Παραδείγματα κανόνων για αλληλογραφία μέσω e-mail. Κανόνες διεξαγωγής επιχειρηματικής αλληλογραφίας

Η επαγγελματική αλληλογραφία δεν πρέπει ποτέ να υποτιμάται. Μαζί με μια επαγγελματική συζήτηση, μπορεί να είναι μια καλή βοήθεια στην καριέρα σας. Ή το αντίστροφο, καταστρέψτε συνεργασίες. Επιπλέον, η επιτυχία μιας συμφωνίας ή η απόκτηση συμμάχων μπορεί να εξαρτάται από μια λέξη. Η εικόνα της επιχείρησης βασίζεται στην ικανότητα να επικοινωνεί σωστά.

Ένας καλός ομιλητής δεν είναι απαραίτητα καλός συγγραφέας. Ακόμα κι αν ένας επιχειρηματίας είναι σε θέση να κερδίσει γρήγορα την εμπιστοσύνη των ανταγωνιστών, μιλήστε με οποιονδήποτε συνεργάτη εάν είναι λαμπρός διεξάγει συναντήσεις και επαγγελματικές συνομιλίες, τότε τα γραπτά έγγραφα μπορεί να είναι στεγνά και ξεθωριασμένα. Πολλοί άνθρωποι απλώς κάθονται για ώρες σε ένα λευκό φύλλο χαρτιού, χωρίς να ξέρουν από πού να ξεκινήσουν. Επαγγελματική αλληλογραφίαείναι ένα σύνολο κανόνων και εργαλείων που πρέπει να γνωρίζετε για να συντάξετε σωστά τυχόν έγγραφα.

Κύριο χαρακτηριστικό του γραπτού λόγου είναι η χρήση και η συνεχής επανάληψη ομοιόμορφων λεκτικών μέσων. Τα γραμματόσημα βρίσκονται συχνά στην επίσημη αλληλογραφία. Επιτρέπουν εκφράστε την ιδέα με μεγαλύτερη ακρίβεια, αποκλείστε διαφορετικές ερμηνείες του κειμένου, καθιστώντας το πιο συνοπτικό. Για να γράψετε ένα έγγραφο ή ένα γράμμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο αυτό το σύνολο κλισέ. Οι τυπικές φράσεις χρησιμοποιούνται στη γραφή εδώ και πολλές δεκαετίες, έτσι ο καθένας μπορεί εύκολα να συνθέσει ένα κείμενο. Δεν θα χρειαστεί να αφιερώσετε πολύ χρόνο επιλέγοντας τη διατύπωση, γιατί θα είναι όλα κοντά σας. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούν φράσεις σφραγίδας γράφονται σε λίγα λεπτά και δεν απαιτούν μεγάλη προσπάθεια.

Η επαγγελματική αλληλογραφία δεν δέχεται υπερβολική συναισθηματικότητα στην παρουσίαση. Χαρακτηρίζεται από ουδέτερο τόνο. Αντί για συναισθηματικά μέσα αξιολόγησης, χρησιμοποιούνται λογικά. Δεν επιτρέπεται η χρήση διαλεκτισμών ή εκφράσεων της καθομιλουμένης σε έγγραφα. Επίσης, επιβάλλεται ταμπού σε επιφωνήματα ή λέξεις με επιθήματα υποκειμενικής αξιολόγησης (π.χ. υποκοριστικά). Οι τροπικές λέξεις είναι επίσης ανεπιθύμητες να χρησιμοποιηθούν στην επίσημη ομιλία. Όταν γράφετε ένα κείμενο, πρέπει να εστιάσετε στα γεγονότα και όχι στη συναισθηματική συνιστώσα. Το έγγραφο πρέπει να ακολουθεί μια σαφή λογική παρουσίασης.

Η σημασιολογική ακρίβεια δεν είναι ένας απλός κανόνας, είναι μια σημαντική προϋπόθεση που διασφαλίζει την πρακτική αξία ενός εγγράφου. Η λογική της παρουσίασης λειτουργεί και ως νομική συνιστώσα. Εάν επιλέξετε μια λέξη που ερμηνεύει το περιεχόμενο με δύο τρόπους, το νόημα μπορεί να αλλάξει πολύ. Ολόκληρο το κείμενο θα πάρει έναν ανεπιθύμητο τόνο.

Στην επαγγελματική αλληλογραφία, σημαντικό ρόλο παίζει όχι μόνο η κατασκευή φράσεων, αλλά και το πραγματικό συστατικό. Κάθε κρίση, κάθε σκέψη που εκφράζεται σε ένα έγγραφο πρέπει να υποστηρίζεται από επαρκή αριθμό γεγονότων. Τα γεγονότα δεν πρέπει να είναι του ίδιου τύπου ή ασήμαντα. Κατά τη σύνταξη εγγράφων, είναι απαραίτητο να επιλέξετε προσεκτικά πληροφορίες, να ελέγξετε όλα τα δεδομένα και να προσέξετε την ακρίβειά τους. Εάν όλα τα γεγονότα αντιστοιχούν σε αυτές τις παραμέτρους, τότε ο αναγνώστης θα καταλάβει εύκολα το νόημα των γραμμένων δεν θα χρειαστεί πρόσθετη προσπάθεια ή πληροφορίες για να καταλάβει.

Επιπλέον, ο σκοπός των περισσότερων επιχειρηματικών εγγράφων είναι να πείσουν τον αναγνώστη, να μεταφέρουν την άποψή σας. Η ικανή και πειστική επιχειρηματολογία είναι το κύριο εργαλείο για την επίτευξη αυτού του στόχου. Τα επαληθευμένα δεδομένα, ο επαρκής αριθμός γεγονότων και αποδεικτικών στοιχείων είναι τα κύρια συστατικά κάθε εγγράφου: μια επιστολή, ένα υπόμνημα ή εμπορική προσφορά.

Εθιμοτυπία ομιλίας για επαγγελματική αλληλογραφία

Όπως η κοινωνική εθιμοτυπία, εθιμοτυπία επαγγελματικής επικοινωνίας- αυτό είναι ένα σύνολο κανόνων που είναι εδραιωμένοι στην κοινωνία. Ο κανόνας απαιτεί τη συμμόρφωση με αυτούς τους κανόνες κατά τη σύνταξη εγγράφων και κατά την γραπτή επικοινωνία με συναδέλφους και συνεργάτες.

Για πολλά χρόνια, η επαγγελματική αλληλογραφία συνδέθηκε με την προσωπική αλληλογραφία, έτσι τα ρήματα πρώτου προσώπου χρησιμοποιήθηκαν στα έγγραφα. Τότε τα γράμματα άρχισαν να αποκτούν δημόσιο χαρακτήρα και οι προσωπικές μορφές αλληλογραφίας έπαψαν να αντιστοιχούν σε αυτόν τον χαρακτήρα. Ως εκ τούτου, με την πάροδο του χρόνου, οι λεκτικοί τύποι που χρησιμοποιούνται στην επαγγελματική αλληλογραφία άρχισαν να μεταμορφώνονται.

Τα αντικείμενα μεταμόρφωσης ήταν εκφράσεις λεκτικής ευγένειας. Άρχισαν να εγκαταλείπουν τον επιχειρηματικό λόγο, δίνοντας τη θέση τους σε σταθερές εκφράσεις. Σήμερα, υπάρχουν ειδικές σταθερές φόρμες που σας επιτρέπουν να εκφράσετε ένα αίτημα ή άρνηση, υπενθύμιση ή ειδοποίηση. Θα αρχίσουμε να εξηγούμε χαρακτηριστικά της επαγγελματικής αλληλογραφίαςαπό τη χρήση αντωνυμιών.

Κατά τη σύνταξη εγγράφων, δεν χρησιμοποιείται η προσωπική αντίληψη, καθώς οι πληροφορίες που μεταφέρονται είναι τυπικές. Τα συμφέροντα που εκφράζονται στην επαγγελματική αλληλογραφία δεν εκφράζονται από ένα συγκεκριμένο άτομο, αλλά από έναν ολόκληρο οργανισμό ή επιχείρηση. Όλα τα αιτήματα ή τα αιτήματα που περιγράφονται στα έγγραφα εκφράζονται σε πρώτο πληθυντικό πρόσωπο και όχι στον ενικό. Δηλαδή, η αντωνυμία «εμείς» υποτίθεται, όχι «εγώ». Ωστόσο, η ίδια η αντωνυμία «εμείς» δεν γράφεται. Η κοινωνική φύση της προσφώνησης εκφράζεται με τη χρήση του ρηματικού τύπου. Η κατάληξη του ρήματος καθορίζει επακριβώς το είδος της παρουσίασης στο πρώτο πληθυντικό πρόσωπο.

Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στα έντυπα εξασφαλίσεων. Η χρήση της παθητικής φωνής είναι προτιμότερη. Για παράδειγμα, η φράση «Δεν έχετε εκπληρώσει τις υποχρεώσεις σας, αντικατάσταση μπαταριών θέρμανσηςδεν παράγεται» φαίνεται πολύ σκληρό, λες και ο συγγραφέας κατηγορεί ένα συγκεκριμένο άτομο για αυτό. Η χρήση της παθητικής φωνής - "Οι υποχρεώσεις αντικατάστασης των μπαταριών θέρμανσης δεν εκπληρώθηκαν" - μας επιτρέπει να υποδείξουμε το ίδιο το γεγονός της αδυναμίας εκπλήρωσης των υποχρεώσεων και δεν φέρει κατηγορία. Οι ένοχοι υπονοούνται, αλλά δεν προσδιορίζονται συγκεκριμένα.

Η χρήση της ενεργής φωνής συνιστάται όταν επισημαίνεται ο υπάλληλος που είναι η πηγή των περιγραφόμενων ενεργειών. Για παράδειγμα, «η νομική υπηρεσία εξηγεί...» Σε αυτήν την περίπτωση, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε ευθεία σειρά λέξεων και να επιλέξετε τον ενεστώτα ως ρηματικό τύπο.

Η χρήση της παθητικής φωνής σχετίζεται με τη φύση των πληροφοριών που παρουσιάζονται. Εάν είναι απαραίτητο να εστιάσετε στη δράση και όχι στον ερμηνευτή, τότε μπορούν να χρησιμοποιηθούν παθητικές φωνητικές φόρμες: αποστέλλεται μια επιστολή, λαμβάνεται μια αίτηση κ.λπ. Η παθητική φωνή ταιριάζει και σε προτάσεις όπου το αντικείμενο είναι εμφανές. Για παράδειγμα, «οι προθεσμίες για την εργασία έχουν ήδη καθοριστεί».

Εξάλλου, κανόνες επαγγελματικής αλληλογραφίαςρυθμίζουν την επιλογή του ρηματικού τύπου. Η ατελής μορφή χρησιμοποιείται για να εστιάσει την προσοχή σε μια ανεπιθύμητη ενέργεια που επαναλαμβάνεται συνεχώς. Για παράδειγμα, «Οι εργαζόμενοι παραβιάζουν συνεχώς τους κανόνες ασφαλείας». Η τέλεια φόρμα μπορεί να τονίσει την πληρότητα μιας ενέργειας, για παράδειγμα, «Οι υπάλληλοι ξεκίνησαν τα καθήκοντά τους».

Αν και τα έγγραφα έχουν ουδέτερο τόνο, μερικές φορές είναι απαραίτητο να προστεθούν επιπλέον τόνοι. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιούνται εισαγωγικές λέξεις και εκφράσεις. Συχνά, οι εισαγωγικές δομές βοηθούν στην ανακούφιση της έντασης στον τόνο της ιστορίας. Για παράδειγμα, η φράση «Στείλτε τα έγγραφα που βρίσκονται στο γραφείο σας» ακούγεται πολύ κατηγορηματική. Εάν αλλάξετε την πρόταση και προσθέσετε μια εισαγωγική λέξη: «Σας ζητάμε να στείλετε τα έγγραφα, τα οποία, προφανώς, βρίσκονται στο γραφείο σας», τότε ο τόνος θα γίνει ουδέτερος, η κατηγορητικότητα και η ένταση θα εξαφανιστούν. Κατά συνέπεια, ολόκληρη η πρόταση θα συμμορφώνεται με τους κανόνες τακτ και ευγένειας.

Ένα άλλο παράδειγμα δείχνει ότι δίνουμε έναν τόνο σεβασμού σε ένα έγγραφο. Η φράση «Το αίτημά σας δεν μπορεί να ικανοποιηθεί» διαφέρει σημαντικά από τη φράση «Συγγνώμη, το αίτημά σας δεν μπορεί να ικανοποιηθεί». Η δεύτερη επιλογή είναι πιο αποδεκτή για την εθιμοτυπία επαγγελματικής αλληλογραφίας. Έτσι μπορείτε να δείξετε τον σεβασμό σας και να αποφύγετε την περιττή αγένεια.

Επίσης, οι εισαγωγικές δομές κάνουν το κείμενο λιγότερο στεγνό. Η πρόταση «Στείλτε, εάν είναι δυνατόν, τον αντιπρόσωπό σας ως εμπειρογνώμονα για να καθορίσει την ποιότητα των προϊόντων μας» θα συμμορφώνεται με τους κανόνες επιχειρηματικής δεοντολογίας.

Η χρήση εισαγωγικών λέξεων και δομών καθιστά το επιχειρηματικό κείμενο λιγότερο στεγνό και κατηγορηματικό. Με τη βοήθειά τους, μπορείτε να δείξετε σεβασμό προς τον παραλήπτη, να δείξετε τη φιλικότητα και τη λεπτότητα σας. Αυτό σας επιτρέπει να διατηρήσετε την επαγγελματική υπερηφάνεια του παραλήπτη.

Οι πιο συνηθισμένες μορφές της λέξης "σεβαστό" χρησιμοποιούνται σε έγγραφα και άλλα επίσημα κείμενα. Εάν βάλετε κόμμα μετά τη διεύθυνση, η πρόταση θα ερμηνευτεί ως ουδέτερη, καθημερινή. Εάν βάλετε ένα θαυμαστικό, θα υποδηλώνει τη σημασία του εγγράφου, τη σημασία του.

Όταν απευθύνεται σε άτομα του ίδιου επαγγέλματος, η έκφραση «αγαπητέ συνάδελφε» (ή «αγαπητοί συνάδελφοι», αν μιλάμε γιαγια μια ομάδα ανθρώπων). Η φράση "αγαπητοί συνάδελφοι" χρησιμοποιείται συχνότερα όταν γράφετε επίσημα συγχαρητήρια, καθώς έχει μια συναισθηματική χροιά. Οι ουδέτερες διευθύνσεις χρησιμοποιούν απλώς τη λέξη "συνάδελφοι".

Δεν είναι όλες οι επαγγελματικές επιστολές επίσημα έγγραφα. ρυθμίζουν ότι όταν γράφετε ένα κείμενο προσωπικής φύσης, είναι προτιμότερο να προσφωνείτε ένα άτομο με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο. Το επώνυμο θα προσθέσει επισημότητα και θα κάνει τη διεύθυνση πιο ευγενική και επίσημη.

Για να διευκρινιστεί η σχέση μεταξύ εταίρων ή οργανισμών, συντάσσονται κείμενα που αποτελούνται από δύο μέρη. Το πρώτο μέρος δικαιολογεί την απόφαση, το δεύτερο είναι το συμπέρασμα για αυτήν την απόφαση. Ανάλογα με τη φύση του κειμένου, αυτά τα μέρη μπορούν να ταξινομηθούν με διαφορετική σειρά. Ψυχολογικά, είναι καλύτερο να μεταφέρετε την αρνητική απόφαση στο τέλος της επιστολής, ξεκινώντας από την αιτιολόγηση. Εάν η απόφαση είναι θετική, τότε μπορείτε να ξεκινήσετε το κείμενο με αυτό και στη συνέχεια να γράψετε μια αιτιολόγηση.

Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου με αρνητική απόφαση, θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στην αιτιολόγηση. Η πιο ακριβής και λεπτομερής αιτιολόγηση θα βοηθήσει να γίνει το έγγραφο πιο σωστό και να δημιουργήσει έναν σεβαστικό τόνο. Μια απότομη άρνηση μπορεί να επηρεάσει την αυτοεκτίμηση του παραλήπτη, η οποία συχνά έχει άσχημη επίδραση στις μελλοντικές σχέσεις. Εάν τοποθετήσετε μια λεπτομερή και λεπτομερή αιτιολόγηση στην αρχή του εγγράφου, τότε η ίδια η άρνηση δεν θα γίνει αντιληπτή έντονα αρνητικά.

Οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας δεν επιτρέπουν υπερβολική συναισθηματικότητα στην παρουσίαση. Τα έγγραφα και οι επιστολές πρέπει να διατηρούν αφηγηματική ουδετερότητα. Αυτό σας επιτρέπει να τα κάνετε πιο αντικειμενικά. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αγενείς εκφράσεις ή να επιδείξετε ασέβεια ή ασέβεια προς τον παραλήπτη. Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε να είστε υπερβολικά ευγενικοί. Η επαγγελματική αλληλογραφία δεν πρέπει να περιέχει φράσεις όπως "παρακαλώ να είστε ευγενικοί". Είναι προτιμότερο να ακολουθείτε μια στεγνή και αυστηρή παρουσίαση παρά να χρησιμοποιείτε υπερβολικά ευγενικές φόρμες.

Η ουδετερότητα και ο δημόσιος χαρακτήρας του επαγγελματικού λόγου δεν σημαίνει ότι ο συνομιλητής δεν ενδιαφέρεται για το ποιος του έστειλε επαγγελματική αλληλογραφία. ρυθμίζει επίσης τους κανόνες για την υπογραφή εγγράφων. Υπάρχει μια επίσημη διαδικασία που πρέπει να τηρηθεί. Εάν η επιστολή υπογράφηκε από τον διευθυντή της εταιρείας, τότε η απάντηση σε αυτήν πρέπει να περιλαμβάνει και την υπογραφή του διευθυντή ή του αναπληρωτή του. Εάν η επιστολή υπογράφεται από τον αναπληρωτή, τότε σύμφωνα με την εθιμοτυπία ο διευθυντής μπορεί να απαντήσει σε αυτό.

Ένα από τα κύρια θέματα που καλύπτονται κατά τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών είναι τα αιτήματα. Μαζί με το αίτημα, είναι απαραίτητο να παρέχεται και αιτιολόγηση. Οι επιστολές αιτήματος συντάσσονται σύμφωνα με το ίδιο μοτίβο με τις προσωπικές ή συλλογικές αιτήσεις. Υπάρχουν πολλές επιλογές για την υποβολή ενός αιτήματος σε μια επαγγελματική επιστολή:

• χρησιμοποιώντας τη μορφή πρώτου ενικού προσώπου (Παρακαλώ...).
• χρησιμοποιώντας το πρώτο πρόσωπο πληθυντικού (Ρωτάμε...)?
• χρησιμοποιώντας τη μορφή τρίτου ενικού προσώπου (Ο οργανισμός ζητά...)
• χρησιμοποιώντας τον πληθυντικό τρίτο πρόσωπο (αίτηση του Προέδρου και του Διοικητικού Συμβουλίου).

Η εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας υποδηλώνει ότι τα γράμματα πρέπει να απαντώνται. Η φύση της απάντησης εξαρτάται από τη φύση της επιστολής αίτησης.

Εάν έχει ληφθεί επιστολή αίτησης, η απάντηση πρέπει να περιλαμβάνει το σκεπτικό και μια απόφαση για το εάν το αίτημα θα γίνει δεκτό ή όχι. Εάν έχει ληφθεί επιστολή προσφοράς, η απάντηση πρέπει να περιέχει απόφαση εάν η προσφορά θα γίνει αποδεκτή ή όχι. Οποιαδήποτε επιστολή απάντησης θα περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο προς την επιστολή αιτήματος. Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου, είναι απαραίτητο να δηλώνεται με ακρίβεια και συνέπεια η ουσία και να διατηρείται η ταυτότητα του περιεχομένου.

Εάν βρείτε κάποιο σφάλμα, επισημάνετε ένα κομμάτι κειμένου και κάντε κλικ Ctrl+Enter.

Οι δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού - βιομηχανικού ή εμπορικού - είναι αδιανόητες χωρίς εσωτερική ροή εγγράφων. Η λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων διαχείρισης εξαρτάται άμεσα από το πόσο πλήρως πραγματοποιείται η συλλογή και ανάλυση πληροφοριών από διάφορες πηγές σχετικά με την κατάσταση των πραγμάτων στον οργανισμό. Και τη σημαντικότερη θέση στη ροή των επιχειρηματικών πληροφοριών κατέχουν οι λεγόμενοι. πληροφορίες και έγγραφα αναφοράς: εκθέσεις, πράξεις, πιστοποιητικά, εκθέσεις, επεξηγηματικές και επίσημες σημειώσεις κ.λπ.
Πιθανότατα, περισσότερες από μία φορές κατά τη διάρκεια της επαγγελματικής σας ζωής να έχετε γίνει μάρτυρες ή ακόμα και να συμμετάσχετε σε δυσάρεστες διευκρινίσεις όπως «σας το είπα!» Γιατί δεν το έκανες;!» ή "Αυτό έπρεπε να είχε γίνει μέχρι την πρώτη του μήνα!" Ο Ivan Stepanych θα έπρεπε να σας το είχε πει στο τηλέφωνο!» Μπορεί να είναι σχεδόν αδύνατο να αποδειχθεί ότι οι οδηγίες που αναφέρονται δόθηκαν ή δεν δόθηκαν. Έτσι, για να μην δουλεύεις σε «παραμύθια», να μην μπαίνεις σε τέτοιες καταστάσεις και να μην αποδεικνύεις κάθε δεύτερη μέρα ότι δεν είσαι ζώο με δύο καμπούρες από την αφρικανική ήπειρο, υπάρχει μια ολόκληρη οικογένεια πληροφοριών και εγγράφων αναφοράς ονομάζονται σημειώσεις.
Κατά τη διαδικασία παραγωγής, εμπορικών ή άλλων δραστηριοτήτων, κατά κανόνα, διανέμονται οι ακόλουθοι τύποι χαρτονομισμάτων:
1) έκθεση?
2) επίσημος?
3) επεξηγηματικό?
4) επεξηγηματικό.
Ας τους ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά.

Υπόμνημα

Το λεξικό μας
Υπόμνημα- αυτό είναι ένα έγγραφο πληροφοριών και αναφοράς που απευθύνεται στον επικεφαλής ενός οργανισμού, δομικής μονάδας ή ανώτερου οργανισμού, το οποίο περιέχει λεπτομερή και εμπεριστατωμένη παρουσίαση οποιουδήποτε ζητήματος ή προβλήματος, το οποίο περιέχει τα συμπεράσματα και τις προτάσεις του εντολέα για το θέμα που αναφέρεται στη σημείωση.

Μέσω υπομνήματος, κατά κανόνα, οι εργαζόμενοι ενημερώνουν τη διοίκηση για γεγονότα, γεγονότα και φαινόμενα που έχουν λάβει χώρα και απαιτούν απόφαση. Στην αργκό του γραφείου, δεν είναι για τίποτε που τα υπομνήματα ονομάζονται "υποθήκες" - συνήθως γράφοντας σημειώματα, οι υπάλληλοι ενός οργανισμού ενημερώνουν τη διοίκηση για διάφορα ανάρμοστη συμπεριφορά και παραβιάσεις.
Ένα σημείωμα μπορεί να δημιουργηθεί είτε με προσωπική πρωτοβουλία του υπαλλήλου είτε για λογαριασμό του διευθυντή.
Το υπόμνημα μπορεί να είναι:

• εξωτερικό (εάν η αναφορά αποστέλλεται εκτός του οργανισμού, για παράδειγμα σε ανώτερο οργανισμό).
• εσωτερικής (αν δεν αποχωρεί από τον οργανισμό).

Στο γενικό επιστολόχαρτο του οργανισμού συντάσσεται εξωτερικό υπόμνημα και περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες:

• όνομα εταιρείας;
• όνομα του τύπου εγγράφου (REPORT)·
• ημερομηνία εγγράφου·
• αριθμός εγγραφής εγγράφου·
• τόπος σύνταξης ή δημοσίευσης του εγγράφου·
• προορισμός;
• τίτλος του κειμένου·
• κείμενο εγγράφου·
• υπογραφή (του επικεφαλής του οργανισμού).
• μια σημείωση για τον ερμηνευτή (ο λεγόμενος οδηγός).

Η συμβουλή μας
Σύμφωνα με την ρήτρα 3.18 του GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για προετοιμασία εγγράφων», ο τίτλος μπορεί να απαντήσει στις ερωτήσεις «για τι (ποιον);» Συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μορφή επικεφαλίδας. Αποφύγετε κατασκευές όπως "Σχετικά..." και "Σε σχέση με..." - φαίνονται γλωσσοδέκτες και βαρετές.

Το εξωτερικό σημείωμα εμφανίζεται στο Παράδειγμα 1.

Για να είμαι δίκαιος, σημειώνω ότι στην πράξη δεν έχω συναντήσει ποτέ εξωτερικές αναφορές. Συνήθως χρησιμοποιούνται γράμματα για αυτούς τους σκοπούς.
Το εσωτερικό σημείωμα χρησιμοποιείται πολύ ευρέως. Απευθύνεται στον υπεύθυνο κατά σειρά άμεσης υπαγωγής και συντάσσεται σε τυποποιημένο φύλλο χαρτιού Α4. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να παραλείψετε τα στοιχεία που περιέχονται στην κύρια φόρμα: «Έμβλημα οργανισμού ή εμπορικό σήμα (σήμα υπηρεσίας)». "Κωδικός οργανισμού", "Κύριος αριθμός μητρώου κράτους (OGRN) νομικής οντότητας". «Αριθμός φορολογικού μητρώου/κωδικός αιτίας εγγραφής (ΑΦΜ/KPP)»· «Πληροφορίες αναφοράς για τον οργανισμό. «Ο τόπος στον οποίο συντάχθηκε ή εκδόθηκε το έγγραφο». Θα πρέπει να αναφέρονται όλες οι απαραίτητες λεπτομέρειες, που βρίσκονται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003.
«Προς τον διευθυντή με τη σειρά της άμεσης υπαγωγής» σημαίνει ότι ένας υπάλληλος τμήματος μπορεί να γράψει μια έκθεση που απευθύνεται στον άμεσο προϊστάμενό του ή σε έναν ανώτερο διευθυντή, αλλά στην περίπτωση αυτή, ο άμεσος διευθυντής πρέπει πρώτα να διαβάσει την αναφορά και να υποβάλει τη βίζα του. Δεν μπορείτε να «πηδήσετε πάνω από το κεφάλι» του άμεσου προϊσταμένου σας (εκτός, φυσικά, αν αυτή είναι η τελευταία σας εργάσιμη μέρα σε αυτόν τον οργανισμό και αύριο θα φύγετε για να ζήσετε και να εργαστείτε στη Νέα Υόρκη ή στον Άρη για πάντα). Αυτό είναι σεβασμός στην υποταγή, μην το παραμελείτε.
Το εσωτερικό σημείωμα εμφανίζεται στο Παράδειγμα 1.

Το κείμενο του μνημονίου έχει συνήθως την εξής δομή:
α) ένα προοίμιο ή ένα εισαγωγικό μέρος, το οποίο εκθέτει τους λόγους ή τα γεγονότα που οδήγησαν στη δημιουργία του εγγράφου·
β) ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης.
γ) συμπεράσματα και προτάσεις για τις ενέργειες που πρέπει να ληφθούν υπό τις τρέχουσες συνθήκες.

Εσωτερικόςτο μνημόνιο χρησιμοποιείται πολύ ευρέως. Απευθύνεται στον υπεύθυνο κατά σειρά άμεσης υπαγωγής και συντάσσεται σε τυποποιημένο φύλλο χαρτιού Α4. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να παραλείψετε τις λεπτομέρειες που περιέχονται στην κύρια φόρμα:

• έμβλημα ή εμπορικό σήμα του οργανισμού (σήμα υπηρεσίας).
• κωδικός οργάνωσης·
• κύριος αριθμός μητρώου κράτους (OGRN) της νομικής οντότητας·
• Αριθμός φορολογικού μητρώου/κωδικός αιτίας εγγραφής (ΑΦΜ/KPP)·
• πληροφορίες αναφοράς για τον οργανισμό·
• τόπος σύνταξης ή δημοσίευσης του εγγράφου.

Όλες οι απαραίτητες λεπτομέρειες θα πρέπει να αναφέρονται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003.

«Προς τον διευθυντή με τη σειρά της άμεσης υπαγωγής» σημαίνει ότι ένας υπάλληλος τμήματος μπορεί να γράψει μια αναφορά που απευθύνεται στον άμεσο προϊστάμενό του ή σε ανώτερο διευθυντή, αλλά σε αυτήν την περίπτωση, ο άμεσος διευθυντής πρέπει πρώτα να διαβάσει την αναφορά και να υποβάλει τη βίζα του. Δεν μπορείτε να «πηδήξετε πάνω από το κεφάλι» του άμεσου προϊσταμένου σας (εκτός, φυσικά, αν αυτή είναι η τελευταία σας εργάσιμη μέρα σε αυτόν τον οργανισμό και αύριο πετάτε μακριά για να ζήσετε και να εργαστείτε στη Νέα Υόρκη ή στον Άρη για πάντα). Αυτό είναι σεβασμός στην υποταγή, μην το παραμελείτε.

Το εσωτερικό σημείωμα εμφανίζεται στο Παράδειγμα 2.

ΛΑ. Ναζάροβα,
επικεφαλής του γραφείου

Το υλικό δημοσιεύεται εν μέρει. Μπορείτε να το διαβάσετε ολόκληρο στο περιοδικό

Η επικοινωνία μέσω email είναι αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς κάθε σύγχρονου εργαζόμενου γραφείου. Και οι λογιστές δεν αποτελούν εξαίρεση. Πώς να διεξάγετε αλληλογραφία με τέτοιο τρόπο ώστε η επαγγελματική επικοινωνία να είναι παραγωγική, συναισθηματικά άνετη και εξαιρετικά ηθική; Προσφέρω στους αναγνώστες μερικές πρακτικές συμβουλές.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 1. Μην παραμελείτε την προσωπική έκκληση προς τον παραλήπτη στις επιστολές σας

Κάνοντας αυτό, θα δείξετε την προσοχή σας στην προσωπικότητα του ατόμου. Εάν μια επιστολή γραφτεί σε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, τότε η έλλειψη προσωπικής διεύθυνσης σε αυτό φαίνεται λανθασμένη και αγενής.

Όταν γράφετε μια από τις πρώτες επιστολές σας στον παραλήπτη, τίθεται συχνά το ερώτημα: ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να του απευθυνθείτε - απλώς με το μικρό του όνομα ή με το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο του; Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να δείτε τι γράφει η υπογραφή που τελειώνει την επιστολή του ατόμου προς εσάς. Εάν το όνομα αναφέρεται εκεί (χωρίς πατρώνυμο), για παράδειγμα "Σβετλάνα Κότοβα", τότε μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου ονομαστικά. Κι αν λέει η υπογραφή "Svetlana Vasilievna Kotova, επικεφαλής λογιστής της Trenzor LLC", τότε πρέπει να απευθυνθείτε ανάλογα στον παραλήπτη. Σε κάθε περίπτωση, η δεύτερη επιλογή είναι εξαιρετικά σωστή, άρα και win-win.

Δεν συνιστώ να βασίζεστε στις πληροφορίες στο πεδίο "Από". Εξάλλου, συχνά αρχικά συμπληρώνεται όχι από τον κάτοχο της διεύθυνσης email, αλλά από τον ειδικό πληροφορικής της εταιρείας κατά τη ρύθμιση του email.

Παρεμπιπτόντως, σας συμβουλεύω ανεπιφύλακτα να μην χρησιμοποιείτε τη σύντομη μορφή του ονόματος όταν απευθύνεστε σε επιχειρηματικό συνεργάτη ή πελάτη («Sash» αντί για «Sasha», «An» αντί για «Anya»), ανεξάρτητα από το πόσο δημοκρατική είναι η γραφή στυλ και ανεξάρτητα από το πόσο παλιά είναι η αλληλογραφία σας. Αυτό που ακούγεται οικείο στον προφορικό λόγο φαίνεται πολύ απλό στον γραπτό λόγο.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 2. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στη μορφή του χαιρετισμού σας

Δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη φράση "Καλή μέρα!". Ακόμα κι αν έχετε την καλή πρόθεση να ταιριάξετε τη ζώνη ώρας του παραλήπτη, αυτή η φράση ακούγεται άγευστη, θα έλεγα μάλιστα χυδαία. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε ουδέτερες επιλογές: "Γειά σου...", "Καλό απόγευμα...". Και φυσικά, προσθέστε το όνομα του παραλήπτη στον χαιρετισμό αν το γνωρίζετε. Προσωπικά, για παράδειγμα, το βρίσκω πολύ πιο ευχάριστο αντί για απρόσωπο "Γειά σου!"γίνε προσωπικός «Γεια σου, Ταμάρα!».

Να θυμάστε ότι με αυτόν τον τρόπο εξοικονομείτε χρόνο του παραλήπτη. Μετά από όλα, θα είναι σε θέση να αξιολογήσει αμέσως το περιεχόμενο της επιστολής που έλαβε και να αποφασίσει γρήγορα για την προτεραιότητα και τη σημασία της.

Η γραμμή θέματος πρέπει να είναι σύντομη, αλλά ταυτόχρονα να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια το θέμα της αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, “Συμφωνητικό, τιμολόγιο, πράξη από την Alpha LLC”αντί για «Έγγραφα». Καθώς οι πτυχές του υπό συζήτηση θέματος αλλάζουν, διευκρινίστε το θέμα. Για παράδειγμα, "Συνεργασία με την Περμ" → "Συνεργασία με την Περμ. Ημερομηνία διαπραγματεύσεων" → "Συνεργασία με την Περμ. Σχέδιο συμφωνίας».

Εάν κατά τη διάρκεια της αλληλογραφίας δείτε ότι το πεδίο «Θέμα» συμπληρώνεται τυχαία από τον παραλήπτη σας ή δεν συμπληρώνεται καθόλου, πάρτε την πρωτοβουλία και δοκιμάστε ένα από τα δύο σενάρια.

ΣΕΝΑΡΙΟ 1.Όταν απαντάτε, συμπληρώστε μόνοι σας το πεδίο «Θέμα». Εάν ο παραλήπτης είναι προσεκτικός, ίσως αυτό θα είναι ήδη αρκετό για να φέρει την αλληλογραφία σας σε κατάλληλη μορφή.

ΣΕΝΑΡΙΟ 2.Εάν ο παραλήπτης συνεχίζει να αγνοεί τη συμπλήρωση του πεδίου «Θέμα», γράψτε του μια επιστολή με κάτι σαν το εξής: «Αλλά, προτείνω να υποδείξετε αμέσως το θέμα της επιστολής στο πεδίο «Θέμα». Νομίζω ότι με αυτόν τον τρόπο θα αυξήσουμε σημαντικά την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας μας»..

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 4. Δώστε προσοχή στα πεδία «Προς» και «Κοιν.».

Πρέπει να κατανοήσετε σαφώς τον γενικά αποδεκτό σκοπό αυτών των πεδίων σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον:

• <если>στο πεδίο "Προς" καταχωρείτε μόνο εσείς - αυτό σημαίνει ότι ο αποστολέας της επιστολής περιμένει μια αντίδραση από εσάς στην ερώτηση ή το αίτημά του.
• <если>υπάρχουν αρκετοί παραλήπτες στο πεδίο - ο αποστολέας περιμένει απάντηση από τον καθένα ή οποιονδήποτε από τους παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, όταν απαντάτε, αποθηκεύστε τη λίστα των παραληπτών που έχει ορίσει ο αποστολέας χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Απάντηση σε όλους" (φυσικά, υπό την προϋπόθεση ότι δεν θέλετε σκόπιμα να απαντήσετε μόνο στον συντάκτη της επιστολής, κρύβοντας την ουσία της απάντησής σας από τους υπόλοιπους συμμετέχοντες στην αλληλογραφία).
• <если>Το όνομά σας εμφανίζεται στο πεδίο "Αντιγραφή" - ο αποστολέας θέλει να γνωρίζετε την ερώτηση, αλλά δεν περιμένει απάντηση από εσάς. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να συνάπτετε αλληλογραφία για αυτό το θέμα. Εάν εξακολουθείτε να αποφασίσετε να το κάνετε αυτό, τότε ένα σημάδι καλής μορφής θα ήταν να ξεκινήσετε το γράμμα με μία από τις ακόλουθες φράσεις: «Εάν είναι δυνατόν, θα ήθελα να συμμετάσχω στη συζήτηση αυτού του θέματος...», «Επιτρέψτε μου να πω τη γνώμη μου…».

Όσον αφορά τον τομέα BCC, από την άποψη της επιχειρηματικής ηθικής, είναι το πιο αμφιλεγόμενο εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικές φορές εκλαμβάνεται ως εργαλείο σχεδόν μυστικής παρατήρησης και πληροφοριών. Εξάλλου, οι παραλήπτες που τοποθετούνται στο BCC δεν είναι ορατοί σε άλλους παραλήπτες. Σε ορισμένες, συνήθως μεγάλες εταιρείες, που είναι ιδιαίτερα σχολαστικές σε θέματα δεοντολογίας, απαγορεύεται αυστηρά η χρήση αυτού του πεδίου στην εταιρική αλληλογραφία, εκτός από τις μαζικές αποστολές. Αλλά στις περισσότερες εταιρείες το χρησιμοποιούν, τηρώντας τους ακόλουθους κανόνες:

• Η αποστολή μιας επιστολής με συμπληρωμένο το πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" προϋποθέτει ότι ο συντάκτης της επιστολής έχει ειδοποιήσει τους κρυφούς παραλήπτες (ή πρόκειται να το πράξει) για τον λόγο και το σκοπό αυτής της μορφής μηνύματος.
• ο κρυφός παραλήπτης δεν χρειάζεται να συνάψει αλληλογραφία.

Κατά τη διάρκεια των εκπαιδεύσεων, μου τίθεται συχνά η ερώτηση: υπάρχουν γενικά αποδεκτά πρότυπα σχετικά με το χρόνο εντός του οποίου είναι απαραίτητο να απαντήσετε σε μια επιστολή από πελάτη ή συνάδελφο; Αλλά δεν μπορείτε να δώσετε μια καθολική απάντηση σε αυτό.

Αν μιλάμε για εσωτερική αλληλογραφία, όλα εδώ καθορίζονται από την ταχύτητα και τον ρυθμό ζωής της ίδιας της εταιρείας. Υπάρχουν εταιρείες στις οποίες μια καθυστέρηση απάντησης μεγαλύτερη από μιάμιση ώρα θεωρείται κακή συμπεριφορά. Και κάπου η απάντηση μέσα στη μέρα είναι με τη σειρά των πραγμάτων.

Κατά γενικό κανόνα, ο πιο αποδεκτός χρόνος απάντησης σε μια επιστολή είναι εντός 2-3 ωρών. Αυτός είναι ο λεγόμενος άνετος χρόνος αναμονής, όταν ο αποστολέας περιμένει μια απάντηση και δεν βιώνει εσωτερική δυσφορία από τη σιωπή του παραλήπτη του.

Τι γίνεται όμως αν, έχοντας λάβει και διαβάσει την επιστολή, συνειδητοποιήσετε ότι δεν μπορείτε να της απαντήσετε πλήρως μέσα σε 24 ώρες; Στη συνέχεια, σύμφωνα με τους κανόνες καλών τρόπων, ειδοποιήστε τον αποστολέα για την παραλαβή της επιστολής και το κατά προσέγγιση χρονοδιάγραμμα απάντησης σε αυτήν. Για παράδειγμα: «Γεια σου, Σεργκέι Βασίλιεβιτς! Έλαβα το γράμμα σου. Θα απαντήσω τις επόμενες δύο μέρες» ή «Άντρευ, έλαβα το γράμμα. Ευχαριστώ! Για να απαντήσω χρειάζομαι περισσότερες πληροφορίες. Θα προσπαθήσω να απαντήσω το αργότερο...».

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 6. Ακολουθήστε τους βασικούς κανόνες για την παρουσίαση πληροφοριών σε μια επιστολή

Δεν είναι πολλοί από αυτούς:

• κατά την ανάγνωση ενός γράμματος, ο πιο άνετος τόμος χωράει "σε μια οθόνη", το μέγιστο - σε μια σελίδα Α4.
• Ο όγκος των απεσταλμένων συνημμένων δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 3 MB. Τα μεγαλύτερα αρχεία ενδέχεται να προκαλέσουν πάγωμα της αλληλογραφίας στον παραλήπτη.
• Όταν «συσκευάζετε» συνημμένα, χρησιμοποιήστε την γενική κωδικοποίηση zip ή rar. Άλλες επεκτάσεις ενδέχεται να μπλοκαριστούν ή να αποκοπούν κατά τη μετάδοση και να δημιουργήσουν προβλήματα στον παραλήπτη.
• Μην ξεκινάτε ποτέ μια απάντηση ως νέα επιστολή (χωρίς να αποθηκεύσετε το ιστορικό αλληλογραφίας). Διαφορετικά, ο παραλήπτης θα αναγκαστεί να χάσει χρόνο αναζητώντας το αρχικό μήνυμα.
• γράψτε σε μια γλώσσα που είναι όσο το δυνατόν πιο κατανοητή στον παραλήπτη. Πολλοί άνθρωποι αναρωτιούνται αν είναι κατάλληλο να χρησιμοποιήσουν επαγγελματικό ή εσωτερικό εταιρικό λεξιλόγιο, αργκό, συντομογραφίες και αγγλισμούς.

Αυτό πρέπει να αποφασιστεί χωριστά σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση.

Έτσι, η εσωτερική εταιρική αλληλογραφία σε μια εταιρεία είναι σχεδόν πάντα γεμάτη αργκό και συντομογραφίες: είναι γνωστές και κατανοητές σε όλους τους συμμετέχοντες και τους επιτρέπουν να εξοικονομούν χρόνο. Αλλά πρέπει να τα χρησιμοποιείτε προσεκτικά σε αλληλογραφία με αντισυμβαλλόμενους.

Υπήρχε μια τέτοια περίπτωση στην πρακτική μου. Μια συνάδελφος ετοίμαζε υλικά για έναν εκδοτικό οίκο και στο τελευταίο της γράμμα της έγραφαν: "Μάσα, στείλε όλα τα υλικά σου το συντομότερο δυνατό". Η Μάσα αποφάσισε ότι αυτός ήταν ένας προσδιορισμός μιας μορφής άγνωστης σε αυτήν, στην οποία έπρεπε να μεταφραστεί το κείμενο. Σκότωσε πολύ χρόνο, με γάντζο ή με απατεώνα, για να βρει πώς να ικανοποιήσει το αίτημα του εκδότη. Φανταστείτε την ενόχληση του Machine όταν, 2 ημέρες αργότερα, μαθαίνει ότι το μυστηριώδες «asap» είναι συντομογραφία της ευρέως χρησιμοποιούμενης αγγλόφωνης λέξης «όσο το δυνατόν συντομότερα». Αλλά η Μάσα μπορούσε να στείλει υλικά μέσα σε μισή ώρα από τη στιγμή που έλαβε το αίτημα!

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 7. Τελειώστε κάθε γράμμα με ένα μπλοκ υπογραφής και τις επαφές σας

Ανεξάρτητα από το πόσο στενά γνωρίζετε τον παραλήπτη και πόσο καιρό συνεχίζεται η αλληλογραφία σας, κάθε επιστολή σας θα πρέπει να περιέχει ένα μπλοκ που αποτελείται από μια υπογραφή και στοιχεία επικοινωνίας. Αυτό είναι ένα αναπόσπαστο στοιχείο της κουλτούρας της επιχειρηματικής επικοινωνίας.

Το μπλοκ πρέπει να περιέχει:

• το όνομα και το επίθετό σας. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε συντομογραφίες. Αντί «T.L. Vorotyntsev"στην υπογραφή μου αναφέρω "Tamara Leonidovna Vorotyntseva"ή "Tamara Vorotyntseva"έτσι ώστε ο παραλήπτης να καταλάβει πώς να επικοινωνήσει μαζί μου σε μια απαντητική επιστολή·
• η θέση σου. Αυτό δίνει στον παραλήπτη την ευκαιρία να κατανοήσει τα όρια της εξουσίας και της επαγγελματικής σας ικανότητας στην επίλυση ζητημάτων.
• στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο, email, όνομα εταιρείας, ιστότοπος). Με αυτόν τον τρόπο θα παρέχετε στον παραλήπτη την ευκαιρία για πρόσθετη επιχειρησιακή επικοινωνία εάν είναι απαραίτητο.

Σε όλα όσα ειπώθηκαν, θέλω να προσθέσω: τα email σας είναι ακριβώς τα ρούχα με τα οποία σας υποδέχονται. Με άλλα λόγια, τηρώντας την εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας, θα κάνετε την πιο ευχάριστη εντύπωση στον παραλήπτη σας.

Ένα επαγγελματικό γράμμα είναι ένα είδος ψυχολογικού πορτραίτου του αποστολέα, της επαγγελματικής του κάρτας, καθώς και μέρος της εικόνας και της φήμης της εταιρείας. Πώς να προστατευτείτε από την προοπτική να τα παρατήσετε όλα αυτά είναι στο άρθρο μας.

Τατιάνα Νικολάεβα,

κορυφαίος ειδικός σε θέματα επιχειρηματικής εθιμοτυπίας στο Εκπαιδευτικό Κέντρο Διαπραγμάτευσης, Μόσχα

Κανόνες για την αλληλογραφία μέσω emailγια τους επιχειρηματίες, είναι ένα είδος εργαλείου που σας επιτρέπει να «κρατάτε το πρόσωπο» της εταιρείας και να αντικατοπτρίζετε την εικόνα της στην επικοινωνία με τους συνεργάτες. Ποιοι είναι οι βασικοί κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να λαμβάνουν υπόψη οι έμποροι; Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά, γιατί αυτό παίζει πραγματικά τεράστιο ρόλο.

Κανόνας 1: Αναφέρετε το θέμα του email

Με αυτό το κριτήριο ένα πολυάσχολο άτομο αποφασίζει ποιο γράμμα να ανοίξει πρώτο. Επιπλέον, αυτός ο κανόνας της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας επιτρέπει στον συνομιλητή να βρει το επιθυμητό γράμμα μεταξύ της ροής της αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, είναι βολικό να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των οποίων οι γραμμές θέματος αντικατοπτρίζουν διαφορετικές οργανωτικές πτυχές της ίδιας διαδικασίας.

Για παράδειγμα: «Πακέτο εγγράφων συμμετεχόντων», «Τιμολόγιο πληρωμής συμμετοχής στην έκθεση», «Υπόμνημα προς τον συμμετέχοντα στην έκθεση», «Διάγραμμα διάταξης περιπτέρων της έκθεσης» κ.λπ. Εάν όλη η αλληλογραφία διενεργήθηκε με θέμα «Συμμετοχή σε η έκθεση», βρείτε την απαιτούμενη επιστολή σε εκτενή αλληλογραφία θα ήταν πολύ πιο δύσκολο.

Κανόνας 2. Μην ξεχνάτε τη διεύθυνση και τον χαιρετισμό

Εδώ πρέπει να ξεκινά η επιστολή. Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό με την ακόλουθη μορφή: "Καλημέρα, όνομα (πατρώνυμο) του παραλήπτη." Ο ογκώδης σχεδιασμός του "Good day!" Είναι καλύτερα να μην το χρησιμοποιήσετε. Επίσης, είναι λάθος να αναφέρουμε την ακόλουθη διατύπωση: «Γεια σας, κύριε Ιβάνοφ». Στο επιχειρηματικό περιβάλλον δεν μιλούν για υγεία. Εάν η επιστολή απευθύνεται σε μια ομάδα ανθρώπων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συλλογική λέξη: "Αγαπητοί κύριοι!" ή "Συνάδελφοι!" Μπορείτε να κάνετε χωρίς επικοινωνία μόνο σε περίπτωση εντατικής αλληλογραφίας σε λειτουργία ερώτησης-απάντησης, όπως όταν επικοινωνείτε στο Skype.

Φράσεις που δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται στην αλληλογραφία

Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα σημαντικό κανάλι δημιουργίας δυνητικών πελατών για τον οργανισμό σας, δείτε εδώ 11 φράσεις, το οποίο οι συντάκτες του περιοδικού «Commercial Director» συνιστούν να απαλλαγούμε επειγόντως.

Κανόνας 3. Να θυμάστε ότι η συντομία είναι η αδερφή του ταλέντου

Εάν το θέμα της επιστολής απαιτεί επεξήγηση και λεπτομέρειες, αναφέρετε τις απαραίτητες παραμέτρους. Ωστόσο, μην ρίχνετε πολύ νερό σε αυτό γράψτε συγκεκριμένα. Η ιδανική επιλογή θα ήταν μια σύντομη επιστολή στην οποία συμφωνείτε με τον παραλήπτη για μια τηλεφωνική συνομιλία ή μια συνάντηση στην οποία μπορείτε να συζητήσετε όλες τις λεπτομέρειες.

Κανόνας 4. Στυλ γραφής – επαγγελματικό, τόνος – ουδέτερος

Σε αντίθεση με την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο και τις τηλεφωνικές συνομιλίες, όπου έχετε ένα σενάριο, ο παραλήπτης σας όχι μόνο δεν σας βλέπει, αλλά ούτε σας ακούει. Δεν μπορείτε να συμπληρώσετε τις λέξεις σας με εκφράσεις προσώπου, τονισμό ή άλλα μη λεκτικά σήματα. Επομένως, τηρήστε αυστηρά αυτόν τον κανόνα της επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω email. Για παράδειγμα, σε μια συνομιλία, η φράση "τι άλλο χρειάζεσαι από μένα;", που προφέρεται με έναν συγκεκριμένο τόνο, θα εκφράσει την επιθυμία να γνωρίζει ολόκληρη τη λίστα ευθυνών ή ενεργειών. Και σε γραπτή μορφή μπορεί να διαβαστεί ως εξής: «Πόσα μπορείς να με φορτώσεις; Να έχεις συνείδηση!»

Επομένως, εάν είστε έτοιμοι για περαιτέρω ενέργειες, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε πάντα αυτόν τον κανόνα της αλληλογραφίας μέσω email. Γράψτε το ως εξής: "Πώς αλλιώς μπορώ να είμαι χρήσιμος/χρήσιμος;" Εάν δεν επιθυμείτε να συμμετάσχετε στην περαιτέρω διαδικασία, πρέπει να το πείτε σωστά. Για παράδειγμα, ως εξής: "Συνάδελφοι, λόγω του υψηλού φόρτου εργασίας μου σε ένα άλλο έργο, θα σας ήμουν ευγνώμων αν ..." και στη συνέχεια περιγράψτε τις επιθυμίες σας: "απελευθερώστε με από περαιτέρω εργασία σε αυτό το έργο", "περιγράψτε μου όλο το φάσμα των αρμοδιοτήτων για να μπορέσω να προγραμματίσω τη δουλειά μου». Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη την υποταγή: εάν αλληλογραφείτε με τον διευθυντή σας, ελέγξτε μαζί του την προτεραιότητα αυτής της εργασίας.

Κανόνας 5. Δοσολογήστε τον αριθμό των emoticons στο κείμενο

Αυτός είναι ένας θεμελιώδης κανόνας της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μεταξύ επιχειρηματιών. Ορισμένες εταιρείες απαγορεύουν αυστηρά τη χρήση emoticon. Εάν ο οργανισμός σας δεν είναι ένας από αυτούς, χρησιμοποιήστε αυτά τα εικονίδια, αλλά πολύ προσεκτικά. Εξάλλου, τα "emoticon" είναι σύμβολα συναισθημάτων που πρέπει να δοσομετρηθούν σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Ένα εικονίδιο σε ένα γράμμα αρκεί για να κατανοήσει ο συνομιλητής τα συναισθήματά σας. Αυτός ο κανόνας για την αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ισχύει επίσης για επαγγελματική επικοινωνία στο Skype και το ICQ.

Κανόνας 6. Μην ξεχνάτε την ηλεκτρονική υπογραφή

Στο τέλος οποιασδήποτε επιστολής (όχι μόνο της πρώτης) πρέπει να υπάρχει μια υπογραφή που να περιέχει το όνομα και τη θέση του αποστολέα, τις επαφές εργασίας του και το λογότυπο της εταιρείας. Αυτή είναι μια καλή μορφή και ένας δείκτης της παρουσίας μιας εταιρικής κουλτούρας.

Κανόνας 7. Ξαναδιάβασε την επιστολή πριν την στείλεις. Διορθώστε λάθη και τυπογραφικά λάθη

Η απροσεξία δεν είναι η καλύτερη ποιότητα για έναν επιχειρηματία.

Κανόνας 8. Απαντήστε στην αλληλογραφία εντός 24 ωρών

Εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο, θα πρέπει να γράψετε σχετικά μέσα σε 24 ώρες. Μετά την αποστολή, θα ήταν καλή ιδέα να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη της επιστολής και να βεβαιωθείτε ότι την έλαβε και πότε να περιμένετε απάντηση από αυτόν.

Κανόνας 9. Επιβεβαιώστε τη λήψη των email με συνημμένα

Ελέγξτε αν ανοίγουν σωστά. Λάβετε υπόψη ότι τα στελέχη της εταιρείας δεν θα πρέπει να αποστέλλουν προωθητικές προσφορές ή συνδέσμους σε αυτά (εκτός εάν αποτελούν αντικείμενο συζήτησης).

Είναι καλύτερα να στέλνετε τέτοιες επιστολές εκ μέρους του διευθυντή πωλήσεων με την κατάλληλη ειδοποίηση στο σώμα της επιστολής.

Κανόνας 10. Η αλληλογραφία τελειώνει με αυτόν που την ξεκίνησε

Η τελευταία επιστολή αποστέλλεται από τον εκκινητή της αλληλογραφίας. Ακόμα κι αν όλα τα θέματα έχουν ήδη συζητηθεί, γράψτε στον σύντροφό σας λόγια ευγνωμοσύνης για την αποτελεσματική συνεργασία και τις άμεσες απαντήσεις. Στο τέλος, μπορείτε να ευχηθείτε καλή διάθεση και μια παραγωγική εβδομάδα. Ωστόσο, μόνο εάν έχετε στενή και μακροχρόνια σχέση με τον παραλήπτη. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να αναφέρετε: "Με τις καλύτερες ευχές".

Η διεξαγωγή αλληλογραφίας μέσω email είναι αναπόσπαστο μέρος της καθημερινής επιχειρηματικής πρακτικής ενός σύγχρονου γραμματέα. Η ικανότητα να πείθεις ενώ παραμένεις ευγενικός και σωστός είναι δεξιότητες που πρέπει να αναπτυχθούν και να τελειοποιηθούν. Μια κακογραμμένη και αγράμματη επιστολή μπορεί να βάλει τέλος στην καριέρα σας και να βλάψει αμετάκλητα την επιχειρηματική σας φήμη. Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε ένα σύνολο απλών και αποτελεσματικών κανόνων για τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω email που θα σας βοηθήσουν να αποδείξετε τον επαγγελματισμό σας και να πετύχετε με επιτυχία τους στόχους σας.

Από το άρθρο θα μάθετε:

Επιχειρηματική αλληλογραφία μέσω email: κανόνες και παραδείγματα

Κανόνας 1:

Το email εργασίας χρησιμοποιείται μόνο για επίσημη αλληλογραφία

Αυτή η παρατήρηση δεν ισχύει τόσο για εθιμοτυπία επαγγελματικών επιστολών, πόσο στην επιχειρηματική ηθική και τη διατήρηση της φήμης σας. Να θυμάστε πάντα ότι όλες οι επιστολές που στέλνετε από τον υπολογιστή εργασίας σας αποθηκεύονται στον διακομιστή και ο διευθυντής σας μπορεί να τις ελέγξει εάν το επιθυμεί.

Κανόνας 2:

Ο κανόνας είναι να καθορίσετε τον κύκλο των παραληπτών του μηνύματός σας

Εάν γράφετε μια επιστολή σε έναν διευθυντή, τότε θα πρέπει να υπάρχει ένας παραλήπτης - ο διευθυντής εάν γράφετε σε συναδέλφους ή υφισταμένους, τότε μπορεί να υπάρχουν πολλοί αποδέκτες. Εισάγονται χωρισμένα με κόμματα στο πεδίο «Προς», όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη - στο πεδίο «Αντιγραφή». Αυτά μπορεί να είναι τρίτα μέρη που αναφέρονται στο κείμενο του μηνύματος. Προσπαθήστε να μην στέλνετε περιττά αντίγραφα, ειδικά στη διεύθυνση. Η υποτέλεια και η επιθυμία να ευχαριστήσεις δεν θα σε διακοσμήσουν. Το να έχετε «κρυμμένα αντίγραφα» της επιστολής θα σας κάνει ακόμη χειρότερα. Θα είστε γνωστός ως ραδιούργος.

Κανόνας 3:

ο σκοπός της επιστολής πρέπει να είναι διαφανής τόσο για εσάς όσο και για τον παραλήπτη

Διατυπώστε ξεκάθαρα τον σκοπό του μηνύματός σας: ποιες ενέργειες περιμένετε να κάνει ο αναγνώστης του μηνύματος; Ποια αντίδραση πρέπει να ακολουθήσει; Αυτός ο στόχος πρέπει να είναι διαφανής όχι μόνο σε εσάς, αλλά και στον παραλήπτη.

Ο σκοπός του μηνύματος θα καθορίσει τη μορφή και τη γραμματική της αφήγησης:

• Η έκφραση της γνώμης σας και η εκτίμησή σας για την κατάσταση περιλαμβάνει τη χρήση 1 ατόμου («εγώ» και «εμείς»).
• ένα αίτημα, μια οδηγία, μια παρότρυνση για δράση περιλαμβάνει τη χρήση 2 ατόμων («εσείς» και «εσείς»).
• Η αναφορά γεγονότων από την οπτική γωνία ενός εξωτερικού παρατηρητή περιλαμβάνει τη χρήση του τρίτου προσώπου («αυτός» ή «αυτοί»).

Κανόνας 4:

μην αφήνετε κενό το πεδίο «θέμα».

Οι περισσότεροι χρήστες ξεκινούν τη γνωριμία τους με μέσω e-mailαπό τη μελέτη του πεδίου «θέματος». Μερικές φορές εδώ τελειώνει. Για να αποτρέψετε τη διαγραφή του μηνύματός σας πριν διαβαστεί, προσπαθήστε να διατηρήσετε το θέμα όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένο, ενημερωτικό και σύντομο. Ασαφή θέματα όπως "Αίτημα για πληροφορίες", "από τη Μόσχα", "αναθεωρημένη έκδοση" δεν είναι αποδεκτά. Παραδείγματα επιτυχημένων θεμάτων:

"Λίστα μελών της ομάδας για την Ολυμπιάδα των Μαθηματικών στη Μόσχα"

«Κατάλογος ελαττωματικού εξοπλισμού του όγδοου συνεργείου με ημερομηνία 01/06/17»

"Έρευνα Αγοράς Εξοπλισμού Προβολής 2017"

Εάν απαντάτε σε ένα μήνυμα, το σύμβολο "Re" θα εμφανιστεί στο πεδίο "θέμα", συνιστάται να το διαγράψετε.

Κανόνας 5:

επιμείνετε στην παραδοσιακή δομή μηνυμάτων

Η δομή του γράμματος είναι απλή και σαφής, αλλά κάθε στοιχείο σε αυτό απαιτείται:

1. Χαιρετισμούς και διεύθυνση.
2. Κύρια μονάδα;
3. Μπλοκ περίληψης;
4. Υπογραφή
5. Στοιχεία επικοινωνίας.

Κανόνας 6:

ο χαιρετισμός και η προσφώνηση είναι το κλειδί για την αμοιβαία κατανόηση

Μην χρησιμοποιείτε ποτέ την έκφραση «Καλή μέρα» ως χαιρετισμό. Αυτή είναι κακή μορφή. Χρησιμοποιήστε το καθολικό "Hello!" ή «Καλημέρα!» Μια επίσημη επιστολή μπορεί να ξεκινήσει αμέσως με τη διεύθυνση «Αγαπητέ (όνομα και πατρώνυμο)» ή «Αγαπητέ κύριε (επώνυμο)». Ποια επιλογή είναι προτιμότερη - όνομα, πατρώνυμο ή επώνυμο; Ο κανόνας εδώ είναι ο εξής: εάν απλώς δημιουργείτε επαφή και γράφετε ένα μήνυμα στον παραλήπτη για πρώτη φορά, τότε είναι σκόπιμο να τον απευθυνθείτε με το επίθετό του όταν δημιουργηθεί η επαφή και γράφετε ένα μήνυμα για τη δεύτερη ώρα, προσφωνήστε τον με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο.

Εάν το μήνυμα έχει πολλούς αποδέκτες, τότε μια κατάλληλη επιλογή θα ήταν «Αγαπητοί Κύριοι» ή «Αγαπητοί συνάδελφοι» εάν απευθύνεστε σε εκπροσώπους ενός κοντινού σας επαγγέλματος. Στο τέλος της διεύθυνσης, μπορείτε να βάλετε ένα θαυμαστικό ή ένα κόμμα και να ξεκινήσετε το ίδιο το κείμενο από μια νέα παράγραφο, με πεζό γράμμα. Ποια επιλογή να διαλέξω; Σε μια επίσημη επιστολή ή μήνυμα στο οποίο αποδίδετε μεγάλη σημασία, βάλτε ένα θαυμαστικό και σε ένα απλό μήνυμα εργασίας, βάλτε κόμμα.

Κανόνας 7:

Η συντομία είναι το κύριο πλεονέκτημα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

«Μέγιστο νόημα – ελάχιστες λέξεις» είναι το χρυσό σύνθημα της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

Η δήλωση των σκέψεων πρέπει να είναι:

• ειδικός;
• σταθερός;
• συνοπτικός;
• κατανοητός.

Γράψτε με σύντομες προτάσεις – είναι πιο εύκολο για εσάς και πιο εύκολο για τον παραλήπτη να το καταλάβει. Χωρίστε το κείμενό σας σε παραγράφους, ώστε να είναι πιο εύκολο να περάσετε και να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Μια άλλη συμβουλή: ένα θέμα - ένα μήνυμα. Εάν θέλετε να εξετάσετε πολλά άσχετα ζητήματα, καλύψτε πολλές διαφορετικές ιδέες και, στη συνέχεια, αφιερώστε ένα ξεχωριστό κείμενο σε κάθε θέμα. Φυσικά, το πεδίο «Θέμα» θα πρέπει να περιέχει αυτήν την ιδέα ή την ερώτηση σε σύντομη μορφή.

Σε περίπτωση μακροχρόνιας αλληλογραφίας, μπορείτε να περιοριστείτε στις λέξεις «Με σεβασμό» και το όνομα και το επίθετό σας.

Κανόνας 14:

προσπαθήστε να μην χρησιμοποιήσετε υστερόγραφο

Η χρήση υστερόγραφου επιτρέπεται σε μία περίπτωση - εάν κατά τη στιγμή της σύνταξης της επιστολής συνέβη κάποιο σημαντικό γεγονός που σχετίζεται άμεσα με τον παραλήπτη.

Παράδειγμα: P.S. Τα αεροπορικά εισιτήρια παραδόθηκαν πριν από μία ώρα.

Κανόνας 15:

χρησιμοποιήστε τις αποδείξεις ανάγνωσης όπως προβλέπεται

Ο σκοπός αυτής της ειδοποίησης είναι ότι ο παραλήπτης αναμένεται να εκτελέσει κάποια ενέργεια. Χρησιμοποιείται μόνο για εξωτερικούς παραλήπτες.

Κανόνας 16:

Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά τη σημαία "υψηλής σημασίας".

Θυμάστε την παραβολή του Λέοντος Τολστόι για ένα αγόρι που του άρεσε να φωνάζει "Λύκοι!" Όλοι ήταν τόσο συνηθισμένοι στα αστεία του που όταν οι λύκοι του επιτέθηκαν πραγματικά, κανείς δεν αντέδρασε στις κραυγές του.
Όταν πρέπει να υποδείξετε πραγματικά τη σημασία του γράμματος, θα χρησιμοποιηθούν ήδη όλες οι απαραίτητες σημαίες.

Κανόνας 17:

ελέγξτε ξανά όλα τα δεδομένα, τους αριθμούς και τα ονόματα

Κάντε το ως κανόνα - φροντίστε να το ξαναδιαβάσετε πριν το στείλετε. γράμμα, ελέγξτε όλους τους αριθμούς, διευκρινίστε επώνυμα και αρχικά. Ένα μικρό λάθος μπορεί να σας κοστίσει τη θέση σας.

Κανόνας 18:

απαντήστε αμέσως στην επιστολή

Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως - για παράδειγμα, δεν έχετε όλες τις πληροφορίες ή απλά δεν είστε έτοιμοι, απλώς γράψτε ότι η επιστολή έχει ληφθεί και θα απαντήσετε αργότερα. Διαφορετικά, ο παραλήπτης δεν θα είναι σίγουρος ότι η επιστολή ελήφθη ή ότι δεν διαγράφηκε κατά λάθος.