Upute za popunjavanje radne knjižice. Upisi u radnu knjižicu: što napisati kadrovskom službeniku

Algoritam za ispunjavanje i prilagodbu osobnih dokumenata zaposlenika odražava se u zakonu. U ovom članku ćemo pogledati koji upisi u radnu knjižicu neće imati posljedice.

Iz ovog članka ćete naučiti

Pravila za sastavljanje radne knjižice prilikom prijave na natječaj

Radna knjižica je glavni dokument o. Unesite unose u njega dok zaposlenici rade za tvrtku, ali pažljivo provjerite podatke koji su već uneseni tijekom radnog odnosa. Unesite podatke o prijemu, premještajima, stjecanju novih zanimanja i otkazima. Ako je osoba unaprijeđena ili nagrađivana za uspjeh u radu, to treba zabilježiti u dokumentu.

Unesite podatke temeljem naloga ravnatelja. Pobrinite se da duplira tekst naloga. To proizlazi iz stavka 10. Pravila, odobrenog Uredbom Vlade od 16. travnja 2003. pod brojem 225.

Održavajte osobne dokumente za svaku osobu koja radi u tvrtki duže od pet dana. Ali imajte na umu da bi posao zaposlenika trebao biti glavni, a ne skraćeno radno vrijeme (3. dio članka 66. Zakona o radu). O tome doznajte od stručnjaka iz HR sustava.

Bilješka! Ne tražite od zaposlenika da napiše izjavu na temelju koje se vrše upisi u radnu knjižicu. Potreban je samo u slučajevima kada je dokument izgubljen ili je potrebno izraditi novi.

Prije nego počnete bilježiti u radnu knjižicu, proučite regulatorni okvir:

• Vladina uredba br. 225 - pravila za vođenje i pohranjivanje evidencije o radu.
• Rezolucija Ministarstva rada br. 69 - zahtjevi za ispunjavanje dokumenata za snimanje aktivnosti.
• Zakon o radu: čl. 66, čl. 192-193, čl. 83.
• Umjetnost. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima - posljedice nepoštivanja zakona u vezi s računovodstvom, održavanjem i pohranjivanjem knjiga.

Savjet urednika: Ako ste u nedoumici kako pravilno sastaviti dokumente, uloške i druge osobne dokumente zaposlenika, pohađajte tečaj u smjeru "". Saznat ćete puno relevantnih informacija koje će vam olakšati svakodnevni rad. Nakon obuke, dobit ćete diplomu koja potvrđuje vaše kvalifikacije.

Kako napraviti unose u radnu knjižicu: uzorak popunjavanja naslovne stranice

Ako trebate unijeti upis u radnu knjižicu zaposlenika, ali ovo je njegovo prvo mjesto rada, izradite novi dokument. Ispunite rubrike predviđene za unos osobnih podataka. Provjerite jesu li podaci ispravno napisani. Ako se otkriju pogreške, dokument se mora uništiti, ali pod uvjetom da u njemu nema drugih unosa, te se izrađuje novi obrazac. Pri ispunjavanju obrazaca slijedite Upute odobrene Rezolucijom Ministarstva rada od 10. listopada 2003. br. 69.

Ako ste izradili novi, ispunite ga s naslovne stranice. Unesite podatke o zaposleniku. Navedite svoje prezime, ime, patronim i datum rođenja. Napravite unose na temelju vaše putovnice. Ispunite podatke o svom obrazovanju prema dokumentu: svjedodžbi, svjedodžbi ili diplomi (točka 2.1. Upute br. 69).

Navedite svoju struku ili specijalnost (točka 9. Pravila, br. 225). Napišite datum kada ste ispunili naslovnu stranicu. Zamolite zaposlenika da potpiše. Obavezno potvrdite dokument svojim potpisom. Ako tvrtka koristi pečat, staviti ga (točka 2.2. Upute br. 69).

Praktična situacija

Kao opće pravilo, poslodavci nastavljaju voditi prikazanu radnu knjižicu (). Ako specijalist dolazi prvi put na posao, poslodavac sastavlja radnu knjižicu. Organizacija ima pravo kupovati obrasce dokumenata samo prema ugovoru sa službenim distributerima (klauzula, Procedura, odobreno)…

Uzorak upisa u radnu knjižicu o zapošljavanju

Način upisa u radnu knjižicu o zasnivanju radnog odnosa u podružnici

Podružnice imaju pravo sklapati ugovore o radu ako su direktori ovlašteni putem punomoćnika (4. dio članka 20. Zakona o radu). No matično poduzeće i dalje se prema ugovoru smatra poslodavcem. Navedite unos za zapošljavanje u podružnici u glavnom odjeljku trećeg stupca u podacima o zapošljavanju: "Zaposlen na radnom mjestu računovođe u podružnici Vladimir."

Prilikom upisa u radnu knjižicu ispravno napišite naziv podružnice. Navedite njegov broj, ako je dostupan. Oslonite se da biste izbjegli pogreške. Saznati, . U „Kadrovskom sustavu“ pronaći ćete algoritam postupanja koji će vam pomoći da izbjegnete pitanja inspekcijskih tijela i zaposlenika.

Kako izvršiti upis u radnu knjižicu o zapošljavanju direktora?

Postupak popunjavanja „Informacija o poslu“ ima svoje osobitosti. Ispunite prvi i drugi stupac kao i obično. U trećem unosu: “Izabran na mjesto generalnog direktora.” A u četvrtom odrazite jedan od dokumenata: naredbu o preuzimanju dužnosti (točka 3.1. Uputa pod br. 69); zapisnik glavne skupštine sudionika o izboru direktora (pismo Rostruda od 22. rujna 2010. pod br. 2894-6-1).

Izvršite direktora tek nakon provjere u registru. Nemojte zapošljavati diskvalificirane osobe kojima je zabranjeno vođenje organizacije. U suprotnom ćete morati sastaviti zapisnik o otkazu, jer osoba nema pravo započeti s obavljanjem službenih dužnosti.

U nekim slučajevima nastaju poteškoće s pripremom dokumenata iu njima ako je ista osoba više puta zaredom izabrana na mjesto generalnog direktora. Stručnjaci iz Sistema Personnel će vam reći...

Unosi u radnu knjižicu tijekom cijelog tjedna. Vodite izvješće od datuma izdavanja naloga. Prilikom otpuštanja zaposlenika, zadnji radni dan zabilježite u osobnom dokumentu. Pridržavati se zakonskih zahtjeva i pratiti promjene u regulatornom okviru. Pokušajte izbjeći pogreške kako zaposlenici ne bi imali poteškoća prilikom podnošenja zahtjeva za mirovine, naknade i druge naknade.

Upis radne knjižice: osnovna pravila

Postupak popunjavanja radne knjižice uređen je:

• Zakon o radu Ruske Federacije (LC RF);
• Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije „O radnim knjižicama” od 16. travnja 2003. br. 225 (u daljnjem tekstu Pravila, Rezolucija broj 225);
• Upute za popunjavanje radnih knjižica, odobrene Rješenjem Ministarstva socijalnog razvoja od 10. listopada 2003. br. 69 (u daljnjem tekstu: Upute).

Nažalost, često se susreću kontradiktornosti između navedenih dokumenata. Dakle, zapis o dobrovoljnom otkazu prema Zakonu o radu Ruske Federacije mora se unijeti u dokument u strogom skladu s tekstom kodeksa (5. dio članka 84.1. Zakona o radu Ruske Federacije). Ujedno, u Pravilniku stoji da je potrebno napisati tekst u skladu s nalogom o otkazu.

Odgovorni zaposlenici trebaju se usredotočiti na hijerarhiju propisa. Ako su drugi akti u suprotnosti s Zakonom o radu Ruske Federacije, ne smiju se primjenjivati. U gore opisanom slučaju potrebno je oblikovati nalog (a potom i upis u radnu knjižicu) prema šifri.

Navodimo osnovna pravila koja će kadrovskom službeniku reći kako ispuniti radnu knjižicu:

• radna dozvola izdaje se svima koji rade u poduzeću duže od 5 dana;
• rok za koji se mora unijeti je 7 dana;
• U unosima se moraju koristiti arapski brojevi;
• Možete pisati crnom, plavom ili ljubičastom olovkom;
• Zabranjene su kratice i ispravci (ispravci su dopušteni samo na način propisan točkom 27. Pravilnika, i to samo u odjeljcima „Informacije o radu” i „Informacije o nagradama”);
• Svaki unos mora imati serijski broj.

Kako ispuniti dijelove radne knjižice: primjer popunjavanja u 2018.-2019.

Obrazac dokumenta odobren je Rezolucijom br. 225 - gdje dobiti obrazac opisan je u članku Postupak stjecanja, pohranjivanja i popunjavanja obrasca radne knjižice (nijanse). Dakle, izvješće o radu sastoji se od nekoliko odjeljaka koji pomažu identificirati zaposlenika, upoznati njegovu struku, kvalifikacije, duljinu radnog iskustva i primljene nagrade. Ovi odjeljci sadrže:

• osobni podaci;
• podaci o radnoj aktivnosti;
• informacije o poticajima (osim bonusa).

Uz gore navedena opća pravila, za svaki odjeljak zakonodavac je razvio posebna pravila za ispunjavanje, koja ćemo razmotriti u nastavku.

Kako ispuniti naslovnu stranicu za rad

Podaci o zaposleniku navedeni su na naslovnoj stranici dokumenta. Vodeći se stavkom 2. Upute, kadrovski službenik mora unijeti:

• osobni podaci zaposlenika kako su navedeni u putovnici, bez kratica;
• podatke o stručnoj spremi, ako zaposlenik posjeduje odgovarajuću ispravu;
• naziv struke u kojoj će osoba raditi u poduzeću;
• datum završetka dokumenta.

Sve evidencije moraju biti ovjerene potpisima zaposlenika i kadrovskog službenika, kao i pečatom organizacije (ako postoji). Naslovna stranica se popunjava na prvom mjestu rada osobe.

Ako su se osobni podaci zaposlenika promijenili, djelatnici HR-a mogu te podatke precrtati jednom linijom i označiti nove. Da bi to učinio, zaposlenik mora dostaviti službene dokumente koji potvrđuju promjenu osobnih podataka, a kadrovski službenik mora kopirati podatke iz tih dokumenata na unutarnju stranu korica radne knjižice. Za više informacija o ispravku prezimena u radnoj knjižici pogledajte članak Zapis o promjeni prezimena u radnoj knjižici – uzorak.

Po želji poslodavac može staviti hologram na naslovnu stranicu – čemu služi hologramska naljepnica opisano je u članku Gdje pravilno staviti hologram u radnu knjižicu – uzorak?

Kako pravilno oblikovati odjeljak "Informacije o poslu".

Zaposlenici odjela za osoblje moraju znati kako pravilno sastaviti radnu knjižicu, uključujući odjeljak u kojem su navedeni podaci o radu.

Trebate nekoga zaposliti? U tom slučaju, zaposlenik kadrovske službe mora se rukovoditi stavkom 3. Uputa i upisati u radnu knjižicu pod rednim brojem:

• naziv organizacije u punom i skraćenom obliku;
• naziv ustrojstvene jedinice u kojoj se osoba zapošljava;
• naziv struke u kojoj će zaposlenik raditi;
• datum kada je zaposlenik počeo raditi.

Ako osoba uspješno radi, stekne novi čin ili klasu, to joj se mora evidentirati u radnu knjižicu.

Ispod rednog broja zaposlenik kadrovske službe upisuje:

• podaci o raspoređivanju namještenika u viši čin ili razred;
• podatke o dodatnim zanimanjima ili kvalifikacijama zaposlenika.

Ako je radni odnos iscrpljen i došlo je vrijeme za rastanak sa zaposlenikom, poslodavac mora ispravno evidentirati njegov otkaz u skladu sa zahtjevima iz članka 5. Uputa.

Da biste to učinili, u odjeljku "Informacije o radu", pod odgovarajućim serijskim brojem, morate navesti:

• razlog otkaza;
• datum završetka radnog odnosa;
• naziv, broj i datum odluke poslodavca na temelju koje se daje otkaz.

VAŽNO! Podaci u dokumentu moraju biti točno navedeni, a tekst mora biti u skladu s radnim zakonodavstvom. Svi unosi moraju biti potvrđeni pečatom organizacije (ako postoji) i potpisom voditelja.

Postupak popunjavanja odjeljka "Informacije o nagradama"

Drugi važan dio radne knjižice sadrži podatke o nagradama koje je zaposlenik stekao u procesu rada. U skladu s klauzulom 4. Uputa, podaci su navedeni u sljedećem formatu:

• evidencijski broj;
• Naziv organizacije;
• informacije o nagradi;
• podaci o tome tko je nagradio zaposlenika;
• podaci o zaslugama za koje je osoba odlikovana;
• poveznica na dokument na temelju kojeg je dodijeljena.

Zaposlenik HR-a ovu rubriku mora pažljivo i pravilno ispuniti, jer podaci o nagradama utječu na karijeru zaposlenika i pružaju više mogućnosti za njegovo daljnje zapošljavanje.

Kako dokumentirati posebne slučajeve u radnu knjižicu

Pojedini slučajevi iz radnog odnosa evidentiraju se u radnoj knjižici na poseban način. Takvi slučajevi uključuju rad s nepunim radnim vremenom. U skladu s točkom 3.1 Uputa, radna knjižica mora se čuvati na mjestu glavnog rada. Ali radnik s nepunim radnim vremenom može zatražiti od kadrovske službe da doda dodatne podatke u radnu knjižicu. Da biste to učinili, dovoljno je potvrditi činjenicu dodatnog rada. Možete, na primjer, kao dokaz predočiti ugovor o radu s drugom organizacijom.

Premještaj na drugo radno mjesto prilično je česta pojava. Takve promjene u radnim odnosima također se moraju evidentirati u radnoj knjižici. U ovom slučaju naznačeno je sljedeće:

• evidencijski broj;
• datum prijenosa;
• prijenos informacija;
• naziv novog odjela ili pozicije;
• podatke o nalogu temeljem kojeg se zaposlenik premješta.

Odgovornost kadrovskih radnika

Ispravno popunjavanje radne knjižice važna je komponenta radnih odnosa. Ako je dokument neispravno ispunjen, zaposleniku će biti teško dokazati svoje radno iskustvo. Osim toga, pretrpjet će i materijalne gubitke, jer se s pogreškama ispunjenom radnom knjižicom neće moći zaposliti.

Za prekršaje u ovom području mogu se smatrati odgovornima:

• poduzeća (upravne prema člancima 5.27 i 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, u daljnjem tekstu Zakonik o upravnim prekršajima Ruske Federacije, na primjer, za neunošenje potrebnih unosa u radne knjižice, ili građansko pravo , ako je kršenje rezultiralo gubicima za zaposlenika);
• službenici kadrovske službe (administrativne prema gore navedenim člancima Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije za slične prekršaje, kao i materijalne, ako je kršenje kadrovskog službenika prouzročilo štetu poduzeću, i disciplinske).

Zaposlenici odjela ljudskih resursa moraju pažljivo i pažljivo ispunjavati radne knjižice, koristeći uzorke radnih knjižica sastavljene u skladu sa strogim formaliziranim pravilima koja su obvezujuća za sve. Pogreške i prekršaji u ovom području povlače upravnu, građansku, financijsku i stegovnu odgovornost.

Glavni dokument koji potvrđuje radno iskustvo može se smatrati radnom knjižicom. Za ispravnu evidenciju otkaza u radu knjiga Odgovara kadrovik ili sam poslodavac. Osoba ga prima u ruke nakon otkaza. Dokument mora sadržavati odgovarajuće napomene o raskidu ugovora. Knjižica mora biti izdana na vrijeme prema zakonu. U suprotnom, tvrtka može biti kažnjena. Reći ćemo vam o pravilnoj proceduri odlaska iz tvrtke u 2018.

Kako pravilno ispuniti radnu knjižicu nakon otkaza: opći pristup

Odredbe Zakona o radu o prestanku radnog odnosa, kao i regulatorni zahtjevi u vezi s radnim knjižicama, nisu doživjeli izmjene u 2018. godini. Stoga, prilikom popunjavanja radne knjižice nakon otkaza, možete sigurno slijediti pravila koja su bila na snazi ​​2017. godine.

Postupak napuštanja poduzeća popraćen je formiranjem niza dokumenata.

Prema zakonu o radu danom otkaza smatra se zadnji radni dan. Organizacija (IP) mora u potpunosti isplatiti zaposlenika koji je završio radni odnos, a također mu izdati sve potrebne dokumente:

• radna knjižica;
• potvrde o radnoj aktivnosti, visini primanja, uplaćenom porezu na dohodak i doprinosima.

Odgovornosti poslodavca uključuju ne samo izdavanje dokumenata osobi nakon isteka ugovora o radu, već i ispravno popunjavanje unosa u radnu knjižicu nakon otkaza.

Pri tome podaci o prijemu radnika na slobodno radno mjesto moraju biti već upisani u radnu knjižicu. To uključuje:

• naziv poslodavca (poduzeće ili samostalni poduzetnik);
• temeljem kojeg zaposlenik stupa na dužnost (broj naloga i datum);
• podatke o radnom mjestu.

Ranije napravljene bilješke moraju odgovarati stvarnoj radnoj situaciji. Zatim trebate unijeti upis u radnu knjižicu o otkazu. Moguć je otkaz postojećeg ugovora o radu temeljem naloga – temelja.

Sve podatke u izvješću o radu treba evidentirati:

1. potpis kadrovskog službenika (čelnika tvrtke koji je odgovoran za vođenje knjiga);
2. pečat organizacije (ako ga uopće ima).

Zaposlenik se svaki put mora na licu mjesta uvjeriti da su upisi u knjižicu potpuno istiniti. Stoga će njegov potpis u radnoj knjižici pri otkazu značiti da je:

• slaže se sa snimljenim podacima;
• Knjiga otkaza ugovora je zaprimljena na vrijeme.

Ali te su radnje moguće ako je zaposlenik u poduzeću posljednjeg radnog dana. U ostalim slučajevima radna dozvola se izdaje na drugi način (preko kolege, poštom) ili na pismeni zahtjev zainteresirane osobe (rođaka i sl.).

Kako to učiniti zapis o otkazu u radnoj knjižici

Upisivanje podataka o prekidu radnog odnosa najčešće ne predstavlja velike poteškoće. Imajte na umu: točan unos neće izazvati dodatna pitanja inspekcije rada i poreznih vlasti u budućnosti.

U pravilu, najčešći razlog napuštanja posla je želja samog zaposlenika. Uzorak popunjavanja radne knjižice nakon otpuštanja u 2018. godini podrazumijeva prisutnost sljedećih pozicija (vidi tablicu).

Napominjemo da se zapisnik o razrješenju u redoslijedu premještaja sastavlja po istom modelu. Razlika će biti samo na temelju Zakona o radu Ruske Federacije.

PRIMJER

Ako je potrebno napraviti zapisnik o otkazu vlastitom voljom, pogledajte stavak 3. članka 77. Zakona o radu Ruske Federacije. Bilješka : Sve riječi u ovom slučaju ne mogu se skratiti. Pišući "str. 3 žlice. 77 Zakona o radu Ruske Federacije" smatrat će se pogrešnim).

Kada je potrebno otpustiti zaposlenika putem premještaja, upućuje se na "stavku 5. članka 77. Zakona o radu Ruske Federacije":

Kako nekoga otpustiti zbog starosti

Osnova za prestanak radnog odnosa može biti i odlazak radnika u mirovinu ili navršenje časne dobi. I takvu situaciju treba evidentirati u radnu knjižicu.

Napominjemo da se otkazom zbog starosti upisuje u radnu knjižicu isto kao i kod prestanka radnog odnosa na osobnu inicijativu ili uz suglasnost obiju strana. Odnosno, stavak 1. članka 77. Zakona o radu Ruske Federacije.

Ovdje ne treba zaboraviti da u takvim situacijama osoba nije dužna raditi 2 tjedna da bi konačno napustila organizaciju. Dan otkaza mora se podudarati s datumom navedenim u prijavi.

Odgoda radnog zapisa nakon otkaza

Ne uvijek se potrebni dokumenti nakon prestanka ugovora o radu mogu izdati zaposlenicima zadnji radni dan. Odnosno dan razrješenja. Stjecajem niza okolnosti knjige bi do svojih vlasnika mogle stići nešto kasnije.

Na primjer, u odsutnosti zaposlenika zbog bolesti ili odsutnosti, dokumenti mu se izdaju osobno na temelju pisanog zahtjeva u roku od 3 radna dana. Važno je napomenuti da bi u ovom trenutku obavijest o otkazu već trebala biti u radnoj knjižici.

Ako je nemoguće osobno predati knjigu, poslodavac šalje dokumente bivšem zaposleniku Ruskom poštom. Osnova za poduzimanje ovih radnji također treba biti pismeni zahtjev otpuštene osobe. Razlika od uobičajenog postupka predaje dokumenta je činjenica tko potpisuje radnu knjižicu pri otkazu. S obzirom da je u ovom slučaju nemoguće dobiti potpis bivšeg zaposlenika, činjenicu otkaza evidentira samo poslodavac.

U ostalim slučajevima kašnjenje radne knjižice krivnjom poslodavca je neprihvatljivo. Uprava se može smatrati odgovornom:

• za kasno izdavanje dokumenta;
• ako izvršeni unosi ne odgovaraju popunjavanju radne knjižice nakon otpuštanja uzorka 2018.

Organizacije se mogu kazniti novčanom kaznom do 50.000 rubalja prema prvom dijelu čl. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Otkaz na inicijativu radnika (na vlastiti zahtjev) tradicionalno je najčešći temelj za otkaz ugovora o radu. Unatoč prividnoj jednostavnosti registracije, stručnjaci često imaju pitanja o tome kako ispravno prikazati ovaj unos u radnoj knjižici zaposlenika. Pogledajmo situacije u kojima se čine pogreške kako bismo ih izbjegli.

Otkaz na inicijativu zaposlenika

• « otpušten na vlastiti zahtjev, Zakon o radu Ruske Federacije";
• „otpušten na inicijativu zaposlenika, Zakon o radu Ruske Federacije”;
• „ugovor o radu je raskinut na vlastiti zahtjev, prema Zakonu o radu Ruske Federacije”;
• „ugovor o radu je raskinut na inicijativu zaposlenika, Zakon o radu Ruske Federacije”;
• „ugovor o radu je raskinut na vlastiti zahtjev, prema Zakonu o radu Ruske Federacije”;
• « ugovor o radu je raskinut na inicijativu zaposlenika, Zakon o radu Ruske Federacije.”

Osim toga, bilo koja od ovih formulacija može se nadopuniti naznakom razloga za pružanje beneficija i beneficija zaposleniku.

Otkaz se upisuje u rubriku "Podaci o radu" radne knjižice ili umetak u njoj.

Tada se svi zapisi koji se vode u ovoj organizaciji ovjeravaju potpisom osobe odgovorne za vođenje radnih knjižica i pečatom organizacije.

Sam zaposlenik, vlasnik radne knjižice, potpisuje se ispod (članak 35. Pravila za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo davanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja, 2003 N 225).