Planificarea si coordonarea zilei de lucru a managerului. Cum se stabilesc sarcini dacă angajatul performant nu este un subordonat direct managerului? Include următoarea secvență de acțiuni

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Introducere

1. Partea teoretică

1.1 Timpul de lucru și structura acestuia

1.2 Analiza costurilor cu timpul de lucru

1.3 Planificarea timpului de lucru al managerului

1.4 Organizarea zilei de lucru a managerului

1.5 Locul de muncă al managerului

1.6 Îmbunătățirea condițiilor de funcționare și a modurilor de funcționare

1.7 Ortobioză

2. Partea practică

2.1 Semne ale unui lider slab din cauza deficiențelor în

organizarea muncii

2.2 Legea lui Pareto și principiul Eisenhower în tehnologia muncii personale

cap

2.3 Metoda „Cinci degete” în organizarea autocontrolului unui manager

2.4 Probleme în implementarea ortobiozei la nivel de management

2.5 Program de auto-îmbunătățire și dezvoltare

3.2 Concluzii despre sistemul de acțiuni practice ale unui manager în organizarea autogestionării și modalități de îmbunătățire a acestora

Bibliografie

Aplicație

Introducere

Arta de a gestiona alți oameni este managementul.

Arta de a te gestiona pe tine însuți, timpul tău, gestionarea cursului vieții tale, dezvoltarea și îmbunătățirea se numește autogestionare.

Nu poți deveni un lider bun și să gestionezi competent pe alții fără să înveți mai întâi cum să te gestionezi pe tine însuți.

Lipsa constantă a timpului cu creșterea intensității muncii este un fenomen caracteristic majorității managerilor din întreaga lume. Și fiecare țară dezvoltată economic se confruntă astăzi cu întrebarea: cum să înveți să economisești timpul celor care implementează funcții de management.

Numeroase studii arată că managerii își măresc programul de lucru din cauza lipsei de timp. Drept urmare, nu mai au timp și energie pentru a-și îmbunătăți abilitățile, a-și dezvolta cultura, a se relaxa și a-și menține sănătatea, familia și dezvoltarea personală. Trebuie avut în vedere faptul că lipsa timpului nu este o cauză, ci o consecință a proastei auto-organizări a unui manager.

Dacă un manager este constant ocupat cu „lucruri fierbinți de făcut”, cedează cursului spontan al evenimentelor, nu își gestionează propriul timp, ci depinde de circumstanțe, atunci în timp își pierde capacitatea de a distinge principalul de secundar, de a identifica probleme importante din multe situații specifice.

Fiecare persoană în general, și mai ales un lider, în primul rând, trebuie să fie capabil să transforme o situație, care se caracterizează prin acțiuni dezordonate din cauza circumstanțelor externe, într-o situație de sarcini cu scop și realizabile. Chiar și atunci când diverse sarcini îți revin din toate părțile și munca este pur și simplu copleșitoare, datorită planificării consecvente a timpului și utilizării metodelor de organizare științifică a muncii, îți poți desfășura mai bine activitățile, alocand o rezervă de timp în fiecare zi ( inclusiv pentru agrement) pentru funcţii cu adevărat de conducere.

Din păcate, în Rusia, din cele mai vechi timpuri, a existat ideea unui lider ca o persoană cu o cantitate minimă de timp liber, și cu cât un lider avea mai puțin timp, cu atât părea să fie o persoană mai semnificativă. Dar, de fapt, acest lucru vorbește doar despre un nivel scăzut de autogestionare, care este utilizarea consecventă și intenționată a metodelor de lucru dovedite în practica de zi cu zi pentru a vă folosi timpul în mod optim și semnificativ.

Timpul este ireversibil. Nu poate fi acumulat, multiplicat sau transferat. Trece irevocabil. O persoană nu poate schimba timpul, dar este capabil să controleze timpul disponibil. Întrucât timpul este o resursă foarte limitată, iar ritmul vieții crește în fiecare an, arta autogestionării devine din ce în ce mai relevantă.

Obiectivele acestui curs sunt: ​​insuflarea abilităților în munca creativă independentă, sistematizarea și aprofundarea cunoștințelor pe această temă, dezvoltarea capacității de a utiliza literatura normativă, de referință și juridică. În plus, sarcinile sunt stabilite pentru a stăpâni arta autogestionării, ceea ce va permite cuiva să finalizeze munca cu mai puțin timp și să îmbunătățească organizarea muncii; reduce graba și reduce stresul; obțineți mai multă satisfacție de la muncă; activarea motivației în muncă; îmbunătățirea abilităților; reduce volumul de muncă; reduceți erorile atunci când vă îndepliniți funcțiile; atinge obiectivele profesionale și de viață în cel mai scurt mod posibil. Pentru aceasta, lucrarea de curs examinează timpul de lucru și structura acestuia, analizează utilizarea timpului de lucru, identifică diverse opțiuni și metode de planificare a timpului și organizare a zilei și a săptămânii de lucru; Sunt oferite recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor și modurilor de lucru, precum și a managementului timpului; sunt luate în considerare aspectele legate de implementarea ortobiozei ca componentă integrală a vieții profesionale și personale; sunt analizate diverse teste pentru a identifica punctele forte și punctele slabe ale individului; Este oferit un program de autoperfecționare și dezvoltare.

1. Partea teoretică

1.1 Timpul de lucru și structura acestuia

Munca este orice efort psihic și fizic exercitat de oameni în procesul de activitate economică. Timpul în care o persoană lucrează se numește zi de lucru sau timp de lucru.

Durata timpului de lucru este variabilă, dar are și anumite limite. Durata sa maximă este determinată de doi factori: în primul rând, o persoană nu poate lucra douăzeci și patru de ore pe zi, deoarece are nevoie de timp pentru a dormi, a se odihni, a mânca, adică pentru a restabili capacitatea de muncă. În al doilea rând, limitele timpului de lucru sunt determinate de cerințe morale și sociale, deoarece o persoană are nevoie nu doar de recuperare fizică, ci și de satisfacerea unor nevoi spirituale.

În funcție de scop, timpul de lucru este împărțit în ore de lucruși orele de pauză. Timpul de lucru se referă la partea din zi de lucru în care se lucrează. Pauza se referă la partea din ziua de muncă în care procesul de muncă nu se desfășoară din diverse motive.

Timpul de lucru al managerului este alocat pentru îndeplinirea anumitor sarcini de management care fac parte din responsabilitățile sale de muncă și care vizează gestionarea activităților și a oamenilor organizației:

1. Întocmirea unui plan de activitate, care include stabilirea sarcinilor pentru perioada următoare de lucru și programarea activităților necesare realizării acestora.

2. Organizarea activitatilor atat la scara intregii intreprinderi cat si in cadrul diviziilor sale functionale.

3. Planificarea resurselor de muncă, selecția acesteia, familiarizarea cu producția și formarea.

4. Managementul personalului, motivarea, informarea și cooperarea cu acesta.

5. Luarea deciziilor.

6. Monitorizarea implementării sarcinilor atribuite și eficiența muncii.

7. Îmbunătățirea activităților organizației în ansamblu.

Timpul petrecut de managerii de la diferite niveluri cu privire la management și implicarea personală în îndeplinirea sarcinilor poate varia în funcție de situație. Cu toate acestea, proporția de timp petrecută pe sarcini de management crește pe măsură ce trecem la un nivel ridicat de producție.

Rezervele de timp sunt absolut limitate, așa că se pune întrebarea cu privire la utilizarea rațională și la economisirea acestuia. Prin urmare, este recomandabil să analizați costurile timpului de lucru.

1.2 Analiza costurilor cu timpul de lucru ale managerului

Pentru a gestiona timpul, trebuie mai întâi să analizezi modul în care îți petreci timpul și apoi să identifici modalități prin care îl poți folosi mai eficient.

Acest lucru necesită să scrieți cum vă petreceți timpul pe parcursul zilei. Ziua poate fi împărțită în perioade egale de timp. Înregistrările sunt realizate pe parcursul unei săptămâni și apoi analizate. Pentru a permite analiza costurilor de timp, toate tipurile de costuri trebuie grupate în grupuri separate, relativ independente. Pentru a face acest lucru, este necesar să se determine timpul petrecut pe fiecare tip de cost. Datele obținute în acest fel sunt introduse într-un tabel, care poate arăta astfel:

Tabelul 1. Analiza costurilor cu timpul de lucru

Puteți adăuga coloane la tabel care înregistrează timpul planificat pentru a finaliza o anumită lucrare și să obțineți o discrepanță între timpul petrecut efectiv și cel planificat, ceea ce vă va permite să planificați mai precis activități similare data viitoare.

Pentru a efectua un studiu detaliat și o analiză a structurii costurilor timpului de lucru în fiecare zi a perioadei de studiu, este necesar să se evalueze fiecare muncă efectuată în funcție de următoarele criterii:

necesitatea de a efectua munca;

dacă timpul alocat implementării sale este justificat;

fezabilitatea executării lucrării;

dacă intervalul de timp pentru implementarea sa este determinat în mod deliberat.

Dacă în urma analizei reiese că mai mult de 10% din activități au fost opționale, atunci putem concluziona că managerul are probleme în stabilirea priorităților în munca sa zilnică.

Dacă, conform celui de-al doilea criteriu, timpul efectiv petrecut diferă de cel planificat cu mai mult de 10%, atunci costurile pentru efectuarea unei astfel de lucrări pot fi considerate nejustificate.

Dacă în mai mult de 10% din cazuri consumul de timp a fost mare, atunci trebuie acordată o atenție deosebită problemelor de organizare a muncii (tehnici, autodisciplină etc.).

Dacă în mai mult de 10% din cazuri executarea lucrărilor a fost nepractică, atunci atenția managerului trebuie atrasă asupra problemei planificării timpului petrecut în timpul zilei de lucru.

Dacă în mai mult de 10% din cazuri momentul executării lucrării a fost determinat întâmplător, atunci managerul întâmpină dificultăți în întocmirea planurilor pentru ziua respectivă.

Mulți manageri trebuie să înțeleagă că numai învățând să gestioneze timpul pot gestiona orice altceva. Pentru a asigura un management eficient al timpului, trebuie mai întâi să știi cum îl folosești în perioada curentă, iar apoi să schimbi alocarea timpului pentru realizarea anumitor activități. IBM a efectuat un studiu care a identificat patru activități care ocupă mai mult de 50% din timpul unui manager:

1. Participarea la întâlniri și conferințe.

2. Citirea și redactarea documentelor de afaceri.

3. Apeluri telefonice.

4. Călătorii.

Cercetările arată că, în multe cazuri, presupunerile noastre despre utilizarea timpului sunt greșite: timpul petrecut cu apelurile telefonice, citirea corespondenței, scrierea de rapoarte și realizarea de planuri este adesea subestimat, în timp ce timpul petrecut în întâlniri și conversații cu alte persoane este supraestimat.

Din cauza lipsei acute de timp a oricărui manager, planificarea muncii este una dintre cele mai importante componente ale activităților sale.

1.3 Planificarea timpului de lucru al managerului

Atunci când își planifică munca, managerul trebuie să stabilească scopuri și obiective pentru viitorul apropiat.

Orice scop are sens doar atunci când sunt stabilite termenele pentru implementarea lui și sunt formulate rezultatele dorite. Prin urmare, după definirea scopului, managerul întocmește un program individual de activități pentru el însuși pentru a rezolva sarcinile atribuite. Alegerea unui scop este o activitate mentală care vizează obținerea unui rezultat, iar activitățile sunt acțiuni practice.

Îndeplinirea anumitor sarcini și atingerea obiectivelor are loc întotdeauna sub presiunea timpului, așa că după ce ați determinat activitățile necesare atingerii obiectivului, trebuie să aflați cât timp va dura să le îndepliniți. Atunci când își planifică munca, managerul trebuie să stabilească termene exacte pentru îndeplinirea fiecăreia dintre sarcinile cuprinse în planul individual. Similar planurilor cuprinzătoare pentru activitățile de management, planurile individuale de lucru pentru manageri sunt, de asemenea, întocmite pentru un trimestru, lună și săptămână. În plus, există și un plan operațional pentru o zi.

Planificarea presupune progres treptat, descompunerea sarcinii generale în unele specifice, astfel încât diverse activități să poată fi distribuite în timpul implementării lor. La sfârșitul anului care iese, ar trebui stabilite cele mai semnificative sarcini și obiective pentru următoarele 12 luni - planul anual.

Planul trimestrial se intocmeste pe baza planului anual. Pe parcursul anului, la intervale regulate, sunt analizate evenimentele din perioada trecută și, dacă este necesar, se fac modificări în planul pentru următoarele trei luni, sarcini care trebuie excluse din acesta și sarcini care ar trebui adăugate la plan sau transferate în trimestrul următor sunt determinate.

Din planul trimestrial, sarcinile trec în planuri lunare, a căror pregătire se realizează cu mai multe detalii (consumul de timp este indicat în ore). Aceste planuri stabilesc, de asemenea, timp pentru finalizarea sarcinilor suplimentare.

Pe baza planului lunar se intocmeste un plan saptamanal. Planurile săptămânale necesită un studiu și mai detaliat și o prognoză mai precisă pentru perioada următoare. Planificarea săptămânală a muncii poate include:

¦ determinarea sarcinii centrale (pe care trebuie să vă concentrați eforturile în această săptămână);

¦ identificarea sarcinii care necesită cel mai mult timp;

¦ identificarea sarcinilor obligatorii (care trebuie începute sau pregătite pentru finalizare în această săptămână);

¦ efectuarea muncii de rutină (convorbiri telefonice, întâlniri etc.);

¦ identificarea sarcinilor care ar trebui rezolvate în această săptămână (sarcini posibile).

Planul zilnic se intocmeste pe baza planului saptamanal. Înregistrează sarcinile și treburile care trebuie îndeplinite în timpul zilei de lucru corespunzătoare. Planul zilnic reprezintă ultimul și cel mai important pas în sistemul de planificare a timpului, întruchiparea (realizarea) concretă a obiectivelor stabilite.

Planul de lucru al managerului pentru ziua respectivă este prezentat în Anexa 1.

Un planificator săptămânal vă ajută să vă gestionați eficient timpul de performanță și creativ și să îl calculați în mod realist și precis. Este un mijloc de a reaminti despre afaceri, întâlniri, întâlniri. În planificatorul săptămânal, fiecare activitate este înregistrată pentru ziua în care trebuie finalizată.

Planificarea vă permite să vă asigurați utilizarea rațională a timpului și să vă atingeți obiectivele cu cât mai puțin timp posibil.

Practica arată că o creștere a timpului alocat planificării duce la o reducere a timpului pentru rezolvarea problemelor de management direct.

1.4 Organizarea zilei de lucrucap

După ce am analizat motivele lipsei de timp și a inventarului de timp, putem vorbi despre principiile organizatorice de bază ale rutinei zilnice. Cel mai important principiu: „Lucrarea ar trebui să mă supună, și nu invers.”

Cel mai important lucru în muncă este să-ți găsești stilul personal, va fi cel mai bun. Următoarele reguli și principii pot servi drept impulsuri pentru crearea unei rutine zilnice, dar nu sunt recomandări obligatorii.

Toate principiile organizatorice pot fi împărțite în trei grupuri:

Începutul zilei:

1. Începeți ziua cu o dispoziție pozitivă (pentru fiecare zi trebuie să găsiți un fel de început pozitiv, deoarece starea de spirit cu care începeți sarcinile viitoare este de o importanță nu mică pentru succesele și eșecurile viitoare).

2. Luați un mic dejun bun și nu vă grăbiți la muncă (a începe exact invers vă poate strica foarte ușor starea de spirit pentru întreaga zi).

3. Trebuie să începi munca în același timp (o persoană este prizonieră obiceiurilor, iar în acest fel poți începe munca la o anumită oră a zilei).

4. Reverificarea planului zilnic (acest lucru este necesar pentru a reevalua gradul de importanță și urgență al obiectivelor și sarcinilor stabilite cu o zi înainte, deoarece planul pentru ziua respectivă trebuie să fie realist).

5. La început - sarcini cheie (trebuie să începi cu lucruri care au o prioritate mai mare).

6. Continuați fără „swinging” (diverse contacte sociale, cum ar fi salutări, discuții despre ultimele știri, trebuie amânate pentru o perioadă mai puțin stresantă).

7. Coordonează planul zilnic cu secretarul (din moment ce secretarul este cel mai important partener al managerului, (când vine vorba de crearea condițiilor optime pentru activități), atunci trebuie să te înțelegi cu el asupra tuturor termenelor, priorităților, obiectivelor și atunci va lucra mai eficient și va proteja de orice interferență inutilă).

8. Dimineața, ocupă-te de chestiuni complexe și importante (când apar probleme de actualitate și diverse tipuri de distragere a atenției, nu vei mai putea dedica suficient timp celor mai importante probleme).

Partea principală a zilei:

1. Pregătire bună pentru muncă (poate raționaliza și economisi în mod semnificativ timpul general de lucru).

2. Influențați fixarea termenelor limită (termenele stabilite anterior sunt acceptate necondiționat; dar trebuie să încercați, prin negocierea unor termene care nu se potrivesc bine cu propriile planuri, să le adaptați intereselor dumneavoastră, obținând astfel opțiuni alternative).

3. Evitați acțiunile care provoacă o reacție (reverificați toate acțiunile dvs. (coordonarea termenelor, vizite, scrisori, convorbiri telefonice) din punctul de vedere al necesității lor și al pericolului unei reacții).

4. Respingeți problemele urgente emergente suplimentare (distragerea atenției prin așa-numitele circumstanțe urgente duce la uitarea sarcinilor primare pentru un timp mai mult sau mai puțin lung, iar acest lucru implică costuri suplimentare de timp și bani).

5. Evitați acțiunile impulsive neplanificate (abaterea impulsivă de la planul elaborat reduce productivitatea deoarece prioritățile stabilite nu sunt respectate).

6. Faceți pauze în timp util / mențineți un ritm măsurat (pauzele trebuie privite nu ca o pierdere de timp, ci ca o reîncărcare a energiei în timpul odihnei; dar nici ele nu trebuie abuzate, deoarece capacitatea de concentrare poate dispărea).

7. Efectuați mici sarcini omogene în serie (este necesar să vă ocupați de lucruri mărunte (apeluri telefonice, întâlniri de tip fly-by-night, dictare de scrisori, citire corespondență), combinarea sarcinilor omogene în blocuri).

8. Finalizați rațional ceea ce ați început (distragerea atenției de la sarcina principală costă mult timp, deoarece la întoarcerea la ea trebuie să repetați ceea ce a fost deja făcut; ca urmare a unei astfel de încălcări a sistematicității în muncă, capacitatea de a fi creativ și rezolva probleme este semnificativ limitat).

9. Folosiți intervale de timp (nu lăsați neocupate perioade neplanificate de așteptare, folosiți-le la maximum).

10. Lucrează contraciclic (în perioada mai liniștită de dinaintea prânzului, încearcă să rezolvi cele mai importante sarcini planificate; folosește perioada „neliniștită” pentru a finaliza lucrurile planificate „în rezervă”).

11. Găsiți o oră de liniște (este necesar să rezervați o oră de liniște, sau închisă, în fiecare zi, în care nimeni nu va deranja - acesta este timpul pentru dvs.; folosiți acest timp pentru cele importante, dar nu urgente, pe termen lung, de exemplu, pentru a vă îmbunătăți calificările).

12. Controlați timpul și planurile (împreună cu urmărirea timpului, trebuie să vă verificați planurile zilnice în ceea ce privește sarcinile finalizate și stabilirea de noi priorități).

Sfarsitul zilei:

1. Finalizați ceea ce nu a fost făcut (finalizarea sarcinilor mici începute, a căror întârziere poate duce la costuri suplimentare cu forța de muncă, de exemplu, revizuirea corespondenței).

2. Monitorizarea rezultatelor și autocontrol (compararea volumului de muncă planificat în rutina zilnică cu ceea ce a fost efectiv finalizat).

3. Planificați pentru ziua următoare (trebuie să dezvoltați un plan pentru ziua următoare, stabilind obiective, priorități etc.).

4. Du-te acasă cu o dispoziție bună (trebuie să te bucuri de odihna binemeritată care urmează după o zi grea și să nu transferi problemele de la serviciu familiei tale).

5. Fiecare zi ar trebui să aibă propriul punct culminant (în sensul unui stil de viață pozitiv, este important să îți dai seama ce calitate și ce valoare are fiecare zi pentru viața unui lider; trebuie să faci fiecare zi pe care o trăiești, dacă este posibil, o zi reușită în ansamblu).

Anexa 2 discută despre pregătirea planurilor zilnice folosind metoda Alps.

Astfel, prin punerea în practică a principiilor organizatorice de la începutul, mijlocul și sfârșitul zilei, managerul își va putea crea propria rutină zilnică și se va ghida după aceasta în activitățile sale zilnice.

Managerul își petrece o parte semnificativă a timpului de lucru în biroul său, unde primește vizitatori, conduce conversații telefonice, revizuiește documentele de afaceri și ia cele mai importante decizii cu privire la anumite probleme de management. Prin urmare, organizarea corectă a locului de muncă al unui manager îi economisește energia fizică și mentală și ajută la creșterea eficienței muncii sale.

1. 5 Organizarea locului de muncă al managerului

Organizarea locului de muncă este un sistem de măsuri pentru dotarea locului de muncă cu mijloace și obiecte de muncă și amplasarea funcțională a acestora.

Designul decorativ al biroului și al locului de muncă este de mare importanță: perdele, flori, lămpi frumoase. Desigur, mobilierul aranjat artistic și menținerea curățeniei îți îmbunătățesc starea de spirit și reduc oboseala.

Volumul interior și forma dulapului. În funcție de rangul managerului, suprafața acceptabilă va fi de la 20 la 50 m2, iar înălțimea biroului este de cel puțin 3,5 m. Forma biroului este și ea de mare importanță, deoarece biroul managerului nu este doar locul. unde lucrează direct, dar și, de regulă, locul unde se țin ședințe de planificare, întâlniri, conferințe. Ținând cont de acest lucru, cea mai rațională este forma unui dulap dreptunghiular cu un raport de aspect de 1:2.

Organizarea locului de muncă al unui manager include alegerea amenajării sale corecte, folosind astfel de sisteme de servicii, comunicații și condiții de lucru care să asigure: confort, rapiditate și calitate înaltă a performanței funcțiilor de conducere; continuitatea comunicării și regularitatea primirii informațiilor necesare și de încredere; utilizarea rațională a timpului de lucru; condiții de lucru confortabile și, ca urmare, eficiență și productivitate ridicată a managerului.

Pentru locul de muncă al managerului este alocată o cameră separată, care ar trebui să conțină trei zone:

1) munca personală;

2) activități colegiale;

3) comunicare prietenoasă.

Zona de lucru personală este situată în partea cea mai iluminată a biroului. Este dotat cu un birou de lucru și o masă extensibilă, un scaun de lucru, o masă și scaune pentru vizitatori și echipamente organizatorice și tehnice moderne.

Zona de activitate colegială este dotată ținând cont de cerințele de organizare a muncii deliberative cu oamenii. Este dotata cu o masa speciala, scaune si fotolii. Este necesar să aveți creioane, pixuri, foi de hârtie curată, apă, ochelari. Dacă tehnologia este utilizată în timpul întâlnirilor, aceasta ar trebui aranjată în mod corespunzător.

Zona prietenoasa dotat cu o masuta de cafea, doua sau trei fotolii si prevazut cu bauturi racoritoare. Această zonă ar trebui să fie situată departe de primele două zone. Prin designul său, se dorește să predispună la o atmosferă prietenoasă, informală de comunicare.

Desktop- Acesta este locul de muncă principal al managerului. Trebuie să lucreze cu o mulțime de documente, așa că masa trebuie să fie confortabilă și încăpătoare. Este important să folosiți eficient suprafața de lucru a mesei. Nu trebuie să conțină documente, foldere sau alte elemente care nu sunt necesare pentru această lucrare. Se recomandă plasarea documentelor neexecutate în partea stângă a mesei, iar a celor executate în dreapta. Pe biroul managerului există doar articole necesare pentru munca operațională: o lampă, un calendar săptămânal, un organizator cu pixuri, creioane și alte rechizite de birou, un blocnotes pentru scris. Documentele actuale cu care lucrează pe parcursul zilei sunt așezate pe tăvi cu mai multe niveluri.

Tot ceea ce este necesar în mod constant în timpul lucrului trebuie plasat la distanță de braț, astfel încât aceste articole să poată fi luate fără a se ridica și fiecare dintre ele trebuie să se afle la locul său desemnat. Aranjarea dezordonata a materialelor determina pierderea timpului de lucru, scaderea randamentului si productivitatii.

Setul de mobilier pentru biroul managerului mai include un scaun liftabil pe roți cu cotiere, un perete de birou, o masă (suport) pentru echipamente de comunicații și birou, o masă și scaune pentru primirea vizitatorilor. De asemenea, aveți nevoie de un ceas de perete mare, care poate fi văzut de oriunde în birou.

Locul de muncă al conducătorului trebuie să fie dotat cu mijloace de comunicare și un sistem informatic automatizat, care includ: centrală director; complex de comunicații telefonice; Dispozitiv „Apelare automată”; interfon; calculator; imprimantă-scaner-copiator; modem și alte lucruri după cum este necesar.

Amplasarea documentelor, a articolelor de papetărie și a echipamentelor de birou pe și în interiorul desktopului ar trebui să fie convenabilă pentru muncă.

Respectarea standardelor sanitare și igienice din birou, amenajarea acestuia, compoziția culorii, iluminatul și alte măsuri vor îmbunătăți, de asemenea, condițiile și programul de lucru al managerului.

1. 6 Îmbunătățirea condițiilor de lucru și a modurilor de funcționare

Respectarea standardelor sanitare si igienice in birou ajuta la cresterea productivitatii managerului. Menținerea unui loc de muncă curat îl face atractiv, crește productivitatea, îmbunătățește starea de spirit și reduce oboseala. Standardele naționale privind condițiile sanitare și igienice de muncă pentru angajați sunt prezentate în Anexa 3.

Amenajarea spațiilor de birouri are un efect benefic asupra muncii. Plantele nu numai că îmbunătățesc aerul, îmbogățindu-l cu oxigen, dar reduc și oboseala nervoasă și vizuală și îndeplinesc o funcție decorativă.

Productivitatea managerială este afectată negativ de prezența zgomotului. Prin urmare, este indicat să aveți o ușă cu tapițerie, pereții despărțitori să fie izolate fonic, iar covorul de pe podea absoarbe și sunetele. Ferestrele din plastic pot reduce semnificativ zgomotul străzii, mai ales dacă ferestrele au vedere la un drum aglomerat. Problema fluxului de aer proaspăt se rezolvă prin utilizarea unui aparat de aer condiționat.

Cel mai important factor care influențează productivitatea muncii este iluminarea locului de muncă. Camera, dacă este posibil, ar trebui să aibă lumină naturală. Pentru a reduce lumina soarelui, puteți agăța jaluzelele pe ferestre. Lumina ar trebui să cadă pe suprafața de lucru a mesei din partea stângă sau din față. Iluminatul locului de munca poate fi general (lampi de tavan) sau local (lampa de masa).

Compoziția de culoare a încăperii de lucru ar trebui să contribuie la reducerea oboselii și la menținerea dispoziției veselă a unei persoane. Crearea unui climat de culoare specific se bazează pe modelul stabilit științific al influenței culorii mediului asupra vederii umane și asupra sistemului nervos. Tonurile de albastru deschis par reci; Culoarea verde este considerată optimă pentru ochi, are un efect calmant, reduce presiunea intraoculară și are un efect benefic asupra circulației sângelui și auzului. Culorile roșu-galben și portocaliu calde emoțional. Culoarea roșie excită sistemul nervos. O cameră pictată în culori deschise apare mai lată, creând o impresie vizuală de volum mare.

În funcție de natura lucrării, este recomandabil să se planifice implementarea acesteia ținând cont de perioada „zero oboseală” cunoscută în psihologie, prezentată pe graficul modificărilor performanței în timpul zilei de lucru (Fig. 1).

Orez. 1. Programul modificărilor de performanță în timpul zilei de lucru

În consecință, problemele care necesită energie mentală intensă și analiză profundă ar trebui tratate înainte de prânz. Timpul cel mai puțin productiv poate fi alocat problemelor simple și minore (parsarea corespondenței, primirea vizitatorilor etc.).

Cu toate acestea, ar trebui să țineți cont de caracteristicile psihologice personale ale liderului și, dacă este posibil, să vă creați propriul program. Un test care determină în ce moment al zilei (dimineața sau seara) ești cel mai activ poate ajuta în acest sens. Testul se numește „Lark or Owl?” și este prezentat în Anexa 4.

În timpul lucrului, nu trebuie să uitați de odihnă și de menținerea și păstrarea sănătății, ceea ce vă va ajuta nu numai să vă îmbunătățiți starea de bine și să aveți o perspectivă pozitivă asupra vieții, ci și să evitați pierderea timpului din cauza sănătății precare sau a disconfortului mental. Vom vorbi despre asta mai detaliat în capitolul următor.

1. 7 Ortobioza, componente ale ortobiozei

Rezultatele studiilor specifice ale sănătății umane și ale factorilor care influențează starea sa au arătat că sănătatea umană depinde de:

¦ starea medicinei - cu 10%;

¦ influenţa factorilor de mediu - cu 20-25%;

¦ factori genetici - cu 20%;

¦ condițiile și stilul de viață - cu 50%.

O persoană poate face multe pentru a menține un sentiment de „sănătate sunet și bunăstare radiantă”.

Și aici îi vine în ajutor o știință uimitoare - ortobiotica, care conține lecții neprețuite de autoconservare a sănătății și optimism în viață, care fundamentează ideile și regulile ortobiozei - un stil de viață rezonabil.

Percepând și stăpânind realizările științelor conexe, ortobiotica profită de metodologia sa: consideră însuși conceptul de „sănătate” ca unitatea a trei componente - fizică, mentală și morală. Și conținutul său principal vizează crearea ortobiozei personale, dezvoltarea tehnologiei individuale pentru un stil de viață sănătos.

Să ne uităm la cele trei componente ale sănătății.

Sanatatea fizica presupune absenta bolii sau defectelor fizice. Sănătatea fizică este evaluată după diverse criterii de funcționare a organismului: temperatura corpului, presiunea etc.

Cel mai important lucru pentru menținerea sănătății fizice este prevenirea bolilor - așa-numita prevenire a bolilor. Cele mai bune rezultate pot fi obținute prin antrenament fizic și întărirea corpului. Toate acestea măresc performanța unei persoane și îi antrenează reacțiile protector-adaptative. Prin urmare, educația fizică și sportul previn dezvoltarea diferitelor boli și contribuie la vindecarea lor mai rapidă atunci când apar.

Întărirea organismului este un sistem de proceduri care ajută la creșterea rezistenței organismului la influențele negative ale mediului, la dezvoltarea reacțiilor reflexe condiționate de termoreglare, cu scopul de a-i îmbunătăți. La întărire, corpul dezvoltă rezistență la răcire și, prin urmare, la așa-numita. raceli si alte boli.

Sănătate mentală. O persoană sănătoasă din punct de vedere mintal se caracterizează prin capacitatea sa de a face față situațiilor stresante.

Cu toții experimentăm stres din când în când. Situații stresante apar în viața noastră aproape în fiecare zi. Stresul ne așteaptă nu numai la serviciu, ci și pe stradă, într-o cafenea, în timp ce conducem o mașină și chiar acasă. Ne confruntăm cu stres atunci când nu reușim să încheiem munca la timp, să rezolvăm problemele financiare și să rezolvăm problemele de zi cu zi.

Indiferent de percepția situațiilor stresante, stresul cronic (sau pe termen lung) este foarte dăunător sănătății noastre. Este greu să gestionezi stresul atunci când ai de-a face cu o mulțime de probleme complexe în timpul drumețiilor, dar reducerea nivelului de stres este la fel de importantă ca să mănânci sănătos sau să faci mișcare.

În situații stresante, ritmul cardiac și respirator se accelerează, tensiunea arterială crește, iar tensiunea musculară și nervoasă crește. Având în vedere aceste reacții ale corpului, nu este surprinzător că stresul cronic poate provoca schimbări permanente care duc la boli de inimă și tulburări mentale.

Răspunsul de relaxare sau de relaxare poate contracara răspunsul la stres, reducând astfel modificările dăunătoare ale organismului cauzate de stres. Puteți combate stresul folosind tehnici de relaxare.

Câteva tehnici de relaxare: meditație; crearea de imagini mentale controlate; concentrarea gândirii; exerciții de respirație; relaxare musculară; yoga; gimnastică Tai Chi Chuan etc.

Liderul ar trebui să studieze mai multe tehnici de relaxare și să aleagă pe cea care i se potrivește cel mai bine. Rezultate din utilizarea regulată a tehnicilor de relaxare: reducerea simptomelor de stres și anxietate; absența emoțiilor și gândurilor negative, precum și a fricilor și condițiilor obsesive; concentrare îmbunătățită și percepție ascuțită; întărirea sistemului imunitar și îmbunătățirea somnului; creșterea eficienței și eficienței muncii.

Deci orice lider trebuie să se poată relaxa. După cum se spune, cei care nu își găsesc timp să se relaxeze vor trebui să găsească timp să se vindece.

Sănătatea spirituală se manifestă în conexiunea unei persoane cu întreaga lume și este exprimată în sentimente religioase, un sentiment de frumusețe și armonie mondială, un sentiment de admirație și reverență pentru viață.

Principalele caracteristici și indicatori ai săi includ:

a) moduri umaniste de a se influența pe sine și pe ceilalți;

b) experimentarea unei bucurii constante din viața ca atare;

c) integritatea lumii interioare, care este stabilită de un sistem de reguli și judecăți pe care oamenii le acceptă în mod conștient pentru ei înșiși (ceea ce numim „filozofie de viață”);

d) dorinta de a crea noi calitati valorice in cadrul perceptiei originale a vietii ca valoare.

Astfel, sănătatea este o condiție necesară pentru funcționarea activă și normală a unui lider. Încălcări grave în acest domeniu implică schimbări ale modului obișnuit de viață, practica stabilită a relațiilor cu lumea exterioară, o posibilă pierdere a performanței profesionale și, în general, o ajustare forțată a planurilor de viitor.

Următoarea parte a proiectului de curs examinează aplicarea practică a diferitelor metode, legi și principii în tehnica muncii personale a unui lider; sunt identificate problemele managerilor în organizarea muncii, implementarea ortobiozei și autoevaluarea dezvoltării personalității; Este oferit un program de autoperfecționare și dezvoltare pentru manageri.

2. Partea practică

2.1 Semne" slab" manager din cauza unor neajunsuriîn organizarea muncii

Calitățile unui lider puternic nu sunt altceva decât un scop pentru care să lupți. Deci în viață este puțin probabil să existe un manager care să îndeplinească 100% aceste cerințe. Dar, în același timp, orice lider trebuie să nu îndeplinească 100% caracteristicile unui manager slab. La urma urmei, a ști ce să nu fii este primul pas pentru a-ți găsi propriul drum și stil în management.

Deci, care sunt trăsăturile tipice general acceptate ale unui lider „slab” (rău)?

1. Se confruntă întotdeauna cu o mulțime de circumstanțe neașteptate, neprevăzute și petrece o cantitate colosală de timp și efort pentru a le elimina. Acest lucru se întâmplă pentru că, în primul rând, nu poate prezice, simți abordarea problemelor de orice fel și se pregătește pentru ele în avans și, în al doilea rând, el se ocupă mereu de probleme secundare, pierzând din vedere principalul lucru - sarcini strategice, care, dacă părăsesc ei la propriile lor dispozitive dă naștere acestor „circumstanțe neprevăzute” cele mai nefericite.

2. Este convins că știe afacerea și știe să o facă mai bine decât oricine, așa că încearcă să facă totul singur. Aceasta se bazează pe o înțelegere greșită a cel puțin două cele mai importante axiome ale managementului, și anume:

a) este absolut normal ca în fiecare zi un manager să rezolve mult mai multe probleme decât este capabil fizic. Prin urmare, un manager profesionist competent distribuie unele dintre sarcini între subalternii săi, delegându-le acestora competențele corespunzătoare. Este forțat să o facă și știe bine să o facă corect;

b) este absolut normal ca mulți angajați să-și cunoască meseria nu mai rău, ci mai bine decât șeful. Cine produce nu se descurcă, iar cel care conduce nu produce. Treaba șefului este să gestioneze (să producă ceva cu mâinile altor oameni) și nu să facă el însuși tot ce este necesar. Un manager profesionist organizează oamenii pentru a lucra și știe să o facă cât mai eficient posibil.

3. Ocupat cu lucruri, încercând să pătrundă în toate, așa că practic nu are timp. Este adesea mândru de cât de ocupat este. Primește vizitatori, vorbește simultan la telefon, semnează comenzi și dă instrucțiuni verbale subordonaților. Dacă acest stil de lucru nu este o imitație a activității viguroase, ceea ce, desigur, are loc, atunci poate fi numit stilul lui Iulius Caesar. După cum știți, împăratul roman era renumit pentru capacitatea sa de a face mai multe lucruri în același timp. Încă cred că pentru un lider modern acesta nu este cel mai bun exemplu de urmat: la urma urmei, Iulius Caesar a avut un final prost. Și în acest sens, nimeni nu poate fi o excepție.

4. Acoperă biroul cu hârtii. În același timp, este complet neclar care dintre ele sunt importante, care sunt urgente și care nu sunt deloc necesare. Adesea, cu o astfel de „comandă” pe desktop, managerul nu numai că nu poate găsi hârtia sau documentul oficial de care are nevoie în acest moment, dar le demonstrează și celorlalți (în primul rând angajaților) incapacitatea sau nedorința sa de a-și organiza munca și de a stabili priorități în probleme. .

5. Funcționează de dimineața devreme până seara târziu, uneori chiar și noaptea. În acest caz, managerul dă adesea înfățișarea unei persoane care este încărcată la limită, fără a dezamăgi nici el însuși, nici subordonații săi. Un astfel de lider nu provoacă altceva decât regret. De ce? Pentru că ignoră clar preceptele de bază ale bunei guvernări. Aceste porunci sunt:

a) fiecare sarcină ocupă tot timpul alocat pentru realizarea ei;

b) lucrul mai mult de opt ore pe zi este extrem de neproductiv, iar prețul plătit pentru aceasta este prea mare.

6. Servieta lui este „umflată” cu hârtii pe care managerul le duce de la serviciu la domiciliu și înapoi. Singurul beneficiu real al acestui lucru este că purtarea unei serviete poate înlocui într-un fel exercițiul. Un dosar pentru hârtii, o servietă ușoară - pentru asta ar trebui să te străduiești.

7. Încercarea de a amâna soluția pentru oricare, să nu mai vorbim de o problemă importantă. El speră că problema fie el însuși va fi rezolvată, fie altcineva o va rezolva. În plus, dacă își asumă o problemă, nu o termină niciodată. Drept urmare, povara problemelor nerezolvate începe să pună din ce în ce mai multă presiune asupra lui, forțându-l să facă greșeli de management.

8. Are gândire „alb-negru”. El vede totul doar ca alb sau doar ca negru, aprecierile lui sunt întotdeauna lipsite de ambiguitate, categorice și nu au nuanțe. Acest lucru duce la faptul că managerul pierde ocazia de a ajunge la un compromis. "Lovește sau ratează!" - nu este cel mai bun motto pentru un manager.

9. Acordă prea multă importanță detaliilor întâmplătoare, neimportante, nu știe să distingă principalul de secundar, importantul de neimportant, esențialul de neimportant. El exagerează detaliile și tinde să facă munți din molehills.

10. Încearcă să ia cea mai bună decizie în loc de cea fezabilă. În același timp, managerul uită că nici o singură decizie, mai ales una managerială, nu poate fi potrivită absolut tuturor, ca tuturor fără excepție. Arta managementului, printre altele, constă și în alegerea unei soluții nu dintre multe posibile (ideale), ci dintre cele care sunt efectiv disponibile și efectiv fezabile. Cea mai eficientă soluție cu o încălcare minimă a intereselor este principala orientare a unui lider modern.

11. Încearcă să-și dobândească o reputație de bun lider și face acest lucru într-un mod original - fie prin familiarizarea cu subalternii săi (opțiunea „băiat-cămașă”), fie folosind principiul ușii deschise, atunci când dorește oricine, oricând ei vor, și pentru orice problemă vine la biroul lui.

12. Încearcă să evite responsabilitatea, tinde să-i învinovățească pe alții, pe scurt, caută un „țap ispășitor”.

13. Își asumă meritul pentru succesele echipei sale și ale angajaților săi individuali, urmând principiul „succesele lor nu ar fi fost posibile fără conducerea mea sensibilă”.

Ei bine, un lider slab își dezvăluie slăbiciunea, chiar și în ciuda aspectului său formidabil. Face multe greșeli de management, uneori elementare. Principalele sunt discutate în Anexa 5.

În timp ce își elimină slăbiciunile, managerul trebuie să se străduiască să-și folosească timpul de lucru cât mai rațional pentru a avea timp să-și îndeplinească responsabilitățile profesionale și să conducă organizația către succes și prosperitate. Legea Pareto și principiul Eisenhower îl vor ajuta în acest sens.

2.2 Legea lui Pareto și principiul Eisenhower în tehnologiemunca personală a managerului

legea lui Pareto. Acest principiu a avut o influență uriașă și neobservată asupra multor oameni de succes, dar rămâne unul dintre marile mistere ale timpului nostru. Chiar și puținii cunoscători care îl cunosc și îl folosesc folosesc doar o mică parte din puterea sa.

Cum numim legea lui Pareto sau principiul 80/20?

Principiul 80/20 afirmă că o mică parte din cauze, inputuri sau eforturi sunt responsabile pentru o proporție mai mare a rezultatelor, producției sau recompensei câștigate. De exemplu, pentru a obține 80% din rezultatele obținute la locul de muncă, îți ia 20% din timpul total petrecut. Se pare că, în practică, 4/5 din eforturile pe care le depui (o pondere considerabilă) nu au aproape nimic de-a face cu rezultatul pe care îl obții.

Astfel, principiul 80/20 afirmă că disproporția este o proprietate inerentă a relației dintre cauze și rezultate, fondurile investite și primite, eforturile depuse și recompensele pentru acestea. Expresia „80/20” descrie bine această disproporție: 20% din fondurile investite sunt responsabile pentru 80% din randament; 80% din efecte provin din 20% din cauze, 20% din eforturi produc 80% din rezultate.

Multe exemple care confirmă valabilitatea Principiului 80/20 pot fi găsite în domeniul afacerilor. 20% din mixul de produse reprezintă de obicei 80% din vânzările totale în termeni monetari și același lucru se poate spune și pentru 20% dintre clienți și clienți. În plus, 20% din mixul de produse sau 20% dintre clienți generează de obicei 80% din profiturile companiei.

Să luăm societatea noastră. 20% dintre infractori comit 80% din infracțiuni; 20% dintre șoferi sunt de vină în 80% din accidentele rutiere; 20% dintre cei care se căsătoresc sunt responsabili pentru 80% din divorțuri (cei care se căsătoresc constant și apoi divorțează distorsionează foarte mult statisticile, ceea ce oferă o imagine pesimistă și unilaterală a instabilității căsătoriilor). În fine, 20% dintre copii profită de 80% din oportunitățile oferite de sistemul de învățământ dintr-o țară dată.

Și chiar și acasă: 20% din covoarele tale reprezintă 80% din impacturile care le provoacă uzura. 80% din timp porți 20% din hainele pe care le dețineți. 80% din toate alarmele false la declanșarea alarmei antifurt sunt cauzate de 20% din cauzele posibile.

Motorul cu ardere internă confirmă perfect valabilitatea Principiului 80/20: 80% din energia eliberată în timpul arderii combustibilului se pierde și doar 20% din energia totală este transferată roților. Acest 20% din combustibil produce 100% din toată mișcarea.

Relația matematică care a stat la baza principiului 80/20 a fost descoperită în urmă cu mai bine de o sută de ani, în 1897, de economistul italian Vilfredo Pareto (1848-1923). Descoperirea sa a fost numită multe lucruri, inclusiv Principiul Pareto, Legea lui Pareto, Regula 80/20, Principiul Efortului minim și Principiul dezechilibrului.

Principiul 80/20 este atât de important pentru că este împotriva a ceea ce credem că este logic. Ne putem aștepta în mod rezonabil ca toți factorii să aibă aproximativ aceeași importanță. Cu toate acestea, concepția greșită este una dintre cele mai neadevărate, dăunătoare și adânc înrădăcinate în creierul nostru.

Principiul 80/20 ne asigură, de asemenea, că atunci când aflăm raportul real, vom fi foarte surprinși de nivelul acelui dezechilibru, deoarece oricare ar fi nivelul real de dezechilibru, cel mai probabil acesta va depăși așteptările noastre.

Astfel, orice manager ale cărui responsabilități includ luarea unor decizii importante trebuie să cunoască și să aplice legea Pareto în munca sa. Acest lucru nu numai că îi va permite să economisească timp, dar va pune organizația pe calea dezvoltării de succes.

Prioritizarea conform principiului Eisenhower. Prioritizarea este atunci când un lider decide în fiecare zi ce trebuie făcut mai întâi pentru a-și atinge obiectivele.

Principiul Eisenhower vă va ajuta să vă începeți sarcinile și să lucrați în ordine, în conformitate cu prioritățile dumneavoastră. Și pentru a face acest lucru, în primul rând trebuie să vă întrebați: sunt aceste chestiuni importante sau urgente?

Conform principiului Pareto, 20% din sarcini vor fi importante din toate punctele de vedere. E amuzant, dar majoritatea sunt și urgente. A face lucruri importante te apropie de obiectivul tău. Problemele urgente mută atenția asupra lor, fără a avea un impact prea mare asupra obiectivului. Cele mai importante chestiuni și sarcini care conduc la succes și la atingerea obiectivelor nu ar trebui în niciun caz să fie împinse înapoi sub presiunea unor chestiuni neimportante, dar urgente.

Pentru a obține cele mai bune rezultate, un lider trebuie să-și petreacă cea mai mare parte a timpului pe chestiuni și sarcini cu adevărat importante.

Principiul Eisenhower vă permite să combinați doar două criterii - importante și urgente, rezultând astfel patru clase de priorități. Pentru o planificare de succes, un manager trebuie să analizeze și să clasifice toate sarcinile cu care se confruntă. Și apoi va avea o listă ierarhică, datorită căreia va ști ce, când și cum să facă.

Lista ierarhică a lui Eisenhower (Fig. 2):

O prioritate: Acestea sunt lucrurile care trebuie făcute astăzi pentru că sunt urgente și necesare.

Prioritate B: lucruri importante care nu trebuie făcute astăzi. Trebuie doar să-ți aloci în mod regulat timp pentru a face lucrurile B și să le găsești un loc în programul tău. Finalizarea sarcinilor din acest grup va asigura succesul și va aduce managerul mai aproape de scopul propus. Foarte des, lucrurile B sunt pur și simplu puse pe dos pentru că nu sunt urgente. Și totuși, implementarea lor la timp va evita multe probleme.

Prioritate C: aptitudini, maiestrie care ni se par urgente, dar nu sunt importante. Acestea includ: capacitatea de a rămâne calm, de a delega responsabilități (ca să spunem așa, „abilitatea de a trimite delegații”) sau de a spune „nu”. Cu aceasta, se câștigă timp pentru rezolvarea problemelor importante din grupa B.

D- Pprioritate: Aceasta include lucruri care nu sunt nici importante, nici urgente. Le poți pune în siguranță într-un sertar sau, dacă vorbim de termene limită sau de niște sarcini, le poți refuza sau pur și simplu delega altcuiva. Ar trebui să vă protejați în mod conștient de a face activități D care vă permit să vă relaxați și să vă distrați în zilele de cel mai mare stres.

Orez. 2. Prioritizare

Prioritizare corectă:

1. Distribuiți toate sarcinile și responsabilitățile în grupurile de mai sus A, B, C și D. Astfel, „necesarul” este separat de „inutilul”.

2. Amintiți-vă: „important” este fundamental diferit de „urgent”. „Important” aduce obiectivul dorit mai aproape, dar nu este neapărat „urgent”. „Urgent”, dimpotrivă, necesită o atenție imediată.

3. Acordați atenție așa-numitei „reguli a avantajului”: „important” vine înaintea „urgent”. Nu este necesar să faci tot ceea ce necesită o grabă. Trebuie să încercăm să nu ne mai supunem dictaturii problemelor urgente, pentru că în ea pândește următorul pericol: începem să fim distrași de ceea ce este urgent, dar absolut lipsit de importanță și nu este necesar.

4. Pentru planificarea timpului rezonabil, acest sfat va fi foarte util: începeți întotdeauna lucrul cu sarcina cu numărul 1 din grupa A, și nu cu cea cu numărul 3 sau 4, oricât de atractive și interesante ar fi acestea. Dacă până la sfârșitul zilei de lucru managerul nu a reușit să facă față tuturor sarcinilor și problemelor din grupul A, atunci merită să continuați să lucrați cu ei a doua zi. Și nu face alte sarcini până nu le termini pe primele.

5. În fiecare zi, lucrați la o sarcină din grupa B care necesită mult timp. Alături de activitățile sale zilnice, un lider trebuie să se gândească și la sarcinile și obiectivele sale importante „strategice”. Acesta este singurul mod de a asigura succesul de mâine astăzi.

Astfel, liderul trebuie să înțeleagă odată pentru totdeauna că nu va avea niciodată suficient timp pentru tot ceea ce și-ar dori să facă și pentru tot ce își doresc alții de la el. Trebuie să te asiguri că îți folosești timpul doar pentru lucruri care sunt cu adevărat importante pentru lider, care îl pot aduce mai aproape de obiectivul pe care și l-a propus. Și timpul poate fi câștigat doar dacă înveți să spui „nu” și refuzi să faci lucruri inutile.

Folosind legea Pareto și principiul Eisenhower în tehnica muncii personale, întocmirea unui plan pentru ziua și monitorizarea implementării acestuia în timpul zilei, managerul nu trebuie să uite să rezuma la sfârșitul zilei, așa cum ne sfătuiește Lothar Seiwert, folosind metoda „5 degete”.

2.3 Metoda" 5 degete" în organizarea autocontrolului unui lider

Rezumând ziua folosind metoda „5 degete”:

B(degetul mare) - veselie (cum te-ai simțit astăzi? ce ai făcut pentru a-ți menține și întări sănătatea?);

U(degetul arătător) - succese (ce ai făcut și ce rezultate ai obținut?);

CU(degetul mijlociu) - stare spirituală (care a fost starea mea dominantă și dispoziția spiritului?);

B(degetul inelar) - fapte bune (am ajutat pe cineva? ce serviciu am oferit, susținut într-un fel, dat sfaturi utile? cum le-am făcut pe plac celor dragi?);

M(degetul mic) - gândire (ce nou am învățat astăzi? la ce întrebare m-am gândit și la ce concluzie am ajuns?).

Orez. 3. Metoda „5 degete”.

Desigur, această metodă nu este universală. Consider că, dacă este necesar, componentele sale pot fi înlocuite cu cele care reflectă cel mai bine nevoile unui anumit manager, sau completate cu altele.

Dar, în general, această metodă va permite managerului să acopere o parte semnificativă din componentele importante ale activităților sale și anume: sănătatea; realizarea obiectivelor; o perspectivă pozitivă asupra vieții și a face față stresului; menținerea autorității și a respectului din partea subordonaților; autoperfecţionare şi dezvoltare.

În ceea ce privește sănătatea și problemele menținerii acesteia, acesta este un subiect pentru o discuție separată.

2.4 Probleme în implementarea ortobiozei la nivel de management

Una dintre principalele probleme în implementarea ortobiozei la nivel de conducere în țara noastră este lipsa timpului. Din păcate, în Rusia, de multă vreme, a existat ideea unui lider ca o persoană cu o cantitate minimă de timp liber, și cu cât un lider are mai puțin timp, cu atât o persoană pare să fie mai semnificativă. Dar, de fapt, acest lucru indică doar un nivel scăzut de autogestionare. Puteți și trebuie să găsiți întotdeauna timp pentru exerciții fizice, relaxare și alte forme de menținere a sănătății.

După părerea mea, cel mai potrivit moment pentru exerciții fizice este dimineața și prima jumătate a zilei. Dar, în același timp, această perioadă este caracterizată de cea mai mare eficiență și este dedicată soluționării celor mai importante probleme. Calea de ieșire din această situație o reprezintă exercițiile igienice de dimineață, efectuate acasă sau în sala de sport înainte de a începe munca. Pe lângă efectul specific care facilitează procesul de tranziție de la o stare de repaus la o stare de veghe activă, efectuarea exercițiilor de dimineață crește nivelul activității fizice generale a unei persoane.

Documente similare

Mecanism de gestionare a timpului de lucru al șefului departamentului de selecție a personalului INCOM-Real Estate Sevastopolskoe LLC. Conținutul muncii managerului și structurarea costurilor timpului său de lucru. Recomandări pentru utilizarea timpului de lucru al managerului.

teză, adăugată 26.01.2013


Esența planificării timpului de lucru. Formare eficientă în managementul timpului. Analiza planificării timpului de lucru a managerului folosind exemplul OOO „FLINT-KSI” și elaborarea de recomandări pentru optimizarea acestuia. Motive pentru lipsa timpului și inventarul acestuia.

lucrare de curs, adăugată 30.10.2012


Funcții de planificare într-o întreprindere. Principalele responsabilități ale unui manager. Organizarea muncii managerului, planificarea timpului acestuia (gestionarea timpului). Recomandări pentru crearea unui plan săptămânal. Planificarea timpului unui specialist și a responsabilităților sale.

rezumat, adăugat 06.08.2014


Esența și caracteristicile muncii unui manager, trăsăturile sale distinctive și delegarea de autoritate. Puncte cheie în lucrul cu documente și primirea vizitatorilor. Caracteristici ale organizării locului de muncă al managerului. Planificarea timpului de lucru.

rezumat, adăugat 17.10.2010


Specificul și metodele de îmbunătățire a activităților unui manager, precum și condițiile muncii manageriale. Planificare practică pentru îmbunătățirea muncii unui manager și economisirea timpului de lucru folosind exemplul MegaTex LLC. Ciclograma zilei de lucru.

lucru curs, adăugat 02/03/2009


Analiza utilizării timpului în munca unui manager, ritmul său biologic și vârfurile de performanță. Poza zilei de lucru și cronometrarea. Factori pentru reducerea orelor de lucru pierdute. Motive pentru lipsa timpului, metode de bază de management al timpului într-o organizație.

lucrare de curs, adăugată 14.07.2010


Concepte de bază, sarcini și principii ale muncii manageriale, factori, metode și condiții pentru îmbunătățirea acesteia. Planificarea muncii individuale a unui manager, relația cu planul de management cuprinzător al organizației. Clasificarea costurilor cu timpul de lucru.

prelegere, adăugată la 02/03/2009


Timpul de lucru: concept, structură și semnificație. Principii de bază ale utilizării eficiente a timpului de lucru. Cauzele pierderilor și raționalizarea timpului de muncă. Probleme care interferează cu utilizarea rațională a timpului de lucru a șefului Rassvet LLC.

lucrare de curs, adăugată 13.12.2012


Esența și principalele sarcini ale înregistrării timpului de lucru. Caracteristici de planificare și distribuire a timpului de lucru al managerului. Gestionarea și controlul timpului de lucru. Controlul asupra utilizării timpului de lucru ca principală modalitate de management al personalului.

lucrare de curs, adăugată 26.07.2010


Structura organizatorica si managementul mediului intern al organizatiei. Specificul gândirii și comportamentului unui lider ca condiție pentru eficacitatea managementului. Planificarea practică a muncii unui manager și economisirea timpului de lucru folosind exemplul Omspetsstroy LLC.

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre planificarea zilei de lucru.

Astăzi vei învăța:

1. De ce să vă planificați ziua de lucru;
2. Cine are nevoie?
3. Cum să vă planificați corect ziua de lucru.

Planificarea zilei de lucru

În secolul 21, ritmul vieții s-a accelerat simțitor și continuă să câștige avânt. Dacă anterior, pentru a avea succes, trebuia să faci o cantitate de muncă, acum trebuie să faci mult mai mult pentru a obține succesul. Și oamenii încep să se confrunte cu lipsa de timp. Dacă urmărim toate sarcinile zilnice pe care viața ni le aruncă în fiecare zi, nu mai rămâne timp deloc.

Planificarea zilei de lucru este un instrument care ajută nu numai la utilizarea eficientă a timpului de lucru, ci și la reducerea acestuia. Aceasta nu este o listă banală de activități care trebuie completată în ordine strictă. Planificarea este capacitatea de a alege ce trebuie făcut, de ce și când.

De aceea, planificarea corectă nu numai că structurează tot ceea ce faci în timpul zilei, dar îți eliberează și timpul. În primul rând, trebuie să faci cele mai importante lucruri - aceasta este regula principală. Este util pentru fiecare persoană care are timp liber la serviciu și nu are un program clar pentru a-și distribui timpul corect.

Ce include planificarea?

Planificarea timpului de lucru include:

• Stabilirea prioritatilor.
• Selectarea sarcinilor importante.
• Găsirea celor mai bune modalități de a le rezolva.
• Găsirea unui loc de muncă în timpul liber.

Prioritizare vă ajută să înțelegeți ce necesită atenție, ce se poate rezolva singur și ce problemă ar trebui pur și simplu ignorată. Timpul și informațiile au devenit mult mai valoroase decât înainte și a fi entuziasmat de ceva care nu dă rezultate este inutil.

Selectarea sarcinilor importante- aproape la fel ca prioritizarea, doar în cadrul unei zile lucrătoare. Tu alegi ce va aduce un rezultat important, ce trebuie făcut urgent și ce poate fi amânat.

Găsirea unor modalități mai bune de a rezolva problemele- un punct foarte important. Când planificați, trebuie să luați în considerare nu numai ceea ce veți face, ci și cum să faceți cel mai bine. În același timp, este important nu doar să economisiți timp, ci să faceți totul cât mai rapid și eficient posibil.

Lucrul cu timpul liber ar trebui incluse și în planul de lucru. Ai 2 ore libere pe zi pe care le poți petrece pentru ceva? Îți poți spune șefului despre asta, iar el te va încărca cu muncă, te poți educa sau poți depune efort în dezvoltarea propriului tău proiect.

De ce este important să vă planificați ziua de lucru?

Oricine a întâlnit vreodată freelancing, afaceri sau „muncă în voie” (precum un taxi) înțelege perfect importanța organizării sarcinilor pe parcursul zilei. Dar, de exemplu, majoritatea angajaților de birou nu consideră necesar să-și planifice ziua de lucru.

De fapt, principalul motiv pentru a vă planifica ziua de lucru este să vă creșteți propria eficiență. Dacă îți asculți propriul corp, poți înțelege că unele lucruri funcționează mai bine pentru tine la un moment dat, iar altele la altul. De exemplu, este mai convenabil pentru dvs. să efectuați apeluri către alte companii după prânz, deoarece v-ați trezit deja, dar nu sunteți încă obosit, iar munca monotonă se termină mai repede seara, deci este mai bine să amânați introducerea informațiilor în baza de date până la 5 - 6 ore.

Planificarea unei zile de lucru ține cont nu numai de elementele de bază ale rezolvării problemelor, ci și de preferințele personale ale fiecărei persoane. Managementul timpului nu a fost conceput pentru a impune tuturor aceluiași model de muncă extrem de eficientă. Trebuie să-ți adaptezi sarcinile la caracteristicile corpului tău.

Organizarea și planificarea zilei de lucru vă permite să faceți mai mult în mai puțin timp, lăsând timp să faceți lucrurile care vă plac.

Cine ar trebui să-și planifice ziua de lucru?

Fiecare persoană ar trebui să își poată planifica ziua de lucru. Astfel puteți economisi timp și puteți lucra mai eficient. Dar există 3 categorii de oameni care pur și simplu trebuie să se angajeze în planificarea personală.

. Cel mai indisciplinat muncitor este un freelancer. Nu are un program clar și doar termenul limită îi amintește că este timpul să se așeze să facă ceva. De aceea este foarte important ca freelancerii care lucrează cu mai mulți clienți să își planifice ziua de lucru. De multe ori se dovedește că apar comenzi noi cu o diferență de una sau două zile, iar dacă așteptați până în ultimul moment, este posibil să nu aveți timp să lucrați la două proiecte.

Oameni de afaceri. Aici totul este aproape la fel ca în freelancer. Mai ales dacă este o afacere online. Pe de o parte, te poți relaxa acasă în timp ce angajații tăi lucrează, dar pe de altă parte, această abordare va eșua inevitabil. În Occident, cultul workaholismului înflorește în rândul oamenilor de afaceri. Ei cred că dacă nu muncești 60 de ore pe săptămână, înseamnă că ești leneș și nu ai ce face în afaceri.

Managerii. Un lider nu va fi întotdeauna un om de afaceri. Proprietarul companiei nu poate participa activ la afacerile companiei sale, dar directorul acesteia își asumă responsabilitatea pentru funcționarea întregului mecanism. De aceea, liderii companiilor mijlocii și mari trebuie să-și folosească timpul în mod eficient, deoarece deciziile lor determină viitorul companiei pe termen lung. Planificarea zilei de lucru a unui manager este o modalitate de a vă distribui cel mai eficient timpul între sarcinile importante din punct de vedere strategic.

Metode de planificare a zilei de lucru

Pot exista multe metode pentru a vă planifica corect ziua de lucru. Dar una dintre cele mai eficiente este Matricea Eisenhower. Esența sa este următoarea.

Sunt 4 pătrate:

1. Pătrat A - Probleme urgente și importante.
2. Pătratul B - chestiuni neurgente și importante.
3. Pătratul C - chestiuni urgente și neimportante.
4. Pătratul D - chestiuni neurgente și neimportante.

Pătratul A ar trebui să rămână aproape întotdeauna gol. Cu o planificare adecvată, toate sarcinile importante ar trebui să se stabilească în pătratul B și să fie finalizate pe măsură ce se apropie de A.

Pătratul B sunt lucruri importante care te vor ajuta să-ți atingi scopul. Aceasta include toate sarcinile care trebuie finalizate în termen de 1 zi lucrătoare.

Pătratul Cînseamnă sarcini urgente și neimportante care trebuie delegate altora. Un prim exemplu de chestiuni urgente, dar neimportante este apelarea unui potențial client. Un angajat poate face asta, mai bine te concentrezi pe alte lucruri.

pătratul D,înseamnă că există lucruri neurgente și neimportante care nu te apropie de scopul tău, nu dau emoții pozitive și, în principiu, nu sunt necesare. Toate ideile inutile ar trebui să fie notate în acest pătrat.

Această împărțire a sarcinilor în funcție de importanța și urgența lor vă permite să înțelegeți la ce trebuie să acordați atenție în timpul zilei de lucru și la ce puteți uita în siguranță. Matricea ajută nu numai în procesele de muncă, ci și în viața de zi cu zi. Dacă vrei să înveți limba engleză, este interesant pentru tine și te va ajuta în carieră - acesta este pătratul B. Dar dacă vrei să înveți spaniolă doar de dragul de a o ști, acesta este D și poți uita în siguranță de aceasta.

Reguli de planificare a programului de lucru

Există mai multe reguli despre cum să vă desfășurați eficient ziua de lucru. Pentru comoditate, vom împărți ziua în 3 părți:

• Începutul zilei de lucru.
• Flux de lucru de bază.
• Completare.

Dimineața este cea mai importantă etapă. În funcție de cât de mult ai dormit, de cum te-ai trezit și de ce ai făcut, vor depinde starea ta, atitudinea psihologică și performanța.

Principiile unei dimineți „corecte” includ următoarele:

• Atitudine pozitiva. Dacă te trezești în fiecare zi crezând că îți urăști meseria, productivitatea ta va scădea. Încercați să vă începeți dimineața cu gânduri plăcute.
• Încercați să nu vă „legănați”. Ai observat că după ce te trezești dimineața, mai ai nevoie de încă 30 - 40 de minute pentru a-ți veni în sfârșit în fire? Acesta este timpul care nu merită pierdut. Imediat după trezire, fă un duș, prepară niște cafea și, în loc să stai o jumătate de oră plecând nicăieri, poți lua micul dejun în liniște.
• Un mic dejun pe îndelete și drum spre serviciu. Este foarte important să începi ziua fără grabă. Când te grăbești, corpul tău cheltuiește energie și nervi în plus care ar putea fi folosiți pentru o muncă mai productivă. Dacă nu vă puteți permite un mic dejun copios și o călătorie pe îndelete, culcați-vă mai târziu și treziți-vă mai devreme.
• Sarcini cheie. Cei mai mulți oameni de afaceri de succes tind să spună că cele mai importante sarcini ar trebui finalizate dimineața. După cum se spune: „Dacă vrei să faci totul, mănâncă o broască la micul dejun”. Rolul unei broaște este o sarcină pe care nu vrei să o asumi deloc. Fă-o dimineața, iar starea de spirit pozitivă din faptul că „broasca a fost mâncată” va dura pe tot parcursul zilei.

Fluxul de lucru principal constă din următoarele sarcini:

• Rezolva probleme urgente. Este important să înțelegeți că, dacă vă ies în cale o problemă urgentă în timpul zilei de lucru, nu trebuie să vă îndreptați toată atenția exclusiv asupra acesteia. Mai întâi trebuie să înțelegeți dacă este important sau nu. Dacă este important, atunci trebuie să începeți imediat să lucrați la el. Dacă nu, transferați responsabilitatea implementării acesteia către o altă persoană.
• Respectați termenele limită. În fiecare zi ar trebui să-ți stabilești termene aproximative în care trebuie să faci față întregului volum de sarcini. Este important ca nu „Fă totul înainte de ora 18”, ci „La 14:00 - începeți să faceți un plan, la 15:00 - analizați indicatorii, la 16:00 - faceți un raport,” etc.
• Ordinea la locul de munca. Acesta este un punct implicit, dar foarte important. Dacă biroul tău este o mizerie, ochii tăi se vor pierde constant printre el. Și dacă există un document străin la locul de muncă, puteți începe să îl studiați și să pierdeți doar 20 - 30 de minute.
• Nu urma impulsurile. Este cel mai important. Există câțiva factori declanșatori care vă fac să vă mutați atenția de la muncă la ceva mai puțin important. Sunați un prieten în timp ce vă revizuiți planul de vânzări? Este mai bine să nu faceți acest lucru, atunci vă veți pierde concentrarea și vă puteți pierde cu ușurință spiritul de lucru.
• Grupați-vă rutina. Este foarte important. Dacă trebuie să efectuați 60 de apeluri telefonice în timpul zilei, atunci este mai bine să le împărțiți în mai multe grupuri mici, câte 10 - 15 la un moment dat. După ce ați efectuat apelul, puteți efectua o altă sarcină. Trecând constant de la activitate de rutină la activitate activă, puteți face mult mai mult.

Sfârșitul zilei de lucru se bazează pe următoarele principii:

• Termină ceea ce este necesar. Există un grup de lucruri care se încadrează în pătratul „important, dar nu urgent”. Cel mai bine este să le completați în timpul zilei de lucru și să păstrați întotdeauna golul pătratul „important și urgent”.
• Verificați rezultatele în raport cu planul dvs. Tot ceea ce ai făcut în timpul zilei trebuie comparat cu ceea ce ai planificat. Dacă tocmai ați început să vă planificați ziua de lucru, atunci mici abateri de la plan vor fi în ordine. Încercați să le păstrați cât mai puține posibil.
• Faceți un plan pentru ziua următoare. Cel mai bine este să faceți acest lucru la sfârșitul zilei lucrătoare anterioare. Astfel vei menține spiritul de lucru și, în același timp, este important să întocmești un adevărat program de afaceri.

Dacă sunteți manager, atunci în timpul zilei de lucru trebuie să lucrați îndeaproape cu secretara dumneavoastră.

Vă rugăm să rețineți că toate acestea sunt sfaturi generale. Ele nu țin cont de caracteristicile tale individuale. Dacă îți este mai convenabil să faci o muncă urgentă după-amiaza, mai degrabă decât dimineața, este dreptul tău. Dacă preferați să faceți o sarcină mare și dificilă ultima și nu vă afectează starea de spirit pentru o zi, faceți-o până la urmă.

Planificarea zilei de lucru ar trebui să fie individuală.

Greșeli de bază atunci când vă planificați ziua de lucru

În ciuda faptului că practica managementului timpului este ferm stabilită în viața noastră, majoritatea oamenilor fac greșeli comune atunci când își planifică ziua de lucru. Iată câteva dintre ele.

Greșeala 1. Prioritizare greșită.

Matricea Eisenhower ne spune că trebuie să facem lucruri importante. Însă mulți oameni pot deveni confuzi cu privire la ceea ce este important pentru ei. Pătratul A, care ar trebui să rămână gol și este responsabil pentru chestiuni urgente și importante, este adesea confundat cu Pătratul C, unde s-au acumulat chestiuni neimportante care necesită o atenție imediată.

Este important să rețineți că ar trebui să vă cheltuiți energia exclusiv pe ceea ce este important pentru dvs. la un moment dat. Ar trebui să lucrezi pentru viitor când lucrurile pot fi lăsate deoparte și planificate cu înțelepciune.

Greșeala 2: Petrece prea mult timp cu lucruri mărunte.

Pentru a explica de ce este necesar să facem mai întâi „de bază” și abia apoi lucrurile mărunte, vom folosi Legea Pareto. Se spune că 20% din efort produce 80% din rezultate. Adică atunci când lucrezi la ceva important, cheltuiești 20% din efort și obții 80% din rezultat. Când lucrezi la lucrurile mărunte, obții de 4 ori mai puține rezultate și depui efort de 4 ori mai mult.

Să ne uităm la un mic exemplu. Trebuie să lansați o campanie de publicitate. Dacă creați 10 reclame, selectați cuvinte cheie și expresii pentru ele și le lansați pe site-uri pregătite, atunci aceasta va fi 20% din muncă care va oferi 80% din rezultat. Dar dacă petreci timp editand fonturi și imagini, selectând și lustruind fraze și căutând platforme suplimentare pentru publicitate, vei cheltui mult mai mult efort. Toate acestea vor trebui făcute, dar după începerea campaniei de publicitate, când obțineți primul rezultat.

Greseala 3. Lipsa de timp pentru chestiuni personale.

Fiecare persoană ar trebui să aibă o viață personală și libertatea de a alege o ocupație. Dacă ai multe de făcut și nu găsești una sau două ore pentru a-ți face hobby-ul, atunci aceasta este o planificare proastă a zilei tale. Planificarea timpului de lucru este important nu numai pentru că vă permite să faceți mai multe. Îți oferă posibilitatea de a face ceea ce îți place fără grabă.

Timpul este o resursă foarte importantă pentru un antreprenor. Dacă înveți să-ți planifici timpul corect, poți conta pe profituri bune. În acest articol vom vorbi mai detaliat despre ce este planificarea timpului de lucru al unui manager și cum să o implementăm corect.

Dacă îți folosești timpul de lucru în mod irațional și alocați greșit prioritățile, încercând să îndepliniți mai multe sarcini în același timp, vă puteți transforma munca în haos. Nu cheltui prea multă energie pentru sarcini mici, concentrează-te asupra lucrurilor cheie.

De ce este lipsă de timp?

Uneori, regizorul poate simți că îi lipsește mult timp. Deficiența apare adesea din cauza stării mentale a unei persoane. Este suprasolicitat, obosit, nu doarme suficient sau este deprimat. Toți acești factori trebuie eliminați, doar în acest caz va fi suficient timp.

Există anumite reguli pentru planificarea timpului de lucru, dar există doar două reguli principale:

1. Ar trebui să planificați în avans doar șaizeci la sută din timpul de lucru și să lăsați patruzeci la sută pentru a rezolva problemele care apar pe măsură ce lucrați. Prin urmare, nu are rost să încerci să-ți programezi jurnalul până la minut. Un program încărcat afectează negativ flexibilitatea îndeplinirii sarcinilor individuale.
2. Toate problemele trebuie împărțite în primare, secundare și nesemnificative. În primul rând, trebuie să vă concentrați pe chestiunile primare și secundare și, când mai rămâne timp, să vă ocupați de cele neimportante.

Reguli

Managementul timpului este o tehnologie care învață capacitatea de a vă gestiona și controla timpul în mod eficient. Există mai multe reguli importante.

Astăzi este ultima zi

Imaginează-ți că azi este ultima zi. Acest lucru vă va permite să vă puneți toată energia în cazurile acumulate și să le eliminați rapid. Gândul că trebuie să faci totul astăzi pentru a pleca mâine în vacanță îți va oferi o atitudine psihologică pozitivă față de orice activitate.

Gândul că trebuie să faci totul astăzi pentru a pleca mâine în vacanță îți va oferi o atitudine psihologică pozitivă față de orice activitate.

Programarea sarcinilor

Este mai bine să planificați sarcinile nu în cap, ci în jurnal. Până la urmă, atunci când sunt puse pe hârtie și vizualizate, practic se materializează. Când sarcina este finalizată, trebuie să o tăiați din listă și să treceți la următoarea. Acest lucru ajută foarte mult la concentrare.

Filtrarea informațiilor inutile

Într-o zi de lucru tipică, un manager trebuie să asculte o mulțime de informații, dintre care majoritatea nu îi sunt utile. Prin urmare, este important să dobândești obiceiul de a filtra fluxul de date, lăsând pe cele necesare și uitându-le pe cele inutile.

Eliminați pierderile de timp

Se întâmplă ca managerii să piardă mult timp pe rețelele de socializare, e-mail și chiar jocuri în timpul orelor de lucru. Astfel de deșeuri sunt inacceptabile. La urma urmei, aceste lucruri se prelungesc, iar simțul timpului se pierde, ceea ce dăunează muncii.

Pentru a vă concentra pe deplin asupra sarcinilor cheie, trebuie să dezactivați toate gadgeturile și aplicațiile care vă pot distrage atenția. Și pentru a vă relaxa, puteți alege un anumit timp, clar limitat, apoi faceți rețele sociale, e-mail și alte lucruri.

Nu multitasking

Desigur, uneori toată lumea se confruntă cu nevoia de a fi în două locuri deodată. Dar atunci când aceasta devine o normă, ea disipă atenția și nicio sarcină nu este îndeplinită corespunzător. Are mai mult sens să îndeplinești astfel de sarcini, începând cu cele mai importante și terminând cu cele opționale.

Cele mai dificile sarcini sunt efectuate dimineața, la începutul zilei de lucru. Nu ar trebui să le amânați până în ziua sau seara, deoarece dimineața o persoană are cea mai mare putere. Când cel mai dificil lucru este făcut dimineața, restul va părea ușor. Este mai rău când o sarcină care necesită multă muncă îți atârnă toată ziua de suflet, împiedicându-te să faci lucruri neimportante.

Ordinea la locul de munca

Când biroul managerului este ordonat și totul este la locul său, este mai ușor să-ți adunați gândurile. Dar haosul și haosul te fac distras și leneș. Și când există o grămadă de hârtii pe masă, se petrece mult timp căutând documentul sau elementul necesar. În plus, locul de muncă ar trebui să fie confortabil și plăcut de către manager. Prin urmare, nu este un păcat să-ți comanzi un scaun moale frumos și o masă mare.

Weekend-uri la nevoie

Toată lumea are nevoie de odihnă și nu trebuie să fie sâmbătă sau duminică. Există zile care nu sunt ocupate cu munca - nu ezitați să vă luați zile libere și, de exemplu, să petreceți timp cu familia. Odihna ajută o persoană să-și adune forțe și să se recupereze pentru noi realizări. După o zi întreagă liberă, există o creștere naturală a eficienței utilizării timpului de lucru.

Toată lumea are nevoie de odihnă și nu trebuie să fie sâmbătă sau duminică.

In cele din urma

Gestionarea timpului în activitățile managerilor este un punct important căruia trebuie să acorde atenție atât oamenii de afaceri începători, cât și cu experiență. Cel potrivit îi va permite directorului să rezolve toate sarcinile de lucru mai rapid și mai productiv, ceea ce va aduce beneficii companiei.

În prezent, eficacitatea unei organizații este în mare măsură determinată de eficiența muncii zilnice a personalului de conducere. Este evident că este dificil să organizezi munca în echipă atunci când managerul și subalternii săi nu au tehnici și metode moderne de lucru și nu își îmbunătățesc stilul individual de lucru.

Desigur, pregătirea unui manager pentru activități de succes este determinată de cunoștințe, abilități, aptitudini și trăsături de personalitate. Cu toate acestea, un rol important îl joacă studierea mecanismului cauză-efect al deficiențelor și problemelor existente, precum și găsirea modalităților de a ne îmbunătăți munca.

Utilizarea rațională a timpului de lucru de către manager este crucială pentru eliminarea deficiențelor în practicarea activităților zilnice.

Un pas important în crearea unui sistem eficient de management al timpului pentru un manager este definirea obiectivelor de activitate atât pe perioade scurte, cât și pe perioade lungi. Managementul bazat pe obiective nu este asociat cu eforturi suplimentare, deoarece se bazează pe procesul de planificare cu determinarea termenelor limită pentru implementarea acțiunilor sau activităților planificate.

Obiectivele stabilite de lider nu numai că determină acțiunile care ar trebui realizate, dar stimulează și implementarea acestora. Stabilirea obiectivelor înseamnă pentru un lider să-și ducă la îndeplinire acțiunile în mod conștient. Pentru un lider, stabilirea obiectivelor acționează ca o forță motrice, a cărei energie dispare doar atunci când scopul este atins. Obiectivele stabilite de manager ar trebui să fie:

• realist și specific;
• concentrat nu pe realizarea unor activități, ci pe obținerea unui rezultat specific;
• măsurabile și legate în timp de anumite termene limită.

Definirea obiectivelor este doar etapa inițială. Este necesar să se transforme obiectivul într-un plan de acțiune pentru a-l atinge. Este necesar să se determine grade de importanță și să se decidă care scopuri și obiective sunt cele mai importante și care pot aștepta. Rezolvarea cu succes a problemei identificării gradelor de importanță are un impact puternic asupra creșterii eficienței muncii managerului.

O condiție prealabilă pentru atingerea obiectivelor de către un manager este utilizarea timpului său de lucru pentru a implementa activități care conduc la aceste obiective. Mulți lideri sunt „controlați” întâmplător. Ei nu au o bază clară pentru a lua decizii atunci când își planifică timpul. Secvența acțiunilor lor este adesea controlată de factori externi. Motivele pentru aceasta sunt lipsa unei baze bine organizate pentru luarea deciziilor, precum și obiceiul dezvoltat de a planifica timpul în legătură insuficientă cu dorința de a atinge obiectivele stabilite.

Pregătirea unui manager de a lucra eficient este în mare măsură determinată de practicarea activităților sale zilnice, iar utilizarea rațională a timpului de lucru este crucială pentru formarea unui stil de conducere.

Introducerea perioadelor de planificare contribuie la o evaluare mai precisă a situației în ansamblu, facilitează identificarea principalului lucru, crește nivelul de execuție și ajută managerul să ia decizia corectă cu privire la modul de utilizare cât mai eficientă a timpului de lucru. .

Pentru a obține cele mai bune rezultate posibile la planificarea timpului de lucru, managerul trebuie să folosească un astfel de concept precum „perioade de planificare”: zi, săptămână, lună, an. Fiecare perioadă de planificare trebuie luată în considerare separat. În acest sens, este recomandat să aveți un plan separat pentru fiecare perioadă.

Principalul avantaj al programării muncii este că programarea timpului de lucru aduce economii de timp. Managerul are posibilitatea de a-și folosi timpul de lucru disponibil pentru activități fructuoase și de succes și de a-și atinge obiectivele cu cât mai puțin timp posibil. Planificarea ca cea mai importantă componentă a organizării muncii personale înseamnă pregătirea pentru implementarea obiectivelor propuse și structurarea (raționalizarea) timpului de lucru.

Atunci când elaborează un plan pentru fiecare perioadă, managerul trebuie să răspundă la următoarele întrebări:

• Care este scopul principal al acestei perioade?
• Cât timp are el?
• În ce ordine trebuie îndeplinite principalele sarcini ale perioadei?
• Ce pregătiri trebuie făcute?

Pentru a-și îndeplini în mod corespunzător atribuțiile și pentru a-și atinge obiectivele, managerul trebuie să înțeleagă clar cât de limitat este bugetul său pentru timpul de lucru. Acest lucru se explică prin faptul că planul perioadei de lucru în curs de elaborare reprezintă un proiect de procese de muncă pentru perioada următoare.

La elaborarea unui plan pentru o anumită perioadă, se recomandă utilizarea principiilor și regulilor de bază ale planificării timpului de lucru:

• regula raportului de bază (regula 60:40). Se recomandă să faceți un plan doar pentru o anumită parte a timpului de lucru. Practica arată că partea planificată nu trebuie să depășească 60% din bugetul total de timp planificat al managerului; se numeşte perioada de activitate planificată. Restul de 40% din perioada de timp planificată ar trebui împărțit în două blocuri a câte 20% fiecare. Primul bloc reprezintă o rezervă de timp de lucru alocată pentru realizarea acțiunilor și lucrărilor neincluse în planul în curs de formare și se numește perioada de activitate neprevăzută. Al doilea bloc de timp de rezervă este alocat activităților de management și activității creative - aceasta este o perioadă de activitate spontană;
• analiza lucrărilor efectuate anterior și a structurii costurilor timpului de lucru din perioadele anterioare;
• regularitate și planificare sistematică;
• planificare realistă;
• forma scrisă a planului care se formează;
• ducând peste ceea ce nu s-a făcut. Acțiunile de lucru și activitățile nerealizate din perioada de planificare curentă trebuie transferate în planul de lucru al perioadei de planificare următoare dacă nu și-au pierdut relevanța;
• stabilirea standardelor temporare și a termenelor planificate pentru executarea lucrărilor incluse în planul perioadei de lucru. Planul ar trebui să stabilească standarde de timp precise pentru acțiunile planificate;
• stabilirea unei priorități (grad de importanță) pentru fiecare dintre lucrările cuprinse în plan;
• delegarea (realocarea) muncii. Planul ar trebui să reflecte, de asemenea, munca care este delegată altor angajați pentru execuție. În legătură cu această categorie de muncă, trebuie planificat timp pentru ca managerul să monitorizeze termenele limită, calitatea soluțiilor etc.

Cea mai importantă dintre toate perioadele de planificare pentru un manager este ziua. Planificarea zilei implică determinarea unei acțiuni specifice la un moment dat și nu se limitează la identificarea scopurilor, dorințelor sau intențiilor, așa cum poate fi cazul altor perioade de planificare. Planificarea zilei pregătește scena pentru a trăi în prezent.

Planul zilnic ar trebui să creeze o imagine de ansamblu asupra tuturor activităților zilei și să ajute managerul să folosească cât mai eficient timpul de lucru. Planul zilnic definește obiectivele finale ale lucrării în ordinea importanței. Planul se formează în principal la sfârșitul zilei precedente sau la începutul zilei planificate.

Pentru a elabora un plan al zilei de lucru, puteți utiliza metoda „Alpi”, care implică implementarea următoarelor cinci etape, bazate pe utilizarea principiilor și regulilor de bază ale planificării timpului de lucru (această metodă poate fi folosită și pentru a dezvolta o săptămână de lucru plan):

• Întocmirea unei liste complete a lucrărilor planificate pentru ziua curentă. Această listă ar trebui compilată ținând cont de distribuția preliminară a lucrărilor în funcție de prioritatea implementării lor.
• Determinarea duratei planificate a fiecaruia dintre lucrarile programate pentru finalizare si a bugetului total al timpului de lucru.
• Rezervarea timpului de lucru ținând cont de raportul de 60: 40.
• Luarea deciziilor privind delegarea lucrărilor planificate de către manager pentru execuție.
• Controlul și transferul a ceea ce nu s-a făcut. Monitorizarea îndeplinirii sarcinilor și a utilizării timpului de lucru este ultimul punct al sistemului de planificare individuală. Implementarea măsurilor de control permite managerului să obțină informațiile necesare pentru a analiza structura costurilor efective ale timpului de lucru și pentru a începe să caute posibile modalități de îmbunătățire a muncii sale.

Cel mai important element al planificării lunare (anuale) este identificarea domeniilor cheie de activitate. Pe baza acestor direcții, managerul trebuie să elaboreze un plan personal de activitate și un buget pentru luna (anul) care urmează. Totodată, timpul de care dispune managerul este individualizat în calendarul de lucru cât mai exact cu o lună (an) înainte.

O componentă importantă a activității eficiente a unui manager este capacitatea acestuia de a decide cărora dintre sarcinile cu care se confruntă ar trebui să li se acorde importanță primară, secundară etc. în practica muncii zilnice. În fiecare zi, un manager trebuie să ia decizii cu privire la prioritizarea sarcinilor și problemelor de rezolvat.

În acest sens, este relevant ca orice manager să poată stabili în mod conștient priorități clare, să îndeplinească în mod consecvent și sistematic sarcinile cuprinse în plan, cu ordinea corespunzătoare de execuție.

În practica de zi cu zi, nu este recomandat ca un manager să preia inițial cele mai simple și mai ușoare sarcini care necesită timp de lucru minim. Ar trebui să începeți să rezolvați problemele în conformitate cu semnificația și importanța lor.

Această poziție este confirmată de binecunoscutul principiu Pareto sau principiul lui 80: 20. În general, acest principiu indică faptul că în cadrul unui anumit grup sau set, părțile mici individuale prezintă o semnificație mult mai mare decât corespunde cotei lor relative în acest grup.

Transferarea conținutului principiului într-o situație de muncă înseamnă că în procesul de lucru, în primele 20% din timpul petrecut, managerul realizează 80% din rezultatul final. Restul de 80% din timpul petrecut îi aduce doar 20% din rezultatul total al muncii. În consecință, se recomandă ca managerul să rezolve inițial câteva probleme „vitale”, apoi numeroase „minore”.

Principiul Pareto stă la baza așa-numitei analize ABC, conform căreia cotele procentuale ale cazurilor mai importante și mai puțin importante în numărul lor total rămân în general neschimbate. Această prevedere ne permite să împărțim condiționat întreaga cantitate de muncă a managerului în trei grupuri de sarcini: A, B și C - în conformitate cu semnificația lor în ceea ce privește atingerea obiectivelor.

• Grupul de sarcini A constituie aproximativ 15% din numărul total de sarcini și activități planificate de manager pentru implementare. Semnificația sarcinilor acestui grup în atingerea obiectivelor stabilite este, la rândul său, de 65%. Astfel, acest grup ar trebui să includă doar cele mai importante sarcini și activități ale managerului.
• Grupul de sarcini B reprezintă 20% din cantitatea totală și 20% este semnificația lor finală. Acest grup include de obicei sarcini importante.
• Grupul de sarcini B reprezintă 65% din numărul total de sarcini, dar au o pondere mică - 15% în importanța totală a afacerilor managerului. Acest grup include sarcini care sunt mai puțin importante și nesemnificative.

Conform practicii utilizării analizei ABC, managerului i se recomandă să rezolve grupa A de sarcini, care aduce cel mai mare rezultat final, independent în primul rând.

La următoarea etapă de lucru, atenția managerului ar trebui să se concentreze asupra grupului B de sarcini, a cărui soluție oferă și o parte semnificativă a rezultatului total. Pentru acest grup, managerului i se recomandă să determine posibilitatea delegării parțiale a sarcinilor altor interpreți. În acest caz, managerul păstrează controlul asupra timpului și calității rezolvării sarcinilor delegate.

Prin delegarea sarcinilor acestui grup, managerul își descarcă timpul de lucru, eliberându-l pentru a rezolva probleme mai importante. Pe de altă parte, ajută la creșterea motivației în munca subordonaților săi și la creșterea calificărilor acestora, încredințându-le chestiuni responsabile. Dacă o sarcină nu poate fi delegată unui alt executant, atunci managerul trebuie să preia singur soluția.

Principalul pericol al sarcinilor din grupa B pentru un manager este că, mai devreme sau mai târziu, acestea devin parte din sarcinile grupului A și trebuie rezolvate de el personal cât mai curând posibil.

Sarcinile grupei B trebuie delegate altor interpreți. Necesitatea delegării lor se explică prin faptul că rezolvarea cu succes a problemelor grupei B nu necesită ca interpreții să aibă cunoștințe și calități speciale. În același timp, managerul păstrează doar controlul asupra termenelor de rezolvare a sarcinilor acestui grup.

Luarea deciziei corecte de către manager cu privire la prioritatea implementării activităților planificate asigură:

• lucrează numai la sarcini cu adevărat importante și necesare;
• rezolvarea problemelor în conformitate cu urgența acestora;
• atingerea obiectivelor stabilite în cel mai bun mod posibil (cu pierderi minime de resurse), ținând cont de circumstanțele actuale;
• excluderea muncii care pot fi efectuate de alți interpreți.

Regulile propuse de generalul american Dwight Eisenhower pot ajuta un manager să ia decizia corectă în timp util cu privire la sarcina căreia îi va acorda prioritate. Conform acestor reguli, prioritatea lucrării programate pentru execuție se stabilește ținând cont de criterii precum importanța și urgența acestora. În funcție de gradul de importanță și urgență, toate sarcinile pot fi împărțite în patru grupe:

• Grupul de sarcini A - urgent/important;
• Grupul de sarcini B - urgent/mai puțin important;
• Grupul de sarcini B - mai puțin urgent/important;
• Grupul de sarcini D - mai puțin urgent/mai puțin important.

Liderul trebuie să rezolve el însuși problemele grupului A în primul rând.

Sarcinile grupei B ar trebui delegate altor interpreți. Principalul pericol al sarcinilor acestui grup pentru manager este că, dacă nu sunt delegate, managerul riscă să cadă sub „tirania” urgenței lor. Necesitatea de a delega aceste sarcini apare și din faptul că soluția lor de succes nu necesită ca executantul să aibă cunoștințe speciale. Managerul are control numai asupra termenelor de rezolvare a problemelor acestui grup.

Sarcinile grupei B ar trebui delegate altor interpreți, descarcându-le timpul de lucru și având grijă de creșterea motivației angajaților. Cu toate acestea, trebuie amintit că managerul este obligat să controleze timpul și calitatea rezolvării sarcinilor delegate. Dacă delegarea nu este posibilă, liderul trebuie să-și asume el însuși sarcinile acestui grup.

Sarcinile din grupa D sunt sarcini neimportante și neurgente. Atât managerul, cât și ceilalți angajați ar trebui să se abțină de la a lua decizii în momentul actual.

Prin aplicarea consecventă a metodei ABC și a principiului Eisenhower în practica muncii, un manager poate crește semnificativ productivitatea, eficiența și eficacitatea activităților sale zilnice.

Principala problemă a utilizării optime a timpului de lucru al unui manager este supraîncărcarea. Există trei motive care agravează suprasolicitarea:

grad scăzut de delegare a responsabilității;

priorități incorect alese;

prea multă scufundare în grijile cotidiene.

Când rezolvați această problemă, puteți utiliza următoarele principii:

1. Principiul Pareto. V. Pareto a descoperit efectul tensiunii concentrate. În acest caz, înseamnă că concentrarea asupra activităților vitale are cel mai mare impact asupra obținerii rezultatelor dorite. Acest lucru duce la regula 20/80: concentrarea a 20% din timp pe cele mai importante probleme poate duce la 80% din rezultate. Celelalte 80% din timp produc doar 20% din rezultate.

2. Determinarea importanței activităților desfășurate este esențială pentru eficacitatea managerului. Pentru a determina semnificația sarcinilor, principiul Eisenhower este foarte important. Eisenhower a împărțit sarcinile în funcție de importanța și urgența lor în sarcini A, B și C (Fig. 2).

A - sarcini: foarte importante și urgente - finalizați imediat.

B - sarcini: importante, non-urgente - stabiliți când ar trebui îndeplinite.

C - sarcini: mai puțin importante, dar urgente - delegat.

Importanţă

Urgenţă

Figura 2. Distribuția priorităților pentru rezolvarea problemelor.

Lucrurile care nu sunt nici importante, nici urgente nu trebuie să distragă atenția managerului.

Cel mai mare pericol pentru un manager este creșterea urgenței (C - sarcini), în timp ce B - sarcini (sau chiar A - sarcini) rămân neîndeplinite.

stabilește-ți obiective. Pe această bază, întocmește o listă de lucruri de făcut (pentru o perioadă lungă);

examinați lista de activități. Împărțiți sarcinile mari în altele mici (analiza morfologică);

stabiliți o dată specifică de finalizare pentru fiecare sarcină și subsarcină;

Pune lucrurile cu un termen limită fix (de exemplu, pregătirea pentru o întâlnire care ar trebui să aibă loc în ziua respectivă) mai întâi în calendar.

Prioritatea cea mai mare ar trebui acordată și sarcinilor care necesită mult efort (de exemplu, dezvoltarea unei noi strategii, problema reconstrucției etc.).

Problemele de gradul doi de importanță includ diferite tipuri de muncă pe termen mediu, precum și munca legată de îndeplinirea funcțiilor obișnuite.

Pe locul al treilea ar trebui plasată munca secundară, a cărei eșec nu va avea consecințe negative semnificative (apeluri telefonice minore etc.):

adăugați în calendar problemele urgente care au apărut cu o zi înainte;

încercați să reduceți lista de muncă.

nu planifica mai mult de trei lucruri importante și mai mult de zece lucruri în total pentru o zi;

planificați să îndepliniți cele mai importante, dificile și mai puțin plăcute sarcini la cel mai favorabil moment al zilei pentru dvs.; lăsați sarcini ușoare și plăcute pentru sfârșitul zilei de lucru;

nu începeți o nouă sarcină până la finalizarea celei anterioare; dacă ești întrerupt, ar trebui să te întorci la treburile neterminate;

Scrieți sarcinile neîndeplinite în calendarul pentru ziua următoare și, dacă aceeași sarcină apare în calendarul dvs. timp de mai multe zile la rând, gândiți-vă dacă este posibil să o abandonați și să o transferați unei alte persoane pentru execuție.