Ufficio "Open Space": le basi e i principi dell'organizzazione dello spazio di lavoro.

Il formato open space sta guadagnando popolarità, ma allo stesso tempo non delizia il personale dell'azienda. La nostra recensione contiene esempi di uffici creativi e confortevoli in questo formato.

Spazio aperto (spazio aperto)– è considerato un formato moderno per l’organizzazione dello spazio ufficio. Nella mente di molti, questa è una stanza enorme dove qualcuno parla costantemente al telefono, i colleghi discutono di problemi di lavoro e stampano documenti. Per definizione, lì non può essere accogliente, è difficile concentrarsi e l'intero spazio ricorda un alveare ronzante.
Il formato sta guadagnando popolarità, ma allo stesso tempo non delizia il personale dell'azienda.
Ma se architetti e designer competenti si mettono al lavoro e l'azienda si concentra sul comfort dei propri dipendenti, allora lo spazio aperto diventa il luogo in cui il lavoro è facile, semplice e con il massimo comfort.

DROPBOX Inc. – società di servizi cloud
Luogo: San Francisco
Design: Studio Rapt
FOTO: Kara BRODGESELL PER DROPBOX

Dropbox è un'azienda che sta crescendo rapidamente e aprendo nuovi uffici in tutto il mondo. Ma la sede centrale di San Francisco, dove l'azienda si è trasferita nel febbraio 2012, resta un indicatore della filosofia del marchio. "Proprio come i prodotti Dropbox sono la casa dei tuoi dati, vogliamo che l'ufficio Dropbox sia una casa per i nostri dipendenti", afferma Molly Strong, coordinatrice del design dell'azienda. “Vogliamo che sia un’esperienza davvero straordinaria per tutti coloro che lavorano qui.”

Collaborando con lo studio di progettazione per progettare lo spazio ufficio, Dropbox ha voluto riflettere il più possibile la flessibilità, sia come filosofia a sostegno della crescita futura dell'azienda, sia come capacità dei suoi dipendenti di modellare il proprio ambiente di lavoro. Ogni dipendente o team di progetto può creare liberamente il proprio spazio di lavoro: l'accesso ai dati da qualsiasi punto dell'ufficio rende tutto ciò facile e semplice.

LIVEFIRE
Luogo: San Francisco
Progetto: Studio O+A
FOTO: JASPER SANIDAD

Quando O+A ha deciso di creare la nuova sede di San Francisco per la società di media Livefyre, l'obiettivo era quello di evidenziare la giovinezza dell'azienda e infondere allo spazio un calore naturale. Per creare il loro progetto gli specialisti hanno utilizzato non solo la combinazione di colori, ma anche la struttura del legno.

Le pareti e i soffitti blu e beige dell'ufficio riflettono i colori del marchio nello spazio fisico. C'è molto spazio per aree di lavoro collaborative. Ma il team di ingegneri ha lavorato duramente anche per creare spazi di lavoro tranquilli per i single. In questa parte dell'ufficio è stato utilizzato il feltro sul soffitto, che attutisce il rumore e allo stesso tempo promuove un'atmosfera accogliente.

La lobby dell'azienda è dotata di un grande schermo multimediale e di un tavolo della reception trasformabile in bancone bar. Questo riflette anche la filosofia dell'azienda: un marchio non è un logo sul muro, ma un ufficio intriso del senso del marchio e pieno di persone e delle loro idee.

EVERNOTE
Luogo: San Francisco
Progetto: Studio O+A
FOTO: JASPER SANIDAD

Quando Evernote, una società di software organizzativo, ha deciso di aumentare la metratura del proprio ufficio e di trasferirsi da un piano a due, non aveva idea di come mantenere lo spazio coeso. Gli architetti hanno creato un modo insolito di collegare i piani e hanno reso la scala utile e multifunzionale. Non è solo una scala, è anche un'area salotto a più livelli dove i dipendenti possono riunirsi in modo informale o in massa, ad esempio per una riunione aziendale.

Gli architetti hanno trovato una soluzione interessante anche per la zona reception. Perché Il personale della reception non è impiegato a tempo pieno; è stato proposto di posizionare un bancone bar nella zona d'ingresso. Il barista, che è anche il responsabile dell'ufficio, può mostrare all'ospite dove andare e anche preparare qualcosa da mangiare per lui o per i dipendenti.

Inizialmente la direzione dell'azienda ha deciso di non spendere molti soldi per riprogettare gli uffici. Pertanto, lo studio di architetti si è concentrato su linee e soluzioni semplici e pulite, e nel progetto finale sono stati aggiunti alcuni tocchi “difficili”. Ad esempio, nell'area ricreativa è apparso un muro con piante. Vale anche la pena notare che i mobili qui collocati sono più “domestici” che da ufficio standard. Una mossa così semplice consente ai dipendenti di sentirsi a proprio agio a “casa” e di rilassarsi davvero.

GOOGLE
Luogo: Dublino
Design: Evoluzione Carmenzind
FOTO: EVOLUZIONE CAMENZIND

L'ufficio di Dublino di Google è il centro europeo per la finanza e le vendite e si estende su quattro edifici. Dato che il personale dell’azienda è internazionale e in ufficio si parlano diverse lingue, si è deciso di non incorporare le tradizioni culturali nel design, ma di riflettere la filosofia dell’azienda stessa.

L'innovazione non avviene sempre alla tua scrivania. Durante la progettazione degli uffici di Google a Dublino, lo studio di architettura Carmenzind ha creato spazi comuni con molto carattere. Ad esempio, questa sala verde, che ricorda allo stesso tempo un bar e una sala conferenze. L'azienda ritiene che un dipendente non debba bere il caffè tutti i giorni nello stesso posto. Lo scopo della creazione di tali spazi è quello di incoraggiare le persone a muoversi all'interno dell'edificio.

Stimolare la creatività attraverso aree gioco negli uffici aziendali di Google è ampiamente visto come un capriccio del management. Ma l’azienda la pensa diversamente. Ci sono molti ragazzi e ragazze giovani che lavorano in Google. Ma sono persone moderne, istruite e sanno quanto una pausa aiuta nel loro lavoro. Giocare o andare in piscina è ottimo per il loro pensiero e la loro creatività.

ZENDESK
Luogo: San Francisco
Design: Design Blitz
FOTO: ZENDESK

Lo spazioso ufficio di Zendesk è decorato nel caratteristico colore verde del marchio. Le postazioni di lavoro individuali e le lunghe scrivanie per la collaborazione riflettono ciò che il designer Seth Hanley definisce "un'estetica pulita e scandinava". Il muro di muschio verde - che è muschio vivo e respirante - collega visivamente i due piani, dando una sensazione di Hygge, una parola danese che si traduce in "accogliente".

Lo spazio del quartier generale di Zendesk è progettato per essere "arioso, affascinante, senza pretese e semplice". Questa è l'incarnazione estetica del marchio stesso, la cui filosofia è un atteggiamento amichevole e serio nei confronti del proprio lavoro. La scala nella foto sopra è il passaggio dai locali interrati alla parte in acciaio dell'edificio. Allo stesso tempo funge da luogo di relax per i dipendenti.

I centri direzionali di AB GROUP Holding dispongono di uffici dove gli inquilini possono tranquillamente utilizzare il formato open space per creare uno spazio di lavoro per i propri dipendenti. Se hai bisogno di un ufficio a San Pietroburgo, puoi selezionare le opzioni sulla pagina

Non molto tempo fa gli uffici vari tipi aziende, strutture finanziarie e associazioni assomigliavano a un labirinto chiuso con tanti uffici e corridoi infiniti. Questo principio di organizzazione dello spazio di lavoro implicava una chiara delimitazione delle zone funzionali, nonché una chiara divisione in “dominante” e “subordinata”. Ma un concetto del genere è efficace nelle moderne condizioni aziendali?

Oggi, sempre più aziende – già affermate e appena agli inizi – si sforzano di creare le condizioni di lavoro più confortevoli per tutti i membri del team e progettano gli uffici secondo un concetto completamente diverso: il concetto di open space (o Open Space). Cosa c’è di buono in questo concetto e quali sono i suoi svantaggi? Scopriamolo insieme.

Vantaggi degli uffici Open Space

Innanzitutto, la progettazione di uffici aperti consente ai dipendenti di condividere liberamente informazioni, discutere piani di lavoro e impegnarsi in discussioni di gruppo. L'assenza di muri aiuta a unire la squadra e ad aumentare lo spirito aziendale, che ha un effetto benefico sulla produttività del lavoro.

In secondo luogo, questo tipo di organizzazione consente ai manager di controllare in modo più efficace il lavoro dei subordinati. Gli uffici sono spesso progettati in modo tale che ogni dipendente sia completamente visibile al manager. Da un lato, ciò non offre l'opportunità di sottrarsi alle proprie responsabilità dirette e, dall'altro, mette tutti sullo stesso livello, dove l'amministratore delegato o il direttore lavorano insieme alla squadra, ad armi pari.

In terzo luogo, il design degli interni degli uffici Open Space promuove un’interazione più aperta con i clienti. Entrando in una stanza dove non ci sono muri o corridoi angusti, una persona non ha il minimo dubbio sull'onestà dell'azienda. Ogni dipendente, ogni tavolo e altri oggetti interni sono chiaramente visibili. Questa è una delle chiavi principali per costruire rapporti di fiducia con i clienti.

In quarto luogo, questo concetto consente di utilizzare nel modo più efficiente l'intero spazio ufficio utilizzabile. Pensa a quanto spazio libero puoi utilizzare per organizzare le varie aree funzionali, quanti spazi di lavoro puoi aggiungere?! E tutto grazie all'assenza di muri e corridoi sopravvissuti.

In quinto luogo, gli spazi aperti consentono di realizzare la progettazione degli interni secondo le esigenze più moderne, tenendo conto delle esigenze individuali delle aziende. Ad esempio, gli uffici moderni sono spesso organizzati secondo il principio “semichiuso”, secondo il quale la postazione di lavoro di ciascun dipendente è separata da una parete divisoria bassa e leggera (vetro o plastica). Ciò fornisce, da un lato, una sensazione di isolamento e, dall'altro, non crea barriere alla comunicazione aperta e allo scambio di informazioni.

Un'altra opzione di progettazione è uno spazio aperto con una chiara distribuzione delle aree funzionali. Ogni ufficio moderno dovrebbe avere non solo un'area di lavoro, ma anche un lounge, una sala conferenze, una reception e altre aree. Per delimitare chiaramente queste zone, vengono installate partizioni mobili o fisse, che forniscono il comfort e l'isolamento necessari.

Un altro modo popolare per progettare un ufficio è una combinazione di aree aperte e chiuse. L'organizzazione dei posti di lavoro per i dipendenti ordinari viene solitamente effettuata secondo il principio dello spazio aperto, mentre i posti per i dirigenti sono racchiusi da pareti divisorie in vetro (il più delle volte l'intera altezza della stanza).

Svantaggi degli uffici open space

Oltre a tutti i vantaggi degli spazi aperti, un design d'interni per uffici di questo tipo non è accettabile per tutte le aziende. Perché? È tutta una questione di mancanza di isolamento acustico. Il suono dei tasti quando si lavora al computer, le conversazioni con i clienti e le conversazioni telefoniche creano disagio acustico. Tale rumore "lavorativo" può causare una diminuzione dell'efficienza lavorativa, soprattutto nelle attività che richiedono una maggiore concentrazione (ad esempio, la contabilità). Pertanto, per tali organizzazioni, la soluzione ottimale è un ufficio "ufficio" combinato o tradizionale.

L’attività lavorativa di una persona può essere organizzata in diversi modi, a seconda del campo di attività dell’azienda in cui lavora. La forma più comune di organizzazione del processo lavorativo oggi è l'ufficio. In una società sviluppata, la maggior parte delle persone lavora qui. Esistono varie configurazioni di uffici, una di queste è la tipologia Open space.

Definizione di spazio aperto

L'open space è un tipo di disposizione degli uffici in cui i luoghi di lavoro sono situati in un'unica grande stanza e separati gli uni dagli altri da sottili partizioni. Questo tipo è diventato popolare in America. Si diffuse diffusamente a metà del XX secolo. Oggi, oltre il 90% degli impiegati statunitensi lavora in tali locali. A poco a poco, uffici di questo tipo vengono “catturati” dalle organizzazioni russe.

Vantaggi e svantaggi

L'aumento sistematico del numero di tali uffici è dovuto principalmente a numerosi vantaggi.

Tra i principali vantaggi ci sono:

1. Risparmiare sull'affitto. La maggior parte delle organizzazioni affittano locali per svolgere le proprie attività. L'Open Space aiuta ad accogliere i dipendenti in modo molto più compatto rispetto a quanto si ottiene con un tipo di corridoio ufficio. Di conseguenza, un’area più piccola significa costi inferiori.
2. Comoda interazione tra i dipendenti. La vicinanza dei dipendenti tra loro aiuta a risolvere rapidamente i problemi che si presentano. Non è necessario correre da un ufficio all'altro perdendo molto tempo.
3. Controllo migliorato. Uno spazio aperto non consente al dipendente di impegnarsi in attività estranee, poiché in qualsiasi momento può essere sorpreso a farlo dal suo capo.
4. Spirito di squadra. Lo spazio aperto fa sentire i dipendenti uguali. Ufficio aperto in larga misura riduce la possibilità di formare piccoli gruppi chiusi.
5. Unità. Lo spazio aperto aiuta i membri del team a sentirsi un tutt'uno. L’attenzione generale al raggiungimento degli obiettivi è in aumento. I dipendenti acquisiscono un senso di responsabilità condivisa.
6. L’adattamento dei nuovi arrivati ​​migliora. Parte integrante del processo di lavoro è l'emergere di nuovi collegamenti al suo interno. I dipendenti che hanno appena iniziato il loro incarico possono facilmente rivolgersi a qualsiasi persona esperta per chiedere aiuto. Anche il nuovo arrivato conosce in breve tempo l'intera squadra.
7. I tempi di documentazione sono ridotti. Tutti i documenti sono in un unico posto, quindi non è necessario ritirarli negli uffici.
8. Costi delle apparecchiature ridotti. La disposizione compatta delle postazioni di lavoro consente di risparmiare almeno sui cavi di collegamento. Si ottengono risparmi anche sulle apparecchiature per ufficio.
9. Maggiore fiducia da parte dei clienti. Secondo la ricerca, a livello inconscio, i clienti si fidano maggiormente delle aziende con layout di uffici open space.

Come ogni fenomeno, gli uffici open space hanno i loro svantaggi:

1. Ambiente rumoroso. In qualsiasi luogo in cui si riuniscono molte persone, ad eccezione forse della biblioteca, si crea un ambiente rumoroso che non ha l'effetto migliore sulle prestazioni dei dipendenti; il rumore ha un effetto particolarmente forte sulle persone con bassa resistenza allo stress.
2. Fatica. Il rumore costante e la mancanza di spazio personale per il sistema nervoso di alcuni dipendenti diventano un vero test. Nella maggior parte dei casi, ciò influisce negativamente sulle prestazioni della squadra e il background emotivo nel suo insieme può peggiorare.
3. Furto. In questo caso non si intende il furto di effetti personali, ma la scomparsa di oggetti di lavoro come penne, carta, cucitrice, ecc.
4. Aumento dei conflitti. Ogni persona ha le sue caratteristiche individuali. È molto difficile trovare un compromesso su qualsiasi questione con un gran numero di persone interessate. È banale, ma è molto difficile decidere se aprire una finestra in una giornata non particolarmente calda oppure no.
5. Diffusione delle malattie. Nei luoghi in cui si radunano grandi numeri di persone, le malattie trasmesse per via aerea si diffondono molto più rapidamente. Una soluzione di ufficio aperto contribuisce direttamente alla diffusione delle malattie all’interno del team a un ritmo accelerato.

Recensioni dei dipendenti

Negli Stati Uniti d’America molti ricercatori hanno studiato la comodità di lavorare negli uffici Open Space. Secondo gli studi, la maggior parte dei dipendenti afferma di non avere spazio personale.

Molti si lamentano anche delle condizioni climatiche interne. Soprattutto, i dipendenti si lamentano dell'ambiente rumoroso in questo tipo di ufficio. Il rumore rende loro difficile la concentrazione.

Come aumentare la produttività dei dipendenti nella zona Open Space?

Se la produttività in questo tipo di ufficio lascia molto a desiderare, esistono una serie di misure che possono contribuire ad aumentarla:

1. Disposizione intelligente della stanza. Il primo passo è affrontare la disposizione interna dell'ufficio. È meglio abbandonare la standardizzazione del posto di lavoro a favore della diversità. È necessario dare ai dipendenti la scelta di dove è più conveniente per loro lavorare. Nello spazio ufficio è necessario installare un grande tavolo per le riunioni generali e attrezzare un'area relax vicino al posto di lavoro. Vale anche la pena riempire l'intero ufficio con piante, ma in modo che non interferiscano con il processo di lavoro.
2. Possibilità di adeguare l'ambiente interno. Tutti i dipendenti devono essere in grado di regolare la temperatura, l’umidità e l’aria condizionata. Ciò creerà condizioni di lavoro accettabili per ogni persona.
3. Rifiuto di partizioni elevate. Le pareti divisorie alte aumentano il livello di rumore in tutto l'ufficio, mentre l'effetto di aumentare lo spazio personale è praticamente impossibile da ottenere.
   Stabilire le regole. Qualsiasi grande squadra non può fare a meno di una serie di regole che regoleranno l'atteggiamento dei colleghi gli uni verso gli altri. Ad esempio, vale la pena raccomandare di introdurre segnali speciali, vietare l'ascolto di musica senza cuffie, parlare ad alta voce, ecc.
4. La leadership dovrebbe essere più vicina al “popolo”. In genere, i manager si assegnano un ufficio separato, mentre i dipendenti lavorano in uno spazio comune. Se il capo crea un posto di lavoro vicino ai suoi dipendenti e rinuncia a un ufficio personale, può migliorare il microclima nella squadra, aumentando così significativamente la produttività.
5. "Respiro d'aria fresca. L'aria fresca aumenta l'attività cerebrale e riduce anche l'irritazione del sistema nervoso. Aiuta anche a combattere varie malattie. Pertanto, vale la pena installare nell'ufficio una ventilazione di mandata, che garantisca un flusso regolare di ossigeno.

Se guardi una valutazione tipica, circa l'80% di essi sono spazi aperti in una forma o nell'altra. Gli spazi aperti migliorano la produttività? È conveniente lavorare lì? I giornalisti di Quartz hanno esaminato la questione in dettaglio.

Tutto quello che c'è da sapere sugli uffici di tipo “open-space” (nel linguaggio comune: scuderie, open space, ecc.).

Tre quarti degli americani lavorano in uffici open space

Secondo uno studio dell’International Management Facility Association, il 70% dei dipendenti statunitensi lavora in uffici open space.

I lavoratori negli spazi aperti si ammalano più spesso

Rispetto ai colleghi che lavorano negli uffici, chi lavora in spazi aperti ha maggiori probabilità di ammalarsi e di prendere un congedo per malattia. In uno studio condotto dallo Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, è emerso che un formato open space ha portato i dipendenti a prendere un congedo per malattia il 62% più spesso rispetto a coloro che lavorano con il formato “una persona-un ufficio”. L’unica spiegazione logica è che è più facile che virus e batteri trovino vittime in un ufficio densamente popolato e senza pareti divisorie. Un altro motivo, indiretto, è che molte persone si sentono a disagio in uno spazio aperto, provocando stress, malattie e altri disagi.

Ai dipendenti che lavorano negli spazi aperti non piace il rumore

Gli scienziati del Politecnico di Hong Kong hanno scoperto che il fattore più importante che irrita gli impiegati seduti in spazi aperti è il rumore delle stampanti funzionanti, dei telefoni e delle conversazioni. Hanno anche stabilito che il fattore rumore colpisce maggiormente i dipendenti più anziani: dopo 45 anni diventa sempre più difficile far fronte al ronzio infinito dei computer in funzione e delle telefonate, la produttività diminuisce in modo catastrofico.

Gli spazi aperti hanno un impatto negativo sulla produttività

Numerosi studi hanno dimostrato che coloro che lavorano in spazi aperti presentano una diminuzione della motivazione, della soddisfazione sul lavoro e una mancanza di privacy. Questi fattori hanno un effetto negativo sulla produttività del lavoro.

Puoi mettere fantastici desktop nel tuo spazio aperto e dare a tutti un MacBook, ma questo non aiuterà.

Alan Hedge della Cornell University ha scoperto che speciali scrivanie “ergonomiche” non migliorano la produttività. La maggior parte dei dipendenti non capisce come utilizzare correttamente tutta questa attrezzatura, inoltre "ergonomico" non equivale a "intuitivo".

In generale, gli studi dimostrano che gli spazi aperti possono compromettere la produttività dal 5 al 15%.

Per conto mio posso aggiungere che gli spazi aperti possono essere diversi, e alcuni possono anche essere piacevoli da vivere, purché non siano pieni più di un terzo. Dopo che il numero di posti liberi in uno spazio di coworking open space inizia ad avvicinarsi allo zero, anche l'atmosfera lavorativa scompare. Le zone "tranquille" si trasformano in filiali di call center, startuper barbuti che borbottano su Skype fanno sembrare la stanza non come un ufficio, ma come un tempio voodoo. Certo, delle buone cuffie ti salvano da tutto questo incubo, ma in primo luogo, stare seduto in cuffia per 10 ore di fila è un piacere controverso (e dannoso), e funziona meglio in silenzio, cosa che, però, sta diventando sempre più difficile trovare.

Spero sinceramente che lavoriate tutti in uffici separati, cari lettori.

Secondo la leggenda, i luoghi di lavoro aperti furono inventati da Potemkin. Lo statista era insoddisfatto della pigrizia dei servi e quindi emanò un decreto sulla collocazione speciale degli annessi. Furono eretti in modo tale che il gestore potesse osservare il lavoro di ciascun servo. Tuttavia, lo spazio aperto ha guadagnato una popolarità diffusa solo a metà del XX secolo in America. Nel 21° secolo, il 90% dei lavoratori americani lavora in questo tipo di ufficio. Al momento, gli spazi aperti stanno diventando sempre più comuni in Russia. Nonostante la loro popolarità, i dibattiti sulla loro fattibilità non si placano. Alcuni credono che gli spazi di lavoro aperti promuovano lo spirito aziendale, mentre altri credono che riducano la produttività dei dipendenti.

Cos'è lo spazio aperto?

L'open space è una disposizione speciale di uno spazio ufficio. Tutti i dipendenti sono alloggiati in un'unica grande stanza. Le postazioni di lavoro sono separate l'una dall'altra da una sottile partizione. Le tabelle sono disposte in righe. Puoi immaginare come siano gli spazi aperti ricordando i film americani che mostrano gli uffici. Molto spesso sono caratterizzati da spazi aperti.

Vantaggi

Qual è il segreto della grande diffusione degli spazi aperti? I loro indubbi vantaggi includono:

• Risparmiare spazio. Un piccolo spazio può ospitare molti dipendenti. Non è necessario affittare una vasta area. Il vantaggio economico per il datore di lavoro è innegabile.
• Interazione rapida tra i dipendenti. Tutti i problemi lavorativi vengono risolti tempestivamente. Per contattare un collega con una richiesta o una domanda, non è necessario correre da un ufficio all'altro. Ciò è particolarmente importante nel lavoro che richiede efficienza.
• La capacità di controllare facilmente il lavoro dei dipendenti. Le persone che soggiornano in una stanza separata tendono a distrarsi dal proprio lavoro. Il manager non ha praticamente alcuna capacità di monitorare tali congedi non autorizzati. Un open office risolve completamente questo problema. I dipendenti non hanno alcuna possibilità di rimandare il lavoro.
• Democratico. Ciò garantisce l’uguaglianza per tutti i dipendenti. La probabilità di formare comunità chiuse è ridotta.
• Mantenere lo spirito aziendale. Uno spazio comune crea uno spirito lavorativo unificato, che ha un effetto benefico sulla motivazione.
• Facile onboarding di nuovi dipendenti. I principianti possono rapidamente. Il primo giorno una persona incontra i suoi colleghi. Se un nuovo arrivato ha problemi, può rivolgere tutte le domande a dipendenti esperti senza girovagare inutili per l'organizzazione.
• Semplicità del flusso dei documenti. Tutti i documenti si trovano in una stanza e quindi non è necessario cercarli in tutte le stanze.

Prima di tutto, lo spazio aperto è vantaggioso per il proprietario dell'organizzazione. Il datore di lavoro non è tenuto ad assegnare un posto di lavoro separato a ciascun dipendente. È sufficiente affittare una grande stanza e dividerla in zone utilizzando le partizioni. Il costo di quest'ultimo non inciderà sul budget dell'azienda.

Screpolatura

Lo spazio aperto presenta molti svantaggi:

• Aumento del livello di rumore. Diverse dozzine di lavoratori in una stanza significano rumore costante. Il telefono squilla, le conversazioni dei dipendenti, il rumore delle apparecchiature dell'ufficio: tutto ciò può letteralmente farti impazzire. È estremamente difficile per un dipendente concentrarsi in condizioni così stressanti.
• Stress costante. La mancanza di spazio personale, gli spazi angusti e il rumore sono tutti fattori che contribuiscono allo stress e all’irritabilità. Naturalmente, questo ha un impatto negativo sulle prestazioni.
• Rischio di furto. Tutti gli effetti personali dei dipendenti (telefoni, borsette) sono esposti al pubblico. Ciò può indurre i lavoratori a temere di non avere abbastanza delle loro proprietà.
• Probabilità di conflitti. Una persona preferisce sedersi con la finestra aperta, un'altra preferisce stare al freddo. Queste piccole cose causano conflitti tra colleghi e creano un'atmosfera tesa.
• Rapida diffusione delle malattie infettive. Tutti i batteri, le infezioni e i virus vengono rapidamente trasmessi da dipendente a dipendente. Secondo gli studi, le persone si ammalano più spesso negli spazi aperti.

Il datore di lavoro guadagna in risparmi sull’affitto, ma perde in produttività dei suoi dipendenti.

Cosa dicono gli stessi dipendenti?

Gli spazi aperti funzionano da molto tempo e quindi sono già apparse molte ricerche sul lavoro in essi. Diamo un'occhiata ad alcuni dei risultati:

• Il 56% dei dipendenti afferma di non avere spazio personale.
• Al 55% dei lavoratori non piace la temperatura ambiente.
• Al 60% manca il silenzio.

Alcuni studi dimostrano che gli spazi aperti aumentano il livello di stress dei dipendenti e provocano conflitti. Ai dipendenti che lavorano in uffici open space è stata diagnosticata la pressione alta. Inoltre, tali uffici registrano un elevato turnover del personale.

Come aumentare la produttività dei dipendenti in uno spazio aperto?

Un manager può mitigare gli svantaggi degli spazi aperti utilizzando le seguenti raccomandazioni:

• Spazio di lavoro diversificato. Non è consigliabile standardizzare i posti di lavoro, perché ogni dipendente ha le proprie esigenze individuali. Alcuni posti devono essere ben isolati; tra gli altri tavoli vengono posizionati piccoli divisori. Il dipendente può scegliere la sede più adatta alle sue esigenze.
• Posizionamento corretto delle aree comuni. Il lavoro da solo non basterà a risolvere i problemi quotidiani. È inoltre necessario installare un grande tavolo per discussioni congiunte, prevedere una sala relax e una zona pranzo. Tutte queste stanze dovrebbero essere in prossimità dello spazio di lavoro principale.
• Nessuna partizione alta. Sembra che l'installazione di partizioni alte risolverà il problema dello spazio personale. Tuttavia, questo è un malinteso. I dipendenti che lavorano dietro “alte mura” si sentiranno come se fossero soli nella stanza. Ciò aumenterà il livello di rumore. I lavoratori in tali condizioni non mantengono il silenzio e parlano ad alta voce.
• Approvazione delle regole di condotta. Le regole possono includere il divieto di conversazioni e musica ad alto volume. I dipendenti dovrebbero essere incoraggiati a utilizzare la chat interna più spesso. È possibile impostare un segnale speciale secondo cui il dipendente non ha bisogno di essere disturbato in questo momento.
• Più piante. È stato dimostrato che la vegetazione vivente sul posto di lavoro riduce i livelli di stress, aumenta la produttività, la concentrazione sulle attività lavorative e crea un’atmosfera positiva.
• Posizionamento delle postazioni di lavoro direzionali in uno spazio comune. Di norma, i dirigenti si trovano in un ufficio separato. Tuttavia, questa non è una politica del tutto corretta. In primo luogo, il manager non sarà in grado di controllare completamente il lavoro dei suoi dipendenti e, in secondo luogo, sarà escluso dalla squadra e non sarà in grado di identificare tempestivamente i punti deboli del processo di lavoro.

Il manager deve essere interessato alle opinioni veritiere dei suoi dipendenti per introdurre innovazioni conformi alle reali esigenze del team.

Aumentare il comfort in uno spazio comune è un compito non solo del manager, ma anche dei dipendenti. I dipendenti possono utilizzare le seguenti linee guida:

• Ogni persona può organizzare autonomamente un comodo spazio personale. Per fare questo, puoi procurarti delle cuffie, posizionare fotografie e soprammobili decorativi preferiti sul tuo tavolo.
• Non è consigliabile mangiare sul posto di lavoro o usare profumi con un odore forte. La miscela di aromi può causare disagio ai vicini nella stanza.
• Anche se il gestore non ha dato istruzioni particolari, bisogna seguire le regole generali di cortesia: parlare a voce più bassa, abbassare il volume del telefono.

Gli sforzi congiunti del proprietario dell'organizzazione e dei dipendenti contribuiranno a rendere confortevole anche uno spazio aperto per il lavoro.