Dzienna dieta w Europie. Nakaz zwrotu kosztów podróży

Obliczanie diet dziennych za podróże służbowe w latach 2017-2018 (niuanse)

Diety dzienne za podróże służbowe w latach 2018–2019 wypłacane są w wysokości ustalonej w lokalnych przepisach organizacji i przedsiębiorstw. Jak naliczane są diety dzienne, czy są opodatkowane i jakie zmiany w zakresie ich wypłaty czekają w latach 2018 – 2019, opowiemy Państwu w naszym artykule.

Dieta dzienna za podróże służbowe w latach 2018 - 2019

Dieta dzienna ma na celu zrekompensowanie wydatków pracownika związanych z podróżą służbową związaną z zamieszkaniem poza domem.

Wypłacane są za każdy dzień podróży służbowej od dnia wyjazdu pracownika (data odjazdu pociągu, autobusu, samolotu z miejsca pracy stałej) do dnia jego powrotu do domu (data przylotu pracownika transport w miejscu stałej pracy). Jeśli pracownik musi spędzić trochę czasu w drodze na stację kolejową/lotnisko, jest to również brane pod uwagę.

Jeżeli podróż służbowa na terenie naszego kraju trwała tylko 1 dzień, diety dzienne nie są wypłacane, gdyż jest to sprzeczne z celem ich wypłaty. Pieniądze te zwracają pracownikowi wydatki związane z mieszkaniem poza domem. Nie ma takich wydatków na jednodniową podróż służbową.

Za jednodniowy wyjazd służbowy za granicę diety dzienne wypłacane są w walucie obcej w połowie ich wysokości.

Co do zasady wysokość diety dziennej za podróże służbowe w latach 2018 – 2019 była ustalana przez każdą organizację prywatną niezależnie.

Stawki diet dziennych za podróże służbowe na lata 2018–2019 ustalane są wyłącznie dla urzędników służby cywilnej i personelu wojskowego i wynoszą 100 i 300 rubli. odpowiednio. Ponadto, jeśli żołnierz ma zapewnione wyżywienie, otrzymuje dietę dzienną w wysokości 100 rubli. za dzień.

Wysokość i normy diet dziennych z tytułu podróży służbowych w latach 2018 - 2019

Dieta dzienna za podróże służbowe w latach 2018–2019 dla pracowników przedsiębiorstw prywatnych ustalana jest w lokalnym przepisie lub układzie zbiorowym (art. 168 ust. 4 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

WAŻNY! Obecnie prawo nie określa minimalnego ani maksymalnego progu diety dziennej dla organizacji prywatnych.

W ust. 3 art. 217 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej stanowi, że diety dzienne wynoszą do 700 rubli. podczas podróży po Rosji i do 2500 rubli. poza granicami naszego kraju nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli zatem dieta dzienna jest wyższa od określonej kwoty, pracownikowi należy obciążyć podatek od tej nadwyżki.

WAŻNY! Nie obowiązują inne ograniczenia w opodatkowaniu diet dziennych z tytułu podróży służbowych w latach 2018 – 2019.

Organy podatkowe od dłuższego czasu podejmowały próby pobrania podatku dochodowego od osób fizycznych od kwoty wypłacanej diety dziennej w wysokości zatwierdzonej przez Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Ponieważ jednak podróż służbowa pracownika ma sens w celu wykonywania zadań w interesie organizacji, sądy nie uznawały takich diet za dochód pracownika (Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Moskiewskiego z dnia 14 września 2010 r. Nr .KA-A40/10158-10 w sprawie nr A40-174845/09-76-1283) .

W 2016 roku Ministerstwo Finansów Rosji oficjalnie wyjaśniło tę kwestię – pismo z dnia 16 czerwca 2016 roku N 03-04-06/35135, w którym wyraźnie wskazano, że jedynie diety dzienne przekraczające kwoty określone w ust. 3 art. 217 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej

Wypłata diet dziennych z tytułu podróży służbowych w latach 2018 - 2019

Ponieważ w art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej odniesiono się do lokalnego aktu prawnego i układu zbiorowego, diety dzienne za podróże służbowe w latach 2018–2019 naliczane są zgodnie ze standardami określonymi w tych dokumentach. Ustawa lokalna lub układ zbiorowy może przewidywać różne płatności:

• w przypadku wysłania pracownika do dużego miasta lub małej miejscowości;
• na długie lub krótkie podróże służbowe;
• w zależności od stanowiska itp.

Obliczenia diety dziennej za podróż służbową dokonuje się na podstawie przewidywanej średniej wysokości nadchodzących wydatków pracownika. Nie ma jednak potrzeby dodatkowego potwierdzania tych kosztów jakimikolwiek dokumentami.

Diety dzienne wypłacane są w następujący sposób:

1. Ustala się datę wyjazdu oraz liczbę dni, w których pracownik przebywa w podróży służbowej.
2. Pracownikowi przysługuje albo część zwrotu kosztów podróży w formie zaliczki (klauzula 10 dekretu Rządu Federacji Rosyjskiej „W sprawie specyfiki wysyłania pracowników w podróż służbową” z dnia 13 października 2008 r. nr 749), lub pełną kwotę na podstawie decyzji pracodawcy. Jeżeli podróż służbowa odbywa się za granicą, pieniądze przekazywane są w walucie kraju, do którego pracownik podróżuje. Kurs wymiany musi odpowiadać urzędowemu kursowi z dnia wpłaty zaliczki.
3. W ciągu 3 dni po przybyciu z podróży służbowej pracownik musi zgłosić do działu księgowości wszystkie wydatki i dołączyć dokumenty potwierdzające.
4. Księgowy sporządza kosztorys wydatków i ustala ostateczną kwotę należnych płatności, w tym diet dziennych.

Wypłacane diety dzienne nie podlegają składkom ubezpieczeniowym (jeżeli nie przekraczają limitu ustalonego w ustawie miejscowej) i nie są uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Diety dzienne 2018 - 2019: zmiany w przypadku rosyjskich podróży służbowych

W 2015 roku przygotowany został projekt uchwały Rządu Federacji Rosyjskiej „W sprawie zmiany Rozporządzenia Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. nr 749”. Zaproponowano to w ust. 10, 11, 18 uchwały nr 749 dodaje się wyrazy „w przypadku wysyłania pracownika w podróż służbową poza terytorium Federacji Rosyjskiej”, co oznacza obowiązkową wypłatę diety dziennej tylko w przypadku wyjazdów służbowych za granicę. W rezultacie Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej odmówiło opracowania tej ustawy.

Kwestia wypłaty diet dziennych z tytułu podróży służbowych w latach 2018-2019 na terenie naszego kraju pozostaje bez zmian.

Przypomnijmy, że od 01.01.2017 obowiązuje nowa zasada, zgodnie z którą za diety dzienne przekraczające 700 rubli. w Rosji i 2500 rubli. podczas podróży zagranicznych składki ubezpieczeniowe podlegają naliczeniu (klauzula 2 art. 422 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej ze zmianami wprowadzonymi ustawą „O zmianach…” z dnia 3 lipca 2016 r. nr 243-FZ).

Wysokość i normy diety dziennej ustalane są wyłącznie dla urzędników służby cywilnej i personelu wojskowego. W organizacjach prywatnych o tej kwestii decyduje ich kierownictwo. W granicach kwot określonych w ust. 3 art. 217 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej środki wydane pracownikowi nie podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych ani składkom na ubezpieczenie. Dieta dzienna wypłacana jest za każdy dzień spędzony przez pracownika poza domem. Wysokość diet dziennych za podróże służbowe w latach 2018 – 2019 pozostaje bez zmian.

Obowiązki osób pracujących w przedsiębiorstwie zależą od ich zawodu i zakresu organizacji. Ale w każdej produkcji zdarzają się problemy, których nie da się rozwiązać w stałym miejscu pracy. Aby rozwiązać takie problemy, menedżerowie organizują wyjazdy służbowe, czyli wyjazdy, których cel i cel ustala pracodawca. Możesz wysłać tylko tych pracowników, którzy są oficjalnie zarejestrowani w przedsiębiorstwie. Relację między podróżującym a menadżerem należy regulować umową o pracę mającą na celu ochronę interesów pracownika.

Jeżeli te dwa warunki nie zostaną spełnione, wówczas wydatki poniesione przez pracownika w trakcie podróży mogą nie być już rekompensowane przez przedsiębiorstwo, gdyż nie będą miały statusu kosztów podróży.

Na pokrycie wydatków pieniężnych, które wystąpią w trakcie podróży, pracownikowi zapewniane są koszty podróży i dieta dzienna.

Dieta jest płatności mające na celu pokrycie szkód wyrządzonych w miejscu zamieszkania pracownika „nie w domu”. Dieta dzienna w 2017 r pozostała taka sama jak dotychczas: 700 rubli za wyjazdy służbowe do Rosji i 2500 rubli w przypadku wyjazdu pracownika za granicę.

Koszty podróży z kolei obejmują takie pozycje jak wynajem mieszkania, podróże, koszty wizy itp. Wydatki na podróż i diety dzienne to nie to samo pojęcie. W tym pierwszym przypadku pracownik będzie zobowiązany do zgłoszenia, natomiast w przypadku drugiego nie musi niczego potwierdzać.

Procedura obliczania diet dziennych w 2017 roku

Diety dzienne naliczane są za każdy dzień spędzony przez pracownika w podróży służbowej. Weekendy są również brane pod uwagę i dodatkowo płatne podwójnie. Wliczane są dni spędzone w drodze, niezależnie od ich liczby oraz nieplanowane postoje. Kwotę ustala kierownik przedsiębiorstwa; jest to jego prawo i obowiązek. Wysokość płatności zależy od tego, dokąd dokładnie pracownik się udaje, czyli od miejsca docelowego.

Organizacja podróży służbowych w 2017 roku rozpoczyna się od podpisania przez kierownika przedsiębiorstwa zarządzenia o przyjęciu pracownika na podróż służbową, a kończy pełnym sprawozdaniem tego ostatniego z wydatków środków wydanych mu w ramach zwrotu kosztów podróży (raporty zaliczkowe).

Dieta dzienna w 2017 r.: podróż służbowa w Rosji i za granicą.

Wysokość zasiłku dziennego w 2017 r. Reguluje Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Tryb obsługi podróży służbowych w 2017 roku reguluje także Kodeks pracy.

Jeśli zostanie wysłany za granicę, płatności wyniosą 2500 rubli. Każdego dnia wyjeżdżając na terytorium Federacji Rosyjskiej pracownik otrzyma 700 rubli. Są to liczby określone przez prawo. Pracodawca może je zmniejszyć lub zwiększyć według własnego uznania i w związku z sytuacją finansową organizacji. Wysokość dziennych wpłat musi regulować konkretny dokument.

Konkluzja jest taka, że ​​jeśli rozmiary staną się wyższe niż przedstawione, wówczas podatek dochodowy od osób fizycznych od diet dziennych zostanie naliczony w zależności od różnicy. Dlatego w niektórych przedsiębiorstwach, aby uniknąć zbędnych obliczeń, pozostawiają standardy wymagane przez prawo. Wysokość zasiłku dziennego w 2017 roku nie uległa zmianie ze względu na inflację.

Zdarzają się także jednodniowe wyjazdy służbowe. Minimalny okres podróży w 2017 roku, przynajmniej w Rosji nie jest ono wypłacane; za przejazdy przez granicę potrąca się 50% kwoty odpowiedniego rodzaju diety dziennej. Ponownie menedżer może przeznaczyć pewne kwoty na pokrycie takich krótkich podróży służbowych. Podatek dochodowy od osób fizycznych od diet dziennych również opodatkowuje różnicę.

Oprócz dwóch opisanych powyżej rodzajów podróży służbowych, istnieją również wyjazdy służbowe do krajów WNP. Są w odrębnej sytuacji ze względu na fakt, że wjazd na terytorium tych państw nie jest obarczony wizami.

Potrącenia diet dziennych i kosztów podróży muszą zostać odzwierciedlone w sprawozdaniach przedsiębiorstwa. Nieco wcześniej planowano wstrzymanie takich płatności, ale jak się okazało, nie znikną one w 2017 roku. Ta okoliczność bardzo ucieszyła tych, którzy często podróżują w podróżach służbowych.

Nawiasem mówiąc, osoby, których umowy o pracę stanowią, że podróże stanowią część ich obowiązków zawodowych, nie mają prawa do otrzymywania płatności należnych pracownikom delegowanym, ponieważ ich wyjazdy nie mieszczą się w tej kategorii. Po prostu wykonują swoje bezpośrednie obowiązki.

Raport zaliczkowy wydanych diet dziennych

Koszty podróży podlegają raportowaniu. W ciągu 3 dni po powrocie z podróży służbowej pracownik ma obowiązek dostarczyć wszystkie dokumenty meldunkowe dotyczące podróży, zakwaterowania, a czasami także wyżywienia. W przypadku wyjazdów zagranicznych może zostać zwrócona opłata za rozmowy telefoniczne i Internet. Ale bez dostarczenia niezbędnej dokumentacji szansa na to będzie niewielka. Takie dokumenty nazywane są raporty wstępne.

Przykład wypełnienia raportu zaliczkowego z podróży służbowej:

Konieczność takich działań wynika z obowiązkowego księgowania tych pozycji wydatków w sprawozdaniach finansowych. A jak wiadomo, załączanie do niego jakichkolwiek raportów wstępnych bez odpowiedniego potwierdzenia jest surowo zabronione.

Diety dzienne w 2017 roku nie wymagają żadnych wyjaśnień. Rejestracja podróży służbowych w 2017 roku wyraża się nie tylko w dostarczaniu raportów z wyprzedzeniem, kolejnym obowiązkowym dokumentem stała się tzw. notatka, w której wypełniane są niezbędne dane o celach i miejscu docelowym.

Lista ta, przed pojawieniem się niektórych oficjalnych zamówień, była znacznie obszerniejsza i obejmowała kilka rodzajów czasopism, bilet na podróż służbową itp.

Diety dzienne w 2017 roku są warunkiem koniecznym wysłania pracownika w podróż służbową.

Podobnie jak poprzednio, w tym roku pracodawca, zwracając pracownikowi poniesione przez niego koszty podróży, ma obowiązek wypłacić mu dietę dzienną (dodatkowe wydatki związane z przebywaniem poza miejscem stałego zamieszkania). W 2016 roku nie wprowadzono żadnych nowych zasad dotyczących diet dziennych z tytułu podróży służbowych.

Dieta w ramach kosztów podróży

Część 1 sztuka. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa zakres wydatków pracownika delegowanego, które podlegają zwrotowi przez pracodawcę. Obejmuje:

• koszty podróży do i z podróży służbowej;
• opłata za wynajem lokali mieszkalnych (hotel, mieszkania prywatne itp.);
• sama dieta dzienna to dodatkowe wydatki związane z zamieszkaniem poza miejscem stałego zamieszkania;
• inne wydatki poniesione przez pracownika za zgodą lub wiedzą pracodawcy.

Oznacza to, że dieta jest częścią kosztów podróży, która ma swoją własną charakterystykę.

Skład kosztów podróży może ulec zmianie w najbliższej przyszłości. Rząd planuje wyłączyć z niego diety dzienne za podróże służbowe na terenie Federacji Rosyjskiej, pozostawiając je wyłącznie za zagraniczne podróże służbowe.

Co jest wliczone w dzienne koszty podróży

Ustawa nie reguluje, na co może być przeznaczona dieta pracownika.

Na podstawie art. 10 Regulaminu dotyczącego specyfiki wysyłania pracowników w podróż służbową, zatwierdzonego. Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. N 749 pracownikowi wypłacane są diety dzienne w celu zrekompensowania mu niedogodności związanych z przebywaniem poza miejscem zamieszkania. Dotyczy to głównie kosztów wyżywienia w podróży służbowej ponoszonych przez pracownika. Ale mogą to być również inne wydatki, które pracownik według własnego uznania uzna za niezbędne do zapewnienia komfortowego pobytu poza domem.

Pracownik nie musi rozliczać się z tego typu kosztów podróży. Oznacza to zbieranie i przedstawianie pracodawcy rachunków z lokali gastronomicznych itp. nie jest wymagane. A pracodawca jest pozbawiony prawa do kontrolowania zasadności tych wydatków.

Dlatego też ustawa nie precyzuje, co dokładnie mieści się w pojęciu „dieta dzienna za podróż służbową”.

Dieta dzienna za podróże służbowe

W przypadku organizacji komercyjnych wysokość diety dziennej nie jest określona przez prawo. Procedurę pokrywania kosztów podróży, w tym diet dziennych i ich wysokości, powinna określić układ zbiorowy lub lokalne przepisy organizacji (art. 167 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Zwykle jest to regulamin podróży lub zamówienie o tej samej nazwie.

Jednak przepisy podatkowe (paragraf 12, ust. 3, art. 217 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) określają maksymalną kwotę diety dziennej niepodlegającej podatkowi dochodowemu od osób fizycznych: 700 rubli. za podróże służbowe w Rosji, 2500 rubli. podczas podróży zagranicznych. W przypadku przekroczenia tych kwot pracodawca ma obowiązek potrącić pracownikowi podatek dochodowy od osób fizycznych.

Z tego powodu wiele organizacji w swoich lokalnych przepisach dotyczących podróży służbowych ustala właśnie te kwoty jako diety dzienne, aczkolwiek odejście od nich w jakimkolwiek kierunku nie będzie stanowić naruszenia prawa.

Wysokość diet dziennych z tytułu podróży służbowych w 2016 roku nie uległa zmianie w porównaniu do okresów poprzednich.

Płatność dziennych wydatków związanych z podróżami służbowymi

Przepisy nie określają dokładnego terminu wpłaty zaliczki na poczet podróży służbowej. Warunek jest tylko jeden – zaliczkę tę należy wpłacić przed rozpoczęciem wyjazdu.

Musisz wiedzieć, że pracownik ma prawo odmówić wyjazdu służbowego z powodu niepłacenia zaliczki; odmowa ta nie będzie uważana za naruszenie dyscypliny pracy.

Zaleca się określenie trybu i warunków wypłaty diet dziennych za podróże służbowe (oraz ogólnie kosztów podróży) w lokalnych przepisach dotyczących podróży służbowych.

Wypłata tych kwot pracownikowi może zostać dokonana gotówką w kasie organizacji lub poprzez przelew środków na kartę bankową pracownika. Wskazanie tego należy również uwzględnić w regulaminie podróży organizacji.

Nie inaczej jest zatem w przypadku wypłaty diet dziennych z tytułu podróży służbowych w 2016 roku.

Dieta dzienna za podróże służbowe w latach 2017-2018 otrzymują wynagrodzenie na podstawie Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, który stanowi, że wysyłając pracownika w podróż służbową, gwarantuje się mu nie tylko bezpieczeństwo swojego stanowiska pracy i średnie wynagrodzenie, ale także rekompensatę za poniesione wydatki przez zadanie. O standardach płatności, obliczeniach i procedurze wypłaty diet podróżnych opowiemy w naszym artykule.

Jakie są koszty podróży

Podróż służbowa ma miejsce wtedy, gdy pracownik podróżuje w celu wykonania zadania służbowego poza zwykłym miejscem pracy. Co więcej, jeśli obowiązki zawodowe są co do zasady związane z podróżami, wówczas takie podróże nie będą podróżami służbowymi. Aby wyjechać w podróż służbową, pracownik musi otrzymać polecenie od kierownictwa, które określa ogólny okres podróży służbowej.

Tryb wysyłania pracownika w podróż służbową, wysokość diety dziennej w latach 2017-2018 oraz inne koszty podróży, w tym wysokość diety dziennej za wyjazdy służbowe za granicę w latach 2017-2018, określa dekret rządu Rosji Federacji z dnia 13 października 2008 r. nr 749.

Zasady wynagradzania i wysokość kosztów podróży w latach 2017-2018, diety dzienne i inne płatności dla pracowników federalnych agencji rządowych ustala Rząd Federacji Rosyjskiej (uchwała nr 729 z dnia 2 października 2010 r.), a dla rządu organów podmiotów wchodzących w skład Federacji – zgodnie z przepisami lokalnymi. W przypadku pracowników zatrudnionych u innych pracodawców wysokość diet dziennych i innych płatności związanych z podróżami służbowymi ustalają układy zbiorowe i lokalne dokumenty organizacji.

Koszty podróży zwracane pracownikowi obejmują opłatę za:

• podróż;
• wynajem mieszkań;
• inne koszty spowodowane przebywaniem poza miejscem faktycznego zamieszkania (dieta dzienna);
• inne wydatki poniesione przez pracownika za zgodą kierownictwa.

Jaka jest wysokość (standard) opłat za 1 dzień podróży służbowej?

Jak już wspomniano, standardy diet dziennych za podróże służbowe w latach 2017-2018 dla urzędników federalnych są ustalane na poziomie Rządu Federacji Rosyjskiej i wynoszą:

Pobierz formularz zamówienia

• opłata za mieszkanie - nie więcej niż 550 rubli. dziennie, jeśli dostępne są dokumenty potwierdzające (jeśli nie ma dokumentów dotyczących zatrudnienia, wówczas rekompensata za mieszkanie wyniesie 12 rubli dziennie);
• dieta dzienna - 100 rub. za dzień podróży służbowej;
• opłata za podróż w obie strony, z uwzględnieniem kosztów dokumentów i pościeli, w wysokości rzeczywiście poniesionych kosztów, potwierdzonych dokumentami, nie więcej jednak niż wskazane ceny podróży.

Koszty podróży nie powinny przekraczać kosztów:

• wycieczki w przedziale szybkiego markowego pociągu;
• w kabinie statków morskich 5. grupy, 2. kategorii transportu rzecznego i 1. kategorii promów;
• w transporcie publicznym, z wyłączeniem taksówek;
• latanie klasą ekonomiczną.

W przypadku pracowników samorządowych standardy rekompensat za podróże są określone w przepisach regionalnych.

W przypadku pracowników innych organizacji stawki diet dziennych za podróże służbowe (2017-2018) i ich limity ustalane są dla nich w dokumentach wewnętrznych danego przedsiębiorstwa lub w układach zbiorowych pracy.

Pobierz formularz zamówienia

Na poziomie legislacyjnym jedynie Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej mówi o takich granicach, określając dochód pracownika podlegający opodatkowaniu. Podatku dochodowego od osób fizycznych nie nakłada się na diety dzienne z tytułu podróży służbowych (2017-2018) w Rosji w granicach nie większych niż 700 rubli. na podróż służbową (art. 217 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Stawka dzienna diety za wyjazdy służbowe za granicę (w latach 2017-2018) niepodlegająca opodatkowaniu wynosi 2500 rubli. na każdy dzień. Dodatkowo do wymienionych standardów doliczane są rzeczywiste koszty podróży, uwzględniające opłaty, opłaty wizowe itp.

Dieta dzienna za podróże służbowe w 2017 roku pozostała na niezmienionym poziomie.

Naliczanie diet dziennych za podróże służbowe, jednodniowe i zagraniczne podróże służbowe w latach 2017-2018

Aby dowiedzieć się, jaka jest wysokość diety dziennej za podróże służbowe w latach 2017-2018, należy określić czas trwania podróży służbowej. Za datę wyjazdu uważa się dzień wyjazdu z miejsca wykonywania pracy stałej, a za datę powrotu uważa się dzień przybycia do miejsca wykonywania pracy stałej. Uwzględnia to czas potrzebny na dotarcie na stację lub lotnisko, jeśli znajdują się one daleko od obszarów zaludnionych. Rzeczywisty czas trwania podróży służbowej obliczany jest na podstawie dokumentów podróży przedstawionych przez pracownika. A jeśli ich tam nie ma, skorzystaj z dokumentów wynajmu.

Oprócz diety dziennej w kosztach podróży uwzględnia się koszty usług transportowych, wynajmu mieszkań i inne wydatki uzgodnione z pracodawcą. W przypadku wyjazdów zagranicznych do kwot tych doliczane są koszty wiz, legalizacji dokumentów, opłat lotniskowych itp.

Jeżeli pracownik zostanie wysłany w podróż służbową do miejscowości, z której można wracać każdego wieczoru, wówczas część kosztów podróży nie jest zwracana. Oznacza to, że za jednodniową podróż służbową w latach 2017-2018 nie wypłaca się diet dziennych.

W jaki sposób wypłacane są diety podróżne?

Pobierz formularz raportu finansowego

Zorganizując wyjazd w celu wykonywania obowiązków służbowych w innym miejscu, pracownik otrzymuje zaliczkę obejmującą przybliżone koszty podróży, zakwaterowania i diety.

W przypadku podróży służbowej do Rosji zaliczka wystawiana jest w rublach. W przypadku wyjazdu służbowego za granicę zaliczka na podróż wypłacana jest w walucie obcej, z uwzględnieniem przepisów prawa dewizowego.

Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma obowiązek nie później niż w ciągu 3 dni przedstawić pracodawcy raport zaliczkowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesione wydatki. Na podstawie faktycznie poniesionych kosztów podróży pracownik i pracodawca dokonują płatności końcowej.

Dla większości pracowników podróż służbowa to świetna okazja, aby połączyć przyjemne z pożytecznym: ciężko pracować (i zarabiać pieniądze), a po ciężkim dniu poznać wrażenia z nowego miasta, a nawet innego kraju. A wszystko na koszt firmy. Jednak pracodawca wysyła pracowników nie po to, aby zwiedzali zabytki, ale do pracy, wykonując instrukcje kierownictwa. Za podróż służbową można uznać każdą pracę poza organizacją, jeżeli charakter zajęć pracownika nie wymaga ciągłych podróży służbowych. Oznacza to, że podróż służbowa na terenie własnego miasta, jeśli jest odpowiednio udokumentowana, jest także podróżą służbową. W czasie wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych pracodawca zachowuje jego pracę, wynagrodzenie i gwarantuje wypłatę diet podróżnych (art. 167 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Co jest wliczone w koszty podróży

Pracodawca wysyłający pracownika do pracy poza organizacją ma obowiązek zrekompensować mu następujące wydatki:

• wypłacać wynagrodzenie za cały czas nieobecności w pracy z powodu wyjazdu (za wszystkie godziny pracy, zgodnie z harmonogramem głównego miejsca wykonywania pracy, dni przebywania pracownika w podróży służbowej oraz w drodze);
• opłacić przejazd do i z miejsca pobytu (przejazd wszystkimi rodzajami transportu z wyjątkiem taksówek, opłaty za rezerwację biletu, składkę ubezpieczeniową w zakresie ubezpieczenia pasażerskiego, pościel);
• opłacić hotel lub wynajem mieszkania (koszt pokoju hotelowego lub wynajmu apartamentu, wyżywienia i usług dodatkowych, jeżeli są one wliczone w całkowity rachunek za nocleg i nie są wystawione w osobnej pozycji);
• podać wysokość diety dziennej (w oparciu o każdy dzień podróży służbowej i czas podróży, z wyjątkiem jednodniowych podróży służbowych lub możliwości codziennego powrotu pracownika do domu);
• zrekompensować dodatkowe wydatki, które podróżujący służbowo poniósł w porozumieniu z kierownictwem (opłaty za udział w wydarzeniach biznesowych, usługi tłumaczeniowe i inne wydatki).

Dokumenty podróżne

Zapłata kosztów podróży następuje na podstawie kompletnego, prawidłowo sporządzonego kompletu dokumentów. Przed odejściem pracownika pracodawca ze swojej strony tworzy:

• oficjalne zadanie;
• zlecenie zorganizowania podróży służbowej pracownika w celu realizacji zadań kierowniczych;
• zaświadczenie o podróży z zapisem godziny wyjazdu pracownika.

Pracownik powracający z podróży służbowej ma obowiązek w ciągu trzech dni dostarczyć do działu księgowości:

• zaświadczenie o podróży z adnotacjami o przyjeździe/wyjeździe do miejsca podróży służbowej i godzinie powrotu do pracy;
• raport zaliczkowy zawierający zestawienie poniesionych wydatków oraz kwotę należną pracownikowi do zapłaty lub potrącenia z jego wynagrodzenia (w przypadku niewykorzystania całej zaliczki);
• dokumenty potwierdzające wydatki (bilety komunikacyjne, paragony, faktury), które nakleja się na kartki formatu A4 i dołącza do rachunku wydatków;
• protokół z wykonania zadania służbowego w podróży służbowej, podpisany przez bezpośrednich przełożonych.

Obliczanie diet

Przy ustalaniu wysokości wpłat uwzględnia się czas przebywania pracownika w podróży służbowej. Za dzień rozpoczęcia podróży służbowej uważa się dzień wyjazdu z miejsca podróży, z uwzględnieniem czasu potrzebnego na dotarcie na lotnisko, stację kolejową, stację (jeżeli znajdują się one poza obszarem zaludnionym). W związku z tym dniem końcowym jest dzień, w którym podróżujący służbowo przybył do miejsca swojej głównej pracy. Uwzględniając czas trwania podróży, oblicza się liczbę dni, które podróżujący służbowo musiał w tym czasie przepracować w stałym miejscu pracy.

Prawo pracy przewiduje wypłatę zwrotu kosztów podróży na podstawie średnich zarobków. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie obliczane jest na podstawie rzeczywistych wynagrodzeń za poprzednie 12 miesięcy kalendarzowych, może się okazać, że przeciętne wynagrodzenie jest znacznie niższe od aktualnego, w takim przypadku pracownik traci pieniądze. Pracodawca ma prawo zrekompensować pracownikowi tę różnicę na podstawie wewnętrznych dokumentów organizacji i układu zbiorowego. Tym samym zgodnie z prawem pracownik ma gwarancję wypłaty obowiązkowego minimum w wysokości przeciętnego wynagrodzenia oraz dopłat do bieżącego poziomu – zgodnie z lokalnymi przepisami firmy. Z reguły pracodawcy płacą maksymalną możliwą kwotę, ponieważ pogorszenie sytuacji finansowej w wyniku podróży służbowej narusza prawa pracownika.

Jeśli wszystko jest jasne w przypadku dni roboczych, to co zrobić z weekendami wypadającymi podczas podróży służbowej? W tym przypadku procedura płatności wygląda następująco: jeśli podczas podróży służbowej pracownik odpoczywa w weekendy i święta, jego średnie zarobki nie są zatrzymywane. Jeżeli pracownik zgodnie z poleceniem musi dojeżdżać do pracy, wówczas zwrot kosztów dojazdów w weekendy następuje w podwójnej wysokości, w oparciu o wynagrodzenie pracownika, albo jednorazowo, ale z czasem wolnym. Odmowa wypłaty wynagrodzenia za dni wolne, jeżeli pracownik udaje się do/z podróży służbowej z uwagi na to, że nie pełnił w tym czasie obowiązków służbowych, jest niezgodna z prawem. Czas podróży jest również płacony w podwójnej stawce godzinowej za rzeczywiste godziny spędzone w podróży.

Jeśli chodzi o diety dzienne, pracodawca ustala ich wysokość samodzielnie, na podstawie lokalnych przepisów. Diety dzienne przekraczające normę określoną w Ordynacji podatkowej (700 rubli dziennie w Rosji i 2500 rubli w przypadku zagranicznych podróży służbowych) podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (od kwoty nadwyżki).

Udokumentowane wydatki na podróż i zakwaterowanie zwracane są w całości; w przypadku braku dokumentów dotyczących wydatków zwracane są według kosztów minimalnych lub standardowych. Pracownik otrzymuje także rekompensatę za dodatkowe koszty związane z realizacją zadania służbowego: wydatki na reprezentację, bilety wstępu na wydarzenia i inne. Rekompensata za wszystkie te wydatki nie stanowi dochodu pracownika, dlatego nie płaci się od niej podatku dochodowego. Wydatki na wyżywienie i osobiste w transporcie i hotelu, jeżeli są fakturowane odrębnie (nie wliczane w koszty podróży i noclegu), pokrywane są z diety pracownika. Pracodawca może dobrowolnie zwrócić pracownikowi takie wydatki, ale wtedy zostanie mu potrącony podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zwrot kosztów podróży, z wyjątkiem określonych przypadków przewidzianych przez prawo, nie podlega ujednoliconym podatkom na ubezpieczenie społeczne i składkom emerytalnym. Pracodawca ma prawo odliczyć tę kwotę od dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Wyjazd służbowy za granicę

Specyfika opłacania wyjazdów służbowych za granicę wiąże się z naliczaniem diet dziennych oraz wydatków ponoszonych w walucie obcej. Wypłata diet dziennych dokonywana jest zgodnie ze standardami określonymi w rozporządzeniach rządu nr 93 z dnia 08.02.2002 z późniejszymi zmianami oraz nr 812 z dnia 26.12.2005 (dla organizacji budżetowych).

Przed wyjazdem pracownik otrzymuje zaliczkę obliczoną według kosztorysu podróży, w formie gotówki lub przelewem na kartę plastikową lub w inny sposób, w tym w rublach. Od chwili opuszczenia Rosji diety dzienne naliczane są według norm kraju przyjazdu, w momencie wjazdu na terytorium Rosji – analogicznie w odwrotnej kolejności. Dzień zmiany wysokości diety dziennej wyznacza stempel przejścia granicznego. Jeżeli podróżujący służbowo przeprowadza się z jednego kraju do drugiego, dieta dzienna jest obliczana według standardów każdego kraju osobno. Gdy w paszporcie nie ma pieczątek (jak podczas podróży po krajach strefy Schengen), fakt przekroczenia granicy potwierdzają inne dokumenty, np. bilety.

Organizacje komercyjne mogą samodzielnie ustalać diety dzienne z tytułu zagranicznych podróży służbowych, jednak nie mogą one być niższe niż prawnie ustalone standardy. Standardy te są określone w wewnętrznych regulacjach spółki.

Diety dzienne powyżej 2500 rubli dziennie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a zwrot kosztów podróży nie jest potrącany z podatków. Podróże i zakwaterowanie za granicą opłacane są za faktycznie poniesione koszty, zgodnie z dostarczonymi dokumentami potwierdzającymi. Dodatkowo pracodawca zwraca pracownikowi koszty takie jak:

• rejestracja zagranicznego paszportu i wizy;
• ubezpieczenie dla osób podróżujących za granicę;
• rozmowy telefoniczne;
• opłaty za wymianę walut i realizację czeków;
• limit bagażu nieprzekraczający 30 kg;
• inne wydatki uzgodnione z kierownictwem.

Pracownik powracający z zagranicy w ciągu dziesięciu dni przekazuje raport zaliczkowy. Dołączone do niego:

• dokumenty dotyczące wydatków;
• kopie stron paszportu zagranicznego ze znakami celnymi;
• szczegółowy raport z podróży.

Niewydane saldo waluty rozliczeniowej zwracane jest do kasy przedsiębiorstwa lub nadwyżka zaliczki jest zwracana pracownikowi w dowolny dogodny sposób.