შეხვედრების ოქმების სწორად შედგენა ნიმუში. ოქმის შედგენა და შესრულება

წარმოქმნილი საკითხების გადასაჭრელად აუცილებელია შეხვედრების, სესიების, კონფერენციების, შეხვედრების ორგანიზება.

სხდომის მთელი მიმდინარეობის ჩასაწერად და მიღებული გადაწყვეტილებების მითითების მიზნით გამოიყენება ოქმი.

Შეხვედრის წუთები

შეხვედრის გამართვამდე აუცილებელია დასმული საკითხის შესახებ საჭირო ინფორმაციის შეგროვება და სუბიექტების წრე, რომლებიც უნდა დაესწრონ. ამ პირებს უნდა ეცნობოთ შეხვედრის ადგილისა და დროის შესახებ, ასევე გაეცნონ შეხვედრაზე დამსწრე ყველა პირს დასმული საკითხი.

იმისათვის, რომ ოქმი სწორად იყოს დაცული, აუცილებელია წინასწარ დაინიშნოს მის მომზადებაზე პასუხისმგებელი პირი. ამ შემთხვევაში აუცილებელია დანიშნულ პირს ჰქონდეს კომპეტენტური წერილობითი ენა და ინფორმაციის ჩაწერის სწრაფი სიჩქარე. ინფორმაციის ჩაწერა შესაძლებელია როგორც ელექტრონული მანქანების გამოყენებით, ასევე ბეჭდურ მედიაზე ინფორმაციის ასახვით. თუ ოქმი შედგენილია ელექტრონულად, მაშინ სხდომის ბოლოს ის უნდა დაიბეჭდოს და გადასცეს ყველა დამსწრეს განსახილველად და ხელმოწერისთვის.

შეხვედრის დაწყებამდე აუცილებელია მდივანს, რომელიც აწარმოებს ოქმს, მიაწოდოს დამსწრე პირთა სია, მათი პოზიციები, თითოეული მონაწილისგან საკითხის გადაწყვეტის პროექტები ან თეზისები შეხვედრის საკითხზე. ეს დოკუმენტი დაეხმარება მდივანს ოქმში უფრო ზუსტი და სრული ინფორმაციის შეტანაში.

პროტოკოლის შინაარსი

როგორც წესი, პროტოკოლი უნდა შედგებოდეს სამი ნაწილისგან: სათაური, შესავალი და მთავარი.

• ორგანიზაციის დასახელება (სრული და შემოკლებული);
• დოკუმენტის დასახელება;
• ამ ოქმის შედგენის ნომერი, თარიღი და ადგილი. მომზადების თარიღი ყოველთვის უნდა იყოს შეხვედრის თარიღი.

შესავალ ნაწილში მითითებულია კრების მდივანი და სხდომის წევრთაგან შერჩეული თავმჯდომარე და დღის წესრიგი. თავმჯდომარე ჩვეულებრივ არის ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ან სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი. შემდეგი, ანბანური თანმიმდევრობით, აისახება შეხვედრაზე დამსწრე ყველა პირი, სადაც მითითებულია მათი პოზიცია.

თუ შეხვედრას ესწრება დიდი რაოდენობით პირები, ისინი არ არის ჩამოთვლილი თავად ოქმში, არამედ მითითებულია მის დანართში, რომელსაც ეწოდება დასწრების ფურცელი. ყოველი სახელის გვერდით რეკომენდირებულია შეხვედრაზე მოსული თითოეული ადამიანის ხელმოწერა. საერთო ოქმში მითითებულია მხოლოდ იმ პირთა საერთო რაოდენობა, ვინც ესწრებოდა შეხვედრას.

მთავარ ნაწილში ნათქვამია:

• შეხვედრაზე განხილული საკითხები;
• პირები, რომლებიც საუბრობენ შეტყობინებებით, წინადადებებით, მოხსენებებით (მოხსენების სრული გვარი, მოხსენების სათაური, მოხსენების ძირითადი დებულებების მოკლე შინაარსი მითითებულია, თუ ოქმის სრული ფორმა ინახება);
• განსახილველ საკითხზე მიღებული გადაწყვეტილებები.

Ოქმი

საკანონმდებლო დონეზე აღნიშნულია რუსეთის ფედერაციის 2001 წლის 30 დეკემბრის No195-FZ ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსის 28.2, რომელიც ასახავს მითითებული დოკუმენტის შედგენის ძირითად არსს და ერთგვაროვან წესებს ადმინისტრაციული სამართალდარღვევა მოითხოვს დაზუსტებას და შემდეგი ინფორმაციის ჩართვას.

• შედგენის დღე, თვე, წელი და ადგილი.
• დოკუმენტის შემდგენი უფლებამოსილი თანამშრომლის სამუშაოს დასახელება, გვარი, ინიციალები.
• მონაცემები კანონის დამრღვევი პირის ან ორგანიზაციის შესახებ (გვარი, ინიციალები, პასპორტის მონაცემები, პირის საცხოვრებელი მისამართი და რეგისტრაცია; იურიდიული მისამართი, ინფორმაცია დირექტორის შესახებ ორგანიზაციასთან დაკავშირებით).
• ინფორმაცია საქმეში დაზარალებულთა და მოწმეების შესახებ, ასეთის არსებობის შემთხვევაში (გვარი, ინიციალები, პასპორტის მონაცემები, საცხოვრებელი მისამართები).
• ინფორმაცია ჩადენილი დანაშაულის შესახებ (თარიღი, ჩადენის ადგილი, მომხდარის არსი).
• კანონის იმ მუხლის ბმული, რომელიც დაირღვა.
• პირის ან ორგანიზაციის წარმომადგენლის განმარტებები საქმეზე.
• სხვა ინფორმაცია, რომელიც შექმნილია საქმის სრულყოფილად განხილვისთვის.

ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა ოქმის შედგენა გულისხმობს ფიზიკური პირისთვის ან ორგანიზაციის წარმომადგენლისთვის ადმინისტრაციული კანონმდებლობით დადგენილი დამრღვევის უფლებებისა და მოვალეობების შესახებ განმარტებების მიცემას. მიღებული განმარტებების ჩანაწერი კეთდება შედგენილ დოკუმენტში.

პირები, რომლებთან დაკავშირებითაც შედგენილია ოქმი (მოქალაქე ან ორგანიზაციის უფლებამოსილი წარმომადგენელი) უნდა იცნობდნენ მას. სურვილის შემთხვევაში ამ ადამიანებს შეუძლიათ დატოვონ ჩანაწერი ოქმთან შეუთანხმებლობის შესახებ ან ტექსტის არსის ახსნა, რომელიც თან ერთვის ოქმს. მითითებული დოკუმენტი დამოწმებულია ოქმის შემდგენელი უფლებამოსილი თანამშრომლისა და დამრღვევის (ორგანიზაციის მოქალაქე ან სანდო თანამშრომელი) ხელმოწერით, რომლის მიმართაც შედგა ოქმი. თუ დამრღვევები უარს ამბობენ ოქმის ხელმოწერაზე, ეს ცალკე ფიქსირდება დოკუმენტში.

ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმის მეორე ეგზემპლარი გაიცემა იმ პირზე, რომლის შესახებაც შედგა ოქმი. ჩართული პირი ხელს აწერს ასლის მიღებას. საქმეში დაზარალებული, ასეთის არსებობის შემთხვევაში, ასევე იღებს ასლს. თუ ამ ღონისძიებას არ ესწრება პირი, რომლის მიმართაც შედგენილია ოქმი, ოქმის ასლი მას ფოსტით ეგზავნება. ამისთვის კანონი 3 დღეს უთმობს.

ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმის შედგენის ვადა

ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმის შედგენის ვადები სიტუაციიდან გამომდინარე შეიძლება დაიყოს 3 ჯგუფად.

• დაუყოვნებლივ;
• 2 დღის განმავლობაში;
• ადმინისტრაციული გამოძიების შემდეგ.

მაშინვე, ანუ კანონდარღვევის გამოვლენის მომენტში იწერება ოქმი, როდესაც დადგენილია ყველა საჭირო ინფორმაცია ოქმის ფორმის შესავსებად და შემთხვევის გარემოებების გასარკვევად. თუ საჭიროა დამატებითი ინფორმაციის გარკვევა, კანონი ითვალისწინებს ოქმის შედგენის შესაძლებლობას დადგენილი დარღვევის დღიდან 2 დღის ვადაში. თუ კანონის დარღვევის გამო აუცილებელია გამოძიება, მაშინ გამოძიების შემდეგ დგება ოქმი.

ადმინისტრაციული გამოძიება ტარდება მაშინ, როდესაც ინფორმაციის მიღება შესაძლებელია მხოლოდ ექსპერტიზის ან სხვა საპროცესო მოქმედებების შედეგად, რომელსაც დიდი დრო სჭირდება. ადმინისტრაციული გამოძიება უმეტეს შემთხვევაში არ უნდა გაგრძელდეს 1 თვეზე მეტ ხანს. თუმცა, ზოგიერთ სიტუაციაში, რომლის შესაძლებლობა მითითებულია ხელოვნების მე-5 პუნქტში. რუსეთის ფედერაციის ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსის 28.7, ეს ვადა შეიძლება გაგრძელდეს. თუ ჩადენილი დარღვევა მოითხოვს ხანგრძლივ ადმინისტრაციულ გამოძიებას, ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმის შედგენის ნებადართული ვადა შეიძლება გაიზარდოს 6 თვემდე.

ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმის შედგენის ნიმუში

კანონით დამტკიცებული ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა ოქმის ერთი ფორმა არ არსებობს. თითოეული სამთავრობო უწყება თავისი შიდა დოკუმენტებით ამტკიცებს მის მუშაობაში გამოყენებულ პროტოკოლის ფორმას. თუმცა შინაარსობრივად და გარეგნულად ეს ფორმები დიდად არ განსხვავდება.

გვერდის ზედა ცენტრში არის დოკუმენტის დასახელება - „ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმი“ და ნიშანი „არა“, რომელიც მოითხოვს ოქმის შევსებისას სერიული ნომრის მიმაგრებას. ქვემოთ მარცხნივ უნდა დაწეროთ ოქმის შევსების თარიღი, თვე, წელი, ხოლო მარჯვნივ - შედგენის ადგილი, ანუ იმ უბნის დასახელება, სადაც დაფიქსირდა კანონის დარღვევა და იყო ოქმი. შედგენილი.

შემდეგი, ჩაიწერება ინფორმაცია ოქმის შემდგენელი თანამშრომლის შესახებ (თანამდებობა, გვარი და ინიციალები), ასევე ინფორმაცია ჩართული პირის შესახებ. უფრო მეტიც, თუ მოქალაქის შესახებ ინფორმაცია ჩაწერილია, მაშინ მითითებულია არა მხოლოდ გვარი, ინიციალები და პასპორტის მონაცემები, არამედ მისამართიც - როგორც რეგისტრაცია, ასევე ფაქტობრივი საცხოვრებელი, ტელეფონის ნომერი, სამუშაო ინფორმაცია. ორგანიზაციასთან დაკავშირებით მითითებულია დასახელება, იურიდიული და საფოსტო მისამართები, მთავარი სახელმწიფო სარეგისტრაციო ნომერი (OGRN), ასევე იურიდიული პირის წარმომადგენლის დანიშვნის დოკუმენტის თანამდებობა, გვარი, ინიციალები, დეტალები. როგორც წესი, ამ როლს ასრულებს დირექტორი, ხოლო დოკუმენტი არის დანიშვნის ბრძანება.

ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმის ძირითადი ადგილი დაცულია სამართალდარღვევის შემთხვევის აღწერისთვის. ქვემოთ მოცემულია ცარიელი სვეტები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ ჩაწეროთ ინფორმაცია მოწმეებისა და მსხვერპლის შესახებ. ოქმი სრულდება დამნაშავის ხელმოწერით და ხელმოწერით იმ თანამშრომლის ჩანაწერით, რომელმაც დაასრულა ოქმი. პირი, რომლის მიმართაც შედგა ოქმი, ასევე ადასტურებს ხელმოწერებით, რომ გამოცხადდა მისი უფლებები და მოვალეობები, წაიკითხა ოქმი და მიიღო დოკუმენტის ასლი. ოქმის ასლის მიღების შესახებ ინფორმაცია დამოწმებულია არა მხოლოდ ხელმოწერით, არამედ მიწოდების თარიღის დატანით.

ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმში არსებული შეცდომები

რეგისტრაციისას ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმში დაშვებული შეცდომები, მათი მნიშვნელობის მიხედვით, შეიძლება დაიყოს მნიშვნელოვან და უმნიშვნელოდ. რუსეთის ფედერაციის უზენაესი სასამართლოს პლენუმის 2005 წლის 24 მარტის №5 დადგენილების შესაბამისად „ზოგიერთ საკითხზე, რომელიც წარმოიშობა სასამართლოებისთვის ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა შესახებ რუსეთის ფედერაციის კოდექსის გამოყენებისას“, მნიშვნელოვანი ხარვეზია დოკუმენტი არის ხელოვნებაში აღნიშნული ინფორმაციის ოქმში არარსებობა. ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსის 28.2 ნაწილის მე-2 ნაწილი (დადგენილების მე-4 პუნქტი). ეს ნიშნავს, რომ ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმში უნდა იყოს შევსებული ყველა სვეტი და აღირიცხოს ყველა ზემოთ აღნიშნული ინფორმაცია.

თუ ოქმი შედგენილია დამრღვევის თანდასწრებით, მაშინ უნდა იყოს ხელმოწერები, რომლებიც ადასტურებენ უფლებებისა და მოვალეობების გამოხატვას, რეგისტრაციის შემდეგ ოქმის გაცნობას. თუ დოკუმენტი შედგენილია დამრღვევის გარეშე და არ არის საკმარისი ფაქტები ოქმის შედგენის თარიღისა და ადგილის შესახებ მისი ინფორმირების შესახებ, მაშინ ეს იქნება საპროცესო უფლებების მნიშვნელოვანი დარღვევა და შეიძლება გამოიწვიოს ოქმის გაუქმება და შეწყვეტა. სამართალწარმოების. ზოგადად, ოქმში არსებულმა ნებისმიერმა შეცდომამ, რომელიც, რუსეთის ფედერაციის უზენაესი სასამართლოს პლენუმის აზრით, მნიშვნელოვანია, შეიძლება გამოიწვიოს ოქმის გაუქმება და პროცესის შეწყვეტა.

ᲛᲜᲘᲨᲕᲜᲔᲚᲝᲕᲐᲜᲘ! ნებისმიერი შესწორება ოქმში, განსაკუთრებით ხელოვნებაში ჩამოთვლილ ინფორმაციაში. ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსის 28.2 ნაწილის მე-2 ნაწილი დამოწმებული უნდა იყოს ოქმის შემდგენელი თანამდებობის პირის ხელმოწერით და დამრღვევის ხელმოწერით, რომელიც ადასტურებს, რომ იგი იცნობს ამ შესწორებებს და თანხმდება.

პლენუმი ოქმში არსებულ უმნიშვნელო შეცდომებს მიიჩნევს ინფორმაციის ყველა იმ ხარვეზად, რომელიც შეიძლება ანაზღაურდეს საქმის არსებითად განხილვის პროცესში. მცირე ხარვეზები და ეს კონკრეტულად არის ნახსენები დადგენილებაში, ასევე მოიცავს ოქმის შევსებას დამნაშავის არყოფნისას, თუ იგი სათანადოდ იყო ინფორმირებული ოქმის შედგენის თარიღი და ადგილი, მაგრამ არ გამოცხადდა დანიშნულ ადგილზე. მითითებულ დროს უმიზეზოდ ან გაუმართლებელი მიზეზით. ოქმის ტექსტში ორთოგრაფიული შეცდომები არ არის მნიშვნელოვანი და არ იწვევს შედეგებს, თუ, რა თქმა უნდა, ეს არ არის შეცდომები გვარებში.

სასჯელის დაკისრება ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმის შედგენის გარეშე

ზოგიერთ შემთხვევაში, ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმის შედგენა შეიძლება არ მოხდეს. თუ დაფიქსირდა დარღვევა, რომელიც არ წარმოადგენს დიდ საზოგადოებრივ საფრთხეს და რომლისთვისაც სასჯელი გაფრთხილების ან ჯარიმის სახით არის გათვალისწინებული, მაშინ ოქმი საჭირო არ არის.

ხელოვნების შესაბამისად. ადმინისტრაციული კოდექსის 28.6 პუნქტი, ოქმის შედგენა არ არის საჭირო, თუ ადგილზე დაუყოვნებლივ დაკისრებულია ჯარიმა ან გაფრთხილება. აღნიშნული ვითარება მოითხოვს ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის შემთხვევაში დადგენილების გამოცემას, რომლის ასლს ასევე იღებს დამნაშავე - პირადად ან ფოსტით, თუ ის უარს ამბობს პირად ქვითარზე.

მაგრამ თუ დამრღვევი არ ეთანხმება მიღებულ გადაწყვეტილებას (თვითონ კანონის დარღვევას ან მასზე დაკისრებულ სახდელს), მაინც დგება ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმი და ერთვის გადაწყვეტილებას.

ახალი გვერდი 1

ოქმის შედგენისთვის მზადება იწყება შეხვედრის თარიღისა და დროის დადგენით, მასზე განხილული საკითხების სპექტრის განსაზღვრით. ეს გადაწყვეტილება, როგორც წესი, ფორმდება დღის წესრიგში, რომელიც ოქმის შედგენისას მის ერთ-ერთ ნაწილს წარმოადგენს და სხდომის დაწყებამდე არის დოკუმენტი, რომლითაც ეცნობება სხდომის მონაწილეებს. ოქმი დგება იმ ჩანაწერების საფუძველზე, რომლებიც სხდომაზე ინახებოდა მდივანს ხელით ან ხმის ჩამწერის გამოყენებით.

ოქმი შედგენილია ზოგად ფორმაზე, რომელიც ჩვეულებრივ მოიცავს შემდეგ დეტალებს: დაწესებულების (ორგანიზაციის, საწარმოს) დასახელებას, დოკუმენტის ტიპს (ოქმს), ნომრისა და თარიღის ჩასაწერ ადგილებს, ოქმის ტექსტის ადგილს, ადგილი ტექსტის სათაურისთვის.

ოქმის თარიღიარის შეხვედრის დღე (ოქმები, როგორც წესი, დგება შეხვედრის შემდეგ). თუ შეხვედრა გაგრძელდა რამდენიმე დღე, მაშინ ოქმის თარიღი მოიცავს მისი დაწყებისა და დასრულების თარიღებს, მაგალითად: 01/21–24/2002 წ.

პროტოკოლის ნომერი (ინდექსი)შეხვედრის სერიული ნომერია. ოქმების ნუმერაცია წარმოებს კალენდარული წლის ან კოლეგიური ორგანოს უფლებამოსილების ვადის ფარგლებში.

სათაური ტესტისთვისპროტოკოლი განსხვავდება ამ დეტალის დიზაინისგან სხვა დოკუმენტებში. როგორც წესი, სათაური შეიცავს მითითებას კოლეგიური საქმიანობის სახეობაზე (კრება, შეკრება, კრება და ა.შ.) და კოლეგიური ორგანოს სახელს გენიტალურ შემთხვევაში, მაგალითად: საბჭოს სხდომის ოქმი; პერსონალის შეხვედრები; სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელთა შეხვედრები.

ოქმის ტექსტი მოიცავს შესავალ და ძირითად ნაწილებს.

ოქმის შესავალ ნაწილში სათაურის შემდეგ მოცემულია კრების თავმჯდომარისა და მდივნის ინიციალები და გვარები. თავმჯდომარე - სხდომის მწარმოებელი თანამდებობის პირი არ არის მითითებული ოქმში; მდივანი – პირი, რომელიც პასუხისმგებელია შეხვედრის ორგანიზებაზე და მისი საქმიანობის დოკუმენტირებაზე, ე.ი. ოქმის მომზადება და შესრულება. მუდმივ კოლეგიურ ორგანოებში მდივანი არის თანამდებობის პირი (აკადემიური საბჭოს მდივანი, კოლეგიის მდივანი და სხვ.).

სიტყვის „აწმყოს“ შემდეგ ახალი სტრიქონიდან ანბანური თანმიმდევრობით ჩამოთვლილია კოლეგიური ორგანოს მუდმივი წევრების ინიციალები და გვარები, აგრეთვე სხვა ორგანიზაციებიდან შეხვედრაზე მოწვეული პირების ინიციალები, გვარები და თანამდებობები. მდივანი კრების მონაწილეთა სიას ადგენს შეხვედრის დღეს, რადგან სია შეიძლება არ ემთხვეოდეს იმას, რაც თავდაპირველად იყო განკუთვნილი. ოქმების მომზადება იწყება შეხვედრის მონაწილეთა სიის შედგენით.

გაფართოებული შეხვედრის ოქმის შედგენისას მონაწილეთა სახელები არ არის ჩამოთვლილი ოქმში, მაგრამ მათი საერთო რაოდენობა მითითებულია რიცხვით. იგი განისაზღვრება რეგისტრაციის შედეგების საფუძველზე. სარეგისტრაციო სიები გადაეცემა კრების მდივანს და ხდება ოქმის ერთ-ერთი დანართი. ამ შემთხვევაში, პროტოკოლი მიუთითებს: დღემდე: 57 ადამიანი. (სია თანდართულია).

დღის წესრიგი გათვალისწინებულია ოქმის შესავალ ნაწილში. იგი შედგება იმ საკითხების ჩამონათვალისაგან, რომლებიც განიხილება შეხვედრაზე და ადგენს მათი განხილვის თანმიმდევრობას და მომხსენებელთა (მომხსენებელთა) სახელებს. შეხვედრის დღის წესრიგში წინასწარ შედგენილი უნდა იყოს ოპტიმალური რაოდენობის საკითხები, რომელთა განხილვა და განხილვა შესაძლებელია შეხვედრაზე. მის შინაარსს განსაზღვრავს ლიდერი, რომელიც უხელმძღვანელებს შეხვედრას. დღის წესრიგის თითოეული პუნქტი დანომრილია არაბული ციფრებით და იწყება წინდებული „შესახებ“ ან „შესახებ“ (პასუხობს კითხვაზე „რის შესახებ?“). თითოეულ პუნქტზე მითითებულია მომხსენებლის ინიციალები და გვარი - თანამდებობის პირი, რომელმაც მოამზადა ანგარიში ამ საკითხზე.

ოქმის ძირითადი ნაწილის ტექსტი დგება დღის წესრიგით დადგენილი საკითხების თანმიმდევრობით.

ტექსტის ძირითადი ნაწილი უნდა შეიცავდეს იმდენ ნაწილს, რამდენიც დღის წესრიგშია. სექციები დანომრილია იმავე ნუმერაციით, როგორც დღის წესრიგში. თითოეული განყოფილება შედგება სამი ნაწილისგან: „მოსმენილი“, „საუბარი“, „გადაწყვეტილი“, რომლებიც იბეჭდება მარცხენა ზღვრიდან. პროტოკოლის ტესტში სიტყვის „LISTENED“ შემდეგ წარმოდგენილია მთავარი მომხსენებლის გამოსვლის ჩანაწერები; სიტყვის „SPEAKED“-ის შემდეგ – საკითხის განხილვისას მონაწილეთა მიერ გაკეთებული განცხადებების ჩანაწერები; სიტყვის „გადაწყვეტილია“ შემდეგ – განცხადება დღის წესრიგის შესაბამისი პუნქტის სარეზოლუციო ნაწილის შესახებ. თუ ერთ საკითხზე მიიღება რამდენიმე გადაწყვეტილება, ისინი ინომრება არაბული ციფრებით, პირველი ციფრი მიუთითებს დღის წესრიგის პუნქტის რაოდენობაზე, მეორე - მიღებული გადაწყვეტილების რაოდენობაზე. Მაგალითად:

ოქმების შედგენის ჩვეული პრაქტიკა არ ითვალისწინებს კენჭისყრის შედეგების აღრიცხვას, თუმცა, რამდენიმე წუთში (მაგალითად, აქციონერთა საერთო კრების ოქმში) კენჭისყრაში მონაწილე პირთა საერთო რაოდენობა და განაწილება. მითითებულია ხმები „მომხრე“, „წინააღმდეგი“, „თავშეკავებული“.

კრებაზე მიღებული გადაწყვეტილებები თანამშრომლებს ეცნობებათ ოქმების ასლების ან სარეზოლუციო ნაწილის ამონაწერების გაგზავნით. ასევე პრაქტიკულია მიღებული გადაწყვეტილებების საფუძველზე სხვა ადმინისტრაციული დოკუმენტების მომზადება, მაგალითად, კოლეგიური ორგანოს გადაწყვეტილება ან ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ბრძანება.

ოქმის ტექსტში მომხსენებლის ყოველი გვარი და ინიციალები ახალ სტრიქონზე იბეჭდება სახელობითი რეგისტრის სახით. სამეტყველო ჩანაწერის ცნობა (ჩვეულებრივ მესამე პირის მხოლობითი ფორმით) გვარისგან გამოყოფილია დეფისით.

კრების სახეობიდან და კოლეგიური ორგანოს სტატუსიდან გამომდინარე, შეირჩევა ოქმის ფორმა. ეს შეიძლება იყოს მოკლე, სრული ან სტენოგრაფიული. პროტოკოლის ფორმები ერთმანეთისგან განსხვავდება მხოლოდ შეხვედრის საქმის გაშუქების სისრულით.

მოკლე პროტოკოლი – ეს არის დოკუმენტი, რომელიც აფიქსირებს შეხვედრაზე განხილულ საკითხებს, გამომსვლელთა ვინაობას და მიღებულ გადაწყვეტილებებს. ასეთი ოქმები, როგორც წესი, იმართება მხოლოდ იმ შემთხვევაში, როდესაც სხდომა სტენოგრაფიულია ან სხდომა ოპერატიული ხასიათისაა. ასეთი პროტოკოლის გამოყენებით შეუძლებელია წარმოვიდგინოთ საკითხის განხილვის მიმდინარეობა, გამოთქმული მოსაზრებები, კომენტარები, პროტოკოლის ადმინისტრაციული ნაწილის შემუშავების პროცესი, ე.ი. მენეჯმენტის გადაწყვეტილება.

IN სრული პროტოკოლიიწერება არა მხოლოდ განხილული საკითხები, მიღებული გადაწყვეტილებები და მომხსენებლების ვინაობა, არამედ გადაიცემა შეხვედრის მონაწილეთა მოხსენებებისა და გამოსვლების შინაარსი, ყველა გამოთქმული აზრი, გაჟღერებული კითხვები და შენიშვნები, კომენტარები, პოზიციები. სრული წუთები საშუალებას გაძლევთ დააფიქსიროთ შეხვედრის დეტალური სურათი.

სიტყვასიტყვითი პროტოკოლიშედგენილია კრების სიტყვიერი ანგარიშის (ტრანსკრიპტის) საფუძველზე და სიტყვასიტყვით გადმოსცემს თითოეული საკითხის განხილვისა და მასზე გადაწყვეტილების შემუშავების პროცესს. ასეთ ოქმში შესავალი ნაწილის შემდეგ კეთდება ჩანაწერი „შეხვედრა ჩაწერილია სტენოგრამით“. ჩანაწერი არის ოქმის სავალდებულო დანართი.

შეხვედრის დროს გადაღებული ხელნაწერი, სტენოგრაფიული ან ფირის ჩანაწერებიდან დგება ოქმი. ხელნაწერი შენიშვნები ინახება მდივნის მიერ. ამ შემთხვევაში საჭიროა განხილული საკითხების არსის გაგების და მათი ზუსტად ჩამოწერის უნარი. ეს ჩანაწერები წარმოადგენს მასალებს პროტოკოლის შემდგომი მომზადებისთვის. რიგ შემთხვევებში, სხდომაზე მომხსენებლები მდივანს აწვდიან თავიანთი გამოსვლების შენიშვნებს (თეზებს), რომლებიც შემდეგ შედის ოქმის ტექსტში. თუმცა, უფრო ხშირად მდივანი უნდა დაეყრდნოს მხოლოდ თავის უნარებს კრუნჩხვითი წერის, ჩანაწერების აღების და სტენოგრამის შესახებ. შეხვედრის შემდეგ ხდება მდივნის შენიშვნების აკრეფა, რედაქტირება და ოფიციალურ დოკუმენტად შეტანა. ოქმის მომზადების დრო ამჟამად სამი დღეა.

თითქმის ყველა ორგანიზაცია ატარებს შეხვედრებს, სადაც განიხილება ოპერატიული საკითხები. ძალიან ხშირად ასეთ შეხვედრებს ოპერატიულს უწოდებენ. მათ ატარებენ მენეჯერები სხვადასხვა დონეზე: ორგანიზაციის ხელმძღვანელიდან სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელებამდე. ოპერატიული შეხვედრები იმართება რეგულარული ინტერვალებით (ჩვეულებრივ კვირაში ერთხელ) და ჩვეულებრივ ჩაწერილია. თუ სტრუქტურულ ერთეულს ან შეხვედრის მატარებელ მენეჯერს არ ჰყავს მდივანი, განყოფილების ერთ-ერთ თანამშრომელს შეიძლება დაევალოს ოპერატიული შეხვედრის ოქმის შენახვა.

ოქმის შედგენის ზოგადი წესები

ჩვენი ლექსიკონი

Ოქმი- დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს კოლეგიური ორგანოების შეხვედრებზე, შეხვედრებზე, კონფერენციებსა და სხდომებზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების პროგრესის თანმიმდევრულ ჩანაწერს.

ოქმი დგება სხდომაზე მდივნის ან სხვა თანამშრომლის მიერ შენახული ხმოვანი ჩანაწერების ან უხეში ხელნაწერი ჩანაწერების, აგრეთვე შეხვედრისთვის მომზადებული მასალების (ანგარიშების ტექსტები, გამოსვლები, მოწმობები, გადაწყვეტილებების პროექტები, დღის წესრიგი, სიები). მონაწილეები და ა.შ.).

თუ სხდომაზე ხმის ჩანაწერი გაკეთდა, ის კრების შემდეგ ხელახლა იბეჭდება, შემდეგ წერილობითი ტექსტი რედაქტირდება და დამუშავებულ ფორმაში შედის ოქმში. სხდომის ოქმის შედგენისთვის გამოყოფილი ვადა არ უნდა აღემატებოდეს სხდომის დღიდან სამიდან ხუთ დღეს. ოპერატიული შეხვედრების ოქმები დგება და ფორმდება შეხვედრის დღეს ან შეხვედრიდან ერთი ან ორი დღის განმავლობაში.

პროტოკოლები შეიძლება იყოს სრული ან მოკლე. სრული პროტოკოლიშეიცავს სხდომაზე ყველა გამოსვლის ჩანაწერს, მომხსენებელს დასმულ კითხვებს, დისკუსიაში მონაწილე პირთა გამოსვლებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს.

მოკლე პროტოკოლიმოიცავს მხოლოდ იმ პირთა სახელებს, ვინც ისაუბრა, გამოსვლის თემას, გამოსვლის შეჯამებას და მიღებულ გადაწყვეტილებებს.

ოპერატიული შეხვედრების მიმდინარეობა, როგორც წესი, აღირიცხება მოკლე ოქმებში.

სხდომის ოქმი დგება ზოგად ფორმაზე, A4 ფურცლის სტანდარტულ ფურცელზე ან სპეციალურად შექმნილ ოქმში.

პროტოკოლის სავალდებულო დეტალებიარიან:

• კომპანიის სახელი;
• შეხვედრის ტიპის მითითებით დოკუმენტის ტიპის დასახელება (MINUTES);
• შეხვედრის თარიღი;
• პროტოკოლის რეგისტრაციის ნომერი;
• შეხვედრის ადგილი;
• ხელმოწერები.

პროტოკოლის თარიღი არის მოვლენის თარიღი.

პრობლემები და გადაწყვეტილებები

ოპერატიული შეხვედრების ოქმის შედგენა ხშირად რთულია. მოდით შევხედოთ ყველაზე გავრცელებულებს.

■ პრობლემა:მდივანს ან ერთ-ერთ უმცროს თანამშრომელს, რომელიც აწარმოებს ოქმს, შესაძლოა ვერ გაიგოს განხილული საკითხის არსი და, შესაბამისად, უჭირს საკითხის განხილვის მიმდინარეობის ჩაწერა.

Რა უნდა ვქნა?ასეთ სიტუაციებში მდივანი უნდა დაუკავშირდეს თანამშრომლის წევრს, რომელმაც ისაუბრა შეხვედრაზე, ან სხვა პერსონალის წევრს, რომელსაც შეუძლია დაზუსტება.

■ პრობლემა:ვინაიდან ოპერატიული შეხვედრები ხშირად იმართება მკაცრი წესების გარეშე, მდივანს შეიძლება არ ჰქონდეს დრო, ჩაიწეროს ყველაფერი, რაც ხდება შეხვედრის დროს.

Რა უნდა ვქნა?ამ შემთხვევაში, შეხვედრის დროს აუდიოს ჩაწერა და მისი ჩანაწერის საფუძველზე ოქმის შედგენა დაგეხმარებათ.

■ პრობლემა:საკითხის განხილვისას შეიძლება გამოითქვას როგორც არსებითი, ისე უმნიშვნელო ან თუნდაც უმნიშვნელო ინფორმაცია და მდივანს გაუჭირდეს ძირითადი (არსებითი) ინფორმაციის იდენტიფიცირება, რომელიც უნდა ჩაიწეროს ოქმში.

Რა უნდა ვქნა?ამ შემთხვევაში, ოქმის შედგენამდე მდივანმა უნდა გააანალიზოს ყველა ინფორმაცია, გამოყოს მნიშვნელოვანი და უმნიშვნელოდან და ოქმში შეიტანოს მხოლოდ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია.

მოკლე პროტოკოლის ტექსტი

პროტოკოლის ტექსტი შედგება ორი ნაწილისაგან: შესავალი და ძირითადი.

In შესავალი ნაწილიმოკლე ოქმში მითითებულია თავმჯდომარის და მდივნის ვინაობა, მონაწილეთა (დასწრების) და მოწვეული პირების თანამდებობა და ვინაობა, დღის წესრიგი. თუ შეხვედრაზე 15-ზე მეტი მონაწილეა, ოქმში შეიძლება მიეთითოს მონაწილეთა საერთო რაოდენობა, ხოლო დამსწრეთა სია, მათი პოზიციებისა და სახელების მითითებით, მოცემულია ოქმის დანართში, მაგალითად:

აწმყო: მენეჯმენტის წევრები 16 კაცის ოდენობით. (სია თანდართულია).

შეხვედრაზე მოწვეული პირების სახელები მიეთითება სიტყვის „მოწვეული“ შემდეგ, პირის პოზიციისა და ორგანიზაციის დასახელების მითითებით.

დღის წესრიგში მითითებულია ის საკითხები, რომლებიც განხილვის საგანია. თუ რამდენიმე შეკითხვაა, ისინი დანომრილია არაბული ციფრებით და განიხილება განხილვის მიხედვით. დღის წესრიგის საკითხები ჩამოყალიბებულია წინათქმით „შესახებ“ („შესახებ“), მაგალითად:

შენიშვნა

დღის წესრიგის საკითხები უნდა იყოს ჩამოყალიბებული ზუსტად და მკაფიოდ, რაც ასახავს განხილული საკითხის არსს. არ არის რეკომენდებული დღის წესრიგში პუნქტის „სხვადასხვა“ ან „სხვადასხვა საკითხების“ შეტანა.

ტექსტი მთავარი ნაწილიმოკლე ოქმი შედგება ცალკეული სექციებისაგან დღის წესრიგში არსებული საკითხების რაოდენობის მიხედვით. სექციები დანომრილია არაბული ციფრებით დღის წესრიგის შესაბამისად. თითოეული მათგანი აგებულია შემდეგი სქემის მიხედვით:

პროტოკოლის ეს საკვანძო სიტყვები იბეჭდება დიდი ასოებით მარცხენა ზღვრის კიდიდან და შეიძლება გამოჩნდეს თამამად. სახელობითში სიტყვა LISTENED-ის შემდეგ მიეთითება მომხსენებლის გვარი და დღის წესრიგში მყოფი პუნქტი, რის შემდეგაც მე-3 პირის მხოლობითი ფორმით მოკლედ არის გადმოცემული საუბრის შინაარსი.

ნაწილში „გადაწყვეტილი: (გადაწყვეტილი:)“ მიღებული გადაწყვეტილება იწერება მოკლედ, ზუსტად, ლაკონურად, რათა არ მოხდეს ორმაგი ინტერპრეტაცია. გადაწყვეტილებები ჩამოყალიბებულია წინასწარი ფორმით: „მოემზადე...“, „უზრუნველყავი...“, „აცნობე...“. ერთ საკითხზე შეიძლება რამდენიმე გადაწყვეტილების მიღება. ამ შემთხვევაში, ისინი დანომრილია არაბული ციფრებით, რომლებიც დაკავშირებულია დღის წესრიგის პუნქტის სერიულ ნომერთან, მაგალითად:

საჭიროების შემთხვევაში, გადაწყვეტილებასთან ერთად მიეთითება კენჭისყრის შედეგები: მომხრე, წინააღმდეგი და თავშეკავებული ხმების რაოდენობა.

თეორიიდან პრაქტიკამდე

წარმოვიდგინოთ, რომ ხელით ან მაგნიტოფონზე გაკეთებული ჩანაწერის გადაწერის შემდეგ მივიღეთ ტექსტი, რომლის საფუძველზეც მოკლე პროტოკოლი უნდა შევადგინოთ:

დღის წესრიგის პუნქტი: 2. No2 მზა პროდუქციის საწყობის რეკონსტრუქციის მიმდინარეობის შესახებ

გამოსვლის ტექსტი:

ვასილიევი პ.რ.რეკონსტრუქციის გეგმის მიხედვით, 25-ში თვის ბოლოს უნდა დაგვეწყო თაროების დამონტაჟება და ამწევი მექანიზმების დაყენება. სს "პროფილი" - ჩვენი სათადარიგო აღჭურვილობის მიმწოდებელი - არღვევს ვადებს. 20-ში უნდა მიგვეღო პირველი პარტია, 10 დღის შემდეგ - მეორე. ჩვენ გვაქვს მიწოდება ორ თანაბარ ლოტში, როგორც ეს მითითებულია ხელშეკრულებაში. გადავიხადეთ სრულად, ანუ 100%-იანი წინასწარი გადახდა, რადგან ბოლო დროს პირველი საწყობი გადავაკეთეთ, მათთან არანაირი პრობლემა არ გვქონდა. დღეს 28-ია და ჯერ არ მიგვიღია. გავუგზავნეთ ფაქსები, დავურეკეთ, გუშინ მიპასუხეს, რომ პირველი პარტია იყო გამოგზავნილი, მაგრამ ამას ორი-სამი დღე დასჭირდებოდა, ანუ გვქონდა დაგვიანება მომწოდებლის გამო. ვფიქრობ, მათ ოფიციალურად უნდა შეიტანონ სარჩელი მიწოდების ვადების დარღვევის თაობაზე.

პროტოკოლის ჩანაწერის გასაკეთებლად აუცილებელია გამოვყოთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია. ამისათვის შევეცადოთ დავსვათ კითხვების სერია და მივიღოთ მათზე პასუხები. ზემოთ მოცემული ტექსტიდან შეგვიძლია მივიღოთ პასუხები შემდეგ კითხვებზე:

ჩვენ ვხედავთ, რომ ტექსტი შეიცავს ინფორმაციას, რომელიც არ არის ასახული პასუხებში: ორგანიზაციამ გადაიხადა საქონელი სრულად და განხორციელდა 100%-იანი წინასწარ გადახდა, ვინაიდან არსებობს პროფილთან თანამშრომლობის დადებითი გამოცდილება. შეესაბამება თუ არა ეს ინფორმაცია განხილულ სიტუაციას? ცხადია, არა, მაშასადამე, ეს არ არის საჭირო ოქმში შეტანა. ამრიგად, ჩვენ მიერ მიღებული კითხვებზე პასუხებიდან გამომდინარე, შეგვიძლია შევადგინოთ გამოსვლის მოკლე ოქმი:

2. მოისმინა:

ვასილიევი პ.რ.

სათადარიგო ტექნიკის პირველი პარტია ვადის დარღვევით განხორციელდა მიმწოდებელი ZAO Profil-ის მიერ, რის შედეგადაც No2 საწყობის რეკონსტრუქციის ვადები არ იყო დაცული ტექნიკის პირველი პარტია ჩამოსვლა 20 დეკემბერს, მეორე - 10 დღის შემდეგ. თაროების დამონტაჟება და ამწევი მექანიზმების მონტაჟი 25 დეკემბერს დაიგეგმა. მიმწოდებლის თქმით, ტექნიკის პირველი პარტია ჩამოვა არა უადრეს 30-31 დეკემბრისა. მან შესთავაზა საჩივრის შეტანა მიწოდების ვადების დარღვევის გამო.

შენიშვნა

თუ გამოთქმაში გამოყენებული იყო გამოთქმები „20“, „25“ და ა.შ., ოქმში აუცილებლად უნდა მიეთითოს კონკრეტული თვე, მაგალითად: „20 დეკემბერი“, „25 დეკემბერი“ და ა.შ.

დავუშვათ, რომ დღევანდელი ვითარების განხილვისას გამართულ შეხვედრაზე სარჩელის შეტანის წინადადებას მხარი არ დაუჭირეს. გადაწყდა, რომ მომწოდებლისთვის გაგზავნილიყო მოთხოვნის წერილი ხელშეკრულებით დადგენილი მიწოდების ვადების დაცვის აუცილებლობის შესახებ. გადაწყვეტილება ამ შემთხვევაში ოქმში უნდა ჩაიწეროს შემდეგნაირად:

გადაწყვიტა:

მოამზადეთ და გაუგზავნეთ ZAO Profil-ს მოთხოვნის წერილი საკიდების აღჭურვილობის მიწოდების ვადების დაცვის აუცილებლობის შესახებ.

პასუხისმგებელი შემსრულებელი - ვასილიევი პ.რ.

ვადა - (თარიღი).

მოდით შევხედოთ სხვა მაგალითს.

დღის წესრიგის პუნქტი: 5. ქალაქ პერმში კომპანიის ფილიალის ფინანსურ-ეკონომიკური საქმიანობის აუდიტის ჩატარების შესახებ.

გამოსვლის ტექსტი:

მედვედევი ვ.ვ.ამ წლის განმავლობაში ფინანსური განყოფილება და ჩვენი ბუღალტერია არაერთხელ შეხვედრია იმ ფაქტს, რომ პერმის ფილიალმა მოგვაწოდა შეცდომის შესახებ მოხსენებები. ორჯერ თავად აღმოაჩინეს ეს შეცდომები, შეგვატყობინეს და შემდეგ გამოაგზავნეს შესწორებული ანგარიშები. ჩვენმა ბუღალტრულმა განყოფილებამ ორჯერ აღმოაჩინა შეცდომები გამოთვლებში, ასევე ის, რომ ფილიალის ხარჯები არ იყო განთავსებული იმ პუნქტების მიხედვით, რისთვისაც ეს უნდა გაკეთებულიყო. თუ ეს შეცდომები დროულად არ გამოსწორდებოდა, ამან შეიძლება გამოიწვიოს გადასახადების გადახდასთან დაკავშირებული პრობლემები. ჩვენმა ექსპერტებმა ასევე შენიშნეს, რომ ვადები მუდმივად ირღვევა. გასართობი ხარჯების შესახებ ანგარიშების წარდგენა. ფილიალის მთავარი ბუღალტერი ორჯერ გვესტუმრა მივლინებაში. ადმინისტრაციული და ეკონომიკური სამსახურის უფროსი პოლოზოვი რ.ა. ასევე ჩიოდა, რომ პერმში ტრანსპორტის ხარჯებთან დაკავშირებული პრობლემები იყო. ფაქტია, რომ თავდაპირველად მას წარუდგენს ანგარიშებს ტრანსპორტირების ხარჯების შესახებ, შემდეგ კი ბუღალტერიაში წარუდგენს შემაჯამებელ ანგარიშს ყველა ფილიალისთვის. ამ ყველაფრის გათვალისწინებით, მიმაჩნია, რომ აუცილებელია პერმის ფილიალის ფინანსურ-ეკონომიკური საქმიანობის აუდიტის ორგანიზება და ჩატარება, რათა მომავალში პრობლემები არ ავიცილოთ.

ხელმძღვანელი:როგორ ფიქრობთ, ვინ უნდა შევიდეს კომისიაში და რა დრო დასჭირდება ადგილზე შემოწმების ჩატარებას?

მედვედევი ვ.ვ.ვფიქრობ, სამი ადამიანი გვჭირდება: ერთი ბუღალტრული აღრიცხვის, მეორე ფინანსური, მესამე ადმინისტრაციულ-ეკონომიკური სამსახურის და ლოგისტიკის დეპარტამენტისთვის. ჩვენ ადრე ვისაუბრეთ დეპარტამენტების უფროსებთან, ვის შეეძლო წასვლა, ამიტომ მე გთავაზობთ სამ ადამიანს: მოადგილეს. მთავარი ბუღალტერი სომოვი ს.ს., აუდიტორი იასტრებოვი ა.ა. და წამყვანი ინჟინერი სოკოლოვი ბ.ბ. შემოწმება შეიძლება დასრულდეს 3-5 დღეში.

მოდით გავაანალიზოთ მთავარი სიტყვის ტექსტი იმავე სქემის მიხედვით:

	1) მშობელი კომპანიის ფინანსური განყოფილება და ბუღალტერია 2) ფილიალი პერმში
რას აკეთებს (გააკეთა)?	1) (ფილიალი ქალაქ პერმში) წარუდგენს ანგარიშებს შეცდომით, ხარჯავს ხარჯებს არა იმ ნივთებზე, რისთვისაც ეს უნდა გაკეთდეს, არღვევს ვადებს გასართობი ხარჯების შესახებ ანგარიშების წარდგენა. 2) (მშობელი კომპანიის ფინანსურმა განყოფილებამ და ბუღალტრულმა განყოფილებამ) გააანალიზა ფილიალის მთავარ ბუღალტერთან დაშვებული შეცდომები. 3) (მშობელი კომპანიის ფინანსური განყოფილება და ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილება) გთავაზობთ პერმში ფილიალის ფინანსური და ეკონომიკური საქმიანობის აუდიტის ორგანიზებას და ჩატარებას, ორგანიზაციის სამი თანამშრომლის გაგზავნით.
	ამ წლის განმავლობაში
	არანაირი დადებითი შედეგი

ამ შემთხვევაში კი ვხედავთ, რომ ტექსტში მეორადი ინფორმაცია რჩება. უპირველეს ყოვლისა, ეს არის ადმინისტრაციულ-ეკონომიკური სამსახურის უფროსი რ. ჩვენ ამ ინფორმაციას ვახარისხებთ მეორად იმ მიზეზით, რომ ტრანსპორტის ხარჯების შესახებ ანგარიშები მხოლოდ თავდაპირველად წარედგინა ადმინისტრაციული და ეკონომიკური სამსახურის უფროსს შემაჯამებელი ანგარიშის მოსამზადებლად. ვინაიდან ტრანსპორტირების ხარჯების მიმდინარე ანგარიშგების პროცედურა განსხვავებულია, ეს ინფორმაცია არ არის ძალიან მნიშვნელოვანი არსებული მდგომარეობის შესაფასებლად.

მეორადი ინფორმაცია ასევე უნდა მოიცავდეს იმას, რომ ორჯერ შეცდომები აღმოაჩინა თავად ფილიალმა, ორჯერ კი - მშობელი ორგანიზაციის ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებამ. უბრალოდ შეგვიძლია ვთქვათ, რომ შეცდომები არაერთხელ იქნა აღმოჩენილი.

შემაჯამებელი ოქმები არ ასახავს მომხსენებლის მიერ დასმულ კითხვებს. თუმცა, თუ შეკითხვაზე პასუხში არის მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, ის ფიქსირდება გამოსვლის ოქმში. ზემოთ მოყვანილ მაგალითში ეს არის ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ ვინ არის შემოთავაზებული კომისიის შემადგენლობაში.

მიღებული პასუხებიდან გამომდინარე, ჩვენ შეგვიძლია შევადგინოთ გამოსვლის პროტოკოლური ჩანაწერი:

მოისმინა:

მედვედევი ვ.ვ.

ამ წლის განმავლობაში, პერმის ფილიალმა არაერთხელ წარადგინა შეცდომით მოხსენებები, გამოაქვეყნა ხარჯები არასწორ პუნქტებში, რისთვისაც ეს უნდა გაკეთდეს და გართობის ხარჯების შესახებ ანგარიშები წარადგინა ვადების დარღვევით. ფილიალის მთავარ ბუღალტერთან შეცდომების გაანალიზების მიუხედავად, სიტუაცია არ შეცვლილა. საჭიროდ მიიჩნევს ფილიალის საფინანსო-ეკონომიკური საქმიანობის აუდიტის ჩატარებას, კომისიაში მოადგილის ჩათვლით. მთავარი ბუღალტერი სომოვი ს.ს., აუდიტორი იასტრებოვი ა.ა. და წამყვანი ინჟინერი სოკოლოვი ბ.ბ.

თუ საკითხის განხილვისას მიიღება გადაწყვეტილება შემოწმების ჩატარების შესახებ, გადაწყვეტილება ოქმში უნდა ჩამოყალიბდეს შემდეგნაირად:

გადაწყვიტა:

მოამზადეთ ბრძანების პროექტი პერმის ფილიალის საფინანსო-ეკონომიკური საქმიანობის შესამოწმებელი კომისიის შექმნის შესახებ, შეათანხმეთ აუდიტის ჩატარების დრო პერმის ფილიალის დირექტორთან.

პასუხისმგებელი შემსრულებელი - მედვედევი ვ.ვ.

ვადა - (თარიღი)

ვ.ფ. იანკოვაია,
დოქტორი ისტ. მეცნიერებათა მოადგილე VNIIDAD-ის დირექტორი

შესავალი.

მენეჯმენტის საქმიანობის დოკუმენტაცია მოიცავს ყველა პროცესს, რომელიც დაკავშირებულია სხვადასხვა მედიაზე ჩაწერასთან (ჩაწერასთან) და დამუშავებასთან, დადგენილი წესების შესაბამისად, მენეჯმენტის მოქმედებების განსახორციელებლად აუცილებელ ინფორმაციას. დოკუმენტაცია ხორციელდება ბუნებრივ ენაზე (ხელნაწერი და საბეჭდი დოკუმენტები, მათ შორის დეპეშები, სატელეფონო შეტყობინებები, მანქანური შეტყობინებები), ასევე ხელოვნურ ენებზე ახალი მედიის გამოყენებით (პუნჩირებული ბარათები, პუნჩირებული ლენტები, მაგნიტური ლენტები, ბარათები, ფლოპი დისკები და ა.შ. .)"

მენეჯმენტის დოკუმენტების შემადგენლობა განისაზღვრება ორგანიზაციის კომპეტენციითა და ფუნქციებით, საკითხების გადაწყვეტის წესით, სხვა ორგანიზაციებთან ურთიერთობის მოცულობითა და ხასიათით და ფიქსირდება დოკუმენტების ცხრილში. მართვის ყველა დონეზე მენეჯმენტის ქმედებების დოკუმენტირების წესების ერთიანობა უზრუნველყოფილია მართვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სახელმწიფო სისტემის (GSDMOU) და ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემების (USD) გამოყენებით.

ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები არის ურთიერთდაკავშირებული დოკუმენტების ერთობლიობა, რომელიც შექმნილია ერთიანი წესებისა და მოთხოვნების შესაბამისად, რომელიც შეიცავს საქმიანობის გარკვეულ სფეროში მართვისთვის აუცილებელ ინფორმაციას. DSD-ები განკუთვნილია როგორც კომპიუტერული ტექნოლოგიების დახმარებით, ასევე ინფორმაციის დამუშავების ტრადიციული მეთოდებით გამოსაყენებლად.

მართვის დოკუმენტები სახელწოდებით, ფორმით და დეტალების შემადგენლობით უნდა შეესაბამებოდეს აშშ დოლარს, სახელმწიფო საბიუჯეტო საგანმანათლებლო დაწესებულების მოთხოვნებს, ორგანიზაციის დებულებებს (წესდებას) და სხვა მარეგულირებელ დოკუმენტებს, რომლებიც შეიცავს დოკუმენტაციის წესებს.

ამ ტესტის მიზანია პროტოკოლის კონცეფციის მიცემა, მისი დიზაინის წესების ასახვა და ასევე პროტოკოლების რა ფორმების ჩვენება.

1. პროტოკოლის ცნება და მისი მიზანი.

მართვის დოკუმენტებს შორის განსაკუთრებული ადგილი უკავია ოქმებს. ისინი ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემის ნაწილია.

ოქმი - დოკუმენტი, რომელიც აღწერს სხდომებზე, სხდომებზე, სესიებზე, კონფერენციებზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების პროგრესს.

უნდა გავითვალისწინოთ, რომ ორგანიზაციებისა და საწარმოების საქმიანობაში ხშირად დგება დოკუმენტები სახელწოდებით „პროტოკოლი“, მაგრამ ისინი არ ექვემდებარება ზემოაღნიშნულ განმარტებას. ამრიგად, სახელშეკრულებო ურთიერთობების სფეროში დგება განზრახვის ოქმები, უთანხმოების ოქმები, დამტკიცების ოქმები; აქციონერთა საერთო კრების ძირითად დოკუმენტებს შორის კანონმდებლობა ასახელებს მთვლელი კომისიის ოქმს და ა.შ. ამ ტიპის პროტოკოლები დანიშნულებით მსგავსია აქტების: ისინი აღრიცხავენ და ადასტურებენ ფაქტებს ან მოვლენებს.

ოქმები დგება ნებისმიერ ორგანიზაციაში, სადაც არის დროებითი ან მუდმივი კოლეგიალური ორგანოები, კომისიები და ა.შ. მათი საქმიანობის ფორმაა სხდომებზე ან შეხვედრებზე მიმდინარე საკითხების განხილვა და ერთობლივი გადაწყვეტილებების მიღება, ხშირად კენჭისყრით.

ჩვენს ქვეყანაში სააქციო საზოგადოებების მოსვლასთან ერთად გაიზარდა ყურადღება ამ ტიპის დოკუმენტებზე. სააქციო საზოგადოების უმაღლესი მართვის ორგანოები კოლეგიურია და ოქმები, რომლებიც ასახავს მათ საქმიანობას, ხდება მართვის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტი. საუბარია აქციონერთა საერთო კრების ოქმებზე, დირექტორთა საბჭოსა და დირექტორთა საბჭოს სხდომებზე. შემთხვევითი არ არის, რომ ფედერალური კანონი "სააქციო საზოგადოების შესახებ" და სხვა სამართლებრივი აქტები განსაკუთრებულ ყურადღებას აქცევს ამ დოკუმენტების შინაარსს.

2. ოქმების შედგენის წესი

ოქმი - დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს კოლეგიური ორგანოების სხდომებზე, სხდომებზე, კონფერენციებსა და სხდომებზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების მიმდინარეობის თანმიმდევრულ ჩანაწერს.

ოქმი ასახავს კოლეგიური ორგანოს ან მუშაკთა ჯგუფის ერთობლივი გადაწყვეტილების მიღების საქმიანობას. ორგანიზაციების მენეჯმენტის საქმიანობაში შექმნილი შეხვედრების ოქმებიდან აუცილებელია გამოვყოთ საგამოძიებო, ზოგიერთი ადმინისტრაციული და საზოგადოებრივი წესრიგის დაცვის ორგანოების ოქმები (მაგალითად, სანიტარული ინსპექტორის ოქმი, საგზაო შემთხვევის ოქმი და ა.შ. .), ასევე სახელშეკრულებო ტიპის ოქმები (უთანხმოების ოქმები, უთანხმოებათა შერიგების ოქმები, ფასის შეთანხმების ოქმები და ა.შ.).

მუდმივი და დროებითი კოლეგიური ორგანოების სხდომები (ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოების კოლეჯები, შრომითი კოლექტივების კრებები, აქციონერთა კრებები, დირექტორთა საბჭოების სხდომები და ა.შ.) ექვემდებარება სავალდებულო ოქმებს. სხდომის მიმდინარეობის ჩაწერის, ჩანაწერების, ხმოვანი ჩანაწერების და სხდომისთვის მომზადებული მასალების (მოხსენების ტექსტები, გამოსვლები, მოწმობები, გადაწყვეტილებების პროექტები, დღის წესრიგი, მოწვეულთა სიები და ა.შ.) ფორმდება ოქმები.

ოქმში ასახულია ყველა მოსაზრება განსახილველ საკითხთან დაკავშირებით და მიღებული ყველა გადაწყვეტილება. ოქმს აწარმოებს მდივანი ან სხვა დანიშნული პირი. სხდომის თავმჯდომარე და მდივანი პასუხისმგებელნი არიან ოქმში ჩანაწერების სიზუსტეზე. პროტოკოლის საჭირო დეტალებია:

· კომპანიის სახელი;

· დოკუმენტის ტიპის დასახელება;

· თარიღი და რეგისტრაციის ნომერი;

· შედგენის ან გამოცემის ადგილი;

· ტექსტის სათაური;

· ხელმოწერები.

3.პროტოკოლების ტიპები

არსებობს ორი სახის პროტოკოლი: სრული და მოკლე.

სრული ოქმიშეიცავს შეხვედრებზე ყველა გამოსვლის ჩანაწერს.

მოკლე პროტოკოლი - მხოლოდ მომხსენებელთა სახელები და მოკლე ჩანაწერი გამოსვლის თემაზე.

გადაწყვეტილებას სხდომაზე რა ფორმის ოქმის შედგენას იღებს კოლეგიური ორგანოს ხელმძღვანელი ან ორგანიზაციის ხელმძღვანელი.

ოქმის სახელწოდებაა კოლეგიური ორგანოს ან კრების დასახელება (საატესტაციო კომისიის სხდომის ოქმი...; სხდომის ოქმი...).

სრული პროტოკოლის ტექსტი შედგება ორი ნაწილისაგან: შესავალი და მთავარი.

შესავალი ნაწილი ანალოგიურად არის ფორმირებული პროტოკოლის სრულ და მოკლე ფორმებში. მასში მითითებულია თავმჯდომარის და მდივნის ვინაობა, კრების მონაწილეთა ვინაობა ან საერთო რაოდენობა და მოწვეული პირები (თუ ბევრი მონაწილეა, მათი ნომრის მითითების გვერდით კეთდება შენიშვნა - „ერთვის მონაწილეთა სია“). და დღის წესრიგში.

დამსწრეთა გვარები ფიქსირდება ოქმში, თუ არ არის 15-ზე მეტი, ანბანური თანმიმდევრობით, სამუშაო ადგილისა და თანამდებობის მითითებით; თუ მეტი ესწრება, ცალკე სია შედგენილია. მუდმივი სხდომების და კომისიების ოქმებში არ არის მითითებული დამსწრეთა პოზიციები. დამსწრეთა სია შედგენილია ხაზის მთელ სიგანეზე ერთი ხაზის ინტერვალით.

ამ შემთხვევაში ველის მარცხნივ იბეჭდება სიტყვები „თავმჯდომარე“, „მდივანი“, „წარსული“ (ბრჭყალების გარეშე), სათაურიდან და ერთმანეთისგან ორი ინტერვალით გამოყოფილი.

შესავალი ნაწილი მთავრდება დღის წესრიგით. დღის წესრიგში მყოფი საკითხები განლაგებულია მათი სირთულის, მნიშვნელობისა და განხილვის მოსალოდნელი დროის მიხედვით. კითხვები ჩამოყალიბებულია სახელობით შემთხვევაში, დანომრილია არაბული ციფრებით და იწყება წინადადებებით "O", "Ob". არ არის რეკომენდებული კითხვის ან კითხვების ჯგუფის ჩამოყალიბება სიტყვით „სხვადასხვა“. კითხვასთან ერთად მითითებულია მომხსენებლის სახელი და პოზიცია.

სიტყვები „დღის წესრიგი“ მონაწილეთა სიიდან ორი-სამი ადგილის ცენტრშია.

დღის წესრიგის თითოეული პუნქტის ოქმის ტექსტის ძირითადი ნაწილი სტრუქტურირებულია შემდეგი სქემის მიხედვით: მოვუსმინეთ... ვისაუბრეთ... გადავწყვიტეთ (გადაწყვეტილი)...

განყოფილებაში „მოსმენილი“ მოკლე ოქმებში მითითებულია მომხსენებლის (მოსაუბრე) სახელი და მისი საუბრის თემა. ოქმის სრული ფორმა შეიცავს მომხსენებლის გვარს და ინიციალებს, მისი მოხსენების შინაარსს (მესიჯი, ინფორმაცია, მოხსენება). თუ მოხსენების ტექსტი მომხსენებლის მიერ არის წარმოდგენილი წერილობითი ფორმით, ნებადართულია გამოსვლის თემის მითითების შემდეგ, შენიშვნა: „ერთერთა მოხსენების ტექსტი“. განყოფილებაში „ლაპარაკი“ მოკლე ოქმებში მითითებულია მხოლოდ იმ პირთა გვარები, ვინც ისაუბრეს დისკუსიაში, ასევე ჩაწერილია მათი გამოსვლები, მათ შორის, კითხვები მომხსენებლისადმი. საჭიროების შემთხვევაში, მომხსენებლის სახელის შემდეგ მიეთითება მისი პოზიცია. "გადაწყვეტილი (გადაწყვეტილი)" განყოფილებაში ფიქსირდება მიღებული გადაწყვეტილება, რომელიც ჩამოყალიბებულია მოკლედ, ზუსტად და ლაკონურად ორმაგი ინტერპრეტაციის თავიდან აცილების მიზნით. გადაწყვეტილებასთან ერთად მიეთითება მიცემული ხმების რაოდენობა „მომხრე“, „წინააღმდეგი“, „თავშეკავებული“, ასევე იმ პირთა სია, რომლებმაც არ მიიღეს მონაწილეობა კენჭისყრაში. გადაწყვეტილება შეიძლება შეიცავდეს ერთ ან რამდენიმე პუნქტს, ისინი დალაგებულია მნიშვნელობის მიხედვით, თითოეული მათგანი დანომრილია.

დღის წესრიგის შესაბამისად სიტყვა „მოსმენილის“ წინ იდება რიცხვი. სიტყვები „მოსმენილი“, „საუბარი“, „გადაწყვეტილი (გადაწყვეტილი)“ იბეჭდება მარცხენა ზღვრიდან დიდი ასოებით და ბოლო წერტით. განყოფილებების ტექსტი „მოსმენილი“, „საუბარი“, „გადაწყვეტილი (გადაწყვეტილი)“ იბეჭდება წითელი ხაზიდან 1,5 სტრიქონიანი დაშორებით. გამომსვლელთა ყოველი გვარი და ინიციალები იბეჭდება ახალ სტრიქონზე მეტყველების ჩანაწერი გვარისგან გამოყოფილი დეფისით;

კრების ან კრების მონაწილეს შეუძლია მიღებულ გადაწყვეტილებაზე წარმოადგინოს სპეციალური მოსაზრება, რომელიც მითითებულია ცალკე ფურცელზე და თან ერთვის ოქმს. განსხვავებული აზრის არსებობა ფიქსირდება გადაწყვეტილების ჩაწერის შემდგომ ოქმში.

მოკლე პროტოკოლის ტექსტიც ორი ნაწილისგან შედგება. შესავალ ნაწილში მითითებულია თავმჯდომარის (თავმჯდომარე) ინიციალები და გვარები, ასევე სხდომაზე დამსწრე პირთა თანამდებობა, ინიციალები და გვარები.

სიტყვა „აწმყო“ იბეჭდება მარცხენა ზღვრიდან, ხაზგასმულია და სიტყვის ბოლოს იდება ორწერტილი. ქვემოთ მოცემულია დამსწრეთა ვაკანსიის დასახელება, ინიციალები და გვარები. ვაკანსიის სათაურები შეიძლება ზოგადი სახით იყოს მითითებული. დამსწრეთა მრავალ სტრიქონიანი სამუშაოს სათაურები მითითებულია 1 სტრიქონიანი ინტერვალით. სია გამოყოფილია პროტოკოლის ძირითადი ნაწილისგან მყარი ხაზით.

ოქმის ძირითადი ნაწილი მოიცავს განსახილველ საკითხებს და მათზე მიღებულ გადაწყვეტილებებს. კითხვის სახელწოდება დანომრილია რომაული რიცხვით და იწყება წინდებული „O“ („შესახებ“), ცენტრში დაბეჭდილი შრიფტის ზომით No15 და ხაზგასმულია ბოლო ხაზის ქვემოთ ერთი ხაზით. ხაზის ქვემოთ მითითებულია იმ თანამდებობის პირების ვინაობა, რომლებმაც ისაუბრეს ამ საკითხის განხილვისას. გვარები იბეჭდება 1 ხაზის ინტერვალით. შემდეგ მითითებულია საკითხზე მიღებული გადაწყვეტილება.