Sudjelovanje u natječajima: upute korak po korak, potrebni dokumenti, uvjeti.

19.02.2013 01:54

Svrha natječaja je odabrati dobavljača robe (usluge) koji može zadovoljiti sve Vaše zahtjeve (u pogledu cijene, roka isporuke, količine robe i sl.). Pritom morate imati na umu sljedeće:

• Provođenje ozbiljnog natječaja traje najmanje mjesec dana, a možda će kašnjenje odigrati važnu ulogu u vašem poslovanju. Dakle, ako ne kupite opremu ili se ne prijavite za uslugu na vrijeme, možete izgubiti klijenta za mjesec dana, a s njim i prihod.
• Natječaj je potrebno organizirati samo za značajnije nabave. Prema mom iskustvu, iznos bi trebao biti najmanje 10 tisuća američkih dolara. Ako je riječ o manjim iznosima, vaši podređeni trebaju samostalno pronaći jeftinije opcije komunicirajući s budućim ili sadašnjim partnerima.

Procijenite situaciju i, ako imate vremena za održavanje natječaja, koristite ovaj obrazac za odabir partnera. Kako biste učinkovito organizirali natječaj i postigli svoj cilj, morate poduzeti nekoliko koraka (pogledajte također: Kakav se natječaj može održati?).

Kakav se natječaj može održati?

Otvoreni natječaj je javni događaj, tijekom kojeg vaša tvrtka prilično široko objavljuje svoje neposredne tržišne namjere. Formulirate problem, opisujete stanje na tržištu i uvjete koje mora zadovoljiti rješenje problema. Nakon toga se informacije o natječaju distribuiraju u otvorenim izvorima.

Preporučujem održavanje otvorenog natječaja ako je iznos narudžbe vrlo velik (na primjer, govorimo o izgradnji zgrade). Otvoreni natječaj osigurat će maksimalnu transparentnost za dioničare pri odabiru partnera i donošenju odluka te će značajno smanjiti vjerojatnost da će rezultati biti pod utjecajem financijskih interesa vaših podređenih (drugim riječima, dobit ćete mito).

Zatvoreni natječaj pretpostavlja da vi ili natječajna komisija provedete preliminarni odabir sudionika (obično ne više od pet ili šest tvrtki), upoznate se s njihovim predstavnicima i razgovarate o svojim planovima.

Obavijesti o zatvorenim natječajima se ne objavljuju, pozivi se šalju pojedinačno. Obično najveće tvrtke ili njihovi konzorciji sudjeluju u zatvorenim dražbama.

Bolje je provesti takav natječaj ako ste vremenski ograničeni i poznajete tržište za profesionalne tvrtke u predmetnom području. U suprotnom (s otvorenim natječajem) morat ćete potrošiti vrijeme na proučavanje iskustva i razine tvrtki, procijeniti rizike interakcije s potencijalnim partnerima koji žele sudjelovati u natječaju. Sve to dovodi do povećanja termina.

Natječaj se mora održati ako trošak nabave (jednokratne ili godišnje) prelazi određeni fiksni iznos. Svaka tvrtka ga postavlja na temelju svojih interesa i rizika pri kupnji. Naša tvrtka na natječaju nabavlja sirovine za proizvodnju, računalnu opremu, uredsku opremu i namještaj, vozila za vozni park, a također odabire tvrtke koje pružaju usluge (u području odabira osoblja, PR-a itd.).

Nismo odredili optimalno razdoblje natječaja. Ovisno o složenosti i iznosu nabave, natječaj traje od dva tjedna do dva mjeseca. Što je natječaj složeniji, što je veći broj dobavljača uključen u njega, potrebno je više vremena za analizu ponuda i donošenje konačne odluke. Ali ako natječaj kasni, onda je to signal da se nešto krivo radilo u procesu njegove organizacije.

Korak 1. Organizacija natječajne komisije

Natječajnu komisiju možete formirati na privremenoj ili trajnoj osnovi (ako redovito održavate natječaje). Trebao bi se sastojati od stručnjaka i predstavnika odjela koji treba ovaj proizvod. Uputno je da generalni direktor tvrtke kupca preuzme ulogu predsjednika komisije. Stručnjaci mogu biti stručnjaci iz vaše tvrtke ili vaši prijatelji ili konzultanti. Glavno je da su dobro upućeni u područje djelatnosti za koje raspisujete natječaj.

1. Pokušajte više komunicirati sa svojim direktorima. Prije početka natječaja formulirajte s njima jasne zahtjeve prema kojima će se vršiti odabir.
2. Stvaranje stalne komisije nije uvijek učinkovito, jer pozvani stručnjaci ne mogu razumjeti sva područja. Bolje je prilagoditi sastav povjerenstva ovisno o ciljevima i području na kojem se natječaj provodi.
3. Vaš zadatak je osigurati takve uvjete za rad komisije da budete sigurni da kupnja odgovara potrebama vašeg poslovanja. Pokušajte stvoriti zdrav sukob interesa između komisije i dobavljača koji sudjeluju u natječaju.

Praktičar priča

Elena Denisova | Financijski direktor projekta Chateau le Grand Vostock, Krasnodarska regija

Referenca

Projekt Chateau le Grand Vostock(Chateau le Grand Vostok) jedinstveni je rusko-francuski projekt proizvodnje vina europskih standarda kvalitete u Rusiji. Uključuje cijeli proizvodni ciklus: uzgoj grožđa, leženje vina, odležavanje vina u francuskim bačvama, punjenje u boce i distribuciju.

Preporučam da generalni direktori malih tvrtki osobno prate cijeli proces (od formiranja natječajne komisije do donošenja odluke). Na primjer, naša je tvrtka provela natječaj za odabir generalnog izvođača za izgradnju tvornice u Krasnodarskoj oblasti. Sudjelovao sam u pripremi natječaja, odabiru partnera i donošenju konačne odluke.

Iz vlastitog iskustva mogu reći: ako je generalni direktor voditelj projekta i predsjednik natječajne komisije, on je taj koji svakodnevno mora pratiti provođenje natječaja.

Generalni direktor, koji pod svojim zapovjedništvom ima zamjenike za ekonomiju i financije, marketing, strateški razvoj i dr., može delegirati provedbu natječaja svojim podređenima. U ovom slučaju vam je dodijeljena uloga glavnog stručnjaka, koji nakon što dobije podatke o sudionicima može donijeti konačnu odluku. Ako je potrebno, možete se sastati s kandidatima koji vam se sviđaju.

Natječajna komisija uključuje voditelje odjela ili voditelje - ovisno o obujmu i prirodi natječaja, stupnju uključenosti odjela u natječajni postupak. Naš glavni direktor ne sudjeluje u radu natječajnih komisija, već ih kontrolira. Ako se natječaj provodi za iznose od milijun američkih dolara, mora se upoznati s prijavama i rezultatom, ali ako je riječ o manjim iznosima, prema vlastitom nahođenju.

U našoj tvrtki natječajnu komisiju uvijek čine najmanje tri djelatnika: kupac, njegov voditelj i voditelj nabave. Na natječaj se pozivaju najmanje tri osobe koje rade s tvrtkom i potencijalni dobavljači proizvoda (usluga).

Budući da je jedno od načela upravljanja našom tvrtkom delegiranje ovlasti s najvišeg rukovodstva na izvođača radova, generalni direktor sudjeluje u radu natječajne komisije samo za nabave koje prelaze određene iznose ili prilikom odabira dobavljača najnužnijih usluga (proizvoda ) za tvrtku. Najčešće je sudjelovanje generalnog direktora minimalno – na stručnoj razini.

Korak 2. Izrada specifikacije natječaja

U natječajnom zadatku članovi komisije moraju navesti sve zahtjeve za kupljeni proizvod (uslugu). Ovaj dokument će omogućiti vašim partnerima da pripreme potpunije podatke, a vi ćete moći usporediti učinak dobavljača.

Savjet generalnom direktoru:

1. Ako vam strategija razvoja vaše tvrtke omogućuje određivanje opsega transakcije koja se razmatra za dvije do tri godine unaprijed, svakako to navedite u specifikaciji natječaja.
2. Pokušajte što točnije formulirati tehničke zahtjeve za kupljeni proizvod (uslugu) i potrebne karakteristike. To će vam omogućiti brzu usporedbu primljenih prijedloga, a time i smanjenje vremena za provođenje natječaja.
3. Nemojte uključivati ​​nepotrebne detalje u zadatak. Zapamtite: pretjerani detalji mogu odgoditi natječaj.

Praktičar priča

Victor Marchenko | Voditelj nabave, 3M Rusija, Moskva

Naš natječajni zadatak sastoji se od sljedećih točaka: pismo poziva na sudjelovanje u natječaju, specifikacija proizvoda ili usluge, kriteriji ocjenjivanja i težina svakog kriterija, sastav komisije, vrijeme natječaja, zahtjevi natječajne dokumentacije.

Anatolij Kuliš | Komercijalni direktor tvrtke Komus, Moskva

U našoj tvrtki natječajni zadatak (brief) uključuje sljedeće parametre: vremenski okvir, format prihvaćenih prijava sudionika, uvjete za određivanje pobjednika, ciljeve projekta i očekivane rezultate, proračun projekta, druge uvjete (mehanizam financiranja, mjerenje rezultata itd.)

Korak 3. Odabir partnera

Povjerenstvo mora poslati natječajni zadatak vašim potencijalnim partnerima. Tako će ih, prvo, pozvati da sudjeluju u natječaju, a drugo, moći će pratiti cijene na tržištu: shvatit ćete tko napuhuje maržu, a tko ne. Na primjer, pokušavam privući ne više od tri do šest tvrtki. Štoviše, ovaj popis uključuje i velika i mala poduzeća. Paradoks je da ponekad potonji imaju veći utjecaj na proizvođača opreme i imaju najvažniju kvalitetu - fleksibilnost (za razliku od velikih tvrtki). Zato tržišni lideri često imaju više cijene.

Kad natječajna komisija ima prve rezultate, treba ih analizirati i pokušati shvatiti tko želi zaraditi od vaše tvrtke, a tko zapravo želi postati vaš partner. Slobodno postavite sva pitanja. Prilikom proučavanja prezentacija vodite bilješke – one će vam biti od velike koristi prilikom zajedničkog razmatranja natječajne dokumentacije.

Savjet generalnom direktoru:

1. Pokušajte uspostaviti osobni kontakt s dobavljačem. Upoznajte se s njim i recite mu o svojim planovima za kupnju. To će vam omogućiti da saznate koji je od partnera zaista spreman boriti se za vašu tvrtku i ponuditi najbolje uvjete, koji od njih bliže komunicira s proizvođačem. Kao rezultat toga, možete dobiti ne samo popust od prodavača, već i dodatni bonus od proizvođača.
2. Ako u Rusiji nema predstavništva tvrtke dobavljača za koju ste zainteresirani, uputite svoje podređene da pošalju pisma s prijedlogom suradnje europskom predstavništvu tvrtke ili središnjem uredu. U pravilu, to dovodi do pozitivnog rezultata.

Generalni direktor govori

Sergej Mitrofanov

U procesu traženja potencijalnih sudionika natječaja obratite pozornost i na male tvrtke koje su spremne preuzeti vaš projekt ili ponuditi potrebnu uslugu (proizvod). Nemojte odmah reći "ne", prvo saznajte tko točno radi tamo. Često visokokvalitetni stručnjaci napuštaju velike tvrtke i organiziraju vlastite tvrtke; Suradnja s njima će donijeti dobre rezultate i, što je važno, bit će jeftinija.

Korak 4. Pregovori s dobavljačem, dobivanje popusta

Nakon analize prijedloga i odabira potencijalnih ponuditelja, natječajna komisija trebala bi s njima početi aktivno raditi na smanjenju troškova. Korisno je da generalni direktor zna sljedeće točke u radu komisije:

• Poluga kojom se utječe na podnositelje zahtjeva da dobiju popuste su ponude drugih dobavljača.
• Komisija mora zauzeti konstruktivan pristup komunikaciji s prodavateljem i proizvođačem. Potražite nedostatke u dobavljaču i njegovim odlukama, kao i rizike koji mogu utjecati na daljnju komunikaciju s prodavačem i proizvođačem.
• Komisija bi trebala proučiti standardne uvjete ugovora prije završetka natječaja. Zatim, apstrahirajući se od ugovora, članovi komisije moraju glatko dovesti dobavljača do onih uvjeta koji će zadovoljiti obje strane.

Savjeti generalnom direktoru. Morate osobno kontrolirati tijek pregovora. Ako vidite da bez vaše pomoći dodatni krug odnosa neće uspjeti, uključite se u pregovore. Tako ćete naglasiti svoj interes za partnera koji će biti primoran na uzvratni korak. Ali napominjem da je obično moguće pogurati pregovore na ovaj način samo jednom.

Generalni direktor govori

Sergej Mitrofanov| Generalni direktor za Rusiju i zemlje ZND-a međunarodnog konzultantskog ureda Brandflight, Stockholm - London - Moskva

Događa se da rješenje vaših problema leži na sjecištu prijedloga dva sudionika natječaja. To otežava zadatak. Ali svrha natječaja je pronaći optimalno rješenje. Ponekad je korištenje dva partnera u projektu mnogo učinkovitije. Na primjer, u oglašivačkoj i komunikacijskoj djelatnosti to se događa vrlo često.

Korak 5. Provjerite partnere

Prije konačnog izbora partnera morate biti sigurni da će obećanja biti ispunjena. Postoji nekoliko načina provjere ugovornih strana: javna, zatvorena i usmena.

Javna metoda. Provjera se sastoji u traženju informacija na internetu i u tisku. Nažalost, na ovaj način nećete uvijek dobiti korisne informacije, ali svakako možete nešto shvatiti. Dakle, svaka moderna tvrtka koja poštuje sebe brine o svom "licu" na Internetu. Obratite pozornost na korporativnu web stranicu i kvalitetu njezinog dizajna. Razina stranice točno će pokazati kako se tvrtka pozicionira na tržištu. Međutim, više sam puta naišao na profesionalne tvrtke koje se uopće ne bave samo-PR-om. Prema njima, dobar proizvod ne treba reklamu.

Zatvorena metoda. Zatražite od svog budućeg partnera podatke o njegovim završenim projektima, kao i popis klijenata (možete i bez kontakt podataka). Na primjer, samostalno tražim kontakt osobe u tvrtkama koje zastupa partner i dobivam povratne informacije. Po meni je to najobjektivniji način provjere.

Od usta do usta. Nazovite svoje prijatelje i partnere, saznajte njihovo mišljenje o vašim budućim dobavljačima. U pravilu, to nisu ništa više od glasina. Međutim, ponekad čak i među glasinama postoje istinite, korisne informacije.

Anatolij Kuliš | Komercijalni direktor tvrtke Komus, Moskva

Sumirajući rezultate natječaja, provjeravamo nove partnere, razmatramo njihovu kreditnu povijest, mjesto i ugled na tržištu te prikupljamo preporuke. Prezentacija rezultata vašeg rada za druge kupce, njihove koordinate i preporuke obično je uključena u uvjete sudjelovanja u natječaju.

Korak 6: Donošenje odluke

Dakle, glavni koraci su poduzeti. Sada na temelju dobivenih informacija natječajna komisija mora donijeti konačnu odluku.

Savjet generalnom direktoru:

1. Svakako dođite na završnu sjednicu natječajne komisije.
2. Dajte svakom članu odbora priliku da govori.
3. Pokušajte komisiju dovesti do neovisne odluke i zajedničkog mišljenja. U suprotnom, trebali biste biti spremni na činjenicu da ćete morati donijeti konačnu odluku.

Generalni direktor govori

Sergej Mitrofanov| Generalni direktor za Rusiju i zemlje ZND-a međunarodnog konzultantskog ureda Brandflight, Stockholm - London - Moskva

Budući da sam ne samo organizator, već i sudionik natječaja, savjetujem vam da ne odgađate donošenje konačne odluke o izboru partnera. Priprema natječaja, izrada specifikacije natječaja i pozivanje sudionika može trajati onoliko vremena koliko smatrate potrebnim. No, nakon što ste eliminirali nepodobne i ostavili dva ili tri najbolja, pokušajte ih što prije obavijestiti o svojoj odluci. Ako vaša razmišljanja potraju mjesec, pa čak i dva, sudionici natječaja mogu jednostavno odbiti suradnju s vama.

Događa se da se tijekom postupka razjašnjenja pojave novi uvjeti koji su nama neprihvatljivi od izvođača. Zatim se okrećemo drugim kandidatima koji nam odgovaraju ili raspisujemo novi natječaj.

Među predstavnicima raznih organizacija i poduzeća sve se češće može čuti pojam "natječaj". Međutim, malo ljudi zna da upravo ovaj skup mjera pomaže nekim tvrtkama da pronađu druge izvođače uz maksimalnu korist za sebe. Što je natječaj i sve nijanse njegove provedbe detaljnije ćemo vam reći u našem članku.

Kratka pozadina natječaja

O konceptu "tendera" prvi put se govorilo u Americi krajem Drugog svjetskog rata. Upravo su Amerikanci došli na ideju da razviju sustav natječaja. Određenu ulogu u tome je odigrala borba protiv korupcije. Kako se pokazalo, mnogo je novca završilo u džepovima nepoštenih službenika i uopće nije iskorišteno za potrebe javnosti.

U Rusiji su nešto kasnije saznali što je natječaj, bliže oštrim 90-ima. Međutim, većina poslovnih lidera nije pokušala iskoristiti uspješne inovacije, budući da još nisu imali vremena stvarno razumjeti sve.

Osim toga, tada je u gradovima vladao duh nacionalizacije i otežavao razumijevanje biti problematike. No, vrijeme je sve postavilo na svoje mjesto, pa se počelo ozbiljno razgovarati o natječajima. Pa što je to i za što se može koristiti?

"Hu od xy", ili ono što predstavlja tender

Što je tender može se naučiti iz doslovnog tumačenja ove riječi. Na engleskom se "tender" prevodi kao "pregovaranje" ili "natjecanje". Drugim riječima, ovaj koncept podrazumijeva održavanje neke vrste uvjetne konkurencije između dobavljača roba i usluga kako bi se privukli kupci koji najviše obećavaju. Štoviše, ovo se natjecanje odvija uzimajući u obzir pravila navedena u propisima tvrtke koja ga organizira.

Nekoliko značajki natječaja

Kao i svako natjecanje ili događaj vezan uz nadmetanje, natječaj ima niz svojih karakteristika. Na primjer, sve informacije koje se odnose na određeni financijski događaj u pravilu su u javnoj domeni i maksimalno su transparentne. Samo onaj sudionik koji je, prema mišljenju kupca, pružio najatraktivnije usluge ili najprofitabilnije proizvode, može pobijediti u ovakvom jedinstvenom natjecanju.

Zauzvrat, privatne ili javne tvrtke koje su zainteresirane za natječaj mogu djelovati kao organizator natječaja. Za razliku od komercijalne strukture, državne organizacije događaj održavaju na teret proračuna, a ne na račun sponzora.

Za sudjelovanje u dražbi morate podnijeti prijavu na razmatranje posebnoj komisiji za natjecanje. I na kraju, ova akcija ima svoje standarde, a sastoji se od tri dijela: aukcije, natjecanja i zahtjeva za ponude.

Gdje se mogu održavati aukcije?

Većina trgovanja obično se obavlja na posebnim virtualnim platformama. Štoviše, njihov izbor ovisi o vrsti djelatnosti, potrebama i iskustvu budućeg sudionika koji želi pobijediti na natječaju. Platforma za elektroničko trgovanje, pak, služi kao polazište organizatorima i dobavljačima usluga i roba.

Na prostranstvima ovog internetskog resursa, koji zapravo djeluje kao posrednik između prodavatelja i kupca, održavaju se specijalizirane elektroničke dražbe, provode se internetske transakcije i pruža se potpuna obuka za početnike. Najbolji primjer je RTS platforma.

RTS platforma: šta, gde i kako?

"RTS-tender" je elektronička trgovačka platforma koja postoji od 2010. godine i omogućuje nabavu za potrebe općinskog i državnog značaja. Prema njegovim propisima, u dražbi sudjeluju sljedeće osobe:

• kupci;
• operateri stranica;
• predstavnici specijaliziranog ovlaštenog tijela;
• pružatelji usluga i proizvoda;
• nezavisni matičari;
• predstavnici regulatornih i inspekcijskih tijela;
• osoblje certifikacijskog centra.

"RTS-tender" (elektroničke platforme ove vrste su federalne platforme) sadrži zasebne kartice o pravilima natječaja, daje savjete početnicima i pruža niz usluga za kupce i izvođače.

Primjerice, kupcima na portalu nudi se kompletan zakonski okvir koji se odnosi na natječaje te im se omogućuje korištenje analitike za praćenje svih elektroničkih nabava u regiji.

RTS-tender platforma pruža prodavačima priliku da se akreditiraju i pronađu odgovarajućeg kupca. Inače, samim kupcima omogućena je besplatna provjera dobavljača odmah nakon što prođu postupak registracije i prijave za organiziranje natječaja. Ujedno imaju mogućnost pratiti status moguće druge ugovorne strane tijekom cijelog natječaja.

Kako funkcionira posuđivanje na natječaju?

Osim toga, web mjesto upravlja posuđivanjem natječaja, što omogućuje kupcu sudjelovanje u velikom broju aukcija, što povećava njegove šanse za pobjedu na aukciji. Da biste je dovršili, trebate samo otići na stranicu aukcije koja vas zanima i kliknuti na poveznicu “Zahtjev za zajam”.

Nakon toga, portal RTS-Tender će vas automatski preusmjeriti na vaš osobni račun kako biste ispunili traženi elektronički obrazac i ovjerili ga virtualnim pečatom.

Kako se provodi licitacija?

Prije samog natječaja odvijaju se brojne pripremne aktivnosti kako bi se zaštitila sigurnost svih ponuditelja. Konkretno, tvrtka kupac okuplja neovisnu komisiju, čiji članovi imaju potrebna znanja za analizu predmeta ili objekta koji sudjeluje u natječaju. Pomažu u kontroli svih faza dražbe.

Daljnje informacije o nadolazećoj dražbi, uzimajući u obzir paket dokumenata potrebnih za sudjelovanje, pojavljuju se u medijima i na elektroničkim platformama. Istovremeno svi podnose prijave, od kojih se svaka pregledava i upisuje u jedinstvenu listu sudionika i poseban dnevnik. Nakon toga se registriraju svi potencijalni prijavitelji i razmatraju se njihovi prijedlozi. Na temelju rezultata dražbe proglašava se pobjednik čije je ime također objavljeno u javnim izvorima.

Koji su dokumenti potrebni za sudjelovanje?

Za sudjelovanje u natječaju potrebno je dostaviti sljedeću dokumentaciju:

• zahtjev i upitnik s osnovnim podacima o pružatelju usluge ili prodavatelju;
• Komercijalna ponuda;
• bilješka s objašnjenjem (u pravilu se u njemu provode izračuni i naznačeni su rokovi);
• popise mogućih podizvođača potrebnih za daljnju realizaciju ugovora.

Koji se dokumenti dostavljaju kupcu?

Prilikom sudjelovanja u natječaju naručitelj je dužan dostaviti komercijalnu i tehničku dokumentaciju. U ovom slučaju, u prvom slučaju, dužan je ispuniti sljedeće točke:

• opisati sam predmet dražbe;
• pružiti detaljne informacije o zahtjevima za podnositelje zahtjeva;
• opišite uvjete budućeg ugovora;
• svim sudionicima dati otvorenu informacijsku karticu;
• navesti postupak podnošenja prijave za nadmetanje.

U drugom slučaju kupac opisuje trošak koji mu odgovara, raspored plaćanja, detalje plaćanja i predložene mogućnosti financiranja.

Koje vrste natječaja postoje?

Konvencionalno, natječaji se mogu podijeliti u pet vrsta:

• otvoreni tip;
• zatvorenog tipa;
• dvoetažni;
• natječaji koji zahtijevaju zahtjev za ponudu cijena;
• natječaji koji uključuju natječaje s kupnjom od samo jednog dobavljača dobara i usluga.

Otvaranje dražbe: što je to?

Otvoreni natječaji zahtijevaju sudjelovanje svih voljnih dobavljača, a karakterizira ih zdrava konkurencija, otvorenost i najtransparentniji uvjeti. Pojedinosti i uvjete natječaja možete pronaći u tisku i na internetu. Također, detaljne informacije o terminima, sudionicima i pravilima za podnošenje prijava mogu se dobiti na virtualnom natječajnom mjestu (elektronička platforma na kojoj se održavaju natječaji).

Što je zatvoreno trgovanje?

Zatvoreno nadmetanje uključuje sudjelovanje strogo ograničenog broja sudjelujućih tvrtki koje posjeduju određenu licencu. Takvo natjecanje obično se održava kada postoji potreba za prodajom ili narudžbom određenih proizvoda ili usluga. Primjerice, zatvoreni natječaj je relevantan prilikom državne nabave proizvoda potrebnih za potrebe obrambene industrije.

Što je dvostupanjski natječaj i zahtjev za ponudu?

Dvostupanjski natječaji podrazumijevaju organiziranje složene nabave ili rješavanje specifičnih tehničkih pitanja. A, prema nazivu, takvi se natječaji sastoje od dvije faze: prvo se podnose osnovne prijave bez navođenja detalja, izrađene na temelju primarnog zadatka naručitelja; zatim se prijava ponovno podnosi, ali uzimajući u obzir konkretne cijene, rokove i rasporede.

Prilikom traženja ponuda, kupac obično odabire dobavljače na temelju njihovih identičnih karakteristika. Na primjer, može birati između nekoliko tvrtki koje pružaju klirinške usluge. Pobjednik na takvom natječaju je dobavljač koji svoju uslugu ponudi po najnižoj cijeni.

Kada je moguće kupovati robu i usluge od jednog prodavatelja?

Kupnja roba i usluga od jednog dobavljača moguća je u sljedećim situacijama:

• kada je prodavatelj isključivi zastupnik (monopolist);
• u slučaju odbijanja drugih sudionika dražbe;
• u slučaju isključenja iz dražbe svih prijava osim jedne.

Za razliku od ostalih vrsta natječaja, u ovom slučaju nema dražbi. Ako postoji samo jedan dobavljač, dolazi do pojednostavljenog sustava sklapanja posla koji završava tek potpisivanjem ugovora od obje strane.

Sada znate točno što je natječaj.

Vjerojatno je gotovo svatko tko vodi vlastiti posao čuo za elektroničke trgovinske platforme (ETP). U današnje vrijeme (ETP) su jedno od učinkovitih sredstava za razvoj poslovanja kako za pojedince koji su kupci određenih dobara i usluga, tako i za dobavljače koji mogu isporučiti tražene proizvode ili pružiti potrebne usluge.

Neki poduzetnici već su savladali funkcionalnost elektroničkih platformi i aktivno rade na njima, pronalazeći nove klijente za svoje poslovanje. Drugi, naprotiv, prvi put čuju za mogućnost pronalaska kupca sudjelovanjem u natjecanjima na ETP-u.

Kako doći do nekog od postojećih ETP-ova? Kako sudjelovati na natječajima? Danas ćemo započeti novi blok članaka u odjeljku posvećenom sudjelovanju u natjecanjima na ETP-u, u kojem ćemo pokušati dati odgovore na glavna pitanja.

Što je natječaj

Oni od vas koji su se barem jednom susreli s temom rada na platformi za elektroničko trgovanje čuli su riječi poput "natječaj", "natjecanje", "aukcija". Ovdje biste trebali odmah razumjeti uvjete. Dakle, počnimo s konceptom "dražbe". Aukcija je otvoreno natjecanje između više ponuditelja. Zapamtite, obične aukcije za prodaju nekih dragocjenosti. Kako izgleda? Svaki sudionik može navesti cijenu, informacije o cijeni dostupne su svim ostalim natjecateljima, svaki od njih može ponuditi povoljniju cijenu. Dražbe na ETP-u održavaju se na sličan način, pri čemu ponude idu prema dolje ili prema gore. Logika akcije je jednostavna:

• ako je dražba raspisana radi ispunjavanja zahtjeva, onda je kupcu isplativije prihvatiti najmanju ponudu - to je redukcijska dražba;
• Ako se održava dražba za prodaju imovine stečajnog dužnika, onda je prodavatelju isplativije prodati je po višoj cijeni - to je dražba za povećanje.

Dakle, odlučujući čimbenik pri zbrajanju rezultata dražbe je cijena.

Kod natječaja je situacija potpuno drugačija, budući da je natječaj natjecateljski odabir najbolje ponude na temelju najboljih mogućih uvjeta za ispunjenje zahtjeva kupca, a koji se sastoji u isporuci bilo koje robe ili pružanju usluga. Riječ "natječaj" u ovoj je situaciji sinonim za riječ "natjecanje".

Kako se provodi natječaj

1. Kupac oblikuje svoj zahtjev, utvrđuje njegove glavne karakteristike i zahtjeve za izvođača;
2. Nakon izrade potrebne dokumentacije, kupac raspisuje natječaj za ispunjenje svog zahtjeva;
3. Osobe koje žele biti izvršitelji zahtjeva i sklopiti ugovor s kupcem pripremaju i predaju svoje prijave;
4. Kupac pregledava sve pristigle prijave i odabire pobjednika;
5. Na temelju rezultata natječaja potpisuje se ugovor između kupca i pobjedničkog sudionika.

Dvije su glavne razlike između natječaja i dražbe:

• Prijedlog sudionika ocjenjuje se ne samo prema trošku, već i prema drugim kriterijima koji su važni za kupca - prijedlog s najnižim troškom možda neće pobijediti na natječaju, iako cijena i dalje ostaje glavni čimbenik u odabiru pobjednika;
• Prijedlog pojedinog sudionika nije dostupan ostalim sudionicima, ne znaju za sadržaj međusobnih ponuda – naručitelj prilikom otvaranja pristiglih koverti može objaviti cijene sudionika radi pregovaranja, ako je to predviđeno. za u natječajnoj dokumentaciji.

Stoga je kombinacija svih uvjeta isporuke, koja se izražava u maksimalnoj koristi za kupca, od presudnog značaja pri zbrajanju rezultata natječaja.

Malo o regulatornom okviru i portalu Zakupki.gov

Dakle, natjecanja mogu održavati i državne agencije i komercijalna poduzeća. Ovdje biste se trebali malo upoznati s postojećim regulatornim okvirom.

Oni koji su razmišljali o natjecanjima vjerojatno su čuli za državnu nabavu. Opseg javne nabave reguliran je Saveznim zakonom br. 44-FZ od 04.05.2013. „O ugovornom sustavu u području nabave roba, radova i usluga za zadovoljavanje državnih potreba.” Kupac u ovom slučaju su organizacije povezane s državnim ili općinskim kupcima, plus proračunske institucije koje kupuju koristeći subvencije dobivene iz proračuna Ruske Federacije na različitim razinama. Jednostavno, ako ćete sudjelovati u državnoj nabavi, onda će vaš kupac uvijek biti država - u ovom ili onom obliku. Rezultat sudjelovanja u natječajima vezanim uz državnu nabavu bit će potpisivanje državnog ugovora (općinski ugovor). To treba dobro razumjeti, a još bolje, detaljno se upoznati sa zakonom, jer nakon sklapanja državnog ugovora pobjednik snosi određene obveze.

Osim ovog zakona, postoji još jedan važan regulatorni akt - Savezni zakon br. 223-FZ od 18. srpnja 2011. "O nabavi robe, radova i usluga od strane određenih vrsta pravnih osoba." Ovaj zakon uređuje zahtjeve za ponude od kupaca kao što su: državne korporacije i trgovačka društva s državnim udjelom, prirodni monopoli i drugi subjekti u skladu sa stavkom 2. čl. 1 dokument. Na temelju rezultata natjecanja provedenih u skladu s ovim zakonom, kupac i nagrađeni sudionik sklapaju ugovor (sporazum).

Ispada da ako namjeravate sudjelovati u državnoj nabavi ili nabavi koju raspisuju tvrtke koje su povezane s državom, onda će se vaše radnje razmatrati u svjetlu ova dva propisa. Kupci iz navedenih skupina dužni su kupnju za svoje potrebe obavljati u skladu s ovim pravilnikom. Organizacije koje djeluju prema 223-FZ mogu dodatno razviti vlastite propise o nabavi - interne propise koji uzimaju u obzir karakteristike organizacije. Informacije o natjecanjima moraju biti objavljene na službenom portalu nabave zakupki.gov.ru.

Portal za nabavu zakupki.gov.ru je službena web stranica Ruske Federacije koja sadrži sve informacije o natječajima koji se održavaju u skladu s dva prethodno navedena savezna zakona. Ovdje možete pronaći: regulatorni okvir, registre planova nabave, popise robe (radova, usluga) koja se nabavlja od predstavnika malih i srednjih poduzeća, registar državnih/općinskih ugovora, registar potpisanih ugovora na temelju rezultata nabave, izvješćivanje o njima, kao i druge informacije koje mogu biti od interesa za sudionike državne nabave. Ovdje je objavljen i registar nesavjesnih dobavljača u koji su uključeni oni koji nakon sklapanja ugovora nisu mogli ispuniti svoje obveze. Ako je potrebno, svaki kupac ili druga ugovorna strana može provjeriti prisutnost vaše tvrtke u ovom registru pomoću funkcije pretraživanja.

Podaci objavljeni na Portalu nabave dostupni su svima. Glavna funkcija stranice je mogućnost da poslovni predstavnici pronađu najavljene natječaje koji ih zanimaju, kao i da dobiju natječajnu dokumentaciju.

Komercijalni natječaji

Trgovačka društva koja nisu povezana s državom također objavljuju natječaje za nabavu roba, radova i usluga za svoje potrebe. Takva natjecanja regulirana su Građanskim zakonikom Ruske Federacije i internim propisima o nabavi određene tvrtke. Zašto se sve ovo radi? Ako su državni organi i organizacije povezane s državom obavezne kupnju obavljati u obliku natječaja, onda trgovačka društva u načelu mogu kupovati robu za svoje potrebe od koga žele. Ali takav pristup je u suprotnosti s načelima poslovanja, jer treba prihvatiti najpovoljniju ponudu.

Ako tvrtka samostalno traži odgovarajućeg izvođača, to može potrajati dosta vremena. Najbolja opcija u takvim slučajevima bila bi objaviti natječaj, javno ga objaviti i prikupiti prijave sudionika koji žele dobiti određeni ugovor. Ispada da je ova metoda traženja izvođača korisna za obje strane: kupac dobiva najpovoljniju ponudu za sebe, a izvođač pronalazi potrošača za svoje usluge.

Sudjelovati ili ne sudjelovati

Ima li smisla sudjelovati u takvim nabavama? Vjerojatno će netko u komentarima na članak napisati da natječaje dobivaju oni koji bi trebali dobiti, da se nabave najavljuju za točno određenog dobavljača, koji će svakako biti pobjednik. Da, nećemo poreći, takve pojave se događaju. Da, regulatorna regulativa sustava nabave usmjerena je na stvaranje maksimalne transparentnosti u tim postupcima i uklanjanje korupcijske komponente, ali u ruskoj stvarnosti to ne funkcionira uvijek. No, unatoč takvim trenucima, sudjelovanje u nabavi jedno je od sredstava za razvoj vašeg poslovanja.

Sudjelovanje u javnoj nabavi i komercijalnim natječajima prilika je za izražavanje, pronalaženje novih kupaca i osvajanje novih tržišta, prilika je za sklapanje isplativog ugovora i ostvarivanje dobiti. Cilj svakog poduzetnika je zaraditi, a sudjelovanje u natjecanjima pruža tu mogućnost. Sada, za sudjelovanje u natjecanju na ETP-u, sve što trebate je računalo, pristup internetu, određene postavke radnog mjesta i elektronički digitalni potpis.

Budući da je natječaj uskoro, uprava treba održati...

Priređivanje natječaja.

Provođenje natječaja kao načina odabira najadekvatnijeg rješenja problema s kojim se tvrtka suočava u posljednje je vrijeme postala uobičajena praksa.

Pravila i procedure provođenja natječaja postaju općeprihvaćeni, a sami natječaji sve transparentniji.

Razlozi za raspisivanje natječaja.

Tvrtke u pravilu raspisuju natječaj iz dva razloga.

Prvi od njih su korporativni zahtjevi koji postoje u organizaciji u području politike nabave.

Tako je u mnogim organizacijama u svijetu uobičajeno da se o izboru dobavljača odlučuje na temelju otvorenog ili zatvorenog natječaja. Danas se sličan zahtjev nameće svim narudžbama koje su objavile vladine organizacije, čiji trošak prelazi 100 tisuća rubalja.

Drugi razlog je želja tvrtke organizatora natječaja da dobije najbolje rješenje za najbolju cijenu.

Na primjer, tvrtka ABC planira promijeniti marketinšku shemu za svoj proizvod. Ako stručnjaci tvrtke znaju koji se rezultat smatra poželjnim, koji bi uvjeti i cijene bili prihvatljivi za tvrtku, tada objavljuju natječaj između različitih marketinških agencija.

Kakvi sve natječaji postoje?

Prva vrsta natječaja je “price tender”.

U ovom slučaju kupac točno zna koje će vrste posla i u kojem volumenu trebati za dovršenje zadatka. A izvođači (sudionici natječaja) iznijeli su svoje prijedloge za određene vrste radova, uvjete, jamstveni rok, dodatne usluge - i što je najvažnije, cijenu. Ova vrsta natječaja u pravilu ne donosi iznenađenja niti tvrtki kupcu niti sudionicima natječaja. Izbor između izvođača uglavnom se temelji na cijeni.

Druga vrsta natječaja je tzv. natječaj „otvorenih rješenja“ („open brief“ natječaj). Takav se natječaj organizira kada stručnjaci tvrtke samo grubo zamisle koje će vrste poslova i usluga trebati za postizanje željenog rezultata. Također se može raspisati natječaj za „otvorena rješenja“ ako se različitim metodama i rješenjima može postići željeni rezultat.

U tom slučaju tvrtka u opisu uvjeta natječaja (brief) označava problem koji treba riješiti ili rezultat koji želi postići. Tvrtke sudionice sa svoje strane nude svoje viđenje rješenja problema.

Takav natječaj, naravno, podrazumijeva puno veći raspon cijena i predloženih rješenja, ali zauzvrat tvrtka kupac dobiva jedinstvenu priliku razmotriti kreativne razvoje različitih tvrtki.

Kao što praksa pokazuje, najrazumniji (barem u slučaju složenih odluka) je model dvostupanjskog natječaja. U prvoj fazi kupac bira koncept rješenja, au drugoj cjenovnu ponudu.

Pravila za pripremu ponude.

Kao i svaki poslovni proces, natječaj ima svoja pravila pripreme i provedbe.

Kako bi vam tvrtke koje sudjeluju na natječaju mogle ponuditi rješenje koje najbolje odgovara vašim željama, morate im jasno i jasno objasniti što od njih želite. Pa, kako se proces odabira i revizije predloženih rješenja u vašoj tvrtki oduži s vremenom i ne bi se pretvorio u lošu beskonačnost pregovora i sastanaka, morate jasno opisati kriterije i uvjete odabira sudionika, a zatim i pobjednika natječaj.

Evo standardiziranog ciklusa rada na “tenderskom” projektu.

1. faza. Formiranje unutar tvrtke popisa poslova prijavljenih na natječaj i koordinacija vrsta organizacija koje u njemu sudjeluju. Donošenje odluke o raspisivanju natječaja.

Kao što praksa pokazuje, ova faza uopće nije suvišna, budući da brzina donošenja odluka u svim narednim fazama rada ovisi o tome koliko su različiti zaposlenici tvrtke ujednačeni u razumijevanju zadataka koji su predani na natječaj. Također je dobro postići međusobno razumijevanje po pitanju vrste i opsega dobavljača koji će biti pozvani na natječaj, hoće li biti otvoreni ili zatvoreni.

Faza 2. Izrada “Briefa” (poziv za sudjelovanje).

U ovoj fazi zaposlenik odgovoran u tvrtki kupcu za pripremu i provođenje natječaja mora u jednom dokumentu odrediti ciljeve projekta (natječaja) i zahtjeve za sudionike natječaja.

Takav sažetak (Poziv za sudjelovanje) zatim će biti poslan potencijalnim ponuditeljima na razmatranje.

Standardni sažetak pretpostavlja sljedeći sastav:

1. opis tvrtke kupca
2. formulacija problema
3. opis željenog rezultata
4. zahtjevi za ponuditelje
5. opis obrasca za prijavu (kriteriji dokumenta)
6. kriteriji za ocjenjivanje kandidata
7. vrijeme održavanja natječaja

Svaki dio ove aplikacije je smislen i funkcionalan dio dokumenta. Naravno, vaša tvrtka može završiti s bilo kojim od njih, ili nekoliko odjednom, ali to će samo zakomplicirati vašu komunikaciju s potencijalnim pružateljima rješenja.

Pogledajmo pobliže sadržaj briefa.

1. Možda je slava vaše tvrtke velika i ogromna, ili možda tek započinjete svoj put prema vrhu poslovnog Olimpa, a ipak, postoji nešto što ponuđač mora znati o vašoj tvrtki kako bi uspješno pripremio ponudu . Povijest tvrtke, njezin broj, sektor gospodarstva u kojem radite, vrsta poslovanja i njegove specifičnosti - sve će to biti važno za pripremu personalizirane ponude. Naravno, sažetak ne mora opisivati ​​priču kao "od Adama". Dovoljne su informacije koje inače objavljujete u knjižici ili brošuri o tvrtki. Navedite adresu svoje web stranice na kojoj pružatelj usluga može bolje razumjeti vašu tvrtku.

2. Odjeljak s prikazom problema trebao bi pokazati vašem primatelju što vas točno brine, odgovore na koja pitanja planirate tražiti i što vam u trenutnoj situaciji ne odgovara. Praksa pokazuje da se ovaj određeni dio zadatka više puta pojašnjava tijekom naknadnih pregovora.

3. U ovom odjeljku trebali biste pustiti svoju olovku na volju. Prvo opišite koje promjene (ciljeve) organizacija želi postići kao rezultat. Drugo, opišite najvažnije i najhitnije probleme koje želite riješiti. Na kraju, treće, opišite koji bi proizvodi (rješenja) trebali biti rezultat rada.

4. Zahtjevi za sudionike natječaja obično opisuju parametre organizacije sudionice koji su ključni za vašu tvrtku. Na primjer, za organizacije koje rade s državnim tajnama važno je da ruske tvrtke budu pružatelji usluga. Zahtjevi mogu uključivati ​​iskustvo u provođenju sličnih projekata, recenzije prethodnih klijenata ili koliko dugo postoji sama tvrtka pružatelj usluga. Opisu zahtjeva treba pristupiti s dovoljno opreza: uostalom, ako ih previše pooštrite, možete naići na nedovoljan izbor, kako u cijeni tako iu kvaliteti ponude. U isto vrijeme, nedostatak ograničenja otežat će vam početni izbor.

5. Jasan opis obrasca prijave na natječaj ima za cilj olakšati Vaš daljnji rad. Mnogo je lakše obraditi i usporediti prijedloge stvorene prema jednoj shemi nego objediniti zbirku različitih dokumenata. U ovom odjeljku tvrtka naručitelj propisuje one odjeljke koji se trebaju pojaviti u prijavi (Ponudi) tvrtke koja sudjeluje na natječaju.

6. Odjeljak “Kriteriji ocjenjivanja” izaziva najveće nesuglasice pri izradi dokumenta. Dapače, kažu mi organizatori natječaja, važna nam je razumna kombinacija raznih kriterija u jednom prijedlogu. Takoreći vrijednost za novac. Naravno da je. Međutim, ako je neki od parametara kritičan za vas (cijena, vrijeme projekta, nedostatak suizvršitelja, korištenje specifičnog softvera), vrijedi na to upozoriti svoje dobavljače. Makar po tome što očito nisu radili prazan posao.

7. Vrijeme natječaja ne može biti uključeno u poseban odjeljak, ali mora biti navedeno u sažetku. Obično navode rok za objavu natječaja, datume početka i završetka zaprimanja prijava te okvirni rok za razmatranje prijava.

Faza 3. Izbor tvrtki sudionica.

Sada, nakon što je brief formiran, možete sa sigurnošću pozvati zainteresirane organizacije da sudjeluju u natječaju. Obično, ako se raspiše “natječaj za cijene”, na sudjelovanje se pozivaju 3-4 organizacije. Ukoliko je predviđen dvostupanjski “natječaj za rješenja”, tada broj sudionika u prvom stupnju može biti od 5 do 9, a u drugi stupanj ulaze dva ili tri sudionika koji su pripremili najzanimljivije prijedloge.

Kako odrediti sastav tvrtki - sudionika natječaja?

Otvoren je natječaj na koji pozivate sve organizacije koje ispunjavaju uvjete da sudjeluju. Otvoreni natječaj objavljuje se putem specijaliziranih medija, internetskih stranica ili stručnih zajednica. Ovu vrstu natječaja trebale bi koristiti, primjerice, vladine organizacije.

Zatvoreni natječaj podrazumijeva pozivanje sudionika od strane tvrtke organizatora. Za poziv za sudjelovanje u prvoj fazi, tvrtke sudionice odabiru se prema kriterijima koji su značajni za organizatora. Na primjer, to može biti iskustvo u obavljanju sličnih poslova, recenzije partnera, materijali iz otvorenog tiska, web stranice tvrtke na Internetu, njihovo sudjelovanje u ocjenama, stručnim izložbama, konferencijama itd. U ovom slučaju, vi sami, na temelju Vaše kriterije, pošaljite osobni poziv za sudjelovanje na natječaju tvrtke. Imena ponuditelja se ne objavljuju.

Sada kada je natječaj objavljen, veselite se prvim ponudama.

Faza 4. Pojašnjenje pozicija.

U ovoj fazi radova tvrtke koje su predale inicijalne prijave za sudjelovanje na natječaju kontaktirat će Vas za dodatne informacije. Pojasnite svoje viđenje problema i željene načine za njegovo rješavanje. Kako bi konačni prijedlozi sudionika izgledali ne samo personalizirani, već i smisleni, morat ćete potrošiti neko vrijeme na raspravu. Ovdje se sjećate razumnog ograničenja broja sudionika natječaja, koje je gore opisano. U slučaju da je raspisan dvostupanjski natječaj nakon razmatranja preliminarne prijave, tvrtke koje uđu u drugi krug pripremaju konačnu dokumentaciju.

Faza 5. Prezentacija konačnih prijedloga.

U tako ključnom trenutku suhoparni dokument je neizostavan, finaliste natječaja organizator poziva na sastanak u tvrtku. Upravo na tom sastanku, predstavljajući svoje rješenje, predstavnici provajdera imaju priliku uvjeriti vas da je njihovo rješenje jedino ispravno.

A ako su rad u prethodnim fazama mogli obavljati jedan ili dva zaposlenika relevantnog odjela, tada su voditelji onih odjela koji će djelovati kao vaši interni kupci za projekt pozvani na završnu prezentaciju.

Faza 6. Konačni odabir.

Nakon prezentacije i pažljivog proučavanja pristigle ponude, odgovorni rukovoditelji Vaše tvrtke zajednički donose odluku o odabiru jednog ili drugog dobavljača. U nekim tvrtkama ova odluka se donosi na sastanku, kroz usmenu raspravu i razjašnjavanje mišljenja internih kupaca. U drugim formalnijim slučajevima izrađuje se tablica ocjenjivanja u kojoj se konačni rezultat svakog sudionika natječaja utvrđuje metodom ponderiranog prosječnog koeficijenta.

Faza 7. Proglašenje pobjednika.

Ovo je nedvojbeno najugodnija i najuzbudljivija etapa za sve sudionike. Nažalost, u ruskoj praksi često se ispostavi da tvrtke koje ne pobijede na natječaju saznaju za njegov završetak kada njihov konkurent već vrijedno radi na projektu. Slažem se, takvo ponašanje ne izgleda dobro na kupcu. O završetku posla i izboru ponuditelja konačnog rješenja smatra se dobrim oblikom obavijestiti sve sudionike na glavnoj skupštini ili putem medija (ako je natječaj) ili osobno (ako je natječaj zatvoren).

Kao što vidite, rad na natječaju sa stajališta organizacije ne predstavlja nepremostive probleme. Glavna poteškoća u ovom procesu leži upravo u kupčevoj svijesti o problemu koji rješava i izboru adekvatnog rješenja. A ako želite pronaći najekonomičnije rješenje za svoj problem, onda je vjerojatno vrijedno razgovarati samo o usporedbi cijena za iste usluge.

Specifičnosti natječaja u kadrovskoj službi.

Kadrovska služba ima svoje specifičnosti rada, uključujući i organizaciju i provođenje natječaja. Kao što praksa pokazuje, današnja HR direktori najčešće održavaju natječaje među organizacijama koje nude korporativnu obuku.

Međutim, teško je odvagnuti i ocijeniti trenera ili kvalitetu programa treninga na temelju formalnih obilježja, štoviše, na temelju jedne prezentacije. U ovom slučaju subjektivni faktor igra značajnu ulogu. U tablicama ocjena obično je navedeno u stupcu "osobni dojam".

Iz ugla Elene Rudavine, direktorice ljudskih resursa Izdavačka kuća saveznog državnog unitarnog poduzećaProsvjeta, razumno je provesti natječaj pod kombinacijom sljedećih uvjeta:

1. dostupnost jasne tehničke specifikacije za uslugu
2. dostupnost proračuna za projekt
3. poteškoće pri odabiru između nekoliko tvrtki pružatelja usluga

Ali glavni problem ostaje to što tvrtke koje sudjeluju u natječajima imaju tendenciju napuštanja objektivnosti i pokušavaju ne toliko pronaći zajednički jezik s kupcem koliko mu ugoditi. Drugim riječima, ne pokazuju toliko svoje stvarne mogućnosti koliko se prilagođavaju željama kupaca. To često stane na put stvarnom postizanju cilja.

“Mislim da je natječajna shema neučinkovita samo u odnosu na agencije za zapošljavanje. U svim ostalim slučajevima angažiranja trećih tvrtki dobavljača (ugostiteljstvo, osiguravatelji, konzultanti, animatori i sl.) korištenje natječaja je sasvim opravdano. Inače, kod odabira tvrtke za outsourcanje nekih HR funkcija možete dogovoriti i natječaj. Ali jedan uvjet ostaje nepromijenjen - jasno razumijevanje vaših potreba,” napominje Elena Rudavina.

Svaka tvrtka koja kupuje robu i usluge na tržištu nastoji rizike odabira nekvalitetnog proizvoda/usluge svesti na najmanju moguću mjeru i dobiti proizvod/uslugu s maksimalnom koristi, tj. najbolji omjer cijene i kvalitete. Danas su mnoge tvrtke, posebno velike, regulirale postupke nabave što je strože moguće, formalizirajući nekoliko vrsta natječajnih postupaka.

Evo tri od njih:

• zahtjevi za ponude;
• otvoreni natječaji;
• elektroničko trgovanje. Kupnja/prodaja roba, radova i usluga putem internetskog trgovanja za smanjenje/povećanje.

Skrećem pozornost da je posljednja vrsta natječaja, u kojoj je odlučujući čimbenik isključivo cijena, po našem mišljenju primjenjiva na standardiziranu robu, tj. na robu čija su svojstva unaprijed određena DSTU (GOST). I nije baš korektno proceduru takvog natječaja primijeniti, primjerice, na izradu web stranica.

Prvo, čak i uz isti inicijalni brief, svi budući izvođači drugačije vide projekt, a vi zapravo birate one čije vam iskustvo ili vizija najviše privlače.

Drugo, iako u konačnici kupujete gotov proizvod u obliku web stranice, kupujete i projekt/uslugu za njen razvoj i implementaciju, što je slično konzultantskom projektu. U ovom slučaju prije svega birate tvrtku dobavljača, a ne specifikaciju i cijenu.

Promatrajući mnoge pristupe i postupke s kojima se tvrtke susreću pri odabiru pružatelja usluge web developmenta, sastavili smo određene preporuke kako organizirati natječajni postupak.

Sva softverska i dizajnerska rješenja koja tvrtka kreira za plasman na internetu dio su ukupne komunikacije s potrošačima, partnerima, investitorima i drugom publikom.

Stoga je u fazi odabira izvođača preporučljivo jasno razumjeti koja vam je specijalizacija tvrtke izvođača potrebna u ovoj fazi razvoja internetske komunikacije.

Preliminarna faza

Odabir tipologije poduzeća izvođača. Danas su na tržištu:

1. Medijske (digitalne) agencije. Njihove ključne kompetencije: izrada medijske strategije, izrada medijskog plana i kupnja (postavljanje) na internetskim platformama;
2. Digitalne agencije. Ključne kompetencije: razvoj komunikacijske strategije u digitalnim kanalima, razvoj kreativne strategije i kreativnih materijala, SMM strategija (može se izdvojiti u poseban odjel ili agenciju). U ovoj fazi razvoja tržišta funkciju digitalnih agencija preuzimaju specijalizirani odjeli u kreativi ili FSAA;
3. Agencije koje se bave optimizacijom za tražilice (SEO);
4. Agencije za mobilni marketing;
5. Digitalna produkcija (u SAD-u je češći termin web development). Ključne kompetencije: web dizajn, UI dizajn, front- i back-end programiranje. Rezultati završnog rada su web stranice, aplikacije za društvene mreže, aplikacije za iOS i Android uređaje, internet banneri itd.

Preporučljivo je dodjeljivati ​​zadatke agencijama u skladu s njihovom specijalizacijom. Naravno, dopušteno je jednom izvođaču dodijeliti složen zadatak. Primjeri:

A) Provođenje nagradne igre za kupce brenda, uz aktivaciju promotivnih kodova iz paketa. U tom slučaju zadatak izrade mini-promotivne stranice za takvo izvlačenje može se povjeriti digitalnoj agenciji.

B) Vođenje medijske kampanje na internetu. U ovom slučaju, razvoj bannera može se povjeriti online medijskoj agenciji.

U svakom slučaju, prilikom odabira izvođača i angažiranja podizvođača, poželjno je s jedne strane poznavati cijeli lanac, as druge strane, kod složenih poslova projekt podijeliti u dvije faze i uključiti specijaliziranu agenciju .

Ako u sklopu natječaja uključujete agencije/tvrtke različitih vrsta za rješavanje više problema, pažljivo provjerite da kriteriji po kojima ocjenjujete rad odgovaraju specijalizaciji agencije. Primjerice, izbor izvođača za izradu promotivne web stranice nije bio vezan uz pokazatelje uspješnosti kampanje u cjelini.

U slučaju da ste utvrdili da vam za obavljanje zadataka treba tvrtka za digitalnu produkciju (web development), preporučujemo sljedeću natječajnu proceduru.

Faza 1. Odabir sudionika natječaja

Zadatak ove faze: -odaberite tvrtke koje vam odgovaraju prema dva kriterija:

• razina posla, njegova složenost i kvaliteta dizajna zadovoljavaju vaša očekivanja, zahtjeve i ideje o budućem proizvodu;
• Razina cijena tvrtke i moguća veličina proračuna odgovaraju vašim mogućnostima, proračunu određene godine itd.