Ефективне планування робочого дня для підприємства. Планування робочого часу - Реферат

У своїй робочій практиці я неодноразово стикався з менеджерами, які мають одну важливу здатність. Це вміння робити дуже багато справ протягом дня, правильно розставляючи пріоритети і не відчуваючи стресу. Таку людину просто неможливо завалити справами. Незалежно від того, скільки проектів реалізується в даний момент, він швидко, спокійно та правильно розставить пріоритети, згрупує завдання та почне виконувати їх одне за одним. Я досить багато думав про це, розмовляв із колегами і зрозумів, що здебільшого ця здатність не вроджена, а набута.

Коли я навчався у старших класах, мій улюблений дядько дав мені гарну пораду: «Відслідковуй, що ти робиш протягом дня, і підводь підсумок наприкінці». Дядько працював у Міжнародній організації праці та знав, про що говорив. Я досі вдячний йому за пораду, а собі — за те, що послухався цієї поради. Коли я закінчував школу, я мав чіткий графік, більшість моїх справ і завдань на кожен день було сплановано заздалегідь і це не викликало в мені жодного протесту чи дискомфорту.

Надалі я зберіг це правило протягом усього життя. Плани та завдання змінювалися, а звичка виконувати кілька різних справ протягом дня лише міцніла, а разом із нею і працездатність, ефективність моєї роботи. Адже, якщо вдуматися, висока стомлюваність, апатія, низька продуктивність праці — переважно результат нашого бачення себе, своєї роботи і не в останню чергу відсутність звички до планування та пріорітизації. Ймовірно, для деяких творчих працівників та фахівців вузького профілю це несуттєва вада, але бути хорошим менеджером без уміння планувати активності, розставляти пріоритети та групувати завдання не вийде.

Тож якщо ви не привчили себе планувати справи в школі чи інституті, найкраще зайнятися цим якнайшвидше. Спочатку з'ясуйте, чим ви насправді займаєтеся протягом дня. Просто кожні півгодини наголошуйте, чому ви присвятили цей час. Коли ви проаналізуєте записи за тиждень, ви здивуєтеся тому, як багато часу йде на неважливі, що дублюють один одного або просто не стосуються роботи і завдання. Відповідно, наступний крок – відкинути все зайве. За цим також доведеться довго стежити, деяких звичок або ритуалів дуже складно позбутися. Третій крок - згрупувати основні завдання та типи робіт і займатися ними послідовно, а не довільно. Так ви суттєво підвищите свою здатність концентруватися. На перший погляд зробити це дуже просто, не складніше, ніж робити зарядку вранці. Але й зарядкою не кожен займається.

Щодо планування мого дня, то й зараз я приділяю цьому багато часу (хоча велику підготовчу та організаційну роботу роблять мої помічники). Можливо, пізніше я напишу пост про роль особистого помічника у роботі керівника. Основою правильного тайм-менеджменту є. Для мене це стратегія, відносини з ключовими клієнтами та партнерами, найбільші угоди, команда, призначення та мотивація співробітників. Якщо в одному з цих напрямків трапляється проблема, то це моя проблема, яку я маю вирішувати насамперед.

Ще одним важливим моментом є присутність у графіку часу на незаплановані активності. Вони завжди трапляються, і важливо мати якийсь резерв часу, оскільки немає нічого гіршого, ніж коли одна зустріч наповзає на іншу або доводиться робити щось поспіхом.

Не варто забувати і про те, що всі люди різні, а отже, планування має бути індивідуальним. Свій оптимальний графік я збудував уже давно. Зазвичай о 9-й ранку я уточнюю остаточний графік з командою і переглядаю брифи з описом зустрічей, які мені сьогодні чекають. Підготовка брифів — окрема тема: чітко описані цілі, завдання, учасники. Це також дозволяє мені заощадити час. Після проведення близько десяти зустрічей я вирушаю додому та присвячую час спілкуванню з рідними, регулярно ходжу на йогу чи у фітнес. А ближче до ночі ще працюю електронно. Такий режим дозволяє мені не перемикатися зайвий раз між типами роботи і легше входити в потрібний режим. Однак, щоб його побудувати та дотримуватися, мені потрібно було почати планувати свій час ще зі школи.

Хто з нас не ставив собі питання, що ж є найбільшою цінністю? Досить часто думки із цього приводу розходяться. Одні вважають, що інформація, інші – час. Незважаючи на те, що сучасне суспільство має достатньо можливостей для економії часу, чомусь саме часу якраз і не вистачає. І відразу ж на думку спадають думки: «Чому технічний прогрес грає злий жарт?», «Як встигнути зробити все та ще й добре?», «Як розподіляти і планувати свій день, щоб хоч частково себе розвантажити?». Все дуже просто. Потрібно лише навчитися правильно планувати час.

Правила, яких слід дотримуватись, якщо є бажання все встигати

Щоб усе встигати та мати час на відпочинок, слідує:

• розробити певний план;
• першочергово розбирати дрібні за важливістю справи, не залишаючи їх потім;
• не витрачати робочий час марно на непотрібні відносини;
• щоденно аналізувати виконані завдання;
• залежно від важливості правильно розподіляти пріоритети;
• слідкувати за порядком;
• виробити в собі силу волі дотримуватися нових звичок.

Як навчитися планувати свій день: етапи планування часу керівника

Начебто правильно розподілити робочий час, визначити послідовність повсякденної роботи не становить особливих труднощів, проте, не всім це під силу. Якщо на думку спадають думки про те, як своєчасно зробити важливі справи і не втомитися, важливо навчитися правильно планувати та розподіляти час. Важливу роль тут грає правильно складений план порядку денного.

Не варто забувати про такий важливий чинник, як обмеженість часу. Час не можна зупинити, змінити, повернути, а значить те саме стосується і роботи, і справ, і нашого життя в цілому.

Існують такі етапи планування робочого часу:

• вироблення дисциплінованості (навчитися контролювати свій день – важливе завдання успішного керівника);
• визначення ступеня важливості справ (допускається планувати трохи більше 3 термінових справ щодня);
• раціональний розподіл справ на важливі, термінові, легкі, прості, незначні;
• складання поетапного плану виконання;
• рятування від простих, дрібних, легких справ, виконання яких займає менше 10 хвилин (розвантаження наступних днів);
• відмова керівника від занять, які «крадуть» час (перегляд серіалів, багатогодинне спілкування в соцмережах, посиденьки з друзями);
• визначення кожної речі в домі та на роботі свого місця;
• позбавлення від робочого мотлоху (достатньо 10 хвилин на день, щоб перебрати документи та викинути непотрібне);
• вибір хобі для дозвілля.

Щоб не втрачати друзів і правильно економити час, необхідно дотримуватися правила: відвідувати сторінки в соцмережах 2 рази на тиждень, виділяти для зустрічі з друзями вихідні дні, заздалегідь планувати особисті зустрічі, скорочувати час «порожніх» телефонних розмов до 15 хв на день.

Як скласти план роботи

Плідне планування можливе, якщо дотримуватися наступної послідовності у роботі:

1. Визначити цілі та завдання, на підставі яких розробити план роботи. Він може бути короткостроковим (тиждень) чи довгостроковим (на місяць, квартал, рік).

Увага: Успішному керівнику не можна відступати ні на крок плану. Можна вносити до нього коригування, наприклад, змінювати місця справи, дні важливих зустрічей, планувати на інший час заходи, але кардинально змінювати не можна в жодному разі.

1. Розподілити завдання та визначити терміни їх виконання. Важливо навчитися насамперед виконувати справи, які мають обмежені терміни та ті, що вимагають застосування великих зусиль. Далі можна планувати середньострокові завдання та роботу, яка потребує виконання стандартних функцій. В останню чергу слід виконувати незначну роботу.

1. Обов'язкова позначка термінових справ, що виникли напередодні виконання, у своєму щоденнику або календарі (дає можливість керівникові встигати робити все вчасно, не втрачаючи важливих моментів).

1. Аналіз усіх справ, скорочення списку завдань (у міру можливості).

Щоб розвантажити свій день, важливо:

1. Слідувати обмеження виконання справ: трохи більше 3-х термінових, трохи більше 10-ти загалом протягом дня.
2. У плануванні дотримуватися виконання складних завдань більш вдалий час, бажано у першій половині дня, легких – наприкінці робочої зміни.
3. Не виконувати наступну роботу, не завершивши попередню (важливо поетапно планувати завдання, виконавши обумовлені раніше).
4. Не залишати незавершені справи, не переносити їх наступного робочого дня.
5. Якщо є невиконані завдання, рекомендується робити про них позначку в календарі важливих справ, де особливо відзначати їх. У випадку, якщо одна й та сама справа стабільно «живе» в щоденнику кілька днів поспіль, варто подумати, як від неї відмовитися або просто передати її іншій особі, що виконує.

Секрети раціонального планування

Правильно планувати день дозволять:

• оцінка плану роботи, коригування завдань, складання порядку дня;
• контроль за виконанням справ, усунення одночасного виконання кількох завдань (інакше існує ризик низької результативності у роботі);
• завершення розпочатих справ;
• усунення перешкод, що заважають керівнику виконувати поставлені завдання, відволікають увагу, впливають на плани;
• чергування роботи з відпочинком;
• аналіз планування часу;
• постійне покращення своїх результатів роботи.

Секрети економії часу керівника

1. Важливо поєднувати схожі завдання, наприклад поєднувати переговори, розбирати кореспонденцію, відповідати на електронні листи.
2. Не менш важливим є створення спокійної обстановки. Це потрібно для того, щоб ніщо не відволікало від роботи.
3. Обмеження свого робочого часу дозволить уникнути малопродуктивного результату від ділових зустрічей.
4. Вміння розподіляти пріоритети – важливий показник раціональності та послідовності справ, що впливає на досягнення поставлених цілей.
5. Виконання виключно важливих справ дозволяє керівнику досягти високих показників у своїй роботі.
6. Значна частина часу допоможе заощадити розподіл завдань між співробітниками.
7. Не менш важлива поетапність у роботі. Рухатися до мети набагато легше, якщо підніматися сходами, починаючи з дрібниць і досягаючи висот.
8. Ведення щоденника важливих справ допоможе усунути накладку одних завдань на інші, скупчення справ наприкінці місяця.
9. Важливі рішення краще ухвалювати з ранку. Таким чином, можна створити відчуття успішності на весь робочий день.
10. Складаючи плани, графіки справ важливо враховувати справжній рівень працездатності, оскільки саме він впливає на кінцевий результат роботи.

Планування та організація роботи – ключ до подальшого саморозвитку. Про основні принципи та правила щоденного планування читайте у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого потрібне щоденне планування?

Не всім зрозуміло, навіщо потрібно планувати свій робочий день. Адже кожна людина і без планування знає, які функції вона виконує та які справи її чекають. Багато хто не бачить сенсу у складанні планів на день, оскільки завжди є несподівані доручення, здатні сплутати всі наперед намічені пункти.

Завантажте документи на тему:

Якщо порівнювати двох працівників, що виконують однакові функції та мають однакові здібності, можна виявити, що обсяги та якість виконуваної ними різні. Один співробітник встигає вирішити і поточні, і стратегічні завдання, другий – не встигає виконувати навіть термінові доручення та змушений постійно залишатися після роботи. Найкращі результати покаже той, хто більше . Тобто той, для кого процес планування є щоденним обов'язком та потребою. Наявність плану навіть психологічно змушує людини мобілізуватися. Він має зафіксовану мету і з'являється внутрішня потреба у її досягненні.

Як планувати ефективно?

Планування та організація роботи виконується співробітником. Не керівник, а працівник має ставити собі завдання. І тут він ставить собі мети самостійно, діє тому напрямі, який вибирає сам. Як правило, відсоток виконаних завдань при самостійному плануванні виявляється вищим, ніж при виконанні загального , розроблений керівником.

Існує система планування роботи, випробувана практично і забезпечує оптимальне використання робочого дня. Це набір принципів, за якими людина може скласти грамотний, реалістичний і здійсненний план.

Насамперед, визначте, що потрібно включити у щоденний план. Він має складатися з урахуванням стратегічного плану, розробленого півроку чи рік. Планування щодня враховує всі справи, намічені до виконання, як безпосередньо які стосуються роботи, і другорядні. Наприклад, вітання колеги з днем ​​народження. Крім тих пунктів, на виконання яких чекає керівник, до плану потрібно вносити й особисті справи. Це необхідно для особистого розвиткута створення позитивного іміджу.

При плануванні роботи великі завдання, на вирішення яких знадобиться кілька днів чи тижнів, потрібно розбити на етапи і виконувати їх послідовно. Для кожного етапу встановіть дату виконання. Складіть план на найближчий день, включивши до нього і підзавдання. Для складання плану можна скористатися звичайним паперовим щоденником або спеціальною програмою.

Мета планування роботи - не виконання пунктів плану за будь-яку ціну, а своєчасне та якісне виконання пріоритетних завдань та термінових завдань. Тому список намічених до виконання справ необхідно розсортувати та розташувати пункти в міру зменшення пріоритетності. В процесі можна одночасно скористатися кількома методами.

Наприклад, вищий пріоритет отримують справи з фіксованим терміном виконання та завдання, для вирішення яких потрібно витратити більше зусиль. Другими за рівнем важливості стануть щоденні обов'язкові до виконання справи і завдання, терміни виконання яких намічені найближчі дні. Нижчий пріоритет при щоденному плануванні мають другорядні відносини, невиконання яких матиме значних негативних наслідків.

Правила планування дня

Так само, як і планування роботи підприємства, планування робочого дня окремого співробітника має відбуватися за правилами. Дотримання їм допоможе забезпечити виконання намічених планів у комфортному для вас режимі.

1. Розплануйте трохи більше 70% свого робочого дня. Це дозволить спокійно виконувати термінові позапланові завдання і не нервувати, якщо вам доведеться відволікатися від виконання .
2. Не включайте до щоденного плану більше трьох важливих та термінових завдань одночасно. Обмежте загальну кількість пунктів плану десятьма.
3. Формуйте однотипні відносини в блоки. Це допоможе виконувати їх, скориставшись єдиним алгоритмом, що скоротить час виконання.
4. Процес планування перенесіть на вечір попереднього дня. У вас залишиться час, щоб при необхідності внести в план коригування.
5. p align="justify"> Планування складних справ здійснюйте з урахуванням своїх біоритмів. Хтось відрізняється підвищеною працездатністю з ранку, хтось – в обід, а хтось найбільш продуктивно працює увечері.
6. Не починайте виконувати нове завдання до того, як закінчите розпочату роботу. Якщо довелося перерватися – поверніться та завершіть розпочате.
7. Не відкладайте виконання позапланового завдання, якщо його можна за кілька хвилин.
8. Робіть перерви щогодини, не залишаючись на робочому місці. Присвятіть перерви легкої розминки, це допоможе освіжити голову.
9. Не плутайте з досягненням цілей, не ставте собі завдання і не намічайте обсяги, з якими буде складно впоратися.
10. Якщо залишилися невиконані справи, які не втратили своєї актуальності, перенесіть їх у план наступного дня.
11. Організуйте своє робоче місце таким чином, щоб працювати було комфортно.

Висновок

Планування на кожен день - корисна і необхідна навичка. Це спосіб самоорганізації та саморозвитку, гарантія того, що ви зможете працювати ефективно. Запропонована система планування роботи допоможе зрозуміти основні засади тайм-менеджментута успішно використовувати ці знання на практиці.

Якщо почати досконало розумітися на тому, які чинники впливають життя людини, загалом і цілому, їх можна знайти безліч. Будь-яка сфера життя людини і кожна сфера її діяльності, звичайно ж, мають ряд властивих їм особливостей, і часом те, що застосовується до одного, абсолютно не застосовується до іншого. Але є, незважаючи на це, деякі основні принципи, які є ефективними абсолютно в усьому. До одним із таких принципів, а якщо говорити точніше, законів, які цілком можна вважати гарантами успіху в будь-якій галузі, можна сміливо назвати вміння планувати та розставляти пріоритети. Чому це так важливо, ми з'ясуємо у представленому уроці тренінгу з тайм-менеджменту.

Вивчивши даний матеріал, ви дізнаєтеся про те, що є плануванням справ, і які його особливості, чому потрібно і важливо щодня здійснювати складання списків робочих, особистих і домашніх справ. Крім того, ми розглянемо кілька ефективних методик та принципів планування, частина яких розрахована на кожен день, а частина має більш перспективну спрямованість – на тиждень, місяць, рік та навіть кілька років. Цей курс нашого онлайн-тренінгу буде корисний людям будь-якого віку та професій, а застосовувати отриману інформацію для досягнення поставленої мети буде можна вже з першого дня.

Що таке планування? Види планування. Пріоритизація

Процес планування

Плануванням називають процес оптимального розподілу ресурсів, необхідний досягнення поставлених цілей і завдань, і навіть сукупність процесів, пов'язані з їх постановкою і реалізацією. Планування є невід'ємною частиною тайм-менеджменту (управління часом) і, умілому застосуванні, багаторазово підвищують його ефективність.

У найпростішій та офіційній інтерпретації планування характеризується такими етапами:

1. Етап постановки цілей (завдань)
2. Етап складання плану досягнення наміченого
3. Етап варіантного проектування
4. Етап виявлення необхідних ресурсів, а також їх джерел
5. Етап визначення виконавчих осіб та брифінг
6. Етап фіксації результатів планування у фізичному вигляді (план, проект, карта тощо)

Види планування

Планування, як зазначалося, застосовно абсолютно до будь-якій сфері життєдіяльності, але, залежно від цього, може мати свої особливості, що, своєю чергою, виявляється у різних за його формою і змісту видах.

Види планування різняться:

За обов'язковістю

• Директивне планування - передбачає обов'язкове виконання поставлених завдань, має конкретного адресата і характеризується підвищеної деталізацією. Як приклад можна назвати постановку завдань, пов'язаних із вирішенням питань державної/національної значущості, роботою на підприємствах тощо.
• Індикативне планування - антипод першого: не передбачає обов'язкового та точного виконання, має більш рекомендаційний та спрямовуючий характер. Цей вид планування широко поширений у системі макроекономічного розвитку різних країн.

За термінами досягнення цілей

• Короткострокове (поточне) планування - розраховується на період до 1 року і може складатися із планів на добу, тиждень, місяць, квартал, півроку. Найпоширеніший вид планування. Застосовується як звичайними людьми в процесі повсякденного життя, так і керівниками різних організацій.
• Середньострокове планування - розраховується терміном від 1 року по 5 років. Дана форма планування поширена у діяльності державних установ, фірм та підприємств, але нерідко застосовується і стратегічно-мислячими людьми. У деяких випадках може поєднуватися з поточним плануванням, що в комплексі є плануванням, що ковзає.
• Довгострокове (перспективне) планування - розраховується, зазвичай, кілька (5, 10, 20) років наперед. Найчастіше цей вид планування застосовується на великих підприємствах з виконання завдань соціального, економічного, науково-технологічного характеру тощо.

• Стратегічне планування – переважно, є довгостроковим. За допомогою нього визначаються основні напрямки діяльності організацій: розширення діяльності, створення нових напрямів, стимулювання робочого процесу, вивчення ринку та його сегментів, вивчення попиту, особливостей цільової аудиторії тощо. Поширено у діяльності організацій.
• Тактичне планування – найчастіше є так само – довгостроковим. Основною його метою є створення необхідних умов реалізації можливостей, знайдених у вигляді застосування стратегічного планування. Як правило, тактичне планування застосовується під час планування економічного, соціального, виробничого розвитку організації. Поширено у діяльності організацій.
• Оперативно-календарне планування - завершальний етап стратегічного та тактичного планування. Служить головним чином для реалізації процесу досягнення поставлених результатів. За його допомогою конкретизуються всі показники, і організується, безпосередньо, робота організації. Оперативно-календарне планування передбачає визначення часу виконання поставлених завдань, здійснення підготовки реалізації процесу, ведення обліку, контролю та аналізу процесу. Поширено у діяльності організацій.
• Бізнес-планування - служить для оцінки доцільності, актуальності та ефективності запланованих заходів. Складання бізнес-плану відбувається дуже ретельно, з урахуванням різноманітних показників, можливостей, пропозицій тощо. Поширено у діяльності організацій та роботі бізнесменів.

Крім розглянутих видів планування, що враховують першорядні аспекти, існують і враховують другорядні. Вони, своєю чергою, різняться:

За рівнем охоплення

• Загальне планування – охоплює всі деталі контексту.
• Часткове планування – охоплює деякі деталі контексту.

За об'єктами планування

• Цільове планування - передбачає визначення необхідних досягнення цілей.
• Планування коштів - передбачає планування необхідні досягнення результату коштів (фінансів, інформації, персоналу, устаткування тощо.).
• Програмне планування - передбачає розробку необхідні досягнення результату програм.
• Планування дій - передбачає визначення необхідних досягнення результату дій.

По глибині

• Агреговане планування - відбувається з урахуванням загальних параметрів.
• Детальне планування - відбувається з урахуванням усіх деталей та особливостей.

По координації планів у часі

• Послідовне планування - передбачає тривалий процес, що складається з кількох дрібніших етапів.
• Одночасне планування - має на увазі одноразовий нетривалий етап.

З урахуванням зміни даних

• Жорстке планування - передбачає обов'язкове дотримання заданих параметрів.
• Гнучке планування - має на увазі можливість недотримання заданих параметрів та поява нових.

По черзі

• Упорядковане планування - має на увазі почергове виконання планів одного за іншим.
• Ковзне планування - передбачає продовження плану на наступний період після його завершення в поточному періоді.
• Позачергове планування - передбачає реалізацію плану з появою цьому необхідності.

Пріоритизація

Пріоритизацією називається процес розміщення пріоритетів - показника переважання важливості того чи іншого пункту плану над іншими. Важливою приоритизацією є з тієї причини, що серед великої кількості різних нюансів та особливостей є, як ті, що мають найменшу значущість і надають мінімальний вплив на процес досягнення мети, так і ті, які відіграють у цьому головну роль. Уміння розставляти пріоритети можна назвати ще одним показником ефективності та дієвості будь-якого процесу планування, т.к. акцент на найзначніших пунктах плану найчастіше є вирішальним у питанні, буде досягнуто мети чи ні.

Як бачимо, планування як процес характеризується чимало різних нюансів. Кожен із видів може застосовуватися відокремлено, а може й у комплексі з іншими. Головне при виборі – це враховувати всі особливості вашої діяльності. Але скільки б видів планування не існувало, скільки б ми їх не розглядали, скільки б прикладів не наводили, все це не матиме жодної цінності, якщо ми не будемо розуміти - навіщо взагалі нам потрібно щось планувати, які в цьому є переваги Як це допоможе нам у житті? Саме на ці питання ми й намагатимемося дати відповіді в наступному розділі.

Для чого потрібне планування?

Враховуючи те, що наші тренінги присвячені методам підвищення особистої продуктивності, тут і далі в уроці ми розглядатимемо планування стосовно діяльності саме людини, а не організацій, фірм, підприємств тощо.

Планування є тим чинником, який багато в чому визначає не тільки те, чи доб'ється людина того, чого хоче, але й те, чого вона доб'ється взагалі. Справа в тому, що сам процес планування надає не якийсь одиничний і вузькоспрямований ефект, а впливає комплексно, впливаючи на багато особистісних показників людини, спрямованість її дій та спосіб життя в цілому. Нижче ми перерахуємо лише кілька позитивних моментів планування та переваги, які воно дає.

Конкретизація мети

Щойно людина починає займатися плануванням своєї діяльності, активізується її мислення, задіюється творчий потенціал, підвищується мозкова активність. Можна чогось хотіти і як би собі це уявляти, при цьому думаючи, що точно знаєш, чого хочеш. Але як тільки ви сідаєте за складання плану і починаєте його ретельно продумувати, ваша мета з абстрактної починає трансформуватися у конкретну. Поступово ви починаєте представляти її в деталях, враховувати її особливості, якось варіювати. Є одна приказка, в якій йдеться про те, що корабель, який не знає, куди він прямує, ніколи не досягне пункту призначення. Так і людина - якщо вона не знає, чого конкретно хоче, ніколи цього й не досягне. Планування дає змогу зрозуміти і усвідомити, чого ти хочеш насправді і набути конкретної мети.

Чіткий план дій

Навіть знаючи про те, чого ми хочемо, ми можемо ніколи цього не досягти, якщо не знатимемо, що нам для цього потрібно. Наші цілі можуть бути мега-глобальними, добрими та чудовими, але вони так і залишаться просто картинкою того, чим ми хочемо мати і що зробити. Такий стан справ виправляється за допомогою планування. По-перше, воно дозволяє визначити конкретні кроки, які необхідно зробити для того, щоб досягти потрібного результату. По-друге, воно допомагає визначити необхідні для цього ресурси та їх джерела. По-третє, воно дає можливість встановити часові рамки. Таким чином, склавши точний план, ви знатимете, що вам потрібно зробити, щоб його реалізувати, когось або що для цього залучити, і, найголовніше, коли ви хочете це зробити. Планування істотно прискорює процес досягнення мети, т.к. є практичним керівництвом до дії.

Дія, а не думки про дію

Поки в нас немає плану реалізації того, чого ми хочемо, ми знаходимося в постійному роздумі на цю тему. Ми думаємо про те, як ми сильно цього бажаємо, як добре було б, якби у нас це було, розмірковуємо на тему того, як зараз цього не вистачає, можливо, навіть уявляємо себе в процесі дії. Але є одне АЛЕ – крім роздумів ми нічого більше не робимо. А це вказує на те, що швидше за все на цьому все й закінчиться. Важливо зрозуміти, що, розпочинаючи планування, ви вже робите перший і найбільший крок на шляху реалізації задуманого. Тільки це вже суттєво просуває вас вперед. А потім починається ланцюгова реакція: після складання плану ви починаєте виконувати конкретні дії, за першим пунктом іде другий, за другим - третій і т.д. Якщо ви зумієте прищепити звичку планувати навіть найменші справи, ви відразу помітите, як ваші бажання почнуть ставати реальністю. Тут можна застосувати ще одну приказку: "Під лежачий камінь вода не тече". Посуньтеся з мертвої точки - почніть діяти. Планування створює енергетичний потенціал, необхідний досягнення мети.

Можливість маневрування

Не знаючи конкретно, що потрібно робити, щоб досягти поставлених результатів, ми можемо ні визначити, ні скоординувати свої дії. Ми можемо загалом уявляти собі, що нам потрібно робити, але діючи без плану, ми ризикуємо прийти в глухий кут або навіть ще далі віддалитися від мети. Коли ви маєте план і починаєте діяти, ви можете, так би мовити, в режимі онлайн керувати всім процесом: не виходить так, спробуйте по-іншому, не підходить одне, подумайте, чим це можна замінити. Наявність чіткого плану дозволить вам робити маневри на своєму шляху, варіювати різні методи та способи. У результаті у вас буде комплексний план, який враховуватиме всілякі нюанси та варіанти розвитку подій. Вміння планувати – це вміння бути гнучким та готовим до будь-яких ситуацій.

Висока ймовірність успіху

І, мабуть, найважливіша перевага планування - це, нехай і не стовідсоткова гарантія, але все ж таки величезна ймовірність успіху. Як багато ми бачимо людей, які бажають дуже небагато, але, не маючи плану, так нічого і не досягають! І, на противагу їм, є велика кількістьприкладів людей, які мають фантастичні цілі, які, здавалося б, недосяжні, незважаючи ні на що досягають їх і навіть більше. Перших від других відрізняє саме вміння планувати та розставляти пріоритети. Визначте свої цілі, починайте складати план – через час ви побачите, що ви дійшли до мети, а тисячі роззяв без плану так і залишилися на своїх місцях. Планування виведе вас у лідери у будь-якій області!

Напевно, тепер вам стало набагато зрозуміліше, навіщо потрібно займатися плануванням та продумувати усі свої кроки. Плануванням займаються бізнесмени та підприємці, голови величезних корпорацій, творчі люди, письменники, актори та зірки шоу-бізнесу, загалом, усі ті, кого прийнято називати успішними людьми. Планування - це частина життя та діяльності будь-якої людини, яка бажає підвищити свою продуктивність і досягти серйозних результатів. Саме з цієї причини, крім того, щоб сісти за стіл, взявши ручку та листок, і почати щось планувати, на сьогоднішній день існують спеціально розроблені методики планування, які вже неодноразово довели свою ефективність. Короткий огляд найпопулярніших із них ми наведемо у наступному розділі.

Методики планування

ABC планування

Причиною цього методу служить досвід, наочно показує, що співвідношення важливих і поганих справ у відсотках завжди приблизно однаково. Будь-які завдання, виходячи з їх важливості щодо досягнення поставлених результатів, повинні розподілятися з використанням буквених значень ABC. З цього випливає, що першими повинні виконуватися завдання, що мають найбільшу важливість та значущість (A), а потім уже всі інші (B, C). Планувати свій час, застосовуючи цю методику, потрібно, враховуючи саме важливість завдань, а чи не необхідні зусилля.

Методика ABC базується на трьох основних правилах:

• Категорія A – найважливіші справи. Вони становлять приблизно 15% усіх справ, якими ви займаєтеся, але вони приносять приблизно 65% результатів.
• Категорія B – важливі справи. Вони становлять близько 20% всіх ваших справ і дають близько 20% результатів.
• Категорія C – справи найменшої важливості. Вони становлять приблизно 65% всіх ваших справ, але й дають приблизно 15% результатів.

Докладніше про цю методику ви можете дізнатися звідси.

Принцип Ейзенхауера

Цю методику запропонував свого часу американський генерал Дуайт Дейвід Ейзенхауер. Вона є відмінним додатковим вимірником для швидкого ухвалення найважливіших рішень. Цей принцип передбачає розстановку пріоритетів, згідно з критеріями важливості та терміновості.

Усі свої справи ви повинні розділити на чотири основні категорії та виконувати в порядку черговості:

• Категорія A - найбільш термінові та важливі справи.
• Категорія B – термінові, але не важливі справи. Важливо вміти відокремлювати їх за критерієм важливості від першої категорії, інакше можна витратити на виконання часу, залишивши насправді важливі справи на потім.
• Категорія C – не термінові, але важливі справи. Тут потрібно враховувати фактор терміновості: через те, що ці справи не є терміновими, їх часто відкладають у «довгу скриньку», після чого вони стають терміновими, що не дуже добре. Тому їх виконанням у жодному разі не можна нехтувати. Такі справи, до того ж, можна делегувати - доручити їх виконання комусь ще.
• Категорія D – не термінові та не важливі справи. Нерідко, такими справами людина стурбована найбільше і витрачає їх виконання більшу частину часу. Навчіться точно визначати справи цієї категорії. Робити їх потрібно в останню чергу, коли виконано попередні.

Докладніше про метод Ейзенхауера ви можете дізнатися звідси.

Правило Парето

Іноді це правило називають принципом "80 на 20". Сформулював його італійський економіст Вільфредо Парето. Основною його передумовою є те, що найменша частина дій дає найбільшу частину результатів, і навпаки.

Наочно це правило виглядає так:

• 20% дій = 80% результату
• 80% дій = 20 результатів
• 20% людей володіють 80% всього капіталу
• 80% людей володіють 20% всього капіталу
• 20% клієнтів приносять 80% доходу
• 80% клієнтів приносять 20% доходу
• І т.д.

Застосуйте це правило до своєї щоденної діяльності, і ви побачите, що 80% всього того, що ви робите за день - це всього лише 20% потрібного вам результату, а 20% грамотно спланованих дій на 80% наближають вас до заповітної мети. Виходячи з цього, запам'ятайте, що день потрібно починати саме з нечисленних, але найскладніших, важливих і термінових справ, а вже після братися за виконання легких і не менш важливих, але присутніх у набагато більшому обсязі. Дуже зручно застосовувати правило Парето у комплексі з методикою ABC або принципом Ейзенхауера.

Докладніше про принцип «80 на 20» можна прочитати.

Хронометраж

Під поняттям "хронометраж" мається на увазі метод, призначений для вивчення витраченого часу. Він здійснюється за допомогою фіксації та виміру здійснюваних дій. Основними цілями хронометражу є визначення того, на що витрачається час, виявлення «поглиначів часу», пошук резервів часу та вироблення почуття часу.

Вести хронометраж досить просто: фахівці радять робити запис усіх своїх дій з точністю до 5 хвилин протягом 2-3 тижнів. Наочно це виглядає приблизно так:

• 8:00-8:30 - прокинувся, розім'явся, вмився
• 8:30-9:00 - попив чай, увімкнув комп'ютер, перевірив пошту
• 9:00-9:30 - зайшов у соціальну мережу
• 9:30 – 10:00 – підготував документи по роботі
• І т.д.

Записи можна доповнювати коментарями та додатковими параметрами. А способів вести хронометраж є кілька:

• На папері - у блокноті, зошиті, записнику
• Використання гаджету - мобільний телефон, електронну книгу, планшет
• Використовуючи диктофон
• Використовуючи спеціальне програмне забезпечення на комп'ютері
• Онлайн - спеціальні інтернет-додатки
• Діаграма Ганта (див. нижче)

На основі отриманих за допомогою хронометражу даних ви зможете виявити важливі особливості у розподілі свого часу та скоригувати їх. Докладніше про хронометраж читайте.

Діаграма Ганта

Діаграма Ганта - це метод стовпчастих діаграм, розроблений американським фахівцем у галузі менеджменту Генрі Гантом. Він застосовується для ілюстрації планів та графіків роботи з різних проектів. Складається діаграма зі смуг, які орієнтовані вздовж тимчасової осі, а кожна з них відображає окреме завдання, що входить до проекту. Вертикальна вісь – це перелік завдань. Крім цього, на діаграмі можна відзначати різні показники – відсотки, покажчики, тимчасові мітки тощо.

Застосовуючи діаграму Ганта, ви зможете наочно відстежити процес реалізації проекту та ефективність виконуваних дій. Але, у разі, цей метод доведеться доповнювати іншими, т.к. діаграма не синхронізується з датами, не відображає витрачені ресурси та сутність дій. Найкраще застосовувати її для невеликих проектів. Сама ж діаграма нерідко входить до складу різних програм для управління проектами як доповнення.

Техніка SMART

Техніка постановки цілей SMART визнана однією з найкращих у світі. Вона бере свій початок у НЛП і докладно ми розглядали в одному з наших уроків. Тут ми наведемо лише короткий опис цієї техніки.

Саме слово "SMART" є абревіатурою, утвореною з перших літер п'яти слів, що визначають критерії цілей. Розглянемо їх дещо докладніше.

• Specific - мета має бути конкретною, тобто. при її постановці ви повинні обов'язково виразно уявляти собі результат, якого бажаєте досягти. Наприклад, «я хочу стати фахівцем у галузі антропології».
• Measurable - мета має бути вимірною, тобто. ви повинні представляти бажаний результат у кількісному еквіваленті. Наприклад, "до 2015 року я хочу заробляти 50 тисяч рублів щомісяця".
• Attainable - мета має бути досяжною, тобто. ви повинні враховувати особливості своєї особистості: здібності, схильність, талант тощо. Наприклад, якщо у вас туго з математикою і ви абсолютно не розумієте цієї науки, краще не ставити собі за мету стати видатним математиком.
• Relevant - ціль повинна співвідноситися з іншими вашими завданнями. Наприклад, досягнення середньострокової мети має приховано включати досягнення декількох короткострокових.
• Time-bounded - ціль повинна бути визначена в часі і мати чітко встановлені часові рамки. Наприклад, «я хочу скинути вагу з 95 до 80 кг через півроку до такого місяця».

Все це дозволить вам визначити необхідні дії для досягнення потрібного результату, врахувати максимальну кількість факторів і постійно відстежувати свій прогрес. Докладніше про техніку SMART написано.

Список цілей та завдань

Найбільш проста методика, за допомогою якої можна планувати час та справи. Це просто список того, що потрібно зробити. Такі переліки дуже зручні тим, що не вимагають жодних додаткових ресурсів, як, наприклад, ПК, мобільні програми або використання складних схем, але й дозволяють наочно відображати все, що вам потрібно зробити та контролювати цей процес.

Складається список цілей та завдань дуже просто: можна на аркуші паперу просто записувати все, що вам потрібно виконати і коли, а після завершення виконані пункти просто викреслювати. А можна трохи ускладнити: зробити таблицю, де будуть графи: «завдання», «пріоритетність», «термін виконання», «позначка про виконання».

Усі представлені методики можна застосовувати поодинці або комплексно. Спробуйте всі варіанти - напевно, через деякий час ви виділите для себе найбільш зручну і підходящу, а може навіть складете на їх основі якусь свою.

Для того, щоб спростити вам завдання при плануванні своїх справ і часу, на закінчення уроку ми хотіли б представити вашій увазі кілька дуже ефективних принципів, які ви можете використати у своєму повсякденному житті.

Принципи планування

• Спробуйте всі розглянуті методики планування та виберіть найбільш підходящу для вас. Використовуйте її щодня та у всіх справах.
• Не намагайтеся запам'ятати все - ведіть записи. Як кажуть, «тупий олівець краще, ніж найгостріша пам'ять».
• Якщо на вас напало багато справ, не намагайтеся встигнути зробити все. Витратьте час на визначення найважливіших і пріоритетних і приступайте до їх виконання. Решту закінчіть пізніше.
• По закінченні одного тижня складайте план дій на наступний. Аналогічно чиніть і наприкінці кожного дня.
• Заведіть звичку носити з собою блокнот і ручку або диктофон, щоб записувати цікаві думки, що відвідують вас.
• Заведіть «журнал успіху», в якому ви щодня відзначатимете всі свої успіхи, хай навіть найнезначніші. Це підтримуватиме у вас постійну мотивацію і нагадуватиме про те, що ви на вірному шляху.
• Вчіться говорити "ні". Ця здатність убереже вас від марної трати часу, прагнення до непотрібних цілей та спілкування з непотрібними людьми.
• Завжди думайте перед тим, як щось зробити. Зважуйте всі «за» та «проти». Намагайтеся не робити необдуманих дій та вчинків.
• Завжди, коли перебуваєте у процесі чогось, згадуйте себе, усвідомлюйте, що ви робите зараз. Якщо відчуваєте, що не рухаєтеся вперед - киньте це заняття.
• Подивіться критично на себе самого: визначте свої шкідливі звички, які забирають час, справи, якими вам подобається займатися, але які не рушать вас до мети. Потім поступово та по черзі замінюйте ці звички та справи новими – ефективними.
• Визначте свої основні пріоритети життя і живіть відповідно до них. Так ви зможете завжди бути сконцентровані на головному, і не витрачатимете час марно.
• Не робіть зайвих непотрібних дій, не виконуйте чужі справи. Ви повинні просуватися вперед самі, але не дозволяйте використовувати себе як інструмент для досягнення чужих цілей, якщо вам це не в радість.
• Регулярно та систематично виділяйте час на самовдосконалення: читання книг, перегляд навчальних та мотивуючих відео, тренування своїх навичок тощо.
• Не зупиняйтеся на досягнутому - досягнувши однієї мети, ставте іншу, більш серйозну. Так ви зможете завжди бути в тонусі, матимете стимул і мотивацію.

Застосування всіх вищезгаданих рекомендацій дозволить вам бути успішним у будь-якій області та досягати цілей у найкоротші терміни. Найголовніше – це постійна робота над собою та застосування на практиці отриманих навичок. Щоб усе те, що ви дізналися з цього уроку, почало приносити свої плоди, вам потрібно сьогодні розпочати планувати свою подальшу діяльність. Почніть з будь-якого способу, тренуйтеся, відточуйте нову навичку і зробіть її звичкою. Все в нашому житті спланувати, звичайно ж, не можна, але багато що можна.

Додаткові цікаві матеріали щодо планування та ефективності ви можете знайти на нашому ресурсі 4brain:

Перевірте свої знання

Якщо ви хочете перевірити свої знання на тему даного уроку, можете пройти невеликий тест, що складається з кількох питань. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання. На бали, які ви отримуєте, впливає правильність ваших відповідей і витрачений на проходження час. Зверніть увагу, що питання щоразу різні, а варіанти перемішуються.

Вітаю! У цій статті ми поговоримо про планування робочого дня.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

1. Навіщо планувати свій робочий день;
2. Кому це потрібно;
3. Як правильно планувати робочий день

Планування робочого дня

У 21 столітті ритм життя помітно прискорився і продовжує набирати обертів. Якщо раніше для того, щоб бути успішним, потрібно виконувати один обсяг роботи, то зараз для досягнення успіху потрібно виконувати набагато більше. І люди починають стикатися з нестачею часу. Якщо гнатися за виконанням всіх повсякденних завдань, які щодня підкидає нам життя, часу не залишається.

Планування робочого дня – інструмент, який допомагає не лише ефективно використовувати робочий час, а й скорочувати його. Це не банальний список справ, який потрібно виконати у суворій черговості. Планування - здатність вибирати, що потрібно зробити, чому і коли.

Саме тому грамотне планування не лише структурує все, що ви робите за день, а й звільняє ваш час. Насамперед потрібно виконувати найголовніші справи — це головне правило. Кожній людині, яка має на роботі вільний час і не має чіткого розкладу, корисно розподіляти свій час правильно.

Що включає планування

Планування робочого часу включає:

• Розміщення пріоритетів.
• Вибір важливих завдань.
• Пошук найкращих шляхів їх вирішення.
• Пошук зайнятості у вільний час.

Розміщення пріоритетівдопомагає вам зрозуміти, що вимагає уваги, що може вирішитися саме, а яке питання потрібно просто проігнорувати. Час та інформація стали набагато ціннішими, ніж раніше, і розпалюватися на те, що не дає результату — безглузда справа.

Вибір важливих завдань— майже те саме, що й розстановка пріоритетів, лише в рамках одного робочого дня. Ви вибираєте, що дасть важливий результат, що потрібно зробити терміново, а що можна відкласти.

Пошук найкращих шляхів вирішення завдань- Дуже важливий пункт. При плануванні ви повинні враховувати не тільки те, що зробите, а й те, як це найкраще зробити. При цьому важливо не просто економити час, а робити все максимально швидко та якісно.

Робота з вільним часомтакож має входити до плану роботи. У вас звільнилося 2 години на день, які ви можете витратити на щось? Можна сказати про це босу, ​​і він навантажить вас роботою, можна зайнятися самоосвітою, а можна докласти зусиль до розвитку власного проекту.

Чому важливо планувати робочий день

Кожен, хто хоч раз стикався з фрілансом, бізнесом або «роботою за бажанням» (на зразок таксі), чудово розуміє важливість розстановки справ протягом дня. Але, наприклад, більшість офісних працівників не вважають за потрібне планувати свій робочий день.

Насправді, Головна причинапланування робочого дня – підвищення власної ефективності. Якщо ви прислухаєтеся до власного організму, то зможете зрозуміти, що якісь справи вам даються краще одночасно, а якісь — в інший. Наприклад, дзвінки в інші компанії вам зручніше здійснювати після обіду, тому що ви вже прокинулися, але ще не встигли втомитися, а монотонна робота швидше виконується ввечері, тому вбивання інформації в БД краще відкласти до 5-6 годин.

Планування робочого дня враховує як базові елементи вирішення завдань, а й особисті переваги кожної людини. Тайм-менеджмент був зроблений не для того, щоб нав'язати всім той самий шаблон високоефективної роботи. Ви повинні підлаштовувати свої завдання особливо свого організму.

Організація та планування свого робочого дня дозволяють вам робити більше, ніж менше часу, залишаючи час на те, що вам подобається.

Хто має планувати свій робочий день

Планувати свій робочий день має вміти кожна людина. Так ви зможете економити час і ефективніше працюватимете. Але є 3 категорії людей, які мають займатися особистим плануванням.

. Найнедисциплінованіший працівник — фрілансер. У нього немає чіткого графіка, а про те, що настав час сідати щось робити, нагадує тільки дедлайн. Саме тому фрілансерам, які працюють з кількома клієнтами, дуже важливо планувати свій робочий день. Часто виявляється, що нові замовлення з'являються з різницею в один-два дні, і якщо тягнути до останнього, можна не встигнути попрацювати за двома проектами.

Бізнесмени. Тут все практично так само, як і у фрілансі. Особливо якщо це бізнес у мережі. З одного боку – ви можете спокійно відпочивати вдома, коли ваші співробітники працюють, але з іншого – такий підхід неминуче виявиться провальним. На Заході серед бізнесменів процвітає культ трудоголізму. Там вважають, що якщо ти не працюєш 60 годин на тиждень, значить, ти лінивий і тобі нема чого робити в бізнесі.

Керівники. Керівник не завжди буде бізнесменом. Власник компанії може не брати активну участь у справах своєї фірми, але її директор бере на себе відповідальність за роботу цілого механізму. Саме тому лідери середніх та великих компаній мають ефективно використати свій час, адже від їхніх рішень залежить майбутнє компанії у довгостроковій перспективі. Планування робочого дня керівника – спосіб найефективніше розподілити свій час між стратегічно важливими завданнями.

Методи планування робочого дня

Методів правильного планування робочого дня може бути багато. Але один із найефективніших — Матриця Ейзенхауера. Суть їх у наступному.

Є 4 квадрати:

1. Квадрат А - Термінові та важливі справи.
2. Квадрат В - нетермінові та важливі справи.
3. Квадрат С - термінові та неважливі справи.
4. Квадрат D - нетермінові та неважливі відносини.

Квадрат Амайже завжди має залишатися порожнім. При грамотному плануванні всі важливі справи повинні осідати в квадраті і виконуватися в міру їх наближення до А.

Квадрат Вце важливі справи, які допоможуть вам досягти вашої мети. Сюди включають усі справи, які слід виконати протягом 1 робочого дня.

Квадрат Созначає термінові та погані справи, які необхідно передати виконання іншим особам. Яскравий приклад термінових, але поганих справ — подзвонити потенційному клієнту. Це може зробити співробітник, який вам краще зосередитися на інших справах.

Квадрат D,означає, що є нетермінові та неважливі справи, які не наближають вас до мети, не дають позитивних емоцій та в принципі не потрібні. У цей квадрат варто записувати всі марні ідеї.

Такий поділ справ щодо їх важливості та терміновості дозволяє вам розуміти, чому потрібно приділити увагу протягом робочого дня, а про що можна забути. Матриця допомагає у робочих процесах, а й у повсякденному житті. Якщо ви хочете вчити англійську, вона вам цікава і допоможе в кар'єрі — це квадрат В. Але якщо ви хочете вчити іспанську просто заради того, щоб знати її — це D, і про неї можна забути.

Правила планування часу робочого дня

Існує кілька правил того, як необхідно ефективно вести свій робочий день. Для зручності, розіб'ємо день на 3 частини:

• Початок робочого дня.
• Основний робочий процес.
• Завершення.

Ранок – найважливіший етап. Залежно від того, наскільки ви виспалися, як встали і що робили, залежатиме ваш настрій, психологічний настрій та працездатність.

До принципів «правильного» ранку належать такі:

• Позитивний настрій. Якщо прокидатися щодня з думкою про те, що ненавидиш свою роботу, продуктивність знижуватиметься. Постарайтеся починати ранок із приємних думок.
• Намагайтеся не «розгойдуватися». Ви помічали за собою, що після того, як ви піднімаєтеся вранці, вам потрібно ще 30-40 хвилин на те, щоб остаточно прийти до тями? Це час, який не варто гаяти. Відразу після пробудження прийміть душ, заваріть каву і замість півгодини «в нікуди» ви можете спокійно поснідати.
• Неспішний сніданок та шлях на роботу. Починати день без поспіху дуже важливо. Коли ви поспішаєте, організм витрачає зайві сили та нерви, які могли б піти на більш продуктивну роботу. Якщо не можете дозволити собі щільний сніданок і неквапливу поїздку - лягайте пізніше і вставайте раніше.
• Ключові завдання. Більшість успішних бізнесменів схильні стверджувати, що найважливіші завдання потрібно вирішувати вранці. Як то кажуть «Хочеш усе встигати – їж жабу на сніданок». У ролі жаби виступає справа, яку ви зовсім хочете братися. Зробіть його вранці і позитивний настрій від того, що «жаба з'їдена», збережеться на весь день.

Основний робочий процес складається з наступних завдань:

• Вирішуйте невідкладні завдання. Важливо розуміти, що якщо протягом робочого дня на вас впала якась невідкладна справа, не потрібно переключати всю увагу виключно на неї. Спочатку треба зрозуміти, важливе воно чи ні. Якщо важливе, потрібно негайно приступити до нього. Якщо ні, передайте відповідальність за його виконання іншій людині.
• Дотримуйтесь термінів. Щодня ви повинні встановлювати собі зразкові терміни, за які повинні впоратися з усім обсягом завдань. Важливо, щоб це було не «Зробити все до 18 години», а «О 14:00 — розпочати план, о 15:00 — проаналізувати показники, о 16:00 — скласти звіт» тощо.
• Порядок робочому місці. Це неявний, але дуже важливий пункт. Якщо на вашому столі бардак, ваш погляд постійно губиться серед нього. І якщо на робочому місці опиниться якийсь сторонній документ, ви можете почати вивчати його і просто втратите 20-30 хвилин.
• Не слідуйте імпульсам. Це найважливіше. Є деякі тригери, які змушують вас переключати увагу з роботи на щось менш важливе. Зателефонувати другові, коли ви аналізуєте план продажу? Краще цього не робити, тоді ви втратите концентрацію і зможете легко упустити робочий настрій.
• Групуйте рутину. Це дуже важливо. Якщо вам потрібно зробити 60 телефонних дзвінків протягом дня, краще розбити їх на кілька дрібних груп, по 10 — 15 штук за раз. Після того, як зателефонували, можете виконувати інше завдання. Постійно перемикаючись із рутини на активну діяльність, ви зможете зробити набагато більше.

Завершення робочого дня ґрунтується на наступних принципах:

• Доробляйте необхідне. Є група справ, які входять до квадрата «важливе, але нетермінове». Їх краще доробляти протягом робочого дня, а квадрат «важливе і термінове» тримати завжди порожнім.
• Звіряйте результати із планом. Все, що ви зробили за день, потрібно порівняти із задуманим. Якщо ви почали планувати свій робочий день, то невеликі відхилення від плану будуть у порядку речей. Намагайтеся, щоб їх було якнайменше.
• Складайте план наступного дня. Найкраще це робити після завершення попереднього робочого дня. Так ви збережете робочий настрій і, але при цьому важливо скласти реальну програму справ.

Якщо ви керівник, то протягом робочого дня маєте щільно працювати зі своїм секретарем.

Пам'ятайте, що це все загальні поради. Вони не зважають на ваші індивідуальні особливості. Якщо вам зручніше робити термінову роботу вдень, а не вранці це ваше право. Якщо ви волієте робити велику і складну справу останнім, і це ніяк не впливає на ваше настроювання протягом одного дня — зробіть його останнім.

Планування робочого дня має бути індивідуальним.

Основні помилки під час планування робочого дня

Незважаючи на те, що практика тайм-менеджменту міцно осідає в нашому житті, більшість людей роблять типові помилки, коли планують свій робочий день. Ось кілька із них.

Помилка 1. Неправильне розташування пріоритетів.

Матриця Ейзенхауера говорить нам про те, що ми маємо виконувати важливі справи. Але багато людей можуть легко переплутати, що для них є важливим. Квадрат А, який повинен залишатися порожнім, і відповідальний за термінові та важливі справи, вони часто плутають із С, де скупчилися неважливі справи, що потребують негайного втручання.

Важливо пам'ятати, що ви повинні витрачати сили виключно на те, що вам важливо зараз. Працювати на перспективу слід, коли справи можна відкласти та грамотно їх розпланувати.

Помилка 2. Занадто багато часу приділяється дрібницям.

Щоб пояснити, чому в першу чергу треба робити «базу», а лише потім дрібниці, скористаємося Законом Парето. Він свідчить, що 20% зусиль дають 80% результату. Тобто коли ви працюєте над чимось важливим, ви витрачаєте 20% зусиль і досягаєте 80% результату. Коли ви працюєте над дрібницями, ви отримуєте результат у 4 рази менше, а витрачаєте сил у 4 рази більше.

Розглянемо невеликий приклад.Вам потрібно запустити рекламну кампанію. Якщо ви створите 10 креативів, підберете до них ключові слова та фрази та запустите на підготовлених майданчиках, то це буде 20% роботи, які дадуть 80% результату. Але якщо ви приділятимете час на виправлення шрифтів та зображень, добірку та шліфування фраз, пошук додаткових платформ для реклами, то витратите значно більше сил. Все це потрібно буде зробити, але вже після початку рекламної кампанії, коли ви досягнете першого результату.

Помилка 3. Відсутність часу особисті справи.

У кожної людини має бути особисте життя та свобода вибору заняття. Якщо у вас багато справ, і ви не знаходите одну-дві години для того, щоб зайнятися своїм хобі, то це погане планування власного дня. Планувати робочий час важливо не тільки тому, що дозволяє робити більше. Воно дає можливість займатися без поспіху тією справою, яка вам до вподоби.