с информация. Ако по време на работа в офиса социалните мрежи, новинарските сайтове и други начини за убиване на време и отвличане на вниманието от работа са блокирани или под наблюдение, тогава при работа от вкъщи няма такива ограничения.

Често, за да изпълни задача, която би отнела максимум 15 минути, средният фрийлансър отделя повече от час. За да се справят по-бързо с работата, да увеличат приходите, броя на клиентите и в същото време да освободят време за по-интересни неща - фрийлансърите трябва постоянно да подобряват личната си ефективност.

Бизнесмени.Тази категория ще включва всички, които имат някакви пари, както и директори и топ мениджъри на големи компании. В реалностите на съвременната икономика бизнесмените и висшето ръководство имат много ограничено време за решаване на важни проблеми.

Освен това те имат повече отговорности от обикновените служители. Именно за да намерите време за всичко и да оставите още няколко часа за живот извън работата, трябва да развиете личната си ефективност.

Ученици.Всеки, който научи нещо, може да бъде включен в тази категория. Независимо дали става въпрос за училище или двумесечен курс по счетоводство, използването на академичния им потенциал в пълна степен е основната задача на тези хора.

Получаването на максимално количество полезна информация, филтрирането й от ненужния боклук и превръщането й в подходяща за използване за вашите собствени цели е задача, която се влияе от личната ефективност.

Когато се формира лична ефективност

Личната ефективност на човек е субективен фактор. Започва да се формира в предучилищна възраст, а пикът му е на възраст 19-25 години, когато хората тепърва започват да работят, използвайки всичко, което са получили по време на образованието си.

Но цялата основа се придобива в училище, когато се проявява същата многозадачност на учениците: те трябва да си пишат домашните, да правят това, което им харесва, да сърфират в социалните мрежи, да излизат с приятели, да изпълняват задачите на родителите си вкъщи и скоро. През този период се определят приоритетите.

Но това не означава, че повишаването на личната ефективност е невъзможно в по-късна възраст. След 23-25 ​​години хората се замислят как могат да повишат ефективността си, за да отделят време на семейството си и да оставят малко за хобитата си.

Ето защо е необходимо да се подобри собствената ефективност възможно най-рано, но дори и в по-късна възраст не може да се каже, че човек няма да може да промени себе си и да започне да бъде по-ефективен.

Основата на личната ефективност се състои от три фактора:

• Поставяне на цели;
• Използване на ресурс;
• Социализация.

Поставяне на целие най-важният фактор и от трите. За да работите ефективно, трябва да разберете защо го правите. Добре поставената цел е в основата на резултата. В същото време е важно да си поставите междинни цели. Най-краткият период от време за една цел трябва да бъде 1 ден.

Използване на ресурс. Сравняването на личната ефективност с икономиката е много подходящо тук. Икономиката е наука за използването на ограничено количество ресурси за задоволяване на нуждите. Ако направим аналогия с човек, тогава всеки има собствен запас от ресурси, които трябва да използва, за да изпълни целите си.

Социализация. Също доста важен фактор. Той отговаря за комуникацията и реализирането на целите в обществото. Всеки ден човек неизбежно се сблъсква с други хора и те също влияят върху постигането на целите му, както и самият той.

За да тренирате умението за постигане на цели, трябва да се научите да изграждате отношения с хората и да се уверите, че те помагат за постигането на целите по един или друг начин.

Човек, който иска да развие личната си ефективност, трябва да се движи в тези три посоки:

• Научете се да поставяте правилно целите си;
• Опитайте се да използвате ресурсите си по-разумно, за да ги постигнете;
• Взаимодействайте с хората, за да реализирате плановете си.

Методи за повишаване на личната ефективност

Има много методи за повишаване на личната ефективност, но всички те говорят за едно и също нещо. Събрахме за вас 10-те най-популярни начина за повишаване на личната ефективност и като следвате поне половината от тях в продължение на няколко месеца, гарантирано ще забележите увеличение на ефективността си.

Планиране

Един от най-важните начини за повишаване на ефективността е да планирате разумно деня си. Това е едно от основните умения, които могат да повишат ефективността ви през целия ден.

Ейбрахам Линкълн беше наистина брилянтен човек, който успя да постигне и най-амбициозните цели само чрез личната си ефективност. Почти винаги работеше на максимум и това го отличаваше от всички, които се изпречваха на пътя към постигането на целите му.

Работата според вашата цел е основната област, с която ще трябва да работите първо. Най-добре е да запишете целите си на обикновена хартия – това ги прави по-осезаеми. Най-добре е да носите дневник на целите си и да го преглеждате периодично.

Но плановете за деня са само върхът на айсберга. Целите също трябва да се поставят за по-дълги периоди. Освен това човек трябва да има една цел - мисия, към която трябва да се приведе. Обикновено това е голяма и амбициозна цел, за постигането на която може да отнеме почти цял живот.

В същото време изготвянето на компетентна мисия е първата стъпка към постигане на ефективност.

Също така е препоръчително да носите със себе си лист хартия с основните си цели и мисия. Това ще помогне да се отговори на въпроса: „Защо правя това в момента“, а също така ще осигури допълнителна мотивация за работа.

Приоритизиране

Определянето на приоритети е важно умение, което трябва да научите веднага щом се научите как да поставяте целите си. Подредете по приоритет – решете коя задача да бъде изпълнена първа и коя след това. Подреждането на такава последователност ви позволява да решавате най-важните задачи в началото на деня, като използвате максимални ресурси, оставяйки по-малко усилия за маловажните.

Марк Твен е казал: „Ако изядете жаба в началото на деня, остатъкът от деня обещава да бъде прекрасен. В крайна сметка вие вече сте направили всички най-трудни неща.

Тоест, трябва да завършите една голяма и сложна задача наведнъж, без да я отлагате дълго време. След това всичко останало няма да изглежда толкова трудно и ще можете да завършите всичко без много усилия.

Психолозите също споделят подобна гледна точка. След като изпълни трудна задача, човек изпитва прилив на ендорфини - хормона на радостта, и в резултат на това - увеличаване на вътрешния запас от ресурси. Тоест, след трудна задача, с радост ще се заемете с нещо по-малко трудно. В същото време най-приятната задача трябва да бъде оставена за края. Стремежът към него също ще повиши ефективността ви.

Приоритетът ви позволява да изберете най-голямата и най-злата жаба, след това малко по-малката жаба и т.н.

Концентрация на вниманието

Един от най-сложните методи, който ви позволява да ускорите личната ефективност до максимум.

Концентрация – способността да се фокусира върху нещо конкретно. Тоест, когато изпълнявате задача, не се разсейвате от странични неща, напълно се посвещавате на работата и я изпълнявате много по-бързо.

Проблемът с концентрацията днес е един от най-належащите въпроси, на които психолозите отдават значение.

Малко статистики:

• Средната продължителност на времето, през което детето се концентрира върху едно нещо, е 7 минути. За възрастен тази цифра може да се увеличи до 40 минути.
• След 40 минути еднотипна работа, колкото и творческа да е тя, настъпва загуба на концентрация и спад в работоспособността. Това има отрицателно въздействие върху личната ефективност.

Днес има няколко метода за подобряване на концентрацията, но принципът е един и същ: трябва периодично да си правите почивки и след дълги периоди на едно и също нещо да смените сферата на дейност. Един от най-старите, но най-ефективни методи за поддържане на концентрацията е методът Помодоро.

Същността на метода е, че трябва да се занимавате с един вид дейност в продължение на 25 минути и след това да вземете 5 минути почивка. След като сте направили този цикъл на Pomodoro 4 пъти, трябва да промените дейността, дори ако работата не е завършена. И след 1-2 цикъла се върнете към него и довършете работата.

Има много други методи, за които можете да научите онлайн.

Постепенно отказване от джаджи на работа

Това следва от предходния параграф. Мобилните телефони и таблети влияят негативно на концентрацията. Те принуждават човек постоянно да се разсейва от ненужна информация. Джаджите на работа трябва да се използват само за комуникация.

Ограничаване на времето, прекарано в социалните мрежи

Социалните мрежи са идеален инструмент за намаляване на личната ефективност. Те отнемат огромно количество време, без да носят нищо в замяна. За да използвате пълноценно личното и работното си време, ще трябва да се ограничите максимално от социалните мрежи.

Прекарвайте възможно най-малко време във VKontakte или Odnoklassniki и ще забележите, че имате много повече възможности да правите това, което наистина харесвате.

Следене на вашето благополучие

Лошото здраве е една от причините, поради които човек не може да използва максимално своя потенциал. По време на заболяване човек ще бъде практически безполезен на работа, тъй като няма да може да изпълнява ежедневните задачи толкова бързо и ефективно, колкото преди.

Ето защо трябва да се помни, че понякога е много по-добре да отделите 1-2 дни, за да се възстановите най-накрая, отколкото да работите, докато сте болни 1-2 седмици, като по този начин намалявате ефективността си.

Също така не пречи да се отпуснете добре, преди да започнете работа. Горещата вана може да бъде чудесен вариант за това. За любителите на източните изкуства медитацията може да бъде истинско спасение. По време на него човешкото тяло почива с ускорени темпове и буквално след 20 минути медитация ще почувствате истински прилив на сили.

Влизане в състояние на потока

Потокът е името на доста интересно психологическо състояние на човек, което се характеризира с върхова производителност. В такова състояние човек е в състояние да даде максимума от себе си или дори да надхвърли собствените си граници.

За да влезете в потока, можете да използвате вътрешни или външни стимуланти. Вътрешните стимулатори включват всичко, което се отнася до личната мотивация на човека. Външните стимуланти включват всичко, което по един или друг начин може да накара човек да се успокои и да се настрои на желаното настроение.

Подходящ за това:

• Подходящо помещение;
• Гореща вана;
• Медитация.

При вътрешните стимуланти нещата са малко по-сложни. Те са индивидуални за всеки човек, но си приличат в едно - предизвикват положителен заряд от емоции, което ви позволява да се съсредоточите върху едно нещо за дълго време. Те също са свързани с вътрешната мотивация. Просто научете за вашите мотивационни лостове и лесно можете да си повлияете и да влезете в състояние на поток.

Знайте как да почивате

Това е едно от най-важните умения, които повечето хора са загубили. Както се казва, в повечето речници почивката е промяна в дейността. Следователно не можете да се отпуснете, като просто лежите на дивана. Трябва да направите нещо различно, което използва другите ви мускули и способности.

Смяната на вида дейност е нещо, което трябва да научите за кратко време. Ако работите с ръцете си, играете шах, покер, накарайте мозъка си да мисли. Ако работата ви е свързана с умствена работа, всичко се прави точно обратното - трябва да си починете, натоварвайки тялото физически, без да му давате много време за размисъл.

Има широко разпространено погрешно схващане, че хората, които работят много на компютъра, могат да се отпуснат, като сърфират в социалните мрежи. Но това далеч не е вярно. Времето, прекарано пред компютъра, влияе негативно на очните мускули, както и на мозъка, който е принуден да филтрира огромни потоци от информация.

Спрете да преуморявате

Тази точка се отнася до здравето, но трябва да се подчертае отделно. Всеки човек трябва ясно да разбере своята граница - количеството извършена работа, след което ще навреди на тялото си.

Знаем, че възможностите на човешкото тяло са доста големи и не е необичайно човек да прекрачи собствените си граници, особено когато става въпрос за спешна и важна работа. Но последствията от такива случаи не са положителни.

За да се откажете компетентно от извънреден труд, просто трябва експериментално да откриете своето преразпределение - това състояние, когато нищо вече не се получава, работата върви 2-3 пъти по-бавно и физическата умора просто ви изважда от равновесие. И следващия път, когато достигнете подобно количество работа, трябва да намалите темпото и да го оставите настрана за известно време, след почивка.

Научете се да делегирате правомощия

Това се отнася в по-голяма степен за служителите на ръководни позиции. Повечето шефове, особено шефовете от старата школа, се опитват да вършат по-голямата част от работата на компанията сами. И това е грешно. В крайна сметка мениджър, който е зает в предприятието, става работник, но работник, който взема решение, няма да стане мениджър.

Ето защо е по-добре да създадете ясна йерархична структура, със свобода на избор за всяка връзка - да прехвърлите част от правомощията, които са ви, на останалите, по-ниски работещи връзки. Това ще ви позволи да се разтоварите и да увеличите ефективността на всяко отделно звено и служител.

Личната ефективност на лидера е това, на което се крепи цялата компания. Колкото по-ефективно работи неговият управленски екип, толкова повече управленски решения могат да се вземат и толкова по-добро ще бъде икономическото състояние на предприятието.

Това са доста прости методи, които са известни на почти всеки човек. Но тяхното изпълнение може да изисква значително време. За да се възползвате максимално от тях, трябва да превърнете тези методи във ваши навици.

Мързелът и страхът от промяна като пречки пред успеха

Мързелът е пословичният двигател на прогреса. Всъщност това е една от основните спирачки, която пречи на човек да продължи напред. Заедно с него идва и страхът. И в по-голямата си част това е страхът от промяна.

Човек се страхува, че в нова среда ще загуби стабилност. А стабилността за повечето съвременни хора е един от основните аспекти на успешния живот.

В същото време, ако мързелът е нещо, срещу което може и трябва да се бори и всеки човек разбира това, тогава страхът от промяна е почти непреодолим сам.

Чудесен начин за борба с мързела е да развиете навиците на успешните хора. Един от най-важните методи, които трябва да следвате в живота, е да наблюдавате какво правят успешните хора и да го внесете в живота си.

Друго популярно извинение е възрастта.

Няма да обръщаме специално внимание на това, а само ще дадем няколко примера за успешни хора, които са реализирали идеите си на доста напреднала възраст:

• Суз Орман е една от най-известните американски писателки. Работи като сервитьорка до 30-годишна възраст. Успехът дойде едва след 40;
• Харисън Форд е доста известен режисьор. До 30-годишна възраст работи като дърводелец;
• Джоан Роулинг е автор на книгите за Хари Потър. На 31 години тя все още живее от социални помощи;
• Рей Крок е настоящият собственик на веригата Макдоналдс. До 52-годишна възраст работи като пътуващ търговец;
• Хенри Форд - няма нужда да обяснявам кой е той. Едва на 40-годишна възраст успява да пусне първия си автомобилен завод.

И има стотици и хиляди такива примери по света. Точно тази цифра - 30 години, след която човек става толкова труден за изкачване, според статистиката остава само число. Никога не е късно да започнете да вървите напред.

Разбира се, възрастта прави мозъците на хората по-малко гъвкави, информацията става по-трудна за асимилиране и новите умения се придобиват много трудно. Вярно, има едно нещо. Това ще бъде характерно за тези, които просто са спрели да се развиват след завършване на училище/институт.

Ако човек обръща внимание на живота си, изучава нова информация, научава нови въпроси, които го интересуват, тогава със 100% вероятност мозъкът му ще работи не по-зле, отколкото в училище, докато навърши 50-70 години.

Неслучайно засегнахме темата за успеха. В края на краищата мнозинството от читателите, отворили тази статия, очакват, че повишаването на личната ефективност ще ги доведе до успех.

И в повечето случаи критериите за успех са: финансово благополучие, добро здраве и семейство. Именно личната ефективност е отговорна за пътя на човека към успеха. Колкото по-ефективно използвате вътрешните си ресурси, толкова по-големи са шансовете ви да бъдете сред наистина успешни хора.

Лична ефективност и самообразование

Тук трябва да засегнем въпроса за образованието и самообразованието. Нека започнем с факта, че много хора в живота си са мислили повече от веднъж за личната ефективност, въпреки че са я наричали с различни думи.

Те прочетоха доста в интернет и купиха различни книги на тема как да станат богати, известни и успешни. И доста ярка илюстрация на цялата такава литература ще бъде работата на Евгений Гордеев - „как да направите милион“. Книгата се състои от 200 страници, 100 от които са заети от безкрайното повтаряне на думата „работа“, а останалите 100 са подредени по план. Това е най-правдивата книга за това как да станеш успешен и богат човек.

Тоест трябва да разберете веднъж, че няма такова вълшебно хапче, което изведнъж да ви направи успешни и богати. Трябва да се развивате, като една от основните насоки е да увеличите максимално собствената си ефективност. От детството си хората са заобиколени от безполезни знания, без да бъдат научени на най-важното - как да си поставят цели, да използват собствените си ресурси и да ги постигат. Ето защо първото нещо, което трябва да научите, ако искате успех, е да използвате собствените си ресурси.

Лична ефективност и зона на комфорт

Заглавието на друга книга говори за това как да се справите със зоната си на комфорт – „Излезте от зоната си на комфорт. Променете живота си. 21 метода за повишаване на личната ефективност“ от Браян Трейси. За да увеличите личната си ефективност, ще трябва да излезете от зоната си на комфорт и да влезете в реалния свят възможно най-рано.

Човек не може да постигне максимума, ако остане в застой. Разбира се, вашата зона на комфорт е това, което ви прави истински спокойни и дори щастливи. В същото време бележите време и не постигате повече.

Успешните хора никога не остават в зоната си на комфорт, те безкрайно се движат напред. Ярък пример е основателят на марката Virgin Ричард Брансън. Човек, който е избрал 7 вида дейности за фирмата си и продължава да разширява бизнеса си.

Разбира се, напускането на зоната ви на комфорт идва с предизвикателства. На първо място, това е страхът от провал. Второто препятствие е мързелът. Трето, неподходяща среда. И трите фактора влияят негативно върху личната ефективност, като ви пречат да използвате пълния си потенциал. За да дадете най-доброто от себе си, да си поставите амбициозни цели и да ги постигнете, трябва да използвате методи за повишаване на ефективността, да ги внедрите в живота си и да увеличите максимално представянето си.

Лична ефективност в компанията

От личната ефективност на дадено лице, нека преминем към цяла компания или предприятие.

Ефективността на служителите на компанията вече не е въпрос на психология, а на грамотност. Ето защо добрият лидер трябва да работи в няколко области едновременно - да изучава приложна психология (методи за въздействие върху хората) и да познава основите на управлението. Тази комбинация ще ви позволи компетентно да управлявате хората и да ги тласнете в правилната посока.

Методологията за подобряване на ефективността на служителите не се различава много от личната ефективност на индивида. В същото време ще е необходимо да се изгради компетентна система, която да ви позволи да възнаградите ефективните работници и по някакъв начин да повлияете на тези, които не работят максимално.

Мотивационните системи могат да бъдат напълно различни - от парични (които не са достатъчно ефективни) до идеологически (най-ефективните).

Нека разгледаме две крайности: идеологическа мотивация. Можете да мотивирате с пари за успешно изпълнение на работата или за надхвърляне на плана. Но има съществен недостатък - за някои работници парите не са основната мотивация и може би те не ходят на работа заради това.

Идеологическата мотивация е способността да вдъхновявате служителите си по такъв начин, че те да бъдат проникнати от идеята за компанията и самостоятелно да стигнат до извода: те трябва да работят максимално, за да помогнат на своя работодател да постигне целите си. Това е доста сложен, но интересен метод, който минимизира разходите за парични награди, но повишава ефективността на работниците.

Но е почти невъзможно да се намерят два такива метода на мотивация в тяхната чиста форма. Ето защо работодателите трябва да комбинират няколко подхода: да дават бонуси на особено отличилите се служители и да обявяват високопоставените си цели на общи събрания.

Малък лайфхак за бизнесмени: компетентното изявление на мисията е чудесен начин за мотивиране на служителите. Колкото по-голяма, по-интересна и „по-бяла“ е мисията на компанията, толкова повече служители са готови да повярват в нея и да й дадат всичко от себе си.

В допълнение към мисията, чудесен начин за мотивиране на персонала е да водите с пример. Историята на топ мениджъра Лий Якока заслужава внимание в това отношение. Този топ мениджър се зае да извади Chrysler от кризата. И за да покаже на всички служители, че е част от екипа, той си постави заплата от $1 на година.

Това, разбира се, са крайности и този метод отдавна е популярен и вече е малко изтъркан. Но основният принцип е ясен: ако искате да вдъхновите хората си да дадат най-доброто от себе си, покажете им как да го направят.

Заключение

Личната ефективност е способността на човек да изпълнява възложените му задачи възможно най-ефективно и за кратко време. Личната ефективност е основата на успеха в живота, без която обикновеният човек никога няма да може да се изкачи по социалната стълбица.

Психологията на личната ефективност в 21 век е такава, че човек трябва да се предпазва от прекомерни потоци безполезна информация. Ето защо намаляването на личната ефективност трябва да се свързва с разсейване и създаване на неправилни цели.

Методите за повишаване на личната ефективност са доста прости: всички те в една или друга степен включват концентрация върху конкретна задача, приоритизиране и баланс между натоварване и преумора.

Трябва да повишите личната си ефективност, като развиете определени навици, придобиването на които ще има положително въздействие върху представянето ви и ще донесе положителни резултати както в живота, така и в кариерата.

Показателите за ефективност на служителите в предприятието са това, на което трябва да обърнете специално внимание. Максималното представяне на всеки служител е основната задача на управленския персонал.

Основният капитал в ерата на роботизацията са служителите. Звучи парадоксално, но е истина. Скоро всички ще имат роботи и всички ще работят по един и същи начин. Хората ще станат индикатор за ефективност - само те могат да направят една компания уникална и най-привлекателна за клиентите.

Тайната на ефективността на персонала е проста - всеки е на мястото си, всеки цени своето място. Но как може да се постигне това на практика?

Всеки на мястото си

Първо, необходимо е всеки служител да разбере какво се изисква от него. Където е възможно, ние поставяме стандарти. Те са необходими не само за оценка на работата на служителя. Нормата е насока, която няма да ви позволи да се отпуснете или да „изгорите на работа“. Нормата трябва да е разумна - няма нужда от пожелателни мисли.

Когато има разбиране какво трябва да прави един служител, можете да преминете към оценка на работата на персонала. Има различни методи за оценка – качествени и количествени. Качествените или описателни се основават на мнения, прегледи и съответствие с идеал. Количествените методи са по-обективни, защото се основават на числа. Например системата KPI (Key Performance Indicators) - ключови показатели за ефективност.

За да определите KPI, ще ви трябва:

1. Критерии за оценка на служителите. Кое е най-важното в работата му? Брой сключени транзакции, брой повторни поръчки, качество на обработка на заявките
2. Количествени показатели за изпълнение: минимално достатъчно (база), стандарт (норма) и желано (цел)

(Акт минус база/Норма минус база) × 100% = резултат (%)

• Ако резултатът е повече от 100% - отлично, служителят е на правилното място
• Ако резултатът не е задоволителен, е необходим подробен анализ на отделните KPI по критерии. Може да има смисъл да наемете този служител на друга позиция, където той може да използва силните си страни

Всеки цени мястото си

Методите за мотивиране на служителите се делят на материални и нематериални. Сега в тенденция. Това работи за западни компании, където заплатата на специалист е почти еднаква за всички работодатели. Има смисъл да привличате служители с допълнителни бонуси.

Но ние живеем в Русия. Малко статистика: колко печели адвокат в Новосибирск? Коя компания ще получи повече автобиографии?

Следователно първото ниво на мотивация е материално. Можете да зададете средната работна заплата за региона. Това е основната заплата. Но е необходимо служителят да разбере, че крайната сума ще зависи от неговия KPI. Освен това схемата за изчисляване на бонусите трябва да бъде възможно най-прозрачна и разбираема за служителя.

Мотивацията на второто ниво е социално-материална. Експерти в проучването: 44% от руснаците биха искали да плащат за сметка на компанията, 40% искат да получат полица за доброволно здравно осигуряване, 32% - ваучери за преференциална почивка, 28% - платен фитнес, 26% - храна в за сметка на работодателя. И разбира се, материалните стимули винаги са ценни - за рожден ден, за сватба, във връзка с раждането на дете. Тези пари са жест на добра воля към компанията и затова са високо ценени от служителите.

Мотивацията от трето ниво е комфортът на работното място. Това включва кафе, бисквити, място за почивка и бърз интернет. Списъкът е безкраен и ограничен само от въображението на компанията.

Мониторинг на работата на персонала

Малко думи . Колкото и да е странно, това също е метод за мотивиране на служителите. Има компании, в които всеки разговор между мениджър и клиент се изслушва и анализира. Това е най-добрият начин да убиете мотивацията. Няма нужда от пълен контрол. Мониторингът на KPI показателите - крайният резултат - е напълно достатъчен. Оставете служителите да избират как ще го постигнат. Доверието е страхотен мотивационен инструмент.

Днес ще говорим за повишаване ефективността на работата, труд, и разгледайте няколко важни правила, които ще ни кажат как да увеличите ефективността. Днес повишаването на ефективността на труда и използването на работното време е много важен въпрос не само за работодателите, но и за хората, работещи за себе си: предприемачи, свободни професии и т.н., както и за служителите, чиито доходи пряко зависят от резултата, Те също са много.

Затова ще разгледам някои ефективни методи за повишаване на личната производителност, тоест ще ви кажа как да увеличите ефективността на работата и следователно личния доход.

Методи за повишаване на личната продуктивност.

1. Не рециклирайте!Има мнение, че за да печелите много, трябва да работите усилено, да работите усилено. Това обаче не е съвсем правилно: би било по-правилно да се каже не „много“, а „ефективно“. И когато човек работи твърде много, колкото тялото му не може да издържи, ефективността на работата му, напротив, намалява. Ето защо, ако мислите да увеличите ефективността на работата си, никога не трябва да се стремите да работите твърде много - такава работа няма да ви донесе нищо добро.

Нека анализираме как работи един типичен офис служител с 8-часов и ненормиран работен ден и 5-6 дневна работна седмица. Той практически няма лично време, никога не спи достатъчно, винаги е уморен, в понеделник идва на работа вече с мисли за петък, които го „топлят“ през цялата седмица. Той знае, че в организацията не е обичайно да напуска работа навреме - трябва да остане поне час, за да може шефът да види, че „работи“. Такъв служител никога няма да може да работи ефективно. Той ще се опита по всякакъв начин да разтегне работния си ден колкото е възможно повече, постоянно ще се разсейва: пие кафе (в края на краищата той не спи достатъчно), върши лични дела (в края на краищата няма друг време за тях), пушене (от пренапрежение), прекарване на време в социалните мрежи (но да е на работа, за да може шефът да види усилията му) и др.

А представете си служител, който би имал възможност да напусне работа по всяко време, веднага щом изпълни списък със задълженията си. Ще работи в пъти по-ефективно от първото! И същата работа, която първият разтяга за 8-9-10 часа, може да свърши най-много за 4-6 часа, за да получи бързо възможност да се грижи за личните си дела. Това е ефективна работа.

В процеса на работа човек трябва да отдели време за почивка, в противен случай ефективността на работата ще намалее: колкото по-уморен е човек, толкова по-малко ефективно работи. Но, разбира се, тази почивка трябва да бъде разумна и дисциплинирана - в това отношение тя помага много.

Трябва да се стремите не да работите много, а да работите ефективно, което са коренно различни неща.

2. Научете се да казвате „Не“.Следващото важно правило, което пряко влияе върху повишаването на ефективността на работата, е способността да отказвате ненужни задачи, които не са от полза за това, върху което работите, и да се фокусирате изключително върху основното.

В работата си трябва да се ръководите, че 20% от усилията носят 80% от резултатите, а 80% от усилията носят само 20% от резултатите. Ако анализирате обективно работата си, а и всяка друга ваша дейност, ще видите, че този закон наистина работи, това е така. Следователно, ако се научите да подчертавате точно тези 20 най-ефективни процента от работата си и да се фокусирате върху тях, ефективността на работата ви просто ще се увеличи значително.

Психологически това е доста трудно: да откажете, например, когато колега ви помоли да му помогнете в работата, защото той „няма време“. Но точно това качество е една от важните разлики между успешния човек.

Успешните хора се отличават със способността си да отказват и да казват „не“. При това не само към другите, но дори и към себе си. Ако не се научите да правите това, ще ви бъде много трудно да увеличите личната си работна ефективност, тъй като голяма част от времето ви винаги ще бъде заето от ненужни и безполезни неща.

3. Делегиране на правомощия.Често се случва човек да си даде нагласа: да прави всичко сам, защото „никой не може да го направи по-добре от мен“. Дори и да е така, не цялата работа трябва да бъде свършена перфектно (повече за това в следващото правило). Някои са достатъчно лесни за изпълнение.

Ако сами „грабнете всичко“, общата ефективност на работата винаги ще бъде ниска, защото човек ще губи незаменимото си време дори за всякакви малки неща, които всъщност може да направи някой друг, без да се фокусира върху основната задача. За да увеличите ефективността на работата, можете и дори трябва, ако е необходимо, да делегирате правомощията си (както на работа, така и лично) на други хора.

Между другото, можете да поискате помощ не само от вашите подчинени, но и от вашите мениджъри, като по-опитни хора, които могат да ви помогнат да завършите необходимата работа по-ефективно.

Никой не може да прави всичко еднакво добре. Ето защо, когато мислите как да подобрите ефективността на работата си, трябва да се съсредоточите върху основната си задача и, ако е възможно, да делегирате останалите задачи на други.

4. Не се стремете към съвършенство!Има една поговорка: „перфектното е враг на доброто“ и тя е абсолютно вярна. Когато човек се стреми да върши работата си перфектно, 110%, той отделя значително повече време за това, отколкото би било достатъчно, за да завърши тази работа, да речем, 90-95%, което също би било напълно достатъчно. Човек, стремящ се към съвършенство (перфекционист), обръща внимание на всяко малко нещо, всеки детайл, изчаква идеалното време за завършване на работата и преправя работата няколко пъти, ако изобщо не е доволен от нея.

Да вземем един прост пример. Да речем, че шефът поиска да изготви определен отчет, например, за да изчисли процента от месечния план на предприятието. Работник перфекционист подготвя данните и вече ги въвежда за изпращане по имейл. И когато проверява, му хрумва мисълта, че един от показателите може да бъде изчислен малко по-точно: общият резултат няма да се промени много, но ще бъде по-правилен. И той отново събира необходимите данни и преизчислява целия отчет. Тогава той смята, че отчетът някак си „не изглежда добре“ в тази форма и решава да го форматира като таблица в Excel. Създава таблица, въвежда всички данни, въвежда формули. Тогава той решава да оцвети масата, да я подчертае с различни цветове и шрифтове, за да стане по-красива и т.н. Тоест, той прекарва многократно повече време в тази работа, въпреки че шефът всъщност не се нуждае от всичко това - той се нуждае само от една крайна цифра, това е всичко!

Стремежът към идеалност е нещо, което винаги пречи на подобряването на ефективността на работата. Затова се старайте да вършите работата си ефективно, но не перфектно – така работата ви ще бъде много по-ефективна.

5. Автоматизирайте процесите.Ако имате някаква постоянна рутинна работа, опитайте се да автоматизирате нейното изпълнение, доколкото е възможно. Дори ако трябва да отделите известно време или дори пари за това еднократно, в резултат ще спестите много повече и ще можете да увеличите личната ефективност на работата си.

Сега, ако отчетът, който разгледах в предишния пример, трябваше да се прави ежедневно/седмично/месечно, тогава, напротив, би имало смисъл да създадете удобна таблица с формули веднъж, която автоматично да изчисли необходимия индикатор. В резултат на това това ще ви позволи да използвате по-малко време всеки път за съставяне на отчет, като го посвещавате на други, по-значими задачи.

В нашия век на компютърни технологии цялата рутинна работа трябва да бъде поверена на роботизирани компютри, оставяйки на човек само това, което компютърът не може да се справи, където се изисква живо мислене. Автоматизирането на процесите ще доведе до значително повишаване на ефективността на труда.

6. Не „преоткривайте колелото“.Често хората отделят огромно количество време, усилия, а понякога и пари, за да стигнат до това, което е известно отдавна. За каква ефективност на труда можем да говорим в този случай?

Този проблем може да се наблюдава особено често сред хора, които искат да развиват своята бизнес идея в продължение на години, губейки време и потенциален доход, вместо да използват някаква вече известна и най-важното - доказана опция.

За да увеличите ефективността на труда, трябва да използвате опита на тези, които вече са извървели подобен път, като избягвате грешките си. Не е нужно сами да сте експерт в която и да е област - можете да разчитате на мненията на тези, които вече са експерти, и това ще бъде много по-ефективно.

Ако човек работи с данни, които по-късно се оказват ненадеждни, той просто ще извърши ненужна, допълнителна работа, резултатите от която не могат да бъдат използвани по никакъв начин.

Да вземем този пример: човек иска да отвори магазин и не знае какви документи трябва да бъдат събрани за това. Той използва търсачка и попада на някакъв сайт, където някой е публикувал списък с такива документи. Начинаещ предприемач събира всичко, което е посочено в този списък, и когато дойде при регистрационните органи, се оказва, че половината от документите са излишни и много документи липсват. Той трябва да свърши цялата работа отново, но ако веднага беше проучил действащата законодателна рамка или поне получи компетентен съвет от същите органи, щеше да работи по-ефективно.

Ако се грижите за повишаване на ефективността на труда, вземете предвид само точни данни, без да губите време за обработка на съмнителна информация.

Използвайки тези методи за повишаване на ефективността на личната работа, можете значително да увеличите ефективността на работата си, което означава постигане на по-добри резултати и в резултат на това по-добри печалби.

Това е всичко. Останете и се научете да използвате ефективно работата, времето и личните си финанси. Ще се видим отново!