Alfresco Community este un sistem gratuit de gestionare a documentelor pentru întreprinderi. Revizuirea sistemului de management al documentelor Alfresco

Alfresco - revizuirea sistemului ECM în limba rusă

Sistem Open Source bazat pe web pentru colaborarea intranet, managementul conținutului (ECM) și managementul proceselor de afaceri (Alfresco Activity). Conține pagini de pornire personale, bibliotecă de documente, motor de căutare, spații de lucru virtuale, microbloguri, wiki, bloguri, forumuri, calendare.

Alternative la Alfresco

Prezentare generală a sistemului Alfresco

Sistemul Alfresco este unul dintre cele mai răspândite sisteme electronice de management al documentelor și managementului proiectelor din Occident. Acest lucru se datorează în mare măsură deschiderii codului (sursă deschisă completă) și diferenței față de majoritatea produselor open source în ceea ce privește stabilitatea operațiunii și capacitatea de a se scala pentru a se potrivi sarcinilor de afaceri de orice dimensiune. Acest lucru nu este surprinzător, deoarece „părintele” și proiectantul principal al sistemului Alfresco până în prezent este John Newton, unul dintre managerii și coproprietarii Documentum, liderul mondial pe piața sistemelor electronice de gestionare a documentelor la scară întreprindere. Companii precum Activision, Bursa Americană, Cisco, Electronic Arts etc. lucrează cu succes cu sistemul. Sistemul poate funcționa pe aproape orice platformă și cu orice bază de date. O serie de sisteme Alfresco pot face față cu ușurință încărcăturii a milioane de documente stocate și a zeci de mii de utilizatori.

Popularitatea scăzută a sistemului în Rusia este o consecință a faptului că până de curând nu existau companii capabile să ofere servicii profesionale de implementare, suport și instruire pentru utilizatorii sistemului Alfresco.

Avantajele Alfresco

Alfresco este un EDMS cu acces web. Acest lucru este convenabil deoarece:
Nu este nevoie să instalați software suplimentar pe mașinile utilizatorilor.
Nu există probleme cu actualizarea software-ului client.
Poate lucra de oriunde în lume, inclusiv de pe dispozitive mobile

Alfresco are cea mai avansată interfață web: convenabilă, rapidă și frumoasă.
Dar EDMS european și american, inclusiv Alfresco, deja acum 3 ani a încetat să se bazeze pe interfața web. Bineînțeles că există suport pentru el, dar este folosit pentru accesul de la distanță la documente și nimic mai mult.

Pentru că atunci când o persoană se află într-un birou sau sucursală conectată la o rețea VPN, nu este nimic mai convenabil și mai ușor decât să lucrezi cu foldere și fișiere într-un mod care îi este familiar. Editați documente în aplicațiile de birou. Oamenii sunt obișnuiți să lucreze așa, știu să lucreze și vor lucra așa. Și utilizarea oricăror alte interfețe, chiar și a web-ului, provoacă iritații de înțeles, o scădere a vitezei de lucru și, ca urmare, sabotarea implementării.

Dar cum să lucrezi cu foldere și fișiere standard, deoarece acestea nu acceptă versiunea, controlul accesului pe roluri, rutare etc.?

Soluția a fost găsită de mult timp și este folosită în EDMS europene și americane:

Imaginați-vă că există 2 foldere pe desktop (sau un alt număr de foldere, acesta este doar un exemplu):
„Documente pentru examinare”
„Documente corporative”

Deschide-l pe primul. Sunt 3 documente. Știi că, dacă sunt acolo, trebuie să iei o decizie în privința lor. Le deschidem în MS Word obișnuit făcând dublu clic. Și, iată, nu numai că puteți citi textul documentului, ci puteți deschide orice versiune, citi comentarii, luați decizii și trimite documentul spre examinare unor persoane arbitrare, fără a părăsi MS Word (MS Excel, MS Power Point). Mai mult, acolo vă puteți vedea sarcinile, primite și ieșite.

Trebuie să creați și să lansați un nou acord pentru aprobare? Nimic nu poate fi mai simplu. Creați un document în MS Word și trimiteți direct de acolo folosind ruta standard. Sau creați mai întâi un fișier și pur și simplu copiați-l în folderul „Documente corporative” / „Proiecte de acord”. Documentul va fi introdus imediat în EDMS și trimis pe traseul standard.

Nimeni nu refuză nici interfața Web. În interfața web Alfresco puteți efectua toate funcțiile de mai sus și multe altele. Web-ul este convenabil pentru călătorii de afaceri, pentru acces rapid de pe telefon sau laptop, pentru efectuarea de operațiuni complexe de grup cu documente și sarcini și generarea de rapoarte.

Există 2 versiuni principale ale sistemului Alfresco: Community Edition și Enterprise Edition.

Ediția comunitară complet gratuit, poate fi descărcat și instalat în orice companie. Cu toate acestea, sistemul nu are niciun alt suport decât asistența voluntară a membrilor comunității de utilizatori Alfresco. Dar, în ciuda acestui fapt, ediția comunitară rămâne una dintre cele mai comune opțiuni pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor din Europa. Sistemul acceptă capacitatea de a găzdui servere în cloud sau într-un cluster, fiind astfel o soluție viabilă atât pentru 10, cât și pentru 10.000 de utilizatori. Baze de date încorporate: MySQL și PostgreSQL.

Servicii ale companiilor pentru implementarea Alfresco Community Edition:

Instalare
- Rusificare
- Garanție pentru funcționarea proceselor de afaceri implementate

Enterprise Edition– ediție industrială a sistemului, care rulează sub controlul unor puternice baze de date Oracle sau MS SQL. Astfel de sisteme sunt certificate de Alfresco, iar utilizatorilor de sistem li se oferă o garanție pentru funcționarea stabilă a sistemului, asistență și actualizări.

Vânzări și implementare a sistemului certificat Alfresco Enterprise Edition:

Livrarea unui sistem certificat
- Instalare
- Implementarea proceselor de afaceri
- Garanție pentru funcționarea sistemului în ansamblu
- Garantie pentru procesele de afaceri implementate
- Linia anuală de asistență a sistemului
- Actualizare anuală a versiunilor de sistem
- Formarea tehnologilor (la distanta + seminarii)

Principalele caracteristici ale sistemului Alfresco:

Interfață web completă
Căutare de document în text integral
Integrarea LDAP
Integrare Sharepoint
Integrare cu MS Office
Integrarea e-mailului
Integrare cu Firefox&IE
Integrare Google Gadget
Versiune document
Comparația versiunilor
Acces flexibil la documente bazat pe roluri
Suport pentru editorul grafic de procese de afaceri JBoss jBMP
Suport pentru fluxuri de lucru simple create folosind „vrăjitorul de creare”
Sistem de management al proiectelor încorporat bazat pe microsite-uri

Capturi de ecran

Pagina principala

Detalii document

Panoul de administrare

Recenzii și știri despre Alfresco

2015. Video: Interfața sistemului de management al documentelor Alfresco

Alfresco este un sistem integrat de management al conținutului replicabil pentru organizațiile de dezvoltare ale companiei britanice cu același nume. Folosit pentru a gestiona documente, înregistrări, publicare web, lucru în grup și procese de afaceri într-o organizație. Există în două ediții. Comunitatea Alfresco este gratuită și distribuită sub LGPL. Ediția Alfresco Enterprise este o versiune comercială plătită a produsului, distribuită sub propria licență proprietară, este open source și respectă standardele deschise.

2013. Alfresco a venit în Rusia

Alfresco, un sistem web (și bazat pe cloud) pentru managementul conținutului și colaborare, este implementat în țara noastră de integratori locali de câțiva ani. Și pentru că Acesta este un produs open-source și are o versiune comunitară gratuită, care a devenit cea mai populară din Rusia. Dar acum Alfresco a văzut un potențial serios în țara noastră și a decis să preia vânzările și marketingul sub controlul său. Fondatorul companiei, John Powell, a venit la Moscova pentru a-și deschide o reprezentanță. Aparent, Alfresco se va concentra acum pe promovarea versiunii sale cloud în Rusia și pe vânzarea directă. Și le lasă partenerilor posibilitatea de a crea și de a vinde propriile soluții OEM bazate pe Alfresco (similar cu câți integratori își creează acum portalurile bazate pe SharePoint).

2013. Versiunea SaaS a Alfresco a actualizat interfața și căutarea

Alfresco Cloud este o versiune SaaS a popularului sistem Alfresco ECM, care a fost lansat acum aproximativ 2 ani. Recent, această soluție a fost actualizată, iar principala schimbare este noua interfață, care a devenit mai simplă și mai convenabilă. Dezvoltatorii au ascuns unele meniuri și butoane și au adăugat mai multe opțiuni pentru personalizare și personalizare. Tot în versiunea cloud există o căutare avansată de conținut bazată pe mai multe criterii. Videoclip de recenzie Alfresco Cloud - vezi mai jos:

2012. Alvex - soluție rusească bazată pe Alfresco

ITD Systems a anunțat lansarea Alvex, un sistem de management al documentelor și proceselor de afaceri bazat pe Alfresco. Alvex rezolvă problema combinării proceselor stricte de afaceri, descrise de reglementări stricte, și sarcini zilnice reale, a căror diversitate și conexiuni dinamice nu se încadrează în schemele formale. Sistemul Alfresco oferă instrumente pentru managementul conținutului întreprinderii (ECM), managementul conținutului social (SCM) și managementul proceselor de afaceri (BPM). Alvex adaugă capacitatea de a crea procese dinamice de afaceri (Dynamic BPM) la Alfresco. Alvex extinde, de asemenea, capacitățile Alfresco în ceea ce privește ECM / BPM, oferă instrumente pentru conectarea proceselor cu structura companiei și instrumente convenabile pentru monitorizarea situației actuale atât pentru angajații obișnuiți, cât și pentru manageri. La fel ca Alfresco, Alvex vine în versiunile Community și Enterprise. Versiunea Community este disponibilă sub licența LGPL și este complet gratuită.

2011. Alfresco Community 4 integrează Apache Solr, rețelele sociale și Activiti BPM

Noua versiune a sistemului gratuit de gestionare a conținutului open-source Alfresco Community 4 a introdus multe funcții noi. Propul motor de căutare Alfresco a fost înlocuit de popularul motor de căutare open source Apache Solr. De asemenea, în sistem a fost integrat motorul de management al proceselor de afaceri Activiti BPM. Noile funcții sociale vă permit să vă abonați la actualizările colegilor, cum ar fi conținutul, și să publicați cu ușurință conținut pe YouTube, Facebook, LinkedIn, Twitter și SlideShare. Abilitatea de a colabora la conținut a fost, de asemenea, îmbunătățită prin integrarea cu Google Docs, Apple iWork și Adobe Creative Suite. Să vă reamintim că, pe lângă versiunea gratuită Community, Alfresco vinde o versiune Enterprise. Alfresco acceptă limba rusă de interfață și este implementat de unele companii naționale.

2011. Alfresco a lansat un sistem de colaborare pentru întreprinderile mici

Sistemul de management al conținutului Alfresco a devenit destul de răspândit în țara noastră datorită costului redus și disponibilității unei versiuni open-source gratuite. Dar totuși, aceasta este o soluție destul de complexă și nu era potrivită pentru întreprinderile mici. Acum Alfresco a decis să corecteze acest neajuns și a lansat soluția Alfresco Team, care este concepută pentru colaborare (cu conținut) la nivel de departament și de companie mică. Amintește de Sharepoint Team Site sau Box.net, doar că în comparație cu ele este mai funcțional și mai ieftin. Utilizatorii pot crea site-uri (spații de lucru) cu pagini de diferite formate - stocare fișiere, calendar, wiki, listă de activități, blog, forum. Funcționalitatea Alfteso Team include instrumente sociale (comentarii, evaluări, aprecieri), fluxuri de actualizare, un vizualizator web (care vă permite să vizualizați chiar și fișiere video și audio), versiuni mobile pentru iPhone și iPad, motor de flux de lucru (implementat pe Alfresco BPM), document convertor (de exemplu doc -> pdf).

2011. Alfresco a integrat motorul Activiti BPM în sistemul său ECM

În toamna anului trecut, Alfresco a introdus sistemul gratuit BPM cu sursă deschisă Activity. Activitatea a fost concepută inițial ca un produs separat și a fost dezvoltat de o divizie separată a Alfresco, în colaborare cu VMWare SpringSource. Dar, datorită cererii populare din partea comunității, compania a integrat Activity în sistemul său central Alfresco ECM. Până acum, Alfresco folosea un alt produs ca sistem de management al proceselor de afaceri - JBoss jBPM. O versiune actualizată de Alfresco cu motorul de activitate va apărea în al patrulea trimestru al acestui an. Activity BPM va rămâne disponibil și ca produs independent.

2011. Alfresco și Jive și-au integrat soluțiile

Liderul pieței de software social Jive și dezvoltatorul celui mai important sistem ECM open-source Alfresco au decis să își unească forțele și au prezentat un conector care vă permite să integrați aceste soluții. Acesta este un pas destul de logic și profitabil pentru ambele companii. Este clar că o mulțime de conținut este creat pe o rețea de socializare corporativă și, cumva, trebuie controlat și gestionat. Pe de altă parte, pentru a organiza colaborarea pe o rețea de socializare, trebuie să oferiți acces ușor la fișiere și documente. Este doar surprinzător că aceste două companii au fost de acord, pentru că... Mai recent, directorii Jive au fost foarte duri în criticile lor față de sistemele open-source. Conectorul se bazează pe noul standard CMIS și vă permite să publicați conținut în ambele direcții (de la Alfresco la Jive și înapoi). În plus, vă permite să sincronizați baza de utilizatori și drepturile lor de acces la fiecare conținut datorită suportului pentru protocolul LDAP.

2010. Alfresco vrea să învingă Sharepoint în detrimentul WCM

Managementul conținutului web (WCM), care se rezumă în general la crearea de site-uri interne și externe, a fost întotdeauna un punct slab al SharePoint. Noua versiune de SharePoint 2010 conține o funcționalitate WCM mult mai bună, dar actualizarea la această versiune este destul de costisitoare. Este necesar să se investească în arhitectura pe 64 de biți și să actualizeze software-ul serverului (la Windows Server 2008). Potrivit cercetării companiei de consultanță Global360, în momentul de față doar 8% dintre companiile care folosesc SharePoint au trecut la noua versiune. Dar concurentul open-source al SharePoint, Alfresco, este actualizat mai des și nu necesită astfel de investiții de capital. Noua versiune Alfresco Community Edition 3.4 pune accent pe managementul conținutului web ca un avantaj major față de SharePoint. Dezvoltatorii Alfresco cred că integrarea perfectă între intranet și aplicațiile web externe devine din ce în ce mai importantă. De exemplu, un marketer dorește să poată crea documente în Word și să le publice pe site fără ajutorul specialiștilor IT (ceea ce este destul de problematic în SharePoint). Noua versiune de Alfresco acceptă protocolul SharePoint și tehnologiile CIFS pentru a vă permite să lucrați cu un site web direct din MS Office. În plus, sunt acceptate lucrări similare din Google Docs.

2009. Alfresco și Ingres pregătesc un concurent Sharepoint open-source

Dezvoltatorii sistemelor open-source Ingres și Alfresco plănuiesc să lanseze o alternativă la Microsoft SharePoint. Se va baza pe o bază de date de la Ingres și un sistem de management al conținutului pentru întreprinderi de la Alfresco. În plus, distribuția va include sistemul de operare Linux, ceea ce va face sistemul ideal pentru susținătorii tehnologiilor deschise, în special pentru organizațiile guvernamentale. Dezvoltarea se va baza pe sistem de operare complet open source, Linux și echipamente standardizate, ceea ce va reduce costurile de implementare la minimum. Dezvoltatorii s-au gândit și la cei care folosesc deja Microsoft SharePoint - noul sistem de colaborare este pe deplin compatibil cu protocoalele tehnice SharePoint și Office, ceea ce permite ca sistemul deschis să fie strâns integrat cu evoluțiile corporației.

2008. Alfresco - ECM open-source în stil Web 2.0

Compania londoneză Alfresco, care dezvoltă sistemul ECM cu același nume, a fost fondată în 2005 de co-fondatorul Documentum, John Newton, și de top managerul Business Objects, John Powell (foto). După ce a atras câțiva angajați de la Documentum (care a fost achiziționat de EMC), precum și alți jucători din domeniu (Interwoven și Vignette) și a primit investiții de 20 de milioane de dolari (inclusiv de la SAP Ventures), compania îi amenință serios pe liderii companiei. Piața ECM. Și comunitatea de dezvoltatori o ajută în acest sens - la urma urmei, Alfresco publică codul open source al sistemului sub licență GPL. Adevărat, asta nu înseamnă că sistemul Alfresco este gratuit. Există o versiune gratuită pentru Comunitatea Alfresco și o versiune plătită - Alfresco Enterprise, care este vândută împreună cu suportul companiei.

2008. ECM gratuit în lumea web 2.0

John Powell, CEO al Alfresco, este optimist cu privire la viitorul companiei și rolul acesteia pe piața de management al conținutului pentru întreprinderi. Abordarea Alfresco diferă de alți jucători importanți de pe piața ECM, cum ar fi IB, Oracle și Microsoft. Ei nu vând software (este gratuit), ci serviciile lor de implementare și suport. Powell spune: "Utilizatorii nu mai percep sistemele de management al conținutului pentru întreprinderi ca fiind soluții complexe, all-in-one. Vor instrumente simple și funcționale." În mod tradițional, interfețele și arhitecturile greoaie care nu sunt cu adevărat orientate spre servicii au îngreunat implementarea sistemelor de management al conținutului pentru întreprinderi. Majoritatea serviciilor Alfresco folosesc arhitectura web Representational State Transfer (REST), ceea ce face mult mai rapidă configurarea funcțiilor necesare.Powell citează exemplul unei integrări recente cu Facebook pentru a arăta că software-ul companiei sale este „proiectat pentru Web 2.0. .” „Folosind REST, ne-a luat doar două zile să ne integrăm cu Facebook. În mai puțin de o săptămână, clienții noștri au putut folosi portalul Facebook pentru a partaja date și a colabora în timp real.”

Alfresco este o platformă de informații open source dezvoltată de Alfresco Software Inc (Marea Britanie). Platforma nu este un sistem electronic de gestionare a documentelor, dar pe baza lui puteți construi singur sau cu ajutorul specialiștilor un sistem gata făcut.

Proiectele de construire a unui sistem ECM unificat bazat pe Alfresco au fost implementate acum în multe țări: Franța, Elveția, SUA, Marea Britanie, Belgia, Japonia, Mexic, Italia. Conform standardelor globale, acesta este unul dintre cele mai răspândite sisteme electronice de management al documentelor și managementului proiectelor.
Alfresco este aplicabil și în Rusia; este folosit de multe companii mari cu procese de afaceri complexe și o structură organizațională extinsă. Dezvoltatorii companiei ruse Citeck au implementat deja proiecte de diferite tipuri pe Alfresco în următoarele companii: BNP Paribas Cardif, General Electric, Unilever, DHL, Gazprom Space Systems, Raiffeisen Bank, Guvernul Moscovei și altele.

Alegerea în favoarea Alfresco se datorează adesea 7 motive principale:

Software gratuit (Open Source Software) și licență deschisă. Acest lucru vă permite să creșteți numărul de locuri de muncă fără costuri de licențiere;
Un număr mare de dezvoltări de sistem de la Alfresco Software Inc și o comunitate mare. Toate instrumentele pentru dezvoltarea sistemului;
Marca faimoasa. Alfresco este lider mondial în rândul programelor de organizare a managementului electronic al documentelor;
Interfață web multilingvă convenabilă (inclusiv în rusă). Permite accesul la documente partajate de oriunde în lume printr-o conexiune securizată;
Cerințe scăzute pentru resurse IT: posibilitate de integrare în orice infrastructură IT a organizației;
Componente populare integrate în sistem: programare comună, suport pentru întâlniri, management de caz, contabilitate și control al documentelor și multe altele;
Complet multiplatformă – părțile server și client pot rula sub diferite sisteme de operare, cum ar fi MS Windows, Linux, Mac OS X etc.

O caracteristică distinctivă a sistemului față de majoritatea produselor open source este stabilitatea și capacitatea de a se scala pentru a satisface nevoile unei afaceri de orice dimensiune.

În general, Alfresco este un sistem unic care automatizează procesele de gestionare a conținutului și acoperă întregul ciclu de viață al majorității tipurilor de documente: contracte și documente aferente, documentație financiară primară, corespondență de intrare și de ieșire, instrucțiuni și sarcini, comenzi și instrucțiuni, documente privind securitatea și sănătatea în muncă, solicitările și comenzile personalului, documentația pentru licitații și procesul de achiziție.

Sistemul poate gestiona orice tip de documente. În practica corporativă, acestea sunt împărțite în două tipuri de date: structurate și nestructurate.

Documentele structurate sunt adesea prezentate sub formă de tabele și înregistrări care sunt stocate în sisteme contabile (1C, SAP, Oracle și altele). Conținutul nestructurat include conținut care depășește structura generală - un set de fișiere și foldere, fișiere media și video situate pe medii externe sau pe Internet. Și conținutul nestructurat este gestionat de o clasă separată de sisteme, și anume Enterprise Content Management (ECM), căreia îi aparține Alfresco.

Compania Citeck implementează proiecte bazate pe ECM Alfresco de mai bine de 7 ani în Rusia și alte țări post-sovietice.

De ce să ne alegeți... Sunt multe astfel de motive, dar există trei chei:

În 2014, Citeck a semnat un acord de parteneriat cu NCPR LLC, care este reprezentantul oficial al Alfresco Software, Ltd în Rusia și țările CSI.
Astfel, Citeck poate folosi o singură platformă pentru gestionarea resurselor informaționale corporative - Alfresco Enterprise Edition - cu;
Angajații companiei sunt atestați ca „Inginer certificat Alfresco”;
Oferim soluția noastră bazată pe Open Source, asamblare rusească. Platforma noastră Citeck ECOS face parte din .

Versiuni de sistem descrise: Citeck ECOS 3.2.a, Comunitatea Alfresco 5.1.f.

Lista de abrevieri

Tabelul 1. Abrevieri

Concepte de bază ale sistemului

Server de aplicații este o componentă software Java Enterprise Edition care vă permite să lansați și să rulați aplicații Java.

Structura sistemului alfresco

Structură pe trei niveluri

Alfresco urmează o arhitectură cu trei niveluri (Figura 1):

stocarea datelor (stocare fizică);
Alfresco Application Server (Alfresco Content Application Server);
Aplicații client Alfresco (client Alfresco).

Figura 1 – Structura legăturii Alfresco

Link-ul „Stocare de date” constă dintr-o stocare de fișiere (File System) și o bază de date (DB relațional). Stocarea fișierelor este utilizată pentru a stoca conținutul documentului (fișiere) și versiunile documentului. Toate celelalte informații (metadate) sunt stocate în baza de date. Schema bazei de date Alfresco nu este un API public, se modifică frecvent de la o versiune la alta a lui Alfresco și, prin urmare, nu trebuie utilizată atunci când interacționați cu Alfresco. În schimb, se recomandă utilizarea unuia dintre numeroasele servicii publice pentru a interacționa cu Alfresco (Embedded API, Remote API, vezi mai jos).

Link-ul Application Server oferă servicii avansate pentru lucrul cu documente. Toată logica de afaceri pentru lucrul cu date este concentrată pe această legătură. Pentru a lucra cu diferite tipuri de clienți, serverul de aplicații oferă diverse tipuri de protocoale externe, cum ar fi CMIS, REST API, CIFS, IMAP și altele. Pe de altă parte, serverul de aplicații funcționează cu stocarea datelor printr-o conexiune la mecanismele sistemului de fișiere DBMS (JDBC) și OS. Datorită utilizării acestor mecanisme, orice implementare a DBMS și a sistemelor de fișiere poate fi utilizată ca depozit de date; singura cerință esențială este disponibilitatea driverelor JDBC și OS necesare.

Link-ul „Aplicații client” este reprezentat de diverse aplicații client Alfresco. Acesta poate fi fie clienți web în browser, fie aplicații pentru platforme desktop și mobile, și chiar acces prin mecanisme de sistem de fișiere (CIFS, FTP, WebDAV).

Arhitectura descrisă permite implementarea diferitelor tipuri de aplicații orientate pe documente, precum managementul fișierelor (Document Management - DM), managementul conținutului web (Web Content Management - WCM), managementul documentelor (Records Management - RM) și altele.

Structura serverului de aplicații

Alfresco Application Server este o aplicație web Java și constă din diverse componente. La nivelul superior, structura serverului de aplicații este prezentată mai jos (Figura 2).

Figura 2 – Structura serverului de aplicații Alfresco

Serverul de aplicații ar trebui considerat ca un SGBD extins care oferă o gamă largă de servicii pentru lucrul cu documente:

servicii de lucru cu conținut (Servicii de conținut) - modelare, căutare, versiuni, multilingvism, export/import, transformări conținut, clasificare conținut prin categorii și etichete, extragerea câmpurilor de metadate din conținut;
servicii de control (Servicii de control) - procese de afaceri, reguli și politici, drepturi de acces, audit de acces, generare de previzualizări, publicare;
Servicii de colaborare - favorite, „like”, feed de evenimente, wiki-uri, bloguri, forumuri.

Aceste servicii sunt furnizate printr-o serie de interfețe și protocoale software:

interfețe interne (Embedded API) - interfață pentru Java, JavaScript, FreeMarker (șabloane), limbaje pentru modelarea conținutului și proceselor de afaceri;
interfețe externe (Remote API) - interfețe pentru servicii web (SOAP), scripturi web (REST), precum și API CMIS (opțiuni pentru SOAP și REST);
alte protocoale (Protocoale) - CIFS, WebDAV, FTP, IMAP, SharePoint.

Arhitectura serverului de aplicații vă permite să implementați diferite tipuri de module și extensii la un set standard de interfețe:

modele de conținut;
procese de afaceri;
servicii suplimentare pentru Java, JavaScript, FreeMarker;
reguli și acțiuni, politici;
scripturi web suplimentare (API-ul REST).

Interacțiunea cu sistemele adiacente

Pentru implementarea serviciilor sale, serverul de aplicații folosește serviciile sistemelor aferente. În special, sistemele terțe sunt utilizate pentru:

indexare și căutare (Lucene, SOLR);
autentificare (LDAP, NTLM, Kerberos, extern)
transformări de conținut (LibreOffice, ImageMagick, instrumente SWF).

Indexarea și căutarea sunt caracteristici absolut esențiale în majoritatea aplicațiilor Alfresco. În versiunile noi, Alfresco nu mai folosește subsistemul Lucene și recomandă utilizarea SOLR.
Subsistemul de căutare acceptă o serie de caracteristici esențiale pentru aplicație:

verificarea drepturilor de acces înainte de emiterea rezultatelor căutării către utilizator;
suport pentru diferite limbi de căutare, inclusiv Full Text Search, CMIS, Lucene.

Subsistemele de autentificare vă permit să delegați funcția de autentificare a utilizatorilor către sisteme externe. Cel mai adesea, atunci când se integrează cu o infrastructură de întreprindere, servicii de director, cum ar fi Microsoft Active Directory, sunt utilizate în aceste scopuri. Cu această integrare, informațiile despre utilizator sunt importate din AD în Alfresco, iar autentificarea are loc folosind unul (sau mai multe) dintre protocoalele LDAP, NTLM și Kerberos. O comparație a protocoalelor de autentificare este prezentată mai jos (Tabelul 2)

Tabelul 2. Comparația diferitelor protocoale de autentificare

Când se utilizează NTLM, serverul Alfresco joacă rolul unui „om la mijloc”, exploatând de fapt vulnerabilitatea protocolului. Prin urmare, este acceptată doar NTLM versiunea 1. NTLM versiunea 2 nu este acceptată atunci când interacționați cu Active Directory deoarece autentificarea la servicii terțe nu este scopul protocolului NTLM. Protocolul de autentificare recomandat pentru integrarea în infrastructura întreprinderii este Kerberos.

Transformările de conținut sunt utilizate în diverse scopuri, cum ar fi generarea de previzualizări și pictograme, imprimare și scalare a imaginilor. LibreOffice este folosit pentru a converti formate de birou (și PDF), ImageMagick este folosit pentru a converti imagini (și PDF), iar Instrumentele SWF este folosit pentru a converti PDF în SWF pentru previzualizare.

Aceste servicii pot rula ca servicii Windows, dar Alfresco nu oferă acest lucru în mod implicit.

Resurse necesare pentru a rula Alfresco

Resurse hardware

Foarte aproximativ, cerințele de sistem Alfresco pot fi calculate după cum urmează.

Pentru 50 de utilizatori concurenți sau 500 de utilizatori înregistrați:

1,5 GB JVM RAM 2x procesor server (sau 1xDual-core)

Pentru 100 de utilizatori concurenți sau 1000 de utilizatori înregistrați:

1,5 GB JVM RAM 4x procesor server (sau 2xDual-core)

Pentru 200 de utilizatori concurenți sau 2000 de utilizatori înregistrați:

2,5 GB JVM RAM 8x procesor server (sau 4xDual-core)

Dacă intenționați să implementați serverul Alfresco într-un mediu virtual, atunci aceste numere ar trebui înmulțite cu două.

Volumul bazei de date depinde în principal de volumul aproximativ al cardurilor, de exemplu, numărul de documente 1000 x numărul de câmpuri 20 x dimensiunea medie a câmpului 10 octeți x numărul mediu de versiuni 5 x factor de indexare 2 = 1000 x 20 x 10 x 5 x 2 = 2.000.000 de octeți = 2 MB.

Dacă documentele sunt folosite pentru a stabili procese, pentru a menține istoricul sau pentru a stoca alte informații suplimentare, acest lucru ar trebui să fie luat în considerare.

Cantitatea de spațiu pe disc depinde de dimensiunea conținutului documentului, de exemplu, numărul de documente 1000 x dimensiunea medie 1 MB x numărul mediu de versiuni 5 = 1000 x 1 x 5 = 5000 MB = 5 GB.

Dimensiunea spațiului pe disc pentru index (lucene, SOLR) este calculată într-un mod similar și de câteva ori mai mic (de aproximativ 3 ori).

Resurse software

În timpul unei instalări standard a Alfresco pe sisteme Windows, sunt create următoarele servicii:
alfrescoPostgreSQL - pentru a rula PostgreSQL - un DBMS care servește baza de date Alfresco;
alfrescoTomcat - pentru a rula Apache Tomcat - un container de servlet care servește aplicații web Alfresco.

Dacă au fost luate aceste nume de servicii, programul de instalare selectează nume similare neutilizate, de exemplu, alfrescoPostgreSQL-1 sau alfrescoTomcatnuml.

Când este instalat pe sisteme Linux, este creat un singur serviciu alfresco care rulează toate componentele necesare Alfresco (PostgreSQL și Tomcat în mod implicit).

Componentele Alfresco ocupă implicit următoarele porturi de rețea TCP (Tabelul 3).

Tabelul 3. Comparația diferitelor protocoale de autentificare

Port	Componentă	Protocol	Descriere
5432	PostgreSQL	PostgreSQL
8080	Motan	HTTP	Portul aplicației web
8443	Motan	HTTPS	Portul aplicației web
8009	Motan	A.J.P.
8005	Motan		Port de închidere
8000	Java		Port de depanare Java (dezactivat implicit)
7070	VTI	SharePoint	Suport pentru editare online
21	În aer liber	FTP	Poate fi dezactivat în alfresco-global.properties
445	În aer liber	CIFS	Poate fi inclus în alfresco-global.properties
50500	În aer liber	RMI	De asemenea, alte câteva porturi RMI 8100 LibreOffice
8100	LibreOffice	LibreOffice

Dacă aceste porturi sunt deja ocupate de alții, atunci când instalați Alfresco, puteți specifica alte porturi pentru PostgreSQL, Tomcat și VTI și puteți configura porturile Alfresco în fișierul alfresco-global.properties. Dacă trebuie să specificați alte porturi după instalare, acest lucru se poate face și, trebuie să consultați ghidurile de configurare a componentelor.

Metode de extindere și configurare Alfresco

Alfresco este distribuit ca fișier WAR (WAR - Web Archive - Java Archive Format) sau mai multe fișiere WAR care trebuie instalate pe serverul(e) de aplicații Java (de exemplu, Apache Tomcat sau JBoss Application Server). Extensiile și modulele, de regulă, sunt ambalate în aplicațiile web, în timp ce elementele de configurare sunt situate într-un loc separat - așa-numitul. cale de clasă partajată (pentru Tomcat acesta este tomcat/dosarul partajat).

Alfresco acceptă următoarele opțiuni de ambalare pentru extensiile de la terți:

fișiere despachetate;
arhiva ZIP;
fișiere JAR;
Fișiere AMP.

Un fișier JAR (JAR - Java Archive) este un format de arhivă Java și este acceptat de toate serverele de aplicații Java. Fișierele JAR sunt instalate în calea de clasă partajată sau direct în folderul „WEB-INF/lib” al aplicației web. Cu toate acestea, în acest caz, integritatea lor nu este garantată, așa că este recomandat să împachetați aceste fișiere în arhivele AMP.

Un fișier AMP este un format Alfresco Module Package (AMP), care este, de asemenea, o arhivă ZIP redenumită cu convenții speciale pentru structura sa internă. Când instalați un fișier AMP, conținutul acestuia devine parte a fișierului WAR.

Elementele de configurare sunt situate în calea de clasă partajată. În special, fișierul principal de configurare alfresco - fișierul alfresco-global.properties este situat în rădăcina căii de clasă partajate (pentru Tomcat acesta este folderul tomcat/shared/classes). Configurația altor extensii este situată de-a lungul căii classpath:alfresco/extension (pentru depozitul Alfresco) și classpath:alfresco/web-extension (pentru Alfresco Share). Fișierele de configurare utilizate în mod obișnuit sunt enumerate mai jos:

alfresco/extension/*-log4j.properties - fișierele de configurare log4j;
alfresco/extension/subsystems/Authentication - fișiere de configurare a subsistemului de autentificare (de exemplu, interacțiunea cu MS Active Directory);
alfresco/extension/custom-vti* — fișiere de configurare a modulului VTI (suport pentru protocolul SharePoint pentru editarea online a documentelor);
alfresco/web-extension/share-config-custom.xml - Partajați configurația personalizată.

Fișiere jurnal Alfresco (jurnale de evenimente)

Fișierele jurnal Alfresco, în funcție de versiunea Alfresco, se află fie în folderul rădăcină Alfresco, fie în folderul tomcat/bin, fie în rădăcina sistemului de fișiere (Linux). Alfresco generează un fișier jurnal pentru fiecare aplicație web. În consecință, instalarea standard ar trebui să conțină următoarele fișiere jurnal:

alfresco.log - Jurnalul evenimentelor din depozitul Alfresco
share.log - Alfresco Share jurnal de evenimente (interfață web)
solr.log - Jurnal de evenimente SOLR (serviciu de indexare).

În plus, Apache Tomcat își păstrează jurnalele; acestea se află în folderul tomcat/logs:

catalina.out pentru Linux, alfrescotomcat-stdout.YYYY-MM-DD.log pentru Windows - ieșire standard Apache Tomcat
localhost_access_log.YYYY-LL-DD.txt — jurnalul cererilor servite

Toate fișierele jurnal de mai sus sunt configurate să se rotească, un fișier nou este creat și utilizat în fiecare zi, dar fișierele vechi nu sunt șterse. Dacă trebuie să ștergeți și fișierele vechi, trebuie să ajustați setările Alfresco și Tomcat în consecință.

Module de extensie Citeck ECOS

Structura modulului pe trei niveluri

Modulele de extindere sunt concepute pentru a adăuga noi funcționalități sistemului Alfresco. Pentru a asigura reutilizarea maximă a funcționalității într-o mare varietate de aplicații, se utilizează o structură pe trei niveluri:

module de bază - conțin funcționalități de bază aplicabile într-o gamă largă de aplicații (cum ar fi Alfresco însuși);
module de aplicație - conțin funcționalități care sunt aplicabile numai în anumite aplicații de gestionare a documentelor, de exemplu, gestionarea contractelor, gestionarea împuternicirilor (avocați), gestionarea ordinelor etc.
module de implementare (personalizate) - conțin funcționalități care sunt aplicabile numai unei implementări specifice de sistem într-o anumită organizație. Fiecare organizație are propriul set de module.

O implementare tipică de sistem implică module de nucleu, unul sau mai multe module de aplicație (sau fără ele) și module de implementare.

Infrastructura Alfresco permite modulelor de niveluri mai specifice să înlocuiască implementarea și configurarea modulelor de niveluri mai generale. În special, puteți suprascrie modulele de aplicație și modulele de nucleu din modulele de implementare.

Compoziția și funcțiile modulelor nucleului

Nucleul sistemului Citeck ECOS include următoarele module:

1st-override-repo;
1-a înlocuire-cotare;
idocs-repo;
idocs-share.

Modulele cu sufixul „-repo” sunt destinate instalării în aplicația web alfresco.war (depozitul Alfresco), modulele cu sufixul „-share” sunt destinate instalării în aplicația web share.war (Alfresco Share - interfață web) .

Modulele cu prefixul „1st-override-” sunt destinate să suprascrie fișierele Alfresco. Modulele cu prefixul „idocs-” conțin funcționalitatea de bază a sistemului Citeck ECOS.

Printre caracteristicile pe care sistemul Citeck ECOS le adaugă sistemului Alfresco se numără următoarele caracteristici cheie.

Reviste. Oferă posibilitatea de a vizualiza și de a căuta în funcție de documente diferite tipuri de documente și alte obiecte din sistem. O caracteristică distinctivă a revistelor este că țin cont de specificul diferitelor tipuri de conținut și afișează numai atribute relevante în fiecare caz specific.

Structura organizationala. Oferă capacitatea de a modela structura unei organizații care utilizează sistemul prin mecanismul de grup Alfresco încorporat. O caracteristică distinctivă este capacitatea de a marca grupuri cu etichete diferite corespunzătoare diferitelor tipuri de unități și oficiali. Datorită utilizării mecanismului de grup, este posibilă eliberarea de drepturi către unități și funcționari, precum și atribuirea sarcinilor funcționarilor.

Șabloane.Șabloanele de conținut vă permit să generați conținut de document pe baza unui șablon dat. Șabloanele de card vă permit să generați documente conexe pe baza unui șablon dat, cum ar fi foi de aprobare, istoricul accesului etc. Șabloanele de notificare vă permit să configurați trimiterea notificărilor prin e-mail pe baza evenimentelor specificate. Șabloanele de numerotare automată vă permit să generați numere de document conform unui șablon dat. Sunt acceptate și șabloanele în format docx (MS Word 2007).

Capabilitati avansate de proces. Posibilitatea de a emite automat drepturi pe durata unei sarcini și de a le elimina după finalizarea sarcinii. Abilitatea de a atasa documente la sarcini. Sprijin pentru deputați.

Cicluri de viață. Abilitatea de a descrie pur și simplu ciclul de viață al documentelor sub forma unui set de stări și tranziții între ele. Lucrul minunat despre componenta ciclului de viață este că este ușor de implementat și extins ciclurile de viață, chiar și după ce au fost lansate. Au fost implementate procese de bază de afaceri (aprobare, semnare etc.), din care pot fi compilate ciclurile de viață ale documentelor.

Suport de raportare.Încărcarea automată a informațiilor într-o bază de date externă pentru a simplifica raportarea folosind instrumente terțe.

Management de caz. Capacitatea de a organiza cazuri - containere speciale cu tipuri arbitrare de atașamente.

Integrare. Abilitatea de a sincroniza directoarele Alfresco cu surse externe. Sursele de date acceptate includ baze de date compatibile cu SQL, fișiere XML și fișiere plate (pentru importarea conținutului). De asemenea, este posibil să încărcați informații în stocarea externă.

Cartela de documente. Capacitatea de a compune un card de document din diverse secțiuni (cardlet), puteți rearanja secțiunile și specifica condiții arbitrare pentru afișarea lor.

Interfața cu utilizatorul. Diverse componente vizuale care îmbunătățesc capacitățile Alfresco Share și îmbunătățesc capacitatea de utilizare a sistemului.

Compoziția și capabilitățile modulelor de aplicație

Modulele de aplicație includ următoarele module:

contracte - management contract;
avocați - gestionarea împuternicirilor;
comenzi - gestionați comenzile.

Modulele de aplicație desfășoară site-uri în sistem (site-ul acordurilor, site-ul împuternicirilor etc.) și jurnalele pentru gestionarea tipurilor corespunzătoare de documente, conțin definirea modelelor și formularelor pentru aceste tipuri de documente, definirea politicilor speciale și șabloane predefinite, precum și unele setări implicite, care pot fi suprascrise în modulele de implementare.

Descrierea serviciului de sincronizare

Serviciul de sincronizare vă permite să sincronizați date în diferite depozite de date. Printre aceste stocări acceptate:

Depozitul alfresco;
baze de date externe;
foldere cu fișiere XML;
foldere cu fișiere arbitrare.

Serviciul de sincronizare funcționează cu următoarele abstracții de bază:

Object DAO este un serviciu de accesare a unui anumit tip de stocare a datelor, se face o distincție între Source DAO (sursă de date) și Target DAO (receptor de date);
Tip de obiect - tipul de obiecte pe care operează DAO obiect; fiecare DAO obiect operează pe propriul tip de obiecte, de exemplu, obiecte de depozit, înregistrări de baze de date, elemente XML etc.
Object Info - informații despre un obiect de tip Object, existent sau potențial Object DAO vă permite să obțineți Object Info din Object Type și să creați (actualizați) Object Type utilizând Object Info;
Object Converter - convertește informații despre obiect din formatul Source DAO în format Target DAO;
Configurare sincronizare - parametri de sincronizare: de unde se transferă (Source DAO), cum se convertește (Object Converter), unde se transferă (Target DAO).

Mai jos este o diagramă a fluxurilor de date în timpul sincronizării (Figura 3). Transformarea are loc după următoarea schemă:

Sursa DAO primește următorul set de obiecte pentru sincronizare (fie toate, fie doar cele actualizate de la ultima sincronizare);
Sursa DAO convertește obiectele primite în format Object Info;
Object Converter oferă consistență a formatelor Object Info între Source DAO și Target DAO; Obiectele suplimentare Object Converter pot fi utilizate pentru a converti câmpuri individuale;
Target DAO creează sau actualizează obiecte în funcție de informațiile primite.

Serviciul de sincronizare acceptă încărcarea asociațiilor de obiecte prin implementări speciale Object Converter care vă permit să găsiți și/sau să creați obiecte asociate conform configurației.

Pentru a crește viteza de import/export, serviciul de sincronizare acceptă lucrul cu mai multe fire și combinând sincronizarea mai multor obiecte într-o singură tranzacție. Puteți regla numărul maxim de tranzacții concurente (adică numărul de fire) și numărul maxim de obiecte dintr-o tranzacție.

Descărcați descrierea Citeck ECOS și Alfresco.

Alfresco este cel mai mare sistem open source de management al conținutului pentru întreprinderi. Este compatibil cu platformele Microsoft Windows, Macintosh și Unix/Linux. În această recenzie vom prezenta aplicația de gestionare a documentelor Alfresco Share.

Introducere

Alfresco Share oferă utilizatorului un set de instrumente pentru gestionarea documentelor în cadrul întreprinderii. Sistemul se caracterizează prin simplitate și, în același timp, funcționalitate bogată, oferind utilizatorilor săi o cooperare strânsă și fructuoasă. Instrumentele Alfresco Share centralizează fluxul de documente al întreprinderii, standardizează procesele de procesare a documentelor, crescând gradul de interacțiune între angajați. Ca urmare, timpul de lucru necesar pentru prelucrarea documentelor, trecerea acestora prin autorități, arhivarea documentelor și căutarea acestora este redus semnificativ.

De asemenea, sistemul oferă participanților oportunități complet noi. Cum ar fi versiunea, căutarea centralizată, documentarea hipertext și altele. Avantajele incontestabile ale sistemului față de fluxul de documente convențional (neintegrat) fac posibilă obținerea unei productivități mult mai mari a muncii. Prin integrarea fluxului de documente, sistemul economisește timp de lucru, reduce costurile de timp, crescând astfel semnificativ gradul de eficiență economică a întreprinderii.

Scopul acestei prezentări este de a ilustra în general capacitățile instrumentelor furnizate de sistem. Suntem gata să oferim o prezentare mai detaliată în orice moment convenabil pentru dvs. Vă rugăm să contactați prin e-mail la: [email protected].