Матрицата на Айзенхауер: бързо поставяне на цели и контрол на текущите дела.

Добър ден, читатели на блогове Вашето решение!

В тази статия искам да говоря за проблема с претоварения списък със задачи, с който се сблъсква почти всеки съвременен човек. Как се показва? Фактът, че планираме да свършим всякакви различни задачи през деня или през седмицата и в края на този период осъзнаваме, че не сме имали време да направим нищо.

Защо е така? Защо сме претоварени и нямаме време да направим планираното?

Най-често това се дължи на факта, че нашето планиране е нереалистично. Претоварваме списъка си със задачи, нещо трябва да бъде изтрито от него, но възниква въпросът „Как можем да изтрием нещо от него, ако въвеждаме само необходими неща в него?“

Специалните техники за приоритизиране могат да ни помогнат да определим какво трябва да се направи първо, какво можем да отложим и какво изобщо да не правим.

Една от най-простите и ефективни техники за приоритизиране е матрицата на Айзенхауер. Идеята е на президента на САЩ Дуайт Айзенхауер. Тя става известна, след като Стивън Кови пише за нея в книгата си „7-те навика на високоефективните хора“.

Заетостта е форма на мързел, мързеливо мислене и безразборни действия.
Тим Ферис

Основава се матрицата на Айзенхауер, според която 20% от нашите усилия дават 80% от резултата. Айзенхауер подобри този принцип.

Матрицата на Айзенхауер е квадрат, разделен от две пресичащи се оси на 4 сектора или квадранта.
Вертикалната ос е „важност“, хоризонталната ос е „спешност“.
Така получаваме 4 сектора:
сектор А - "спешно и важно"
сектор Б - "не е спешно, но е важно"
сектор С - "спешно, но не важно"
сектор Г - "не е спешно, не е важно"

Сектор А: важен, спешен

Комбинира неща, които първо трябва да се направят. Те не търпят забавяне, за да изпълнят утре - ще бъде твърде късно. Редовното появяване на такива неща в списъка ни със задачи обикновено е резултат от лошо планиране, дезорганизация, отлагане и т.н. Идеалното планиране е ситуация на празен квадрант А.

Примери за случаи на квадрант А:

• плащане на заема
• непланирано посещение при лекар, когато нещо вече ви боли много
• обадете се на водопроводчик за ремонт на течаща тръба
• ремонт на лаптоп

Сектор Б: важен, не спешен

Този сектор обединява казуси, които пряко засягат вашата лична ефективност. Основната разлика между тези случаи и тези в квадрант А е липсата на спешност. Това ви позволява да подходите към решаването на такива проблеми по-съзнателно, което ви позволява да постигнете по-големи резултати и ефективност. Задачите от квадрант Б трябва основно да съставят нашия списък със задачи за деня. Също така трябва да запомните, че делата на сектор Б, ако не им се обърне своевременно внимание и време, могат да отидат в сектор А.

Примери за случаи на квадрант B:

• обучение, повишаване на квалификацията, курсове и семинари, обучения
• планиран отчет
• спорт
• качествена почивка
• планово посещение при лекар (медицински преглед, профилактични прегледи)

Сектор В: не е важно, спешно

Неща, които не ви доближават до целта, но трябва да ги направите. Основната грешка при работа с матрицата е да не бъркате делата на сектор А и С, в противен случай ще възникне ситуация, че се въртите като катерица в колело, но изпълнените задачи не ви доближават до планираното цел, а важни задачи остават нерешени.

Примери за случаи в сектор C:

• проверка на имейл
• текущи разговори
• срещи
• домакинска работа (чистене на дома)
• срещи, наложени от някого

Сектор D: не е важно, не е спешно

Секторът събира дела, които ни губят времето, не ни носят никаква полза. С други думи, загубено време. Но тези задачи са много привлекателни за нас, те са лесни за изпълнение, позволяват ни да се забавляваме и да се отпуснем. Следователно е много трудно да им се противопоставим, но е необходимо да го направим.

• седнете в социалните медии
• гледам телевизия
• чат с колеги

Как една матрица може да бъде полезна на практика? Има два възможни начина за използване на матрицата на Айзенхауер:

1. за планиране
   Често правим всичко спешно, но маловажни неща, а важните и неспешните неща се отлагат все повече и повече. Ако започнем да планираме времето и задачите си според матрицата на Айзенхауер, можем да отделим повече време за важни неща, които ще ни доближат до целта, и да премахнем задачите, които отнемат време, усилия, енергия и рядко водят до целта. Как да използвате матрицата за планиране, прочетете в тази статия по-долу.
2. за да оцените ефективността си
   Матрицата на Айзенхауер ясно показва какви задачи изпълнявате. Такъв анализ може да се извърши в края на седмицата или месеца. Редовното преразглеждане на задачите, с които сте били заети през определен период, ще повиши личната ви ефективност.

Как изглежда?

1. Запишете задачите, които сте изпълнили през деня на лист хартия.
2. Разделете свършената работа на четири сектора с посочване на изразходваното време.
3. Изчислете как времето и броят на задачите са разпределени по сектори.
4. Тълкуване на резултата:
   сектор А
   Ако сектор А е нараснал, тогава вие не контролирате живота си. не се занимавате със стратегическо планиране, не знаете как да разпределите товара между служителите и да делегирате отговорности.
   сектор Б
   Ако сектор Б е най-запълнен с бизнес, тогава отделяте достатъчно време за постигане на целите си, знаете как да се концентрирате върху основното.
   сектор С
   Увеличаването на делата в сектор С показва липсата ви на цели и планове. губите времето си с маловажни задачи.
   сектор Г
   Възниква въпросът „За какво ви плащат?“, а в личен план си губите времето.

Основната трудност при прилагането на матрицата на Айзенхауер е трудността при определяне на важността на дадена задача. Често мислим, че всички задачи са важни. как да се определи истинската важност на задачата. Как да подчертаем наистина важните задачи от всички задачи?

Тук е полезен „методът на Франклин“: важното е това, което е в съответствие с основните цели на живота ми.

Основната идея е, че преди да приоритизирате, трябва ясно да дефинирате целите си за определен период.
След това ще допълним матрицата на Айзенхауер, като поставим нашите цели в нейния център. какво се случва сега Сега оценката на важността на всички задачи за деня ще се извършва спрямо целта.

Важността на задачата се отличава с отговора на 3 въпроса:

1. Какво ще стане, ако не го направя днес?
2. Може ли някой да го направи вместо мен?
3. Важна ли е тази задача за постигане на целта?

Например, вашата цел е „да изплатите всички заеми и дългове в рамките на една година“. Оценяваме важността на всяка задача от матрицата именно от позицията дали тя ще помогне за постигане на целта.

Практическа реализация. Алгоритъм за прилагане на матрицата за дневно планиране

1. Определете цели. Вижте дали целите ви съвпадат. От списъка с вашите цели изберете 1-3 цели, които са по-приоритетни за този период. Именно тези цели ще бъдат фар за вас, върху който трябва да се съсредоточите, когато класифицирате задачите по сектори.
2. Съставете (ден, седмица, месец). Професионалистите по управление на времето съветват да планирате и почивката си.
3. Го съборят.
4. Приоритетна оценка. Разпределете задачите по сектори, като определите важността на задачата въз основа на поставените цели. Разчертайте лист в 4 квадранта и попълнете матрицата със задачи. Ако не сте вдъхновени от мисълта да рисувате квадранти всеки ден, можете да маркирате приоритетите с буквите: A, B, C и D. Поставяме знаци в списъка ви срещу всяка задача.
   Могат да се използват три цвята на светофара за приоритети: червен (квадрант A), зелен (квадрант B) и жълт (квадрант C).
5. Изпълнение на поставените задачи:

• важните и неотложни дела се вършат първо. Така трябва да започне деня.
• след това преминаваме към важни, но не спешни въпроси. По-голямата част от нашето време и внимание трябва да бъдат насочени към делата на този сектор.
• едва след това към останалите случаи.

Преди да започнете каквато и да е задача, първо си задайте въпроса „Трябва да направя това?, „Може ли някой друг да направи това?“.
Задачите от квадрант С, като правило, от рутинен характер, които не ви придвижват към целта ви, се препоръчва да се делегират или да не се изпълняват изобщо.

6. Контрол на изпълнението на плана
На този етап анализирайте изпълнението на планирания план. Изчислете във всеки квадрант на матрицата колко задачи се изпълняват на ден и колко време се изразходва за тяхното изпълнение. Оценете представянето си.

Колкото повече време отделяте на задачите от квадрант Б, толкова по-ефективни ставате и по-бързо постигате целите си.

Преместете незавършените задачи в списъка за следващия ден. Ако сте отлагали задача повече от три пъти, помислете дали изобщо трябва да я свършите. Вероятно ще се оправите и без него! Зачеркнете такива задачи от списъка или ги направете веднага.

Както можете да видите, матрицата на Айзенхауер е прост работен инструмент, който улеснява планирането и помага да наблюдавате и анализирате вашите дейности. Оставете своя имейл във формата в края на статията и изтеглете шаблона за ежедневно планиране на матрицата на Айзенхауер. Шаблонът е създаден в два формата: в електронна таблица на Excel и като шаблон за бележки за Evernote.

За да добавите бележка с шаблон към вашия акаунт в Evernote, трябва да щракнете с десния бутон върху бележката във вашия акаунт в Evernote и да изберете „Копиране в бележник“ от падащото меню. След това изберете вашия бележник и щракнете върху „Копиране“. Сега можете да правите всякакви промени в шаблона.
Ако ще използвате често матрицата, направете шаблона за бележки пряк път! Това ще ускори търсенето на бележки и ще ви спести време!
Не забравяйте да включите приоритетите във вашата система за управление на случаи!

След като се научите как правилно да разпределяте задачите в матрицата на Айзенхауер, ще имате значително допълнително време и най-важното - бързо ще постигнете целта си.

Изпълнете всеки свой ден със смисъл и това ще бъде ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

6 ноември 2016 г

Поздравления! Случвало ли ви се е да се карате вечер за факта, че сте успели да направите обидно малко през деня? Бяхте постоянно заети, но наистина важните и неотложни въпроси плавно „пропълзяха“ за утре?

Лично аз се сблъсквам с този проблем редовно. До вечерта той беше уморен като куче, но всъщност имаше планини от несвършена работа, бъркотия в кухнята и апартаментът не беше платен навреме.
Бях ужасно ядосан, но по някаква причина продължавах често да губя време за глупости, завършвайки всички важни задачи набързо и в последния момент (и като правило късно през нощта).

Цялата тази каша продължи доста време. Докато не започнах да използвам прост, удобен и визуален инструмент. Според мен това е един от най-ефективните начини за изчистване на ума веднъж завинаги. И най-после подредете нещата.

Запознайте се с матрицата на Айзенхауер като инструмент за приоритизиране.

Матрицата е изобретена от тридесет и четвъртия президент на Съединените щати Дуайт Дейвид Айзенхауер (той е бил президент от 1953 до 1961 г.).

Политикът разработи универсална схема, която му помогна да класифицира и подреди куп ежедневни задачи. Мисля, че президентът на Съединените щати имаше много от тях. В един прекрасен момент Айзенхауер прави парадоксално заключение:

Спешните неща рядко са важни, а важните неща са спешни

Между другото, матрицата на Айзенхауер е силно препоръчана от моя любим Стивън Кови в книгата „Съсредоточете се върху основните неща“. Препоръчвам изтегляне и изучаване.

Същността на матрицата на Айзенхауер

Проблемът на повечето съвременни хора е невъзможността да се даде приоритет при планирането. Предпочитаме първо да правим това, което ни харесва, оставяйки неприятните, но важни неща за по-късно. В резултат на това натиск във времето, стрес и ... синдром.

Техниката на президента незабавно поставя всичко "на рафтовете".

Изглежда като четири квадранта с две оси. Вертикално матрицата е разделена по спешност („спешно“ и „неспешно“), вертикално – по важност („важно“ и „неважно“).
В същото време авторът на теорията се позовава на „спешно“ това, което не търпи отлагане. И към „важните“ - задачите, от решаването на които зависи пълноценен, успешен и емоционален живот. И както показва моят опит, цялото ежедневие може да се припише на един от квадрантите.

Квадрант А. Важни и спешни въпроси

Правилното планиране винаги оставя това поле празно. Нещата записани в сектор А са знак за неорганизираност и неправилно приоритизиране. „Важно и спешно“ е непреодолима сила, затруднено време и спешна работа.

Пример за случаи от сектор А:

• Тъпчене на темата последната вечер преди изпита
• Обаждане на водопроводчик поради спукана тръба
• Спешно обаждане до клиент, изпратил пари на грешни данни
• Остър зъбобол и спешно посещение при зъболекар

Освен това по-голямата част от този списък можеше да бъде избегната. Започнете да се тъпчете по малко всеки ден седмица преди изпита. Или посещавайте зъболекар на всеки шест месеца за профилактичен преглед. Съгласен ли си?

Квадрант Б. Важен, но не спешен

Най-приоритетните и перспективни задачи влизат в сектор Б - това е най-ценният ни квадрат. Именно от такива случаи в идеалния случай трябва да се състои списъкът „Задачи“ за деня. Статистически, тези, които се фокусират върху квадрант Б, постигат най-добри резултати и в същото време живеят богат и щастлив живот.

Липсата на фактора спешност дава възможност за решаване на проблемите съзнателно и конструктивно. Но си струва да се отпуснете - и много от зона Б бързо ще „пропълзи“ в сектор А.

Пример за задачи от сектор Б:

• Попълнете сметки за комунални услуги
• Купете хранителни стоки за седмицата
• Напишете отчет за пътуването
• Отидете на фитнес за тренировка
• Запишете си час при зъболекар
• Направете снимка за пропуск до гаража

Квадрант C. Спешни, но не важни задачи

90% от тези случаи отвличат вниманието от постигането на важни цели, намаляват ефективността и пречат на концентрацията. Но все пак трябва да ги направите (или не - зависи от вас).

Пример за задачи от сектор С:

• Честит рожден ден на далечен и много разговорлив роднина
• Отидете на среща на завършилите (не искате да отидете, но е неудобно да откажете)
• Веднага занесете документи до другия край на града по молба на колега

Съдържанията от сектор С трябва или да не се изпълняват изобщо, или да се пристъпи към тях след пълното изпълнение на задачите от списък Б.

Квадрант D. Неспешни и маловажни въпроси

В D трябва да има само това, което не влияе на качеството на живота ни. Досещате ли се вече за какво говорим? Е, разбира се, за „поглъщащите време“: компютърни игри, четене на коментари в социалните мрежи, разговори „за нищо“ по телефона, безцелно пазаруване, решаване на кръстословици. Задачите в D-зона трябва да се изпълняват само след като всички останали категории са празни!

1. Започнете деня си, като си припомните основната си дългосрочна цел. Това е нещо като маяк, който трябва да навигирате, когато попълвате матрицата на Айзенхауер. Например, целта е „след пет години“. И оценете всеки елемент в матрицата от позицията: „Извършването на тази задача ще ми помогне да постигна целта си или не?“
2. Ако не ви харесва идеята да рисувате квадрати всеки ден, можете просто да напишете A, B, C и D в дневника си.
3. Изпълнявайте всички текущи задачи в точната последователност, в която са изброени по-горе: A, B, C и D. Само така ще успеете за всичко и ще избегнете „блокажи“ и „ръце в работата“. При правилен подход дори ще има време за глупости от D квадрант
4. Не използвайте случаи от четвърти сектор за почивка в процеса на работа! Практиката показва, че социалните мрежи и „игрите със стрелба“ сериозно разсейват и не ви позволяват да се отпуснете напълно

Един важен момент относно матрицата на Айзенхауер не ме устройваше: не знаех как да приоритизирам задачи от различни области. Всичко е повече или по-малко ясно с работата (въпреки че и там има нюанси). Но в крайна сметка животът не се ограничава до „трудови подвизи“: има и здраве, личностно развитие, семейство и комуникация с приятели.

Накратко проблемът ми може да се формулира по следния начин: „Кое е по-важно – да науча 10 нови английски думи или да направя 10 упражнения за пресата?“.

За себе си реших проблема по следния начин. Той открои всички важни области на живота: работа, здраве, личностно развитие, комуникации, икономически дела. Можете да добавите още нещо към този списък: самообслужване (за момичета), учене (за студенти) или духовни практики (за езотерични фенове).

Остава само да се гарантира, че случаите от всяка област са въведени в матрицата.

Ето как изглежда моят сектор B:

• Финализирайте втората част от проекта за клиента („работа“)
• 3 км в басейн ("здраве")
• Завършете 2 видео урока по бизнес английски (Лично развитие).
• Купете хранителни стоки и сгответе вечеря ("hozdela")
• Запознайте се с бивш съученик, който дойде в града за един ден („комуникации“). Между другото, този артикул може безопасно да бъде поставен в сектор C „Включено, но няма значение“

И какво отдавам на сектор D? Да гледате любимия си сериал например или да пиете бира с приятели в спортен бар.

Ясно е, че това е много опростен пример и броят на точките в сектор Б е много по-голям. Но този подход ви позволява да живеете пълноценен живот, а не да „горите на работа“ с дни. Тествано върху себе си!

Използвате ли матрицата за планиране на текущите дела? Абонирайте се за актуализации и не забравяйте да споделяте връзки към нови публикации с приятелите си в социалните мрежи!

В безкрайния поток от ежедневни дейности лесно можете да се объркате, защото всеки ден те стават все повече и повече. Вчерашната несвършена работа става днешна и това, което не сме имали време да свършим днес, автоматично се измества за утре. В резултат на това могат да се натрупат толкова много неща, които не можете да разберете по-късно: какво е направено, какво е в процес и какво друго просто чака в момента.

Такива или подробни ситуации често се случват при хора, които не обръщат нужното внимание на процеса на планиране на дейността си. Естествено, уменията не се преподават в училище и много родители и други хора, които действат като възпитатели в процеса на нашето развитие, често не знаят как сами да планират дейностите си, въпреки че това не е никак трудно. Просто не получава вниманието, което заслужава.

Днес обаче има много отлични техники за планиране, които ви позволяват да научите как да използвате рационално времевия си ресурс и да извлечете максимална полза от този процес за себе си. Но в тази статия няма да разгледаме всички тези техники, а ще дадем пример само за една, която се отличава със своята простота и ефективност. Тази техника се нарича "матрицата на Айзенхауер".

Матрицата на Айзенхауер е един от най-популярните инструменти за управление на времето и се използва от много хора по света, от обикновени служители и мениджъри на средно ниво до изпълнителни директори на големи фирми и световноизвестни корпорации. Основателят на тази матрица е 34-ият президент на Съединените щати Дуайт Дейвид Айзенхауер. Както се досещате, този човек беше много зает и трябваше да върши много и всякакви неща, свързани с дейността му. Поради тази причина той се ангажира с оптимизиране на работния си график и списък със задачи. Резултатът от неговите изследвания беше матрицата, която разглеждаме.

Значението на матрицата на Айзенхауер е главно да се научите как правилно да разпределяте всичките си задачи, да правите разлика между важни и спешни, а не спешни от най-малко важните, както и да намалите максимално времето за правене на всеки бизнес, който не дава някакви значими резултати. Нека да поговорим как работи всичко на практика.

Същността на матрицата на Айзенхауер

Матрицата на Айзенхауер се състои от четири квадранта, чиято основа са две оси - това е оста на важност (вертикално) и оста на спешност (хоризонтално). В резултат на това се оказва, че всеки квадрант се различава по своите качествени показатели. Всички задачи и казуси се записват във всеки един от квадрантите, благодарение на което се формира изключително ясна и обективна картина какво трябва да се направи първо, какво трябва да се направи второ и какво не трябва да се прави изобщо. Всичко това е доста просто, но във всеки случай няма да е излишно да дадем няколко обяснения.

Квадрант А: важни и спешни въпроси

При идеално планиране този квадрант на матрицата трябва да остане празен, тъй като появата на важни и неотложни дела е индикатор за дезорганизация и допускане на блокаж. Тази част от графика се запълва на много хора поради присъщия им мързел и неправилно приоритизиране. Естествено, понякога такива случаи могат да се появят при всеки човек, но ако това се случва ежедневно, тогава е време да обърнете внимание.

Така че трябва да се избягва появата на случаи в квадрант А. И за това е необходимо само да изпълните точките от останалите квадранти навреме. Но ако нещо все още си заслужава да влезе в първия квадрант, тогава това:

• Дела, чийто провал се отразява неблагоприятно на постигането на целите
• Неща, които, ако не се направят, могат да причинят трудности и неприятности
• Казуси, свързани със здравето

Също така е важно да запомните, че има такова нещо като "делегиране". Това означава, че когато във вашия квадрант А има случаи, които могат да бъдат делегирани на някого, тази възможност определено трябва да се използва, за да разрешите други важни и спешни въпроси възможно най-скоро.

Квадрант B: важно, но не спешно

Вторият квадрант заслужава най-голямо внимание, защото делата, които са в него, са най-приоритетни и обещаващи и именно от тях трябва да се състоят ежедневните задачи на всеки човек. Наблюдавано е, че хората, които са основно ангажирани с делата на този квадрант, постигат най-голям успех в живота, получават повишение, печелят повече пари, имат достатъчно свободно време и живеят щастлив и пълноценен живот.

Обърнете внимание и на факта, че липсата на спешност ви позволява да подходите към решаването на всякакви проблеми по-съзнателно и конструктивно, а това от своя страна позволява на човек да разкрие своя потенциал в най-голяма степен, самостоятелно да обмисли всички нюанси на своя дейност и управлява времевата рамка на своите дела. Но тук, наред с други неща, трябва да запомните, че нещата, които са в квадрант Б, ако не бъдат направени навреме, лесно могат да попаднат в квадрант А, ставайки още по-важни и изискващи бързо завършване.

Опитните специалисти по управление на времето препоръчват да включите в квадрант Б всички текущи дела, свързани с основната дейност, планиране и анализ на работата, обучение и спазване на оптималния график и. Тези. всичко, което съставлява нашето ежедневие.

Квадрант C: спешно, но не важно

Дейностите, които са в този квадрант, в по-голямата си част са разсейващи и не доближават човека до очакваните резултати. Често те просто пречат на фокусирането върху наистина важни задачи и намаляват ефективността. Основното при работа с матрицата е да не се бъркат спешните неща от квадрант С със спешните неща от квадрант А. В противен случай ще възникне объркване и това, което трябва да се направи първо, остава на заден план. Винаги помнете своето и се научете да различавате важното от второстепенното.

Нещата в квадрант С включват например срещи или преговори, наложени от някой отвън, празнуване на рожден ден на не много близки хора, внезапни домакински задължения, премахване на разсейващи фактори, които не са жизненоважни, но изискват внимание (счупена ваза, микровълнова счупи печка, изгоря крушка и т.н.), както и всякакви други неща, които не те движат напред, а само те забавят.

Квадрант D: Не е спешно или важно

Задачите, свързани с последния квадрант, не носят никаква полза. В много случаи е полезно не само да се занимаваме с тях на последно място, но и изобщо да не се занимаваме с тях. Въпреки че определено трябва да знаете за тях, защото. те са прахосниците на време.

Друга особеност на калъфите от тази група също е интересна: те са много привлекателни за много хора - тези калъфи са лесни за изпълнение и доставят удоволствие, позволяват ви да се отпуснете и да си прекарате добре. Следователно устояването на изкушението да тренирате с тях може да бъде доста проблематично. Но е абсолютно необходимо да го направите.

В квадрант D можете да записвате такива неща като разговор по телефона с приятели за нещо маловажно, ненужна кореспонденция или прекарване на време в социални мрежи, гледане на телевизионни предавания и различни „зашеметяващи“ телевизионни предавания, компютърни игри и др. Разбира се, всеки човек трябва периодично да се отпуска и по някакъв начин да се забавлява, но има по-интересни и развиващи начини за това: четене, посещение на фитнес зали и басейни, излети сред природата и др. Ако не можете или не искате напълно да се освободите от правенето на неща от квадрант D, тогава трябва да отложите изпълнението им поне до момента, в който нещата от квадранти B и C са завършени и времето, което ще бъдат посветени на делата на квадрант D трябва да бъдат сведени до минимум. Тук добре познатата поговорка ще бъде подходяща за всеки: „Каузата е време, забавлението е час“.

Веднага щом овладеете матрицата на Айзенхауер и се научите как правилно да разпределяте делата си в нея, ще забележите, че имате доста ново свободно време, успявате да правите всичко навреме и без да бързате, всичките ви дела са наред , целите се постигат една след друга, а вие самите сте почти винаги в добро настроение и весело настроение. Всичко опира до организираност и концентрация. Вероятно вие сами забелязвате от време на време, че неорганизираните хора винаги са в кръга на някакви неразбираеми дела, винаги са заети с нещо глупаво, но „много важно“, изглеждат уморени и раздразнени. Могат да се посочат много отличителни черти. Но не това е важното, а фактът, че ако вие и аз не искаме да имаме подобни резултати, тогава трябва да действаме по различен начин. А именно, трябва да сме организирани, ясно да разбираме какво и кога трябва да правим и защо правим всичко това. И матрицата на Айзенхауер е страхотна за това.

Желаем Ви късмет и успешно усвояване на новото Ви умение!

Матрицата на Айзенхауер е начин за правилно планиране на времето и усилията, който е намерил най-широко приложение в целия цивилизован свят. Основава се на това, че в определена таблица, разграничена по специален начин, се въвеждат делата, необходими за изпълнението. Те могат да се отнасят до професионалната, семейната или икономическата сфера. Когато ги изучавате в този контекст, става ясно на какво трябва да обърнете внимание на първо място.

Матрицата на Айзенхауер, като инструмент за определяне на житейските приоритети, е много важна за съвременния човек. Тъй като той има много важни неща за вършене за кратко време, той трябва да може правилно да определи с кои от тях трябва да се заеме на първо място.

Същността на метода за приоритизиране

От самото начало всички задачи за човек са равни и само тяхното изследване с помощта на матрицата на Айзенхауер ни позволява да идентифицираме най-важните. Такъв график е важен, за да не губите време за неспешни задачи. Това прави възможно да станете по-успешни и успешни.

Ако напълно усвоите принципа на използване на таблицата, тогава проблемът с интервалите между задачите, които възникват през деня, ще бъде решен от само себе си.

Ако на работното място възникнат огромен брой случаи, които трябва да бъдат разрешени почти едновременно, тогава си струва да се научите да използвате този метод до съвършенство. Ако това, което шефът иска, това, от което се нуждаят клиентите, и финансовите компоненти са разпределени в специални отделения на масата, тогава мениджърът никога няма да изпита стрес.

Принципът на матрицата на Айзенхауер позволява да съставите работния си график по такъв начин, че делата и инструкциите на властите да не се припокриват. Всички проблеми се разпределят в зависимост от реалната им значимост за самия човек и за фактора време. Затова за всеки от тях е предвидена специална клетка.

Диаграмата се състои от четири отделения, ограничени от две оси на важност и спешност. В тях се въвеждат всички необходими задачи и се анализират с наличните инструменти. Този метод е прост, защото в тази перспектива става много ясно кои приоритети са с най-висок приоритет.

Основните цели на създаването на Матрицата бяха:

• избор на основно;
• поставяне на житейски цели;
• намаляване на времето за ненужни задачи;
• планиране на вашия работен график;
• разпределяне на делата по спешност;
• фиксиране върху основния;
• способността да се отделя главното от второстепенното;
• спазване на срока;
• дисциплина;
• спестяване на време;
• липса на бързане;
• рационализиране на деня ви;
• изпълнение на плана и др.

Матрицата включва четири квадрата, в които се въвеждат данни. Предполага се, че ще постигнете някакъв бизнес, задача или дългосрочна цел. Разделен е на компоненти: А, който съдържа важни и неотложни задачи. бвключва наистина важни елементи, но не спешни, подлежащи на забавяне. СЪСпредполага спешни неща, но не много важни. По принцип те могат да бъдат пренебрегнати. дразглежда цели, които не са нито важни, нито спешни. Те всъщност изобщо не са необходими.

Разбира се, човек не трябва да забравя за свободното време, за да си почине от куп дела. Но също така трябва да се разпредели така, че да се превърне в приятно забавление, а не в нервно напрежение. Ако приоритетите са правилно разпределени, тогава ще има възможност и за разходки, и за пазаруване, и за общуване с любими хора, и за културни събития.

Общият принцип на структурата на матрицата на Айзенхауер

Като начало си струва да изберете конкретен случай и да се опитате да го анализирате по такъв начин, че да отговаря точно на определена колона от таблицата.

Може да е всичко:

• посещение на зъболекар;
• спорт;
• козметични процедури;
• приготвяне на гурме ястие;
• дата;
• обучение или среща с началници;
• урок по музика за дете
• комуникация с деца;
• рисуване или танци и др.

Препоръчително е да подредите всички основни компоненти в съответните сегменти по такъв начин, че да останат в плановете, но да заемат мястото си в приоритизирането. Съответно можете да разпределите усилията си в тяхното изпълнение.

Ако разгледаме всичко по-подробно, получаваме такава опция.

1 - А. Попълва се последно, когато в други области вече са въведени по-маловажни дела. Такава графа трябва да съдържа най-важните професионални задачи; прибързано изпълнение на цели, които няма да бъдат изпълнени, ако не се вземе предвид факторът време; основни цели; което би застрашило жизненоважни компоненти; проблеми, които застрашават здравословното състояние, собствено или чуждо.

2 - Б. Това включва ежедневните задачи. Ако те не бъдат изпълнени, цялостната производителност ще бъде значително намалена. Освен това могат да възникнат сериозни трудности, в резултат на което всички други дела ще трябва да бъдат отложени. Първо се изпълняват важни цели, а след това и спешни. Те са свързани със здравето, професионалните задачи и финансовите нужди.

3 - С. В такава област се вписва това, което си струва да се направи спешно, но не непременно точно сега. Ако изпълнението на такива планове се отложи за известно време, тогава обстоятелствата може дори да се подобрят или да станат ясни допълнителни данни. Засега има по-важни и неотложни цели. Ако те бъдат пренебрегнати, тогава всичко останало вече ще бъде без значение.

4-D. Този квадрат, подобно на A, е това, което остава след попълване на други клетки. Тук се въвеждат не много важни неща, които по принцип е позволено да не се правят или изпълняват последни. Ако ги вземете от самото начало, тогава ще има задръстване от неотложни проблеми.

Приложение на матрицата на Айзенхауер в живота

За да разберете как точно да използвате Матрицата, трябва да анализирате основните компоненти на човешкия живот.

1. Професионални дела.Те са включени в най-спешните и важни цели. Естествено, те се поставят в кутия А. Изисква се да се прецени дали нещо може да стане по-важно в момента, например оказване на спешна помощ на някого. Ако не, те се изпълняват първи. Те включват основните задачи, които не могат да бъдат отложени за по-късно, тъй като такова пренебрегване може да доведе до негативни последици. Ако има желание да направите всичко, тогава първо трябва да направите всички компоненти в този конкретен квадрат. Тя трябва да бъде почти изцяло изпълнена с трудови задължения. Въпреки това те не се припокриват, а са подредени в строг хронологичен ред от наистина важните случаи, от които зависи дейността на фирмата, до неспешните разпореждания на властите.
2. Семейни връзки.Вписан в Б. Такова нещо е много важно, но докато работата не е свършена, не е необходимо да се прави. Освен това не е ясно колко време може да отнеме. Следователно толкова важни приоритети трябва да бъдат леко изместени във времето. Те обаче не могат да бъдат пренебрегнати. Личният живот е една от най-важните области на човешкото съществуване. Затова е по-добре да отложите нещо по-малко спешно за по-късно, но се опитайте да намерите общ език с половинката си. Подобреното настроение ще ви позволи да се справите с други въпроси много по-бързо и по-ефективно.
3. Домакинство.Трябва да се впише в точка В. Такива неща могат да се правят от съпруг, деца или свекърва. Това със сигурност е начинание, което си струва, но едва ли е желателно да отделяте време за него, пренебрегвайки всичко останало. Можете да го направите сами, но последно. Ако в къщата няма абсолютно нищо за ядене, тогава роднините отиват в кафене или сами готвят нещо. Най-добре е да планирате такива неща предварително или в краен случай да ги изоставите напълно. В този случай те отвличат вниманието от наистина спешни цели и се превръщат в голяма пречка, ако бъдат поставени на първо място. Те не само ще отнемат много време, но и ще ви изнервят и постоянно ще се откъсват от процеса. Приготвеният деликатес ще завърши с порицание от лидера или тежка кавга с близки. Освен това една жена рискува да получи срив от повишен стрес. Следователно случаите от тази категория трябва да могат да се планират много ясно.
4. Приятелствата се вписват смело в D. Ако не можете да говорите с приятел по телефона, нищо лошо няма да се случи. Освен това остава време за наистина важните неща. Не е необходимо да мислите, че това са абсолютно неспешни и незначителни неща. Те могат да бъдат от голяма полза и дори удоволствие, ако се направят в подходящия момент. Приятелството е много ценно, но не трябва да вреди на работата или семейството.

Използвайки матрицата на Айзенхауер, винаги можете да имате време да завършите всичко навреме.

Използва се в целия свят като основен инструмент за определяне на приоритети. Използва се и в управлението, и в изкуството, и в семейния живот, и по въпросите на здравето. Графикът ви позволява да разпределите времевите периоди толкова точно, че има време за всички спешни въпроси и човек не изглежда изтощен и изтощен до края на деня.

Ако правилно попълните всички квадратчета на матрицата на Айзенхауер, тогава можете не само да спестите голям бройсила, но и да стане напълно успешен човек, без да оставя нищо за по-късно и да не проваля планове.

Този метод ви позволява да разпределите живота си по такъв начин, че да няма място за стрес и разочаровани планове. Той дава възможност да се идентифицират всички най-спешни, за да се освободи време за по-малко спешни въпроси.

Матрицата на Айзенхауер(приоритетна матрица) е един от най-известните инструменти за управление на вашето време. Изобретен е от Дуайт Айзенхауер, 34-ият президент на Съединените щати. Да си държавен глава е труден бизнес, такъв човек винаги е много зает, защото. работата му съчетава различни функции. През деня той трябва да има време да повтори много неща.

Така Айзенхауер започва да тества различни инструменти за управление на времето. Искаше да намери нещо най-ефективно. Но така и не намери такава, която да го задоволи. Затова в крайна сметка той създава свой собствен инструмент, който по-късно получава неговото име.

Организаторските умения на Айзенхауер винаги и навсякъде са били оценени. И абсолютно заслужено. Сега матрицата на Айзенхауер се счита за една от най-ефективниятсредства за планиране в краткосрочен план.

Този прекрасен инструмент несъмнено ще бъде полезен за всеки съвременен човек. Днес всеки трябва да може да управлява времето си. Все пак животът ни минава в бързане и суетене. Но въпреки гигантските усилия, рядко някой е доволен от резултатите от дейността си.

Все повече хора се оплакват от липса на време. Въпреки че на всички ни се дава еднакъв брой минути всеки ден. Някой обаче успява да направи всичко, а някой небрежно прекарва времето си в безполезни неща. Матрицата на Айзенхауер ви помага да организирате времето си правилно и по този начин драстично да увеличите ефективността си.

Какво стана
матрица на Айзенхауер

Матрицата на Айзенхауер се използва за планиране за кратък период от време (един или повече дни). Това е ефективен метод за обработка на тези списъци със задачи, които човек планира да направи през този период. По правило хората правят толкова дълги списъци, че е невъзможно да се повторят всички случаи от тях.

В резултат на това се натрупват недовършени и. А това е опасно, защото. непълнотата не само забавя движението към целта, но като цяло може да навреди на по-нататъшното развитие на живота. В крайна сметка има голяма вероятност за разсейване на сили и енергия върху нещо, от което човек изобщо не се нуждае.

Матрицата на Айзенхауер ви позволява бързо и ефективно да се справите със списък със задачи, като категоризирате тези задачи. В резултат на това човек ясно вижда всички най-важни неща, както и онези неща, които изобщо не заслужават вниманието му.

Матрицата на Айзенхауер се състои от 4 полета (квадранти) - по едно за всяка категория случаи. Категориите се определят от принцип на спешност и важност: важно - не е важно, спешно - не е спешно. Фигурата по-долу показва как са разпределени тези квадранти.

Само случаите, които отговарят на критериите на този квадрант, се въвеждат във всеки квадрант от общия списък на случаите.

Описание на квадрантите
матрици Айзенхауер

За да разберете как да работите с матрицата на Айзенхауер, първо трябва да разберете нейните квадранти - какво да поставите там. Както казах, разглеждаме само случаи, които планирате да завършите през деня или за кратък период от време.

Квадрант 1.
Неотложни и важни дела.

Най-голямата и най-важна тайна на матрицата на Айзенхауер е, че първият квадрант трябва винаги остани празен . Само в този случай можем да кажем, че човек знае как ефективно да разпределя времето си и знае как да планира добре.

Ако има случаи, които трябва да бъдат въведени в първия квадрант, това означава, че в живота на човек има спешни работи. Той не знае как да планира правилно и е свикнал да отлага всичко за последния момент. Той се захваща със случая едва когато изтичат всички срокове.

Ето защо, ако се стремите да бъдете ефективни, тогава, на първо място, трябва да намерите всички онези причини, които пречат на вашата продуктивна работа. Мога да ви разочаровам, че може да има огромен брой такива причини, вариращи от невъзможност за планиране и завършващи с отлагане.

Естествено, първо всички тези пречки трябва да бъдат премахнати. Иначе за ефективност изобщо не си струва да се говори.

Все пак понякога може да има някои непредвидени случаи, които трябва да бъдат пренесени в първия квадрант. Но внимавай. Не забравяйте, че има два основни критерия за избор на тези случаи:

1. 1. Неизпълнението на задачата заплашва да се откачите от постигането на целта.
   2. Неизпълнението на работата може да доведе до неприятности - влошено здраве (със зъбобол), глоба (при неплащане на заем), наводнение (при изтичане на тръба) и др.

Разбира се, най-добре е да помислите за това предварително и изобщо да избягвате подобни ситуации. Винаги е много по-лесно да се предотвратят възможни проблеми, отколкото да се премахнат последствията. Мислете и правете всичко навреме. Е, ако случаите от този квадрант не се нуждаят от вашето пряко участие, тогава те по принцип трябва да бъдат делегирани на някого.

Квадрант 2.
Важни и не толкова спешни неща.

Айзенхауер смята, че справянето със случаите в този квадрант е най-важно. Ако човек постави задача тук своевременно и последователно я изпълнява, тогава той може да отдели толкова време за тази задача, колкото изисква.

Освен това той може да работи без бързане, суетене и по-късно да не страда от различни вредни последици. Така че превантивният преглед при зъболекаря ще предпази от неочаквана зъбобол, а навременната работа по доклада ще ви спести от нощна обработка.

В тази група задачи е задължително да се включат казуси, които са насочени към постигане на вашите цели.

Това са нещата, върху които трябва да се фокусирате. максимално внимание и тук трябва да вложите цялата си сила. Тъй като целенасоченото и методично изпълнение на делата на този квадрант гарантира по-големи печалби в бъдеще.

Трябва да е в списъка със задачи на втори квадрант трябва да бъде включензадачи за личностно израстване, саморазвитие, грижа за вашето здраве. В крайна сметка това е основата на всеки успех. Това трябва да включва и задачи за анализиране на техните действия, както и разработване на нови планове и анализиране на нови възможности и перспективи.

Липсата на тежестта на спешността ви позволява да изпълнявате възложените задачи с най-високо качество. Но не забравяйте, че все пак трябва да спазвате крайните срокове. И късното изпълнение на тези задачи може да ги премести в първи квадрант. И това е резултатът, от който трябва да се пазим.

Квадрант 3.
Неотложни и маловажни неща.

Случаите са поставени в този квадрант, който меся сеработят ефективно, защото изискват спешно внимание. Трябва да сме особено внимателни в такива случаи. Често те се бъркат със задачите от първи квадрант. Но не всичко спешно е важно. Основен критерийда правиш разлика между спешно и важно – дали този случай те доближава до целта или не. Третият квадрант включва задачи, които нямат нищо общо с вашата цел.

Следователно, човек трябва винаги ясно да ги помни и да бъде фокусиран върху тях. Най-простото нещо е винаги да имате описанието им пред очите си.

Много домакински задължения попадат в третия квадрант, като ремонт на обувки в края на сезона, помощ на съседа при преместването на мебели и маловажни телефонни разговори. Тук могат да се появят непланирани преди това случаи, като някаква спешна среща. Но ремонтът на компютър, например, може да бъде както важен (ако работите на него или блогвате), така и маловажен (ако го използвате само за игри).

Така че не бъркайте важността и спешността. По някаква причина повечето хора автоматично започват да смятат спешните неща за важни. В резултат на това в живота им възниква напрежение и проблеми с времето, а денят им е изпълнен с смут.

Смутът винаги се отдалечава от целта. Основателят на управлението Фредерик Тейлър веднъж каза, че организацията на делата може да се счита за добра, ако всичко се прави бавно и без суетене.

По правило делата на третия квадрант само отвличат вниманието от това, към което се стремите и от което наистина се нуждаете. Те просто време за изяждане. Ето защо е най-добре да се опитате да не разсейвате вниманието си върху такива въпроси. Да разберете дали е важно или не е доста просто - просто се запитайте " Какво ще стане, ако не го направя?“.

Квадрант 4.
Маловажни и неспешни дела.

Това включва всичко, което правим почти всеки ден, но няма нищо общо с работата ни: гледане на телевизия, празни телефонни разговори, игра на компютърни игри, посещение на форуми, социални мрежи и т.н. Обикновено това са приятни неща, но никак не са задължителни.

Тези случаи Айзенхауер нарича истински " прахосници на време“, които намаляват производителността на деня.

Наистина ли не е жалко някой да отдели 203 часа? Но това е повече от седмица от живота ни. И това време може да се използва по-продуктивно.

Можете просто да не правите такива неща или да го правите само когато имате свободно време. В общата опашка на вашите дела те трябва да са в самия край. И не забравяйте строго да ограничите времето, което отделяте за такива дейности.

Някои може да кажат, че подобни дейности му помагат да се отпусне. Но едва ли може да се нарече добра почивка. Такива дейности са не само безполезни, но и вредни. По-качествена почивка.

Така че намерете вашите прахосници на време и ги надделете строг контрол.

Между другото, много рутинни неща от четвърти квадрант са възможни и необходими. Във всяко семейство можете да разпределите отговорностите, за да не се пренатоварвате и да правите всичко спокойно.

Два големи плюса
матрици на Айзенхауер

Тази матрица ще се превърне в незаменим помощник за тези, които искат да подобрят ефективността на работата си.

Първо, дори простото разпределение на случаите в квадранти само по себе си ясно ще покаже кое е подходящо за вас и кое не.

Много често сме свикнали да работим върху автоматизма. И ако нещо е било написано някога в нашия списък, значи трябва да бъде направено. Ами ако този случай вече не е актуален? Оказва се, че вършим работа в името на самата работа.

С чиста съвест всички ненужни неща могат да бъдат отстранени. Дори няма да забележите последствията от липсата им. Дори ако сте започнали да правите някои от тях и не сте ги завършили, можете също толкова лесно да забравите за тях.

Второ, матрицата ви учи да планирате правилно.

Когато човек просто прави списъци със задачи за себе си, често му е много трудно да прецени количеството работа, което поема. Така възникват не просто списъци, а дълги листове. неизпълнените задачи се пренасят от ден на ден, допълвайки това. който се появява отново.

Каквото и да беше, но има чисто физическо ограничение за това колко можете да направите за един ден. Но такова просто ограничение често просто не се признава. Работата с матрицата добавя информираност и ви позволява да преминете към по-компетентно планиране.

Тест за оценка
вашата продуктивност

Много хора се затрудняват да оценят способността си да организират трудовия процес. И това е естествено. Необходимите умения не са ни дадени от раждането. Те трябва да бъдат разработени сами. Но за това трябва да знаете какви умения ви липсват. Тогава ще бъде по-лесно да намерите техники, които ще помогнат за развитието на желаните качества.

В това ще ви помогне отличен тест „Знаете ли как да организирате работата си“. Това е брошура от 8 страници, в която освен теста са дадени ключове за дешифрирането му, както и обяснение на получените резултати.

Този тест ще ви позволи да разберете по-добре какво ви пречи да успеете, какво трябва да промените и какво да развиете в себе си за това. Той

• ще покаже колко ефективно можете да действате за решаване на задачите;
• ще ви помогне да определите какво трябва да направите, за да получите по-добри резултати.

Този тест е shareware. Приготвих го като обратен подарък за паричната подкрепа на този сайт. Постоянно ме питат как мога да изразя благодарност за работата си. Просто. Почерпете ме с чаша кафе. Много го обичам и изпитвам голямо удоволствие. И аз ще ви благодаря в отговор с този тест.

За да получите този тест, въведете 100 търкайте.към портфейла на Yandex или WebMoney. Жителите на Украйна на WebMoney могат да депозират гривна ( 50 UAH ).

Номера на портфейла:

WebMoney R213267026024 (рубли)
U136906760978 (гривня)

Yandex портфейл 410011224648992

Когато изброявате в бележките, посочете вашия Фамилия и собствено име.

След това:

1. Пишете ми във формата за обратна връзка (раздел Контакти), категория!Финансови въпроси».
2. Посочете къде сте прехвърлили парите и откъде.
3. Тестът ще ви бъде изпратен на имейл, който посочите във формата за обратна връзка.

На този етап ще прекъснем нашата дискусия за матрицата на Айзенхауер за момента. Предлагам ви да помислите внимателно върху тази информация и да се опитате да я използвате, за да сортирате вашите случаи в тези категории. И във втората част на статията вече ще се запознаем по-подробно с това как да работим с тази матрица.