برنامه Ecm برای مدیر بازبینی اتوماسیون گردش کار. پشتیبانی از ساختارهای سازمانی پیچیده

BOSS-Referent مسئول موارد زیر است:

• توسعه محصولی به همین نام - سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی BOSS-Referent.
• توسعه یک شبکه شریک؛
• مشاوره و پشتیبانی همکاران و کاربران سیستم؛
• تحصیلات؛
• ترویج بازاریابی محصول

شبکه وابسته BOSS-Referent

شرکای شرکت BOSS-Referent خدماتی را برای پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، پشتیبانی از راه حل های ایجاد شده، تطبیق سیستم با وظایف مشتریان و آموزش کاربران ارائه می دهند. به هر شریک یکی از سه وضعیت اختصاص داده می شود:

• شریک عمومی - دارای صلاحیت گسترده، تعداد زیادی متخصص خبره و تجربه در اجرای بسیاری از پروژه های اجرایی.
• شریک - دارای گواهینامه BOSS-متخصص مرجع آموزش دیده برای اجرای پروژه های اجرایی؛
• فروشنده - EDMS BOSS-Referent را ارائه می دهد.
• شبکه شریک BOSS-Referent تقریباً تمام مناطق روسیه و همچنین اوکراین و قزاقستان را پوشش می دهد. در بخش "شرکات" وب سایت ما، می توانید شریکی در منطقه خود پیدا کنید یا شرکت مورد نظر خود را در فهرست الفبایی انتخاب کنید.

خدمات و پشتیبانی BOSS-Referent

تعمیر و نگهداری سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی BOSS-Referent در نسخه های پایه و پیشرفته امکان پذیر است:

• پشتیبانی گارانتی (پایه) توسط سازنده، BOSS-Referent ارائه می شود.
• پشتیبانی فنی گسترده توسط شرکای BOSS-Referent ارائه می شود.
• دوره های آموزشی BOSS-Referent

شرکت BOSS-Referent در مسکو دوره های زیر را آموزش می دهد:

• "روش اجرای EDMS BOSS-Referent"
• "مبانی مدیریت EDMS BOSS - مرجع"
• آموزش متخصصین شرکای شرکت BOSS-Referent در چارچوب برنامه همکار رایگان است.

داستان

در ژانویه سال 2012 مشخص شد که در گروه فناوری اطلاعات، ساختار مدیریت عملکرد ECM (مدیریت محتوای سازمانی، ذخیره سازی اطلاعات شرکت از جمله مدیریت اسناد الکترونیکی، EDMS) به طور جدی تغییر کرد.

در دسامبر 2011، یک زیرمجموعه 100٪ از شرکت مدیریت گروه Business Logic 2.0 ظاهر شد که علاوه بر پیاده سازی ECM، مسیر جدیدی را برای گروه - سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در پیش خواهد گرفت.

تا این مرحله، عمل ECM توسط توسعه‌دهنده قدیمی EDMS Boss-Referent و IT Information Management که در آوریل 2011 ایجاد شد، که چنین نرم‌افزاری را پیاده‌سازی می‌کند، ارائه شد. قبل از ایجاد "مدیریت اطلاعات" به عنوان یک شرکت جداگانه، اجرای آن توسط بخش یکپارچه‌ساز ارائه می‌شد.

جهت گیری برای گروه مهم است. به گفته تاگیر یاپاروف، رئیس هیئت مدیره شرکت فناوری اطلاعات، در سال گذشته حدود 500 میلیون روبل به سهم عمل ECM کاهش یافت. درآمد با درآمد کل برای سال 2010 با توجه به رتبه بندی "CNews100: بزرگترین شرکت های فناوری اطلاعات در روسیه" 4.7 میلیارد روبل. در مورد تعداد کارکنان، به گفته مدیر عامل جدید منطق تجاری و باس مرجع ماریا کامنووا، اکنون حدود 230 نفر در این راستا مشغول به کار هستند که از این تعداد حدود 180 کارمند در حال اجرا هستند. در پایان سال 2010، طبق رتبه بندی CNews، در مجموع 1550 نفر در گروه فناوری اطلاعات مشغول به کار بودند.

قبل از ورود شرکت Kamennova، آنها تابع افراد مختلف بودند. شرکت مجری - گئورگی پودبوتسکی، که در "منطق تجاری" به عنوان معاون مدیر مسئول ECM باقی ماند. توسعه دهندگان توسط آندری گریب رهبری می شدند که اکنون IT را ترک می کند. یاپاروف خروج خود را به این دلیل نسبت می دهد که "همه رهبران در ساختار ماتریسی جدید ادغام نشده اند، که تفویض مسئولیت بیشتری را فراهم می کند."

یاپاروف می‌گوید: از نظر قانونی، Boss Referent یک سازمان مستقل از Business Logic باقی ماند که همچنین به طور کامل متعلق به شرکت مدیریت گروه است. با این حال، منبع CNews در گروه مطمئن است که ما در مورد واگذاری کامل توسعه EDMS به مجریان صحبت می کنیم. او می‌گوید: «موضوع به خروج گریب محدود نشد، افرادی از شرکت مجری نیز به سمت‌های رهبری دیگری در Boss Referent آمدند. - رقابت داخلی تجاری عادی بین ساختارها برای مدت طولانی وجود داشته است، اتهامات متقابل در مورد شکست نیز شنیده می شود. طی چند سال گذشته چندین مدیر در مجری تغییر کرده اند. اکنون «رئیس مرجع» کاملاً به مجریان وابسته شده است.»

علیرغم تغییر شکل مسیر، تاگیر یاپاروف قصد دارد درآمد حاصل از کار خود را هر سال دو برابر کند، یعنی. در حال حاضر در سال جاری باید به یک میلیارد روبل برسد. امروز قراردادی بین Business Logic و توسعه دهنده آلمانی BPM Metasonic امضا شد. برنامه هایی برای پشتیبانی از چند پلتفرم "Boss Referent" وجود دارد: Lotus، Microsoft Sharepoint، FileNet، JBOSS، نسخه های موبایل برای iOS و Android. به گفته یکی از گفتگوکنندگان ناشناس CNews، تعدادی از برنامه نویسان در جریان سازماندهی مجدد شرکت را ترک کردند و برای اجرای این طرح ها باید افراد جدیدی استخدام شوند. اخیرا «آی تی» از کارآموزی در راستای ECM خبر داده است.

BOSS-Referent Management Documentation Support System یک بسته نرم افزاری است که به سازمان ها اجازه می دهد تا سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و اتوماسیون اداری را ایجاد کنند و از این طریق افزایش قابل توجهی در کارایی ساختارهای مدیریتی تضمین کنند. به طور خاص، ایجاد چنین سیستم هایی در یک سازمان اجازه می دهد:

بهبود سرعت و کیفیت تصمیم گیری

تقویت کنترل نظم و انضباط عملکرد

مدیریت پذیری سازمان را افزایش دهید

افزایش بهره وری تک تک کارکنان، گروه های کاری و در کل سازمان.

سیستم BOSS-Referent تعداد زیادی پیاده سازی دارد و برای شرکت هایی با اندازه ها و اشکال مختلف مالکیت در نظر گرفته شده است:

• شرکت ها و هلدینگ های تجاری بزرگ
• مقامات فدرال
• مقامات دولتی منطقه ای و سایر شرکت های دولتی
• شرکت های توزیع شده در منطقه
• شرکت هایی با ساختار سازمانی پیچیده
• شرکت هایی که حجم زیادی از مدارک اداری دارند
• شرکت های کوچک با رشد سریع

عملکرد سیستم BOSS-Referent به لطف طیف گسترده ای از فرآیندهای تجاری خودکار می تواند توسط مدیران و روسای بخش ها، متخصصان فناوری اطلاعات، کارمندان، مدیران اجرایی، منشی ها و سایر کارکنان شرکت ها استفاده شود:

• با اسناد داخلی سازمان کار کنید
• پردازش اسناد ورودی و خروجی
• مدیریت مخاطبین خارجی
• کار با قراردادهای سازمانی
• سازماندهی کانال های خبری و کنفرانس ها
• نگهداری دایرکتوری سازمان به صورت الکترونیکی
• پشتیبانی از پشتیبانی مهندسی تسهیلات تجاری سازمان
• سازماندهی و برنامه ریزی رویدادها.

یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی که بر اساس سیستم مدیریت اسناد مدیریت BOSS-Referent ساخته شده است را می توان به صورت مشروط به عنوان ترکیبی از چندین لایه نشان داد.

• "سخت افزار": سرورها، ایستگاه های کاری مشتری، شبکه های محلی، مودم ها، چاپگرها، اسکنرها، منابع تغذیه بدون وقفه و سایر وسایل فنی.
• سیستم عامل: سیستم عامل شبکه ویندوز، لینوکس، سایرین و پروتکل های حمل و نقل که تمام سخت افزارها را در یک مجموعه واحد ترکیب می کند.
• Lotus Notes/Domino یک پلتفرم نرم‌افزار کاربردی است که افزونه‌ای برای سیستم‌عامل شبکه است و شامل ابزارهایی برای ذخیره اسناد، تکرار (همگام‌سازی) داده‌ها، جستجوی متن کامل، ایمیل و سایر مکانیسم‌های مهم است.
• BOSS-Referent - ماژول‌های نرم‌افزاری به هم پیوسته را اعمال می‌کند که در محیط Lotus Notes/Domino کار می‌کنند و از فرآیندهای تجاری مدیریت و تا حدی گردش کار عملکردی پشتیبانی می‌کنند.
• پشتیبانی سازمانی و نظارتی: مقررات، قوانین کار، دستورالعمل برای کاربران و مدیران سیستم و غیره.

BOSS-Referent شامل مجموعه ای از زیرسیستم های به هم پیوسته است که برای ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و اتوماسیون اداری طراحی شده اند:

• دیکشنری های سراسر سیستم
  • دایرکتوری سازمان
  • لغت نامه ها
  • مقاصد خارجی
• خدمات گسترده سیستم
  • هماهنگی
  • سفارشات
  • تعویض
  • قالب ها
  • ثبت نام
  • کابینه
  • سیستم جستجو
  • بافر
  • ذخیره سازی تصاویر الکترونیکی
  • پروتکل
• زیرسیستم های عملکردی
  • دفتر
  • مدارک
  • یادداشت های اداری
  • مخاطبین خارجی
  • کنترل قرارداد
  • پشتیبانی مهندسی
  • همایش ها
  • اخبار

یک معماری خوب طراحی شده سیستم، که مبتنی بر باز بودن و مدولار بودن است، کمک زیادی به راحتی و سرعت اجرای BOSS-Referent می کند.
ماژولاریت توسط یک پایگاه داده تخصصی "Switch" ارائه می شود که به عنوان "مرکز کنترل" کل SDOU BOSS-Referent عمل می کند. این ماژول مستقل و از نظر عملکردی کامل حاوی اطلاعاتی در مورد پیکربندی فعلی سیستم و کد برنامه لازم برای سازماندهی تعامل بین پایگاه های داده است. تمام پایگاه های داده در هنگام نصب به طور خودکار در سوئیچ ثبت می شوند.
دومین عملکرد مهمی که توسط DB Switch انجام می شود، پیکربندی ایستگاه های کاری کاربر است. پیکربندی به عنوان مجموعه ای از پایگاه های داده سیستمی است که در یک سوئیچ جداگانه ثبت شده و برای کار کاربران بخش های مختلف شرکت مورد نیاز است. استقرار EDMS در چندین پیکربندی به هر کارمند اجازه می دهد فقط با پایگاه داده خود کار کند. با استفاده از سوئیچ، می توانید تعداد نامحدودی پیکربندی با پیچیدگی های مختلف ایجاد کنید و طرح گردش کار موجود در سازمان را به طور کامل تکرار کنید. سوئیچ به سرعت هر ماژول اضافی را به سیستم متصل می کند و همچنین در پایگاه داده ها حرکت می کند.
BOSS-Referent برای توسعه دهندگان باز است. هر پایگاه داده BOSS-Referent را می توان توسط توسعه دهندگان مشتری تغییر داد. علاوه بر این، یک پایگاه داده خود توسعه یافته را می توان به SDOU BOSS-Referent، مشروط به قوانین و توافقات خاصی اضافه کرد.
پایگاه داده ها، فرم ها، نماها، عوامل، عناصر طراحی جدید را می توان با استفاده از ابزارهای توسعه استاندارد Lotus Domino Designer در سیستم ایجاد کرد. علاوه بر ابزارهای توسعه داخلی، شرکت IT ابزارهای ویژه توسعه دهنده - Toolkit را در اختیار مشتری قرار می دهد که به شما امکان می دهد به سرعت پایگاه داده های خود را ایجاد کرده و آنها را با BOSS-Referent بدون نقض یکپارچگی سیستم و همچنین تغییر ایجاد کنید. هر ماژول از محیط اطلاعاتی آن

اطلاعات بیشتر در مورد تمامی تغییرات نسخه 2.56.1 را می توانید در اینجا بخوانید.

3 ماژول کاربردی "دفتر" چرخه کامل کار با مکاتبات ورودی و خروجی: استفاده از الگوهای کارت اسناد ثبت مکاتبات ارسال اسناد برای بررسی، تصمیم گیری تشکیل برگه های آشنایی نظارت بر محل اصل کاغذ اجرا، آشنایی، ارسال "در پرونده" اسکن اسناد و پردازش اسناد دریافتی از طریق و از سرور فکس رزرو شماره برای اسناد خروجی پشتیبانی از اشکال متمرکز، غیرمتمرکز و ترکیبی گردش کار

4 ایجاد AC یک سند ورودی ایجاد یک طرف مقابل جدید از کارت سند سند را برای ثبت مجدد بررسی کنید ثبت ثبت نام را برای این نوع سند مشخص کنید مهلت و قطعنامه دریافتی را مشخص کنید 1) چاپ برچسب یا کارت با بارکد 2 ) یک تصویر سند اسکن شده را پیوست کنید: از یک دیسک محلی از یک اسکنر (معمولی یا اسکن با بارکد)

5 پشتیبانی ثبت نام برای شماره های ثبت پیچیده. الگوهای شماره گذاری را برای انواع اسناد تنظیم کنید. امکان استفاده از چندین فرمت برای یک شمارنده. مهر ثبت نام، شماره و بارکد بر روی سند الصاق می شود. امکان استفاده از RK - اکسپدیشن ساده شده وجود دارد.

6 بررسی امکان بررسی سند توسط چند کارمند. امکان استفاده از مسیرهای استاندارد برای اسناد ورودی. امکان ایجاد پیش نویس قطعنامه ها و استفاده از الگوهای وضوح تحت کنترل قرار دادن یک سند با تعیین نوع کنترل انتخاب یک کنترل کننده یا واحد کنترل اضافه کردن یک بند رزولوشن به صورت دستی یا از نمای الگو / تغییر پیش نویس وضوح قبلی ایجاد شده

7 بند مصوبه مجری مسئول و مجریان مشترک موضوع، مدت، شخص کنترل کننده مشخص شده است. دستورالعمل هایی برای نقاط کنترل وضوح، برای نقاط غیر کنترل ایجاد می شود - سند برای بررسی ارسال می شود. تعمیر انتقال اصلی ایجاد یک سفارش با کنترل دوره ای

8 دستورات مجری اخطاری در مورد دریافت دستور برای اجرا دریافت می کند. نویسنده و کنترل‌کننده سفارش می‌توانند: تنظیم مهلت را تغییر دهند اجراکنندگان دستورالعمل‌ها را لغو کنند نویسنده، کنترل‌کننده، اجراکنندگان اعلان‌هایی درباره نقض مهلت‌ها دریافت می‌کنند.

9 اجرای دستورات مجری دستور می تواند: بر اساس دستور خود یک دستور جدید ایجاد کند (زنجیره دستورات) در صورت لزوم با ایجاد سند جدید گزارشی از اجرا برای همکاران وارد کند. یک مجری مشترک یا یک دستور فرزند قرار دادن پیوست پیوند به سندی که قبلاً آماده شده است صرفاً اظهار نظر در مورد گزارش اجرای دستور اجرا

10 کنترل اجرا نویسنده و کنترل کننده سفارش می توانند سفارش را تأیید کنند یا آن را برای بازبینی برگردانند. کنترل نظم و انضباط عملکرد: گزارش های نظم و انضباط عملکرد (مولد گزارش ReportsMan). سفارش انجام می شود سفارش به تاخیر افتاده است سفارش در حال اجرا است کنترل کننده می تواند سفارش را مستقیماً در کارت سند تأیید کند

12 آماده سازی خروجی 1. فیلدهای کارت را پر کنید فیلدهای مورد نیاز با نماد مشخص شده اند برخی از فیلدها را می توان به طور پیش فرض پر کرد مقدار مستقیماً در فیلد وارد می شود.

13 آماده سازی خروجی 2. سند را در قسمت "محتوا" وارد کنید. یک پیوست را از دیسک محلی از پایگاه داده اضافه کنید. اندازه پیوست می تواند توسط مدیر سیستم محدود شود.

15 آماده سازی خروجی 3. ایجاد یک مسیر با تغییر مسیر موجود مسیر را می توان تنظیم کرد: 1) "سخت" - نمی توانید تایید کننده ها و ترتیب تایید را تغییر دهید 2) "انعطاف پذیر" - می توانید تایید کننده ها را حذف و اضافه کنید 3) می توانید موارد جدید اضافه کنید، اما نمی توانید موارد پیش فرض را حذف کنید. پارامترها برای هر مرحله مذاکره پیکربندی می شوند.

21 تایید سند تایید تکمیلی و تفویض اختیار اضافه. تأیید - یک شعبه تأیید اضافی. ویزای هماهنگ کننده اصلی بدون توجه به تصمیمات اضافی در سند الصاق می شود. هماهنگ کننده ها تفویض اختیار - ویزای کارمندی که تأییدیه به او تفویض شده است در سند الصاق می شود.

28 ماژول "تقاضای شهروندان" چرخه کامل رسیدگی به درخواست‌های شفاهی و کتبی: ثبت درخواست تجدیدنظر رسیدگی تشکیل تصمیم‌گیری، اجرا آماده‌سازی با تایید پاسخ درخواست تجدیدنظر تشکیل درخواست‌های مرتبط به سازمان‌های خارجی ثبت پاسخ به درخواست‌های سازمان‌های خارجی

30 نویسنده درخواست تجدید نظر کار با نویسندگان درخواست تجدید نظر: امکان اتصال کتاب مرجع "طبقه بندی آدرس های روسی" (KLADR) اطلاعات کامل درباره نویسنده: نام کامل، آدرس، محل کار، موقعیت اجتماعی، مزایا و غیره. EDMS BOSS-Referent گواهینامه FSTEC مورد نیاز برای صدور گواهی را از نظر کلاس حفاظت از داده های شخصی در سطوح 2-4 گذرانده است.

31 پشتیبانی از فرآیندهای تصمیم گیری انواع اسناد پردازش شده در فرآیند تصمیم گیری: جزء اسنادی فرآیند تصمیم گیری در سیستم BOSS-Referent به صورت خودکار انجام می شود. درخواست برای یادداشت قرارداد خدمات ORD پیش نویس سند خروجی فرآیندهای تجاری در ماژول تصمیم گیری با استفاده از فرآیندهای تصمیم گیری استاندارد اجرا می شوند.

32 ماژول عملکردی "تصمیم گیری" در پایگاه داده تصمیم گیری انجام می شود: تشکیل مسیر حرکت سند تغییر مسیر "در حال پرواز" کنترل حرکت اسناد ثبت اسناد (از جمله ثبت خودکار) رزرو شماره برای قراردادها، ORD و پیش نویس اسناد خروجی، آشنایی و ارسال پستی تشکیل دستورالعمل برای اسناد و کنترل اجرای آنها 37 سرویس اطلاع رسانی کاربر از تمام رویدادهای سیستم و همچنین اقداماتی که باید در سیستم انجام شود از طریق اعلان هایی که می رسد مطلع می شود: اعلان‌ها به موارد زیر تقسیم می‌شوند: وظایف پیام‌های اطلاعاتی در پایگاه داده کابینت (نمایش داده شده در تقویم در صفحه شروع) به صندوق پستی Lotus Notes یا سایر سیستم‌های پستی

عربی بلغاری چینی کرواتی چک دانمارکی هلندی انگلیسی استونیایی فنلاندی فرانسوی آلمانی یونانی عبری هندی مجارستانی ایسلندی اندونزیایی ایتالیایی ژاپنی کره ای لتونیایی لیتوانیایی مالاگاسی نروژی فارسی لهستانی پرتغالی رومانیایی رومانیایی صربی اسلواکی اسلوونیایی اسپانیایی سوئدی تایلندی ترکی ویتنامی

تعریف - BOSS-مرجع

BOSS-مرجع

از ویکیپدیا، دانشنامه آزاد

سیستم BOSS-مرجعطراحی شده برای خودکارسازی گردش کار مدیریت و کارهای اداری. امروزه BOSS-Referent EDMS که در سال 1996 تأسیس شد، یکی از پیشروان بازار روسیه در زمینه راه حل های کلاس ECM (مدیریت محتوای سازمانی) است. از تمام مشاغل EDMS نصب شده در سال 2008، 25٪، یعنی هر 4، در سیستم BOSS-Referent (طبق نظرسنجی بازار EDMS منتشر شده توسط DSS Consulting) اجرا شده است.

بزرگترین EDMS در روسیه بر روی پلت فرم BOSS-Referent در خدمات مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه (FTS) ساخته شده است - بیش از 85000 کاربر و در شرکت MTS - این سیستم بیش از 25000 کارمند را متحد می کند.

مرجع EDMS BOSS برای چه کسی است؟

کاربران سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی BOSS-Referent مقامات فدرال و منطقه ای، شرکت های واحد ایالتی، شرکت های تجاری، از جمله هر دو هلدینگ با ساختار شعبه بزرگ و سازمان های کوچک هستند.

اتوماسیون مدیریت اسناد با کمک BOSS-Referent منجر به افزایش بهره وری کارکنان، تسهیل دسترسی به اطلاعات برای تصمیم گیری مدیریت، بهبود نظم و انضباط عملکرد و در نتیجه بهبود کلی در کیفیت مدیریت می شود.

BOSS-Referent EDMS به حل چه وظایف مدیریتی کمک می کند؟

• سازماندهی کار مؤثر با قراردادها؛
• جریان اسناد داخلی شرکت را تا حد امکان بدون کاغذ انجام دهید.
• گردش کار مقامات فدرال یا منطقه ای را خودکار کنید.
• اطمینان از کنترل کیفیت بر اجرای دستورات مدیران؛
• افزایش کارایی کار با برنامه ها؛
• اجرای جریان اسناد پروژه و امکان کار گروهی؛
• ایجاد مدیریت اسناد در سیستم مدیریت کیفیت.

نتایج معرفی EDMS BOSS-Referent چیست؟

در مقامات:

• بهبود کیفیت خدمات عمومی؛
• بهبود نظم و انضباط عملکرد، افزایش مدیریت پذیری؛
• افزایش شفافیت و باز بودن فعالیت ها؛
• کاهش هزینه های تضمین کار ارگان های دولتی؛
• ایجاد مبنایی برای یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه مانند "دولت الکترونیک" (مدیریت اسناد بین بخشی، EARs، بایگانی، پورتال خدمات عمومی).

برای شرکت های تجاری:

• افزایش قابلیت مدیریت؛
• پاسخ سریع به تغییرات؛
• افزایش رقابت پذیری شرکت در بازار

دوره بازپرداخت سیستم از شش ماه تا 2 سال است.

فرآیندهای خودکار

سیستم BOSS-Referent برای خودکارسازی گردش کار و فرآیندهای مدیریتی طراحی شده است.

این سیستم دارای قابلیت هایی است که به شما امکان می دهد پیاده سازی کنید:

پشتیبانی از فرآیندهای تایید

• امکان استفاده از استاندارد و ایجاد فرآیندهای تخصصی را فراهم می کند.
• امکان تغییر لیست تایید کنندگان، نوع و شرایط تایید را فراهم می کند.
• به شما امکان می دهد روند تأیید را کنترل کنید.
• اطلاعاتی در مورد نسخه های سند و تاریخچه تأیید ارائه می دهد.

کنترل اجرای سفارش

• حسابداری کلیه سفارشات صادر شده را تضمین می کند.
• به شما امکان می دهد به موقع بودن اجرای دستورالعمل ها و بارگیری متخصصان را پیگیری کنید.
• آماری در مورد اجرای دستورالعمل ها و توسعه اسناد تولید می کند.

رسیدگی به نامه های دریافتی و خروجی

• ثبت مکاتبات دریافت شده در اشکال مختلف را فراهم می کند.
• پشتیبانی از شماره ثبت با هر پیچیدگی؛
• به شما امکان می دهد اسناد را به یکدیگر پیوند دهید.
• امکان تحمیل قطعنامه ها و تهیه پیش نویس قطعنامه ها را فراهم می کند.
• کار چندین دفتر را در یک فضای اطلاعاتی واحد تضمین می کند.

جزئیات بیشتر در مورد قابلیت های سیستم را می توانید در وب سایت سازنده پیدا کنید.

مزایای

BOSS-Referent EDMS دارای تعدادی مزیت تجاری و فناوری منحصر به فرد است که این سیستم را در بازار راه حل های مدیریت اسناد روسیه رهبری می کند.

این سیستم نیازهای سازمان های بزرگ و کوچک هر صنعت را برآورده می کند، به مقامات دولتی اجازه می دهد تا سیستم های اطلاعاتی پیچیده ای از جمله EAR ها، پورتال ها، مدیریت اسناد مهم قانونی، بایگانی ها را ایجاد کنند.

مزایای BOSS-Referent EDMS با قابلیت‌های گسترده پلتفرم IBM Lotus، معماری پیشرفته و تجربه پیاده‌سازی غنی مشخص می‌شود. مزایای راه حل زیر را می توان متمایز کرد:

رابط کاربری راحت

BOSS-Referent EDMS برای بهبود کارایی سازمان به طور کلی و به ویژه کارکنان آن طراحی شده است. عامل مهمی که بر سرعت درگیر شدن کارکنان در کار با یک برنامه جدید، سرعت اجرای عملیات استاندارد در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی تأثیر می گذارد، چیزی است که به آن قابلیت استفاده می گویند - یک رابط کاربری متمرکز بر ارائه حداکثر راحتی روانی و زیبایی شناختی برای کاربر در حال کار. با برنامه BOSS-Referent راحت و آسان برای استفاده است

رابط سیستم BOSS-Referent امروزه به طور مستقیم برای کاربران عادی قابل درک است و یکی از راحت ترین ها برای استفاده در میان سیستم های مشابه است.

"دفترچه خاطرات" و "کارت ویزیت"

با شروع از نسخه 3.2.1، سیستم دارای یک صفحه شروع است که شامل مواردی است که به طور مداوم در کار استفاده می شود - یک دفترچه خاطرات و یک دارنده کارت ویزیت.

از نظر مفهومی، صفحه شروع یک ایستگاه کاری فردی (AWP) است. این بدان معنی است که هر کاربر می تواند اجزای صفحه را طوری پیکربندی کند که کار کردن برای او راحت باشد و ابزارهای اصلی سیستم همیشه در دسترس باشند.

فقط اطلاعاتی که نیاز دارید

رابط سیستم BOSS-Referent به گونه‌ای طراحی شده است که گروه‌های مختلف کاربران بتوانند سریع‌تر و راحت‌تر کار کنند: آنها فقط ابزارها و داده‌های مورد نیاز خود را دارند.

کاربران را می توان به طور مشروط به گروه های زیر مطابق با وظایفی که باید هنگام کار با سیستم حل کنند تقسیم کرد:

• مجریان - پر کردن کارت های اسناد، ارسال اسناد برای تایید، امضا، نظارت بر پیشرفت اسناد، گزارش دستورالعمل های مدیریت.
• مدیران - تصمیم گیری در مورد اسناد (هماهنگی و امضای اسناد)، کنترل اجرای دستورالعمل ها.
• منشی - پذیرش، ثبت نام، ارسال مدارک، کنترل انضباط اجرایی.

برای هر گروه کاربری، رابط حتی همان سند متفاوت خواهد بود.

دسترسی کامل به وب

BOSS-Referent یک نسخه وب کاملاً کاربردی دارد که از تمام عملکردهای کاربر پشتیبانی می کند. بنابراین، با EDMS BOSS-Referent، کار تمام عیار کاربران هم در مشتری Lotus Notes و هم از طریق یک مرورگر وب امکان پذیر است.

کاربر پسند بودن

کار با EDMS BOSS-Referent تحت وب عملاً هیچ تفاوتی با کار در مشتری Lotus Notes ندارد.

رابط هر دو نسخه یکسان است - ابزارها، کارت های اسناد، اصول ناوبری از طریق سیستم یکسان است. اگر کاربر با هر دو نسخه کار می کند، به عنوان مثال، در آفیس، از یک مشتری Lotus برای دسترسی استفاده می شود، و یک مرورگر وب برای دسترسی از خانه استفاده می شود، پس نیازی به یادگیری قوانین کار با هر یک از نسخه ها نیست. - آنها برای هر دو نسخه یکسان هستند.

چه زمانی استفاده از دسترسی وب به سیستم مناسب است؟

برای یک سازمان درست تر است که با BOSS-Referent از طریق رابط وب تحت شرایط زیر کار کند:

• هنگامی که یک سازمان یک سرویس گیرنده پست الکترونیکی غیر از Lotus را به عنوان استاندارد شرکتی پذیرفته است، مطمئناً جایگزین کردن آن توصیه نمی شود و کار با اسناد را می توان از طریق نسخه اینترنتی سیستم پیاده سازی کرد.
• هنگامی که کاربران تلفن همراه بخش قابل توجهی از کاربران EDMS را تشکیل می دهند که دسترسی به سیستم از هر نقطه مجهز به اینترنت برای آنها راحت تر است.
• در صورتی که خط مشی سازمان در زمینه فناوری اطلاعات، استفاده از برنامه های کاربردی موجود از طریق رابط وب را در هر جایی که امکان دارد، پیش بینی کند.
• اگر سازمان دارای تعداد بسیار زیادی کاربر در دفاتر از نظر جغرافیایی از راه دور است، استفاده از نسخه وب به شما امکان می دهد سرعت اجرای EDMS را افزایش داده و هزینه پروژه را کاهش دهید.

ویژگی های فنی

یک سرور اضافی برای پیکربندی دسترسی وب به سیستم BOSS-Referent لازم نیست: کاربران می توانند با پیکربندی اضافی سرور Lotus Domino با نسخه وب کار کنند. از همین سرور برای پشتیبانی از کاربرانی که در کلاینت Lotus کار می کنند نیز استفاده می شود.

احراز هویت کاربران سیستم هنگام کار تحت وب به یکی از سه روش زیر اجرا می شود:

• ابزار Lotus Domino (تنها گزینه ممکن برای کاربرانی که کار را از طریق وب و مشتری "ضخیم" ترکیب می کنند).
• از طریق Active Directory (استفاده از مؤلفه Winlogon امکان پذیر است)؛
• با استفاده از دایرکتوری سازگار با LDAP

اعلان‌های دریافت شده توسط ایمیل کاربران هنگام کار تحت وب شبیه پیوندهای html هستند (به جای پیوندهای Lotus که هنگام کار در سرویس گیرنده ایمیل Lotus استفاده می‌شوند).

دسترسی به وب نیازی به دانلود کنترل های ActivX یا اپلت های جاوا ندارد. پس از باز شدن امکان کار تحت وب برای کاربر، او به سادگی با استفاده از لینک مشخص شده توسط مدیر وارد سیستم می شود، احراز هویت را انجام می دهد و پس از آن می تواند بلافاصله با نسخه کامل سیستم کار کند.

اتوماسیون فرآیند سریع

برای پیاده سازی سریع EDMS چه چیزی لازم است؟ برای انجام این کار لازم است فرآیندها (مقررات) در سیستم کار با اسناد در مدت زمان کوتاهی تنظیم شود.

بنابراین، BOSS-Referent دارای مجموعه ای از فرآیندهای از پیش پیکربندی شده برای کار با اسناد استاندارد است که فقط باید برای یک مشتری خاص سفارشی شود. این سیستم همچنین حاوی عناصر سازنده است که برای ساخت سریع فرآیندهایی برای پردازش اسناد تخصصی از "مکعب" (مانند، برای مثال، فرآیند تأیید درخواست وام) طراحی شده است. این به شما امکان می دهد زمان پیاده سازی و تطبیق سیستم با نیازهای مشتری را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.

در هر سازمانی، قوانینی برای کار با اسناد وجود دارد که ممکن است در قالب یک آیین نامه (یا مقررات) ثابت شوند یا نباشند، و باید هنگام اتوماسیون یک تجارت در نظر گرفته شوند. این مقررات، آنچه را که برای سند در مراحل مختلف چرخه عمر آن اتفاق می‌افتد، تعریف می‌کند. هنگام اجرای یک سیستم اتوماسیون مدیریت، مقررات در قالب یک مقررات اداری الکترونیکی (EAR) اجرا می شود. در EDMS مرجع BOSS، مقررات الکترونیکی «فرایند تصمیم‌گیری» نامیده می‌شوند (به عنوان مثال، «فرایند تصمیم‌گیری قرارداد» یا «فرایند تصمیم‌گیری یادداشت»).

عناصر هر "فرایند تصمیم گیری" (مقررات)

"فرایند تصمیم گیری" از کارت سند و مسیر سند شکل می گیرد.

کارت سند یک فرم صفحه است که توسط مدیر پیکربندی می شود و شامل ویژگی های سند و خود سند به شکل یک تصویر الکترونیکی اسکن شده یا یک سند پیش نویس، به عنوان مثال، در قالب مایکروسافت ورد است.

مسیر سند مجموعه ای از مراحل پردازش سند است که توسط مدیر سیستم برای انواع اسناد پیکربندی شده است. مسیر ممکن است شامل مراحل زیر از پردازش اسناد باشد:

• آماده سازی؛
• توافق؛
• امضاء؛
• بیانیه؛
• ثبت؛
• اعدام؛
• انتقال به آرشیو

مرحله تایید ممکن است شامل یک یا چند مرحله باشد. هر مرحله با استفاده از یکی از بلوک های مطابق زیر ایجاد می شود:

• موازی؛
• متوالی؛
• با انتقال با توجه به شرایط.

راه اندازی «فرایندهای تصمیم گیری» (مقررات)

کل جریان اسناد پردازش شده توسط هر سازمان را می توان به طور مشروط به اسنادی تقسیم کرد که برای اکثریت قریب به اتفاق سازمان ها معمول است و اسناد تخصصی معمولاً دارای ماهیت صنعتی هستند (در بانک ها اینها درخواست های وام هستند ، در شرکت های مشاوره - گزارش ها ، و غیره.).

BOSS-Referent شامل فرآیندهای از پیش پیکربندی شده برای کار با اسناد استاندارد است و همچنین به شما امکان می دهد فرآیندهای تخصصی را از "مکعب های" سازنده ساخته شده در سیستم جمع آوری کنید.

راه اندازی فرآیندهای معمولی

نسخه اصلی سیستم BOSS-Referent شامل 5 "فرایند تصمیم گیری" از پیش پیکربندی شده برای اسناد استاندارد (که در اکثریت قریب به اتفاق سازمان ها استفاده می شود):

• قراردادها؛
• اسناد سازمانی و اداری؛
• پیش نویس اسناد خروجی؛
• یادداشت ها
• برنامه های کاربردی.

برای این فرآیندها، سیستم BOSS-Referent مسیرهای استانداردی را برای جابجایی اسناد و کارت های اسناد استاندارد پیاده سازی می کند. فرآیندهای داخلی جهانی هستند و توسط مدیر با تنظیمات ساده قابل تغییر هستند.

ساختار کارت هر یک از 5 فرآیند معمولی توسط مدیر سیستم پیکربندی می شود. در این حالت، برخی از فیلدها را می توان به طور پیش فرض پر کرد، برخی از فیلدها را می توان با استفاده از دایرکتوری های سیستم پر کرد.

مسیرهای فرآیندهای از پیش پیکربندی شده قبلاً در سیستم تنظیم شده است و شامل مراحل پردازش اسناد و بلوک های تأیید است که در بالا توضیح داده شد. مدیر سیستم می‌تواند فرآیند تایید را با استفاده از بلوک‌های تایید تنظیم کند و همچنین کارکنانی را که در تایید، امضا و تایید اسناد دخیل هستند، تعیین کند.

ایجاد فرآیندهای تخصصی

برای شرکت هایی که از اسناد تخصصی (مثلاً درخواست وام) در BOSS-Referent استفاده می کنند، امکان طراحی سریع مسیرهای تخصصی و کارت اسناد لازم وجود دارد.

ایجاد یک مسیر تخصصی با استفاده از Lotus Workflow Architeсt از مراحل استاندارد پردازش اسناد و بلوک های تأیید تعبیه شده در سیستم (توضیح داده شده در بالا) انجام می شود.

برای ایجاد کارت برای اسناد تخصصی که شامل هر ترکیب مورد نیاز فیلدها می شود، از ابزار Lotus Domino Designer استفاده می شود.

پس از ایجاد یک کارت و یک مسیر، فرآیند پیکربندی می شود، همانطور که برای فرآیندهای معمولی انجام می شود.

بهینه برای یک محیط توزیع شده

BOSS-Referent یکی از بهترین راه حل ها در بازار روسیه برای سازماندهی مدیریت اسناد موثر در سازمان هایی با ساختار جغرافیایی توزیع شده است که توسط تعدادی از پروژه های موفق از جمله:

• بزرگترین EDMS در روسیه بر روی پلت فرم BOSS-Referent ساخته شده است - تعداد کاربران سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در سرویس مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه (FTS) بیش از 85000 نفر است، این سیستم در ارگان های سرزمینی اجرا شده است. خدمات مالیاتی فدرال کلیه موضوعات فدراسیون روسیه، این سیستم توسط بیش از 350 سرور پشتیبانی می شود.
• بزرگترین EDMS در بخش تجاری در BOSS-Referent در MTS ایجاد شد - این سیستم بیش از 25000 کارمند از بخش های شرکت در روسیه و تعدادی از کشورهای مستقل مشترک المنافع را در یک فضای اطلاعاتی واحد متحد می کند و کار آن توسط بیش از 100 نفر پشتیبانی می شود. سرورها

کارایی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در یک محیط توزیع شده بستگی به این دارد که چگونه تحویل اسناد به کاربرانی که در فاصله ای از یکدیگر قرار دارند سازماندهی شود. یعنی همه کاربرانی که در EDMS کار می کنند، صرف نظر از مکانشان، باید به تمام اسناد لازم برای کارشان دسترسی داشته باشند. در BOSS-Referent تمام عملکردهای سیستم به گونه ای پیاده سازی می شوند که بتوانند در شرایط توزیع سرزمینی به درستی کار کنند.

برای کار در یک محیط توزیع شده، سیستم BOSS-Referent از تمام مزایای پلت فرم Lotus Domino و همچنین مکانیزم حمل و نقل خود استفاده می کند. با کمک آنها، ویژگی های زیر در سیستم ارائه می شود:

• اصل "یک سند الکترونیکی فقط به محلی که کاربران برای کار به آن نیاز دارند تحویل داده می شود" در حال اجرا است. این بدان معناست که اگر سندی در دفتر مرکزی شرکت و یکی از شعبه های آن پردازش می شود، سند باید در این دو سایت قرار داشته باشد و در هیچ جای دیگری قرار نگیرد.
• هنگام انتقال یک سند (مثلاً تحت تأیید) به سایت دیگری، کلیه اسناد مربوط به آن به همراه آن ارسال می شود.
• تحویل اسناد، سفارشات و داده ها در یک بسته انجام می شود و تقریباً بلافاصله انجام می شود. در عین حال، نیازی به انجام تنظیمات پیچیده برای حقوق سرور و تکرار وجود ندارد.
• مکانیسم حمل و نقل BOSS-Referent عملکرد تحویل تضمینی بسته های اسناد را دارد - اگر بسته به طور کامل تحویل داده نشود، سیستم دوباره ارسال می شود و اگر بسته قابل تحویل نباشد، به مدیر اطلاع می دهد. یک مدیر می تواند از ابزاری برای تشخیص فرآیند حمل و نقل استفاده کند تا بفهمد چرا تحویل انجام نشد.

مدیریت سیستم BOSS-Referent که در یک محیط توزیع شده کار می کند به سادگی مدیریت یک سایت است. در عین حال اداره دفاتر راه دور از یک نقطه به عنوان مثال از دفتر مرکزی امکان پذیر است. بنابراین، به روز رسانی سیستم به نسخه جدید در تمام سایت های MTS EDMS یک شبه اتفاق می افتد و توسط مدیران دفتر مرکزی شرکت انجام می شود.

• قابلیت پشتیبانی از مهاجرت کاربران به شما این امکان را می دهد که مشکل انتقال کاربران و اسناد آنها از یک سایت به سایت دیگر را حل کنید. پس از انتقال کاربر، به عنوان مثال، از شعبه به دفتر مرکزی سازمان، بسته ای از کلیه اسنادی که کاربر قبل از انتقال با آنها کار کرده است به عنوان یک نسخه از سرور شعبه به سرور دفتر مرکزی ارسال می شود.

اجرای سریع

EDMS BOSS-Referent با ترکیبی از سه مزیت منحصر به فرد متمایز می شود:

• از یک طرف، سیستم عناصر طراح را ترکیب می کند و به همین دلیل، می توان فرآیندهای مدیریت اسناد را بسیار سریع خودکار کرد.
• از سوی دیگر، تمام ویژگی های پلت فرم را حفظ کرده است که به شما امکان می دهد راه حل را با هر نیاز خاص مشتری تطبیق دهید.
• علاوه بر این، معماری سیستم و متدولوژی پیاده‌سازی این امکان را فراهم می‌آورد که فرآیندها به صورت گام به گام خودکار شود، به عنوان مثال ابتدا پردازش قراردادها را به گونه‌ای تنظیم کنید که سازمان شروع به کار در سیستم کند و سپس سایر فرآیندها را راه‌اندازی کند.

2 ماه طول می کشد تا BOSS-Referent EDMS وارد عملیات تجاری شود.

این امر به دلیل ویژگی های سیستم و روش پیاده سازی زیر امکان پذیر است:

• اسنادی وجود دارند که تقریباً در هر سازمانی به یک شکل پردازش می شوند. برای 5 نوع از این اسناد، فرآیندهای استاندارد قبلاً در BOSS-Referent ایجاد شده است. بنابراین، می توانید بلافاصله پس از نصب سیستم، کار با اسناد استاندارد، به عنوان مثال، قراردادها را شروع کنید.
• اگر در حین اجرای سیستم، ایجاد فرآیندهایی برای پردازش اسناد تخصصی که در کار یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرند ضروری باشد، این امر نیز می تواند به سرعت انجام شود. این فرآیند از عناصر فرآیندی که قبلاً در سیستم پیاده سازی شده است تشکیل می شود - مانند یک سازنده از "مکعب" تشکیل شده است.
• BOSS-Referent دسترسی به وب با امکانات کامل دارد، که این امکان را برای کاربران فراهم می کند تا به طور کامل هم در مشتری Lotus Notes و هم از طریق یک مرورگر وب کار کنند. اگر ساختار سازمان شامل بسیاری از شاخه‌ها و بخش‌های دورافتاده جغرافیایی باشد، می‌توان با ارائه دسترسی وب به سیستم برای همه کاربران شعب، زمان اجرای پروژه را به میزان قابل توجهی کاهش داد.
• متدولوژی اجرای BOSS-Referent EDMS طی سال‌ها پروژه‌های موفق در اندازه‌های مختلف کار شده است و بر اجرای پروژه در مدت زمان کوتاه متمرکز شده است. به عنوان مثال، هنگام اتوماسیون کار با اسناد استاندارد، 1 ماه برای بررسی گردش کار موجود در سازمان و آماده سازی برای اجرا، ماه دوم صرف نصب سیستم، راه اندازی فرآیندهای استاندارد و آموزش کاربران می شود. یعنی پس از 2 ماه، سازمان عملیات آزمایشی EDMS را آغاز می کند.

قابلیت اطمینان و عملکرد

قابلیت اطمینان و عملکرد سیستم BOSS-Referent با قابلیت های پلت فرم Lotus Domino تضمین می شود: نشانگر قابلیت اطمینان 24x7 است و حداکثر 1000 کاربر می توانند روی یک سرور کار کنند.

قابلیت اطمینان سیستم

قابلیت اطمینان BOSS-Referent EDMS با نشانگر 24x7 با سازماندهی کار در یک خوشه نرم افزار Lotus Domino، متشکل از دو (یا بیشتر) سرور به دست می آید. هویت داده در سرورهای یک خوشه توسط تکثیر خوشه Lotus Domino حفظ می شود. استفاده از خوشه لوتوس دومینو فراهم می کند:

• تحمل خطای سیستم - در صورت خرابی سرور اصلی که کاربران روی آن کار می کنند، آنها به طور خودکار به سرورهای پشتیبان سوئیچ می شوند.
• تعادل بار روی سرورها - کاربران به طور متناسب در سرورهای مختلف توزیع می شوند که به بهبود عملکرد سیستم کمک می کند.

عملکرد سیستم

عملکرد بالا سیستم توسط تعدادی از راه حل های فنی ارائه می شود، مانند:

• تعادل بار در خوشه نرم افزار Lotus Domino.
• انتقال خودکار اسناد پردازش شده به بایگانی ماژول های مربوطه - پس از اتمام کار با اسناد، آنها به آرشیو ماژول های مربوطه منتقل می شوند، در حالی که تنظیمات انعطاف پذیر برای بایگانی خودکار و جستجو در همه ماژول ها، از جمله آرشیو، در دسترس است. ;
• ذخیره‌سازی کارت‌های اسناد و فایل‌های پیوست در ماژول‌های مختلف (برای حجم بالایی از فایل‌ها، پیوست‌ها را می‌توان در یک سیستم از نوع «بایگانی الکترونیکی» - IBM Content Manager یا Saperion ذخیره کرد)، در حالی که مکان ذخیره‌سازی برای کاربر مشخص نیست، و اثر "پیوست به کارت پیوست شده است" سند حفظ می شود"؛
• یک مکانیسم انتقال توزیع شده که از نظر مقدار اطلاعات ارسالی بهینه شده است و بر اساس اصل "اسناد فقط به سرورهایی که برای کار ضروری هستند ذخیره و منتقل می شوند" عمل می کند.

توسعه راه حل

توسعه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی BOSS-Referent در چارچوب یک پروژه واحد در دو جهت امکان پذیر است:

• در طول مسیر افزایش مقیاس سیستم؛
• در مسیر گسترش عملکرد.

برای افزایش مقیاس سیستم با حفظ یک فضای اطلاعاتی واحد، BOSS-Referent به شما اجازه می دهد:

• کاربران جدید را به تعداد زیاد متصل کنید. قابلیت های سیستم BOSS-Referent در پروژه های ساخت بزرگترین EDMS در روسیه در خدمات مالیاتی فدرال (تعداد کل برنامه ریزی شده کاربران باید از 100000 تجاوز کند) و MTS (بیش از 25000 کارمند در سیستم کار می کنند) آزمایش شده است.
• سایت‌های جدید (بخش‌ها و شاخه‌های سازمان از راه دور) را با سرورهایشان متصل کنید. در حال حاضر، کار EDMS خدمات مالیاتی فدرال و MTS توسط بیش از 100 سرور پشتیبانی می شود.

BOSS-Referent فرصت‌های فراوانی را برای توسعه کیفی سیستم - اضافه کردن عملکردهای جدید - با ابزارهای زیر فراهم می‌کند:

• این سیستم می تواند کار با انواع اسناد مدیریتی مورد استفاده در سازمان را خودکار کند. فرآیندهای پردازش اسناد استاندارد را می توان به راحتی از فرآیندهای از پیش پیکربندی شده "کلون" کرد - مقررات کپی شده و تنظیمات لازم در آن تغییر می کند. برای اسناد تخصصی سازمان (مانند درخواست های وام) فرآیندهای تخصصی با استفاده از ابزارهای پلت فرم لوتوس ایجاد می شود.
• ادغام با سایر محصولات به شما امکان می دهد قابلیت های سیستم BOSS-Referent را به میزان قابل توجهی گسترش دهید و همچنین EDMS را به بخشی از یک سیستم اطلاعاتی واحد سازمان تبدیل کنید. تجربه ساخت EDMS بر روی پلتفرم BOSS-Referent شامل نمونه هایی از یکپارچه سازی موفق با سیستم های کلاس HR، ERP، CRM و همچنین ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی از نظر قانونی مهم است.
• شرکای BOSS-Referent ماژول های سازگار با EDMS BOSS-Referent را توسعه داده اند که برای گسترش عملکرد اساسی سیستم طراحی شده اند.

علنی بودن تصمیم

BOSS-Referent EDMS یکی از معدود سیستم‌های موجود در بازار EDMS روسیه است که با منبع باز عرضه می‌شود. این به مشتریان مزایای زیر را ارائه می دهد:

• سازمان‌هایی که از BOSS-Referent استفاده می‌کنند این فرصت را دارند که سیستم را با ویژگی‌های کار خود تطبیق دهند و ماژول‌های EDMS اضافی خود را توسعه دهند. این مزیت منحصر به فرد انعطاف پذیری سیستم BOSS-Referent است.
• سرویس‌های امنیتی مشتری توانستند امنیت کد و خود سیستم را تأیید کنند و همچنین آن را برای مطابقت با الزامات امنیتی داخلی تأیید کنند.

حفاظت اطلاعات

سیستم BOSS-Referent برای مطابقت با الزامات اسناد راهنمای FSTEC روسیه تأیید شده است:

• «امنیت فناوری اطلاعات. معیارهای ارزیابی امنیت فناوری اطلاعات». ارزیابی تضمین سطح 4 (EL4).
• "محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز به اطلاعات. بخش 1. نرم افزار امنیت اطلاعات. طبقه بندی بر اساس سطح کنترل عدم وجود قابلیت های اعلام نشده» (NDV4).

گواهی EAL4 سطح امنیت سیستم و عملکرد صحیح عملکردهای امنیتی را که برای کار با اطلاعات محرمانه لازم است را تضمین می کند.

گواهی NDV4 عدم وجود "درهای پشتی" در کد برنامه را تضمین می کند.

وجود گواهینامه‌های FSTEC امکان تأیید سیستم‌های اطلاعاتی ساخته شده بر اساس BOSS-Referent را با توجه به کلاس امنیتی سیستم اطلاعات شخصی (ISPD) تا "1G" و با توجه به کلاس حفاظت از داده‌های شخصی در IS تا "می‌دهد. K2" شامل.

سیستم‌های BOSS-Referent از ابزارهای حفاظت اطلاعات رمزنگاری تایید شده توسط FSB روسیه پشتیبانی داخلی دارند. با کمک این ابزار، BOSS-Referent پیاده سازی می کند:

• استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS)، که به شما امکان می دهد تا از تایید نویسندگی، یکپارچگی و اهمیت قانونی اسناد الکترونیکی اطمینان حاصل کنید.
• رمزگذاری داده ها، که امکان حفاظت بیشتر از اطلاعات موجود در یک سند الکترونیکی را فراهم می کند.

معماری سیستم

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی که بر اساس BOSS-Referent ساخته شده است از چندین سطح تشکیل شده است:

• سخت افزار (سرورها، ایستگاه های کاری مشتری، شبکه ها و غیره) و یک پلتفرم (سیستم عامل ویندوز / لینوکس / سان و پروتکل های حمل و نقل) که تمام سخت افزارها را در یک مجموعه واحد ترکیب می کند.
• پلتفرم فناوری IBM Lotus، که یک «افزونه» بر روی یک سیستم عامل شبکه است و شامل یک مؤلفه سرور دومینو و یادداشت های مشتری است.
• سیستم BOSS-Referent که یک برنامه Lotus Domino متشکل از ماژول‌ها (پایگاه‌های داده) با فرمت nsf است.
• مکان های سرویس گیرنده مشتری که می توانند با استفاده از سرویس گیرنده Lotus Notes و مرورگر وب کار کنند.

IBM Lotus یک پلت فرم سند محور است که آن را برای وظایف EDMS نسبت به DBMS رابطه ای ترجیح می دهد.

ماژول ها

BOSS-Referent دارای معماری مدولار است. ماژول های موجود در سیستم BOSS-Referent پایگاه داده های به هم پیوسته (DB) هستند که در محیط Lotus Notes/Domino کار می کنند. این پایگاه ها را می توان به سه گروه تقسیم کرد:

ماژول های تابع

طراحی شده برای پردازش اطلاعات مدیریت و تصمیم گیری.

ماژول "دفتر"

چرخه کامل کار سازمان را با اسناد ورودی و خروجی ارائه می دهد. به شما امکان کنترل، ضبط و ثبت مکاتبات را می دهد.

ماژول تصمیم گیری

طراحی شده برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری که در سیستم به شکل "فرایندهای تصمیم گیری" اجرا می شوند، که از دو عنصر اجباری تشکیل شده است: یک کارت سند و یک مسیر حرکت سند. تحویل سیستم شامل "فرایندهای تصمیم گیری" از پیش تنظیم شده برای اسناد استاندارد (قراردادها، اسناد سازمانی و اداری، پیش نویس اسناد خروجی، یادداشت ها، برنامه ها) است. فرآیندهای اسناد تخصصی (مانند درخواست های وام) را می توان به سرعت سفارشی کرد.

ماژول "سفارشات"

به شما امکان می دهد با ایجاد سفارش برای اسناد یا سفارشات مستقل، وظایفی را برای کارمندان در سراسر سازمان تنظیم کنید و اجرای آنها را پیگیری کنید. توانایی ایجاد دستورات مرتبط که "درخت" سفارشات را تشکیل می دهند و اجرای آنها را کنترل می کند.

سفارشات توسط مدیران در تمامی سطوح قابل صدور است. پیمانکاران می توانند گزارش های پیشرفت را در ماژول Assignments ذخیره کنند. ماژول از نزدیک با سایر پایه های سیستم ("تصمیم گیری"، "دفتر") مرتبط است. سفارش ها را می توان هم در پایگاه داده "سفارش ها" و هم در سایر ماژول های سیستم ("تصمیم گیری"، "دفتر") ایجاد کرد، در حالی که همه سفارش ها در ماژول "سفارش ها" ذخیره می شوند.

لغت نامه های سیستم عمومی و کتاب های مرجع

برای ذخیره اطلاعات مرجع در نظر گرفته شده است.

ماژول دایرکتوری سازمان

طراحی شده برای ذخیره و به روز رسانی داده ها در مورد ساختار و کارکنان شرکت. پایگاه داده حاوی اطلاعاتی در مورد بخش ها و شعبه هایی است که بخشی از سازمان هستند، تابعیت متقابل آنها و همچنین در مورد کارکنان سازمان، از جمله اطلاعاتی در مورد ترکیب سمت ها، تفویض اختیار و نقش های پردازش اسناد (تصویب، هماهنگی، و غیره) .). اطلاعات سرویس نیز در اینجا ذخیره می شود: در مورد سایت ها (سرورهایی که کار روی آنها انجام می شود)، اتصالات، گره ها، نام دفاتر و غیره. داده های ماژول Directory سازمان توسط اکثر ماژول های سیستم BOSS-Referent استفاده می شود.

ماژول "دریافت کنندگان خارجی"

طراحی شده برای ذخیره داده های مربوط به سازمان های طرف مقابل (مشتریان، شرکا، مشتریان) و نمایندگان آنها. "مخاطبین خارجی" می تواند اطلاعات بسیار متنوعی را ذخیره کند - از اطلاعات بانکی سازمان گرفته تا تلفن همراه نماینده آن.

در سیستم، داده‌های ماژول "مخاطبین خارجی" در هر جایی که برای مشخص کردن طرفین مورد نیاز باشد، به عنوان مثال، هنگام کار با قراردادها، اسناد ورودی و خروجی و غیره استفاده می شود.

ماژول "لغت نامه ها"

طراحی شده برای ایجاد و ذخیره لیستی از کلمات کلیدی مورد استفاده برای پر کردن فیلدهای ورودی در کارت های پایگاه داده سیستم. این توسط اکثر ماژول های سیستم BOSS-Referent به عنوان فرهنگ لغت مقادیر فرهنگ لغت استفاده می شود. افزودن ورودی های جدید و ویرایش موارد قدیمی توسط مدیران یا کارمندان اختصاصی انجام می شود.

خدمات گسترده سیستم

اینها ماژول هایی هستند که تنظیمات انعطاف پذیر زیرسیستم های کاربردی را امکان پذیر می کنند و از عملکردهای کمکی پشتیبانی می کنند.

ماژول سوئیچ

این پایه مرکزی است که برنامه با آن پیکربندی شده است. این شامل اطلاعات تکنولوژیکی در مورد مکان سایر پایگاه های داده سیستم BOSS-Referent در سرورها است. پایگاه داده "Switchboard" برای حل وظایف زیر طراحی شده است:

ناوبری کاربر - ماژول ناوبری پایگاه داده را فراهم می کند، به عنوان یک نقطه ورود به سیستم برای کاربران عمل می کند. تعویض ماژول سیستم - پیوندهایی را بین پایگاه های داده سیستم و با ماژول های فرهنگ لغت و مرجع برقرار می کند. پیکربندی ایستگاه های کاری کاربر. نقطه ورود برای کاربران.

ماژول کابینت

به گروهی از خدمات کاربر اشاره دارد. طراحی شده برای اطلاع رسانی به کاربران در مورد وظایف آنها: تمام پیام های خدماتی سیستم BOSS-Referent در اینجا ارائه می شود. پایگاه داده برای همه کاربران در دسترس است، در حالی که هر کاربر فقط اعلان های خطاب به خود را دریافت می کند. این سیستم به شما امکان می دهد پیام های ارسالی به "کابینت" را در صندوق پستی کاربر تکرار کنید.

ماژول جستجو

یک ماژول کمکی که به شما امکان می دهد با مجموعه ای از ویژگی های کارت های اسناد پایگاه های داده "Chancery"، "Decision Making" و آرشیو آنها جستجو کنید.

ماژول ثبت کننده

شامل مجموعه‌ای از شمارشگرها (شماره‌گرهای نرم‌افزاری) است که شماره‌های ثبت اسناد و قالب‌های شمارشگر را تولید می‌کنند. به شما امکان می دهد به طور انعطاف پذیر قالب های مختلف شمارشگر را مطابق با روش اتخاذ شده در سازمان برای تشکیل شماره های ثبت اسناد برای انواع مختلف پیکربندی کنید. علاوه بر "شمارگر"، قالب ممکن است حاوی پارامترهای مختلفی باشد، به عنوان مثال: نام کامل امضاکننده، تاریخ ثبت، جداکننده ها، فهرست موارد، و غیره. چندین قالب را می توان برای یک شمارشگر ایجاد کرد.

ماژول های آرشیو

طراحی شده برای ذخیره اسناد آرشیوی از ماژول های "Office"، "Assignments"، "Decisioning" و ماژول های مرتبط "تصاویر الکترونیک". یک پایگاه داده آرشیو جداگانه برای هر ماژول ایجاد می شود. اسناد منتقل شده به بایگانی از ماژول های "Chancery" و "Decision Making" وضعیت "در صورت" را دریافت می کنند، وضعیت سفارش ها تغییر نمی کند.

ماژول تنظیمات تصمیم

یک ماژول کمکی که برای ایجاد فرآیندهای استاندارد استفاده می شود که مطابق با آن اسناد در پایگاه داده تصمیم گیری پردازش می شوند. کارت فرآیند استاندارد مراحل و مراحل پردازش اسناد، تنظیمات پیش فرض فیلدهای سند، کارکنان درگیر در پردازش (هماهنگی، امضا، تایید، ثبت) و همچنین کارکنانی که حق ایجاد اسناد را دارند را تعیین می کند.

ماژول پروتکل

برای ثبت اقدامات کاربر هنگام کار با اسناد در سیستم BOSS-Referent استفاده می شود. اطلاعات از پایگاه داده پروتکل فقط برای مشاهده است و توسط سرویس مسئول امنیت اطلاعات استفاده می شود.