Učinkovito planiranje radnog vremena u poduzeću. Planiranje radnog vremena - sažetak

U svojoj radnoj praksi više sam se puta susreo s menadžerima koji imaju jednu važnu sposobnost. To je sposobnost da tijekom dana radite puno stvari, pravilno određujući prioritete i bez doživljavanja stresa. Takva se osoba jednostavno ne može zatrpati djelima. Bez obzira koliko se projekata trenutno provodi, on će brzo, smireno i pravilno rasporediti prioritete, grupirati zadatke i početi ih izvršavati jedan po jedan. Dosta sam o tome razmišljao, razgovarao s kolegama i shvatio da ta sposobnost u većini slučajeva nije urođena, već stečena.

Dok sam bio u srednjoj školi, moj mi je voljeni ujak dao dobar savjet: “Prati što radiš tijekom dana i rezimiraj na kraju.” Ujak je radio za Međunarodnu organizaciju rada i znao je o čemu govori. I dalje sam mu zahvalan na savjetima, a i sebi što sam ih poslušao. Kad sam završio školu, imao sam jasan raspored, većina zadataka i obaveza za svaki dan bili su unaprijed planirani i to mi nije izazvalo nikakav protest ili nelagodu.

Kasnije sam se držao ovog pravila do kraja života. Planovi i zadaci su se mijenjali, a navika obavljanja više različitih stvari tijekom dana samo je jačala, a samim time i učinkovitost i uspješnost mog rada. Uostalom, ako malo bolje razmislite, velika umornost, apatija, niska produktivnost najvećim su dijelom rezultat naše vizije sebe, svog rada i na kraju, ali ne manje važno, nedostatka navike planiranja i određivanja prioriteta. Vjerojatno za neke kreativne radnike i stručnjake uskog profila to nije značajan nedostatak, ali neće biti dobar menadžer bez sposobnosti planiranja aktivnosti, određivanja prioriteta i grupiranja zadataka.

Dakle, ako se niste navikli planirati stvari u školi ili na fakultetu, najbolje je da to učinite što prije. Prvo saznajte što zapravo radite tijekom dana. Samo svakih pola sata zabilježite čemu ste posvetili ovo vrijeme. Kada pregledavate svoje tjedne bilješke, iznenadit ćete se koliko vremena gubite na nevažne, preklapajuće ili jednostavno nebitne aktivnosti i zadatke. U skladu s tim, sljedeći korak je odbaciti sve nepotrebne. Ovo će također dugo trajati, nekih navika ili rituala vrlo je teško riješiti se. Treći korak je grupiranje glavnih zadataka i vrsta posla te njihovo rješavanje uzastopno, a ne proizvoljnim redoslijedom. To će znatno povećati vašu sposobnost koncentracije. Na prvi pogled, ovo je vrlo jednostavno, ništa teže nego raditi vježbe ujutro. Ali nisu svi angažirani u naplati.

Što se tiče planiranja dana, i sada tome posvećujem dosta vremena (iako moji pomoćnici rade dosta pripremnog i organizacijskog posla). Možda kasnije napišem post o ulozi osobnog asistenta u radu voditelja. Osnova pravilnog upravljanja vremenom je. Za mene je to strategija, odnosi s ključnim klijentima i partnerima, najveći poslovi, tim, imenovanja i motivacija zaposlenika. Ako se problem pojavi u jednom od ovih smjerova, onda je to moj problem, koji moram prvo riješiti.

Još jedna temeljna točka je prisutnost neplaniranih aktivnosti na vremenskoj liniji. Uvijek se dogode, a važno je imati malo vremena jer nema goreg nego kad se jedan sastanak uvuče u drugi ili morate nešto obaviti na brzinu.

Ne zaboravite da su svi ljudi različiti, što znači da planiranje treba biti individualno. Davno sam napravio svoj optimalni raspored. Obično u 9 ujutro finaliziram raspored s timom i prolazim kroz briefove koji opisuju sastanke koje moram obaviti danas. Priprema sažetaka je zasebno pitanje: oni jasno opisuju ciljeve, zadatke, sudionike. Također mi štedi vrijeme. Nakon desetak sastanaka odlazim doma i provodim vrijeme s obitelji, redovito idem na jogu ili fitness. I bliže noći još uvijek radim elektronički. Ova rutina mi omogućuje da više ne prelazim između vrsta posla i lakše ulazim u željeni način rada. Međutim, kako bih izgradio i držao se toga, morao sam početi planirati svoje vrijeme od škole.

Tko se od nas nije zapitao što je najveća vrijednost? Često se mišljenja o ovom pitanju razlikuju. Neki vjeruju toj informaciji, drugi - vremenu. Unatoč činjenici da moderno društvo ima dovoljno mogućnosti za uštedu vremena, iz nekog razloga vremena jednostavno nema dovoljno. I odmah mi padaju na pamet misli: "Zašto tehnološki napredak igra okrutnu šalu?", "Kako imati vremena učiniti sve, pa čak i dobro?", "Kako rasporediti i planirati svoj dan kako biste se barem djelomično rasteretili?" ”. Sve je vrlo jednostavno. Samo trebate naučiti kako pravilno planirati vrijeme.

Pravila kojih se morate pridržavati ako želite biti uspješni

Da biste učinili sve i imali vremena za odmor, trebali biste:

• izraditi poseban plan;
• dajte prednost rješavanju malih važnih stvari, ne ostavljajući ih za kasnije;
• ne gubite radno vrijeme na nepotrebne stvari;
• svakodnevno analizirati izvršene zadatke;
• pravilno odrediti prioritete prema važnosti;
• održavati red;
• razviti snagu volje za stjecanje novih navika.

Kako naučiti planirati svoj dan: faze planiranja vremena glave

Čini se da je ispravno rasporediti radno vrijeme, odrediti slijed dnevnog rada nije teško, međutim, ne može svatko to učiniti. Ako vam na pamet padaju misli o tome kako obaviti važne stvari na vrijeme i ne umoriti se, važno je naučiti kako pravilno planirati i raspodijeliti vrijeme. Ovdje važnu ulogu igra pravilno sastavljen plan dnevne rutine.

Ne zaboravite na tako važan faktor kao što je ograničeno vrijeme. Vrijeme se ne može zaustaviti, promijeniti, vratiti, što znači da isto vrijedi i za posao, poslove i naš život općenito.

Postoje sljedeće faze planiranja radnog vremena:

• razvijanje discipline (naučiti kontrolirati svoj dan važan je zadatak za uspješnog vođu);
• određivanje stupnja važnosti predmeta (dopušteno je planirati najviše 3 hitna predmeta dnevno);
• racionalna raspodjela predmeta na važne, hitne, lake, jednostavne, beznačajne;
• izrada faznog plana provedbe radova;
• oslobađanje od jednostavnih, malih, laganih stvari za koje je potrebno manje od 10 minuta (istovar sljedećih dana);
• odbijanje upravitelja od aktivnosti koje "kradu" vrijeme (gledanje TV emisija, mnogo sati komunikacije na društvenim mrežama, okupljanja s prijateljima);
• definicija svake stvari u kući i na poslu njezina mjesta;
• rješavanje smeća s posla (10 minuta dnevno dovoljno je za sortiranje dokumenata i bacanje nepotrebnog);
• izbor hobija za slobodno vrijeme.

Kako ne biste izgubili prijatelje i pravilno uštedjeli vrijeme, morate slijediti pravilo: posjećujte stranice na društvenim mrežama 2 puta tjedno, odvojite vikende za sastanke s prijateljima, planirajte osobne sastanke unaprijed, smanjite vrijeme "praznih" telefonskih razgovora do 15 minuta dnevno.

Kako napraviti plan rada

Uspješno planiranje moguće je ako se u svom radu pridržavate sljedećeg slijeda:

1. Odrediti ciljeve i zadatke na temelju kojih će se izraditi plan rada. Može biti kratkoročna (na tjedan dana) ili dugoročna (na mjesec, kvartal, godinu).

Pažnja: Uspješan vođa ne bi trebao odstupiti ni koraka od plana. Možete ga prilagoditi, na primjer, zamijeniti stvari, dane važnih sastanaka, planirati događaje za neko drugo vrijeme, ali ni u kojem slučaju ih ne možete radikalno promijeniti.

1. Dodijelite zadatke i odredite rokove za njihovo izvršenje. Važno je prije svega naučiti raditi stvari koje su vremenski ograničene i one koje zahtijevaju puno truda. Zatim možete planirati srednjoročne zadatke i poslove koji zahtijevaju implementaciju standardnih funkcija. Zadnje što treba učiniti je manje važan posao.

1. Obavezno označavanje hitnih stvari koje su nastale uoči izvršenja u vašem dnevniku ili kalendaru (omogućuje upravitelju da ima vremena učiniti sve na vrijeme, bez propuštanja važnih točaka).

1. Analiza svih slučajeva, smanjenje popisa zadataka (koliko je to moguće).

Da biste rasteretili dan, važno je:

1. Pridržavajte se ograničenja izvršenja predmeta: ne više od 3 hitna, ne više od 10 ukupno dnevno.
2. U planiranju se pridržavajte završetka složenih zadataka u povoljnije vrijeme, po mogućnosti ujutro, laganih - na kraju radne smjene.
3. Nemojte obavljati sljedeći posao bez dovršetka prethodnog (važno je planirati zadatke u fazama, nakon što ste izvršili prethodno dogovorene).
4. Ne ostavljajte nedovršene poslove, nemojte ih prenositi na sljedeći radni dan.
5. Ako postoje još neriješeni zadaci, preporučuje se da ih zabilježite u kalendaru važnih predmeta, gdje ih treba posebno istaknuti. U slučaju da isti zadatak stabilno "živi" u dnevniku nekoliko dana za redom, vrijedi razmisliti kako ga odbiti ili jednostavno prenijeti na drugu osobu koja ga obavlja.

Tajne racionalnog planiranja

Pravilno planiranje dana omogućit će:

• procjena plana rada, prilagodba zadataka, izrada dnevne rutine;
• kontrola nad izvršenjem predmeta, eliminacija istovremenog izvršavanja nekoliko zadataka (inače postoji rizik od niskog učinka u radu);
• završetak započetih predmeta;
• uklanjanje prepreka koje sprječavaju menadžera da ispuni dodijeljene zadatke, odvlače pozornost, utječu na planove;
• izmjena rada s odmorom;
• analiza planiranja vremena;
• stalno poboljšanje njihove izvedbe.

Tajne uštede menadžerovog vremena

1. Važno je kombinirati slične zadatke, na primjer, kombinirati pregovore, analizirati korespondenciju, odgovarati na e-poštu.
2. Jednako je važno stvoriti mirno okruženje. Ovo je neophodno kako ništa ne bi odvratilo pozornost od posla.
3. Ograničavanjem radnog vremena izbjeći ćete neproduktivne rezultate poslovnih sastanaka.
4. Sposobnost određivanja prioriteta važan je pokazatelj racionalnosti i dosljednosti poslova, što utječe na postizanje ciljeva.
5. Obavljanje iznimno važnih zadataka omogućuje voditelju postizanje visokih učinaka u radu.
6. Značajan dio vremena pomoći će uštedjeti raspodjelu zadataka između zaposlenika.
7. Jednako je važna i faznost u radu. Kretati se prema cilju puno je lakše ako se penjete stepenicama, počevši od malih stvari i dosežući visine.
8. Vođenje dnevnika važnih stvari pomoći će eliminirati preklapanje jednog zadatka na drugom, gomilanje slučajeva na kraju mjeseca.
9. Važne odluke najbolje je donositi ujutro. Na taj način možete stvoriti osjećaj uspjeha za cijeli radni dan.
10. Prilikom izrade planova, rasporeda, važno je voditi računa o stvarnoj razini radne sposobnosti, jer ona utječe na konačni rezultat rada.

Planiranje i organiziranje rada ključ je daljnjeg samorazvoja. O osnovnim načelima i pravilima dnevnog planiranja pročitajte u članku.

Iz članka ćete naučiti:

Zašto vam je potrebno dnevno planiranje?

Nije svima jasno zašto morate planirati svoj radni dan. Uostalom, svaka osoba, čak i bez planiranja, zna koje funkcije obavlja i što mora učiniti. Mnogi ne vide smisao u pravljenju planova za dan, jer uvijek postoje neočekivani zadaci koji mogu pobrkati sve unaprijed planirane stavke.

Preuzmite povezane dokumente:

Usporedimo li dva radnika koji obavljaju iste funkcije i imaju iste sposobnosti, možemo ustanoviti da su obujam i kvaliteta njihovog rada drugačiji. Jedan zaposlenik uspijeva riješiti i tekuće i strateške zadatke, drugi nema vremena ni za obavljanje hitnih zadataka te je prisiljen stalno ostajati nakon posla. Najbolje rezultate će pokazati oni koji su više . Odnosno onaj kome je proces planiranja svakodnevna dužnost i potreba. Imati plan, čak i na psihološkoj razini, tjera osobu da se mobilizira. Ima fiksni cilj i unutarnju potrebu da ga postigne.

Kako učinkovito planirati?

Planiranje i organizaciju rada provodi zaposlenik. Ne menadžer, već zaposlenik treba sebi postavljati zadatke. U ovom slučaju, on sam sebi postavlja ciljeve, djeluje u smjeru koji odabere. U pravilu je postotak obavljenih zadataka kod samostalnog planiranja veći nego kod provedbe općeg razvijen od strane vođe.

Postoji sustav rasporeda rada koji je provjeren u praksi i osigurava optimalno korištenje radnog vremena. To je skup načela pomoću kojih osoba može napraviti kompetentan, realan i izvediv plan.

Prije svega odredite što trebate uključiti u svoj dnevni plan. Treba ga izraditi uzimajući u obzir strateški plan razvijen za šest mjeseci ili godinu dana. Planiranje za svaki dan uzima u obzir sve zadatke predviđene za provedbu, kako izravno povezane s poslom tako i sekundarne. Na primjer, čestitati rođendan kolegi. Osim onih stavki koje čekaju voditelja, u plan moraju biti uključene i osobne stvari. Ovo je neophodno za osobni razvoj i stvaranje pozitivnog imidža.

Prilikom planiranja rada, velike zadatke za koje će trebati nekoliko dana ili tjedana treba podijeliti u faze i izvoditi ih uzastopno. Postavite rok za svaku prekretnicu. Napravite plan za sljedeći dan, uključujući u njega podzadatke. Za izradu plana možete koristiti obični papirnati dnevnik ili poseban program.

Svrha planiranja rada nije ispunjenje planskih stavki pod svaku cijenu, već pravodobno i kvalitetno izvršenje prioritetnih i hitnih zadataka. Stoga popis zadataka predviđenih za provedbu mora biti sortiran i posložen prema silaznom redoslijedu prioriteta. U nastajanju Možete koristiti više metoda u isto vrijeme.

Na primjer, zadaci s fiksnim rokom i zadaci koji zahtijevaju više truda za rješavanje imaju najveći prioritet. Drugi po važnosti bit će dnevni obvezni zadaci i oni zadaci čiji su rokovi predviđeni u narednim danima. Najniži prioritet u dnevnom planiranju su manje stvari, čiji neuspjeh neće imati značajne negativne posljedice.

Pravila planiranja dana

Kao i planiranje rada poduzeća, planiranje radnog dana pojedinog zaposlenika mora slijediti pravila. Slijedeći ih, pomoći ćete osigurati provedbu planova u udobnom načinu rada za vas.

1. Rasporedite ne više od 70% svog radnog vremena. To će vam omogućiti da mirno obavljate hitne neplanirane zadatke i da ne budete nervozni ako vam se mora odvratiti od izvršenja. .
2. Nemojte u dnevni plan uključivati ​​više od tri važna i hitna zadatka u isto vrijeme. Ograničite ukupan broj stavki plana na deset.
3. Oblikujte iste vrste kućišta u blokove. To će vam pomoći da ih izvršite pomoću jednog algoritma, što će smanjiti vrijeme izvršenja.
4. Premjestite proces planiranja na večer prethodnog dana. Imat ćete vremena za prilagodbe plana, ako je potrebno.
5. Planirajte složene slučajeve u skladu sa svojim bioritmovima. Netko se razlikuje po povećanoj učinkovitosti ujutro, netko - popodne, a netko radi najproduktivnije navečer.
6. Ne započinjite novi zadatak prije nego završite posao koji ste već započeli. Ako ste morali prekinuti - vratite se i dovršite ono što ste započeli.
7. Ne odgađajte obavljanje neplaniranog zadatka ako ga možete obaviti za nekoliko minuta.
8. Uzimajte pauze svakih sat vremena bez zadržavanja na poslu. Pauze posvetite laganom zagrijavanju, to će vam pomoći da "osvježite" glavu.
9. Nemojte brkati s postizanjem ciljeva, ne postavljajte si ciljeve i ne ocrtavajte količine s kojima ćete se teško nositi.
10. Ako postoje nedovršeni zadaci koji nisu izgubili na važnosti, prebacite ih u plan za sljedeći dan.
11. Organizirajte svoje radno mjesto tako da bude ugodno za rad.

Zaključak

Planiranje za svaki dan korisna je i potrebna vještina. Ovo je način samoorganizacije i samorazvoja, jamstvo da možete učinkovito raditi. Predloženi sustav planiranja rada pomoći će u razumijevanju osnovnih načela Upravljanje vremenom te to znanje uspješno primijeniti u praksi.

Ako počnete temeljito razumjeti koji čimbenici općenito utječu na život osobe, tada ih možete pronaći jako puno. Bilo koje područje života osobe i svaka sfera njegove aktivnosti, naravno, ima niz osobitosti koje su im svojstvene, a ponekad je ono što je primjenjivo na jedno potpuno neprimjenjivo na drugo. No, unatoč tome, postoje neka temeljna načela koja su učinkovita u apsolutno svemu. Jedno od tih načela, točnije zakona koji se mogu smatrati jamcima uspjeha u bilo kojem području, može se sigurno nazvati sposobnošću planiranja i određivanja prioriteta. Zašto je to toliko važno, saznat ćemo u predstavljenoj lekciji treninga upravljanja vremenom.

Nakon proučavanja ovog materijala saznat ćete što je poslovno planiranje i koje su njegove značajke, zašto je potrebno i važno svakodnevno praviti popise radnih, osobnih i kućanskih poslova. Osim toga, razmotrit ćemo nekoliko učinkovitih metoda i načela planiranja, od kojih su neki dizajnirani za svaki dan, a neki imaju više obećavajući fokus - za tjedan, mjesec, godinu, pa čak i nekoliko godina. Ovaj tečaj naše online obuke bit će koristan za ljude svih dobi i profesija, a dobivene informacije bit će moguće primijeniti za postizanje vaših ciljeva od prvog dana.

Što je planiranje. Vrste planiranja. Određivanje prioriteta

Proces planiranja

Planiranje je proces optimalne alokacije resursa potrebnih za postizanje ciljeva i zadataka, kao i skup procesa koji su povezani s njihovim postavljanjem i provedbom. Planiranje je sastavni dio upravljanja vremenom (time management) i vještom primjenom uvelike povećava njegovu učinkovitost.

U svom najjednostavnijem i najformalnijem tumačenju, planiranje karakteriziraju sljedeći koraci:

1. Faza postavljanja ciljeva (zadataka)
2. Faza izrade plana za postizanje željenog
3. Faza dizajna varijante
4. Faza identifikacije potrebnih resursa, kao i njihovih izvora
5. Faza određivanja rukovoditelja i brifinga
6. Faza fiksiranja rezultata planiranja u fizičkom obliku (plan, projekt, karta, itd.)

Vrste planiranja

Planiranje je, kao što je već navedeno, primjenjivo na apsolutno bilo koju sferu života, ali, ovisno o tome, može imati svoje karakteristike, koje se, pak, izražavaju u oblicima i sadržajima koji se razlikuju po obliku i sadržaju.

Vrste planiranja se razlikuju:

Po nuždi

• Direktivno planiranje - podrazumijeva obvezno izvršenje postavljenih zadataka, uvijek ima određenog adresata i karakterizira ga povećana pojedinost. Kao primjer možemo navesti postavljanje zadataka vezanih uz rješavanje pitanja od državnog / nacionalnog značaja, rad u poduzećima itd.
• Indikativno planiranje suprotno je prvom: ono ne podrazumijeva obvezno i ​​precizno izvršenje, ono ima više savjetodavni i usmjeravajući karakter. Ovaj tip planiranja raširen je u sustavu makroekonomskog razvoja raznih država.

Vremenski okvir za postizanje ciljeva

• Kratkoročno (tekuće) planiranje - izračunato je za razdoblje do 1 godine i može se sastojati od planova za dan, tjedan, mjesec, kvartal, šest mjeseci. Najčešći tip planiranja. Koriste ga kako obični ljudi u procesu svakodnevnog života, tako i voditelji raznih organizacija.
• Srednjoročno planiranje - izračunato za razdoblje od 1 do 5 godina. Ovaj oblik planiranja uobičajen je u aktivnostima državnih agencija, tvrtki i poduzeća, ali ga često koriste strateški nastrojeni ljudi. U nekim slučajevima može se kombinirati s tekućim planiranjem, što je u kombinaciji rolling planiranje.
• Dugoročno (prospektivno) planiranje - proračunava se, u pravilu, za nekoliko (5, 10, 20) godina unaprijed. Najčešće se ova vrsta planiranja koristi u velikim poduzećima kako bi se ispunili zadaci društvene, ekonomske, znanstvene i tehnološke prirode itd.

• Strateško planiranje uglavnom je dugoročno. Uz pomoć njega određuju se glavni pravci u aktivnostima organizacija: širenje aktivnosti, stvaranje novih smjerova, poticanje tijeka rada, proučavanje tržišta i njegovih segmenata, proučavanje potražnje, karakteristika ciljne publike itd. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
• Taktičko planiranje - najčešće je isto - dugoročno. Njegov glavni cilj je stvoriti potrebne uvjete za realizaciju mogućnosti koje se pronalaze primjenom strateškog planiranja. U pravilu se taktičko planiranje koristi u planiranju gospodarskog, društvenog i proizvodnog razvoja organizacije. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
• Operativno-kalendarsko planiranje je završna faza strateškog i taktičkog planiranja. Služi uglavnom za provedbu procesa postizanja zadanih rezultata. Uz pomoć njega specificiraju se svi pokazatelji i izravno se organizira rad organizacije. Operativno planiranje uključuje određivanje vremena za izvršenje zadataka, pripremu provedbe procesa, vođenje evidencije, praćenje i analizu procesa. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
• Poslovno planiranje – služi za procjenu izvedivosti, relevantnosti i učinkovitosti planiranih aktivnosti. Izrada poslovnog plana odvija se vrlo pažljivo, uzimajući u obzir sve vrste pokazatelja, mogućnosti, prijedloga itd. Čest je u aktivnostima organizacija i radu poslovnih ljudi.

Uz razmatrane tipove planiranja, koji uzimaju u obzir primarne aspekte, postoje i oni koji uzimaju u obzir sekundarne. Oni se pak razlikuju:

Po stupnju pokrivenosti

• Generalno planiranje – pokriva sve detalje konteksta.
• Djelomično planiranje - pokriva neke detalje konteksta.

Planiranjem objekata

• Ciljano planiranje - uključuje definiranje potrebnih ciljeva za postizanje.
• Planiranje sredstava - uključuje planiranje sredstava potrebnih za postizanje rezultata (financije, informacije, osoblje, oprema itd.).
• Planiranje programa - uključuje razvoj programa potrebnih za postizanje rezultata.
• Planiranje akcije – uključuje određivanje radnji potrebnih za postizanje rezultata.

Po dubini

• Agregatno planiranje - događa se uzimajući u obzir zajedničke parametre.
• Detaljno planiranje - uzima u obzir sve detalje i značajke.

Usklađivanje planova tijekom vremena

• Sekvencijalno planiranje - podrazumijeva dug proces, koji se sastoji od nekoliko manjih faza.
• Simultano planiranje - podrazumijeva jednokratnu kratku etapu.

Računovodstvo promjena podataka

• Kruto planiranje - podrazumijeva obvezno poštivanje navedenih parametara.
• Fleksibilno planiranje - podrazumijeva mogućnost nepoštivanja zadanih parametara i pojavu novih.

u redu

• Uredno planiranje – uključuje uzastopno izvršavanje planova, jedan za drugim.
• Tekuće planiranje - podrazumijeva produljenje plana za sljedeće razdoblje nakon njegovog završetka u tekućem razdoblju.
• Izvanredno planiranje - podrazumijeva provedbu plana prema potrebi.

Određivanje prioriteta

Prioritizacija je proces postavljanja prioriteta - pokazatelj prevlasti važnosti jedne ili druge stavke plana nad ostalima. Određivanje prioriteta je važno iz razloga što među velikim brojem različitih nijansi i obilježja postoje kako one koje su najmanje važne i minimalno utječu na proces postizanja cilja, tako i one koje u tom procesu imaju dominantnu ulogu. . Sposobnost određivanja prioriteta može se nazvati još jednim pokazateljem učinkovitosti i učinkovitosti bilo kojeg procesa planiranja, jer. isticanje najznačajnijih točaka plana često je odlučujuće u pitanju hoće li se cilj postići ili ne.

Kao što vidite, planiranje kao proces karakterizira znatan broj različitih nijansi. Bilo koja od vrsta može se koristiti zasebno, a možda i u kombinaciji s drugima. Glavna stvar pri odabiru je uzeti u obzir sve značajke vaše aktivnosti. No, koliko god vrsta planiranja postojalo, koliko god ih razmatrali, koliko god primjera davali, sve to neće imati nikakvu vrijednost ako ne razumijemo zašto uopće trebamo nešto planirati, što prednosti koje ima kako će nam pomoći u životu? Ovo su pitanja na koja ćemo pokušati odgovoriti u sljedećem odjeljku.

Za što se planira?

S obzirom da su naši treninzi posvećeni metodama povećanja osobne produktivnosti, ovdje i dalje u lekciji razmatrat ćemo planiranje u odnosu na aktivnost osobe, a ne organizacije, tvrtke, poduzeća itd.

Planiranje je faktor koji uvelike određuje ne samo hoće li osoba postići ono što želi, već i što će postići općenito. Činjenica je da sam proces planiranja nema jedinstven i usko usmjeren učinak, već djeluje kompleksno, utječući na mnoge osobne pokazatelje osobe, smjer njezina djelovanja i način života općenito. U nastavku navodimo samo nekoliko pozitivnih aspekata planiranja i prednosti koje ono pruža.

Specifikacija cilja

Čim čovjek počne planirati svoje aktivnosti, aktivira se njegovo razmišljanje, kreativnost, a aktivnost mozga se povećava. Možete nešto željeti i “kao” to zamišljati, a pritom misliti da točno znate što želite. Ali čim sjednete za izradu plana i počnete ga pažljivo promišljati, vaš se cilj iz apstraktnog počinje pretvarati u konkretan. Postupno ga počinjete zamišljati u detalje, uzimate u obzir njegove značajke, nekako ga mijenjate. Postoji izreka koja kaže da brod koji ne zna kamo ide nikada neće stići na odredište. Tako je i s čovjekom – ako ne zna što točno želi, nikada to neće postići. Planiranje omogućuje razumijevanje i realizaciju onoga što stvarno želite i pronalaženje određenog cilja.

Jasan plan akcije

Čak i ako znamo što želimo, možda to nikada nećemo postići ako ne znamo što nam je potrebno da to dobijemo. Naši ciljevi mogu biti megaglobalni, dobri i divni, ali će ostati samo slika onoga što želimo imati i što činiti. Ovo stanje se ispravlja uz pomoć planiranja. Prvo, omogućuje vam određivanje specifičnih koraka koje je potrebno poduzeti kako biste postigli željeni rezultat. Drugo, pomaže u određivanju resursa potrebnih za to i njihovih izvora. Treće, pruža mogućnost postavljanja vremenskog okvira. Na taj način, izradom preciznog plana, znat ćete što trebate učiniti da biste ga proveli, koga ili što uključiti u to i, što je najvažnije, kada to želite učiniti. Planiranje znatno ubrzava proces postizanja cilja jer. je praktičan vodič za djelovanje.

Akcija, a ne misli o akciji

Sve dok nemamo plan kako provesti ono što želimo, u stalnom smo razmišljanju o ovoj temi. Razmišljamo o tome koliko to želimo, kako bi bilo dobro da to imamo, razmišljamo o temi kako to sada nedostaje, možda čak zamislimo sebe u procesu djelovanja. Ali postoji jedno ALI - osim što razmišljamo, ne radimo ništa drugo. A to ukazuje da će, najvjerojatnije, sve ovo završiti. Važno je shvatiti da kada počnete planirati, već radite prvi i najveći korak prema provedbi svog plana. Samo to vas već značajno pomiče naprijed. I tada počinje lančana reakcija: nakon izrade plana počinjete izvoditi određene radnje, nakon prve stavke slijedi druga, nakon druge slijedi treća i tako dalje. Uspijete li sebi usaditi naviku planiranja i najmanjih stvari, odmah ćete primijetiti kako se vaše želje počinju pretvarati u stvarnost. Ovdje možete primijeniti još jednu izreku: "Ispod lažljivog kamena voda ne teče." Pomaknite se s mrtve točke - počnite djelovati. Planiranjem se stvara energetski potencijal neophodan za postizanje cilja.

Sposobnost manevriranja

Ne znajući točno što treba učiniti da bismo postigli zadane rezultate, ne možemo niti odrediti niti koordinirati svoje djelovanje. Možemo otprilike zamisliti što trebamo učiniti, ali djelujući bez plana, riskiramo doći u slijepu ulicu ili se još više udaljiti od cilja. Kad imate plan i počnete djelovati, možete, tako reći, cijelim procesom upravljati online: ne ide ovako, pokušajte drugačije, jedna stvar ne ide, razmislite čime je možete zamijeniti s. Imati jasan plan omogućit će vam da napravite manevre na svom putu, mijenjajući različite metode i metode. Kao rezultat toga, imat ćete sveobuhvatan plan koji će uzeti u obzir sve vrste nijansi i mogućnosti za razvoj događaja. Sposobnost planiranja je sposobnost da budete fleksibilni i spremni za svaku situaciju.

Visoka stopa uspješnosti

I, možda, najvažnija prednost planiranja je, ako ne i 100% jamstvo, ali ipak velika vjerojatnost uspjeha. Koliko ljudi vidimo koji žele vrlo malo, ali, bez plana, ne postižu ništa! A, za razliku od njih, postoji veliki iznos primjeri ljudi koji imaju fantastične ciljeve koji se čine nedostižnima, unatoč svemu ih postižu i još više. Ono što razlikuje prve od drugih je sposobnost planiranja i određivanja prioriteta. Definirajte svoje ciljeve, počnite praviti plan – nakon nekog vremena vidjet ćete da ste postigli cilj, a tisuće promatrača bez plana ostale su na svojim mjestima. Planiranje će vas staviti u vodstvo u bilo kojem području!

Sigurno vam je sada postalo mnogo jasnije zašto morate planirati i promišljati sve svoje korake. Planiranjem se bave poslovni ljudi i poduzetnici, čelnici velikih korporacija, kreativci, pisci, glumci i zvijezde estrade, općenito svi oni koje obično nazivamo uspješnim ljudima. Planiranje je dio života i rada svake osobe koja želi povećati svoju produktivnost i postići ozbiljne rezultate. Upravo iz tog razloga, osim što sjednete za stol, uzmete olovku i list papira i počnete nešto planirati, danas postoje posebno razvijene metode planiranja koje su već više puta dokazale svoju učinkovitost. U sljedećem odjeljku dat ćemo kratak pregled najpopularnijih od njih.

Metode planiranja

ABC planiranje

Preduvjet za ovu metodu je iskustvo koje jasno pokazuje da je omjer važnih i nevažnih predmeta u postocima uvijek približno isti. Svi zadaci, na temelju njihove važnosti u odnosu na postizanje zadanih rezultata, trebaju biti raspoređeni pomoću ABC vrijednosti slova. Iz toga proizlazi da se najprije trebaju izvršiti zadaci od najveće važnosti i značaja (A), a zatim svi ostali (B, C). Morate planirati svoje vrijeme koristeći ovu tehniku, uzimajući u obzir važnost zadataka, a ne napore potrebne za njihovo izvršenje.

ABC tehnika temelji se na tri osnovna pravila:

• Kategorija A - najvažniji slučajevi. Oni čine oko 15% svega što radite, ali donose oko 65% rezultata.
• Kategorija B - važne stvari. Oni čine oko 20% svih vaših slučajeva i donose oko 20% rezultata.
• Kategorija C - stvari najmanje važnosti. Oni čine oko 65% svega što radite, ali i donose oko 15% rezultata.

Više o ovoj tehnici možete saznati ovdje.

Eisenhowerov princip

Ovu tehniku ​​svojedobno je predložio američki general Dwight David Eisenhower. To je izvrstan dodatni mjerač za brzo donošenje najvažnijih odluka. Ovo načelo podrazumijeva određivanje prioriteta prema kriterijima važnosti i hitnosti.

Sve svoje poslove morate podijeliti u četiri glavne kategorije i obavljati prema prioritetu:

• Kategorija A - najhitniji i najvažniji slučajevi.
• Kategorija B - hitni ali nevažni slučajevi. Važno ih je moći odvojiti prema kriteriju važnosti od prve kategorije, inače možete potrošiti vrijeme na njihovu provedbu, ostavljajući stvarno važne stvari za kasnije.
• Kategorija C - nisu hitni, ali važni poslovi. Ovdje morate uzeti u obzir faktor hitnosti: s obzirom na to da ti slučajevi nisu hitni, često se odlažu, nakon čega postaju hitni, što nije baš dobro. Stoga njihovu provedbu ni u kojem slučaju ne treba zanemariti. Takve slučajeve, između ostalog, moguće je delegirati – povjeriti njihovu provedbu nekom drugom.
• Kategorija D - nehitni i nevažni poslovi. Često se osoba najviše bavi takvim stvarima i provodi većinu vremena radeći ih. Naučite točno identificirati slučajeve u ovoj kategoriji. Treba ih obaviti posljednje, kada se dovrše prethodni.

Ovdje možete saznati više o Eisenhower metodi.

Pareto pravilo

Ovo se pravilo ponekad naziva i načelo 80/20. Formulirao ga je talijanski ekonomist Vilfredo Pareto. Njegova glavna premisa je da najmanji dio akcija donosi najveći dio rezultata, i obrnuto.

Vizualno ovo pravilo izgleda ovako:

• 20% akcije = 80% rezultata
• 80% akcija = 20 rezultata
• 20% ljudi posjeduje 80% ukupnog kapitala
• 80% ljudi posjeduje 20% ukupnog kapitala
• 20% kupaca stvara 80% prihoda
• 80% kupaca donosi 20% prihoda
• itd.

Primijenite ovo pravilo na svoje svakodnevne aktivnosti i vidjet ćete da je 80% onoga što radite u danu samo 20% rezultata koji vam je potreban, a 20% dobro isplaniranih radnji približava vas željenom cilju za 80%. . Na temelju toga zapamtite da trebate započeti dan sa samo nekoliko, ali najtežih, važnih i hitnih stvari, a tek nakon toga, prihvatiti se provedbe laganih i ne manje važnih, ali prisutnih u puno većem volumenu . Vrlo je zgodno primijeniti Pareto pravilo u kombinaciji s ABC metodom ili Eisenhowerovim principom.

Više o principu 80/20 možete pročitati.

Vrijeme

Pojam "mjerenje vremena" odnosi se na metodu osmišljenu za proučavanje proteklog vremena. Provodi se fiksiranjem i mjerenjem poduzetih radnji. Glavni ciljevi mjerenja vremena su utvrditi na što se vrijeme troši, identificirati rasipnike vremena, pronaći vremenske rezerve i razviti osjećaj za vrijeme.

Održavanje mjerenja vremena prilično je jednostavno: stručnjaci savjetuju snimanje svih vaših radnji s točnošću od 5 minuta tijekom 2-3 tjedna. Vizualno, to izgleda otprilike ovako:

• 8:00-8:30 - probudio se, istegnuo, oprao
• 8:30-9:00 - popio čaj, uključio računalo, provjerio poštu
• 9:00-9:30 - otišao na društvenu mrežu
• 9:30 - 10:00 - pripremljena dokumentacija za rad
• itd.

Unosi se mogu dopuniti komentarima i dodatnim parametrima. Postoji nekoliko načina za praćenje:

• Na papiru - u bilježnici, bilježnici, bilježnici
• Korištenje gadgeta - mobitela, e-knjige, tableta
• Korištenje diktafona
• Korištenje posebnog softvera na računalu
• Online - posebne internetske aplikacije
• Gantogram (vidi dolje)

Na temelju podataka dobivenih mjerenjem vremena možete prepoznati važne značajke u raspodjeli svog vremena i ispraviti ih. Pročitajte više o vremenu.

Gantogram

Gantogram je metoda stupčastog dijagrama koju je razvio američki stručnjak za menadžment Henry Gant. Koristi se za ilustraciju planova i rasporeda za razne projekte. Dijagram se sastoji od traka koje su orijentirane duž vremenske osi, a svaka od njih prikazuje zaseban zadatak koji je dio projekta. Okomita os je popis zadataka. Osim toga, na grafikonu se mogu označiti različiti indikatori - postoci, pokazivači, vremenske oznake itd.

Pomoću gantograma možete vizualno pratiti napredak projekta i učinkovitost izvedenih radnji. Ali, u svakom slučaju, ova će se metoda morati nadopuniti drugima, jer. dijagram nije sinkroniziran s datumima, ne prikazuje utrošene resurse i prirodu izvršenih radnji. Najbolje ga je koristiti za male projekte. Sam grafikon često je uključen u razne aplikacije za upravljanje projektima kao dodatak.

SMART tehnologija

SMART tehnika postavljanja ciljeva priznata je kao jedna od najboljih u svijetu. Potječe iz NLP-a i o tome smo detaljno raspravljali u jednoj od naših lekcija. Ovdje dajemo samo kratak opis ove tehnike.

Sama riječ "SMART" je skraćenica nastala od prvih slova pet riječi koje definiraju kriterije za ciljeve. Razmotrimo ih malo detaljnije.

• Specifičan - cilj mora biti specifičan, tj. kada ga postavljate, svakako morate jasno zamisliti rezultat koji želite postići. Na primjer, "Želim postati specijalist antropologije."
• Mjerljiv - cilj mora biti mjerljiv, tj. morate predstaviti željeni rezultat u kvantitativnom smislu. Na primjer, "do 2015. želim zarađivati ​​50 tisuća rubalja mjesečno."
• Dostižan - cilj mora biti dostižan, tj. morate uzeti u obzir karakteristike svoje osobnosti: sposobnosti, predispozicije, talent itd. Na primjer, ako vam je teško s matematikom i apsolutno ne razumijete ovu znanost, bolje je da ne postavite sebi cilj da postanete izvanredan matematičar.
• Relevantno – cilj bi trebao biti povezan s vašim drugim zadacima. Na primjer, postizanje srednjoročnog cilja mora implicitno uključivati ​​postizanje nekoliko kratkoročnih.
• Vremenski ograničen – cilj mora biti vremenski definiran i imati jasno postavljen vremenski okvir. Na primjer, "Želim smršaviti sa 95 na 80 kg u šest mjeseci do tog i tog mjeseca."

Zajedno, to će vam omogućiti da odredite potrebne radnje za postizanje željenog rezultata, uzmete u obzir najveći broj čimbenika i stalno pratite svoj napredak. Pročitajte više o SMART tehnici napisano.

Popis ciljeva i zadataka

Najjednostavnija metoda kojom možete planirati vrijeme i poslove. Ovo je samo popis stvari koje treba učiniti. Takvi su popisi vrlo prikladni jer ne zahtijevaju nikakve dodatne resurse, poput osobnog računala, mobilnih aplikacija ili upotrebe složenih shema, ali vam također omogućuju vizualni prikaz svega što trebate učiniti i kontrolu ovog procesa.

Izrada liste ciljeva i zadataka je vrlo jednostavna: možete jednostavno zapisati na list papira što sve trebate napraviti i kada, a po završetku jednostavno prekrižite ispunjene stavke. A možete ga malo zakomplicirati: napravite tablicu u kojoj će biti stupci: "zadatak", "prioritet", "rok", "oznaka završetka".

Sve ove tehnike mogu se koristiti pojedinačno ili u kombinaciji. Isprobajte sve opcije - sigurno ćete nakon nekog vremena odabrati najprikladniju i najprikladniju za sebe, a možda čak i napraviti neke svoje na temelju njih.

Kako bismo vam olakšali planiranje poslova i vremena, na kraju lekcije, želimo vam predstaviti nekoliko vrlo učinkovitih principa koje možete koristiti u svakodnevnom životu.

Načela planiranja

• Isprobajte sve opisane tehnike planiranja i odaberite najprikladniju za sebe. Koristite ga svakodnevno i u svim slučajevima.
• Ne pokušavajte sve zapamtiti – vodite bilješke. Kao što izreka kaže: "Najtuplja olovka je bolja od najoštrijeg pamćenja."
• Ako imate puno stvari za obaviti, nemojte pokušavati imati vremena učiniti sve. Odvojite vrijeme za prepoznavanje najvažnijih i prioritetnih te nastavite s njihovom implementacijom. Ostalo dovršite kasnije.
• Na kraju jednog tjedna napravite plan akcije za sljedeći. Učinite isto na kraju svakog dana.
• Steknite naviku sa sobom nositi bilježnicu i olovku ili diktafon kako biste zabilježili zanimljive misli koje vam dolaze.
• Pokrenite “dnevnik uspjeha” u koji ćete svaki dan bilježiti sve svoje uspjehe, koliko god mali bili. To će vas stalno motivirati i podsjećati da ste na pravom putu.
• Naučite reći ne. Ova sposobnost će vas spasiti od gubljenja vremena, težnje za nepotrebnim ciljevima i komunikacije s nepotrebnim ljudima.
• Uvijek razmisli prije nego bilo što učiniš. Odvažite sve prednosti i nedostatke. Pokušajte ne činiti nepromišljene radnje i postupke.
• Kad god ste u procesu nečega, sjetite se sebe, budite svjesni onoga što radite u sadašnjem trenutku. Ako osjećate da ne idete naprijed, prestanite s ovom aktivnošću.
• Kritički promotrite sebe: identificirajte svoje loše navike, oduzimaju puno vremena, stvari koje volite raditi, ali vas ne pokreću prema cilju. Zatim postupno i jedno po jedno te navike i djela zamijenite novima – učinkovitima.
• Odredite svoje glavne prioritete u životu i živite u skladu s njima. Tako da uvijek možete biti usredotočeni na glavnu stvar i nećete gubiti vrijeme.
• Ne obavljajte nepotrebne nepotrebne radnje, ne bavite se tuđim poslovima. Morate sami ići naprijed, ali nemojte dopustiti da vas koriste kao alat za postizanje tuđih ciljeva ako sami u tome ne uživate.
• Redovito i sustavno izdvajajte vrijeme za samousavršavanje: čitanje knjiga, gledanje edukativnih i motivacijskih videa, vježbanje svojih vještina itd.
• Ne zaustavljajte se na tome - nakon što ste postigli jedan cilj, postavite drugi, ozbiljniji. Tako uvijek možete biti u dobroj formi, imat ćete poticaj i motivaciju.

Primjena svih gore navedenih preporuka omogućit će vam da budete uspješni u bilo kojem području i postignete svoje ciljeve u najkraćem mogućem roku. Najvažniji je stalni rad na sebi i primjena stečenih vještina u praksi. Kako bi sve ono što ste naučili iz ove lekcije počelo uroditi plodom, morate već danas početi planirati svoje buduće aktivnosti. Počnite s bilo kojim načinom, vježbajte, usavršite novu vještinu i neka vam to postane navika. Naravno, nemoguće je sve isplanirati u našem životu, ali puno toga je moguće.

Dodatne zanimljive materijale vezane uz planiranje i učinkovitost možete pronaći na našem resursu 4brain:

Provjerite svoje znanje

Ako želite provjeriti svoje znanje o temi ove lekcije, možete riješiti kratki test koji se sastoji od nekoliko pitanja. Samo 1 opcija može biti točna za svako pitanje. Nakon što odaberete jednu od opcija, sustav automatski prelazi na sljedeće pitanje. Na bodove koje dobijete utječu točnost vaših odgovora i vrijeme utrošeno na polaganje. Imajte na umu da su pitanja svaki put drugačija, a opcije se miješaju.

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o planiranju radnog dana.

Danas ćete naučiti:

1. Zašto planirati svoj radni dan;
2. Kome treba;
3. Kako planirati svoj radni dan.

Planiranje radnog dana

U 21. stoljeću ritam života osjetno se ubrzao i nastavlja dobivati ​​na zamahu. Ako je prije za uspjeh bila potrebna jedna količina posla, sada je za uspjeh potrebno puno više. I ljudi se počinju suočavati s nedostatkom vremena. Ako jurite za svim dnevnim zadacima koje nam život svakodnevno stavlja, nema vremena.

Planiranje radnog dana alat je koji pomaže ne samo učinkovito koristiti radno vrijeme, već ga i smanjiti. Ovo nije banalan popis obaveza koje treba obaviti po strogom redoslijedu. Planiranje je mogućnost odabira što treba učiniti, zašto i kada.

Zato dobro planiranje ne samo da strukturira sve što radite u danu, već i oslobađa vaše vrijeme. Prije svega, morate učiniti najvažnije - ovo je glavno pravilo. Korisno je za svaku osobu koja ima slobodnog vremena na poslu i nema jasan raspored da pravilno rasporedi svoje vrijeme.

Što uključuje planiranje?

Planiranje radnog vremena uključuje:

• Određivanje prioriteta.
• Odaberite važne zadatke.
• Pronalaženje najboljih načina za njihovo rješavanje.
• Potražite posao u slobodno vrijeme.

Određivanje prioriteta pomaže vam razumjeti na što treba obratiti pozornost, što se može riješiti samo od sebe, a koji problem treba jednostavno zanemariti. Vrijeme i informacije postali su puno vrjedniji nego prije, a ljutiti se na nešto što ne daje rezultat je besmislena stvar.

Odabir važnih zadataka- gotovo isto kao prioritizacija, samo unutar jednog radnog dana. Vi birate što će donijeti važan rezultat, što treba učiniti hitno, a što se može odgoditi.

Pronalaženje najboljih načina za rješavanje problema je vrlo važna točka. Prilikom planiranja trebali biste razmotriti ne samo što ćete učiniti, već i kako to najbolje učiniti. Istodobno, važno je ne samo uštedjeti vrijeme, već učiniti sve što je moguće brže i učinkovitije.

Rad sa slobodnim vremenom također treba uključiti u plan rada. Imate li slobodna 2 sata dnevno koje možete potrošiti na nešto? Možete reći svom šefu o tome i on će vas opteretiti poslom, možete se educirati ili se možete potruditi razviti vlastiti projekt.

Zašto je važno planirati svoj radni dan?

Svatko tko se ikada bavio freelancerom, poslom ili "poslom po volji" (poput taksija) razumije važnost dogovaranja stvari tijekom dana. No, na primjer, većina uredskih radnika ne smatra potrebnim planirati svoj radni dan.

Zapravo, glavni razlog planiranje radnog dana - povećanje vlastite učinkovitosti. Ako osluškujete vlastito tijelo, shvatit ćete da su vam neke stvari bolje u jednom trenutku, a neke u drugom. Na primjer, prikladnije vam je telefonirati drugim tvrtkama nakon ručka, budući da ste se već probudili, ali se još niste stigli umoriti, a monotoni se posao obavlja brže navečer, pa je bolje odgoditi informacije o vožnji u bazu podataka do 5-6 sati.

Planiranje radnog dana uzima u obzir ne samo osnovne elemente rješavanja problema, već i osobne sklonosti svake osobe. Upravljanje vremenom nije napravljeno tako da svima nametne isti obrazac visokog učinka. Svoje zadatke morate prilagoditi karakteristikama svog tijela.

Organiziranje i planiranje dana omogućuje vam da učinite više u manje vremena, ostavljajući vremena za stvari koje volite.

Tko treba planirati svoj radni dan

Svatko bi trebao moći planirati svoj radni dan. Na taj način možete uštedjeti vrijeme i raditi učinkovitije. Ali postoje 3 kategorije ljudi koji su jednostavno dužni baviti se osobnim planiranjem.

. Najnediscipliniraniji radnik je honorarac. Nema jasan raspored, a samo ga rok podsjeća da je vrijeme da sjedne i nešto napravi. Zato je za freelancere koji rade s više klijenata vrlo važno isplanirati svoj radni dan. Često se zna dogoditi da se nove narudžbe pojave s razmakom od jedan ili dva dana, a ako odugovlačite do posljednje, možda nećete imati vremena raditi na dva projekta.

gospodarstvenici. Ovdje je sve gotovo isto kao u freelanceru. Pogotovo ako se radi o online poslovanju. S jedne strane, možete biti mirni kod kuće dok vaši zaposlenici rade, ali s druge strane, ovaj pristup će se neizbježno pokazati neuspješnim. Na Zapadu među poslovnim ljudima cvjeta kult radoholizma. Smatraju da ako ne radite 60 sati tjedno, onda ste lijeni i nemate što raditi u poslu.

Voditelji. Vođa neće uvijek biti poslovni čovjek. Vlasnik tvrtke ne može aktivno sudjelovati u poslovima svoje tvrtke, ali njen direktor preuzima odgovornost za rad cijelog mehanizma. Zato čelnici srednjih i velikih poduzeća moraju učinkovito koristiti svoje vrijeme jer o njihovim odlukama na dugi rok ovisi budućnost poduzeća. Planiranje radnog dana menadžera način je da najučinkovitije rasporedite svoje vrijeme između strateški važnih zadataka.

Metode planiranja radnog dana

Postoji mnogo načina za pravilno planiranje radnog dana. Ali jedan od najučinkovitijih Eisenhowerova matrica. Njegova suština je sljedeća.

Postoje 4 kvadrata:

1. Kvadrat A - Hitne i važne stvari.
2. Kvadrat B - nehitne i važne stvari.
3. Kvadrat C - hitne i nevažne stvari.
4. Kvadrat D - nehitne i nevažne stvari.

Trg A gotovo uvijek treba biti prazan. Uz pravilno planiranje, svi važni zadaci trebali bi se smjestiti u kvadrat B i izvršavati kako se približavaju A.

Trg B Ovo su važne stvari koje će vam pomoći da postignete svoj cilj. Ovo uključuje sve zadatke koje je potrebno izvršiti u roku od 1 radnog dana.

Kvadrat C znači hitne i nevažne slučajeve koje je potrebno prenijeti na druge osobe. Najbolji primjer hitnih, ali nevažnih stvari je nazvati potencijalnog klijenta. Zaposlenik to može, bolje se usredotočite na druge stvari.

Kvadrat D, znači da postoje nehitne i nevažne stvari koje vas ne približavaju cilju, ne daju pozitivne emocije i, u načelu, nisu potrebne. U ovaj okvir trebate zapisati sve beskorisne ideje.

Ova podjela zadataka prema njihovoj važnosti i hitnosti omogućuje vam da shvatite na što treba obratiti pozornost tijekom radnog dana, a što se može sigurno zaboraviti. Matrica pomaže ne samo u radnim procesima, već iu svakodnevnom životu. Ako želite učiti engleski, zanimljiv vam je i pomoći će vam u karijeri - ovo je kvadratić B. Ali ako želite učiti španjolski samo radi znanja - ovo je D, a možete slobodno zaboraviti to.

Pravila za raspored radnog dana

Postoji nekoliko pravila kako učinkovito organizirati svoj radni dan. Radi lakšeg snalaženja, dan ćemo podijeliti u 3 dijela:

• Početak radnog dana.
• Glavni tijek rada.
• Završetak.

Jutro je najvažniji korak. Ovisno o tome koliko ste spavali, kako ste ustali i što ste radili, ovisit će vaše raspoloženje, psihički stav i izvedba.

Načela "pravog" jutra uključuju sljedeće:

• Pozitivan stav. Ako se svaki dan budite misleći da mrzite svoj posao, vaša će se produktivnost smanjiti. Pokušajte jutro započeti ugodnim mislima.
• Pokušajte se ne "ljuljati". Jeste li primijetili da vam nakon ustajanja ujutro treba još 30-40 minuta da se konačno oporavite? Ovo je vrijeme koje ne vrijedi gubiti. Odmah nakon buđenja, istuširajte se, skuhajte kavu i umjesto pola sata “nigdje”, možete u miru doručkovati.
• Lagani doručak i put na posao. Vrlo je važno započeti dan polako. Kada ste u žurbi, tijelo troši dodatnu energiju i živce koji bi se mogli iskoristiti za produktivniji rad. Ako si ne možete priuštiti obilan doručak i opuštenu vožnju, idite kasnije u krevet i probudite se ranije.
• Ključni zadaci. Većina uspješnih poslovnih ljudi sklona je tvrditi da najvažnije zadatke treba obaviti ujutro. Kao što izreka kaže: "Ako želiš sve učiniti, pojedi žabu za doručak." Uloga žabe je slučaj koji uopće ne želite preuzeti. Napravite ga ujutro, a pozitivan stav od činjenice da je "žaba pojedena" trajat će cijeli dan.

Glavni tijek rada sastoji se od sljedećih zadataka:

• Riješite hitne probleme. Važno je shvatiti da ako vam se tijekom radnog dana naloži neki hitan posao, ne morate svu svoju pozornost usmjeriti isključivo na njega. Prvo morate razumjeti je li to važno ili ne. Ako je važno, morate odmah pristupiti tome. Ako nije, prenesite odgovornost za njegovu provedbu na drugu osobu.
• Držite se rokova. Svaki dan si morate zadati okvirne rokove u kojima se morate nositi s cjelokupnim obimom zadataka. Važno je da nije "Učinite sve prije 18:00", već "U 14:00 - počnite s izradom plana, u 15:00 - analizirajte pokazatelje, u 16:00 - napišite izvještaj", itd.
• Red na radnom mjestu. Ovo je implicitna, ali vrlo važna točka. Ako je vaš radni stol u neredu, oči će vam se stalno gubiti u njemu. A ako se neki strani dokument pojavi na radnom mjestu, možete ga početi proučavati i samo izgubiti 20-30 minuta.
• Ne slijedite impulse. To je najvažnije. Postoje neki okidači koji vas tjeraju da pomaknete fokus s posla na nešto manje važno. Nazvati prijatelja dok pregledavate plan prodaje? Bolje je to ne činiti, tada ćete izgubiti koncentraciju i lako možete izgubiti radno raspoloženje.
• Grupirajte svoju rutinu. Vrlo je važno. Ako trebate obaviti 60 telefonskih poziva tijekom dana, onda je bolje da ih podijelite u nekoliko manjih grupa, 10 do 15 odjednom. Nakon poziva možete obaviti još jedan zadatak. Stalnim prebacivanjem s rutine na energičnu aktivnost možete učiniti mnogo više.

Završetak radnog dana temelji se na sljedećim načelima:

• Dovršite što je potrebno. Postoji skupina slučajeva koji spadaju u kvadrat "važno, ali ne i hitno". Najbolje ih je ispuniti tijekom radnog dana, a kvadrat "važno i hitno" uvijek je prazan.
• Provjerite svoje rezultate u odnosu na plan. Sve što ste napravili u danu treba usporediti s onim što ste planirali. Ako ste tek počeli planirati svoj radni dan, onda će mala odstupanja od plana biti redoslijed stvari. Pokušajte ih zadržati što je moguće manje.
• Napravite plan za sljedeći dan. Najbolje je to učiniti na kraju prethodnog radnog dana. Tako ćete zadržati radno raspoloženje i, ali važno je sastaviti pravi program poslova.

Ako ste vođa, tada biste tijekom radnog dana trebali blisko surađivati ​​sa svojom tajnicom.

Zapamtite da su ovo sve opći savjeti. Ne uzimaju u obzir vaše individualne karakteristike. Ako vam više odgovara da hitne poslove obavljate popodne, a ne ujutro, to je vaše pravo. Ako više volite da veliki i težak zadatak obavite zadnji, a to ni na koji način ne utječe na vaše raspoloženje za jedan dan, neka traje.

Planiranje radnog dana treba biti individualno.

Glavne greške pri planiranju radnog dana

Unatoč činjenici da je praksa upravljanja vremenom čvrsto ukorijenjena u našim životima, većina ljudi čini uobičajene pogreške prilikom planiranja radnog dana. Evo nekoliko njih.

Pogreška 1. Netočno određivanje prioriteta.

Eisenhowerova matrica nam govori da imamo važne stvari za obaviti. Ali mnogi ljudi lako mogu pobrkati što im je važno. Kvadrat A, koji bi trebao ostati prazan i odgovoran za hitne i važne stvari, često brkaju s C, gdje su se nakupile nevažne stvari koje zahtijevaju trenutnu pozornost.

Važno je zapamtiti da energiju trebate trošiti isključivo na ono što vam je u danom trenutku važno. Trebali biste raditi za budućnost kada se stvari mogu odgoditi i ispravno planirati.

Greška 2. Previše vremena se troši na sitnice.

Kako bismo objasnili zašto je prije svega potrebno napraviti “bazu”, a tek onda sitnice, poslužit ćemo se Paretovim zakonom. Kaže da 20% truda daje 80% rezultata. Odnosno, kada radite na nečem važnom, uložite 20% truda i postignete 80% rezultata. Kada radite na malim stvarima, dobijete 4 puta manje rezultata, a potrošite 4 puta više energije.

Razmotrimo mali primjer. Morate pokrenuti reklamnu kampanju. Ako izradite 10 kreativa, odaberete ključne riječi i fraze za njih i lansirate ih na pripremljene stranice, to će biti 20% posla koji će dati 80% rezultata. Ali ako trošite vrijeme na uređivanje fontova i slika, odabiranje i poliranje fraza i pronalaženje dodatnih platformi za oglašavanje, uložit ćete puno više truda. Sve će to trebati učiniti, ali nakon početka reklamne kampanje, kada postignete prvi rezultat.

Pogreška 3. Nedostatak vremena za osobne stvari.

Svaka osoba treba imati osobni život i slobodu izbora zanimanja. Ako imate puno posla, a ne nađete sat ili dva za svoj hobi, onda je ovo loše planiranje vlastitog dana. Raspoređivanje radnog vremena važno je ne samo zato što vam omogućuje da učinite više. Daje vam priliku da bez žurbe radite ono što volite.