Πρόγραμμα Ecm για την αυτοματοποίηση του βοηθού αφεντικού ροής εγγράφων. Υποστήριξη σύνθετων οργανωτικών δομών

Οι αρμοδιότητες της εταιρείας BOSS-Referent περιλαμβάνουν:

• ανάπτυξη του ομώνυμου προϊόντος - το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent.
• ανάπτυξη δικτύου συνεργατών·
• συμβουλευτική και υποστήριξη για συνεργάτες και χρήστες του συστήματος·
• εκπαίδευση;
• προώθηση μάρκετινγκ του προϊόντος.

Δίκτυο συνεργατών BOSS-Referent

Οι συνεργάτες της εταιρείας BOSS-Referent παρέχουν υπηρεσίες για την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, υποστήριξη δημιουργημένων λύσεων, προσαρμογή του συστήματος στις εργασίες πελατών και εκπαίδευση χρηστών. Σε κάθε συνεργάτη εκχωρείται μία από τις τρεις καταστάσεις:

• Γενικός εταίρος - έχει εκτεταμένη ικανότητα, μεγάλο αριθμό πιστοποιημένων ειδικών και εμπειρία στην υλοποίηση πολλών έργων υλοποίησης.
• Συνεργάτης - διαθέτει προσωπικό πιστοποιημένους ειδικούς BOSS-Referent που έχουν εκπαιδευτεί για την υλοποίηση έργων υλοποίησης.
• Μεταπωλητής - προμήθειες EDMS BOSS-Referent.
• Το δίκτυο συνεργατών BOSS-Referent καλύπτει σχεδόν όλες τις περιοχές της Ρωσίας, καθώς και την Ουκρανία και το Καζακστάν. Στην ενότητα «Συνεργάτες» του ιστότοπού μας μπορείτε να βρείτε έναν συνεργάτη στην περιοχή σας ή να επιλέξετε την εταιρεία που σας ενδιαφέρει στον αλφαβητικό κατάλογο.

Εξυπηρέτηση και υποστήριξη BOSS-Referent

Η υποστήριξη εφαρμοζόμενων συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent είναι δυνατή σε βασικές και εκτεταμένες εκδόσεις:

• Η υποστήριξη εγγύησης (βασική) παρέχεται από τον κατασκευαστή, BOSS-Referent.
• Παρέχεται εκτεταμένη τεχνική υποστήριξη από συνεργάτες BOSS-Referent.
• BOSS-Μαθήματα κατάρτισης αναφοράς

Η εταιρεία BOSS-Referent παρέχει εκπαίδευση στη Μόσχα στα ακόλουθα μαθήματα:

• «Μεθοδολογία για την υλοποίηση του EDMS BOSS-Referent»
• «Βασικά στοιχεία διαχείρισης EDMS BOSS – Referent»
• Η εκπαίδευση ειδικών από συνεργάτες της εταιρείας BOSS-Referent στο πλαίσιο του προγράμματος συνεργατών είναι δωρεάν.

Ιστορία

Τον Ιανουάριο του 2012, έγινε γνωστό ότι στον όμιλο IT η δομή της διαχείρισης της πρακτικής ECM (διαχείριση εταιρικού περιεχομένου, αποθήκευση εταιρικών πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, EDMS) είχε αλλάξει σοβαρά.

Τον Δεκέμβριο του 2011 εμφανίστηκε μια κατά 100% θυγατρική της εταιρείας διαχείρισης του ομίλου Business Logic 2.0, η οποία εκτός από την εφαρμογή της ECM θα εμπλακεί σε νέα κατεύθυνση για τον όμιλο - συστήματα διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPM).

Μέχρι αυτό το σημείο, η πρακτική της ECM αντιπροσωπευόταν από τον υφιστάμενο προγραμματιστή EDMS «Boss-Referent» και «IT Information Management», που δημιουργήθηκε τον Απρίλιο του 2011, ο οποίος εφαρμόζει παρόμοιο λογισμικό. Πριν από τη δημιουργία της Διαχείρισης Πληροφοριών ως ξεχωριστής εταιρείας, η υλοποίηση εκπροσωπούνταν από το τμήμα integrator.

Η κατεύθυνση είναι σημαντική για την ομάδα. Όπως λέει στο CNews ο Tagir Yapparov, πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου της IT, τον περασμένο χρόνο η πρακτική της ECM αντιπροσώπευε περίπου 500 εκατομμύρια ρούβλια. πρόσοδος. Με συνολικό εισόδημα για το 2010, σύμφωνα με την αξιολόγηση «CNews100: Οι μεγαλύτερες εταιρείες πληροφορικής της Ρωσίας», 4,7 δισεκατομμύρια ρούβλια. Όσον αφορά τον αριθμό των εργαζομένων, σύμφωνα με τη νέα γενική διευθύντρια της «Business Logic» και της «Boss Referent» Μαρία Καμέννοβα, αυτή τη στιγμή εργάζονται περίπου 230 άτομα στην κατεύθυνση, εκ των οποίων περίπου 180 εργαζόμενοι βρίσκονται σε υλοποίηση. Στο τέλος του 2010, σύμφωνα με την αξιολόγηση του CNews, εργάζονταν συνολικά 1.550 άτομα στον όμιλο πληροφορικής.

Πριν από την άφιξη της Stone Company, ήταν υποταγμένοι σε διαφορετικούς ανθρώπους. Η εταιρεία υλοποίησης - ο Georgy Podbutsky, ο οποίος παρέμεινε στην Business Logic ως αναπληρωτής διευθυντής υπεύθυνος για την ECM. Επικεφαλής των προγραμματιστών ήταν ο Andrey Grib, ο οποίος τώρα αποχωρεί από το IT. Ο Yapparov αποδίδει την αποχώρησή του στο γεγονός ότι «δεν έχουν ενσωματωθεί όλοι οι διευθυντές στη νέα δομή του matrix, η οποία προβλέπει μεγαλύτερη ανάθεση ευθυνών».

Νομικά, η Boss Referent παρέμεινε ένας οργανισμός ανεξάρτητος από την Business Logic, η οποία ανήκει επίσης πλήρως στην εταιρεία διαχείρισης του ομίλου, λέει ο Yapparov. Ωστόσο, πηγή του CNews στην ομάδα είναι σίγουρη ότι μιλάμε για πλήρη εκχώρηση της ανάπτυξης του EDMS στους εφαρμοστές. «Το θέμα δεν περιορίστηκε στην αποχώρηση του Grib από την εταιρεία υλοποίησης ήρθαν επίσης σε άλλες ηγετικές θέσεις στο Boss-Referent», λέει. - Ο κανονικός επιχειρηματικός εσωτερικός ανταγωνισμός μεταξύ των δομών υπήρχε εδώ και πολύ καιρό, ενώ υπήρχαν και αμοιβαίες κατηγορίες για αποτυχίες. Τα τελευταία χρόνια, πολλοί διευθυντές έχουν αλλάξει στην εφαρμογή. Τώρα το "Boss Referent" έχει γίνει πλήρως εξαρτημένο από τους εφαρμοστές."

Παρά την ανατροπή της σκηνοθεσίας, ο Tagir Yapparov σκοπεύει να διπλασιάσει ετησίως τα έσοδα από τη δουλειά του, δηλ. Φέτος θα πρέπει να φτάσει το ένα δισεκατομμύριο ρούβλια. Σήμερα υπεγράφη συμφωνία μεταξύ της Business Logic και της γερμανικής εταιρείας ανάπτυξης BPM Metasonic. Υπάρχουν ακόμη σχέδια για την υποστήριξη "Boss Referent" πολλαπλών πλατφορμών: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, εκδόσεις για κινητά για iOS και Android. Σύμφωνα με ανώνυμο συνομιλητή του CNews, κατά τη διάρκεια της αναδιοργάνωσης αρκετοί προγραμματιστές αποχώρησαν από την εταιρεία και θα πρέπει να προσληφθούν νέοι για την υλοποίηση αυτών των σχεδίων. Πρόσφατα, η IT ανακοίνωσε πρακτική άσκηση στην περιοχή ECM.

Το σύστημα τεκμηρίωσης διαχείρισης BOSS-Referent είναι ένα πακέτο λογισμικού που επιτρέπει στους οργανισμούς να δημιουργούν αποτελεσματικά συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αυτοματισμού γραφείου και έτσι να διασφαλίζουν σημαντική αύξηση της αποτελεσματικότητας των δομών διαχείρισης. Ειδικότερα, η δημιουργία τέτοιων συστημάτων σε έναν οργανισμό επιτρέπει:

Αυξήστε την ταχύτητα λήψης αποφάσεων και την ποιότητά τους

Ενίσχυση του ελέγχου της πειθαρχίας απόδοσης

Αύξηση της διαχειρισιμότητας του οργανισμού

Αυξήστε την παραγωγικότητα μεμονωμένων εργαζομένων, ομάδων εργασίας και του οργανισμού συνολικά.

Το σύστημα BOSS-Referent έχει μεγάλο αριθμό υλοποιήσεων και προορίζεται για επιχειρήσεις διαφόρων μεγεθών και μορφών ιδιοκτησίας:

• Μεγάλες εμπορικές επιχειρήσεις και εκμεταλλεύσεις
• ομοσπονδιακές αρχές
• Οργανισμοί περιφερειακής κυβέρνησης και άλλες κρατικές επιχειρήσεις
• Γεωγραφικά κατανεμημένες επιχειρήσεις
• Εταιρείες με πολύπλοκες οργανωτικές δομές
• Εταιρείες με μεγάλο όγκο ροής εγγράφων
• Μικρές, ταχέως αναπτυσσόμενες εταιρείες.

Η λειτουργικότητα του συστήματος BOSS-Referent μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο από διευθυντές όσο και από επικεφαλής τμημάτων, ειδικούς πληροφορικής, υπαλλήλους, στελέχη, γραμματείς και άλλους υπαλλήλους επιχειρήσεων, χάρη σε ένα ευρύ φάσμα αυτοματοποιημένων επιχειρηματικών διαδικασιών:

• Εργασία με εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού
• Επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων
• Διαχείριση εξωτερικών επαφών
• Εργασία με οργανωτικές συμβάσεις
• Διοργάνωση ειδησεογραφικών καναλιών και συνεδρίων
• Τήρηση καταλόγου οργανισμού σε ηλεκτρονική μορφή
• Τεχνική υποστήριξη για τις επιχειρηματικές εγκαταστάσεις του οργανισμού
• Οργάνωση και προγραμματισμός εκδηλώσεων.

Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων που έχει δημιουργηθεί με βάση το σύστημα τεκμηρίωσης διαχείρισης BOSS-Referent μπορεί να αναπαρασταθεί συμβατικά ως ένα σύνολο πολλών επιπέδων.

• Υλικό: διακομιστές, σταθμοί εργασίας πελατών, τοπικά δίκτυα, μόντεμ, εκτυπωτές, σαρωτές, τροφοδοτικά αδιάλειπτης ισχύος και άλλος τεχνικός εξοπλισμός.
• Λειτουργικό σύστημα: λειτουργικό σύστημα δικτύου Windows, Linux, άλλα και πρωτόκολλα μεταφοράς που συνδυάζουν όλο το υλικό σε ένα ενιαίο συγκρότημα.
• Το Lotus Notes/Domino είναι μια πλατφόρμα λογισμικού εφαρμογών που αποτελεί πρόσθετο σε λειτουργικό σύστημα δικτύου και περιλαμβάνει εργαλεία για αποθήκευση εγγράφων, αναπαραγωγή δεδομένων (συγχρονισμός), αναζήτηση πλήρους κειμένου, e-mail και άλλους σημαντικούς μηχανισμούς.
• BOSS-Referent - ενότητες λογισμικού διασυνδεδεμένες με εφαρμογές που λειτουργούν στο περιβάλλον Lotus Notes/Domino και υποστηρίζουν επιχειρηματικές διαδικασίες διαχείρισης και, εν μέρει, λειτουργική ροή εγγράφων.
• Οργανωτική και κανονιστική υποστήριξη: κανονισμοί, κανόνες λειτουργίας, οδηγίες για χρήστες και διαχειριστές συστημάτων κ.λπ.

Το BOSS-Referent περιλαμβάνει ένα σύνολο διασυνδεδεμένων υποσυστημάτων που έχουν σχεδιαστεί για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού γραφείου:

• Λεξικά σε όλο το σύστημα
  • Κατάλογος οργανισμού
  • Λεξικά
  • Εξωτερικοί παραλήπτες
• Υπηρεσίες σε όλο το σύστημα
  • Συντονισμός
  • Παραγγελίες
  • Διακόπτης
  • Πρότυπα
  • Ληξίαρχος
  • Υπουργικό συμβούλιο
  • μηχανή αναζήτησης
  • Ρυθμιστής
  • Ηλεκτρονική αποθήκευση εικόνας
  • Πρωτόκολλο
• Λειτουργικά υποσυστήματα
  • Γραφείο
  • Εγγραφα
  • Σημειώσεις γραφείου
  • Εξωτερικές επαφές
  • Έλεγχος συμβάσεων
  • Μηχανική υποστήριξη
  • συνέδρια
  • Νέα

Μεγάλη συνεισφορά στην ευκολία και την ταχύτητα υλοποίησης του BOSS-Referent έχει μια καλά κατασκευασμένη αρχιτεκτονική συστήματος, η οποία βασίζεται στο άνοιγμα και την αρθρωτή.
Η αρθρότητα διασφαλίζεται από την εξειδικευμένη βάση δεδομένων «Switch», η οποία λειτουργεί ως «Κέντρο Ελέγχου» ολόκληρου του BOSS-Referent SDOU. Αυτή η ανεξάρτητη, λειτουργικά πλήρης ενότητα περιέχει πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα διαμόρφωση του συστήματος και τον απαραίτητο κώδικα προγράμματος για την οργάνωση της αλληλεπίδρασης μεταξύ βάσεων δεδομένων. Όλες οι βάσεις δεδομένων καταχωρούνται αυτόματα στο μεταγωγέα κατά την εγκατάσταση.
Η δεύτερη σημαντική λειτουργία που εκτελείται από τη βάση δεδομένων Switch είναι η διαμόρφωση των σταθμών εργασίας χρήστη. Η διαμόρφωση νοείται ως ένα σύνολο βάσεων δεδομένων συστήματος που είναι καταχωρημένες σε ξεχωριστό διακόπτη και είναι απαραίτητες για την εργασία των χρηστών διαφορετικών τμημάτων της εταιρείας. Η ανάπτυξη ενός EDMS σε διάφορες διαμορφώσεις επιτρέπει σε κάθε εργαζόμενο να εργάζεται μόνο με τις δικές του βάσεις δεδομένων. Χρησιμοποιώντας το διακόπτη, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν απεριόριστο αριθμό διαμορφώσεων διαφόρων βαθμών πολυπλοκότητας, επαναλαμβάνοντας πλήρως το υπάρχον σχήμα ροής εγγράφων στην επιχείρηση. Ο διακόπτης συνδέει γρήγορα τυχόν πρόσθετες μονάδες στο σύστημα και επίσης πλοηγείται στις βάσεις δεδομένων.
Το BOSS Referent είναι ανοιχτό σε προγραμματιστές. Οποιαδήποτε βάση δεδομένων BOSS-Referent μπορεί να αλλάξει από τους προγραμματιστές του πελάτη. Επιπλέον, μια ιδιόκτητη βάση δεδομένων μπορεί να προστεθεί στο BOSS-Referent SDOU, με την επιφύλαξη ορισμένων κανόνων και συμφωνιών.
Μπορούν να δημιουργηθούν νέες βάσεις δεδομένων, φόρμες, προβολές, πράκτορες και στοιχεία σχεδίασης στο σύστημα χρησιμοποιώντας τυπικά εργαλεία ανάπτυξης Lotus Domino Designer. Εκτός από τα ενσωματωμένα εργαλεία ανάπτυξης, η IT Co. παρέχει στον πελάτη μια ειδική εργαλειοθήκη προγραμματιστή - Toolkit, η οποία σας επιτρέπει να δημιουργείτε γρήγορα τις δικές σας βάσεις δεδομένων και να τις ενσωματώνετε στο BOSS-Referent χωρίς να παραβιάζεται επίσης η ακεραιότητα του συστήματος. καθώς αλλάζει οποιαδήποτε ενότητα του πληροφοριακού περιβάλλοντος της.

Μπορείτε να διαβάσετε αναλυτικά για όλες τις αλλαγές στην έκδοση 2.56.1 εδώ.

3 Λειτουργική ενότητα «Γραφείο» Πλήρης κύκλος εργασίας με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία: Χρήση προτύπων για κάρτες εγγράφων Καταχώρηση αλληλογραφίας Αποστολή εγγράφων για εξέταση, εισαγωγή αναλύσεων Δημιουργία φύλλων εξοικείωσης Παρακολούθηση της θέσης του αρχικού εγγράφου σε χαρτί Εκτέλεση, εξοικείωση, αποστολή «για χρήση ” Σάρωση εγγράφων και επεξεργασία εγγράφων που λαμβάνονται μέσω και από τον διακομιστή φαξ Κράτηση αριθμών για εξερχόμενα έγγραφα Υποστήριξη για κεντρικές, αποκεντρωμένες και μικτές μορφές ροής εγγράφων

4 Δημιουργία RC για ένα εισερχόμενο έγγραφο, δημιουργία νέου αντισυμβαλλομένου από την κάρτα εγγράφων, ελέγξτε το έγγραφο για επαναλαμβανόμενη εγγραφή, υποδείξτε το αρχείο καταγραφής για αυτόν τον τύπο εγγράφου, υποδείξτε την ημερομηνία λήξης και την εισερχόμενη ανάλυση 1) εκτυπώστε ένα αυτοκόλλητο ή μια κάρτα χρησιμοποιώντας ένας γραμμωτός κώδικας 2) επισυνάψτε μια σαρωμένη εικόνα του εγγράφου: από έναν τοπικό δίσκο από έναν σαρωτή (κανονικό ή σάρωση με γραμμικό κώδικα)

5 Εγγραφή Υποστήριξη για σύνθετους αριθμούς εγγραφής. Ρύθμιση προτύπων αρίθμησης για όλους τους τύπους εγγράφων. Δυνατότητα χρήσης πολλών μορφών για έναν μετρητή. Στο έγγραφο επιτίθεται σφραγίδα εγγραφής, αριθμός και γραμμωτός κώδικας. Είναι δυνατή η χρήση ενός απλοποιημένου RC - expedition.

6 Αναθεώρηση Δυνατότητα εξέτασης ενός εγγράφου από πολλούς υπαλλήλους. Δυνατότητα χρήσης τυπικών διαδρομών για εισερχόμενα έγγραφα. Η δυνατότητα δημιουργίας πρόχειρων αναλύσεων και χρήσης προτύπων ανάλυσης θέτει υπό έλεγχο ένα έγγραφο, καθορίζοντας τον τύπο ελέγχου, επιλέξτε έναν ελεγκτή ή μια μονάδα ελέγχου, προσθέστε μια παράγραφο της ανάλυσης με μη αυτόματο τρόπο ή προβάλετε/επεξεργαστείτε ένα σχέδιο ανάλυσης που δημιουργήθηκε προηγουμένως από ένα πρότυπο

7 Παράγραφος του ψηφίσματος Υποδεικνύεται ο υπεύθυνος εκτελεστής και οι συνεκτελεστές, το υποκείμενο, ο όρος και το πρόσωπο που ελέγχει. Δημιουργούνται οδηγίες για σημεία ελέγχου της ανάλυσης και για σημεία μη ελέγχου, το έγγραφο αποστέλλεται για έλεγχο. καταγράψτε τη μεταφορά του πρωτοτύπου δημιουργήστε μια παραγγελία με περιοδικό έλεγχο

8 Οδηγίες Ο Εκτελεστής λαμβάνει ειδοποίηση για την παραλαβή μιας εντολής για εκτέλεση. Ο συγγραφέας και ο ελεγκτής της παραγγελίας μπορούν: να προσαρμόσουν την προθεσμία εκτέλεσης, να αλλάξουν τους εκτελεστές, να ακυρώσουν τις οδηγίες Ο συγγραφέας, ο ελεγκτής και οι εκτελεστές λαμβάνουν ειδοποιήσεις σχετικά με παραβίαση των προθεσμιών εκτέλεσης.

9 Εκτέλεση εντολών Ο εκτελεστής της εντολής μπορεί: να δημιουργήσει μια νέα εντολή με βάση την παραγγελία του (αλυσίδα εντολών), εάν είναι απαραίτητο, να εισαγάγει μια αναφορά για την εκτέλεση για συνεκτελεστές δημιουργώντας ένα νέο έγγραφο, λαμβάνοντας μια αναφορά από την παραγγελία ενός συνεκτελεστή ή μιας εντολής παιδιού, τοποθέτηση συνημμένου, σύνδεσμος προς ένα έγγραφο που είχε προετοιμαστεί προηγουμένως, απλώς ένα σχόλιο για την εκτέλεση, ανάρτηση αναφοράς για την εκτέλεση της παραγγελίας

10 Έλεγχος εκτέλεσης Ο συντάκτης και ο ελεγκτής της παραγγελίας μπορούν να εγκρίνουν την παραγγελία ή να την επιστρέψουν για αναθεώρηση. Έλεγχος της πειθαρχίας απόδοσης: αναφορές για την πειθαρχία απόδοσης (δημιουργός αναφορών ReportsMan). Η παραγγελία έχει εκτελεστεί Η παραγγελία είναι καθυστερημένη Η παραγγελία εκτελείται Ο ελεγκτής μπορεί να εγκρίνει την παραγγελία απευθείας στην κάρτα παραστατικών

12 Προετοιμασία εξερχόμενων 1. Συμπληρώστε τα πεδία της κάρτας σημειώνονται με ένα εικονίδιο, η τιμή είναι δυνατή η συμπλήρωση των πεδίων της Δημοκρατίας του Καζακστάν χωρίς τη χρήση του ποντικιού μπορούν να αλλάξουν στο στάδιο της εγγραφής

13 Προετοιμασία εξερχόμενων 2. Τοποθετήστε το έγγραφο, πληκτρολογήστε κείμενο στο πεδίο «Περιεχόμενο», προσθέστε ένα συνημμένο από τον τοπικό δίσκο από τη βάση δεδομένων Πρότυπα από το σαρωτή Το συνημμένο μπορεί να επισυναφθεί εκ των προτέρων στο πρότυπο κάρτας. Το μέγεθος του συνημμένου μπορεί να περιοριστεί από τον διαχειριστή του συστήματος.

15 Προετοιμασία εξερχόμενων 3. Δημιουργήστε μια διαδρομή αλλάζοντας την υπάρχουσα διαδρομή Η διαδρομή μπορεί να οριστεί: 1) "άκαμπτα" - δεν μπορείτε να αλλάξετε τους εγκρίοντες και τη σειρά έγκρισης 2) "ευέλικτα" - μπορείτε να διαγράψετε και να προσθέσετε εγκρίσεις 3) εσείς μπορείτε να προσθέσετε νέα, αλλά δεν μπορείτε να διαγράψετε τα προεπιλεγμένα . Οι παράμετροι διαμορφώνονται για κάθε στάδιο έγκρισης.

21 Έγκριση εγγράφου Πρόσθετη έγκριση και ανάθεση πρόσθετη. έγκριση – επιπλέον κλάδος έγκρισης. Το έγγραφο περιέχει τη θεώρηση του κύριου εγκρίοντος προσώπου, ανεξάρτητα από τις αποφάσεις του πρόσθετου ατόμου. συντονισμός Αντιπροσωπεία – το έγγραφο περιέχει τη θεώρηση του υπαλλήλου στον οποίο έχει ανατεθεί η έγκριση.

28 Ενότητα «Προσφυγές πολιτών» Πλήρης κύκλος διεκπεραίωσης προφορικών και γραπτών προσφυγών: Καταχώρηση προσφυγών Αναθεώρηση Διαμόρφωση αποφάσεων, εκτέλεση Προετοιμασία και έγκριση απάντησης στην προσφυγή Σχηματισμός σχετικών αιτημάτων προς εξωτερικούς οργανισμούς Καταχώριση απαντήσεων σε αιτήματα εξωτερικών οργανισμών

30 Συντάκτες προσφυγών Εργασία με συντάκτες προσφυγών: Δυνατότητα σύνδεσης του καταλόγου «Ταξινομητής διευθύνσεων της Ρωσίας» (KLADR) Πλήρεις πληροφορίες για τον συγγραφέα: πλήρες όνομα, διεύθυνση, τόπος εργασίας, κοινωνική θέση, παροχές κ.λπ. Το EDMS BOSS-Referent έχει περάσει την πιστοποίηση FSTEC που απαιτείται για την πιστοποίηση για την κατηγορία προστασίας προσωπικών δεδομένων στα επίπεδα 2-4.

31 Υποστήριξη για διαδικασίες λήψης αποφάσεων Τύποι εγγράφων που υποβάλλονται σε επεξεργασία στη διαδικασία λήψης αποφάσεων: Στο σύστημα BOSS-Referent, το στοιχείο τεκμηρίωσης της διαδικασίας λήψης αποφάσεων είναι αυτοματοποιημένο. Εφαρμογή ORD Εσωτερικό μνημόνιο Συμφωνία Σχέδιο εξερχόμενου εγγράφου Οι επιχειρηματικές διαδικασίες στην ενότητα «Λήψη αποφάσεων» υλοποιούνται με τη χρήση τυπικών διαδικασιών λήψης αποφάσεων.

32 Λειτουργική ενότητα «Λήψη αποφάσεων» Στη βάση δεδομένων Η λήψη αποφάσεων πραγματοποιείται με: Διαμόρφωση διαδρομής εγγράφων Αλλαγή διαδρομής «εν πτήσει» Έλεγχος κίνησης εγγράφων Καταχώριση εγγράφων (συμπεριλαμβανομένης της αυτόματης εγγραφής) Κράτηση αριθμών για συμβάσεις, επιχειρησιακές εντολές και προσχέδια εξερχόμενων εγγράφων Υποστήριξη για εργασία με φύλλα έγκρισης , εξοικείωση και αποστολή ταχυδρομείων Σχηματισμός παραγγελιών βάσει εγγράφων και έλεγχος της εκτέλεσής τους 37 Υπηρεσία ειδοποιήσεων Ο χρήστης ενημερώνεται για όλα τα συμβάντα του συστήματος, καθώς και για ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν στο σύστημα , μέσω ειδοποιήσεων που φτάνουν: Οι ειδοποιήσεις χωρίζονται σε: Εργασίες Πληροφοριακά μηνύματα στο ντουλάπι της βάσης δεδομένων (εμφανίζεται στο Ημερολόγιο στην αρχική σελίδα) σε γραμματοκιβώτιο Lotus Notes ή άλλο σύστημα αλληλογραφίας

Αραβικά Βουλγαρικά Κινεζικά Κροατικά Τσεχικά Δανικά Ολλανδικά Αγγλικά Εσθονικά Φινλανδικά Γαλλικά Γερμανικά Ελληνικά Εβραϊκά Χίντι Ουγγρικά Ισλανδικά Ινδονησιακά Ιαπωνικά Κορεατικά Λετονικά Λιθουανικά Μαδαγασκικά Νορβηγικά Περσικά Πολωνικά Πορτογαλικά Ρουμάνικα Ρώσικα Σερβικά Σλοβακικά Σλοβενικά Ισπανικά Σουηδικά Τουρκικά Βιετναμέζικα

ορισμός - BOSS-Referent BOSS-ReferentMaterial from Wikipedia - η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια

Το σύστημα BOSS-Referent έχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί τη διαχείριση της ροής εγγράφων και τις εργασίες γραφείου. Δημιουργήθηκε το 1996, σήμερα η EDMS BOSS-Referent είναι ένας από τους ηγέτες στη ρωσική αγορά λύσεων κατηγορίας ECM (Enterprise Content Management). Από όλους τους σταθμούς εργασίας EDMS που εγκαταστάθηκαν το 2008, το 25%, δηλαδή κάθε 4ος, εφαρμόστηκε στο σύστημα BOSS-Referent (σύμφωνα με την επισκόπηση αγοράς EDMS που κυκλοφόρησε από την DSS Consulting).

Το μεγαλύτερο EDMS στη Ρωσία είναι χτισμένο στην πλατφόρμα BOSS-Referent στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας (FTS) - περισσότεροι από 85.000 χρήστες και στην εταιρεία MTS - το σύστημα ενώνει περισσότερους από 25.000 υπαλλήλους.

Για ποιον προορίζεται το EDMS BOSS-Referent;

Χρήστες του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent είναι ομοσπονδιακές και περιφερειακές αρχές, κρατικές ενιαίες επιχειρήσεις, εμπορικές εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων τόσο των εταιρειών χαρτοφυλακίου με μεγάλη δομή υποκαταστημάτων όσο και των μικρών οργανισμών.

Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιώντας το BOSS-Referent οδηγεί σε αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, ευκολότερη πρόσβαση σε πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων διαχείρισης, βελτιωμένη πειθαρχία απόδοσης και, κατά συνέπεια, συνολική αύξηση της ποιότητας της διαχείρισης.

Ποιες εργασίες διαχείρισης βοηθά στην επίλυση του EDMS BOSS-Referent;

• να οργανώσει αποτελεσματική εργασία με συμβάσεις·
• Κάντε τη ροή των εσωτερικών εταιρικών εγγράφων όσο το δυνατόν χωρίς χαρτί.
• αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων των ομοσπονδιακών ή περιφερειακών αρχών·
• εξασφάλιση ποιοτικού ελέγχου σχετικά με την εκτέλεση των εντολών από τους διαχειριστές·
• αύξηση της αποτελεσματικότητας της επεξεργασίας εφαρμογών·
• υλοποίηση της ροής των εγγράφων του έργου και της δυνατότητας ομαδικής εργασίας·
• καθιέρωση διαχείρισης εγγράφων στο πλαίσιο του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.

Τι αποτελέσματα δίνει η εφαρμογή του EDMS BOSS-Referent;

Στις αρχές:

• βελτίωση της ποιότητας των δημόσιων υπηρεσιών·
• βελτίωση της πειθαρχίας απόδοσης, αύξηση της δυνατότητας ελέγχου·
• αύξηση της διαφάνειας και της διαφάνειας των δραστηριοτήτων·
• μείωση του κόστους υποστήριξης του έργου των κυβερνητικών φορέων·
• δημιουργία της βάσης για ένα ολοκληρωμένο σύστημα πληροφόρησης όπως η «ηλεκτρονική διακυβέρνηση» (διυπηρεσιακή ροή εγγράφων, EARs, αρχεία, πύλες κυβερνητικών υπηρεσιών).

Για εμπορικές εταιρείες:

• αυξημένη δυνατότητα ελέγχου·
• άμεση ανταπόκριση στις αλλαγές.
• αύξηση της ανταγωνιστικότητας της εταιρείας στην αγορά.

Η περίοδος απόσβεσης του συστήματος κυμαίνεται από έξι μήνες έως 2 χρόνια.

Αυτοματοποιημένες διαδικασίες

Το σύστημα BOSS-Referent έχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί τη ροή και τις διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων.

Το σύστημα περιλαμβάνει λειτουργίες που σας επιτρέπουν να υλοποιήσετε:

Υποστήριξη για διαδικασίες έγκρισης

• καθιστά δυνατή τη χρήση τυπικών και τη δημιουργία εξειδικευμένων διαδικασιών.
• προβλέπει τη δυνατότητα αλλαγής του καταλόγου των εγκριόντων προσώπων, του τύπου και του χρόνου έγκρισης·
• σας επιτρέπει να ελέγχετε τη διαδικασία έγκρισης.
• παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις εκδόσεις εγγράφων και το ιστορικό εγκρίσεων.

Έλεγχος εκτέλεσης εντολών

• διασφαλίζει τη λογιστική καταγραφή όλων των παραγγελιών που εκδίδονται·
• σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την επικαιρότητα της εκτέλεσης των παραγγελιών και τον φόρτο εργασίας των ειδικών.
• παράγει στατιστικά στοιχεία σχετικά με την εκτέλεση παραγγελιών και την επεξεργασία εγγράφων.

Εργαστείτε με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία

• διασφαλίζει την καταχώριση της αλληλογραφίας που λαμβάνεται σε διάφορους τύπους·
• υποστηρίζει αριθμούς εγγραφής οποιασδήποτε πολυπλοκότητας.
• σας επιτρέπει να συνδέσετε έγγραφα μεταξύ τους.
• καθιστά δυνατή την επιβολή ψηφισμάτων και την προετοιμασία σχεδίων ψηφισμάτων·
• διασφαλίζει τη λειτουργία πολλών γραφείων σε έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών.

Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις δυνατότητες του συστήματος μπορείτε να βρείτε στον ιστότοπο του κατασκευαστή.

Φόντα

Το EDMS BOSS-Referent έχει μια σειρά από μοναδικά εμπορικά και τεχνολογικά πλεονεκτήματα που παρέχουν στο σύστημα ηγετική θέση στη ρωσική αγορά λύσεων διαχείρισης εγγράφων.

Το σύστημα ανταποκρίνεται στις ανάγκες τόσο μεγάλων όσο και μικρών οργανισμών οποιουδήποτε κλάδου και επιτρέπει στις κυβερνητικές αρχές να δημιουργούν πολύπλοκα συστήματα πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων EAR, πυλών, νομικά σημαντικής ροής εγγράφων και αρχείων.

Τα πλεονεκτήματα του BOSS-Referent EDMS καθορίζονται από τις ευρείες δυνατότητες της πλατφόρμας IBM Lotus, την αρχιτεκτονική υψηλής τεχνολογίας και την πλούσια εμπειρία υλοποίησης. Τα ακόλουθα πλεονεκτήματα της λύσης μπορούν να επισημανθούν:

Φιλική προς το χρήστη διεπαφή

Το EDMS BOSS-Referent έχει σχεδιαστεί για να βελτιώνει την αποτελεσματικότητα του οργανισμού στο σύνολό του, και των εργαζομένων του ειδικότερα. Ένας σημαντικός παράγοντας που επηρεάζει το πόσο γρήγορα εμπλέκονται οι εργαζόμενοι στην εργασία με μια νέα εφαρμογή και πόσο γρήγορα εφαρμόζονται τυπικές λειτουργίες στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, είναι αυτό που ονομάζεται χρηστικότητα - μια διεπαφή χρήστη που εστιάζει στη διασφάλιση της μέγιστης ψυχολογικής και αισθητικής ευκολίας για τον χρήστη για να εργαστείτε με την εφαρμογή. Το BOSS-Referent είναι βολικό και εύκολο στη χρήση

Η διεπαφή του συστήματος BOSS-Referent σήμερα είναι διαισθητική για τους απλούς χρήστες και μία από τις πιο βολικές στη χρήση μεταξύ παρόμοιων συστημάτων.

"Καθημερινή" και "Κάτοχος κάρτας"

Ξεκινώντας από την έκδοση 3.2.1, το σύστημα έχει εφαρμόσει μια αρχική σελίδα, η οποία περιέχει στοιχεία που χρησιμοποιούνται συνεχώς στην εργασία - ένα ημερολόγιο και μια θήκη επαγγελματικής κάρτας.

Εννοιολογικά, η αρχική σελίδα είναι ένας μεμονωμένος αυτοματοποιημένος σταθμός εργασίας (AWS). Αυτό σημαίνει ότι κάθε χρήστης μπορεί να διαμορφώσει τα στοιχεία της σελίδας έτσι ώστε να είναι βολικό για αυτόν να λειτουργεί και τα κύρια εργαλεία του συστήματος είναι πάντα στη διάθεσή του.

Μόνο τις πληροφορίες που χρειάζεστε

Η διεπαφή του συστήματος BOSS-Referent έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε διαφορετικές ομάδες χρηστών να μπορούν να εργάζονται πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ευκολία: τους παρέχονται μόνο τα εργαλεία και τα δεδομένα που χρειάζονται.

Οι χρήστες μπορούν να χωριστούν στις ακόλουθες ομάδες ανάλογα με τις εργασίες που πρέπει να επιλύσουν όταν εργάζονται με το σύστημα:

• εκτελεστές - συμπληρώστε κάρτες εγγράφων, στείλτε έγγραφα για έγκριση και υπογραφή, παρακολουθήστε την πρόοδο των εγγράφων, αναφέρετε οδηγίες από τη διοίκηση.
• διευθυντές - λαμβάνουν αποφάσεις για έγγραφα (συντονίζουν και υπογράφουν έγγραφα), παρακολουθούν την εφαρμογή των οδηγιών.
• Υπάλληλοι - αποδέχονται, εγγράφονται, στέλνουν έγγραφα, παρακολουθούν την πειθαρχία της απόδοσης.

Για κάθε ομάδα χρηστών, η διεπαφή ακόμη και του ίδιου εγγράφου θα είναι διαφορετική.

Πλήρης πρόσβαση στο διαδίκτυο

Το BOSS-Referent έχει μια πλήρως λειτουργική έκδοση web που υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες του χρήστη. Έτσι, με το EDMS BOSS-Referent, είναι δυνατή η πλήρης εργασία χρήστη τόσο στον πελάτη Lotus Notes όσο και μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ιστού.

Φιλικότητα προς τον χρήστη

Η εργασία με το BOSS-Referent EDMS στο διαδίκτυο ουσιαστικά δεν διαφέρει από την εργασία στον πελάτη Lotus Notes.

Η διεπαφή και των δύο εκδόσεων είναι πανομοιότυπη - τα εργαλεία, οι κάρτες εγγράφων και οι αρχές πλοήγησης στο σύστημα είναι οι ίδιες. Εάν ο χρήστης εργάζεται και με τις δύο εκδόσεις, για παράδειγμα, στο γραφείο χρησιμοποιείται ένας πελάτης Lotus για πρόσβαση και ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού για πρόσβαση από το σπίτι, τότε δεν θα χρειαστεί να μάθει τους κανόνες για την εργασία με κάθε έκδοση - αυτοί είναι ίδια και για τις δύο εκδόσεις.

Πότε ενδείκνυται η χρήση πρόσβασης ιστού στο σύστημα;

Θα ήταν πιο σωστό για έναν οργανισμό να συνεργάζεται με το BOSS Referent μέσω μιας διεπαφής ιστού υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Όταν ένας οργανισμός έχει υιοθετήσει ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός της Lotus ως εταιρικό πρότυπο, σίγουρα δεν συνιστάται η αντικατάστασή του και η εργασία με έγγραφα μπορεί να υλοποιηθεί μέσω της έκδοσης του συστήματος στο Διαδίκτυο.
• όταν ένα σημαντικό μέρος των χρηστών EDMS είναι χρήστες κινητής τηλεφωνίας, για τους οποίους είναι πιο βολικό να έχουν πρόσβαση στο σύστημα από οποιοδήποτε σημείο εξοπλισμένο με πρόσβαση στο Διαδίκτυο·
• εάν η πολιτική τεχνολογίας πληροφοριών του οργανισμού περιλαμβάνει τη χρήση εφαρμογών προσβάσιμων μέσω μιας διεπαφής ιστού όπου είναι δυνατόν·
• εάν ο οργανισμός έχει πολύ μεγάλο αριθμό χρηστών σε γεωγραφικά απομακρυσμένα γραφεία, η χρήση της διαδικτυακής έκδοσης σάς επιτρέπει να επιταχύνετε την εφαρμογή του EDMS και να μειώσετε το κόστος του έργου.

Τεχνικά χαρακτηριστικά

Για να ρυθμίσετε την πρόσβαση ιστού στο σύστημα BOSS-Referent, δεν απαιτείται πρόσθετος διακομιστής: η δυνατότητα των χρηστών να εργαστούν με την έκδοση Ιστού επιτυγχάνεται με επιπλέον διαμόρφωση του διακομιστή Lotus Domino. Ο ίδιος διακομιστής χρησιμοποιείται επίσης για την υποστήριξη χρηστών που εργάζονται στον πελάτη Lotus.

Ο έλεγχος ταυτότητας των χρηστών του συστήματος κατά την εργασία στον Ιστό υλοποιείται με έναν από τους τρεις τρόπους:

• χρησιμοποιώντας το Lotus Domino (η μόνη δυνατή επιλογή για χρήστες που συνδυάζουν εργασία μέσω του διαδικτύου και μεγάλο πελάτη).
• μέσω της υπηρεσίας καταλόγου Active Directory (μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο Winlogon).
• χρησιμοποιώντας έναν κατάλογο συμβατό με LDAP.

Οι ειδοποιήσεις που λαμβάνονται στα email των χρηστών όταν εργάζονται στον ιστό έχουν τη μορφή συνδέσμων html (αντί των συνδέσμων Lotus που χρησιμοποιούνται κατά την εργασία στο πρόγραμμα-πελάτη email Lotus).

Για να χρησιμοποιήσετε την πρόσβαση στον ιστό, δεν χρειάζεται να κάνετε λήψη στοιχείων ActivX και μικροεφαρμογών Java. Αφού ο χρήστης έχει την ευκαιρία να εργαστεί στον Ιστό, απλώς εισάγει τον σύνδεσμο που έχει καθορίσει ο διαχειριστής, υποβάλλεται σε έλεγχο ταυτότητας, μετά τον οποίο μπορεί να εργαστεί αμέσως με την πλήρη έκδοση του συστήματος.

Γρήγορη αυτοματοποίηση διαδικασιών

Τι χρειάζεται για να εφαρμοστεί γρήγορα ένα EDMS; Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να ρυθμίσετε διαδικασίες (κανονισμούς) για την εργασία με έγγραφα στο σύστημα σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Επομένως, το BOSS-Referent συνοδεύεται από ένα σύνολο προδιαμορφωμένων διαδικασιών για εργασία με τυπικά έγγραφα, οι οποίες πρέπει να προσαρμοστούν μόνο για έναν συγκεκριμένο πελάτη. Το σύστημα περιέχει επίσης στοιχεία σχεδιασμού που έχουν σχεδιαστεί για γρήγορη δημιουργία από διαδικασίες «κύβους» για την επεξεργασία εξειδικευμένων εγγράφων (όπως, για παράδειγμα, η διαδικασία έγκρισης μιας αίτησης δανείου). Αυτό σας επιτρέπει να μειώσετε σημαντικά τον χρόνο υλοποίησης και προσαρμογής του συστήματος στις απαιτήσεις των πελατών.

Σε οποιονδήποτε οργανισμό, υπάρχουν κανόνες για την εργασία με έγγραφα, οι οποίοι μπορεί να καταγράφονται ή όχι με τη μορφή κανονισμών (ή κανονισμών) και πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την αυτοματοποίηση της επιχείρησης. Ο κανονισμός καθορίζει τι συμβαίνει σε ένα έγγραφο σε διαφορετικά στάδια του κύκλου ζωής του. Κατά την εφαρμογή ενός συστήματος αυτοματισμού διαχείρισης, οι κανονισμοί εφαρμόζονται με τη μορφή ηλεκτρονικών διοικητικών κανονισμών (ERA). Στο EDMS BOSS-Referent, οι ηλεκτρονικοί κανονισμοί ονομάζονται «διαδικασία λήψης αποφάσεων» (για παράδειγμα, «η διαδικασία λήψης απόφασης για μια σύμβαση» ή «η διαδικασία λήψης απόφασης σχετικά με ένα υπόμνημα»).

Στοιχεία οποιασδήποτε «Διαδικασίας Λήψης Αποφάσεων» (κανονισμοί)

Η «διαδικασία λήψης αποφάσεων» σχηματίζεται από την κάρτα εγγράφου και τη διαδρομή του εγγράφου.

Η κάρτα εγγράφου είναι μια φόρμα οθόνης που διαμορφώνεται από τον διαχειριστή και περιέχει τα χαρακτηριστικά του εγγράφου και του ίδιου του εγγράφου με τη μορφή σαρωμένης ηλεκτρονικής εικόνας ή πρόχειρου εγγράφου, για παράδειγμα, σε μορφή Microsoft Word.

Μια διαδρομή εγγράφου είναι μια ακολουθία σταδίων επεξεργασίας εγγράφων που έχει ρυθμιστεί για τύπους εγγράφων από το διαχειριστή του συστήματος. Η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια επεξεργασίας εγγράφων:

• Παρασκευή;
• συντονισμός;
• υπογραφή?
• δήλωση;
• εγγραφή;
• εκτέλεση;
• μεταφορά στο αρχείο.

Το στάδιο «συντονισμού» μπορεί να αποτελείται από ένα ή περισσότερα στάδια. Κάθε στάδιο δημιουργείται χρησιμοποιώντας ένα από τα ακόλουθα μπλοκ έγκρισης:

• παράλληλο;
• ακολουθητικός;
• με μεταβάσεις ανάλογα με τις συνθήκες.

Ρύθμιση «Διαδικασιών Λήψης Αποφάσεων» (Κανονισμοί)

Ολόκληρη η ροή των εγγράφων που επεξεργάζεται οποιοσδήποτε οργανισμός μπορεί να χωριστεί σε έγγραφα που είναι τυπικά για τη συντριπτική πλειοψηφία των οργανισμών και σε εξειδικευμένα έγγραφα, συνήθως παραγωγικής φύσης (στις τράπεζες - πρόκειται για αιτήσεις δανείου, σε εταιρείες συμβούλων - εκθέσεις κ.λπ. ).

Το BOSS-Referent περιέχει προδιαμορφωμένες διαδικασίες για εργασία με τυπικά έγγραφα και σας επιτρέπει επίσης να συναρμολογείτε εξειδικευμένες διαδικασίες από τους «κύβους» του σχεδιαστή που είναι ενσωματωμένοι στο σύστημα.

Ρύθμιση τυπικών διαδικασιών

Η βασική έκδοση του συστήματος BOSS-Referent περιλαμβάνει 5 προρυθμισμένες «Διαδικασίες λήψης αποφάσεων» για τυπικά έγγραφα (που χρησιμοποιούνται στη συντριπτική πλειοψηφία των οργανισμών):

• συμβόλαια?
• οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα·
• προσχέδια εξερχόμενων εγγράφων·
• σημειώματα?
• εφαρμογές.

Για αυτές τις διαδικασίες, το σύστημα BOSS-Referent εφαρμόζει τυπικές διαδρομές εγγράφων και τυπικές κάρτες εγγράφων. Οι ενσωματωμένες διαδικασίες είναι καθολικές και μπορούν να αλλάξουν από τον διαχειριστή χρησιμοποιώντας απλές ρυθμίσεις.

Η δομή της κάρτας για οποιαδήποτε από τις 5 τυπικές διαδικασίες διαμορφώνεται από τον διαχειριστή του συστήματος. Ορισμένα πεδία μπορούν να συμπληρωθούν από προεπιλογή.

Οι διαδρομές για προδιαμορφωμένες διεργασίες έχουν ήδη καθοριστεί στο σύστημα και αποτελούνται από τα στάδια επεξεργασίας εγγράφων και τα μπλοκ έγκρισης που περιγράφονται παραπάνω. Ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να διαμορφώσει τη διαδικασία έγκρισης χρησιμοποιώντας μπλοκ έγκρισης, καθώς και να καθορίσει τους υπαλλήλους που εμπλέκονται στην έγκριση, την υπογραφή και την έγκριση των εγγράφων.

Δημιουργία προσαρμοσμένων διαδικασιών

Για εταιρείες που χρησιμοποιούν εξειδικευμένα έγγραφα (για παράδειγμα, αιτήσεις δανείου) στο BOSS-Referent, είναι δυνατός ο γρήγορος σχεδιασμός των απαραίτητων εξειδικευμένων διαδρομών και καρτών εγγράφων.

Η δημιουργία μιας εξειδικευμένης διαδρομής πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας το Lotus Workflow Architeсt από τα τυπικά στάδια επεξεργασίας εγγράφων και μπλοκ έγκρισης που είναι ενσωματωμένα στο σύστημα (που περιγράφονται παραπάνω).

Για τη δημιουργία καρτών για εξειδικευμένα έγγραφα που περιλαμβάνουν οποιαδήποτε απαιτούμενη σύνθεση πεδίου, χρησιμοποιούνται εργαλεία Lotus Domino Designer.

Μετά τη δημιουργία της κάρτας και της διαδρομής, η διαδικασία διαμορφώνεται με τον ίδιο τρόπο όπως για τις τυπικές διεργασίες.

Βέλτιστο για κατανεμημένα περιβάλλοντα

Το BOSS-Referent είναι μια από τις καλύτερες διαθέσιμες λύσεις στη ρωσική αγορά για την οργάνωση αποτελεσματικής ροής εγγράφων σε οργανισμούς με γεωγραφικά κατανεμημένη δομή, όπως αποδεικνύεται από μια σειρά επιτυχημένων έργων, όπως:

• Το μεγαλύτερο EDMS στη Ρωσία κατασκευάστηκε στην πλατφόρμα BOSS-Referent - ο αριθμός των χρηστών του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας (FTS) υπερβαίνει τους 85.000, το σύστημα έχει εφαρμοστεί στα εδαφικά όργανα της Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία όλων των θεμάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, το σύστημα υποστηρίζεται από περισσότερους από 350 διακομιστές.
• Το μεγαλύτερο EDMS στον εμπορικό τομέα δημιουργήθηκε στο BOSS-Referent στο MTS - το σύστημα ενώνει περισσότερους από 25.000 υπαλλήλους από τα τμήματα της εταιρείας στη Ρωσία και ορισμένες χώρες της ΚΑΚ σε έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών και το έργο του υποστηρίζεται από περισσότερους από 100 διακομιστές.

Η αποτελεσματικότητα ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον εξαρτάται από το πόσο καλά οργανώνεται η παράδοση των εγγράφων σε χρήστες που βρίσκονται σε απόσταση μεταξύ τους. Δηλαδή, όλοι οι χρήστες που εργάζονται στο EDMS, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους, πρέπει να έχουν πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα έγγραφα για την εργασία τους. Στο BOSS-Referent υλοποιούνται όλες οι λειτουργίες του συστήματος ώστε να μπορούν να λειτουργούν σωστά σε συνθήκες εδαφικής κατανομής.

Για να εργαστεί σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον, το σύστημα BOSS-Referent χρησιμοποιεί όλα τα πλεονεκτήματα της πλατφόρμας Lotus Domino, καθώς και τον δικό του μηχανισμό μεταφοράς. Με τη βοήθειά τους, το σύστημα παρέχει τις ακόλουθες δυνατότητες:

• Εφαρμόζεται η αρχή «ένα ηλεκτρονικό έγγραφο παραδίδεται μόνο εκεί όπου οι χρήστες το χρειάζονται για να εργαστούν». Αυτό σημαίνει ότι εάν ένα έγγραφο υποβάλλεται σε επεξεργασία στο κεντρικό γραφείο της εταιρείας και σε ένα από τα υποκαταστήματά της, τότε το έγγραφο πρέπει να βρίσκεται σε αυτούς τους δύο ιστότοπους και πουθενά αλλού.
• Κατά τη μεταφορά ενός εγγράφου (για παράδειγμα, ενός εγγράφου που εγκρίνεται) σε άλλο ιστότοπο, όλα τα συνοδευτικά έγγραφα αποστέλλονται μαζί του.
• Η παράδοση εγγράφων, οδηγιών και δεδομένων πραγματοποιείται σε πακέτο και πραγματοποιείται σχεδόν αμέσως. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν υπάρχει ανάγκη να εκτελεστούν πολύπλοκες ρυθμίσεις για δικαιώματα διακομιστή και αναπαραγωγή.
• Ο μηχανισμός μεταφοράς BOSS-Referent έχει μια λειτουργία εγγυημένης παράδοσης πακέτων εγγράφων - εάν το πακέτο δεν παραδοθεί πλήρως, το σύστημα το αποστέλλει ξανά και εάν είναι αδύνατη η παράδοση του πακέτου, ενημερώνει τον διαχειριστή. Για να ανακαλύψει τους λόγους της αποτυχίας παράδοσης, ο διαχειριστής μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο για τη διάγνωση των διαδικασιών μεταφοράς δεδομένων.

Η διαχείριση του συστήματος BOSS-Referent που λειτουργεί σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον είναι τόσο απλή όσο η διαχείριση μιας μεμονωμένης τοποθεσίας. Ταυτόχρονα, η διαχείριση απομακρυσμένων γραφείων είναι δυνατή από ένα μόνο σημείο, για παράδειγμα, από το κεντρικό γραφείο. Έτσι, το σύστημα ενημερώνεται σε μια νέα έκδοση σε όλους τους ιστότοπους του MTS EDMS κατά τη διάρκεια της νύχτας και πραγματοποιείται από διαχειριστές από το κεντρικό γραφείο της εταιρείας.

• Η λειτουργία υποστήριξης μετεγκατάστασης χρήστη σάς επιτρέπει να λύσετε το πρόβλημα της μετακίνησης των χρηστών και των εγγράφων τους από τον έναν ιστότοπο στον άλλο. Μετά τη μεταφορά ενός χρήστη, για παράδειγμα, από ένα υποκατάστημα στο κεντρικό γραφείο ενός οργανισμού, ένα πακέτο όλων των εγγράφων με τα οποία εργάστηκε ο χρήστης πριν από τη μεταφορά αποστέλλεται ως αντίγραφο από τον διακομιστή υποκαταστήματος στον διακομιστή κεντρικού γραφείου.

Γρήγορη υλοποίηση

Το EDMS BOSS-Referent διακρίνεται από έναν συνδυασμό τριών μοναδικών πλεονεκτημάτων:

• Από τη μία πλευρά, το σύστημα συνδυάζει στοιχεία σχεδίασης και λόγω αυτού, οι διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων μπορούν να αυτοματοποιηθούν πολύ γρήγορα.
• Από την άλλη πλευρά, έχει διατηρήσει όλες τις δυνατότητες της πλατφόρμας, οι οποίες σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε τη λύση σε οποιεσδήποτε συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη.
• Επιπλέον, η αρχιτεκτονική του συστήματος και η μεθοδολογία υλοποίησης καθιστούν δυνατή την αυτοματοποίηση των διαδικασιών βήμα προς βήμα, για παράδειγμα, την έναρξη της ρύθμισης της επεξεργασίας των συμβάσεων έτσι ώστε ο οργανισμός να αρχίσει να εργάζεται στο σύστημα και στη συνέχεια να ρυθμίσει άλλες διαδικασίες.

2 μήνες είναι αρκετοί για να τεθεί σε εμπορική λειτουργία το BOSS-Referent EDMS.

Αυτό είναι δυνατό χάρη στα ακόλουθα χαρακτηριστικά του συστήματος και τη μεθοδολογία υλοποίησης:

• Υπάρχουν έγγραφα που υποβάλλονται σε επεξεργασία με τον ίδιο τρόπο σε σχεδόν κάθε οργανισμό. Για 5 τύπους τέτοιων εγγράφων, έχουν ήδη δημιουργηθεί τυπικές διεργασίες στο BOSS-Referent. Επομένως, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε με τυπικά έγγραφα, για παράδειγμα, συμβόλαια, αμέσως μετά την εγκατάσταση του συστήματος.
• Εάν, κατά την εφαρμογή ενός συστήματος, υπάρχει ανάγκη δημιουργίας διαδικασιών για την επεξεργασία εξειδικευμένων εγγράφων που χρησιμοποιούνται στο έργο ενός ξεχωριστού οργανισμού, αυτό μπορεί επίσης να γίνει γρήγορα. Η διαδικασία σχηματίζεται από στοιχεία διεργασίας που έχουν ήδη εφαρμοστεί στο σύστημα - αποτελείται από «κύβους» σαν κατασκευαστής.
• Το BOSS-Referent έχει πρόσβαση στον Ιστό με πλήρεις δυνατότητες, η οποία επιτρέπει στους χρήστες να εργάζονται πλήρως τόσο στον πελάτη Lotus Notes όσο και μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ιστού. Εάν η δομή του οργανισμού περιλαμβάνει πολλούς γεωγραφικά απομακρυσμένους κλάδους και τμήματα, τότε το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου μπορεί να μειωθεί σημαντικά παρέχοντας πρόσβαση στο διαδίκτυο στο σύστημα σε όλους τους χρήστες των υποκαταστημάτων.
• Η μεθοδολογία για την υλοποίηση του BOSS-Referent EDMS έχει αναπτυχθεί με τα χρόνια επιτυχημένων έργων διαφόρων μεγεθών και επικεντρώνεται στην υλοποίηση του έργου σε σύντομο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, κατά την αυτοματοποίηση της εργασίας με τυπικά έγγραφα, απαιτείται 1 μήνας για την εξέταση της υπάρχουσας ροής εγγράφων στον οργανισμό και την προετοιμασία για εφαρμογή, ο δεύτερος μήνας δαπανάται για την εγκατάσταση του συστήματος, τη ρύθμιση τυπικών διαδικασιών και την εκπαίδευση των χρηστών. Δηλαδή, μετά από 2 μήνες ο οργανισμός ξεκινά τη δοκιμαστική λειτουργία του EDMS.

Αξιοπιστία και απόδοση

Η αξιοπιστία και η απόδοση του συστήματος BOSS-Referent διασφαλίζονται από τις δυνατότητες της πλατφόρμας Lotus Domino: ο δείκτης αξιοπιστίας είναι 24x7 και έως και 1000 χρήστες μπορούν να εργαστούν σε έναν διακομιστή.

Αξιοπιστία συστήματος

Η αξιοπιστία 24x7 του BOSS-Referent EDMS επιτυγχάνεται με την οργάνωση της εργασίας σε ένα σύμπλεγμα λογισμικού Lotus Domino που αποτελείται από δύο (ή περισσότερους) διακομιστές. Η ταυτότητα των δεδομένων στους διακομιστές που περιλαμβάνονται στο σύμπλεγμα διατηρείται από επαναλήψεις συμπλέγματος Lotus Domino. Η χρήση ενός συμπλέγματος Lotus Domino παρέχει:

• ανοχή σφαλμάτων συστήματος - σε περίπτωση αποτυχίας του κύριου διακομιστή στον οποίο εργάζονται οι χρήστες, μεταβαίνουν αυτόματα σε εφεδρικούς διακομιστές.
• διανομή φορτίου στους διακομιστές - οι χρήστες κατανέμονται αναλογικά σε διαφορετικούς διακομιστές, γεγονός που συμβάλλει στη βελτίωση της απόδοσης του συστήματος.

Απόδοση συστήματος

Η υψηλή απόδοση του συστήματος διασφαλίζεται από μια σειρά τεχνικών λύσεων, όπως:

• κατανομή φορτίου σε σύμπλεγμα λογισμικού Lotus Domino.
• αυτόματη μεταφορά των επεξεργασμένων εγγράφων στα αρχεία των αντίστοιχων ενοτήτων - μετά την ολοκλήρωση της εργασίας με τα έγγραφα, μεταφέρονται στα αρχεία των αντίστοιχων ενοτήτων, ενώ είναι διαθέσιμες ευέλικτες ρυθμίσεις για αυτόματη αρχειοθέτηση και αναζήτηση σε όλες τις ενότητες, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων.
• αποθήκευση καρτών εγγράφων και αρχείων συνημμένων σε διαφορετικές μονάδες (για ιδιαίτερα μεγάλους όγκους αρχείων, τα συνημμένα μπορούν να αποθηκευτούν σε σύστημα τύπου «ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης» - IBM Content Manager ή Saperion), ενώ η θέση αποθήκευσης δεν είναι εμφανής στο χρήστη, και το "συνημμένο επισυνάπτεται στην κάρτα" διατηρείται το έγγραφο"·
• ένας κατανεμημένος μηχανισμός μεταφοράς, βελτιστοποιημένος για τον όγκο των μεταδιδόμενων πληροφοριών και λειτουργεί με την αρχή «τα έγγραφα αποθηκεύονται και μεταδίδονται μόνο σε εκείνους τους διακομιστές όπου είναι απαραίτητα για τη λειτουργία τους».

Ανάπτυξη λύσεων

Η ανάπτυξη του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent στο πλαίσιο ενός ενιαίου έργου είναι δυνατή σε δύο κατευθύνσεις:

• στην πορεία της αύξησης της κλίμακας του συστήματος.
• στην πορεία της επέκτασης της λειτουργικότητας.

Για να αυξήσετε την κλίμακα του συστήματος διατηρώντας παράλληλα έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών, το BOSS-Referent σας επιτρέπει:

• Συνδέστε νέους χρήστες σε μεγάλους αριθμούς. Οι δυνατότητες του συστήματος BOSS-Referent έχουν δοκιμαστεί σε έργα για την κατασκευή του μεγαλύτερου EDMS στη Ρωσία στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία (ο συνολικός προγραμματισμένος αριθμός χρηστών θα πρέπει να υπερβαίνει τις 100 χιλιάδες) και στο MTS (το σύστημα απασχολεί περισσότερους από 25 χιλιάδες υπαλλήλους).
• Συνδέστε νέους ιστότοπους (γεωγραφικά απομακρυσμένα τμήματα και υποκαταστήματα του οργανισμού) με τους διακομιστές τους. Επί του παρόντος, το έργο του EDMS της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας και του MTS υποστηρίζεται από περισσότερους από 100 διακομιστές.

Το BOSS-Referent παρέχει άφθονες ευκαιρίες για ανάπτυξη του συστήματος υψηλής ποιότητας - προσθέτοντας νέες λειτουργίες - με τα ακόλουθα μέσα:

• Το σύστημα μπορεί να αυτοματοποιήσει την εργασία με όλους τους τύπους εγγράφων διαχείρισης που χρησιμοποιούνται στον οργανισμό. Οι διαδικασίες για την επεξεργασία τυπικών εγγράφων μπορούν εύκολα να "κλωνοποιηθούν" από ήδη προρυθμισμένες διαδικασίες - οι κανονισμοί αντιγράφονται και οι απαραίτητες ρυθμίσεις αλλάζουν σε αυτό. Για εξειδικευμένα έγγραφα του οργανισμού (όπως, για παράδειγμα, αιτήσεις δανείου), δημιουργούνται εξειδικευμένες διαδικασίες χρησιμοποιώντας εργαλεία πλατφόρμας Lotus.
• Η ενοποίηση με άλλα προϊόντα σάς επιτρέπει να επεκτείνετε σημαντικά τις δυνατότητες του συστήματος BOSS-Referent, καθώς και να κάνετε το EDMS μέρος του ενοποιημένου συστήματος πληροφοριών του οργανισμού. Η εμπειρία δημιουργίας ενός EDMS στην πλατφόρμα BOSS-Referent περιλαμβάνει παραδείγματα επιτυχημένης ενοποίησης με συστήματα κλάσης HR, ERP, CRM, καθώς και τη δημιουργία νομικά σημαντικής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
• Οι συνεργάτες της εταιρείας BOSS-Referent έχουν αναπτύξει ενότητες συμβατές με το BOSS-Referent EDMS, σχεδιασμένες να επεκτείνουν τη βασική λειτουργικότητα του συστήματος.

Ανοιχτότητα της λύσης

Το EDMS BOSS-Referent είναι ένα από τα λίγα συστήματα στη ρωσική αγορά EDMS που παρέχεται με ανοιχτό κώδικα. Αυτό παρέχει τα ακόλουθα οφέλη στους πελάτες:

• Οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν το BOSS-Referent έχουν την ευκαιρία να προσαρμόσουν το σύστημα στις ιδιαιτερότητες της εργασίας τους και να αναπτύξουν τις δικές τους πρόσθετες ενότητες EDMS. Αυτό είναι το μοναδικό πλεονέκτημα της ευελιξίας του συστήματος BOSS-Referent.
• Οι ομάδες ασφαλείας πελατών μπόρεσαν να επαληθεύσουν την ασφάλεια του κωδικού και του ίδιου του συστήματος, καθώς και να τον πιστοποιήσουν για συμμόρφωση με τις απαιτήσεις εσωτερικής ασφάλειας.

Προστασία δεδομένων

Το σύστημα BOSS-Referent έχει πιστοποιηθεί για συμμόρφωση με τις απαιτήσεις των Κατευθυντήριων Εγγράφων της FSTEC της Ρωσίας:

• «Ασφάλεια τεχνολογίας πληροφοριών. Κριτήρια αξιολόγησης της ασφάλειας των τεχνολογιών πληροφοριών». Εκτιμώμενο Επίπεδο Εμπιστοσύνης 4 (EAL4).
• «Προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε πληροφορίες. Μέρος 1. Λογισμικό ασφάλειας πληροφοριών. Ταξινόμηση σύμφωνα με το επίπεδο ελέγχου για την απουσία αδήλωτων δυνατοτήτων» (NDV4).

Το πιστοποιητικό OUD4 εγγυάται το επίπεδο ασφάλειας του συστήματος και τη σωστή λειτουργία των λειτουργιών ασφαλείας που είναι απαραίτητες για την εργασία με εμπιστευτικές πληροφορίες.

Το πιστοποιητικό NDV4 εγγυάται την απουσία «backdoors» στον κώδικα του προγράμματος.

Η παρουσία πιστοποιητικών FSTEC σάς επιτρέπει να πιστοποιείτε συστήματα πληροφοριών που έχουν δημιουργηθεί με βάση το BOSS-Referent σύμφωνα με την κλάση ασφαλείας συστήματος πληροφοριών προσωπικών δεδομένων (ISPD) έως «1G» και σύμφωνα με την κατηγορία προστασίας προσωπικών δεδομένων στο IS έως « Κ2» συμπεριλαμβανομένου.

Τα συστήματα BOSS-Referent διαθέτουν ενσωματωμένη υποστήριξη για εργαλεία προστασίας κρυπτογραφικών πληροφοριών που είναι πιστοποιημένα από την FSB της Ρωσίας. Χρησιμοποιώντας αυτά τα εργαλεία, το BOSS-Referent υλοποιεί:

• τη χρήση ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής (EDS), η οποία επιτρέπει την επιβεβαίωση της συγγραφής, της ακεραιότητας και της νομικής σημασίας των ηλεκτρονικών εγγράφων·
• κρυπτογράφηση δεδομένων, η οποία επιτρέπει την πρόσθετη προστασία των πληροφοριών που περιέχονται σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο.

Αρχιτεκτονική συστήματος

Το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, κατασκευασμένο με βάση το BOSS-Referent, αποτελείται από διάφορα επίπεδα:

• υλικό (διακομιστές, σταθμοί εργασίας πελατών, δίκτυα, κ.λπ.) και πλατφόρμα (λειτουργικό σύστημα Windows/Linux/Sun και πρωτόκολλα μεταφοράς), που συνδυάζει όλο το υλικό σε ένα ενιαίο συγκρότημα.
• Τεχνολογική πλατφόρμα IBM Lotus, η οποία είναι μια «υπερδομή» στο λειτουργικό σύστημα δικτύου και περιλαμβάνει το στοιχείο διακομιστή Domino και το στοιχείο πελάτη Notes.
• το σύστημα BOSS-Referent, το οποίο είναι μια εφαρμογή Lotus Domino που αποτελείται από ενότητες (βάσεις δεδομένων) σε μορφή nsf.
• τοποθεσίες πελατών για χρήστες που μπορούν να λειτουργήσουν χρησιμοποιώντας τόσο το πρόγραμμα-πελάτη Lotus Notes όσο και ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web.

Το IBM Lotus είναι μια πλατφόρμα προσανατολισμένη στα έγγραφα, γεγονός που το καθιστά πιο προτιμότερο για εργασίες EDMS από τα σχεσιακά DBMS.

Ενότητες

Το BOSS-Referent έχει αρθρωτή αρχιτεκτονική. Οι μονάδες που περιλαμβάνονται στο σύστημα BOSS-Referent είναι διασυνδεδεμένες βάσεις δεδομένων (DB) που εκτελούνται στο περιβάλλον Lotus Notes/Domino. Αυτές οι βάσεις δεδομένων μπορούν να χωριστούν σε τρεις ομάδες:

Λειτουργικές μονάδες

Σχεδιασμένο για την επεξεργασία πληροφοριών διαχείρισης και τη λήψη αποφάσεων.

Ενότητα "Γραφείο"

Παρέχει έναν πλήρη κύκλο εργασιών για τον οργανισμό με εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα. Σας επιτρέπει να ελέγχετε, να καταγράφετε και να καταχωρείτε αλληλογραφία.

Ενότητα "Λήψη Αποφάσεων"

Σχεδιασμένο για την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών που εφαρμόζονται στο σύστημα με τη μορφή «Διαδικασιών λήψης αποφάσεων», που αποτελούνται από δύο υποχρεωτικά στοιχεία: μια κάρτα εγγράφων και μια διαδρομή εγγράφων. Η παράδοση του συστήματος περιλαμβάνει προδιαμορφωμένες «διαδικασίες λήψης αποφάσεων» για τυπικά έγγραφα (συμβάσεις, οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα, προσχέδια εξερχόμενων εγγράφων, σημειώσεις, αιτήσεις). Οι διαδικασίες για εξειδικευμένα έγγραφα (για παράδειγμα, αιτήσεις δανείου) μπορούν να προσαρμοστούν γρήγορα περαιτέρω.

Ενότητα "Παραγγελίες"

Σας επιτρέπει να ορίζετε εργασίες για τους υπαλλήλους σε ολόκληρο τον οργανισμό δημιουργώντας εργασίες που βασίζονται σε έγγραφα ή ανεξάρτητες αναθέσεις και να παρακολουθείτε την υλοποίησή τους. Παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας σχετικών παραγγελιών που σχηματίζουν ένα «δέντρο» παραγγελιών και παρακολουθούν την εφαρμογή τους.

Οδηγίες μπορούν να εκδίδονται από διευθυντές σε όλα τα επίπεδα. Οι εκτελεστές μπορούν να αποθηκεύσουν αναφορές για την εργασία που έγινε στη μονάδα "Παραγγελίες". Η μονάδα είναι στενά συνδεδεμένη με άλλες βάσεις του συστήματος («Λήψη αποφάσεων», «Γραφείο»). Οι παραγγελίες μπορούν να δημιουργηθούν τόσο στην ίδια τη βάση δεδομένων «Παραγγελίες» όσο και σε άλλες ενότητες συστήματος («Λήψη αποφάσεων», «Γραφείο»), ενώ όλες οι παραγγελίες αποθηκεύονται στη μονάδα «Παραγγελίες».

Λεξικά και βιβλία αναφοράς σε όλο το σύστημα

Σχεδιασμένο για αποθήκευση κανονιστικών πληροφοριών και πληροφοριών αναφοράς.

Ενότητα "Κατάλογος Οργανισμού"

Σχεδιασμένο για αποθήκευση και ενημέρωση δεδομένων σχετικά με τη δομή και τους υπαλλήλους της επιχείρησης. Η βάση δεδομένων περιέχει πληροφορίες για τα τμήματα και τα υποκαταστήματα που αποτελούν μέρος του οργανισμού, την αμοιβαία υπαγωγή τους, καθώς και για τους υπαλλήλους του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών για συνδυασμό θέσεων, ανάθεση εξουσίας και ρόλων για την επεξεργασία εγγράφων (έγκριση, έγκριση κ.λπ. ). ). Πληροφορίες υπηρεσίας αποθηκεύονται επίσης εδώ: σχετικά με τοποθεσίες (διακομιστές στους οποίους εκτελούνται εργασίες), συνδέσεις, κόμβους, ονόματα γραφείων, κ.λπ. Τα δεδομένα από τη λειτουργική μονάδα Directory Organization χρησιμοποιούνται από τις περισσότερες μονάδες του συστήματος BOSS-Referent.

Ενότητα "Εξωτερικοί παραλήπτες"

Σχεδιασμένο για αποθήκευση δεδομένων σχετικά με αντισυμβαλλόμενους οργανισμούς (πελάτες, συνεργάτες, πελάτες) και τους εκπροσώπους τους. Οι «Εξωτερικές Επαφές» μπορούν να αποθηκεύσουν μια μεγάλη ποικιλία πληροφοριών - από τα τραπεζικά στοιχεία ενός οργανισμού έως τον αριθμό κινητού τηλεφώνου του εκπροσώπου του.

Στο σύστημα, τα δεδομένα από την ενότητα "Εξωτερικοί αποδέκτες" χρησιμοποιούνται οπουδήποτε είναι απαραίτητο για τον καθορισμό αντισυμβαλλομένων, για παράδειγμα, κατά την εργασία με συμβάσεις, εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα κ.λπ.

Ενότητα "Λεξικά"

Σχεδιασμένο για τη δημιουργία και αποθήκευση λιστών λέξεων-κλειδιών που χρησιμοποιούνται για τη συμπλήρωση πεδίων εισαγωγής σε κάρτες βάσης δεδομένων συστήματος. Χρησιμοποιείται από τις περισσότερες ενότητες του συστήματος BOSS-Referent ως βιβλίο αναφοράς για τις έννοιες του λεξικού. Η προσθήκη νέων αρχείων και η επεξεργασία παλαιών πραγματοποιείται από διαχειριστές ή ειδικά καθορισμένους υπαλλήλους.

Υπηρεσίες σε όλο το σύστημα

Πρόκειται για μονάδες που επιτρέπουν ευέλικτη διαμόρφωση λειτουργικών υποσυστημάτων και παρέχουν υποστήριξη για βοηθητικές λειτουργίες.

Μονάδα διακόπτη

Είναι η κεντρική βάση μέσω της οποίας διαμορφώνεται η εφαρμογή. Περιέχει τεχνολογικές πληροφορίες σχετικά με τη θέση άλλων βάσεων δεδομένων του συστήματος BOSS-Referent στους διακομιστές. Η βάση δεδομένων "Switch" έχει σχεδιαστεί για να επιλύει τις ακόλουθες εργασίες:

Πλοήγηση χρήστη - η ενότητα παρέχει πλοήγηση μέσω βάσεων δεδομένων και λειτουργεί ως ενιαίο σημείο εισόδου στο σύστημα για τους χρήστες Η μονάδα "Switch" είναι το σημείο εισόδου χρήστη στο σύστημα.

Ενότητα "Υπουργείο"

Ανήκει στην ομάδα υπηρεσιών χρηστών. Σχεδιασμένο για να ενημερώνει τους χρήστες σχετικά με τις εργασίες τους: όλα τα μηνύματα υπηρεσίας του συστήματος BOSS-Referent παραδίδονται εδώ. Η βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες και κάθε χρήστης λαμβάνει μόνο ειδοποιήσεις που απευθύνονται σε αυτόν. Το σύστημα σάς επιτρέπει να αντιγράψετε τα μηνύματα που φτάνουν στον "Λογαριασμό" στο γραμματοκιβώτιο του χρήστη,

Ενότητα "Αναζήτηση".

Μια βοηθητική μονάδα που σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση με βάση ένα σύνολο χαρακτηριστικών καρτών εγγράφων στις βάσεις δεδομένων «Γραφείο», «Λήψη Αποφάσεων» και στα αρχεία τους.

Ενότητα "Εγγραφέας"

Περιέχει ένα σύνολο αριθμητών (μετρητές λογισμικού) που δημιουργούν αριθμούς εγγραφής εγγράφων και μορφές αριθμητών. Σας επιτρέπει να διαμορφώνετε ευέλικτα διάφορες μορφές αριθμητών σύμφωνα με την αποδεκτή διαδικασία του οργανισμού για τη δημιουργία αριθμών εγγραφής για έγγραφα διαφόρων τύπων. Εκτός από τον «μετρητή», η μορφή μπορεί να περιέχει διάφορες παραμέτρους, για παράδειγμα: πλήρες όνομα του υπογράφοντος, ημερομηνία εγγραφής, οριοθέτες, ευρετήριο περίπτωσης κ.λπ. Μπορούν να δημιουργηθούν διάφορες μορφές για έναν αριθμητή.

Ενότητες αρχειοθέτησης

Σχεδιασμένο για την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων από τις ενότητες "Γραφείο", "Παραγγελίες", "Λήψη Αποφάσεων" και σχετικές ενότητες "Ηλεκτρονικές Εικόνες". Μια ξεχωριστή βάση δεδομένων αρχειοθέτησης δημιουργείται για κάθε ενότητα. Τα έγγραφα που μεταφέρονται στο αρχείο από τις ενότητες "Γραφείο" και "Λήψη Αποφάσεων" λαμβάνουν την κατάσταση "Για δράση", η κατάσταση των οδηγιών δεν αλλάζει.

Ενότητα "Ρυθμίσεις λήψης αποφάσεων"

Μια βοηθητική ενότητα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία τυπικών διαδικασιών σύμφωνα με τις οποίες τα έγγραφα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία στη βάση δεδομένων λήψης αποφάσεων. Η τυπική κάρτα διεργασίας καθορίζει τα στάδια και τα στάδια επεξεργασίας εγγράφων, τις ρυθμίσεις για τις προεπιλεγμένες τιμές πεδίων εγγράφων, τους υπαλλήλους που εμπλέκονται στην επεξεργασία (έγκριση, υπογραφή, έγκριση, εγγραφή), καθώς και υπαλλήλους που έχουν το δικαίωμα να δημιουργούν έγγραφα.

Ενότητα "Πρωτόκολλο"

Χρησιμοποιείται για την καταγραφή ενεργειών χρήστη κατά την εργασία με έγγραφα στο σύστημα BOSS-Referent. Οι πληροφορίες από τη βάση δεδομένων του Πρωτοκόλλου προορίζονται μόνο για προβολή και χρησιμοποιούνται από την υπηρεσία που είναι υπεύθυνη για την ασφάλεια των πληροφοριών.