Program ECM pentru automatizarea fluxului documentelor boss-assistant. Sprijin pentru structuri organizatorice complexe

Responsabilitățile companiei BOSS-Referent includ:

• dezvoltarea produsului cu același nume - sistemul electronic de management al documentelor BOSS-Referent;
• dezvoltarea unei rețele de parteneri;
• consultanta si suport pentru parteneri si utilizatori de sistem;
• educaţie;
• promovarea de marketing a produsului.

Rețeaua de afiliați BOSS-Referent

Partenerii companiei BOSS-Referent oferă servicii pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, suport pentru soluțiile create, adaptarea sistemului la sarcinile clienților și instruirea utilizatorilor. Fiecărui partener i se atribuie unul dintre cele trei stări:

• Partener general - are o competență vastă, un număr mare de specialiști certificați și experiență în implementarea multor proiecte de implementare;
• Partener - are în personal specialişti certificaţi BOSS-Referent pregătiţi pentru implementarea proiectelor de implementare;
• Reseller - consumabile EDMS BOSS-Referent.
• Rețeaua de parteneri BOSS-Referent acoperă aproape toate regiunile Rusiei, precum și Ucraina și Kazahstan. În secțiunea „Partenerii” a site-ului nostru web puteți găsi un partener în regiunea dvs. sau selectați compania care vă interesează în catalogul alfabetic.

Service și suport BOSS-Referent

Suportul sistemelor electronice de gestionare a documentelor implementate BOSS-Referent este posibil în versiunile de bază și extinse:

• Asistența în garanție (de bază) este oferită de producător, BOSS-Referent.
• Asistența tehnică extinsă este oferită de partenerii BOSS-Referent.
• Cursuri de formare BOSS-Referent

Compania BOSS-Referent oferă cursuri la Moscova pe următoarele cursuri:

• „Metodologie pentru implementarea EDMS BOSS-Referent”
• „Elementele de bază ale administrării EDMS BOSS – Referent”
• Instruirea specialiștilor de la partenerii companiei BOSS-Referent în cadrul programului de afiliere este gratuită.

Poveste

În ianuarie 2012, a devenit cunoscut faptul că în grupul IT structura de management al practicii ECM (managementul conținutului întreprinderii, stocarea informațiilor corporative, inclusiv managementul documentelor electronice, EDMS) s-a schimbat serios.

În decembrie 2011 a apărut o filială 100% a companiei de management a grupului Business Logic 2.0, care, pe lângă implementarea ECM, se va angaja într-o nouă direcție pentru grup - sistemele de management al proceselor de afaceri (BPM).

Până în acest moment, practica ECM a fost reprezentată de dezvoltatorul EDMS de lungă durată „Boss-Referent” și „IT Information Management”, creat în aprilie 2011, care implementează software similar. Înainte de crearea Managementului Informației ca companie separată, implementarea a fost reprezentată de departamentul integrator.

Direcția este importantă pentru grup. După cum spune Tagir Yapparov, președintele consiliului de administrație al IT, pentru CNews, în ultimul an, practica ECM a reprezentat aproximativ 500 de milioane de ruble. venituri. Cu venituri totale pentru 2010, conform ratingului „CNews100: Cele mai mari companii IT din Rusia”, 4,7 miliarde de ruble. În ceea ce privește numărul de angajați, potrivit noului director general al „Business Logic” și „Boss Referent” Maria Kamennova, în direcție lucrează în prezent aproximativ 230 de persoane, dintre care aproximativ 180 de angajați sunt în implementare. La sfârșitul anului 2010, conform ratingului CNews, în grupul IT lucrau un total de 1.550 de persoane.

Înainte de sosirea Companiei de Piatră, ei erau subordonați diferitelor persoane. Compania de implementare - Georgy Podbutsky, care a rămas la Business Logic ca director adjunct responsabil pentru ECM. Dezvoltatorii au fost conduși de Andrey Grib, care acum părăsește IT. Yapparov atribuie plecarea sa faptului că „nu toți managerii s-au integrat în noua structură matricială, care prevede o mai mare delegare a responsabilităților”.

Din punct de vedere juridic, Boss Referent a rămas o organizație independentă de Business Logic, care este, de asemenea, deținută în totalitate de compania de management a grupului, spune Yapparov. Cu toate acestea, o sursă CNews din grup este încrezătoare că vorbim despre o reatribuire completă a dezvoltării EDMS către implementatori. „Problema nu s-a limitat la plecarea lui Grib; oameni de la compania de implementare au venit și în alte poziții de conducere în Boss-Referent”, spune el. - Concurența internă normală de afaceri între structuri a existat de mult timp și au existat și acuzații reciproce de eșecuri. În ultimii ani, câțiva directori s-au schimbat în implementare. Acum „Referentul șefului” a devenit complet dependent de implementatori.”

În ciuda schimbării direcției, Tagir Yapparov intenționează să dubleze anual veniturile din munca sa, adică. Anul acesta ar trebui să ajungă la un miliard de ruble. Astăzi a fost semnat un acord între Business Logic și dezvoltatorul german BPM Metasonic. Sunt încă în vigoare planuri pentru a susține „Boss Referent” multi-platformă: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, versiuni mobile pentru iOS și Android. Potrivit unui interlocutor anonim al CNews, în timpul reorganizării o serie de programatori au părăsit compania și vor trebui angajați alții noi pentru a implementa aceste planuri. Recent, IT a anunțat un stagiu în zona ECM.

Sistemul de documentare de management BOSS-Referent este un pachet software care permite organizațiilor să creeze sisteme eficiente de gestionare electronică a documentelor și sisteme de automatizare de birou și, prin urmare, să asigure o creștere semnificativă a eficienței structurilor de management. În special, crearea unor astfel de sisteme într-o organizație permite:

Creșteți viteza de luare a deciziilor și calitatea acestora

Întăriți controlul disciplinei performanței

Creșterea capacității de gestionare a organizației

Creșteți productivitatea angajaților individuali, a grupurilor de lucru și a organizației în ansamblu.

Sistemul BOSS-Referent are un număr mare de implementări și este destinat întreprinderilor de diferite dimensiuni și forme de proprietate:

• Întreprinderi comerciale mari și exploatații
• Autoritățile federale
• Organisme guvernamentale regionale și alte întreprinderi de stat
• Întreprinderi distribuite geografic
• Companii cu structuri organizatorice complexe
• Companii cu un volum mare de flux de documente
• Companii mici, în creștere rapidă.

Funcționalitatea sistemului BOSS-Referent poate fi utilizată atât de manageri, cât și de șefi de departamente, specialiști IT, funcționari, directori, secretari și alți angajați ai întreprinderilor, datorită unei game largi de procese automate de afaceri:

• Lucrul cu documentele interne ale organizației
• Prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire
• Gestionarea contactelor externe
• Lucrul cu contracte de organizare
• Organizarea canalelor de știri și conferințe
• Menținerea unui director al organizației în formă electronică
• Suport de inginerie pentru facilitățile de afaceri ale organizației
• Organizarea si planificarea evenimentelor.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor construit pe baza sistemului de documentație de management BOSS-Referent poate fi reprezentat convențional ca un set de mai multe straturi.

• Hardware: servere, stații de lucru client, rețele locale, modemuri, imprimante, scanere, surse de alimentare neîntreruptibile și alte echipamente tehnice.
• Sistem de operare: sistem de operare de rețea Windows, Linux, alte și protocoale de transport care combină tot hardware-ul într-un singur complex.
• Lotus Notes/Domino este o platformă software de aplicație care este un supliment pentru un sistem de operare în rețea și include instrumente pentru stocarea documentelor, replicarea datelor (sincronizare), căutarea full-text, e-mail și alte mecanisme importante.
• BOSS-Referent - module software interconectate cu aplicații care funcționează în mediul Lotus Notes/Domino și susțin procesele de afaceri de management și, parțial, fluxul de documente funcțional.
• Suport organizațional și de reglementare: reglementări, reguli de funcționare, instrucțiuni pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.

BOSS-Referent include un set de subsisteme interconectate concepute pentru a crea un sistem electronic de gestionare a documentelor și automatizare de birou:

• Dicționare la nivelul întregului sistem
  • Directorul organizației
  • Dicționare
  • Destinatari externi
• Servicii la nivelul întregului sistem
  • Coordonare
  • Comenzi
  • Intrerupator
  • Șabloane
  • Grefier
  • Cabinet
  • Sistem de căutare
  • Tampon
  • Stocare electronică a imaginilor
  • Protocol
• Subsisteme funcționale
  • Birou
  • Documentație
  • Note de birou
  • Contacte externe
  • Controlul contractelor
  • Suport de inginerie
  • Conferințe
  • Știri

O mare contribuție la confortul și viteza de implementare a BOSS-Referent este adusă de o arhitectură de sistem bine construită, care se bazează pe deschidere și modularitate.
Modularitatea este asigurată de baza de date specializată „Switch”, care servește drept „Centrul de control” al întregului SDOU BOSS-Referent. Acest modul independent, complet funcțional, conține informații despre configurația curentă a sistemului și codul de program necesar pentru organizarea interacțiunii dintre bazele de date. Toate bazele de date sunt înregistrate automat în comutator în timpul instalării.
A doua funcție importantă îndeplinită de baza de date Switch este configurarea stațiilor de lucru ale utilizatorilor. Configurația este înțeleasă ca un set de baze de date de sistem înregistrate într-un comutator separat și necesare pentru activitatea utilizatorilor diferitelor departamente ale companiei. Implementarea unui EDMS în mai multe configurații permite fiecărui angajat să lucreze numai cu propriile baze de date. Folosind comutatorul, puteți crea un număr nelimitat de configurații cu diferite grade de complexitate, repetând complet schema de flux de documente existentă în întreprindere. Comutatorul conectează rapid orice module suplimentare la sistem și, de asemenea, navighează prin bazele de date.
BOSS Referent este deschis dezvoltatorilor. Orice bază de date BOSS-Referent poate fi modificată de către dezvoltatorii clientului. În plus, o bază de date proprietară poate fi adăugată la BOSS-Referent SDOU, sub rezerva anumitor reguli și acorduri.
Noi baze de date, formulare, vizualizări, agenți și elemente de design pot fi create în sistem utilizând instrumentele standard de dezvoltare Lotus Domino Designer. Pe lângă instrumentele de dezvoltare încorporate, IT Co. oferă clientului un set de instrumente special pentru dezvoltatori - Toolkit, care vă permite să vă creați rapid propriile baze de date și să le integrați cu BOSS-Referent fără a încălca integritatea sistemului, precum și ca modificarea oricărui modul din mediul său informaţional.

Puteți citi în detaliu despre toate modificările din versiunea 2.56.1 aici.

3 Modulul funcțional „Oficiu” Ciclul complet de lucru cu corespondența de intrare și de ieșire: Utilizarea șabloanelor pentru carduri de document Înregistrarea corespondenței Trimiterea documentelor în vederea luării în considerare, introducerea rezoluțiilor Formarea fișelor de familiarizare Monitorizarea locației documentului original pe hârtie Executarea, familiarizarea, trimiterea „pentru utilizare” Scanarea documentelor și procesarea documentelor primite prin și de la serverul de fax Rezervarea numerelor pentru documentele trimise Suport pentru forme centralizate, descentralizate și mixte de flux de documente

4 Crearea unui RC pentru un document primit, creați o nouă contrapartidă din cardul de document, verificați documentul pentru înregistrarea repetată, indicați jurnalul de înregistrare pentru acest tip de document, indicați data scadentă și rezoluția de intrare 1) imprimați un autocolant sau card folosind un cod de bare 2) atașați o imagine scanată a documentului: de pe un disc local de pe un scaner (obișnuit sau scanați cu cod de bare)

5 Înregistrare Suport pentru numere de înregistrare complexe. Configurarea șabloanelor de numerotare pentru toate tipurile de documente. Posibilitatea de a utiliza mai multe formate pentru un singur contor. Pe document sunt aplicate o ștampilă de înregistrare, un număr și un cod de bare. Este posibil să utilizați o expediție RC simplificată.

6 Revizuire Posibilitatea de revizuire a unui document de către mai mulți angajați. Abilitatea de a utiliza rute standard pentru documentele primite. Capacitatea de a crea proiecte de rezoluție și de a utiliza șabloane de rezoluție pune un document sub control prin specificarea tipului de control, selectați un controler sau o unitate de control adăugați manual un paragraf al rezoluției sau vizualizați/editați o schiță de rezoluție creată anterior dintr-un șablon

7 Alineatul hotărârii Sunt indicați executorul responsabil și co-executorii, subiectul, mandatul și persoana care controlează. Se creează instrucțiuni pentru punctele de control ale rezoluției, iar pentru punctele necontrolate, documentul este trimis spre revizuire. înregistrați transferul originalului creați o comandă cu control periodic

8 Instrucţiuni Executorul primeşte notificarea primirii unei instrucţiuni de executare. Autorul și controlorul ordinului pot: ajusta termenul de execuție, schimba executanții, anula instrucțiunile Autorul, controlorul și executorii primesc notificări despre încălcarea termenelor de execuție.

9 Executarea ordinelor Executorul ordinului poate: să creeze un nou ordin pe baza ordinului său (lanțul de ordine), dacă este necesar, să introducă un raport de execuție pentru co-executori prin crearea unui nou document, preluând un raport din ordin. a unui co-executor sau a unui ordin copil, plasarea unui atașament, un link către un document pregătit anterior, doar un comentariu asupra execuției, postarea raportului privind executarea ordinului

10 Controlul execuției Autorul și controlorul comenzii pot aproba comanda sau o pot returna spre revizuire. Controlul disciplinei de performanță: rapoarte privind disciplina de performanță (generator de rapoarte ReportsMan). ordinul a fost executat ordinul este întârziat comanda este în curs de executare controlorul poate aproba comanda direct în cardul documentului

12 Pregătirea ieșirii 1. Completați câmpurile cardului; câmpurile obligatorii sunt marcate cu o pictogramă; unele câmpuri pot fi completate implicit; valoarea se introduce direct în câmp; este posibil să se completeze câmpurile Republicii din Kazahstan fără a utiliza mouse-ul; datele de înregistrare pot fi modificate în etapa de înregistrare

13 Pregătirea ieșirii 2. Așezați documentul, introduceți textul în câmpul „Conținut”, adăugați un atașament de pe discul local din baza de date Șabloane de la scaner Atașamentul poate fi atașat în prealabil la șablonul de card. Dimensiunea atașamentului poate fi limitată de administratorul de sistem.

15 Pregătirea plecării 3. Creați o rută prin schimbarea rutei existente. Ruta poate fi setată: 1) „rigid” - nu puteți modifica aprobatorii și ordinea aprobării 2) „flexibil” - puteți șterge și adăuga aprobatori 3) dvs. pot adăuga altele noi, dar nu le puteți șterge pe cele implicite. Parametrii sunt configurați pentru fiecare etapă de aprobare.

21 Aprobare document Aprobare suplimentară și Delegare suplimentară. aprobare – ramură de aprobare suplimentară. Documentul contine viza persoanei de aprobare principala, indiferent de deciziile persoanei suplimentare. coordonarea Delegare – documentul contine viza angajatului caruia i s-a delegat aprobarea.

28 Modulul „Contestații din partea cetățenilor” Ciclul complet de procesare a contestațiilor orale și scrise: Înregistrarea contestației Revizuirea Formarea rezoluțiilor, executarea Pregătirea și aprobarea unui răspuns la contestație Formarea cererilor aferente către organizații externe Înregistrarea răspunsurilor la solicitările organizațiilor externe

30 Autorii contestațiilor Lucru cu autorii contestațiilor: Posibilitatea de a conecta directorul „Clasificatorul adreselor Rusiei” (KLADR) Informații complete despre autor: nume complet, adresă, locul de muncă, statut social, beneficii etc. EDMS BOSS-Referent a promovat certificarea FSTEC necesară pentru certificarea pentru clasa de protecție a datelor cu caracter personal la nivelurile 2-4.

31 Suport pentru procesele decizionale Tipuri de documente procesate în procesul decizional: În sistemul BOSS-Referent, componenta de documentare a procesului decizional este automatizată. Aplicație ORD Memorandum intern Acord Proiect de document de ieșire Procesele de afaceri din modulul „Luarea deciziilor” sunt implementate folosind procese standard de luare a deciziilor.

32 Modulul funcțional „Luarea deciziilor” În baza de date Luarea deciziilor se realizează: Formarea traseului documentelor Modificarea rutei „din mers” Controlul mișcării documentelor Înregistrarea documentelor (inclusiv înregistrarea automată) Rezervarea numerelor pentru contracte, comenzi operaționale și redactarea documentelor de ieșire Suport pentru lucrul cu fișe de aprobare, familiarizare și distribuire Formarea comenzilor pentru documente și controlul executării acestora 37 Serviciul de notificare Utilizatorul este informat despre toate evenimentele din sistem, precum și despre acțiunile care trebuie efectuate în sistem, prin notificări care sosesc: Notificările sunt împărțite în: Sarcini Mesaje informative în baza de date Cabinet (afișate în Jurnal pe pagina de start) către o cutie poștală Lotus Notes sau un alt sistem de e-mail

Arabă Bulgară Chineză Croată Cehă Daneză Olandeză Engleză Estonă Finlandeză Franceză Germană Greacă Ebraică Hindi Maghiară Islandeză Indoneziană Italiană Japoneză Coreeană Letonă Lituaniană Malgașă Norvegiană Persană Poloneză Portugheză Română Rusă Sârbă Slovacă Slovenă Spaniolă Suedeză Thai Turcă Vietnameză

definiție - BOSS-Referent BOSS-ReferentMaterial de la Wikipedia - enciclopedia liberă

Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Creat în 1996, astăzi EDMS BOSS-Referent este unul dintre liderii de pe piața rusă a soluțiilor de clasă ECM (Enterprise Content Management). Dintre toate stațiile de lucru EDMS instalate în 2008, 25%, adică la fiecare 4, au fost implementate pe sistemul BOSS-Referent (conform analizei de piață EDMS publicată de DSS Consulting).

Cel mai mare EDMS din Rusia este construit pe platforma BOSS-Referent din Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (FTS) - peste 85.000 de utilizatori, iar în compania MTS - sistemul reunește peste 25.000 de angajați.

Cui este destinat EDMS BOSS-Referent?

Utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent sunt autorități federale și regionale, întreprinderi unitare de stat, companii comerciale, inclusiv atât holdinguri cu o structură mare de sucursale, cât și organizații mici.

Automatizarea managementului documentelor cu ajutorul BOSS-Referent duce la o creștere a productivității angajaților, un acces mai ușor la informații pentru luarea deciziilor de management, o disciplină îmbunătățită a performanței și, în consecință, o creștere generală a calității managementului.

Ce sarcini de management ajută EDMS BOSS-Referent să rezolve?

• organizează munca eficientă cu contracte;
• faceți fluxul intern al documentelor corporative cât mai fără hârtie posibil;
• automatizează fluxul de documente al autorităților federale sau regionale;
• asigura un control de înaltă calitate asupra executării instrucțiunilor de la manageri;
• creșterea eficienței procesării aplicațiilor;
• implementarea fluxului documentelor de proiect și posibilitatea de lucru în echipă;
• stabilirea managementului documentelor în cadrul sistemului de management al calității.

Ce rezultate dă implementarea EDMS BOSS-Referent?

În autorități:

• îmbunătățirea calității serviciilor publice;
• îmbunătățirea disciplinei de performanță, creșterea controlabilității;
• creșterea transparenței și deschiderii activităților;
• reducerea costurilor de susținere a activității organismelor guvernamentale;
• crearea bazei unui sistem informatic cuprinzător, cum ar fi „guvernarea electronică” (flux de documente interdepartamentale, EAR, arhive, portaluri de servicii guvernamentale).

Pentru companiile comerciale:

• controlabilitate crescută;
• răspuns prompt la schimbări;
• cresterea competitivitatii companiei pe piata.

Perioada de rambursare a sistemului variază de la șase luni la 2 ani.

Procese automatizate

Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul documentelor și procesele de gestionare.

Sistemul include funcționalități care vă permit să implementați:

Suport pentru procesele de aprobare

• face posibilă utilizarea standardului și crearea de procese specializate;
• prevede posibilitatea modificării listei persoanelor autorizate, a tipului și calendarului omologării;
• vă permite să controlați procesul de aprobare;
• oferă informații despre versiunile documentelor și istoricul aprobărilor.

Controlul executării comenzilor

• asigură contabilizarea tuturor comenzilor emise;
• vă permite să monitorizați oportunitatea executării comenzilor și volumul de muncă al specialiștilor;
• generează statistici privind executarea comenzilor și procesarea documentelor.

Lucrați cu corespondența de intrare și de ieșire

• asigură înregistrarea corespondenței primite în diverse tipuri;
• acceptă numere de înregistrare de orice complexitate;
• vă permite să legați documente între ele;
• face posibilă impunerea rezoluțiilor și pregătirea proiectelor de hotărâri;
• asigură funcţionarea mai multor birouri în cadrul unui singur spaţiu informaţional.

Mai multe detalii despre capacitățile sistemului pot fi găsite pe site-ul producătorului.

Avantaje

EDMS BOSS-Referent are o serie de avantaje comerciale și tehnologice unice care oferă sistemului lider pe piața rusă a soluțiilor de gestionare a documentelor.

Sistemul răspunde atât nevoilor organizațiilor mari, cât și ale celor mici din orice industrie și permite autorităților guvernamentale să creeze sisteme de informații complexe, inclusiv EAR, portaluri, flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic și o arhivă.

Avantajele EDMS BOSS-Referent sunt determinate de capacitățile largi ale platformei IBM Lotus, arhitectura de înaltă tehnologie și experiența bogată de implementare. Se pot evidenția următoarele avantaje ale soluției:

Interfață ușor de utilizat

EDMS BOSS-Referent este conceput pentru a îmbunătăți eficiența organizației în ansamblu și a angajaților săi în special. Un factor important care influențează cât de repede se implică angajații în lucrul cu o nouă aplicație și cât de repede sunt implementate operațiunile standard în sistemul electronic de gestionare a documentelor, este ceea ce se numește uzabilitate - o interfață de utilizator axată pe asigurarea confortului psihologic și estetic maxim pentru utilizator. pentru a lucra cu aplicația. BOSS-Referent este convenabil și ușor de utilizat

Interfața sistemului BOSS-Referent este în prezent intuitivă pentru utilizatorii obișnuiți și una dintre cele mai convenabile de utilizat dintre sistemele similare.

„Zilnic” și „Deținător de card”

Începând cu versiunea 3.2.1, sistemul a implementat o pagină de pornire, care conține articole care sunt utilizate în mod constant în muncă - un jurnal și un suport pentru cărți de vizită.

Din punct de vedere conceptual, pagina de pornire este o stație de lucru automatizată individuală (AWS). Aceasta înseamnă că fiecare utilizator poate configura componentele paginii astfel încât să îi fie convenabil să lucreze, iar instrumentele principale ale sistemului sunt mereu la îndemână.

Doar informațiile de care aveți nevoie

Interfața sistemului BOSS-Referent este concepută astfel încât diferite grupuri de utilizatori să poată lucra mai rapid și cu mai multă comoditate: li se oferă doar instrumentele și datele de care au nevoie.

Utilizatorii pot fi împărțiți în următoarele grupuri în funcție de sarcinile pe care trebuie să le rezolve atunci când lucrează cu sistemul:

• executorii - completează fișe de documente, trimit documente pentru aprobare și semnare, monitorizează evoluția documentelor, raportează instrucțiunile din partea conducerii;
• managerii - iau decizii cu privire la documente (coordonează și semnează documente), monitorizează implementarea instrucțiunilor;
• Funcționari - acceptă, înregistrează, trimit documente, monitorizează disciplina performanței.

Pentru fiecare grup de utilizatori, chiar și interfața aceluiași document va fi diferită.

Acces complet web

BOSS-Referent are o versiune web complet funcțională care acceptă toate funcțiile utilizatorului. Astfel, cu EDMS BOSS-Referent, lucrul cu drepturi depline al utilizatorului este posibil atât în ​​clientul Lotus Notes, cât și printr-un browser web.

Ușurința în utilizare

Lucrul cu BOSS-Referent EDMS pe web nu este practic diferit de lucrul în clientul Lotus Notes.

Interfața ambelor versiuni este identică - instrumentele, cardurile de documente și principiile de navigare în sistem sunt aceleași. Dacă utilizatorul lucrează cu ambele versiuni, de exemplu, în birou se folosește un client Lotus pentru acces și un browser web este utilizat pentru accesul de acasă, atunci nu va trebui să învețe regulile de lucru cu fiecare versiune - acestea sunt identic pentru ambele versiuni.

Când este adecvat să folosiți accesul web la sistem?

Ar fi mai corect ca o organizație să lucreze cu Referentul BOSS prin intermediul unei interfețe web în următoarele condiții:

• atunci când o organizație a adoptat un client de e-mail, altul decât Lotus, ca standard corporativ, cu siguranță nu este recomandabil să-l înlocuiască, iar lucrul cu documente poate fi implementat prin versiunea Internet a sistemului;
• când o parte semnificativă a utilizatorilor EDMS sunt utilizatori de telefonie mobilă, pentru care este mai convenabil să acceseze sistemul din orice punct dotat cu acces la Internet;
• dacă politica de tehnologie a informației a organizației implică utilizarea de aplicații accesibile prin intermediul unei interfețe web ori de câte ori este posibil;
• dacă organizația are un număr foarte mare de utilizatori în birouri îndepărtate geografic, utilizarea versiunii web vă permite să accelerați implementarea EDMS și să reduceți costul proiectului.

Caracteristici tehnice

Pentru a configura accesul web la sistemul BOSS-Referent, nu este necesar un server suplimentar: capacitatea utilizatorilor de a lucra cu versiunea web este realizată prin configurarea suplimentară a serverului Lotus Domino. Același server este, de asemenea, utilizat pentru a sprijini utilizatorii care lucrează în clientul Lotus.

Autentificarea utilizatorilor sistemului atunci când lucrează pe web este implementată într-unul din trei moduri:

• utilizarea Lotus Domino (singura opțiune posibilă pentru utilizatorii care combină munca prin web și un client gros);
• prin Active Directory (puteți folosi componenta Winlogon);
• folosind un director compatibil LDAP.

Notificările care sosesc în e-mailurile utilizatorilor atunci când lucrează pe web sunt sub formă de link-uri html (în loc de link-uri Lotus utilizate când lucrează în clientul de e-mail Lotus).

Pentru a utiliza accesul web, nu trebuie să descărcați elemente ActivX și applet-uri Java. După ce utilizatorul are posibilitatea de a lucra pe web, pur și simplu introduce linkul specificat de administrator, trece prin autentificare, după care poate lucra imediat cu versiunea completă a sistemului.

Automatizare rapidă a proceselor

Ce este necesar pentru a implementa rapid un EDMS? Pentru a face acest lucru, este necesar să configurați procese (regulamente) pentru lucrul cu documentele din sistem într-un timp scurt.

Prin urmare, BOSS-Referent vine cu un set de procese preconfigurate pentru lucrul cu documente standard, care trebuie personalizate doar pentru un anumit client. Sistemul conține, de asemenea, elemente de design concepute pentru a construi rapid din „cuburi” procese pentru procesarea documentelor specializate (cum ar fi, de exemplu, procesul de aprobare a unei cereri de împrumut). Acest lucru vă permite să reduceți semnificativ timpul de implementare și adaptare a sistemului la cerințele clienților.

În orice organizație, există reguli de lucru cu documente, care pot fi sau nu înregistrate sub formă de reglementări (sau reglementări), și trebuie luate în considerare la automatizarea afacerii. Regulamentul stabilește ce se întâmplă cu un document în diferite etape ale ciclului său de viață. La implementarea unui sistem de automatizare a managementului, reglementările sunt implementate sub forma unor reglementări administrative electronice (ERA). În EDMS BOSS-Referent, reglementările electronice sunt numite „proces de luare a deciziilor” (de exemplu, „procesul de luare a unei decizii asupra unui contract” sau „procesul de luare a unei decizii asupra unui memoriu”).

Elemente ale oricărui „proces de luare a deciziilor” (regulamente)

„Procesul de luare a deciziilor” se formează din fișa documentului și traseul documentului.

Un card de document este un formular de ecran care este configurat de administrator și conține atributele documentului și documentul în sine sub forma unei imagini electronice scanate sau a unui document ciornă, de exemplu, în format Microsoft Word.

O rută a documentelor este o secvență de etape de procesare a documentelor care este configurată pentru tipurile de documente de către administratorul de sistem. Traseul poate include următoarele etape de procesare a documentelor:

• Pregătire;
• coordonare;
• semnare;
• afirmație;
• înregistrare;
• execuţie;
• transfer în arhivă.

Etapa de „coordonare” poate consta din una sau mai multe etape. Fiecare etapă este creată folosind unul dintre următoarele blocuri de aprobare:

• paralel;
• secvenţial;
• cu tranziții în funcție de condiții.

Configurarea „proceselor de luare a deciziilor” (regulamente)

Întregul flux de documente procesat de orice organizație poate fi împărțit în documente care sunt tipice pentru marea majoritate a organizațiilor, și documente specializate, de obicei de natură de producție (în bănci - acestea sunt cereri de împrumut, în companiile de consultanță - rapoarte etc. ).

BOSS-Referent conține procese preconfigurate pentru lucrul cu documente standard și, de asemenea, vă permite să asamblați procese specializate din „cuburile” proiectantului încorporate în sistem.

Configurarea proceselor standard

Versiunea de bază a sistemului BOSS-Referent include 5 „Procese de luare a deciziilor” preconfigurate pentru documente standard (utilizate în marea majoritate a organizațiilor):

• contracte;
• documente organizatorice si administrative;
• proiecte de documente de ieșire;
• memorii;
• aplicatii.

Pentru aceste procese, sistemul BOSS-Referent implementează rute standard de documente și carduri de documente standard. Procesele încorporate sunt universale și pot fi modificate de administrator folosind setări simple.

Structura cardului pentru oricare dintre cele 5 procese standard este configurată de administratorul de sistem. Unele câmpuri pot fi completate în mod implicit; unele câmpuri pot fi completate folosind cărțile de referință ale sistemului.

Rutele pentru procesele preconfigurate sunt deja definite în sistem și constau din etapele de procesare a documentelor și blocurile de aprobare descrise mai sus. Administratorul de sistem poate configura procesul de aprobare folosind blocuri de aprobare, precum și poate defini angajații implicați în aprobarea, semnarea și aprobarea documentelor.

Crearea proceselor personalizate

Pentru companiile care utilizează documente de specialitate (de exemplu, cereri de împrumut) în BOSS-Referent, este posibilă proiectarea rapidă a rutelor specializate și a cardurilor de documente necesare.

Crearea unei rute specializate se realizează folosind Lotus Workflow Architeсt din etapele standard ale blocurilor de procesare și aprobare a documentelor încorporate în sistem (descrise mai sus).

Pentru a crea carduri pentru documente specializate care includ orice compoziție de câmp necesară, sunt utilizate instrumentele Lotus Domino Designer.

După crearea cardului și a rutei, procesul este configurat în același mod ca și pentru procesele standard.

Optim pentru medii distribuite

BOSS-Referent este una dintre cele mai bune soluții disponibile pe piața rusă pentru organizarea eficientă a fluxului de documente în organizații cu o structură distribuită geografic, așa cum a demonstrat o serie de proiecte de succes, printre care:

• Cel mai mare EDMS din Rusia a fost construit pe platforma BOSS-Referent - numărul de utilizatori ai sistemului electronic de gestionare a documentelor din Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (FTS) depășește 85.000, sistemul a fost implementat în organele teritoriale ale Serviciul Fiscal Federal al tuturor subiecților Federației Ruse, sistemul este susținut de peste 350 de servere;
• Cel mai mare EDMS din sectorul comercial a fost creat pe BOSS-Referent la MTS - sistemul reunește peste 25.000 de angajați din diviziile companiei din Rusia și mai multe țări CSI într-un singur spațiu de informații, iar activitatea sa este susținută de peste 100 de angajați. servere.

Eficiența unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-un mediu distribuit depinde de cât de bine este organizată livrarea documentelor către utilizatorii aflați la distanță unul de celălalt. Adică, toți utilizatorii care lucrează în EDMS, indiferent de locația lor, trebuie să aibă acces la toate documentele necesare activității lor. În BOSS-Referent toate funcțiile sistemului sunt implementate astfel încât să poată funcționa corect în condiții de distribuție teritorială.

Pentru a lucra într-un mediu distribuit, sistemul BOSS-Referent folosește toate avantajele platformei Lotus Domino, precum și propriul mecanism de transport. Cu ajutorul lor, sistemul oferă următoarele capabilități:

• Este implementat principiul „un document electronic este livrat numai acolo unde utilizatorii au nevoie de el pentru a funcționa”. Aceasta înseamnă că, dacă un document este procesat la sediul central al companiei și una dintre sucursalele acesteia, atunci documentul trebuie să fie localizat în aceste două locații și nicăieri altundeva;
• La transferul unui document (de exemplu, unul care este în curs de aprobare) către un alt site, toate documentele însoțitoare sunt trimise împreună cu acesta;
• Livrarea documentelor, instrucțiunilor și datelor se realizează într-un pachet și are loc aproape instantaneu. În acest caz, nu este nevoie să efectuați setări complexe pentru drepturile de server și replicare;
• Mecanismul de transport BOSS-Referent are funcția de livrare garantată a pachetelor de documente - în cazul în care coletul nu este livrat în totalitate, sistemul îl retrimite, iar dacă este imposibilă livrarea coletului, informează administratorul. Pentru a afla motivele eșecului de livrare, administratorul poate utiliza un instrument pentru a diagnostica procesele de transport de date;

Administrarea sistemului BOSS-Referent care operează într-un mediu distribuit este la fel de simplă ca administrarea unui singur site. În același timp, administrarea birourilor la distanță este posibilă dintr-un singur punct, de exemplu, de la biroul central. Astfel, sistemul este actualizat la o nouă versiune pe toate site-urile MTS EDMS peste noapte și este realizat de administratorii de la sediul central al companiei;

• Funcția de suport pentru relocarea utilizatorilor vă permite să rezolvați problema deplasării utilizatorilor și a documentelor acestora de la un site la altul. După ce un utilizator este transferat, de exemplu, de la o sucursală la sediul central al unei organizații, un pachet cu toate documentele cu care utilizatorul a lucrat înainte de transfer este trimis ca copie de la serverul sucursalei la serverul biroului central.

Implementare rapidă

EDMS BOSS-Referent se distinge printr-o combinație de trei avantaje unice:

• pe de o parte, sistemul combină elemente de proiectare și, datorită acestui fapt, procesele de gestionare a documentelor pot fi automatizate foarte rapid;
• pe de altă parte, a păstrat toate capacitățile platformei, care vă permit să adaptați soluția la orice nevoi specifice ale clienților;
• În plus, arhitectura sistemului și metodologia de implementare fac posibilă automatizarea proceselor pas cu pas, de exemplu, pentru a începe configurarea procesării contractelor, astfel încât organizația să înceapă să lucreze în sistem și apoi să configureze alte procese.

2 luni sunt suficiente pentru a pune în funcțiune comercială BOSS-Referent EDMS.

Acest lucru este posibil datorită următoarelor caracteristici ale sistemului și metodologiei de implementare:

• Există documente care sunt procesate în același mod în aproape orice organizație. Pentru 5 tipuri de astfel de documente, procesele standard au fost deja create în BOSS-Referent. Prin urmare, puteți începe să lucrați cu documente standard, de exemplu, contracte, imediat după instalarea sistemului.
• Dacă, la implementarea unui sistem, este necesar să se creeze procese pentru procesarea documentelor specializate care sunt utilizate în activitatea unei organizații separate, acest lucru se poate face și rapid. Procesul este format din elemente de proces deja implementate în sistem - este alcătuit din „cuburi” ca un constructor.
• BOSS-Referent are acces web cu funcții complete, ceea ce face posibil ca utilizatorii să lucreze pe deplin atât în ​​clientul Lotus Notes, cât și printr-un browser web. Dacă structura organizației include multe sucursale și divizii îndepărtate din punct de vedere geografic, atunci timpul de implementare a proiectului poate fi redus semnificativ prin furnizarea accesului web la sistem tuturor utilizatorilor din sucursale.
• Metodologia de implementare a BOSS-Referent EDMS a fost dezvoltată de-a lungul anilor de proiecte de succes de diferite dimensiuni și este axată pe implementarea proiectului într-un timp scurt. De exemplu, atunci când se automatizează munca cu documente standard, este necesară o lună pentru a examina fluxul de documente existent în organizație și a se pregăti pentru implementare, a doua lună este cheltuită pentru instalarea sistemului, configurarea proceselor standard și formarea utilizatorilor. Adică, după 2 luni organizația începe operarea de probă a EDMS.

Fiabilitate și performanță

Fiabilitatea și performanța sistemului BOSS-Referent sunt asigurate de capacitățile platformei Lotus Domino: indicatorul de fiabilitate este 24x7, iar pe un server pot lucra până la 1000 de utilizatori.

Fiabilitatea sistemului

Fiabilitatea 24x7 a BOSS-Referent EDMS este obținută prin organizarea muncii într-un cluster de software Lotus Domino format din două (sau mai multe) servere. Identitatea datelor de pe serverele incluse în cluster este menținută de replicările cluster Lotus Domino. Utilizarea unui cluster Lotus Domino oferă:

• toleranța la erori de sistem - în cazul unei defecțiuni a serverului principal pe care lucrează utilizatorii, aceștia sunt comutați automat pe serverele de rezervă;
• distribuția încărcării pe servere - utilizatorii sunt distribuiți proporțional pe diferite servere, ceea ce ajută la îmbunătățirea performanței sistemului.

Performanta sistemului

Performanța ridicată a sistemului este asigurată de o serie de soluții tehnice, cum ar fi:

• distribuția încărcării într-un cluster de software Lotus Domino;
• transferul automat al documentelor procesate în arhivele modulelor corespunzătoare - după finalizarea lucrărilor cu documentele, acestea sunt mutate în arhivele modulelor corespunzătoare, în timp ce sunt disponibile setări flexibile pentru arhivarea și căutarea automată în toate modulele, inclusiv în cele arhivate;
• stocarea cardurilor de documente și a fișierelor atașate în diferite module (pentru volume deosebit de mari de fișiere, atașamentele pot fi stocate într-un sistem de tip „arhivă electronică” - IBM Content Manager sau Saperion), în timp ce locația de stocare nu este evidentă pentru utilizator și efectul „atașamentul este atașat la card” este documentul păstrat”;
• un mecanism de transport distribuit, optimizat pentru volumul de informații transmise și care funcționează pe principiul „documentele sunt stocate și transmise numai către acele servere unde sunt necesare pentru funcționare”.

Dezvoltarea soluției

Dezvoltarea sistemului electronic de management al documentelor BOSS-Referent în cadrul unui singur proiect este posibilă în două direcții:

• pe calea creșterii scarii sistemului;
• pe calea extinderii funcționalității.

Pentru a crește scara sistemului, menținând în același timp un singur spațiu de informații, BOSS-Referent vă permite să:

• Conectați utilizatori noi în număr mare. Capacitățile sistemului BOSS-Referent au fost testate pe proiecte de construire a celui mai mare EDMS din Rusia în Serviciul Fiscal Federal (numărul total planificat de utilizatori ar trebui să depășească 100 de mii) și MTS (sistemul are peste 25 de mii de angajați).
• Conectați site-uri noi (divizii și sucursale ale organizației la distanță geografică) cu serverele lor. În prezent, activitatea EDMS al Serviciului Federal de Taxe și MTS este susținută de peste 100 de servere.

BOSS-Referent oferă oportunități ample pentru dezvoltarea de înaltă calitate a sistemului - adăugând noi funcții - prin următoarele mijloace:

• Sistemul poate automatiza lucrul cu toate tipurile de documente de management utilizate în organizație. Procesele de procesare a documentelor standard pot fi „clonate” cu ușurință din procese deja preconfigurate - reglementările sunt copiate și setările necesare sunt modificate în el. Pentru documentele specializate ale organizației (cum ar fi, de exemplu, cererile de împrumut), procesele specializate sunt create folosind instrumentele platformei Lotus.
• Integrarea cu alte produse vă permite să extindeți semnificativ capacitățile sistemului BOSS-Referent, precum și să faceți EDMS parte a sistemului informațional unificat al organizației. Experiența construirii unui EDMS pe platforma BOSS-Referent include exemple de integrare cu succes cu sisteme de clasă HR, ERP, CRM, precum și crearea unui management electronic de documente semnificativ din punct de vedere juridic;
• Partenerii companiei BOSS-Referent au dezvoltat module compatibile cu BOSS-Referent EDMS, concepute pentru a extinde funcționalitatea de bază a sistemului.

Deschiderea soluției

EDMS BOSS-Referent este unul dintre puținele sisteme de pe piața rusă EDMS care vine cu open source. Acest lucru oferă clienților următoarele beneficii:

• Organizațiile care utilizează BOSS-Referent au posibilitatea de a adapta sistemul la specificul muncii lor și de a dezvolta propriile module EDMS suplimentare. Acesta este avantajul unic al flexibilității sistemului BOSS-Referent.
• Echipele de securitate ale clienților au putut verifica securitatea codului și a sistemului în sine, precum și să-l certifice pentru conformitatea cu cerințele interne de securitate.

Protejarea datelor

Sistemul BOSS-Referent a fost certificat pentru conformitatea cu cerințele documentelor directoare ale FSTEC din Rusia:

• „Securitatea tehnologiei informației. Criterii de evaluare a securității tehnologiilor informaționale.” Nivelul de încredere estimat 4 (EAL4).
• „Protecție împotriva accesului neautorizat la informații. Partea 1. Software de securitate a informațiilor. Clasificare în funcție de nivelul de control asupra absenței capacităților nedeclarate” (NDV4).

Certificatul OUD4 garantează nivelul de securitate a sistemului și funcționarea corectă a funcțiilor de securitate necesare lucrului cu informații confidențiale.

Certificatul NDV4 garantează absența „ușilor din spate” în codul programului.

Prezența certificatelor FSTEC vă permite să certificați sistemele informatice construite pe baza BOSS-Referent conform clasei de securitate a sistemului de informații cu caracter personal (ISPD) până la „1G” și conform clasei de protecție a datelor cu caracter personal în IS până la „ K2” inclusiv.

Sistemele BOSS-Referent au suport încorporat pentru instrumente de protecție a informațiilor criptografice certificate de FSB al Rusiei. Folosind aceste instrumente, BOSS-Referent implementează:

• utilizarea unei semnături digitale electronice (EDS), care permite confirmarea dreptului de autor, integrității și semnificației juridice a documentelor electronice;
• criptarea datelor, care permite o protecție suplimentară a informațiilor conținute într-un document electronic.

Arhitectura sistemului

Sistemul electronic de management al documentelor, construit pe baza BOSS-Referent, este format din mai multe niveluri:

• hardware (servere, stații de lucru client, rețele etc.) și platformă (sistem de operare Windows/Linux/Sun și protocoale de transport), care combină tot hardware-ul într-un singur complex;
• Platforma tehnologică IBM Lotus, care este o „superstructură” a sistemului de operare în rețea și include componenta server Domino și componenta client Notes;
• Sistemul BOSS-Referent, care este o aplicație Lotus Domino formată din module (baze de date) în format nsf;
• site-uri client pentru utilizatori care pot lucra folosind atât clientul Lotus Notes, cât și un browser Web.

IBM Lotus este o platformă orientată spre documente, ceea ce o face mai preferabilă pentru sarcinile EDMS decât SGBD-urile relaționale.

Module

BOSS-Referent are o arhitectură modulară. Modulele incluse în sistemul BOSS-Referent sunt baze de date interconectate (DB-uri) care rulează în mediul Lotus Notes/Domino. Aceste baze de date pot fi împărțite în trei grupuri:

Module funcționale

Proiectat pentru procesarea informațiilor de management și luarea deciziilor.

Modulul „Birou”

Oferă un ciclu complet de lucru pentru organizație cu documente de intrare și de ieșire. Vă permite să controlați, să înregistrați și să înregistrați corespondența.

Modulul „Luarea deciziilor”

Conceput pentru a automatiza procesele de afaceri care sunt implementate în sistem sub formă de „Procese de luare a deciziilor”, formate din două elemente obligatorii: un card de document și un traseu de document. Livrarea sistemului include „procese de luare a deciziilor” preconfigurate pentru documente standard (contracte, documente organizatorice și administrative, proiecte de documente de ieșire, memorii, cereri). Procesele pentru documente specializate (de exemplu, cererile de împrumut) pot fi personalizate rapid în continuare.

Modulul „Comenzi”

Vă permite să stabiliți sarcini pentru angajații din întreaga organizație prin crearea de sarcini bazate pe documente sau sarcini independente și să urmăriți implementarea acestora. Oferă posibilitatea de a crea comenzi conexe care formează un „arboresc” de comenzi și de a monitoriza implementarea acestora.

Instrucțiunile pot fi emise de manageri de la toate nivelurile. Interpreții pot salva rapoarte despre munca depusă în modulul „Comenzi”. Modulul este strâns legat de alte baze ale sistemului („Luarea deciziilor”, „Birou”). Comenzile pot fi create atât în ​​baza de date „Comenzi” propriu-zisă, cât și în alte module de sistem („Luarea deciziilor”, „Birou”), în timp ce toate comenzile sunt stocate în modulul „Comenzi”.

Dicționare și cărți de referință la nivelul întregului sistem

Proiectat pentru stocarea informațiilor de reglementare și de referință.

Modulul „Directorul organizațiilor”

Conceput pentru a stoca și actualiza date despre structura și angajații întreprinderii. Baza de date conține informații despre diviziile și sucursalele care fac parte din organizație, subordonarea lor reciprocă, precum și despre angajații organizației, inclusiv informații despre combinarea posturilor, delegarea autorității și rolurile pentru procesarea documentelor (aprobator, aprobare etc.). ). Aici sunt stocate și informații despre servicii: despre site-uri (servere pe care se lucrează), conexiuni, noduri, nume de birouri etc. Datele din modulul Organization Directory sunt folosite de majoritatea modulelor sistemului BOSS-Referent.

Modulul „Destinatari externi”

Conceput pentru a stoca date despre organizațiile contrapartide (clienți, parteneri, clienți) și reprezentanții acestora. „Contacte externe” pot stoca o mare varietate de informații - de la detaliile bancare ale unei organizații până la numărul de telefon mobil al reprezentantului acesteia.

În sistem, datele din modulul „Destinatari externi” sunt folosite oriunde este necesar să se specifice contrapărțile, de exemplu, atunci când se lucrează cu contracte, documente de intrare și de ieșire etc.

Modulul „Dicționare”

Conceput pentru a crea și stoca liste de cuvinte cheie utilizate pentru a completa câmpurile de introducere în cardurile bazei de date a sistemului. Folosit de majoritatea modulelor sistemului BOSS-Referent ca o carte de referință pentru semnificațiile dicționarului. Adăugarea înregistrărilor noi și editarea celor vechi se efectuează de către administratori sau angajați special desemnați.

Servicii la nivelul întregului sistem

Acestea sunt module care permit configurarea flexibilă a subsistemelor funcționale și oferă suport pentru funcții auxiliare.

Modul comutator

Este baza centrală prin care se configurează aplicația. Conține informații tehnologice despre locația altor baze de date ale sistemului BOSS-Referent pe servere. Baza de date „Switch” este concepută pentru a rezolva următoarele sarcini:

Navigare utilizator - modulul asigură navigarea prin baze de date și acționează ca un singur punct de intrare în sistem pentru utilizatori. Comutarea modulelor de sistem - stabilește conexiuni între bazele de date ale sistemului și cu modulele de dicționar și de referință. Configurarea stațiilor de lucru ale utilizatorului. „Pagina principală” a Modulul „Switch” este punctul de intrare al utilizatorului în sistem.

Modulul „Cabinet”

Aparține grupului de servicii pentru utilizatori. Conceput pentru a informa utilizatorii despre sarcinile lor: toate mesajele de serviciu ale sistemului BOSS-Referent sunt livrate aici. Baza de date este disponibilă tuturor utilizatorilor, iar fiecare utilizator primește doar notificări adresate acestuia. Sistemul vă permite să duplicați mesajele care sosesc în „Cont” în căsuța poștală a utilizatorului,

Modulul „Căutare”.

Un modul auxiliar care vă permite să căutați după un set de atribute ale cardurilor de document în bazele de date „Oficiu”, „Luare a deciziilor” și arhivele acestora.

Modulul „Registrar”

Conține un set de numărători (contoare software) care generează numere de înregistrare a documentelor și formate de numărător. Vă permite să configurați în mod flexibil diverse formate de numărător în conformitate cu procedura acceptată de organizație pentru generarea numerelor de înregistrare pentru documente de diferite tipuri. Pe lângă „contor”, formatul poate conține diverși parametri, de exemplu: numele complet al semnatarului, data înregistrării, delimitatorii, indexul cazurilor etc. Pentru un numărător pot fi create mai multe formate.

Arhiva module

Proiectat pentru stocarea documentelor de arhivă din modulele „Oficiu”, „Comenzi”, „Luarea deciziilor” și modulele aferente „Imagini electronice”. Pentru fiecare modul este creată o bază de date arhivă separată. Documentele transferate în arhivă din modulele „Oficiu” și „Luarea deciziilor” primesc statutul „Pentru acțiune”; starea instrucțiunilor nu se modifică.

Modulul „Setări de luare a deciziilor”

Un modul auxiliar folosit pentru a crea procese standard în conformitate cu care vor fi procesate documentele din baza de date de luare a deciziilor. Fișa de proces standard specifică etapele și etapele procesării documentelor, setările pentru valorile implicite ale câmpului documentului, angajații implicați în procesare (aprobare, semnare, aprobare, înregistrare), precum și angajații care au dreptul de a crea documente.

Modulul „Protocol”

Folosit pentru a înregistra acțiunile utilizatorului atunci când lucrează cu documente în sistemul BOSS-Referent. Informațiile din baza de date Protocol sunt destinate doar vizualizarii și sunt utilizate de serviciul responsabil cu securitatea informațiilor.