Ефективно планиране на работното време в предприятието. Планиране на работното време – реферат

В моята работна практика многократно съм срещал мениджъри, които имат една важна способност. Това е способността да правите много неща през деня, правилно приоритизирайки и без да изпитвате стрес. Такъв човек просто не може да бъде затрупан с дела. Колкото и проекти да се изпълняват в момента, той бързо, спокойно и правилно ще приоритизира, групира задачите и ще започне да ги изпълнява една по една. Мислих доста, говорих с колеги и разбрах, че в повечето случаи тази способност не е вродена, а придобита.

Когато бях в гимназията, моят любим чичо ми даде добър съвет: „Проследявайте какво правите през деня и обобщавайте накрая.“ Чичо работеше в Международната организация на труда и знаеше какво говори. Все още съм му благодарен за съветите му и на себе си, че го последвах. Когато завърших училище, имах ясен график, повечето ми задачи и задачи за всеки ден бяха планирани предварително и това не ми причини никакъв протест или дискомфорт.

По-късно запазих това правило до края на живота си. Плановете и задачите се промениха, а навикът да правя няколко различни неща през деня само се затвърди, а с това и ефективността и ефективността на работата ми. В крайна сметка, ако се замислите, високата умора, апатията, ниската производителност в по-голямата си част са резултат от нашето виждане за себе си, за работата си и не на последно място липсата на навик за планиране и приоритизиране. Вероятно за някои творчески работници и специалисти от тесен профил това не е значителен недостатък, но няма да работи да бъде добър мениджър без способност да планира дейности, да приоритизира и групира задачи.

Така че, ако не сте свикнали да планирате нещата в училище или колеж, най-добре е да направите това възможно най-скоро. Първо разберете какво всъщност правите през деня. Просто отбелязвайте на всеки половин час на какво сте посветили това време. Когато преглеждате седмичните си бележки, ще се изненадате колко време се губи за маловажни, припокриващи се или просто неуместни дейности и задачи. Съответно, следващата стъпка е да изхвърлите всички ненужни. Това също ще отнеме много време за следване, някои навици или ритуали са много трудни за отърваване. Третата стъпка е да групирате основните задачи и видове работа и да се справяте с тях последователно, а не в произволен ред. Това значително ще увеличи способността ви да се концентрирате. На пръв поглед това е много просто, не по-трудно от това да правите упражнения сутрин. Но не всеки се занимава с таксуване.

Що се отнася до планирането на деня ми, дори сега отделям много време за това (въпреки че моите помощници вършат много подготвителна и организационна работа). Може би по-късно ще напиша публикация за ролята на личния асистент в работата на лидера. В основата на правилното управление на времето е. За мен това е стратегия, взаимоотношения с ключови клиенти и партньори, най-големите сделки, екип, назначения и мотивация на служителите. Ако възникне проблем в една от тези посоки, това е моят проблем, който първо трябва да реша.

Друг основен момент е наличието в графика на непланирани дейности. Те винаги се случват и е важно да имате малко отпуснатост, защото няма нищо по-лошо от това, когато една среща се прокрадва в друга или трябва да свършите нещо набързо.

Не забравяйте, че всички хора са различни, което означава, че планирането трябва да бъде индивидуално. Отдавна изградих своя оптимален график. Обикновено в 9 сутринта финализирам графика с екипа и преглеждам брифовете, описващи срещите, които трябва да направя днес. Изготвянето на брифове е отделен въпрос: те ясно описват целите, задачите, участниците. Освен това ми спестява време. След около десет срещи се прибирам и прекарвам време със семейството си, ходя редовно на йога или фитнес. И по-близо до нощта все още работя електронно. Тази рутина ми позволява да не превключвам отново между видовете работа и е по-лесно да вляза в желания режим. Въпреки това, за да изградя и да се придържам към него, трябваше да започна да планирам времето си от училище.

Кой от нас не се е чудил коя е най-голямата ценност? Доста често мненията се различават по този въпрос. Някои вярват, че информацията, други - времето. Въпреки факта, че съвременното общество има достатъчно възможности за пестене на време, по някаква причина времето просто не достига. И веднага на ум идват мисли: „Защо технологичният прогрес играе жестока шега?“, „Как да имате време да направите всичко и дори добре?“, „Как да разпределите и планирате деня си, за да се разтоварите поне частично? ”. Всичко е много просто. Просто трябва да се научите как да планирате времето правилно.

Правила, които трябва да следвате, ако искате да успеете

За да направите всичко и да имате време за почивка, трябва:

• разработете конкретен план;
• приоритизирайте справянето с малки важни въпроси, без да ги оставяте за по-късно;
• не губете работно време за ненужни неща;
• анализирайте изпълнените задачи ежедневно;
• правилно приоритизиране според важността;
• да поддържа ред;
• развийте силата на волята за следване на нови навици.

Как да се научите да планирате деня си: етапите на планиране на времето на главата

Изглежда правилно да се разпредели работното време, да се определи последователността на ежедневната работа не е трудно, но не всеки може да го направи. Ако ви хрумнат мисли как да правите важни неща навреме и да не се уморявате, важно е да се научите как правилно да планирате и разпределяте времето. Важна роля тук играе правилно изготвеният план за ежедневието.

Не забравяйте за такъв важен фактор като ограниченото време. Времето не може да бъде спряно, променено, върнато, което означава, че същото важи и за работата, делата и живота ни като цяло.

Има следните етапи на планиране на работното време:

• развиване на дисциплина (да се научите да контролирате деня си е важна задача за успешния лидер);
• определяне на степента на важност на случаите (разрешено е да се планират не повече от 3 спешни случая на ден);
• рационално разпределение на делата на важни, спешни, леки, прости, незначителни;
• изготвяне на поетапен план за изпълнение на работата;
• освобождаване от прости, малки, лесни неща, които отнемат по-малко от 10 минути за изпълнение (разтоварване през следващите дни);
• отказ на мениджъра от дейности, които „крадат“ време (гледане на телевизионни предавания, много часове комуникация в социалните мрежи, събирания с приятели);
• определяне на всяко нещо в къщата и на работното му място;
• отървете се от работния боклук (10 минути на ден са достатъчни, за да сортирате документите и да изхвърлите ненужните);
• избор на хобита за свободното време.

За да не загубите приятели и да спестите време правилно, трябва да следвате правилото: посещавайте страници в социалните мрежи 2 пъти седмично, отделяйте почивните дни за срещи с приятели, планирайте лични срещи предварително, намалете времето за „празни“ телефонни разговори до 15 минути на ден.

Как се прави план за работа

Плодотворното планиране е възможно, ако се придържате към следната последователност в работата си:

1. Определете целите и задачите, въз основа на които да разработите работен план. То може да бъде краткосрочно (за седмица) или дългосрочно (за месец, тримесечие, година).

Внимание: Успешният лидер не трябва да се отклонява нито една стъпка от плана. Можете да правите корекции в него, например да разменяте неща, дните на важни срещи, да планирате събития за друго време, но в никакъв случай не можете да ги промените радикално.

1. Възлагайте задачи и поставяйте срокове за тяхното изпълнение. Важно е преди всичко да се научите да правите неща, които имат ограничен срок и изискват много усилия. След това можете да планирате средносрочни задачи и работа, която изисква изпълнението на стандартни функции. Последното нещо, което трябва да направите, е по-малко важната работа.

1. Задължително маркиране на спешни въпроси, възникнали в навечерието на изпълнението във вашия дневник или календар (позволява на мениджъра да има време да направи всичко навреме, без да пропуска важни точки).

1. Анализ на всички случаи, намаляване на списъка със задачи (доколкото е възможно).

За да разтоварите деня си е важно:

1. Спазвайте ограничението за изпълнение на дела: не повече от 3 спешни, не повече от 10 общо на ден.
2. При планирането се придържайте към изпълнението на сложни задачи в по-благоприятно време, за предпочитане сутрин, леки - в края на работната смяна.
3. Не изпълнявайте следващата работа, без да сте завършили предишната (важно е да планирате задачите на етапи, като сте изпълнили предварително договорените).
4. Не оставяйте несвършени дела, не ги прехвърляйте за следващия работен ден.
5. Ако все още има неизпълнени задачи, препоръчително е да ги отбележите в календара на важните дела, където трябва да бъдат специално отбелязани. В случай, че една и съща задача стабилно „живее“ в дневника няколко дни подред, струва си да помислите как да я откажете или просто да я прехвърлите на друг човек, който я изпълнява.

Тайните на рационалното планиране

Правилното планиране на деня ще позволи:

• оценка на работния план, коригиране на задачите, съставяне на дневен режим;
• контрол върху изпълнението на делата, премахване на едновременното изпълнение на няколко задачи (в противен случай съществува риск от ниска производителност в работата);
• приключване на започнатите дела;
• премахване на препятствия, които пречат на ръководителя да изпълни възложените задачи, отвличат вниманието, засягат плановете;
• редуване на работа с почивка;
• анализ на планирането на времето;
• непрекъснато подобряване на тяхното представяне.

Тайните за спестяване на време на мениджъра

1. Важно е да комбинирате подобни задачи, например комбинирайте преговори, анализирайте кореспонденция, отговаряйте на имейли.
2. Също толкова важно е създаването на спокойна среда. Това е необходимо, така че нищо да не отвлича вниманието от работата.
3. Ограничаването на работното ви време ще избегне непродуктивните резултати от бизнес срещите.
4. Способността за приоритизиране е важен показател за рационалност и последователност на делата, което влияе върху постигането на целите.
5. Изпълнението на изключително важни задачи позволява на лидера да постигне висока производителност в работата си.
6. Значителна част от времето ще помогне да се спести разпределението на задачите между служителите.
7. Също толкова важно е поетапността на работата. Придвижването към целта е много по-лесно, ако се изкачвате по стълбите, като започнете с малки неща и стигнете до височини.
8. Воденето на дневник за важни неща ще помогне да се елиминира припокриването на една задача върху друга, натрупването на дела в края на месеца.
9. Важните решения се вземат най-добре сутрин. По този начин можете да създадете усещане за успех за целия работен ден.
10. Когато правите планове, графици, е важно да се вземе предвид истинското ниво на работоспособност, тъй като именно той влияе върху крайния резултат от работата.

Планирането и организирането на работата е ключът към по-нататъшното саморазвитие. Прочетете за основните принципи и правила на ежедневното планиране в статията.

От статията ще научите:

Защо се нуждаете от ежедневно планиране?

Не всеки разбира защо трябва да планирате работния си ден. В крайна сметка всеки човек, дори и без да планира, знае какви функции изпълнява и какви неща трябва да направи. Мнозина не виждат смисъл да правят планове за деня, защото винаги има неочаквани задачи, които могат да объркат всички предварително планирани елементи.

Изтеглете свързани документи:

Ако сравним двама работници, които изпълняват еднакви функции и имат еднакви способности, можем да установим, че обемът и качеството на тяхната работа различно. Един служител успява да реши както текущи, така и стратегически задачи, вторият дори няма време да изпълни спешни задачи и е принуден да остава след работа през цялото време. Най-добри резултати ще покажат тези, които са повече . Тоест такъв, за когото процесът на планиране е ежедневно задължение и нужда. Наличието на план, дори на психологическо ниво, кара човек да се мобилизира. Той има фиксирана цел и има вътрешна нужда да я постигне.

Как да планираме ефективно?

Планирането и организацията на работата се извършва от служител. Не мениджърът, а служителят трябва да си поставя задачи. В този случай той сам си поставя цели, действа в посоката, която избере. По правило процентът на изпълнените задачи при самостоятелно планиране е по-висок, отколкото при изпълнението на общото разработен от лидера.

Има изпитана в практиката система за планиране на работния график, която осигурява оптимално използване на работното време. Това е набор от принципи, чрез които човек може да направи компетентен, реалистичен и осъществим план.

Първо, определете какво трябва да включите в дневния си план. Той трябва да бъде изготвен, като се вземе предвид стратегическият план, разработен за шест месеца или година. Планирането за всеки ден отчита всички задачи, планирани за изпълнение, както пряко свързани с работата, така и второстепенни. Например да поздравите колега за рождения му ден. В допълнение към тези елементи, които лидерът чака, личните дела също трябва да бъдат включени в плана. Това е необходимо за личностно развитиеи създаване на положителен имидж.

Когато планирате работа, големите задачи, чието изпълнение ще отнеме няколко дни или седмици, трябва да се разделят на етапи и да се изпълняват последователно. Задайте краен срок за всеки важен етап. Направете план за следващия ден, като включите подзадачи в него. За да съставите план, можете да използвате обикновен хартиен дневник или специална програма.

Целта на планирането на работата не е изпълнението на плановите позиции на всяка цена, а навременното и качествено изпълнение на приоритетни задачи и неотложни задачи. Следователно списъкът със задачи, планирани за изпълнение, трябва да бъде сортиран и подреден в низходящ ред по приоритет. В процеса Можете да използвате няколко метода едновременно.

Например задачите с фиксиран краен срок и задачите, които изискват повече усилия за решаване, са с най-висок приоритет. На второ място по важност ще бъдат ежедневните задължителни задачи и тези, чиито срокове са предвидени за следващите дни. Най-ниският приоритет в ежедневното планиране са незначителните въпроси, чийто провал няма да има значителни отрицателни последици.

Правила за планиране на деня

Точно като планирането на работата на предприятието, планирането на работния ден на отделен служител трябва да следва правилата. Следването им ще ви помогне да осигурите изпълнението на плановете в удобен за вас режим.

1. Планирайте не повече от 70% от работното си време. Това ще ви позволи спокойно да изпълнявате спешни непланирани задачи и да не сте нервни, ако трябва да бъдете разсеяни от изпълнението. .
2. Не включвайте повече от три важни и неотложни задачи в дневния план едновременно. Ограничете общия брой елементи на плана до десет.
3. Формирайте еднотипни калъфи в блокове. Това ще помогне да се изпълнят с помощта на един алгоритъм, което ще намали времето за изпълнение.
4. Преместете процеса на планиране до вечерта на предишния ден. Ще имате време да направите корекции в плана, ако е необходимо.
5. Планирайте сложни случаи според вашите биоритми. Някой се отличава с повишена ефективност сутрин, някой - следобед, а някой работи най-продуктивно вечер.
6. Не започвайте нова задача, преди да сте завършили работата, която вече сте започнали. Ако трябваше да прекъснете - върнете се и довършете започнатото.
7. Не отлагайте извършването на непланирана задача, ако може да бъде изпълнена за няколко минути.
8. Правете почивки на всеки час, без да оставате на работа. Посветете почивките на лека загрявка, това ще ви помогне да "освежите" главата си.
9. Не бъркайте с постигането на целите не си поставяйте цели и не очертавайте обеми, с които ще бъде трудно да се справите.
10. Ако има незавършени задачи, които не са загубили своята актуалност, прехвърлете ги в плана за следващия ден.
11. Организирайте работното си място така, че да е удобно за работа.

Заключение

Планирането за всеки ден е полезно и необходимо умение. Това е начин за самоорганизация и саморазвитие, гаранция, че можете да работите ефективно. Предложената система за планиране на работата ще помогне да се разберат основните принципи управление на времетои успешно прилага тези знания на практика.

Ако започнете да разбирате задълбочено какви фактори влияят върху живота на човек като цяло, тогава можете да намерите много от тях. Всяка област от живота на човека и всяка сфера на неговата дейност, разбира се, има редица особености, присъщи на тях, и понякога това, което е приложимо за един, е напълно неприложимо за друг. Но въпреки това има някои основни принципи, които са ефективни в абсолютно всичко. Един от тези принципи или по-точно закони, които могат да се считат за гаранти за успех във всяка област, е способността за планиране и приоритизиране. Защо това е толкова важно, ще разберем в представения урок за обучение по управление на времето.

След като изучите този материал, ще научите какво е бизнес планиране и какви са неговите характеристики, защо е необходимо и важно да правите списъци с работни, лични и домакински задължения всеки ден. Освен това ще разгледаме няколко ефективни метода и принципа на планиране, някои от които са предназначени за всеки ден, а други имат по-обещаващ фокус - за седмица, месец, година и дори няколко години. Този курс от нашето онлайн обучение ще бъде полезен за хора от всички възрасти и професии и ще бъде възможно да приложите получената информация за постигане на вашите цели от първия ден.

Какво е планиране. Видове планиране. Приоритизиране

Процесът на планиране

Планирането е процес на оптимално разпределение на ресурсите, необходими за постигане на целите и задачите, както и набор от процеси, които са свързани с тяхното определяне и изпълнение. Планирането е неразделна част от управлението на времето (управление на времето) и при умело прилагане значително повишава неговата ефективност.

В своята най-проста и формална интерпретация планирането се характеризира със следните стъпки:

1. Етап на поставяне на цели (задачи)
2. Етапът на изготвяне на план за постигане на планираното
3. Етап на проектиране на варианти
4. Етапът на идентифициране на необходимите ресурси, както и техните източници
5. Етап на определяне на ръководители и инструктаж
6. Етапът на фиксиране на резултатите от планирането във физическа форма (план, проект, карта и др.)

Видове планиране

Планирането, както вече беше отбелязано, е приложимо за абсолютно всяка сфера на живота, но в зависимост от това може да има свои собствени характеристики, които от своя страна се изразяват в различни форми и съдържание.

Видовете планиране се различават:

По необходимост

• Директивно планиране - предполага задължително изпълнение на поставените задачи, винаги има конкретен адресат и се характеризира с повишена детайлност. Като пример можем да посочим поставянето на задачи, свързани с решаването на въпроси от държавно / национално значение, работа в предприятия и др.
• Индикативното планиране е противоположно на първото: то не предполага задължително и точно изпълнение, то има по-скоро консултативен и насочващ характер. Този тип планиране е широко разпространен в системата на макроикономическото развитие на различни държави.

Срокове за постигане на целите

• Краткосрочно (текущо) планиране - изчислява се за период до 1 година и може да се състои от планове за ден, седмица, месец, тримесечие, шест месеца. Най-често срещаният тип планиране. Използва се както от обикновени хора в процеса на ежедневието, така и от ръководители на различни организации.
• Средносрочно планиране - изчислено за период от 1 до 5 години. Тази форма на планиране е често срещана в дейностите на държавни агенции, фирми и предприятия, но често се използва от стратегически настроени хора. В някои случаи може да се комбинира с текущо планиране, което в комбинация представлява ролково планиране.
• Дългосрочно (перспективно) планиране - изчислява се, като правило, за няколко (5, 10, 20) години напред. Най-често този тип планиране се използва в големи предприятия за изпълнение на задачи от социален, икономически, научен и технологичен характер и др.

• Стратегическото планиране е предимно дългосрочно. С него се определят основните направления в дейността на организациите: разширяване на дейността, създаване на нови направления, стимулиране на работния процес, проучване на пазара и неговите сегменти, проучване на търсенето, характеристики на целевата аудитория и др. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Тактическо планиране – най-често е едно и също – дългосрочно. Основната му цел е да създаде необходимите условия за реализиране на възможностите, открити чрез прилагането на стратегическото планиране. По правило тактическото планиране се използва при планирането на икономическото, социалното и производственото развитие на организацията. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Оперативно-календарното планиране е последният етап от стратегическото и тактическото планиране. Тя служи основно за осъществяване на процеса за постигане на поставените резултати. С него се уточняват всички показатели и се организира директно работата на организацията. Оперативното планиране включва определяне на времето за изпълнение на задачите, подготовка на изпълнението на процеса, водене на записи, наблюдение и анализ на процеса. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Бизнес планиране – служи за оценка на осъществимостта, уместността и ефективността на планираните дейности. Изготвянето на бизнес план се извършва много внимателно, като се вземат предвид всички видове показатели, възможности, предложения и др. Често се среща в дейността на организациите и работата на бизнесмените.

В допълнение към разгледаните видове планиране, които отчитат първостепенните аспекти, има и такива, които отчитат второстепенните. Те от своя страна се различават:

По степен на покритие

• Общо планиране - обхваща всички детайли на контекста.
• Частично планиране – обхваща някои детайли от контекста.

Чрез планиране на обекти

• Целево планиране - включва дефиниране на необходимите цели за постигане.
• Планиране на средства - включва планиране на средствата, необходими за постигане на резултата (финанси, информация, персонал, оборудване и др.).
• Програмно планиране - включва разработването на програми, необходими за постигане на резултата.
• Планиране на действие - включва определяне на действията, необходими за постигане на резултата.

По дълбочина

• Съвкупно планиране - възниква, като се вземат предвид общите параметри.
• Детайлно планиране - отчита всички детайли и характеристики.

Координиране на плановете във времето

• Последователно планиране - предполага дълъг процес, който се състои от няколко по-малки етапа.
• Едновременно планиране - предполага еднократен кратък етап.

Отчитане на промените в данните

• Твърдо планиране - предполага задължително спазване на посочените параметри.
• Гъвкаво планиране - предполага възможност за неспазване на зададените параметри и поява на нови.

в ред

• Подредено планиране - включва последователно изпълнение на плановете, един след друг.
• Подвижно планиране - предполага удължаване на плана за следващ период след приключването му в текущия период.
• Извънредно планиране - предполага изпълнение на плана, когато възникне необходимост.

Приоритизиране

Приоритизирането е процесът на определяне на приоритети - показател за преобладаването на важността на един или друг елемент от плана над останалите. Приоритизирането е важно поради причината, че сред голям брой различни нюанси и характеристики има както тези, които са с най-малко значение и имат минимално влияние върху процеса на постигане на целта, така и тези, които играят доминираща роля в този процес . Способността за приоритизиране може да се нарече друг показател за ефективността и ефикасността на всеки процес на планиране, т.к. акцентът върху най-значимите точки от плана често е решаващ при въпроса дали целта ще бъде постигната или не.

Както можете да видите, планирането като процес се характеризира със значителен брой различни нюанси. Всеки от видовете може да се използва отделно, а може и в комбинация с други. Основното при избора е да вземете предвид всички характеристики на вашата дейност. Но колкото и видове планиране да съществуват, колкото и да ги разглеждаме, колкото и примери да даваме, всичко това няма да има никаква стойност, ако не разбираме защо изобщо трябва да планираме нещо, какво предимства, които има как ще ни помогне в живота? Това са въпросите, на които ще се опитаме да отговорим в следващия раздел.

За какво е планирането?

Като се има предвид, че нашите обучения са посветени на методите за повишаване на личната производителност, тук и по-нататък в урока ще разгледаме планирането във връзка с дейността на човек, а не организации, фирми, предприятия и др.

Планирането е факторът, който до голяма степен определя не само дали човек ще постигне това, което иска, но и какво ще постигне като цяло. Факт е, че самият процес на планиране няма еднократно и тясно фокусирано въздействие, а въздейства комплексно, въздействайки върху много личностни показатели на човека, посоката на неговите действия и начина на живот като цяло. По-долу изброяваме само няколко положителни аспекта на планирането и предимствата, които то предоставя.

Уточняване на целта

Веднага щом човек започне да планира дейността си, неговото мислене се активира, креативността се активира, мозъчната активност се увеличава. Можете да искате нещо и „сякаш“ да си го представяте, като си мислите, че знаете точно какво искате. Но веднага щом седнете да съставите план и започнете да го обмисляте внимателно, вашата цел започва да се превръща от абстрактна в конкретна. Постепенно започвате да си го представяте в детайли, да отчитате неговите характеристики, да го променяте по някакъв начин. Има една поговорка, която казва, че кораб, който не знае накъде отива, никога няма да стигне до целта си. Така е и с човек – ако не знае какво точно иска, никога няма да го постигне. Планирането дава възможност да разберете и осъзнаете какво наистина искате и да намерите конкретна цел.

Ясен план за действие

Дори да знаем какво искаме, може никога да не го постигнем, ако не знаем какво ни е необходимо, за да го получим. Нашите цели може да са мегаглобални, добри и прекрасни, но те ще останат само картина на това, което искаме да имаме и какво да правим. Това състояние на нещата се коригира с помощта на планирането. Първо, той ви позволява да определите конкретните стъпки, които трябва да бъдат предприети, за да постигнете желания резултат. Второ, помага да се определят необходимите за това ресурси и техните източници. Трето, дава възможност за задаване на времева рамка. По този начин, съставяйки прецизен план, ще знаете какво трябва да направите, за да го реализирате, кого или какво да включите в това и най-важното кога искате да го направите. Планирането значително ускорява процеса на постигане на целта, т.к. е практическо ръководство за действие.

Действие, а не мисли за действие

Докато нямаме план за изпълнение на това, което искаме, ние постоянно мислим по тази тема. Мислим колко много искаме това, колко добре би било, ако го имаме, разсъждаваме върху темата как липсва сега, може би дори си представяме себе си в процеса на действие. Но има едно НО – освен да мислим, нищо друго не правим. И това показва, че най-вероятно всичко това ще свърши. Важно е да разберете, че когато започнете да планирате, вие вече правите първата и най-голяма стъпка към изпълнението на вашия план. Само това вече ви движи значително напред. И тогава започва верижна реакция: след като съставите план, започвате да извършвате конкретни действия, първият елемент е последван от втори, вторият е последван от трети и т.н. Ако успеете да възпитате у себе си навика да планирате и най-дребните неща, веднага ще забележите как желанията ви започват да се превръщат в реалност. Тук можете да приложите друга поговорка: „Под легнал камък вода не тече“. Преместете се от мъртвата точка - започнете да действате. Планирането създава енергийния потенциал, необходим за постигане на целта.

Способност за маневриране

Без да знаем какво точно трябва да се направи, за да постигнем заложените резултати, ние не можем нито да определим, нито да координираме действията си. Можем грубо да си представим какво трябва да направим, но действайки без план, рискуваме да стигнем до задънена улица или още повече да се отдалечим от целта. Когато имате план и започнете да действате, можете, така да се каже, да управлявате целия процес онлайн: не се получава по този начин, опитайте го по друг начин, едно нещо не работи, помислете с какво можете да го замените с. Наличието на ясен план ще ви позволи да правите маневри по пътя си, като променяте различни методи и методи. В резултат на това ще имате цялостен план, който ще вземе предвид всички видове нюанси и варианти за развитие на събитията. Способността да планирате е способността да бъдете гъвкави и готови за всяка ситуация.

Висока успеваемост

И може би най-важното предимство на планирането е, ако не 100% гаранция, но все пак огромна вероятност за успех. Колко много хора виждаме, които искат много малко, но без да имат план, не постигат нищо! И за разлика от тях има голяма сумапримери за хора, които имат фантастични цели, които изглеждат непостижими, въпреки всичко ги постигат и дори повече. Това, което отличава първото от второто, е способността да планирате и да приоритизирате. Определете целите си, започнете да правите план - след известно време ще видите, че сте постигнали целта, а хиляди зяпачи без план са останали на местата си. Планирането ще ви изведе начело във всяка област!

Със сигурност сега ви стана много по-ясно защо трябва да планирате и обмисляте всичките си стъпки. Планирането се извършва от бизнесмени и предприемачи, ръководители на огромни корпорации, креативни хора, писатели, актьори и звезди от шоубизнеса, като цяло всички онези, които обикновено се наричат ​​успешни хора. Планирането е част от живота и работата на всеки човек, който иска да повиши продуктивността си и да постигне сериозни резултати. Именно поради тази причина, освен да седнете на масата, да вземете химикал и лист хартия и да започнете да планирате нещо, днес има специално разработени методи за планиране, доказали неведнъж своята ефективност. Ще направим кратък преглед на най-популярните от тях в следващия раздел.

Методи на планиране

ABC планиране

Предпоставка за този метод е опитът, който ясно показва, че съотношението на важни и маловажни случаи в проценти винаги е приблизително еднакво. Всички задачи, въз основа на тяхната важност по отношение на постигането на поставените резултати, трябва да бъдат разпределени с помощта на буквени стойности ABC. От това следва, че първо трябва да се изпълняват задачите с най-голяма важност и значимост (А), а след това всички останали (Б, В). Трябва да планирате времето си, като използвате тази техника, като вземете предвид важността на задачите, а не усилията, необходими за изпълнението им.

Техниката ABC се основава на три основни правила:

• Категория А - най-важните случаи. Те съставляват около 15% от всичко, което правите, но носят около 65% от резултатите.
• Категория B - важни неща. Те съставляват около 20% от всички ваши случаи и носят около 20% от резултатите.
• Категория C - въпроси с най-малка важност. Те съставляват около 65% от всичко, което правите, но също така носят около 15% от резултатите.

Можете да научите повече за тази техника тук.

Принцип на Айзенхауер

Тази техника беше предложена по едно време от американския генерал Дуайт Дейвид Айзенхауер. Това е отличен допълнителен измервателен уред за бързо вземане на най-важните решения. Този принцип предполага приоритизиране по критериите важност и спешност.

Всички ваши дела трябва да разделите на четири основни категории и да ги изпълнявате по приоритет:

• Категория А - най-спешните и важни случаи.
• Категория Б - спешни, но не важни случаи. Важно е да можете да ги отделите по критерия за важност от първата категория, в противен случай можете да отделите време за тяхното изпълнение, оставяйки наистина важните неща за по-късно.
• Категория C - не спешни, но важни въпроси. Тук трябва да вземете предвид фактора спешност: поради факта, че тези случаи не са спешни, те често се отлагат, след което стават спешни, което не е много добре. Ето защо тяхното изпълнение в никакъв случай не трябва да се пренебрегва. Такива случаи, освен всичко друго, могат да бъдат делегирани - да поверят изпълнението им на друг.
• Категория D - неспешни и маловажни въпроси. Често човек е най-загрижен за такива неща и прекарва по-голямата част от времето си в тях. Научете се да идентифицирате точно случаите в тази категория. Те трябва да бъдат направени последни, когато предходните са завършени.

Можете да научите повече за метода на Айзенхауер тук.

правило на Парето

Това правило понякога се нарича принцип 80/20. Тя е формулирана от италианския икономист Вилфредо Парето. Основната му предпоставка е, че най-малката част от действията носи най-голямата част от резултатите и обратното.

Визуално това правило изглежда така:

• 20% действие = 80% резултат
• 80% от действията = 20 резултата
• 20% от хората притежават 80% от целия капитал
• 80% от хората притежават 20% от целия капитал
• 20% от клиентите генерират 80% от приходите
• 80% от клиентите носят 20% от приходите
• и т.н.

Приложете това правило към ежедневните си дейности и ще видите, че 80% от това, което правите на ден, е само 20% от резултата, от който се нуждаете, а 20% от добре планираните действия ви доближават до заветната цел с 80%. . Въз основа на това не забравяйте, че трябва да започнете деня само с няколко, но най-трудните, важни и спешни неща и едва след това да се заемете с изпълнението на леки и не по-малко важни, но присъстващи в много по-голям обем . Много удобно е да се прилага правилото на Парето в комбинация с метода ABC или принципа на Айзенхауер.

Можете да прочетете повече за принципа 80/20.

Време

Терминът "отчитане на времето" се отнася до метод, предназначен за изследване на изминалото време. Осъществява се чрез фиксиране и измерване на предприетите действия. Основните цели на отчитането на времето са да се определи за какво се изразходва времето, да се идентифицират губещите време, да се намерят резерви от време и да се развие чувство за време.

Поддържането на отчитане на времето е съвсем просто: експертите съветват да записвате всичките си действия с точност до 5 минути в продължение на 2-3 седмици. Визуално изглежда така:

• 8:00-8:30 - събудих се, протегнах се, измих се
• 8:30-9:00 - пих чай, включих компютъра, проверих пощата
• 9:00-9:30 - отиде в социалната мрежа
• 9:30 - 10:00 - подготвени документи за работа
• и т.н.

Записите могат да бъдат допълнени с коментари и допълнителни параметри. Има няколко начина за проследяване:

• На хартия - в тетрадка, тетрадка, тетрадка
• Използване на джаджа - мобилен телефон, електронна книга, таблет
• Използване на диктофон
• Използване на специален софтуер на компютър
• Онлайн - Специални интернет приложения
• Диаграма на Гант (виж по-долу)

Въз основа на данните, получени чрез тайминга, можете да идентифицирате важни характеристики в разпределението на вашето време и да ги коригирате. Прочетете повече за времето.

Диаграма на Гант

Диаграмата на Гант е метод на стълбовидна диаграма, разработен от американския специалист по управление Хенри Гант. Използва се за илюстриране на планове и графици за различни проекти. Диаграмата се състои от ленти, които са ориентирани по времевата ос, като всяка от тях показва отделна задача, която е част от проекта. Вертикалната ос е списък със задачи. Освен това на графиката могат да се отбелязват различни индикатори – проценти, указатели, времеви клеймца и др.

С помощта на диаграмата на Гант можете визуално да проследявате напредъка на проекта и ефективността на извършените действия. Но във всеки случай този метод ще трябва да бъде допълнен от други, т.к. диаграмата не е синхронизирана с дати, не показва изразходваните ресурси и характера на извършените действия. Най-добре се използва за малки проекти. Самата диаграма често се включва в различни приложения за управление на проекти като добавка.

SMART технология

Техниката за поставяне на цели SMART е призната за една от най-добрите в света. Води началото си от НЛП и го обсъдихме подробно в един от нашите уроци. Тук даваме само кратко описание на тази техника.

Самата дума "SMART" е съкращение, образувано от първите букви на пет думи, които определят критериите за целите. Нека ги разгледаме малко по-подробно.

• Конкретна – целта трябва да е конкретна, т.е. когато го настройвате, определено трябва ясно да си представите резултата, който искате да постигнете. Например „Искам да стана специалист по антропология“.
• Измерима – целта трябва да е измерима, т.е. трябва да представите желания резултат в количествено изражение. Например, "до 2015 г. искам да печеля 50 хиляди рубли на месец."
• Постижима – целта трябва да е постижима, т.е. трябва да вземете предвид характеристиките на вашата личност: способности, предразположение, талант и др. Например, ако имате проблеми с математиката и абсолютно не разбирате тази наука, по-добре е да не си поставяте за цел да станете изключителен математик.
• Релевантност – целта трябва да е свързана с другите ви задачи. Например, постигането на една средносрочна цел трябва имплицитно да включва постигането на няколко краткосрочни.
• Ограничен във времето - целта трябва да бъде определена във времето и да има ясно установена времева рамка. Например, „Искам да отслабна от 95 до 80 кг за шест месеца до такъв и такъв месец“.

Заедно това ще ви позволи да определите необходимите действия за постигане на желания резултат, да вземете предвид максималния брой фактори и постоянно да проследявате напредъка си. Прочетете повече за написаната SMART техника.

Списък с цели и задачи

Най-простият метод, чрез който можете да планирате време и дела. Това е само списък с неща, които трябва да направите. Такива списъци са много удобни, тъй като не изискват допълнителни ресурси, като компютър, мобилни приложения или използване на сложни схеми, но също така ви позволяват да показвате визуално всичко, което трябва да направите, и да контролирате този процес.

Създаването на списък с цели и задачи е много лесно: можете просто да запишете на лист всичко, което трябва да направите и кога, и след като завършите, просто зачеркнете изпълнените елементи. И можете да го усложните малко: направете таблица, в която ще има колони: „задача“, „приоритет“, „срок“, „маркировка за завършване“.

Всички тези техники могат да се използват поотделно или в комбинация. Опитайте всички опции - със сигурност след известно време ще изберете най-удобния и подходящ за себе си и може би дори ще направите някои свои въз основа на тях.

За да ви улесним при планирането на вашите дела и време, в заключение на урока бихме искали да представим на вашето внимание няколко много ефективни принципа, които можете да използвате в ежедневието си.

Принципи на планиране

• Опитайте всички разгледани техники за планиране и изберете най-подходящия за вас. Използвайте го ежедневно и във всички случаи.
• Не се опитвайте да запомните всичко - водете си бележки. Както се казва: „Най-тъпият молив е по-добър от най-острата памет“.
• Ако имате много неща за вършене, не се опитвайте да имате време да направите всичко. Отделете време, за да идентифицирате най-важните и приоритетни, и продължете да ги изпълнявате. Довършете останалото по-късно.
• В края на една седмица направете план за действие за следващата. Направете същото в края на всеки ден.
• Създайте си навик да носите бележник и химикал или диктофон със себе си, за да записвате интересни мисли, които ви хрумват.
• Започнете „дневник на успеха“, в който ще записвате всичките си успехи, независимо колко малки са, всеки ден. Това ще ви държи постоянно мотивирани и ще ви напомня, че сте на прав път.
• Научете се да казвате не. Тази способност ще ви спести от загуба на време, стремеж към ненужни цели и общуване с ненужни хора.
• Винаги мислете, преди да направите нещо. Претеглете всички плюсове и минуси. Опитайте се да не правите необмислени действия и действия.
• Винаги, когато сте в процес на нещо, спомнете си себе си, осъзнайте какво правите в настоящия момент. Ако чувствате, че не вървите напред, прекратете тази дейност.
• Погледнете критично към себе си: идентифицирайте вашите лоши навици, отнемащи време, неща, които ви харесва да правите, но които не ви придвижват към целта. След това постепенно и едно по едно заменете тези навици и дела с нови – ефективни.
• Определете основните си приоритети в живота и живейте според тях. Така че винаги можете да се съсредоточите върху основното и няма да губите време.
• Не извършвайте ненужни ненужни действия, не се занимавайте с чужда работа. Трябва да вървите напред сами, но не позволявайте да бъдете използвани като инструмент за постигане на чужди цели, ако самите вие ​​не се наслаждавате на това.
• Редовно и систематично отделяйте време за самоусъвършенстване: четене на книги, гледане на образователни и мотивационни видеоклипове, практикуване на вашите умения и т.н.
• Не спирайте дотук - след като сте постигнали една цел, поставете друга, по-сериозна. Така винаги можете да сте в добра форма, ще имате стимул и мотивация.

Прилагането на всички горепосочени препоръки ще ви позволи да постигнете успех във всяка област и да постигнете целите си в най-кратки срокове. Най-важното е постоянната работа върху себе си и прилагането на практика на придобитите умения. За да може всичко, което сте научили от този урок, да започне да дава плодове, трябва да започнете да планирате бъдещите си дейности днес. Започнете по всякакъв начин, практикувайте, усъвършенствайте ново умение и го превърнете в навик. Разбира се, невъзможно е да планираме всичко в живота си, но много е възможно.

Можете да намерите допълнителни интересни материали, свързани с планирането и ефективността на нашия ресурс 4brain:

Тествайте знанията си

Ако искате да проверите знанията си по темата на този урок, можете да направите кратък тест, състоящ се от няколко въпроса. Само 1 опция може да бъде правилна за всеки въпрос. След като изберете една от опциите, системата автоматично преминава към следващия въпрос. Точките, които получавате, се влияят от правилността на вашите отговори и времето, прекарано за преминаване. Моля, обърнете внимание, че въпросите са различни всеки път и опциите се разбъркват.

Здравейте! В тази статия ще говорим за планирането на работния ден.

Днес ще научите:

1. Защо да планирате работния си ден;
2. Кому трябва;
3. Как да планирате работния си ден.

Планиране на работния ден

През 21 век ритъмът на живот значително се ускори и продължава да набира скорост. Ако по-рано, за да постигнете успех, се изискваше да свършите едно количество работа, сега, за да постигнете успех, трябва да направите много повече. И хората започват да се сблъскват с липсата на време. Ако преследвате всички ежедневни задачи, които животът ни поставя всеки ден, изобщо няма време.

Планирането на работния ден е инструмент, който помага не само за ефективно използване на работното време, но и за намаляването му. Това не е банален списък със задачи, който трябва да бъде попълнен в строг ред. Планирането е способността да избирате какво трябва да се направи, защо и кога.

Ето защо доброто планиране не само структурира всичко, което правите за един ден, но и освобождава вашето време. На първо място, трябва да направите най-важните неща - това е основното правило. Полезно е за всеки човек, който има свободно време на работа и няма ясен график, да разпределя правилно времето си.

Какво включва планирането?

Планирането на работното време включва:

• Приоритизиране.
• Изберете важни задачи.
• Намиране на най-добрите начини за разрешаването им.
• Търсете работа в свободното си време.

Приоритизиранепомага ви да разберете кое се нуждае от внимание, кое може да се разреши от само себе си и кой проблем просто трябва да бъде игнориран. Времето и информацията станаха много по-ценни от преди, а да се ядосваш на нещо, което не дава резултат е безсмислено нещо.

Избор на важни задачи- почти същото като приоритизирането, само в рамките на един работен ден. Вие избирате какво ще доведе до важен резултат, какво трябва да се направи спешно и какво може да бъде отложено.

Намиране на най-добрите начини за решаване на проблемие много важен момент. Когато планирате, трябва да обмислите не само какво ще правите, но и как най-добре да го направите. В същото време е важно не само да спестите време, но и да направите всичко възможно най-бързо и ефективно.

Работа със свободно времесъщо трябва да бъдат включени в работния план. Имате ли свободни 2 часа на ден, които можете да отделите за нещо? Можете да кажете на шефа си за това и той ще ви натовари с работа, можете да се образовате или можете да положите усилия да развиете свой собствен проект.

Защо е важно да планирате работния си ден?

Всеки, който някога се е занимавал със свободна практика, бизнес или „работа на воля“ (като такси), разбира колко е важно да организирате нещата през деня. Но например повечето офис служители не смятат за необходимо да планират работния си ден.

Всъщност, главната причинапланиране на работния ден - повишаване на собствената ефективност. Ако слушате собственото си тяло, можете да разберете, че някои неща са по-добри за вас в даден момент, а други в друг. Например, за вас е по-удобно да се обаждате на други компании след обяд, тъй като вече сте се събудили, но все още не сте имали време да се уморите, а монотонната работа се върши по-бързо вечерта, така че е по-добре отложете информацията за шофиране в базата данни до 5-6 часа.

Планирането на работния ден взема предвид не само основните елементи за решаване на проблеми, но и личните предпочитания на всеки човек. Управлението на времето не е създадено, за да наложи един и същ модел на висока производителност на всички. Трябва да съобразите задачите си с характеристиките на вашето тяло.

Организирането и планирането на деня ви позволява да свършите повече за по-малко време, оставяйки време за нещата, които обичате.

Кой трябва да планира работния си ден

Всеки трябва да може да планира работния си ден. По този начин можете да спестите време и да работите по-ефективно. Но има 3 категории хора, които просто са длъжни да се занимават с лично планиране.

. Най-недисциплинираният работник е свободната практика. Той няма ясен график и само крайният срок му напомня, че е време да седне да направи нещо. Ето защо е много важно фрийлансърите, които работят с няколко клиента, да планират работния си ден. Често се оказва, че новите поръчки се появяват с един-два дни разлика и ако се забавите до последната, може да нямате време да работите по два проекта.

бизнесмени. Тук всичко е почти същото като на свободна практика. Особено ако е онлайн бизнес. От една страна можете да сте спокойни у ​​дома, когато служителите ви работят, но от друга страна този подход неминуемо ще се окаже провал. На Запад сред бизнесмените процъфтява култът към работохолизма. Те вярват, че ако не работите 60 часа седмично, значи сте мързеливи и нямате какво да правите в бизнеса.

Лидери. Лидерът не винаги ще бъде бизнесмен. Собственикът на компанията може да не участва активно в делата на своята компания, но нейният директор поема отговорността за работата на целия механизъм. Ето защо ръководителите на средни и големи компании трябва да използват времето си ефективно, защото бъдещето на компанията зависи от техните решения в дългосрочен план. Планирането на работния ден на мениджъра е начин най-ефективно да разпределите времето си между стратегически важни задачи.

Методи за планиране на работния ден

Има много начини да планирате правилно работния си ден. Но един от най-ефективните Матрицата на Айзенхауер. Същността му е следната.

Има 4 квадрата:

1. Квадрат А - Спешни и важни дела.
2. Квадрат Б - неспешни и важни неща.
3. Квадрат C - спешни и маловажни въпроси.
4. Квадрат Г - неспешни и маловажни неща.

Квадрат Апочти винаги трябва да е празен. При правилно планиране всички важни задачи трябва да се установят в квадрат B и да се изпълняват, когато се приближат до A.

Квадрат БТова са важни неща, които ще ви помогнат да постигнете целта си. Това включва всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на 1 работен ден.

Квадрат Созначава спешни и маловажни случаи, които трябва да бъдат прехвърлени на други хора. Ярък пример за спешни, но маловажни неща е обаждането на потенциален клиент. Един служител може да направи това, по-добре се съсредоточете върху други неща.

квадрат D,означава, че има неспешни и маловажни неща, които не ви приближават до целта, не дават положителни емоции и по принцип не са необходими. В това поле трябва да запишете всички безполезни идеи.

Това разделение на задачите според тяхната важност и спешност ви позволява да разберете на какво трябва да се обърне внимание през работния ден и какво може безопасно да се забрави. Матрицата помага не само в работните процеси, но и в ежедневието. Ако искате да научите английски, той е интересен за вас и ще ви помогне в кариерата - това е квадрат B. Но ако искате да научите испански само за да го знаете - това е D и можете спокойно да забравите за то.

Правила за планиране на работния ден

Има няколко правила за това как да управлявате ефективно работния си ден. За удобство ще разделим деня на 3 части:

• Началото на работния ден.
• Основен работен процес.
• Завършване.

Сутринта е най-важната стъпка. В зависимост от това колко сте спали, как сте ставали и какво сте правили, ще зависи вашето настроение, психологическа нагласа и представяне.

Принципите на "правилната" сутрин включват следното:

• Позитивно отношение. Ако се събуждате всеки ден с мисълта, че мразите работата си, производителността ви ще намалее. Опитайте се да започнете сутринта с приятни мисли.
• Опитайте се да не се "люлеете". Забелязали ли сте, че след като станете сутрин, ви трябват още 30-40 минути, за да се възстановите окончателно? Това е време, което не си струва да губите. Веднага след събуждане вземете душ, направете кафе и вместо половин час „за никъде“, можете да закусите на спокойствие.
• Спокойна закуска и път за работа. Започването на деня бавно е много важно. Когато бързате, тялото изразходва допълнителна енергия и нерви, които биха могли да бъдат използвани за по-продуктивна работа. Ако не можете да си позволите обилна закуска и спокойно пътуване, лягайте си по-късно и ставайте по-рано.
• Ключови задачи. Повечето успешни бизнесмени са склонни да твърдят, че най-важните задачи трябва да се извършват сутрин. Както се казва: „Ако искаш да направиш всичко, изяж една жаба за закуска“. Ролята на жабата е случаят, който изобщо не искате да поемете. Направете го сутрин и положителното отношение от факта, че „жабата е изядена“ ще продължи цял ден.

Основният работен процес се състои от следните задачи:

• Решете спешни проблеми. Важно е да разберете, че ако през работния ден върху вас е паднал някакъв спешен бизнес, не е необходимо да превключвате цялото си внимание изключително върху него. Първо трябва да разберете дали е важно или не. Ако е важно, тогава трябва незабавно да продължите към него. Ако не, прехвърлете отговорността за изпълнението му на друго лице.
• Спазвайте крайни срокове. Всеки ден трябва да си поставяте приблизителни срокове, за които трябва да се справите с целия обем от задачи. Важно е да не е „Направете всичко преди 18:00“, а „В 14:00 - започнете да правите план, в 15:00 - анализирайте показателите, в 16:00 - напишете отчет" и т.н.
• Ред на работното място. Това е подразбиращ се, но много важен момент. Ако бюрото ви е бъркотия, очите ви постоянно ще се губят сред него. И ако на работното място се появи някакъв чужд документ, можете да започнете да го изучавате и просто да загубите 20-30 минути.
• Не следвайте импулси. Това е най-важното. Има някои задействания, които ви карат да изместите фокуса си от работа към нещо по-малко важно. Обадете се на приятел, когато преглеждате план за продажби? По-добре е да не правите това, тогава ще загубите концентрация и лесно можете да пропуснете работното настроение.
• Групирайте рутината си. Много е важно. Ако трябва да направите 60 телефонни разговора през деня, тогава е по-добре да ги разделите на няколко малки групи, по 10 до 15 наведнъж. След обаждането можете да изпълните друга задача. Като постоянно преминавате от рутинна към енергична дейност, можете да направите много повече.

Краят на работния ден се основава на следните принципи:

• Допълнете каквото е необходимо. Има група случаи, които попадат в квадрата „важни, но не спешни“. Те се попълват най-добре през работния ден, а квадратът „важни и спешни“ винаги остава празен.
• Проверете резултатите си спрямо плана. Всичко, което сте направили за един ден, трябва да се сравни с това, което сте планирали. Ако току-що сте започнали да планирате работния си ден, тогава малките отклонения от плана ще бъдат в реда на нещата. Опитайте се да ги запазите възможно най-малко.
• Направете план за следващия ден. Най-добре е това да стане в края на предишния работен ден. Така че поддържате работното настроение и, но е важно да съставите истинска програма за работа.

Ако сте лидер, тогава през работния ден трябва да работите в тясно сътрудничество със секретарката си.

Не забравяйте, че това са общи съвети. Те не отчитат вашите индивидуални характеристики. Ако ви е по-удобно да вършите спешна работа следобед, а не сутрин, това е ваше право. Ако предпочитате да свършите голяма и трудна задача последна и това по никакъв начин не се отразява на настроението ви за един ден, нека тя продължи.

Планирането на работния ден трябва да бъде индивидуално.

Основните грешки при планиране на работния ден

Въпреки факта, че практиката на управление на времето е твърдо установена в живота ни, повечето хора правят често срещани грешки, когато планират работния си ден. Ето някои от тях.

Грешка 1. Неправилно приоритизиране.

Матрицата на Айзенхауер ни казва, че имаме важни неща за вършене. Но много хора лесно могат да объркат кое е важно за тях. Квадрат А, който трябва да остане празен и отговорен за спешни и важни въпроси, те често бъркат с С, където са натрупани маловажни въпроси, които изискват незабавно внимание.

Важно е да запомните, че трябва да харчите енергия изключително за това, което е важно за вас в даден момент. Трябва да работите за бъдещето, когато нещата могат да бъдат отложени и правилно планирани.

Грешка 2. Прекалено много време се отделя за дреболии.

За да обясним защо на първо място е необходимо да се направи „основа“, а едва след това малките неща, ще използваме закона на Парето. Казва, че 20% от усилията дават 80% от резултатите. Тоест, когато работите върху нещо важно, изразходвате 20% от усилията и постигате 80% от резултата. Когато работите върху малките неща, получавате 4 пъти по-малко резултат и харчите 4 пъти повече енергия.

Нека разгледаме малък пример.Трябва да стартирате рекламна кампания. Ако създадете 10 рекламни послания, изберете ключови думи и фрази за тях и ги стартирате на подготвени сайтове, тогава това ще бъде 20% от работата, която ще даде 80% от резултата. Но ако прекарвате време в редактиране на шрифтове и изображения, подбиране и изглаждане на фрази и намиране на допълнителни платформи за реклама, ще отделите много повече усилия. Всичко това ще трябва да се направи, но след началото на рекламната кампания, когато постигнете първия резултат.

Грешка 3. Липса на време за лични въпроси.

Всеки човек трябва да има личен живот и свобода на избор на професия. Ако имате много работа и не намирате един или два часа, за да се занимавате с хобито си, тогава това е лошо планиране на собствения ви ден. Планирането на работното време е важно не само защото ви позволява да правите повече. Дава ви възможност да правите това, което обичате, без да бързате.