Що вказується у штатному розкладі організації. Складання штатного розкладу
Штатний розклад – це план комплектування кадрового складу. Деякі компанії нехтують складанням штатного розкладу, оскільки він не є первинним документом, а форма № T-3, яка застосовується для його підготовки, має рекомендаційний характер. Однак на практиці штатний розклад необхідний, і допомагає роботодавцю як для внутрішнього контролю та управління, так і при спілкуванні з органами, що перевіряють. Сьогодні розуміємося на всіх аспектах його підготовки та ведення.
Чим загрожує відсутність штатного розкладу?
Штатний розклад зазвичай просять подати трудові та податкові інспекції під час перевірок. Його відсутність сприймається як порушення законодавства про працю та охорону праці. За таке порушення посадовець штрафують на 1-5 тис. рублів, організацію – у сумі 30-50 тис. рублів (ст. 5.27 КоАП РФ).
Штатний розклад допомагає обґрунтувати звільнення працівників зі скорочення штату під час розгляду справи у суді. Без штатного розкладу роботодавцю важко довести, що звільнення виправдане. Також неможливо буде довести, що на момент звільнення в організації не було вакансій, які можна запропонувати працівникам, що скорочуються (роботодавець зобов'язаний при скороченні запропонувати інші робочі місця за ст. 179 ТК РФ).
Хто і як повинен складати та вести штатний розклад?
Взагалі кажучи складання штатного розкладу – святий обов'язок економіста з відділу організації та оплати праці (Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, постанова Мінпраці Росії № 37 від 21 серпня 1998 року). Проте за фактом штатний розпис готують бухгалтери, кадровики та юристи. Офіційно відповідають за штатний розклад керівник компанії та головний бухгалтер, оскільки вони його підписують.
Штатний розклад може бути складений на будь-який термін, але зазвичай його роблять на рік. Щоб ця процедура щоразу проходила як по маслу, варто описати її в Інструкції з діловодства:
- вказати терміни та правила розробки та внесення змін;
- форму наказу про затвердження штатного розкладу;
- відповідальних за формування та підписання штатного розкладу та наказів осіб;
- склад правових та локальних нормативних актів роботодавця, на підставі яких створюється штатний розпис;
- працівників, з якими необхідно погоджувати проект штатного розкладу та зміни до нього.
За якою формою складати штатний розпис?
Штатний розклад - локальний нормативний акт, який описує організаційну структуру підприємства та її персонал. Розклад складається за формою № Т-3 (Постанова №1 Держкомстату РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати» від 5 січня 2004 року), яка є рекомендаційною. Її можна адаптувати до потреб компанії. Однак, на наш погляд, краще використовувати форму № Т-3, оскільки вона містить усі необхідні дані.
Як заповнювати форму №Т-3?
Реквізити форми оформляємо так:
Найменування організаціїмає повністю відповідати тому, що закріплено в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою. Якщо є скорочене найменування, воно вказується в дужках, за повним.
Код організації- вісім знаків коду за загальноросійським класифікатором підприємств і організацій (ОКПО).
Дата складанняу форматі ЧЧ.ММ.РРРР
період дії.Вказується, скільки буде діяти штатний розпис і з якої дати він набирає чинності.
Заповнюємо графи, лише їх 10.
Найменування структурного підрозділувказується без скорочення відповідно до класифікатора підрозділів, затвердженого роботодавцем. Якщо класифікатора немає, то в алфавітному порядку або в порядку зменшення кількості співробітників підрозділу.
Якщо від найменування підрозділу залежить надання працівникам пільг, слід зазначити назву підрозділу відповідно до галузевих класифікаторів шкідливих виробництв та інших відповідних документів.
Код структурного підрозділу.Також вказується відповідно до класифікатора, в якому вони розташовані за функціональною важливістю. Якщо класифікатора немає, коди можна присвоїти підрозділам, які розташовані в алфавітному порядку або за іншим принципом.
Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія), кваліфікація.Вказується без скорочень у складі структурного підрозділу, починаючи з керівника, закінчуючи технічним виконавцем. Увага: у робітників - професії, у службовців - посади (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Кількість штатних одиницьвказується за кожною посадою чи професією. Якщо передбачається робота за сумісництвом – зазначається у відповідних частках (наприклад, 0,5; 2,75 тощо).
Тарифна ставка, окладвказується в розмірі місячної заробітної плати в залежності від системи оплати праці (тариф, оклад, відсоток від прибутку, коефіцієнт трудової участі та ін.) Розмір окладу необхідно вказувати у рублях або у відсотках, коефіцієнтах та ін. Від практики вказувати зарплати у доларах краще відмовитись. Формально це не заборонено, у ТК РФ йдеться лише про обов'язок роботодавця платити зарплату у рублях. Тобто оклад просто переводиться в рублі за поточним курсом. Проте судова практика свідчить, що є порушення.
Трудовий кодекс РФ не містить норм, що прямо забороняють роботодавцю встановити розмір заробітної плати в іноземній валюті (умовних одиницях), оскільки в ч. 1 ст. 131 ТК РФ йдеться лише про виплату заробітної плати у грошовій формі у валюті РФ (у рублях). Але згідно з ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифна ставка та оклад має фіксований розмір, який має бути незмінним протягом терміну дії договору. А оскільки розмір окладу щоразу вважається за поточним курсом, падіння курсу долара, на думку суду, може призвести до погіршення умов оплати праці працівника.
Надбавки.У графах 6-8 зазначаються стимулюючі та компенсаційні виплати, встановлені законом або з ініціативи роботодавця.
У графі Усьоговказується загальна сума граф 5-8 (оклад та надбавки), помножена на кількість штатних одиниць.
Примітказаповнюється, якщо інформація у графах форми неоднозначна та потребує пояснення.
Підписи під проектом штатного розкладу ставлять керівник та головний бухгалтер.
Не забудьте проставити номер документа у відповідній графі форми.
Проект штатного розкладу готовий, що далі?
Штатний розклад затверджується відповідним наказом щодо основної діяльності. У тексті наказу вказується факт затвердження штатного розкладу, загальна кількість штатних одиниць та термін введення документа в дію. Наказ підписується керівником компанії або іншою уповноваженою особою, а потім реєструється в Журналі реєстрації наказів з основної діяльності. Реєстраційний номер проставляється на наказі. Потім наказ та штатний розклад вирушають на безстрокове зберігання, як правило, разом з іншими наказами з основної діяльності.
Як вносити зміни?
Оскільки штатний розпис затверджується наказом, то зміни до нього вносяться також наказом. Дата випуску наказу про зміну та дата набуття чинності змін зазвичай не збігаються. Якщо зміни незначні, випускаються поправки до розкладу, а якщо масштабні – складається новий штатний розпис із новим наказом про його затвердження.
Зміни штатного розпису зазвичай зачіпають співробітників, тому його слід зміна трудових договорів. У більшості випадків для їх застосування потрібна згода працівників, дотримання термінів повідомлення персоналу та інше.
Увага: ознайомлення працівника з наказом про внесення зміни до штатного розпису не є підтвердженням його згоди на зміну умови трудового договору.
Подивимося, як відобразити зміну окладу працівників. Роботодавець зобов'язаний за два місяці повідомити про це персонал, а потім видати наказ про внесення змін до штатного розкладу. У наказі зазначаються посади, нові оклади та дата набрання чинності змінами. Співробітники відділу кадрів, які будуть вносити зміни до трудових договорів, знайомляться із наказом під підпис.
Потім із працівниками укладають додаткові угоди. Вони недостатньо обмежитися фактом збільшення чи зменшення окладу – треба зазначити причини (за ст. 22 і 132 ТК РФ зарплата працівника залежить від кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості та якості витраченої праці). В іншому випадку співробітник, наприклад, зможе вимагати доплатити йому за попередні періоди, в які він робив те саме, але за менші гроші.
Увага: зменшувати розмір оплати праці в односторонньому порядку за ст. 74 ТК РФ можна лише за зміні організаційних чи технологічних умов праці. Наприклад, при прийнятті нової політики управління персоналом, при модернізації виробництва, зменшенні обсягу продукції, що випускається, реорганізації виробництва.
Однак для такого маневру посада та кваліфікація працівника не повинні змінюватися, роботодавець зобов'язаний довести, що певні трудовим договором умови не могли бути збережені, а ухвалення рішення про зниження окладів призвело б до масових скорочень персоналу. Аргументів як зниження попиту послуги чи продукцію чи падіння прибутку недостатньо.
На запитання відповідала М.А. Кокуріна, юрист
Штатний розклад: вирішуємо позаштатні ситуації
Строго кажучи, згідно з Кваліфікаційним довідником посад займатися складанням штатного розкладу повинен економіст за працю Кваліфікаційний довідник посад, утв. Постановою Мінпраці від 21.08.98 №37. Але буває, що такої посади немає навіть у великій компанії. Тому оформлення цього документа доручають і кадровикам, і бухгалтерам. Адже саме ці люди володіють інформацією про структурні підрозділи компанії, наявні в них посади та їх стан (зайнята/вакантна), кількість штатних одиниць та оклади з кожної посади.
Отже, якщо керівник доручив вам займатися складанням штатного розкладу або внесенням до нього змін, не лякайтеся. Ми підготували для вас зразок заповнення штатного розкладу у рубриці «Документообіг» на . І наводимо відповіді на деякі запитання наших читачів, які вже взялися до цієї справи.
Працівників не обов'язково знайомити зі штатним розкладом
І.М. Пекарьова, м. Новосибірськ
У нас немає штатного розкладу. І один невдоволений працівник став загрожувати, що поскаржиться у трудінспекцію, бо його під час прийому на роботу не ознайомили із цим документом. Чи мали ми це робити?
: На думку Роструда, штатний розклад є локальним нормативним актом (ЛНА), в якому фіксуються п. 1 Листи Роструда від 22.03.2012 № 428-6-1:
- сформований поділ праці між працівниками;
- умови оплати їхньої праці.
ТК РФ зобов'язує знайомити працівника з тими з ЛНА, які «безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю працівника» ст. 68 ТК РФ. Тому ви не зобов'язані показувати працівникові штатний розпис, якщо:
- є його підписпро те, що перед підписанням трудового договору він був ознайомлений і з посадовою інструкцією, і з ЛНА, що містить правила формування суми оплати його роботи (наприклад, це може бути положення про оплату праці) ст. 68 ТК РФ;
- розмір його окладу,доплат та надбавок зазначений у трудовому договорі ст. 57 ТК РФ.
Штатний розпис зберігає той, хто за нього відповідає
М.А. Маркулов, м. Казань
Чи правильно, що наш штатний розклад зберігається у кадровиків? І скільки потрібно зберігати штатні розклади, що вже не діють?
: Зберігати штатний розклад можна там, де зручно, - законодавчо жодних спеціальних вимог не встановлено Якщо згідно з вашим регламентом документообігу внесенням до штатного розкладу змін/доповнень займається відділ кадрів - нехай зберігається там.
А зберігати саме розклад і накази, що змінюють його, потрібно в компанії постійно, тобто безстроково п. 71 Переліку, затв. Наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558.
У штатний розпис можна вписати посади, що заміщаються тимчасово
І.Т. Плеханова, м. Подільськ
Періодично у нас виникає потреба наймати фахівця з якості. На підставі цивільно-правового договору потрібний фахівець працювати не хоче. Чи можемо ми вводити у свій штатний розпис тимчасову посаду, наприклад на 3- 4 місяці, щоб цей термін приймати його за трудовим договором?
: Ви можете:
- <или>просто внести до штатного розпису таку посаду і ніяк не відзначати, що вона є тимчасовою;
- <или>вказати у штатному розкладі, що посада має тимчасовий характер або заміщається на певний термін. Наприклад, можна зазначити це у графі 10 «Примітка» форми № Т-3.
Але майте на увазі: навіть якщо у штатному розкладі ви вкажете на тимчасовий характер посади, укласти терміновий трудовий договір лише на підставі цього ви не можете. Якщо ви берете фахівця на якийсь час, у його трудовому договорі треба вказати причину «строковості», передбачену ТК РФ. Припустимо, він приходить для виконання тимчасових або сезонних робіт ст. 59 ТК РФ.
Спосіб зміни штатного розкладу вибирайте самі
Т.О. Лоркович, м. Москва
Чи можу я в одному наказі підвищити зарплату за кількома посадами та затвердити новий штатний розклад?
: Будь-які зміни до штатного розкладу вносяться наказом керівника організації. Спеціальних правил немає. Можна скласти такий наказ.
НАКАЗ № 13-5
про підвищення окладів та затвердження штатного розкладу
НАКАЗУЮ:
1. Встановити з 01.04.2013 оклади за посадами:
- Майстер виробничої ділянки - 35 000 руб.;
- Помічник майстра виробничої ділянки – 28 000 руб.;
- технолог виробничої ділянки – 38 000 руб.
2. Затвердити новий штатний розпис Можна зробити і по-іншому - зазначити у наведеному вище наказі таке: «Внести з 01.04.2013 зміни до штатного розкладу № 2 від 31.01.2010 з урахуванням підвищення окладів за зазначеними у п. 1 посадах». Але такий варіант підійде тільки якщо зміни в штатний розклад у вас вносяться рідко.
Зручніше, звичайно, щоразу затверджувати нову редакцію штатного розкладу. Так простіше побачити поточну ситуацію в штаті, ніж вишукувати нововведення за різними наказами із заголовком «Про внесення змін до штатного розкладу»№3 від 27.02.2013 (додається) та ввести його в дію з 01.04.2013.
І не забудьте до затвердження нового штатного розкладу укласти із працівниками, яким змінюються оклади, додаткові угоди до трудових договорів.
Викреслити зі штатного розкладу можна лише вакантну посаду
П.Р. Юдіна, м. П'ятигорськ
Керівник доручив мені прибрати зі штатного розкладу посаду, яку обіймала співробітниця, яка вийшла в декрет, а потім і у відпустку для догляду за дитиною. А я щось засумнівалася, чи взагалі можна так робити?
ПОЯСНЮЄМО КЕРІВНИКУ
Якщо жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, захоче повернутися на роботу до досягнення дитиною віку 3 років, її зобов'язані прийняти, навіть якщо її посаду викреслено зі штатного розкладу.
: Ваші сумніви виправдані - «прибрати посаду», як ви кажете, можна, тільки якщо вона є вакантною Інакше йдеться про скорочення штату.
При відході жінки у відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами/у відпустку з догляду за дитиною до досягнення нею 3 років за нею зберігається місце роботи. І скоротити її посаду не можна за жодних обставин статті 256, 261 ТК РФ. Ця посада вважається зайнятою, навіть якщо обов'язки по ній покладено інших працівників.
Індексувати відпускні треба, якщо підвищувалися оклади усьому штату
І.Б. Ланіна, аудитор, м. Москва
Ми проводимо аудиторську перевірку компанії, де є наказ про зміну штатного розкладу у зв'язку із запровадженням кількох нових посад та підвищенням окладів за старими посадами. Як правильно розрахувати відпускні – з урахуванням середнього заробітку працівника, збільшеного на коефіцієнт підвищення, чи ні?
: Насамперед подивіться, чи підвищувалися оклади всім працівникам компанії, окремим співробітникам або цілому структурному підрозділу (відділу, цеху, ділянці, територіально відокремленій філії або представництву фірми). п. 16 Постанови Пленуму ЗС від 17.03.2004 № 2). Залежно від цього і дійте п. 16 Положення, затв. Постановою Уряду від 24.12.2007 № 922:
- <если>оклади підвищувалися всім працівникам одного підрозділу чи фірми без винятку, то порахуйте коефіцієнт підвищення та його збільшіть заробіток під час розрахунку відпускних;
- <если>оклади підвищувалися окремим співробітникам, то не слід вважати коефіцієнт підвищення та індексувати на нього середній заробіток для розрахунку відпускних.
У штатному розкладі можуть бути вакантні посади
М.А. Пушкарьова, м. Пушкін
У нас звільнився інспектор з кадрів, його обов'язки наказом директора поклали на бухгалтера. Як тепер це відобразити у штатному розкладі? Чи можна взагалі виключити відділ кадрів зі штатного розкладу?
: Можна Але спочатку уточніть у свого керівника, чи збирається він надалі наймати кадровиків. Якщо так, то краще штатного розкладу не чіпати, нехай буде вакантна посада.
Якщо брати в організацію кадрових працівників більше не планується, можете підготувати на затвердження керівнику:
- <или>наказ про зміну штатного розкладу у зв'язку з усуненням кадрового відділу;
- <или>наказ про введення нового варіанту штатного розкладу, який не містить кадрових посад.
У штатному розкладі ставиться оклад у повному розмірі
С.Є. Хорошева, м. Санкт-Петербург
Ми беремо двох заступників директора. Але одного – на повну ставку, а другого – на півставки. Як це відобразити у штатних одиницях та що записати у графі штатного розкладу «Оклад»: цілий оклад за посадою чи половину?
: У вашій ситуації штатний розпис можна заповнити таким чином:
| Структурний підрозділ | Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія), кваліфікація | Кількість штатних одиниць | Тарифна ставка, оклад, руб. | надбавки, руб. | Усього на місяць (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4 | Примітка | |||
| найменування | код | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| ... | |||||||||
| Адміністрація | 01 | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| Заступник генерального директора | 1,5 | 20 000 | - | - | - | 30 000 | - | ||
Або так:
За однаковими посадами не може бути різних окладів
Т.Д. Пашкевич, м. Москва
До нас зараз виходить новий працівник на вакантну посаду спеціаліста. Директор сказав, що у нього оклад буде вищим, ніж у працівника, який уже у нас працює на такій же посаді.
А ось я сумніваюся: хіба можна у штатному розкладі поставити дві посади «фахівця» з різними окладами?
: Не можна я Лист Роструда від 27.04.2011 № 1111-6-1. Зазвичай, якщо трудінспектор при перевірці виявляє подібні розбіжності, він штрафує за порушення трудового законодавства та видає припис про встановлення однакових окладів за однаковими посадами. Ухвала Санкт-Петербурзького міськсуду від 14.11.2011 № 33-16864.
НАГАДУЄМО КЕРІВНИКУ
Встановити різні оклади людям, які працюють на однакових позиціях,не можна. Якщо якомусь працівникові хочеться платити більше, ніж решті тієї ж посади, можна або перейменувати його посаду, або встановити йому якісь надбавки.
Тому обговоріть з керівником внесення змін до штатного розкладу:
- <если>у вас у компанії локальним нормативним актом (можливо, положенням про оплату) передбачені будь-які компенсаційні чи стимулюючі надбавки до окладу, то запишіть цим працівникам однакові оклади, а для фахівця вищого рівня встановіть надбавки. Подивіться, які потрібні надбавки є у внутрішньому акті компанії. Наприклад, надбавка за знання іноземної мови, за професійну майстерність, виконання особливо важливих завдань тощо;
- <если>у вас у компанії немає жодних надбавок до окладів, то запишіть у штатному розкладі різні назви посад. Допустимо, спеціаліст і провідний (старший, головний) спеціаліст. І не забудьте підготувати окрему посадову інструкцію провідного фахівця, якщо її немає.
Співробітники кадрової служби оформлюють чимало документів — усілякі накази, угоди з працівниками, графіки, локальні нормативні акти та ін. Одним із документів, які дуже позначаються на діяльності установи, є штатний розпис. Саме відповідно до нього планується фонд оплати праці (розклад відноситься до документів, що встановлюють систему оплати праці), він може стати доказом скорочення чисельності або штату працівників установи і його обов'язково запросять при проведенні контрольно-наглядових заходів і у разі виникнення трудового спору. Про штатний розклад і поговоримо сьогодні.
Обов'язковість штатного розкладу
Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (далі — Вказівки), затверджених Постановою N 1 , штатний розпис застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її статуту (положення про ній). Воно містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.
Відразу скажемо, що норма, яка зобов'язує роботодавця розробляти та затверджувати штатний розпис, у Трудовому кодексі відсутня, проте згадка все ж таки є. Зокрема, згідно зі ст. 57 ТК РФ обов'язковою для включення до трудового договору умовою є в тому числі трудова функція - робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид доручається працівникові роботи… Якщо відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами з виконанням робіт з певним посадам, професіям, спеціальностям пов'язано надання компенсацій і пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються у порядку, що встановлюється Урядом Російської Федерації.
Окрім Трудового кодексу, штатний розпис згадується в інших нормативних актах. Зокрема, п. 91 Методичних вказівок про порядок призначення, проведення документальних виїзних перевірок страхувальників з обов'язкового соціального страхування та вжиття заходів щодо їх результатів, затверджених Постановою ФСС РФ від 07.04.2008 N 81, передбачено, що ФСС для підтвердження правильності нарахування страхових внесків на обов'язкове соціальне страхування потребує у роботодавця установчих та організаційно-розпорядчих документів, у тому числі штатного розкладу. Також ФСС його зажадає під час перевірки правильності нарахування страхових внесків на обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань.
Наявність штатного розкладу необхідна і для Пенсійного фонду, який при зборі відомостей про трудовий стаж застрахованих працівників звертається до цього документа для встановлення найменувань структурних підрозділів установи та відповідності найменувань посад.
Згадується штатний розпис та в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69. Зокрема, у п. 3.1 інструкції зазначається, що записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації провадяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації.
Виходячи з вищенаведених нормативних актів, наявність в установі штатного розкладу просто необхідна. Зазначимо, що для деяких установ обов'язковість штатного розпису прямо встановлена нормативними актами:
- Наказом МНС РФ від 24.09.2008 N 563 затверджено правила та терміни складання, погодження, затвердження та реєстрації штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ МНС та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС;
— Наказом Спецбуду РФ від 03.12.2010 N 540 визначено порядок та строки складання, розгляду, затвердження та реєстрації штатних розкладів цивільного персоналу військових формувань та організацій при Спецбуді, що утримується за рахунок бюджетних асигнувань.
Форма штатного розкладу та правила складання
Форму штатного розкладу Т-3 затверджено Постановою N 1. У цій формі передбачено 10 граф, причому в силу Постанови Держкомстату РФ від 24.03.1999 N 20 «Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації» додавати нові можна, а видаляти не можна.
Зазначимо: хоча форми, затверджені цією постановою, поширюються на організації незалежно від форми власності, деякі бюджетні та казенні установи складають їх за формою, затвердженою відомчим нормативним актом. Наприклад, бюджетні та казенні установи МНС повинні складати штатний розпис за формою додатка 2 до Наказу МНС РФ від 24.09.2008 р. N 563.
У будь-якому випадку труднощі при заповненні шапки документа виникнуть навряд, тому перейдемо відразу до табличної частини форми.
Графи 1 «Найменування» та 2 «Код» визначають структурний підрозділ організації. Більшість організацій, що фінансуються з різного рівня бюджетів, як правило, найменування структурних підрозділів обирають самостійно, керуючись загальноприйнятими поняттями. Як правило, спочатку вказуються структурні підрозділи адміністрації (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів, організаційно-правовий відділ та ін.), потім виробничі підрозділи та наприкінці обслуговуючі та допоміжні підрозділи (адміністративно-господарський відділ, ремонтні служби та ін.). Кожному підрозділу надається код, який допоможе визначити місце цього відділу чи групи у загальній структурі організації (проставляють у графі 2).
У графу 3 "Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації" необхідно внести найменування посади (спеціальності, професії). Зазначимо, що на підставі ст. 57 ТК РФ, якщо з виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язане надання компенсацій та пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках. Зокрема, в даний час все ще користуються Загальноросійським класифікатором робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК 016-94 та Списком виробництв, цехів, професій та посад, затвердженим Постановою Держкомпраці СРСР та Президії ВЦРПС від 25.10.1974 N 2 зайнятість у яких дає право на пенсію за віком (за старістю) на пільгових умовах.
До уваги. Якщо, наприклад, у штатному розкладі передбачено посаду «машиніст», а працівник виконує функції машиніста-регулювальника, то він втрачає право на пенсію за віком (за старістю) на пільгових умовах.
Крім цього, слід враховувати інші нормативні акти, які містять правила встановлення найменувань посад, спеціальностей та професій. Наприклад, на підставі Наказу МОЗсоцрозвитку РФ від 28.03.2012 N 278н найменування посади керівника (завідувача) плазмоцентра може бути доповнено найменуванням лікарської посади «лікар-трансфузіолог» з урахуванням профілю структурного підрозділу та спеціальності, передбаченої номенклатурою. освітою у сфері охорони здоров'я.
При складанні та затвердженні штатного розпису органу місцевого самоврядування, апарату виборчої комісії муніципального освіти слід використовувати найменування посад муніципальної служби, передбачені реєстром посад муніципальної служби в суб'єкті РФ (п. 3 ст. 6 Федерального закону від 02.03.2007 N 25-ФЗ N 25-ФЗ службі в Російській Федерації»).
Зверніть увагу! Якщо в установі виникла потреба прийняти працівника на певний час, його посада також закріплюється у штатному розкладі. Для цього потрібно внести зміни до чинного штатного розпису, вказавши інформацію про термін, на який вводиться посаду, у графі 10 «Примітка» форми Т-3.
Послідовність заповнення графи 3 щодо кожного структурного підрозділу є індивідуальною з урахуванням специфіки конкретної організації. Проте вважаємо, що зручніше заповнювати її в ієрархічному порядку: керівник структурного підрозділу, заступники, головні спеціалісти, провідні спеціалісти тощо.
Число штатних одиниць за посадами, професіями чи спеціальностями вказується у графі 4. Ця графа може містити як цілі числа – 1 (для працівників на повній ставці), так і неповні – 0,25, 0,5 тощо. (Для сумісників). Рекомендуємо в даній графі відображати не лише існуючі, а й вакантні посади, адже приймати нових співробітників можна лише на відкриті позиції, вказані у штатному розкладі.
Зазначимо, що кількість штатних одиниць організацій, що фінансуються з різного рівня бюджетів, визначається вищими організаціями. Так, нормативи штатної чисельності:
- персоналу установ, що виконують кримінальні покарання у вигляді позбавлення волі (крім в'язниць), та установ, що виконують кримінальні покарання у вигляді позбавлення волі, з особливими умовами господарської діяльності у відсотках від середньорічної чисельності засуджених, що містяться в них, - затверджені Постановою Уряду РФ від 19408. N 922;
- Працівників державних і муніципальних установ культурно-дозвільного типу та бібліотек - затверджені Наказом Мінкультури РФ від 01.09.2011 N 906;
- медичного та іншого персоналу бригади анестезіології та реанімації, відділення анестезіології-реанімації медичної організації - наведені в додатках 2 та 5 до Порядку надання анестезіолого-реанімаційної допомоги дорослому населенню, затвердженому Наказом МОЗсоцрозвитку РФ від 15103;
- психоневрологічного диспансеру (диспансерного відділення психіатричної лікарні), кабінету дільничного лікаря-психіатра, кабінету активного диспансерного спостереження та проведення амбулаторного примусового лікування - затверджені Наказом Мінздоровсоцрозвитку РФ від 17.05.2012 N 566н.
Деякі відомства затверджують методики розрахунку штатної чисельності. Наприклад, так вчинила Федеральна архівна служба, яка затвердила Наказом від 14.01.2004 р. N 9 відповідну методику для державних архівних установ.
Деякі установи, визначаючи як найменування посад, і їх кількість, повинні орієнтуватися на типові штатні розклади, затверджені відомчими нормативними актами. Зокрема, додатком 2 до Наказу ФСВП РФ від 23.01.2012 N 24 затверджено типовий штатний розпис кримінально-виконавчої інспекції (міститься за рахунок кошторису кримінально-виконавчої системи), у відповідність до якого територіальні органи ФСВП повинні привести штатні розписи підвідомчих кримінально-виконавчих .
У графі 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін.» вказується в карбованцевому обчисленні місячна заробітна плата за тарифною ставкою (окладом), тарифною сіткою, відсотком від виручки, часткою або відсотком від прибутку, коефіцієнтом трудової участі (КТУ), коефіцієнтом розподілу та ін. в залежності від системи оплати праці, прийнятої в організації в відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, колективними договорами, трудовими договорами, угодами та локальними нормативними актами організації (розд. 1 вказівок).
Найпоширенішою помилкою при заповненні даної графи є встановлення вилки окладів, тобто різної заробітної плати для співробітників однієї кваліфікації. Це неправильно: кожній посаді має відповідати лише один розмір окладу. Виняток становить лише ситуація, коли посади перебувають у різних структурних підрозділах. Встановлення ж заробітної плати у більшому розмірі одному із працівників може бути реалізовано шляхом встановлення йому надбавок чи інших доплат (Лист Роструда від 27.04.2011 N 1111-6-1).
Зазначимо, що, встановлюючи розмір оплати праці, слід враховувати нормативні та відомчі акти. Наприклад, розміри окладів за професіями робітників та посадових окладів за посадами службовців територіальних органів та підвідомчих організацій державної фельд'єгерської служби встановлені Наказом ДФС РФ від 29.08.2008 N 262.
У графах 6-8 відображаються надбавки, стимулюючі та компенсаційні виплати: доплати та надбавки компенсаційного характеру, премії та інші заохочувальні виплати. Тобто якщо працівники виконують свою роботу у шкідливих умовах праці, одну з цих граф необхідно назвати «Надбавка за роботу у шкідливих умовах праці», а вказати нижче конкретний розмір цієї надбавки.
До уваги. На підставі Постанови Уряду РФ від 20.11.2008 N 870 «Про встановлення скороченої тривалості робочого часу, щорічної додаткової оплачуваної відпустки, підвищеної оплати праці працівникам, зайнятим на важких роботах, роботах зі шкідливими та (або) небезпечними та іншими особливими умовами праці» особам таким, що виконує роботу в таких умовах за підсумками атестації робочих місць, гарантовано підвищення оплати праці не менше ніж на 4% тарифної ставки (окладу), встановленої для різних видів робіт із нормальними умовами праці.
Надбавки у штатному розкладі можна встановлювати у рублях, відсотках чи коефіцієнтах. У разі зміни розміру останніх можна поставити у відповідних графах прочерки, а у графі 10 «Примітка» зробити посилання на документ, який регулює цю зміну. Наприклад, відсоткова надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється залежно від тривалості «північного» стажу. Тому при заповненні штатного розпису у графі «Доплати» можна поставити прочерк (за відсутності інших надбавок), а у графі 10 зробити посилання на відповідний нормативний правовий акт, яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі відсоткових надбавок до заробітної плати. Це дозволить не змінювати штатний розклад щоразу під час її зміни.
У графі 9 вказується сума посадового окладу та надбавок з кожної посади. А графа 10 «Примітка» здебільшого залишиться порожньою, проте є випадки, коли її доведеться заповнити. Це стосується працівників, які не мають як такого фіксованого розміру оплати праці, — відрядників, погодинників та ін.
Як правильно вказати розмір погодинної оплати праці працівника у штатному розкладі? Умова про її розмір зазначається у графі 5 «З тарифною ставкою (окладом) та ін.», в якій відображається погодинна ставка (___ руб./год). При цьому в стовпці з приміткою вказується: "Погодинна система оплати праці", - а в графі "Всього на місяць, руб." слід вказати число, що виходить при множенні встановленої роботодавцем ставки (___ руб./год.) на середньомісячне число робочих годин.
Якщо у працівника відрядна оплата праці, вважаємо, що у графі 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін., руб.» потрібно проставити прочерк, а у графі 10 «Примітки» вказати «Відрядна оплата праці/Здібно-преміальна оплата праці» (залежно від того, за якою схемою оплати праці працює співробітник) і дати посилання на внутрішній документ, що регулює розмір оплати праці (наприклад , положення про оплату праці або положення про оплату праці та матеріальне стимулювання).
Внизу таблиці є рядок «Разом». Вона заповнюється за графою 4 «Кількість штатних одиниць» та графою 9 «Усього на місяць, руб.». Підсумкове число штатних одиниць слід зазначити у верхній частині штатного розкладу у рядку «Штат у кількості». Підсумок за графою 9 є фондом оплати праці в організації і може змінюватися у більшу (у разі роботи у вихідні дні або понаднормово) або меншу сторону (коли працівники перебувають на лікарняному, у відпустці власним коштом тощо).
Штатний розклад може складатися з кількох аркушів. Особи, які підписують його, розписуються лише на останньому аркуші у відповідному рядку. За потреби підписання кожного листа форма доповнюється рядками для проставлення підпису. Ця процедура може застосовуватися і у разі підписання штатного розкладу філії перед її затвердженням окремо від головної організації.
Порядок затвердження та внесення змін до штатного розкладу
За загальним правилом штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженою ним на це особою. Про це йдеться у Вказівках. Реквізити наказу — дата та номер — заносяться до шапки документа до спеціально передбачених для цього рядків. Зазначимо, що нормативно-правовими актами може бути встановлений особливий порядок затвердження штатного розкладу. Так, на підставі п. 10 Порядку затвердження штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС РФ розроблені штатні розклади подаються на затвердження та реєстрацію:
— казенними установами (за винятком казенних установ центрального підпорядкування, територіальних підрозділів ДПС МНС та Державної інспекції з маломірних судів МНС) — начальників регіональних центрів у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій та ліквідації наслідків стихійного лиха;
- казенними установами центрального підпорядкування - відповідному заступнику Міністра РФ у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій та ліквідації наслідків стихійних лих з підпорядкованості через Організаційно-мобілізаційний департамент МНС;
- територіальними підрозділами ДПС МНС та Державної інспекції з маломірних судів МНС - начальників головних управлінь МНС з суб'єктів РФ.
При цьому якщо встановлено, що у поданих на затвердження та реєстрацію штатних розкладах введено не передбачені штатним переліком або штатним нормативом посади та професії, неправильно встановлено посадові оклади (тарифні ставки) або виявлено інші недоліки, реєстрація штатних розкладів проводиться лише після усунення зазначених порушень (п 22 Порядку затвердження штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС РФ).
Зазначимо, що реєстрація штатних розкладів здійснюється шляхом нанесення на них у верхньому правому кутку відомостей про номер, під яким цей розклад зареєстровано в журналі обліку реєстрації штатних розкладів, про штатну чисельність зареєстрованих посад та фонд посадових окладів. Після реєстрації та занесення до журналу обліку реєстрації штатних розкладів зареєстровані розклади (перші екземпляри) повертаються за належністю.
Щодо змін штатного розкладу, вони також вносяться наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженої ним на це особи. У разі внесення змін може виникнути питання: чи треба узгоджувати їх із профспілковим органом? Давайте розберемося. На підставі ст. 8 ТК РФ роботодавці можуть приймати локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, у межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства. Проте у випадках, встановлених Трудовим кодексом, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, колективним договором, угодами, роботодавець після ухвалення локальних нормативних актів повинен враховувати думку представницького органу працівників (за наявності такого).
Штатний розклад є локальним нормативним актом, у якому відбиваються як структурні підрозділи, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, інформацію про кількість штатних одиниць, а й розміри окладів (тарифних ставок), доплат і надбавок. А в силу ст. 135 ТК РФ системи оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат і надбавок встановлюються, зокрема, локальними нормативними актами. Оскільки штатний розпис відображає основні положення укладеного в установленому порядку колективного договору або положення про оплату праці, прийнятого з огляду на думку представницького органу працівників, то при затвердженні штатного розкладу немає необхідності враховувати думку профспілки.
Однак, якщо колективним договором або угодами передбачено прийняття локальних нормативних актів за погодженням з представницьким органом працівників, то узгодження штатного розкладу з профспілкою є обов'язковим (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
Після затвердження штатних розкладів для деяких установ встановлено необхідність їхньої реєстрації. Реєстрація оформляється шляхом нанесення у верхньому правому кутку титульного листа напису про номер, під яким цей штатний розпис зареєстрований у журналі обліку реєстрації штатних розкладів, штатної чисельності зареєстрованих посад та фонді посадових окладів (тарифних ставок).
Чи потрібно ставити печатку установи на формі Т-3? Ні, уніфікована форма не передбачає проставлення печатки на затвердженому штатному розкладі.
Штатний розклад у філіях
Почнемо з того, що філія не є юридичною особою, а отже, і не буде роботодавцем для працівників. Оскільки філії так само, як відділи, сектори чи інші підрозділи, є структурними частинами установи, складання штатного розкладу частинами (окремо за посадами головної організації та філій) неправильне, адже штатним розкладом оформляється структура всієї організації.
Проте все ж таки керівникам філій може бути надано право затвердження штатного розкладу філії і тоді у них буде свій розклад. Якщо таке право надано, у графі «Найменування організації» необхідно вказати найменування не філії, а головної організації відповідно до статутних документів. Найменування філії буде зазначено у графі «Структурний підрозділ», чим вона, по суті, і є. А у локальних нормативних актах рекомендується прописати процедуру передачі інформації (наприклад, шляхом передачі завіреної копії штатного розкладу філії або виписки з неї до головної організації).
Термін зберігання
Строки зберігання документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших організацій, встановлені Переліком типових управлінських архівних документів, затвердженим Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558. Підпунктом «а» п. 71 переліку встановлено, що штатні розписи організації та зміни до них зберігаються за місцем розробки та затвердження постійно.
Іноді в установах складаються проекти штатних розкладів за структурними підрозділами, які потім зводяться до одного штатного розкладу установи. Такі проекти теж необхідно зберігати, але п'ять років (п. 72 Переліку типових управлінських архівних документів).
Крім розробки проектів, можливе ведення листування з питань включення тієї чи іншої посади до структури підрозділу та ін. Термін зберігання такого листування ще менший і становить три роки — п. 73 Переліку типових управлінських архівних документів.
Розклад ТОВ – документ, що дозволяє організації докладно розробити діючу структуру, розписати всі посади, пов'язану з ними роботу. Це допомагає грамотніше розподіляти витрати, пов'язані з винагородою за працю. Документ часто використовується для обґрунтування законності звільнення.
Хто складає штатний розклад
Трудовий Кодекс не містить згадок про те, що штатний розклад є обов'язковим для всіх. Але відсутні і , які скасували б повністю практику з використання цього виду паперів. Існують вагомі аргументи на користь того, що штатний розпис має складатися:
- Легше визначитися з необхідною кількістю співробітників, а також витратами на їх утримання.
- Простіше побачити загальну структуру компанії.
Штатний розклад використовується, коли потрібно віднести витрати на собівартість продукції, або застосувати певні пільги з податків.
Яка форма використовується для штатного розкладу?
Організація може вибирати один з доступних варіантів для:
- уніфікована форма, якщо керівник ухвалив відповідне рішення;
- самостійно розроблений документ, знову ж таки – зі схвалення директора.
№Т-3 – ось як позначається уніфікований різновид форми документа.
Штатний розклад можна називати «знеособленим документом». Адже в ньому пишуть не про конкретних працівників. А про те, скільки посад всього, які оклади для яких використовуються. Конкретних людей призначають ту чи іншу посаду, коли керівник вже заповнить штатний розклад, підтвердить його прийом.
Головне – уникнути того, щоб однакові посади мали різну зарплату. Тоді буде легше уникнути спірних ситуацій.
Формування штатного розкладу
Штатний розклад має стати частиною діловодства на тому чи іншому підприємстві. Розробкою, створенням документа займається співробітник, у якого відповідний обов'язок прописано в інструкції.
Директор може ухвалити рішення, згідно з яким цією справою займатимуться кадровик, або головний бухгалтер. Цю роботу може брати і директор.
Штатний розклад найчастіше становлять роком вперед. З того часу, як директор затвердить документ, останній стає локальним нормативним актом. Це основа, через яку будується все діловодство для підприємства.
Відповідно до штатного розкладу повинні здійснюватися:
- Внутрішні переклади.
- Оформлення нових працівників.
Особливо це стосується загального найменування посад та структурних підрозділів.
Коли це необхідно – штатний розклад може коригуватись. Можна ухвалити рішення про створення нового документа, якщо зміни визнані суттєвими. Інакше все залишається у старому.
Основні поля
Основні поля штатного розкладу
Уніфікована форма розкладу Т-3 затверджена Роскомстатом. Можна розробити і власну форму, але вона може обійтися без наступних полів:
- загальна кількість трудящих;
- надбавки до , якщо вони застосовуються;
- загальні посадові оклади;
- кількість одиниць, які були відкриті у штаті за кожною зі спеціальностей;
- перелік посад кожного з підрозділів;
- найменування структурних підрозділів.
Датування здійснюється двічі. При складанні, а потім – при затвердженні. Обов'язково треба вказати час, протягом якого штатний розпис зберігатиме свою силу. Але термін закінчення дії точно вказувати необов'язково.
Порядок складання штатного розкладу
Порядок складання штатних розкладів має такий вигляд:
- Спочатку йде найменування фірми, що заповнюється за реєстраційними документами.
- Далі переходять до назви самого документа, його дати та номера.
Графа №1 присвячена найменуванню підрозділів. Приватні фірми можуть діяти тут на власний розсуд. Галузеві та загальноросійські нормативні документи використовуються, коли йдеться про державні підприємства та компанії з особливими умовами.
Тут допоможуть класифікатори, довідники за напрямом діяльності. Це з тим, що деяким категоріям співробітників запроваджуються додаткові пільги. Всі назви ставляться тільки з використанням називного відмінка.
У другій графі ставлять номер підрозділу, який присвоюється кожному з відділень. Так зручніше будувати ієрархію, застосовувати цифрові позначення.
Графа №3 описує посади, професії та розрядності. Все має йти в порядку зменшення.
4 графи – місце, де пишуть про кількість штатних одиниць, передбачених для кожної з посад. Тут організація може спиратися на потреби. Допустимо використання неповних ставок.
У графі №5 ставлять оклади чи тарифні ставки, встановлені кожної з посад. Валютою мають бути рублі. Можна використовувати не конкретні величини, а діапазон цифр для тих, хто обіймає ті чи інші посади.
Графи 6-8 зазвичай присвячені надбавкам до окладів в рублях.
Графа 9 описує загальну плату протягом місяця для тієї чи іншої посади.
Графа 10 зазвичай пов'язана з примітками щодо вакантних посад, якщо вони є в організації.
Якщо підприємство використовує не оклад, а іншу схему винагород, треба точно вказати, яка одиниця використовується при розрахунках. Обов'язкові графи скорочувати не допускається, хоча можна вносити доповнення, коли це необхідно. Якщо графа не потрібна, вона просто залишається порожньою.
Штатні розклади можуть складатися відразу з кількох аркушів. Тоді документ треба пошити, а сторінки – пронумерувати. На зворотному боці біля зшиву директор ставить підпис та друк на засвідчувальному написі.
Сам бланк печаткою організації можна не доповнювати. На останньому аркуші потрібно розписуватись лише керівнику, головному бухгалтеру, а також начальникам підрозділів.
Про внесення змін
Внесення змін до штатного розкладу
Структура компанії може змінюватись у міру того, як підприємство продовжує функціонувати. Наприклад, відкриваються та скасовуються підрозділи, вводяться нові посади, змінюються у бік оклади.
Для внесення коригувань або оформляється новий розклад, або видається про внесення нової інформації до існуючого документа. Нові записи обов'язково вносяться до кадрової документації.
Штатні розписи не встановлені як обов'язковий документ для всіх, навіть у чинному законодавстві про це не написано. Але документ допомагає розібратися із загальною структурою та витратами на оплату праці. Керівнику просто легше скласти загальну картину, якщо в нього під руками є вся необхідна інформація.
Про штатний розклад від "А" до "Я" дивіться у наступному відео:
Форма для прийому питання, напишіть свій
Штатний розклад – важливий кадровий документ. Його наявність, на перший погляд, справа добровільна, проте через відсутність штатного розкладу інспекція праці може накласти на організацію штраф. Розглянемо питання, пов'язані зі складанням та використанням штатного розкладу.
Штатний розклад - це організаційно-розпорядчий документ, у якому наводяться структура, штатний склад та чисельність організації, перелік найменувань посад, професій із зазначенням кваліфікацій та окладів, а також можливих надбавок для кожної з посад.
Навіщо потрібен штатний розклад?
Штатний розклад виконує низку важливих функцій:
- дає змогу чітко простежити організаційну структуру установи;
- закріплює штатну чисельність структурних підрозділів та кількість штатних одиниць за кожною посадою (професією);
- дозволяє простежити систему оплати праці працівників;
- встановлює та закріплює розміри надбавок та інших виплат;
- полегшує відстеження вакансій;
- дозволяє оптимізувати роботу організації, ефективніше використовувати трудові та матеріальні ресурси;
- є обґрунтуванням витрачання коштів, призначених для зарплати.
Прямої вимоги про наявність у кожній організації штатного розкладу в ТК РФ немає, але, як випливає з абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, цей документ необхідний. На Постанові Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» зазначено, що уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, зокрема форма штатного розкладу, поширюються на організації всіх форм власності. Але ця норма має лише рекомендаційний характер. Незважаючи на це, радимо застосовувати цю форму у роботі, оскільки вона містить усі необхідні реквізити.
Крім того, із норм ст. 15 ТК РФ слід, що співробітник може бути прийнятий на роботу за трудовим договором (як на основне місце роботи, так і за сумісництвом) тільки на передбачену штатним розкладом посаду та в зазначений у ньому структурний підрозділ організації. Немає штатного розкладу – трудовий договір може бути розцінений як недійсний. Як приклад можна навести Апеляційну ухвалу Тюменського обласного суду від 17.10.2012 у справі № 33-4476/2012.
Що потрібно включати до штатного розкладу?
Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі – Закон про бухоблік) встановлює перелік обов'язкових реквізитівпервинного облікового документа, які слід використовувати при складанні форми штатного розкладу (п. 2). До них відносяться:
Штатний розклад може бути складений у довільній формі, якщо він містить усі необхідні реквізити.На основі обов'язкових реквізитів роботодавець має право створити свою форму штатного розкладу. Але можна взяти за основу уніфіковану форму, затверджену Постановою Держкомстату РФ № 1. Хоча є деякі галузеві законодавчі акти, що містять форми штатних розкладів, які рекомендовано використовувати в рамках тієї чи іншої сфери фінансово-господарської діяльності. Наприклад, Наказ МНС РФ від 24.09.2008 № 563 «Про порядок затвердження штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ МНС Росії та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС Росії» наводить типову форму штатного розкладу, яку мають використовувати установи МНС та рятувальні військові формування МНС. Додаток 2 до Наказу ФСВП РФ від 23.01.2012 № 24 «Про затвердження типових структур та штатного розкладу кримінально-виконавчої інспекції» затверджено типовий штатний розклад кримінально-виконавчої інспекції. Зразкові форми штатних розкладів різних закладів охорони здоров'я розглянуті у додатку 1 до Порядку складання штатного розкладу закладами охорони здоров'я, затвердженого Наказом МОЗ РФ від 18.01.1996 № 16.
Як заповнювати форму штатного розкладу?
Штатний розклад може складатися будь-яким працівником, якого покладено така функція (керівник, кадровик, бухгалтер). Постановою Держкомстату РФ № 1 затверджено уніфіковану форма штатного розкладуТ-3.Відомості у форму Т-3вносяться за певними правилами.
Штатний розпис має бути затверджений керівником або уповноваженою на це особою.
Спочатку заповнюється шапка документа, у якій вказується найменування організації у точній відповідності до установчих документів. Якщо існує скорочене найменування, воно наводиться в дужках нижче повного чи його.
Потрібно заповнити поле «Номер документа». При первинному складанні штатному розкладу надається номер 1, а потім застосовується наскрізна нумерація.
У рядку "На період" позначається період дії штатного розкладу, дата його введення в дію.
У гриф затвердження документа вносяться реквізити наказу з основної діяльності, яким було затверджено цей документ, а нижче - загальна кількість штатних одиниць організації чи підприємства.
Графу 1 "Найменування структурного підрозділу". Відповідно до п. 16 Постанови Пленуму ЗС РФ від 17.03.2004 № 2 «Про застосування судами РФ Трудового кодексу РФ» до структурних підрозділів належать філії, представництва, відділи, цехи тощо. Заповнення цієї графи зазвичай починається із зазначення керівних підрозділів, та далі у порядку підпорядкування;
Графу 2 «Код», у якій зазначаються номери підрозділів у порядку, що дозволяє визначити підпорядкованість та структуру всієї організації;
Графу 3 "Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації". Якщо законом встановлено пільги та (або) обмеження щодо роботи на певній посаді, то найменування посад організації повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках (ст. 57 ТК РФ). Для деяких категорій працівників (муніципальних службовців, членів виборчої комісії, державних службовців) посади зазначаються відповідно до реєстру посад;
Графу 4 «Кількість штатних одиниць». У цій графі вказується та кількість штатних одиниць, яка передбачена в організації, у тому числі неповних;
Графу 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін., руб.». Тут вказується фіксований розмір оплати праці за посади виконання норми праці за одиницю часу чи виконання трудових обов'язків протягом місяця. При цьому до графи може вноситися як фіксований розмір оплати праці працівників у карбованцевому обчисленні (наприклад, 25 000), так і відсотки (від виручки, прибутку) або коефіцієнт трудової участі (КТУ), коефіцієнт розподілу тощо відповідно до законодавства РФ, колективним та трудовим договорами, угодами та іншими нормативними актами організації (розд. 1 Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених Постановою Держкомстату РФ № 1; далі - Вказівки);
Графи 6, 7 та 8 «Надбавки, руб.». Це доплати та надбавки компенсаційного характеру та стимулюючі виплати (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати), встановлені чинним законодавством РФ (наприклад, північні надбавки, надбавки за вчений ступінь тощо), а також введені на розсуд організації (наприклад, пов'язані з режимом чи умовами праці). Якщо величина надбавки періодично змінюється, наприклад, залежно від стажу, краще її не вказувати в штатному розкладі, а у графі 10 зробити посилання на документ, що встановлює таку надбавку;
Графу 9 «Всього на місяць». У ній вказується сума посадового окладу та надбавок. Сума наводиться або в рублях, або у відповідних вимірах (відсотки, коефіцієнти тощо). Якщо ж оклад встановлено у рублях, а надбавки - у відсотках чи коефіцієнтах, що створює труднощі за підрахунку, у графі робиться прочерк, а графі 10 дається посилання документи, визначальні ці надбавки;
Графу 10 "Примітка". До неї вноситься будь-яка інформація, що належить до штатного розкладу: відрядна чи погодинна оплата праці, локальні нормативні акти організації, встановлюють розмір оплати праці, види і надбавок тощо.
Штатний розклад за формі Т-3підписують керівник кадрової служби та головний бухгалтер. Документ затверджується наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженою ним на це особою. Реквізити наказу (номер та дата) проставляються у грифі штатного розкладу. Друкуванням організації завіряти розклад не потрібно.
Чи потрібно узгоджувати штатний розпис із профспілковою організацією?
Відповідно до ст. 372 ТК РФ роботодавець повинен направити проект локального нормативного акта (далі - ЛНА) та обґрунтування щодо нього у виборний орган первинної профспілкової організації. У ТК РФ немає визначення ЛНА, тому однозначно віднести штатний розпис до цієї категорії документів не можна.
Як правило, ЛНА містять правила поведінки, розраховані на неодноразове застосування до невизначеного кола осіб, - це правила, положення та інструкції. Штатний розклад іноді теж відносять до ЛНА, оскільки воно складається та затверджується роботодавцем (ст. 8 ТК РФ). Роструд відносить штатний розпис до ЛНА (див., наприклад, п. 1 Листи від 22.03.2012 № 428-6-1).
Однак ЛНА встановлює правила поведінки в організації- це його головна ознака, а штатний розклад цієї ознаки не має. Відповідно до Вказівок, воно застосовується для оформлення структури, штатного складу та чисельності організації.
Судові органи вважають, Що штатний розпис з профорганізацією узгоджувати не потрібно, а скорочення штатного розкладу узгодження вимагає. Однак, якщо профоргани у встановлений законом період не відповідають на запит узгодження, то роботодавець може прийняти рішення самостійно. Розглянемо Ухвалу Верховного суду Республіки Карелія від 04.09.2012 у справі № 33-2652/2012.
Наказом директора заповідника (що є бюджетною організацією) було затверджено штатний розпис та посадові інструкції, скорочено вакантні посади. Профорганізація заповідника вважала зазначені дії неправомірними.
Позиція профспілкової організації
Введення до штатного розкладу нових посад, нових посадових інструкцій переглядає норми праці, змінює умови оплати праці співробітників. Врахування мотивованої думки виборного органу перед прийняттям рішення про зміну системи оплати праці передбачено колективним договором, положенням про оплату праці. Оскільки штатні розклади, запроваджені наказами адміністрації установи, скорочують штат, змінюють оплату праці, за цими нормативними актами має бути отримана вмотивована думка профспілкової організації.
Роботодавцю не надано право винаходити нові посади, які не передбачені нормативними документами федерального, відомчого та локального рівнів та федеральними законами, нормативними актами Мінприроди, положенням про заповідник.
Позиція суду
Відповідно до ч. 1 ст. 370 ТК РФ профспілки вправі контролювати дотримання роботодавцями трудового законодавства, виконання умов колективних договорів, угод.
Суди зазначили, що заповідник діє відповідно до положення та статуту, затверджених Мінприроди.
Відповідно до цього положення структура та штати відділів визначаються директором заповідника, форму, систему та розміри заробітної плати та матеріального стимулювання працівників роботодавець встановлює самостійно.
На підставі статуту директор установи за погодженням з Мінприроди затверджує штатний розпис.
Організації та установи, що перебувають на бюджетному фінансуванні, можуть самостійно визначати структуру та штати без урахування співвідношень чисельності працівників різних категорій.
Організаціям та установам, що перебувають на бюджетному фінансуванні, надано право самостійно встановлювати форми та системи оплати праці, визначати розміри надбавок, доплат, премій та інших виплат стимулюючого характеру, а також структуру та штати без урахування співвідношень чисельності працівників різних категорій (п. 2 Указу Президента). РФ від 15.11.1991 № 211 "Про підвищення заробітної плати працівників бюджетних організацій та установ").
Відповідно до Вказівок штатний розпис застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації. Отже, штатний розпис - це організаційно-розпорядчий документ, який не містить інформації про заробітну плату та інші персональні дані конкретних працівників підприємства, роботодавець не отримує від працівників відомості, що вносяться до штатного розкладу. Відповідно, воно є документом самого роботодавця, тобто приймається роботодавцем одноосібно.
Суд зазначив, що затвердження штатного розкладу з урахуванням думки представницького органу працівників трудовим законодавством не передбачено.
Затвердження штатного розкладу з огляду на думку профспілки трудовим законодавством не передбачено.
Чи повинен роботодавець погоджувати із профспілками зміни у штатному розкладі?
Суд зазначив, що питання доцільності зміни структури, штатної чисельності організації – прерогатива роботодавця.
Доказ профорганізації про неправомірне введення в штатний розклад найменувань посад, не передбачених Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців (носить рекомендаційний характер), затвердженим Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 № 37, судові органи сочли. Відповідно до п. 4 Загальних положень довідника кваліфікаційні характеристики можуть застосовуватися як нормативні документи прямої дії або бути основою для розробки посадових інструкцій.
Проте роботодавець має право, керуючись специфікою діяльності організації та її потребами, встановлювати в посадовій інструкції додаткові вимоги до освіти та кваліфікації працівника, з огляду на те, що з цією посадою не пов'язана наявність передбачених законодавством компенсацій, пільг та обмежень.
Відповідно до ч. 1 ст. 11 Закону про профспілки профспілки представляють та захищають права та інтереси членів профспілок з питань індивідуальних трудових та пов'язаних із працею відносин, а в галузі колективних прав та інтересів - зазначені права та інтереси працівників незалежно від членства у профспілках у разі наділення їх відповідними повноваженнями.
Колективним договором заповідника передбачено, що ЛНА, які вводять, замінюють та переглядають норми праці, що змінюють умови оплати праці, приймає керівник з урахуванням думки профкому. Норми праці - встановлювані норми виробітку, часу, нормативи чисельності тощо. буд. (ст. 160 ТК РФ). Норми праці можна переглянути з розвитком виробництва.
Судом встановлено, що адміністрація заповідника оспорюваними наказами не передбачала запровадження, заміну та перегляд норм праці, зміну умов оплати праці. До видання оскаржуваного наказу про скорочення його проект було передано до профкому заповідника. З огляду на ст. 372 ТК РФ виборний орган первинної профорганізації зобов'язаний не пізніше 5 робочих днівз дня одержання проекту локального нормативного акта направити роботодавцю мотивовану думкуза проектом у письмовій формі, навіть якщо роботодавець відповіді не запитує (як у даному випадку). Цей обов'язок профорганом не було виконано. Роботодавець ухвалив рішення самостійно.
Питання доцільності зміни структури, штатної чисельності організації – прерогатива роботодавця.
Суд, керуючись ст. 30, 370, 372 ТК РФ, положеннями статуту заповідника, дійшов висновку, що оспорювані накази були прийняті роботодавцем відповідно до його повноважень.
Скільки часу потрібно зберігати штатний розпис?
Терміни зберігання документів, що утворюються в процесі діяльності організацій, встановлені Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558. Цим наказом затверджено Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання (далі - Список). Відповідно до пп. «а» п. 71 Переліку штатних розкладів організацій за місцем розробки та затвердження мають постійний термін зберігання.
У зв'язку з тим, що деякі установи через велику чисельність складають проекти штатних розкладів за структурними підрозділами, то всі пропозиції, висновки, довідки щодо розробки та зміни штатних розкладів повинні зберігатися в організації щонайменше 5 років. Протягом такого ж часу слід зберігати проекти штатних розкладів (п. 72 Переліку). А ось листування щодо розробки та зміни штатних розкладів зберігається 3 роки (п. 73 Переліку).
Яка відповідальність за відсутність штатного розкладу?
Відсутність штатного розпису перевіряючі органи часто розцінюють як порушення законодавства про працю та охорону праці, тому відповідно ст. 5.27 КпАП РФпосадова особа може бути оштрафовано у сумі від 500 до 5 000 крб., а організація - у сумі від 30 000 до 50 000 крб.
Як приклади наведемо рішення держінспекції праці Республіці Комі. За результатами планової виїзної перевірки за 05.08.2011 ТОВ «АЗ-Сівер» видано припис, посадову особу притягнуто до адміністративної відповідальності за ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ. Також за результатами перевірки ТОВ «Сфера» (Усинськ), проведеної 13.10.2011, складено акт, розпорядження, протокол, виписано постанову про штраф на суму 2 000 руб. Одна з причин санкцій – відсутність штатного розкладу.
Але через те, що обов'язків роботодавця щодо ведення штатного розпису в законодавстві не передбачено, ці санкції можна оскаржити в судовому порядку.
Підіб'ємо підсумки
Штатний розпис вважається одним із основних документів з кадрової роботи в організації, тому при проведенні перевірок (особливо якщо перевіряються підстави нарахування заробітної плати) контролюючі органи бажають з ним ознайомитись.
При індивідуальних трудових спорах штатний розпис може бути доказом, тому суди можуть запитати цей документ, особливо при оскарженні законності звільнень, переказів, стягненні заборгованості із заробітної плати.
Штатний розклад дозволяє ефективніше вести кадрову політику, відстежувати вакансії, оптимально використовувати трудові ресурси.
