Програма Ecm за автоматизация на работния процес, шеф-рецензент. Поддръжка на сложни организационни структури

BOSS-Referent отговаря за:

• разработване на едноименния продукт - системата за електронен документооборот BOSS-Referent;
• развитие на партньорска мрежа;
• консултиране и поддръжка на партньори и потребители на системата;
• образование;
• продуктова маркетингова промоция.

Партньорска мрежа BOSS-Referent

Партньорите на фирма BOSS-Referent предоставят услуги по внедряване на система за електронен документооборот, поддръжка на създадените решения, адаптиране на системата към задачите на клиентите и обучение на потребители. На всеки партньор се присвоява един от трите статуса:

• Генерален съдружник - има широка компетентност, голям брой дипломирани специалисти и опит в изпълнението на множество проекти за изпълнение;
• Партньор - разполага със сертифицирани BOSS-Referent специалисти, обучени за изпълнение на проекти за изпълнение;
• Дистрибутор - доставя EDMS BOSS-Referent.
• Партньорската мрежа на BOSS-Referent обхваща почти всички региони на Русия, както и Украйна и Казахстан. В раздела „Партньори“ на нашия уебсайт можете да намерите партньор във вашия регион или да изберете компанията, която ви интересува, в азбучния каталог.

Сервиз и поддръжка BOSS-Референт

Поддръжката на внедрените системи за електронен документооборот BOSS-Referent е възможна в базова и разширена версия:

• Гаранционната (базова) поддръжка се осигурява от производителя, BOSS-Referent.
• Разширената техническа поддръжка се осигурява от партньорите на BOSS-Referent.
• Курсове за обучение BOSS-Referent

Компанията BOSS-Referent предлага обучение в Москва по следните курсове:

• "Методология за внедряване на EDMS BOSS-Referent"
• "Основи на администриране на EDMS BOSS - Референт"
• Обучението на специалисти на партньори на компанията BOSS-Referent в рамките на партньорската програма е безплатно.

История

През януари 2012 г. стана известно, че в ИТ групата структурата на управление на практиката на ECM (управление на корпоративно съдържание, съхранение на корпоративна информация, включително електронно управление на документи, EDMS) се промени сериозно.

През декември 2011 г. се появи 100% дъщерно дружество на управляващото дружество на групата Business Logic 2.0, което в допълнение към внедряването на ECM ще поеме нова посока за групата - системи за управление на бизнес процеси (BPM).

До този момент ECM практиката беше представена от отдавна съществуващия EDMS разработчик Boss-Referent и IT Information Management, създаден през април 2011 г., който внедрява такъв софтуер. Преди създаването на "Информационен мениджмънт" като отделна компания, внедряването се осигуряваше от отдела на интегратора.

Посоката е важна за групата. Според Тагир Япаров, председател на борда на директорите на IT Co., през изминалата година около 500 милиона рубли са паднали на дела на ECM практиката. приходи. С общ доход за 2010 г. според рейтинга "CNews100: Най-големите ИТ компании в Русия" 4,7 милиарда рубли. Що се отнася до броя на служителите, според новия изпълнителен директор на Business Logic и шеф-референт Мария Каменнова, сега в направлението работят около 230 души, от които около 180 служители са в изпълнение. В края на 2010 г., според рейтинга на CNews, в ИТ групата са работили общо 1550 души.

Преди идването на Каменнова фирма са били подчинени на различни хора. Фирма-изпълнител - Георги Подбуцки, който остана в "Бизнес логика" като заместник-директор, отговарящ за ECM. Разработчиците бяха ръководени от Андрей Гриб, който сега напуска IT. Япаров обяснява напускането си с факта, че "не всички лидери са се интегрирали в новата матрична структура, която предвижда по-голямо делегиране на отговорности".

Юридически Boss Referent остана организация, независима от Business Logic, която също е изцяло собственост на управляващото дружество на групата, казва Япаров. Източникът на CNews от групата обаче е сигурен, че става дума за пълното пренасочване на разработката на EDMS към разработчиците. „Въпросът не се ограничава до напускането на Гриб, хора от компанията-изпълнител дойдоха и на други ръководни позиции в Boss Referent“, казва той. - Нормална бизнес вътрешна конкуренция между структурите съществува отдавна, прозвучаха и взаимни обвинения в провали. През последните няколко години в изпълнителя се смениха няколко директора. Сега „Референтът на шефа“ стана напълно зависим от изпълнителите.“

Въпреки прекрояването на посоката, Тагир Япаров възнамерява всяка година да удвоява приходите от работата си, т.е. още тази година трябва да достигне милиард рубли. Днес беше подписано споразумение между Business Logic и немския BPM разработчик Metasonic. Има планове за поддръжка на мултиплатформения "Boss Referent": Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, мобилни версии за iOS и Android. Според анонимен събеседник на CNews редица програмисти са напуснали компанията по време на реорганизацията и ще трябва да бъдат наети нови, за да реализират тези планове. Наскоро "ИТ" обяви стаж в направление ECM.

BOSS-Referent Management Documentation Support System е софтуерен пакет, който позволява на организациите да създават ефективни системи за електронно управление на документи и офис автоматизация и по този начин да осигурят значително повишаване на ефективността на управленските структури. По-специално, създаването на такива системи в една организация позволява:

Подобрете скоростта и качеството на вземане на решения

Засилване на контрола върху изпълнителската дисциплина

Увеличете управляемостта на организацията

Увеличете производителността на отделни служители, работни групи и организацията като цяло.

Системата BOSS-Referent има голям брой реализации и е предназначена за предприятия с различни размери и форми на собственост:

• Големи търговски предприятия и холдинги
• Федерални власти
• Регионални държавни органи и други държавни предприятия
• Териториално разпределени предприятия
• Фирми със сложна организационна структура
• Фирми с голям обем документация
• Малки, бързо развиващи се компании.

Функционалността на системата BOSS-Referent може да се използва както от мениджъри, така и от ръководители на отдели, ИТ специалисти, чиновници, ръководители, секретари и други служители на предприятия, благодарение на широк набор от автоматизирани бизнес процеси:

• Работа с вътрешни документи на организацията
• Обработка на входящи и изходящи документи
• Управление на външни контакти
• Работа с организационни договори
• Организиране на новинарски канали и конференции
• Поддържане на указател на организацията в електронен вид
• Подкрепа за инженерна поддръжка на бизнес съоръжения на организацията
• Организация и планиране на събития.

Електронна система за управление на документи, изградена на базата на системата за управление на документи BOSS-Referent, може условно да бъде представена като комбинация от няколко слоя.

• "Хардуер": сървъри, клиентски работни станции, локални мрежи, модеми, принтери, скенери, непрекъсваеми токозахранващи устройства и други технически средства.
• Операционна система: мрежова операционна система Windows, Linux, други и транспортни протоколи, които комбинират целия хардуер в един комплекс.
• Lotus Notes/Domino е приложна софтуерна платформа, която е добавка към мрежова операционна система и включва инструменти за съхраняване на документи, репликиране (синхронизиране) на данни, търсене в пълен текст, електронна поща и други важни механизми.
• BOSS-Referent - приложени взаимосвързани софтуерни модули, които работят в среда Lotus Notes/Domino и поддържат бизнес процеси на управление и отчасти функционален работен процес.
• Организационна и нормативна подкрепа: наредби, правила за работа, инструкции за потребители и системни администратори и др.

BOSS-Referent включва набор от взаимосвързани подсистеми, предназначени за създаване на система за електронно управление на документи и автоматизация на офиса:

• Системни речници
  • Справочник на организацията
  • Речници
  • Външни дестинации
• Системни услуги
  • Координация
  • Поръчки
  • Превключване
  • Шаблони
  • Секретар
  • Кабинет
  • Система за търсене
  • Буфер
  • Съхранение на електронни изображения
  • протокол
• Функционални подсистеми
  • офис
  • Документация
  • Служебни бележки
  • Външни контакти
  • Контрол на договора
  • Инженерна поддръжка
  • Конференции
  • Новини

Голям принос за удобството и бързината на внедряване на BOSS-Referent има добре проектираната архитектура на системата, която се основава на отвореност и модулност.
Модулността се осигурява от специализирана база данни "Switch", която служи като "Център за управление" на цялото SDOU BOSS-Referent. Този независим, функционално завършен модул съдържа информация за текущата конфигурация на системата и необходимия програмен код за организиране на взаимодействието между базите данни. Всички бази данни се регистрират в комутатора автоматично по време на инсталацията.
Втората важна функция, изпълнявана от DB Switch, е конфигурацията на потребителските работни станции. Конфигурацията се разбира като набор от системни бази данни, регистрирани в отделен комутатор и необходими за работата на потребителите от различни отдели на компанията. Внедряването на EDMS в няколко конфигурации позволява на всеки служител да работи само със собствените си бази данни. С помощта на превключвателя можете да създавате неограничен брой конфигурации с различна сложност, като напълно повтаряте съществуващата схема на работния процес в предприятието. Превключвателят бързо свързва всички допълнителни модули към системата и също така навигира през бази данни.
BOSS-Referent е отворен за разработчици. Всяка база данни BOSS-Referent може да бъде променяна от разработчиците на клиента. Освен това към SDOU BOSS-Referent може да се добави собствено разработена база данни, при спазване на определени правила и споразумения.
Нови бази данни, формуляри, изгледи, агенти, дизайнерски елементи могат да бъдат създадени в системата с помощта на стандартните инструменти за разработка Lotus Domino Designer. В допълнение към вградените инструменти за разработка, IT Co. предоставя на клиента специални инструменти за разработчици - Toolkit, който ви позволява бързо да създавате свои собствени бази данни и да ги интегрирате с BOSS-Referent, без да нарушавате целостта на системата, както и да променяте който и да е модул от нейната информационна среда.

Можете да прочетете повече за всички промени във версия 2.56.1 тук.

3 Функционален модул "Канцелария" Пълен цикъл на работа с входяща и изходяща кореспонденция: Използване на шаблони на карти с документи Регистрация на кореспонденция Изпращане на документи за разглеждане, вземане на решения Формиране на опознавателни листове Следене на местоположението на хартиения оригинал на документа Изпълнение, запознаване, изпращане "на файл" Сканиране на документи и обработка на документи, получени от и от факс сървъра Резервиране на номера за изходящи документи Поддръжка на централизирана, децентрализирана и смесена форма s на работния процес a

4 Създаване на АС на входящ документ Създаване на нов контрагент от картата на документа Проверете документа за пререгистрация Посочете регистъра за регистрация за този тип документ Посочете датата на падежа и входящата резолюция

5 Регистрационна поддръжка за сложни регистрационни номера. Настройте шаблони за номериране за всички видове документи. Възможност за използване на множество формати за един брояч. Върху документа се поставя регистрационен печат, номер и баркод. Възможно е да се използва опростена РК - експедиция.

6 Преглед Възможност за преглед на документа от няколко служители. Възможност за използване на стандартни маршрути за входящи документи. Възможност за създаване на проекторезолюции и използване на шаблони за резолюция поставяне на документ под контрол чрез указване на типа контрол изберете контролер или управляващо звено добавяне на клауза за резолюция ръчно или от изглед на шаблон / промяна на предварително създадена проекторезолюция

7 Параграф от решението Посочват се отговорният изпълнител и съизпълнителите, предмет, срок, контролиращо лице. Създават се инструкции за контролните точки на резолюцията, за неконтролните точки - документът се изпраща за преглед. фиксирайте прехвърлянето на оригинала създайте поръчка с периодичен контрол

8 Нареждания Изпълнителят получава известие за получаване на нареждане за изпълнение. Авторът и контрольорът на поръчката могат: да коригират срока да променят изпълнителите да отменят инструкциите Авторът, контрольорът, изпълнителите получават известия за нарушаване на сроковете.

9 Изпълнение на поръчки Изпълнителят на поръчката може: да създаде нова поръчка въз основа на своята поръчка (верига от поръчки), ако е необходимо, да въведе отчет за изпълнението за съизпълнители чрез създаване на нов документ Вземане на отчет от поръчката на съизпълнител или дъщерна поръчка Поставяне на прикачен линк към предварително изготвен документ Само коментар за изпълнението Поставяне на отчет за изпълнението на поръчката

10 Контрол на изпълнението Авторът и администраторът на поръчката могат да одобрят поръчката или да я върнат за преразглеждане. Контрол на дисциплината на изпълнение: доклади за дисциплината на изпълнение (генератор на отчети ReportsMan). поръчката е изпълнена поръчката е просрочена поръчката се изпълнява администраторът може да одобри поръчката директно в картата на документа

12 Подготовка на изходящата 1. Попълнете полетата на картата задължителните полета са маркирани с иконата някои от полетата могат да се попълват по подразбиране стойността се въвежда директно в полето

13 Подготовка на изходящия 2.Поставете документа въведете текста в полето "Съдържание" добавете прикачен файл от локалния диск от базата данни Шаблони от скенера Към шаблона на картата може предварително да се прикачи прикачен файл. Размерът на прикачения файл може да бъде ограничен от системния администратор.

15 Подготовка на изходящ 3. Генериране на маршрут чрез промяна на съществуващ маршрут Маршрутът може да бъде зададен: 1) "твърд" - не можете да променяте одобряващите и реда на одобрение 2) "гъвкав" - можете да изтривате и добавяте одобряващи 3) можете да добавяте нови, но не можете да изтривате тези по подразбиране. Параметрите се конфигурират за всеки етап от преговорите.

21 Одобряване на документа Допълнително одобрение и делегиране Доп. одобрение – допълнителен клон за одобрение. Визата на главния координатор се поставя в документа, независимо от решенията на допълнителния. координатори. Делегиране - в документа се поставя визата на служителя, на когото е делегирано одобрението.

28 Модул "Жалби на граждани" Пълен цикъл на обработка на устни и писмени жалби: Регистрация на жалби Разглеждане Формиране на решения, изпълнение Подготовка с одобрение на отговор на жалба Формиране на свързани искания към външни организации Регистрация на отговори на искания от външни организации

30 Автори на жалби Работа с автори на жалби: Възможност за свързване на справочника „Класификатор на руски адреси“ (KLADR) Пълна информация за автора: пълно име, адрес, месторабота, социален статус, предимства и др. EDMS BOSS-Referent е преминал сертификат FSTEC, необходим за сертифициране по отношение на класа за защита на личните данни на нива 2-4.

31 Поддръжка на процесите на вземане на решения Видове документи, обработвани в процеса на вземане на решения: Документалният компонент на процеса на вземане на решения е автоматизиран в системата BOSS-Referent. Приложение за ORD Service memo Договор Проект на изходящ документ Бизнес процесите в модула за вземане на решения се изпълняват чрез стандартни процеси за вземане на решения.

32 Функционален модул "Вземане на решения" В базата данни Вземането на решения се извършва: Формиране на маршрута за движение на документи Промяна на маршрута "в движение" Контрол на движението на документи Регистрация на документи (включително автоматична регистрация) Резервиране на номера за договори, ОРД и чернови на изходящи документи Поддръжка за работа с одобрение, запознаване и пощенски списъци Формиране на инструкции за получени документи и контрол на тяхното изпълнение: Уведомленията са разделени на: Задачи Информационни съобщения в DB Cabinet (показва се в Дневника на началната страница) в пощенската кутия на Lotus Notes или друга пощенска система

арабски български китайски хърватски чешки датски холандски английски естонски финландски френски немски гръцки иврит хинди унгарски исландски индонезийски италиански японски корейски латвийски литовски малагасийски норвежки персийски полски португалски румънски руски сръбски словашки словенски испански шведски тайландски турски виетнамски

определение - BOSS-референт BOSS-референт От Wikipedia, безплатната енциклопедия

Системата BOSS-Referent е предназначена за автоматизиране на работния процес на управление и работата в офиса. Създадена през 1996 г., днес BOSS-Referent EDMS е един от лидерите на руския пазар на решения от клас ECM (Enterprise Content Management). От всички EDMS задания, инсталирани през 2008 г., 25%, т.е. всяко 4-то, е внедрено в системата BOSS-Referent (според пазарното проучване на EDMS, публикувано от DSS Consulting).

Най-голямата EDMS в Русия е изградена на платформата BOSS-Referent във Федералната данъчна служба на Руската федерация (FTS) - повече от 85 000 потребители, а в компанията MTS - системата обединява повече от 25 000 служители.

За кого е EDMS BOSS-Referent?

Потребителите на системата за електронно управление на документи BOSS-Referent са федерални и регионални власти, държавни унитарни предприятия, търговски дружества, включително холдинги с голяма клонова структура и малки организации.

Автоматизирането на управлението на документи с помощта на BOSS-Referent води до повишаване на производителността на служителите, улесняване на достъпа до информация за вземане на управленски решения, подобряване на изпълнителската дисциплина и съответно до общо подобряване на качеството на управление.

Какви управленски задачи помага за решаването на BOSS-Referent EDMS?

• организира ефективна работа с договори;
• направете вътрешния корпоративен документооборот възможно най-безхартиен;
• автоматизиране на работния процес на федералните или регионалните власти;
• осигуряване на качествен контрол върху изпълнението на поръчките на ръководителите;
• повишаване на ефективността на работа с приложения;
• реализиране на проектен документооборот и възможност за работа в екип;
• установяване на управление на документи в рамките на системата за управление на качеството.

Какви са резултатите от въвеждането на EDMS BOSS-Referent

В органите:

• подобряване на качеството на обществените услуги;
• подобряване на изпълнителската дисциплина, повишаване на управляемостта;
• повишаване на прозрачността и откритостта на дейностите;
• намаляване на разходите за осигуряване на работата на държавните органи;
• създаване на основата за интегрирана информационна система като "електронно правителство" (междуведомствено управление на документи, EARs, архиви, портали за публични услуги).

За търговски дружества:

• повишена управляемост;
• бърз отговор на промените;
• повишаване на конкурентоспособността на компанията на пазара.

Срокът на изплащане на системата е от шест месеца до 2 години.

Автоматизирани процеси

Системата BOSS-Referent е предназначена за автоматизиране на процесите на работа и управление.

Системата включва функционалност, която ви позволява да реализирате:

Поддръжка на процесите на одобрение

• дава възможност за използване на стандартни и създаване на специализирани процеси;
• предвижда възможност за промяна на списъка на одобряващите, вида и условията на одобрение;
• ви позволява да контролирате процеса на одобрение;
• предоставя информация за версиите на документа и хронологията на одобрението.

Контрол на изпълнението на поръчката

• осигурява осчетоводяването на всички издадени поръчки;
• ви позволява да проследявате навременността на изпълнение на инструкциите и натоварването на специалисти;
• генерира статистика за изпълнението на инструкциите и разработването на документи.

Обработка на входяща и изходяща поща

• осигурява регистрация на кореспонденция, получена в различни форми;
• поддържа регистрационни номера с всякаква сложност;
• ви позволява да свързвате документи един към друг;
• дава възможност за налагане на решения и изготвяне на проекторешения;
• осигурява работата на няколко офиса в едно информационно пространство.

Повече подробности за възможностите на системата можете да намерите на сайта на производителя.

Предимства

BOSS-Referent EDMS има редица уникални търговски и технологични предимства, които осигуряват на системата лидерство на руския пазар на решения за управление на документи.

Системата отговаря на нуждите както на големи, така и на малки организации от всяка индустрия, позволява на публичните органи да създават сложни информационни системи, включително EAR, портали, правно значимо управление на документи, архиви.

Предимствата на BOSS-Referent EDMS се определят от широките възможности на платформата IBM Lotus, високотехнологичната архитектура и богатия опит при внедряването. Могат да се разграничат следните предимства на решението:

Удобен интерфейс

BOSS-Referent EDMS е предназначен да подобри ефективността на организацията като цяло и нейните служители в частност. Важен фактор, който влияе върху това колко бързо служителите се включват в работата с ново приложение, колко бързо се изпълняват стандартните операции в системата за управление на електронни документи, е това, което се нарича използваемост - потребителски интерфейс, фокусиран върху предоставянето на максимално психологическо и естетическо удобство за потребителя, работещ с приложението. BOSS-Referent е удобен и лесен за използване

Интерфейсът на системата BOSS-Referent днес е интуитивно разбираем за обикновените потребители и един от най-удобните за използване сред подобни системи.

"Дневник" и "Визитка"

От версия 3.2.1 системата има начална страница, която съдържа елементи, които се използват постоянно в работата - дневник и визитка.

Концептуално, началната страница е индивидуална работна станция (AWP). Това означава, че всеки потребител може да конфигурира компонентите на страницата така, че да му е удобно да работи, а основните системни инструменти винаги да са под ръка.

Само информацията, от която се нуждаете

Интерфейсът на системата BOSS-Referent е проектиран така, че различните групи потребители да могат да работят по-бързо и по-удобно: предоставят им се само необходимите им инструменти и данни.

Потребителите могат условно да бъдат разделени на следните групи в съответствие със задачите, които трябва да решат при работа със системата:

• изпълнители - попълване на карти с документи, изпращане на документи за одобрение, подписване, наблюдение на хода на документите, докладване на инструкции от ръководството;
• мениджъри - вземат решения по документи (координират и подписват документи), контролират изпълнението на инструкциите;
• деловодители - приемат, регистрират, изпращат документи, контролират изпълнителската дисциплина.

За всяка потребителска група интерфейсът дори на един и същ документ ще бъде различен.

Пълен уеб достъп

BOSS-Referent има напълно функционална уеб версия, която поддържа всички потребителски функции. По този начин с EDMS BOSS-Referent е възможна пълноценна работа на потребителите както в клиента Lotus Notes, така и чрез уеб браузър.

Удобство за потребителя

Работата с BOSS-Referent EDMS в мрежата практически не се различава от работата в клиента Lotus Notes.

Интерфейсът на двете версии е идентичен - инструменти, карти с документи, принципи на навигация в системата са еднакви. Ако потребителят работи и с двете версии, например в офиса, за достъп се използва Lotus клиент, а за достъп от дома се използва уеб браузър, тогава не е необходимо да научава правилата за работа с всяка от версиите - те са идентични и за двете версии.

Кога е подходящо да се използва уеб достъп до системата?

Би било по-правилно организацията да работи с BOSS-Referent чрез уеб интерфейса при следните условия:

• когато една организация е приела пощенски клиент, различен от Lotus, като корпоративен стандарт, със сигурност не е препоръчително да го замените и работата с документи може да се реализира чрез интернет версията на системата;
• когато мобилните потребители съставляват значителна част от потребителите на EDMS, за които е по-удобно да имат достъп до системата от всяка точка, оборудвана с достъп до Интернет;
• ако политиката на организацията в областта на информационните технологии предвижда използването на приложения, достъпни през уеб интерфейса, където е възможно;
• ако организацията има много голям брой потребители в географски отдалечени офиси, използването на уеб версията ви позволява да ускорите внедряването на EDMS и да намалите разходите за проекта.

Технически характеристики

Не е необходим допълнителен сървър за конфигуриране на уеб достъп до системата BOSS-Referent: потребителите могат да работят с уеб версията, като допълнително конфигурират сървъра Lotus Domino. Същият сървър се използва и за поддръжка на потребители, работещи в клиента Lotus.

Удостоверяването на системните потребители при работа в мрежата се осъществява по един от трите начина:

• средства на Lotus Domino (единствената възможна опция за потребители, които комбинират работа чрез мрежата и "дебел" клиент);
• чрез Active Directory (възможно е използването на компонента Winlogon);
• използвайки LDAP-съвместима директория.

Известията, получени от пощата на потребителите, когато работят в мрежата, изглеждат като html връзки (вместо Lotus връзки, използвани при работа в пощенския клиент на Lotus).

Уеб достъпът не изисква изтегляне на ActivX контроли или Java аплети. След отваряне на възможността потребителят да работи в мрежата, той просто се логва чрез посочения от администратора линк, преминава автентификация, след което веднага може да работи с пълната версия на системата.

Бърза автоматизация на процесите

Какво е необходимо за бързо внедряване на EDMS? За целта е необходимо в кратки срокове да се настроят процеси (регулации) в системата за работа с документи.

Поради това BOSS-Referent идва с набор от предварително конфигурирани процеси за работа със стандартни документи, които само трябва да бъдат персонализирани за конкретен клиент. Системата съдържа и конструкторски елементи, предназначени за бързо изграждане на процеси за обработка на специализирани документи от "кубчета" (като например процеса на одобрение на искане за кредит). Това ви позволява значително да намалите времето за внедряване и адаптиране на системата към изискванията на клиента.

Във всяка организация има правила за работа с документи, които могат или не могат да бъдат фиксирани под формата на регламент (или регламент) и трябва да се вземат предвид при автоматизирането на бизнеса. Регламентът определя какво се случва с документа на различните етапи от неговия жизнен цикъл. При внедряване на система за автоматизация на управлението регламентът се изпълнява под формата на електронен административен регламент (ЕАР). В BOSS-Referent EDMS електронните разпоредби се наричат ​​„процес на вземане на решение“ (например „процес на вземане на решение за договор“ или „процес на вземане на решение за бележка“).

Елементи на всеки "Процес на вземане на решение" (регулация)

„Процесът на вземане на решение“ се формира от картата на документа и маршрута на документа.

Картата на документа е екранна форма, която се конфигурира от администратора и съдържа атрибутите на документа и самия документ под формата на сканирано електронно изображение или чернова на документ, например във формат Microsoft Word.

Маршрутът на документ е поредица от етапи на обработка на документи, която е конфигурирана за типове документи от системния администратор. Маршрутът може да включва следните етапи на обработка на документи:

• Подготовка;
• споразумение;
• подписване;
• изявление;
• Регистрация;
• екзекуция;
• прехвърляне в архива.

Етапът на одобрение може да се състои от един или повече етапа. Всеки етап се създава с помощта на един от следните съответстващи блокове:

• паралелен;
• последователен;
• с преходи според условията.

Създаване на „Процеси за вземане на решения“ (регламенти)

Целият поток от документи, обработвани от всяка организация, може условно да бъде разделен на документи, характерни за по-голямата част от организациите, и специализирани документи, като правило, от индустриален характер (в банките това са заявления за кредит, в консултантски компании - отчети и др.).

BOSS-Referent съдържа предварително конфигурирани процеси за работа със стандартни документи, а също така ви позволява да сглобявате специализирани процеси от вградените в системата "кубове" на конструктора.

Настройка на типични процеси

Основната версия на системата BOSS-Referent включва 5 предварително конфигурирани „Процеси за вземане на решения“ за стандартни документи (използвани в по-голямата част от организациите):

• договори;
• организационни и разпоредителни документи;
• проекти на изходящи документи;
• бележки;
• приложения.

За тези процеси системата BOSS-Referent реализира стандартни маршрути за движение на документи и стандартни карти за документи. Вградените процеси са универсални и могат да се променят от администратора с прости настройки.

Структурата на картата на всеки от 5-те типични процеса се конфигурира от системния администратор. В този случай някои от полетата могат да бъдат попълнени по подразбиране, някои от полетата могат да бъдат попълнени чрез системни директории.

Маршрутите за предварително конфигурирани процеси вече са зададени в системата и се състоят от описаните по-горе етапи на обработка на документи и блокове за одобрение. Системният администратор може да настрои процеса на одобрение с помощта на блоковете за одобрение, както и да определи служителите, участващи в одобрението, подписването и одобрението на документи.

Създаване на специализирани процеси

За фирми, които използват специализирани документи (например заявки за кредит) в BOSS-Referent е възможно бързо да се проектират необходимите специализирани маршрути и карти с документи.

Създаването на специализиран маршрут се извършва с помощта на Lotus Workflow Architeсt от вградените в системата стандартни етапи на обработка на документи и блокове за одобрение (описани по-горе).

За създаване на карти за специализирани документи, които включват необходимата композиция от полета, се използват инструменти на Lotus Domino Designer.

След създаване на карта и маршрут, процесът се конфигурира, точно както се прави за типичните процеси.

Оптимално за разпределена среда

BOSS-Referent е едно от най-добрите решения на руския пазар за организиране на ефективно управление на документи в организации с географски разпределена структура, което е доказано от редица успешни проекти, включително:

• Най-голямата EDMS в Русия е изградена на платформата BOSS-Referent - броят на потребителите на системата за управление на електронни документи във Федералната данъчна служба на Руската федерация (FTS) надхвърля 85 000, системата е внедрена в териториалните органи на Федералната данъчна служба на всички субекти на Руската федерация, системата се поддържа от повече от 350 сървъра;
• Най-голямата EDMS в търговския сектор е създадена на BOSS-Referent в MTS - системата обединява повече от 25 000 служители от подразделенията на компанията в Русия и редица страни от ОНД в единно информационно пространство и нейната работа се поддържа от повече от 100 сървъра.

Ефективността на системата за електронно управление на документи в разпределена среда зависи от това колко добре е организирана доставката на документи до потребители, разположени на разстояние един от друг. Тоест всички потребители, работещи в EDMS, независимо от местоположението им, трябва да имат достъп до всички документи, необходими за тяхната работа. В BOSS-Referent всички функции на системата са реализирани така, че да работят коректно в условия на териториално разпределение.

За работа в разпределена среда системата BOSS-Referent използва всички предимства на платформата Lotus Domino, както и собствен транспортен механизъм. С тяхна помощ в системата се предоставят следните функции:

• Прилага се принципът „електронен документ се доставя само до мястото, където потребителите имат нужда от него за работа“. Това означава, че ако даден документ се обработва в централния офис на компанията и в някой от нейните клонове, то документът трябва да се намира в тези два обекта и никъде другаде;
• При прехвърляне на документ (например в процес на одобрение) на друг сайт, всички свързани документи се изпращат заедно с него;
• Доставката на документи, поръчки и данни се извършва в пакет и става почти моментално. В същото време не е необходимо да се извършват сложни настройки за сървърни права и репликация;
• Транспортният механизъм BOSS-Referent има функцията за гарантирана доставка на пакети документи - ако пакетът не е доставен изцяло, системата изпраща повторно, а ако пакетът не може да бъде доставен, информира администратора. Администраторът може да използва инструмент за диагностика на транспортния процес, за да разбере защо доставката е неуспешна;

Администрирането на системата BOSS-Referent, работеща в разпределена среда, е толкова просто, колкото администрирането на един сайт. В същото време администрирането на отдалечени офиси е възможно от една точка, например от централния офис. Така че актуализирането на системата до нова версия се извършва на всички сайтове на MTS EDMS за една нощ и се извършва от администратори от централния офис на компанията;

• Функцията за поддръжка на потребителска миграция ви позволява да разрешите проблема с преместването на потребители и техните документи от един сайт на друг. След като потребителят бъде прехвърлен например от клон към централния офис на организацията, пакет от всички документи, с които потребителят е работил преди прехвърлянето, се изпраща като копие от сървъра на клона към сървъра на централния офис.

Бързо внедряване

EDMS BOSS-Referent се отличава с комбинация от три уникални предимства:

• от една страна, системата съчетава елементи на дизайнера и благодарение на това е възможно много бързо да се автоматизират процесите на управление на документи;
• от друга страна, той запазва всички функции на платформата, които ви позволяват да адаптирате решението към всякакви специфични нужди на клиента;
• в допълнение, архитектурата на системата и методологията за внедряване позволяват процесите да се автоматизират стъпка по стъпка, например, първо настройте обработката на договори, така че организацията да започне да работи в системата, и след това настройте други процеси.

Отнема 2 месеца, за да пусне BOSS-Referent EDMS в търговска експлоатация.

Това е възможно благодарение на следните характеристики на системата и методологията на внедряване:

• Има документи, които се обработват по един и същи начин в почти всяка организация. За 5 вида такива документи вече са създадени стандартни процеси в BOSS-Referent. Следователно можете да започнете да работите със стандартни документи, например договори, веднага след инсталирането на системата.
• Ако при внедряването на системата възникне необходимост от създаване на процеси за обработка на специализирани документи, които се използват в работата на една организация, това също може да стане бързо. Процесът се формира от елементите на вече внедрения в системата процес - съставен е от "кубчета" като конструктор.
• BOSS-Referent разполага с пълнофункционален уеб достъп, което дава възможност на потребителите да работят пълноценно както в клиента Lotus Notes, така и през уеб браузър. Ако структурата на организацията включва много географски отдалечени клонове и подразделения, тогава времето за изпълнение на проекта може да бъде значително намалено чрез предоставяне на уеб достъп до системата на всички потребители в клоновете.
• Методологията за внедряване на BOSS-Referent EDMS е разработена през годините на успешни проекти с различни размери и е фокусирана върху изпълнението на проекта за кратко време. Например, при автоматизиране на работа със стандартни документи е необходим 1 месец за изследване на съществуващия работен процес в организацията и подготовка за внедряване, вторият месец се изразходва за инсталиране на системата, настройка на стандартни процеси и обучение на потребители. Тоест след 2 месеца организацията започва пробна експлоатация на EDMS.

Надеждност и производителност

Надеждността и производителността на системата BOSS-Referent се осигурява от възможностите на платформата Lotus Domino: показателят за надеждност е 24x7, като на един сървър могат да работят до 1000 потребители.

Надеждност на системата

Надеждността на BOSS-Referent EDMS с индикатор 24x7 се постига чрез организиране на работа в софтуерен клъстер Lotus Domino, състоящ се от два (или повече) сървъра. Идентичността на данните на сървърите в клъстер се поддържа от репликация на клъстер Lotus Domino. Използването на клъстер Lotus Domino осигурява:

• устойчивост на грешки в системата - в случай на повреда на основния сървър, на който работят потребителите, те автоматично се превключват към резервни сървъри;
• балансиране на натоварването на сървърите - потребителите се разпределят пропорционално на различни сървъри, което спомага за подобряване на производителността на системата.

Производителност на системата

Високата производителност на системата се осигурява от редица технически решения, като например:

• балансиране на натоварването в софтуерен клъстер Lotus Domino;
• автоматично прехвърляне на обработените документи в архивите на съответните модули - след приключване на работата с документите те се преместват в архивите на съответните модули, като са налични гъвкави настройки за автоматично архивиране и търсене във всички модули, включително архивните;
• съхранение на карти с документи и прикачени файлове в различни модули (за особено големи обеми файлове прикачените файлове могат да се съхраняват в система тип „електронен архив“ - IBM Content Manager или Saperion), докато мястото за съхранение не е очевидно за потребителя и ефектът „прикаченият файл е прикачен към картата на документа“ се запазва;
• разпределен транспортен механизъм, който е оптимизиран по отношение на количеството предавана информация и работи на принципа „документите се съхраняват и прехвърлят само на тези сървъри, където са необходими за работа“.

Разработване на решение

Разработването на системата за електронен документооборот BOSS-Referent в рамките на един проект е възможно в две посоки:

• по пътя на мащабиране на системата;
• по пътя на разширяване на функционалността.

За да увеличите мащаба на системата, като същевременно поддържате единно информационно пространство, BOSS-Referent ви позволява да:

• Свържете нови потребители в голям брой. Възможностите на системата BOSS-Referent са тествани по проекти за изграждане на най-голямата EDMS в Русия във Федералната данъчна служба (общият планиран брой потребители трябва да надвишава 100 000) и MTS (повече от 25 000 служители работят в системата).
• Свържете нови сайтове (териториално отдалечени подразделения и клонове на организацията) с техните сървъри. В момента работата на EDMS на Федералната данъчна служба и MTS се поддържа от повече от 100 сървъра.

BOSS-Referent предоставя широки възможности за качествено развитие на системата - добавяне на нови функции - чрез следните средства:

• Системата може да автоматизира работата с всички видове управленски документи, използвани в организацията. Процесите за обработка на стандартни документи могат лесно да бъдат "клонирани" от вече предварително конфигурирани процеси - регламентите се копират и в него се променят необходимите настройки. За специализирани документи на организацията (като например заявления за кредит) се създават специализирани процеси с помощта на инструментите на платформата Lotus.
• Интеграцията с други продукти ви позволява значително да разширите възможностите на системата BOSS-Referent, както и да направите EDMS част от единна информационна система на организацията. Опитът от изграждането на EDMS на платформата BOSS-Referent включва примери за успешна интеграция с HR, ERP, CRM клас системи, както и създаването на правно значима система за електронно управление на документи;
• Партньорите на BOSS-Referent са разработили модули, съвместими с EDMS BOSS-Referent, предназначени да разширят основната функционалност на системата.

Откритост на решението

BOSS-Referent EDMS е една от малкото системи на руския EDMS пазар, която идва с отворен код. Това осигурява на клиентите следните предимства:

• Организациите, използващи BOSS-Referent, имат възможност да адаптират системата към спецификата на своята работа и да разработят собствени допълнителни EDMS модули. Това е уникалното предимство на гъвкавостта на системата BOSS-Referent.
• Службите за сигурност на клиентите успяха да проверят сигурността на кода и самата система, както и да я сертифицират за съответствие с вътрешните изисквания за сигурност.

Защита на данни

Системата BOSS-Referent е сертифицирана за съответствие с изискванията на Ръководните документи на FSTEC на Русия:

• „Сигурност на информационните технологии. Критерии за оценка на сигурността на информационните технологии”. Ниво на гаранция за оценка 4 (EL4).
• „Защита срещу неоторизиран достъп до информация. Част 1. Софтуер за информационна сигурност. Класификация по ниво на контрол на липсата на недекларирани способности” (NDV4).

Сертификатът EAL4 гарантира нивото на сигурност на системата и коректната работа на функциите за сигурност, необходими за работа с поверителна информация.

Сертификатът NDV4 гарантира липсата на "задни врати" в програмния код.

Наличието на сертификати FSTEC позволява атестиране на информационни системи, изградени на базата на BOSS-Referent, по клас на сигурност на информационната система за лични данни (ISPD) до „1G“ и по клас на защита на личните данни в IS до „K2“ включително.

Системите BOSS-Referent имат вградена поддръжка за криптографски инструменти за защита на информацията, сертифицирани от FSB на Русия. С помощта на тези инструменти BOSS-Referent реализира:

• използването на електронен цифров подпис (EDS), което позволява да се гарантира потвърждаването на авторството, целостта и правната значимост на електронни документи;
• криптиране на данните, което позволява допълнителна защита на информацията, съдържаща се в електронен документ.

Системна Архитектура

Системата за електронен документооборот, изградена на базата на BOSS-Referent, се състои от няколко нива:

• хардуер (сървъри, клиентски работни станции, мрежи и др.) и платформа (операционна система Windows / Linux / Sun и транспортни протоколи), която комбинира целия хардуер в един комплекс;
• технологична платформа IBM Lotus, която е "добавка" върху мрежова операционна система и включва Domino сървърен компонент и клиентски Notes;
• системата BOSS-Referent, която е приложение на Lotus Domino, състоящо се от модули (бази данни) във формат nsf;
• клиентски клиентски места, които могат да работят както с Lotus Notes клиента, така и с уеб браузър.

IBM Lotus е ориентирана към документи платформа, което я прави по-предпочитана за EDMS задачи от релационните СУБД.

Модули

BOSS-Referent е с модулна архитектура. Модулите, включени в системата BOSS-Referent са взаимосвързани бази данни (БД), работещи в среда Lotus Notes/Domino. Тези бази данни могат да бъдат разделени на три групи:

Функционални модули

Предназначен за обработка на управленска информация и вземане на решения.

Модул "Офис"

Осигурява пълен цикъл на работа на организацията с входящи и изходящи документи. Позволява ви да контролирате, записвате и регистрирате кореспонденция.

Модул за вземане на решения

Предназначен за автоматизиране на бизнес процеси, които са внедрени в системата под формата на „Процеси за вземане на решения“, формирани от два задължителни елемента: карта на документа и маршрут на движение на документа. Доставката на системата включва предварително конфигурирани "процеси на вземане на решения" за стандартни документи (договори, организационни и административни документи, проекти на изходящи документи, бележки, приложения). Процесите за специализирани документи (като заявки за заем) могат бързо да се персонализират допълнително.

Модул "Поръчки"

Позволява ви да задавате задачи за служители в цялата организация, като създавате поръчки за документи или независими поръчки и проследявате тяхното изпълнение. Предоставя възможност за създаване на свързани поръчки, които образуват "дърво" от поръчки, и контрол на тяхното изпълнение.

Заповеди могат да се издават от мениджъри на всички нива. Изпълнителите могат да запазват отчети за напредъка в модула Задания. Модулът е тясно свързан с други бази на системата ("Вземане на решения", "Офис"). Поръчки могат да се създават както в самата база данни "Поръчки", така и в други модули на системата ("Вземане на решения", "Офис"), като всички поръчки се съхраняват в модул "Поръчки".

Общосистемни речници и справочници

Предназначени са за съхранение на справочна информация.

Модул организационна директория

Предназначен за съхраняване и актуализиране на данни за структурата и служителите на предприятието. Базата данни съдържа информация за отделите и клоновете, които са част от организацията, тяхната взаимна подчиненост, както и за служителите на организацията, включително информация за съвместяване на длъжности, делегиране на правомощия и роли за обработка на документи (одобряване, координиране и др.). Тук се съхранява и сервизна информация: за сайтове (сървъри, на които се работи), връзки, възли, имена на офиси и др. Данните от модула Организационен справочник се използват от повечето модули на системата BOSS-Referent.

Модул "Външни получатели"

Предназначен да съхранява данни за контрагентите (клиенти, партньори, клиенти) и техните представители. Във "Външни контакти" може да се съхранява най-разнообразна информация - от банковите данни на организацията до мобилния телефон на нейния представител.

В системата се използват данни от модул „Външни адресати” навсякъде, където се изисква посочване на контрагенти, например при работа с договори, входящи и изходящи документи и др.

Модул "Речници"

Проектиран да създава и съхранява списъци с ключови думи, използвани за попълване на полета за въвеждане в картите на системната база данни. Използва се от повечето модули на системата BOSS-Referent като речник на речниковите стойности. Добавянето на нови записи и редактирането на стари се извършва от администратори или специални служители.

Системни услуги

Това са модули, които позволяват гъвкави настройки на функционални подсистеми и осигуряват поддръжка на спомагателни функции.

Модул за превключване

Това е централната база, с която се конфигурира приложението. Съдържа технологична информация за местоположението на други бази данни от системата BOSS-Referent на сървъри. Базата данни "Табло" е предназначена за решаване на следните задачи:

Потребителска навигация - модулът осигурява навигация в база данни, действа като единна входна точка към системата за потребителите Превключване на системни модули - установява връзки между системните бази данни и с речникови и справочни модули Конфигуриране на потребителски работни станции.

Шкаф модул

Отнася се за група потребителски услуги. Създаден да информира потребителите за техните задачи: всички сервизни съобщения на системата BOSS-Referent се доставят тук. Базата данни е достъпна за всички потребители, като всеки потребител получава само известия, адресирани до него. Системата ви позволява да дублирате съобщения, идващи в "Кабинета" в пощенската кутия на потребителя,

Модул за търсене

Допълнителен модул, който ви позволява да търсите по набор от атрибути на картите с документи на базите данни "Канцелария", "Вземане на решения" и техните архиви.

Регистратор модул

Съдържа набор от изброители (софтуерни броячи), които генерират регистрационни номера на документи, и формати на изброители. Позволява ви гъвкаво да конфигурирате различни формати на числителя в съответствие с процедурата, приета в организацията за формиране на регистрационни номера за документи от различни видове. В допълнение към „брояча“ форматът може да съдържа различни параметри, например: пълно име на подписващия, дата на регистрация, разделители, индекс на дела и др. За един преброител могат да бъдат създадени няколко формата.

Архивни модули

Предназначен за съхранение на архивни документи от модулите "Офис", "Задания", "Вземане на решения" и свързаните с тях модули "Електронни изображения". За всеки модул се създава отделна архивна база данни. Документите, прехвърлени в архива от модулите "Канцелария" и "Вземане на решения", получават статус "В случай", статусът на поръчките не се променя.

Модул за настройки на решения

Допълнителен модул, използван за създаване на стандартни процеси, в съответствие с които ще се обработват документите в базата данни за вземане на решения. Стандартната карта на процеса задава етапите и етапите на обработка на документи, настройките по подразбиране за полетата на документа, служителите, участващи в обработката (координиране, подписване, одобряване, регистриране), както и служителите, които имат право да създават документи.

Протоколен модул

Използва се за записване на действията на потребителя при работа с документи в системата BOSS-Referent. Информация от базата данни Протоколът е само за преглед и се използва от службата, отговаряща за информационната сигурност.