Управление на времето: структура и оперативно планиране на дейностите. Управление на времето за седмицата: план стъпка по стъпка

Управлението на времето за съвременния човек е централната концепция на всяка система за лична ефективност и продуктивност, Светият Граал за всеки амбициозен човек, независимо дали е студент, предприемач или домакиня. Бързият ритъм на живот, особено в големите градове, и огромните количества данни затрудняват постигането на цели, които са важни за всеки от нас, независимо дали става въпрос за повишение, отглеждане на дете или създаване на собствен предприемачески проект. Ако имате към какво да се стремите, не сте доволни от резултатите си, просто искате да станете малко по-ефективни или имате нужда от помощ за преодоляване на отлагането (навика да отлагате нещата за по-късно), тогава тази поредица от уроци е създадена просто за теб.

Представеното онлайн обучение ще ви запознае с основите на управлението на времето и неговите подробности, ще говори за това как най-успешните хора на планетата управляват времето си и организират живота си. Напълно безплатно на вашето внимание ще бъдат предложени различни принципи, методи, упражнения, техники и техники, които съставляват най-ефективните системи за управление на времето и които ще ви позволят, прилагайки ги на практика, да забележите положителни промени още в началото дни. Този онлайн курс за управление на времето ще се превърне във вашия личен пътеводител в свят, в който ще забравите за вечната умора, постоянния стрес и липсата на време. Ще се научите как правилно да си поставяте цели и да планирате постигането им, да успеете да направите огромен брой неща за рекордно време, да се насладите на работата и да намерите време за почивка. Курсът съдържа съвети и методи за управление на времето, които са наистина ефективни.

Но въпреки факта, че представеният курс има голям потенциал, самото управление на времето, за съжаление, е изпълнено с неочаквано много неясноти и въпроси. Първо, защо има толкова много различни подходи за управление на времето? Каква е разликата между метода GTD на Дейвид Алън и метода на задвижване на времето на Глеб Архангелски? Защо всеки следващ „суперефективен” автор измисля нещо ново, наистина ли няма нищо определено и точно в управлението на времето?

Второ, защо не всичко, предложено от специалистите, работи? Авторите единодушно говорят за ефективността на своите методи и техники, но аз изобщо не искам да ги следвам. И тогава, дори ако направите всичко точно според инструкциите, нещо пак се обърка. Каква е причината?

И трето, какво да правим с нежеланието да живеем на машината според веднъж, но завинаги рутина? Как да приспособим ясна система за организиране на времето към постоянните промени, с които животът ни е толкова богат?

Тази онлайн поредица от уроци не е предназначена да отговори на всички горепосочени въпроси, но е предназначена да ви помогне да си отговорите сами. И това е най-важната му стойност. И по същата причина, след като сте изучили материалите на това обучение, ще можете не само да „изпомпвате“ някои от вашите индивидуални качества, но и да окажете комплексно въздействие върху вашата личност.

И ако искате да овладеете методите за управление на времето възможно най-бързо и ефективно, запишете се за нашия.

Управление на времето (организация на времето, управление на времето)е технология за подреждане на времето, насочена към повишаване на ефективността на използването му.

Самото понятие „управление на времето“ произлиза от английското „time management“ и означава технология за организиране на времето на човек и повишаване на ефективността на неговото използване. По-конкретно, управлението на времето предполага действие или набор от действия за трениране на съзнателен контрол върху количеството време, прекарано в определени дейности и чрез които можете значително да увеличите своята производителност и ефективност.

Управлението на времето включва широк спектър от дейности, включително:

• Поставяне на цели
• Планиране и управление на времето
• Делегиране на задачи и управление на ресурсите
• Анализ на времето
• Времеви печат
• Приоритизиране
• Списък
• И много други

В началото на появата си управлението на времето засяга само сферата на трудовата дейност или бизнеса. Но с развитието си терминът започва да се разширява и включва различни аспекти от личната дейност на човека. Днес управлението на времето е необходим компонент от развитието на абсолютно всеки проект. служи като определящ фактор при изчисляване на обхвата и времето, необходимо за изпълнението му.

В Русия революционерът и общественик А. К. Гастев, който през 20-те години на ХХ век е директор на Централния институт по труда, за първи път започва да говори за управление на времето. Той започва да развива идеи за личната ефективност на индивида и ефективното използване на времето. Още в началото на 70-те години се появи първият метод, който ви позволява да управлявате личното време, наречен "Timekeeping". С течение на времето темата започва бързо да печели все повече привърженици и да се въвежда в различни сфери на дейността на хората. Всичко това доведе до факта, че управлението на времето се превърна в самостоятелно направление, а през 2007 г. беше създаден отделът за управление на времето в Московската финансово-промишлена академия (днес университет).

Управлението на времето има своя собствена структура, състояща се от няколко важни процеса:

• Анализ
• Разработване и формулиране на стратегии
• Планиране и приоритизиране
• Внедряване на процеса
• Контрол на постигането на целта

Важно е да се отбележи, че управлението на ресурсите на времето ви позволява ефективно да управлявате не само работното време, което е основната част от живота на обикновения човек, но и свободното време, което човек използва за отдих. Прилагайки го в ежедневието, можете да организирате живота си много по-ефективно, да планирате почивните дни, да организирате различни събития. Умело управлявайки времето си, човек може дори да направи мини ваканция от уикендите си. Заедно това има много положителен ефект върху емоционалното, психическото и физическото здраве на човек и значително подобрява живота му.

Към днешна дата са създадени и успешно работят специални училища за преподаване на ефективно управление на времето. Стандартното обучение се провежда по следните основни теми:

• Стратегическо планиране
• тактическо планиране
• Оценка на личната ефективност
• Оценка на управленската ефективност
• Определяне на личната мисия като емоционално мотивиращ фактор
• Определяне на основните фактори за разработване на собствен план
• Способност за приоритизиране
• Инструмент за картографиране на ума
• Обучение в основите на използването на софтуер, създаден специално за планиране (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и други програми)
• Анализ на постигнатото
• Изучаване на методи за подобряване на процеса на постигане на целите

За да научите хората на основите на компетентното управление на времето, днес се провеждат различни обучения и семинари, разработват се програми и курсове, публикуват се книги и други публикации и се създават различни интернет ресурси и онлайн обучения, като представеното обучение на нашия уебсайт 4brain, например.

Приложение на управление на времето

В съвременния свят личното време е основен човешки ресурс, който често има много по-висока стойност от парите, тъй като, за разлика от парите, не може да се натрупва или възстановява. Ето защо умението да използваш времето си по най-добрия начин и да го управляваш е от съществена ценност за всеки човек. И е важно да се научите как да прилагате това умение във всички области на живота: работа, бизнес, творчество, семейни отношения и т.н.

Умението за управление на времето осигурява на човек огромен брой различни предимства. По-долу изброяваме само някои от тях.

И така, човек, който знае как да управлява времето си:

• Постигайте цели по-често от другите
• Постига целите си в пъти по-бързо от хората, които нямат такова умение
• Способен да постигне успех във всяка сфера на дейност
• Има много повече време да си починете, да бъдете с любимите хора и да правите неща, които обичате
• Способен да изпълнява много различни задачи за кратък период от време
• Има способността да увеличи доходите си, да натрупа капитал и да се пенсионира възможно най-скоро
• Може да се отървете от чувството на постоянна умора и да подобрите здравето си
• Много по-малко се влияе от стрес и негативни фактори
• Положително възприема света наоколо и събитията, които се случват в него
• Може да отдели повече време за духовно развитие и самоусъвършенстване
• Винаги има ясен план за действие
• Има вътрешна свобода и има възможност да избира
• Способни да създават благоприятни условия и самостоятелно да контролират живота си

Това е само част от положителното въздействие, което умението да управляваш времето оказва върху живота на човека. Не само, че има мнение, че хората, които не знаят как да разпределят времето си, не могат да намерят нито една свободна минута и са постоянно заети с нещо, но цялата им заетост не носи осезаеми резултати. И хората, които умело управляват своя времеви ресурс, винаги могат да отделят време за нещо или за някого и всичките им дела непрекъснато ги движат към целите и постигането на успех.

Ако се запознаете с особеностите на живота и работата на успешните хора, със сигурност ще откриете, че всички те, като един, казват, че най-ценният актив, който човек притежава, е неговото време и вероятно ще забележите, че всички те водете дневници, правете планове, обмисляйте по-нататъшни стъпки и го правете през цялото време. Винаги са пълни с идеи, а количеството на техните дела е просто невероятно. Но в същото време са щастливи, усмихнати, позитивно настроени; всичко, което правят, го правят с ентусиазъм и се наслаждават; и са в добро здраве. Ако сте човек, който се стреми към саморазвитие и личностно израстване, тогава е вероятно да искате да постигнете подобни резултати, в противен случай нямаше да сте тук. И има страхотна новина за вас - ВИЕ ГО МОЖЕТЕ. Просто трябва да си поставите цел, за да се научите как да използвате времето си ефективно.

Как да го научим?

Не е тайна, че всички се раждаме с набор от различни способности и предразположения. Но, разбира се, тези способности и предразположения са различни за всеки и докато някои хора първоначално са склонни да управляват ефективно времето от живота си, други трябва да развият и усъвършенстват това умение. Какъвто и да е случаят, може да се направи. И отново добра новина - МОЖЕТЕ ДА НАПРАВИТЕ ТОВА НЕЗАВИСИМО, т.е. без да прибягвате до обучение в специализирани институции или да купувате скъпи курсове за обучение. Освен това изобщо не е необходимо да имате някакъв специален талант или гений, а можете просто да преминете през онлайн обучение, въведението към което сега четете.

Има два важни момента при приемането на този курс. Това:

Теоретична база- информацията, която можете да получите от уроците, които предлагаме.

Практическо развитие- прилагане на наученото на практика в ежедневието ви.

Въз основа на тези важни моменти разработихме това обучение. Всеки урок е проектиран така, че да можете да научите теоретичния материал, който е представен на интересен и напълно разбираем и достъпен език за всеки човек. И също така да сте сигурни, че имате мотивацията и възможността да приложите всичко, което сте научили, без да чакате удобен момент, а точно тук и сега. Всичко, от което се нуждаете, е желанието да овладеете ново умение и малко свободно време, което ще трябва да намерите за това, в което ние, разбира се, не се съмняваме.

Искате ли да проверите знанията си?

Ако искате да проверите теоретичните си знания по темата на курса и да разберете как ви подхожда, можете да вземете нашия тест. Само 1 опция може да бъде правилна за всеки въпрос. След като изберете една от опциите, системата автоматично преминава към следващия въпрос.

Уроци по управление на времето

След като проучихме опита от преподаването на управление на времето на много хора, стигнахме до извода, че, както вече казахме, можете да научите основите му сами. След като въведохме някои корекции и още повече адаптирахме материала за самообучение, подготвихме серия от уроци, насочени към развиване на полезни компетенции за пълното овладяване на това умение. По-долу е кратко описание на всеки урок:

Целта на този урок е да ви помогне да разберете характеристиките и нюансите на управлението на времето, доколкото е възможно, както и да разберете и почувствате на дълбоко ниво как ефективната организация на вашето време може да допринесе за постигането на целите, да помогне за развитието на потенциала на вашата личност и имат благоприятен ефект върху живота като цяло.

Урокът ще разгледа въпроси като целите на управлението на времето и неговите предпоставки, основните етапи и характеристики на този процес. Освен това ще научите много съвети за подобряване на личната ефективност и ще можете да изберете тези, които ще ви подхождат.

Както знаете, всяко човешко действие е пряко свързано с факта, че той прекарва определено време, за да го завърши. И ако информацията от първия урок ще ви научи да идентифицирате и фиксирате разходите си за време и да разберете структурата на разпределението на временен ресурс, тогава знанията, които получавате оттук, ще ви помогнат да се научите да отделяте това, от което се нуждаете, за да харчите време за това, което не ти трябва..

Тук ще говорим за процеса на поставяне на цели: ще се научите да определяте вашите истински цели и второстепенни задачи, което означава, че ще можете да правите това, което ще ви позволи да елиминирате загубата на време и дори минималните ви усилия ще ви донесат максимални резултати .

Постигането на всеки резултат е процес, който винаги има свои собствени характеристики и характеристики. Важно е да се разбере, че не всички действия са ефективни. Трябва да можете да виждате перспективите, да изчислявате стъпките си и да определяте приоритети. Да имаш цел означава също да имаш план за нейното постигане. Този урок е посветен на тези и други интересни въпроси.

От него ще научите какъв е процесът на планиране на казуси, какви са методите за определяне на приоритети, ще се запознаете с най-ефективните техники за съставяне на планове и списъци. Освен това ще научите някои важни принципи, които ще ви помогнат да научите как да пестите време, да подобрявате резултатите си и да избягвате много от грешките, които хората правят, когато решат да управляват времето си разумно.

Въпреки факта, че понятието „управление на времето“ дойде на руски език не толкова отдавна, много видни личности обърнаха и продължават да обръщат внимание на самия факт на организиране на личното време за постигане на цели и повишаване на производителността. Може би затова успяха да постигнат значителен успех, защото способността да се управлява основният ресурс - времето - често зависи от способността на човек да се справя с всички въпроси, да работи упорито и ефективно във всякакви ситуации и да излезе победител от тях.

По един или друг начин всеки планираше своята работа (художници, писатели, политици - известни и не толкова), но Б. Франклин стана създател не на универсален ежедневен режим, а на една от първите интегрирани системи за управление на времето. Той показа с пример колко е важно да си поставяме цели и да разработваме план за постигането им. За неговите и други авторски системи за управление на времето, които съчетават принципите на целеполагане, планиране и мотивация, ще бъдат обсъдени в този урок.

А. Херцен пише: "Теорията вдъхва убеждение, примерът определя хода на действието." Всъщност урок 4 за системите за управление на времето, основите на урока за поставяне на цели 2 и урока за планиране 3 като основни компоненти на управлението на времето биха били не повече от елементи на последователна теория, ако не бяха допълнени от специално разработени общи методически и практически инструменти в рамките на индивидуалните техники. Следвайки ги, прилагайки ги в ежедневието си, всеки ще може да придобие не само полезни знания, но и да създаде собствена система за поставяне, оценка и изпълнение на стратегически цели.

Препоръките, съветите, триковете, техниките, както и услугите и програмите за управление на времето, събрани в този урок, са взети от различни източници, но са универсални инструменти и са еднакво полезни както по отношение на управлението на времето, така и по отношение на личностното развитие като цяло: самодисциплина обучение, характер, отношение към жизнените приоритети и цели.

Как да вземам уроци?

Всички наши уроци имат една важна характеристика - те са проектирани по такъв начин, че абсолютно всеки може да ги прилага. Но със сигурност трябва да имате предвид, че колко успешно ще усвоите материала зависи до голяма степен от вашата нагласа. Ако се отнасяте към него небрежно, от позицията „ако има време, разбира се, ще го направя“, тогава резултатът ще бъде напълно посредствен, ако изобщо има такъв. Но в случай, че подходите към изучаването на материала с цялата отговорност и разбиране на важността на това, което правите, тогава резултатът ще бъде вашето бързо личностно израстване и повишаване на ефективността на всички лични характеристики, да не говорим за факта, че ще се научите да управлявате перфектно времето си.

За да извлечете максимума от обучението, препоръчваме ви да изучавате по един урок на всеки два дни: през първия ден просто трябва да се запознаете с урока, а през втория ден ще използвате това, което сте научили през целия ден, като всеки път използва нови техники и ги комбинира. Общо целият курс ще ви отнеме около десет дни. Но тук също е важно, след като сте започнали обучението, в никакъв случай не трябва да пропускате часовете. Поставете си задачата да завършите този курс докрай. Само това вече ще се превърне във ваша практика за управление на времето и освен това ще започне да развива у вас такива качества като целенасоченост, ангажираност, старание и точност. Не забравяйте, че теорията и практиката са двете страни на една и съща монета. Само по този начин можете да научите това, което искате, и само по този начин са правили всички успешни хора по всяко време. И още нещо: подгответе бележник и химикал предварително, защото по отношение на планирането не можете без тях.

Допълнителен материал

Книги за управление на времето

В този допълнителен раздел ще разгледаме някои от най-популярните книги по темата за управление на времето. Всяка от тях е уникална колекция от полезна информация, практически съвети и инструкции, ефективни техники и техники за управление на времето. Някои от тях са написани от професионални автори и вече са спечелили репутацията си не само сред руските читатели, но и сред читателите от цял ​​свят. Други са публикувани съвсем наскоро и техните автори все още не са толкова известни, но несъмнено заслужаващи внимание хора. Всяка от разгледаните книги ще бъде чудесно допълнение към нашето обучение.

"Пазете времето: това е тъканта, от която е направен животът."

С. Ричардсън

Ние сме научени на дисциплина от детството и по един или друг начин сме принудени да се придържаме към определени ограничения през целия си живот. Хранене и сън според дневния режим, часове по график, работа и почивка в определеното време. Лесно се подчиняваме на нечии правила на играта, всъщност помагаме на някой друг да постигне целта си. Но що се отнася до самодисциплината, мнозина не са готови да се откажат дори от малки слабости, като навика да спите допълнително 10 минути сутрин.

Умение ограничавайте себе си, за да постигнете определени цели- ценно умение, което не много хора притежават. Но само те, в крайна сметка, успяват. Известни политици, бизнесмени, актьори са извървели своя път към славата само благодарение на ежедневната работа в името на целта си. Способностите, талантът, дори гениалността са само един процент от успеха, останалите деветдесет и девет са упорит труд.

Самодисциплината е първата стъпка към личната свобода

Управлението на времето е основният компонент на системата за лична ефективност за всеки амбициозен човек. Няма значение каква е целта: отслабване, червена диплома, стартиране на собствен бизнес... нито едно от тези неща не е възможно без умения за самоорганизация. Управлението на времето е практическо ръководство за действие, благодарение на което можете да определите собствените си житейски приоритети, да създадете своя собствена визия за успех. Развитието на ефективни мотивации ви позволява не само да спестите време, но и да се развиете като личност. Самодисциплина - живот по строги правила, които човек си поставя за себе си, в свои интереси. Такива твърди рамки, колкото и да е странно, не ограничават личността. против, това е единственият път към истинската свобода.

Управлението на времето е най-добрият инструмент за самоусъвършенстване. На първо място, планирането учи на контрол върху външни събития, среда, време и пространство. Уменията за самоконтрол, придобити в резултат на работа върху себе си, ви позволяват да управлявате собствените си чувства, моментни желания, лоши навици. А самоконтролът е знак за силна, волева природа. Развитието на уменията за концентрация ви позволява да постигнете по-добри резултати в работата, като същевременно харчите по-малко усилия. Така се освобождава време за усъвършенстване на интелектуалното и духовното. Не е ли това смисълът на човешкия живот?

Уменията за самодисциплина не се придобиват за една нощ. Освен това можете да ги развиете в себе си само чрез постоянно трениране на воля. Същото важи и за системата за управление на времето. Всеки, който иска да постигне успех в живота, е просто длъжен да се отнася внимателно към времето.

7-те най-популярни техники за управление на времето

"Ако имах 9 часа, за да отсека бор, щях да прекарам 6 часа, за да точа брадвата си."

Ейбрахам Линкълн

Има много техники за ефективно използване на времето. Предлагаме на вашето внимание най-популярните техники, без които никоя система за управление на времето не може.

Матрицата на Айзенхауер

Техниката получи името си в чест на президента на САЩ Д. Айзенхауер, който раздели всички задачи, пред които е изправен, в 4 категории, ръководени от тяхната спешност и важност.

Въз основа на това случаите бяха подредени в клетките на най-простата матрица, както следва:

• Категория А - спешни и важни, които трябва да бъдат решени незабавно;
• Категория B - решението им може да се отложи за определен период, но не си струва да се бави с тях;
• Категория B - задачи, чието изпълнение може да бъде делегирано на трети лица;
• Категория D - неща, които е по-добре да изпратите веднага в кошчето, защото не си струват времето и усилията.

Според специалистите грешката на повечето хора е неправилното приоритизиране. Те са по-склонни да поемат задачите от последните две категории, тъй като е много по-лесно да се справят с тези неща. Бързите резултати допринасят за развитието на неправилна оценка на личната ефективност. Оказва се, че човекът изразходва усилия за второстепенни дейностиоставяйки зад себе си това, което наистина има значение.

Техника за определяне на времето

Записването на времето на служителите с цел подобряване на трудовата дисциплина се използва повече от дузина години. Програмите за автоматизация и счетоводство записват навременното пристигане и заминаване, продължителността на работния ден на служителя. Но съвременните технологии са отишли ​​още по-далеч. Днес можете не само да разберете дали човек присъства на работното място, но и да проверите какво прави.

До момента са разработени стотици такива системи за контрол. Програмите могат автоматично да регистрират: отсъствие поради болест, командировки, ваканции, отпуск, работа по гъвкав график. Системата отчита продължителността на обедната почивка, ненавременно напускане или закъснение, отсъствие.

Въпреки цялото си съвършенство, модулите за присъствие осигуряват само повърхностно време, докато шпионски софтуер като "Maxapt QuickEye" помага за проследяване на работата на компютъра. С тяхна помощ мениджърът веднага ще разбере, че Мария Ивановна от счетоводния отдел е заета да не работи по отчета, а да общува на уебсайта на Odnoklassniki. Разбира се, дори и с помощта на такива програми, няма да е възможно да се направи ежеминутно време, като се вземат предвид паузите за дим, партитата за чай, искреното бърборене на друго „време за боклук“, но най-често няма нужда от това.

Метод на Парето

Законът на Вилфредо Парето гласи: „20% от вашите усилия осигуряват 80% от резултата, докато останалите 80% носят само 20% от резултата.“Можете да го тълкувате по друг начин: "20% от служителите носят на компанията 80% от печалбата." Просто казано, само 1/5 от екипа работи ефективно. Ефективността на по-голямата част от работниците е много ниска. Работата им е просто имитация на насилствена дейност. Ако насочите тази енергия в правилната посока, общата производителност ще се увеличи значително.

Методът на Парето е да се изолират от цялата маса 20% от основните случаи и да се съсредоточи върху тях. Решението кое се счита за важно и кое второстепенно ще бъде индивидуално във всеки случай. Матрицата на Айзенхауер или методът за анализ ABC, който най-често се използва в комбинация с метода на Парето, ви позволява да категоризирате случаите. ABC анализът е най-лесният начин за класиране на случаи според текущата им важност.

ABC - анализ

Този метод се счита за най-продуктивния и визуален начин за сортиране на случаи. Позволява ви да премахнете всичко ненужно, да се съсредоточите върху постигането на основните цели. Според този метод всички случаи са разделени на категории:

• Група А е с най-висок приоритет, това са важни и спешни въпроси. Такива проблеми трябва да бъдат решени възможно най-скоро. Приносът на тези случаи за постигането на крайната цел е 65%, въпреки че ще отнеме само 15% от времето, за да ги завършите. Тоест, повече от половината от цялата работа ще бъде завършена в най-кратки срокове.
• Група Б включва случаи, които не са спешни, но са необходими за изпълнение. Решаването на такива задачи може да бъде поверено на трети страни. Важно е да се контролира времето на тяхното изпълнение, тъй като случаите от група Б са склонни да преминат в категория А, ако сроковете са нарушени.
• Група C - задачи, които обикновено се наричат ​​"офис рутина". Именно върху тях се изразходва лъвският пай от работното време на персонала и мениджъра. Въпреки че човек с ниска квалификация може лесно да се справи с отчитането, закупуването на канцеларски материали и друга рутинна работа.

Самостоятелна организация на работното време

Самоуправлението е може би най-ефективната от всички тактики за управление на времето. Приложимо е както към отделен предмет, така и към колектива като цяло. За да се гарантира, че служителят е работил продуктивно, позволява системата от материални стимули и наказания. Казано на лаик, глоби или бонусидобре стимулират индивида да изпълнява възложената му задача. Трябва да се отбележи, че самият служител също трябва да се интересува от компетентната организация на работния процес.

Най-важната цел на самоуправление е максималната реализация на потенциала на всеки човек в работата, творчеството и личния живот. Използването на този метод осигурява следните предимства:

• Времето и усилията за изпълнение на работни задачи са намалени;
• Повишена производителност;
• Премахват се причините за стрес, спешна работа, бързане;
• Повишава се моралното удовлетворение от трудовата дейност;
• Повишава се квалификацията, има стимул за личностно израстване.

Самоуправлението започва с анализ на стила на работа, който включва пълна инвентаризация на времето. Тя ви позволява да идентифицирате силните и слабите страни на организацията на трудовия процес, да ги коригирате в правилната посока. Описанието на всички дейности включва:

1. Основни работни задачи;
2. „Смущения“ или принудителни прекъсвания, така нареченото „време за боклук“.

Причините за загуба на време могат да бъдат лични фактори, като неорганизираност, пренебрегване на работните задължения, липса на самодисциплина, желание да се направи всичко бързо, набързо. Въпреки това, прекомерното усърдие, желанието да се поемат всички случаи наведнъж също рядко дава положителен резултат.

Известният американски бизнес треньор Дан Кенеди вярва, че телефонните обаждания, непланираните посещения, проточените срещи са най-лошото губене на време за един лидер. Ако е възможно, те трябва да бъдат премахнати или сведени до минимум.

Методът Pomodoro

Тази тактическа техника със забавно име е изобретена през 80-те години на миналия век от италианеца Франческо Чирило. Като един от изоставащите студенти, младежът решава да започне работа върху себе си, за да подобри академичното си представяне. След провеждане на подробен „дебрифинг“ той осъзна, че не може да се концентрира върху обучението си, разсейван от много малки неща. Тогава Франческо донесе от кухнята таймер под формата на домат, постави го пред себе си и засече часа.

На практика беше разкрито, че той може да учи наука с концентрация в продължение на 25 минути. През този период ученикът никога не е бил разсеян от книгата. Впоследствие се реши разбийте цялото време, определено за класовете, на блокове. Половинчасовият интервал включваше времето за максимална концентрация - 25 минути, както и времето за почивка, което е предназначено само за тези много малки неща. Методът "pomodoro" стана широко разпространен днес, поради своята простота, достъпност и ефективност.

Признайте, че често използвате фразата „Жалко, че има само двадесет и четири часа в денонощието“. Всъщност многобройните професионални стресове много често са свързани с невъзможността да планирате работния си ден, компетентно и рационално да подходите към разпределението на разходите за време. Поради това през последните десетилетия интересът към техниките за управление на времето непрекъснато нараства.

ОТНОСНО. МИХАЙЛОВ

Управлението на времето е интердисциплинарен клон на науката и практиката, посветен на изучаването на проблеми и методи за оптимизиране на времето, прекарано в различни области на професионалната дейност.

Ключови послания: Извършване на работа с по-малко разходи при по-добри условия с по-добри резултати. При това без бързане и стресови ситуации, с по-голямо удовлетворение от работата. В резултат на това повишаването на трудовата мотивация, повишаването на квалификацията, по-малкото натоварване, липсата на грешки при изпълнение на професионалните функции, целите се постигат по възможно най-краткия начин. Но основната цел на изучаването на управлението на времето все още е максимално използване на собствените възможности и съзнателен контрол върху изтичането на времето.

Древните мореплаватели са казали: „Не плавам, както духа вятърът, а както опъна платно!“ Можете да си припомните друга не по-малко древна и много известна поговорка: "Времето е пари!" Времето наистина е стратегически човешки ресурс.

Удобна илюстрация на времето като стратегически ресурс е следната формула:
РАБОТНО ВРЕМЕ \u003d ЦЕЛ x (МЕТОДИ НА РАБОТА + ЕНЕРГИЯ) - смущения,
където РАБОТНОТО ВРЕМЕ зависи от:

• неговата цел, която трябва да е „съзнателна и разбираема за изпълнителя;
• начин на работа (структура и състав на конкретна дейност, включително нейните вътрешни и външни компоненти);
• енергията, изразходвана за дейността (тук „енергия“ означава всеки разход на усилия и средства за ефективно прилагане на използваните методи на работа), при липса на намеса (всякакви вътрешни или външни пречки, които затрудняват или правят невъзможно изпълнението на работата) и постигане на целта).

Намеса във времето
На първо място, трябва да идентифицирате причините за загуба на времето си. Прегледайте списъка с най-значимите губители на време, анализирайте собствената си работа и се опитайте да изберете пет от най-важните си пречки от тях.

1. Неясно поставяне на цели.
2. Липса на приоритет в бизнеса.
3. Опитвате се да правите твърде много наведнъж.
4. Липса на пълно разбиране на предстоящите задачи и начините за тяхното решаване.
5. Неясно планиране на работния ден.
6. Лична дезорганизация, "хартиени блокажи".
7. Прекомерно четене.
8. Лоша система за управление на документи.
9. Липса на мотивация, нежелание за активна работа.
10. Търсене на несистематизирана необходима информация (адреси, телефони, записи).
11. Липса на сътрудничество или разделение на труда.
12. Разсейващи телефонни разговори.
13. Непланирани посетители.
14. Неспособност да се каже не.
15. Непълна, закъсняла информация.
16. Липса на самодисциплина.
17. Неизпълнение на задачата.
18. Разсейване (шум).
19. Продължителни срещи.
20. Недостатъчна подготовка за разговори и дискусии.
21. Липса на комуникация или неточна обратна връзка.
22. Разговори на лични теми.
23. Прекомерна комуникация.
24. Прекомерни бизнес записи.
25. Синдром на забавяне.
26. Желание да знаете всички факти.
27. Продължителността на чакането (например насрочена среща).
28. Бързане, прекомерна суетене.
29. Твърде рядко делегиране (пренасочване) на дела.
30. Недостатъчен контрол върху възложените дела, често трябва да се преправят.

Като идентифицирам моите петима „прахосници на време“ и отговоря на следните въпроси: „Доколко тези пречки пречат на постигането на целта и забавят вашата дейност? Опитвали ли сте да се борите с тях? Как, с какъв резултат? ”, - вече ще можете да постигнете значително увеличение на производителността на вашата работа.

Нека да разгледаме няколко техники за управление на времето, които ще ви помогнат да се справите с установените факти за загуба на време.

"Златни" пропорции на планирането на времето
Планирането на времето се основава на определени принципи. Една от най-известните е формулирана от италианския икономист Вилфредо Парето. Той е предназначен за рационално използване на времето и казва: „Ако всички работни функции се разглеждат от гледна точка на критерия за тяхната ефективност, тогава се оказва, че 80 процента от крайните резултати се постигат само за 20 процента от прекараното време, докато останалите 20 процента от резултата поглъщат 80 процента от работното време” .

В ежедневната работа това означава, че не трябва първо да се захващате с най-лесните и интересни или най-малко времеемките задачи. При планирането е необходимо първо да се решат жизненоважни проблеми и едва след това - множество второстепенни.

Техника за анализ на сложността на задачите
Последователното прилагане на принципа на Парето помага да се използва на практика техниката за анализ на сложността на проблема ABC. Основава се на разделянето на целия обем от задачи на три групи.

А. Най-важните задачи – съставляват около 15 процента от общия брой на всички задачи и дела, с които сме заети. Самостоятелната значимост на тези задачи (постигане на целта) е приблизително 65 процента.

Б. Важните задачи представляват средно 20 процента от общия брой дела, като значимостта на тази категория задачи също е съответно 20 процента.

Б. По-малко важните и несъществените задачи, напротив, съставляват 65 процента от общия брой задачи, но имат малък дял (около 15 процента от общата „цена”).

Технологията за анализ на задачите по принципа ABC може да се реализира, както следва:

1. Направете списък на всички предстоящи задачи в съответния период от време (ден, месец, тримесечие, година).

2. Организирайте задачите според тяхната важност, приоритизирайте задачите според тяхната „цена“ за вашата дейност.

3. Номерирайте задачите си.

4. Оценете ги според категории A, B, C:
а) първите 15 процента от всички задачи в категория А не подлежат на делегиране;
б) следващите 20 процента - задачи от категория Б;
в) останалите 65 процента са задачи от категория B.

5. Проверете отново своя времеви план, за да видите дали разпределеният ви времеви бюджет съответства на стойността на вашите задачи:

• 65 процента от планираното време - задача А;
• 20 процента от планираното време - задачи B;
• 15 процента от планираното време са задачи B.

6. Направете подходящи корекции, като ориентирате плана си около цели А.

Психотехнически упражнения
Да свикнете с рационалното планиране и организиране на собствените си дейности ще ви помогне да изпълнявате прости упражнения.

"Пълен ред"
Вземете за правило периодично да систематизирате вашите професионални материали, книги, записи. За да започнете, подредете нещата на бюрото си. Определете конкретно място за всеки предмет и в бъдеще се опитайте да го поставите там.

Можете да „подредите нещата“ в мислите си с помощта на дневник или седмичник, в който да запишете основните неща за предстоящия ден и вечерта да проверите дали сте изпълнили всичко, което сте планирали. Стремете се да изпълните всичко, което сте си поставили за цел.

"Краят е короната"
Трябва да се научите да правите едно нещо, дори малко, но докрай. Задайте реда и започнете. Запомнете: бизнесът е време, забавлението е час. Докато не свършите работата си, никакви развлечения, никакви гости, никакви вкусни ястия, никакви забавни дейности. Ако е трудно, тогава можете да изпълнявате това упражнение само веднъж седмично. Но трябва да свършим едно нещо.

"Планиране"
На лист хартия запишете всичките си планове за предстоящия ден. Сега помислете и зачеркнете това, което едва ли ще можете да направите. Прегледайте отново останалите параграфи. Ако няма желание да зачеркнете, оставете го непроменен.

И сега най-важното - всичко останало трябва да се направи! Обучете се да правите това, което сте си поставили за цел. По-добре да планирате по-малко, но да правите всичко. Препоръчваме ви да направите същия план за следващата седмица, месец, година. И също така работете с него.

Технология за делегиране
Технологията на делегиране (прехвърляне, преназначаване на определена задача или дейност на друго лице) ви позволява да освободите време за изпълнение на управленски функции (задачи А) и предоставя възможност на други служители да разкрият своите способности. Успешното делегиране предполага: желание за делегиране (желание); способност за приемане на делегиране (възможност). Делегирането е доста фин инструмент за управление. Преди да говорим за технологии, нека разгледаме какво може да бъде делегирано.
Таблица 1. Предмет на делегиране

Трябва да се делегира	Може би	В никакъв случай не може
1. Прости задачи от технически (спомагателен) характер	Представителни функции в някои ситуации	Стратегически функции на мениджъра при определяне на цели, задачи
2. Рутина (проста и еднакъв вид работа)	Частни задачи, които изискват уникални качества (квалификация, опит) на служител	Масови финансови проблеми
3. Подготвителна работа	Обучителни задачи с допустими разходи за обучение и инструктаж на служител	Движения на персонал
4. Експертни задачи, в които служителят разбира много по-добре	Сложни задачи с ниска степен на риск	Управленски решения въз основа на резултатите от контрола (насърчение и наказание)
5. Задачи, които другите могат да изпълнят по-бързо и по-икономично		Задачи от особена важност, спешност, висок риск
6. Всички неспешни задачи, които служителят може да реши качествено сам		Въпроси за сигурност

Компетентният процес на делегиране се основава на психологическите аспекти на комуникацията в професионалните дейности.

Шест помощни въпроса по делегирането са в основата на технологията за оперативно възлагане на професионалните задачи.

1. Какво трябва да се направи? Служителят трябва ясно да обясни целта и резултата от възложения вид работа.
2. Кой трябва да го направи? Докажете защо възлагате дейността си на този специалист, подчертайте неговата компетентност и отговорност.
3. Защо трябва да го прави? Не забравяйте да коментирате, че можете сами да разрешите този проблем, но сте заети с решаването на по-важни задачи.
4. Как трябва да го направи? Разработете съвместно най-ефективните методи за решаване на делегираната група от задачи.
5. Какво трябва да използва, за да направи това? Препоръчайте необходимите средства и начини за решаване на проблема.
6. Кога трябва да го направи? Поставете ясни срокове за изпълнение на дейностите.

Технология за саморазтоварване
Един от основните проблеми на психологията на трудовото здраве е невъзможността за почивка. От гледна точка на управлението на времето организацията на вашия работен ден трябва да е съобразена с принципа: „Работата трябва да се подчинява на мен, а не обратното“. Технологията за анализ на дейността и саморазтоварване по време на работния ден ви позволява да планирате почивката си и да планирате времето, докато почивате.
Таблица 2. Техника на саморазтоварване
Ето няколко примера за техники за организиране на деня. Всички те имат препоръчителен характер и могат да служат само като импулс за съставяне на вашия график, тъй като най-добрата система за управление на времето е системата, която изберете. За да го намерите, трябва да опитате вече известни техники и след това да изберете тези, които са най-удобни за вас.

Правила за започване на деня
Започнете деня с положителна нагласа. Опитайте се да се насладите на началото на новия ден. Нагласата, с която започвате да решавате предстоящите задачи, е не малко важно за последващия успех или провал. Всяка сутрин, както великият Питагор препоръчва на своите ученици, си казвайте следните стихове:

"Преди да станеш от сладките сънища на нощта,
Помислете какви неща ви е подготвил денят.

Направете си реалистичен план за деня. Първо - ключовите задачи, чието решаване трябва да започне без "натрупване". Сутрин - за трудни и важни неща!

Правила за обяд
Отхвърлете възникнали допълнителни неспешни въпроси. Избягвайте непланирани импулсивни действия. Правете своевременни паузи и спазвайте премерения ритъм на професионалната дейност. Вършете важни задачи преди обяд, ако е възможно. Е, ако по време на работния ден се окаже, че отделяте поне половин час, през който обмисляте и анализирате плана за текущия ден, направете съответните корекции.

Правила за края на работния ден
Опитайте се да завършите всички малки неща, които започнете в рамките на един ден. Необходим е контрол на резултатите и самоконтрол. Вечерта направете план за следващия ден! Или - както вече споменатият от нас Питагор учи своите ученици:

„Не позволявайте мързелив сън на уморени очи,
Преди да отговорите на три въпроса за ежедневния бизнес:
Какво съм направил? Какво не направих? И какво ми остава?

Така завършваме деня със спокоен анализ и планиране на утрешния ден в спокойно позитивно настроение. Не допускайте смущаващи мисли и несъществуващи причини за безпокойство, както известният сатирик М.М. Жванецки: „Ще се справим с трудностите, когато идват!“

Техника за саморазтоварване
Една от съществените предпоставки за успешна работа е да се фокусирате върху наистина важното и същественото, вместо да пръскате върху дреболии. Можете значително да подобрите стила си на работа и да се облекчите, ако първо (накратко и основно) поставите под въпрос всичките си работни задачи. Въпросите и мерките за саморазтоварване, които можете да изберете, са показани в таблицата.

Технология за контрол на времето
За да контролирате такава фина материя като времето, контролът е особено важен. Таблица 3 по-долу изброява някои от контролите, използвани при управлението на времето.

Метод на "петте пръста" (според L. Seivert)
Лотар Зайверт предлага прост и много удобен метод за ежедневен финален контрол в управлението на времето, така нареченият метод на петте пръста. Методът е елементарна техника, при която на всеки пръст на ръката се задава един от контролираните параметри на качеството на постигане на целта.

Достатъчно е просто да погледнете дланта на дясната ръка и по първите букви от имената на пръстите си спомнете параметрите, въз основа на които се извършва контролът.

М (малък пръст) - мисли, знания, информация. Процес на мислене. Какво ново научих днес? Какви знания придобихте? Как се увеличи моята компетентност, повиши професионализма? Какви нови и важни идеи ме осениха днес?

B (безименен) - близост до целта. Какво направих днес и какво постигнах?

C (среден пръст) - състояние на ума. Какво беше моето преобладаващо настроение днес, моето душевно състояние? Какво беше свързано с положителните емоции и високата мотивация?

U (индекс) - услуга, помощ. Сътрудничество. Как мога да помогна на другите днес? Срещнах ли нови хора? Подобриха ли се отношенията ми с колегите (или обратното)? С кого възникна конфликтът?

B (палец) - бодрост, физическо състояние. Какво направих днес за здравето си, поддържайки физическата си сила? Какво ви позволи да се отпуснете, да се възстановите? Какво направих днес, за да поддържам здравето и физическата си форма?

Методът на окончателен контрол "пет пръста" е удобен преди всичко със своята компактност - позволява бързо и ефективно да се контролират най-значимите резултати за деня. Въпреки привидната си простота, този метод може да бъде доста сериозен аналитичен инструмент.
Таблица 3. Методи за контрол, използвани в управлението на времето

Процес		Резултат
самоконтрол	1. Спазване на времето през целия ден	1. Ежедневен преглед на изпълнени задачи, постигнати цели. Анализ на причините за успехите и неуспехите
	2. Отбелязва се в органайзера през деня	2. Ежедневен експресен анализ на качеството на времето
	3. График на индивидуалната загуба на време	3. Планиран дебрифинг в края на седмицата, месеца и т.н.
	4. Фиксиране на смущения
	5. Използвайте интуицията си
	6. Създавайте бележки
Външен контрол	1. Писмено фиксиране на споразумения	1. Устно или писмено докладване на заинтересованите страни в съответствие с договора
	2. Взаимни задължения (съгласие) при съвместна работа	2. Използване на консултанти, получаване на оценка и обратна връзка
	3. Използване на "напомняния", "будилници", "контролери за време"

Какво е управление на времето и какви са основните принципи на техниката за управление на личното време. Какви правила ще трябва да следват тези, които искат да използват управлението на времето в живота и как това ще се отрази на човек, неговите успехи и цели. Подробен анализ на концепцията и важни точки.

За съвременния човек 24 часа в денонощието не са достатъчни. Особено за предприемач, който се опитва да изпълни максимален брой задачи през деня. Често той жертва съня и почивката, работейки до късно и седем дни в седмицата. Но по-често проблемът не е в липсата на време, а в неправилното му разпределение.

Прилагането на управление на времето в живота ви позволява да:

• научете се да управлявате времето;
• контролирайте деня си
• ценят личното време;
• изпълнява повече задачи;
• постигане на поставените цели;
• не жертвай почивката.

Но преди да започнете да използвате тази техника за управление на времето, трябва да се запознаете с нея в детайли.

Какво е управление на времето: основни понятия и определения

Управлението на времето е технология за съзнателно управление на времето, която повишава човешката продуктивност. Базира се на определяне на приоритети, анализиране на времеви разходи, планиране, поставяне на цели, организиране на работен ден (седмица, месец) и делегиране на задачи.

В допълнение, управлението на времето включва анализ на конкретни стъпки и действия, необходими за реализиране на идея или постигане на цел. Това включва и контрол върху постигането на целите, който се състои в изпълнението на плановете и обобщаването.

Управлението на времето се използва за управление както на работното, така и на личното време. В крайна сметка всеки делничен ден е не само работа, но и почивка, саморазвитие, самообразование, забавление и т.

Тази технология е полезна не само за бизнесмени, мениджъри, политици, но и за домакини, студенти, ученици и други хора. Тя ви позволява да изпълнявате всички задачи, поставени за деня всеки ден и в същото време да се наслаждавате напълно на живота - да се отпуснете, да посветите време на семейството или хобита, да пътувате и много други.

Всеки има еднакви двадесет и четири часа на ден. Разликата е как прекарвате времето си. Добрата новина е, че дори и да сте използвали времето си лошо досега, можете да промените това от утре. Вместо да губите времето си за дейности с ниска стойност, започнете да го харчите за дейности с високи доходи.

Ако премахнете всички обвивки, тогава можете да извлечете доста проста дефиниция:

"Управлението на времето е инструмент за управление на живота ви."

Нашият живот до голяма степен зависи от времето, прекарано в определени действия. А да се научиш да управляваш времето означава да се научиш да управляваш живота.

Какви са принципите на ефективното управление на времето

Принципите на личното управление и планиране на времето се основават на 4 основни основи:

1. Правилно поставяне на цели.
2. Правилното подреждане на житейските приоритети.
3. Възпитаване на правилни навици.
4. Правилно използване на инструменти за планиране.

Поставяне на цели

Повечето хора не са добри в поставянето на цели. От това тяхната производителност намалява, мотивацията изчезва и след известно време човек има само една цел - да си почине.

Какви са грешките при поставянето на цели?

Например желанието да си купите кола преди края на годината не е цел.

Целта трябва да изглежда така: „Ще купя Rolls-Royce Phantom от 2016 г. до 25 декември 2016 г.“ Тоест трябва да има конкретика и срокове (срокът за постигане на целта).

Целта трябва да бъде:

• специфичен;
• ограничено време;
• измерими;
• истински.

Без тези 4 компонента целта се превръща в просто желание, което не мотивира.

Когато разбереш, че си на 25 или 30 години, а на родителите ти остават 10, 15, 20 години живот, тогава изниква истинската причина. Дали се е случвало на някой от вас, не знам. Но ако някой го има, това е страхотно. Защото нашите близки, като цели, ни дават огромен пробив за развитие. След това възникват други - мисия, мащаб, влияние, всякакви интереси. Но към страдащите и търсещите собствената си мотивация, към тези, които не могат да намерят това, което ги запалва и седят на празно място, искам да апелирам. Не гледай надалеч. Отстоявайте себе си – купете си дрехи, започнете да се храните, да се обличате нормално и по-късно ще откриете, че сте напълно в състояние да промените живота на близките си. И това е отлична причина за първите стъпки.

Михаил Дашкиев - съосновател и ръководител на проекта "Бизнес младеж"

Определяне на житейски приоритети

Ефективността на управлението на времето до голяма степен зависи от жизнените приоритети на човека. Те са също толкова важни, колкото и целите. Но и тук хората правят грешки през цялото време.

Житейските приоритети в по-голяма степен трябва да бъдат насочени към себе си. Тоест, на първо място, трябва да помислите: „Какво е важно за мен? Какво ми е необходимо, за да подобря живота си и неговото качество?

Не бива обаче да приемаме, че всеки, който използва управление на времето, е егоист.

Не всички приоритети трябва да бъдат насочени към любимия. Трябва да помислите и за роднини и приятели. Особено ако става въпрос за родители, съпруга или деца. И трябва да разберете, че всеки има свои собствени приоритети. Тоест за някой е важно само тяхното благополучие, но за някой благополучието на цялото семейство.

Но все пак основната част от приоритетите трябва да бъдат насочени към самия човек. Тогава производителността няма да пада и няма да има "прегаряне", след което обикновено хората се отказват.

Насаждане на навици

Тук говорим за полезни и добри навици, които ще ви помогнат да постигнете целите си. Благодарение на което всички планирани задачи ще бъдат изпълнени за един ден. С помощта на които можете да увеличите собствената си продуктивност.

Какви са тези навици? Например:

• Събуждайте се всеки ден в 5 сутринта.
• Бягайте 10 км сутрин.
• Винаги спазвайте обещанията си.
• Елате на срещите навреме.
• Не гледайте телевизия и не четете новини.
• Никога не се оплаквайте от нищо.
• Винаги казвай истината.

Необходими са 21 дни, за да развиете добър навик. Същото важи и за отказването от вредните навици.

Основното правило за развиване на добри навици е 1 навик на месец. Да, този процес е дълъг. Особено, ако планирате да възпитате около 10 навика. Но дори „Москва не е построена изведнъж“.

Използване на инструменти за планиране

Ефективното управление на времето ви без ежедневно планиране е изключително трудно и почти невъзможно. Следователно дневните планове са неразделен елемент от управлението на времето.

Планирането трябва да се разбира като списък със задачи за всеки ден. Всяка вечер човек не само обобщава деня, но и прави списък със задачи за следващия ден. И за планиране той може да използва всички налични и удобни инструменти.

Традиционният инструмент за планиране е обикновен дневник. Може да бъде хартиен или електронен. Най-добре е обаче да използвате първия, защото когато човек пише на ръка, а не на клавиатурата, той по-лесно запомня написаното. Съответно през деня ще трябва да гледате по-малко в дневника и да се разсейвате от по-важни задачи.

Дневникът включва:

• Краткосрочни и дългосрочни цели.
• Ежедневен списък със задачи.
• Лични бележки.
• Оценки за постижения.
• Резултатите от преживените дни с техния подробен анализ (брой изпълнени задачи, време, прекарано в определени действия, лична ефективност през деня (седмицата) и др.).

Такива записи могат да се съхраняват във всякаква електронна форма. Основното е, че програмата или приложението ви позволява бързо да правите промени в списъка със задачи.

При съставянето на планове и задачи за деня в управлението на времето е обичайно да се вземат предвид човешките биологични цикли. В края на краищата нарастването и спадането на активността при различните хора се случва по различно време. Ето защо при планирането тази функция винаги се взема предвид.

Обобщавайки, може да се отбележи, че планирането е най-важният момент от управлението на времето, без който техниката на управление на времето губи всякакъв смисъл.

12 правила за модерно управление на времето

Управлението на времето не е сложна наука и всеки може да овладее тази техника. Просто трябва да следвате основните правила на играта.

1. Планирайте ежедневно. Направете списък със задачи за деня и се придържайте към него.
2. Поставете конкретни, реалистични и обвързани със срокове краткосрочни и дългосрочни цели.
3. Винаги се придържайте към поставените приоритети, насочени към себе си (най-вече) или близките.
4. Изключете от живота "поглъщащите" лично и работно време (социални мрежи, компютърни игри, гледане на телевизия, ненужни телефонни разговори и др.).
5. Правете най-трудните неща първо и не ги отлагайте за по-късно.
6. Винаги казвайте "Не" на ненужните неща.
7. Фокусирайте се върху една задача, докато не я изпълните. Тоест не можете да прескачате от едно действие на друго, докато едно от тях не бъде напълно завършено.
8. Работете в удобно за вас време, като вземете предвид биологичните цикли.
9. Филтрирайте цялата входяща информация. Това е особено вярно в ерата на популярността на интернет, където има много информационен боклук.
10. Поддържайте чистота на работния плот (включително работния плот на компютър или лаптоп).
11. Организирайте удобно работно място.
12. Винаги помнете, че днес може да е последният ден от живота ви. Нищо не кара човек да действа така, както страхът от смъртта.

Какво дава използването на управлението на времето в живота

Първо, управлението на времето ви позволява да се научите как да управлявате времето си и следователно да управлявате дейностите и живота си.

Второ, тази технология помага да се отървете от лошите навици и да ги замените с добри.

Трето, хората, които използват управление на времето, постигат целите си по-бързо, учат се лесно и успяват да постигнат успех в различни дейности.

Освен това човек, който живее според всички канони за управление на времето:

• Има повече свободно време за почивка.
• Възможност за бързо изпълнение на редица задачи за кратко време.
• По-малко се влияе от стреса.
• По-малко склонни към заболявания, причинени от стрес, хронична умора и липса на сън.
• Почти напълно контролира живота си.

Всичко това принадлежи към раздела за ползите от управлението на времето. Но има и обратната страна на монетата.

Недостатъци на управлението на времето: защо не всеки може да управлява времето?

Самата технология изглежда почти перфектна. Основното е да положите малко усилия и човек ще стане истински господар на живота си. По някаква причина обаче мнозина не успяват да управляват личното и работното време. И причината тук се крие в редица недостатъци:

• Преди да приложи управление на времето, човек трябва да се самодисциплинира. А това е съвсем различна технология, която изисква много време, поради което не всеки иска да се занимава с нея и остава сам с размазаните си цели и планина от неизпълнени задачи.
• Сложността на технологията е основният недостатък на управлението на времето. Наистина, всъщност човек просто се разбива, напуска зоната си на комфорт, възстановява се психологически и емоционално, което за мнозина се превръща в непосилна работа.
• Нито един наръчник или курс по управление на времето не дава конкретен план за действие. Те най-често предлагат общи действия, които не са подходящи за всеки.
• Трудно е да управлявате времето си сам, тъй като винаги има извинение да се поглезите. Следователно управлението на времето има по-голям ефект в екип (корпоративно управление на времето), където има "пазач".

Прочетох огромен брой различни книги за управление на времето, самоуправление, самодисциплина. Много от тези книги са написани на сух език. Има много малко техники, които могат да бъдат въведени в живота на човек, който има голям брой проекти, дела и които трябва да бъдат направени точно сега, може би дори вчера. И разбрах, че този проблем не е само при мен, но и при много хора.

Алексей Толкачев - основател на проекта Училище на победителите

Както можете да видите, основните недостатъци на технологиите се крият в човешката психология. Някой може лесно да се адаптира към новите условия на живот, но някой не може да го направи.

В заключение бих искал да отбележа, че управлението на времето наистина има положителен ефект върху представянето, личната ефективност и успеха. И можете да опитате да го приложите в живота си. Не си струва обаче да възлагате големи надежди на тази технология.

Да започнете бизнеса си, без да знаете как да планирате времето, не си струва. Ясната самоорганизация и упоритата работа са двете основни качества на предприемача. Ако правилно планирате времето си, то ще бъде достатъчно за всички задачи. Управлението на времето стана популярно в Русия в края на 2000-те години, много по-късно, отколкото в Европа. Какъв вид наука е това, какви са нейните функции, определение и как да разпределите правилно работното си време, ще обсъдим по-долу.

Ноу-хау в самоорганизацията

Всички амбициозни предприемачи неволно се сблъскват с управлението на времето. Концепцията идва от английската фраза "time management" и означава "управление на времето". Управлението на времето в буквалния смисъл е недостъпно за човек, но можете да научите как да изграждате графика си възможно най-ефективно.

Управлението на времето е наука за разпределяне, записване и организиране на вашето собствено работно време. Организирането и счетоводството ще помогнат на предприемачите да свършат повече, като същевременно намалят разходите за труд. Ето някои факти, които подкрепят ползите от планирането:

1. Според изследванията на британски учени той освобождава ресурси, които за всеки 10 години работа се падат по 2 години.
2. Ако планирате всеки работен ден, тогава ще ви отнеме половината време за стандартни задачи.
3. Второстепенните и маловажни неща заемат 70% от работното време на човека.

Научен подход към въпроса за работния график е решен още в древен Рим. Например великият мислител Сенека в своите писания разделя времето, прекарано на ден от човек, на две групи:

• Добър - използва се с полза.
• Лошо - изразходвано за безплодни дела.

Сенека предложи да се записва прекараното време и да се изчислява полезността му въз основа на пълнотата. Тези мисли са в основата на концепцията за "лична ефективност". И италианският писател Алберти през 15 век е казал, че този, който управлява времето си, винаги ще бъде успешен. За постигане на планираната цел Алберти предложи да се използват правилата:

1. Започнете всяка сутрин, като съставите списък със задачи.
2. Подредете задачите в списъка така, че най-важните да са по-високи и по-ниски в низходящ ред.

Дълги години този въпрос се разглеждаше предимно на теория и едва през 80-те години на XX век започна активно да се въвежда в практиката. Управлението на времето става необходимо както в работата, така и в ежедневието. За да се наслаждавате на живота и да му се наслаждавате, трябва да се научите как да регулирате процеса на изразходване на активите си. Ето защо науката за "управление на времето" е толкова актуална днес, когато времето силно липсва. Видовете управление на времето са различни и ще подхождат както на домакиня, така и на собственик на голяма компания. Ще говорим за дисциплината като цяло.

За да се наслаждавате на живота и да му се наслаждавате, трябва да се научите как да регулирате процеса на изразходване на активите си.

Дисциплината се състои от няколко части:

1. Оптимизиране на временни ресурси.
2. Строго планиране на определен период от време (ден, седмица, месец).
3. Създаване на мотивиращи фактори.

Ефективността на управлението на времето е, че преосмисляте важността на вашите дела според целесъобразността. Това ще увеличи ефективността ви. Не само вие като ръководител на компанията, но и всички наети служители трябва да използват науката за времето на практика. Следователно компетентното управление на компанията включва обучение на служителите в курсове за управление на времето и наблюдение как знанията се използват на практика.

Измислица или истина

Има мнение, че управлението на времето не е подходящо за руския манталитет. Хората, които живеят по план, са повече като роботи, а Русия е известна със своята непредсказуемост. Но подобни мнения са неоснователни, а ползите от използването на управление на времето на практика предполагат друго.

Мнението, че управлението на времето не отговаря на руския манталитет, е неоснователно, а предимствата от използването му на практика показват обратното.

Помислете за няколко мита за науката за управление на времето:

1. Никой жив човек не може да управлява времето. Разбира се, невъзможно е човек да забави или ускори времето. Но всеки успешен мениджър трябва да може да контролира своите дела, да определя правилно приоритетите. Това е, което учи управлението на времето.
2. Управлението на времето кара човек да работи в големи обеми. Това не е вярно, защото оптимизирайки и анализирайки действията си, вие ще свършите същата работа, но за по-кратко време. Ползите са очевидни. Личното представяне се подобрява чрез елиминиране на несъществени задачи, които отнемат много време на ден. Например проверката на имейл или четенето на новини в социалните мрежи може да открадне средно 50% от работното ви време.
3. Ако живеете според ясен план, ще загубите свободата си на избор. Управлението на времето, напротив, учи човек ефективно да разпределя времето си, така че той става по-свободен.

Седем стъпки към успеха

Контролът и планирането на вашето работно време според управлението на времето се осъществява по седем принципа. Ако стриктно спазвате правилата и разделяте работата на етапи, след две седмици ще свикнете с новия график и ще забележите колко свободно време остава за лични въпроси. Нека да разгледаме по-подробно нивата на оптимизация на вашия ден по отношение на управлението на времето.

ясен план

Няма значение дали сте ръководител на голяма компания или тепърва стартирате своя бизнес, трябва да планирате деня си. Изготвя се план за определен период от време: ден, седмица, месец. На начинаещите се препоръчва да започнат с ежедневно планиране. Пристигайки на работното си място, веднага ще започнете работа и ще знаете как да я завършите. При изготвянето на план се вземат предвид следните основни принципи:

1. Всяка цел трябва да бъде записана на лист от дневник или в електронен вид. Ако целта е само в главата ви, на практика тя едва ли ще бъде реализирана.
2. Планирайте предварително, това ще увеличи производителността с 25%.
3. Ако задачата е обемна, тогава тя се разделя на няколко малки с ясна последователност.
4. Известно време в плана е оставено за форсмажорни ситуации.

Ще отделите няколко минути за изготвяне на план, но те ще се изплатят на следващия работен ден, тъй като ще стигнете навреме с 25-35% повече.

Научете се да си поставяте ясни цели

Успешната работа зависи от яснотата на формулирането на целите и способността да ги разделите на конкретни задачи. В управлението на времето този етап се нарича „декомпозиция на целта“. Трябва да се научим да отделяме частното от общото.

Например искате да увеличите продажбите във вашата компания. Ние формулираме целта: да увеличим продажбите с 45% за три месеца. Целта включва редица конкретни задачи:

• Пуснете промоция в конкретен търговски обект.
• Увеличете цената на някои стоки.
• Направете корекции на цените.
• Стартирайте и рекламирайте онлайн магазин.

При управлението на времето системата SMART се използва за формиране на цели. Според този принцип целите трябва да отговарят на редица качества:

• Специфика – специфична.
• Измеримо в реално време – измеримо.
• Изпълнимост за определен период - постижима.
• Актуалност за днес - актуална.
• Ограничен във времевия интервал – time-bound.

Ако се придвижите към целта, изпълнявайки конкретни задачи на етапи, тогава можете да я постигнете по-бързо с 25%, тъй като общата посока няма да се губи за неефективни задачи.

Фиксиране на действията според плана

Конкретните задачи трябва да се записват, за да може ясно да се види колко време ще отнеме изпълнението им. Има няколко инструмента за визуална фиксация. Ефективно решение е използването на диаграма на Гант. Помислете за примери:

Предназначение: изграждане на хангар за отглеждане на свине. Поставяне на задача: изгответе план на хартия, разчистете земята за строителство, положете основата, сглобете хангар, извършете вътрешни комуникации, оборудвайте сергии за животни.

Правим таблица: във вертикалната колона записваме задачите, в горната хоризонтална - датите и месеците. Боядисваме клетките за време на всяка задача с различни цветове. Подобни задачи могат да бъдат групирани.

Визуалната таблица ще ви помогне да координирате работата по-бързо и да я изпълнявате последователно и навреме.

Приоритетно важно

Трябват задачи за деня. Приоритетът трябва да е най-важен, по-долу - в низходящ ред на важност. Методът за поставяне на задачи в управлението на времето се нарича „ABVGD“, където A означава най-значимите случаи, B означава по-малко значимите и т.н.

Много предприемачи оставят най-важната задача в края на работния ден (например изготвяне на отчет за данъка), въпреки че ефективността на работата през деня зависи от нейното решение. Резултатът може да бъде плачевен - това са набързо направени доклади, които могат да предизвикат въпроси от данъчните власти. Освен това вечерта е по-вероятно да се сгреши, а грешка в числата в отчета може да доведе до глоба или по-лошо.

По отношение на управлението на времето денят трябва да започне с решаването на най-трудната и основна задача.

Специалистът по управление на времето Браян Трейси нарече стъпката на подчертаване на важна задача „изяжте жабата“. Тоест, първо направете всичко най-неприятно и едва след това пристъпете към останалото.

Работата на Трейси се основава на принципите на известен учен, според чийто закон 20% от задачите дават 80% от крайния резултат, останалите 80% са само 20% ефективни. Най-трудното нещо е да изберете правилните 20% от всички задачи и да разберете какво време губите останалите 80%.

Друг начин за групиране на задачите по важност е предложен от американския президент от 40-те и 50-те години на миналия век Дуайт Айзенхауер. Този метод е кръстен в негова чест. Той винаги разделяше делата си на четири групи:

1. Важните задачи, които трябва да бъдат изпълнени спешно, се изпълняват незабавно и независимо, те не могат да бъдат делегирани на подчинени.
2. Важни, които не са от особена спешност - те се изпълняват самостоятелно, но могат да бъдат отнесени към втората част на деня.
3. Спешни, но не важни - отнемат много време, но трябва да бъдат изпълнени за кратко време. Те са присвоени на техните служители.
4. Маловажни и неспешни - оставят се на последно място и се изтриват от графика за деня.

Не се пръскайте за дреболии

Тъй като времето е един от най-ценните ресурси, всяка прекарана минута е ценна. Няма начин да върнете прекараното време и без да фокусирате времето върху основната задача, можете да загубите много часове по второстепенни въпроси.

Няма начин да върнете прекараното време и без да фокусирате времето върху основната задача, можете да загубите много часове по второстепенни въпроси.

За решаване на незначителни въпроси, управлението на времето учи. Трябва да можете да делегирате задачи на вашите колеги или наети хора. Например, ако трябва да извършите одит в точка на продажба, поверете го на доверени администратори, просто преизчислете резултата сами в крайна сметка.

Вторият важен аспект е да се научите да отказвате на онези, които губят времето ви безвъзмездно за компанията. Например, не трябва да поддържате разговор с прекалено бъбрив служител. Тези прости закони ще спестят най-малко 15% от времето за отдих и саморазвитие.

Допълнете с личен опит

Необходимо е да съставите график и постоянно да следите прекараното време, както и да анализирате грешките си. Ако даден ресурс се губи, отбележете го в правилата си.

Всеки човек е индивидуален, така че коригирайте правилата според вашия биоритъм. Ако активната ви дейност започва в 12 часа на обяд и приключва в 20 часа, тогава основните задачи трябва да бъдат изпълнени следобед.

Ако дадена задача отнема много време и чувствате, че сте навлезли твърде дълбоко в нея, направете почивка. Важно е да оптимизирате максимално времето си.

Планирайте уикенда си

Пълният уикенд е задължителен за всеки предприемач. Не забравяйте да планирате почивката си в дневника си. Много амбициозни предприемачи се отдават на работа и забравят за почивката. Следователно, колкото по-близо е такъв човек до целта си, толкова по-трудни са му поставени следващите задачи. След почивните дни работата ще е по-ползотворна.

Управлението на времето е ноу-хау в дисциплината управление на персонала и компанията. Като се опитате да планирате нещата и подчертаете основните задачи за деня, ще видите колко свободно време ще имате. Планирането скоро ще се превърне в навик и препоръките ще се отлагат в главата ви и ще се изпълняват автоматично.