Az ülések jegyzőkönyveinek minta helyes szerkesztése. A jegyzőkönyv elkészítése és végrehajtása

Találkozók, ülések, konferenciák, értekezletek szervezése szükséges a felmerült kérdések megoldása érdekében.

Az ülés teljes menetének rögzítésére és a meghozott döntések jelzésére jegyzőkönyvet használnak.

Az ülés jegyzőkönyve

Az értekezlet megtartása előtt össze kell gyűjteni a szükséges információkat a felvetett témáról, és meg kell határozni a jelenlévők körét. Ezeket a személyeket értesíteni kell az ülés helyéről és időpontjáról, valamint az ülésen jelenlévőket meg kell ismertetni a felvetett kérdéssel.

A jegyzőkönyv helyes vezetése érdekében előzetesen ki kell jelölni az elkészítéséért felelős személyt. Ebben az esetben szükséges, hogy a kijelölt személy kompetens írásbeli beszéddel és gyors információrögzítéssel rendelkezzen. Az információ rögzíthető elektronikus gépekkel és az információk nyomtatott médián való tükrözésével is. Ha a jegyzőkönyvet elektronikusan készítik, akkor azt az ülés végén ki kell nyomtatni, és minden jelenlévőnek át kell adni ellenőrzésre és aláírásra.

Az ülés megkezdése előtt a jegyzőkönyvet vezető titkár rendelkezésére kell bocsátani a jelenlévők névsorát, álláspontjaikat, az egyes résztvevőktől a kérdésre adott megoldástervezeteket vagy az ülés témájáról szóló téziseket. Ez a dokumentum segít a titkárnak pontosabb és teljesebb információkat bevinni a protokollba.

A jegyzőkönyv tartalma

Általános szabályként a protokollnak három részből kell állnia: fejlécből, bevezetőből és fő részből.

• a szervezet neve (teljes és rövidített);
• a dokumentum címe;
• száma, dátuma és helye jelen jegyzőkönyv. Az előkészítés időpontja mindig az ülés időpontja legyen.

A bevezető rész tartalmazza az ülés titkárát és a tagok közül kiválasztott elnököt, valamint a napirendet. Az elnök általában a szervezet vezetője vagy egy szerkezeti egység vezetője. Ezután ábécé sorrendben az ülésen jelen lévő összes személy tükröződik, megjelölve pozíciójukat.

Ha az ülésen nagyszámú személy van jelen, azt magában a jegyzőkönyvben nem tüntetik fel, hanem annak mellékletében tüntetik fel, amelyet jelenléti ívnek neveznek. Javasoljuk, hogy minden egyes név mellé az ülésre megjelentek aláírását helyezzék el. Az általános jegyzőkönyvben csak az ülésen részt vevők száma szerepel.

A fő rész így szól:

• az ülésen megvitatott kérdések;
• üzenetekkel, javaslatokkal, jelentésekkel felszólaló személyek (a jegyzőkönyv teljes formájának megtartása esetén feltüntetésre kerül az előadó neve, a beszámoló címe, a jelentés főbb rendelkezéseinek rövid összefoglalása);
• az adott kérdésben hozott döntéseket.

Jegyzőkönyv

Jogalkotási szinten az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 2001. december 30-i 195-FZ 28.2 cikke említi, amely feltárja a meghatározott dokumentum elkészítésének fő lényegét és egységes szabályait közigazgatási szabálysértés esetén a következő adatok tisztázása és feltüntetése szükséges.

• Az összeállítás napja, hónapja, éve és helye.
• A dokumentumot összeállító felhatalmazott alkalmazott beosztása, vezetékneve, kezdőbetűi.
• Jogszabálysértő személyre vagy szervezetre vonatkozó adatok (vezetéknév, kezdőbetűk, útlevél adatai, lakcíme és nyilvántartása; lakcím, szervezettel kapcsolatos igazgatói adatok).
• Információk az ügy áldozatairól és tanúiról, ha vannak (vezetéknevek, kezdőbetűk, útlevél adatai, lakcím).
• Információk az elkövetett bűncselekményről (időpont, elkövetési hely, a történtek lényege).
• Link a megsértett törvénycikkhez.
• Egy személy vagy egy szervezet képviselőjének magyarázata az esettel kapcsolatban.
• Egyéb információk, amelyek az eset átfogó vizsgálatát szolgálják.

Az adminisztratív szabálysértésekről szóló jegyzőkönyv megírása magában foglalja a magánszemély vagy egy szervezet képviselőjének magyarázatát a szabálysértőnek a közigazgatási jogszabályokban megállapított jogairól és kötelezettségeiről. A beérkezett pontosításokról a készülő dokumentumban rögzítésre kerül.

A jegyzőkönyvet azoknak a személyeknek, akikről a jegyzőkönyv készül (állampolgár vagy a szervezet meghatalmazott képviselője), ismernie kell. Kívánt esetben ezek az emberek jegyzőkönyvet hagyhatnak maguk után a jegyzőkönyvvel való egyet nem értésükről, vagy a szöveg lényegének magyarázatát, amelyet a jegyzőkönyvhöz csatolnak. A megadott dokumentumot a jegyzőkönyvet készítő felhatalmazott alkalmazott és a szabálysértő (a szervezet állampolgára vagy megbízott alkalmazottja) aláírásával hitelesíti, akivel kapcsolatban a jegyzőkönyv készült. Ha a szabálysértők megtagadják a jegyzőkönyv aláírását, ezt külön rögzítik a dokumentumban.

A közigazgatási szabálysértésről készült jegyzőkönyv második példányát annak a személynek adják ki, akiről a jegyzőkönyv készült. Az érintett személy aláírja a másolat átvételét. Az ügy sértettje, ha van, szintén kap egy másolatot. Ha az eseményen nincs jelen az a személy, akiről a jegyzőkönyv készült, a jegyzőkönyv másolatát postai úton megküldik neki. A törvény erre 3 napot szán.

A közigazgatási szabálysértésről szóló jegyzőkönyv elkészítésének határideje

A közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv elkészítésének időkerete a helyzettől függően 3 csoportra osztható A közigazgatási szabálysértésről jegyzőkönyv készíthető:

• azonnal;
• 2 napon belül;
• közigazgatási vizsgálat után.

Azonnal, azaz a jogszabálysértés észlelésének pillanatában jegyzőkönyv készül, amikor a jegyzőkönyv kitöltéséhez és az eset körülményeinek tisztázásához szükséges összes információ rendelkezésre áll. Ha további információra van szüksége, a törvény lehetőséget biztosít a jegyzőkönyv felállítására a megállapított szabálysértéstől számított 2 napon belül. Ha jogszabálysértés miatt vizsgálatra van szükség, úgy a nyomozást követően jegyzőkönyv készül.

Adminisztratív vizsgálatra akkor kerül sor, ha csak vizsgálatokkal vagy egyéb, jelentős időt igénybe vevő eljárási cselekményekkel lehet információt szerezni. A közigazgatási vizsgálat a legtöbb esetben nem tarthat tovább 1 hónapnál. Bizonyos helyzetekben azonban, amelyek lehetőségét az Art. (5) bekezdése határozza meg. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 28.7. pontja szerint ez az időszak meghosszabbítható. Ha az elkövetett szabálysértés hosszabb közigazgatási vizsgálatot igényel, a közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv felvételének megengedett időtartama 6 hónapra emelkedhet.

Minta közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv készítéséről

A közigazgatási szabálysértésekről szóló jegyzőkönyvnek nincs egységes, törvényben jóváhagyott formája. Minden kormányhivatal belső dokumentumaival jóváhagyja a munkája során alkalmazott jegyzőkönyvi nyomtatványt. Tartalmában és megjelenésében azonban ezek a formák nem sokban különböznek egymástól.

Az oldal felső részén, közepén a dokumentum neve - „Jegyzőkönyv a közigazgatási szabálysértésről” és a „Nem” jel látható, amelyhez a jegyzőkönyv kitöltésekor sorszámot kell felhelyezni. Alul a bal oldalon meg kell írni a jegyzőkönyv kitöltésének dátumát, hónapját, évét, jobbra pedig az összeállítás helyét, vagyis annak a helységnek a nevét, ahol jogszabálysértést észleltek és a jegyzőkönyvet elkészített.

Ezt követően rögzítik a jegyzőkönyvet készítő alkalmazottra vonatkozó információkat (beosztás, vezetéknév és kezdőbetűk), valamint az érintett személyre vonatkozó információkat. Ezenkívül, ha egy állampolgárra vonatkozó információkat rögzítenek, akkor nemcsak a vezetéknevet, a kezdőbetűket és az útlevéladatokat, hanem a címet is feltüntetik - mind a regisztrációt, mind a tényleges tartózkodási helyet, telefonszámot, munkahelyi információkat. A szervezettel kapcsolatban fel kell tüntetni a nevet, a jogi és postai címeket, a fő állami regisztrációs számot (OGRN), valamint a beosztást, vezetéknevet, kezdőbetűket, a jogi személy képviselőjét kijelölő dokumentum adatait. Ezt a szerepet általában az igazgató tölti be, és a dokumentum kinevezési sorrend.

A közigazgatási szabálysértésről szóló jegyzőkönyv fő helye az elkövetett szabálysértés eseményének leírására van fenntartva. Az alábbiakban üres oszlopok találhatók, amelyek lehetővé teszik a tanúkról és az áldozatokról szóló információk feljegyzését. A jegyzőkönyv az elkövető aláírásával és a jegyzőkönyvet kitöltő alkalmazott átiratával ellátott aláírással zárul. Az, akire vonatkozóan a jegyzőkönyv készült, aláírásával is igazolja, hogy jogait és kötelezettségeit bejelentették, a jegyzőkönyvet megismerte és az irat másolatát megkapta. A jegyzőkönyv másolatának kézhezvételéről szóló tájékoztatást nemcsak aláírással, hanem a kézbesítés dátumának feltüntetésével is igazolják.

Hibák a közigazgatási szabálysértésről szóló jegyzőkönyvben

A nyilvántartásba vétel során a közigazgatási szabálysértésről készült jegyzőkönyvben elkövetett hibák jelentőségük szerint jelentős és jelentéktelen kategóriákra oszthatók. Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Bírósága Plénumának 2005. március 24-i 5. számú, „Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének alkalmazása során a bíróságok számára felmerülő kérdésekről” szóló határozatának megfelelően az Orosz Föderáció Legfelsőbb Bírósága plénumának 2005. március 24-i 5. sz. pontban említett információ hiánya a jegyzőkönyvben. 28.2. 2. pontja (a Határozat 4. pontja). Ez azt jelenti, hogy a közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyvben minden oszlopot ki kell tölteni, és minden fent említett adatot rögzíteni kell.

Ha a jegyzőkönyvet a szabálysértő jelenlétében állították össze, akkor aláírásoknak kell lenniük, amelyek megerősítik a jogok és kötelezettségek megfogalmazását, a regisztrációt követően a jegyzőkönyv megismerését. Ha az iratot a jogsértő nélkül állították össze, és nem áll rendelkezésre elegendő tény a jegyzőkönyv felállításának időpontjáról és helyéről való tájékoztatásról, akkor ez az eljárási jogok jelentős megsértése, és a jegyzőkönyv törléséhez és megszüntetéséhez vezethet. az eljárásról. Általában a jegyzőkönyv bármely hibája, amely az Orosz Föderáció Legfelsőbb Bíróságának plénumának véleménye szerint jelentős, a jegyzőkönyv törléséhez és az eljárás megszüntetéséhez vezethet.

FONTOS! Bármilyen javítás a jegyzőkönyvben, különösen a cikkben felsorolt ​​információkban. 28.2. 2. pontja szerint a jegyzőkönyvet készítő tisztviselő aláírásával és a szabálysértő aláírásával kell igazolni, igazolva, hogy ismeri ezeket a helyesbítéseket és egyetért.

A plénum a jegyzőkönyv kisebb hibájának tekinti mindazokat az információs hiányosságokat, amelyek az ügy érdemi elbírálása során pótolhatók. Kisebb hiányosságok, amelyekre a határozatban külön is hivatkozik, a jegyzőkönyv kitöltése az elkövető távollétében is, ha a jegyzőkönyv felvételének időpontjáról és helyéről megfelelően tájékoztatták, de nem jelent meg a kijelölt helyen. a megadott időpontban ok nélkül vagy indokolatlan okból. A jegyzőkönyv szövegében előforduló helyesírási hibák nem jelentősek, és nincsenek következményei, kivéve, ha természetesen a vezetéknévben előforduló hibákról van szó.

Büntetés kiszabása közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv felvétele nélkül

Egyes helyzetekben előfordulhat, hogy a közigazgatási szabálysértésről jegyzőkönyvet készítenek. Ha olyan szabálysértést rögzítenek, amely nem jelent nagy közveszélyt, és amelyért figyelmeztetés vagy pénzbírság büntetés jár, akkor nincs szükség jegyzőkönyvre.

Az Art. 28.6. pontja értelmében nem kell jegyzőkönyvet felvenni, ha azonnali helyszíni bírságot vagy figyelmeztetést szabnak ki. Ez a helyzet közigazgatási szabálysértési ügyben határozat kiadását teszi szükségessé, amelynek másolatát az elkövető is megkapja - személyesen vagy postai úton, ha a személyes átvételt megtagadja.

Ha azonban a jogsértő a meghozott határozattal (magával a jogszabálysértéssel vagy az arra kiszabott büntetéssel) nem ért egyet, akkor a közigazgatási szabálysértésről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a határozathoz csatolnak.

Új oldal 1

A jegyzőkönyv elkészítésére való felkészülés az ülés időpontjának és időpontjának kitűzésével, az azon tárgyalandó kérdések körének meghatározásával kezdődik. Ezt a döntést általában a napirendben rögzítik, amely a jegyzőkönyv elkészítésekor annak egyik részét képezi, és az ülés előtt egy dokumentum, amellyel az ülés résztvevőit értesítik. A jegyzőkönyv az ülésen a titkár által kézzel vagy hangrögzítővel vezetett jegyzőkönyvek alapján készül.

A jegyzőkönyvet általános nyomtatványon készítik, amely általában a következő adatokat tartalmazza: intézmény (szervezet, vállalkozás) neve, dokumentum (jegyzőkönyv) típusa, a szám és dátum rögzítési helyei, a jegyzőkönyv szövegének helye, hely a szöveg fejlécének.

A jegyzőkönyv kelteaz ülés napja (a jegyzőkönyvet általában az ülés után készítik). Ha az ülés több napig tartott, akkor a jegyzőkönyv dátuma tartalmazza annak kezdetének és befejezésének dátumát is, például: 2002.01.21–24.

Protokollszám (index) a találkozó sorszáma. A jegyzőkönyvek számozása a naptári éven, illetve a testületi testület megbízatásának időtartamán belül történik.

A teszt címe A protokoll eltér ennek a részletnek a többi dokumentumban található kialakításától. A cím általában tartalmazza a kollegiális tevékenység típusának (értekezlet, közgyűlés, ülés stb.) megjelölését és a kollegiális testület nevét genitivusban, pl. a testületi ülés jegyzőkönyve; személyzeti értekezletek; a szerkezeti egységek vezetőinek értekezletei.

A jegyzőkönyv szövege bevezető és főbb részeket tartalmaz.

A jegyzőkönyv bevezető részében a cím után az ülés levezető elnökének és titkárának kezdő- és vezetékneve szerepel. elnök - az ülést vezető tisztségviselő a jegyzőkönyvben nem szerepel; Titkár – az értekezlet megszervezéséért és tevékenységének dokumentálásáért felelős személy, pl. a jegyzőkönyv elkészítése és végrehajtása. Az állandó kollégiumi testületekben a titkár tisztségviselő (a tudományos tanács titkára, a kollégiumi titkár stb.).

A „Jelen” szó után egy új sorból a testületi testület állandó tagjainak kezdő- és vezetéknevét ábécé sorrendben, valamint az ülésre más szervezetektől meghívott személyek kezdőbetűit, vezetéknevét és beosztását soroljuk fel. A titkár az ülés napján állítja össze az ülés résztvevőinek névsorát, mert a lista nem feltétlenül esik egybe az eredeti szándékkal. A jegyzőkönyv készítése az ülés résztvevőinek névsorának összeállításával kezdődik.

A kibővített ülés jegyzőkönyvének elkészítésekor a jegyzőkönyvben nem szerepel a résztvevők neve, hanem számmal jelzik az összlétszámukat. A regisztráció eredménye alapján kerül meghatározásra. A regisztrációs listák az ülés titkárához kerülnek, és a jegyzőkönyv mellékletei közé kerülnek. Ebben az esetben a protokoll a következőket jelzi: Jelenleg: 57 fő. (lista csatolva).

A napirendet a jegyzőkönyv bevezető része tartalmazza. Ez az ülésen megvitatott kérdések felsorolásából áll, és meghatározza megbeszélésük sorrendjét és a felszólalók (előadók) nevét. Az ülésen előzetesen összeállított napirendnek tartalmaznia kell az ülésen megfontolható és megvitatható kérdések optimális számát. Tartalmát az ülést levezető vezető határozza meg. Minden napirendi pont arab számmal van megszámozva, és a „Ról” vagy „Néhány” előszóval kezdődik (a „Miről?” kérdésre válaszol). Minden tételnél fel kell tüntetni az előadó kezdőbetűit és vezetéknevét - az erről a kérdésről szóló jelentést készítő tisztviselőt.

A jegyzőkönyv fő részének szövege a napirend által meghatározott kérdéssor szerint készül.

A szövegtörzsnek annyi szakaszt kell tartalmaznia, ahány napirendi pont szerepel. A szakaszok a napirenddel azonos számozással vannak számozva. Mindegyik rész három részből áll: „FELVALLGATVA”, „BESZÉLVE”, „DECIDED”, amelyeket a bal margóról nyomtatunk. A protokolltesztben a „HALLGATVA” szó után a főelőadó beszédének felvételei kerülnek bemutatásra; a „BESZÉLTETT” szó után – a kérdés megvitatásában részt vevők nyilatkozatainak feljegyzései; a „MEGHATÁROZOTT” szó után – a megfelelő napirendi pont rendelkező részének nyilatkozata. Ha egy kérdésben több határozatot hoznak, azokat arab számmal kell számozni, az első számjegy a napirendi pont számát, a második a meghozott határozat számát jelzi. Például:

A jegyzőkönyvkészítés szokásos gyakorlata nem teszi lehetővé a szavazás eredményének rögzítését, azonban néhány jegyzőkönyvben (például a közgyűlési jegyzőkönyvben) a szavazáson részt vevők összlétszáma és a szavazatok megoszlása. A „mellett”, „nem”, „tartózkodva” szavazatok szerepelnek.

Az értekezleten hozott döntésekre a jegyzőkönyv másolatának vagy a rendelkező rész kivonatának megküldésével hívják fel a munkavállalók figyelmét. Gyakorlott az elfogadott határozatok, például a testületi testület határozata vagy a szervezet vezetőjének utasítása alapján egyéb ügyviteli dokumentumok elkészítése is.

A jegyzőkönyv szövegében a beszélő minden vezetékneve és kezdőbetűje új sorba kerül, névelős kis- és nagybetű formájában. A beszédbejegyzés kijelentését (általában egyes szám harmadik személyben) kötőjel választja el a vezetéknévtől.

Az ülés típusától és a testületi testület státuszától függően kerül kiválasztásra a jegyzőkönyv formája. Lehet rövid, teljes vagy rövidített. A jegyzőkönyv nyomtatványok csak az ülés lefolytatásának teljességében térnek el egymástól.

Rövid protokoll – ez egy olyan dokumentum, amely rögzíti az ülésen tárgyalt kérdéseket, a felszólalók nevét és a meghozott döntéseket. Az ilyen jegyzőkönyvet főszabály szerint csak abban az esetben vezetik, ha az ülés gyorsírással történik, vagy ha az ülés operatív jellegű. Egy ilyen protokoll használatával elképzelhetetlen a kérdés megvitatásának menete, az elhangzott vélemények, észrevételek, a jegyzőkönyv adminisztratív részének kidolgozásának folyamata, pl. vezetői döntés.

IN teljes protokoll Nemcsak a megvitatott kérdéseket, a meghozott döntéseket és a felszólalók nevét rögzítik, hanem az ülésen résztvevők beszámolóinak, beszédeinek tartalmát, minden kifejtett véleményt, elhangzott kérdéseket, észrevételeket, észrevételeket, álláspontokat is továbbítják. A teljes jegyzőkönyv lehetővé teszi az ülés részletes képének dokumentálását.

Szó szerinti protokoll az ülésről készült szó szerinti jegyzőkönyv (átirat) alapján áll össze, és szó szerint közvetíti az egyes kérdések megvitatásának és az azokkal kapcsolatos döntés kidolgozásának folyamatát. Egy ilyen jegyzőkönyvben a bevezető rész után a „Az ülést rövidre írták” bejegyzés kerül. Az átirat a jegyzőkönyv kötelező melléklete.

A jegyzőkönyv az ülésen készült kézzel írott, gyorsírásos vagy magnófelvételek alapján készül. A kézírásos jegyzeteket a titkár vezeti, a jegyzőkönyv minősége a képzettségétől függ. Ebben az esetben szükséges a megvitatott kérdések lényegének megértése és azok pontos lejegyzésének képessége. Ezek a feljegyzések a jegyzőkönyv további elkészítéséhez szükséges anyagok tervezetei. Egyes esetekben az értekezleten felszólalók feljegyzéseket (téziseket) bocsátanak a titkár rendelkezésére felszólalásukról, amelyeket azután a jegyzőkönyv szövegébe foglalnak. A titkárnak azonban gyakrabban kell csak a kurzív írásban, a jegyzetelésben és a gyorsírásban szerzett képességeire hagyatkoznia. Az értekezlet után a titkári jegyzeteket gépeljük, szerkesztjük és hivatalos dokumentumként iktatjuk. A jegyzőkönyv előkészítési idejét jelenleg három napban határozzák meg.

Szinte minden szervezet tart ülést, amelyen a működési kérdéseket megvitatják. Az ilyen találkozókat nagyon gyakran operatívnak nevezik. Ezeket különböző szintű vezetők végzik: a szervezet vezetőjétől a strukturális részlegek vezetőiig. Az operatív értekezleteket rendszeres időközönként (általában hetente egyszer) tartják, és általában rögzítik. Ha a szervezeti egységnek vagy az értekezletet tartó vezetőnek nincs titkára, az operatív értekezlet jegyzőkönyvének vezetésével az egység alkalmazottai közül lehet megbízni.

A jegyzőkönyv elkészítésének általános szabályai

A mi szótárunk

Jegyzőkönyv- a testületi testületek ülésein, értekezletein, értekezletein és ülésein a kérdések megvitatása és a döntéshozatal folyamatának következetes nyilvántartását tartalmazó dokumentum.

A jegyzőkönyv az ülésen a titkár vagy más alkalmazott által az ülésen vezetett hangfelvételek vagy durva kézzel írt feljegyzések, valamint az ülésre készített anyagok (jelentések, felszólalások, igazolások, határozattervezetek, napirendek, névjegyzékek) alapján készül. résztvevők stb.).

Ha az ülésen hangfelvétel készült, azt az ülés után újranyomtatják, majd az írott szöveget megszerkesztik és feldolgozott formában rögzítik a jegyzőkönyvbe. Az ülés jegyzőkönyvének elkészítésére szánt határidő nem haladhatja meg az ülés időpontjától számított három-öt napot. Az operatív értekezletről jegyzőkönyv készül, amelyet az ülés napján, vagy az ülést követő egy-két napon belül készítenek el.

A protokollok lehetnek teljesek vagy rövidek. Teljes protokoll tartalmazza az ülésen elhangzott összes felszólalást, az előadónak feltett kérdéseket, a vitában részt vevő személyek beszédeit és a meghozott döntéseket.

Rövid protokoll csak a felszólalók nevét, a beszéd témáját, a beszéd összefoglalóját és a meghozott döntéseket tartalmazza.

Az operatív értekezletek előrehaladását általában rövid jegyzőkönyvben rögzítik.

Az ülésről készült jegyzőkönyvet általános nyomtatványra, szabványos A4-es papírlapra vagy külön erre a célra kialakított jegyzőkönyvre készítik.

A jegyzőkönyv kötelező adatai vannak:

• a szervezet neve;
• az értekezlet típusát megjelölő dokumentumtípus megnevezése (JEGYZŐKÖNYV);
• ülés időpontja;
• protokoll regisztrációs száma;
• az ülés helyszíne;
• aláírásokat.

A jegyzőkönyv kelte az esemény dátuma.

Problémák és megoldások

Az operatív értekezletek jegyzőkönyveinek elkészítése gyakran nehézkes. Nézzük a leggyakoribbakat.

■ Probléma: előfordulhat, hogy a jegyzőkönyvet felvevő titkár vagy az alsó tagozatos alkalmazottak valamelyike ​​nem érti a tárgyalt kérdés lényegét, ezért nehezen rögzíti a kérdés megtárgyalásának menetét.

Mit tegyek? Ilyen helyzetekben a titkárnak fel kell vennie a kapcsolatot az értekezleten felszólaló munkatárssal vagy bármely más munkatárssal, aki felvilágosítást tud adni.

■ Probléma: Mivel az operatív értekezletek gyakran szigorú szabályok nélkül zajlanak, előfordulhat, hogy a titkárnak nincs ideje rögzíteni mindent, ami az értekezleten történik.

Mit tegyek? Ebben az esetben segíthet a megbeszélés közbeni hangfelvétel és annak átirata alapján jegyzőkönyv készítése.

■ Probléma: Egy kérdés megvitatása során mind lényeges, mind jelentéktelen, vagy akár lényegtelen információ is megfogalmazódhat, és a titkár nehezen tudja beazonosítani a főbb (lényeges) információkat, amelyeket a jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

Mit tegyek? Ebben az esetben a jegyzőkönyv elkészítése előtt a titkárnak elemeznie kell az összes információt, el kell különítenie a fő információkat a lényegtelentől, és csak a legfontosabb információkat kell belefoglalnia a jegyzőkönyvbe.

A rövid jegyzőkönyv szövege

A jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből.

In bevezető rész A rövid jegyzőkönyv tartalmazza az elnök és a titkár nevét, a résztvevők (a jelenlévők) és a meghívottak beosztását és nevét, valamint a napirendet. Ha az ülésen 15 főnél többen vesznek részt, a jegyzőkönyvben feltüntethető a résztvevők összlétszáma, a jelenlévők névsorát beosztásuk és nevük megjelölésével a jegyzőkönyv melléklete tartalmazza, pl.

Jelen vannak: a vezetőség tagjai 16 fős létszámban. (lista csatolva).

Az ülésre meghívottak neve a „Meghívott” szó után kerül feltüntetésre, feltüntetve a személy beosztását és a szervezet nevét.

A napirenden megjelölik a megvitatás tárgyát képező kérdéseket az előadó (előadó) beosztása és vezetékneve is. Ha több kérdés is van, akkor azokat arab számmal kell számozni, és a megbeszélés sorrendjében elhelyezni. A napirendi pontok „about” („körülbelül”) előszóval vannak megfogalmazva, például:

Kérjük, vegye figyelembe

A napirendi pontokat pontosan és világosan kell megfogalmazni, tükrözve a tárgyalt kérdés lényegét. Nem javasolt „Vegyes” vagy „Vegyes kérdések” napirendi pont felvétele.

Szöveg fő része A rövid jegyzőkönyv a napirendi kérdések számának megfelelően külön szakaszokból áll. A szakaszok a napirendnek megfelelően arab számmal vannak számozva. Mindegyik a következő séma szerint épül fel:

Ezek a protokoll kulcsszavai a bal margó szélétől nagybetűkkel vannak kinyomtatva, és félkövérrel is megjelenhetnek. A MEGHALLGATVA névelőben szereplő szó után a felszólaló vezetékneve és a napirendi pont kerül feltüntetésre, majd a beszéd tartalmát röviden, egyes szám 3. személyben közöljük.

A „DÖNTÖTT: (DÖNTÖTT:)” részben röviden, precízen, lakonikusan írjuk le a meghozott döntést, hogy ne legyen kettős értelmezés. A határozatokat előíró formában fogalmazzák meg: „Készülj elő...”, „Gondoskodj róla...”, „Tájékoztasd...”. Egy kérdésben több döntés is születhet. Ebben az esetben a napirendi pont sorszámához kapcsolódó arab számokkal vannak számozva, például:

Ha szükséges, a határozattal együtt feltüntetik a szavazás eredményét: a leadott igen-, nem- és tartózkodások számát.

Elmélettől gyakorlatig

Képzeljük el, hogy egy kézzel vagy diktafonnal készült felvétel átírása után egy szöveget kaptunk, amely alapján egy rövid jegyzőkönyvet kell készítenünk:

Napirendi pont: 2. A 2. számú késztermék-raktár rekonstrukció menetéről

A beszéd szövege:

Vasziljev P.R. A rekonstrukciós terv szerint a hónap végén, 25-én kellett volna megkezdenünk a polcok és az emelőszerkezetek beépítését. A CJSC "Profil" - állványberendezések szállítója - megszegi a határidőket. 20-án kellett volna megkapnunk az első tételt, 10 nappal később - a másodikat. A szerződésben foglaltak szerint két egyenlő tételben szállítjuk. Teljesen, azaz 100%-os előleget fizettünk, mert amikor legutóbb az első raktárt alakítottuk át, akkor nem volt velük gondunk. Ma 28-a van, és még nem kaptuk meg. Küldtünk nekik faxot, felhívtuk őket, tegnap azt válaszolták, hogy az első tételt kiszállították, de ez két-három napot vesz igénybe, vagyis késésünk volt a szállító miatt. Úgy gondolom, hogy hivatalosan panaszt kell tenniük náluk a szállítási határidők megsértése miatt.

A jegyzőkönyv rögzítéséhez szükséges kiemelni a legfontosabb információkat. Ennek érdekében próbáljunk meg kérdéseket feltenni, és választ kapni rájuk. A fenti szövegből a következő kérdésekre kaphatunk választ:

Látjuk, hogy a szöveg olyan információkat tartalmaz, amelyek nem tükröződnek a válaszokban: a szervezet teljes egészében kifizette az árut, és 100%-os előleget teljesítettek, mivel pozitív tapasztalatok vannak a Profile CJSC-vel való együttműködésről. Ez az információ releváns a vizsgált helyzet szempontjából? Nyilvánvalóan nem, ezért ezt nem kell szerepeltetni a jegyzőkönyvben. Így a kapott kérdésekre adott válaszok alapján összeállíthatjuk a beszéd rövid jegyzőkönyvét:

2. HALLGATVA:

Vasziljev P.R.

Az állványberendezések első tételének szállítását a ZAO Profil beszállító határidő megszegésével hajtotta végre, aminek következtében a 2. számú raktár rekonstrukciójára vonatkozó határidőket nem tartották be december 20-án érkezik, a második - 10 nappal később. A polcok és az emelőszerkezetek felszerelését a tervek szerint december 25-én kezdték meg. A beszállító tájékoztatása szerint az első adag berendezés legkorábban december 30-31-én érkezik meg. A szállítási határidők megsértése miatt kereset benyújtását javasolta.

Kérjük, vegye figyelembe

Ha a beszédben a „20.”, „25.” stb. kifejezéseket használták, a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az adott hónapot, például: „december 20.”, „december 25.” stb.

Tételezzük fel, hogy a jelenlegi helyzet megvitatása során tartott ülésen nem támogatták a kereset benyújtására irányuló javaslatot. Úgy döntöttek, hogy a szerződésben meghatározott szállítási határidők betartásának szükségességével kapcsolatban felszólító levelet küldenek a szállítónak. A határozatot ebben az esetben a jegyzőkönyvben az alábbiak szerint kell rögzíteni:

HATÁROZOTT:

Készítsen és küldjön el a JSC „Profil” részére felszólító levelet az állványberendezések szállítási határidejének betartására vonatkozóan.

Felelős végrehajtó - Vasziljev P.R.

Határidő - (dátum).

Nézzünk egy másik példát.

Napirendi pont: 5. A társaság Perm városában található fióktelepe pénzügyi és gazdasági tevékenységének ellenőrzéséről

A beszéd szövege:

Medvegyev V.V. Az idei év során a pénzügyi osztály és a számviteli osztályunk többször is szembesült azzal, hogy a permi kirendeltség hibás jelentéseket adott nekünk. Kétszer ők maguk fedezték fel ezeket a hibákat, értesítettek bennünket, majd javított jelentéseket küldtek. Számviteli osztályunk két alkalommal fedezett fel számítási hibákat, valamint azt, hogy a kirendeltség költségeit nem úgy könyvelték el, ahogyan azt kellett volna. Ha ezeket a hibákat nem javítják ki időben, az adófizetési problémákhoz vezethet. Szakértőink is felfigyeltek arra, hogy a határidőket folyamatosan sértik. reprezentációs költségekről szóló beszámolók benyújtása. A kirendeltség főkönyvelője két alkalommal járt nálunk üzleti úton, kijavítottuk a fiók által elkövetett hibákat, de a helyzet szinte változatlan maradt. Polozov R.A. adminisztratív és gazdasági szolgálat vezetője. arról is panaszkodott, hogy Permben problémák vannak a szállítási költségekkel. A helyzet az, hogy kezdetben a szállítási költségekről szóló jelentéseket mutatják be neki, majd az összes fiókra vonatkozóan összesítő jelentést nyújt be a számviteli osztálynak. Mindezeket figyelembe véve úgy gondolom, hogy a jövőbeni problémák elkerülése érdekében szükséges megszervezni és lefolytatni a permi fióktelep pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellenőrzését.

Felügyelő:Ön szerint kit kell bevonni a bizottságba, és mennyi ideig tart egy helyszíni szemle?

Medvegyev V.V. Szerintem három emberre van szükségünk: egy a könyvelésre, egy másik a pénzügyi osztályra, egy harmadik az adminisztratív és gazdasági szolgáltatásra és a logisztikai osztályra. Korábban megbeszéltük az osztályvezetőkkel, hogy ki tud menni, ezért három személyt javaslok: helyettest. főkönyvelő Somov S.S., könyvvizsgáló Yastrebov A.A. és vezető mérnök Sokolov B.B. Az ellenőrzés 3-5 napon belül elvégezhető.

Elemezzük a fő beszéd szövegét ugyanazon séma szerint:

	1) Az anyavállalat pénzügyi és számviteli osztálya 2) Fióktelep Permben
Mit csinál (csinál)?	1) (Fióktelep Perm városában) hibás jelentéseket nyújt be, kiadásokat nem olyan tételekre költ, amelyeknél ezt meg kell tenni, megszegi a határidőket reprezentációs költségekről szóló beszámolók benyújtása. 2) (Az anyavállalat pénzügyi osztálya és számviteli osztálya) a fióktelep főkönyvelőjével elemezte az elkövetett hibákat. 3) (Az anyavállalat pénzügyi és számviteli osztálya) javasolja a permi fióktelep pénzügyi és gazdasági tevékenységének ellenőrzésének megszervezését és lefolytatását, a szervezet három alkalmazottjának kiküldésével.
	Ebben az évben
	Nincs pozitív eredmény

És ebben az esetben azt látjuk, hogy a másodlagos információ a szövegben marad. Mindenekelőtt az adminisztratív és gazdasági szolgálat vezetőjét, R. A. Polozovot emlegette, aki azt is kifogásolta, hogy a fióknak problémái vannak a szállítási költségekkel. Ezt az információt másodlagosnak minősítjük, mert a szállítási költségekről szóló beszámolókat kezdetben csak az adminisztratív és gazdasági szolgálat vezetőjének nyújtottuk be összesítő jelentés elkészítése céljából. Mivel a szállítási költségekre vonatkozó jelenlegi jelentéstételi eljárás eltérő, ez az információ nem túl fontos a jelenlegi helyzet értékeléséhez.

A másodlagos információnak tartalmaznia kell azt is, hogy a hibák kétszeresét maga a fióktelep, kétszer pedig az anyaszervezet könyvelési osztálya fedezte fel. Egyszerűen azt mondhatjuk, hogy a hibákat többször is felfedezték.

Az összefoglaló jegyzőkönyvek nem tükrözik az előadónak feltett kérdéseket. Ha azonban a kérdésre adott válaszban jelentős információ található, azt a beszéd jegyzőkönyvében rögzítik. A fenti példában ez az információ arról szól, hogy kiket javasolnak bevenni a jutalékba.

A beérkezett válaszok alapján a beszédről jegyzőkönyvi felvételt készíthetünk:

HALLGATVA:

Medvegyev V.V.

Az idei év során a permi kirendeltség ismételten hibás jelentéseket nyújtott be, a kiadásokat nem megfelelő tételekben könyvelte el, és a határidőket megszegve nyújtott be reprezentációs költségekről szóló jelentéseket. Hiába elemeztük a hibákat az üzletág főkönyvelőjével, a helyzet nem változott. Szükségesnek tartja a fióktelep pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellenőrzését, beleértve a bizottság helyettesét is. főkönyvelő Somov S.S., könyvvizsgáló Yastrebov A.A. és vezető mérnök Sokolov B.B.

Ha a kérdés megvitatása során vizsgálat lefolytatásáról határoznak, a határozatot a jegyzőkönyvben az alábbiak szerint kell megfogalmazni:

HATÁROZOTT:

Készítsen rendelettervezetet a permi fióktelep pénzügyi és gazdasági tevékenységének ellenőrzésére bizottság létrehozásáról, és állapodjon meg az ellenőrzés időpontjáról a permi fióktelep igazgatójával.

Felelős végrehajtó - Medvegyev V.V.

Határidő - (dátum)

V.F. Yankovaya,
Ph.D. ist. Tudományok, helyettes A VNIIDAD igazgatója

Bevezetés.

Az irányítási tevékenységek dokumentálása kiterjed minden olyan folyamatra, amely a különféle adathordozókon történő rögzítéssel (rögzítéssel) és a gazdálkodási tevékenységek végrehajtásához szükséges információk meghatározott szabályok szerinti feldolgozásával kapcsolatos. A dokumentálás természetes nyelven történik (kézzel és géppel írt dokumentumok, beleértve a táviratokat, telefonüzeneteket, gépi üzeneteket), valamint mesterséges nyelveken új adathordozók (lyukkártyák, lyukszalagok, mágnesszalagok, kártyák, hajlékonylemezek stb.) használatával. .)"

A vezetői dokumentumok összetételét a szervezet kompetenciája és funkciói, a kérdések megoldásának rendje, a más szervezetekkel fennálló kapcsolatok mennyisége és jellege határozza meg, és a dokumentumtáblázatban rögzítik. A vezetési tevékenységek dokumentálására vonatkozó szabályok egységét a vezetés minden szintjén az Állami Vezetéstámogató Dokumentációs Rendszer (GSDMOU) és az egységes dokumentációs rendszerek (USD) alkalmazása biztosítja.

Az egységes dokumentációs rendszerek egységes szabályok és követelmények szerint összefüggő dokumentumok összessége, amelyek egy-egy tevékenységi körben tartalmazzák a gazdálkodáshoz szükséges információkat. A DSD-ket mind a számítástechnika segítségével, mind a hagyományos információfeldolgozási módszerekkel való használatra tervezték.

A név, forma és összetételű vezetői okiratoknak meg kell felelniük az USD-nek, az Állami Költségvetési Oktatási Intézmény követelményeinek, a szervezetre vonatkozó szabályzatoknak (alapszabályoknak), valamint a dokumentációs szabályokat tartalmazó egyéb hatósági dokumentumoknak.

Ennek a tesztnek az a célja, hogy megadja a protokoll fogalmát, tükrözze a tervezési szabályokat, valamint azt is, hogy milyen protokollformák léteznek.

1. A protokoll fogalma és célja.

A vezetői dokumentumok között kiemelt helyet foglalnak el a jegyzőkönyvek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerének részét képezik.

Jegyzőkönyv - olyan dokumentum, amely rögzíti az üléseken, üléseken, üléseken, konferenciákon a kérdések megvitatásának és a döntéshozatalnak az előrehaladását

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a szervezetek és vállalkozások tevékenysége során gyakran készülnek „Protokoll” nevű dokumentumok, amelyek azonban nem tartoznak a fenti meghatározás alá. Így a szerződéses viszonyok területén szándék-, nézeteltérési jegyzőkönyvek, jóváhagyási jegyzőkönyvek készülnek; A közgyűlés főbb dokumentumai között a jogszabály megnevezi a szavazatszámláló bizottság jegyzőkönyvét stb. Az ilyen típusú protokollok céljukat tekintve hasonlóak a cselekményekhez: tényeket vagy eseményeket rögzítenek és megerősítenek.

Jegyzőkönyvet készítenek minden olyan szervezetben, ahol ideiglenes vagy állandó testületi testületek, bizottságok stb. Tevékenységük formája az aktuális kérdések üléseken, üléseken történő megvitatása és közös döntéshozatal, gyakran szavazással.

A részvénytársaságok megjelenésével hazánkban megnőtt a figyelem az ilyen típusú dokumentumokra. A részvénytársaság legfelsőbb vezető testületei kollegiálisak, a tevékenységüket tükröző jegyzőkönyvek az egyik legfontosabb vezetői dokumentummá válnak. Közgyűlési jegyzőkönyvekről, igazgatósági és vezetőségi ülésekről van szó. Nem véletlen, hogy a részvénytársaságokról szóló szövetségi törvény és más jogi aktusok különös figyelmet fordítanak e dokumentumok tartalmára.

2. A jegyzőkönyvek elkészítésének szabályai

Jegyzőkönyv - a testületi testületek ülésein, értekezletein, értekezletein és ülésein a kérdések megvitatása és a döntéshozatal folyamatának következetes nyilvántartását tartalmazó dokumentum.

A jegyzőkönyv egy kollegiális testület vagy munkavállalói csoport közös döntéshozatali tevékenységét tükrözi. A szervezetek irányítási tevékenysége során keletkezett ülések jegyzőkönyvei közül meg kell különböztetni a nyomozói, egyes közigazgatási szervek és a közrendvédelmi szervek jegyzőkönyveit (például egészségügyi felügyelői jegyzőkönyv, közlekedési baleset jegyzőkönyve stb. .), valamint a szerződéses típusú jegyzőkönyvek (nézeteltérési jegyzőkönyvek, nézeteltérés-egyeztetési jegyzőkönyvek, ármegállapodási jegyzőkönyvek stb.).

Az állandó és ideiglenes testületi testületek (szövetségi végrehajtó testületek kollégiumai, munkaügyi kollektívák ülései, részvényesek ülései, igazgatótanácsi ülések stb.) üléseiről kötelező jegyzőkönyvet készíteni. Az ülések előrehaladásának rögzítése, jegyzőkönyvek, hangfelvételek és az ülésre készített anyagok (jelentések, felszólalások, igazolások, határozattervezetek, napirend, meghívottak névsorai stb.) alapján jegyzőkönyv készül.

A jegyzőkönyv a vizsgált kérdésekkel kapcsolatos valamennyi véleményt és az összes meghozott döntést tükrözi. A jegyzőkönyvet a titkár vagy más megbízott személy vezeti. A jegyzőkönyvek pontosságáért az ülést vezető elnök és titkár felel. A protokoll szükséges részletei:

· a szervezet neve;

· a bizonylattípus neve;

· dátum és regisztrációs szám;

· összeállítás vagy publikálás helye;

· a szöveg címe;

· aláírások.

3. A protokollok típusai

Kétféle protokoll létezik: teljes és rövid.

Tele jegyzőkönyv tartalmazza az üléseken elhangzott összes beszéd jegyzőkönyvét.

Rövid protokoll - csak az előadók neve és egy rövid megjegyzés a beszéd témájával kapcsolatban.

Arról, hogy az ülésről milyen formában készüljön jegyzőkönyv, a testületi testület vezetője vagy a szervezet vezetője dönt.

A jegyzőkönyv címe a testületi szerv vagy ülés megnevezése (Az igazoló bizottság üléséről készült jegyzőkönyv...; ülés jegyzőkönyve...).

A teljes jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből.

A bevezető rész a protokoll teljes és rövid formáiban is ugyanúgy van formázva. Tartalmazza az elnök és a titkár nevét, az ülésen részt vevők és meghívottak nevét vagy összlétszámát (ha sok a résztvevő, akkor a számuk megjelölése mellett a „Résztvevők névsora mellékelve” megjegyzés kerül feltüntetésre), és a napirendet.

A jegyzőkönyvbe a jelenlévők nevét, ha nincs több mint 15 fő, ábécé sorrendben, munkavégzési helyük és beosztásuk megjelölésével rögzítjük; ha többen vannak, külön listát állítanak össze. Az állandó ülések, szakbizottságok jegyzőkönyvei nem tüntetik fel a jelenlévők álláspontját. A jelenlévők névsora teljes sorszélességben, egy sorközzel megrajzolódik.

Ebben az esetben a mező bal oldalán az „Elnök”, „Titkár”, „Jelen” szavak (idézőjelek nélkül) kerülnek nyomtatásra, két szóközzel elválasztva a címtől és egymástól.

A bevezető rész a napirenddel zárul. A napirenden szereplő kérdések összetettségük, fontosságuk és a megbeszélés várható időpontja szerint rendeződnek. A kérdések névelőben vannak megfogalmazva, arab számokkal vannak számozva, és „O”, „Ob” elöljárószóval kezdődnek. Nem ajánlott kérdést vagy kérdéscsoportot az „Egyéb” szóval megfogalmazni. A kérdés mellett fel kell tüntetni az előadó nevét és beosztását.

Az „Agenda” szavak a résztvevők listáján két-három szóköz közepén vannak.

A jegyzőkönyv szövegének fő része az egyes napirendi pontokhoz a következő séma szerint épül fel: MEGHALLGATTUNK... BESZÉLTETT... DÖNTETT (DÖNTÖTT)...

A „MEGHALLGATVA” rovatban a rövid jegyzőkönyvek feltüntetik az előadó (előadó) nevét és beszédének témáját. A jegyzőkönyv teljes formája tartalmazza az előadó vezetéknevét és kezdőbetűit, jelentésének (üzenet, információ, jelentés) tartalmát. Ha a beszámoló szövegét az előadó írásban ismerteti, a felszólalás témájának megjelölése után megengedett a megjegyzés: „a jelentés szövege mellékelve”. A „BESZÉD” rovatban a rövid jegyzőkönyvek csak a beszélgetésben felszólaló személyek nevét tüntetik fel a teljes jegyzőkönyvben is rögzítik felszólalásaikat, beleértve az előadóhoz intézett kérdéseket is. Ha szükséges, az előadó neve után fel kell tüntetni a pozícióját. A „DECIDED (DECIDED)” rovatban rögzítésre kerül a meghozott döntés, amelyet a kettős értelmezés elkerülése érdekében röviden, pontosan és lakonikusan fogalmazunk meg. A döntéssel együtt fel kell tüntetni a leadott „mellette”, „nem”, „tartózkodó” szavazatok számát, valamint a szavazáson nem részt vevő személyek névsorát. A határozat egy vagy több pontot tartalmazhat, ezek fontossági sorrendbe vannak rendezve, mindegyik számozott.

A „MEGhallgatott” szó elé egy szám kerül a napirendnek megfelelően. A bal margóról nyomtatott nagybetűkkel, kettősponttal végződő szavakkal a „FELVALLGATVA”, „BESZÉLT”, „DECIDED (DECIDED)” szavakat nyomtatják. A „MEGHALLGATVA”, „BESZÉLT”, „DECIDED (DECIDED)” szakaszok szövegét a piros vonaltól 1,5 sortávolsággal nyomtatjuk. A beszélők minden vezetékneve és kezdőbetűje névelőben új sorba kerül, a beszéd rögzítését kötőjel választja el a vezetéknévtől.

A meghozott döntésről az ülésen, ülésen résztvevő külön véleményt nyilváníthat, amelyet külön lapon rögzítenek, és a jegyzőkönyvhöz csatolják. A különvélemény meglétét a határozat rögzítését követően a jegyzőkönyv rögzíti.

A rövid jegyzőkönyv szövege is két részből áll. A bevezető rész tartalmazza az elnöklő (elnök) kezdő- és vezetéknevét, valamint az ülésen jelenlévők beosztását, kezdőbetűit és vezetéknevét.

A „Jelen” szó a bal margóról kerül kinyomtatásra, aláhúzással, és kettőspont kerül a szó végére. Az alábbiakban közöljük a jelenlévők beosztását, kezdő- és vezetéknevét. A munkakörök megnevezése általánosan is feltüntethető. A jelenlévők többsoros munkacímei 1 sorközzel vannak feltüntetve. A listát folyamatos vonal választja el a protokoll fő részétől.

A jegyzőkönyv fő része a vizsgált kérdéseket és az azokkal kapcsolatos döntéseket tartalmazza. A kérdés neve római számmal van számozva, és az „O” („Körülbelül”) előtaggal kezdődik, középre nyomtatva 15-ös betűmérettel, és egy sorral aláhúzva az utolsó sor alatt. A kérdés megvitatása során felszólaló tisztviselők neve a sor alatt látható. A vezetéknevek 1 sorközzel vannak nyomtatva. Ezután megjelenik a kérdésben hozott döntés.