Правильне складання протоколу нарад зразок. Складання та оформлення протоколу

Організація зустрічей, засідань, зборів, нарад, необхідна для того, щоб вирішити питання, що виникли.

Для того, щоб фіксувати весь хід зустрічі та позначити прийняті рішення, використовується протокол.

Протокол зустрічі

Перед проведенням зустрічі необхідно зібрати потрібну інформацію про поставлене питання, визначити коло суб'єктів, які мають бути присутніми. Даних осіб необхідно повідомити про місце та час зустрічі, а також ознайомити з поставленим питанням усіх присутніх на зборах осіб.

Для того, щоб протокол вівся правильно, необхідно заздалегідь призначити особу, відповідальну за її складання. При цьому необхідно, щоб призначена особа мала грамотну письмову мову та швидку швидкість фіксування інформації. Фіксувати інформацію можна як за допомогою електронних машин, так і відображенням інформації на друкованому носії. Якщо протокол складається в електронному вигляді, то наприкінці зустрічі його необхідно роздрукувати та надати всім присутнім для ознайомлення та підписання.

До початку зборів необхідно надати секретареві, який веде протокол, список присутніх осіб, їх посади, проекти вирішення питання від кожного учасника або тези щодо питання зустрічі. Цей документ допоможе секретареві внести до протоколу більш точні та повні відомості.

Зміст протоколу

За загальним правилом протокол повинен складатися з трьох частин: заголовної, вступної та основної.

• найменування організації (повне та скорочене);
• назва документу;
• номер, дату та місце складання цього протоколу. Датою складання завжди має бути дата проведення зустрічі.

У вступній частині зазначається секретар зустрічі та голова, обраний з числа членів зустрічі та порядок денний. Головою зазвичай є керівник організації чи начальник структурного підрозділу. Далі, в алфавітному порядку, відображаються всі присутні на зустрічі особи із зазначенням їх посад.

Якщо на зустрічі є велика кількість осіб, то вони не перераховуються в самому протоколі, а вказуються в додатку до нього, яке називається явочним листом. Поряд з кожним прізвищем рекомендується проставляти підписи кожної особи, яка прийшла на зустріч. У загальному протоколі вказується лише загальна кількість осіб, які з'явилися на зустріч.

В основному викладаються:

• питання, що обговорювалися на зустрічі;
• виступаючі особи з повідомленнями, пропозиціями, доповідями (вказується ПІБ доповідача, назва доповіді, короткий виклад основних положень доповіді у разі, якщо ведеться повна форма протоколу);
• рішення, ухвалені з поставленого питання.

Протокол

На законодавчому рівні згадується статтею 28.2 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення від 30.12.2001 № 195-ФЗ, яка розкриває основну суть і єдині правила складання зазначеного документа. Протокол про адміністративне правопорушення вимагає з'ясування та внесення до нього таких відомостей.

• День, місяць, рік та населений пункт складання.
• Назва посади, прізвище, ініціали уповноваженого службовця, який написав документ.
• Дані про людину чи організацію, які є порушниками закону (прізвище, ініціали, дані паспорта, адреса проживання та прописки людини; юридична адреса, дані на директора щодо організації).
• Інформація про потерпілих та свідків у справі, якщо такі є (прізвища, ініціали, паспортні дані, адреси проживання).
• Дані про скоєне правопорушення (дата, місце скоєння, суть події).
• Посилання на статтю закону, який було порушено.
• Пояснення людини чи представника організації у справі.
• Інші відомості покликані допомогти всебічно розглянути справу.

Написання протоколу про адміністративні правопорушення передбачає надання роз'яснень фізичній особі чи представнику організації про права та обов'язки порушника, встановлені адміністративним законодавством. Про отримані роз'яснення робиться запис у документі, що складається.

Особи, щодо яких складається протокол (громадянин чи довірена особа організації), мають бути з ним ознайомлені. За бажання ці люди можуть залишити запис про свою незгоду з протоколом або роз'яснення щодо суті тексту, які долучаються до протоколу. Засвідчується зазначений документ шляхом проставлення підписів уповноваженим працівником, який склав протокол, та порушником (громадянином або довіреним співробітником організації), щодо якого протокол складено. Якщо порушники відмовляються підписувати протокол, про це окремо записується в документі.

2-й екземпляр протоколу про адміністративне правопорушення видається особі, про яку складено протокол. Фігурант розписується в отриманні копії. Також екземпляр отримує потерпілий у справі, якщо є. Якщо особа, щодо якої складається протокол, при цій події не присутня, їй надсилається екземпляр протоколу поштою. Законом відведено цього 3 дня.

Строк складання протоколу про адміністративне правопорушення

Терміни складання протоколу про адміністративне правопорушення можна розбити на 3 групи, залежно від ситуації. Протокол про адміністративне правопорушення може бути складений:

• негайно;
• протягом 2 днів;
• після проведення адміністративного розслідування.

Відразу ж, тобто у момент виявлення порушення закону, протокол пишеться тоді, коли всі необхідні відомості для заповнення бланка протоколу та прояснення обставин встановлені. Якщо потрібно з'ясувати якусь інформацію, закон передбачає можливість скласти протокол протягом 2 днів з моменту встановленого порушення. Якщо ж з досконалого порушення закону необхідно проведення розслідування, то протокол складається після розслідування.

Адміністративне розслідування проводиться, коли інформацію можна отримати лише шляхом проведення експертиз чи інших процесуальних дій, які займають час. Адміністративне розслідування в більшості випадків не повинно тривати довше, ніж 1 місяць. Однак у деяких ситуаціях, можливість яких обумовлено у п. 5 ст. 28.7 КоАП РФ, цей термін дозволяється продовжити. Якщо вчинене порушення вимагає більш тривалого адміністративного розслідування, дозволений термін оформлення протоколу про адміністративне правопорушення може збільшитися до 6 місяців.

Зразок складання протоколу про адміністративне правопорушення

Єдиної форми протоколу про адміністративні правопорушення, затвердженої законодавчо, немає. Кожен держорган своїми внутрішніми документами затверджує форму протоколу, яка у роботі. Однак за змістом та зовнішнім виглядом ці бланки мало чим відрізняються.

Вгорі по центру сторінки стоїть назва документа - "Протокол про адміністративне правопорушення" і знак "№", що передбачає проставлення при заповненні протоколу порядкового номера. Нижче ліворуч необхідно написати число, місяць, рік заповнення протоколу, а праворуч - місце складання, тобто найменування того населеного пункту, де виявлено порушення закону та оформляється протокол.

Далі записуються відомості про співробітника, який складає протокол (посада, прізвище та ініціали), а також інформація про фігуранта. Причому якщо записуються відомості про громадянина, то вказують не лише прізвище, ініціали та паспортні дані, а й адресу як реєстрації, так і фактичного проживання, телефон, дані про роботу. Щодо організації зазначаються назва, юридична та поштова адреси, основний державний реєстраційний номер (ОДРН), а також посада, прізвище, ініціали, реквізити документа про призначення представника юридичної особи. Як правило, у цій ролі виступає директор, а документом є наказ про призначення.

Основне місце протоколу про адміністративне правопорушення відведено під опис події вчиненого правопорушення. Нижче порожні графи, що дозволяють записати відомості про свідків і потерпілих. Закінчується протокол підписом порушника та підписом із розшифровкою співробітника, який оформив протокол. Особа, щодо якої протокол складено, своїми підписами також підтверджує, що його права та обов'язки були озвучені, що з протоколом він ознайомився та що копію документа їм отримано. Інформація про отримання екземпляра протоколу засвідчується не лише підписом, а й проставленням дати вручення.

Помилки у протоколі про адміністративне правопорушення

Помилки, допущені в протоколі про адміністративне правопорушення при оформленні, за своєю значимістю можна розділити на суттєві та несуттєві. Відповідно до Постанови Пленуму Верховного суду РФ від 24.03.2005 № 5 «Про деякі питання, що виникають у судів під час застосування Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення», істотним недоліком документа є у протоколі інформації, згаданої у ст. 28.2 ч. 2 КпАП (п. 4 Постанови). Це означає, що в протоколі про адміністративне правопорушення повинні бути заповнені всі графи і записана вся інформація, про яку згадувалося вище.

Якщо протокол оформлявся при порушнику, то мають бути підписи, що підтверджують озвучення прав та обов'язків, ознайомлення з протоколом після оформлення. Якщо ж документ було складено без порушника та немає достатніх фактів про повідомлення йому про дату та місце оформлення протоколу, то це буде значним порушенням процесуальних прав і може призвести до скасування протоколу та припинення провадження у справі. Взагалі, будь-яка помилка в протоколі, що є, на думку Пленуму Верховного суду РФ, істотною, може спричинити скасування протоколу і припинення провадження у справі.

ВАЖЛИВО! Будь-які виправлення у протоколі, особливо у відомостях, перелічених у ст. 28.2 ч. 2 КпАП, мають бути засвідчені підписом посадової особи, яка складає протокол, та підписом порушника, який засвідчує, що він із цими виправленнями ознайомлений та згоден.

До несуттєвих помилок у протоколі пленум відносить всі недоліки інформації, які можуть бути компенсовані в процесі розгляду справи по суті. До несуттєвих недоліків, і про це спеціально згадано у постанові, відноситься також заповнення протоколу у відсутності порушника, якщо йому належним чином було повідомлено про дату та місце складання протоколу, але він без приводу або з неповажної причини не з'явився у призначеному місці у вказаний час. Не є суттєвими і не несуть наслідків орфографічні помилки у тексті протоколу, якщо, звичайно, це не помилки у прізвищах.

Призначення покарання без складання протоколу про адміністративне правопорушення

У деяких ситуаціях оформлення протоколу про адміністративне правопорушення може не статися. Якщо зафіксовано порушення, яке не несе великої суспільної небезпеки та за яке передбачено покарання у вигляді попередження чи штрафу, то протокол не потрібен.

Відповідно до ст. 28.6 КпАП складання протоколу не потрібне, якщо одразу на місці призначається штраф чи попередження. Ця ситуація вимагає винесення ухвали у справі про адміністративне правопорушення, екземпляр якої отримує і порушник — особисто або поштою, якщо він відмовляється від особистого отримання.

Але якщо порушник не згоден з винесеною постановою (з самим вчиненням порушення закону або із застосованим до неї стягненням), протокол про адміністративне правопорушення таки оформляється та додається до постанови.

Нова сторінка 1

Підготовка до оформлення протоколу починається з призначення дати та часу проведення наради, визначення кола питань, які будуть розглянуті на ньому. Це рішення зазвичай оформляється порядком денним, який при оформленні протоколу складатиме одну з його частин, а до проведення наради є документом, за допомогою якого оповіщаються учасники засідання. Протокол оформляється з урахуванням записів, які велися на засіданні секретарем вручну чи з використанням диктофона.

Протокол оформляється на загальному бланку, який зазвичай включає такі реквізити: найменування установи (організації, підприємства), вид документа (протокол), місця для проставлення номера та дати, місце для тексту протоколу, місце для заголовка до тексту.

Датою протоколує день проведення засідання (протоколи, як правило, оформлюються після засідання). Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати його початку та закінчення, наприклад: 21–24.01.2002.

Номером (індексом) протоколує порядковий номер засідання. Нумерація протоколів ведеться у межах календарного року чи строку повноважень колегіального органу.

Заголовок до теступротоколу відрізняється від оформлення цього реквізиту за іншими документах. Як правило, заголовок містить вказівку на вигляд колегіальної діяльності (нарада, збори, засідання та ін.) та назва колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: протокол засідання колегії; збори трудового колективу; наради начальників структурних підрозділів

Текст протоколу включає вступну та основну частини.

У вступній частині протоколу після заголовка наводяться ініціали та прізвища голови та секретаря засідання. Голова - посадова особа, яка проводить нараду, її посада у протоколі не вказується; секретар – особа, відповідальна за організацію наради та документування своєї діяльності, тобто. складання та оформлення протоколу. У постійно діючих колегіальних органах секретар є посадовцем (Секретар Вченої ради, Секретар колегії та ін.).

З нового рядка після слова "Присутні" перераховують ініціали та прізвища постійних членів колегіального органу в алфавітному порядку, а також ініціали, прізвища та посади осіб, запрошених на засідання з інших організацій. Список учасників наради секретар становить день проведення, т.к. список може збігатися з спочатку наміченим. Зі складання списку учасників засідання починається оформлення протоколу.

При оформленні протоколу розширеного засідання прізвища учасників у протоколі не перераховуються, а вказується цифрою їхня загальна кількість. Воно визначається за підсумками реєстрації. Списки реєстрації передаються секретареві зборів і стають одним із додатків до протоколу. При цьому в протоколі зазначають: Були присутні: 57 чол. (список додається).

Порядок денний включається до вступної частини протоколу. Вона складається з переліку питань, які обговорюються на засіданні, та закріплює послідовність їх обговорення та прізвища промовців (доповідачів). Порядок денний засідання, складений заздалегідь, повинен включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути та обговорити на засіданні. Її зміст визначається керівником, який вестиме засідання. Кожне питання порядку денного нумерується арабськими цифрами і починається з приводу «Про» або «Про» (відповідає питання «Про що?»). По кожному пункту зазначаються ініціали та прізвище доповідача – посадової особи, яка готувала повідомлення з цього питання.

Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним.

В основній частині тексту має бути стільки ж розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Розділи нумеруються тією самою нумерацією, як і порядок денний. Кожен розділ складається з трьох частин: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", які друкуються від лівого поля. Після слова “СЛУХАЛИ” у тесті протоколу викладають записи промови основного доповідача; після слова “ВИСТУПИЛИ” – записи висловлювань учасників обговорення питання; після слова “ПОСТАНОВИЛИ” – виклад постанови відповідного пункту порядку денного. Якщо з одного питання прийнято кілька рішень, вони нумеруються арабськими цифрами, перша цифра показує номер порядку денного, друга – номер ухваленого рішення. Наприклад:

Звичайна практика оформлення протоколу не передбачає фіксацію результатів голосування, однак у ряді протоколів (наприклад, протоколах загальних зборів акціонерів) вказується загальна кількість осіб, які взяли участь у голосуванні, та розподіл голосів "За", "Проти", "утрималися".

Рішення, прийняті на засіданні, доводяться до відома співробітників у вигляді розсилки копій протоколу чи виписок постановної частини. Практикується також підготовка з урахуванням прийнятих рішень інших розпорядчих документів, наприклад рішення колегіального органу чи наказу керівника організації.

У тексті протоколу кожне прізвище та ініціали виступаючого друкують з нового рядка у формі називного відмінка. Виклад запису виступу (зазвичай у формі третьої особи однини) відокремлюють від прізвища дефісом.

Залежно від виду засідання та статусу колегіального органу обирається форма протоколу. Вона може бути короткою, повною або стенографічною. Форми протоколу відрізняються одна від одної лише повнотою висвітлення ходу засідання, відмінностей у оформленні вони мають.

Короткий протокол – це документ, у якому фіксуються питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення, що обговорювалися на засіданні. Такий протокол, як правило, ведуть лише у випадках, коли засідання стенографується чи коли засідання має оперативний характер. За таким протоколом неможливо уявити хід обговорення питання, висловлені думки, зауваження, процес вироблення розпорядчої частини протоколу, тобто. управлінського рішення.

У повному протоколіфіксуються не лише питання, що обговорювалися, прийняті рішення та прізвища виступаючих, а й передається зміст доповідей та виступів учасників засідання, всі висловлені думки, що прозвучали питання та репліки, зауваження, позиції. Повний протокол дозволяє документувати докладну картину засідання.

Стенографічний протоколскладається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання та вироблення рішення щодо нього. Після вступної частини у такому протоколі робиться запис «Засідання стенографувалося». Стенограма є обов'язковим додатком до протоколу.

Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних чи магнітофонних записів, що ведуться під час засідання. Рукописні записи веде секретар, саме з його кваліфікації залежить якість протоколу. В даному випадку потрібно вміння вникнути в суть питань, що обговорюються, і зуміти їх точно записати. Ці записи є чорновими матеріалами подальшого оформлення протоколу. У ряді випадків промовці на засіданні передають секретареві записи (тези) своїх виступів, які потім і включаються до тексту протоколу. Однак частіше секретар повинен розраховувати лише на свої навички скоропису, конспектування та стенографування. Після засідання записи секретаря передруковуються, редагуються та оформлюються як офіційний документ. Термін підготовки протоколу наразі визначено три дні.

Практично у всіх організаціях проводяться наради, у яких розглядаються питання оперативного характеру. Дуже часто такі наради так і називають – оперативні. Проводять їх керівники різного рівня: від керівника організації до керівників структурних підрозділів. Оперативні наради проводяться із встановленою періодичністю (як правило, раз на тиждень) і зазвичай протоколюються. Якщо у структурному підрозділі або у керівника, який проводить нараду, немає секретаря, ведення протоколу оперативної наради може доручатися одному із співробітників підрозділу.

Загальні правила оформлення протоколу

Наш словничок

Протокол- документ, що містить послідовний запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.

Протокол складається на підставі звукозапису або чорнових рукописних записів, що ведуться під час засідання секретарем або іншим працівником, а також матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів рішень, порядку денного, списків учасників та ін.).

Якщо на засіданні вівся звукозапис, після засідання він передруковується, потім письмовий текст редагується і в обробленому вигляді включається до протоколу. Строк, який відводиться для оформлення протоколу засідання, не повинен перевищувати трьох - п'яти днів з дня засідання. Протоколи оперативних нарад складаються та оформляються у день засідання або протягом одного-двох днів після засідання.

Протоколи бувають повними та короткими. Повний протоколмістить запис усіх виступів на засіданні, питання, поставлені доповідачеві, виступи осіб, які взяли участь у дискусії, та прийняті рішення.

Короткий протоколвключає лише прізвища тих, хто виступав, тему виступу, запис виступу у короткій формі та прийняті рішення.

Хід оперативних нарад, як правило, фіксується у коротких протоколах.

Протокол засідання оформляється на загальному бланку, стандартному аркуші паперу формату А4 або спеціально спроектованому бланку протоколу.

Обов'язковими реквізитами протоколує:

• найменування організації;
• найменування виду документа (ПРОТОКОЛ) із зазначенням виду засідання;
• дата засідання;
• реєстраційний номер протоколу;
• місце проведення наради;
• підпис.

Датою протоколу є дата події.

Проблеми та рішення

Упорядкування протоколів оперативних нарад нерідко викликає труднощі. Розглянемо найпоширеніші.

■ Проблема:секретар або один із молодших за посадою співробітників, який веде протокол, може не розуміти суті обговорюваного питання, а отже, відчуває труднощі під час запису обговорення питання.

Що робити?У таких ситуаціях секретар повинен звертатися до співробітника, який виступав на нараді, або до іншого співробітника, який може дати роз'яснення.

■ Проблема:оскільки оперативні наради часто проводяться без жорсткого регламенту, секретар може не встигати записувати все, що відбувається в ході наради.

Що робити?У цьому випадку може допомогти ведення звукозапису під час засідання та складання протоколу на основі його розшифрування.

■ Проблема:при обговоренні питання може висловлюватися як суттєва, так і малоістотна або взагалі несуттєва інформація, і для секретаря може бути важким виділення головної (істотної) інформації, яку потрібно зафіксувати в протоколі.

Що робити?У цьому випадку до складання протоколу секретар повинен проаналізувати всю інформацію, відокремити головне від другорядного та включити до протоколу лише найважливіші відомості.

Текст короткого протоколу

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

У вступної частиникороткого протоколу зазначаються прізвища голови та секретаря, посади та прізвища учасників (присутніх) та запрошених осіб, порядок денний. Якщо учасників засідання більше 15, у протоколі допускається вказувати загальну кількість учасників, а список присутніх із зазначенням посад та прізвищ наводиться у додатку до протоколу, наприклад:

Були присутні: члени дирекції у кількості 16 чол. (Список додається).

Прізвища осіб, запрошених на засідання, зазначаються після слова «Запрошені» із зазначенням посади особи та найменування організації.

На порядку денному зазначаються питання, що є предметом розгляду, додатково може вказуватись посада та прізвище доповідача (виступаючого). Якщо питань кілька, вони нумеруються арабськими цифрами і розташовуються як обговорення. Питання порядку денного формулюються з приводом «про» («про»), наприклад:

Зверніть увагу

Питання порядку денного повинні формулюватися точно і ясно, відображати суть питання, що обговорюється. Не рекомендується включати до порядку денного пункт «Різне» або «Різні питання».

Текст основної частиникороткого протоколу складається з окремих розділів щодо кількості питань порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами відповідно до порядку денного. Кожен із них будується за схемою:

Ці ключові для протоколу слова друкуються великими літерами від межі лівого поля і можуть виділятися жирним шрифтом. Після слова СЛУХАЛИ в називному відмінку вказується прізвище доповідача та питання порядку денного, після чого у формі 3-ї особи однини коротко викладається зміст виступу.

У частині «ВИРІШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» коротко, точно, лаконічно, так, щоб не виникало подвійного тлумачення, записується прийняте рішення. Формулюються рішення у формі: «Підготувати...», «Предбачити...», «Поінформувати...». З одного питання може бути ухвалено кілька рішень. У цьому випадку вони нумеруються арабськими цифрами з прив'язкою до порядкового номера питання щодо порядку денного, наприклад:

При необхідності поряд із рішенням зазначаються результати голосування: кількість голосів, поданих «за», «проти», а також тих, що утрималися.

Від теорії до практики

Уявімо, що після розшифрування запису, зробленого від руки або на диктофон, ми отримали текст, на підставі якого нам необхідно скласти короткий протокол:

Питання порядку денного: 2. Про перебіг реконструкції складу готової продукції № 2

Текст виступу:

Васильєв П.Р.За планом реконструкції ми мали наприкінці місяця 25-го числа розпочати встановлення стелажів та монтаж підйомних механізмів. ЗАТ «Профіль» – наш постачальник стелажного обладнання – порушує терміни. 20-го ми мали отримати першу партію, через 10 днів - другу. У нас – постачання двома рівними партіями, так у договорі. Ми сплатили повністю, тобто 100% передоплата, тому що минулого разу, коли ми переобладнали перший склад, у нас не було з ними проблем. Сьогодні – 28-те, а ми ще не отримали. Факси їм скеровували, дзвонили, вчора вони відповіли, що першу партію відвантажили, але вона буде два-три дні йти, тобто у нас затримка через постачальника. Думаю, треба їм офіційно претензію виставляти про порушення термінів постачання.

Щоб зробити протокольну запис, необхідно виділити найважливішу інформацію. Щоб це зробити, спробуємо поставити низку питань та отримати на них відповіді. З наведеного тексту ми можемо отримати відповіді такі питання:

Ми бачимо, що в тексті міститься інформація, яка не відображена у відповідях: організація повністю оплатила товар, причому була зроблена 100% передоплата, оскільки є позитивний досвід співпраці із ЗАТ «Профіль». Чи має ця інформація значення для тієї ситуації, яка є предметом розгляду? Очевидно, що ні, отже, цю і протокол включати її не потрібно. Таким чином, ґрунтуючись на відповідях на запитання, які ми отримали, можна скласти короткий протокол виступу:

2. СЛУХАЛИ:

Васильєв П.Р.

Відвантаження першої партії стелажного обладнання було здійснено постачальником ЗАТ «Профіль» з порушенням терміну, внаслідок чого не дотримано термінів проведення робіт з реконструкції складу № 2. Перша партія обладнання мала надійти 20 грудня, друга – через 10 днів. Установка стелажів та монтаж підйомних механізмів мали розпочатися 25 грудня. За інформацією постачальника, перша партія обладнання надійде не раніше ніж 30-31 грудня. Запропонував направити претензію щодо порушення термінів постачання.

Зверніть увагу

Якщо у виступі використовувалися вирази «20-го числа», «25-го числа» тощо, у протоколі слід зазначити конкретний місяць, наприклад: «20 грудня», «25 грудня» та ін.

Припустимо, що на нараді в ході обговорення ситуації пропозиція про направлення претензії не була підтримана. Було вирішено направити постачальнику листа-вимоги про необхідність дотримання термінів поставки, встановлених договором. Рішення у цьому випадку має бути зафіксовано у протоколі таким чином:

ВИРІШИЛИ:

Підготувати та направити на адресу ЗАТ «Профіль» лист-вимогу про необхідність дотримання термінів постачання стелажного обладнання.

Відповідальний виконавець – Васильєв П.Р.

Термін виконання – (дата).

Розглянемо ще один приклад.

Питання порядку денного: 5. Про проведення перевірки фінансово-господарської діяльності філії товариства у місті Пермі

Текст виступу:

Медведєв В.В.Протягом цього року фінансовий відділ і наша бухгалтерія неодноразово стикалися з тим, що філія в Пермі представляла нам звітність з помилками. Двічі вони самі виявляли ці помилки, повідомляли нам про це і потім надсилали виправлені звіти. Двічі наша бухгалтерія виявляла помилки у підрахунках, а також у тому, що витрати філії були проведені не за тими статтями, за якими це потрібно було зробити. Якби ці помилки вчасно не були виправлені, це могло б спричинити проблеми зі сплатою податків. Також наші фахівці звернули увагу на те, що постійно порушуються терміни подання звітів щодо представницьких витрат. Головний бухгалтер філії двічі був у нас у відрядженні, ми розбиралися з допущеними філією помилками, але ситуація майже не змінилася. Керівник адміністративно-господарської служби Полозов Р.О. також скаржився на те, що у Пермі є якісь проблеми з транспортними витратами. Справа в тому, що спочатку звіти з транспортних витрат надаються йому, а потім уже зведений звіт по всіх філіях він подає до бухгалтерії. Враховуючи все це, вважаю, що потрібно організувати та провести перевірку фінансово-господарської діяльності філії у м. Пермі, щоб надалі не мати проблем.

Керівник:Кого, ви вважаєте, потрібно включити до комісії і скільки буде потрібно часу для проведення виїзної перевірки?

Медведєв В.В.Вважаю, потрібно три особи: одну на бухгалтерію, іншу – у фінансовий відділ, третю – в адміністративно-господарську службу та відділ МТО. Попередньо ми обговорювали з керівниками відділів, хто б міг поїхати, тож пропоную трьох осіб: заст. головного бухгалтера Сомова С.С., аудитора Ястребова А.А. та провідного інженера Соколова Б.Б. Перевірку можна здійснити протягом 3-5 днів.

Проаналізуємо текст основного виступу за колишньою схемою:

	1) Фінансовий відділ та бухгалтерія головної компанії 2) Філія у м. Пермі
Що робить (робив)?	1) (Філія у місті Пермі) подає звітність з помилками, проводить витрати не за тими статтями, за якими це потрібно робити, порушує терміни подання звітів щодо представницьких витрат. 2) (Фінансовий відділ та бухгалтерія головної компанії) аналізували допущені помилки з головним бухгалтером філії. 3) (Фінансовий відділ та бухгалтерія головної компанії) пропонують організувати та провести перевірку фінансово-господарської діяльності філії у м. Пермі, направивши трьох працівників організації
	Протягом цього року
	Позитивних результатів немає

І тут ми бачимо, що у тексті залишилася інформація другого плану. Насамперед, це згадка про керівника адміністративно-господарської служби Полозова Р.А., який також скаржився на те, що у філії є якісь проблеми з транспортними витратами. Цю інформацію ми відносимо до другорядної з тієї причини, що звіти з транспортних витрат лише спочатку подавалися керівнику адміністративно-господарської служби для підготовки зведеного звіту. Оскільки в даний час порядок подання звітів про транспортні витрати є іншим, ця інформація для оцінки сьогоднішньої ситуації великого значення не має.

До другорядної інформації слід віднести і згадку про те, що двічі помилки виявляла сама філія, а двічі - бухгалтерія головної організації. Можна сказати, що помилки виявлялися неодноразово.

У коротких протоколах не відображаються питання, поставлені доповідачеві. Однак якщо відповіді на запитання є суттєва інформація, вона заноситься до протокольного запису виступу. У наведеному прикладі це інформація про те, кого пропонується включити до складу комісії.

Спираючись на отримані відповіді, ми можемо скласти протокольний запис виступу:

СЛУХАЛИ:

Медведєв В.В.

Протягом цього року філія в м. Пермі неодноразово представляла звітність з помилками, проводила витрати не за тими статтями, за якими це потрібно робити, а звіти з представницьких витрат представляла з порушенням строків. Незважаючи на аналіз помилок із головним бухгалтером філії, ситуація не змінилася. Вважає за необхідне провести перевірку фінансово-господарської діяльності філії, включивши до комісії зам. головного бухгалтера Сомова С.С., аудитора Ястребова А.А. та провідного інженера Соколова Б.Б.

Якщо під час обговорення питання приймається рішення щодо проведення перевірки, сформулювати рішення у протоколі потрібно так:

ВИРІШИЛИ:

Підготувати проект наказу про створення комісії з перевірки фінансово-господарської діяльності філії у м. Пермі, погодити термін проведення перевірки з директором філії у м. Пермі.

Відповідальний виконавець – Медведєв В.В.

Строк виконання - (дата)

В.Ф. Янкова,
канд. іст. наук, заст. директора ВНІІДАД

Вступ.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що стосуються запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми, машинограми), а також штучними мовами з використанням нових носіїв (перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки, карти, дискети та ін.)"

Склад управлінських документів визначається компетенцією та функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом та характером взаємозв'язків з іншими організаціями. та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управлінням (ДСДОУ) та уніфікованих систем документації (УСД).

Уніфіковані системи документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління певною сферою діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і за традиційних методів обробки інформації.

Управлінські документи щодо найменування, форми та складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ДСДОУ, положенням (статутам) про організацію інших нормативних документів, що містять правила документування.

Метою даної контрольної роботи є дати поняття протоколу, відбити правила його оформлення, і навіть показати які бувають форми протоколів.

1. Поняття протоколу та його призначення.

У низці управлінських документів особливе місце належить протоколам. Вони входять до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях

Потрібно мати на увазі, що у діяльності організацій та підприємств часто складаються документи під назвою «Протокол», проте вони не підпадають під наведену ухвалу. Так, у сфері договірних відносин складаються протоколи про наміри, протоколи розбіжностей, протоколи погоджень; серед основних документів загальних зборів акціонерів законодавство називає протоколи лічильної комісії тощо. Подібні різновиди протоколів подібні до свого призначення з актами: вони фіксують і підтверджують факти чи події.

Протоколи складаються у будь-якій організації, де є тимчасові чи постійно колегіальні органи, комісії тощо. Формою їх діяльності є обговорення діючих тих чи інших питань на зборах чи засіданнях та спільне прийняття рішень, часто-густо голосуванням.

З появою нашій країні акціонерних товариств зросла увагу до цього виду документа. Вищі органи управління акціонерного товариства - колегіальні, і протоколи, у яких відбивається їх діяльність, стають одними з найважливіших управлінських документів. Йдеться про протоколи загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів та правління. Невипадково Федеральний закон «Про акціонерні товариства» та інші правові акти приділяють особливу увагу змісту цих документів.

2. Правила оформлення протоколів

Протокол - документ, що містить послідовний запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.

Протокол відбиває діяльність із спільного прийняття рішень колегіальним органом чи групою працівників. Від протоколів засідань, що створюються в управлінській діяльності організацій, слід відрізняти протоколи слідчих, деяких адміністративних органів та органів охорони громадського порядку (наприклад, протокол санітарного інспектора, протокол дорожньо-транспортної пригоди та ін.), а також протоколи договірного типу (протоколи розбіжностей, протоколи узгодження розбіжностей, протоколи узгодження ціни та ін.).

Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання постійно діючих і тимчасових колегіальних органів (колегії федеральних органів виконавчої, збори трудових колективів, збори акціонерів, засідання рад директорів та інших.). Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів та матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.).

У протоколі відображаються всі думки з питань і всі прийняті рішення. Протокол веде секретар чи інша призначена особа. За правильність записів у протоколі відповідають голова та секретар, які ведуть засідання. Обов'язковими реквізитами протоколу є:

· найменування організації;

· Найменування виду документа;

· Дата та реєстраційний номер;

· Місце складання чи видання;

· Заголовок до тексту;

· Підписи.

3. Види протоколів

Існує два види протоколів: повний та короткий.

Повний протоколмістить запис усіх виступів на засіданнях.

Короткий протокол - лише прізвища виступаючих та короткий запис про тему виступу.

Рішення про те, яку форму протоколу вести на засіданні приймають керівник колегіального органу чи керівник організації.

Заголовком протоколу є назва колегіального органу чи засідання (Протокол засідання атестаційної комісії...; протокол наради...).

Текст повного протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина оформляється однаково у повній та короткій формах протоколу. У ній зазначаються прізвища голови та секретаря, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб (якщо учасників багато, поряд із зазначенням їх кількості робиться відмітка - "Список учасників додається"), порядок денний.

Прізвища присутніх записуються до протоколу, якщо їх не більше 15, - в алфавітному порядку, із зазначенням місця роботи та посади; якщо присутніх більше, складається окремий список. У протоколах постійно діючих нарад та комісій посади присутніх не вказуються. Перерахування присутніх оформляють на всю ширину рядка через один міжрядковий інтервал.

При цьому слова "Голова", "Секретар", "Присутні" (без лапок) друкують зліва від поля, відокремлюючи двома інтервалами від заголовка та один від одного.

Вступна частина закінчується порядком денним. Питання на порядку денному мають у своєму розпорядженні за ступенем їх складності, важливості та передбачуваного часу обговорення. Питання формулюються в називному відмінку, нумеруються арабськими цифрами та починаються з прийменників "О", "Про". Не рекомендується питання чи групу питань формулювати словом "Різне". Поруч із питанням зазначається прізвище доповідача із зазначенням його посади.

Слова "Порядок денний" розташовуються центровано через два-три інтервали від списку учасників.

Основна частина тексту протоколу з кожного питання порядку денного будується за схемою: СЛУХАЛИ... ВИСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ)...

У розділі "СЛУХАЛИ" у коротких протоколах зазначаються прізвище доповідача, що виступав, і тема його виступу. У повній формі протоколу наводяться прізвище та ініціали доповідача, зміст його доповіді (повідомлення, інформації, звіту). Якщо текст доповіді представлений доповідачем письмово, допускається після вказівки теми виступу робити позначку: "текст доповіді додається". У розділі "ВИСТУПИЛИ" у коротких протоколах зазначаються лише прізвища осіб, які виступили в обговоренні, у повних протоколах фіксуються також їх виступи, включаючи питання доповідача. При необхідності після прізвища вказується його посада. У розділі "ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ)" записується прийняте рішення, яке формулюється коротко, точно, лаконічно, щоб уникнути двоякого тлумачення. Поряд із рішенням зазначаються кількість голосів, поданих "за", "проти", "утриманих", а також список осіб, які не брали участь у голосуванні. Рішення може містити один або кілька пунктів, вони розташовуються за значимістю, кожен із них нумерується.

Перед словом "СЛУХАЛИ" проставляється номер відповідно до порядку денного. Слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ)" друкують від лівого поля великими літерами і закінчують двокрапкою. Текст розділів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ)" друкується через 1,5 міжрядковий інтервал з червоного рядка. Кожне прізвище та ініціали виступаючих друкують з нового рядка у називному відмінку, запис виступу відокремлюють від прізвища дефісом.

Учасник наради чи засідання може подати особливу думку щодо прийнятого рішення, яке викладається на окремому аркуші та приєднується до протоколу. Про наявність особливої ​​думки робиться запис у протоколі після запису рішення.

Текст короткого протоколу також складається з двох частин. У вступній частині зазначаються ініціали та прізвища головуючого (голови), а також посади, ініціали, прізвища осіб, які були присутні на засіданні.

Слово "Присутні" друкується від межі лівого поля, підкреслюється, наприкінці слова ставиться двокрапка. Нижче вказуються найменування посад, ініціали та прізвища присутніх. Найменування посад можуть зазначатися узагальнено. Багаторядкові назви посад присутніх зазначаються через 1 міжрядковий інтервал. Список відокремлюється від основної частини протоколу суцільною рисою.

Основна частина протоколу включає розглянуті питання та прийняті щодо них рішення. Найменування питання нумерується римською цифрою і починається з прийменника "О" ("Про"), друкується по центру розміром шрифту № 15 і підкреслюється однією рисою нижче останнього рядка. Під рисою вказуються прізвища посадових осіб, які виступили під час обговорення цього питання. Прізвища друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Потім вказується ухвалене з питання рішення.