Бухгалтерський облік інкасації коштів. Бухгалтерський облік інкасації коштів Що таке інкасація в 1с

Як оформити видатковий касовий ордер у 1С: Бухгалтерії 8.3 (редакція 3.0)

2016-12-20T12:15:34+00:00

Оформити видачу готівки з каси підприємства – здавалося б, що тут складного? Але у бухгалтерів-початківців і тут виникають питання, коли справа доходить до реальних ситуацій в обліку. Що писати в основі, що в додатку... і так далі.

Сьогодні на уроці ми розберемо найпоширеніші ситуації на практиці у програмі 1С: Бухгалтерія 8.3, редакція 3.0.

Щоб не пропустити вихід нових уроків – на розсилку.

Нагадую, що це урок, тому ви можете сміливо повторювати мої дії у себе в базі (краще копії чи навчальної).

Отже, приступимо

Видатковий касовий ордер (скорочено РКО чи розхідник) є документом, з якого оформляється видача коштів із каси організації.

Бланк розхідника має уніфіковану форму КО-2.

Нумерація розхідників починається щороку заново з одиниці і має бути безперервною: 1, 2, 3...

Одержувач коштів зобов'язаний пред'явити посвідчення особи (наприклад, паспорт), дані якого вносяться до РКО.

Підписується розхідник:

• керівником
• головним бухгалтером або особою, уповноваженою на це
• касиром
• одержувачем коштів.

При цьому, якщо підпис керівника вже стоїть на одному з документів, які додаються до ордера і дозволяють видачу грошей, то на РКО його підпис необов'язковий.

Друк на видатковому ордері не ставиться, але може використовуватися штамп "Оплачено" для запобігання повторній видачі грошей по тому самому ордеру.

Видатковий касовий ордер оформляється в одному екземплярі та залишається в касі.

Оформлення РКО в 1С

Для оформлення видаткового касового ордера у програмі заходимо до розділу "Банк і Каса" пункт "Касові документи":

У формі, що відкрилася, натискаємо кнопку "Видача":

Відкрилася форма нового документа:

Розберемо її наповнення у різних ситуаціях.

Оплата постачальнику

01.03.2016 з каси видано 40 000 рублів (без ПДВ) Петрову В.В. як оплата за договором №48 від 15.02.2016 за стільці за товарною накладною №351 від 01.03.2016.

Петров В.В. діяв від імені ТОВ "Постачальник" згідно з довіреністю №17 від 20.02.2016.

Як посвідчення особи Петров В.В. пред'явив паспорт РФ серія 12 23 № 345621, виданий ОВС Приморського району м. Москви від 21.01.2008.

Заповнений ордер в 1с:

Його друкована форма:

Видача підзвітній особі

01.03.2016 з каси видано 5000 рублів співробітниці Бєлкіної Ганні Григорівні на господарські витрати згідно з написаною їй заявою на видачу грошей у підзвіт від 01.03.2016.

Як посвідчення особи Бєлкіна А.Г. пред'явила паспорт РФ серія 12 23 №345621, виданий ОВС Приморського району м. Москви від 21.01.2008.

Заповнений ордер в 1с:

Його друкована форма:

Виплата заробітної плати

10.09.2016 старший касир Фекла О.Б. видала касиру Плюшкіної І.В. 104 400 рублів на виплату заробітної плати працівникам за серпень 2016 року відповідно до платіжної відомості №1 від 08.09.2016.

Заповнений ордер в 1с:

Його друкована форма:

Здача коштів у банк

01.03.2016 Плюшкіна І.В. отримала кошти з каси у вигляді 100000 рублів для зарахування на розрахунковий рахунок ТОВ "Юпітер" у банку "БАНК ДПБ (АТ)".

Як посвідчення особи Плюшкіна І.В. пред'явила паспорт РФ серія 12 23 №345621, виданий ОВС Приморського району м. Москви від 21.01.2008.

Заповнений ордер в 1с:

Його друкована форма:

Повернення позики контрагенту

01.03.2016 з каси було видано 450000 рублів Нестеренко Л.П. як погашення боргу згідно з договором позики №56 від 20.02.2016.

Як посвідчення особи Нестеренко Л.П. пред'явив паспорт РФ серія 12 23 № 345621, виданий ОВС Приморського району м. Москви від 21.01.2008.

Заповнений ордер в 1с:

Його друкована форма:

Інші витрати

01.03.2016 з каси видано 3500 рублів співробітнику Іващенка Нестору Івановичу як матеріальну допомогу.

Заява на видачу матеріальної допомоги Іващенку Н.І. написав від 01.03.2016.

Як посвідчення особи Іващенко Н.І. пред'явив паспорт РФ серія 12 23 № 345621, виданий ОВС Приморського району м. Москви від 21.01.2008.

Заповнений ордер в 1с:

Його друкарська форма.

Добридень! Я працюю на підприємстві (загальна система оподаткування), основний вид діяльності якого – надання послуг. Оплата за послуги відбувається у різних точках міста (це не відокремлені підрозділи), а каса підприємства знаходиться у головному офісі.

Підкажіть, чи можна вести кілька кас у «1С:Бухгалтерії 8», які були б повністю роздільними, і при цьому, щоб касові документи велися з різними номерами та префіксами.

Ю. Смільник, м. Харків

ВідповідаєГанна САРАЄВА

Так, така можливість у «1С:Бухгалтерії 8» передбачена. Щоб нею скористатися, вам потрібно зайти до «Налаштування параметрів обліку» (меню «Підприємство → Налаштування параметрів обліку») та на вкладці «Інший аналітичний облік» увімкнути опцію «Вести аналітичний облік коштів за відокремленими підрозділами» (мал. 1), після що зберегти зміни, натиснувши кнопку «ОК».

Аналогічну опцію потрібно включити й у налаштуванні облікової політики підприємства, див. 1 (меню «Підприємство → Облікова політика → Облікова політика організацій»).

Завдяки включенню опції в налаштуваннях параметрів обліку у плані рахунків у рахунку 30 з'явиться ще односубконто «Відокремлені підрозділи» (рис. 2).

Тепер щодо заповнення касових документів. В результаті проведених змін у налаштуваннях облікової політики підприємства, у видаткових та прибуткових касових ордерах по організації, для якої було включено можливість ведення обліку за відокремленими підрозділами, з'явиться новий реквізит «За відокремленим підрозділом» (рис. 3). Так ви отримаєте можливість у касових документах вказувати потрібну касу. Заповнення решти реквізитів документа залишається незмінним.

Таким чином, облік в інформаційній базі, як і раніше, вестиметься по одному підприємству і при цьому ви отримаєте можливість вести кілька кас, а нумерація у касових документів буде роздільною. Крім того, ви зможете формувати касову книгу окремо з кожної каси (рис. 4).

ПКО та РКО - це основні документи, що використовуються для відображення руху коштів у касі. Вони потрібні практично у будь-якій організації, і в цій статті я розповім, як працювати з ними у програмі 1С: Бухгалтерія підприємства 8 редакції 3.0. Крім цього, йтиметься про те, як перевірити коректність ведення касових операцій і як встановити ліміт залишків грошей у касі.

Отже, щоб відобразити прихід коштів у касу, необхідно перейти вкладку " Банк і каса " і вибрати пункт " Надходження готівки (ПКО) " .

Додаємо новий документ за кнопкою "Створити". У формі необхідно правильно вибрати вид операції, від цього залежить склад полів документа, які потрібно заповнити. Ми відображатимемо операцію "Оплата від покупця".

Потім вибираємо організацію (якщо у базі їх кілька), контрагента (за потреби створюємо нового), вказуємо суму та рахунок обліку. У табличну частину додаємо рядок та вказуємо договір, статтю руху коштів, суму, ставку ПДВ, рахунки розрахунків. Якщо платіж потрібно віднести до різних договорів, можна додати кілька рядків. Поле "Підстава" також необхідно заповнити для того, щоб ця інформація відобразилась у друкованій формі ПКО.

Під час проведення документа у разі формується рух за рахунками Дп 50 Кт 62.

Для того, щоб відобразити у програмі витрати коштів, необхідно на вкладці "Банк і каса" вибрати пункт "Видача готівки (РКО)".

У цьому документі також потрібно вибрати вид операції, ми розглянемо операцію "Виплата заробітної плати за відомостями".

Вибираємо організацію та додаємо рядок у табличну частину. У тому випадку, якщо раніше вже була створена відомість на виплату зарплати, то потрібно її вибрати або можна створити нову відомість безпосередньо з поточного документа.

Відомість можна заповнити по всіх співробітниках автоматично, натиснувши відповідну кнопку або вручну додати потрібних людей.

Натискаємо "Провести та закрити", суми у документі "Видача готівки" проставляються автоматично на підставі створеної відомості. Залишається лише вибрати статтю руху коштів у полі, розташованому під табличною частиною.

Цей документ створює проводку Дт 70 Кт 50.

Ще я рекомендую встановити у програмі ліміт залишків грошей у касі, який використовуватиметься під час перевірки правильності ведення касових операцій. У тому випадку, якщо його буде перевищено в якийсь із днів, програма повідомить про це. Але цю операцію можуть не виконувати суб'єкти малого бізнесу та ІП, які відповідно до нового порядку, який набув чинності з 1 червня 2014 року, не має обов'язку контролювати ліміт.

Всім іншим потрібно зайти на вкладку "Головне", вибрати пункт "Організації", натиснути кнопку "Ще" та "Ліміти залишку каси".

У таблиці, що відкрилася, по кнопці "Створити" вказуємо ліміт і дату, з якої він діє.

Щоб перевірити коректність ведення обліку по касі, необхідно скористатися обробкою "Експрес-перевірка ведення обліку", яка знаходиться на вкладці "Звіти".

У формі обробки необхідно встановити період перевірки, натиснути кнопку "Показати налаштування" та встановити галочку "Операції по касі". Потім натискаємо "Виконати перевірку".

Програма повідомить, чи є помилки в цьому розділі обліку, а також підкаже інформацію про них за наявності.

Якщо у вас залишилися питання, ви можете задати їх у коментарях до статті або на нашому форумі.

А якщо вам потрібно більше інформації про роботу в 1С: Бухгалтерії підприємства 8, то ви можете безкоштовно отримати нашу книгузасланні.

Компанії, які працюють із бюджетними коштами, повинні також враховувати нормативні акти щодо регулювання касових операцій.

Облік таких касових операцій на 1С можуть вести індивідуальні підприємці. Але вести книгу обліку доходів та витрат (КУДіР) зобов'язані, оскільки цей документ не вважається касовим.

Каса в 1С

У програмі 1С є безліч можливостей для повноцінної та правильної роботи з касовими документами. Для початку необхідно вибрати відповідний тип касового документа. Для цього заходимо до пункту меню «Банк та каса» і далі вибираємо «Касові документи»

У документі ви вибираєте тип ПКО (прибутковий касовий ордер) або РКО (витратний касовий ордер)

ПКО (прибутковий касовий ордер)

Касова книга в 1С 8.3 пропонує на вибір десять видів ПКО, для різних вступних операцій:

1. Роздрібна виручка;
2. Оплата від покупця;
3. Повернення від постачальника;
4. Повернення від підзвітної особи;
5. Отримання готівки у банку;
6. отримання кредиту в банку;
7. отримання позики від контрагента;
8. Повернення позики працівником;
9. Повернення позики контрагентом;
10. Інша парафія.

За назвою одразу можна зрозуміти суть документа.

При цьому документ ПКО «Інший прихід» є універсальним, але ним слід користуватися лише в крайньому випадку, якщо операція надходження нетипова.

РКО (витратний касовий ордер)

Багато в чому цей документ формується за аналогією до ПКО. У 1С є такі види РКО:

1. Виплата заробітної плати
2. Видача підзвітній особі
3. Оплата постачальнику
4. Повернення кредиту банку
5. Повернення покупцю
6. Внесок готівкою до банку
7. Виплата заробітної плати за відомостями
8. Виплата співробітнику за договором підряду
9. Повернення позики контрагенту
10. Видача позики контрагенту
11. Інкасація
12. Видача позики працівникові
13. Виплата депонованої заробітної плати
14. Інші витрати

Касова книга у 1С 8.3

Касова книга формується на підставі ПКО та РКО, які були проведені за один робочий день. В результаті отримуємо звіт щодо проведених касових операцій.

Авансовий звіт

Цей вид документа входить до блоку «Каса»

Заповнюється він так:

У вкладці "Аванси" вводимо інформацію на підставі виданого РКО.

У вкладці «Товари» вписуємо дані про придбані товари або матеріали.

Оплату попередньо придбані товари вписуємо у вкладці «Оплата».

Оплата товарів платіжними картками

Еквайринг (інша назва процедури оплати платіжною карткою) – це сучасний та поширений спосіб оплати послуг або товарів. У 1С така операція проводиться так:

Для оформлення операцій з роботи з касою в 1С Бухгалтерія 8.3 використовуються документи: прибутковий та видатковий касовий ордер. Журнал реєстрації видаткових та прибуткових касових ордерів у 1С розміщується у пункті «Касові документи» меню «Банк та каса».

Для того щоб створити новий документ, натисніть на кнопку «Прихід» у формі списку.

Набір полів і проводок, що відображаються, безпосередньо залежить від зазначеного значення в полі «Вигляд операції».

Розглянемо кожен вид докладніше:

За замовчуванням рахунок дебету скрізь 50.01 - "Каса організації".

Видатковий касовий ордер

Для створення РКО у списку касових документів 1С 8.3 необхідно натиснути кнопку «Видача».

Оформлення цього документа практично нічим не відрізняється від надходження до каси. Набір реквізитів залежить від обраного виду операції.

Єдине, що варто відзначити – при виборі виду операцій із виплати заробітної плати (крім договорів підряду) у документі необхідно вибрати відомість на виплату зарплати через касу. Також у документах погашення вказується вид платежу: погашення боргу чи відсотків.

Ліміт залишку каси

Для встановлення ліміту каси перейдіть до однойменного розділу картки довідника «Організації». У нас він знаходиться у підрозділі «Ще».

У цьому довіднику вказується сума ліміту та період дії. Цей функціонал значно спростив життя бухгалтерам для дотримання законодавства.

Касова книга

У програмі 1С:Бухгалтерія реалізовано функціонал формування касової книги (форма КО-4). знаходиться в журналі ПКО та РКО. Для її відкриття натисніть кнопку «Касова книга».

У шапці звіту вкажіть період (за промовчанням проставлено поточний день). Якщо у вашій програмі облік ведеться більш ніж по одній організації, її необхідно вказати. Крім цього, ви можете вибрати при необхідності конкретний підрозділ, за яким касова книга сформується.

Для більш уточненого налаштування звіту натисніть кнопку «Показати налаштування».

Тут ви можете вказати, як формуватиметься касова книга, і деякі з налаштувань щодо її оформлення в 1С.

Після того, як ви внесли зміни до налаштування цього звіту, натисніть «Сформувати».

В результаті вам виведеться звіт з усіма рухами коштів по касі, а також залишками на початок/кінець дня та залишками.

Інвентаризація каси у 1С 8.3 Бухгалтерія

Порядок проведення інвентаризації каси описаний у наказі Мінфіну РФ №49 від 13.06.1995.

На жаль, у програмі 1С 8.3 немає акта інвентаризації готівки за формою ІНВ-15. Це побажання вже було запропоновано у фірму 1С. Можливо, колись вони й доопрацюють програму, але поки що бухгалтерам доводиться робити інвентаризацію каси вручну.

Завантажити бланк та зразок заповнення ІНВ-15 можна по .

Найбільш швидким та ефективним способом вирішення цієї проблеми є замовлення обробки для формування ІНВ-15 у спеціаліста. Ця обробка не тільки заощадить багато часу, а й скоротить вплив людського фактора, що дозволить уникнути помилок.

Навчальне відео

Дивіться також відео інструкцію з обліку касових операцій у 1С 8.3: