Modeli i hartimit të saktë të procesverbaleve të mbledhjeve. Hartimi dhe ekzekutimi i protokollit

Organizimi i takimeve, sesioneve, konferencave, takimeve është i nevojshëm për të zgjidhur çështjet që kanë lindur.

Për të regjistruar të gjithë rrjedhën e mbledhjes dhe për të treguar vendimet e marra, përdoret një protokoll.

Procesverbali i mbledhjes

Përpara mbajtjes së një takimi, është e nevojshme të mblidhen informacionet e nevojshme për çështjen e ngritur dhe të përcaktohet rrethi i subjekteve që duhet të jenë të pranishëm. Këta persona duhet të njoftohen për vendin dhe orën e mbledhjes, si dhe të njohin të gjithë personat e pranishëm në mbledhje me çështjen e ngritur.

Në mënyrë që protokolli të mbahet në mënyrë korrekte, është e nevojshme të caktohet paraprakisht personi përgjegjës për përgatitjen e tij. Në këtë rast, është e nevojshme që personi i caktuar të ketë gjuhë të shkruar kompetente dhe shpejtësi të shpejtë të regjistrimit të informacionit. Informacioni mund të regjistrohet si duke përdorur makina elektronike ashtu edhe duke pasqyruar informacionin në median e shkruar. Nëse procesverbali përpilohet në mënyrë elektronike, atëherë në fund të mbledhjes ai duhet të printohet dhe t'u jepet të gjithëve të pranishëm për shqyrtim dhe nënshkrim.

Para fillimit të mbledhjes, është e nevojshme që sekretarit që mban procesverbal t'i jepet një listë e personave të pranishëm, qëndrimet e tyre, draft zgjidhjet e çështjes nga secili pjesëmarrës ose tezat për çështjen e mbledhjes. Ky dokument do ta ndihmojë sekretarin të fusë informacione më të sakta dhe më të plota në protokoll.

Përmbajtja e protokollit

Si rregull i përgjithshëm, protokolli duhet të përbëhet nga tre pjesë: kokë, hyrëse dhe kryesore.

• emri i organizatës (i plotë dhe i shkurtuar);
• emri i dokumentit;
• numrin, datën dhe vendin e hartimit të këtij protokolli. Data e përgatitjes duhet të jetë gjithmonë data e takimit.

Pjesa hyrëse tregon sekretarin e mbledhjes dhe kryetarin e zgjedhur nga radhët e anëtarëve të mbledhjes dhe rendin e ditës. Kryetari është zakonisht drejtuesi i organizatës ose drejtuesi i një njësie strukturore. Më pas, sipas rendit alfabetik, pasqyrohen të gjithë personat e pranishëm në mbledhje, duke treguar qëndrimet e tyre.

Nëse një numër i madh personash janë të pranishëm në mbledhje, ata nuk janë të shënuar në vetë protokollin, por tregohen në një shtojcë të tij, e cila quhet fletë pjesëmarrje. Pranë çdo emri rekomandohet vendosja e nënshkrimeve të çdo personi që ka ardhur në mbledhje. Procesverbali i përgjithshëm tregon vetëm numrin e përgjithshëm të personave që morën pjesë në mbledhje.

Në pjesën kryesore thuhet:

• çështjet e diskutuara në takim;
• personat që flasin me mesazhe, propozime, raporte (emri i plotë i folësit, titulli i raportit, një përmbledhje e shkurtër e dispozitave kryesore të raportit tregohet nëse ruhet forma e plotë e protokollit);
• vendimet e marra për çështjen në fjalë.

Protokolli

Në nivel legjislativ, përmendet në nenin 28.2 të Kodit të Federatës Ruse për Kundërvajtjet Administrative, datë 30 dhjetor 2001 Nr. 195-FZ, i cili zbulon thelbin kryesor dhe rregullat uniforme për hartimin e dokumentit të specifikuar. një kundërvajtje administrative kërkon sqarim dhe përfshirje të informacionit të mëposhtëm.

• Dita, muaji, viti dhe lokaliteti i përpilimit.
• Titulli i punës, mbiemri, inicialet e punonjësit të autorizuar që ka përpiluar dokumentin.
• Të dhëna për një person ose organizatë që shkel ligjin (mbiemri, inicialet, të dhënat e pasaportës, adresa e banimit dhe regjistrimi i personit; adresa ligjore, të dhëna për drejtorin në lidhje me organizatën).
• Informacion për viktimat dhe dëshmitarët në rast, nëse ka (mbiemrat, inicialet, të dhënat e pasaportës, adresat e banimit).
• Informacion në lidhje me veprën e kryer (data, vendi i kryerjes, thelbi i asaj që ka ndodhur).
• Lidhje me nenin e ligjit që është shkelur.
• Shpjegimet e një personi ose përfaqësuesi të një organizate për rastin.
• Informacione të tjera të krijuara për të ndihmuar në shqyrtimin e plotë të rastit.

Shkrimi i një protokolli për kundërvajtjet administrative përfshin dhënien e shpjegimeve për një individ ose përfaqësues të një organizate për të drejtat dhe detyrimet e shkelësit të përcaktuara nga legjislacioni administrativ. Një procesverbal i sqarimeve të marra bëhet në dokumentin që po hartohet.

Personat për të cilët është hartuar protokolli (qytetari ose përfaqësuesi i autorizuar i organizatës) duhet të jenë të njohur me të. Nëse dëshironi, këta persona mund të lënë një procesverbal të mosmarrëveshjes së tyre me protokollin ose një shpjegim të thelbit të tekstit, i cili i bashkëngjitet protokollit. Dokumenti i specifikuar vërtetohet duke vendosur nënshkrime nga punonjësi i autorizuar që ka përpiluar protokollin dhe shkelësi (qytetar ose punonjës i besuar i organizatës) për të cilin është hartuar protokolli. Nëse shkelësit refuzojnë të nënshkruajnë protokollin, kjo regjistrohet veçmas në dokument.

Kopja e dytë e protokollit për kundërvajtje administrative i lëshohet personit për të cilin është hartuar protokolli. Personi i përfshirë nënshkruan për marrjen e kopjes. Viktima në këtë rast, nëse ka, gjithashtu merr një kopje. Nëse personi për të cilin është hartuar protokolli nuk është i pranishëm në këtë ngjarje, një kopje e protokollit i dërgohet atij me postë. Ligji parashikon 3 ditë për këtë.

Afati për hartimin e një protokolli për kundërvajtje administrative

Afati kohor për hartimin e një protokolli për kundërvajtjen administrative mund të ndahet në 3 grupe, në varësi të situatës.Protokolli për kundërvajtjen administrative mund të hartohet:

• menjëherë;
• brenda 2 ditëve;
• pas një hetimi administrativ.

Menjëherë, pra në momentin që konstatohet një shkelje e ligjit, shkruhet një protokoll kur janë vendosur të gjitha informacionet e nevojshme për plotësimin e formularit të protokollit dhe sqarimin e rrethanave të ngjarjes. Nëse keni nevojë të mësoni më shumë informacion, ligji parashikon mundësinë e hartimit të një protokolli brenda 2 ditëve nga data e shkeljes së konstatuar. Nëse për shkak të shkeljes së ligjit është i nevojshëm hetimi, atëherë pas hetimit përpilohet një protokoll.

Hetimi administrativ kryhet kur informacioni mund të merret vetëm nëpërmjet ekzaminimeve ose veprimeve të tjera procedurale që kërkojnë kohë të konsiderueshme. Një hetim administrativ në shumicën e rasteve nuk duhet të zgjasë më shumë se 1 muaj. Sidoqoftë, në disa situata, mundësia e të cilave specifikohet në paragrafin 5 të Artit. 28.7 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse, kjo periudhë mund të zgjatet. Nëse shkelja e kryer kërkon një hetim më të gjatë administrativ, afati i lejuar për hartimin e një protokolli për kundërvajtjen administrative mund të rritet në 6 muaj.

Shembull i hartimit të një protokolli për një kundërvajtje administrative

Nuk ka asnjë formë të vetme të protokollit për kundërvajtjet administrative të miratuar me ligj. Çdo agjenci qeveritare, me dokumentet e saj të brendshme, miraton formularin e protokollit të përdorur në punën e saj. Megjithatë, për nga përmbajtja dhe pamja, këto forma nuk ndryshojnë shumë.

Në qendër të sipërme të faqes është emri i dokumentit - "Protokolli për kundërvajtje administrative" dhe shenja "Jo", e cila kërkon vendosjen e një numri serial gjatë plotësimit të protokollit. Më poshtë në të majtë duhet të shkruani datën, muajin, vitin e plotësimit të protokollit, dhe në të djathtë - vendin e përpilimit, domethënë emrin e lokalitetit ku është zbuluar një shkelje e ligjit dhe është protokolli. hartohet.

Më pas, regjistrohen informacionet në lidhje me punonjësin që harton protokollin (pozicioni, mbiemri dhe inicialet), si dhe informacioni për personin e përfshirë. Për më tepër, nëse regjistrohen informacione për një qytetar, atëherë ata tregojnë jo vetëm mbiemrin, inicialet dhe të dhënat e pasaportës, por edhe adresën - si regjistrimin ashtu edhe vendbanimin aktual, numrin e telefonit, informacionin e punës. Në lidhje me organizatën, tregohen emri, adresat ligjore dhe postare, numri kryesor i regjistrimit të shtetit (OGRN), si dhe pozicioni, mbiemri, inicialet, detajet e dokumentit që cakton një përfaqësues të personit juridik. Si rregull, këtë rol e luan drejtori, dhe dokumenti është një urdhër emërimi.

Vendi kryesor i protokollit për kundërvajtjen administrative është i rezervuar për përshkrimin e ngjarjes së veprës së kryer. Më poshtë janë kolonat boshe që ju lejojnë të shkruani informacione për dëshmitarët dhe viktimat. Protokolli përfundon me nënshkrimin e shkelësit dhe një nënshkrim me një transkript të punonjësit që ka plotësuar protokollin. Personi për të cilin është hartuar protokolli konfirmon gjithashtu me nënshkrimin e tij se i janë shpallur të drejtat dhe detyrimet, se ka lexuar protokollin dhe se ka marrë një kopje të dokumentit. Informacioni në lidhje me marrjen e një kopje të protokollit vërtetohet jo vetëm me një nënshkrim, por edhe duke vendosur datën e dorëzimit.

Gabimet në protokoll për një kundërvajtje administrative

Gabimet e bëra në protokoll për kundërvajtjen administrative gjatë regjistrimit, sipas rëndësisë së tyre, mund të ndahen në të rëndësishme dhe të parëndësishme. Në përputhje me Rezolutën e Plenumit të Gjykatës Supreme të Federatës Ruse, datë 24 mars 2005 nr. 5 "Për disa çështje që lindin për gjykatat gjatë zbatimit të Kodit të Federatës Ruse për kundërvajtjet administrative", një e metë e rëndësishme në dokumenti është mungesa në protokoll i informacionit të përmendur në Art. 28.2 pjesa 2 e Kodit të Kundërvajtjeve Administrative (klauzola 4 e Aktvendimit). Kjo do të thotë se në protokollin për kundërvajtje administrative duhet të plotësohen të gjitha kolonat dhe të regjistrohen të gjitha informacionet e përmendura më sipër.

Nëse protokolli është hartuar në prani të shkelësit, atëherë duhet të ketë nënshkrime që konfirmojnë artikulimin e të drejtave dhe detyrimeve, njohjen me protokollin pas regjistrimit. Nëse dokumenti është hartuar pa shkelësin dhe nuk ka fakte të mjaftueshme për informimin e tij për datën dhe vendin e hartimit të protokollit, atëherë kjo do të jetë një shkelje e konsiderueshme e të drejtave procedurale dhe mund të çojë në anulimin dhe përfundimin e protokollit. të procedurës. Në përgjithësi, çdo gabim në protokoll, i cili, sipas mendimit të Plenumit të Gjykatës Supreme të Federatës Ruse, është i rëndësishëm, mund të çojë në anulimin e protokollit dhe përfundimin e procedurave.

E RËNDËSISHME! Çdo korrigjim në protokoll, veçanërisht në informacionin e listuar në Art. 28.2 pjesa 2 e Kodit të Kundërvajtjeve Administrative, duhet të vërtetohet me nënshkrimin e zyrtarit që harton protokollin dhe nënshkrimin e shkelësit, që vërteton se ai është i njohur me këto korrigjime dhe është dakord.

Plenumi i konsideron gabime të vogla në protokoll si të gjitha ato mangësi në informacion që mund të kompensohen në procesin e shqyrtimit të çështjes në themel. Mangësitë e vogla, dhe kjo përmendet në mënyrë specifike në rezolutë, përfshijnë gjithashtu plotësimin e protokollit në mungesë të shkelësit, nëse ai ishte i informuar siç duhet për datën dhe vendin e përpilimit të protokollit, por ai nuk u paraqit në vendin e caktuar. në kohën e caktuar pa arsye ose për një arsye të pajustifikuar. Gabimet drejtshkrimore në tekstin e protokollit nuk janë të rëndësishme dhe nuk kanë pasoja, përveç nëse, natyrisht, janë gabime në mbiemra.

Vendosja e dënimit pa hartuar një protokoll për kundërvajtje administrative

Në disa situata, hartimi i një protokolli për një kundërvajtje administrative mund të mos ndodhë. Nëse evidentohet një shkelje që nuk përbën rrezik të madh publik dhe për të cilën parashikohet dënim në formë paralajmërimi ose gjobë, atëherë nuk nevojitet protokoll.

Në përputhje me Art. 28.6 i Kodit Administrativ, hartimi i një protokolli nuk kërkohet nëse vendoset menjëherë gjobë ose paralajmërim në vend. Kjo situatë kërkon lëshimin e një rezolute në një rast të kundërvajtjes administrative, një kopje e së cilës merret gjithashtu nga shkelësi - personalisht ose me postë, nëse ai refuzon marrjen personale.

Por nëse shkelësi nuk është dakord me vendimin e marrë (me shkeljen e vetë ligjit ose me dënimin e zbatuar ndaj tij), megjithatë përpilohet një protokoll për kundërvajtjen administrative dhe i bashkëlidhet vendimit.

Faqja e re 1

Përgatitja për hartimin e procesverbalit fillon me caktimin e datës dhe orës së mbledhjes, duke përcaktuar gamën e çështjeve që do të shqyrtohen në të. Ky vendim zakonisht formalizohet në rendin e ditës, i cili gjatë përpilimit të procesverbalit do të jetë një nga pjesët e tij dhe para mbledhjes është një dokument me ndihmën e të cilit njoftohen pjesëmarrësit e mbledhjes. Procesverbali hartohet në bazë të procesverbaleve që janë mbajtur në mbledhje nga sekretari me dorë ose me regjistrues zëri.

Protokolli hartohet në një formë të përgjithshme, e cila zakonisht përfshin detajet e mëposhtme: emrin e institucionit (organizatës, ndërmarrjes), llojin e dokumentit (protokollit), vendet për vendosjen e numrit dhe datës, vendin e tekstit të protokollit, vend për titullin e tekstit.

Data e protokollitështë dita e mbledhjes (procesverbalet, si rregull, përpilohen pas mbledhjes). Nëse mbledhja zgjati disa ditë, atëherë data e procesverbalit përfshin datat e fillimit dhe mbarimit të tij, për shembull: 21/01–24/2002.

Numri i protokollit (indeksi)është numri serial i takimit. Numërimi i protokolleve kryhet brenda vitit kalendarik ose mandatit të organit kolegjial.

Titulli për testin Protokolli ndryshon nga dizajni i këtij detaji në dokumente të tjera. Si rregull, titulli përmban një tregues të llojit të veprimtarisë kolegjiale (takim, mbledhje, mbledhje, etj.) dhe emrin e organit kolegjial ​​në rastin gjinor, për shembull: procesverbali i mbledhjes së bordit; takimet e stafit; mbledhjet e drejtuesve të njësive strukturore.

Teksti i protokollit përfshin pjesë hyrëse dhe kryesore.

Në pjesën hyrëse të protokollit, pas titullit jepen inicialet dhe mbiemrat e kryetarit dhe sekretarit të mbledhjes. Kryesuesi - zyrtari që zhvillon mbledhjen, qëndrimi i tij nuk është i shënuar në procesverbal; Sekretari - një person përgjegjës për organizimin e një takimi dhe dokumentimin e aktiviteteve të tij, d.m.th. përgatitjen dhe ekzekutimin e protokollit. Në organet e përhershme kolegjiale sekretari është zyrtar (Sekretar i Këshillit Akademik, Sekretar i Kolegjiumit etj.).

Nga një rresht i ri pas fjalës “Të pranishëm”, renditen sipas rendit alfabetik inicialet dhe mbiemrat e anëtarëve të përhershëm të organit kolegjial, si dhe inicialet, mbiemrat dhe pozitat e personave të ftuar në mbledhje nga organizata të tjera. Sekretari përpilon listën e pjesëmarrësve në mbledhje ditën e mbledhjes, sepse lista mund të mos përkojë me atë që ishte menduar fillimisht. Përgatitja e procesverbalit fillon me përpilimin e listës së pjesëmarrësve në takim.

Gjatë hartimit të procesverbalit të një mbledhjeje të zgjeruar, emrat e pjesëmarrësve nuk janë të shënuar në procesverbal, por numri i tyre i përgjithshëm tregohet me një numër. Përcaktohet në bazë të rezultateve të regjistrimit. Listat e regjistrimit i kalojnë sekretarit të mbledhjes dhe bëhen një nga anekset e procesverbalit. Në këtë rast, protokolli tregon: Të pranishëm: 57 persona. (lista është e bashkangjitur).

Rendi i ditës është përfshirë në pjesën hyrëse të procesverbalit. Ai përbëhet nga një listë çështjesh që diskutohen në takim dhe përcakton sekuencën e diskutimit të tyre dhe emrat e folësve (raportuesve). Rendi i ditës i takimit, i hartuar paraprakisht, duhet të përfshijë numrin optimal të çështjeve që mund të shqyrtohen dhe diskutohen në mbledhje. Përmbajtja e tij përcaktohet nga drejtuesi që do të drejtojë mbledhjen. Çdo pikë e rendit të ditës numërohet me numra arabë dhe fillon me parafjalën "Rreth" ose "Rreth" (përgjigjet në pyetjen "Për çfarë?"). Për çdo artikull tregohen inicialet dhe mbiemri i raportuesit - zyrtari që ka përgatitur raportin për këtë çështje.

Teksti i pjesës kryesore të protokollit hartohet në përputhje me sekuencën e çështjeve të përcaktuara nga rendi i ditës.

Trupi i tekstit duhet të përmbajë aq pjesë sa ka pika në rendin e ditës. Seksionet numërohen me të njëjtin numër si rendi i ditës. Secili seksion përbëhet nga tre pjesë: "DËGJUAR", "FOLUR", "VENDOSUR", të cilat shtypen nga margjina e majtë. Pas fjalës “DËGJUAR” në testin e protokollit, paraqiten regjistrimet e fjalimit të folësit kryesor; pas fjalës "FOLUR" - shënimet e deklaratave të bëra nga pjesëmarrësit në diskutimin e çështjes; pas fjalës “ZGJIDHET” – deklarata e dispozitave të pikës përkatëse të rendit të ditës. Nëse merren disa vendime për një çështje, ato numërohen me numra arabë, shifra e parë tregon numrin e pikës së rendit të ditës, e dyta - numrin e vendimit të marrë. Për shembull:

Praktika e zakonshme e hartimit të procesverbalit nuk parashikon regjistrimin e rezultateve të votimit, megjithatë, në një numër procesverbalesh (për shembull, procesverbali i mbledhjes së përgjithshme të aksionarëve) numri i përgjithshëm i personave që morën pjesë në votim dhe shpërndarja e shënohen votat “Për”, “Kundër”, “Abstenuar”.

Vendimet e marra në mbledhje vihen në vëmendje të punonjësve duke dërguar kopje të procesverbalit ose ekstrakte të pjesës dispozite. Gjithashtu praktikohet përgatitja e dokumenteve të tjera administrative në bazë të vendimeve të miratuara, për shembull, një vendim i një organi kolegjial ​​ose një urdhër nga drejtuesi i një organizate.

Në tekstin e protokollit, çdo mbiemër dhe inicialet e folësit shtypen në një rresht të ri në formën e rasës nominative. Deklarata e hyrjes së të folurit (zakonisht në formën e vetës së tretë njëjës) ndahet nga mbiemri me vizë.

Në varësi të llojit të mbledhjes dhe statusit të organit kolegjial, zgjidhet forma e protokollit. Mund të jetë i shkurtër, i plotë ose stenografi. Formularët e protokollit ndryshojnë nga njëri-tjetri vetëm në tërësinë e mbulimit të punimeve të mbledhjes, nuk kanë dallime në dizajn.

Protokolli i shkurtër – ky është një dokument që regjistron çështjet e diskutuara në mbledhje, emrat e folësve dhe vendimet e marra. Procesverbali i tillë, si rregull, mbahet vetëm në rastet kur mbledhja është e stenografuar ose kur mbledhja është e karakterit operacional. Duke përdorur një protokoll të tillë, është e pamundur të imagjinohet rrjedha e diskutimit të çështjes, mendimet e shprehura, komentet, procesi i zhvillimit të pjesës administrative të protokollit, d.m.th. vendimi i menaxhmentit.

NË protokoll i plotë regjistrohen jo vetëm çështjet e diskutuara, vendimet e marra dhe emrat e folësve, por edhe përmbajtja e raporteve dhe fjalimeve të pjesëmarrësve në mbledhje, të gjitha mendimet e shprehura, pyetjet dhe vërejtjet e shprehura, komentet, qëndrimet. Minutat e plota ju lejojnë të dokumentoni një pamje të detajuar të takimit.

Protokolli fjalë për fjalë përpilohet mbi bazën e një raporti fjalë për fjalë të mbledhjes (transkriptit) dhe përcjell fjalë për fjalë procesin e diskutimit të çdo çështjeje dhe të zhvillimit të një vendimi për të. Pas pjesës hyrëse në një protokoll të tillë, bëhet shënimi “Takimi u mor në stenografi”. Transkripti është një bashkëngjitje e detyrueshme e protokollit.

Procesverbali përpilohet nga regjistrimet e shkruara me dorë, stenografike ose kasetë të marra gjatë mbledhjes. Sekretari mban shënime me dorë, cilësia e protokollit varet nga kualifikimet e tij. Në këtë rast, kërkohet aftësia për të kuptuar thelbin e çështjeve që diskutohen dhe për të qenë në gjendje t'i shkruani ato me saktësi. Këto të dhëna janë draft materiale për përgatitjen e mëtejshme të protokollit. Në një sërë rastesh, folësit në një mbledhje i japin sekretarit shënimet (tezat) e fjalimeve të tyre, të cilat më pas përfshihen në tekstin e procesverbalit. Megjithatë, më shpesh sekretari duhet të mbështetet vetëm në aftësitë e tij në shkrimin kursive, mbajtjen e shënimeve dhe stenografinë. Pas mbledhjes, shënimet e sekretarit shtypen, redaktohen dhe depozitohen si dokument zyrtar. Koha e përgatitjes së protokollit aktualisht është caktuar tre ditë.

Pothuajse të gjitha organizatat mbajnë takime në të cilat diskutohen çështjet operative. Shumë shpesh takime të tilla quhen operacionale. Ato kryhen nga menaxherë në nivele të ndryshme: nga drejtuesi i organizatës deri tek drejtuesit e divizioneve strukturore. Takimet operative mbahen në intervale të rregullta (zakonisht një herë në javë) dhe zakonisht regjistrohen. Nëse njësia strukturore ose drejtuesi që mban mbledhjen nuk ka sekretar, njërit prej punonjësve të njësisë mund t'i besohet mbajtja e procesverbalit të mbledhjes operacionale.

Rregulla të përgjithshme për hartimin e një protokolli

Fjalori ynë

Protokolli- një dokument që përmban një procesverbal të qëndrueshëm të ecurisë së diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, takime, konferenca dhe sesione të organeve kolegjiale.

Procesverbali përpilohet në bazë të regjistrimeve zanore ose shënimeve të përafërta me dorë të mbajtura gjatë mbledhjes nga sekretari ose punonjësi tjetër, si dhe materialet e përgatitura për mbledhjen (tekste raportesh, fjalime, vërtetime, projektvendime, rend dite, lista të pjesëmarrësit, etj.).

Nëse në një mbledhje është bërë një regjistrim zanor, ai ribotohet pas mbledhjes, pastaj teksti i shkruar redaktohet dhe, në formë të përpunuar, përfshihet në procesverbal. Afati i caktuar për hartimin e procesverbalit të mbledhjes nuk duhet të kalojë tre deri në pesë ditë nga data e mbledhjes. Procesverbali i mbledhjeve operative hartohet dhe zbatohet në ditën e mbledhjes ose brenda një ose dy ditësh pas mbledhjes.

Protokollet mund të jenë të plota ose të shkurtra. Protokolli i plotë përmban një procesverbal të të gjitha fjalimeve në mbledhje, pyetjet e bëra nga folësi, fjalimet e personave që morën pjesë në diskutim dhe vendimet e marra.

Protokolli i shkurtër përfshin vetëm emrat e atyre që folën, temën e fjalimit, një përmbledhje të fjalimit dhe vendimet e marra.

Ecuria e takimeve operacionale, si rregull, regjistrohet në procesverbal të shkurtër.

Procesverbali i mbledhjes përpilohet në një formular të përgjithshëm, në një fletë standarde letre A4 ose në një formular procesverbal të krijuar posaçërisht.

Detajet e detyrueshme të protokollit janë:

• emri i kompanisë;
• emri i llojit të dokumentit (MINUTES) që tregon llojin e takimit;
• data e takimit;
• numri i regjistrimit të protokollit;
• vendndodhja e takimit;
• nënshkrimet.

Data e protokollit është data e ngjarjes.

Problemet dhe zgjidhjet

Hartimi i procesverbaleve të takimeve operative është shpesh i vështirë. Le të shohim më të zakonshmet.

■ Problemi: sekretari ose një nga punonjësit e vegjël që mban procesverbalin mund të mos e kuptojë thelbin e çështjes që diskutohet dhe për këtë arsye ka vështirësi në regjistrimin e ecurisë së diskutimit të çështjes.

Çfarë duhet bërë? Në situata të tilla, sekretari duhet të kontaktojë anëtarin e stafit që foli në mbledhje ose çdo anëtar tjetër të stafit që mund të japë sqarime.

■ Problemi: Meqenëse takimet operacionale shpesh mbahen pa rregulla strikte, sekretari mund të mos ketë kohë të regjistrojë gjithçka që ndodh gjatë takimit.

Çfarë duhet bërë? Në këtë rast, regjistrimi i audios gjatë takimit dhe hartimi i procesverbalit bazuar në transkriptin e tij mund të ndihmojë.

■ Problemi: Gjatë diskutimit të një çështjeje, mund të shprehen informacione thelbësore dhe të parëndësishme apo edhe të parëndësishme, dhe sekretari mund ta ketë të vështirë të identifikojë informacionin kryesor (thelbësor), i cili duhet të regjistrohet në procesverbal.

Çfarë duhet bërë? Në këtë rast, para se të hartojë protokollin, sekretari duhet të analizojë të gjitha informacionet, të ndajë të rëndësishmen nga të parëndësishmet dhe të përfshijë në protokoll vetëm informacionin më të rëndësishëm.

Teksti i protokollit të shkurtër

Teksti i protokollit përbëhet nga dy pjesë: hyrëse dhe kryesore.

Në pjesa hyrëse Protokolli i shkurtër tregon emrat e kryetarit dhe sekretarit, pozitat dhe emrat e pjesëmarrësve (të pranishmëve) dhe personave të ftuar, si dhe axhendën. Nëse ka më shumë se 15 pjesëmarrës në takim, procesverbali mund të tregojë numrin e përgjithshëm të pjesëmarrësve, dhe një listë e të pranishmëve, duke treguar pozicionet dhe emrat e tyre, jepet në shtojcën e procesverbalit, për shembull:

Të pranishëm: anëtarë të menaxhmentit në shumën prej 16 personash. (lista është e bashkangjitur).

Emrat e personave të ftuar në takim tregohen pas fjalës "Të ftuar", duke treguar pozicionin e personit dhe emrin e organizatës.

Rendi i ditës tregon çështjet që janë objekt i shqyrtimit; pozicioni dhe mbiemri i raportuesit (folësit) mund të tregohet gjithashtu. Nëse ka disa pyetje, ato numërohen me numra arabë dhe renditen sipas radhës së diskutimit. Pikat e rendit të ditës formulohen me parafjalën "rreth" ("rreth"), për shembull:

shënim

Pikat e rendit të ditës duhet të formulohen saktë dhe qartë, duke pasqyruar thelbin e çështjes që diskutohet. Nuk rekomandohet që në rendin e ditës të përfshihet një pikë "Të ndryshme" ose "Çështje të ndryshme".

Teksti Pjesa kryesore Protokolli i shkurtër përbëhet nga seksione të veçanta sipas numrit të çështjeve të rendit të ditës. Seksionet numërohen me numra arabë në përputhje me rendin e ditës. Secila prej tyre është ndërtuar sipas skemës së mëposhtme:

Këto fjalë kyçe për protokollin shtypen me shkronja të mëdha nga skaji i margjinës së majtë dhe mund të shfaqen me shkronja të zeza. Pas fjalës DËGJUAR në rasën emërore shënohet mbiemri i folësit dhe pika e rendit të ditës, pas së cilës përmbajtja e fjalimit shprehet shkurt në vetën e tretë njëjës.

Në pjesën “VENDOSI: (VENDOSI:)”, vendimi i marrë shkruhet shkurt, saktë, në mënyrë lakonike, që të mos ketë interpretim të dyfishtë. Vendimet formulohen në formë urdhëruese: “Përgatit...”, “Siguro...”, “Informo...”. Për një çështje mund të merren disa vendime. Në këtë rast, ato numërohen me numra arabë të lidhur me numrin serial të artikullit në rendin e ditës, për shembull:

Nëse është e nevojshme, së bashku me vendimin tregohen edhe rezultatet e votimit: numri i votave për, kundër dhe abstenime.

Nga teoria në praktikë

Le të imagjinojmë që pas transkriptimit të një regjistrimi të bërë me dorë ose në një diktafon, kemi marrë një tekst mbi bazën e të cilit duhet të hartojmë një protokoll të shkurtër:

Pika e rendit të ditës: 2. Për ecurinë e rikonstruksionit të magazinës së produkteve të gatshme nr.2

Teksti i fjalimit:

Vasiliev P.R. Sipas planit të rindërtimit, ne duhej të fillonim instalimin e rafteve dhe instalimin e mekanizmave ngritës në fund të muajit në datën 25. CJSC "Profil" - furnizuesi ynë i pajisjeve të rafteve - shkel afatet. Në datën 20, ne duhej të merrnim grupin e parë, 10 ditë më vonë - të dytën. Ne kemi dorëzim në dy lote të barabarta, siç thuhet në kontratë. Kemi paguar plotësisht, pra parapagim 100%, sepse herën e fundit që kemi konvertuar magazinën e parë nuk kemi pasur asnjë problem me to. Sot është data 28 dhe ende nuk e kemi marrë. I kemi dërguar fakse, i kemi telefonuar, dje na janë përgjigjur se grupi i parë është dërguar, por duhen dy-tre ditë, domethënë kemi pasur një vonesë për shkak të furnitorit. Unë mendoj se ata duhet të paraqesin zyrtarisht një ankesë me ta në lidhje me shkeljen e afateve të dorëzimit.

Për të bërë një regjistrim protokolli, është e nevojshme të theksohen informacionet më të rëndësishme. Për ta bërë këtë, le të përpiqemi të shtrojmë një sërë pyetjesh dhe të marrim përgjigje për to. Nga teksti i mësipërm mund të marrim përgjigje për pyetjet e mëposhtme:

Shohim që teksti përmban informacione që nuk pasqyrohen në përgjigjet: organizata ka paguar plotësisht mallrat dhe është bërë parapagimi 100%, pasi ka një përvojë pozitive bashkëpunimi me Profile CJSC. A është ky informacion i rëndësishëm për situatën që po shqyrtohet? Natyrisht, jo, prandaj, kjo nuk ka nevojë të përfshihet në protokoll. Kështu, bazuar në përgjigjet e pyetjeve që morëm, mund të hartojmë një protokoll të shkurtër të fjalimit:

2. DËGJUAR:

Vasiliev P.R.

Dërgesa e grupit të parë të pajisjeve të rafteve u krye nga furnitori ZAO Profil në kundërshtim me afatin, si pasojë nuk u respektuan afatet për rikonstruksionin e magazinës nr. 2. Grupi i parë i pajisjeve ishte menduar të mbërrin në 20 dhjetor, e dyta - 10 ditë më vonë. Instalimi i rafteve dhe instalimi i mekanizmave ngritës ishte planifikuar të fillonte më 25 dhjetor. Sipas furnitorit, grupi i parë i pajisjeve do të arrijë jo më herët se 30-31 dhjetor. Ai sugjeroi ngritjen e kërkesës për shkelje të afateve të dorëzimit.

shënim

Nëse në fjalim janë përdorur shprehjet "20", "25", etj., në protokoll duhet të tregohet muaji specifik, për shembull: "20 dhjetor", "25 dhjetor" etj.

Le të supozojmë se në një takim gjatë një diskutimi të situatës aktuale, propozimi për të paraqitur një kërkesë nuk u mbështet. U vendos që furnitorit t'i dërgohej një letër kërkesë në lidhje me nevojën për të respektuar afatet e dorëzimit të përcaktuara me kontratë. Vendimi në këtë rast duhet të regjistrohet në protokoll si më poshtë:

VENDOSI:

Përgatitni dhe dërgoni në ZAO Profil një letër kërkese në lidhje me nevojën për të respektuar afatet e dorëzimit për pajisjet e rafteve.

Ekzekutuesi përgjegjës - Vasiliev P.R.

Data e afatit - (datë).

Le të shohim një shembull tjetër.

Pika e rendit të ditës: 5. Për kryerjen e një auditimi të veprimtarive financiare dhe ekonomike të degës së shoqërisë në qytetin e Permit

Teksti i fjalimit:

Medvedev V.V. Gjatë këtij viti, departamenti financiar dhe departamenti ynë i kontabilitetit kanë hasur vazhdimisht në faktin se dega në Perm na ka paraqitur raporte me gabime. Dy herë ata vetë i zbuluan këto gabime, na njoftuan për këtë dhe më pas dërguan raporte të korrigjuara. Dy herë departamenti ynë i kontabilitetit zbuloi gabime në përllogaritje, si dhe faktin që shpenzimet e degës nuk ishin përfshirë në zërat për të cilët duhej bërë. Nëse këto gabime nuk korrigjoheshin në kohë, kjo mund të çonte në probleme me pagesën e taksave. Ekspertët tanë kanë vërejtur gjithashtu se afatet po shkelen vazhdimisht. paraqitjen e raporteve për shpenzimet e argëtimit. Në udhëtime pune na vizitoi dy herë shefi i kontabilitetit të degës, i zgjidhëm gabimet e degës, por situata mbeti thuajse e pandryshuar. Shefi i shërbimit administrativ dhe ekonomik Polozov R.A. gjithashtu u ankua se kishte disa probleme me kostot e transportit në Perm. Fakti është se fillimisht i paraqiten raportet për shpenzimet e transportit, dhe më pas ai paraqet një raport përmbledhës për të gjitha degët në departamentin e kontabilitetit. Duke marrë parasysh të gjitha këto, besoj se është e nevojshme të organizohet dhe të kryhet një auditim i aktiviteteve financiare dhe ekonomike të degës në Perm për të shmangur probleme në të ardhmen.

Mbikëqyrësi: Kush mendoni se duhet të përfshihet në komision dhe sa kohë do të duhet për të kryer një inspektim në vend?

Medvedev V.V. Mendoj se kemi nevojë për tre persona: një për departamentin e kontabilitetit, një tjetër për atë financiar, një i tretë për shërbimin administrativ dhe ekonomik dhe departamentin e logjistikës. Kemi diskutuar më parë me shefat e departamenteve se kush mund të shkojë, kështu që unë propozoj tre persona: zv. llogaritari kryesor Somov S.S., auditori Yastrebov A.A. dhe inxhinieri kryesor Sokolov B.B. Verifikimi mund të kryhet brenda 3-5 ditëve.

Le të analizojmë tekstin e fjalimit kryesor sipas të njëjtës skemë:

	1) Departamenti financiar dhe departamenti i kontabilitetit të shoqërisë mëmë 2) Dega në Perm
Çfarë (bëri) bën?	1) (Dega në qytetin e Permit) paraqet raporte me gabime, shpenzon shpenzime jo për artikujt për të cilët duhet bërë, shkel afatet. paraqitjen e raporteve për shpenzimet e argëtimit. 2) (Drejtori financiar dhe kontabiliteti i shoqërisë mëmë) analizuan gabimet e bëra me shefin e kontabilitetit të degës. 3) (Departamenti financiar dhe departamenti i kontabilitetit të kompanisë mëmë) propozojnë organizimin dhe kryerjen e një auditimi të aktiviteteve financiare dhe ekonomike të degës në Perm, duke dërguar tre punonjës të organizatës
	Gjatë këtij viti
	Asnjë rezultat pozitiv

Dhe në këtë rast, shohim se informacioni dytësor mbetet në tekst. Para së gjithash, këtu përmend shefi i shërbimit administrativ dhe ekonomik, R.A. Polozov, i cili gjithashtu u ankua se dega kishte disa probleme me shpenzimet e transportit. Ne e klasifikojmë këtë informacion si dytësor për arsye se raportet për kostot e transportit i janë paraqitur vetëm fillimisht përgjegjësit të shërbimit administrativ dhe ekonomik për përgatitjen e një raporti përmbledhës. Meqenëse procedura aktuale e raportimit për kostot e transportit është e ndryshme, ky informacion nuk është shumë i rëndësishëm për vlerësimin e situatës aktuale.

Informacioni dytësor duhet të përfshijë gjithashtu përmendjen se dy herë gabimet janë zbuluar nga vetë dega dhe dy herë nga departamenti i kontabilitetit të organizatës mëmë. Mund të themi thjesht se gabimet u zbuluan në mënyrë të përsëritur.

Protokollet përmbledhëse nuk pasqyrojnë pyetjet e bëra nga folësi. Sidoqoftë, nëse ka informacion të rëndësishëm në përgjigjen e pyetjes, ai regjistrohet në procesverbalin e fjalimit. Në shembullin e mësipërm, ky është informacion se kush propozohet të përfshihet në komision.

Bazuar në përgjigjet e marra, ne mund të hartojmë një regjistrim protokolli të fjalimit:

DËGJUAR:

Medvedev V.V.

Gjatë këtij viti, dega në Perm ka paraqitur vazhdimisht raporte me gabime, ka afishuar shpenzimet në zëra të gabuar për të cilat duhet bërë dhe ka dorëzuar raporte për shpenzimet e argëtimit në kundërshtim me afatet. Pavarësisht se janë analizuar gabimet me shefin e kontabilitetit të degës, situata nuk ka ndryshuar. E konsideron të nevojshme kryerjen e një auditimi të veprimtarisë financiare dhe ekonomike të degës, duke përfshirë edhe deputetin në komision. llogaritari kryesor Somov S.S., auditori Yastrebov A.A. dhe inxhinieri kryesor Sokolov B.B.

Nëse gjatë diskutimit të çështjes merret vendim për kryerjen e inspektimit, vendimi duhet të formulohet në protokoll si më poshtë:

VENDOSI:

Përgatitja e një projekt-urdhri për krijimin e një komisioni për auditimin e aktiviteteve financiare dhe ekonomike të degës në Perm, dakord për kohën e kontrollit me drejtorin e degës në Perm.

Ekzekutuesi përgjegjës - Medvedev V.V.

Data e përfundimit - (data)

V.F. Yankovaya,
Ph.D. ist. Shkencave, zv Drejtor i VNIIDAD

Prezantimi.

Dokumentacioni i aktiviteteve të menaxhimit mbulon të gjitha proceset që lidhen me regjistrimin (regjistrimin) në media të ndryshme dhe përpunimin, sipas rregullave të vendosura, të informacionit të nevojshëm për kryerjen e veprimeve të menaxhimit. Dokumentacioni kryhet në gjuhë natyrale (dokumente të shkruara me dorë dhe të daktilografuara, duke përfshirë telegramet, mesazhet telefonike, mesazhet e makinerive), si dhe në gjuhë artificiale duke përdorur media të reja (karta me grushta, shirita me grushta, shirita magnetikë, karta, disqe, etj. .)"

Përbërja e dokumenteve të menaxhimit përcaktohet nga kompetenca dhe funksionet e organizatës, procedura për zgjidhjen e çështjeve, vëllimi dhe natyra e marrëdhënieve me organizatat e tjera dhe fiksohet në tabelën e dokumenteve. Uniteti i rregullave për dokumentimin e veprimeve të menaxhimit në të gjitha nivelet e menaxhimit sigurohet nga përdorimi i Sistemit Shtetëror të Mbështetjes së Dokumentacionit për Menaxhimin (GSDMOU) dhe sistemeve të unifikuara të dokumentacionit (USD).

Sistemet e unifikuara të dokumentacionit janë një grup dokumentesh të ndërlidhura të krijuara sipas rregullave dhe kërkesave uniforme, që përmbajnë informacionin e nevojshëm për menaxhimin në një fushë të caktuar veprimtarie. DSD-të janë të destinuara për përdorim si me ndihmën e teknologjisë kompjuterike ashtu edhe me metodat tradicionale të përpunimit të informacionit.

Dokumentet e menaxhimit sipas emrit, formës dhe përbërjes së detajeve duhet të jenë në përputhje me USD, kërkesat e Institucionit Arsimor Buxhetor të Shtetit, rregulloret (statutet) për organizimin dhe dokumentet e tjera rregullatore që përmbajnë rregulla dokumentacioni.

Qëllimi i këtij testi është të japë konceptin e një protokolli, të pasqyrojë rregullat për hartimin e tij dhe gjithashtu të tregojë se çfarë formash protokollesh ekzistojnë.

1. Koncepti i një protokolli dhe qëllimi i tij.

Midis dokumenteve të menaxhimit, një vend të veçantë i takon protokolleve. Ato janë pjesë e një sistemi të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ.

Procesverbal - një dokument që regjistron ecurinë e diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, seanca, seanca, konferenca

Duhet të kihet parasysh se në aktivitetet e organizatave dhe ndërmarrjeve, shpesh hartohen dokumente të quajtura "Protokoll", por ato nuk bien nën përkufizimin e mësipërm. Kështu, në fushën e marrëdhënieve kontraktuale, hartohen protokollet e dashjes, protokollet e mosmarrëveshjeve, protokollet e miratimeve; Ndër dokumentet kryesore të mbledhjes së përgjithshme të aksionarëve, legjislacioni emërton procesverbalin e komisionit të numërimit etj. Këto lloj protokolle janë të ngjashme në qëllim me aktet: ato regjistrojnë dhe konfirmojnë fakte ose ngjarje.

Protokollet hartohen në çdo organizatë ku ka organe kolegjiale të përkohshme ose të përhershme, komisione etj. Forma e veprimtarisë së tyre është diskutimi i çështjeve aktuale në mbledhje apo mbledhje dhe vendimmarrja e përbashkët, shpesh me votim.

Me ardhjen e shoqërive aksionare në vendin tonë, vëmendja ndaj këtij lloj dokumenti është rritur. Organet më të larta drejtuese të shoqërisë aksionare janë kolegjiale dhe protokollet që pasqyrojnë veprimtarinë e tyre bëhen një nga dokumentet më të rëndësishme të menaxhimit. Bëhet fjalë për procesverbale të mbledhjeve të përgjithshme të aksionarëve, mbledhjeve të bordit të drejtorëve dhe bordit drejtues. Nuk është rastësi që Ligji Federal "Për Shoqëritë Aksionare" dhe aktet e tjera ligjore i kushtojnë vëmendje të veçantë përmbajtjes së këtyre dokumenteve.

2. Rregullat për hartimin e protokolleve

Procesverbal - një dokument që përmban një procesverbal të vazhdueshëm të ecurisë së diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjes në mbledhje, takime, konferenca dhe sesione të organeve kolegjiale.

Protokolli pasqyron aktivitetet e vendimmarrjes së përbashkët nga një organ kolegjial ​​ose grup punëtorësh. Nga procesverbalet e mbledhjeve të krijuara në veprimtaritë drejtuese të organizatave, është e nevojshme të dallohen procesverbalet e hetimit, disa organeve administrative dhe organeve të mbrojtjes së rendit publik (për shembull, protokolli i një inspektori sanitar, protokolli i një aksidenti trafiku, etj. .), si dhe protokollet e llojit kontraktual (protokollet e mosmarrëveshjeve, protokollet e pajtimit të mosmarrëveshjeve, protokollet e marrëveshjes së çmimit, etj.).

Mbledhjet e organeve kolegjiale të përhershme dhe të përkohshme (kolegjet e organeve ekzekutive federale, mbledhjet e kolektivëve të punës, mbledhjet e aksionarëve, mbledhjet e bordeve të drejtorëve, etj.) i nënshtrohen procesverbalit të detyrueshëm. Procesverbali përpilohet në bazë të regjistrimit të ecurisë së mbledhjeve, transkripteve, regjistrimeve zanore dhe materialeve të përgatitura për mbledhjen (tekste raportesh, fjalime, vërtetime, projektvendime, rend dite, lista të të ftuarve, etj.).

Procesverbali pasqyron të gjitha mendimet për çështjet në shqyrtim dhe të gjitha vendimet e marra. Procesverbalin e mban sekretari ose personi tjetër i caktuar. Kryetari dhe sekretari që drejtojnë mbledhjet janë përgjegjës për saktësinë e shënimeve në procesverbal. Detajet e kërkuara të protokollit janë:

· emri i kompanisë;

· emrin e llojit të dokumentit;

· datën dhe numrin e regjistrimit;

· vendi i përpilimit ose i botimit;

· titulli i tekstit;

· nënshkrimet.

3.Llojet e protokolleve

Ekzistojnë dy lloje të protokolleve: të plotë dhe të shkurtër.

Plot protokoll përmban një procesverbal të të gjitha fjalimeve në mbledhje.

Protokolli i shkurtër - vetëm emrat e folësve dhe një shënim i shkurtër rreth temës së fjalimit.

Vendimi se çfarë forme të procesverbalit duhet mbajtur në mbledhje merret nga drejtuesi i organit kolegjial ​​ose drejtuesi i organizatës.

Titulli i protokollit është emri i organit ose mbledhjes kolegjiale (Procesverbal i mbledhjes së komisionit të certifikimit...; procesverbal i mbledhjes...).

Teksti i protokollit të plotë përbëhet nga dy pjesë: hyrëse dhe kryesore.

Pjesa hyrëse është formatuar në të njëjtën mënyrë në formën e plotë dhe të shkurtër të protokollit. Ai tregon emrat e kryetarit dhe sekretarit, emrat ose numrin e përgjithshëm të pjesëmarrësve në takim dhe të ftuarve (nëse ka shumë pjesëmarrës, pranë treguesit të numrit të tyre bëhet një shënim - "Lista e pjesëmarrësve është bashkangjitur"), dhe rendin e ditës.

Emrat e të pranishmëve shënohen në protokoll, nëse nuk janë më shumë se 15, sipas rendit alfabetik, duke treguar vendin e punës dhe pozicionin e tyre; nëse ka më shumë të pranishëm, përpilohet një listë e veçantë. Procesverbalet e mbledhjeve dhe komisioneve të përhershme nuk tregojnë qëndrimet e të pranishmëve. Lista e të pranishmëve vizatohet në gjerësinë e plotë të rreshtit me një distancë prej një rreshti.

Në këtë rast, fjalët “Kryetar”, “Sekretar”, “I pranishëm” (pa thonjëza) shtypen në të majtë të fushës, të ndara me dy hapësira nga titulli dhe nga njëra-tjetra.

Pjesa hyrëse përfundon me rendin e ditës. Çështjet në rendin e ditës rregullohen sipas shkallës së kompleksitetit, rëndësisë dhe kohës së pritur për diskutim. Pyetjet formulohen në rasën emërore, të numëruara me numra arabë dhe fillojnë me parafjalët "O", "Ob". Nuk rekomandohet të formuloni një pyetje ose grup pyetjesh me fjalën "Të ndryshme". Së bashku me pyetjen, tregohet emri i folësit dhe pozicioni i tij.

Fjalët "Axhenda" përqendrohen në dy deri në tre hapësira nga lista e pjesëmarrësve.

Pjesa kryesore e tekstit të protokollit për çdo pikë të rendit të ditës është e strukturuar sipas skemës së mëposhtme: DEGJIM... FOLUR... VENDOSI (VENDOSI)...

Në seksionin "DËGJUAR", protokollet e shkurtra tregojnë emrin e folësit (folësi) dhe temën e fjalimit të tij. Formulari i plotë i protokollit përmban mbiemrin dhe inicialet e relatorit, përmbajtjen e raportit të tij (mesazh, informacion, raport). Nëse teksti i raportit paraqitet nga folësi në formë të shkruar, lejohet, pasi të tregohet tema e fjalimit, të shënohet: “teksti i raportit është i bashkangjitur”. Në seksionin “TË FOLURIT”, protokollet e shkurtra tregojnë vetëm emrat e personave që folën në diskutim; protokollet e plota regjistrojnë gjithashtu fjalimet e tyre, duke përfshirë pyetjet drejtuar folësit. Nëse është e nevojshme, pas emrit të folësit, tregohet pozicioni i tij. Në rubrikën “VENDOSI (VENDOSI)” shënohet vendimi i marrë, i cili formulohet shkurt, saktë dhe në mënyrë lakonike për të shmangur interpretimin e dyfishtë. Bashkë me vendimin tregohet numri i votave “për”, “kundër”, “të abstenuar”, si dhe një listë e personave që nuk kanë marrë pjesë në votim. Vendimi mund të përmbajë një ose disa pika, ato janë renditur sipas rëndësisë, secila prej tyre është e numëruar.

Para fjalës “DËGJUAR” vendoset një numër në përputhje me rendin e ditës. Fjalët "DËGJUAR", "FOLUR", "VENDOSI (VENDOSI)" shtypen nga margjina e majtë me shkronja të mëdha dhe mbarojnë me dy pika. Teksti i seksioneve “DËGJUAR”, “FOLUR”, “VENDOSI (VENDOSI)” printohet me një distancë prej 1,5 rreshtash nga vija e kuqe. Çdo mbiemër dhe inicial i folësve shtypet në një rresht të ri në rasën nominative, regjistrimi i fjalimit ndahet nga mbiemri me vizë.

Pjesëmarrësi në mbledhje ose mbledhje mund të paraqesë një mendim të veçantë për vendimin e marrë, i cili shprehet në një fletë të veçantë dhe i bashkëlidhet procesverbalit. Ekzistenca e mendimit të kundërt shënohet në procesverbal pas regjistrimit të vendimit.

Teksti i protokollit të shkurtër gjithashtu përbëhet nga dy pjesë. Pjesa hyrëse tregon inicialet dhe mbiemrat e drejtuesit (kryetarit), si dhe pozitat, inicialet dhe mbiemrat e personave të pranishëm në mbledhje.

Fjala “E tashme” shtypet duke filluar nga margjina e majtë, e nënvizuar dhe në fund të fjalës vendoset dy pika. Më poshtë janë titujt e punës, inicialet dhe mbiemrat e të pranishmëve. Titujt e punës mund të tregohen në mënyrë të përgjithshme. Titujt e punës me shumë rreshta të të pranishmëve tregohen me 1 rreshta. Lista është e ndarë nga pjesa kryesore e protokollit me një vijë të fortë.

Pjesa kryesore e protokollit përfshin çështjet në shqyrtim dhe vendimet e marra për to. Emri i pyetjes numërohet me një numër romak dhe fillon me parafjalën "O" ("Rreth"), e shtypur në qendër me madhësinë e shkronjave nr. 15 dhe e nënvizuar me një rresht poshtë rreshtit të fundit. Emrat e zyrtarëve që folën gjatë diskutimit të kësaj çështjeje tregohen poshtë rreshtit. Mbiemrat shtypen me 1 rresht. Pastaj tregohet vendimi i marrë për këtë çështje.