Ефективно планиране на работното време в предприятието. Планиране на работното време – реферат

В моята работна практика многократно съм срещал мениджъри, които имат една важна способност. Това е способността да правите много неща през деня, като правилно определяте приоритетите и без да изпитвате стрес. Просто е невъзможно да затрупате такъв човек с работа. Независимо колко проекти се изпълняват в момента, той бързо, спокойно и правилно ще постави приоритетите, ще групира задачите и ще започне да ги изпълнява една след друга. Доста мислих за това, говорих с колеги и разбрах, че в повечето случаи тази способност не е вродена, а придобита.

Когато бях в гимназията, любимият ми чичо ми даде добър съвет: „Проследявайте какво правите през целия ден и го обобщавайте накрая.“ Чичо ми работеше за Международната организация на труда и знаеше какво говори. Все още съм му благодарен за съветите му и на себе си, че го последвах. Когато завърших училище, имах ясен график, повечето ми дейности и задачи за всеки ден бяха планирани предварително и това не предизвика никакъв протест или дискомфорт у мен.

По-късно запазих това правило до края на живота си. Плановете и задачите се промениха, а навикът да правя няколко различни неща през деня само се засили, а с него и ефективността и ефективността на работата ми. В крайна сметка, ако се замислите, високата умора, апатията, ниската производителност на труда са резултат най-вече от нашето виждане за себе си, за работата си и не на последно място липсата на навици за планиране и приоритизиране. Вероятно за някои творчески работници и специалисти от тесен профил това е незначителен недостатък, но няма да е възможно да бъдете добър мениджър без способността да планирате дейности, да определяте приоритети и групови задачи.

Така че, ако не сте се научили да планирате нещата в училище или колеж, най-добре е да го направите възможно най-скоро. Първо, разберете какво всъщност правите през деня. Просто отбелязвайте на всеки половин час на какво сте посветили това време. Когато прегледате седмичните си дневници, ще се изненадате колко време се изразходва за маловажни, дублиращи се или просто неуместни задачи. Съответно следващата стъпка е да изхвърлите всичко ненужно. Това също ще трябва да се наблюдава дълго време, от някои навици или ритуали е много трудно да се отървете. Третата стъпка е да групирате основните задачи и видове работа и да се справите с тях последователно, а не в произволен ред. Това значително ще подобри способността ви да се концентрирате. На пръв поглед това е много просто, не по-трудно от упражненията сутрин. Но не всеки прави упражнения.

Що се отнася до планирането на деня ми, дори сега отделям много време за това (въпреки че моите помощници вършат голяма част от подготвителната и организационната работа). Може би по-късно ще напиша публикация за ролята на личния асистент в работата на мениджъра. В основата на правилното управление на времето е. За мен това е стратегия, взаимоотношения с ключови клиенти и партньори, най-големите сделки, екипът, назначенията и мотивацията на служителите. Ако има проблем в една от тези области, първо трябва да реша моя проблем.

Друг важен момент е наличието в графика на време за непланирани дейности. Винаги се случват и е важно да имате малко време, защото няма нищо по-лошо от това една среща да се прокрадва в друга или да трябва да свършите нещо набързо.

Не трябва да забравяме, че всички хора са различни, което означава, че планирането трябва да бъде индивидуално. Отдавна изградих своя оптимален график. Обикновено в 9 сутринта уточнявам окончателния график с екипа и преглеждам брифовете, описващи срещите, които ми предстоят този ден. Изготвянето на брифове е отделна тема: те ясно описват цели, задачи и участници. Това също ми спестява време. След около десет срещи се прибирам вкъщи и отделям време за общуване със семейството си и редовно ходя на йога или фитнес. И по-близо до нощта все още работя електронно. Тази рутина ми позволява да избягвам превключването между типове работа и е по-лесно да вляза в желания режим. Въпреки това, за да го изградя и да се придържам към него, трябваше да започна да планирам времето си в училище.

Кой от нас не се е чудил коя е най-голямата ценност? Доста често мненията се различават по този въпрос. Някои смятат, че е информация, други смятат, че е време. Въпреки факта, че съвременното общество има достатъчно възможности за пестене на време, по някаква причина времето просто не достига. И веднага на ум идват мислите: „Защо технологичният прогрес изиграва лоша шега?“, „Как да имаш време да направиш всичко и да го направиш добре?“, „Как да разпределиш и планираш деня си, за да облекчиш поне частично себе си?" Всичко е много просто. Просто трябва да се научите как да планирате времето си правилно.

Правила, които трябва да следвате, ако искате да направите всичко

За да сте в крак с всичко и да имате време да се отпуснете, трябва:

• разработете конкретен план;
• приоритизирайте второстепенни по важност въпроси, без да ги оставяте за по-късно;
• не губете работно време за ненужни неща;
• ежедневно анализирайте изпълнените задачи;
• в зависимост от важността, правилно разпределете приоритетите;
• да поддържа ред;
• развийте силата на волята за следване на нови навици.

Как да се научите да планирате деня си: етапи на планиране на времето на мениджъра

Изглежда, че не е трудно правилно да се разпредели работното време и да се определи последователността на ежедневната работа, но не всеки може да направи това. Ако ви хрумнат мисли как да правите важни неща навреме и да не се уморявате, важно е да се научите как да планирате и управлявате времето правилно. Правилно изготвеният дневен план играе важна роля тук.

Не забравяйте за такъв важен фактор като ограниченото време. Времето не може да бъде спряно, променено или върнато, което означава, че същото важи и за работата, бизнеса и живота ни като цяло.

Има следните етапи на планиране на работното време:

• развиване на дисциплина (да се научите да контролирате деня си е важна задача за успешния лидер);
• определяне на степента на важност на въпросите (разрешено е да се планират не повече от 3 спешни дела на ден);
• рационално разпределение на задачите на важни, спешни, лесни, прости, незначителни;
• изготвяне на поетапен работен план;
• освобождаване от прости, малки, лесни задачи, които отнемат по-малко от 10 минути за изпълнение (разтоварване на следващите дни);
• отказът на мениджъра да извършва дейности, които „крадат“ време (гледане на телевизионни сериали, прекарване на много часове в общуване в социалните мрежи, излизане с приятели);
• определяне на всяко нещо в къщата и на работа неговото място;
• отървете се от работния боклук (10 минути на ден са достатъчни, за да сортирате документи и да изхвърлите ненужни неща);
• избор на хоби за свободното време.

За да не загубите приятели и правилно да спестите време, трябва да следвате правилото: посещавайте страници в социалните мрежи 2 пъти седмично, отделяйте почивните дни за срещи с приятели, планирайте лични срещи предварително, намалете времето на „празен“ телефон разговори до 15 минути на ден.

Как се прави план за работа

Плодотворно планиране е възможно, ако се придържате към следната последователност на работа:

1. Определете цели и задачи, въз основа на които да разработите работен план. То може да бъде краткосрочно (за седмица) или дългосрочно (за месец, тримесечие, година).

Внимание: Успешният лидер не може да се отклони нито крачка от плана. Можете да правите корекции в него, например да разменяте задачи, дни на важни срещи, да планирате събития в различно време, но при никакви обстоятелства не трябва да ги променяте радикално.

1. Разпределете задачите и определете срокове за тяхното изпълнение. Важно е да се научите първо да изпълнявате задачи, които имат ограничена времева рамка и такива, които изискват много усилия. След това можете да планирате средносрочни задачи и работа, която изисква стандартни функции. Работата с ниска стойност трябва да се извършва последна.

1. Задължително маркиране на спешни въпроси, възникнали в навечерието на изпълнението във вашия дневник или календар (позволява на мениджъра да успее да направи всичко навреме, без да пропуска важни точки).

1. Анализ на всички задачи, намаляване на списъка със задачи (доколкото е възможно).

За да разтоварите деня си е важно:

1. Спазвайте ограничението за изпълнение на задачи: не повече от 3 спешни, не повече от 10 общо на ден.
2. Когато планирате, се придържайте към изпълнение на сложни задачи в по-благоприятно време, за предпочитане през първата половина на деня, и изпълнение на лесни задачи в края на работната смяна.
3. Не изпълнявайте следващата работа, без да сте завършили предишната (важно е да планирате задачите стъпка по стъпка, като изпълнявате предварително договорените).
4. Не оставяйте недовършени задачи, не ги отлагайте за следващия работен ден.
5. Ако все още има неизпълнени задачи, препоръчително е да ги отбележите в календара на важните задачи, където специално ги отбелязвате. Ако една и съща задача „живее“ стабилно в дневника няколко дни подред, струва си да помислите как да я откажете или просто да я прехвърлите на друг човек, който я изпълнява.

Тайните на рационалното планиране

Можете да планирате деня си правилно, като:

• оценка на работния план, коригиране на задачите, създаване на дневна рутина;
• наблюдение на изпълнението на задачите, елиминиране на едновременното изпълнение на няколко задачи (в противен случай съществува риск от ниска производителност);
• изпълнение на започнати задачи;
• премахване на пречките, които пречат на мениджъра да изпълни възложените задачи, отвличат вниманието и засягат плановете;
• редуване на работа с почивка;
• анализ на планирането на времето;
• непрекъснато подобряване на резултатите от работата ви.

Тайните за спестяване на време за мениджър

1. Важно е да комбинирате подобни задачи, например комбинирайте преговори, сортирайте кореспонденция, отговаряйте на имейли.
2. Създаването на спокойна среда е също толкова важно. Това е необходимо, така че нищо да не ви отвлича от работата.
3. Ограничаването на работното ви време ще ви помогне да избегнете непродуктивни резултати от бизнес срещи.
4. Способността за приоритизиране е важен показател за рационалност и последователност на делата, което влияе върху постигането на поставените цели.
5. Извършването на изключително важни неща позволява на мениджъра да постигне високи резултати в работата си.
6. Разпределянето на задачите между служителите ще ви помогне да спестите значително време.
7. Работата стъпка по стъпка е не по-малко важна. Много по-лесно е да се придвижите към целта си, ако се изкачвате по стълбата, започвайки с малки неща и достигайки големи висоти.
8. Воденето на дневник на важните задачи ще помогне да се елиминира припокриването на някои задачи с други и натрупването на задачи в края на месеца.
9. По-добре е да вземете важни решения сутрин. По този начин можете да създадете усещане за успех през целия си работен ден.
10. При изготвянето на планове и графици е важно да се вземе предвид истинското ниво на работоспособност, тъй като именно то влияе върху крайния резултат от работата.

Планирането и организирането на работата е ключът към по-нататъшното саморазвитие. Прочетете статията за основните принципи и правила на ежедневното планиране.

От статията ще научите:

Защо се нуждаете от ежедневно планиране?

Не всеки разбира защо трябва да планира работния си ден. В крайна сметка всеки човек, дори и без да планира, знае какви функции изпълнява и какви задачи стоят пред него. Много хора не виждат смисъл да правят планове за деня, тъй като винаги има неочаквани задачи, които могат да объркат всички предварително планирани точки.

Изтеглете документи по темата:

Ако сравните двама работници, изпълняващи еднакви функции и притежаващи еднакви способности, ще откриете, че обемът и качеството на работата, която изпълняват са различни. Един служител успява да реши както текущи, така и стратегически задачи, вторият няма време да изпълни дори спешни задачи и е принуден да остава след работа през цялото време. Най-добри резултати ще покажат тези, които са повече . Тоест някой, за когото процесът на планиране е ежедневна отговорност и нужда. Наличието на план, дори на психологическо ниво, принуждава човек да се мобилизира. Той има фиксирана цел и се появява вътрешна потребност да я постигне.

Как да планираме ефективно?

Планирането и организирането на работата се извършва от служителя. Не мениджърът, а служителят трябва да си поставя задачи. В този случай той самостоятелно си поставя цели и действа в посоката, която избере. По правило процентът на изпълнените задачи при самостоятелно планиране е по-висок, отколкото при извършване на общо планиране. , разработен от реж.

Има система за планиране на работата, която е проверена в практиката и осигурява оптимално използване на работното време. Това е набор от принципи, следвайки които човек може да създаде компетентен, реалистичен и постижим план.

Първо определете какво трябва да включите в дневния си план. Той трябва да бъде изготвен, като се вземе предвид стратегически план, разработен за шест месеца или година. Планирането за всеки ден отчита всички задачи, планирани за изпълнение, както пряко свързани с работата, така и второстепенни. Например да поздравите колега за рождения му ден. В допълнение към елементите, които мениджърът очаква да бъдат изпълнени, личните въпроси също трябва да бъдат включени в плана. Това е необходимо за личностно развитиеи създаване на положителен имидж.

Когато планирате работа, големите задачи, чието изпълнение ще отнеме няколко дни или седмици, трябва да се разделят на стъпки и да се изпълняват последователно. За всеки етап задайте краен срок. Направете план за предстоящия ден, включително подзадачи. За да съставите план, можете да използвате обикновен хартиен дневник или специална програма.

Целта на планирането на работата не е изпълнението на плановите позиции на всяка цена, а навременното и качествено изпълнение на приоритетни задачи и неотложни задачи. Следователно списъкът със задачи за изпълнение трябва да бъде сортиран и елементите подредени в низходящ ред по приоритет. В ход Можете да използвате няколко метода едновременно.

Например задачите с фиксиран краен срок и задачите, които изискват повече усилия за изпълнение, получават най-висок приоритет. Вторите по важност задачи ще бъдат ежедневните задачи, които трябва да бъдат изпълнени, и тези задачи, чиито дати за изпълнение са планирани за следващите дни. Най-нисък приоритет в ежедневното планиране се дава на незначителни въпроси, чийто провал няма да има значителни отрицателни последици.

Правила за планиране на деня

Точно като планирането на работата на предприятието, планирането на работния ден на отделен служител трябва да следва правилата. Следването им ще ви помогне да гарантирате, че вашите планове се изпълняват по удобен за вас начин.

1. Планирайте не повече от 70% от работното си време. Това ще ви позволи спокойно да изпълнявате спешни непланирани задачи и да не сте нервни, ако трябва да бъдете разсеяни от изпълнението .
2. Не включвайте повече от три важни и неотложни задачи в дневния си план едновременно. Ограничете общия брой елементи на плана до десет.
3. Формирайте подобни случаи в блокове. Това ще помогне да се изпълнят с помощта на един алгоритъм, което ще намали времето за изпълнение.
4. Преместете процеса на планиране до вечерта на предишния ден. Ще имате време да направите корекции в плана, ако е необходимо.
5. Планирайте сложни задачи, като вземете предвид вашите биоритми. Някои са по-продуктивни сутрин, други са по-продуктивни следобед, а трети работят най-продуктивно вечер.
6. Не започвайте нова задача, преди да завършите работата, която вече сте започнали. Ако трябваше да си вземете почивка, върнете се и довършете започнатото.
7. Не отлагайте изпълнението на непланирана задача, ако можете да я направите за няколко минути.
8. Правете почивки на всеки час, без да стоите на бюрото си. Посветете почивките си на леко разтягане, това ще ви помогне да „освежите“ главата си.
9. Не се бъркайте с постигането на цели, не си поставяйте задачи и не очертавайте обеми, с които ще бъде трудно да се справите.
10. Ако има неизпълнени задачи, които не са загубили своята актуалност, преместете ги в плана за следващия ден.
11. Организирайте работното си място така, че да е удобно за работа.

Заключение

Планирането за всеки ден е полезно и необходимо умение. Това е начин за самоорганизация и саморазвитие, гаранция, че можете да работите ефективно. Предложената система за планиране на работата ще ви помогне да разберете основните принципи управление на времетои успешно да използва тези знания на практика.

Ако започнете да разбирате задълбочено какви фактори влияят на живота на човека като цяло, тогава можете да намерите голямо разнообразие от тях. Всяка област от живота на човека и всяка сфера на неговата дейност, разбира се, има редица особености, присъщи на тях, и понякога това, което е приложимо за един, е напълно неприложимо за друг. Но въпреки това има някои основни принципи, които са ефективни в абсолютно всичко. Един от тези принципи или по-точно законите, които могат да се считат за гаранти за успех във всяка област, може спокойно да се нарече способността за планиране и приоритизиране. Ще разберем защо това е толкова важно в този урок за обучение по управление на времето.

След като изучите този материал, ще научите какво е бизнес планирането и какви са неговите характеристики, защо е необходимо и важно ежедневно да съставяте списъци с работа, лични и домакински задължения. Освен това ще разгледаме няколко ефективни техники и принципи на планиране, някои от които са предназначени за всеки ден, а други са с по-дългосрочен фокус - за седмица, месец, година и дори няколко години. Този онлайн курс за обучение ще бъде полезен за хора от всички възрасти и професии и ще можете да използвате получената информация, за да постигнете целите си от първия ден.

Какво е планиране? Видове планиране. Приоритизиране

Процесът на планиране

Планирането е процес на оптимално разпределение на ресурсите, необходими за постигане на поставените цели и задачи, както и набор от процеси, които са свързани с тяхното формулиране и изпълнение. Планирането е неизменна част от управлението на времето (управление на времето) и при умело използване повишава ефективността му многократно.

В своята най-проста и формална интерпретация планирането се характеризира със следните етапи:

1. Етап на поставяне на цели (задачи)
2. Етапът на изготвяне на план за постигане на целта
3. Етап на проектиране на варианти
4. Етапът на идентифициране на необходимите ресурси, както и техните източници
5. Етап на идентифициране на ръководители и брифинг
6. Етапът на записване на резултатите от планирането във физическа форма (план, проект, карта и др.)

Видове планиране

Планирането, както вече беше отбелязано, е приложимо за абсолютно всяка сфера на живота, но в зависимост от това може да има свои собствени характеристики, които от своя страна се изразяват в различни форми и съдържание.

Видовете планиране се различават:

По необходимост

• Директивно планиране - предполага задължително изпълнение на възложените задачи, винаги има конкретен адресат и се характеризира с повишена детайлност. Пример е поставянето на задачи, свързани с решаване на въпроси от държавно/национално значение, работа в предприятия и др.
• Индикативното планиране е антипод на първото: то не предполага задължително и точно изпълнение, то има по-скоро препоръчителен и насочващ характер. Този тип планиране е широко разпространен в системата на макроикономическото развитие на различни страни.

По време на постигане на целите

• Краткосрочно (текущо) планиране - изчислява се за период до 1 година и може да се състои от планове за ден, седмица, месец, тримесечие или шест месеца. Най-често срещаният тип планиране. Използва се както от обикновени хора в ежедневието, така и от лидери на различни организации.
• Средносрочно планиране - изчислено за период от 1 година до 5 години. Тази форма на планиране е често срещана в дейността на държавни агенции, фирми и предприятия, но често се използва от стратегически мислещи хора. В някои случаи може да се съчетае с текущо планиране, което в своята цялост е ролково планиране.
• Дългосрочно (дългосрочно) планиране - обикновено се изчислява за няколко (5, 10, 20) години предварително. Най-често този тип планиране се използва в големи предприятия за изпълнение на задачи от социален, икономически, научен и технологичен характер и др.

• Стратегическото планиране е предимно дългосрочно. С негова помощ се определят основните направления в дейността на организациите: разширяване на дейността, създаване на нови направления, стимулиране на работния процес, проучване на пазара и неговите сегменти, проучване на търсенето, характеристики на целевата аудитория и др. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Тактическото планиране най-често е и дългосрочно. Основната му цел е да създаде необходимите условия за реализиране на възможностите, открити чрез използването на стратегическото планиране. По правило тактическото планиране се използва при планиране на икономическото, социалното и производственото развитие на организацията. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Оперативното календарно планиране е последният етап от стратегическото и тактическо планиране. Служи основно за осъществяване на процеса за постигане на желаните резултати. С негова помощ се уточняват всички показатели и непосредствено се организира работата на организацията. Оперативното календарно планиране включва определяне на времето за изпълнение на възложените задачи, подготовка за изпълнение на процеса, поддържане на записи, наблюдение и анализ на процеса. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Бизнес планиране – служи за оценка на осъществимостта, уместността и ефективността на планираните дейности. Изготвянето на бизнес план се извършва много внимателно, като се вземат предвид всякакви показатели, възможности, предложения и т.н. Той е широко разпространен в дейността на организациите и работата на бизнесмените.

В допълнение към разгледаните видове планиране, които отчитат основните аспекти, има и такива, които отчитат вторичните. Те от своя страна се различават:

По покритие

• Общо планиране - обхваща всички детайли на контекста.
• Частично планиране – обхваща някои детайли от контекста.

Чрез планиране на обекти

• Целево планиране - включва определяне на целите, необходими за постигане.
• Планиране на средствата - предполага планиране на средствата, необходими за постигане на резултата (финанси, информация, персонал, оборудване и др.).
• Програмното планиране включва разработването на програми, необходими за постигане на резултати.
• Планирането на действие включва определяне на действията, необходими за постигане на резултат.

По дълбочина

• Обобщеното планиране се извършва, като се вземат предвид общите параметри.
• Детайлното планиране се извършва, като се вземат предвид всички детайли и характеристики.

Чрез координиране на плановете във времето

• Последователното планиране включва дълъг процес, който се състои от няколко по-малки етапа.
• Едновременно планиране - предполага еднократен кратък етап.

Като се вземат предвид промените в данните

• Твърдото планиране предполага задължително спазване на определени параметри.
• Гъвкавото планиране предполага възможността за неспазване на определени параметри и появата на нови.

По ред

• Подредено планиране - предполага последователно изпълнение на плановете един след друг.
• Продължаващо планиране - включва удължаване на плана за следващ период след приключването му в текущия период.
• Извънредно планиране - предполага изпълнение на план, когато възникне необходимост.

Приоритизиране

Приоритизирането е процесът на определяне на приоритети - индикатор за преобладаването на важността на определен елемент от плана над останалите. Приоритизирането е важно поради това, че сред голям брой различни нюанси и характеристики има такива, които имат най-малко значение и имат минимално влияние върху процеса на постигане на целта, и такива, които играят доминираща роля в този процес. Способността за приоритизиране може да се нарече друг показател за ефективността и ефикасността на всеки процес на планиране, т.к Акцентът върху най-значимите точки от плана често е решаващ при въпроса дали целта ще бъде постигната или не.

Както можете да видите, планирането като процес се характеризира със значителен брой различни нюанси. Всеки от видовете може да се използва отделно или може би в комбинация с други. Основното при избора е да вземете предвид всички характеристики на вашата дейност. Но колкото и видове планиране да съществуват, колкото и да ги разглеждаме, колкото и примери да даваме, всичко това няма да има никаква стойност, ако не разбираме защо изобщо трябва да планираме нещо, какви предимства има това има как това ще ни помогне в живота? Именно на тези въпроси ще се опитаме да отговорим в следващия раздел.

Защо имате нужда от планиране?

Като се има предвид, че нашите обучения са посветени на методите за повишаване на личната продуктивност, тук и по-нататък в урока ще разгледаме планирането по отношение на дейностите на човек, а не на организации, фирми, предприятия и др.

Планирането е факторът, който до голяма степен определя не само дали човек ще постигне това, което иска, но и какво ще постигне изобщо. Факт е, че самият процес на планиране няма някакъв единичен и тясно насочен ефект, а има комплексен ефект, влияещ върху много лични показатели на човек, посоката на неговите действия и начина му на живот като цяло. По-долу изброяваме само някои от положителните аспекти на планирането и предимствата, които предоставя.

Уточняване на целта

Веднага щом човек започне да планира дейността си, неговото мислене се активира, творческият му потенциал се задейства, мозъчната му активност се увеличава. Можете да искате нещо и да си го „нещо като“ си го представяте, докато си мислите, че знаете точно какво искате. Но веднага щом седнете да съставите план и започнете да го обмисляте внимателно, вашата цел започва да се трансформира от абстрактна в конкретна. Постепенно започваш да си го представяш в детайли, да отчиташ особеностите му и по някакъв начин да го променяш. Има една поговорка, която гласи, че кораб, който не знае накъде отива, никога няма да стигне до целта си. Така е и с човек – ако не знае какво точно иска, никога няма да го постигне. Планирането дава възможност да разберете и осъзнаете какво наистина искате и да постигнете конкретна цел.

Ясен план за действие

Дори и да знаем какво искаме, може никога да не го постигнем, ако не знаем какво ни е необходимо, за да го постигнем. Нашите цели могат да бъдат мегаглобални, добри и прекрасни, но те ще останат само картина на това, което искаме да имаме и правим. Това състояние на нещата може да се коригира чрез планиране. Първо, той ви позволява да определите конкретните стъпки, които трябва да бъдат предприети, за да постигнете желания резултат. Второ, помага да се идентифицират необходимите за това ресурси и техните източници. Трето, дава възможност да се зададе времева рамка. По този начин, след като имате точен план, ще знаете какво трябва да направите, за да го приложите, кого или какво ще включите в него и най-важното кога искате да го направите. Планирането значително ускорява процеса на постигане на дадена цел, тъй като... е практическо ръководство за действие.

Действие, а не мисли за действие

Докато нямаме план за изпълнение на това, което искаме, непрекъснато мислим по тази тема. Мислим си колко много го искаме, колко хубаво би било, ако го имаме, размишляваме как ни липсва сега, може би дори си представяме себе си в процеса на това. Но има едно НО – освен да мислим, не правим нищо друго. И това показва, че най-вероятно всичко това ще свърши. Важно е да разберете, че когато започнете да планирате, вие вече правите първата и най-голяма крачка към реализирането на вашите планове. Само това ви придвижва значително напред. И тогава започва верижна реакция: след като съставите план, започвате да извършвате конкретни действия, първата точка е последвана от втора, втората от трета и т.н. Ако успеете да възпитате в себе си навика да планирате и най-малките неща, веднага ще забележите как вашите желания започват да се превръщат в реалност. Тук може да се приложи и друга поговорка: „Под легнал камък вода не тече”. Станете на земята и започнете да действате. Планирането създава енергийния потенциал, необходим за постигане на дадена цел.

Възможност за маневриране

Без да знаем конкретно какво трябва да се направи, за да постигнем желаните резултати, ние не можем нито да определим, нито да координираме действията си. Можем да имаме груба представа какво трябва да направим, но ако действаме без план, рискуваме да стигнем до задънена улица или дори да се отдалечим още повече от целта. Когато имате план и започнете да действате, можете, така да се каже, да управлявате целия процес онлайн: не работи по този начин, опитайте го по различен начин, едно нещо не работи, помислете какво може да го замени. Наличието на ясен план ще ви позволи да маневрирате по пътя си, да променяте различни методи и методи. В резултат на това ще имате цялостен план, който ще вземе предвид всички възможни нюанси и варианти за развитие на събитията. Способността да планирате е способността да бъдете гъвкави и готови за всяка ситуация.

Висока вероятност за успех

И може би най-важното предимство на планирането е, че макар и да не е 100% гаранция, то все пак е огромна вероятност за успех. Колко хора виждаме, които искат много малко, но без план, никога не постигат нищо! И за разлика от тях има голяма сумапримери за хора, които имат фантастични цели, които изглеждат непостижими, но въпреки всичко ги постигат и дори повече. Това, което отличава първото от второто, е способността за планиране и приоритизиране. Определете целите си, започнете да правите план - след известно време ще видите, че сте постигнали целта си, а хиляди зяпачи без план остават на местата си. Планирането ще ви направи лидер във всяка област!

Със сигурност сега ви стана много по-ясно защо трябва да планирате и обмисляте всичките си стъпки. Планирането се извършва от бизнесмени и предприемачи, ръководители на огромни корпорации, творчески хора, писатели, актьори и звезди от шоубизнеса, като цяло всички онези, които обикновено се наричат ​​успешни хора. Планирането е част от живота и дейността на всеки човек, който иска да повиши продуктивността си и да постигне сериозни резултати. Именно поради тази причина, освен да седнете на масата, да вземете химикал и лист хартия и да започнете да планирате нещо, днес има специално разработени техники за планиране, доказали своята ефективност неведнъж. Ще направим кратък преглед на най-популярните от тях в следващия раздел.

Техники на планиране

ABC планиране

Предпоставка за този метод е опитът, който ясно показва, че процентното съотношение на важни и маловажни въпроси винаги е приблизително еднакво. Всички задачи, въз основа на тяхната важност за постигане на поставените резултати, трябва да бъдат разпределени с помощта на буквени стойности ABC. От това следва, че първо трябва да се изпълнят задачите, които имат най-голяма важност и значение (А), а след това всички останали (Б, В). Трябва да планирате времето си, като използвате тази техника, като вземете предвид важността на задачите, а не усилията, необходими за изпълнението им.

Методът ABC се основава на три основни правила:

• Категория А - най-важните въпроси. Те съставляват около 15% от всички неща, които правите, но дават около 65% от резултатите.
• Категория B - важни въпроси. Те съставляват около 20% от общия ви бизнес и произвеждат около 20% от вашите резултати.
• Категория C - въпроси с най-малка важност. Те съставляват около 65% от целия ви бизнес, но също така носят около 15% от вашите резултати.

Можете да научите повече за тази техника тук.

Принцип на Айзенхауер

Тази техника беше предложена по едно време от американския генерал Дуайт Дейвид Айзенхауер. Той е отличен допълнителен измервателен уред за бързо вземане на най-важните решения. Този принцип включва определяне на приоритети според критериите за важност и спешност.

Трябва да разделите всичките си задачи в четири основни категории и да ги изпълнявате по ред на приоритет:

• Категория А - най-спешните и важни въпроси.
• Категория B - спешни, но не важни въпроси. Важно е да можете да ги отделите според критерия за важност от първата категория, в противен случай можете да губите време за тях, оставяйки наистина важните неща за по-късно.
• Категория C - не спешни, но важни въпроси. Тук трябва да вземете предвид фактора спешност: поради факта, че тези неща не са спешни, те често се оставят на заден план, след което стават спешни, което не е добре. Следователно тяхното прилагане никога не трябва да се пренебрегва. Такива задачи, наред с други неща, могат да бъдат делегирани - поверявайки изпълнението им на някой друг.
• Категория D - неспешни и маловажни въпроси. Често човек е най-загрижен за такива неща и прекарва по-голямата част от времето си върху тях. Научете се да идентифицирате точно случаите в тази категория. Те трябва да се правят последни, когато предходните са завършени.

Можете да научите повече за метода на Айзенхауер тук.

правило на Парето

Това правило понякога се нарича принцип "80/20". Тя е формулирана от италианския икономист Вилфредо Парето. Неговата основна предпоставка е, че най-малкото количество действие произвежда най-голямо количество резултати и обратното.

Визуално това правило изглежда така:

• 20% действия = 80% резултати
• 80% действия = 20 резултата
• 20% от хората притежават 80% от целия капитал
• 80% от хората притежават 20% от общия капитал
• 20% от клиентите генерират 80% от приходите
• 80% от клиентите генерират 20% от приходите
• и т.н.

Приложете това правило към ежедневните си дейности и ще видите, че 80% от всичко, което правите на ден, е само 20% от резултата, от който се нуждаете, а 20% от добре планираните действия ви доближават с 80% до заветната цел. Въз основа на това не забравяйте, че трябва да започнете деня с малкото, но най-трудни, важни и неотложни задачи и едва след това да се заемете с лесните и не по-малко важни, но представени в много по-голям обем. Много удобно е да се прилага правилото на Парето в комбинация с техниката ABC или принципа на Айзенхауер.

Можете да прочетете повече за принципа "80 към 20".

Време

Терминът „време“ се отнася до метод, предназначен да изследва прекараното време. Осъществява се чрез записване и измерване на извършените действия. Основните цели на отчитането на времето са да се определи как се изразходва времето, да се идентифицират „поглътители на времето“, да се намерят резерви от време и да се развие чувство за време.

Поддържането на отчитане на времето е съвсем просто: експертите съветват да записвате всичките си действия с точност до 5 минути в продължение на 2-3 седмици. Визуално изглежда така:

• 8:00-8:30 - събудих се, протегнах се, измих се
• 8:30-9:00 - пих чай, включих компютъра, проверих имейла
• 9:00-9:30 - отиде в социалната мрежа
• 9:30 - 10:00 - подготвени документи за работа
• и т.н.

Записите могат да бъдат допълнени с коментари и допълнителни параметри. Има няколко начина да следите времето:

• На хартия - в тетрадка, тетрадка, тетрадка
• Използване на джаджа – мобилен телефон, електронен четец, таблет
• Използване на диктофон
• Използване на специален софтуер на компютър
• Онлайн - специални интернет приложения
• Диаграма на Гант (виж по-долу)

Въз основа на данните, получени чрез тайминг, вие ще можете да идентифицирате важни характеристики в разпределението на вашето време и да ги коригирате. Прочетете повече за времето.

Диаграма на Гант

Диаграмата на Гант е метод на стълбовидна диаграма, разработен от американския специалист по управление Хенри Гант. Използва се за илюстриране на планове и графици за различни проекти. Диаграмата се състои от ленти, които са ориентирани по времевата ос, като всяка от тях показва отделна задача, която е част от проекта. Вертикалната ос е списък със задачи. Освен това можете да маркирате различни индикатори на графиката - проценти, указатели, времеви отпечатъци и др.

С помощта на диаграма на Гант можете ясно да проследите процеса на изпълнение на проекта и ефективността на извършените действия. Но във всеки случай този метод ще трябва да бъде допълнен с други, т.к диаграмата не е синхронизирана с дати, не показва изразходваните ресурси и същността на извършените действия. Най-добре се използва за малки проекти. Самата диаграма често се включва като добавка към различни приложения за управление на проекти.

SMART технология

Техниката за поставяне на цели SMART е призната за една от най-добрите в света. Произхожда от НЛП и сме го обсъдили подробно в един от нашите уроци. Тук ще дадем само кратко описание на тази техника.

Самата дума „SMART“ е акроним, образуван от първите букви на пет думи, които определят критериите за цел. Нека ги разгледаме малко по-подробно.

• Конкретна – целта трябва да е конкретна, т.е. когато го настройвате, трябва ясно да си представите резултата, който искате да постигнете. Например „Искам да стана антрополог“.
• Измерима – целта трябва да е измерима, т.е. трябва да представите желания резултат в количествено изражение. Например „до ​​2015 г. искам да печеля 50 хиляди рубли месечно“.
• Постижима – целта трябва да е постижима, т.е. трябва да вземете предвид характеристиките на вашата личност: способности, предразположение, талант и др. Например, ако ви е трудно с математиката и абсолютно не разбирате тази наука, по-добре е да не си поставяте за цел да станете изключителен математик.
• Релевантност – целта трябва да е релевантна на другите ви цели. Например, постигането на средносрочна цел трябва имплицитно да включва постигането на няколко краткосрочни.
• Ограничен във времето - целта трябва да бъде дефинирана във времето и да има ясно определена времева рамка. Например, „Искам да отслабна от 95 до 80 кг за шест месеца с такъв и такъв месец.“

Всичко това заедно ще ви позволи да определите необходимите действия за постигане на желания резултат, да вземете предвид максималния брой фактори и постоянно да наблюдавате напредъка си. Прочетете повече за техниката SMART.

Списък с цели и задачи

Най-простата техника, с която можете да планирате време и задачи. Това е просто списък с неща за вършене. Такива списъци са много удобни, защото не изискват допълнителни ресурси, като компютър, мобилни приложения или използване на сложни схеми, но също така ви позволяват ясно да показвате всичко, което трябва да направите, и да контролирате този процес.

Създаването на списък с цели и задачи е много просто: можете просто да запишете на лист всичко, което трябва да постигнете и кога, и след завършване просто зачеркнете изпълнените елементи. Или можете да го направите малко по-сложно: направете таблица, в която ще има колони: „задача“, „приоритет“, „срок“, „маркировка за завършване“.

Всички представени техники могат да се използват поотделно или в комбинация. Опитайте всички опции - със сигурност след известно време ще изберете най-удобния и подходящ за себе си и може би дори ще създадете свои собствени въз основа на тях.

За да ви улесним при планирането на вашите дейности и време, бихме искали да завършим този урок, като представим на вашето внимание някои много ефективни принципи, които можете да използвате в ежедневието си.

Принципи на планиране

• Опитайте всички обсъдени методи за планиране и изберете този, който ви подхожда най-добре. Използвайте го ежедневно и по всички въпроси.
• Не се опитвайте да запомните всичко – водете си бележки. Както се казва, „най-тъпият молив е по-добър от най-острата памет“.
• Ако имате много неща за вършене, не се опитвайте да направите всичко. Отделете време, за да идентифицирате най-важните и приоритетни и започнете да ги прилагате. Довършете останалото по-късно.
• В края на една седмица направете план за действие за следващата. Направете същото в края на всеки ден.
• Създайте си навика да носите бележник и химикал или диктофон със себе си, за да записвате интересни мисли, които ви хрумват.
• Водете „дневник на успеха“, в който ще отбелязвате всеки ден всичките си успехи, независимо колко малки са. Това ще ви държи постоянно мотивирани и ще ви напомня, че сте на прав път.
• Научете се да казвате не. Тази способност ще ви спести от загуба на време, стремеж към ненужни цели и общуване с ненужни хора.
• Винаги мислете, преди да направите нещо. Претеглете плюсовете и минусите. Опитайте се да не извършвате необмислени действия и действия.
• Винаги, когато сте в процес на нещо, спомнете си себе си, бъдете наясно какво правите в момента. Ако чувствате, че не вървите напред, прекратете тази дейност.
• Погледнете критично към себе си: идентифицирайте вашите лоши навици, които губят време, неща, които обичате да правите, но които не ви придвижват към целта ви. След това постепенно и един по един заменете тези навици и дейности с нови, които са ефективни.
• Определете основните си приоритети в живота и живейте в съответствие с тях. Така винаги можете да сте съсредоточени върху основното и няма да губите време.
• Не извършвайте ненужни ненужни действия, не се занимавайте с чужда работа. Вие сами трябва да вървите напред, но не позволявайте да бъдете използвани като инструмент за постигане на целите на други хора, ако вие самите не сте доволни от това.
• Редовно и систематично отделяйте време за самоусъвършенстване: четене на книги, гледане на образователни и мотивиращи видеоклипове, трениране на вашите умения и т.н.
• Не спирайте дотук – след като сте постигнали една цел, поставете си друга, по-сериозна. Така винаги можете да сте в добра форма, да имате стимул и мотивация.

Прилагането на всички горепосочени препоръки ще ви позволи да постигнете успех във всяка област и да постигнете целите си в най-кратки срокове. Най-важното е непрекъснато да работите върху себе си и да прилагате на практика придобитите умения. За да може всичко, което научихте от този урок, да започне да дава плодове, трябва да започнете да планирате бъдещите си дейности днес. Започнете с всеки метод, практикувайте, усъвършенствайте ново умение и го превърнете в навик. Разбира се, невъзможно е да планираме всичко в живота си, но много може да се направи.

Можете да намерите допълнителни интересни материали относно планирането и ефективността на нашия ресурс 4brain:

Тествайте знанията си

Ако искате да проверите знанията си по темата на този урок, можете да направите кратък тест, състоящ се от няколко въпроса. За всеки въпрос само 1 опция може да бъде правилна. След като изберете една от опциите, системата автоматично преминава към следващия въпрос. Точките, които получавате, се влияят от правилността на вашите отговори и времето, прекарано за попълване. Моля, имайте предвид, че въпросите са различни всеки път и опциите са смесени.

Здравейте! В тази статия ще говорим за планирането на вашия работен ден.

Днес ще научите:

1. Защо да планирате работния си ден;
2. Кому е нужно?
3. Как да планирате правилно работния си ден.

Планиране на вашия работен ден

През 21 век ритъмът на живот значително се ускори и продължава да набира скорост. Ако преди, за да постигнете успех, трябваше да свършите едно количество работа, сега трябва да направите много повече, за да постигнете успех. И хората започват да се сблъскват с липса на време. Ако преследваме всички ежедневни задачи, които животът ни поставя всеки ден, изобщо не остава време.

Планирането на работния ден е инструмент, който помага не само да се използва ефективно работното време, но и да се намали. Това не е тривиален списък със задачи, който трябва да бъде попълнен в строг ред. Планирането е способността да избирате какво трябва да се направи, защо и кога.

Ето защо правилното планиране не само структурира всичко, което правите през деня, но и освобождава вашето време. На първо място, трябва да направите най-важните неща - това е основното правило. Полезно е за всеки човек, който има свободно време на работа и няма ясен график, да разпредели правилно времето си.

Какво включва планирането?

Планирането на работното време включва:

• Определяне на приоритети.
• Избор на важни задачи.
• Намиране на най-добрите начини за разрешаването им.
• Намиране на работа в свободното време.

Приоритизираневи помага да разберете какво се нуждае от внимание, какво може да се разреши от само себе си и какъв проблем просто трябва да бъде игнориран. Времето и информацията са станали много по-ценни от преди и е безсмислено да се вълнувате от нещо, което не носи резултати.

Избор на важни задачи- почти същото като приоритизирането, само в рамките на един работен ден. Вие избирате какво ще доведе до важен резултат, какво трябва да се направи спешно и какво може да бъде отложено.

Намиране на по-добри начини за решаване на проблеми- много важен момент. Когато планирате, трябва да имате предвид не само какво ще правите, но и как най-добре да го направите. В същото време е важно не само да спестите време, но и да направите всичко възможно най-бързо и ефективно.

Работа със свободно времесъщо трябва да бъдат включени в работния план. Имате ли свободни 2 часа на ден, които можете да отделите за нещо? Можете да кажете на шефа си за това и той ще ви натовари с работа, можете да се образовате или да положите усилия в разработването на собствен проект.

Защо е важно да планирате работния си ден?

Всеки, който някога се е сблъсквал с работа на свободна практика, бизнес или „работа на воля“ (като такси), разбира отлично важността на организирането на задачите през целия ден. Но например повечето офис служители не смятат за необходимо да планират работния си ден.

Всъщност, главната причинапланиране на работния ден - повишаване на собствената ефективност. Ако слушате собственото си тяло, можете да разберете, че някои неща работят по-добре за вас в един момент, а други в друг. Например, за вас е по-удобно да се обаждате на други компании след обяд, тъй като вече сте се събудили, но все още не сте уморени, а монотонната работа се приключва по-бързо вечерта, така че е по-добре да отложите въвеждането на информация в базата данни до 5 - 6 часа.

Планирането на работния ден взема предвид не само основните елементи за решаване на проблеми, но и личните предпочитания на всеки човек. Управлението на времето не е предназначено да наложи един и същ модел на високоефективна работа на всички. Трябва да адаптирате задачите си към характеристиките на вашето тяло.

Организирането и планирането на вашия работен ден ви позволява да правите повече за по-малко време, оставяйки време да правите нещата, които ви харесват.

Кой трябва да планира работния си ден?

Всеки човек трябва да може да планира работния си ден. По този начин можете да спестите време и да работите по-ефективно. Но има 3 категории хора, които просто трябва да се занимават с лично планиране.

. Най-недисциплинираният работник е на свободна практика. Той няма ясен график и само крайният срок му напомня, че е време да седне да направи нещо. Ето защо е много важно фрийлансърите, които работят с няколко клиента, да планират работния си ден. Често се оказва, че новите поръчки се появяват с един-два дни разлика и ако чакате последния момент, може да не ви стигне да работите по два проекта.

Бизнесмени. Тук всичко е почти същото като на свободна практика. Особено ако е онлайн бизнес. От една страна можете да се отпуснете у дома, докато служителите ви работят, но от друга страна този подход неизбежно ще се провали. На Запад сред бизнесмените процъфтява култът към работохолизма. Те вярват, че ако не работиш 60 часа седмично, това означава, че си мързелив и няма какво да правиш в бизнеса.

Мениджъри. Лидерът не винаги ще бъде бизнесмен. Собственикът на компанията може да не участва активно в делата на своята компания, но нейният директор поема отговорността за работата на целия механизъм. Ето защо ръководителите на средни и големи компании трябва да използват времето си ефективно, защото техните решения определят бъдещето на компанията в дългосрочен план. Планирането на работния ден на мениджъра е начин най-ефективно да разпределите времето си между стратегически важни задачи.

Методи за планиране на работния ден

Може да има много методи за правилно планиране на работния ден. Но един от най-ефективните е Матрицата на Айзенхауер. Същността му е следната.

Има 4 квадрата:

1. Квадрат А - Спешни и важни дела.
2. Квадрат Б - неспешни и важни дела.
3. Квадрат C - спешни и маловажни въпроси.
4. Квадрат D - неспешни и маловажни въпроси.

Квадрат Атрябва почти винаги да остават празни. При правилно планиране всички важни задачи трябва да се установят в квадрат B и да бъдат завършени, когато се приближат до A.

Квадрат Бса важни неща, които ще ви помогнат да постигнете целта си. Това включва всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на 1 работен ден.

Квадрат Созначава спешни и маловажни задачи, които трябва да бъдат делегирани на други. Ярък пример за спешни, но маловажни въпроси е обаждането на потенциален клиент. Един служител може да направи това, по-добре се съсредоточете върху други неща.

квадрат D,означава, че има неспешни и маловажни неща, които не ви приближават до целта ви, не дават положителни емоции и по принцип не са необходими. Всички безполезни идеи трябва да бъдат записани в този квадрат.

Това разделение на задачите според тяхната важност и спешност ви позволява да разберете на какво трябва да обърнете внимание през работния ден и за какво можете безопасно да забравите. Матрицата помага не само в работните процеси, но и в ежедневието. Ако искате да научите английски, той е интересен за вас и ще ви помогне в кариерата - това е квадрат B. Но ако искате да научите испански само за да го знаете, това е D и можете спокойно да забравите за то.

Правила за планиране на работното време

Има няколко правила за ефективно провеждане на работния ден. За удобство ще разделим деня на 3 части:

• Началото на работния ден.
• Основен работен процес.
• Завършване.

Сутринта е най-важният етап. В зависимост от това колко сте спали, как сте ставали и какво сте правили, ще зависи вашето настроение, психологическа нагласа и представяне.

Принципите на „правилната“ сутрин включват следното:

• Позитивно отношение. Ако се събуждате всеки ден с мисълта, че мразите работата си, производителността ви ще намалее. Опитайте се да започнете сутринта си с приятни мисли.
• Опитайте се да не се "люлеете". Забелязали ли сте, че след като станете сутрин, ви трябват още 30 - 40 минути, за да дойдете най-накрая на себе си? Това е време, което не си струва да губите. Веднага след като се събудите, вземете душ, сварете кафе и вместо да прекарвате половин час в нищото, можете да закусите на спокойствие.
• Спокойна закуска и път за работа. Започването на деня без бързане е много важно. Когато бързате, тялото ви изразходва допълнителна енергия и нерви, които биха могли да бъдат използвани за по-продуктивна работа. Ако не можете да си позволите обилна закуска и спокойно пътуване, лягайте си по-късно и ставайте по-рано.
• Ключови задачи. Повечето успешни бизнесмени са склонни да казват, че най-важните задачи трябва да се изпълняват сутрин. Както се казва: „Ако искаш да направиш всичко, изяж една жаба за закуска“. Ролята на жаба е задача, която изобщо не искате да поемате. Направете го сутрин и положителното настроение от факта, че „жабата е изядена“ ще продължи през целия ден.

Основният работен процес се състои от следните задачи:

• Решете спешни проблеми. Важно е да разберете, че ако по време на работния ви ден се появи някакъв спешен въпрос, не е необходимо да насочвате цялото си внимание изключително към него. Първо трябва да разберете дали е важно или не. Ако е важно, тогава трябва да започнете да работите по него незабавно. Ако не, прехвърлете отговорността за изпълнението му на друго лице.
• Спазвайте крайните срокове. Всеки ден трябва да си поставяте приблизителни срокове, в които трябва да се справите с целия обем от задачи. Важно е да не е „Направете всичко преди 18 часа“, а „В 14:00 – започнете да правите план, в 15:00 – анализирайте показателите, в 16:00 – направете отчет“ и т.н.
• Ред на работното място. Това е подразбиращ се, но много важен момент. Ако бюрото ви е в бъркотия, очите ви постоянно ще се губят сред него. И ако на работното ви място има някакъв чужд документ, можете да започнете да го изучавате и просто да загубите 20 - 30 минути.
• Не следвайте импулси. Това е най-важното. Има някои задействания, които ви карат да преместите вниманието си от работа към нещо по-малко важно. Обадете се на приятел, докато преглеждате плана си за продажби? По-добре е да не правите това, тогава ще загубите концентрация и лесно можете да загубите работен дух.
• Групирайте рутината си. Много е важно. Ако трябва да направите 60 телефонни разговора през деня, тогава е по-добре да ги разделите на няколко малки групи, по 10 - 15 наведнъж. След като се обадите, можете да изпълните друга задача. Като постоянно преминавате от рутинна към активна дейност, можете да свършите много повече.

Краят на работния ден се основава на следните принципи:

• Довършете каквото трябва. Има група от неща, които попадат в квадрата „важни, но не спешни“. Най-добре е да ги завършите през работния ден и винаги дръжте квадратчето „важно и спешно“ празно.
• Проверете резултатите си спрямо вашия план. Всичко, което сте направили през деня, трябва да се сравни с това, което сте планирали. Ако току-що сте започнали да планирате работния си ден, тогава малките отклонения от плана ще бъдат в ред. Опитайте се да ги запазите възможно най-малко.
• Направете план за следващия ден. Най-добре е това да стане в края на предишния работен ден. По този начин ще поддържате работен дух и в същото време е важно да съставите реална програма за работа.

Ако сте мениджър, тогава през работния ден трябва да работите в тясно сътрудничество със секретарката си.

Моля, не забравяйте, че това са общи съвети. Те не отчитат вашите индивидуални характеристики. Ако ви е по-удобно да вършите спешна работа следобед, а не сутрин, това е ваше право. Ако предпочитате да свършите голяма, трудна задача последна и тя не се отразява на настроението ви за един ден, направете я последна.

Планирането на вашия работен ден трябва да бъде индивидуално.

Основни грешки при планиране на работния ден

Въпреки факта, че практиката на управление на времето е твърдо установена в живота ни, повечето хора правят често срещани грешки, когато планират работния си ден. Ето някои от тях.

Грешка 1. Грешно приоритизиране.

Матрицата на Айзенхауер ни казва, че трябва да правим важни неща. Но много хора могат лесно да се объркат какво е важно за тях. Квадрат А, който трябва да остане празен и отговаря за спешни и важни въпроси, често се бърка с Квадрат С, където са натрупани маловажни въпроси, изискващи незабавно внимание.

Важно е да запомните, че трябва да изразходвате енергията си изключително за това, което е важно за вас в даден момент. Трябва да работите за бъдещето, когато нещата могат да бъдат оставени настрана и планирани мъдро.

Грешка 2: Прекарване на твърде много време за дребни неща.

За да обясним защо е необходимо първо да направим „основното“, а едва след това малките неща, ще използваме закона на Парето. Казва, че 20% от усилията дават 80% от резултатите. Тоест, когато работите върху нещо важно, изразходвате 20% от усилията и постигате 80% от резултата. Когато работите върху малките неща, получавате 4 пъти по-малко резултати и харчите 4 пъти повече усилия.

Нека да разгледаме един малък пример.Трябва да стартирате рекламна кампания. Ако създадете 10 рекламни послания, изберете ключови думи и фрази за тях и ги стартирате на подготвени сайтове, тогава това ще бъде 20% от работата, която ще даде 80% от резултата. Но ако прекарвате време в редактиране на шрифтове и изображения, подбиране и изглаждане на фрази и търсене на допълнителни платформи за реклама, ще отделите много повече усилия. Всичко това ще трябва да се направи, но след началото на рекламната кампания, когато постигнете първия резултат.

Грешка 3. Липса на време за лични въпроси.

Всеки човек трябва да има личен живот и свобода да избира професия. Ако имате много работа и не намирате един или два часа, за да се занимавате с хобито си, тогава това е лошо планиране на деня ви. Планирането на вашето работно време е важно не само защото ви позволява да свършите повече. Дава ви възможност да правите това, което искате, без да бързате.