Ecm програма за автоматизиране на документооборота шеф-асистент. Поддръжка на сложни организационни структури

Отговорностите на фирма БОСС-Референт включват:

• разработване на едноименния продукт - системата за електронен документооборот BOSS-Referent;
• развитие на партньорска мрежа;
• консултации и поддръжка на партньори и потребители на системата;
• образование;
• маркетингово популяризиране на продукта.

Партньорска мрежа BOSS-Referent

Партньорите на фирма BOSS-Referent предоставят услуги по внедряване на система за електронен документооборот, поддръжка на създадени решения, адаптиране на системата към клиентските задачи и обучение на потребители. На всеки партньор се присвоява един от трите статуса:

• Генерален съдружник - има широка компетентност, голям брой дипломирани специалисти и опит в изпълнението на множество проекти за изпълнение;
• Партньор - разполага със сертифицирани BOSS-Referent специалисти, обучени да изпълняват проекти за изпълнение;
• Дистрибутор - доставя EDMS BOSS-Referent.
• Партньорската мрежа на BOSS-Referent обхваща почти всички региони на Русия, както и Украйна и Казахстан. В секцията „Партньори“ на нашия уебсайт можете да намерите партньор във вашия регион или да изберете компанията, която ви интересува, в азбучния каталог.

Сервиз и поддръжка BOSS-Референт

Поддръжката на внедрени системи за електронен документооборот BOSS-Referent е възможна в базова и разширена версия:

• Гаранционната (базова) поддръжка се осигурява от производителя, BOSS-Referent.
• Разширената техническа поддръжка се осигурява от партньорите на BOSS-Referent.
• BOSS-Референтни курсове за обучение

Компанията BOSS-Referent предлага обучение в Москва по следните курсове:

• „Методология за внедряване на EDMS BOSS-Referent“
• „Основи на администрирането на EDMS BOSS – Референт“
• Обучението на специалисти от партньори на компанията BOSS-Referent в рамките на партньорската програма е безплатно.

История

През януари 2012 г. стана известно, че в ИТ групата структурата на управление на ECM практиката (управление на корпоративно съдържание, съхранение на корпоративна информация, включително електронно управление на документи, EDMS) се е променила сериозно.

През декември 2011 г. се появи 100% дъщерно дружество на управляващото дружество на групата Business Logic 2.0, което в допълнение към внедряването на ECM ще се ангажира в ново направление за групата - системи за управление на бизнес процеси (BPM).

До този момент практиката на ECM беше представена от дълго съществуващия разработчик на EDMS „Boss-Referent“ и „IT Information Management“, създаден през април 2011 г., който внедрява подобен софтуер. Преди създаването на Информационен мениджмънт като отделна компания, внедряването се представляваше от отдел интегратор.

Посоката е важна за групата. Както каза Тагир Япаров, председател на борда на директорите на IT, за CNews, през изминалата година ECM практиката възлиза на около 500 милиона рубли. приходи. С общ доход за 2010 г., според рейтинга „CNews100: Най-големите ИТ компании в Русия“, 4,7 милиарда рубли. Що се отнася до числеността на служителите, според новия генерален директор на „Бизнес логика” и „Бос референт” Мария Каменнова в момента в направлението работят около 230 души, от които около 180 служители са в изпълнение. В края на 2010 г., според рейтинга на CNews, в ИТ групата са работили общо 1550 души.

Преди пристигането на Каменната компания те са били подчинени на различни хора. Изпълнителната компания - Георги Подбуцки, който остана в Business Logic като заместник-директор, отговарящ за ECM. Разработчиците бяха ръководени от Андрей Гриб, който сега напуска IT. Япаров обяснява напускането си с факта, че „не всички мениджъри са се интегрирали в новата матрична структура, която предвижда по-голямо делегиране на отговорности“.

Юридически Boss Referent остава организация, независима от Business Logic, която също е изцяло собственост на управляващото дружество на групата, казва Япаров. Източник на CNews от групата обаче е уверен, че говорим за пълно пренасочване на разработката на EDMS към внедрителите. „Въпросът не беше ограничен до напускането на Гриб; хора от компанията-изпълнител дойдоха и на други ръководни позиции в Boss-Referent“, казва той. - Дълго време съществуваше нормална бизнес вътрешна конкуренция между структурите, имаше и взаимни обвинения в провали. През последните няколко години се смениха няколко директора в изпълнението. Сега „Референтът на шефа“ стана напълно зависим от изпълнителите.“

Въпреки разтърсването на дирекцията, Тагир Япаров възнамерява ежегодно да удвоява приходите от работата си, т.е. Тази година трябва да достигне милиард рубли. Днес беше подписано споразумение между Business Logic и немския BPM разработчик Metasonic. Все още има планове за поддръжка на мултиплатформен „Boss Referent“: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, мобилни версии за iOS и Android. Според анонимен събеседник на CNews по време на реорганизацията редица програмисти са напуснали компанията и ще трябва да бъдат наети нови, за да реализират тези планове. Наскоро ИТ обяви стаж в областта на ECM.

Системата за управление на документация BOSS-Referent е софтуерен пакет, който позволява на организациите да създават ефективни системи за електронно управление на документи и офис автоматизация и по този начин да осигурят значително повишаване на ефективността на управленските структури. По-специално, създаването на такива системи в една организация позволява:

Увеличете скоростта на вземане на решения и тяхното качество

Засилване на контрола върху изпълнителската дисциплина

Увеличете управляемостта на организацията

Увеличете производителността на отделни служители, работни групи и организацията като цяло.

Системата BOSS-Referent има голям брой реализации и е предназначена за предприятия с различни размери и форми на собственост:

• Големи търговски предприятия и холдинги
• Федерални власти
• Регионални държавни органи и други държавни предприятия
• Географски разпределени предприятия
• Фирми със сложни организационни структури
• Фирми с голям обем документооборот
• Малки, бързо развиващи се компании.

Функционалността на системата BOSS-Referent може да се използва както от мениджъри, така и от ръководители на отдели, ИТ специалисти, чиновници, ръководители, секретари и други служители на предприятия, благодарение на широк набор от автоматизирани бизнес процеси:

• Работа с вътрешни документи на организацията
• Обработка на входящи и изходящи документи
• Управление на външни контакти
• Работа с организационни договори
• Организиране на новинарски канали и конференции
• Поддържане на указател на организацията в електронен вид
• Инженерна поддръжка на бизнес съоръженията на организацията
• Организация и планиране на събития.

Електронна система за управление на документи, изградена на базата на системата за управление на документация BOSS-Referent, може условно да бъде представена като набор от няколко слоя.

• Хардуер: сървъри, клиентски работни станции, локални мрежи, модеми, принтери, скенери, непрекъсваеми захранвания и друго техническо оборудване.
• Операционна система: мрежова операционна система Windows, Linux, други и транспортни протоколи, които комбинират целия хардуер в един комплекс.
• Lotus Notes/Domino е приложна софтуерна платформа, която е добавка към мрежова операционна система и включва инструменти за съхранение на документи, репликация на данни (синхронизация), търсене в пълен текст, електронна поща и други важни механизми.
• BOSS-Referent - приложно свързани софтуерни модули, които работят в среда Lotus Notes/Domino и поддържат бизнес процеси на управление и отчасти функционален документооборот.
• Организационна и нормативна поддръжка: наредби, правила за работа, инструкции за потребители и системни администратори и др.

BOSS-Referent включва набор от взаимосвързани подсистеми, предназначени за създаване на система за електронно управление на документи и офис автоматизация:

• Системни речници
  • Справочник на организацията
  • Речници
  • Външни получатели
• Системни услуги
  • Координация
  • Поръчки
  • Превключване
  • Шаблони
  • Секретар
  • Кабинет
  • Система за търсене
  • Буфер
  • Електронно съхранение на изображения
  • протокол
• Функционални подсистеми
  • офис
  • Документация
  • Служебни бележки
  • Външни контакти
  • Контрол на договорите
  • Инженерна поддръжка
  • Конференции
  • Новини

Голям принос за удобството и скоростта на внедряване на BOSS-Referent има добре изградената системна архитектура, която се основава на отвореност и модулност.
Модулността се осигурява от специализираната база данни „Switch“, която служи като „Център за управление“ на цялото BOSS-Referent SDOU. Този независим, функционално завършен модул съдържа информация за текущата конфигурация на системата и необходимия програмен код за организиране на взаимодействието между базите данни. Всички бази данни се регистрират автоматично в комутатора по време на инсталацията.
Втората важна функция, изпълнявана от базата данни Switch, е конфигурацията на потребителските работни станции. Конфигурацията се разбира като набор от системни бази данни, регистрирани в отделен комутатор и необходими за работата на потребителите от различни отдели на компанията. Внедряването на EDMS в няколко конфигурации позволява на всеки служител да работи само със собствените си бази данни. С помощта на превключвателя можете да създавате неограничен брой конфигурации с различна степен на сложност, като напълно повтаряте съществуващата схема на документооборот в предприятието. Превключвателят бързо свързва всички допълнителни модули към системата и също така навигира през бази данни.
BOSS Referent е отворен за разработчици. Всяка база данни BOSS-Referent може да бъде променяна от разработчиците на клиента. В допълнение, собствена база данни може да бъде добавена към BOSS-Referent SDOU, предмет на определени правила и споразумения.
Нови бази данни, формуляри, изгледи, агенти и дизайнерски елементи могат да бъдат създадени в системата с помощта на стандартни инструменти за разработка Lotus Domino Designer. В допълнение към вградените инструменти за разработка, IT Co. предоставя на клиента специален инструментариум за разработчици - Toolkit, който ви позволява бързо да създавате собствени бази данни и да ги интегрирате с BOSS-Referent, без да нарушавате и целостта на системата. като промени всеки модул от информационната си среда.

Можете да прочетете подробно за всички промени във версия 2.56.1 тук.

3 Функционален модул „Офис” Пълен цикъл на работа с входяща и изходяща кореспонденция: Използване на шаблони за карти с документи Регистрация на кореспонденция Изпращане на документи за разглеждане, въвеждане на резолюции Формиране на опознавателни листове Следене на местоположението на оригиналния хартиен документ Изпълнение, запознаване, изпращане на „за използване” Сканиране на документи и обработка на документи, получени през и от факс сървъра Резервиране на номера за изходящи документи Поддръжка на централизирани, децентрализирани и смесени форми на документооборот

4 Създаване на RC за входящ документ, създаване на нов контрагент от картата на документа, проверка на документа за повторна регистрация, посочване на регистъра за регистрация за този тип документ, посочване на крайната дата и входяща резолюция 1) отпечатване на стикер или карта с помощта на баркод 2) прикачете сканирано изображение на документа: от локален диск от скенер (обикновен или сканиран с баркод)

5 Регистрационна поддръжка за сложни регистрационни номера. Настройка на шаблони за номериране на всички видове документи. Възможност за използване на няколко формата за един брояч. Върху документа се поставя регистрационен печат, номер и баркод. Възможно е да се използва опростен RC - експедиция.

6 Преглед Възможност за преглед на документ от няколко служители. Възможност за използване на стандартни маршрути за входящи документи. Възможността за създаване на проекторезолюции и използване на шаблони за резолюция поставя документ под контрол чрез указване на типа контрол изберете контролер или управляващо звено добавете параграф от резолюцията ръчно или прегледайте/редактирайте предварително създадена проекторезолюция от шаблон

7 Параграф от решението Посочват се отговорният изпълнител и съизпълнителите, предмет, срок и контролиращо лице. Създават се инструкции за контролни точки на резолюцията, а за неконтролни точки документът се изпраща за преглед. запишете прехвърлянето на оригинала създайте поръчка с периодичен контрол

8 Инструкции Изпълнителят получава известие за получаване на инструкция за изпълнение. Авторът и контрольорът на поръчката могат: да коригират срока за изпълнение, да сменят изпълнителите, да отменят инструкциите Авторът, контрольорът и изпълнителите получават известия за нарушаване на сроковете за изпълнение.

9 Изпълнение на поръчки Изпълнителят на поръчката може: да създаде нова поръчка въз основа на своята поръчка (верига от поръчки), ако е необходимо, да въведе отчет за изпълнението за съизпълнители чрез създаване на нов документ, като вземе отчет от поръчката на съизпълнител или дъщерна поръчка, поставяне на прикачен файл, връзка към предварително изготвен документ, само коментар за изпълнението, публикуване на отчет за изпълнение на поръчката

10 Контрол на изпълнението Авторът и администраторът на поръчката могат да одобрят поръчката или да я върнат за преразглеждане. Контрол на дисциплината на изпълнение: отчети за дисциплината на изпълнение (генератор на отчети ReportsMan). поръчката е изпълнена поръчката е просрочена поръчката се изпълнява администраторът може да одобри поръчката директно в картата на документа

12 Подготовка на изходящи 1. Попълнете полетата на картата; задължителните полета са маркирани с икона; някои полета могат да бъдат попълнени по подразбиране; стойността се въвежда директно в полето; има възможност за попълване на полетата на Република на Казахстан без използване на мишката; регистрационните данни могат да бъдат променени на етапа на регистрация

13 Подготовка на изходящ 2. Поставете документа, въведете текст в полето „Съдържание“, добавете прикачен файл от локалния диск от базата данни Шаблони от скенера Прикаченият файл може да бъде прикачен предварително към шаблона на картата. Размерът на прикачения файл може да бъде ограничен от системния администратор.

15 Подготовка на изходящ 3. Създайте маршрут чрез промяна на съществуващия маршрут Маршрутът може да бъде зададен: 1) „твърдо“ - не можете да променяте одобряващите и реда на одобрение 2) „гъвкаво“ - можете да изтривате и добавяте одобряващи 3) вие можете да добавяте нови, но не можете да изтриете тези по подразбиране. Параметрите се конфигурират за всеки етап на одобрение.

21 Одобрение на документи Допълнително одобрение и Допълнително делегиране. одобрение – допълнителен клон за одобрение. Документът съдържа визата на основното одобряващо лице, независимо от решенията на допълнителното лице. координиране Делегиране – документът съдържа визата на служителя, на когото е делегирано одобрението.

28 Модул „Жалби от граждани” Пълен цикъл на обработка на устни и писмени жалби: Регистрация на жалба Преглед Формиране на решения, изпълнение Подготовка и одобрение на отговор на жалба Формиране на свързани искания към външни организации Регистрация на отговори на искания от външни организации

30 Автори на жалби Работа с автори на жалби: Възможност за свързване на директорията „Класификатор на адреси на Русия“ (KLADR) Пълна информация за автора: пълно име, адрес, месторабота, социален статус, предимства и др. EDMS BOSS-Referent е преминал сертификат FSTEC, необходим за сертифициране за клас защита на личните данни на нива 2-4.

31 Поддръжка на процесите на вземане на решения Видове документи, обработвани в процеса на вземане на решения: В системата BOSS-Referent документационният компонент на процеса на вземане на решения е автоматизиран. ORD приложение Вътрешен меморандум Договор Проект на изходящ документ Бизнес процесите в модул „Вземане на решения” се изпълняват чрез стандартни процеси за вземане на решения.

32 Функционален модул „Вземане на решения” В базата данни Вземането на решения се извършва: Формиране на маршрута на документа Промяна на маршрута „в движение” Контрол на движението на документи Регистрация на документи (включително автоматична регистрация) Резервиране на номера за договори, оперативни поръчки и проекти на изходящи документи Поддръжка за работа с листове за одобрение, запознаване и изпращане по пощата Формиране на поръчки въз основа на документи и контрол на тяхното изпълнение 37 Уведомителна услуга Потребителят е информиран за всички системни събития, както и за действията, които трябва да бъдат извършени в системата, чрез пристигащи известия: Известията се разделят на: Задачи Информационни съобщения в базата данни Кабинет (показва се в Дневника на началната страница) към пощенска кутия на Lotus Notes или друга пощенска система

арабски български китайски хърватски чешки датски холандски английски естонски финландски френски немски гръцки иврит хинди унгарски исландски индонезийски италиански японски корейски латвийски литовски малагасийски норвежки персийски полски португалски румънски руски сръбски словашки словенски испански шведски тайландски турски виетнамски

определение - BOSS-Referent BOSS-ReferentMaterial от Wikipedia - безплатната енциклопедия

Системата BOSS-Referent е предназначена за автоматизиране на управлението на документооборота и работата в офиса. Създаден през 1996 г., днес EDMS BOSS-Referent е един от лидерите на руския пазар на решения от клас ECM (Enterprise Content Management). От всички EDMS работни станции, инсталирани през 2008 г., 25%, тоест всеки 4-ти, са внедрени в системата BOSS-Referent (според прегледа на пазара на EDMS, публикуван от DSS Consulting).

Най-голямата EDMS в Русия е изградена на платформата BOSS-Referent във Федералната данъчна служба на Руската федерация (FTS) - повече от 85 000 потребители, а в компанията MTS - системата обединява повече от 25 000 служители.

За кого е предназначен EDMS BOSS-Referent?

Потребителите на системата за управление на електронни документи BOSS-Referent са федерални и регионални власти, държавни унитарни предприятия, търговски дружества, включително холдингови дружества с голяма клонова структура и малки организации.

Автоматизирането на управлението на документите с помощта на BOSS-Referent води до повишаване на производителността на служителите, по-лесен достъп до информация за вземане на управленски решения, подобряване на изпълнителската дисциплина, а оттам и цялостно повишаване на качеството на управление.

Какви управленски задачи помага за решаването на EDMS BOSS-Referent?

• организира ефективна работа с договори;
• направете вътрешния корпоративен документооборот възможно най-безхартиен;
• автоматизирайте документооборота на федералните или регионалните власти;
• осигуряват висококачествен контрол върху изпълнението на инструкциите на ръководителите;
• повишаване на ефективността на обработката на приложения;
• реализиране на проектен документооборот и възможност за работа в екип;
• установяване на управление на документи в рамките на системата за управление на качеството.

Какви резултати дава внедряването на EDMS BOSS-Referent?

В органите:

• подобряване на качеството на обществените услуги;
• подобряване на дисциплината на изпълнение, повишаване на контролируемостта;
• повишаване на прозрачността и откритостта на дейностите;
• намаляване на разходите за подпомагане работата на държавните органи;
• създаване на основа за цялостна информационна система като „електронно правителство” (междуведомствен документооборот, EARs, архиви, портали за държавни услуги).

За търговски дружества:

• повишена контролируемост;
• бърз отговор на промените;
• повишаване на конкурентоспособността на компанията на пазара.

Периодът на изплащане на системата варира от шест месеца до 2 години.

Автоматизирани процеси

Системата BOSS-Referent е предназначена за автоматизиране на процесите на документооборот и управление.

Системата включва функционалност, която ви позволява да реализирате:

Поддръжка на процесите на одобрение

• дава възможност за използване на стандартни и създаване на специализирани процеси;
• предвижда възможност за промяна на списъка на одобряващите лица, вида и времето на одобрение;
• ви позволява да контролирате процеса на одобрение;
• предоставя информация за версиите на документа и хронологията на одобрението.

Контрол на изпълнението на поръчките

• осигурява осчетоводяване на всички издадени поръчки;
• ви позволява да наблюдавате навременността на изпълнение на поръчките и натовареността на специалистите;
• генерира статистика за изпълнение на поръчки и обработка на документи.

Работа с входяща и изходяща кореспонденция

• осигурява регистрация на получената кореспонденция в различни видове;
• поддържа регистрационни номера с всякаква сложност;
• ви позволява да свързвате документи един към друг;
• дава възможност за налагане на решения и изготвяне на проекторешения;
• осигурява работата на няколко офиса в едно информационно пространство.

Повече подробности за възможностите на системата можете да намерите на сайта на производителя.

Предимства

EDMS BOSS-Referent има редица уникални търговски и технологични предимства, които осигуряват на системата лидерство на руския пазар на решения за управление на документи.

Системата отговаря на нуждите както на големи, така и на малки организации от всяка индустрия и позволява на държавните органи да създават сложни информационни системи, включително EAR, портали, правно значим документооборот и архиви.

Предимствата на BOSS-Referent EDMS се определят от широките възможности на платформата IBM Lotus, високотехнологичната архитектура и богатия опит при внедряването. Могат да се подчертаят следните предимства на решението:

Удобен за потребителя интерфейс

EDMS BOSS-Referent е предназначен да подобри ефективността на организацията като цяло и в частност на нейните служители. Важен фактор, влияещ върху това колко бързо служителите се включват в работата с ново приложение и колко бързо се изпълняват стандартните операции в системата за управление на електронни документи, е това, което се нарича използваемост - потребителски интерфейс, фокусиран върху осигуряването на максимално психологическо и естетическо удобство за потребителя. за работа с приложението. BOSS-Referent е удобен и лесен за използване

Интерфейсът на системата BOSS-Referent в момента е интуитивен за обикновените потребители и един от най-удобните за използване сред подобни системи.

"Ежедневно" и "Картодържател"

От версия 3.2.1 в системата е внедрена начална страница, която съдържа елементи, които се използват постоянно в работата - дневник и визитка.

Концептуално, началната страница е индивидуална автоматизирана работна станция (AWS). Това означава, че всеки потребител може да конфигурира компонентите на страницата така, че да му е удобно да работи, а основните инструменти на системата са винаги под ръка.

Само информацията, от която се нуждаете

Интерфейсът на системата BOSS-Referent е проектиран така, че различните групи потребители да работят по-бързо и с по-голямо удобство: предоставят им се само необходимите им инструменти и данни.

Потребителите могат да бъдат разделени на следните групи според задачите, които трябва да решават при работа със системата:

• изпълнители - попълват карти с документи, изпращат документи за одобрение и подписване, следят напредъка на документите, докладват за инструкции от ръководството;
• мениджъри - вземат решения по документи (координират и подписват документи), наблюдават изпълнението на инструкциите;
• Служители - приемат, регистрират, изпращат документи, следят за изпълнителската дисциплина.

За всяка група потребители интерфейсът дори на един и същ документ ще бъде различен.

Пълен уеб достъп

BOSS-Referent има напълно функционална уеб версия, която поддържа всички потребителски функции. По този начин с EDMS BOSS-Referent е възможна пълноценна работа на потребителя както в клиента Lotus Notes, така и чрез уеб браузър.

Удобство за потребителя

Работата с BOSS-Referent EDMS в мрежата практически не се различава от работата в клиента Lotus Notes.

Интерфейсът на двете версии е идентичен - инструментите, документните карти и принципите на навигация в системата са еднакви. Ако потребителят работи и с двете версии, например в офиса се използва Lotus клиент за достъп, а уеб браузърът се използва за достъп от дома, тогава той няма да има нужда да научава правилата за работа с всяка версия - те са идентичен за двете версии.

Кога е подходящо да се използва уеб достъп до системата?

Би било по-правилно организацията да работи с BOSS Referent чрез уеб интерфейс при следните условия:

• когато една организация е приела имейл клиент, различен от Lotus, като корпоративен стандарт, със сигурност не е препоръчително да го замените и работата с документи може да се реализира чрез интернет версията на системата;
• когато значителна част от потребителите на EDMS са мобилни потребители, за които е по-удобно да имат достъп до системата от всяка точка, оборудвана с достъп до Интернет;
• ако политиката на организацията за информационни технологии включва използването на приложения, достъпни чрез уеб интерфейс, когато това е възможно;
• ако организацията има много голям брой потребители в географски отдалечени офиси, използването на уеб версията ви позволява да ускорите внедряването на EDMS и да намалите разходите за проекта.

Технически характеристики

За конфигуриране на уеб достъп до системата BOSS-Referent не е необходим допълнителен сървър: възможността потребителите да работят с уеб версията се осъществява чрез допълнителна конфигурация на сървъра Lotus Domino. Същият сървър се използва и за поддръжка на потребители, работещи в клиента Lotus.

Удостоверяването на системните потребители при работа в мрежата се осъществява по един от трите начина:

• използване на Lotus Domino (единствената възможна опция за потребители, които комбинират работа през мрежата и дебел клиент);
• чрез Active Directory (можете да използвате компонента Winlogon);
• използвайки LDAP-съвместима директория.

Известията, пристигащи в имейлите на потребителите, когато работят в мрежата, са под формата на html връзки (вместо Lotus връзки, използвани при работа в имейл клиента на Lotus).

За да използвате уеб достъп, не е необходимо да изтегляте ActivX елементи и Java аплети. След като потребителят има възможност да работи в мрежата, той просто влиза в посочената от администратора връзка, преминава през удостоверяване, след което може веднага да работи с пълната версия на системата.

Бърза автоматизация на процесите

Какво е необходимо за бързо внедряване на EDMS? За целта е необходимо в кратки срокове да се настроят процеси (регулации) за работа с документи в системата.

Поради това BOSS-Referent идва с набор от предварително конфигурирани процеси за работа със стандартни документи, които само трябва да бъдат персонализирани за конкретен клиент. Системата също така съдържа дизайнерски елементи, предназначени за бързо изграждане от „кубчета“ на процеси за обработка на специализирани документи (като например процесът на одобрение на заявление за кредит). Това ви позволява значително да намалите времето за внедряване и адаптиране на системата към изискванията на клиента.

Във всяка организация има правила за работа с документи, които могат или не могат да бъдат записани под формата на наредби (или наредби) и трябва да се вземат предвид при автоматизирането на бизнеса. Регламентът определя какво се случва с даден документ на различните етапи от неговия жизнен цикъл. При внедряване на система за автоматизация на управлението регламентите се прилагат под формата на електронни административни регламенти (ERA). В EDMS BOSS-Referent електронните разпоредби се наричат ​​„процес на вземане на решение“ (например „процес на вземане на решение по договор“ или „процес на вземане на решение по бележка“).

Елементи на всеки „Процес на вземане на решения“ (регулации)

„Процесът на вземане на решение“ се формира от картата на документа и маршрута на документа.

Картата на документа е екранна форма, която се конфигурира от администратора и съдържа атрибутите на документа и самия документ под формата на сканирано електронно изображение или чернова на документ, например във формат Microsoft Word.

Маршрутът на документ е поредица от етапи на обработка на документи, която е конфигурирана за типове документи от системния администратор. Маршрутът може да включва следните етапи на обработка на документи:

• Подготовка;
• координация;
• подписване;
• изявление;
• Регистрация;
• екзекуция;
• прехвърляне в архива.

Етапът „координация“ може да се състои от един или няколко етапа. Всеки етап се създава с помощта на един от следните блокове за одобрение:

• паралелен;
• последователен;
• с преходи според условията.

Създаване на „Процеси за вземане на решения“ (Регламенти)

Целият поток от документи, обработван от всяка организация, може да бъде разделен на документи, характерни за по-голямата част от организациите, и специализирани документи, обикновено с производствен характер (в банки - това са заявления за кредит, в консултантски компании - отчети и др. ).

BOSS-Referent съдържа предварително конфигурирани процеси за работа със стандартни документи и също така ви позволява да сглобявате специализирани процеси от „кубовете“ на дизайнера, вградени в системата.

Настройка на стандартни процеси

Основната версия на системата BOSS-Referent включва 5 предварително конфигурирани „Процеси за вземане на решения“ за стандартни документи (използвани в по-голямата част от организациите):

• договори;
• организационни и разпоредителни документи;
• чернови на изходящи документи;
• бележки;
• приложения.

За тези процеси системата BOSS-Referent прилага стандартни маршрути за документи и стандартни карти за документи. Вградените процеси са универсални и могат да се променят от администратора с прости настройки.

Структурата на картата за всеки от 5-те стандартни процеса се конфигурира от системния администратор. Някои полета могат да бъдат попълнени по подразбиране; някои полета могат да бъдат попълнени с помощта на системни справочници.

Маршрутите за предварително конфигурирани процеси вече са дефинирани в системата и се състоят от описаните по-горе етапи на обработка на документи и блокове за одобрение. Системният администратор може да конфигурира процеса на одобрение с помощта на блокове за одобрение, както и да дефинира служителите, участващи в одобрението, подписването и одобрението на документи.

Създаване на персонализирани процеси

За фирми, използващи специализирани документи (например заявки за кредит) в BOSS-Referent е възможно бързо да се проектират необходимите специализирани маршрути и карти с документи.

Създаването на специализиран маршрут се извършва с помощта на Lotus Workflow Architeсt от стандартните етапи на обработка на документи и блокове за одобрение, вградени в системата (описани по-горе).

За създаване на карти за специализирани документи, които включват необходимата композиция на полета, се използват инструменти на Lotus Domino Designer.

След създаването на картата и маршрута процесът се конфигурира по същия начин, както при стандартните процеси.

Оптимално за разпределени среди

BOSS-Referent е едно от най-добрите налични решения на руския пазар за организиране на ефективен документооборот в организации с географски разпределена структура, доказано от редица успешни проекти, включително:

• Най-голямата EDMS в Русия е изградена на платформата BOSS-Referent - броят на потребителите на системата за управление на електронни документи във Федералната данъчна служба на Руската федерация (FTS) надхвърля 85 000, системата е внедрена в териториалните органи на Федералната данъчна служба на всички субекти на Руската федерация, системата се поддържа от повече от 350 сървъра;
• Най-голямата EDMS в търговския сектор е създадена на BOSS-Referent в MTS - системата обединява повече от 25 000 служители от подразделенията на компанията в Русия и редица страни от ОНД в единно информационно пространство, а работата й се поддържа от повече от 100 сървъри.

Ефективността на системата за електронно управление на документи в разпределена среда зависи от това колко добре е организирана доставката на документи до потребители, разположени на разстояние един от друг. Тоест всички потребители, работещи в EDMS, независимо от местоположението им, трябва да имат достъп до всички документи, необходими за тяхната работа. В BOSS-Referent са внедрени всички функции на системата, така че да работят коректно в условия на териториално разпределение.

За работа в разпределена среда системата BOSS-Referent използва всички предимства на платформата Lotus Domino, както и собствен транспортен механизъм. С тяхна помощ системата предоставя следните възможности:

• Приложен е принципът „електронен документ се доставя само там, където потребителите имат нужда за работа“. Това означава, че ако даден документ се обработва в централния офис на компанията и в един от нейните клонове, тогава документът трябва да се намира в тези два обекта и никъде другаде;
• При прехвърляне на документ (например такъв, който е в процес на одобрение) в друг обект, заедно с него се изпращат и всички съпътстващи го документи;
• Доставката на документи, инструкции и данни се извършва в пакет и става почти моментално. В този случай не е необходимо да се извършват сложни настройки за сървърни права и репликация;
• Транспортният механизъм BOSS-Referent има функцията за гарантирана доставка на пакети документи - ако пакетът не е доставен изцяло, системата го изпраща повторно, а при невъзможност за доставка на пакета, информира администратора. За да открие причините за неуспешната доставка, администраторът може да използва инструмент за диагностика на процесите на пренос на данни;

Администрирането на системата BOSS-Referent, работеща в разпределена среда, е толкова просто, колкото администрирането на един сайт. В същото време администрирането на отдалечени офиси е възможно от една точка, например от централния офис. Така системата се актуализира до нова версия на всички сайтове на MTS EDMS за една нощ и се извършва от администратори от централния офис на компанията;

• Функцията за поддръжка на преместване на потребители ви позволява да разрешите проблема с преместването на потребители и техните документи от един сайт на друг. След прехвърляне на потребител, например, от клон към централен офис на организация, пакет от всички документи, с които потребителят е работил преди прехвърлянето, се изпраща като копие от сървъра на клона към сървъра на централния офис.

Бързо изпълнение

EDMS BOSS-Referent се отличава с комбинация от три уникални предимства:

• от една страна, системата съчетава дизайнерски елементи и благодарение на това процесите на управление на документи могат да бъдат автоматизирани много бързо;
• от друга страна, той е запазил всички възможности на платформата, които ви позволяват да адаптирате решението към всякакви специфични нужди на клиента;
• Освен това архитектурата на системата и методологията за внедряване позволяват процесите да се автоматизират стъпка по стъпка, например да започнете да настройвате обработката на договори, така че организацията да започне да работи в системата, и след това да настроите други процеси.

2 месеца са достатъчни, за да пуснете BOSS-Referent EDMS в търговска експлоатация.

Това е възможно благодарение на следните характеристики на системата и методологията за внедряване:

• Има документи, които се обработват по един и същи начин в почти всяка организация. За 5 вида такива документи вече са създадени стандартни процеси в BOSS-Referent. Следователно можете да започнете да работите със стандартни документи, например договори, веднага след инсталирането на системата.
• Ако при внедряване на система възникне необходимост от създаване на процеси за обработка на специализирани документи, които се използват в работата на отделна организация, това също може да стане бързо. Процесът се формира от вече внедрени в системата елементи на процеса - съставен е от "кубчета" като конструктор.
• BOSS-Referent разполага с пълнофункционален уеб достъп, което дава възможност на потребителите да работят пълноценно както в клиента Lotus Notes, така и през уеб браузър. Ако структурата на организацията включва много географски отдалечени клонове и подразделения, тогава времевата рамка на проекта за внедряване може да бъде значително намалена чрез предоставяне на уеб достъп до системата на всички потребители в клоновете.
• Методологията за внедряване на BOSS-Referent EDMS е разработена през годините на успешни проекти с различни размери и е фокусирана върху изпълнението на проекта за кратко време. Например, при автоматизиране на работа със стандартни документи е необходим 1 месец за изследване на съществуващия документооборот в организацията и подготовка за внедряване, вторият месец се изразходва за инсталиране на системата, настройка на стандартни процеси и обучение на потребители. Тоест след 2 месеца организацията започва пробна експлоатация на EDMS.

Надеждност и производителност

Надеждността и производителността на системата BOSS-Referent се осигурява от възможностите на платформата Lotus Domino: показателят за надеждност е 24x7, като на един сървър могат да работят до 1000 потребители.

Надеждност на системата

Надеждността 24x7 на BOSS-Referent EDMS се постига чрез организиране на работа в софтуерен клъстер Lotus Domino, състоящ се от два (или повече) сървъра. Идентичността на данните на сървърите, включени в клъстера, се поддържа от клъстерни репликации на Lotus Domino. Използването на клъстер Lotus Domino осигурява:

• устойчивост на системни грешки - в случай на повреда на основния сървър, на който работят потребителите, те автоматично се превключват към резервни сървъри;
• разпределение на натоварването на сървърите - потребителите се разпределят пропорционално на различни сървъри, което спомага за подобряване на производителността на системата.

Производителност на системата

Високата производителност на системата се осигурява от редица технически решения, като например:

• разпределение на натоварването в софтуерен клъстер Lotus Domino;
• автоматично прехвърляне на обработените документи в архивите на съответните модули - след приключване на работата с документите те се преместват в архивите на съответните модули, като са налични гъвкави настройки за автоматично архивиране и търсене във всички модули, включително архивираните;
• съхранение на карти с документи и прикачени файлове в различни модули (за особено големи обеми файлове прикачените файлове могат да се съхраняват в система тип „електронен архив“ - IBM Content Manager или Saperion), докато мястото за съхранение не е очевидно за потребителя, и ефектът „прикаченият файл е прикрепен към картата“ е запазен документ“;
• разпределен транспортен механизъм, оптимизиран за обема на предаваната информация и работещ на принципа „документите се съхраняват и предават само на тези сървъри, където са необходими за работа“.

Разработване на решение

Разработването на системата за електронен документооборот BOSS-Referent в рамките на един проект е възможно в две посоки:

• по пътя на увеличаване на мащаба на системата;
• по пътя на разширяване на функционалността.

За да увеличите мащаба на системата, като същевременно поддържате единно информационно пространство, BOSS-Referent ви позволява да:

• Свържете нови потребители в голям брой. Възможностите на системата BOSS-Referent са тествани по проекти за изграждане на най-голямата EDMS в Русия във Федералната данъчна служба (общият планиран брой потребители трябва да надхвърли 100 хиляди) и MTS (в системата работят повече от 25 хиляди служители).
• Свържете нови сайтове (географски отдалечени подразделения и клонове на организацията) с техните сървъри. В момента работата на EDMS на Федералната данъчна служба и MTS се поддържа от повече от 100 сървъра.

BOSS-Referent предоставя широки възможности за качествено развитие на системата - добавяне на нови функции - чрез следните средства:

• Системата може да автоматизира работата с всички видове управленски документи, използвани в организацията. Процесите за обработка на стандартни документи могат лесно да бъдат "клонирани" от вече предварително конфигурирани процеси - регламентите се копират и в него се променят необходимите настройки. За специализирани документи на организацията (като например заявления за кредит) се създават специализирани процеси с помощта на инструменти на платформата Lotus.
• Интеграцията с други продукти ви позволява значително да разширите възможностите на системата BOSS-Referent, както и да направите EDMS част от единната информационна система на организацията. Опитът от изграждането на EDMS на платформата BOSS-Referent включва примери за успешна интеграция с HR, ERP, CRM клас системи, както и създаване на правно значимо електронно управление на документи;
• Партньорите на компанията BOSS-Referent разработиха модули, съвместими с EDMS BOSS-Referent, предназначени да разширят основната функционалност на системата.

Отвореност на решението

EDMS BOSS-Referent е една от малкото системи на руския EDMS пазар, която идва с отворен код. Това осигурява следните предимства на клиентите:

• Организациите, използващи BOSS-Referent, имат възможност да адаптират системата към спецификата на своята работа и да разработят собствени допълнителни EDMS модули. Това е уникалното предимство на гъвкавостта на системата BOSS-Referent.
• Екипите за сигурност на клиентите успяха да проверят сигурността на кода и самата система, както и да я сертифицират за съответствие с вътрешните изисквания за сигурност.

Защита на данни

Системата BOSS-Referent е сертифицирана за съответствие с изискванията на Ръководните документи на FSTEC на Русия:

• „Сигурност на информационните технологии. Критерии за оценка на сигурността на информационните технологии“. Очаквано ниво на достоверност 4 (EAL4).
• „Защита срещу неоторизиран достъп до информация. Част 1. Софтуер за информационна сигурност. Класификация според нивото на контрол върху липсата на недекларирани способности” (NDV4).

Сертификатът OUD4 гарантира нивото на сигурност на системата и коректната работа на функциите за сигурност, необходими за работа с поверителна информация.

Сертификатът NDV4 гарантира липсата на „задни вратички“ в програмния код.

Наличието на сертификати FSTEC ви позволява да сертифицирате информационни системи, изградени на базата на BOSS-Referent, според класа на сигурност на информационната система за лични данни (ISPD) до „1G“ и според класа на защита на личните данни в IS до „ К2” включително.

Системите BOSS-Referent имат вградена поддръжка за криптографски инструменти за защита на информацията, сертифицирани от FSB на Русия. Използвайки тези инструменти, BOSS-Referent изпълнява:

• използването на електронен цифров подпис (ЕЦП), който позволява потвърждаване на авторството, целостта и правната значимост на електронни документи;
• криптиране на данните, което позволява допълнителна защита на информацията, съдържаща се в електронен документ.

Системна Архитектура

Системата за електронен документооборот, изградена на базата на BOSS-Referent, се състои от няколко нива:

• хардуер (сървъри, клиентски работни станции, мрежи и др.) и платформа (операционна система Windows/Linux/Sun и транспортни протоколи), която комбинира целия хардуер в единен комплекс;
• Технологична платформа IBM Lotus, която е „надстройка“ на мрежовата операционна система и включва сървърния компонент на Domino и клиентския компонент на Notes;
• BOSS-Referent система, която представлява Lotus Domino приложение, състоящо се от модули (бази данни) във формат nsf;
• клиентски сайтове за потребители, които могат да работят както с клиента Lotus Notes, така и с уеб браузър.

IBM Lotus е ориентирана към документи платформа, което я прави по-предпочитана за EDMS задачи от релационните СУБД.

Модули

BOSS-Referent е с модулна архитектура. Модулите, включени в системата BOSS-Referent, са взаимосвързани бази данни (DB), работещи в средата на Lotus Notes/Domino. Тези бази данни могат да бъдат разделени на три групи:

Функционални модули

Предназначен за обработка на управленска информация и вземане на решения.

Модул "Офис"

Осигурява пълен цикъл на работа на организацията с входящи и изходящи документи. Позволява ви да контролирате, записвате и регистрирате кореспонденция.

Модул "Вземане на решения"

Предназначен за автоматизиране на бизнес процеси, които са внедрени в системата под формата на „Процеси за вземане на решения“, формирани от два задължителни елемента: документна карта и документен маршрут. Доставката на системата включва предварително конфигурирани „процеси за вземане на решения“ за стандартни документи (договори, организационни и административни документи, проекти на изходящи документи, бележки, приложения). Процесите за специализирани документи (например молби за кредит) могат бързо да бъдат допълнително персонализирани.

Модул "Поръчки"

Позволява ви да задавате задачи за служители в цялата организация, като създавате задачи въз основа на документи или независими задачи и проследявате тяхното изпълнение. Предоставя възможност за създаване на свързани поръчки, които образуват „дърво“ от поръчки и наблюдение на тяхното изпълнение.

Инструкции могат да се издават от ръководители на всички нива. Изпълнителите могат да записват отчети за извършената работа в модул „Поръчки”. Модулът е тясно свързан с други бази на системата (“Вземане на решения”, “Офис”). Поръчки могат да се създават както в самата база данни „Поръчки“, така и в други модули на системата („Вземане на решения“, „Офис“), като всички поръчки се съхраняват в модул „Поръчки“.

Общосистемни речници и справочници

Предназначен за съхраняване на нормативна и справочна информация.

Модул "Организационен указател"

Предназначен за съхраняване и актуализиране на данни за структурата и служителите на предприятието. Базата данни съдържа информация за подразделенията и клоновете, които са част от организацията, тяхната взаимна подчиненост, както и за служителите на организацията, включително информация за съвместяване на длъжности, делегиране на правомощия и роли за обработка на документи (одобряващ, одобряващ и др.). ). Тук се съхранява и сервизна информация: за сайтове (сървъри, на които се работи), връзки, възли, имена на офиси и др. Данните от модула Организационен справочник се използват от повечето модули на системата BOSS-Referent.

Модул "Външни получатели"

Предназначен да съхранява данни за контрагентите (клиенти, партньори, клиенти) и техните представители. „Външни контакти“ могат да съхраняват голямо разнообразие от информация - от банковите данни на организацията до мобилния телефонен номер на нейния представител.

В системата се използват данни от модул „Външни адресати” навсякъде, където е необходимо да се посочат контрагенти, например при работа с договори, входящи и изходящи документи и др.

Модул "Речници"

Проектиран да създава и съхранява списъци с ключови думи, използвани за попълване на полета за въвеждане в картите на системната база данни. Използва се от повечето модули на системата BOSS-Referent като справочник за речникови значения. Добавянето на нови записи и редактирането на стари се извършва от администратори или специално определени служители.

Системни услуги

Това са модули, които позволяват гъвкаво конфигуриране на функционални подсистеми и осигуряват поддръжка на спомагателни функции.

Модул за превключване

Това е централната база, чрез която се конфигурира приложението. Съдържа технологична информация за местоположението на други бази данни от системата BOSS-Referent на сървъри. Базата данни „Switch“ е предназначена за решаване на следните задачи:

Потребителска навигация - модулът осигурява навигация през бази данни, действа като единна входна точка в системата за потребителите Превключване на системни модули - установява връзки между системни бази данни и с речникови и справочни модули Конфигуриране на потребителски работни станции "Главната страница" на Модулът “Switch” е входна точка на потребителя в системата.

Модул "Шкаф"

Принадлежи към групата потребителски услуги. Създаден да информира потребителите за техните задачи: всички сервизни съобщения на системата BOSS-Referent се доставят тук. Базата данни е достъпна за всички потребители, като всеки потребител получава само известия, адресирани до него. Системата ви позволява да дублирате съобщения, пристигащи в „Акаунт“, в пощенската кутия на потребителя,

Модул "Търсене".

Допълнителен модул, който ви позволява да търсите по набор от атрибути на карти с документи в базите данни „Офис“, „Вземане на решения“ и техните архиви.

Модул "Регистратор"

Съдържа набор от числители (софтуерни броячи), които генерират регистрационни номера на документи, и формати на числители. Позволява ви гъвкаво да конфигурирате различни формати на числителя в съответствие с приетата от организацията процедура за генериране на регистрационни номера за документи от различни типове. В допълнение към „брояча“, форматът може да съдържа различни параметри, например: пълно име на Титуляря, дата на регистрация, разделители, индекс на дела и др. За един номер могат да бъдат създадени няколко формата.

Архивни модули

Предназначен за съхранение на архивни документи от модулите „Офис“, „Поръчки“, „Вземане на решения“ и свързаните с тях модули „Електронни изображения“. За всеки модул се създава отделна архивна база данни. Документите, прехвърлени в архива от модулите „Офис“ и „Вземане на решения“, получават статус „За действие“, статусът на инструкциите не се променя.

Модул „Настройки за вземане на решения“

Допълнителен модул, използван за създаване на стандартни процеси, в съответствие с които ще се обработват документите в базата данни за вземане на решения. Стандартната карта на процеса определя етапите и етапите на обработка на документа, настройките за стойностите на полетата на документа по подразбиране, служителите, участващи в обработката (одобряване, подписване, одобрение, регистриране), както и служители, които имат право да създават документи.

Модул "Протокол"

Използва се за записване на действията на потребителя при работа с документи в системата BOSS-Referent. Информацията от базата данни на протокола е предназначена само за преглед и се използва от службата, отговаряща за информационната сигурност.