Përgatitja e duhur e mostrës së procesverbaleve të mbledhjeve. Hartimi dhe regjistrimi i protokollit

Organizimi i takimeve, takimeve, takimeve, konferencave është i domosdoshëm për zgjidhjen e çështjeve që kanë lindur.

Për të regjistruar të gjithë rrjedhën e mbledhjes dhe për të treguar vendimet e marra, përdoret një protokoll.

Minutat e mbledhjes

Përpara mbledhjes është e nevojshme të mblidhen informacionet e nevojshme për çështjen e ngritur, për të përcaktuar rrethin e subjekteve që duhet të jenë të pranishëm. Këta persona duhet të njoftohen për vendin dhe orën e mbledhjes, si dhe të njohin të gjithë personat e pranishëm në mbledhje me pyetjen e ngritur.

Në mënyrë që protokolli të mbahet në mënyrë korrekte, është e nevojshme të caktohet paraprakisht personi përgjegjës për përgatitjen e tij. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme që personi i caktuar të ketë një fjalim kompetent të shkruar dhe një shpejtësi të shpejtë të fiksimit të informacionit. Është e mundur të regjistrohet informacioni si me ndihmën e makinave elektronike ashtu edhe duke pasqyruar informacionin në një medium të shtypur. Nëse protokolli hartohet në formë elektronike, atëherë në fund të mbledhjes ai duhet të shtypet dhe t'u jepet të gjithë të pranishmëve për shqyrtim dhe nënshkrim.

Para fillimit të mbledhjes, është e nevojshme që sekretarit që mban procesverbal t'i jepet një listë e të pranishmëve, qëndrimet e tyre, projektvendimet për çështjen nga secili pjesëmarrës ose abstrakte për çështjen e mbledhjes. Ky dokument do ta ndihmojë sekretarin të fusë në procesverbal informacione më të sakta dhe më të plota.

Përmbajtja e protokollit

Si rregull i përgjithshëm, protokolli duhet të përbëhet nga tre pjesë: kokë, hyrëse dhe kryesore.

• emri i organizatës (i plotë dhe i shkurtuar);
• emri i dokumentit;
• numrin, datën dhe vendin e këtij protokolli. Data e përpilimit duhet të jetë gjithmonë data e takimit.

Pjesa hyrëse tregon sekretarin e mbledhjes dhe kryesuesin e përzgjedhur nga anëtarët e mbledhjes dhe rendin e ditës. Kryetari është zakonisht drejtuesi i organizatës ose drejtuesi i njësisë strukturore. Më tej, sipas rendit alfabetik, të gjithë personat e pranishëm në mbledhje pasqyrohen me përcaktimin e pozicioneve të tyre.

Nëse një numër i madh njerëzish janë të pranishëm në mbledhje, ata nuk janë të shënuar në vetë protokollin, por tregohen në shtojcën e tij, e cila quhet fleta e pjesëmarrjes. Pranë çdo emri rekomandohet të vihen nënshkrimet e çdo personi që ka ardhur në mbledhje. Protokolli i përgjithshëm tregon vetëm numrin e përgjithshëm të njerëzve që erdhën në takim.

Në pjesën kryesore thuhet:

• çështjet që u diskutuan në takim;
• folësit me mesazhe, propozime, raporte (emri i plotë i folësit, titulli i raportit, një përmbledhje e shkurtër e dispozitave kryesore të raportit nëse ruhet formulari i plotë i protokollit);
• vendimet e marra për këtë çështje.

Protokolli

Në nivel legjislativ, përmendet në nenin 28.2 të Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse, datë 30 dhjetor 2001, nr. 195-FZ, i cili zbulon thelbin kryesor dhe rregullat uniforme për përpilimin e këtij dokumenti. vepra penale kërkon sqarim dhe përfshirje të informacionit të mëposhtëm në të.

• Dita, muaji, viti dhe lokaliteti i përpilimit.
• Titulli i pozicionit, mbiemri, inicialet e nëpunësit të autorizuar që ka hartuar dokumentin.
• Të dhëna për një person ose organizatë që janë shkelës të ligjit (mbiemri, inicialet, të dhënat e pasaportës, adresa e vendbanimit dhe regjistrimi i një personi; adresa juridike, të dhëna për drejtorin në lidhje me organizatën).
• Informacion për viktimat dhe dëshmitarët e rastit, nëse ka (mbiemrat, inicialet, të dhënat e pasaportës, adresat e banimit).
• Informacion në lidhje me veprën e kryer (data, vendi i kryerjes, thelbi i asaj që ka ndodhur).
• Lidhje me nenin e ligjit që është shkelur.
• Shpjegimet e personit ose përfaqësuesit të organizatës në rast.
• Informacione të tjera të krijuara për të ndihmuar në shqyrtimin e plotë të rastit.

Shkrimi i një protokolli për kundërvajtjet administrative përfshin dhënien e shpjegimeve një individi ose një përfaqësuesi të një organizate për të drejtat dhe detyrimet e shkelësit të përcaktuara nga ligji administrativ. Sqarimet e marra regjistrohen në dokumentin që përpilohet.

Personat në lidhje me të cilët është hartuar protokolli (një qytetar ose një përfaqësues i autorizuar i një organizate) duhet të jenë të njohur me të. Nëse dëshironi, këta njerëz mund të lënë një procesverbal të mosmarrëveshjes së tyre me protokollin ose një shpjegim të thelbit të tekstit që i bashkëngjitet protokollit. Dokumenti i specifikuar vërtetohet duke vendosur nënshkrime nga një punonjës i autorizuar që ka hartuar protokollin, dhe nga shkelësi (një qytetar ose një punonjës i besuar i organizatës), në lidhje me të cilin është hartuar protokolli. Nëse shkelësit refuzojnë të nënshkruajnë protokollin, kjo shënohet veçmas në dokument.

Kopja e dytë e protokollit për kundërvajtje administrative i lëshohet personit për të cilin është hartuar protokolli. I pandehuri firmos për të marrë një kopje. Gjithashtu, një kopje i merret viktima në rast, nëse ka. Nëse personi për të cilin është hartuar protokolli nuk është i pranishëm në këtë ngjarje, një kopje e protokollit i dërgohet atij me postë. Ligji ka caktuar 3 ditë për këtë.

Afati për hartimin e një protokolli për kundërvajtje administrative

Kushtet për hartimin e një protokolli për kundërvajtjen administrative mund të ndahen në 3 grupe, në varësi të situatës. Protokolli për kundërvajtjen administrative mund të hartohet:

• menjëherë;
• brenda 2 ditëve;
• pas një hetimi administrativ.

Menjëherë, pra në momentin që zbulohet një shkelje e ligjit, protokolli shkruhet kur të jenë vërtetuar të gjitha të dhënat e nevojshme për plotësimin e formularit të protokollit dhe sqarimin e rrethanave të ngjarjes. Nëse duhet të mësoni më shumë informacion, ligji parashikon mundësinë e hartimit të një protokolli brenda 2 ditëve nga data e shkeljes. Nëse hetimi është i nevojshëm për shkelje të ligjit, protokolli përpilohet pas hetimit.

Një hetim administrativ kryhet kur informacioni mund të merret vetëm nëpërmjet ekspertizës ose veprimeve të tjera procedurale që kërkojnë një kohë të konsiderueshme. Hetimi administrativ në shumicën e rasteve nuk duhet të zgjasë më shumë se 1 muaj. Sidoqoftë, në disa situata, mundësia e të cilave përcaktohet në paragrafin 5 të Artit. 28.7 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse, kjo periudhë mund të zgjatet. Nëse shkelja e kryer kërkon një hetim më të gjatë administrativ, afati i lejuar për hartimin e një protokolli për kundërvajtje administrative mund të zgjatet deri në 6 muaj.

Shembull i hartimit të një protokolli për një kundërvajtje administrative

Nuk ka asnjë formë të vetme të protokollit për kundërvajtjet administrative të miratuar me ligj. Çdo organ shtetëror, me dokumentet e tij të brendshme, miraton formën e protokollit të përdorur në punim. Megjithatë, përmbajtja dhe pamja e këtyre formave nuk ndryshojnë shumë.

Në krye në qendër të faqes është emri i dokumentit - "Protokolli për kundërvajtje administrative" dhe shenja "Jo", duke sugjeruar që të vendoset një numër serial gjatë plotësimit të protokollit. Më poshtë në të majtë, duhet të shkruani datën, muajin, vitin e plotësimit të protokollit, dhe në të djathtë - vendin e përpilimit, domethënë emrin e vendbanimit ku është zbuluar një shkelje e ligjit dhe protokolli është hartohet.

Më tej, regjistrohet informacioni për punonjësin që harton protokollin (pozicioni, mbiemri dhe inicialet), si dhe informacioni për personin e përfshirë. Për më tepër, nëse regjistrohen informacione për një qytetar, atëherë ata tregojnë jo vetëm mbiemrin, inicialet dhe të dhënat e pasaportës, por edhe adresën - si regjistrimin ashtu edhe vendbanimin aktual, numrin e telefonit, të dhënat e punës. Në lidhje me organizatën, tregohen emri, adresat ligjore dhe postare, numri kryesor i regjistrimit shtetëror (OGRN), si dhe pozicioni, mbiemri, inicialet, detajet e dokumentit për emërimin e një përfaqësuesi të personit juridik. Si rregull, drejtori vepron në këtë rol, dhe urdhri i emërimit është dokumenti.

Vendi kryesor i protokollit për kundërvajtjen administrative është i rezervuar për përshkrimin e ngjarjes së kundërvajtjes së kryer. Më poshtë janë kolonat boshe që ju lejojnë të regjistroni informacione për dëshmitarët dhe viktimat. Protokolli përfundon me nënshkrimin e shkelësit dhe nënshkrimi me transkriptin e punonjësit që ka lëshuar protokollin. Personi për të cilin është përpiluar protokolli konfirmon gjithashtu me nënshkrimet e tij se të drejtat dhe detyrimet e tij janë shpallur, se është njohur me protokollin dhe se ka marrë një kopje të dokumentit. Informacioni për marrjen e një kopjeje të protokollit vërtetohet jo vetëm me një nënshkrim, por edhe duke vendosur datën e dorëzimit.

Gabimet në protokoll për një kundërvajtje administrative

Gabimet e bëra në protokoll për kundërvajtjen administrative gjatë regjistrimit, sipas rëndësisë së tyre, mund të ndahen në të rëndësishme dhe të parëndësishme. Në përputhje me Dekretin e Plenumit të Gjykatës Supreme të Federatës Ruse, datë 24 Mars 2005 Nr. 5 "Për disa çështje që lindin me gjykatat gjatë zbatimit të Kodit të Federatës Ruse për Kundërvajtjet Administrative", një pengesë e rëndësishme e dokumenti është mungesa në protokoll i informacionit të përmendur në Art. 28.2 h.2 të Kodit të Kundërvajtjeve Administrative (klauzola 4 e Aktvendimit). Kjo do të thotë që të gjitha kolonat duhet të plotësohen në protokollin për kundërvajtje administrative dhe të gjitha informacionet e përmendura më sipër duhet të regjistrohen.

Nëse protokolli është hartuar në prani të shkelësit, atëherë duhet të ketë nënshkrime që konfirmojnë shprehjen e të drejtave dhe detyrimeve, njohjen me protokollin pas regjistrimit. Nëse dokumenti është hartuar pa shkelësin dhe nuk ka fakte të mjaftueshme për informimin e tij për datën dhe vendin e protokollit, atëherë kjo do të jetë një shkelje e konsiderueshme e të drejtave procedurale dhe mund të çojë në anulimin e protokollit dhe përfundimin e procesverbalit. procedurat. Në përgjithësi, çdo gabim në protokoll, i cili, sipas mendimit të Plenumit të Gjykatës Supreme të Federatës Ruse, është i rëndësishëm, mund të sjellë anulimin e protokollit dhe përfundimin e procedurave.

E RËNDËSISHME! Çdo korrigjim në protokoll, veçanërisht në informacionin e listuar në Art. 28.2, pjesa 2 e Kodit të Kundërvajtjeve Administrative, duhet të vërtetohet me nënshkrimin e nëpunësit që harton protokollin dhe nënshkrimin e shkelësit, që vërteton se ai është i njohur me këto korrigjime dhe është dakord.

Gabimet e parëndësishme në procesverbalin e plenumit përfshijnë të gjitha ato mangësi informacioni që mund të kompensohen në procesin e shqyrtimit në themel të çështjes. Mangësitë e vogla, dhe kjo është përmendur në mënyrë specifike në rezolutë, përfshijnë gjithashtu plotësimin e protokollit në mungesë të shkelësit, nëse ai ka qenë i informuar siç duhet për datën dhe vendin e protokollit, por ai nuk është paraqitur në vendin e caktuar në koha e caktuar pa arsye ose pa arsye të mirë. Gabimet drejtshkrimore në tekstin e protokollit nuk janë të rëndësishme dhe nuk sjellin pasoja, përveç nëse, natyrisht, këto janë gabime në mbiemra.

Caktimi i dënimit pa hartuar një protokoll për kundërvajtje administrative

Në disa situata, ekzekutimi i një protokolli për një kundërvajtje administrative mund të mos ndodhë. Nëse evidentohet një shkelje që nuk përbën rrezik të madh publik dhe për të cilën parashikohet dënimi në formë paralajmërimi ose gjobë, atëherë protokolli nuk nevojitet.

Në përputhje me Art. 28.6 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative, nuk kërkohet protokoll nëse vendoset menjëherë gjobë ose paralajmërim në vend. Kjo situatë kërkon nxjerrjen e një vendimi në rast të kundërvajtjes administrative, një kopje e të cilit merret edhe nga dhunuesi - personalisht ose me postë, nëse ai refuzon ta marrë personalisht.

Por nëse shkelësi nuk pajtohet me vendimin e dhënë (me vetë kryerjen e shkeljes së ligjit ose me dënimin e zbatuar ndaj tij), ende përpilohet një protokoll për kundërvajtje administrative dhe i bashkëlidhet vendimit.

Faqja e re 1

Përgatitja për ekzekutimin e protokollit fillon me caktimin e datës dhe orës së mbledhjes, duke përcaktuar gamën e çështjeve që do të shqyrtohen në të. Ky vendim zakonisht zyrtarizohet nga rendi i ditës, i cili në momentin e hartimit të protokollit do të jetë një nga pjesët e tij dhe para mbledhjes është një dokument me të cilin njoftohen pjesëmarrësit në mbledhje. Protokolli hartohet në bazë të procesverbaleve që janë mbajtur në mbledhje nga sekretari me dorë ose me regjistrues zëri.

Protokolli hartohet në një formular të përbashkët, i cili zakonisht përfshin detajet e mëposhtme: emrin e institucionit (organizatës, ndërmarrjes), llojin e dokumentit (protokollit), vendet për shënimin e numrit dhe datës, vendin për tekstin e protokollit. , vend për titullin e tekstit.

Data e protokollitështë dita e mbledhjes (zakonisht procesverbali përpilohet pas mbledhjes). Nëse mbledhja ka zgjatur disa ditë, atëherë data e procesverbalit përfshin datat e fillimit dhe mbarimit të tij, për shembull: 21–24.01.2002.

Numri i protokollit (indeksi)është numri i radhës i takimit. Protokollet numërohen brenda vitit kalendarik ose mandatit të organit kolegjial.

Titulli për testin Protokolli ka dallime nga dizajni i këtij kushti në dokumente të tjera. Si rregull, titulli përmban një tregues të llojit të veprimtarisë kolegjiale (takim, mbledhje, seancë, etj.) dhe emrin e organit kolegjial ​​në rastin gjinor, për shembull: procesverbali i mbledhjes së bordit; mbledhjet e kolektivit të punës; mbledhjet e krerëve të divizioneve strukturore.

Teksti i protokollit përfshin një pjesë hyrëse dhe kryesore.

Në pjesën hyrëse të procesverbalit, pas titullit jepen inicialet dhe mbiemrat e kryetarit dhe sekretarit të mbledhjes. Kryesuesi - një zyrtar që drejton mbledhjen, pozicioni i tij nuk tregohet në procesverbal; sekretari - personi përgjegjës për organizimin e mbledhjes dhe dokumentimin e aktiviteteve të tij, d.m.th. përgatitjen dhe regjistrimin e protokollit. Në organet e përhershme kolegjiale sekretari është zyrtar (Sekretar i Këshillit Akademik, Sekretar i Kolegjiumit etj.).

Në një rresht të ri pas fjalës "Të marrë pjesë" renditni sipas rendit alfabetik inicialet dhe mbiemrat e anëtarëve të përhershëm të organit kolegjial, si dhe inicialet, mbiemrat dhe pozicionet e personave të ftuar në mbledhje nga organizata të tjera. Listën e pjesëmarrësve në mbledhje e përpilon sekretari ditën e mbledhjes, sepse Lista mund të mos përputhet me atë që ishte menduar fillimisht. Me përpilimin e listës së pjesëmarrësve në mbledhje fillon edhe ekzekutimi i protokollit.

Gjatë hartimit të procesverbalit të një mbledhjeje të zgjeruar, emrat e pjesëmarrësve në procesverbal nuk renditen, por numri i tyre i përgjithshëm tregohet me një shifër. Përcaktohet nga rezultatet e regjistrimit. Listat e regjistrimit i kalojnë sekretarit të mbledhjes dhe bëhen një nga shtojcat e procesverbalit. Në këtë rast, protokolli tregon: Ishin: 57 persona. (lista është e bashkangjitur).

Rendi i ditës është përfshirë në pjesën hyrëse të procesverbalit. Ai përbëhet nga një listë çështjesh që diskutohen në mbledhje, dhe rregullon sekuencën e diskutimit të tyre dhe emrat e folësve (folësve). Rendi i ditës i mbledhjes, i hartuar paraprakisht, duhet të përfshijë numrin optimal të çështjeve që mund të shqyrtohen dhe diskutohen në mbledhje. Përmbajtja e tij përcaktohet nga udhëheqësi që do të udhëheqë mbledhjen. Çdo pikë e rendit të ditës numërohet me numra arabë dhe fillon me parafjalën "Rreth" ose "Rreth" (përgjigjet në pyetjen "Rreth çfarë?"). Për çdo artikull shënohen inicialet dhe mbiemri i folësit, zyrtarit që ka përgatitur raportin për këtë çështje.

Teksti i pjesës kryesore të procesverbalit përpilohet në përputhje me radhën e çështjeve të përcaktuara në rendin e ditës.

Trupi i tekstit duhet të përmbajë aq pjesë sa ka pika në rendin e ditës. Seksionet numërohen me të njëjtin numër si rendi i ditës. Secili seksion përbëhet nga tre pjesë: "DËGJUAR", "FOLUR", "VENDOSUR", të cilat shtypen nga margjina e majtë. Pas fjalës "DËGJUAR" në testin e protokollit, shkruani shënimet e fjalimit të folësit kryesor; pas fjalës "FOLUR" - shënimet e deklaratave të pjesëmarrësve në diskutimin e çështjes; pas fjalës “VENDOSI”, deklarata e dispozitave të pikës përkatëse të rendit të ditës. Nëse merren disa vendime për një çështje, ato numërohen me numra arabë, shifra e parë tregon numrin e pikës së rendit të ditës, e dyta - numrin e vendimit të marrë. Për shembull:

Praktika e zakonshme e hartimit të procesverbalit nuk parashikon fiksimin e rezultateve të votimit, megjithatë, në një numër procesverbalesh (për shembull, procesverbali i mbledhjes së përgjithshme të aksionarëve) numri i përgjithshëm i personave që morën pjesë në votim dhe Shpërndarja e votave tregohet “Për”, “Kundër”, “Abstenuar”.

Vendimet e marra në mbledhje vihen në vëmendje të punonjësve duke dërguar kopje të procesverbalit ose ekstrakte të pjesës dispozite. Gjithashtu praktikohet përgatitja, në bazë të vendimeve të marra, të dokumenteve të tjera administrative, për shembull, vendime të një organi kolegjial ​​ose një urdhër të drejtuesit të organizatës.

Në tekstin e protokollit, çdo mbiemër dhe inicialet e folësit shtypen nga një rresht i ri në formën e rasës nominative. Deklarata e regjistrimit të të folurit (zakonisht në formën e vetës së tretë njëjës) ndahet nga mbiemri me vizë.

Në varësi të llojit të mbledhjes dhe statusit të organit kolegjial, zgjidhet forma e protokollit. Mund të jetë i shkurtër, i plotë ose fjalë për fjalë. Format e procesverbaleve ndryshojnë nga njëri-tjetri vetëm në tërësinë e pasqyrimit të mbledhjes, nuk kanë dallime në dizajn.

Protokolli i shkurtër - Ky është një dokument që regjistron çështjet e diskutuara në mbledhje, emrat e folësve dhe vendimet e marra. Procesverbali i tillë, si rregull, mbahet vetëm në ato raste kur mbledhja është stenografi ose kur mbledhja është e karakterit operacional. Sipas një protokolli të tillë, është e pamundur të paraqitet rrjedha e diskutimit të çështjes, mendimet e shprehura, komentet, procesi i zhvillimit të pjesës administrative të protokollit, d.m.th. vendimi i menaxhmentit.

AT protokoll i plotë regjistrohen jo vetëm çështjet e diskutuara, vendimet e marra dhe emrat e folësve, por edhe përmbajtja e raporteve dhe fjalimeve të pjesëmarrësve në mbledhje, të gjitha mendimet e shprehura, pyetjet dhe vërejtjet, vërejtjet, qëndrimet. Minutat e plota ju lejojnë të dokumentoni një pamje të detajuar të takimit.

Protokolli fjalë për fjalë përpilohet në bazë të një raporti fjalë për fjalë të mbledhjes (transkriptit) dhe fjalë për fjalë përcjell procesin e diskutimit të secilës çështje dhe zhvillimin e një vendimi për të. Pas pjesës hyrëse në një protokoll të tillë, bëhet shënimi “Takimi u transkriptua”. Transkripti është një aneks i detyrueshëm i protokollit.

Procesverbali përpilohet në bazë të regjistrimeve të shkruara me dorë, stenografi ose kasetë që mbahen gjatë mbledhjes. Sekretari mban shënime me dorë, cilësia e protokollit varet nga kualifikimet e tij. Në këtë rast, kërkohet aftësia për të thelluar në thelbin e çështjeve në diskutim dhe për të qenë në gjendje t'i shkruani ato me saktësi. Këto të dhëna janë draft materiale për regjistrimin e mëtejshëm të protokollit. Në një sërë rastesh, folësit në mbledhje i dorëzojnë sekretarit shënimet (abstraktet) e fjalimeve të tyre, të cilat më pas përfshihen në tekstin e protokollit. Megjithatë, më shpesh, sekretari duhet të mbështetet vetëm në aftësitë e tij në shkrimin kursive, mbajtjen e shënimeve dhe stenografinë. Pas mbledhjes, shënimet e sekretarit rishkruhen, redaktohen dhe nxirren si dokument zyrtar. Afati për përgatitjen e protokollit aktualisht është caktuar tre ditë.

Pothuajse të gjitha organizatat mbajnë takime në të cilat shqyrtohen çështje të natyrës operacionale. Shumë shpesh takime të tilla quhen takime operacionale. Ato kryhen nga menaxherë të niveleve të ndryshme: nga drejtuesi i organizatës deri tek drejtuesit e divizioneve strukturore. Takimet operative mbahen në intervale të rregullta (zakonisht një herë në javë) dhe zakonisht regjistrohen. Nëse njësia strukturore ose drejtuesi që drejton mbledhjen nuk ka sekretar, mbajtja e procesverbalit të mbledhjes operacionale mund t'i besohet njërit prej punonjësve të njësisë.

Rregulla të përgjithshme për regjistrimin e protokollit

Fjalori ynë

Protokolli- një dokument që përmban një procesverbal të qëndrueshëm të diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, takime, konferenca dhe mbledhje të organeve kolegjiale.

Procesverbali përpilohet në bazë të regjistrimeve zanore ose draft shënimeve të shkruara me dorë që mbahen gjatë mbledhjes nga sekretari ose punonjësi tjetër, si dhe materialet e përgatitura për mbledhjen (tekste raportesh, fjalime, referenca, projektvendime, rendi i ditës, listat e pjesëmarrësve, etj.).

Nëse takimi është audio-incizuar, pas mbledhjes ribotohet, atëherë teksti i shkruar redaktohet dhe futet në procesverbal në formë të përpunuar. Afati për hartimin e procesverbalit të mbledhjes nuk duhet të kalojë tre deri në pesë ditë nga data e mbledhjes. Procesverbali i mbledhjeve operative hartohet dhe zbatohet në ditën e mbledhjes ose brenda një ose dy ditësh pas mbledhjes.

Protokollet janë të plota dhe të shkurtra. Protokolli i plotë përmban një procesverbal të të gjitha fjalimeve në mbledhje, pyetjeve që i bëhen folësit, fjalimeve të personave që morën pjesë në diskutim dhe vendimeve të marra.

Protokolli i shkurtër përfshin vetëm emrat e atyre që folën, temën e fjalimit, një përmbledhje të fjalimit dhe vendimet e marra.

Rrjedha e takimeve operacionale, si rregull, regjistrohet në procesverbal të shkurtër.

Procesverbali i mbledhjes hartohet në një formular të përbashkët, një fletë standarde letre A4 ose në një formular protokolli të krijuar posaçërisht.

Detajet e detyrueshme të protokollit janë:

• emri i kompanisë;
• emri i llojit të dokumentit (MINUTES) që tregon llojin e takimit;
• data e takimit;
• numri i regjistrimit të protokollit;
• vendndodhja e takimit;
• nënshkrimet.

Data e protokollit është data e ngjarjes.

Problemet dhe Zgjidhjet

Mbajtja e procesverbaleve të takimeve operative është shpesh e vështirë. Le të shqyrtojmë më të zakonshmet.

■ Problemi: sekretari ose një nga oficerët më të vegjël që mban procesverbalin mund të mos e kuptojë thelbin e çështjes në diskutim dhe për këtë arsye ka vështirësi të regjistrojë ecurinë e diskutimit të çështjes.

Çfarë duhet bërë? Në situata të tilla, sekretari duhet të kontaktojë anëtarin e stafit që foli në mbledhje ose çdo anëtar tjetër të stafit që mund të japë sqarime.

■ Problemi: duke qenë se takimet operative shpesh mbahen pa kufizime të rrepta kohore, sekretari mund të mos ketë kohë të shkruajë gjithçka që ndodh gjatë takimit.

Çfarë duhet bërë? Në këtë rast, mbajtja e një regjistrimi zanor gjatë takimit dhe hartimi i një protokolli bazuar në transkriptin e tij mund të ndihmojë.

■ Problemi: kur diskutohet për një çështje, mund të shprehet informacion thelbësor dhe i parëndësishëm ose edhe i parëndësishëm dhe sekretari mund ta ketë të vështirë të veçojë informacionin kryesor (thelbësor), i cili duhet të regjistrohet në protokoll.

Çfarë duhet bërë? Në këtë rast, para se të hartojë procesverbalin, sekretari duhet të analizojë të gjitha informacionet, të ndajë atë kryesore nga minoreni dhe të përfshijë në procesverbal vetëm informacionin më të rëndësishëm.

Teksti i protokollit të shkurtër

Teksti i protokollit përbëhet nga dy pjesë: hyrëse dhe kryesore.

Në pjesa hyrëse Protokolli i shkurtër tregon emrat e kryetarit dhe sekretarit, pozicionet dhe emrat e pjesëmarrësve (të pranishëm) dhe të ftuarve, axhendën. Nëse ka më shumë se 15 pjesëmarrës në mbledhje, lejohet të tregohet numri i përgjithshëm i pjesëmarrësve në procesverbal, dhe lista e të pranishmëve me pozicionet dhe emrat e tyre jepet në aneksin e procesverbalit, për shembull:

Të pranishëm: anëtarë të drejtorisë në masën 16 persona. (lista është e bashkangjitur).

Emrat e personave të ftuar në mbledhje shënohen pas fjalës "Të ftuar", duke treguar pozicionin e personit dhe emrin e organizatës.

Rendi i ditës tregon çështjet që janë objekt i shqyrtimit, përveç kësaj, mund të tregohet pozita dhe mbiemri i folësit (folësit). Nëse ka disa pyetje, ato numërohen me numra arabë dhe renditen sipas radhës së diskutimit. Çështjet e rendit të ditës formulohen me parafjalën "o" ("rreth"), për shembull:

shënim

Pikat e rendit të ditës duhet të formulohen saktë dhe qartë, duke pasqyruar thelbin e çështjes në diskutim. Nuk rekomandohet përfshirja e pikës "Të ndryshme" ose "Të ndryshme" në rendin e ditës.

Teksti Pjesa kryesore Protokolli përmbledhës përbëhet nga seksione të veçanta sipas numrit të pikave të rendit të ditës. Seksionet numërohen me numra arabë në përputhje me rendin e ditës. Secila prej tyre është ndërtuar sipas skemës:

Këto fjalë kyçe për protokollin shtypen me shkronja të mëdha nga kufiri i margjinës së majtë dhe mund të shfaqen me shkronja të zeza. Pas fjalës DËGJUAR në rasën emërore shënohet mbiemri i folësit dhe pika e rendit të ditës, pas së cilës përmblidhet përmbajtja e fjalimit në formën e vetës së tretë njëjës.

Në pjesën “VENDOSI: (ZGJIDHET:)” shkurt, saktë, konciz, që të mos ketë interpretim të dyfishtë, evidentohet vendimi. Vendimet janë formuluar në një formë urdhëruese: "Përgatitni ...", "Parashikoni ...", "Informoni ...". Për një çështje mund të merren disa vendime. Në këtë rast, ato numërohen me numra arabë duke iu referuar numrit serial të çështjes në rendin e ditës, për shembull:

Nëse është e nevojshme, së bashku me vendimin tregohen edhe rezultatet e votimit: numri i votave të dhëna “pro”, “kundër”, si dhe abstenimet.

Nga teoria në praktikë

Imagjinoni që pasi kemi deshifruar një regjistrim të bërë me dorë ose në një diktafon, kemi marrë një tekst mbi bazën e të cilit duhet të hartojmë një protokoll të shkurtër:

Pika e rendit të ditës: 2. Për ecurinë e rikonstruksionit të magazinës së produkteve të gatshme nr.

Teksti i fjalimit:

Vasiliev P.R. Sipas planit të rindërtimit, duhej të fillonim instalimin e rafteve dhe mekanizmave ngritës në fund të muajit të datës 25. CJSC "Profile" - furnizuesi ynë i pajisjeve të rafteve - shkel afatet. Më 20 ne duhej të merrnim grupin e parë, në 10 ditë - të dytën. Tek ne - dorëzimi nga dy palë të barabarta, pra në kontratë. Kemi paguar plotësisht, pra 100% paraprakisht, sepse herën e fundit që kemi konvertuar magazinën e parë nuk kemi pasur asnjë problem me to. Sot është data 28 dhe ende nuk e kemi marrë. Atyre u dërguan fakse, telefonuan, dje u përgjigjën se u dërgua grupi i parë, por do të zgjasë dy-tri ditë, domethënë kemi një vonesë për shkak të furnitorit. Unë mendoj se ata duhet të paraqesin zyrtarisht një kërkesë për shkelje të kohës së dorëzimit.

Për të bërë një regjistrim, është e nevojshme të theksohen informacionet më të rëndësishme. Për ta bërë këtë, le të përpiqemi të bëjmë një numër pyetjesh dhe të marrim përgjigje për to. Nga teksti i mësipërm mund të marrim përgjigje për pyetjet e mëposhtme:

Shohim që teksti përmban informacione që nuk pasqyrohen në përgjigjet: organizata ka paguar plotësisht mallrat dhe është bërë parapagimi 100%, pasi ka një përvojë pozitive bashkëpunimi me profilin e CJSC. A është ky informacion i rëndësishëm për situatën në shqyrtim? Natyrisht që jo, prandaj, kjo nuk ka nevojë të përfshihet në protokoll. Kështu, bazuar në përgjigjet e pyetjeve që morëm, mund të hartojmë një protokoll të shkurtër të fjalimit:

2. DËGJUAR:

Vasiliev P.R.

Dërgesa e grupit të parë të pajisjeve të rafteve është bërë nga furnitori CJSC Profile në kundërshtim me afatin, për pasojë nuk u respektuan afatet për rikonstruksionin e magazinës nr. 2. Parashikohej të vinte grupi i parë i pajisjeve. më 20 dhjetor, e dyta - në 10 ditë. Instalimi i rafteve dhe instalimi i mekanizmave ngritës do të fillonte më 25 dhjetor. Sipas furnitorit, grupi i parë i pajisjeve do të arrijë jo më herët se 30-31 dhjetor. Ofrohet të dërgojë një kërkesë për shkelje të kohës së dorëzimit.

shënim

Nëse në fjalim janë përdorur shprehjet "20", "25", etj., në protokoll duhet të tregohet një muaj specifik, për shembull: "20 dhjetor", "25 dhjetor" etj.

Supozoni se në takim gjatë diskutimit të situatës aktuale, propozimi për të dërguar një kërkesë nuk u mbështet. U vendos që t'i dërgohet një letër kërkese furnizuesit në lidhje me nevojën për të respektuar afatet e dorëzimit të përcaktuara nga kontrata. Vendimi në këtë rast duhet të shënohet në procesverbal si më poshtë:

VENDOSI:

Përgatitni dhe dërgoni në profilin e CJSC një letër kërkese për nevojën për të përmbushur afatet për dorëzimin e pajisjeve të rafteve.

Ekzekutuesi përgjegjës - Vasiliev P.R.

Afati - (data).

Le të shqyrtojmë një shembull më shumë.

Pika e rendit të ditës: 5. Për kryerjen e kontrollit të veprimtarive financiare dhe ekonomike të degës së shoqërisë në qytetin e Permit.

Teksti i fjalimit:

Medvedev V.V. Gjatë këtij viti, departamenti financiar dhe departamenti ynë i kontabilitetit janë ndeshur vazhdimisht me faktin se dega në Perm na ka paraqitur gabime në raportim. Dy herë ata vetë i zbuluan këto gabime, na njoftuan për këtë dhe më pas dërguan raporte të korrigjuara. Dy herë kontabiliteti konstatoi gabime në përllogaritje, si dhe në faktin se shpenzimet e degës janë kryer nën zëra të gabuar për të cilët duhej bërë. Nëse këto gabime nuk korrigjoheshin në kohë, kjo mund të çonte në probleme me pagesën e taksave. Gjithashtu, specialistët tanë tërhoqën vëmendjen për faktin se afatet shkelen vazhdimisht prezantimi i raporteve të shpenzimeve të mikpritjes. Kryellogaritari i degës ka qenë dy herë në një udhëtim pune me ne, jemi marrë me gabimet e bëra nga dega, por situata nuk ka ndryshuar shumë. Shefi i shërbimit administrativ dhe ekonomik Polozov R.A. gjithashtu u ankua se kishte disa probleme me kostot e transportit në Perm. Fakti është se fillimisht atij i dorëzohen raportet për kostot e transportit dhe më pas ai i paraqet kontabilitetit një raport të konsoliduar për të gjitha degët. Duke marrë parasysh të gjitha këto, mendoj se është e nevojshme të organizohet dhe të bëhet një auditim i aktiviteteve financiare dhe ekonomike të degës në Perm, për të mos pasur probleme në të ardhmen.

Mbikëqyrësi: Kush mendoni se duhet të përfshihet në komision dhe sa kohë do të duhet për të kryer një inspektim në vend?

Medvedev V.V. Mendoj se duhen tre persona: një për kontabilitetin, një tjetër për departamentin financiar dhe një i tretë për shërbimin administrativ dhe ekonomik dhe departamentin e logjistikës. Më parë kemi diskutuar me shefat e departamenteve se kush mund të shkojë, ndaj unë sugjeroj tre persona: zv. llogaritari kryesor Somov S.S., auditori Yastrebova A.A. dhe inxhinieri kryesor Sokolov B.B. Verifikimi mund të kryhet brenda 3-5 ditëve.

Le të analizojmë tekstin e fjalimit kryesor sipas skemës së mëparshme:

	1) Departamenti financiar dhe departamenti i kontabilitetit të shoqërisë mëmë 2) Dega në Perm
Çfarë (bëri) bën?	1) (Dega në qytetin e Permit) paraqet raporte me gabime, shpenzon shpenzime për artikujt e gabuar për të cilët duhet bërë kjo, shkel afatet. prezantimi i raporteve të shpenzimeve të mikpritjes. 2) (Departamenti i financës dhe kontabiliteti i shoqërisë mëmë) analizoi gabimet e bëra me shefin e kontabilitetit të degës. 3) (Departamenti financiar dhe departamenti i kontabilitetit të kompanisë mëmë) propozojnë organizimin dhe kryerjen e një auditimi të aktiviteteve financiare dhe ekonomike të degës në Perm duke dërguar tre punonjës të organizatës
	Gjatë këtij viti
	Asnjë rezultat pozitiv

Dhe në këtë rast, shohim se informacioni i planit të dytë mbetet në tekst. Para së gjithash, kjo është një përmendje e kreut të shërbimit administrativ dhe ekonomik Polozov R.A., i cili gjithashtu u ankua se dega kishte disa probleme me kostot e transportit. Ne e klasifikojmë këtë informacion si dytësor sepse raportet e shpenzimeve të udhëtimit i janë dorëzuar vetëm fillimisht përgjegjësit të shërbimit të amvisërive për përgatitjen e një raporti përmbledhës. Meqenëse raportimi i kostove të transportit aktualisht është i ndryshëm, ky informacion ka pak vlerë në vlerësimin e situatës aktuale.

Informacioni dytësor duhet të përfshijë gjithashtu përmendjen se vetë dega zbuloi gabime dy herë, dhe dy herë - departamenti i kontabilitetit të organizatës kryesore. Mund të thuash thjesht se gabimet u gjetën në mënyrë të përsëritur.

Protokollet e shkurtra nuk pasqyrojnë pyetjet që i bëhen folësit. Sidoqoftë, nëse ka informacion të rëndësishëm në përgjigjen e pyetjes, ai regjistrohet në procesverbalin e fjalimit. Në shembullin e mësipërm, ky është informacion se kush propozohet të përfshihet në komision.

Bazuar në përgjigjet e marra, ne mund të bëjmë një regjistrim protokollar të fjalimit:

DËGJUAR:

Medvedev V.V.

Gjatë këtij viti, dega në Perm ka paraqitur vazhdimisht raporte me gabime, ka afishuar shpenzimet në zërat e gabuar për të cilat duhet bërë dhe ka paraqitur raporte për shpenzimet e mikpritjes me shkelje të afateve. Pavarësisht analizave të gabimeve me shefin e kontabilitetit të degës, situata nuk ka ndryshuar. Ai e vlerëson të nevojshme kryerjen e një auditimi të veprimtarisë financiare dhe ekonomike të degës, duke përfshirë në komision edhe zv. llogaritari kryesor Somov S.S., auditori Yastrebova A.A. dhe inxhinieri kryesor Sokolov B.B.

Nëse gjatë diskutimit të çështjes merret një vendim për kryerjen e një auditimi, vendimi duhet të formulohet në protokoll si më poshtë:

VENDOSI:

Përgatitja e një projekt-urdhri për ngritjen e një komisioni për auditimin e aktiviteteve financiare dhe ekonomike të degës në Perm, dakord për datën e kontrollit me drejtorin e degës në Perm.

Ekzekutuesi përgjegjës - Medvedev V.V.

Afati i fundit - (data)

V.F. Jankova,
sinqertë. ist. shkencave, zv Drejtor i VNIIDAD

Prezantimi.

Dokumentacioni i aktiviteteve të menaxhimit mbulon të gjitha proceset që lidhen me regjistrimin (fiksimin) në media të ndryshme dhe përpunimin, sipas rregullave të vendosura, të informacionit të nevojshëm për zbatimin e veprimeve të menaxhimit. Dokumentimi kryhet në gjuhë natyrale (dokumente të shkruara me dorë, të daktilografuara, duke përfshirë telegramet, mesazhet telefonike, makineritë), si dhe në gjuhë artificiale duke përdorur media të reja (karta me grushta, shirita me grushta, shirita magnetikë, karta, disketa, etj.) "

Përbërja e dokumenteve të menaxhimit përcaktohet nga kompetenca dhe funksionet e organizatës, procedura për zgjidhjen e çështjeve, vëllimi dhe natyra e marrëdhënieve me organizatat e tjera dhe fiksohet në kartën e raportit. Uniteti i rregullave për dokumentimin e veprimeve të menaxhimit në të gjitha nivelet e menaxhimit sigurohet nga përdorimi i Sistemit të Menaxhimit të Dokumentacionit Shtetëror (GSDOU) dhe sistemeve të unifikuara të dokumentacionit (UDS).

Sistemet e unifikuara të dokumentacionit janë një grup dokumentesh të ndërlidhura të krijuara sipas rregullave dhe kërkesave uniforme, që përmbajnë informacione të nevojshme për menaxhimin në një fushë të caktuar të veprimtarisë. DDD janë të destinuara për përdorim si me ndihmën e teknologjisë kompjuterike ashtu edhe me metodat tradicionale të përpunimit të informacionit.

Dokumentet e menaxhimit për sa i përket emrit, formës dhe përbërjes së detajeve duhet të përputhen me DDD, kërkesat e Standardeve Shtetërore të Ukrainës, rregulloret (kartat) për organizimin dhe dokumentet e tjera rregullatore që përmbajnë rregullat për dokumentimin.

Qëllimi i këtij testi është të japë konceptin e një protokolli, të pasqyrojë rregullat për hartimin e tij dhe gjithashtu të tregojë se cilat janë format e protokolleve.

1. Koncepti i protokollit dhe qëllimi i tij.

Në një sërë dokumentesh menaxheriale, një vend i veçantë u takon protokolleve. Ato janë pjesë e sistemit të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ.

Procesverbali - një dokument që fikson rrjedhën e diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, takime, seanca, konferenca

Duhet të kihet parasysh se në veprimtaritë e organizatave dhe ndërmarrjeve, shpesh hartohen dokumente të quajtura "Protokolle", por ato nuk bien nën përkufizimin e mësipërm. Pra, në fushën e marrëdhënieve kontraktuale, hartohen protokollet e dashjes, protokollet e mosmarrëveshjeve, protokollet e miratimeve; ndër dokumentet kryesore të mbledhjes së përgjithshme të aksionarëve, legjislacioni emërton procesverbalin e komisionit të numërimit etj. Llojet e tilla të protokolleve janë të ngjashme në qëllim me aktet: ato regjistrojnë dhe konfirmojnë fakte ose ngjarje.

Protokollet hartohen në çdo organizatë ku ka organe kolegjiale të përkohshme ose të përhershme, komisione etj. Forma e veprimtarisë së tyre është diskutimi i çështjeve aktuale në mbledhje apo mbledhje dhe vendimmarrja e përbashkët, shpesh me votim.

Me ardhjen e shoqërive aksionare në vendin tonë, vëmendja ndaj këtij lloj dokumenti është rritur. Organet më të larta drejtuese të një shoqërie aksionare janë kolegjiale dhe protokollet që pasqyrojnë aktivitetet e tyre bëhen një nga dokumentet më të rëndësishme të menaxhimit. Bëhet fjalë për procesverbalet e mbledhjeve të përgjithshme të aksionarëve, mbledhjeve të bordit drejtues dhe bordit. Nuk është rastësi që Ligji Federal "Për Shoqëritë Aksionare" dhe aktet e tjera ligjore i kushtojnë vëmendje të veçantë përmbajtjes së këtyre dokumenteve.

2. Rregullat për regjistrimin e protokolleve

Procesverbal - një dokument që përmban një procesverbal të vazhdueshëm të diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, takime, konferenca dhe takime të organeve kolegjiale.

Protokolli pasqyron aktivitetet e vendimmarrjes së përbashkët nga një organ kolegjial ​​ose një grup punonjësish. Nga procesverbalet e mbledhjeve të krijuara në veprimtaritë e menaxhimit të organizatave, duhet të bëhet dallimi midis procesverbaleve të hetimit, disa organeve administrative dhe organeve të rendit publik (për shembull, protokolli i një inspektori sanitar, protokolli i një aksidenti trafiku, etj.) , si dhe protokollet e llojit kontraktual (procesverbalet e mosmarrëveshjeve, protokollet e negocimit të mosmarrëveshjeve, protokollet e negocimit të çmimit etj.).

Mbledhjet e organeve kolektive të përhershme dhe të përkohshme (bordet e organeve ekzekutive federale, mbledhjet e kolektivëve të punës, mbledhjet e aksionarëve, mbledhjet e bordeve të drejtorëve, etj.) i nënshtrohen regjistrimit të detyrueshëm. Procesverbali përpilohet në bazë të procesverbalit të rrjedhës së mbledhjeve, transkripteve, regjistrimeve zanore dhe materialeve të përgatitura për mbledhjen (tekste raportesh, fjalime, referenca, projektvendime, rend dite, lista të të ftuarve, etj.).

Procesverbali pasqyron të gjitha mendimet për çështjet në shqyrtim dhe të gjitha vendimet e marra. Procesverbali mbahet nga sekretari ose personi tjetër i caktuar. Për korrektësinë e shënimeve në procesverbal përgjigjen kryetari dhe sekretari që drejton mbledhjet. Detajet e detyrueshme të protokollit janë:

· emri i kompanisë;

emri i llojit të dokumentit;

datën dhe numrin e regjistrimit;

vendi i përpilimit ose publikimit;

titullin e tekstit

nënshkrimet.

3.Llojet e protokolleve

Ekzistojnë dy lloje të protokolleve: të plotë dhe të shkurtër.

Plot protokoll përmban një procesverbal të të gjitha fjalimeve në mbledhje.

Protokolli i shkurtër - vetëm emrat e folësve dhe një shënim i shkurtër rreth temës së fjalimit.

Vendimi se çfarë forme protokolli duhet mbajtur në mbledhje merret nga drejtuesi i organit kolegjial ​​ose drejtuesi i organizatës.

Titulli i protokollit është emri i organit ose mbledhjes kolegjiale (Procesverbal i mbledhjes së komisionit të certifikimit ...; procesverbal i mbledhjes ...).

Teksti i protokollit të plotë përbëhet nga dy pjesë: hyrëse dhe kryesore.

Pjesa hyrëse është hartuar në të njëjtën mënyrë në formën e plotë dhe të shkurtër të protokollit. Ai tregon emrat e kryetarit dhe sekretarit, emrat ose numrin e përgjithshëm të pjesëmarrësve në mbledhje dhe të ftuarve (nëse ka shumë pjesëmarrës, pranë numrit të tyre bëhet një shënim - "Lista e pjesëmarrësve është bashkangjitur"), rendin e ditës.

Emrat e të pranishmëve shënohen në protokoll, nëse nuk janë më shumë se 15, - sipas rendit alfabetik, duke treguar vendin e punës dhe pozicionin; nëse ka më shumë të pranishëm, hartohet një listë e veçantë. Në procesverbalet e mbledhjeve dhe komisioneve të përhershme nuk tregohen qëndrimet e të pranishmëve. Regjistrimi i të pranishmëve bëhet në të gjithë gjerësinë e vijës përmes një hapësire prej një rreshti.

Në këtë rast, fjalët "Kryetar", "Sekretar", "I pranishëm" (pa thonjëza) shtypen në të majtë të fushës, të ndara me dy intervale nga titulli dhe nga njëra-tjetra.

Pjesa hyrëse përfundon me rendin e ditës. Pikat e rendit të ditës janë renditur sipas shkallës së kompleksitetit, rëndësisë dhe kohës së parashikuar të diskutimit. Pyetjet formulohen në rasën emërore, të numëruara me numra arabë dhe fillojnë me parafjalët "O", "Rreth". Nuk rekomandohet të formuloni një pyetje ose një grup pyetjesh me fjalën "Të ndryshme". Së bashku me pyetjen, emri i folësit tregohet me një tregues të pozicionit të tij.

Fjalët "Axhenda" janë të përqendruara në dy ose tre intervale nga lista e pjesëmarrësve.

Pjesa kryesore e tekstit të protokollit për çdo çështje të rendit të ditës është ndërtuar sipas skemës: DËGJUAR ... FOLUR ... VENDOSI (VENDOSI) ...

Në rubrikën "DEGJUAR" në protokollet e shkurtra, tregohet emri i folësit (folësi) dhe tema e fjalimit të tij. Në formën e plotë të protokollit jepet mbiemri dhe inicialet e folësit, përmbajtja e raportit të tij (mesazh, informacion, raport). Nëse teksti i raportit paraqitet nga folësi me shkrim, lejohet të shënohet pasi të tregohet tema e fjalimit: “teksti i raportit është bashkëngjitur”. Në rubrikën "FOLËSIT" në protokollet e shkurtra tregohen vetëm emrat e personave që kanë folur në diskutim, në protokollet e plota regjistrohen edhe fjalimet e tyre, duke përfshirë pyetjet drejtuar folësit. Nëse është e nevojshme, pas emrit të folësit, tregohet pozicioni i tij. Në rubrikën “VENDOSI (VENDOSI)” shënohet vendimi, i cili formulohet shkurt, saktë, konciz për të shmangur interpretimin e dyfishtë. Bashkë me vendimin tregohet edhe numri i votave “pro”, “kundër”, “abstenime”, si dhe lista e personave që nuk kanë marrë pjesë në votim. Vendimi mund të përmbajë një ose më shumë artikuj, ato janë të renditura sipas rëndësisë, secili prej tyre është i numëruar.

Fjala "DËGJUAR" i paraprin një numër në përputhje me rendin e ditës. Fjalët "DËGJUAR", "FOLUR", "ZGJIDHET (VENDOSI)" shkruhen nga margjina e majtë me shkronja të mëdha dhe përfundojnë me dy pika. Teksti i seksioneve "DËGJUAR", "FOLUR", "VENDOSI (VENDOSI)" printohet me një distancë prej 1,5 rreshtash nga vija e kuqe. Çdo mbiemër dhe inicialet e folësve shtypen nga një rresht i ri në rasën nominative, regjistrimi i fjalimit ndahet nga mbiemri me vizë.

Një pjesëmarrës në një mbledhje ose mbledhje mund të paraqesë një mendim kundërshtues për vendimin e marrë, i cili përcaktohet në një fletë të veçantë dhe i bashkëlidhet procesverbalit. Prania e mendimit të kundërt shënohet në procesverbal pas regjistrimit të vendimit.

Teksti i protokollit të shkurtër gjithashtu përbëhet nga dy pjesë. Në pjesën hyrëse tregohen inicialet dhe mbiemrat e kryesuesit (kryetarit), si dhe pozitat, inicialet, mbiemrat e personave të pranishëm në mbledhje.

Fjala "I pranishëm" shtypet nga kufiri i margjinës së majtë, i nënvizuar, në fund të fjalës vendoset dy pika. Më poshtë emrat e pozicioneve, inicialet dhe mbiemrat e të pranishmëve. Titujt e punës mund të jenë të përgjithshëm. Titujt e punës me shumë rreshta të të pranishmëve tregohen me 1 rreshta. Lista është e ndarë nga pjesa kryesore e protokollit me një vijë të fortë.

Pjesa kryesore e protokollit përfshin çështjet në shqyrtim dhe vendimet e marra për to. Emri i pyetjes numërohet me një numër romak dhe fillon me parafjalën "O" ("Rreth"), shtypet në qendër me madhësinë e shkronjave nr. 15 dhe nënvizohet me një rresht poshtë rreshtit të fundit. Poshtë rreshtit janë emrat e zyrtarëve që folën gjatë diskutimit për këtë çështje. Mbiemrat shtypen me 1 rresht. Pastaj tregohet vendimi i marrë për këtë çështje.