Отчитане на трудови книжки: големи спорове около дребни разходи. Труд - безплатен
Въпросът за отчитането на трудовите книжки и вложките към тях. На един семинар чух, че цената на трудова книжка / вложка трябва да бъде приспадната от заплатата на служителя и че тази сума е доход за организацията (IP), в резултат на което тази сума трябва да се обложи с опростената данъчна система (Имам опростена данъчна система от 6%). Това ли е въпросът? Ако е така, тогава къде да търсим логика, защото тези търговски центрове / вложки трябва да бъдат закупени за сметка на организацията (IP), съответно това са нашите разходи, а не приходи. ?
Отговор
Удържането на такси е право, а не задължение на организацията.
При издаване на трудова книжка на служител, организацията за формата на трудова книжка и вложка (Правила, одобрени).
Съгласно писмото на Министерството на финансите на Русия от 26 септември 2007 г. № 07-05-06 / 242, плащането, получено от служител, се признава като неоперативен доход на организацията. Въз основа на това уточнение организацията на датата на получаване на средства от служителя признава доход на основание чл. 250, ал. 1 на чл. 346.15 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Разходите за закупуване на формуляри на трудова книжка и вложка в нея с обект на данъчно облагане "доход" не се вземат предвид.
Въпреки това организацията може да не начислява такса за формата на трудовата книжка и вложката.
Но такова условие трябва да бъде записано в местния акт на организацията. В такъв случай
служителят има доходи в натура, от които трябва да се удържа данък върху доходите на физическите лица (, Данъчен кодекс на Руската федерация).
Безплатното предоставяне на служител на трудова книжка и вложка може да се квалифицира като подарък. Доходите под формата на подаръци са освободени от данък върху доходите на физическите лица в размер, който не надвишава 4000 рубли. след година ().
Обосновката за тази позиция е дадена по-долу. в материалите на системата Главбух.
Такса за формуляр
При издаване на трудова книжка на служител, организацията за формуляра (от одобрените Правила) * Таксата за формата на трудовата книжка се начислява от служителя, нает за първи път. А таксата за формуляра за вмъкване е от служител, който е изчерпал всички страници на трудовата книжка от раздела „Информация за работата“. Служителят може да плати парите в брой по кредитен фиш или да ги преведе по сметката на организацията чрез банка.
Ситуация:възможно ли е да се удържат разходите за формуляр за трудова книжка от заплатата по искане на служител *
Да, можеш.
Организацията има право да изиска от служителя да възстанови стойността на издадената му трудова книжка (Одобрени правила) * Той може да направи това в удобна за него форма. Служителят може да изплати дълга, като плати пари на касата или ги преведе по сметката на организацията. Освен това той има право да поиска намаляване на размера на дължимата му заплата за плащане. Служителят може да се разпорежда с неизплатената си заплата, тъй като начисленията за отработени часове са негова собственост (клауза и член 209 от Гражданския кодекс на Руската федерация).
Имайте предвид, че без такова изявление от служителя, нямате право да удържате цената на формуляра от заплатата. Удръжки по безспорен начин се правят само в случаите, изброени в членовете и Кодекса на труда на Руската федерация. Списъкът с тези случаи е изчерпателен и издаването на трудова книжка по образец не е сред тях.
Празно безплатно
Издава безплатно формуляри за трудови досиета на служителите, ако:*
- възникна извънредна ситуация (пожар, наводнение), в резултат на което трудовите книжки на служителите са повредени;
- формулярът на трудовата книжка е развален от служителя на организацията, отговорен за досиетата на персонала, по време на първоначалното попълване.
Тази заповед е потвърдена от Министерството на финансите на Русия с писма.
По отношение на удържането на данък върху доходите на физическите лица от цената на трудова книжка, издадена безплатно на служител, трябва да се вземе предвид следното.
Ако една организация издаде трудова книжка на служител безплатно, тогава той има доход в натура, от който трябва да се удържи данък върху доходите на физическите лица (, Данъчен кодекс на Руската федерация,). В същото време трудовата книжка се прехвърля на служителя безплатно. Тази основа ни позволява да заключим, че между служителя и организацията е сключен договор за дарение. Такова споразумение може да бъде сключено устно или писмено. Това е посочено в член 572 и Гражданския кодекс на Руската федерация. В този случай безплатното предоставяне на трудова книжка на служител може да се квалифицира като подарък. Доходите под формата на подаръци са освободени от данък върху доходите на физическите лица в размер, който не надвишава 4000 рубли. след година (). Подобни обяснения се съдържат в .*
Счетоводство и данъци
в търговски организации
Ситуация:как една търговска организация трябва да отразява в счетоводството и данъчното облагане придобиването и издаването на нова трудова книжка на служител. Организацията прилага общата данъчна система*
Процедурата за счетоводно отчитане и данъчно облагане на операциите, свързани с предоставянето на служители с трудови книжки, не е регламентирана със закон.
Правото на организацията да начислява на служител такса за издаване на трудова книжка е предвидено в одобрените правила.
В счетоводството цената на закупените трудови книжки може да се вземе предвид като част от:
- материали на същото име (като активи, използвани за нуждите на управлението ()) с последващо отписване към други разходи;
- стоки към "Продукти".
По-правилен начин за отразяване е записването на книги като материали. Това се обяснява по следния начин. Продажбата на трудови книжки за обикновени организации не е основна дейност. Организациите се снабдяват с такива формуляри на договорна основа срещу заплащане (утвърдени правила). В същото време формулярите за трудови книжки могат да бъдат закупени директно от асоциацията Goznak, както и от дистрибутори, които отговарят на изискванията на тази асоциация (утвърдена клауза и Процедура).
Едновременно с публикуването на формулярите на трудовите книжки, отразете „Формуляри за стриктно отчитане“ в условната оценка (Одобрени правила).
Когато получите формулярите, направете следните записи:
Дебит 10 Кредит 60
- зачитат се трудови книжки;
Дебит 19 Кредит 60
- отразен размер на ДДС, представен от доставчика;
Дебит 68 подсметка "Разплащания по ДДС" Кредит 19
– представеният от доставчика размер на ДДС се приема за приспадане;
Дебит 006
- Формуляри на трудови книжки се приемат за счетоводство.
Ако организацията начислява такса за издаване на трудови книжки, операцията се отразява в „Разплащания с персонал за други операции“. Ако организацията удържа таксата за формуляра на трудовата книжка от заплатата на служителя, използвайте „Разплащания с персонал за заплати“. *
Издаването на трудови книжки и вложки към тях на служители на организацията се признава за продажба на стоки. Следователно при такава операция трябва да се плати ДДС. Такова заключение следва от разпоредбите на член 146, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация и се потвърждава в. В същото време служителят плаща на организацията цената на трудовата книжка, включително ДДС (писма от Министерството на финансите на Русия и).
В счетоводството операциите по издаване на трудови книжки и вложки към тях на служителите и получаване на плащане за формуляри се отразяват в следните записи:
Дебит 50 (51, 70) Кредит 73
– възстановена е стойността на издадената трудова книжка (с ДДС);
Дебит 73 Кредит 91-1
- признат доход в размер на полученото плащане за формуляра на трудовата книжка (включително ДДС); *
- ДДС се начислява върху възстановяването на цената (продажбата) на трудовата книжка от служител (ако организацията е данъкоплатец);
Дебит 91-2 Кредит 10
- разходите за трудови книжки, прехвърлени на служител на организацията, се отписват.
Когато безвъзмездно прехвърляте трудови книжки и вложки към тях на служители в счетоводството, направете следните записи:
Дебит 91-2 Кредит 10
- разходите за безплатно прехвърлени трудови книжки бяха отписани;
Дебит 91-2 Кредит 68 подсметка "Изчисления на ДДС"
- ДДС се начислява при безвъзмездно прехвърляне на трудови книжки на служители (ако организацията е данъкоплатец).
Можете да отпишете формуляра на трудовата книжка (вмъкнете го) в деня, в който е издаден на служителя. В същото време датата на издаване не трябва да се счита за деня, в който служителят е бил уволнен, а за деня, в който е започната трудовата книжка въз основа на член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Кредит 006
- отписани формуляри на трудови книжки (вложки към тях).
Иван Шкловец
Заместник-началник на Федералната служба по труда и заетостта
2. ПИСМО НА МИНИСТЕРСТВОТО НА ФИНАНСИТЕ НА РУСИЯ ОТ 26.09.2007 г. № 07-05-06/242
„Доходите, произтичащи от издаването на трудови книжки и вложки към тях, се вземат предвид при определяне на данъчната основа за данък върху доходите като неоперативни в съответствие с разпоредбите на член 250 от Кодекса на Данъчния кодекс на Руската федерация.* Неоперативните приходи включват всички други приходи, които не са приходи от продажби. По-специално това са:* Пълен списък на неоперативните приходи е даден в Данъчния кодекс на Руската федерация (). Той е отворен. Това означава, че видовете доходи, които не са директно посочени в него, също увеличават единната данъчна основа, когато са опростени. Елена Попова, държавен съветник на данъчната служба на Руската федерация, 1 ранг * Това е част от материала, която ще ви помогне да вземете правилното решение.
Тази процедура е предвидена параграф 1 от член 346.15 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Заявление за вписване в трудовата книжка - образец Този документ може да бъде съставен самостоятелно, като се ръководи от обясненията, изложени в статията, или можете да използвате готовата версия, която можете да намерите по-долу. Статията разглежда въпроси, свързани с процедурата за искане на вписване в труда.
Какво е вложка в трудова книга, защо е необходима?
Трудовата книжка е документ за персонала, който съдържа изчерпателна информация за заетостта на служител, както и неговия трудов стаж. Трудови книжки се издават за всички без изключение служители на организацията или индивидуален предприемач. Работодателят е отговорен за поддържането на трудовите книжки, длъжен е да ги попълни в рамките на 5 дни от датата на наемане на работа на всеки отделен служител. Тази информация се съдържа в чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Трудовата книжка и вложката към нея са съставени съгласно единни формуляри, които са одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация „За трудовите книжки“ от 16 април 2003 г. № 225 и са актуални в момента. Със същата резолюция бяха одобрени Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки (наричани по-нататък Правилата), които се прилагат за вложки, тъй като съдържат правила, уреждащи процедурата за издаването и попълването им.
Формата (формулярът) на трудовата книжка се състои от три части:
- заглавна страница;
- информация за трудовата дейност на служителя;
- информация за наградите на служителите.
Част 2 и 3 съдържат 10 разворота (20 страници). Може да възникне ситуация, когато страниците, съдържащи се в един от разделите във формата на работната книга, не са достатъчни, за да посочат цялата необходима информация. Това може да се дължи на честия преход на служителя към нови работни места или на голям брой стимули и награди.
Именно в такива ситуации е необходимо да се използват вложки, които по своето съдържание дублират съдържанието на формулярите на трите части на трудовата книжка. Вложката е зашита в този раздел на книгата, чието завършване изисква продължение.
Формулярите на трудовите книжки и вложките в тях се издават изключително от държавата, представлявана от Гознак (клауза 2 от Процедурата, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация „За трудовите книжки“ от 22 декември 2003 г. № 117n). Невъзможно е работодателят лично да представи нова трудова книжка, ако в старата няма място за попълване на цялата необходима информация. По същия начин не се допускат ръчно направени вложки в трудовата книжка. Вложка без трудова книжка е невалидна.
Длъжен ли е служителят да напише заявление за издаване на вписване в трудовата книжка?
Много служители по персонала изразяват мнение в различни източници, че служителят не е длъжен да пише заявление за издаване на вписване в трудовата книжка. Необходимо е да се разбере дали това е така и дали има нужда да се напише въпросното заявление?
Правната уредба на необходимостта от издаване на вложка се съдържа в клауза 38 от Правилата, съгласно която, когато който и да е раздел от трудовата книжка е напълно попълнен, в нея се пришива вложка, съставена от работодателя в същия начин като процедурата за издаване на трудова книжка.
При регистриране на трудова книжка (по-специално при първоначална работа или загуба на трудова книжка) служителят е длъжен да напише изявление за това, което е предвидено в част 5 на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация (съдебната практика също следва този път, по-специално, отразено в касационното решение на Върховния съд на Удмуртската република от 26 март 2012 г. по дело № 33-853 / 12). По този начин подаването на заявление за издаване на вложка до работодателя е задължение на служителя, изрично установено в част 5 на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация, както и клауза 38 от Правилата.
Друга причина, поради която служителят е длъжен да напише заявление за издаване на вложката, е необходимостта от волята му да бъдат заплатени разходите за закупуване на вложката. Съгласно клауза 47 от Правилата вложката се заплаща от служителя и цената му е равна на разходите на работодателя за закупуване на трудова книжка (вложка).
Стойността на вложката може да бъде удържана от заплатата на служителя или получена в брой или по банков път. Във всеки случай служителят трябва да напише изявление, в което може да посочи как иска да плати разходите за вложката. Без такава информация работодателят няма право да удържи разходите за вложката от заплатата на служителя.
Изготвяме примерно заявление за вписване в трудова книжка
Заявлението на служителя за вписване в трудовата книжка в частта за искане трябва да съдържа:
- искане на служителя за издаване на вписване в трудовата книжка;
- искане на служителя да отпише цената на лайнера от заплатите или указание, че лайнерът ще бъде платен в брой или по банков път.
Възможно е да напишете две изявления, всяко от които ще съдържа съответната заявка, но това не е практично, така че и двете изявления могат да бъдат комбинирани в едно.
В заглавната част на заявлението се посочва информация за работодателя, а именно името на организацията, името и инициалите на нейния ръководител (или индивидуален предприемач).
Отдолу пише: „Изявление“.
В основната част на заявлението е необходимо да се посочи причината, поради която е необходимо да се издаде вложка в трудовата книжка, по-специално попълване на всички страници на който и да е от разделите на трудовата книжка. Следва искане за издаване на вписване в трудовата книжка.
Тъй като плащането на разходите за вложката е отговорност на служителя, съответно по-нататък в текста на заявлението е необходимо да се посочи как ще бъде извършено плащането (или чрез удържане от заплатите, или в брой / не- пари в брой).
Ако работодателят е развалил формуляра на свободния лист, служителят не е длъжен да заплати стойността на новопридобития от работодателя формуляр. Тези разходи трябва да бъдат поети от самия работодател (клауза 48 от Правилата).
В края на заявлението трябва да посочите фамилията и инициалите си, да удостоверите документа с личен подпис и неговия препис.
Примерно приложение изглежда така:
Директор
LLC "Име на организация" Иванов A. A.
от помощник-юрист
Петрова Б. Б.
Изявление
Въз основа на факта, че в трудовата книжка (номер), издадена на (дата) на мое име, всички страници от раздела (име на раздел) са напълно попълнени, моля да издадете вложка в трудовата книжка.
Освен това ви моля да удържите от заплатата ми за (посочете месеца, следващ месеца на писане на заявлението) цената на вложката, закупена от работодателя, в размер на (посочете сумата, изразходвана от работодателя).
Петрова Б. Б. (подпис, препис)
Дата на написване на заявлението
Ако мястото в трудовата книжка свърши, можете да попълните предложеното примерно заявление и да го изпратите на работодателя.
Нашето проучване разкри много начини за записване на операции с трудови книжки в счетоводството. Кое е най-правилното? Изводите ще ви изненадат.
Когато кандидатствате за работа, трябва да представите трудовата книжка на работодателя. Ако служителят няма трудова книжка, тогава работодателят ще го издаде (). Но къде да получите формуляр за трудова книжка и кой точно трябва да го направи - работодателят или служителят? Как да отразяваме движението на формулярите за трудова книжка в счетоводството и данъчното счетоводство? Нека да го разберем.
Към какъв акаунт трябва да бъде изпратен формулярът?
Клауза 47 от „Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях“, одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, показва, че при издаване на трудова книжка на служител, работодателят му начислява такса, чийто размер се определя от размера на разходите за тяхното закупуване. Обърнете внимание: таксата не се начислява при издаване на трудова книжка, както са убедени повечето счетоводители, а при предаването й, което се прави при прекратяване на трудовия договор. Датата на издаване на трудовата книжка при уволнение се отразява в колона 12 на Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях, чиято форма е одобрена с постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. № 69. Докато трудовата книжка не бъде издадена на служителя, таксуването на формуляра е очевидно незаконно.
А сега нека се обърнем към параграф 42 от Правилата, който определя процедурата за начисляване на такси за формуляра. Той установява: в края на всеки месец лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки, е длъжно да представи в счетоводния отдел на организацията отчет за получените суми за издадени трудови книжки и вложки в тях, с прилагането на паричните средства на организацията разписка за получаване. Но това предписание подлежи на изпълнение само във връзка с предписанието на параграф 47 от Правилата. При регистриране на трудовата книжка парите за формуляра не подлежат на събиране. Това не е изненадващо: в крайна сметка служителят всъщност не използва трудовата книжка през периода на трудовия договор. Ползва се от работодателя.
На бележка
Работодателят е длъжен винаги да разполага с необходимия брой формуляри за трудова книжка (клауза 44 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
Междувременно работодателят, който не е официален дистрибутор на формуляри, няма право да ги продава. Следователно осчетоводяването им по сметка 41 „Стоки“ е изключено. Не е забранено приемането на формуляри за счетоводство по сметка 10 „Материали“. В крайна сметка в бъдеще те се използват за нуждите на управлението на организацията. Тогава сметките приемат формата:
ДЕБИТ 10 КРЕДИТ 60
- формулярите на трудовата книжка се кредитират (без ДДС);
ДЕБИТ 73 КРЕДИТ 10
- цената на формуляра е била отписана при регистриране на трудовата книжка на служителя (въз основа на предположението, че той ще възстанови разходите за формуляра в бъдеще).
Нека разберем естеството на актива, който възниква в този случай по сметка 73 „Разплащания с персонал за други операции“. Както бе споменато по-горе, тя се изплаща не по-рано от датата на уволнението. Такова „вземане“ (клауза 13) се класифицира като условен актив: възниква от организацията в резултат на минали събития в нейния икономически живот, когато съществуването на актив на организацията към датата на отчета зависи от събитието (не- настъпване) на едно или повече бъдещи несигурни събития, които не се контролират от организацията. И появата на такова събитие като уволнение всъщност не зависи от организацията. Междувременно, въз основа на клауза 14 от PBU 8/2010, условните активи не се признават в счетоводството. Информацията за тях е оповестена във финансовите отчети. Но по отношение на формулярите такава необходимост не възниква - поради незначителната стойност на техните запаси. Това означава, че отписването на формуляри не генерира актив, а разход.
Сега няма да ни изглежда изненадващо, че Министерството на финансите на Русия в писмо от 29 януари 2008 г. № 07-05-06 / 18 предлага незабавно да припише разходите за придобиване на формуляри за трудова книжка към други разходи. Длъжностните лица препоръчват да се вземат предвид данните за движението на формуляри по задбалансовата сметка 006 "Формуляри за строго отчитане". Счетоводните записи ще изглеждат така:
ДЕБИТ 91 КРЕДИТ 76
- отразява разходите за закупуване на формуляри от дистрибутори (без ДДС);
ДЕБИТ 006
- формуляри се приемат за задбалансово счетоводство;
КРЕДИТ 006
- Използвани са формуляри за съставяне на трудови книжки на служителите.
ДДС, представен от дистрибутора, работодателят приема за приспадане по общоустановения ред.
Възстановяване на формуляра
Издаването на трудова книжка не е обвързано със заплащане на такса от законодателя. Това беше потвърдено от Върховния съд на Руската федерация в решение от 6 септември 2007 г. № KAS07-416. Тоест, работодателят не може да диктува условието: „не издавай трудова книжка на служител, докато не плати пари за формуляра“.
Индивидуалното лице също не получава икономически ползи от получаването на трудова книжка, тъй като няма законова възможност да закупи формуляр на трудова книжка, заобикаляйки работодателя. Тоест, не може да се прилага за служител, оценката на неговото обезщетение (доход) в размер на цената на формуляра е незаконосъобразно. Така че няма обект на данъчно облагане.
Работодателят също не предоставя услуги в гражданскоправен смисъл за издаване на трудова книжка на служител, тъй като нормите на икономическото право не се прилагат за трудовите отношения (). Изпълнението от страна на работодателя на изискванията на трудовото законодателство в отношенията с работниците и служителите не е нито платено, нито безплатно, тъй като обезщетението е категория на гражданското право ( ; ).
В резултат на това нито изпълнението, нито издаването на трудова книжка на служител е изпълнение (решения на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 01.10.2003 г. № A26-5317 / 02-28, от 02.03.2003 г. 2007 г. по дело № A56-44214 / 2006 г.). В тази връзка не възниква обект на облагане с ДДС. Ето защо авторът не може да се съгласи с позицията, представена в писмото на Министерството на финансите на Русия от 06.08.2009 г. № 03‑07‑11/199.
Разсъжденията ни могат да бъдат подсилени, като се направи паралел с получаването на образование за сметка на бюджета. Въпреки че е безплатно за гражданин, досега никой не се е досетил цената на обучението или издадената бланка на диплома да обложи с данък върху доходите на физическите лица. Защо? Да, защото правоотношенията на страните се уреждат не от гражданското право, а от Бюджетния кодекс.
В резултат на това в горния пример не се изискват допълнителни записи, свързани с начисляването на данъка върху доходите на физическите лица или ДДС в бюджета.
разход за данък върху дохода
В същото време разходите за придобиване на формуляри на трудови книжки и вложки към тях могат да бъдат взети предвид за целите на данъка върху печалбата. В края на краищата тези разходи са икономически обосновани и са направени за извършване на дейности, насочени към генериране на доходи (параграф 1 на член 252, параграф 49 на параграф 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Заключение
Убедихме ли ви? След това прочетете обясненията на Министерството на финансите на Русия, представени в писмо от 10.06.2009 г. № 03-01-15 / 6-305. Нека възпроизведем откъси от него, които са от значение за нас.
„Трудовите книжки или вписванията в тях не се придобиват от работодателя с цел по-нататъшна продажба. Придобиването и поддържането на трудови книжки или листове е задължение на работодателя, установено с членове 65, 66 от Кодекса на труда. По този начин използването на формуляр за издаване на трудова книжка или вложка в нея на служител не е продажба на служител на формуляр на трудова книжка или вложка в нея, тъй като по време на попълването й такъв форма на трудова книжка или листовка не може да се счита за продукт. Подписването на трудова книжка или вложка в нея и предоставянето на услуги на служител не се считат, тъй като се извършва от организацията като част от изпълнението на задълженията й като работодател, предвидени от трудовото законодателство.
Защо тази справедлива позиция не привлече необходимото внимание на експертите, не е известно.
Елена Диркова,за сп. "Практическо Б" счетоводство "
Практическо счетоводство
При издаване на трудови книжки на служители, бюджетната институция длъжна ли е да удържа стойността на трудовите книжки, придобити преди това със средства от доходоносни дейности? Възможно ли е да се приспадне този разход от заплатите на служителите? Ако да, тогава по кой член от КОСГУ трябва да се начисляват доходи? Как трябва да се отразят счетоводно тези операции? Как се отразяват тези операции в данъчното счетоводство?
По въпроса за таксуването на трудова книжка
В съответствие с изискванията на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация, когато служителят сключи трудов договор за първи път, работодателят му издава трудова книжка. В същото време трудова книжка се издава на служител срещу заплащане, чийто размер се определя от размера на разходите за нейното придобиване (клауза 47 от Правилата, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 04/04 г. 16/2003 N 225 „За трудовите книжки“ (наричан по-нататък - Правилник N 225).
Въпреки това, когато се определя "задължителното" събиране на тази такса, трябва да се има предвид, че:
- издаването на трудова книжка срещу заплащане, посочено в параграф 47 от Правила N 225, е право на работодателя (вижте Решение на Върховния съд на Руската федерация от 19.06.2007 г. N GKPI07-564), а не негово мито;
- работодателят има право да приема местни разпоредби, включително тези, които подобряват положението на служителите (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).
По този начин решението за необходимостта от таксуване на служител за издаване на трудова книжка според нас е от компетентността на работодателя.
Данъчни последици от събирането (неплащането) на плащане за трудовата книжка
Да предположим, че трудова книжка се издава от работодател срещу заплащане.
За данъчни цели такава операция се признава за продажба на стоки и следователно в резултат на това в съответствие с чл. 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация подлежи на облагане с ДДС (виж също писма на Министерството на финансите на Русия от 08.06.2009 г. N 03-07-11 / 199, от 27.11.2008 г. N 03-07-11 / 367, от 07.10.2008 г. N 03-03-06 / 4/67) в размер на 18% (клауза 3 от член 164 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Разбира се, институцията има право да приеме сумата на данъка, представена от продавача (производителя) на формуляри за трудова книжка за приспадане (клауза 1, член 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Институцията обаче ще може да направи това без последствия само ако трудовите книжки са закупени за сметка на доходоносни дейности. В действителност, в случай на институция, която придобива трудови книжки за сметка на субсидии, предоставени от федералния бюджет, приемането на "входящ" ДДС за приспадане (възстановяване) ще доведе до повторно възстановяване на данък от федералния бюджет (вижте писмото на Министерството на финансите на Русия от 26.01.2012 г. N 03-07-11 / 20).
ДДС в последния случай се определя от институцията като разликата между цената на продавания имот, включително данъка, и стойността на продавания имот (клауза 3, член 154 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
В допълнение, плащането, получено от институцията от служителя за издадената трудова книжка, е доход за целите на облагането с корпоративен данък върху доходите (клауза 1, клауза 1, член 248, член 249 от Данъчния кодекс на Руската федерация; вижте също писмо от Министерството на финансите на Русия от 07.10.2008 г. N 03 -03-06/4/67).
Спомнете си, че получените приходи се признават като печалба, намалена с размера на направените разходи (член 247 от Данъчния кодекс на Руската федерация). В същото време, в съответствие с параграф 1 на чл. 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация приемането на разходи от институция за придобиване на формуляри на трудова книжка за целите на данъчното облагане на печалбите ще бъде законно, при условие че те са направени за сметка на средства от доходи- генериращи дейности. Следователно, ако закупуването на трудови книжки е извършено за сметка на субсидиите, отпуснати на институцията, тогава тези разходи за намаляване на облагаемия доход не се приемат.
Моля, обърнете внимание: в професионалната общност има и позиция, според която средствата, получени от служителя, не са приход, а възстановяване на разходите за придобиване на книжка, тъй като таксата, начислена от служителя за издадената му трудова книжка е равна на разходите за придобиването му, следователно предоставянето на трудови книжки и вложки към тях не може да се счита за продажба на стоки (клауза 1, член 39 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Тази позиция се подкрепя и от съдиите (виж по-специално решенията на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 2 март 2007 г. по дело N A56-44214 / 2006, от 1 октомври 2003 г. по дело N A26 -5317 / 02-28).
Въпреки това, предвид незначителните размери на данъците, наложени върху въпросните сделки, не считаме за уместно да се придържаме към тази позиция и да я защитаваме в съда.
Така че таксуването на служител при издаване на трудова книжка има определени "данъчни последици". Но това не е причина да считаме решението за безплатно издаване на трудови книжки на служителите като оптимално. В крайна сметка за институцията ще възникнат „данъчни последици“ при безвъзмездна екстрадиция.
Първо, безвъзмездното прехвърляне на стоки за целите на облагането с ДДС е еквивалентно на продажбата (клауза 1, клауза 1, член 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация, писмо на Министерството на финансите на Русия от 27 ноември 2008 г. N 03-07-11 / 367). В този случай институцията ще трябва да плати данък от собствените си средства.
Второ, безвъзмездното прехвърляне на трудова книжка на служител ще доведе до доход в натура на служителя, подлежащ на облагане с данък върху доходите на физическите лица (виж писмо на Министерството на финансите на Русия от 27 ноември 2008 г. N 03-07-11 / 367) .
Разбира се, трудова книжка може да бъде подарена на служител въз основа на договор за дарение и предвид ниската му цена, съответният доход на служителя няма да се облага с данък върху доходите на физическите лица в съответствие с параграф 28 от чл. . 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация (вижте например писмо на Министерството на финансите на Русия от 01.06.2010 г. N 03-04-06 / 6-106). Подобно „дарение“ на институцията обаче ще трябва да бъде документирано (наличие на поръчка, договор и др.).
Счетоводство
Както можете да видите, в зависимост от избрания вариант за издаване на трудова книжка на служител (срещу заплащане, безплатно) и източника на разходите за придобиване на трудова книжка, счетоводните записи в регистрите на институцията ще се различават.
Помислете за пример за отразяване на операцията по издаване на трудова книжка на служител срещу заплащане, при условие че формулярът на трудовата книжка е закупен по-рано от институцията за сметка на субсидии за изпълнение на държавната задача.
Съгласно разпоредбите на „Инструкциите ...“, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 16 декември 2010 г. N 174n, следните записи могат да бъдат отразени в счетоводните записи на институция:
1. Отразено намаление по задбалансова сметка 03 "Форми за стриктно отчитане"
- въз основа на заявлението на служителя е издадена трудова книжка;
2. Дебит 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
- начислен доход в размер на полученото плащане за трудовата книжка;
3. Дебит 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
- плащането за трудовата книжка е получено на касата;
4. Дебит 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
- средствата се депозират в личната сметка на институцията във Федералната хазна;
5. Дебит 2,201 11,510 Кредит 2,210 03,660
- средствата се кредитират по личната сметка на институцията, като в същото време увеличението се отразява в задбалансовата сметка 17;
6. Дебит 2,401 10,130 Кредит 2,303 04,730
- начислен ДДС;
7. Дебит 2,303 04,830 Кредит 2,201 11,610
- данъкът е преведен в бюджета, като в същото време е отразено намаление в задбалансовата сметка 17.
Подготвен отговор:
Правно консултантска услуга Експерт ГАРАНТ
Държавен съветник на Руската федерация 3 клас Александър Семенюк
Отговорът премина контрол на качеството
Материалът е изготвен на базата на индивидуална писмена консултация, предоставена в рамките на услугата „Правни консултации“.
*(1) Според нас таксата за трудовата книжка за институцията трябва да бъде отразена по член 130 „Доходи от предоставяне на платени услуги (работа)“ от KOSGU.
Тази позиция в частност се споделя от някои главни разпоредители с бюджетни приходи:
- Точка 1 от Приложение № 2 към Заповед на Министерството на правосъдието на Русия № 67 от 28 април 2012 г.;
- Приложение N 1 към заповед на Министерството на културата на Русия от 26 юни 2012 г. N 659;
- Точка 6 от Приложение № 3 към заповедта на Ростехнадзор № 482 от 31 август 2012 г.;
- Точка 7 от Приложение № 1 към заповедта на Федералната агенция за въздушен транспорт от 27 август 2012 г. № 574.
Подобно мнение беше споделено от специалисти на упълномощени органи през последните години:
- писмо на Министерството на финансите на Русия от 29 декември 2006 г. N 02-14-10a / 4060;
- Писмо на Федералната хазна от 18 май 2005 г. N 42-2.2-06/63.
За формуляра (клауза 47 от Правилата, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). Такса за форма на трудова книжка се начислява от служител, нает за първи път. А таксата за формуляра за вмъкване е от служител, който е изчерпал всички страници от трудовата книжка на раздела "Информация за работата". Служителят може да плати парите в брой по кредитен фиш или да ги преведе по сметката на организацията чрез банка.
Ситуация: възможно ли е да се удържат разходите за формуляр за трудова книжка от заплата по искане на служител?
Да, можеш.
Организацията има право да изиска от служителя да възстанови стойността на издадената му трудова книжка (клауза 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). Той може да направи това по начин, който му е удобно. Служителят може да изплати дълга, като плати пари на касата или ги преведе по сметката на организацията. Освен това той има право да поиска намаляване на размера на дължимата му заплата за плащане. Служителят може да се разпорежда с неизплатената си заплата, тъй като начисленията за отработени часове са негова собственост (член 1, клаузи 1 и 2 на член 209 от Гражданския кодекс на Руската федерация).
Имайте предвид, че без такова изявление от служителя, нямате право да удържате цената на формуляра от заплатата. Удръжки по безспорен начин се правят само в случаите, изброени в членове 137 и 248 от Кодекса на труда на Руската федерация. Списъкът с тези случаи е изчерпателен и издаването на трудова книжка по образец не е сред тях.
Ситуация: дали е необходимо да се използват касови апарати при приемане на плащане от служител за формуляр на трудова книжка?
Не, няма нужда.
Ако дадена организация изготви трудова книжка за служител или издаде дубликат, тя има право да изиска от него да възстанови разходите за издадената трудова книжка (клауза 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от април 16, 2003 г. № 225). Служителят може да направи това например чрез касата на организацията.
Ако дадена организация извършва плащания в брой или плащания с пластмасови карти, тя трябва да прилага CCP. Това задължение обаче се отнася само за случаите на продажба на стоки, извършване на работа или предоставяне на услуги. Такива правила са установени в параграф 1 на член 2 от Закона от 22 май 2003 г. № 54-FZ. Издаването на трудова книжка не е търговска операция - това е задължение на организацията, установено от трудовото законодателство (член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Чрез закупуването на формуляри на трудови книжки организацията прави определени разходи. Като начислява на служител такса за формуляр за трудова книжка, организацията възстановява разходите си. Следователно в този случай не е необходимо да използвате KKT (пробиване на касов чек). Данъчният инспекторат няма да може да глоби организация за неизползване на касови апарати (член 14.5 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). Подобна гледна точка се споделя от Министерството на финансите на Русия в писмо от 10 юни 2009 г. № 03-01-15 / 6-305. Потвърждава се и от някои арбитражни съдилища (вижте например решението на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 2 март 2007 г. № A56-44214 / 2006).
Празно безплатно
Издайте безплатно формуляри за трудови досиета на служителите, ако:
- възникна извънредна ситуация (пожар, наводнение), в резултат на което трудовите книжки на служителите са повредени;
- формулярът на трудовата книжка е развален от служителя на организацията, отговорен за досиетата на персонала, по време на първоначалното попълване.
Това се посочва в параграфи 34 и 48 от Правилата, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, и писмото на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 6 август 2010 г. № 225. 12-3 / 10 / 2-6752 (във връзка с трудови книжки, изгубени по време на пожари през юли-август 2010 г.).
Ситуация: възможно ли е да не се таксува служител за формуляр за трудова книжка?
Да, можеш.
Но такова условие трябва да бъде заложено в местния регулаторен акт на организацията (например в Правила на труда или по реда на главата).
Освен това тази операция ще има особености в данъчното облагане.
При изчисляване на данък върху дохода (или единичен данък, когато е опростен от разликата между приходите и разходите), цената на формуляра не може да се приема като намаление на данъчната основа (клауза 16 от член 270, клауза 1, 2 от член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
За целите на изчисляване на ДДС (ако организацията плаща този данък), издаването на трудови книжки и вложки, включително безвъзмездно, се признава за продажба на стоки. Следователно ДДС трябва да се плати за такава операция (подклауза 1, клауза 1, член 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Размерът на ДДС, начислен върху цената на дарения формуляр, не намалява данъчната основа за данък върху дохода (клауза 16, член 270 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Тази процедура е потвърдена от Министерството на финансите на Русия в писма от 16 август 2013 г. № 03-03-05 / 33508 от 27 ноември 2008 г. № 03-07-11 / 367.
По отношение на удържането на данък върху доходите на физическите лица от цената на трудова книжка, издадена безплатно на служител, трябва да се вземе предвид следното.
Ако една организация издава трудова книжка на служител безплатно, тогава той има доход в натура, от който трябва да се удържа данък върху доходите на физическите лица (параграф 1 на член 210, параграф 1 на параграф 2 на член 211 от Данъчния кодекс на Руската федерация Федерация, писмо на Министерството на финансите на Русия от 27 ноември 2008 г. № 03-07-11/367). В същото време трудовата книжка се прехвърля на служителя безплатно. Тази основа ни позволява да заключим, че между служителя и организацията е сключен договор за дарение. Такова споразумение може да бъде сключено устно или писмено. Това е посочено в член 572, параграф 1 и член 574 от Гражданския кодекс на Руската федерация. В този случай безплатното предоставяне на трудова книжка на служител може да се квалифицира като подарък. Доходите под формата на подаръци са освободени от данък върху доходите на физическите лица в размер, който не надвишава 4000 рубли. годишно (клауза 28, член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Подобни обяснения се съдържат в писмото на Министерството на финансите на Русия от 1 юни 2010 г. № 03-04-06 / 6-106.
Счетоводство и данъци
Ситуация: как една организация може да вземе предвид придобиването и издаването на нова трудова книжка на служител на общо основание?
Процедурата за счетоводно отчитане и данъчно облагане на операциите, свързани с предоставянето на служители с трудови книжки, не е регламентирана със закон.
Правото на организацията да начислява на служител такса за издаване на трудова книжка е предвидено в параграф 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225.
В счетоводството цената на закупените трудови книжки може да се вземе предвид като част от:
- материали по едноименна сметка 10 (като активи, използвани за нуждите на управлението (клауза 2 PBU 5/01)) с последващо отписване към други разходи;
- стоки по сметка 41 "Стоки".
По-правилен начин за отразяване е записването на книги като материали. Факт е, че продажбата на трудови книжки за обикновени организации не е основната дейност. Организациите си предоставят такива формуляри на договорна основа срещу заплащане (клауза 46 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). В същото време формулярите за трудови книжки могат да бъдат закупени директно от асоциацията Goznak, както и от дистрибутори, които отговарят на изискванията на тази асоциация (клаузи 2 и 3 от Процедурата, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 22 декември , 2003 № 117n).
Следователно сметка 41, която обобщава информацията за наличността и движението на материални запаси, закупени като стоки за продажба, и сметка 90 „Продажби“, която обобщава информация за приходите и разходите, свързани с обичайните дейности, са по-удобни за използване от разпределителите на труда книги.
Други организации, които купуват формуляри на трудови книжки и вложки за тях за собствени нужди (за последващо издаване на служители), могат да вземат предвид тези формуляри по сметка 10.
Едновременно с осчетоводяването на формулярите на трудовите книжки, отразете в сметка 006 „Формуляри за стриктно отчитане“ в условна оценка (клауза 42 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225) .
Когато получите формулярите, направете следните записи:
Дебит 10 Кредит 60
- зачитат се трудови книжки;
Дебит 19 Кредит 60
- отразен размер на ДДС, представен от доставчика;
Дебит 68 подсметка "Разплащания по ДДС" Кредит 19
- представеният от доставчика размер на ДДС се приема за приспадане;
Дебит 006
- Формуляри на трудови книжки се приемат за счетоводство.
Ако организацията начислява такса за издаване на трудови книжки, операцията се отразява в сметка 73 „Разплащания с персонал за други операции“. Ако организацията удържа таксата за формуляра на трудовата книжка от заплатата на служителя, използвайте сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“.
Издаването на трудови книжки и вложки към тях на служители на организацията се признава за продажба на стоки. Следователно при такава операция трябва да се плати ДДС. Това заключение следва от разпоредбите на параграф 1, параграф 1 на член 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация и се потвърждава в писма от Министерството на финансите на Русия от 30 септември 2015 г. № 03-07-11 / 55714, Федералната данъчна служба на Русия от 23 юни 2015 г. № GD-4-3 / 10833@. В същото време служителят заплаща на организацията цената на трудовата книжка, включително ДДС (писма на Министерството на финансите на Русия от 26 септември 2007 г. № 07-05-06 / 242 и от 13 юни 2007 г. 03-07-11 / 159).
В счетоводството операциите по издаване на трудови книжки и вложки към тях на служителите и получаване на плащане за формуляри се отразяват в следните записи:
Дебит 50 (51, 70) Кредит 73
- стойността на издадената трудова книжка е възстановена (с ДДС);
Дебит 73 Кредит 91-1
- признат доход в размер на полученото плащане за формуляра на трудовата книжка (включително ДДС);
- ДДС е начислен върху възстановяването на цената (продажбата) на трудовата книжка от служител (ако организацията е данъкоплатец);
Дебит 91-2 Кредит 10
- отписани разходите за трудови книжки, прехвърлени на служителя на организацията.
Когато безвъзмездно прехвърляте трудови книжки и вложки към тях на служители в счетоводството, направете следните записи:
Дебит 91-2 Кредит 10
- разходите за безплатно прехвърлени трудови книжки бяха отписани;
Дебит 91-2 Кредит 68 подсметка "Изчисления на ДДС"
- ДДС се начислява при безвъзмездно прехвърляне на трудови книжки на служители (ако организацията е данъкоплатец).
Можете да отпишете формуляра на трудовата книжка (вмъкнете го) в деня, в който е издаден на служителя. В същото време датата на издаване не трябва да се счита за деня, в който служителят е бил уволнен, а за деня, в който е започната трудовата книжка въз основа на част 4 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Кредит 006
- отписани формуляри на трудови книжки (вложки към тях).
съвет:има аргументи, които позволяват на организацията да не плаща ДДС при издаването на трудова книжка (добавка към нея) на служител. Те са както следва.
Първо, трудовата книжка (добавка към нея) няма знаците на продукт, както е определено в параграф 2 от PBU 5/01 и член 38 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Второ, предоставянето на трудови книжки на служители без трудов стаж е отговорност на организацията, установена от трудовото законодателство (част 4 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Трето, размерът на таксата за формуляра, начислен от служителя, не трябва да надвишава размера на разходите за неговото придобиване (клауза 47 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225) .
Тъй като чрез издаването на трудови книжки на служителите организацията не преследва целта за получаване на печалба, такива операции не могат да се считат за предприемаческа дейност (продажба на стоки, работи, услуги) (член 2 от Гражданския кодекс на Руската федерация). . Подобна гледна точка е отразена в решенията на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 1 октомври 2003 г. № A26-5317 / 02-28 и 2 март 2007 г. № A56-44214 / 2006. Следователно издаването на трудови книжки (безплатно или срещу заплащане) не е изпълнение. Това означава, че такава операция не подлежи на облагане с ДДС (подточка 1, клауза 1, член 146 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Ако при попълване сте развалили формата на трудовата книжка (вмъкнете към нея), направете записите в счетоводството:
Дебит 91-2 Кредит 10
- отписана стойността на повредени трудови книжки;
Дебит 19 Кредит 68 подсметка "Изчисления на ДДС"
- възстановен ДДС, приет преди това за приспадане;
Дебит 91-2 Кредит 19
- възстановената сума на ДДС се отписва;
Кредит 006
- отписани формуляри на повредени трудови книжки (вложки към тях).
При изчисляване на данъка върху дохода могат да се вземат предвид разходите за закупуване на формуляри на трудови книжки (притурки към тях). Такива разходи са икономически оправдани и свързани с дейности, насочени към генериране на доходи (клауза 1 от член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация, писма на Министерството на финансите на Русия от 26 септември 2007 г. № 07-05-06 / 242 , Федералната данъчна служба на Русия от 23 юни 2015 г. № GD-4-3/10833@). Тези разходи намаляват данъчната основа за данък върху доходите в момента на издаване на трудовата книжка (притурка към нея) на служителя на организацията (клауза 2 на член 318 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Включете размера на възстановяването от служителя на таксата за издаване на трудова книжка в състава на облагаемия доход.
Ако размерът на възстановяването е равен на разходите на организацията за закупуване на формуляра, печалбата е нула. Следователно организацията не плаща данък върху доходите (член 247 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Ако една организация не таксува служител за формуляр за трудова книжка (например в случай на масова загуба на книги, повреда или неправилно първоначално попълване), тя няма да може да вземе предвид при изчисляването на данъка върху дохода нито разходите за неговото придобиване, нито ДДС, начислен от безвъзмездно прехвърляне ( 16 член 270 от Данъчния кодекс на Руската федерация). В резултат на това поради разликите между счетоводството и данъчното счетоводство се формира постоянна разлика, с която трябва да изчислите постоянно данъчно задължение (клаузи 4 и 7 PBU 18/02):
Дебит 99 Кредит 68 подсметка "Изчисления за данък общ доход"
- отразява постоянно данъчно задължение.
Освен това, когато прехвърляте формуляр безплатно от служител, данъкът върху доходите на физическите лица трябва да бъде удържан (. 1, член 226 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Неговата пазарна стойност се признава като доход на служителя (клауза 1, член 210, алинея 1, клауза 2, член 211 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Това се потвърждава от Министерството на финансите на Русия в писмо от 27 ноември 2008 г. № 03-07-11 / 367.
Отписване на повредени формуляри
Отпишете повредените формуляри на трудови книжки и вложки към тях, съставете акт за отписване на формуляри за стриктно отчитане. За държавни агенции форма на актодобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n. Търговските организации също могат да използват този формуляр.
Отчитане на трудови книжки
Трудовите книжки са документи със строга отчетност, следователно законодателството определя процедурата за тяхното отчитане и съхранение (раздел VI от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
Всяка организация е длъжна да води специални книги за отчитане на трудовите книжки. Първият от тях - книга за приходите и разходите за счетоводни форми на трудовата книжка и вложка към нея (Приложение 2 към Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69). второ - книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях (Приложение 3 към Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69).
Книгата за приходите и разходите за отчитане на формулярите на работната книга и вложката в нея се поддържат в счетоводния отдел на организацията. Правете записи в него веднага след получаване на формулярите от дистрибутора. В книгата не забравяйте да посочите информация за всички транзакции, свързани с придобиването и разходването на закупени трудови книжки и вложки в тях, като посочите серията и номерата. И също така въведете информация за цената на формулярите.
Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях трябва да се поддържа от службата за персонал на организацията. Но ако няма такава услуга, тогава тази отговорност обикновено се възлага на счетоводния отдел. В тази книга въведете информация за датата на наемане на служителя, неговото фамилно име, собствено име, бащино име, серия и номер на трудовата книжка и вложка, длъжност, месторабота, както и подробностите на документа въз основа на от които е назначен служителят.
Всички листове в двете книги трябва да бъдат номерирани, завързани, заверени с подписа на ръководителя на организацията, както и запечатани с восъчен печат или запечатани.
Тази процедура е установена в параграф 41 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225.
съвет:
На 7 април 2015 г. влезе в сила Закон от 6 април 2015 г. № 82-FZ. Членове 2 и 6 от този закон предвиждат, че акционерните дружества и LLC вече имат право (но не са задължени) да имат печат. Обществото отразява информация за наличието на печат в хартата.
Трябва да се отбележат някои характеристики за организациите и предприемачите на Крим (Севастопол). До 1 януари 2015 г. такива работодатели водеха записи на трудови книжки в съответствие с украинското законодателство (клауза 2, член 2 от Закона от 14 октомври 2014 г. № 299-FZ). От 1 януари 2015 г. те водят записи на трудовите книжки (Клауза 1, член 2 от Закона от 14 октомври 2014 г. № 299-FZ). В новата форма на книгата за отчитане на движението на трудовите книжки е задължително да се въвежда информация само за новоназначени служители.
Има специална ситуация с тези служители в Крим (Севастопол), които работят дълго време. Такива хора имат трудови книжки, които са отразени в старата счетоводна книга и има движения по тези книги след пререгистрация. Къде се отразяват тези движения?
Законодателството не урежда въпроса за прехода от една форма на книга към друга. А на практика преди това не беше така. Като се има предвид това, има две възможни решения.
1. Отворете дневник във формуляра "Руски", където да правите записи само за новонаети служители. В същото време "Украинският" журнал ще продължи да прави записи за уволнението на служители, които са били записани в него. След известно време старият дневник ще бъде затворен и може да бъде архивиран.
2. Отваря се нов дневник, в който се прехвърлят в хронологичен ред неприключените записи от стария.
Тази позиция се подкрепя от специалистите на Rostrud в устните обяснения.
Пример за регистрация на трудови книжки
Е.В. Иванова получава работа за първи път, затова организацията й издава трудова книжка.
За отговорник за кадровото дело е назначен счетоводителят В.Н. Зайцев.
Зайцева издаде трудова книжка и направи записи в нея книга за приходите и разходите за счетоводни бланки на трудови книжки и вложки към тяхИ книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях .
Ситуация: как да удостоверя записите на трудовата книжка, ако организацията няма восъчен печат?
Ако организацията няма восъчен печат, записите в трудовата книжка могат да бъдат запечатани (клауза 41 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). Пълнежът се прави лесно. Прекарайте краищата на конеца за подвързване, с който сте зашили списанието, към вътрешната страна на задната му корица. Поставете ги между два квадрата бяла хартия и залепете тези квадрати заедно. Прикрепете печата към вътрешната страна на корицата и поставете върху него обичайния кръгъл печат на организацията или службата за персонал, така че част от печата да отиде върху корицата. И не забравяйте да направите заверка колко страници в тази книга са зашнуровани, номерирани и запечатани. Подпис и дата до него.
съвет:акционерните дружества и LLC имат право да не използват печата. Но засега е по-добре да не отказвате тюлени. Обяснението е следното.
На 7 април 2015 г. влезе в сила Закон от 6 април 2015 г. № 82-FZ. Членове 2 и 6 от този закон предвиждат, че акционерните дружества и LLC вече имат право (но не са задължени) да имат печат. Информацията за наличието на печат е отразена в устава на дружеството.
В същото време продължава да действа параграф 41 от Правилата, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225. Този подзаконов акт изисква трудовите книжки да бъдат подпечатани с печат. Това припомни Роструд в писмо от 15 май 2015 г. № 1168-6-1.
Още един момент. За да откажете печатите, не забравяйте да промените устава на вашата организация.
Отговорност
За липсата на счетоводни книги за трудови книжки или неправилното им изпълнение инспекцията по труда може да глоби организацията (предприемача) и нейните служители.
В този случай размерът на глобата ще бъде:
- за длъжностни лица (например мениджър) - от 1000 до 5000 рубли;
- за предприемач - от 1000 до 5000 рубли;
- за организация - от 30 000 до 50 000 рубли.
А за повторно нарушение заплашва следното:
- за главата (длъжностно лице) - глоба в размер от 10 000 до 20 000 рубли. или дисквалификация за период от една до три години;
- за предприемач - глоба в размер от 10 000 до 20 000 рубли;
- за организация - глоба в размер от 50 000 до 70 000 рубли.
Такива мерки за отговорност са предвидени в части 1 и 4 на член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.
Съхранение
Съхранявайте трудовите книжки в организацията като документи за строга отчетност и най-добре в огнеупорен сейф. Ако това не е възможно, тогава в шкаф, който се заключва с ключ. Издава формуляри на лицето, отговорно за поддържането на трудови книжки, по негово искане, съставени във всякаква форма.
В края на всеки месец служителят, отговорен за поддържането на трудовите книжки, трябва да представи в счетоводния отдел отчет за наличието на формуляри и за получените суми за попълнени трудови книжки и вложки, с приложена разписка. Отчет за наличието на формуляри и за получените суми за издадени трудови книжки и вложки се съставя във всякаква форма.
Тази процедура е установена в параграф 42 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225.
Пример за издаване на формуляри на трудови книжки за отчитане и изготвяне на отчет за наличието на формуляри и за получените суми за издадени трудови книжки и вложки
На 20 октомври началникът на отдел "Личен състав" E.E. Громов, въз основа на заявлението, са издадени под доклада:
- формуляр за трудова книжка;
- вложка за работна книга.
На 21 октомври Громова представи в счетоводния отдел отчет за наличието на формуляри и за получените суми за попълнени трудови книжки и вложки.
Ситуация: Кой в организацията трябва да отговаря за счетоводството, поддържането и съхранението на трудовите книжки?
В голяма организация отделът по персонала обикновено отговаря за поддържането на работните книжки. За малък работодател, поради липса на подходящо специално звено, счетоводители, секретари или други служители могат да извършват такава работа. Назначаването на лице, отговорно за работата с трудовите книжки, се издава със заповед на ръководителя на организацията в свободна форма(Клауза 45 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
При смяна на лицето, отговорно за работа с трудови книжки, прехвърлете трудовите книжки според акта за приемане и предаване на делата. В същото време в акта посочете не само броя на книгите, но избройте действителния им състав (имена на собственици и подробности). Актът трябва да бъде заверен с два подписа - от една страна, да се посочи длъжността и фамилията на лицето, което е приело документите, от друга страна, връченото. Когато разкривате фактите за липсата на някои трудови книжки, съставете акт, в който посочете причините за липсата им.
Уволнение
Получаване на трудова книжка при уволнение, служител трябва да се подпише на лична карта и книгата за отчитане на движението на трудови книжки и вложки (клауза 41 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).
Трудови книжки и дубликати, които не са получени от служителите при уволнение, организацията трябва да съхранява документа, докато не бъде изискан от служителя или най-близкото му семейство (в случай на смърт на служителя). Непотърсени - 75 години. Такъв ред и условия за съхранение са предвидени в клауза 43 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, и списъкът, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от август 25, 2010 № 558.
Регистрация на пенсия
За да кандидатства за пенсия, служителят ще се нуждае от оригинална трудова книжка. Именно трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ периода на работа по трудов договор (клауза 11 от Правилата, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 2 октомври 2014 г. № 1015).
Работодателят е длъжен да издаде оригиналната трудова книжка не по-късно от три работни дни от деня, в който служителят представи подходящата изявление. В същото време, максимум три работни дни след получаване на работна книжка в отдел PFR, човек ще трябва да върне документа на организацията. Това е посочено в член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация.
