Participarea la licitații: instrucțiuni pas cu pas, documente necesare, condiții.

19.02.2013 01:54

Scopul licitației este de a selecta un furnizor de bunuri (servicii) care poate satisface toate cerințele dumneavoastră (în ceea ce privește costul, timpul de livrare, cantitatea de mărfuri etc.). În acest sens, trebuie să țineți cont de următoarele:

• Efectuarea unei licitații serioase durează cel puțin o lună și, probabil, întârzierea va juca un rol important în afacerea dvs. Deci, dacă nu cumpărați echipament sau nu aplicați la timp pentru un serviciu, puteți pierde un client într-o lună și, odată cu acesta, venitul dvs.
• Este necesar să se organizeze o licitație doar pentru achiziții semnificative. Din experiența mea, suma ar trebui să fie de cel puțin 10 mii de dolari SUA. Dacă vorbim de sume mai mici, subordonații dvs. ar trebui să găsească în mod independent opțiuni mai ieftine comunicând cu partenerii viitori sau actuali.

Evaluează situația și, dacă ai timp să organizezi o licitație, folosește acest formular de selecție a partenerului. Pentru a organiza eficient o licitație și pentru a vă atinge obiectivul, trebuie să faceți mai mulți pași (vezi și: Ce fel de licitație poate fi organizată?).

Ce fel de licitație poate fi organizată?

Licitație deschisă este un eveniment public, în timpul căruia compania dvs. își face publică destul de larg intențiile sale imediate pe piață. Tu formulezi problema, descrii situatia pietei si conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca solutia problemei. După aceasta, informațiile despre licitație sunt distribuite în surse deschise.

Recomand organizarea unei licitații deschise dacă valoarea comenzii este foarte mare (de exemplu, vorbim despre construcția unei clădiri). O licitație deschisă va asigura o transparență maximă pentru acționari în alegerea unui partener și luarea deciziilor și va reduce semnificativ probabilitatea ca rezultatele să fie afectate de interesele financiare ale subordonaților dvs. (cu alte cuvinte, se va primi un recul).

Licitație închisă presupune că dvs. sau comisia de licitație efectuați o selecție preliminară a participanților (de obicei nu mai mult de cinci sau șase companii), faceți cunoștință cu reprezentanții acestora și discutați despre planurile dvs.

Anunțurile privind licitațiile închise nu sunt publicate; invitațiile sunt trimise individual. De obicei, cele mai mari firme sau consorții ale acestora participă la licitații închise.

Este mai bine să desfășurați o astfel de licitație dacă sunteți limitat în timp și cunoașteți piața companiilor profesionale din zona în cauză. În caz contrar (cu o licitație deschisă) va trebui să petreceți timp studiind experiența și nivelul companiilor, să evaluați riscurile interacțiunii cu potențialii parteneri care doresc să participe la licitație. Toate acestea duc la creșterea termenelor limită.

O licitație trebuie să fie organizată dacă costul achiziției (o singură dată sau pe an) depășește o anumită sumă fixă. Fiecare companie o stabilește în funcție de interesele și riscurile sale atunci când cumpără. Firma noastra achizitioneaza materii prime pentru productie, echipamente informatice, echipamente si mobilier de birou, autovehicule pentru flota pe baza de licitatie, si selecteaza si firme care presteaza servicii (in domeniul selectiei personalului, PR etc.).

Nu am stabilit momentul optim pentru licitație. În funcție de complexitatea și valoarea achiziției, licitația durează de la două săptămâni la două luni. Cu cât licitația este mai complexă, cu atât este mai mare numărul de furnizori implicați în ea, cu atât este nevoie de mai mult timp pentru a analiza propunerile și a lua o decizie finală. Dar dacă licitația este întârziată, atunci acesta este un semnal că ceva a fost făcut incorect în procesul de organizare.

Pasul 1. Organizarea comisiei de licitație

Puteți crea un comision de licitație temporar sau permanent (dacă țineți licitații în mod regulat). Ar trebui să fie format din experți și un reprezentant al departamentului care are nevoie de acest produs. Este indicat ca Directorul General al companiei client să-și asume rolul de președinte al comisiei. Experții pot fi fie specialiști din compania ta, fie prietenii sau consultanții tăi. Principalul lucru este că sunt bine versați în domeniul de activitate în care țineți o licitație.

1. Încercați să comunicați mai mult cu directorii dvs. Înainte de începerea licitației, formulați împreună cu acestea cerințe clare în funcție de care se va face selecția.
2. Crearea unei comisii permanente nu este întotdeauna eficientă, deoarece experții invitați nu pot înțelege toate domeniile. Este mai bine să ajustați componența comisiei în funcție de obiectivele și zona în care se desfășoară licitația.
3. Sarcina ta este de a oferi astfel de condiții de lucru pentru comision, astfel încât să fii sigur că achiziția răspunde nevoilor afacerii tale. Încercați să creați un conflict de interese sănătos între comisie și furnizorii care participă la licitație.

Spune un practicant

Elena Denisova | Director financiar al proiectului Chateau le Grand Vostock, regiunea Krasnodar

Referinţă

Proiect Chateau le Grand Vostock(Chateau le Grand Vostok) este un proiect unic ruso-francez de producere a vinurilor la standarde europene de calitate în Rusia. Include întregul ciclu de producție: cultivarea strugurilor, vinul de ouat, învechirea vinului în butoaie franceze, îmbuteliere și distribuție.

Recomand directorilor generali ai companiilor mici să monitorizeze personal întregul proces (de la crearea unei comisii de licitație până la luarea unei decizii). De exemplu, compania noastră a organizat o licitație pentru a selecta un antreprenor general pentru construcția unei fabrici în regiunea Krasnodar. Am participat la pregătirea licitației, la selectarea partenerilor și la luarea deciziei finale.

Din proprie experiență, pot spune: dacă Directorul General este managerul de proiect și președintele comisiei de licitație, el este cel care trebuie să monitorizeze zilnic desfășurarea licitației.

Directorul general, care are sub comanda adjuncți pentru economie și finanțe, marketing, dezvoltare strategică etc., poate delega conducerea licitației subordonaților săi. În acest caz, vi se atribuie rolul principalului expert, care, după ce a primit informații despre participanți, poate lua o decizie finală. Dacă este necesar, vă puteți întâlni cu candidații care vă plac.

Comisia de licitație include șefi de departamente sau manageri - în funcție de volumul și natura licitației, gradul de implicare a departamentelor în procesul de licitație. Directorul nostru general nu participă la lucrările comisiilor de licitație, ci o controlează. Dacă licitația se ține pentru sume de la un milion de dolari, trebuie să se familiarizeze cu aplicațiile și rezultatul, dar dacă vorbim de sume mai mici, la propria discreție.

În compania noastră, comitetul de licitație include întotdeauna cel puțin trei angajați: clientul, managerul acestuia și directorul de achiziții. Cel puțin trei persoane care lucrează cu compania și potențialii furnizori de produse (servicii) sunt invitate să participe la licitație.

Întrucât unul dintre principiile conducerii companiei noastre este delegarea de autoritate de la conducerea de vârf către antreprenor, Directorul General participă la lucrările comisiei de licitație doar pentru achiziții care depășesc anumite sume sau la alegerea unui furnizor al celor mai esențiale servicii (produse). ) pentru companie. Cel mai adesea, participarea directorului general este minimă - la nivel de experți.

Pasul 2. Elaborarea caietului de sarcini

În atribuirea licitației, membrii comisiei trebuie să enumere toate cerințele pentru produsul (serviciul) achiziționat. Acest document va permite partenerilor dumneavoastră să pregătească informații mai complete și veți putea compara performanța furnizorilor.

Sfaturi pentru directorul general:

1. Dacă strategia de dezvoltare a companiei dvs. vă permite să determinați volumul tranzacției luate în considerare cu doi până la trei ani în avans, atunci asigurați-vă că indicați acest lucru în caietul de sarcini.
2. Încercați să formulați cât mai exact cerințele tehnice pentru produsul (serviciul) achiziționat și caracteristicile necesare. Acest lucru vă va permite să comparați rapid propunerile primite și, prin urmare, să reduceți timpul de desfășurare a licitației.
3. Nu includeți detalii inutile în sarcină. Rețineți: detaliile excesive pot întârzia licitația.

Spune un practicant

Victor Marchenko | Șef de achiziții, 3M Rusia, Moscova

Sarcina noastră de licitație constă în următoarele puncte: o scrisoare de invitație la participare la licitație, specificația produsului sau serviciului, criteriile de evaluare și ponderea fiecărui criteriu, componența comisiei, calendarul licitației, cerințele pentru documentația de licitație.

Anatoly Kulish | Director comercial al companiei Komus, Moscova

În cadrul companiei noastre, sarcina de licitație (brief) include următorii parametri: calendarul, formatul cererilor acceptate de la participanți, condițiile de determinare a câștigătorilor, obiectivele proiectului și rezultatele așteptate, bugetul proiectului, alte condiții (mecanisme de finanțare, măsurarea rezultatelor etc.)

Pasul 3. Selectarea partenerilor

Comisia trebuie să trimită licitația potențialilor dumneavoastră parteneri. Astfel, în primul rând, îi va invita să participe la licitație, iar în al doilea rând, va putea monitoriza prețurile de pe piață: veți înțelege cine umfla marja și cine nu. De exemplu, încerc să atrag nu mai mult de trei până la șase companii. Mai mult, această listă include atât întreprinderile mari, cât și cele mici. Paradoxul este că uneori acestea din urmă au o influență mai mare asupra producătorului de echipamente și au cea mai importantă calitate - flexibilitate (spre deosebire de marile companii). De aceea, liderii pieței au adesea prețuri mai mari.

Când comisia de licitație are primele rezultate, acestea trebuie să fie analizate și să încerce să înțeleagă cine vrea să câștige bani din compania ta și cine dorește cu adevărat să devină partenerul tău. Simțiți-vă liber să puneți orice întrebări. Când studiați prezentările, luați note - acestea vă vor fi foarte utile în timpul unei discuții colective a documentației de licitație.

Sfaturi pentru directorul general:

1. Încercați să stabiliți un contact personal cu furnizorul. Întâlnește-l cu el și spune-i despre planurile tale de cumpărare. Acest lucru vă va permite să aflați care dintre parteneri este cu adevărat pregătit să lupte pentru compania dvs. și să ofere cele mai bune condiții, care dintre ei comunică mai strâns cu producătorul. Drept urmare, puteți primi nu numai o reducere de la vânzător, ci și un bonus suplimentar de la producător.
2. Dacă nu există nicio reprezentanță a companiei furnizor de care sunteți interesat în Rusia, instruiți-vă subordonații să trimită scrisori cu o propunere de cooperare către reprezentanța europeană a companiei sau către biroul central. De regulă, acest lucru duce la un rezultat pozitiv.

vorbește directorul general

Serghei Mitrofanov

În procesul de căutare a potențialilor participanți la licitație, ar trebui să acordați atenție și companiilor mici care sunt gata să își asume proiectul sau să ofere serviciul (produsul) necesar. Nu spune „nu” imediat, mai întâi află cine lucrează exact acolo. Adesea, profesioniștii de înaltă calitate părăsesc companiile mari și își organizează propriile afaceri; cooperarea cu ei va aduce rezultate bune și, important, va fi mai ieftină.

Pasul 4. Negocieri cu furnizorul, obtinerea de reduceri

După analizarea propunerilor și selectarea potențialilor ofertanți, comisia de licitație ar trebui să înceapă să lucreze activ cu aceștia pentru a reduce costurile. Este util ca directorul general să cunoască următoarele puncte în activitatea comisiei:

• Pârghia de a influența solicitanții să primească reduceri este ofertele de licitație de la alți furnizori.
• Comisia trebuie să adopte o abordare constructivă a comunicării cu vânzătorul și producătorul. Căutați deficiențele furnizorului și deciziile acestuia, precum și riscurile care pot afecta comunicarea ulterioară cu vânzătorul și producătorul.
• Comisia ar trebui să studieze termenii standard ai contractului înainte de încheierea licitației. Apoi, făcând abstracție de la contract, membrii comisiei trebuie să aducă fără probleme furnizorul la acele condiții care să satisfacă ambele părți.

Sfaturi pentru directorul general. Trebuie să controlați personal progresul negocierilor. Dacă vezi că fără ajutorul tău o rundă suplimentară de relații nu va funcționa, implică-te în negocieri. Astfel, îți vei sublinia interesul față de partenerul tău, care va fi obligat să facă un pas reciproc. Dar remarc că, de obicei, este posibil să avansăm negocierile în acest fel o singură dată.

vorbește directorul general

Serghei Mitrofanov| Director general pentru Rusia și țările CSI al biroului internațional de consultanță Brandflight, Stockholm - Londra - Moscova

Se întâmplă ca soluția la problemele dumneavoastră să fie la intersecția propunerilor a doi participanți la licitație. Acest lucru face sarcina mai dificilă. Dar scopul licitației este găsirea soluției optime. Uneori, folosirea a doi parteneri într-un proiect este mult mai eficientă. De exemplu, în afacerile de publicitate și comunicații acest lucru se întâmplă destul de des.

Pasul 5. Verificați partenerii

Înainte de alegerea finală a unui partener, trebuie să vă asigurați că promisiunile vor fi îndeplinite. Există mai multe modalități de a verifica contrapărțile: public, închis și cuvânt în gură.

Metoda publică. Verificarea constă în căutarea de informații pe Internet și în presă. Din păcate, astfel nu veți obține întotdeauna informații utile, dar cu siguranță puteți înțelege ceva. Astfel, orice companie modernă care se respectă are grijă de „fața” sa pe Internet. Acordați atenție site-ului corporativ și calității designului acestuia. Nivelul site-ului va indica exact modul în care compania se poziționează pe piață. Cu toate acestea, am întâlnit de mai multe ori companii profesionale care nu se angajează deloc în auto-PR. Potrivit acestora, un produs bun nu are nevoie de publicitate.

Metoda închisă. Solicitați partenerului dvs. potențial informații despre proiectele sale finalizate, precum și o listă de clienți (puteți face acest lucru fără informații de contact). De exemplu, caut independent persoane de contact în companiile reprezentate de un partener și primesc feedback. În opinia mea, acesta este cel mai obiectiv mod de verificare.

Cuvântul din gură. Sună-ți prietenii și partenerii, află părerea lor despre viitorii tăi furnizori. De regulă, acestea nu sunt altceva decât zvonuri. Cu toate acestea, uneori chiar și printre zvonuri există informații adevărate, utile.

Anatoly Kulish | Director comercial al companiei Komus, Moscova

Rezumând rezultatele licitației, verificăm noi parteneri, luăm în considerare istoricul lor de credit, locul și reputația pe piață și colectăm recomandări. Prezentarea rezultatelor muncii dumneavoastră pentru alți clienți, coordonatele și recomandările acestora este de obicei inclusă în condițiile de participare la licitație.

Pasul 6: Luarea unei decizii

Deci, pașii principali au fost făcuți. Acum, pe baza informațiilor primite, comisia de licitație trebuie să ia o decizie finală.

Sfaturi pentru directorul general:

1. Asigurați-vă că participați la ședința finală a comisiei de licitație.
2. Oferiți fiecărui membru al comitetului ocazia de a vorbi.
3. Încercați să aduceți comisia la o decizie independentă și la o opinie comună. În caz contrar, ar trebui să fii pregătit pentru faptul că va trebui să iei decizia finală.

vorbește directorul general

Serghei Mitrofanov| Director general pentru Rusia și țările CSI al biroului internațional de consultanță Brandflight, Stockholm - Londra - Moscova

Fiind nu numai organizator, ci și participant la licitație, vă sfătuiesc să nu întârziați luarea deciziei finale privind alegerea unui partener. Pregătirea unei licitații, întocmirea unui caiet de sarcini și invitarea participanților poate dura atât timp cât considerați necesar. Cu toate acestea, după ce i-au îndepărtat pe cei care nu sunt potriviți și au lăsat doi sau trei dintre cei mai buni, încercați să îi informați cât mai curând posibil despre decizia dvs. Dacă gândurile tale continuă timp de o lună sau chiar două, participanții la licitație pot refuza pur și simplu să coopereze cu tine.

Se întâmplă ca în timpul procesului de clarificare să apară condiții noi care ne sunt inacceptabile de la antreprenor. Apoi apelăm la alți solicitanți care ni se potrivesc sau dețin o nouă licitație.

Printre reprezentanții diferitelor organizații și întreprinderi, se poate auzi din ce în ce mai mult despre termenul „licitație”. Cu toate acestea, puțini oameni știu că acest set de măsuri ajută unele companii să găsească alți contractori cu beneficii maxime pentru ei înșiși. Vă vom spune mai detaliat ce este o licitație și toate nuanțele implementării sale în articolul nostru.

Scurt context despre licitație

Conceptul de „licitație” a fost discutat pentru prima dată în America la sfârșitul celui de-al Doilea Război Mondial. Americanii au fost cei care au venit cu ideea de a dezvolta un sistem de licitație. Lupta împotriva corupției a jucat un anumit rol în acest sens. După cum s-a dovedit, mulți bani au ajuns în buzunarele funcționarilor necinstiți și nu au fost folosiți deloc pentru nevoile publicului.

În Rusia, au aflat despre ce este o licitație puțin mai târziu, mai aproape de anii 90 duri. Cu toate acestea, majoritatea liderilor de afaceri nu au încercat să profite de inovațiile de succes, deoarece nu avuseseră încă timp să înțeleagă cu adevărat totul.

În plus, în acea perioadă domnea în orașe spiritul naționalizării și făcea dificilă înțelegerea esenței problemei. Dar timpul a pus totul la locul lui și au început să vorbească serios despre licitații. Deci, ce este și la ce poate fi folosit?

„Hu din xy”, sau ceea ce constituie o ofertă

Ce este o licitație poate fi învățat din interpretarea literală a acestui cuvânt. În engleză, „licitație” este tradus ca „târziere” sau „concurență”. Cu alte cuvinte, acest concept presupune menținerea unui fel de competiție condiționată între furnizorii de bunuri și servicii pentru a atrage cei mai promițători clienți. Mai mult, acest concurs se desfasoara tinand cont de regulile specificate in regulamentul societatii care o organizeaza.

Mai multe caracteristici ale licitației

Ca orice competiție sau eveniment legat de licitație, licitația are o serie de caracteristici proprii. De exemplu, toate informațiile referitoare la un anumit eveniment financiar sunt, de regulă, de domeniul public și sunt cât mai transparente posibil. Doar participantul care, în opinia clientului, a oferit cele mai atractive servicii sau produse profitabile, poate câștiga o astfel de competiție unică.

La rândul lor, companiile private sau publice care sunt interesate de licitație pot acționa în calitate de organizator al competiției. Spre deosebire de o structură comercială, organizațiile guvernamentale organizează evenimentul pe cheltuiala bugetului, și nu în detrimentul sponsorilor.

Pentru a participa la licitație, trebuie să depuneți o cerere spre examinare de către o comisie specială de concurs. Și, în sfârșit, această acțiune are propriile standarde, constând din trei părți: o licitație, un concurs și o cerere de cotații.

Unde poate avea loc licitația?

Majoritatea tranzacțiilor se desfășoară de obicei pe platforme virtuale speciale. Mai mult, alegerea acestora depinde de tipul de activitate, nevoile și experiența viitorului participant care dorește să câștige licitația. Platforma de tranzacționare electronică, la rândul său, servește ca punct de plecare pentru organizatorii și furnizorii de servicii și bunuri.

Pe întinderile acestei resurse de internet, care acționează de fapt ca intermediar între vânzător și client, se organizează licitații electronice specializate, se desfășoară tranzacții online și se oferă instruire completă pentru începători. Un exemplu izbitor este platforma RTS.

Platforma RTS: ce, unde și cum?

„RTS-tender” este o platformă electronică de tranzacționare care există din 2010 și permite achiziții pentru nevoile de importanță municipală și de stat. Conform reglementărilor sale, la licitație sunt implicate următoarele persoane:

• Clienți;
• operatorii de șantier;
• reprezentanți ai unui organism guvernamental autorizat de specialitate;
• furnizori de servicii si bunuri;
• registratori independenți;
• reprezentanți ai autorităților de reglementare și de inspecție;
• angajații centrului de certificare.

„RTS-tender” (platformele electronice de acest tip sunt platforme federale) conține file separate cu privire la regulile de licitație, oferă sfaturi începătorilor și oferă o gamă largă de servicii pentru clienți și interpreți.

De exemplu, cumpărătorilor de pe portal li se oferă un cadru legislativ complet referitor la licitații și li se permite să utilizeze analize pentru a monitoriza toate achizițiile electronice din regiune.

Platforma RTS-licitație oferă vânzătorilor posibilitatea de a se supune acreditării și de a găsi un client potrivit. Apropo, clienților înșiși li se oferă o verificare gratuită a furnizorului imediat după ce parcurg procedura de înregistrare și depun o cerere pentru organizarea unei licitații. În același timp, aceștia au posibilitatea de a monitoriza starea unei posibile contrapărți pe tot parcursul licitației.

Cum funcționează împrumutul la licitație?

În plus, site-ul operează licitație de creditare, care permite clientului să participe la un număr mare de licitații, ceea ce îi crește șansele de a câștiga licitația. Pentru a o finaliza, trebuie doar să accesați pagina licitației care vă interesează și să faceți clic pe linkul „Cerere de împrumut”.

După aceasta, portalul RTS-Tender vă va redirecționa automat către contul personal pentru a completa formularul electronic necesar și a-l aplica cu un sigiliu virtual.

Cum se desfășoară licitația?

Înainte de licitație în sine, au loc o serie de activități pregătitoare pentru a ajuta la protejarea siguranței tuturor ofertanților. În special, compania client formează o comisie independentă, ai cărei membri au cunoștințele necesare pentru a analiza subiectul sau obiectul care participă la licitație. Acestea ajută la controlul tuturor etapelor licitației.

Informații suplimentare despre viitoarea licitație, ținând cont de pachetul de documente necesare participării, apar în mass-media și pe platformele electronice. În același timp, toată lumea depune cereri, fiecare dintre acestea fiind revizuită și introdusă într-o singură listă de participanți și într-un jurnal special. Ulterior, toți potențialii solicitanți sunt înregistrați și propunerile lor sunt luate în considerare. Pe baza rezultatelor licitației se anunță câștigătorul, al cărui nume este inclus și în sursele publice.

Ce documente sunt necesare pentru a participa?

Pentru a participa la licitație, trebuie să furnizați următoarele documente:

• cerere și chestionar care indică informații de bază despre furnizorul de servicii sau vânzător;
• Ofertă comercială;
• o notă explicativă (de regulă, calculele sunt efectuate în ea și sunt indicate termenele limită);
• liste de posibili subcontractanți necesari pentru implementarea ulterioară a contractului.

Ce documente sunt furnizate clientului?

La participarea la licitație, clientul trebuie să furnizeze documentația comercială și tehnică. În acest caz, în primul caz, el este obligat să îndeplinească următoarele puncte:

• descrieți obiectul licitației în sine;
• furnizează informații detaliate despre cerințele solicitanților;
• descrieți termenii viitorului contract;
• furnizați tuturor participanților un card de informații deschis;
• indicați procedura de depunere a cererilor de licitație.

În al doilea caz, clientul descrie costul care i se potrivește, graficul de plată, detaliile de plată și opțiunile de finanțare propuse.

Ce tipuri de licitații există?

În mod convențional, ofertele pot fi împărțite în cinci tipuri:

• tip deschis;
• tip închis;
• pe două niveluri;
• oferte care necesită o cerere de cotații de preț;
• licitații care implică licitații cu achiziții de la un singur furnizor de bunuri și servicii.

Licitația de deschidere: ce este?

Licitațiile deschise necesită participarea tuturor furnizorilor interesați și se caracterizează prin concurență sănătoasă, deschidere și condiții cât mai transparente. Detalii și condițiile competiției se găsesc în presă și pe internet. De asemenea, informații detaliate despre calendarul, participanții și regulile de depunere a cererilor pot fi obținute de pe site-ul virtual de licitație (platforma electronică unde se desfășoară licitațiile).

Ce este tranzacționarea închisă?

Licitația închisă implică participarea unui număr strict limitat de companii participante care dețin o licență specifică. O astfel de competiție se desfășoară de obicei atunci când este necesară vânzarea sau comandarea unor produse sau servicii specifice. De exemplu, o licitație închisă este relevantă în timpul achizițiilor guvernamentale de produse necesare pentru nevoile industriei de apărare.

Ce este o licitație în două etape și o cerere de oferte?

Licitațiile în două etape presupun organizarea unor achiziții complexe sau rezolvarea unor probleme tehnice specifice. Și, pe baza numelui, astfel de oferte constau în două etape: în primul rând, cererile de bază sunt depuse fără precizarea detaliilor, făcute pe baza atribuirii primare din partea clientului; apoi, cererea se depune din nou, dar ținând cont de prețuri, termene și orare specifice.

Atunci când solicită oferte, clientul selectează de obicei furnizorii pe baza caracteristicilor lor identice. De exemplu, el poate alege între mai multe firme care oferă servicii de compensare. Câștigătorul unei astfel de licitații este furnizorul care își oferă serviciul la cel mai mic preț.

Când este posibil să achiziționați bunuri și servicii de la un singur vânzător?

Achiziționarea de bunuri și servicii de la un singur furnizor este posibilă în următoarele situații:

• când vânzătorul este reprezentant exclusiv (monopol);
• în cazul refuzului altor participanți la licitație;
• în cazul excluderii de la licitaţie a tuturor cererilor cu excepţia uneia.

Spre deosebire de alte tipuri de licitații, în acest caz nu există licitații. Dacă există un singur furnizor, apare un sistem simplificat de încheiere a unei tranzacții, care se încheie doar cu semnarea unui contract de către ambele părți.

Acum știi exact ce este o licitație.

Probabil, aproape toți cei care își conduc propria afacere au auzit despre platformele electronice de tranzacționare (ETP). În zilele noastre (ETP) reprezintă unul dintre mijloacele eficiente de dezvoltare a afacerii lor atât pentru persoanele fizice care sunt clienți ai anumitor bunuri și servicii, cât și pentru furnizorii care pot furniza produsele solicitate sau furniza serviciile necesare.

Unii antreprenori au stăpânit deja funcționalitatea platformelor electronice și lucrează activ la ele, găsind noi clienți pentru afacerea lor. Alții, dimpotrivă, aud pentru prima dată despre oportunitatea de a găsi un client prin participarea la competiții pe ETP.

Cum se ajunge la unul dintre ETP-urile existente? Cum să participi la licitații? Astăzi vom începe un nou bloc de articole în secțiunea dedicată participării la concursuri pe ETP, în care vom încerca să oferim răspunsuri la întrebările principale.

Ce este o licitație

Aceia dintre voi care ați întâlnit cel puțin o dată subiectul lucrului pe o platformă electronică de tranzacționare ați auzit cuvinte precum „licitație”, „concurență”, „licitație”. Aici ar trebui să înțelegeți imediat termenii. Deci, să începem cu conceptul de „licitație”. O licitație este un concurs deschis între mai mulți ofertanți. Amintiți-vă, licitațiile obișnuite pentru vânzarea unor obiecte de valoare. Cu ce ​​seamănă? Orice participant poate denumi prețul, informațiile despre preț sunt disponibile tuturor celorlalți concurenți, fiecare dintre ei putând oferi un preț mai favorabil. Licitațiile pe ETP se desfășoară în mod similar, cu licitarea fie în scădere, fie în creștere. Logica acțiunii este simplă:

• dacă se anunță o licitație pentru a îndeplini o cerere, atunci este mai profitabil pentru client să accepte cea mai mică ofertă - aceasta este o licitație cu reducere;
• Dacă se organizează o licitație pentru a vinde proprietatea unui faliment, atunci este mai profitabil pentru vânzător să o vândă la un preț mai mare - aceasta este o licitație pentru o creștere.

Astfel, factorul determinant la însumarea rezultatelor licitației este prețul.

Cu o licitație, situația este complet diferită, întrucât o licitație este o selecție competitivă a celei mai bune oferte bazată pe cele mai bune condiții posibile pentru îndeplinirea cererii clientului, care constă în furnizarea oricăror bunuri sau prestarea de servicii. Cuvântul „licitație” în această situație este sinonim cu cuvântul „concurență”.

Cum se desfășoară licitația

1. Clientul își formează cererea, prevede principalele sale caracteristici și cerințe pentru antreprenor;
2. Dupa intocmirea documentatiei necesare, clientul anunta concurs pentru a-si indeplini cererea;
3. Persoanele care doresc să acționeze ca executori ai cererii și să semneze un acord cu clientul își pregătesc și depun cererile;
4. Clientul analizează toate aplicațiile primite și selectează câștigătorul;
5. Pe baza rezultatelor licitației, se semnează un acord între client și participantul câștigător.

Există două diferențe principale între o licitație și o licitație:

• Propunerea participantului este evaluată nu numai în funcție de cost, ci și de alte criterii care sunt importante pentru client - propunerea cu cel mai mic cost poate să nu câștige licitația, deși prețul rămâne în continuare factorul principal în alegerea câștigătorului;
• Propunerea unui anumit participant nu este disponibilă altor participanți, aceștia nu cunosc conținutul ofertelor celuilalt - clientul, la deschiderea plicurilor primite, poate anunța prețurile participanților pentru a negocia, dacă acest lucru este prevăzut. pentru în documentația de licitație.

Astfel, combinarea tuturor condițiilor de livrare, care se exprimă în beneficiul maxim pentru client, are o importanță decisivă atunci când însumăm rezultatele concurenței.

Câteva despre cadrul de reglementare și portalul Zakupki.gov

Deci, competițiile pot fi organizate atât de agenții guvernamentale, cât și de întreprinderi comerciale. Aici ar trebui să vă familiarizați puțin cu cadrul de reglementare existent.

Cei care s-au gândit să participe la concursuri au auzit probabil despre achizițiile publice. Domeniul de aplicare al achizițiilor publice este reglementat de Legea federală nr. 44-FZ din 04/05/2013 „Cu privire la sistemul de contracte în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări și servicii pentru a satisface nevoile guvernamentale”. Clientul în acest caz este organizații legate fie de clienți de stat, fie de municipalități, plus instituții bugetare care fac achiziții folosind subvenții primite de la bugetele Federației Ruse la diferite niveluri. Mai simplu spus, dacă urmează să participați la achizițiile publice, atunci clientul dvs. va fi întotdeauna statul - într-o formă sau alta. Rezultatul participării la concursuri legate de achizițiile publice va fi semnarea unui contract guvernamental (contract municipal). Acest lucru ar trebui să fie bine înțeles și chiar mai bine, familiarizați-vă cu legea în detaliu, deoarece după încheierea unui contract guvernamental, câștigătorul poartă anumite obligații.

Pe lângă această lege, există un alt act de reglementare important - Legea federală nr. 223-FZ din 18 iulie 2011 „Cu privire la achiziționarea de bunuri, lucrări și servicii de către anumite tipuri de persoane juridice”. Această lege reglementează cererile de propuneri de la clienți precum: corporațiile de stat și companiile cu cota de stat, monopolurile naturale și alte entități în conformitate cu clauza 2 al art. 1 document. Pe baza rezultatelor concursurilor desfășurate conform prezentei legi, clientul și participantul câștigător încheie un contract (acord).

Se dovedește că, dacă intenționați să participați la achiziții publice sau la achiziții anunțate de companii care sunt asociate cu statul, atunci acțiunile dumneavoastră vor fi luate în considerare în lumina acestor două reglementări. Clienții aparținând grupurilor de mai sus sunt obligați să facă achiziții pentru nevoile lor în conformitate cu prezentele reglementări. Organizațiile care operează în conformitate cu 223-FZ pot dezvolta în plus propriile reglementări de achiziții - reglementări interne care țin cont de caracteristicile organizației. Informațiile despre concursuri trebuie publicate pe portalul oficial de achiziții zakupki.gov.ru.

Portalul de achiziții zakupki.gov.ru este site-ul oficial al Federației Ruse, care conține toate informațiile despre competițiile desfășurate în conformitate cu cele două legi federale enumerate anterior. Aici găsiți: cadrul de reglementare, registrele planurilor de achiziții, listele de bunuri (lucrări, servicii) care sunt achiziționate de la reprezentanții întreprinderilor mici și mijlocii, un registru al contractelor de stat/municipale, un registru al contractelor semnate pe baza rezultatelor. de achiziții, raportarea acestora, precum și alte informații care pot fi de interes pentru participanții la achiziții publice. Aici este publicat și un registru al furnizorilor lipsiți de scrupule, care îi include pe cei care, după încheierea unui contract, au fost în imposibilitatea de a-și îndeplini obligațiile. Dacă este necesar, orice client sau altă contraparte poate verifica prezența companiei dumneavoastră în acest registru folosind funcția de căutare.

Informațiile publicate pe Portalul de achiziții sunt disponibile pentru toată lumea. Funcția principală a site-ului este capacitatea reprezentanților afacerilor de a găsi competiții anunțate care îi interesează și, de asemenea, de a primi documentația de concurs.

Licitații comerciale

Companiile comerciale care nu sunt asociate cu statul anunță și licitații pentru achiziționarea de bunuri, lucrări și servicii pentru a satisface nevoile acestora. Astfel de competiții sunt reglementate de Codul civil al Federației Ruse și de reglementările interne de achiziții ale unei anumite companii. De ce se fac toate acestea? Dacă agențiile guvernamentale și organizațiile asociate statului sunt obligate să își efectueze achizițiile sub formă de concursuri, atunci companiile comerciale, în principiu, pot cumpăra bunuri pentru nevoile lor de la oricine doresc. Dar această abordare contrazice principiile afacerii, deoarece oferta cea mai avantajoasă ar trebui acceptată.

Dacă compania caută independent un antreprenor potrivit, acest lucru poate dura mult timp. Cea mai bună opțiune în astfel de cazuri ar fi să anunțați un concurs, să îl plasați în domeniul public și să colectați cereri de la participanții care doresc să primească un anumit contract. Rezultă că această metodă de căutare a unui antreprenor este benefică pentru ambele părți: clientul primește pentru el însuși oferta cea mai avantajoasă, iar antreprenorul își găsește un consumator pentru serviciile sale.

A participa sau a nu participa

Are sens să participi la astfel de achiziții? În comentariile la articol, cineva va scrie probabil că concursurile sunt câștigate de cei care ar trebui să le câștige, că se anunță achiziții pentru un anumit furnizor, care cu siguranță va fi câștigător. Da, nu vom nega, astfel de fenomene apar. Da, reglementarea de reglementare a sistemului de achiziții are ca scop crearea unei transparențe maxime în aceste proceduri și eliminarea componentei corupției, dar în realitatea rusă acest lucru nu funcționează întotdeauna. Dar, în ciuda acestor momente, participarea la achiziții este unul dintre mijloacele de dezvoltare a afacerii dumneavoastră.

Participarea la achiziții publice și la licitații comerciale este o oportunitate de a te exprima, de a găsi noi clienți și de a ajunge pe noi piețe, este o oportunitate de a încheia un contract profitabil și de a obține profit. Scopul oricărui antreprenor este să facă bani, iar participarea la competiții oferă această oportunitate. Acum, pentru a participa la o competiție pe ETP, tot ce ai nevoie este un computer, acces la Internet, anumite setări la locul de muncă și o semnătură digitală electronică.

Deoarece licitația este în curând, conducerea trebuie să țină...

Aranjare licitată.

Organizarea unei licitații ca modalitate de a selecta cea mai adecvată soluție la problema cu care se confruntă compania a devenit recent o practică comună.

Regulile și procedurile de desfășurare a licitațiilor devin general acceptate, iar licitațiile în sine devin din ce în ce mai transparente.

Motivele anunțării licitației.

De regulă, companiile anunță o licitație din două motive.

Prima dintre ele sunt cerințele corporative care există în organizație în domeniul politicii de achiziții.

Astfel, în multe organizații din întreaga lume, se obișnuiește să se decidă alegerea unei companii furnizor pe baza unei licitații deschise sau închise. Astăzi, o cerință similară este impusă tuturor comenzilor anunțate de organizațiile guvernamentale, al căror cost depășește 100 de mii de ruble.

Al doilea motiv este dorința companiei care organizează licitația de a obține cea mai bună soluție la cel mai bun preț.

De exemplu, compania ABC plănuiește să schimbe schema de marketing pentru produsul său. Dacă specialiștii companiei știu ce rezultat este considerat dezirabil, ce condiții și prețuri ar fi acceptabile pentru companie, atunci anunță o licitație între diverse agenții de marketing.

Ce fel de licitații există?

Primul tip de licitație este „licitația de preț”.

În acest caz, clientul știe exact ce tipuri de muncă și în ce volum va avea nevoie pentru a finaliza sarcina. Și interpreții (participanții la licitație) și-au prezentat propunerile pentru anumite tipuri de lucrări, termeni, perioadă de garanție, servicii suplimentare - și, cel mai important, preț. Acest tip de licitație, de regulă, nu aduce surprize nici companiei client, nici participanților la licitație. Alegerea între contractori se face în principal în funcție de preț.

Al doilea tip de licitație este așa-numita licitație „soluții deschise” (licitație „open brief”). O astfel de licitație este organizată atunci când specialiștii companiei își imaginează doar aproximativ de ce tipuri de lucrări și servicii vor avea nevoie pentru a obține rezultatul dorit. O licitație pentru „soluții deschise” poate fi, de asemenea, anunțată dacă rezultatul dorit poate fi atins folosind diverse metode și soluții.

În acest caz, societatea în descrierea condițiilor de licitație (brief) indică problema pe care trebuie să o rezolve sau rezultatul pe care și-ar dori să-l obțină. Companiile participante, la rândul lor, oferă viziunea lor de rezolvare a problemei.

O astfel de licitație, desigur, implică o gamă mult mai mare de prețuri și soluții propuse, dar în schimb compania client are o șansă unică de a lua în considerare evoluțiile creative ale diverselor companii.

După cum arată practica, cel mai rezonabil (cel puțin în cazul deciziilor complexe) este modelul de licitație în două etape. În prima etapă, clientul alege un concept de soluție, iar în a doua - o ofertă de preț.

Reguli pentru pregătirea unei licitații.

Ca orice proces de afaceri, o licitație are propriile reguli de pregătire și desfășurare.

Pentru ca companiile participante la licitație să vă ofere o soluție care să corespundă cel mai bine dorințelor dumneavoastră, trebuie să le explicați clar și clar ce doriți de la ele. Ei bine, pentru ca procesul de selectare și revizuire a soluțiilor propuse în compania dvs. să se prelungească în timp și să nu se transforme într-o infinitate proastă de negocieri și întâlniri, trebuie să descrieți clar criteriile și termenii de selectare a participanților, iar apoi câștigătorul oferta.

Iată un ciclu standardizat de lucru pe un proiect „licitație”.

Etapa 1. Formarea în cadrul companiei a unei liste de sarcini depuse la licitație și coordonarea tipului de organizații care participă la aceasta. Luarea deciziei de a organiza o licitație.

După cum arată practica, această etapă nu este deloc superfluă, deoarece viteza de luare a deciziilor pentru toate etapele ulterioare de lucru depinde de cât de uniformă este înțelegerea sarcinilor depuse la licitație de către diverșii angajați ai companiei. De asemenea, este bine să ajungem la o înțelegere reciprocă cu privire la aspectele legate de tipul și scara furnizorilor care vor fi invitați să participe la licitație, indiferent dacă aceasta va fi deschisă sau închisă.

Etapa 2. Crearea unui „Brief” (invitație de participare).

În această etapă, angajatul responsabil în cadrul companiei client de pregătirea și derularea licitației trebuie să prezinte într-un singur document obiectivele proiectului (licitației) și cerințele pentru participanții la concurs.

Un astfel de brief (invitație de participare) va fi apoi trimis potențialilor ofertanți pentru examinare.

Brief-ul standard presupune următoarea compoziție:

1. descrierea firmei client
2. formularea problemei
3. descrierea rezultatului dorit
4. cerințe pentru participanții la licitație
5. descrierea formularului de cerere (criteriile documentului)
6. criteriile de evaluare a solicitantilor
7. calendarul licitației

Fiecare parte a acestei aplicații este o parte semnificativă și funcțională a documentului. Desigur, compania dvs. poate ajunge cu oricare dintre ele sau mai multe simultan, dar acest lucru nu va face decât să vă complice comunicarea cu potențialii furnizori de soluții.

Să ne uităm la conținutul briefului mai detaliat.

1. Poate că faima companiei tale este mare și imensă, sau poate că tocmai începi călătoria către vârful afacerii Olympus și, totuși, există ceva ce furnizorul trebuie să știe despre compania ta pentru a pregăti cu succes o ofertă . Istoricul companiei, numărul acesteia, sectorul economiei în care lucrați, tipul de afacere și caracteristicile sale specifice - toate acestea vor fi importante pentru pregătirea unei propuneri personalizate. Desigur, rezumatul nu trebuie să descrie povestea ca spunând „de la Adam”. Informațiile pe care le publicați de obicei într-o broșură sau broșură despre companie vor fi suficiente. Furnizați adresa site-ului dvs. web unde furnizorul de servicii poate înțelege mai bine compania dvs.

2. Secțiunea cu declarația problemei ar trebui să demonstreze destinatarului dumneavoastră ce anume vă îngrijorează, răspunsurile la ce întrebări intenționați să căutați și ce nu vi se potrivește în situația actuală. Practica arată că această secțiune specială a briefului este clarificată în mod repetat în timpul negocierilor ulterioare.

3. În această secțiune ar trebui să vă lăsați stiloul să ruleze. Mai întâi, descrieți ce schimbări (obiective) organizația dorește să realizeze ca rezultat. În al doilea rând, descrieți cele mai relevante și urgente probleme pe care doriți să le rezolvați. În cele din urmă, în al treilea rând, descrieți ce produse (soluții) ar trebui să fie rezultatul muncii.

4. Cerințele pentru participanții la licitație descriu de obicei parametrii organizației participante care sunt critici pentru compania dumneavoastră. De exemplu, pentru organizațiile care lucrează cu secrete de stat, este important ca companiile rusești să fie furnizori de servicii. Cerințele pot include experiență în realizarea de proiecte similare, recenzii de la clienți anteriori sau cât timp există compania furnizorului în sine. Ar trebui să abordați descrierea cerințelor cu suficientă prudență: la urma urmei, dacă le înăspriți prea mult, s-ar putea să întâlniți o alegere insuficientă, atât ca preț, cât și în calitatea ofertelor. În același timp, lipsa restricțiilor vă va îngreuna să faceți o alegere inițială.

5. O descriere clară a formularului de cerere de licitație are scopul de a vă facilita munca ulterioară. Este mult mai ușor să procesați și să comparați propunerile create după o singură schemă decât să unificați o colecție de documente diferite. În această secțiune, firma client stipulează acele secțiuni care ar trebui să apară în cererea (Propunerea) a companiei participante la licitație.

6. Secțiunea „Criterii de evaluare” provoacă cel mai mare dezacord la întocmirea unui document. Într-adevăr, îmi spun organizatorii licitației, o combinație rezonabilă de diverse criterii într-o singură propunere este importantă pentru noi. Ca sa zic asa, raport pret/calitate. Desigur ca este. Totuși, dacă unul dintre parametri este critic pentru dvs. (preț, durata proiectului, lipsa co-executorilor, utilizarea unui software specific), merită să îl aduceți în atenția furnizorilor dvs. Cel puțin ca să nu facă o muncă evident goală.

7. Momentul de desfășurare a ofertei poate să nu fie inclus într-o secțiune separată, dar trebuie să fie indicat în brief. De obicei, acestea indică termenul limită pentru anunțarea ofertei, datele de început și de încheiere pentru acceptarea cererilor și perioada aproximativă pentru examinarea cererilor.

Etapa 3. Selectarea companiilor participante.

Acum, după ce brief-ul a fost format, puteți invita în siguranță organizațiile interesate să participe la licitație. De obicei, dacă se anunță o „licitație de preț”, 3-4 organizații sunt invitate să participe. Dacă este planificată o „licitație pentru soluții” în două etape, atunci numărul participanților în prima etapă poate fi de la 5 la 9, iar în a doua etapă intră doi sau trei participanți care au pregătit cele mai interesante propuneri.

Cum se stabilește componența companiilor participante la licitație?

Există o licitație deschisă la care invitați toate organizațiile care îndeplinesc cerințele să participe. O licitație deschisă este anunțată prin mass-media de specialitate, site-uri de internet sau comunități profesionale. Acest tip de licitație ar trebui utilizat, de exemplu, de către organizațiile guvernamentale.

O licitație închisă implică invitarea participanților de către compania organizatoare. Pentru a fi invitate să participe la prima etapă, companiile participante sunt selectate în funcție de criterii care sunt semnificative pentru organizator. De exemplu, aceasta poate fi experiența în desfășurarea unor lucrări similare, recenzii de la parteneri, materiale din presa deschisă, site-uri web ale companiilor de pe Internet, participarea acestora la ratinguri, expoziții profesionale, conferințe etc. În acest caz, tu însuți, pe baza criteriile dvs., trimiteți o invitație personală de a participa la licitația unei anumite companii. Numele participanților la licitație nu sunt făcute publice.

Acum că licitația a fost anunțată, așteptați cu nerăbdare să primiți ofertele inițiale.

Etapa 4. Clarificarea pozițiilor.

În această etapă a lucrărilor, companiile care au depus cereri inițiale de participare la licitație vă vor contacta pentru informații suplimentare. Clarifică-ți viziunea asupra problemei și modalitățile dorite de a o rezolva. Pentru ca propunerile finale ale participanților să pară nu numai personalizate, ci și semnificative, va trebui să petreceți ceva timp discuțiilor. Aici vă amintiți limitarea rezonabilă a numărului de participanți la licitație, care a fost descrisă mai sus. În cazul în care după examinarea cererii preliminare este programată o licitație în două etape, companiile care ajung în runda a doua pregătesc documentele finale.

Etapa 5. Prezentarea propunerilor finale.

Într-un moment atât de crucial, un document sec este indispensabil; finaliștii competiției sunt invitați la o întâlnire la companie de către organizator. Tocmai la această întâlnire, prezentând soluția lor, reprezentanții furnizorului au ocazia să vă convingă că soluția lor este singura corectă.

Și dacă munca din etapele anterioare ar putea fi efectuată de unul sau doi angajați ai departamentului relevant, atunci șefii acelor departamente care vor acționa ca clienți interni ai proiectului sunt invitați la prezentarea finală.

Etapa 6. Selecția finală.

După ce au făcut prezentări și au studiat cu atenție propunerea primită, managerii responsabili ai companiei tale iau în mod colectiv o decizie privind alegerea unui furnizor sau altul. În unele companii, această decizie se ia în cadrul unei ședințe, prin discuții orale și clarificarea opiniilor clienților interni. În alte cazuri mai formale, este creat un tabel de rating, unde punctajul final al fiecărui participant la licitație este determinat folosind metoda coeficientului mediu ponderat.

Etapa 7. Anunțul câștigătorilor.

Aceasta este, fără îndoială, cea mai plăcută și mai interesantă etapă pentru toți participanții. Din păcate, în practica rusă se dovedește adesea că companiile care nu câștigă o licitație află despre finalizarea acesteia atunci când concurentul lor lucrează deja din greu la proiect. De acord, acest comportament nu arată bine Clientului. Este considerată o bună formă de a notifica toți participanții la o adunare generală sau prin intermediul mass-media (dacă este o licitație deschisă) sau personal (dacă licitația a fost închisă) despre finalizarea lucrărilor și selectarea furnizorului de soluție finală.

După cum puteți vedea, lucrul la licitație nu prezintă probleme insurmontabile din punctul de vedere al organizației. Principala dificultate în acest proces constă tocmai în conștientizarea de către client a problemei care se rezolvă și în alegerea unei soluții adecvate. Și dacă doriți să găsiți cea mai economică soluție la problema dvs., atunci probabil că merită să vorbiți doar despre compararea prețurilor pentru aceleași servicii.

Specificul licitațiilor în serviciul de personal.

Departamentul de personal are specificul său de lucru, inclusiv în organizarea și desfășurarea licitațiilor. După cum arată practica, cea de astăzi HR directorii organizează cel mai adesea licitații în rândul organizațiilor care oferă formare corporativă.

Cu toate acestea, este dificil să cântărești și să evaluezi un trainer sau calitatea unui program de formare pe baza caracteristicilor formale, sau chiar mai mult, pe baza unei singure prezentări. În acest caz, factorul subiectiv joacă un rol semnificativ. În tabelele de evaluare este de obicei listat în coloana „impresie personală”.

Din punctul de vedere al Elenei Rudavina, Director HR Editura Întreprinderii Unitare de Stat Federal„Iluminare”, este rezonabil să se organizeze o licitație într-o combinație a următoarelor condiții:

1. disponibilitatea unei specificații tehnice clare pentru serviciu
2. disponibilitatea bugetului pentru proiect
3. dificultatea de a alege între mai multe companii furnizori

Dar principala problemă rămâne că companiile care participă la licitații tind să renunțe la obiectivitate și să încerce nu atât să găsească un punct comun cu clientul, cât să-l mulțumească. Cu alte cuvinte, nu își demonstrează adevăratele capacități, ci se adaptează la dorințele clientului. Acest lucru împiedică adesea atingerea obiectivului.

„Cred că schema de licitație este ineficientă doar în raport cu agențiile de recrutare. În toate celelalte cazuri de angajare a unor firme furnizori terți (firma de catering, asigurători, specialiști în consultanță, animatori etc.), utilizarea unei licitații este destul de justificată. Apropo, atunci când alegeți o companie care să externalizeze unele funcții de HR, puteți aranja și o licitație. Dar o condiție rămâne neschimbată - înțelegerea clară a nevoilor dvs.”, notează Elena Rudavina.

Fiecare companie care achiziționează bunuri și servicii de pe piață încearcă să minimizeze riscurile alegerii unui produs/serviciu de calitate scăzută și să obțină produsul/serviciul cu beneficii maxime, de ex. cel mai bun raport calitate/pret. Astăzi, multe companii, în special cele mari, au reglementat procedurile de achiziție cât mai strict posibil, formalizând mai multe tipuri de proceduri de licitație.

Iată trei dintre ele:

• cereri de oferte;
• licitatii deschise;
• tranzacționare electronică. Cumpărarea/vânzarea de bunuri, lucrări și servicii prin tranzacționare online pentru o scădere/creștere.

Aș dori să atrag atenția asupra faptului că ultimul tip de licitații, în care factorul determinant este doar prețul, în opinia noastră, este aplicabil mărfurilor standardizate, i.e. la bunuri ale căror proprietăți sunt predeterminate de DSTU (GOST). Și nu este foarte corect să aplicați procedura unei astfel de licitații, de exemplu, pentru dezvoltarea de site-uri web.

În primul rând, chiar și cu același brief inițial, toți viitorii interpreți văd proiectul diferit, iar tu îi alegi pe cei a căror experiență sau viziune te atrage cel mai mult.

În al doilea rând, deși în cele din urmă cumpărați un produs finit sub forma unui site web, cumpărați și un proiect/serviciu pentru dezvoltarea și implementarea acestuia, care seamănă cu un proiect de consultanță. În acest caz, alegeți în primul rând compania furnizor, și nu specificația și costul.

Privind numeroasele abordări și proceduri cu care vin companiile atunci când aleg un furnizor de servicii de dezvoltare web, am compilat anumite recomandări cu privire la modul de organizare a procedurii de licitație.

Toate soluțiile software și de design pe care o companie le creează pentru plasarea pe Internet fac parte din comunicarea sa generală cu consumatorii, partenerii, investitorii și alte audiențe.

Prin urmare, în etapa de alegere a unui antreprenor, este indicat să înțelegeți clar de ce specializare a companiei contractante aveți nevoie în această etapă a dezvoltării comunicării pe Internet.

Etapa preliminară

Alegerea unei tipologii a unei firme contractante. Astăzi pe piață sunt:

1. Agenții media (digitale). Competențele lor cheie: dezvoltarea unei strategii media, construirea unui plan media și cumpărarea (plasarea) pe platforme de internet;
2. Agenții digitale. Competențe cheie: dezvoltarea unei strategii de comunicare pe canalele digitale, dezvoltarea unei strategii creative și a materialelor creative, strategia SMM (poate fi separată într-o divizie sau agenție separată). În această etapă de dezvoltare a pieței, funcția agențiilor digitale este preluată de departamente specializate în creativitate sau FSAA;
3. Agenții care se ocupă de optimizarea motoarelor de căutare (SEO);
4. Agentii de marketing mobil;
5. Productie digitala (in SUA termenul de dezvoltare web este mai frecvent). Competențe cheie: design web, design UI, programare front-end și back-end. Rezultatele lucrării finale sunt site-uri web, aplicații pentru rețelele sociale, aplicații pentru dispozitive iOS și Android, bannere pe internet etc.

Este recomandabil să atribuiți sarcini agențiilor în conformitate cu specializarea acestora. Desigur, este permisă atribuirea unei sarcini complexe unui singur executant. Exemple:

A) Efectuarea unei extrageri de premii pentru cumpărătorii mărcii, cu activarea codurilor promoționale din pachete. În acest caz, sarcina de a crea un mini site promoțional pentru o astfel de extragere poate fi încredințată unei agenții digitale.

B) Realizarea unei campanii media pe Internet. În acest caz, dezvoltarea de bannere poate fi încredințată unei agenții media online.

În orice caz, atunci când alegeți un antreprenor și angajați un subcontractant, este indicat să cunoașteți întregul lanț, pe de o parte, iar pe de altă parte, în sarcini complexe, împărțiți proiectul în două etape și implicați o agenție specializată. .

Dacă, în cadrul unei licitații, implicați agenții/companii de diferite tipuri pentru a rezolva mai multe probleme, trebuie să vă asigurați cu atenție că criteriile după care evaluați munca corespund specializării agenției. De exemplu, alegerea unui contractant pentru producerea unui site web promoțional nu a fost legată de indicatorii de performanță ai campaniei în ansamblu.

În cazul în care ați stabilit că aveți nevoie de o companie de producție digitală (dezvoltare web) pentru a vă finaliza sarcinile, vă recomandăm următoarea procedură de licitație.

Etapa 1. Selectarea participanților la licitație

Sarcina acestei etape: -selectați companiile care vi se potrivesc după două criterii:

• nivelul muncii, complexitatea acestuia și calitatea designului corespund așteptărilor, cerințelor și ideilor dumneavoastră despre viitorul produs;
• Nivelul prețului companiei și dimensiunea posibilă a bugetului corespund capacităților dvs., bugetului unui anumit an etc.