Időgazdálkodás: a tevékenységek felépítése és működési tervezése. Időgazdálkodás a hétre: lépésről lépésre terv

A modern ember időgazdálkodása a személyes hatékonyság és produktivitás bármely rendszerének központi fogalma, a Szent Grál minden ambiciózus ember számára, legyen az diák, vállalkozó vagy háziasszony. A gyors élettempó, különösen a nagyvárosokban, és a hatalmas adatmennyiség megnehezíti a mindannyiunk számára fontos célok elérését, legyen szó előléptetésről, gyermeknevelésről vagy saját vállalkozói projektünk létrehozásáról. Ha van mire törekedned, elégedetlen vagy az eredményeiddel, csak egy kicsit hatékonyabb akarsz lenni, vagy segítségre van szükséged a halogatás (a dolgok későbbre halasztásának szokása) leküzdésében, akkor ez a leckesorozat úgy jön létre, neked.

A bemutatott online tréning bemutatja az időgazdálkodás alapjait és részleteit, valamint elmondja, hogyan gazdálkodják be idejüket, szervezik életüket a bolygó legsikeresebb emberei. Teljesen ingyenesen kínálunk Önnek különféle alapelveket, módszereket, gyakorlatokat, technikákat és technikákat, amelyek a leghatékonyabb időgazdálkodási rendszereket alkotják, és amelyek lehetővé teszik, hogy ezeket a gyakorlatban alkalmazva már az első napokban észrevegyék a pozitív változásokat. . Ez az időgazdálkodásról szóló online kurzus lesz az Ön személyes útmutatója egy olyan világba, ahol elfelejtheti az örökös fáradtságot, az állandó stresszt és az időhiányt. Megtanulja kompetensen kitűzni a célokat és megtervezni azok elérését, rengeteg dolgot sikerül rekordidő alatt elvégeznie, élvezni fogja a munkát, és lesz ideje pihenni. A tanfolyam időgazdálkodási tippeket és technikákat tartalmaz, amelyek valóban hatékonyak.

Annak ellenére azonban, hogy a bemutatott kurzusban óriási lehetőségek rejlenek, maga az időgazdálkodás sajnos váratlanul sok bizonytalansággal és kérdéssel jár. Először is, miért létezik olyan sokféle megközelítés az időgazdálkodásban? Mi a különbség David Allen GTD módszere és Gleb Arkhangelsky idővezetési módszere között? Miért talál ki minden „szuperhatékony” szerző valami újat. Valóban nincs semmi határozott és precíz az időgazdálkodásban?

Másodszor, miért nem működik minden, amit a szakértők javasolnak? A szerzők egyöntetűen beszélnek módszereik és technikáik hatékonyságáról, de egyáltalán nem kívánják követni azokat. És akkor még ha mindent pontosan az utasításoknak megfelelően követ is, valami mégis elromlik. mi az oka?

Harmadszor pedig, mit kezdjünk azzal a vonakodással, hogy egy egyszer, de örökre kialakult rutin szerint éljünk automatikusan? Hogyan lehet hozzáigazítani egy világos időszervezési rendszert az állandó változásokhoz, amelyekben életünk oly gazdag?

Ez az online leckesorozat nem az összes fenti kérdés megválaszolására készült, hanem arra szolgál, hogy segítsen Önnek megválaszolni őket. És ez a legfontosabb értéke. Ugyanebből az okból kifolyólag, miután tanulmányozta a képzés anyagait, nemcsak „felpumpálhatja” egyes egyéni tulajdonságait, hanem komplex hatást is gyakorolhat személyiségére.

Ha pedig a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban szeretné elsajátítani az időgazdálkodási módszereket, iratkozzon fel a miénkre.

Időgazdálkodás (időszervezés, időgazdálkodás) egy időgazdálkodási technológia, melynek célja a felhasználás hatékonyságának növelése.

Maga az „időgazdálkodás” fogalma az angol „time management” szóból ered, és egy ember idejére való szervezésére és felhasználásának hatékonyságának növelésére szolgáló technológiát jelent. Pontosabban, az időgazdálkodás arra a cselekvésre vagy akciókészletre utal, amellyel tudatos kontrollt gyakorolhat a bizonyos típusú tevékenységekre fordított idő felett, és amelyek révén jelentősen növelheti termelékenységét és hatékonyságát.

Az időgazdálkodás a tevékenységek széles körét foglalja magában, többek között:

• Célok kitűzése
• Tervezés és időgazdálkodás
• Feladat delegálás és erőforrás-kezelés
• Időfelhasználás elemzése
• Felvételi idő
• Prioritás
• Listák készítése
• És még sokan mások

Az időgazdálkodás megjelenése kezdetén csak a munka vagy az üzleti szférát érintette. De ahogy fejlődött, a kifejezés kezdett bővülni, és magában foglalta az ember személyes tevékenységének különböző aspektusait. Ma az időgazdálkodás minden projekt fejlesztésének szükséges eleme, mert mértéke és végrehajtásához szükséges idő kiszámításánál meghatározó tényezőként szolgál.

Oroszországban a forradalmár és közéleti személyiség, A. K. Gastev, aki a 20. század 20-as éveiben a Központi Munkaügyi Intézet igazgatója volt, először kezdett beszélni az időgazdálkodásról. Elkezdett kidolgozni elképzeléseket a személyes hatékonyságról és az idő hatékony felhasználásáról. Már a 70-es évek elején megjelent az első módszer, amely lehetővé tette a személyes idő kezelését, az úgynevezett „Időmérést”. Az idő múlásával a téma egyre több támogatót kezdett szerezni, és behatolt az emberek tevékenységének különböző területeibe. Mindez oda vezetett, hogy az időgazdálkodás önálló területté vált, és 2007-ben a Moszkvai Pénzügyi-Ipari Akadémián (ma egyetem) megalakult az időgazdálkodás tanszéke.

Az időgazdálkodásnak saját struktúrája van, amely számos fontos folyamatból áll:

• Elemzés
• Stratégiák kidolgozása, elkészítése
• Tervezés és rangsorolás
• A folyamat végrehajtása
• A célok elérésének nyomon követése

Fontos megjegyezni, hogy az idő erőforrás-gazdálkodás lehetővé teszi nemcsak a munkaidő hatékony kezelését, amely egy hétköznapi ember életének fő része, hanem a szabadidőt is, amelyet az ember a kikapcsolódásra használ. A mindennapi életben való használatával sokkal hatékonyabban szervezheti meg életét, tervezheti hétvégéit, különféle rendezvényeket szervezhet. Az idő ügyes beosztásával az ember akár minivakációvá is varázsolhatja a hétvégét. Mindez együtt nagyon pozitív hatással van az ember érzelmi, mentális és fizikai egészségére, és jelentősen javítja az életét.

Ma speciális iskolák jöttek létre és működnek sikeresen a hatékony időgazdálkodás oktatására. A standard képzés a következő fő témákban zajlik:

• Stratégiai tervezés
• Taktikai tervezés
• Személyes hatékonyság értékelése
• A vezetői hatékonyság értékelése
• A személyes küldetés meghatározása érzelmileg motiváló tényezőként
• A saját terv kidolgozásának főbb tényezőinek meghatározása
• Prioritási képesség
• Mind Mapping eszköz
• Kifejezetten tervezéshez készült szoftverek használatának alapjainak oktatása (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook és egyéb programok)
• Az elért eredmények elemzése
• A célok elérésének folyamatát javító módszerek tanulmányozása

A kompetens időgazdálkodás alapjainak elsajátítására ma különféle tréningeket és szemináriumokat tartanak, programokat, tanfolyamokat fejlesztenek ki, könyveket és egyéb kiadványokat adnak ki, különféle internetes forrásokat és online képzéseket hoznak létre, mint pl. weboldalunk 4brain például.

Időgazdálkodás alkalmazása

A modern világban a személyes idő kulcsfontosságú emberi erőforrás, gyakran sokkal magasabb értéket képvisel, mint a pénz, mivel a pénzzel ellentétben nem felhalmozható vagy visszaállítható. Ezért minden ember számára alapvető érték az idő legjobb felhasználásának és az azzal való gazdálkodás képessége. És fontos megtanulni ezt a képességet az élet minden területén alkalmazni: munka, üzlet, kreativitás, családi kapcsolatok stb.

Az időgazdálkodás készsége rengeteg különféle előnnyel jár az ember számára. Az alábbiakban csak néhányat sorolunk fel közülük.

Tehát egy ember, aki tudja, hogyan kell beosztani az idejét:

• Sokkal gyakrabban éri el a kitűzött célokat, mint mások
• Céljait sokszor gyorsabban éri el, mint azok, akik nem rendelkeznek ezzel a képességgel
• Bármilyen tevékenységi területen képes sikereket elérni
• Sokkal több ideje van a kikapcsolódásra, a szeretteivel lenni és a kedvenc dolgaira
• Sokféle feladatot képes elvégezni rövid időn belül
• Lehetősége van arra, hogy növelje jövedelmét, tőkét teremtsen és mielőbb nyugdíjba vonuljon
• Megszabadulhat az állandó fáradtság érzésétől és javíthatja egészségét
• Sokkal kevésbé érzékeny a stresszre és a negatív tényezőkre
• Pozitívan érzékeli az őt körülvevő világot és a benne zajló eseményeket
• Több időt tud fordítani a lelki fejlődésre és önfejlesztésre
• Mindig van egy világos cselekvési terve
• Belső szabadsága van, és képes választani
• Képes kedvező feltételeket teremteni és önállóan irányítani életét

Ez csak egy része annak a pozitív hatásnak, amelyet az időgazdálkodás gyakorol az ember életére. Nem hiába van az a vélemény, hogy aki nem tudja, hogyan kell beosztani az idejét, az egyetlen szabad percet sem talál, és állandóan el van foglalva valamivel, de minden elfoglaltságuk nem hoz érdemi eredményt. Az időforrásaikkal ügyesen gazdálkodni tudó emberek pedig mindig tudnak időt szakítani valamire vagy valakire, és minden tevékenységük folyamatosan mozgatja céljaik és sikereik felé.

Ha megismerkedik a sikeres emberek életének és munkásságának jellemzőivel, akkor minden bizonnyal azt fogja tapasztalni, hogy mindannyian egyként azt mondják, hogy az ember legértékesebb vagyona az ideje, és valószínűleg észreveszi majd, hogy mindannyian naplót vezessen, terveket készítsen, gondolja végig a további lépéseket és tegye ezt folyamatosan. Mindig tele vannak ötletekkel, és az általuk végzett munka egyszerűen elképesztő. De ugyanakkor boldogok, mosolygósak, pozitívak; mindent, amit csinálnak, lelkesedéssel csinálnak és élvezik; és jó egészségnek örvend. Ha Ön olyan ember, aki önfejlesztésre és személyes növekedésre törekszik, akkor nagy a valószínűsége annak, hogy hasonló eredményeket szeretne elérni, különben nem lenne itt. És van egy nagyszerű hír a számodra: MEGTEHETED. Csak egy célt kell kitűznie maga elé, hogy megtanulja, hogyan használja fel hatékonyan az idejét.

Hogyan lehet ezt megtanulni?

Nem titok, hogy születésünktől fogva mindannyian különböző képességekkel és hajlamokkal rendelkezünk. De természetesen ezek a képességek és hajlamok mindenkinél mások, és míg egyesek kezdetben hajlamosak hatékonyan beosztani az életüket, addig másoknak fejleszteniük és csiszolniuk kell ezt a készségüket. Bárhogy is legyen, meg lehet csinálni. És ismét egy jó hír – EZT MAGAD is MEGTEHETED, i.e. szakosodott intézményekben történő képzés vagy drága képzések vásárlása nélkül. Sőt, egyáltalán nem szükséges különleges tehetség vagy zsenialitás, hanem egyszerűen elvégezheti az online képzést, amelynek bevezetőjét most olvassa.

A tanfolyam elvégzése során két fontos szempont van. Ez:

Elméleti alap- az általunk kínált leckékből nyerhető információk.

Gyakorlati fejlesztés- a tanultak gyakorlatba ültetése a mindennapi életben.

Ezen fontos szempontok alapján alakítottuk ki ezt a képzést. Minden leckét úgy alakítottunk ki, hogy lehetővé tegye az elméleti anyagok elsajátítását, amelyek érdekes és teljesen érthető, bárki számára hozzáférhető nyelven kerülnek bemutatásra. És azt is, hogy legyen motivációja és lehetősége arra, hogy alkalmazza mindazt, amit tanult, ne a megfelelő pillanatra várva, hanem „itt és most”. Nem kell más, mint egy új készség elsajátításának vágya és egy kis szabadidő, amit ehhez meg kell találni, amihez természetesen nincs kétségünk.

Szeretné próbára tenni tudását?

Ha szeretné tesztelni elméleti tudását a kurzus témájában, és megérteni, mennyire alkalmas az Ön számára, kitöltheti tesztünket. Minden kérdésnél csak 1 lehetőség lehet helyes. Miután kiválasztotta az egyik opciót, a rendszer automatikusan a következő kérdésre lép.

Leckék az időgazdálkodásról

Az időgazdálkodás tanításának tapasztalatait sokak számára áttanulmányozva arra a következtetésre jutottunk, hogy az alapjait, mint már mondtuk, önállóan is elsajátítható. Néhány kiigazítást és az anyag önálló tanuláshoz való adaptálását követően leckéksorozatot készítettünk, amelyek célja hasznos kompetenciák fejlesztése ennek a készségnek a teljes elsajátításához. Az alábbiakban az egyes leckék rövid leírása található:

A lecke célja, hogy minél jobban megértse az időgazdálkodás sajátosságait és árnyalatait, valamint megértse és mélyen átérezhesse, hogyan járulhat hozzá az idő hatékony szervezése a célok eléréséhez, segíti az időgazdálkodás fejlesztését. személyiségének lehetőségeit, és általában véve jótékony hatással van az életre.

A leckében olyan témákról lesz szó, mint az időgazdálkodás céljai és előfeltételei, ennek a folyamatnak a fő szakaszai és jellemzői. Ezen kívül rengeteg tippet tanulhat meg a személyes hatékonyság növelésére, és ki tudja majd választani azokat, amelyek kifejezetten megfelelnek Önnek.

Mint tudják, minden emberi cselekvés közvetlenül összefügg azzal a ténnyel, hogy egy bizonyos időt tölt a befejezéssel. És ha az első lecke információi megtanítanak arra, hogyan határozd meg és rögzítsd az időráfordításaidat, és megértsd az idő erőforrás-elosztás szerkezetét, akkor az innen megszerzett tudás segít abban, hogy megtanuld elkülöníteni, mire van szükséged az idődben. onnan, amire nincs szüksége.

Itt a célmeghatározás folyamatáról lesz szó: megtanulod meghatározni valódi céljaidat és másodlagos feladataidat, ami azt jelenti, hogy képes leszel olyan dolgokat megtenni, amivel kiküszöbölheted az időveszteséget, és a minimális erőfeszítésed is a maximumot hozza. eredményeket.

Bármilyen eredmény elérése olyan folyamat, amelynek mindig megvannak a maga sajátosságai és jellemzői. Fontos megérteni, hogy nem minden intézkedés hatékony. Képesnek kell lennie a perspektívák meglátására, a lépések kiszámítására és a prioritások felállítására. A cél megléte azt feltételezi, hogy van egy terv az eléréséhez. Ezt a leckét ezeknek és más érdekes kérdéseknek szenteljük.

Ebből megtudhatja, mi a feladatok tervezésének folyamata, milyen prioritási módszerek léteznek, és megismerkedhet a tervek és listák összeállításának leghatékonyabb technikáival. Emellett számos fontos alapelvet is elsajátíthat, amelyek segítenek megtanulni, hogyan takaríthat meg időt, javíthat az eredményeken, és hogyan kerülhet el sok olyan hibát, amelyek gyakoriak azoknál, akik a megfelelő időgazdálkodás útját választották.

Annak ellenére, hogy az „időgazdálkodás” fogalma nem is olyan régen bekerült az orosz nyelvbe, a személyes idő megszervezésének tényére a célok elérése és a termelékenység növelése érdekében számos prominens személy figyelt és figyel. Talán ezért tudtak jelentős sikereket elérni, mert az ember azon képessége, hogy minden üggyel megbirkózzon, keményen és hatékonyan dolgozzon minden helyzetben, és győztesen kerüljön ki, gyakran attól függ, hogy mennyire tudja kezelni a fő erőforrást - az időt.

Így vagy úgy, mindenki megtervezte a munkáját (művészek, írók, politikusok - híresek és nem is olyanok), de nem egy egyetemes napi rutin, hanem az egyik első átfogó időgazdálkodási rendszer megalkotója B. Franklin volt. Saját példáján mutatta be, mennyire fontos célokat kitűzni, és tervet kidolgozni azok elérésére. Ebben a leckében az ő és más szabadalmaztatott időgazdálkodási rendszerekről lesz szó, amelyek egyesítik a célkitőzés, a tervezés és a motiváció elvét.

A. Herzen ezt írta: „Az elmélet meggyőződést inspirál, a példa határozza meg a cselekvés irányát.” Valójában az időgazdálkodási rendszerek 4. lecke, a célkitőzés 2. lecke alapjai és a 3. tervezési lecke, mint az időgazdálkodás fő összetevői, nem lennének többek egy koherens elmélet elemeinél, ha nem egészítenék ki speciálisan kifejlesztett általános módszertani és gyakorlati eszközökkel. egyéni technikák keretein belül. Ezeket követve, mindennapi életében alkalmazva mindenki nemcsak hasznos ismeretekre tehet szert, hanem saját rendszert is kialakíthat a stratégiai célok kitűzésére, értékelésére és megvalósítására.

Az ebben a leckében összegyűjtött ajánlások, tippek, trükkök, technikák, valamint időgazdálkodási szolgáltatások és programok különböző forrásokból származnak, de univerzális eszközök, és egyaránt hasznosak mind az időgazdálkodás, mind általában a személyes fejlődés szempontjából: fegyelem képzés, jellem, életszemlélet prioritások és célok.

Hogyan kell órákat venni?

Minden leckénk egy fontos tulajdonsággal rendelkezik - úgy vannak megalkotva, hogy bárki alkalmazhassa őket. De mindenképpen szem előtt kell tartania, hogy az anyag elsajátítása nagymértékben függ a hozzáállásától. Ha ezt hanyagul kezeled, a „ha eljön az idő, akkor természetesen megteszem” pozícióból, akkor az eredmény teljesen átlagos lesz, ha egyáltalán lesz. De ha teljes felelősséggel és teljes felelősséggel közelíted meg az anyag tanulmányozását, és megérted annak fontosságát, amit csinálsz, akkor az eredmény gyors személyes fejlődésed és minden személyes tulajdonság növekedése lesz, nem is beszélve arról, hogy megtanulod kezelni. az időd tökéletesen.

Ahhoz, hogy a legtöbbet hozhassa ki a képzésből, javasoljuk, hogy kétnaponta tanuljon egy órát: az első napon csak meg kell ismerkednie a leckével, a másodikon pedig a nap folyamán felhasználja a tanultakat, minden alkalommal új technikák alkalmazása és ezek kombinálása. Összességében a teljes tanfolyam körülbelül tíz napot vesz igénybe. De ami itt is fontos, az az, hogy miután elkezdte a képzést, semmi esetre se hagyja ki az órákat. Tűzd ki magadnak azt a feladatot, hogy ezt a tanfolyamot a végéig teljesítsd. Egyedül ez lesz az Ön időgazdálkodási gyakorlata, és emellett olyan tulajdonságokat is elkezd fejleszteni benned, mint az elszántság, az elkötelezettség, a szorgalom és a pontosság. Ne feledje, hogy az elmélet és a gyakorlat ugyanannak az éremnek a két oldala. Csak így tanulhatod meg, amit akarsz, és minden sikeres ember csak így tette ezt mindig. És még valami: készítsen előre egy jegyzettömböt és tollat, mert e nélkül a tervezés lehetetlen.

Kiegészítő anyag

Könyvek az időgazdálkodásról

Ebben a további olvasási részben áttekintünk néhány legnépszerűbb könyvet az időgazdálkodás témájában. Mindegyik hasznos információk, gyakorlati tanácsok és útmutatások, hatékony időgazdálkodási technikák és technikák egyedülálló gyűjteménye. Néhányukat hivatásos szerzők írták, és már nemcsak az orosz, hanem a világ minden tájáról érkező olvasók körében is tekintélyt szereztek. Mások egészen nemrég jelentek meg, és szerzőik még nem annyira híresek, de kétségtelenül figyelmet érdemelnek. A tárgyalt könyvek bármelyike ​​kiválóan kiegészíti képzésünket.

"Vigyázz az időre: ez az élet anyaga."

S. Richardson

Gyerekkorunktól kezdve fegyelmezésre tanítanak bennünket, és így vagy úgy, egész életünkben kénytelenek vagyunk bizonyos korlátozásokat betartani. Étkezés és alvás napirend szerint, foglalkozások órarend szerint, munka és pihenés a kijelölt időben. Könnyen engedelmeskedünk mások játékszabályainak, ezzel lényegében segítünk valakinek elérni a célját. De ami az önfegyelmet illeti, sokan nem hajlandók feladni még az apró gyengeségeket sem, például azt a szokást, hogy reggelente plusz 10 percet alszanak.

Ügyesség korlátozza magát bizonyos célok elérése érdekében- a legértékesebb készség, amellyel nem sokan rendelkeznek. De végül csak nekik sikerül. Híres politikusok, üzletemberek és színészek csak napi munkával járták be útjukat a hírnévhez, céljuk nevében. A képesség, a tehetség, a zsenialitás is csak egy százaléka a sikernek, a többi kilencvenkilenc kemény munka.

Az önfegyelem az első lépés a személyes szabadság felé

Az időgazdálkodás minden ambiciózus személy személyes hatékonysági rendszerének fő összetevője. Nem mindegy, hogy milyen célt követünk: fogyni, diplomát szerezni, saját vállalkozást indítani... ezek egyike sem lehetséges önszerveződési készség nélkül. Az időgazdálkodás egy gyakorlati útmutató a cselekvéshez, melynek köszönhetően meghatározhatja saját életprioritásait, és kialakíthatja saját elképzelését a sikerről. A hatékony motivációk kialakítása nemcsak időt takarít meg, hanem egyénileg is fejlődhet. Az önfegyelem azt jelenti, hogy szigorú szabályok szerint élünk, amelyeket az ember a saját érdekeinek megfelelően állít fel magának. Az ilyen merev határok furcsa módon nem korlátozzák az egyént. Ellen, ez az egyetlen út az igazi szabadsághoz.

Az időgazdálkodás a legjobb eszköz az önfejlesztéshez. A tervezés elsősorban a külső események, a környezet, az idő és a tér feletti kontrollt tanítja. Az önellenőrzési készségek, amelyeket az önmagunkon végzett munka eredményeként szereznek, lehetővé teszik, hogy az ember kezelje saját érzéseit, pillanatnyi vágyait és rossz szokásait. Az önuralom pedig az erős, erős akaratú természet jele. A koncentrációs készségek fejlesztése lehetővé teszi, hogy jobb eredményeket érjen el a munkahelyén, miközben kevesebb erőfeszítést kell költenie. Így felszabadul az idő az intellektuális és lelki fejlődésre. De nem ez az emberi élet értelme?

Az önfegyelmi készségeket nem lehet rövid időn belül elsajátítani. Sőt, ezeket csak az akaraterő állandó edzésével tudod magadban fejleszteni. Ugyanez vonatkozik az időgazdálkodási rendszerre is. Mindenkinek, aki sikert akar elérni az életben, egyszerűen óvatosan kell bánnia az idővel.

7 legnépszerűbb időgazdálkodási technika

"Ha 9 órám lenne kivágni egy fenyőfát, 6 órát töltenék a fejsze élezésével."

Abraham Lincoln

Számos technika létezik az idő hatékony felhasználására. Figyelmébe ajánljuk a legnépszerűbb technikákat, amelyek nélkül egyetlen időgazdálkodási rendszer sem képes.

Eisenhower Mátrix

A technika nevét D. Eisenhower amerikai elnök tiszteletére kapta, aki a rá váró feladatokat 4 kategóriába osztotta, azok sürgősségétől és fontosságától függően.

Ennek alapján az esetek a legegyszerűbb mátrix celláiban a következőképpen helyezkedtek el:

• A kategória - sürgős és fontos, amelyet azonnal meg kell oldani;
• B kategória - döntésüket egy ideig el lehet halasztani, de nincs értelme halogatni őket;
• B kategória - olyan feladatok, amelyek végrehajtása harmadik félre átruházható;
• D kategória - olyan dolgok, amelyeket jobb azonnal a szemétbe dobni, mivel nem érik meg a ráfordított időt és erőfeszítést.

A szakértők szerint a legtöbb ember hibája a helytelen rangsorolás. Szívesebben vállalnak feladatokat az utolsó két kategóriában, mivel ezeket a feladatokat sokkal könnyebb elvégezni. A gyors eredmények hozzájárulnak a személyes hatékonyság téves értékelésének kialakulásához. Valójában kiderül, hogy az a személy erőfeszítéseit lényegtelen tevékenységekre fordítja, hátrahagyva azt, ami igazán fontos.

Időmérő technika

Az alkalmazottak időkövetését évtizedek óta használják a munkafegyelem javítására. Az automatizálási és számviteli programok rögzítik az időben történő érkezést és távozást, valamint a munkavállaló munkanapjának hosszát. A modern technológiák azonban még tovább mentek. Ma már nemcsak megtudhatja, hogy egy személy jelen van-e a munkahelyén, hanem azt is ellenőrizheti, hogy mit csinál.

Eddig több száz ilyen vezérlőrendszert fejlesztettek ki. A programok automatikusan regisztrálhatnak: betegség miatti távollét, üzleti utak, szabadság, szabadság, rugalmas munkavégzés. A rendszer figyelembe veszi az ebédszünet hosszát, a korai indulást vagy késést, valamint a hiányzást.

Tökéletességük ellenére az időkövető modulok csak felületes időmérést biztosítanak, míg a kémprogramok, például a Maxapt QuickEye segítik a számítógépes tevékenységek nyomon követését. Segítségükkel a menedzser azonnal megérti, hogy Maria Ivanovna a számviteli osztályról nem a jelentéssel van elfoglalva, hanem az Odnoklassniki webhelyen kommunikál. Természetesen füstszünetekkel, teapartikkal, meghitt csevegésekkel és egyéb „szemétidővel” nem lehet percről percre időzítést kialakítani még ilyen programok segítségével sem, de erre legtöbbször nincs is szükség. .

Pareto módszer

Vilfredo Pareto törvénye kimondja: „Az erőfeszítések 20%-a az eredmények 80%-át adja, míg a maradék 80%-a csak az eredmények 20%-át adja.” Másképp is értelmezhető: „A munkavállalók 20%-a hozza a cégnek a profit 80%-át.” Egyszerűen fogalmazva, a csapat mindössze 1/5-e dolgozik hatékonyan. A dolgozók túlnyomó többségének hatékonysága nagyon alacsony. Munkájuk egyszerűen az erőteljes tevékenység utánzata. Ha ezt az energiát a megfelelő irányba tereli, általános termelékenysége jelentősen megnő.

A Pareto-módszer lényege, hogy a fő feladatok 20%-át elkülönítjük a teljes tömegtől, és rájuk koncentrálunk. A döntés arról, hogy mi számít fontosnak és mi másodlagosnak, minden esetben egyedi lesz. Az Eisenhower-mátrix vagy az ABC elemzési módszer, amelyet leggyakrabban a Pareto-módszerrel kombinálva használnak, lehetővé teszi a dolgok kategóriákba bontását. Az ABC-elemzés a legegyszerűbb módja az esetek aktuális fontossági szintjük szerinti osztályozásának.

ABC - elemzés

Ezt a módszert tartják az esetek válogatásának legproduktívabb és legvizuálisabb módjának. Lehetővé teszi, hogy kigyomláljon mindent, ami felesleges, és a fő céljai elérésére összpontosítson. E módszer szerint minden eset kategóriákra van felosztva:

• Az A csoportnak van a legmagasabb prioritása, ezek fontos és sürgős ügyek. Az ilyen problémákat a lehető leggyorsabban meg kell oldani. Ezeknek a feladatoknak a hozzájárulása a végső cél eléréséhez 65%, bár az időnek csak 15%-át vesz igénybe. Vagyis az összes munka több mint fele minimális időn belül elkészül.
• A B csoportba a nem sürgős, de a végrehajtáshoz szükséges ügyek tartoznak. Az ilyen problémák megoldása harmadik félre ruházható át. Fontos ellenőrizni a befejezésük időzítését, mivel a B csoportba tartozó esetek a határidők elmulasztása esetén az A kategóriába kerülnek.
• C csoport – olyan feladatok, amelyeket általában „irodai rutinnak” neveznek. A személyzet és a vezetők munkaidejének oroszlánrészét rájuk fordítják. Bár a riportok összeállítását, az írószer beszerzést és egyéb rutinmunkát egy alacsony képzettségű ember is könnyedén meg tudja oldani.

Önálló munkaidő-szervezés

Az önmenedzselés talán a leghatékonyabb időgazdálkodási taktika. Egyedi tantárgyra és a csapat egészére egyaránt alkalmazható. Az anyagi jutalmazások és büntetések rendszere lehetővé teszi, hogy a munkavállaló eredményesen dolgozzon. Egyszerűen fogalmazva, pénzbírságok vagy prémiumok Jól serkentik az egyént a rábízott feladat elvégzésére. Meg kell jegyezni, hogy magának a munkavállalónak is érdeklődnie kell a munkafolyamat kompetens megszervezésében.

Az önmenedzselés legfontosabb célja az egyes személyekben rejlő lehetőségek maximális kiaknázása a munkában, a kreativitásban és a magánéletben. Ennek a módszernek a használata a következő előnyökkel jár:

• Csökken a munkafeladatok elvégzéséhez szükséges idő és erőfeszítés;
• Növekszik a termelékenység;
• A stressz, a szükséghelyzeti munka és a kapkodás okai megszűnnek;
• A munkával való erkölcsi elégedettség nő;
• A képesítések nőnek, és megjelenik a személyes fejlődés ösztönzése.

Az önmenedzselés a munkastílus elemzésével kezdődik, amely magában foglalja a teljes időleltárt. Lehetővé teszi, hogy azonosítsa a munkafolyamat megszervezésének erősségeit és gyengeségeit, és igazítsa azokat a megfelelő irányba. A tevékenységek minden típusának jegyzéke tartalmazza:

1. Alapvető munkafeladatok;
2. „Interferencia” vagy kényszerszünet, az úgynevezett „szemétidő”.

Az időpazarlás okai lehetnek személyes tényezők, mint például a szervezetlenség, a munkafeladatokhoz való hanyag hozzáállás, az önfegyelem hiánya, a vágy, hogy mindent gyorsan, kapkodva tegyenek meg. Azonban a túlzott buzgóság és az összes feladat egyszerre történő vállalásának vágya szintén ritkán ad pozitív eredményt.

A híres amerikai üzleti edző, Dan Kennedy úgy véli, hogy a telefonhívások, a nem tervezett látogatók és az elhúzódó találkozók jelentik a legrosszabb időt egy menedzser számára. Ha lehetséges, ezeket meg kell szüntetni vagy minimálisra kell csökkenteni.

Pomodoro módszer

Ezt a vicces nevű taktikai technikát a múlt század 80-as éveiben az olasz Francesco Cirillo találta ki. Az egyik lemaradó diákként a fiatalember úgy döntött, hogy saját magát kezdi el, hogy javítsa teljesítményét. A részletes kihallgatás után rájött, hogy nem tud a tanulmányaira koncentrálni, mivel sok apró dolog eltereli a figyelmét. Aztán Francesco hozott egy paradicsom alakú időzítőt a konyhából, maga elé állította és beállította az órát.

A gyakorlatban kiderült, hogy képes volt 25 percig koncentráltan tanulni a természettudományokat. Ebben az időszakban a diákot soha nem vonták el a könyvtől. Ezt követően úgy döntöttek az osztályokra szánt összes időt blokkokra bontani. A félórás intervallumban benne volt a maximális koncentráció ideje - 25 perc, valamint a pihenőidő, ami csak azokra az apróságokra van kiírva. A Pomodoro módszert ma már széles körben alkalmazzák egyszerűsége, hozzáférhetősége és hatékonysága miatt.

Valld be, hogy gyakran használod a „Kár, hogy csak huszonnégy óra van egy napban” kifejezést. Valójában számos szakmai stressz nagyon gyakran összefügg azzal, hogy képtelenség megtervezni a munkanapját, hozzáértően és racionálisan megközelíteni az időköltségek elosztását. Ezért az elmúlt évtizedekben az időgazdálkodási technikák iránti érdeklődés folyamatosan nőtt.

KÖRÜLBELÜL. MIKHAILOVA

Az időgazdálkodás a tudomány és gyakorlat interdiszciplináris része, amely a problémák és módszerek tanulmányozására irányul az időköltségek optimalizálására a szakmai tevékenység különböző területein.

Kulcsötletek: A munka elvégzése alacsonyabb költséggel, jobb körülmények között, jobb eredménnyel. Ugyanakkor kapkodás és stresszhelyzetek nélkül, nagyobb munkával való elégedettséggel. Ennek eredményeként megnövekedett munkamotiváció, magasabb képzettség, kisebb terhelés, hibák hiánya a szakmai feladatok ellátása során, a célok a lehető legrövidebb úton valósulnak meg. De az időgazdálkodás tanulmányozásának fő célja továbbra is a saját képességek maximális kihasználása és az idő múlásának tudatos kezelése.

Az ókori tengerészek azt mondták: „Nem úgy vitorlázok, ahogy fúj a szél, hanem úgy, ahogy vitorlát állítok!” Emlékezhetünk még egy nem kevésbé ősi és nagyon híres közmondásra: „Az idő pénz!” Az idő valóban stratégiai emberi erőforrás.

Az idő mint stratégiai erőforrás kényelmes szemléltetése a következő képlet:
MUNKAIDŐ = CÉL x (MUNKAMÓDSZEREK + ENERGIA) – interferencia,
ahol a MUNKAIDŐ a következőktől függ:

• céljait, amelyeknek „tudatosnak és az előadó számára érthetőnek kell lenniük;
• munkamódszer (egy adott tevékenység felépítése és összetétele, beleértve annak belső és külső összetevőit);
• tevékenységre fordított energia (itt az „energia” minden olyan erőfeszítést és pénzráfordítást jelent, amely lehetővé teszi az alkalmazott munkamódszerek hatékony megvalósítását), interferencia hiányában (bármilyen belső vagy külső akadály, amely megnehezíti vagy lehetetlenné teszi a munkavégzést a munka és a cél elérése).

Az idő zavarása
Először is meg kell határoznia az idővesztegetés okait. Nézze át az idő legjelentősebb „süllyedőinek” listáját, elemezze saját munkáját, és próbálja meg kiválasztani közülük a „ti” öt legfontosabb akadályt.

1. Elfuserált célmeghatározás.
2. Az elsőbbség hiánya az ügyekben.
3. Megpróbál túl sokat csinálni egyszerre.
4. Az elkövetkező feladatok és megoldási módok teljes megértésének hiánya.
5. A munkanap homályos tervezése.
6. Személyes szervezetlenség, „papírtörmelék”.
7. Túlzott olvasás.
8. Rossz dokumentumkezelő rendszer.
9. Motiváció hiánya, nem hajlandó aktívan dolgozni.
10. Rendszerezetlen szükséges információk (címek, telefonszámok, nyilvántartások) keresése.
11. Az együttműködés vagy a munkamegosztás hátrányai.
12. Zavaró telefonhívások.
13. Nem tervezett látogatók.
14. Képtelenség nemet mondani.
15. Hiányos, késői információ.
16. Az önfegyelem hiánya.
17. Képtelenség egy feladat elvégzésére.
18. Figyelemelterelés (zaj).
19. Hosszas találkozók.
20. Nem kellőképpen felkészült a beszélgetésekre, megbeszélésekre.
21. Kommunikáció hiánya vagy pontatlan visszajelzés.
22. Beszélgetések privát témákról.
23. Túlzott kommunikációs készség.
24. Túl sok üzleti nyilvántartás.
25. "Késés" szindróma.
26. A vágy, hogy minden tényt megtudjon.
27. A várakozás hossza (például egy előre egyeztetett időpontra).
28. Kapkodás, túlzott nyűgösség.
29. Túl ritka ügyek delegálása (átcsoportosítása).
30. A kiosztott feladatok elégtelen kontrollja, gyakran újra kell őket végezni.

Az öt „időpazarló” azonosításával, és a következő kérdések megválaszolásával: „Mennyire akadályozzák ezek a megszakítások céljainak elérését és lelassítják tevékenységeit? Próbáltál már harcolni ellenük? Hogyan, milyen eredménnyel?” – máris jelentős növekedést érhet el a munkája eredményessége.

Nézzünk meg néhány időgazdálkodási technológiát, amelyek segítenek megbirkózni az időpazarlás azonosított tényeivel.

Az időtervezés „arany” arányai
Az időtervezés bizonyos elveken alapul. Az egyik leghíresebbet Vilfredo Pareto olasz közgazdász fogalmazta meg. A racionális időfelhasználásra készült, és kijelenti: „Ha minden munkafunkciót a hatékonyságuk kritériuma felől veszünk figyelembe, akkor kiderül, hogy a végeredmény 80 százaléka csak a munkavégzés 20 százalékában valósul meg. eltöltött idő, míg az eredmény fennmaradó 20 százaléka a munkaidő 80 százalékát használja fel.

A mindennapi munkában ez azt jelenti, hogy nem a legkönnyebb, legérdekesebb vagy legkevésbé időigényes feladatokat kell előbb vállalni. A tervezés során először létfontosságú problémákat kell megoldani, és csak utána számos másodlagos problémát.

A probléma összetettségének elemzésére szolgáló technikák
A Pareto-elv következetes alkalmazása segíti az ABC problémák komplexitásának elemzési technikáját a gyakorlatban. A teljes feladatkör három csoportra bontásán alapul.

V. A legfontosabb feladatok körülbelül 15 százalékát teszik ki az összes olyan feladatnak és ügynek, amellyel elfoglaltak bennünket. E feladatok önértéke (a cél elérése) megközelítőleg 65 százalék.

B. A fontos feladatok az összes ügyszám átlagosan 20 százalékát teszik ki, és ennek a feladatkategóriának a jelentősége is 20 százalék.

B. A kevésbé fontos és nem alapvető feladatok ezzel szemben az összes feladat 65 százalékát teszik ki, de csekély részarányuk (a teljes „költségből” körülbelül 15 százalék).

A problémák ABC elve alapján történő elemzésének technológiája a következőképpen hajtható végre:

1. Készítsen listát az összes soron következő feladatról a megfelelő időszakban (nap, hónap, negyedév, év).

2. Rendszerezze a feladatokat fontosságuk szerint, állítsa be a feladatok sorrendjét a tevékenységére vonatkozó „költségüknek” megfelelően.

3. Számozd meg a feladataidat!

4. Értékelje őket A, B, C kategória szerint:
a) az A kategóriájú feladatok első 15 százaléka nem átcsoportosítás tárgya;
b) a következő 20 százalék B kategóriás feladat;
c) a fennmaradó 65 százalék B kategóriás feladat.

5. Ellenőrizze még egyszer az időtervét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a hozzárendelt időkeret megegyezik-e a feladatok értékével:

• A tervezett idő 65 százaléka az A feladatok;
• A tervezett idő 20 százaléka B feladat;
• A tervezett idő 15 százaléka B feladat.

6. Végezze el a megfelelő kiigazításokat, tervét az A feladatokra összpontosítva.

Pszichotechnikai gyakorlatok
Az egyszerű gyakorlatok végrehajtása segít hozzászokni saját tevékenységeinek ésszerű tervezéséhez és megszervezéséhez.

"Teljes megrendelés"
Legyen szabály, hogy rendszeresen rendszerezze szakmai anyagait, könyveit és feljegyzéseit. Először is tegyél fel néhány alapvető rendet az asztalon. Határozzon meg egy konkrét helyet minden egyes elemhez, és a jövőben próbálja meg oda helyezni.

Gondolataiban „rendet rakhat” egy napló vagy heti tervező segítségével, melybe érdemes felírni a következő nap főbb feladatait, este pedig ellenőrizni, hogy mindent teljesített-e, amit elterveztek. Törekedj arra, hogy mindent megvalósíts, amit elterveztél.

"A vég az ügy koronája"
Egy dolgot meg kell tanulnod, még egy apróságot is, de a végsőkig. Állítsa be a sorrendet és kezdje el. Ne feledje: ideje az üzletre, ideje a szórakozásra. Amíg be nem fejezi a munkáját, nincs szórakozás, nincsenek vendégek, nincsenek ízletes ételek, nincs kellemes tevékenység. Ha nehéz, akkor ezt a gyakorlatot csak hetente egyszer végezheti el. De egy dolgot mindenképpen a végére hozunk.

"Tervezés"
Írd fel egy papírra a következő napra vonatkozó összes tervet. Most gondold át, és húzd át azt, amit valószínűleg nem fogsz tudni megvalósítani. Tekintse át újra a fennmaradó pontokat. Ha nem szeretné áthúzni, hagyja változatlanul.

És most a legfontosabb dolog - minden mást meg kell tenni! Képezze magát arra, hogy megvalósítsa, amit elhatározott. Jobb kevesebbet tervezni, de mindent megtenni. Javasoljuk, hogy készítsen hasonló tervet a következő hétre, hónapra, évre. És dolgozzon is vele.

Delegálási technológia
A delegálás technológiája (külön feladat vagy tevékenység másra való átruházása vagy rábízása) lehetővé teszi, hogy időt szabadítson fel a vezetői funkciók (A feladatok) elvégzésére, és lehetőséget ad a többi alkalmazottnak képességeik feltárására. A sikeres delegálás feltételezi: delegálási készség (vágy); a delegáció elfogadásának képessége (lehetőség). A delegálás meglehetősen finom irányítási eszköz. Mielőtt a technológiáról beszélnénk, nézzük meg, mit lehet delegálni.
1. táblázat. A felhatalmazás tárgya

Delegálni kell	Talán	Semmi esetre sem szabad
1. Egyszerű műszaki (kisegítő) feladatok	Egyes helyzetekben reprezentatív funkciók	A vezető stratégiai funkciói a célok és célkitűzések meghatározásában
2. Rutin (egyszerű és azonos típusú munka)	Különleges feladatok, amelyek a munkavállalótól egyedi tulajdonságokat (képzettséget, tapasztalatot) igényelnek	Nagyszabású pénzügyi kérdések
3. Előkészítő munka	Képzési feladatok, elfogadható költségekkel a munkavállaló betanítására és oktatására	Személyzeti mozgások
4. Szakértői feladatok, amelyekhez a munkavállaló sokkal jobban ért	Alacsony kockázati fokú összetett feladatok	Vezetői döntések az ellenőrzés eredményei alapján (jutalom és büntetés)
5. Feladatok, amelyeket mások gyorsabban és gazdaságosabban tudnak elvégezni		Kiemelt jelentőségű, sürgős, nagy kockázatú feladatok
6. Minden olyan nem sürgős feladat, amelyet a munkavállaló hatékonyan meg tud oldani		Biztonsági problémák

A kompetens delegálási folyamat a szakmai tevékenységek kommunikációjának pszichológiai vonatkozásain alapul.

Hat delegálási segédkérdés képezi a szakmai feladatok gyors delegálásának technológiájának alapját.

1. Mit kell tenni? A munkavállalónak egyértelműen el kell magyaráznia a rábízott munkatípus célját és eredményét.
2. Kinek kell ezt megtennie? Bizonyítsa be, miért bízza erre a szakemberre tevékenységét, hangsúlyozza hozzáértését és felelősségét.
3. Miért csinálja ezt? Ne felejtse el megjegyezni, hogy ezt a problémát saját maga is meg tudja oldani, de fontosabb problémák megoldásával van elfoglalva.
4. Hogyan csinálja ezt? Együttműködve dolgozza ki a leghatékonyabb módszereket a delegált feladatcsoport megoldására.
5. Hogyan csinálja ezt? Javasolja a probléma megoldásához szükséges eszközöket és módszereket.
6. Mikor kell ezt megtennie? Világosan határozza meg a tevékenységek befejezésének határidejét.

Önkirakodó technológia
A szakmai egészség pszichológiájának egyik fő problémája a pihenésre való képtelenség. Időgazdálkodási szempontból a munkanap megszervezésének meg kell felelnie a következő elvnek: „A munkának engedelmeskednie kell nekem, és nem fordítva.” A munkanap során végzett tevékenységelemzés és önkirakodás technológiája lehetővé teszi a pihenés megtervezését, pihenés közben pedig az időtervezést.
2. táblázat: Önkirakodási technika
Íme néhány példa a nap szervezésének technikáira. Mindegyik tanácsadó jellegű, és csak impulzusként szolgálhat az ütemterv elkészítéséhez, hiszen a legjobb időgazdálkodási rendszer az Ön által választott rendszer. Ahhoz, hogy megtalálja, ki kell próbálnia a már ismert technikákat, majd válassza ki azokat, amelyek a legkényelmesebbek az Ön számára.

A nap indításának szabályai
Kezdje a napot pozitív hozzáállással. Próbáld meg élvezni egy új nap kezdetét. Az, hogy milyen hozzáállással közelíted meg a soron következő feladatokat, nem kis jelentőséggel bír a későbbi sikerek vagy kudarcok szempontjából. Minden reggel, ahogy a nagy Pythagoras ajánlotta tanítványainak, mondd el magadban a következő verseket:

"Mielőtt felkelsz az éjszakai édes álmokból,
Gondold végig, mit tartogat számodra a nap."

Készíts reális tervet az egész napra. Először is ott vannak a kulcsfontosságú feladatok, amelyeket habozás nélkül meg kell oldani. A reggel összetett és fontos dolgoké!

Déli szabályok
A felmerülő további nem sürgős problémák elutasítása. Kerülje a nem tervezett impulzív cselekvéseket. Időben tartson szüneteket, és tartsa fenn a szakmai tevékenység mért ritmusát. A fontos feladatokat lehetőleg dél előtt végezze el. Jó, ha a munkanap során legalább fél órát tud rászánni, ami alatt átgondolja és elemzi az aktuális napi tervet, és megfelelő módosításokat hajt végre.

A munkanap befejezésének szabályai
Próbáljon meg egy napon belül elvégezni minden elkezdett kis feladatot. Az eredmények monitorozása és önkontroll szükséges. Este készíts tervet a következő napra! Vagy – ahogy a már említett Pythagoras tanította tanítványainak:

„Ne engedd, hogy a lusta álom a fáradt szemedre hulljon,
Mielőtt nem tudna válaszolni három kérdésre a napi teendőkkel kapcsolatban:
mit tettem? Mit nem tettem? Mi marad nekem?

Így a napot higgadt elemzéssel és a holnap megtervezésével zárjuk, nyugodt, pozitív hangulatban. Ne engedj nyugtalanító gondolatokat és nem létező okokat az aggodalomra, ahogy a híres szatirikus, M.M. Zsvaneckij: „A nehézségekkel küzdünk, ahogy felmerülnek!”

Önkiürítő technika
A sikeres munka egyik elengedhetetlen feltétele, hogy az igazán fontosra és lényegesre koncentráljunk, ahelyett, hogy apróságokon szórnánk. Jelentősen javíthatja munkastílusát és tehermentesítheti magát, ha először (röviden és alapvetően) megkérdőjelezi minden munkafeladatát. A választható önkiürítő kérdések és intézkedések a táblázatban találhatók.

Időszabályozási technológia
Az olyan finom ügyek kezeléséhez, mint az idő, az ellenőrzés különösen fontos. Az alábbi 3. táblázat felsorol néhány, az időgazdálkodásban használt ellenőrzési módszert.

Az „öt ujj” módszer (L. Seiwert szerint)
Lothar Seiwert egy egyszerű és nagyon kényelmes módszert kínál az időgazdálkodás napi végső ellenőrzésére, az úgynevezett ötujjas módszert. A módszer egy olyan elemi technika, amelyben a kéz minden ujjához hozzárendeljük a cél elérésének minőségének egyik ellenőrzött paraméterét.

Elég csak megnézni a jobb keze tenyerét, és az ujjak nevének első betűivel emlékezni azokra a paraméterekre, amelyek alapján az ellenőrzést végrehajtják.

M (kisujj) - gondolatok, tudás, információ. Gondolatmenet. Mi újat tanultam ma? Milyen tudásra tettél szert? Milyen módon nőtt a kompetenciám, a szakmaiságom? Milyen új és fontos gondolatok fogalmazódtak meg bennem ma?

B (névtelen) - a cél közelsége. Mit csináltam ma és mit értem el?

C (középső ujj) - lelkiállapot. Milyen volt a mai hangulatom? Mi társult a pozitív érzelmekhez és a magas motivációhoz?

U (index) - szolgáltatás, segítség. Együttműködés. Hogyan segítettem ma másoknak? Találkoztam új emberekkel? Javult a kapcsolatom a kollégáimmal (vagy fordítva)? Kivel alakult ki a konfliktus?

B (hüvelykujj) - életerő, fizikai állapot. Mit tettem ma egészségem javítása és fizikai erőnlétem megőrzése érdekében? Mi tette lehetővé a pihenést és a gyógyulást? Mit tettem ma az egészség és a fizikai erőnlét megőrzése érdekében?

A végső ellenőrzés „ötujjas” módszere elsősorban tömörsége miatt kényelmes - lehetővé teszi a nap legjelentősebb eredményeinek gyors és pontos ellenőrzését. Ez a módszer látszólagos egyszerűsége ellenére teljesen komoly elemzési eszköz lehet.
3. táblázat: Az időgazdálkodásban alkalmazott ellenőrzési módszerek

Folyamat		Eredmény
Önkontroll	1. Idő betartása a nap folyamán	1. Az elvégzett feladatok és elért célok napi áttekintése. A siker és a kudarc okainak elemzése
	2. Jelzések a szervezőben napközben	2. Az idő minőségének napi expressz elemzése
	3. Az egyéni időveszteség időzítése	3. Ütemezett összesítés a hét végén, hónapban stb.
	4. Az interferencia elhárítása
	5. Az intuíció használata
	6. Emlékeztetők készítése
Külső vezérlés	1. A megállapodások írásbeli rögzítése	1. Szóbeli vagy írásbeli beszámoló az érdekelt feleknek a szerződésnek megfelelően
	2. Kölcsönös kötelezettségek (megállapodás) a közös munka során	2. Tanácsadók igénybevétele, értékelés és visszajelzés fogadása
	3. „emlékeztetők”, „ébresztőórák”, „idővezérlők” használata

Mi az időgazdálkodás és milyen alapelveken alapul a személyes időgazdálkodás technikája? Milyen szabályokat kell betartania annak, aki az életében az időgazdálkodást akarja használni, és ez hogyan befolyásolja az embert, sikereit, céljait. A koncepció és a fontosabb pontok részletes elemzése.

Egy modern ember számára a napi 24 óra nem elég. Főleg egy vállalkozónak, aki a lehető legtöbb feladatot próbálja elvégezni a nap folyamán. Gyakran feláldozza az alvást és a pihenést, későn és heti hét napon dolgozik. De gyakrabban a probléma nem az időhiányban rejlik, hanem a helytelen elosztásban.

Az időgazdálkodás megvalósítása az életben lehetővé teszi, hogy:

• megtanulják kezelni az időt;
• irányítani a napot;
• értékelje a személyes időt;
• több feladat elvégzése;
• elérje céljait;
• Ne áldozza fel a pihenést.

Mielőtt azonban elkezdené használni ezt az időgazdálkodási technikát, részletesen meg kell ismerkednie vele.

Mi az időgazdálkodás: alapfogalmak és definíciók

Az időgazdálkodás a tudatos időgazdálkodás olyan technológiája, amely növeli az emberi termelékenységet. Alapja a prioritások meghatározása, az időköltségek elemzése, a tervezés, a célok kitűzése, a munkanap (hét, hónap) megszervezése és a feladatok delegálása.

Ezenkívül az időgazdálkodás magában foglalja egy adott ötlet megvalósításához vagy egy cél eléréséhez szükséges konkrét lépések és cselekvések elemzését. Ez magában foglalja a célok elérésének ellenőrzését is, amely a tervek végrehajtásából és az eredmények összesítéséből áll.

Az időgazdálkodást mind a munka, mind a személyes idő kezelésére használják. Hiszen minden hétköznap nem csak munka, hanem pihenés, önfejlesztés, önképzés, szórakozás stb.

Ez a technológia nemcsak üzletemberek, menedzserek, politikusok, hanem háziasszonyok, diákok, iskolások és más emberek számára is hasznos. Lehetővé teszi, hogy minden nap elvégezze az adott napra kijelölt összes feladatot, ugyanakkor teljes mértékben élvezze az életet - pihenjen, szánjon időt a családra vagy hobbira, utazásra és még sok másra.

Mindenkinek ugyanannyi a nap huszonnégy órája. Ez nagyban befolyásolja, hogyan tölti az idejét. A jó hír az, hogy még ha eddig rosszul használta is az idejét, holnaptól változtathat ezen. Ahelyett, hogy alacsony értékű tevékenységekre pazarolja az idejét, kezdje el nagy értékű tevékenységekre költeni.

Ha eltávolítja az összes héjat, akkor egy meglehetősen egyszerű meghatározást kaphat:

"Az időgazdálkodás az életed irányításának eszköze."

Életünk nagymértékben függ bizonyos cselekvésekre fordított időtől. Az időgazdálkodás megtanulása pedig azt jelenti, hogy megtanuljuk kezelni az életet.

Mik a hatékony időgazdálkodás alapelvei

A személyes időgazdálkodás és -tervezés elvei 4 fő alapon nyugszanak:

1. Helyes célmeghatározás.
2. Az élet prioritásainak helyes elhelyezése.
3. A megfelelő szokások meghonosítása.
4. A tervezési eszközök megfelelő használata.

Célok kitűzése

A legtöbb ember nem tudja, hogyan kell helyesen kitűzni a célokat. Ennek eredményeként csökken a termelékenységük, eltűnik a motiváció, és egy idő után az embernek csak egy célja van - pihenni.

Mik a hibák a célok kitűzésekor?

Például nem cél, hogy az év végéig autót vásároljunk.

A célnak így kell kinéznie: „2016. december 25-ig vásárolok egy 2016-os Rolls-Royce Phantomot.” Azaz konkrétumoknak és időkorlátoknak kell lenniük (a cél elérésének határideje).

A cél a következő legyen:

• különleges;
• korlátozott időtartamú;
• mérhető;
• igazi.

E 4 összetevő nélkül a cél hétköznapi vágy lesz, ami nem motivál.

Amikor rájössz, hogy 25 vagy 30 éves vagy, és a szüleidnek 10, 15, 20 év van hátra, akkor felmerül az igazi ok. Hogy ez bármelyikőtöknek is feltűnt-e, nem tudom. De ha valakinek megvan, az nagyon jó. Mert szeretteink, mint célok, hatalmas áttörést adnak nekünk a fejlődéshez. Aztán mások is felmerülnek – küldetés, lépték, befolyás, mindenféle érdek. De azoknak, akik szenvednek és keresik a saját motivációjukat, akik nem találják azt, ami megvilágítja őket, és üresen ül, azoknak szeretnék fellebbezni. Ne nézz túl messzire. Állj talpra – vegyél ruhát, kezdj el normálisan étkezni és öltözködni, és később rájössz, hogy teljesen képes vagy megváltoztatni szeretteid életét. És ez kiváló ok az első lépések megtételére.

Mikhail Dashkiev – a „Business Youth” projekt társalapítója és igazgatója

Az élet prioritásainak meghatározása

Az időgazdálkodás hatékonysága nagymértékben függ az ember élet prioritásaitól. Ugyanolyan fontosak, mint a célok. De itt is állandóan hibáznak az emberek.

Az élet prioritásait nagyobb mértékben önmaga felé kell irányítani. Vagyis először is el kell gondolkodni: „Mi a fontos számomra? Mire van szükségem, hogy javítsam az életemet és annak minőségét?

Nem szabad azonban azt feltételezni, hogy mindenki, aki időgazdálkodást használ, önző.

Nem kell minden prioritásnak a szeretett személyre irányulnia. Gondolnia kell szeretteire és rokonaira is. Főleg, ha szülőkről, feleségről vagy gyerekekről van szó. És meg kell értened, hogy mindenkinek megvan a maga prioritása. Vagyis egyeseknek csak a saját jólétük a fontos, másoknak pedig az egész család jóléte.

De mégis, a prioritások nagy részének magára a személyre kell irányulnia. Ekkor a termelékenység nem csökken, és nem következik be „kiégés”, ami után az emberek általában feladják.

Szokások meghonosítása

Itt azokról a hasznos és jó szokásokról beszélünk, amelyek segítenek elérni céljaidat. Ennek köszönhetően a nap folyamán minden tervezett feladat elkészül. Amivel növelheti saját termelékenységét.

Milyen szokások lehetnek ezek? Például:

• Ébredés minden nap 5 órakor.
• Fuss 10 km-t reggel.
• Mindig tartsa be az ígéreteit.
• Légy időben a találkozókra.
• Ne nézzen tévét és ne olvasson híreket.
• Soha ne panaszkodj semmire.
• Mindig mondd az igazat.

21 nap elég egy egészséges szokás meghonosításához. Ugyanez vonatkozik a rossz szokások feladására is.

A hasznos szokások kialakításának fő szabálya havi 1 szokás. Igen, ez a folyamat hosszú. Főleg, ha körülbelül 10 szokást tervez bevezetni. De "Moszkva nem épült fel azonnal."

Tervezési eszközök használata

Az idő hatékony kezelése napi tervezés nélkül rendkívül nehéz és szinte lehetetlen. Ezért a napi tervek az időgazdálkodás szerves részét képezik.

A tervezés az egyes napokra vonatkozó feladatok listáját jelenti. Az ember minden este nem csak összefoglalja a napot, hanem elkészíti a következő napi tennivalók listáját is. A tervezéshez pedig bármilyen rendelkezésre álló és kényelmes eszközt használhat.

A hagyományos tervezési eszköz egy egyszerű napi tervező. Lehet papír vagy elektronikus. A legjobb azonban az elsőt használni, mivel amikor az ember kézzel ír, nem pedig billentyűzeten gépel, könnyebben megjegyzi a leírtakat. Ennek megfelelően napközben kevesebbet kell néznie a naplóját, és el kell terelnie a figyelmét a fontosabb feladatoktól.

A napló a következőket tartalmazza:

• Rövid és hosszú távú célok.
• Napi feladatok és tennivalók listája.
• Személyes jegyzetek.
• Az elért célok jelei.
• A megélt napok eredményei részletes elemzésükkel (elvégzett feladatok száma, bizonyos cselekvésekre fordított idő, személyes hatékonyság a nap (hét) során stb.).

Az ilyen nyilvántartások bármilyen elektronikus formában megőrizhetők. A lényeg az, hogy a program vagy alkalmazás lehetővé teszi a teendők listájának gyors módosítását.

Az időgazdálkodásban az aznapi tervek és feladatok összeállításánál az ember biológiai ciklusait szokás figyelembe venni. Végtére is, a különböző emberek aktivitásának növekedése és csökkenése különböző időpontokban történik. Ezért a tervezés során ezt a funkciót mindig figyelembe veszik.

Összefoglalva megállapítható, hogy a tervezés az időgazdálkodás legfontosabb aspektusa, amely nélkül az időgazdálkodási technikák értelmüket vesztik.

A modern időgazdálkodás 12 szabálya

Az időgazdálkodás nem bonyolult tudomány, és ezt a technikát bárki elsajátíthatja. Csak be kell tartania a játék alapvető szabályait.

1. Tervezz naponta. Készíts egy teendőlistát minden napra, és kérdés nélkül kövesd.
2. Tűzz ki konkrét, reális és időhöz kötött rövid és hosszú távú célokat.
3. Mindig tartsa be a meghatározott prioritásokat, amelyek célja saját maga (főleg) vagy szerettei.
4. Távolítsd el életedből a személyes és munkaidő „falóit” (közösségi hálózatok, számítógépes játékok, tévénézés, felesleges telefonbeszélgetések stb.).
5. Tedd meg először a legnehezebb dolgokat, és ne halaszd későbbre.
6. Mindig mondj nemet a felesleges dolgokra.
7. Koncentrálj egy feladatra, amíg az be nem fejeződik. Ez azt jelenti, hogy nem ugorhat egyik akcióról a másikra, amíg az egyiket teljesen be nem fejezi.
8. Az Ön számára megfelelő időben dolgozzon, figyelembe véve a biológiai ciklusokat.
9. Szűrje ki az összes bejövő információt. Ez különösen igaz az internet népszerűségének korában, ahol rengeteg az információs szemét.
10. Tartsa tisztán az asztalát (beleértve a számítógépét vagy laptopját is).
11. Kényelmes munkahely megszervezése.
12. Mindig emlékezz arra, hogy a mai nap lehet az utolsó nap az életedben. Semmi sem készteti az embert jobban cselekedni, mint a halálfélelem.

Milyen előnyökkel jár az időgazdálkodás az életben?

Először is, az időgazdálkodás lehetővé teszi, hogy megtanuld, hogyan gazdálkodj az időddel, és így irányítsd tevékenységeidet és életedet.

Másodszor, ez a technológia segít megszabadulni a rossz szokásoktól, és hasznosakkal helyettesíteni őket.

Harmadszor, az időgazdálkodást alkalmazó emberek gyorsabban érik el céljaikat, könnyen tanulnak, és különféle tevékenységekben képesek sikereket elérni.

Sőt, aki az időgazdálkodás minden kánonja szerint él:

• Több szabadideje van a kikapcsolódásra.
• Képes számos feladatot gyorsan elvégezni rövid idő alatt.
• Kevésbé érzékeny a stresszre.
• Kevésbé fogékony a stressz, a krónikus fáradtság és az alváshiány okozta betegségekre.
• Szinte teljesen irányítja az életét.

Mindez az időgazdálkodás előnyei közé tartozik. De az éremnek van egy másik oldala is.

Az időgazdálkodás hátrányai: miért nem tud mindenki gazdálkodni az idővel?

Maga a technológia szinte tökéletesnek tűnik. A lényeg az, hogy tegyünk némi erőfeszítést, és az ember élete igazi ura lesz. Sokan azonban valamilyen oknál fogva nem tudják beosztani személyes és munkaidejüket. És ennek oka számos hiányosságban rejlik:

• Az időgazdálkodás alkalmazása előtt az embernek önfegyelmet kell vállalnia. Ez pedig egy teljesen más technológia, amely sok időt igényel, ezért nem mindenki akarja megcsinálni, és magára marad a homályos céljaival és a teljesítetlen feladatok hegyével.
• A technológia összetettsége az időgazdálkodás fő hátránya. Hiszen lényegében az ember egyszerűen összetöri magát, elhagyja komfortzónáját, lélektanilag és érzelmileg újjáépíti magát, ami sokak számára hátborzongató munkává válik.
• Egyetlen időgazdálkodási kézikönyv vagy tanfolyam sem tartalmaz konkrét cselekvési tervet. Leggyakrabban olyan általános akciókat kínálnak, amelyek nem minden ember számára megfelelőek.
• Nehéz egyedül beosztani az idejét, hiszen mindig van miért elkényeztetni magát. Ezért az időgazdálkodás nagyobb hatást fejt ki egy csapatban (vállalati időgazdálkodás), ahol van „gondnok”.

Rengeteg különféle könyvet olvastam az időgazdálkodásról, önmenedzselésről, önfegyelemről. Sok ilyen könyv száraz nyelven íródott. Nagyon kevés módszert lehet megvalósítani egy olyan ember életében, akinek most, esetleg tegnap, nagyszámú projektje, tennivalója és tennivalója van. És rájöttem, hogy ez a probléma nem csak engem érint, hanem sok embert is.

Alexey Tolkachev – a „Győztesek Iskolája” projekt alapítója

Mint látható, a technológia fő hátrányai az emberi pszichológiában rejlenek. Vannak, akik könnyen alkalmazkodnak az új életkörülményekhez, míg mások ezt nem.

Befejezésül szeretném megjegyezni, hogy az időgazdálkodás valóban pozitív hatással van a teljesítményre, a személyes hatékonyságra és a sikerre. És megpróbálhatod bevezetni az életedbe. Ehhez a technológiához azonban nem szabad nagy reményeket fektetni.

Nem érdemes saját vállalkozást indítani anélkül, hogy nem tudnánk, hogyan kell időt tervezni. A tiszta önszerveződés és a kemény munka a vállalkozó két fő tulajdonsága. Ha okosan tervezed az idődet, akkor minden feladatodra lesz elég időd. Az időgazdálkodás a 2000-es évek vége felé vált népszerűvé Oroszországban, sokkal később, mint Európában. Hogy milyen tudomány ez, mik a funkciói, definíciója és hogyan oszd be helyesen a munkaidejét, arról az alábbiakban beszélünk.

Tudás az önszerveződésben

Minden törekvő vállalkozó önkéntelenül szembesül időgazdálkodással. A fogalom az angol „time management” kifejezésből származik, és „időgazdálkodást” jelent. Lehetetlen, hogy az ember a szó szoros értelmében gazdálkodjon az idővel, de megtanulhatja, hogyan szervezze meg az időbeosztását a lehető leghatékonyabban.

Az időgazdálkodás a saját munkaidő elosztásának, elszámolásának és megszervezésének tudománya. A szervezés és a számvitel segít a vállalkozóknak több tevékenységben és a munkaerőköltségek csökkentésében. Íme néhány tény, amelyek alátámasztják a tervezés előnyeit:

1. Brit tudósok kutatása szerint erőforrásokat szabadít fel, ami 2 évnyi minden 10 évnyi munka után.
2. Ha minden munkanapot megtervez, akkor a szokásos feladatok fele annyi időt vesznek igénybe.
3. A másodlagos és lényegtelen ügyek az ember munkaidejének 70%-át teszik ki.

Úgy döntöttek, hogy az ókori Rómában tudományosan közelítik meg a munkarutin kérdését. Például a nagy gondolkodó, Seneca írásaiban két csoportra osztotta az egyén által naponta eltöltött időt:

• Jó - jóra használt.
• Rossz – eredménytelen dolgokra költött.

Seneca azt javasolta, hogy a kihasználtságtól kezdve rögzítsék az eltöltött időt és számítsák ki annak előnyeit. Ezek a gondolatok képezték a „személyes hatékonyság” fogalmának alapját. Alberti olasz író pedig azt mondta a 15. században, hogy aki gazdálkodik az idejével, az mindig sikeres lesz. A kitűzött cél elérése érdekében Alberti a következő szabályok alkalmazását javasolta:

1. Kezdje minden reggel egy listát a fontos tennivalókról.
2. Oszd el a listán szereplő dolgokat úgy, hogy a legfontosabbak egyre feljebb és lejjebb kerüljenek, csökkenő fontosság szerint.

Sok éven át ezt a kérdést elsősorban elméletben vizsgálták, és csak a 20. század 80-as éveiben kezdték aktívan bevezetni a gyakorlatba. Az időgazdálkodás szükségessé válik a munkában és a mindennapi életben egyaránt. Ahhoz, hogy élvezze az életet és örömet szerezzen belőle, meg kell tanulnia szabályozni az eszközei elköltésének folyamatát. Ezért olyan aktuális az „időgazdálkodás” tudománya manapság, amikor nagyon hiányzik az idő. Az időgazdálkodás típusai különbözőek, és alkalmasak háziasszonyok és nagyvállalatok tulajdonosai számára egyaránt. A fegyelemről általában beszélünk.

Ahhoz, hogy élvezze az életet és örömet szerezzen belőle, meg kell tanulnia szabályozni az eszközei elköltésének folyamatát.

A tudomány több részből áll:

1. Az időforrások optimalizálása.
2. Egy bizonyos időszak (nap, hét, hónap) szigorú tervezése.
3. Motiváló tényezők létrehozása.

Az időgazdálkodás hatékonysága abban rejlik, hogy a célszerűségnek megfelelően újragondolja feladatai fontosságát. Ez javítja a teljesítményét. Nemcsak Önnek, mint a cég vezetőjének, hanem minden alkalmazottnak is érdemes a gyakorlatban használnia az idő tudományát. Ezért a hozzáértő cégvezetés magában foglalja az alkalmazottak képzését az időgazdálkodási kurzusokra és a tudás gyakorlati felhasználásának figyelemmel kísérését.

Fikció vagy igazság

Van olyan vélemény, hogy az időgazdálkodás nem alkalmas az orosz mentalitásra. A terv szerint élő emberek inkább robotok, Oroszország pedig a kiszámíthatatlanságáról híres. De az ilyen véleményeknek nincs alapjuk, és az időgazdálkodás gyakorlati alkalmazásának előnyei ennek ellenkezőjét mutatják.

Nincs alapja annak a véleménynek, hogy az időgazdálkodás nem felel meg az orosz mentalitásnak, és ennek a gyakorlatban való felhasználásának előnyei ennek az ellenkezőjét mutatják.

Nézzünk meg néhány mítoszt az időgazdálkodás tudományáról:

1. Egyetlen élő ember sem tudja irányítani az időt. Természetesen az ember nem tudja lelassítani vagy felgyorsítani az időt. De minden sikeres menedzsernek képesnek kell lennie arra, hogy irányítsa ügyeit, és helyesen határozza meg a prioritásokat. Erre tanít az időgazdálkodás.
2. Az időgazdálkodás nagy volumenű munkára kényszeríti az embert. Ez nem igaz, mert a cselekvések optimalizálásával és elemzésével ugyanazt a munkát fogja elvégezni, de rövidebb idő alatt. Az előnyök nyilvánvalóak. A személyes produktivitás nő a másodlagos feladatok felszámolása miatt, amelyek sok időt vesznek igénybe a nap folyamán. Például, ha e-maileket nézeget vagy híreket olvas a közösségi oldalakon, a munkaidő átlagosan 50%-át ellophatja.
3. Ha világos terv szerint élsz, elveszted a választás szabadságát. Az időgazdálkodás éppen ellenkezőleg, megtanítja az embert az idő hatékony elosztására, így szabadabbá válik.

Hét lépés a sikerhez

Munkaidejének időgazdálkodás szerinti ellenőrzése és tervezése hét alapelv szerint történik. Ha szigorúan betartja a szabályokat, és szakaszokra osztja a munkát, akkor két héten belül megszokja az új ütemtervet, és észreveszi, hogy mennyi szabadidő marad a személyes ügyekre. Nézzük meg közelebbről a napi optimalizálási szinteket az időgazdálkodás szempontjából.

Világos terv

Nem számít, hogy egy nagy cég vezetője vagy, vagy csak most kezded el saját vállalkozásodat, meg kell tervezned a napodat. A terv egy bizonyos időszakra készül: nap, hét, hónap. A kezdőknek ajánlatos a napi tervezéssel kezdeni. Amikor megérkezik a munkahelyére, azonnal elkezdi a munkát, és tudja, hogyan kell azt befejezni. A terv elkészítésekor a következő alapelveket veszik figyelembe:

1. Minden célt le kell írni egy naplóra vagy elektronikusan. Ha a cél csak a fejedben van, nem valószínű, hogy a gyakorlatban valóra válik.
2. Előzetesen elkészítik a tervet, ez 25%-kal növeli a termelékenységet.
3. Ha a feladat nagy, akkor több kicsire van osztva, egyértelmű sorrenddel.
4. Marad egy kis idő a tervben a vis maior helyzetekre.

Néhány percet el fog szánni a terv elkészítésére, de ez már a következő munkanapon megtérül, hiszen 25-35%-kal többet tud majd teljesíteni.

Tanuld meg világosan megfogalmazni a célokat

A sikeres munka a célok világos megfogalmazásán és a konkrét feladatokra való lebontásán múlik. Az időgazdálkodásban ezt a szakaszt „célok szétbontásának” nevezik. Meg kell tanulnod elszigetelni a különlegeset az általánostól.

Például szeretné növelni az értékesítést a cégében. Célt fogalmazunk meg: három hónap alatt 45%-kal növeljük az eladásokat. A cél számos konkrét feladatot tartalmaz:

• Végezzen promóciót egy adott kiskereskedelmi egységben.
• Növelje egyes termékelemek költségét.
• Végezzen ármódosításokat.
• Internetes áruház indítása és népszerűsítése.

Az időgazdálkodásban a SMART rendszert használják a célok megfogalmazására. Ezen elv szerint a céloknak számos tulajdonságnak meg kell felelniük:

• Specifikusság – specifikus.
• Valós időben mérhető – mérhető.
• Megvalósíthatóság egy bizonyos időszakra – elérhető.
• Relevancia a mai napra – releváns.
• Korlátozott időtartam – időhöz kötött.

Ha konkrét feladatok lépésről lépésre történő elvégzésével haladsz egy cél felé, akkor azt 25%-kal gyorsabban érheted el, hiszen az általános irányvonal nem fog kárba veszni az eredménytelen feladatokra.

A cselekvések terv szerinti rögzítése

A konkrét feladatokat rögzíteni kell, hogy jól látható legyen, mennyi időbe telik azok elvégzése. Számos vizuális rögzítési eszköz áll rendelkezésre. Hatékony megoldás a „Gantt-diagram” használata. Nézzünk példákat:

Cél: hangár építése tenyészsertések számára. Feladatok kitűzése: papírterv készítése, építési terület megtisztítása, alapozás, hangár összeállítása, belső kommunikáció lebonyolítása, állattartók rendezése.

Készítünk egy táblázatot: a függőleges oszlopba írjuk a feladatokat, a felső vízszintes oszlopba a dátumokat és hónapokat. Az egyes feladatok időcelláit más-más színnel festjük. A hasonló feladatok csoportosíthatók.

A vizuális táblázat segít a munka gyors összehangolásában és következetesen és időben történő elvégzésében.

Ami fontos, az a prioritás

Napi feladatokra van szükséged. Elsőbbséget kell adni a legfontosabbaknak, alább pedig csökkenő fontossági sorrendben. Az időgazdálkodásban a feladatok elrendezésének módszerét „ABVGD”-nek nevezzük, ahol A a legjelentősebb, B a kevésbé jelentős feladatokat jelöli stb.

Sok vállalkozó a munkanap végén otthagyja a legfontosabb feladatot (például adóbevallás elkészítését), bár a napi munka hatékonysága annak megoldásán múlik. Az eredmény katasztrofális lehet – a sebtében elkészült jelentések kérdéseket vethetnek fel az adótisztviselőkben. Ráadásul este nagyobb eséllyel hibázik, a jelentésben szereplő számok hibája pedig pénzbírságot vagy még rosszabbat is eredményezhet.

Időgazdálkodási szempontból a napnak a legnehezebb és legalapvetőbb feladat megoldásával kell kezdődnie.

Brian Tracy, az időgazdálkodással foglalkozó szakember egy fontos feladat kiemelésének lépését „egye meg a békát” nevezte. Vagyis először a legkellemetlenebb dolgokat csináld, és csak azután folytasd a többit.

Tracy munkája a híres tudós elvein alapul, akinek törvénye szerint a feladatok 20%-a adja a végeredmény 80%-át, a maradék 80%-a pedig csak 20%-ban hatékony. A legnehezebb az összes feladatból kiválasztani a szükséges 20%-ot, és megérteni, hogy a maradék 80% milyen időpazarlás.

A feladatok fontossági csoportosításának egy másik módját a 40-es és 50-es évek amerikai elnöke, Dwight Eisenhower javasolta. Ezt a módszert az ő tiszteletére nevezték el. Ügyeit mindig négy csoportra osztotta:

1. A sürgősen elvégzendő fontos feladatokat azonnal és önállóan végzik el, azokat nem lehet beosztottakra átruházni.
2. A nem különösebben sürgős fontosabb feladatokat önállóan, de a nap második részébe is be lehet osztani.
3. Sürgős, de nem fontos, sok időt vesz igénybe, de rövid időn belül be kell fejezni. Alkalmazottaikhoz osztják be őket.
4. A nem fontos és nem sürgős tételeket az utolsó helyen hagyjuk, és áthúzzuk az aznapi menetrendből.

Ne ragadd magad az apróságokon

Mivel az idő az egyik legértékesebb erőforrás, minden eltöltött perc értékes. Nem kaphatod vissza az elvesztegetett időt, és ha nem a fő feladatra összpontosítod az idődet, sok órát vesztegethetsz lényegtelen dolgokra.

Nem kaphatod vissza az elvesztegetett időt, és ha nem a fő feladatra összpontosítod az idődet, sok órát vesztegethetsz lényegtelen dolgokra.

Kisebb ügyek megoldására az időgazdálkodás tanít. Képesnek kell lennie arra, hogy feladatokat delegáljon kollégáira vagy alkalmazottaira. Például, ha auditot kell végeznie egy kiskereskedelmi üzletben, bízza ezt megbízható rendszergazdákra, csak számolja újra a végeredményt.

A második fontos szempont, hogy tanulj meg nemet mondani azoknak, akik úgy vesztegetik az idejét, hogy az a cég hasznára válik. Például nem szabad beszélgetést folytatnia egy túl beszédes alkalmazottal. Ezek az egyszerű törvények legalább 15%-át spórolják meg a kikapcsolódásra és az önfejlesztésre szánt ideiglenes erőforrásoknak.

Adjon hozzá személyes tapasztalatot

Szükséges egy rutin kialakítása és folyamatosan nyomon követni az eltöltött időt, valamint elemezni kell a hibáit. Ha egy erőforrás elpazarolt, jegyezze fel ezt a szabályaiban.

Minden ember egyéni, ezért állítsa be a szabályokat a bioritmusának megfelelően. Ha az aktív munkavégzés 12 órakor kezdődik és 20 órakor ér véget, akkor a fő feladatokat ebédidőben kell elvégezni.

Ha az egyik feladat sokáig tart, és úgy érzi, hogy túl mélyen belemerült, tartson egy kis szünetet. Fontos, hogy az idejét maximálisan optimalizálja.

Tervezze meg a hétvégét

Minden vállalkozónak szüksége van egy teljes hétvégére. Mindenképpen tervezze meg a nyaralását a naplójában. Sok kezdő vállalkozó belemerül a munkába, és megfeledkezik a pihenésről. Ezért minél közelebb van egy ilyen ember a céljához, annál nehezebbek lesznek számára a következő feladatok. A hétvége után eredményesebb lesz a munka.

Az időgazdálkodás know-how a személyzet és a vállalatirányítás területén. Ha megpróbálja megtervezni a dolgokat, és kiemeli az aznapi főbb feladatokat, látni fogja, mennyi szabadidőd lesz. A tervezés hamarosan szokássá válik, és az ajánlások a fejedben tárolódnak, és automatikusan végrehajtódnak.