مدیریت زمان: ساختار و برنامه ریزی عملیاتی فعالیت ها. مدیریت زمان برای هفته: یک برنامه گام به گام

مدیریت زمان برای یک فرد مدرن مفهوم اصلی هر سیستم کارایی و بهره وری شخصی است، جام مقدس برای هر فرد جاه طلب، خواه دانشجو باشد، کارآفرین یا خانه دار. سرعت سریع زندگی، به ویژه در شهرهای بزرگ، و حجم عظیم داده، دستیابی به اهدافی را که برای هر یک از ما مهم است، چه ارتقاء، چه تربیت فرزند، یا ایجاد پروژه کارآفرینی خودمان، دشوار می کند. اگر چیزی دارید که برای آن تلاش کنید، از نتایج خود ناراضی هستید، فقط می خواهید کمی موثرتر شوید، یا برای غلبه بر به تعویق انداختن کارها (عادت به عقب انداختن کارها به بعد) به کمک نیاز دارید، پس این سری از درس ها ایجاد شده است. برای شما.

آموزش آنلاین ارائه شده شما را با اصول مدیریت زمان و جزئیات آن آشنا می کند، در مورد اینکه چگونه موفق ترین افراد روی کره زمین زمان خود را مدیریت می کنند و زندگی خود را سازماندهی می کنند صحبت می کند. به طور کاملا رایگان، اصول، روش‌ها، تمرین‌ها، تکنیک‌ها و تکنیک‌های مختلفی که مؤثرترین سیستم‌های مدیریت زمان را تشکیل می‌دهند، به شما ارائه می‌شود و به شما این امکان را می‌دهد که با به‌کارگیری آن‌ها، در همان ابتدا تغییرات مثبت را متوجه شوید. روزها. این دوره آنلاین مدیریت زمان راهنمای شخصی شما به دنیایی خواهد بود که در آن خستگی ابدی، استرس مداوم و کمبود وقت را فراموش خواهید کرد. شما یاد خواهید گرفت که چگونه اهداف را به درستی تعیین کنید و برای رسیدن به آنها برنامه ریزی کنید، تعداد زیادی کار را در زمان رکورد انجام دهید، از کار لذت ببرید و زمانی را برای استراحت پیدا کنید. این دوره حاوی نکات و روش هایی برای مدیریت زمان است که واقعاً مؤثر هستند.

با این حال، علیرغم اینکه دوره ارائه شده پتانسیل بالایی دارد، متاسفانه خود مدیریت زمان مملو از عدم قطعیت ها و سوالات غیرمنتظره زیادی است. اول، چرا رویکردهای مختلفی برای مدیریت زمان وجود دارد؟ تفاوت بین روش GTD دیوید آلن و روش رانندگی در زمان گلب آرخانگلسکی چیست؟ چرا هر نویسنده «فوق کارآمد» بعدی چیز جدیدی اختراع می کند، آیا واقعاً هیچ چیز قطعی و دقیقی در مدیریت زمان وجود ندارد؟

ثانیاً، چرا هر چیزی که توسط متخصصان پیشنهاد می شود کار نمی کند؟ نویسندگان به اتفاق آرا در مورد اثربخشی روش ها و تکنیک های خود صحبت می کنند، اما من اصلاً نمی خواهم آنها را دنبال کنم. و سپس، حتی اگر همه چیز را دقیقاً طبق دستورالعمل انجام دهید، باز هم مشکلی پیش می آید. دلیل ش چیه؟

و ثالثاً، با عدم تمایل به زندگی بر روی دستگاه طبق روال یک بار، اما برای همیشه، چه باید کرد؟ چگونه یک سیستم روشن سازماندهی زمان را با تغییرات دائمی که زندگی ما در آن بسیار غنی است تنظیم کنیم؟

این سری از آموزش های آنلاین برای پاسخ به تمام سوالات بالا طراحی نشده است، بلکه برای کمک به شما در پاسخ به آنها طراحی شده است. و این مهمترین ارزش آن است. و به همین دلیل، با مطالعه مواد این آموزش، می توانید نه تنها برخی از ویژگی های فردی خود را "پمپ" کنید، بلکه تأثیر پیچیده ای بر شخصیت خود نیز خواهید داشت.

و اگر می‌خواهید تا حد امکان سریع و کارآمد بر روش‌های مدیریت زمان مسلط شوید، در ما ثبت‌نام کنید.

مدیریت زمان (سازمان زمان، مدیریت زمان)یک فناوری مرتب سازی زمانی است که هدف آن افزایش کارایی استفاده از آن است.

خود مفهوم «مدیریت زمان» از انگلیسی «مدیریت زمان» می آید و به معنای فناوری سازماندهی زمان افراد و افزایش کارایی استفاده از آن است. به طور خاص، مدیریت زمان به معنای یک اقدام یا مجموعه ای از اقدامات برای آموزش کنترل آگاهانه بر مقدار زمان صرف شده برای فعالیت های خاص است و از طریق آن می توانید بهره وری و اثربخشی خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.

مدیریت زمان شامل طیف گسترده ای از فعالیت ها از جمله:

• تعیین هدف
• برنامه ریزی و مدیریت زمان
• تفویض وظایف و مدیریت منابع
• تحلیل زمان
• مهر زمان
• اولویت بندی
• فهرست کردن
• و خیلی های دیگر

مدیریت زمان در ابتدای ظهور خود فقط به حوزه فعالیت یا تجارت مربوط می شد. اما، همانطور که توسعه یافت، این اصطلاح شروع به گسترش کرد و جنبه های مختلفی از فعالیت شخصی یک فرد را در بر گرفت. امروزه مدیریت زمان جزء ضروری توسعه هر پروژه ای است. به عنوان یک عامل تعیین کننده در محاسبه محدوده و زمان مورد نیاز برای اجرای آن عمل می کند.

در روسیه، چهره انقلابی و عمومی A.K. Gastev، که در دهه 1920 مدیر موسسه مرکزی کار بود، برای اولین بار شروع به صحبت در مورد مدیریت زمان کرد. او شروع به ایجاد ایده هایی در مورد اثربخشی شخصی افراد و استفاده کارآمد از زمان کرد. قبلاً در اوایل دهه 70 ، اولین روش ظاهر شد که به شما امکان می داد زمان شخصی را مدیریت کنید ، به نام "Timkeeping". با گذشت زمان، این موضوع به سرعت طرفداران بیشتری پیدا کرد و به حوزه های مختلف فعالیت های مردم معرفی شد. همه اینها به این واقعیت منجر شد که مدیریت زمان به یک جهت مستقل تبدیل شد و در سال 2007 بخش مدیریت زمان در آکادمی مالی و صنعتی مسکو (امروزه دانشگاه) ایجاد شد.

مدیریت زمان ساختار خاص خود را دارد که از چندین فرآیند مهم تشکیل شده است:

• تحلیل و بررسی
• توسعه و تدوین استراتژی ها
• برنامه ریزی و اولویت بندی
• پیاده سازی فرآیند
• کنترل دستیابی به هدف

توجه به این نکته مهم است که مدیریت منابع زمان به شما این امکان را می دهد که نه تنها زمان کار را که بخش اصلی زندگی یک فرد معمولی است، بلکه اوقات فراغتی را که فرد برای تفریح ​​از آن استفاده می کند نیز به طور موثر مدیریت کنید. با استفاده از آن در زندگی روزمره، می توانید زندگی خود را بسیار مؤثرتر سازماندهی کنید، تعطیلات آخر هفته را برنامه ریزی کنید، رویدادهای مختلف را ترتیب دهید. با مدیریت ماهرانه زمان خود، یک فرد حتی می تواند تعطیلات کوچکی را از تعطیلات آخر هفته خود بسازد. این امر در کنار هم تأثیر بسیار مثبتی بر سلامت عاطفی، روحی و جسمی فرد دارد و زندگی او را به میزان قابل توجهی بهبود می بخشد.

تا به امروز مدارس ویژه ای برای آموزش مدیریت زمان موثر ایجاد شده و با موفقیت در حال فعالیت هستند. آموزش استاندارد در موضوعات اصلی زیر انجام می شود:

• برنامه ریزی استراتژیک
• برنامه ریزی تاکتیکی
• ارزیابی اثربخشی شخصی
• ارزیابی اثربخشی مدیریت
• تعریف ماموریت شخصی به عنوان یک عامل انگیزشی عاطفی
• تعیین عوامل اصلی برای توسعه برنامه خود
• توانایی اولویت بندی
• ابزار نقشه برداری ذهن
• آموزش اصول استفاده از نرم افزارهای طراحی شده به طور خاص برای برنامه ریزی (MyLifeOrganized، MS Project، MS Outlook و برنامه های دیگر)
• تجزیه و تحلیل آنچه به دست آمده است
• مطالعه روش های بهبود فرآیند دستیابی به اهداف

برای آموزش اصول مدیریت زمان شایسته به مردم، امروز آموزش ها و سمینارهای مختلفی برگزار می شود، برنامه ها و دوره ها تدوین می شود، کتاب ها و نشریات دیگر منتشر می شوند و منابع اینترنتی مختلف و آموزش های آنلاین ایجاد می شود، مانند آموزش ارائه شده. به عنوان مثال در وب سایت 4brain ما.

کاربرد مدیریت زمان

در دنیای مدرن، زمان شخصی یک منبع انسانی کلیدی است که اغلب ارزش بسیار بالاتری نسبت به پول دارد، زیرا برخلاف پول، نمی توان آن را جمع کرد یا بازیابی کرد. به همین دلیل است که توانایی استفاده بهینه از زمان و مدیریت آن برای هر شخصی ارزش اساسی دارد. و مهم است که یاد بگیرید چگونه این مهارت را در تمام زمینه های زندگی به کار ببرید: کار، تجارت، خلاقیت، روابط خانوادگی و غیره.

مهارت مدیریت زمان تعداد زیادی از مزایای مختلف را برای فرد فراهم می کند. در زیر تنها تعدادی از آنها را فهرست می کنیم.

بنابراین، فردی که می داند چگونه زمان خود را مدیریت کند:

• بیشتر از دیگران به اهداف برسید
• چندین برابر سریعتر از افرادی که چنین مهارتی ندارند به اهداف خود می رسد
• قادر به دستیابی به موفقیت در هر زمینه ای از فعالیت است
• زمان بیشتری برای استراحت، بودن با عزیزان و انجام کارهایی که دوست دارید دارد
• قادر به انجام بسیاری از وظایف مختلف در مدت زمان کوتاه
• توانایی افزایش درآمد، ساخت سرمایه و بازنشستگی در اسرع وقت را دارد
• می تواند احساس خستگی مداوم را از بین ببرد و سلامت شما را بهبود بخشد
• خیلی کمتر تحت تاثیر استرس و عوامل منفی قرار می گیرند
• جهان اطراف و اتفاقاتی که در آن رخ می دهد را به طور مثبت درک می کند
• می تواند زمان بیشتری را به رشد معنوی و خودسازی اختصاص دهد
• همیشه یک برنامه عمل روشن دارد
• آزادی درونی دارد و توانایی انتخاب دارد
• قادر به ایجاد شرایط مطلوب و کنترل مستقل زندگی خود هستند

این تنها بخشی از تأثیر مثبتی است که توانایی مدیریت زمان بر زندگی افراد می گذارد. فقط این نیست که این عقیده وجود دارد که افرادی که نمی دانند چگونه وقت خود را تخصیص دهند، نمی توانند یک دقیقه رایگان پیدا کنند و دائماً مشغول کاری هستند، بلکه همه اشتغال آنها نتیجه معقولی ندارد. و افرادی که قادر به مدیریت ماهرانه منابع زمانی خود هستند، همیشه می توانند زمانی را برای چیزی یا شخصی اختصاص دهند و همه امور آنها را به طور مستمر به سمت اهداف و دستیابی به موفقیت سوق دهد.

اگر با ویژگی های زندگی و کار افراد موفق آشنا شوید، مطمئناً متوجه خواهید شد که همه آنها به عنوان یک نفر می گویند با ارزش ترین دارایی یک فرد وقت خود است و احتمالاً متوجه خواهید شد که همه آنها یادداشت های روزانه داشته باشید، برنامه ریزی کنید، به مراحل بعدی فکر کنید و همیشه این کار را انجام دهید. آنها همیشه پر از ایده هستند و تعداد موارد آنها به سادگی شگفت انگیز است. اما، در عین حال، آنها خوشحال، خندان، مثبت هستند. هر کاری که انجام می دهند، آن را با اشتیاق انجام می دهند و از آن لذت می برند. و در سلامت کامل هستند. اگر شما فردی هستید که برای خودسازی و رشد شخصی تلاش می کنید، احتمالاً دوست دارید به نتایج مشابهی برسید، در غیر این صورت اینجا نبودید. و یک خبر عالی برای شما وجود دارد - شما می توانید آن را انجام دهید. شما فقط باید هدف خود را تعیین کنید که یاد بگیرید چگونه از زمان خود به طور موثر استفاده کنید.

چگونه آن را یاد بگیریم؟

بر کسی پوشیده نیست که همه ما با مجموعه ای از توانایی ها و استعدادهای مختلف به دنیا می آییم. اما، البته، این توانایی ها و استعدادها برای همه متفاوت است، و در حالی که برخی از افراد در ابتدا تمایل دارند تا زمان زندگی خود را به طور موثر مدیریت کنند، برخی دیگر باید این مهارت را توسعه داده و تقویت کنند. در هر صورت، می توان آن را انجام داد. و دوباره، خبر خوب - شما می توانید این کار را به طور مستقل انجام دهید، یعنی. بدون توسل به آموزش در موسسات تخصصی یا خرید دوره های آموزشی گران قیمت. علاوه بر این، داشتن استعداد یا نبوغ خاص اصلاً ضروری نیست، اما می توانید به سادگی یک آموزش آنلاین را طی کنید، مقدمه ای که اکنون در حال خواندن آن هستید.

دو نکته مهم در گذراندن این دوره وجود دارد. آی تی:

مبنای نظری- اطلاعاتی که می توانید از درس هایی که ما ارائه می دهیم به دست آورید.

توسعه عملی- آنچه را که می آموزید در زندگی روزمره خود به کار بگیرید.

بر اساس همین نکات مهم این آموزش را تدوین کرده ایم. هر درس طوری طراحی شده است که بتوانید مطالب تئوری را یاد بگیرید که به زبانی جالب و کاملا قابل فهم و در دسترس برای هر شخصی ارائه شده است. و همچنین اطمینان حاصل کنید که انگیزه و فرصتی دارید تا همه چیزهایی را که آموخته‌اید به کار ببرید، نه منتظر لحظه‌ای مناسب، بلکه همین جا و همین حالا. تنها چیزی که نیاز دارید میل به تسلط بر یک مهارت جدید و مقداری وقت آزاد است که برای این کار باید پیدا کنید که البته ما در مورد آن شکی نداریم.

آیا می خواهید دانش خود را آزمایش کنید؟

اگر می خواهید دانش نظری خود را در مورد موضوع دوره آزمایش کنید و بفهمید که چگونه برای شما مناسب است، می توانید در آزمون ما شرکت کنید. برای هر سوال فقط 1 گزینه می تواند صحیح باشد. پس از انتخاب یکی از گزینه ها، سیستم به طور خودکار به سؤال بعدی می رود.

درس های مدیریت زمان

با مطالعه تجربه آموزش مدیریت زمان به بسیاری از افراد، به این نتیجه رسیدیم که همانطور که قبلاً گفتیم، می توانید اصول آن را به تنهایی یاد بگیرید. با معرفی برخی تنظیمات و حتی تطبیق بیشتر مطالب برای خودآموزی، مجموعه ای از درس ها را با هدف ایجاد شایستگی های مفید برای تسلط کامل بر این مهارت آماده کرده ایم. در زیر شرح مختصری از هر درس آورده شده است:

هدف این درس کمک به شما در درک ویژگی ها و تفاوت های ظریف مدیریت زمان تا حد امکان است، همچنین درک و احساس در سطح عمیقی که چگونه سازماندهی موثر زمان شما می تواند در دستیابی به اهداف کمک کند و به توسعه بالقوه شخصیت شما و به طور کلی تأثیر مفیدی بر زندگی دارد.

این درس موضوعاتی مانند اهداف مدیریت زمان و پیش نیازهای آن، مراحل اصلی و ویژگی های این فرآیند را در نظر خواهد گرفت. علاوه بر این، نکات زیادی را برای بهبود کارایی شخصی یاد خواهید گرفت و می توانید مواردی را انتخاب کنید که مناسب شما باشد.

همانطور که می دانید، هر عملی از انسان به طور مستقیم با این واقعیت مرتبط است که او زمان مشخصی را برای تکمیل آن صرف می کند. و اگر اطلاعات درس اول به شما یاد می‌دهد که هزینه‌های زمانی خود را شناسایی و رفع کنید و ساختار توزیع یک منبع موقت را درک کنید، دانشی که از اینجا به دست می‌آورید به شما کمک می‌کند تا یاد بگیرید آنچه را که برای خرج کردن نیاز دارید جدا کنید. زمان از آنچه که نیاز ندارید. .

در اینجا ما در مورد فرآیند هدف گذاری صحبت خواهیم کرد: شما یاد خواهید گرفت که اهداف واقعی و وظایف ثانویه خود را تعیین کنید، به این معنی که شما قادر خواهید بود کاری را انجام دهید که به شما امکان می دهد اتلاف وقت را از بین ببرید و حتی حداقل تلاش شما حداکثر نتیجه را برای شما به ارمغان می آورد. .

دستیابی به هر نتیجه ای فرآیندی است که همیشه ویژگی ها و ویژگی های خاص خود را دارد. درک این نکته مهم است که همه اقدامات مؤثر نیستند. شما باید بتوانید مشتریان بالقوه را ببینید، مراحل خود را محاسبه کرده و اولویت ها را تعیین کنید. داشتن هدف همچنین به معنای داشتن برنامه برای رسیدن به آن است. این درس به این سؤالات و سؤالات جالب دیگر اختصاص دارد.

از آن می آموزید که روند برنامه ریزی موارد چیست، روش های تعیین اولویت ها چیست، با موثرترین تکنیک ها برای تهیه برنامه ها و لیست ها آشنا می شوید. علاوه بر این، چند اصل مهم را یاد خواهید گرفت که به شما کمک می کند یاد بگیرید چگونه در زمان خود صرفه جویی کنید، نتایج خود را بهبود بخشید و از بسیاری از اشتباهاتی که افراد هنگام تصمیم گیری برای مدیریت عاقلانه زمان خود مرتکب می شوند اجتناب کنید.

علیرغم این واقعیت که مفهوم "مدیریت زمان" نه چندان دور به زبان روسی وارد شد، بسیاری از چهره های برجسته به این واقعیت توجه کرده اند و همچنان به سازماندهی زمان شخصی برای دستیابی به اهداف و افزایش بهره وری توجه کرده اند. شاید به همین دلیل است که آنها توانستند موفقیت چشمگیری به دست آورند، زیرا توانایی مدیریت منبع اصلی - زمان - اغلب به توانایی فرد در کنار آمدن با همه مسائل، کار سخت و کارآمد در هر موقعیتی و بیرون آمدن پیروز از آنها بستگی دارد.

به هر طریقی، همه برای استخدام خود برنامه ریزی کردند (هنرمندان، نویسندگان، سیاستمداران - معروف و نه چندان خوب)، اما ب. فرانکلین خالق یک روال روزانه جهانی نبود، بلکه یکی از اولین سیستم های مدیریت زمان یکپارچه شد. او با مثال خود نشان داد که تعیین اهداف و برنامه ریزی برای رسیدن به آنها چقدر مهم است. در مورد سیستم های مدیریت زمان او و سایر نویسنده ها که ترکیبی از اصول هدف گذاری، برنامه ریزی و انگیزه است، در این درس مورد بحث قرار خواهد گرفت.

A. Herzen نوشت: "نظریه الهام بخش اعتقاد است، یک مثال مسیر عمل را تعیین می کند." در واقع، سیستم های مدیریت زمان درس 4، مبانی هدف گذاری درس 2 و درس برنامه ریزی 3 به عنوان مؤلفه های اصلی مدیریت زمان، اگر با ابزارهای روش شناختی و عملی عمومی به طور خاص تکمیل نشده باشند، جز عناصر یک نظریه منسجم نیستند. در تکنیک های فردی با پیروی از آنها و به کارگیری آنها در زندگی روزمره، همه می توانند نه تنها دانش مفیدی کسب کنند، بلکه سیستم خود را برای تعیین، ارزیابی و اجرای اهداف استراتژیک ایجاد کنند.

توصیه‌ها، نکات، ترفندها، تکنیک‌ها و همچنین خدمات مدیریت زمان و برنامه‌های جمع‌آوری‌شده در این درس از منابع مختلف گرفته شده‌اند، اما ابزارهای جهانی هستند و هم از نظر مدیریت زمان و هم از نظر توسعه شخصی به طور کلی مفید هستند: خود انضباطی. آموزش، شخصیت، نگرش به اولویت ها و اهداف زندگی.

چگونه در کلاس ها شرکت کنیم؟

همه دروس ما یک ویژگی مهم دارند - آنها به گونه ای طراحی شده اند که مطلقاً هر کسی می تواند آنها را به کار گیرد. اما مطمئناً باید به خاطر داشته باشید که میزان موفقیت شما بر مطالب تا حد زیادی به نگرش شما بستگی دارد. اگر با سهل انگاری با آن رفتار کنید، از موقعیت "اگر زمان وجود داشته باشد، مطمئناً این کار را انجام خواهم داد"، نتیجه کاملاً متوسط ​​​​خواهد بود، اگر اصلاً وجود داشته باشد. اما در صورتی که با تمام مسئولیت و درک اهمیت کاری که انجام می‌دهید به مطالعه مطالب نزدیک شوید، نتیجه آن رشد سریع شخصی شما و افزایش عملکرد همه ویژگی‌های شخصی خواهد بود. که یاد خواهید گرفت زمان خود را به خوبی مدیریت کنید.

برای اینکه از آموزش حداکثر بهره را ببرید، توصیه می کنیم هر دو روز یک درس را مطالعه کنید: روز اول فقط باید با درس آشنا شوید و روز دوم از آموخته های خود استفاده کنید. روز، هر بار با استفاده از تکنیک های جدید و ترکیب آنها. در کل کل دوره حدود ده روز طول می کشد. اما در اینجا نیز مهم است که با گذراندن دوره آموزشی ، به هیچ وجه کلاس ها را از دست ندهید. وظیفه خود را برای تکمیل این دوره تا انتها تعیین کنید. این به تنهایی به تمرین شما در مدیریت زمان تبدیل می شود و علاوه بر این، ویژگی هایی مانند هدفمندی، تعهد، سخت کوشی و وقت شناسی را در شما ایجاد می کند. به یاد داشته باشید که تئوری و عمل دو روی یک سکه هستند. فقط از این طریق می توانید آنچه را که می خواهید بیاموزید و تنها از این طریق است که همه افراد موفق در همه حال انجام داده اند. و یک چیز دیگر: از قبل یک دفترچه یادداشت و یک خودکار تهیه کنید، زیرا در مورد برنامه ریزی نمی توانید بدون آن کار کنید.

مواد اضافی

کتاب های مدیریت زمان

در این بخش تکمیلی، نگاهی به برخی از محبوب ترین کتاب ها با موضوع مدیریت زمان خواهیم انداخت. هر یک از آنها مجموعه ای منحصر به فرد از اطلاعات مفید، نکات و دستورالعمل های کاربردی، تکنیک ها و تکنیک های موثر برای مدیریت زمان است. برخی از آنها توسط نویسندگان حرفه ای نوشته شده اند و قبلاً شهرت خود را نه تنها در بین خوانندگان روسی، بلکه در بین خوانندگان از سراسر جهان به دست آورده اند. برخی دیگر به تازگی منتشر شده اند و نویسندگان آنها هنوز آنقدر مشهور نیستند، اما بدون شک شایسته توجه هستند. هر یک از کتاب‌هایی که بررسی می‌شوند، یک مکمل عالی برای آموزش ما خواهند بود.

"زمان را نگه دارید: این تار و پود زندگی است که از آن ساخته شده است."

اس. ریچاردسون

از کودکی نظم و انضباط را به ما می آموزند و به هر طریقی مجبوریم در تمام زندگی خود به محدودیت های خاصی پایبند باشیم. خوردن و خوابیدن طبق روال روزانه، کلاس های برنامه ریزی شده، کار و استراحت در زمان تعیین شده. ما به راحتی از قوانین بازی دیگران پیروی می کنیم، در واقع به دیگری کمک می کنیم تا به هدف خود برسد. اما وقتی صحبت از نظم و انضباط به میان می‌آید، بسیاری حاضر نیستند حتی از ضعف‌های کوچک خود دست بکشند، مانند عادت به خوابیدن ۱۰ دقیقه اضافی در صبح.

مهارت خود را برای رسیدن به اهداف معین محدود کنید- یک مهارت ارزشمند که افراد زیادی از آن برخوردار نیستند. اما در نهایت فقط آنها موفق می شوند. سیاستمداران، بازرگانان، بازیگران شناخته شده تنها به لطف کار روزانه به نام هدف خود به شهرت رسیده اند. توانایی، استعداد، حتی نبوغ فقط یک درصد موفقیت است، نود و نه درصد دیگر کار سخت است.

انضباط شخصی اولین قدم برای آزادی شخصی است

مدیریت زمان جزء اصلی سیستم اثربخشی شخصی برای هر فرد جاه طلب است. مهم نیست هدف چیست: کاهش وزن، گرفتن دیپلم قرمز، راه اندازی کسب و کار خود... هیچ یک از این کارها بدون مهارت های خودسازماندهی امکان پذیر نیست. مدیریت زمان یک راهنمای عملی برای عمل است که به لطف آن می توانید اولویت های زندگی خود را تعیین کنید، چشم انداز موفقیت خود را ایجاد کنید. توسعه انگیزه های مؤثر به شما امکان می دهد نه تنها در زمان صرفه جویی کنید، بلکه به عنوان یک فرد رشد کنید. انضباط شخصی - زندگی بر اساس قوانین سختگیرانه ای که شخص برای خود در راستای منافع خود تعیین می کند. چنین چارچوب های سفت و سخت، به اندازه کافی عجیب، شخصیت را محدود نمی کند. در برابر، این تنها راه آزادی واقعی است.

مدیریت زمان بهترین ابزار برای خودسازی است. اول از همه، برنامه ریزی کنترل بر رویدادهای خارجی، محیط، زمان و مکان را می آموزد. مهارت های خودکنترلی که در نتیجه کار روی خود به دست می آید به شما امکان می دهد احساسات خود، خواسته های لحظه ای و عادت های بد خود را مدیریت کنید. و خودکنترلی نشانه طبیعت قوی و با اراده است. توسعه مهارت های تمرکز به شما این امکان را می دهد که در محل کار به نتایج بهتری برسید، در حالی که تلاش کمتری صرف می کنید. بدین ترتیب زمان برای ارتقای سطح فکری و معنوی آزاد می شود. آیا این معنای زندگی انسان نیست؟

مهارت های خود انضباطی یک شبه به دست نمی آید. علاوه بر این، شما می توانید آنها را فقط با تمرین مداوم اراده در خود توسعه دهید. در مورد سیستم مدیریت زمان هم همینطور. هرکسی که می خواهد در زندگی به موفقیت دست یابد، به سادگی موظف است که با زمان به دقت رفتار کند.

7 تکنیک محبوب مدیریت زمان

"اگر 9 ساعت وقت داشتم تا یک کاج را خرد کنم، 6 ساعت را صرف تیز کردن تبر می کردم."

آبراهام لینکولن

تکنیک های زیادی برای استفاده بهینه از زمان وجود دارد. ما محبوب‌ترین تکنیک‌هایی را که بدون آن‌ها هیچ سیستم مدیریت زمان نمی‌تواند انجام دهد، مورد توجه شما قرار می‌دهیم.

ماتریس آیزنهاور

این تکنیک به افتخار رئیس جمهور ایالات متحده، D. Eisenhower، که تمام وظایفی را که با آن روبرو بود به 4 دسته تقسیم کرد، با توجه به فوریت و اهمیت آنها، نام خود را گرفت.

بر این اساس موارد در سلول های ساده ترین ماتریس به صورت زیر مرتب شدند:

• رده الف - فوری و مهم که باید فوراً حل شود.
• رده B - تصمیم آنها را می توان برای مدت معینی به تعویق انداخت، اما ارزش تأخیر با آنها را ندارد.
• رده B - وظایفی که می توان اجرای آنها را به اشخاص ثالث واگذار کرد.
• دسته D - چیزهایی که بهتر است فوراً به سطل زباله ارسال شوند، زیرا ارزش وقت و تلاش را ندارند.

به گفته کارشناسان، اشتباه اکثر افراد اولویت بندی اشتباه است. آنها تمایل بیشتری به انجام وظایف دو دسته آخر دارند، زیرا انجام این کارها بسیار آسان تر است. نتایج سریع به توسعه یک ارزیابی نادرست از اثربخشی شخصی کمک می کند. معلوم می شود که مرد تلاش خود را صرف فعالیت های ثانویه می کندپشت سر گذاشتن آنچه واقعا مهم است.

تکنیک زمان بندی

ثبت زمان کارکنان به منظور ارتقای انضباط کار بیش از ده سال است که مورد استفاده قرار می گیرد. برنامه های اتوماسیون و حسابداری ورود و خروج به موقع، مدت روز کاری کارمند را ثبت می کنند. اما تکنولوژی مدرن از این هم فراتر رفته است. امروز شما نه تنها می توانید متوجه شوید که یک فرد در محل کار حضور دارد یا خیر، بلکه بررسی کنید که چه کاری انجام می دهد.

تا به امروز صدها سیستم کنترلی از این دست توسعه داده شده است. برنامه ها می توانند به طور خودکار ثبت نام کنند: غیبت به دلیل بیماری، سفرهای کاری، تعطیلات، مرخصی، کار در یک برنامه انعطاف پذیر. این سیستم مدت زمان استراحت ناهار، ترک نابهنگام یا تأخیر، غیبت را در نظر می گیرد.

ماژول‌های حضور و غیاب با همه کمال‌شان، فقط زمان‌بندی سطحی را ارائه می‌کنند، در حالی که نرم‌افزارهای جاسوسی مانند «Maxapt QuickEye» به ردیابی کار روی رایانه کمک می‌کنند. با کمک آنها، مدیر بلافاصله متوجه می شود که ماریا ایوانوونا از بخش حسابداری مشغول کار بر روی گزارش نیست، بلکه در حال برقراری ارتباط در وب سایت Odnoklassniki است. البته، حتی با کمک چنین برنامه هایی، نمی توان زمان بندی دقیقه به دقیقه را با در نظر گرفتن استراحت های دود، مهمانی های چای، پچ پچ های صمیمانه سایر "زمان زباله" انجام داد، اما اغلب وجود ندارد. نیاز به این

روش پارتو

قانون ویلفردو پارتو می گوید: 20% تلاش شما 80% نتیجه را به ارمغان می آورد، در حالی که 80% باقی مانده تنها 20% نتیجه را به ارمغان می آورد.شما می توانید آن را به شکل دیگری تفسیر کنید: "20٪ کارمندان 80٪ از سود را برای شرکت به ارمغان می آورند." به زبان ساده، تنها 1/5 تیم به طور موثر کار می کنند. راندمان اکثریت قریب به اتفاق کارگران بسیار پایین است. کار آنها فقط تقلید از فعالیت های خشونت آمیز است. اگر این انرژی را در جهت درست هدایت کنید، بهره وری کلی به میزان قابل توجهی افزایش می یابد.

روش پارتو به این صورت است که از کل جرم 20 درصد موارد اصلی جدا شده و روی آنها تمرکز می شود. تصمیم گیری در مورد آنچه مهم و ثانویه تلقی می شود در هر مورد فردی خواهد بود. ماتریس آیزنهاور یا روش تحلیل ABC که اغلب در ترکیب با روش پارتو استفاده می شود، به شما امکان دسته بندی موارد را می دهد. تجزیه و تحلیل ABC ساده ترین راه برای رتبه بندی موارد با توجه به اهمیت فعلی آنها است.

ABC - تجزیه و تحلیل

این روش سازنده ترین و بصری ترین راه برای مرتب سازی موارد در نظر گرفته می شود. این به شما امکان می دهد تا تمام موارد غیر ضروری را از بین ببرید، روی دستیابی به اهداف اصلی تمرکز کنید. بر اساس این روش، همه موارد به دسته های زیر تقسیم می شوند:

• گروه A بالاترین اولویت را دارد، اینها موارد مهم و فوری هستند. چنین مسائلی باید هر چه زودتر حل شود. سهم این موارد در دستیابی به هدف نهایی 65 درصد است، اگرچه تکمیل آنها تنها 15 درصد زمان می برد. یعنی بیش از نیمی از کل کارها در کمترین زمان ممکن انجام می شود.
• گروه B شامل مواردی است که فوری نیستند، اما برای اجرا ضروری هستند. حل چنین وظایفی را می توان به اشخاص ثالث واگذار کرد. مهم است که زمان اجرای آنها را کنترل کنید، زیرا موارد گروه B تمایل دارند در صورت نقض مهلت ها به دسته A منتقل شوند.
• گروه C - کارهایی که معمولاً "روال اداری" نامیده می شوند. سهم آنها از زمان کار پرسنل و مدیر است. اگرچه فردی با صلاحیت های پایین می تواند به راحتی با گزارش دهی، خرید لوازم التحریر و سایر کارهای معمول کنار بیاید.

سازمان مستقل زمان کار

خود مدیریتی شاید موثرترین تاکتیک مدیریت زمان باشد. هم برای یک موضوع واحد و هم برای کل جمع قابل اجرا است. برای اطمینان از اینکه کارمند به طور مولد کار کرده است، سیستم مشوق ها و مجازات های مادی اجازه می دهد. به زبان عامیانه، جریمه یا پاداشبه خوبی فرد را برای انجام وظیفه محول شده تحریک کنید. لازم به ذکر است که خود کارمند نیز باید به سازمان صالح فرآیند کار علاقه مند باشد.

مهم‌ترین هدف خود مدیریتی، بهره‌برداری حداکثری از پتانسیل هر فرد در کار، خلاقیت و زندگی شخصی است. استفاده از این روش مزایای زیر را به همراه دارد:

• زمان و تلاش برای تکمیل وظایف کاری کاهش می یابد.
• بهره وری بیشتر؛
• دلایل استرس، کار اضطراری، عجله حذف می شوند.
• رضایت اخلاقی از فعالیت کاری افزایش می یابد.
• صلاحیت ها افزایش می یابد، انگیزه ای برای رشد شخصی وجود دارد.

خود مدیریتی با تجزیه و تحلیل سبک کاری آغاز می شود که شامل فهرست کاملی از زمان است. این به شما امکان می دهد نقاط قوت و ضعف سازمان فرآیند کار را شناسایی کنید، آنها را در جهت درست تنظیم کنید. شرح کلیه فعالیت ها شامل:

1. وظایف اصلی کار؛
2. "تداخل" یا وقفه های اجباری، به اصطلاح "زمان زباله".

دلایل اتلاف وقت می تواند عوامل شخصی باشد، مانند بی نظمی، بی توجهی به وظایف کاری، عدم نظم و انضباط شخصی، میل به انجام سریع و عجله هر کاری. با این حال، غیرت بیش از حد، میل به انجام همه موارد در یک زمان، نیز به ندرت نتیجه مثبت می دهد.

دن کندی، مربی معروف تجارت آمریکایی معتقد است که تماس های تلفنی، بازدیدکنندگان برنامه ریزی نشده، جلسات طولانی بدترین اتلاف وقت برای یک رهبر هستند. در صورت امکان، آنها باید حذف یا به حداقل برسد.

روش پومودورو

این تکنیک تاکتیکی با نامی خنده دار در دهه 80 قرن گذشته توسط فرانچسکو سیریلو ایتالیایی ابداع شد. این مرد جوان که یکی از دانش آموزان عقب مانده بود، تصمیم گرفت برای بهبود عملکرد تحصیلی خود کار خود را آغاز کند. پس از انجام یک "توضیحات" دقیق، او متوجه شد که نمی تواند روی درس های خود تمرکز کند، زیرا حواسش به چیزهای کوچک پرت شده است. سپس فرانچسکو یک تایمر به شکل گوجه فرنگی از آشپزخانه آورد و جلویش گذاشت و کلاس را زمان بندی کرد.

عملاً مشخص شد که او توانسته ۲۵ دقیقه با تمرکز علم مطالعه کند. در این مدت دانش آموز هرگز از کتاب منحرف نشد. متعاقباً تصمیم گرفته شد تمام زمان اختصاص داده شده برای کلاس ها را به بلوک ها تقسیم کنید. فاصله نیم ساعتی شامل زمان حداکثر تمرکز - 25 دقیقه و همچنین زمان استراحت است که فقط برای آن چیزهای بسیار کوچک اختصاص داده شده است. روش «پومودورو» امروزه به دلیل سادگی، در دسترس بودن و کارآمدی، رواج یافته است.

اعتراف کنید که اغلب از عبارت "حیف است که فقط بیست و چهار ساعت در روز وجود دارد" استفاده می کنید. در واقع، استرس‌های حرفه‌ای متعدد اغلب با ناتوانی در برنامه‌ریزی روز کاری خود، نزدیک شدن شایسته و منطقی به توزیع هزینه‌های زمان همراه است. بنابراین، در طول دهه های گذشته، علاقه به تکنیک های مدیریت زمان به طور پیوسته در حال رشد بوده است.

در باره. میخایلوف

مدیریت زمان شاخه ای بین رشته ای از علم و عمل است که به مطالعه مشکلات و روش های بهینه سازی زمان صرف شده در زمینه های مختلف فعالیت حرفه ای اختصاص دارد.

پیام های کلیدی: انجام کار با هزینه کمتر در شرایط بهتر با نتایج بهتر. در عین حال، بدون عجله و موقعیت های استرس زا، با رضایت شغلی بیشتر. در نتیجه افزایش انگیزه کار، رشد صلاحیت ها، حجم کاری کمتر، عدم وجود خطا در انجام وظایف حرفه ای، اهداف در کوتاه ترین راه ممکن محقق می شوند. اما هدف اصلی مطالعه مدیریت زمان همچنان استفاده حداکثری از قابلیت های خود و کنترل آگاهانه بر گذر زمان است.

دریانوردان باستانی می گفتند: "من آنطور که باد می وزد، دریانوردی نمی کنم، بلکه همانطور که بادبانی را به راه می اندازم!" می توانید ضرب المثل نه چندان باستانی و بسیار معروف دیگری را به یاد بیاورید: "زمان پول است!" زمان در واقع یک منبع انسانی استراتژیک است.

یک تصویر مناسب از زمان به عنوان یک منبع استراتژیک فرمول زیر است:
زمان کار \u003d هدف x (روش های کار + انرژی) - تداخل،
جایی که زمان کار بستگی به موارد زیر دارد:

• هدف آن، که باید "آگاهانه و قابل درک برای اجرا کننده باشد.
• روش کار (ساختار و ترکیب یک فعالیت خاص، از جمله اجزای داخلی و خارجی آن).
• انرژی صرف شده برای فعالیت (در اینجا "انرژی" به معنای هرگونه هزینه تلاش و ابزار برای اجرای موثر روش های کار مورد استفاده است)، در صورت عدم تداخل (هر گونه مانع داخلی یا خارجی که انجام کار را دشوار یا غیرممکن می کند. و رسیدن به هدف).

تداخل زمانی
اول از همه، باید دلایل اتلاف وقت خود را شناسایی کنید. فهرست مهم‌ترین اتلاف‌کنندگان وقت را مرور کنید، کار خود را تجزیه و تحلیل کنید و سعی کنید پنج مورد از مهمترین موانع خود را از بین آنها انتخاب کنید.

1. تعیین هدف فازی
2. عدم اولویت در کسب و کار
3. تلاش برای انجام کارهای بیش از حد در یک زمان.
4. عدم درک کامل از وظایف آینده و راه های حل آنها.
5. برنامه ریزی نامشخص برای روز کاری
6. بی نظمی شخصی، "انسداد کاغذ".
7. خواندن بیش از حد.
8. سیستم مدیریت اسناد ضعیف
9. فقدان انگیزه، عدم تمایل به کار فعال.
10. جستجوی اطلاعات ضروری غیر سیستماتیک (آدرس، شماره تلفن، سوابق).
11. عدم همکاری یا تقسیم کار.
12. حواس پرتی تماس های تلفنی
13. بازدیدکنندگان برنامه ریزی نشده
14. ناتوانی در نه گفتن
15. اطلاعات ناقص و دیرهنگام
16. عدم انضباط شخصی.
17. عدم انجام کار.
18. حواس پرتی (صدا).
19. جلسات طولانی
20. آمادگی ناکافی برای گفتگو و بحث.
21. عدم ارتباط یا بازخورد نادرست.
22. گفتگو در مورد موضوعات خصوصی
23. ارتباط بیش از حد
24. سوابق تجاری بیش از حد
25. سندرم تاخیر
26. تمایل به دانستن تمام حقایق.
27. مدت زمان انتظار (به عنوان مثال، یک جلسه برنامه ریزی شده).
28. عجله، بی حوصلگی بیش از حد.
29. تفویض (تخصیص مجدد) موارد بسیار نادر.
30. کنترل ناکافی بر موارد تعیین شده، اغلب باید دوباره انجام شوند.

با شناسایی پنج «هدر دهنده زمان» من و پاسخ به سؤالات زیر: «این موانع چقدر در دستیابی به هدف اختلال ایجاد می کنند و فعالیت شما را کاهش می دهند؟ آیا برای مبارزه با آنها تلاش کرده اید؟ چگونه، با چه نتیجه ای؟ " - شما در حال حاضر قادر خواهید بود به افزایش قابل توجهی در بهره وری کار خود برسید.

بیایید به چند تکنیک مدیریت زمان نگاه کنیم که به شما کمک می کند با حقایق شناسایی شده اتلاف وقت مقابله کنید.

نسبت های "طلایی" برنامه ریزی زمانی
برنامه ریزی زمان بر اصول خاصی استوار است. یکی از معروف ترین آنها توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو فرموله شد. برای استفاده منطقی از زمان طراحی شده است و می گوید: "اگر همه کارکردهای کاری از نظر معیار اثربخشی آنها در نظر گرفته شود، معلوم می شود که 80 درصد از نتایج نهایی تنها در 20 درصد از زمان صرف شده به دست می آید. در حالی که 20 درصد باقیمانده نتیجه 80 درصد از زمان کار را جذب می کند.

در کارهای روزمره به این معنی است که نباید ابتدا ساده ترین و جالب ترین یا کم وقت ترین کارها را انجام دهید. هنگام برنامه ریزی، ابتدا باید مشکلات حیاتی را حل کرد، و تنها پس از آن - موارد ثانویه متعدد.

تکنیک تحلیل پیچیدگی کار
استفاده مداوم از اصل پارتو به استفاده از تکنیک تحلیل پیچیدگی مسئله ABC در عمل کمک می کند. بر اساس تقسیم کل حجم وظایف به سه گروه است.

الف- مهمترین وظایف - حدود 15 درصد از کل کل وظایف و مواردی را که در آنها مشغول هستیم را تشکیل می دهد. اهمیت خود این وظایف (دستیابی به هدف) تقریباً 65 درصد است.

ب- وظایف مهم به طور متوسط ​​20 درصد از کل پرونده ها را تشکیل می دهد و اهمیت این دسته از وظایف نیز به ترتیب 20 درصد است.

ب- وظایف کمتر مهم و غیر ضروری، برعکس، 65 درصد از کل وظایف را تشکیل می دهند، اما سهم کمی دارند (حدود 15 درصد از کل «هزینه»).

فن آوری تجزیه و تحلیل وظایف بر اساس اصل ABC را می توان به صورت زیر پیاده سازی کرد:

1. فهرستی از تمام وظایف آتی در دوره زمانی مناسب (روز، ماه، سه ماهه، سال) وظایف تهیه کنید.

2. وظایف را با توجه به اهمیت آنها سازماندهی کنید، وظایف را با توجه به "هزینه" آنها برای فعالیت خود اولویت بندی کنید.

3. وظایف خود را شماره گذاری کنید.

4. آنها را بر اساس دسته های A، B، C رتبه بندی کنید:
الف) 15 درصد اول از همه وظایف در رده A غیر قابل واگذاری هستند.
ب) 20 درصد بعدی - وظایف دسته B.
ج) 65 درصد باقیمانده وظایف دسته B هستند.

5. برنامه زمانی خود را دوباره بررسی کنید تا ببینید آیا بودجه زمانی اختصاص داده شده شما با ارزش وظایف شما مطابقت دارد یا خیر:

• 65 درصد زمان برنامه ریزی شده - وظیفه A;
• 20 درصد زمان برنامه ریزی شده - وظایف B;
• 15 درصد از زمان برنامه ریزی شده مربوط به وظایف B است.

6. با جهت دهی برنامه خود حول اهداف الف، تنظیمات مناسب را انجام دهید.

تمرینات روانی
عادت دادن خود به برنامه ریزی منطقی و سازماندهی فعالیت های خود به انجام تمرینات ساده کمک می کند.

"سفارش کامل"
منظم کردن دوره‌ای مطالب، کتاب‌ها، سوابق حرفه‌ای خود را به یک قانون تبدیل کنید. برای شروع، چیزها را روی میز خود مرتب کنید. برای هر مورد یک مکان مشخص تعیین کنید و در آینده سعی کنید آن را در آنجا قرار دهید.

می توانید با کمک یک دفتر خاطرات یا یک مجله هفتگی، چیزها را در افکار خود "قرار دهید"، که در آن باید چیزهای اصلی را برای روز آینده بنویسید و در شب بررسی کنید که آیا همه چیزهایی را که برنامه ریزی شده بود انجام داده اید یا خیر. برای انجام هر کاری که قصد انجام آن را دارید تلاش کنید.

"پایان تاج است"
شما باید یاد بگیرید که یک کار را انجام دهید، حتی یک کار کوچک، اما تا انتها. ترتیب را تنظیم کنید و شروع کنید. به یاد داشته باشید: تجارت زمان است، سرگرمی یک ساعت است. تا زمانی که کار خود را تمام نکنید، نه سرگرمی، نه مهمان، نه غذاهای خوشمزه، نه فعالیت های سرگرم کننده. اگر سخت است، می توانید این تمرین را فقط یک بار در هفته انجام دهید. اما ما باید یک چیز را تمام کنیم.

"برنامه ریزی"
روی یک کاغذ، تمام برنامه های خود را برای روز آینده یادداشت کنید. حالا فکر کنید و کارهایی را که بعید است بتوانید انجام دهید خط بزنید. بقیه پاراگراف ها را دوباره مرور کنید. اگر تمایلی به خط زدن وجود ندارد، آن را بدون تغییر رها کنید.

و اکنون نکته اصلی - همه چیز دیگر باید انجام شود! خودتان را طوری آموزش دهید که کاری را که می خواهید انجام دهید. بهتر است کمتر برنامه ریزی کنید، اما همه چیز را انجام دهید. توصیه می کنیم برای هفته، ماه، سال آینده نیز همین برنامه را انجام دهید. و همچنین با او کار کنید.

فناوری نمایندگی
فناوری تفویض اختیار (انتقال، واگذاری مجدد یک کار یا فعالیت خاص به شخص دیگر) به شما امکان می دهد زمان را برای انجام وظایف مدیریتی (وظایف A) آزاد کنید و فرصتی را برای سایر کارمندان فراهم می کند تا توانایی های خود را آشکار کنند. تفویض موفقیت آمیز مستلزم این است: تمایل به تفویض (میل). توانایی پذیرش تفویض اختیار (فرصت). تفویض اختیار یک ابزار مدیریتی نسبتاً ظریف است. قبل از صحبت در مورد فن آوری ها، بیایید در نظر بگیریم که چه چیزی قابل واگذاری است.
جدول 1. موضوع تفویض اختیار

نیاز به تفویض اختیار	شاید	در هیچ موردی نمی تواند
1. وظایف ساده از ماهیت فنی (کمکی).	نماینده در برخی شرایط عمل می کند	کارکردهای استراتژیک مدیر در تعیین اهداف و مقاصد
2. روتین (ساده و یک نوع کار)	وظایف خصوصی که به ویژگی های منحصر به فرد (صلاحیت، تجربه) یک کارمند نیاز دارد	مسائل مالی عظیم
3. کارهای مقدماتی	وظایف آموزشی، با هزینه های مجاز برای آموزش و آموزش یک کارمند	تحرکات پرسنل
4. وظایف کارشناسی که کارمند در آنها بسیار بهتر می فهمد	وظایف پیچیده با درجه ریسک پایین	تصمیمات مدیریت بر اساس نتایج کنترل (تشویق و تنبیه)
5. کارهایی که دیگران می توانند سریعتر و اقتصادی تر انجام دهند		وظایف با اهمیت ویژه، فوریت، ریسک بالا
6. هر گونه کار غیر فوری که کارمند می تواند خود به صورت کیفی حل کند		سوالات امنیتی

فرآیند تفویض اختیار بر جنبه های روانی ارتباط در فعالیت های حرفه ای استوار است.

شش سوال کمکی در مورد تفویض اختیار، اساس فناوری برای انتساب عملیاتی وظایف حرفه ای را تشکیل می دهد.

1. آنچه باید انجام شود؟ کارمند باید هدف و نتیجه نوع کار تعیین شده را به وضوح توضیح دهد.
2. چه کسی باید آن را انجام دهد؟ ثابت کنید چرا فعالیت های خود را به این متخصص محول می کنید، بر صلاحیت و مسئولیت او تأکید کنید.
3. چرا باید این کار را بکند؟ حتما نظر بدهید که خودتان می توانید این مشکل را حل کنید اما مشغول حل کارهای مهمتر هستید.
4. او چگونه باید این کار را انجام دهد؟ به طور مشترک مؤثرترین روش ها را برای حل گروه وظایف محول شده توسعه دهید.
5. برای این کار باید از چه چیزی استفاده کند؟ راه ها و راه های لازم برای حل مشکل را پیشنهاد کنید.
6. چه زمانی باید این کار را انجام دهد؟ مهلت های مشخصی برای تکمیل فعالیت ها تعیین کنید.

تکنولوژی تخلیه خودکار
یکی از مشکلات اساسی روانشناسی بهداشت حرفه ای ناتوانی در استراحت است. از نظر مدیریت زمان، سازماندهی روز کاری شما باید این اصل را رعایت کند: "کار باید از من اطاعت کند و نه برعکس". فن آوری تجزیه و تحلیل فعالیت و تخلیه خود در طول روز کاری به شما این امکان را می دهد که استراحت و زمان خود را در هنگام استراحت برنامه ریزی کنید.
جدول 2. تکنیک خود تخلیه
در اینجا چند نمونه از تکنیک های سازماندهی روز آورده شده است. همه آنها ماهیت مشاوره ای دارند و تنها می توانند به عنوان انگیزه ای برای تدوین برنامه شما باشند، زیرا بهترین سیستم مدیریت زمان، سیستمی است که شما انتخاب می کنید. برای پیدا کردن آن، باید تکنیک های شناخته شده را امتحان کنید، و سپس آنهایی را که برای شما راحت تر هستند را انتخاب کنید.

قوانین شروع روز
روز را با نگرش مثبت شروع کنید. سعی کنید از شروع یک روز جدید لذت ببرید. نگرشی که با آن شروع به حل وظایف آینده می کنید برای موفقیت یا شکست بعدی اهمیت کمی ندارد. هر روز صبح، همانطور که فیثاغورث بزرگ به شاگردانش توصیه کرد، آیات زیر را با خود بگویید:

"قبل از اینکه از رویاهای شیرین شب بلند شوی،
به این فکر کنید که روز چه چیزهایی را برای شما آماده کرده است.

یک برنامه واقع بینانه برای آن روز تنظیم کنید. اول - وظایف کلیدی، که راه حل آنها باید بدون "ساخت" شروع شود. صبح - برای چیزهای دشوار و مهم!

قوانین وسط روز
مسائل غیر فوری دیگری که پیش می آید را رد کنید. از اقدامات تکانشی برنامه ریزی نشده خودداری کنید. مکث های به موقع انجام دهید و ریتم اندازه گیری شده فعالیت حرفه ای را مشاهده کنید. در صورت امکان کارهای مهم را قبل از ظهر انجام دهید. خوب، اگر در طول روز کاری حداقل نیم ساعتی را در نظر گرفتید، که در طی آن برنامه روز فعلی را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید، تنظیمات مناسب را انجام دهید.

قوانین پایان روز کاری
سعی کنید تمام کارهای کوچکی را که شروع کرده اید در یک روز کامل کنید. کنترل نتایج و خودکنترلی ضروری است. برای روز بعد در عصر برنامه ریزی کنید! یا - همانطور که فیثاغورث که قبلاً توسط ما ذکر شد ، به شاگردان خود آموخت:

"به چشمان خسته اجازه ندهید که تنبل بخوابید،
قبل از اینکه به سه سوال در مورد تجارت روزانه پاسخ دهید:
من چه کرده ام؟ من چیکار نکردم و چه چیزی برای من باقی می ماند؟

بنابراین، روز را با تحلیلی آرام و برنامه ریزی برای فردا با روحیه مثبت آرام به پایان می رسانیم. اجازه ندهید افکار مزاحم و دلایل ناموجود باعث نگرانی شود، همانطور که طنزپرداز معروف م.م. ژوانتسکی: "ما با مشکلاتی که پیش می آیند مقابله خواهیم کرد!"

تکنیک خود تخلیه
یکی از پیش نیازهای ضروری برای کار موفق، تمرکز بر روی چیزهای واقعا مهم و ضروری به جای پاشیدن روی چیزهای کوچک است. اگر ابتدا (به طور خلاصه و اساسی) تمام وظایف کاری خود را زیر سوال ببرید، می توانید سبک کار خود را به میزان قابل توجهی بهبود بخشید و خود را راحت کنید. سوالات و اقدامات خود تخلیه که می توانید انتخاب کنید در جدول نشان داده شده است.

تکنولوژی کنترل زمان
برای کنترل چنین موضوع ظریفی مانند زمان، کنترل از اهمیت ویژه ای برخوردار است. جدول 3 زیر برخی از کنترل های مورد استفاده در مدیریت زمان را فهرست می کند.

روش "پنج انگشت" (به گفته L. Seivert)
لوتار سیورت یک روش ساده و بسیار راحت برای کنترل نهایی روزانه در مدیریت زمان ارائه می دهد که اصطلاحا به آن روش پنج انگشتی می گویند. این روش یک تکنیک ابتدایی است که در آن یکی از پارامترهای کنترل شده کیفیت دستیابی به هدف به هر انگشت دست اختصاص داده می شود.

کافی است فقط به کف دست راست نگاه کنید و با حروف اول نام انگشتان، پارامترهایی را که بر اساس آن کنترل انجام می شود به خاطر بسپارید.

M (انگشت کوچک) - افکار، دانش، اطلاعات. فرآیند تفکر امروز چه چیز جدیدی یاد گرفتم؟ چه دانشی کسب کردید؟ چگونه شایستگی من افزایش یافت، حرفه ای گری افزایش یافت؟ چه ایده های جدید و مهمی امروز به ذهنم خطور کرد؟

ب (بی نام) - نزدیکی به هدف. امروز چه کرده ام و چه دستاوردهایی داشته ام؟

ج (انگشت میانی) - حالت ذهنی. حال و هوای غالب امروز من چه بود؟ چه چیزی با احساسات مثبت و انگیزه بالا همراه بود؟

U (شاخص) - خدمات، کمک. مشارکت. چگونه می توانم امروز به دیگران کمک کنم؟ آیا با افراد جدیدی آشنا شدم؟ آیا روابط من با همکاران بهبود یافته است (یا برعکس)؟ درگیری با چه کسی به وجود آمد؟

ب (شست) - نشاط، وضعیت جسمانی. امروز برای سلامتی خود، حفظ قدرت بدنی خود چه کرده ام؟ چه چیزی به شما اجازه داد تا استراحت کنید، بهبودی پیدا کنید؟ امروز برای حفظ سلامتی و آمادگی جسمانی چه کرده ام؟

روش کنترل نهایی "پنج انگشت" در درجه اول به دلیل فشردگی آن راحت است - کنترل سریع و کارآمد مهم ترین نتایج روز را امکان پذیر می کند. با وجود سادگی ظاهری، این روش می تواند یک ابزار تحلیلی کاملاً جدی باشد.
جدول 3. روش های کنترل مورد استفاده در مدیریت زمان

روند		نتیجه
خود کنترلی	1. نگه داشتن زمان در طول روز	1. بررسی روزانه وظایف تکمیل شده، اهداف به دست آمده. تجزیه و تحلیل دلایل موفقیت و شکست
	2. علامت گذاری در سازمان دهنده در طول روز	2. تجزیه و تحلیل اکسپرس روزانه کیفیت زمان
	3. زمان اتلاف وقت فردی	3. بررسی برنامه ریزی شده در پایان هفته، ماه و غیره.
	4. تثبیت تداخل
	5. از شهود خود استفاده کنید
	6. یادداشت ایجاد کنید
کنترل خارجی	1. تثبیت کتبی توافقات	1. گزارش شفاهی یا کتبی به ذینفعان طبق قرارداد
	2. تعهدات متقابل (توافق) هنگام کار با یکدیگر	2. استفاده از مشاوران، گرفتن ارزیابی و بازخورد
	3. استفاده از "یادآوری"، "ساعت زنگ دار"، "کنترل کننده زمان"

مدیریت زمان چیست و اصول اولیه تکنیک مدیریت زمان شخصی چیست؟ کسانی که می خواهند از مدیریت زمان در زندگی استفاده کنند، چه قوانینی را باید رعایت کنند و چگونه بر فرد، موفقیت ها و اهداف او تأثیر می گذارد. تحلیل تفصیلی مفهوم و نکات مهم.

برای یک فرد مدرن، 24 ساعت در روز کافی نیست. به خصوص برای کارآفرینی که سعی می کند حداکثر تعداد کارها را در طول روز انجام دهد. او اغلب خواب و استراحت را قربانی می کند، تا دیروقت و هفت روز در هفته کار می کند. اما بیشتر اوقات مشکل در کمبود زمان نیست، بلکه در توزیع نامناسب آن است.

اجرای مدیریت زمان در زندگی به شما این امکان را می دهد که:

• یاد بگیرید که زمان را مدیریت کنید؛
• روز خود را کنترل کنید
• ارزش زمان شخصی؛
• انجام وظایف بیشتر؛
• دستیابی به اهداف تعیین شده؛
• استراحت را قربانی نکنید

اما قبل از شروع استفاده از این تکنیک مدیریت زمان، باید با جزئیات آن را بشناسید.

مدیریت زمان چیست: مفاهیم و تعاریف اساسی

مدیریت زمان یک فناوری برای مدیریت آگاهانه زمان است که بهره وری انسان را افزایش می دهد. این بر اساس تعیین اولویت ها، تجزیه و تحلیل هزینه های زمانی، برنامه ریزی، تعیین اهداف، سازماندهی یک روز کاری (هفته، ماه) و تفویض وظایف است.

علاوه بر این، مدیریت زمان شامل تجزیه و تحلیل مراحل و اقدامات خاص لازم برای اجرای یک ایده یا دستیابی به یک هدف است. این همچنین شامل کنترل دستیابی به اهداف است که شامل اجرای برنامه ها و جمع بندی است.

مدیریت زمان برای مدیریت زمان کاری و شخصی استفاده می شود. از این گذشته، هر روز هفته نه تنها کار، بلکه استراحت، خودسازی، خودآموزی، سرگرمی و غیره است.

این فناوری نه تنها برای بازرگانان، مدیران، سیاستمداران، بلکه برای زنان خانه دار، دانش آموزان، دانش آموزان مدرسه و افراد دیگر مفید است. این به شما امکان می دهد همه وظایف تعیین شده برای روز را هر روز انجام دهید و در عین حال از زندگی کاملاً لذت ببرید - استراحت کنید، زمانی را به خانواده یا سرگرمی ها اختصاص دهید، سفر و موارد دیگر.

همه 24 ساعت در روز یکسان دارند. تفاوت این است که چگونه وقت خود را صرف می کنید. خبر خوب این است که حتی اگر تا کنون از زمان خود بد استفاده کرده اید، می توانید از فردا آن را تغییر دهید. به جای اینکه وقت خود را صرف فعالیت های کم ارزش کنید، آن را صرف فعالیت های پردرآمد کنید.

اگر تمام پوسته ها را بردارید، می توانید یک تعریف نسبتاً ساده بدست آورید:

"مدیریت زمان ابزاری برای مدیریت زندگی شماست."

زندگی ما تا حد زیادی به زمان صرف شده برای اعمال خاص بستگی دارد. و یادگیری مدیریت زمان یعنی یادگیری مدیریت زندگی.

اصول مدیریت موثر زمان چیست؟

اصول مدیریت زمان و برنامه ریزی شخصی بر 4 پایه اصلی استوار است:

1. هدف گذاری مناسب
2. چیدمان صحیح اولویت های زندگی.
3. القای عادات درست
4. استفاده صحیح از ابزارهای برنامه ریزی

تعیین هدف

اکثر مردم در تعیین اهداف خوب نیستند. از این رو، بهره وری آنها کاهش می یابد، انگیزه از بین می رود و پس از مدتی فرد تنها یک هدف دارد - استراحت.

اشتباهات در هدف گذاری چیست؟

مثلا میل به خرید خودرو قبل از پایان سال هدف نیست.

هدف باید به این صورت باشد: "من یک رولزرویس فانتوم 2016 را تا 25 دسامبر 2016 خریداری خواهم کرد." یعنی باید مشخصات و محدودیت های زمانی (مهلت رسیدن به هدف) وجود داشته باشد.

هدف باید این باشد:

• خاص
• زمان محدود؛
• قابل اندازه گیری
• واقعی

بدون این 4 جزء، هدف تبدیل به یک میل ساده می شود که انگیزه نمی دهد.

وقتی متوجه می شوید که 25 یا 30 ساله هستید و والدینتان 10، 15، 20 سال دیگر از زندگی خود باقی مانده اند، دلیل اصلی آن مشخص می شود. اینکه آیا این اتفاق برای هر یک از شما افتاده است، نمی دانم. اما اگر کسی آن را داشته باشد، عالی است. زیرا عزیزان ما به عنوان اهداف، پیشرفت عظیمی را برای توسعه به ما می دهند. سپس دیگران بوجود می آیند - ماموریت، مقیاس، نفوذ، همه نوع منافع. اما برای کسانی که رنج می کشند و به دنبال انگیزه خود هستند، برای کسانی که نمی توانند چیزی را پیدا کنند که آن را شعله ور می کند و در جای خالی می نشینند، می خواهم درخواست کنم. دور نگاه نکن برای خود بایستید - لباس بخرید، شروع به غذا خوردن کنید، به طور معمول لباس بپوشید و بعداً متوجه خواهید شد که کاملاً می توانید زندگی عزیزان خود را تغییر دهید. و این یک دلیل عالی برای اولین قدم هاست.

میخائیل داشکیف - یکی از بنیانگذاران و مدیر پروژه "جوانان تجاری"

تعریف اولویت های زندگی

اثربخشی مدیریت زمان تا حد زیادی به اولویت های زندگی افراد بستگی دارد. آنها به اندازه اهداف مهم هستند. اما در اینجا نیز مردم همیشه اشتباه می کنند.

اولویت های زندگی، تا حد زیادی، باید در ارتباط با خود باشد. یعنی اول از همه باید فکر کنید: «چه چیزی برای من مهم است؟ برای بهبود زندگی و کیفیت آن به چه چیزهایی نیاز دارم؟

با این حال، نباید تصور کرد که همه کسانی که از مدیریت زمان استفاده می کنند خودخواه هستند.

همه اولویت ها نباید معطوف به معشوق باشد. همچنین باید به فکر اقوام و دوستان باشید. به خصوص اگر پدر و مادر، همسر یا فرزندان باشند. و باید درک کنید که هر کس اولویت های خود را دارد. یعنی برای کسی فقط رفاه او مهم است، اما برای کسی رفاه کل خانواده مهم است.

اما باز هم قسمت اصلی اولویت ها باید به خود شخص معطوف شود. در این صورت بهره وری کاهش نخواهد یافت و "فرسودگی شغلی" وجود نخواهد داشت، پس از آن، معمولاً مردم تسلیم می شوند.

القای عادات

در اینجا ما در مورد عادات مفید و خوبی صحبت می کنیم که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می کند. به لطف آن تمام وظایف برنامه ریزی شده در یک روز انجام می شود. با کمک آن می توانید بهره وری خود را افزایش دهید.

این عادات چیست؟ مثلا:

• هر روز ساعت 5 صبح از خواب بیدار شوید.
• صبح 10 کیلومتر بدوید.
• همیشه به وعده های خود عمل کنید.
• به موقع به جلسات بیایید.
• تلویزیون نگاه نکنید و اخبار نخوانید.
• هرگز از چیزی شکایت نکنید.
• همیشه حقیقت را بگویید.

21 روز طول می کشد تا یک عادت خوب ایجاد شود. ترک عادت های بد هم همینطور.

قانون اصلی ایجاد عادات خوب 1 عادت در ماه است. بله، این روند طولانی است. به خصوص اگر قصد دارید حدود 10 عادت را القا کنید. اما بالاخره "مسکو فورا ساخته نشد."

استفاده از ابزارهای برنامه ریزی

مدیریت موثر زمان خود بدون برنامه ریزی روزانه بسیار دشوار و تقریبا غیرممکن است. بنابراین، برنامه های روزانه عنصر جدایی ناپذیر مدیریت زمان هستند.

برنامه ریزی باید به عنوان لیستی از وظایف برای هر روز درک شود. هر روز عصر، شخص نه تنها روز را خلاصه می کند، بلکه فهرستی از کارهای روز بعد را نیز تهیه می کند. و برای برنامه ریزی می تواند از هر ابزار موجود و راحت استفاده کند.

ابزار برنامه ریزی سنتی یک دفترچه خاطرات ساده است. می تواند کاغذی یا الکترونیکی باشد. با این حال، بهتر است از اولی استفاده کنید، زیرا وقتی شخصی به جای تایپ روی صفحه کلید، با دست می نویسد، آنچه نوشته شده را راحت تر به خاطر می آورد. بر این اساس، در طول روز باید کمتر به دفتر خاطرات نگاه کنید و از کارهای مهمتر پرت شوید.

دفترچه خاطرات شامل:

• اهداف کوتاه مدت و بلند مدت.
• لیست کارهای روزانه
• یادداشت های شخصی
• نشانه های موفقیت
• نتایج روزهای زندگی شده با تجزیه و تحلیل دقیق آنها (تعداد وظایف تکمیل شده، زمان صرف شده برای اقدامات خاص، اثربخشی شخصی در طول روز (هفته) و غیره).

چنین سوابقی ممکن است به هر شکل الکترونیکی نگهداری شوند. نکته اصلی این است که برنامه یا برنامه به شما امکان می دهد به سرعت تغییراتی را در لیست کارهای انجام دهید.

هنگام تنظیم برنامه ها و وظایف روز در مدیریت زمان، مرسوم است که چرخه های بیولوژیکی انسان را در نظر بگیرید. پس از همه، افزایش و کاهش فعالیت در افراد مختلف در زمان های مختلف اتفاق می افتد. بنابراین هنگام برنامه ریزی، این ویژگی همیشه در نظر گرفته می شود.

به طور خلاصه می توان به این نکته اشاره کرد که برنامه ریزی مهمترین لحظه مدیریت زمان است که بدون آن تکنیک مدیریت زمان معنای خود را از دست می دهد.

12 قانون مدیریت زمان مدرن

مدیریت زمان علم پیچیده ای نیست و هر کسی می تواند به این تکنیک تسلط داشته باشد. فقط باید قوانین اساسی بازی را رعایت کنید.

1. روزانه برنامه ریزی کنید. فهرستی از کارهای روزانه تهیه کنید و به آن پایبند باشید.
2. اهداف کوتاه مدت و بلند مدت مشخص، واقع بینانه و محدود به زمان تعیین کنید.
3. همیشه به اولویت‌های تعیین‌شده‌ای که برای خود (عمدتاً) یا عزیزان هدف گذاری شده‌اند، پایبند باشید.
4. «بلعندگان» زمان شخصی و کاری (شبکه های اجتماعی، بازی های رایانه ای، تماشای تلویزیون، مکالمات غیر ضروری تلفنی و غیره) را از زندگی حذف کنید.
5. سخت ترین کارها را ابتدا انجام دهید و آنها را به بعد موکول نکنید.
6. همیشه به چیزهای غیر ضروری "نه" بگویید.
7. روی یک کار تمرکز کنید تا زمانی که کامل شود. یعنی تا زمانی که یکی از آنها به طور کامل کامل نشود نمی توانید از یک عمل به عمل دیگر بپرید.
8. با در نظر گرفتن چرخه های بیولوژیکی، در زمانی کار کنید که برای شما راحت باشد.
9. تمام اطلاعات ورودی را فیلتر کنید. این امر به ویژه در دوران محبوبیت اینترنت، که در آن زباله های اطلاعاتی زیادی وجود دارد، صادق است.
10. تمیزی دسکتاپ (از جمله دسکتاپ رایانه شخصی یا لپ تاپ) را حفظ کنید.
11. یک محل کار راحت سازماندهی کنید.
12. همیشه به یاد داشته باشید که امروز ممکن است آخرین روز زندگی شما باشد. هیچ چیز باعث نمی شود انسان مانند ترس از مرگ رفتار کند.

چه چیزی باعث استفاده از مدیریت زمان در زندگی می شود

اولاً، مدیریت زمان به شما این امکان را می دهد که یاد بگیرید چگونه زمان خود را مدیریت کنید و در نتیجه فعالیت ها و زندگی خود را مدیریت کنید.

ثانیاً این فناوری به خلاص شدن از شر عادات بد و جایگزینی آنها با عادات خوب کمک می کند.

ثالثاً افرادی که از مدیریت زمان استفاده می کنند سریعتر به اهداف خود می رسند، به راحتی یاد می گیرند و می توانند در فعالیت های مختلف به موفقیت برسند.

علاوه بر این، شخصی که طبق تمام قوانین مدیریت زمان زندگی می کند:

• وقت آزاد بیشتری برای استراحت دارد.
• قادر به انجام سریع تعدادی از کارها در مدت زمان کوتاه.
• کمتر تحت تاثیر استرس قرار می گیرند.
• کمتر مستعد ابتلا به بیماری هایی است که ناشی از استرس، خستگی مزمن و کمبود خواب است.
• تقریباً به طور کامل زندگی خود را کنترل می کند.

همه اینها متعلق به بخش مزایای مدیریت زمان است. اما روی دیگر سکه نیز وجود دارد.

معایب مدیریت زمان: چرا همه نمی توانند زمان را مدیریت کنند؟

خود فناوری تقریباً کامل به نظر می رسد. نکته اصلی این است که کمی تلاش کنید و یک فرد استاد واقعی زندگی خود می شود. با این حال، به دلایلی، بسیاری در مدیریت زمان شخصی و کاری شکست می خورند. و دلیل در اینجا در تعدادی کاستی نهفته است:

• قبل از اعمال مدیریت زمان، فرد باید خود انضباطی را انجام دهد. و این یک فناوری کاملاً متفاوت است که نیاز به زمان زیادی دارد، به همین دلیل است که همه مایل به انجام آن نیستند و با اهداف مبهم خود و کوهی از کارهای انجام نشده تنها می مانند.
• پیچیدگی این فناوری نقطه ضعف اصلی مدیریت زمان است. در واقع، در واقع، یک فرد به سادگی خود را می شکند، منطقه راحتی خود را ترک می کند، از نظر روانی و عاطفی بازسازی می شود، که برای بسیاری تبدیل به کار طاقت فرسا می شود.
• هیچ کتابچه راهنمای یا دوره ای در مورد مدیریت زمان برنامه عمل خاصی را ارائه نمی دهد. آنها اغلب اقدامات کلی را ارائه می دهند که برای همه مناسب نیست.
• مدیریت زمان به تنهایی دشوار است، زیرا همیشه بهانه ای برای افراط و تفریط وجود دارد. بنابراین مدیریت زمان در تیمی (مدیریت زمان شرکتی) که در آن «سرایدار» وجود دارد، تأثیر بیشتری دارد.

من تعداد زیادی کتاب مختلف در مورد مدیریت زمان، خود مدیریتی، خود انضباطی خواندم. بسیاری از این کتاب ها به زبان خشک نوشته شده اند. تکنیک های بسیار کمی وجود دارد که می توان وارد زندگی فردی کرد که تعداد زیادی پروژه، پرونده دارد و باید همین الان، شاید حتی دیروز انجام شود. و من متوجه شدم که این مشکل فقط با من نیست، بلکه برای بسیاری از مردم نیز وجود دارد.

الکسی تولکاچف - بنیانگذار پروژه مدرسه برندگان

همانطور که می بینید، کاستی های اصلی تکنولوژی در روانشناسی انسان نهفته است. کسی می تواند به راحتی با شرایط زندگی جدید سازگار شود، اما کسی نمی تواند این کار را انجام دهد.

در پایان، مایلم به این نکته اشاره کنم که مدیریت زمان واقعاً تأثیر مثبتی بر عملکرد، کارایی شخصی و موفقیت دارد. و می توانید سعی کنید آن را در زندگی خود پیاده سازی کنید. با این حال، نمی توان به این فناوری امید زیادی داشت.

راه اندازی کسب و کار خود بدون دانستن نحوه برنامه ریزی زمان ارزشش را ندارد. خود سازماندهی واضح و سخت کوشی دو ویژگی اصلی یک کارآفرین است. اگر زمان خود را به درستی برنامه ریزی کنید، برای همه کارها کافی خواهد بود. مدیریت زمان در روسیه تا پایان دهه 2000 بسیار دیرتر از اروپا رایج شد. این چه نوع علم است، کارکردها، تعریف و نحوه توزیع صحیح زمان کار شما چیست، در زیر به آن خواهیم پرداخت.

دانش در خود سازماندهی

همه کارآفرینان مشتاق ناخواسته با مدیریت زمان مواجه می شوند. این مفهوم از عبارت انگلیسی «مدیریت زمان» گرفته شده و به معنای «مدیریت زمان» است. مدیریت زمان به معنای واقعی کلمه برای شخص غیرقابل دسترس است، اما شما می توانید یاد بگیرید که چگونه برنامه خود را تا حد امکان کارآمد بسازید.

مدیریت زمان علم توزیع، ثبت و سازماندهی زمان کاری شماست. سازماندهی و حسابداری به کارآفرینان کمک می کند تا کارهای بیشتری انجام دهند و در عین حال هزینه های نیروی کار را کاهش دهند. در اینجا چند واقعیت وجود دارد که از مزایای برنامه ریزی حمایت می کند:

1. طبق تحقیقات دانشمندان انگلیسی، منابعی را آزاد می کند که به ازای هر 10 سال کار، 2 سال محاسبه می شود.
2. اگر برای هر روز کاری برنامه ریزی می کنید، نیمی از زمان را برای انجام کارهای استاندارد از شما می گیرد.
3. چیزهای ثانویه و بی اهمیت 70 درصد از زمان کار یک فرد را اشغال می کنند.

یک رویکرد علمی به موضوع برنامه کاری در روم باستان تصمیم گرفته شد. به عنوان مثال، متفکر بزرگ سنکا در نوشته های خود زمان صرف شده در هر روز را به دو گروه تقسیم می کند:

• خوب - با سود استفاده می شود.
• بد - صرف کارهای بی ثمر.

سنکا پیشنهاد کرد زمان صرف شده ثبت شود و سودمندی آن بر اساس کامل بودن محاسبه شود. این افکار اساس مفهوم «اثربخشی شخصی» را تشکیل دادند. و آلبرتی نویسنده ایتالیایی در قرن پانزدهم گفت که کسی که زمان خود را مدیریت کند همیشه موفق خواهد بود. برای دستیابی به هدف مورد نظر، آلبرتی استفاده از قوانین را پیشنهاد کرد:

1. هر روز صبح را با تهیه فهرستی از کارها شروع کنید.
2. کارها را در فهرست به گونه ای مرتب کنید که مهم ترین آنها به ترتیب کاهش اهمیت بالاتر و پایین تر باشند.

برای سالهای متمادی ، این موضوع عمدتاً در تئوری مورد توجه قرار می گرفت و فقط در دهه 80 قرن بیستم به طور فعال وارد عمل شد. مدیریت زمان هم در محل کار و هم در زندگی روزمره ضروری می شود. برای لذت بردن از زندگی و لذت بردن از آن، باید یاد بگیرید که چگونه روند خرج کردن دارایی های خود را تنظیم کنید. بنابراین، علم «مدیریت زمان» امروزه که زمان بسیار کم است، بسیار مرتبط است. انواع مدیریت زمان متفاوت است و هم برای یک خانم خانه دار و هم برای صاحب شرکت بزرگ مناسب است. ما در مورد نظم و انضباط به طور کلی صحبت خواهیم کرد.

برای لذت بردن از زندگی و لذت بردن از آن، باید یاد بگیرید که چگونه روند خرج کردن دارایی های خود را تنظیم کنید.

این رشته شامل چندین بخش است:

1. بهینه سازی منابع موقت
2. برنامه ریزی دقیق برای یک دوره زمانی خاص (روز، هفته، ماه).
3. ایجاد عوامل انگیزشی

اثربخشی مدیریت زمان در این است که شما بر اساس مصلحت در اهمیت امور خود تجدید نظر کنید. این کار عملکرد شما را افزایش می دهد. نه تنها شما به عنوان رئیس شرکت، بلکه همه کارکنان استخدام شده باید از علم زمان در عمل استفاده کنند. بنابراین، مدیریت شایسته شرکت شامل آموزش کارکنان در دوره های مدیریت زمان و نظارت بر نحوه استفاده عملی از دانش است.

تخیلی یا حقیقت

این عقیده وجود دارد که مدیریت زمان برای ذهنیت روسی مناسب نیست. افرادی که طبق برنامه زندگی می کنند بیشتر شبیه ربات ها هستند و روسیه به دلیل غیرقابل پیش بینی بودن مشهور است. اما چنین نظراتی بی اساس هستند و مزایای استفاده از مدیریت زمان در عمل چیز دیگری را نشان می دهد.

این عقیده که مدیریت زمان با ذهنیت روسی جور در نمی آید بی اساس است و مزایای استفاده از آن در عمل خلاف این را نشان می دهد.

چند افسانه در مورد علم مدیریت زمان در نظر بگیرید:

1. هیچ انسان زنده ای نمی تواند زمان را مدیریت کند. البته غیرممکن است که انسان زمان را کم کند یا تسریع کند. اما هر مدیر موفقی باید بتواند امور خود را کنترل کند، اولویت ها را به درستی تعیین کند. این چیزی است که مدیریت زمان آموزش می دهد.
2. مدیریت زمان باعث می شود فرد در حجم زیاد کار کند. این درست نیست، زیرا با بهینه سازی و تجزیه و تحلیل اقدامات خود، همان کار را انجام خواهید داد، اما در زمان کوتاهتری. مزایای آن آشکار است. عملکرد شخصی با حذف کارهای غیر ضروری که زمان زیادی را در روز می گیرند، افزایش می یابد. به عنوان مثال، چک کردن ایمیل یا خواندن اخبار در شبکه های اجتماعی می تواند به طور متوسط ​​50 درصد از زمان کار شما را بدزدد.
3. اگر طبق یک برنامه روشن زندگی کنید، آزادی انتخاب خود را از دست خواهید داد. برعکس، مدیریت زمان به فرد می آموزد که زمان خود را به طور مؤثر اختصاص دهد، بنابراین آزادتر می شود.

هفت قدم برای موفقیت

کنترل و برنامه ریزی زمان کاری شما با توجه به مدیریت زمان بر اساس هفت اصل انجام می شود. اگر به شدت از قوانین پیروی کنید و کار را به مراحل تقسیم کنید، پس از دو هفته به برنامه جدید عادت خواهید کرد و متوجه خواهید شد که چقدر زمان آزاد برای امور شخصی باقی مانده است. بیایید نگاهی دقیق تر به سطوح بهینه سازی روز شما از نظر مدیریت زمان بیندازیم.

طرح روشن

فرقی نمی کند که رئیس یک شرکت بزرگ هستید یا به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید، باید برای روز خود برنامه ریزی کنید. یک برنامه برای یک دوره زمانی مشخص طراحی می شود: روز، هفته، ماه. به مبتدیان توصیه می شود که با برنامه ریزی روزانه شروع کنند. با رسیدن به محل کار خود، بلافاصله شروع به کار خواهید کرد و می دانید که چگونه آن را به پایان برسانید. هنگام تنظیم یک طرح، اصول اساسی زیر در نظر گرفته می شود:

1. هر هدف باید در یک برگه خاطرات یا به صورت الکترونیکی نوشته شود. اگر هدف فقط در ذهن شما باشد، در عمل بعید است که محقق شود.
2. از قبل برنامه ریزی کنید، این کار باعث افزایش 25 درصدی بهره وری می شود.
3. اگر کار حجیم باشد، با یک دنباله واضح به چندین مورد کوچک تقسیم می شود.
4. مدتی در برنامه برای موقعیت های فورس ماژور باقی مانده است.

شما چند دقیقه را صرف طراحی یک برنامه خواهید کرد، اما آنها در روز کاری بعد نتیجه خواهند داد، زیرا 25-35٪ بیشتر به موقع خواهید رسید.

یاد بگیرید که اهداف روشنی تعیین کنید

کار موفقیت آمیز به وضوح فرمول بندی اهداف و توانایی تجزیه آنها به وظایف خاص بستگی دارد. در مدیریت زمان به این مرحله «تجزیه هدف» می گویند. باید یاد بگیریم جزئی را از کلی جدا کنیم.

به عنوان مثال، شما می خواهید فروش را در شرکت خود افزایش دهید. ما هدف را تنظیم می کنیم: افزایش فروش 45٪ در سه ماه. هدف شامل تعدادی کار خاص است:

• تبلیغاتی را در یک فروشگاه خاص اجرا کنید.
• افزایش قیمت تمام شده برخی کالاها
• تعدیل قیمت را انجام دهید.
• یک فروشگاه اینترنتی راه اندازی و تبلیغ کنید.

در مدیریت زمان از سیستم SMART برای شکل دادن به اهداف استفاده می شود. بر اساس این اصل، اهداف باید دارای تعدادی ویژگی باشند:

• خاص بودن - خاص.
• قابل اندازه گیری در زمان واقعی - قابل اندازه گیری.
• امکان سنجی برای یک دوره معین - قابل دستیابی.
• ارتباط برای امروز - مرتبط.
• محدود در بازه زمانی - محدود به زمان.

اگر به سمت هدف حرکت کنید، وظایف خاص را در مراحل انجام دهید، می توانید 25٪ سریعتر به آن دست پیدا کنید، زیرا جهت کلی در کارهای ناکارآمد تلف نمی شود.

اصلاح اقدامات طبق برنامه

وظایف خاص باید ثبت شوند تا به وضوح مشاهده شود که تکمیل آنها چقدر طول می کشد. چندین ابزار تثبیت بصری وجود دارد. یک راه حل موثر استفاده از نمودار گانت است. نمونه هایی را در نظر بگیرید:

هدف: ساخت آشیانه برای پرورش خوک. تنظیم کار: تهیه نقشه روی کاغذ، پاکسازی زمین برای ساخت و ساز، پایه گذاری، جمع آوری آشیانه، انجام ارتباطات داخلی، تجهیز غرفه برای حیوانات.

ما یک جدول می سازیم: در ستون عمودی وظایف را می نویسیم، در افقی بالایی - تاریخ ها و ماه ها. سلول های هر کار را در طول زمان با رنگ های مختلف رنگ می کنیم. کارهای مشابه را می توان گروه بندی کرد.

یک جدول بصری به شما کمک می کند کار را سریعتر هماهنگ کنید و آنها را به طور مداوم و به موقع انجام دهید.

اولویت مهم

به وظایف روزانه نیاز دارید. اولویت باید مهمترین باشد، در زیر - به ترتیب اهمیت نزولی. روش تنظیم وظایف در مدیریت زمان "ABVGD" نامیده می شود که در آن A به معنی مهم ترین موارد، B به معنای موارد کمتر مهم و غیره است.

بسیاری از کارآفرینان مهم ترین کار را در پایان روز کاری ترک می کنند (مثلاً تهیه گزارش برای مالیات)، اگرچه اثربخشی کار روزانه به راه حل آن بستگی دارد. نتیجه می تواند تاسف بار باشد - گزارش هایی با عجله ایجاد شده است که می تواند سؤالاتی را از مقامات مالیاتی ایجاد کند. علاوه بر این، در عصر احتمال اشتباه بیشتر است و اشتباه در اعداد در گزارش می تواند منجر به جریمه یا بدتر شود.

از نظر مدیریت زمان، روز باید با حل سخت ترین و اساسی ترین کار آغاز شود.

برایان تریسی، متخصص مدیریت زمان، مرحله برجسته کردن یک کار مهم را «قورباغه را بخور» نامید. یعنی ابتدا همه ناخوشایندترین کارها را انجام دهید و فقط سپس به بقیه ادامه دهید.

کار تریسی بر اساس اصول یک دانشمند مشهور است که طبق قانون او 20٪ از وظایف 80٪ از نتیجه نهایی را می دهد، 80٪ باقی مانده تنها 20٪ موثر است. سخت ترین کار این است که 20 درصد از همه کارها را درست انتخاب کنید و بفهمید که 80 درصد دیگر چه نوع زمان تلف می شود.

راه دیگری برای گروه بندی وظایف بر اساس اهمیت توسط رئیس جمهور آمریکا در دهه های 1940 و 1950، دوایت آیزنهاور، پیشنهاد شد. این روش به افتخار او نامگذاری شد. او همیشه امور خود را به چهار گروه تقسیم می کرد:

1. وظایف مهمی که نیاز به تکمیل فوری دارند، بلافاصله و به طور مستقل انجام می شوند؛ آنها را نمی توان به زیردستان محول کرد.
2. موارد مهمی که فوریت خاصی ندارند - آنها به طور مستقل انجام می شوند، اما می توان آنها را به قسمت دوم روز نسبت داد.
3. فوری، اما مهم نیست - زمان زیادی را صرف کنید، اما باید در مدت زمان کوتاهی تکمیل شود. آنها به کارمندان خود منصوب می شوند.
4. غیر مهم و غیر فوری - در آخرین مکان باقی مانده و از برنامه روز حذف شده است.

روی چیزهای بی اهمیت ولخرجی نکنید

از آنجایی که زمان یکی از با ارزش ترین منابع است، هر دقیقه صرف شده ارزشمند است. هیچ راهی برای برگرداندن زمان صرف شده وجود ندارد و بدون تمرکز زمان بر روی کار اصلی، می توانید ساعت های زیادی را در امور ثانویه از دست بدهید.

هیچ راهی برای برگرداندن زمان صرف شده وجود ندارد و بدون تمرکز زمان بر روی کار اصلی، می توانید ساعت های زیادی را در امور ثانویه از دست بدهید.

برای حل مسائل جزئی، مدیریت زمان آموزش می دهد. شما باید بتوانید وظایفی را به همکاران یا افراد استخدام شده خود محول کنید. به عنوان مثال، اگر نیاز به انجام ممیزی در یک نقطه فروش دارید، آن را به مدیران مورد اعتماد بسپارید، فقط در پایان خود نتیجه را دوباره محاسبه کنید.

دومین جنبه مهم این است که یاد بگیرید از کسانی که وقت شما را بدون بازگشت برای شرکت تلف می کنند امتناع کنید. به عنوان مثال، شما نباید با یک کارمند بیش از حد پرحرف صحبت کنید. این قوانین ساده حداقل 15 درصد از منابع زمانی را برای تفریح ​​و توسعه خود ذخیره می کند.

مکمل با تجربه شخصی

لازم است برنامه ای تنظیم کنید و دائماً زمان صرف شده را پیگیری کنید و همچنین اشتباهات خود را تجزیه و تحلیل کنید. اگر منبعی هدر رفت، آن را در قوانین خود علامت بزنید.

هر فرد فردی است، بنابراین قوانین را مطابق با بیوریتم خود تنظیم کنید. اگر فعالیت فعال شما از ساعت 12 ظهر شروع می شود و در ساعت 8 شب به پایان می رسد، پس کارهای اصلی باید بعد از ظهر انجام شود.

اگر یک کار زمان زیادی می برد و احساس می کنید خیلی در آن عمیق شده اید، استراحت کنید. مهم است که حداکثر استفاده از زمان خود را بهینه کنید.

آخر هفته خود را برنامه ریزی کنید

یک آخر هفته کامل برای هر کارآفرینی ضروری است. حتماً تعطیلات خود را در دفتر خاطرات خود برنامه ریزی کنید. بسیاری از کارآفرینان مشتاق با سرسختی وارد کار می شوند و استراحت را فراموش می کنند. بنابراین، هر چه چنین فردی به هدف خود نزدیکتر باشد، وظایف بعدی به او سخت تر می شود. بعد از تعطیلات آخر هفته، کار پربارتر خواهد بود.

مدیریت زمان دانش فنی در رشته مدیریت پرسنل و شرکت است. با تلاش برای برنامه ریزی کارها و برجسته کردن وظایف اصلی روز، خواهید دید که چقدر وقت آزاد خواهید داشت. برنامه ریزی به زودی به یک عادت تبدیل می شود و توصیه ها در ذهن شما سپرده می شود و به طور خودکار انجام می شود.