Как да организирате деня си: методи на продуктивни гении. Ефективно планиране на работното време в предприятието

Помислете за най-големите си провали в живота. Кавги, недоразумения, които промениха целия ви живот по негативен начин. Неуспешни изпити, интервюта за работа и т.н.. Причините за такива неуспехи са подобни, като правило те са резултат от лоша подготовка и необмислени действия.По-долу ще разгледаме как да управляваме всичко и да планираме деня/седмицата.

Какво се случва, ако един спортист спре да тренира месец преди Олимпиадата - неговите умения и мускулна сила ще отслабнат значително и той ще заеме едно от последните места. Както в спорта, във всеки бизнес е необходима добра подготовка, без която шансовете за успех са значително намалени.

Ключовият фактор в подготовката е планирането "Правило 6 P": Правилното планиране предотвратява загубата на производителност.

По-долу ще дам 7 начина да управлявате всичко с помощта на правилното планиране на деня и седмицата.

Метод 1: Направете списък със задачи за деня

За какво е списък със задачи?

Първо, нека да разгледаме как работи мозъкът ни. Установено е, че можем да държим под контрол в главите си не повече от 7+-2 неща или важни мисли. За да се уверите в това, пребройте колко кръга са показани на снимките:

Ориз. 1	Ориз. 2	Ориз. 3

Ориз. 4	Ориз. 5

Най-вероятно е достатъчен един поглед, за да се определи броят на обектите на фигури 1, 3 и 4.

А за рисунки 2 и 5 един поглед не беше достатъчен, трябваше да се брои отделно. Колкото по-малко обекти, толкова по-лесно е да ги управлявате. Мозъкът достига своя предел, когато числото стане повече от 7+-2.

Същото е и с мислите, в същото време можем да съхраняваме не повече от 7+-2 задачи в главата си, останалите се забравят.

Нека си представим ситуация от реалния живот

Ставате сутрин и отивате на работа, по пътя си спомняте, че:

Трябва да купите подарък за рожден ден на любим човек;
- Платете за интернет, преди да бъде изключен.

Когато пристигнахте на работа:

Разберете, че трябва да подготвите доклад днес;
- Влязох и един колега ме помоли да му изпратя образец на договор;
- След сутрешната среща за планиране, шефът ме помоли да направя 3 неща.

Главата ви вече е пълна, но времето не спира, може да ви се обади клиент, любим човек, колега, да се случи непредвидена ситуация и т.н. Какво се случва в този случай? Забравяме нещо. Ако забравим да купим хранителни стоки в магазина, тогава нищо лошо няма да се случи, разбира се, но можем да забравим нещо по-важно: да не дойдем на важна среща, да вземем лекарства и т.н.

Освен това, колкото повече неща имаме в главите си, толкова по-лоши стават нашите аналитични способности, тъй като енергията се изразходва за запомняне на информация.

Предимства на тетрадка

Notebook - елиминира всички проблеми, описани по-горе, и има следните предимства в сравнение с работата от паметта:

1) Записването винаги е по-бързо от запомнянето. Например, записването на номер на мобилен телефон е 10-100 пъти по-бързо от запомнянето му. Същото и с бизнеса.

2) Пестене на енергия. За да не забравяме важни неща, често си спомняме, което губи енергия. Един бележник решава този проблем.

3) Надеждност. Това, което е написано с химикал, не може да бъде изсечено с брадва. Всяка задача може да бъде забравена поради умора, емоции или други неща. Но ако записвате задачи, много по-трудно се забравят.

Можете да поддържате списък със задачи на обикновен лист хартия, бележник, но е по-добре тефтер, защото има календар. Списъкът със задачи за деня може да бъде на компютър или хартия. Най-важното е да го имате, защото той е основата за планиране, като основата на къща. Ако къщата няма основа, тогава максимумът, който може да бъде построен, е малка едноетажна конструкция без отопление, изработена от пластмаса или шперплат. Също така при планирането, разбира се, можете да се справите без списък със задачи за деня или бележник, но ще бъдете много ограничени във вашите възможности.

Най-важното нещо в списък със задачи или бележник е списък с неща, които трябва да се направят през деня. Втората най-важна част е календарът, в него можете да видите задачите, които трябва да бъдат изпълнени в даден ден. Следователно бележникът е за предпочитане пред обикновения списък, защото има календар.

Метод 2: Работете със списъка си със задачи всеки ден

Най-важното при работа с организатор на времето или бележник е да работите в съответствие с предварително изготвения план. За да направите това, редовно преглеждайте бележника си, за да разберете дали сте направили всичко, което сте планирали за днес. Можете да видите списъка, след като завършите текущата задача. Много е важно да изброите важни неща, които трябва да свършите днес във вашия органайзер.

Метод 3: Първо го запишете, след това го направете

Ако пристигне нова задача и не е спешна, първо я запишете в тетрадката си и започнете едва когато дойде. Всички нови задачи изглеждат много важни и ние започваме да поемаме всичко: проверка на поща, провеждане на телефонни разговори и т.н. Но веднага щом започнете да записвате всички входящи задачи в бележник, ще откриете, че до този запис има по-важни задачи.

Всички движения на дясната страна на тялото се контролират от лявото полукълбо на мозъка, което отговаря за логиката. Когато записваме нова задача с дясната си ръка, ние активираме лявото полукълбо на мозъка си, което отговаря за логиката. Активирането на логиката при писане с дясната ръка ще ни помогне да вземаме по-добри решения.

Записвайки всичко в тетрадка, преди да започнете работа, ще можете да свършите най-важните неща през деня и да се преборите с маловажните задачи, които постоянно ви разсейват.

4 начин. Първо важни, а след това спешни задачи

Всички планирани задачи трябва да бъдат изпълнени по реда на тяхната важност и след това по реда на времето за изпълнение. Започвайки с най-важните и постепенно преминавайки към по-маловажните. Запишете нещата в плана си за днес по реда на тяхната важност, след това ги подредете по спешност и започнете да работите по най-високите приоритети.

Например, познат ви се е обадил на чат. Телефонно обаждане, спешен въпрос, защото телефонът звъни в момента, но може да не е важно. Ако имате по-важни задачи, да речем, изготвяне на отчет за работата, тогава е по-добре първо да завършите всички по-важни задачи, по-специално отчета, а след това, ако имате време, да се обадите и да поговорите с приятел. Но не и обратното, в противен случай поради незначително обаждане може да нямате време да свършите по-важно нещо.

Важността има предимство пред спешността. Трябва да поемате спешни дела само ако контролирате ситуацията и сте уверени, че ще се справите с всички по-важни.

Метод 5: Електронен органайзер

Съществува голяма сумаелектронни бележници. Електронният дневник има неоспорими предимства пред хартиените:

А. Спестяване на време. С електронен дневник не е необходимо да пренаписвате задачи от последния ден към текущия, а също така можете да работите с него както на компютър, така и на телефон или таблет, като синхронизирате данните на всички устройства.

Б. Обеми и скорост: Можете много бързо да копирате голямо количество информация в електронен дневник за по-нататъшна работа. Например: Искате да изпечете бананова торта вечерта и трябва да си запишете необходимите съставки, преди да отидете до магазина. Ако имате електронен органайзер, тогава можете бързо да копирате цялата рецепта от Интернет в дневника си, буквално за секунди. В същото време ще ви отнеме повече време да запишете само съставките на лист хартия на ръка, отколкото да напишете цялата рецепта електронно. И в магазина ще бъде достатъчно да включите дневника на телефона си, за да разберете бързо какво да купите.

Б. Удобство. Обикновен тефтер е неудобен за използване в транспорт, магазин или на почивка, на тези места е трудно да си записвате и разглеждате бележки, защото хартиеният дневник е голям и ви трябват 2 ръце, за да го отворите. Но електронният бележник на вашия телефон винаги ще бъде с вас, независимо къде се намирате: транспорт, магазин, улица. Можете бързо да си водите бележки на компютъра си и след това да синхронизирате, така че тези бележки да се появят на телефона ви за секунди.

Метод 6: Планирайте следващия си ден вечерта

Направете предварително план за действие за следващия ден, най-добре е в края на работния ден, преди да се приберете. Това просто действие ще ви помогне да спите по-добре, защото често причината за безсънието е, че вечерта преминаваме през всички важни неща, които трябва да свършим утре, за да не ги забравим на сутринта. И точно тези мисли ни пречат да се отпуснем и да заспим спокойно, но ако запишете всичките си планове, ще си осигурите не само спокоен сън, но и вечер.

Освен това, когато правите план предварително, подсъзнанието ви непрекъснато ще работи цяла нощ как най-добре да направите това, което сте планирали. Решението на сложни проблеми може да дойде при вас на закуска, на път за работа или дори посред нощ. Сутринта най-често идват нови идеи и ще използвате това време с максимална полза, просто трябва предварително да напишете списък със задачи за следващия ден.

Между другото, ако имате въпроси, на които искате да получите отговор, тогава преди да заспите и затворите очи, задайте ги на себе си, за предпочитане на глас, и веднага заспите. А на сутринта се пригответе незабавно да запишете всички мисли, които могат да се появят в момента, в който се събудите или по-късно.

Метод 7: Планирайте сложни задачи в пика на вашата активност

Направете план за деня, така че работата, която изисква много енергия, да дойде в пика на вашата активност, когато имате много енергия и сте най-продуктивни. По правило пикът на активност започва сутрин, защото след сън имате много сила и свеж ум, но се случва пикът на активност да настъпи следобед и дори вечер.

Най-енергоемките дейности са тези, за които няма талант.. По правило това са тези дейности, които най-много не искате да правите. Тези задачи се наричат ​​жаби в управлението на времето, защото тези задачи са неприятни за започване. В управлението на времето има едно правило - започнете деня с жаба., т. е. от неприятен въпрос. Това правило ще ви позволи да работите по-ефективно, защото обикновено сутрин имате най-много сили, а тези сили са изключително важни за извършване на най-неприятната работа.

Ще дам пример от живота, имам техническо мислене, така че точните науки като: Физиката и математиката са лесни за мен, но хуманитарните предмети са по-трудни, така че когато бях в училище, често се подготвях за тест по английски сутринта. Ставах 1-2 часа преди училище и учех английски. Сутрин имах най-много енергия, така че по това време ми беше по-лесно да изпълня сложна задача, за която имах най-малко талант. Резултатите от подготовката надхвърлиха всичките ми очаквания, получих отличен или добър резултат по предмет, който не ми хареса.

Планирайте най-неприятните задачи за пикова активност, например сутрин, и ще видите как ще свършите повече и личната ви ефективност ще се увеличи.

P.S.Ако имате затруднения или въпроси относно статията, която четете, както и по темите: Психология (лоши навици, опит и т.н.), продажби, бизнес, управление на времето и т.н., задавайте ги към мен, ще се опитам да помогна. Възможна е и консултация по Skype.

P.P.S.Можете също да вземете онлайн обучението „Как да получите 1 час допълнително време“. Пишете коментари и вашите допълнения;)

Абонирайте се по имейл Добавете себе си

Ако започнете да разбирате задълбочено какви фактори влияят на живота на човека като цяло, тогава можете да намерите голямо разнообразие от тях. Всяка област от живота на човека и всяка сфера на неговата дейност, разбира се, има редица особености, присъщи на тях, и понякога това, което е приложимо за един, е напълно неприложимо за друг. Но въпреки това има някои основни принципи, които са ефективни в абсолютно всичко. Един от тези принципи или по-точно законите, които могат да се считат за гаранти за успех във всяка област, може спокойно да се нарече способността за планиране и приоритизиране. Ще разберем защо това е толкова важно в този урок за обучение по управление на времето.

След като изучите този материал, ще научите какво е бизнес планирането и какви са неговите характеристики, защо е необходимо и важно ежедневно да съставяте списъци с работа, лични и домакински задължения. Освен това ще разгледаме няколко ефективни техники и принципи на планиране, някои от които са предназначени за всеки ден, а други са с по-дългосрочен фокус - за седмица, месец, година и дори няколко години. Този онлайн курс за обучение ще бъде полезен за хора от всички възрасти и професии и ще можете да използвате получената информация, за да постигнете целите си от първия ден.

Какво е планиране? Видове планиране. Приоритизиране

Процесът на планиране

Планирането е процес на оптимално разпределение на ресурсите, необходими за постигане на поставените цели и задачи, както и набор от процеси, които са свързани с тяхното формулиране и изпълнение. Планирането е неизменна част от управлението на времето (управление на времето) и при умело използване повишава ефективността му многократно.

В своята най-проста и формална интерпретация планирането се характеризира със следните етапи:

1. Етап на поставяне на цели (задачи)
2. Етапът на изготвяне на план за постигане на целта
3. Етап на проектиране на варианти
4. Етапът на идентифициране на необходимите ресурси, както и техните източници
5. Етап на идентифициране на ръководители и брифинг
6. Етапът на записване на резултатите от планирането във физическа форма (план, проект, карта и др.)

Видове планиране

Планирането, както вече беше отбелязано, е приложимо за абсолютно всяка сфера на живота, но в зависимост от това може да има свои собствени характеристики, които от своя страна се изразяват в различни форми и съдържание.

Видовете планиране се различават:

По необходимост

• Директивно планиране - предполага задължително изпълнение на възложените задачи, винаги има конкретен адресат и се характеризира с повишена детайлност. Пример е поставянето на задачи, свързани с решаване на въпроси от държавно/национално значение, работа в предприятия и др.
• Индикативното планиране е антипод на първото: то не предполага задължително и точно изпълнение, то има по-скоро препоръчителен и насочващ характер. Този тип планиране е широко разпространен в системата на макроикономическото развитие на различни страни.

По време на постигане на целите

• Краткосрочно (текущо) планиране - изчислява се за период до 1 година и може да се състои от планове за ден, седмица, месец, тримесечие или шест месеца. Най-често срещаният тип планиране. Използва се както от обикновени хора в ежедневието, така и от лидери на различни организации.
• Средносрочно планиране - изчислено за период от 1 година до 5 години. Тази форма на планиране е често срещана в дейността на държавни агенции, фирми и предприятия, но често се използва от стратегически мислещи хора. В някои случаи може да се съчетае с текущо планиране, което в своята цялост е ролково планиране.
• Дългосрочно (дългосрочно) планиране - обикновено се изчислява за няколко (5, 10, 20) години предварително. Най-често този тип планиране се използва в големи предприятия за изпълнение на задачи от социален, икономически, научен и технологичен характер и др.

• Стратегическото планиране е предимно дългосрочно. С негова помощ се определят основните направления в дейността на организациите: разширяване на дейността, създаване на нови направления, стимулиране на работния процес, проучване на пазара и неговите сегменти, проучване на търсенето, характеристики на целевата аудитория и др. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Тактическото планиране най-често е и дългосрочно. Основната му цел е да създаде необходимите условия за реализиране на възможностите, открити чрез използването на стратегическото планиране. По правило тактическото планиране се използва при планиране на икономическото, социалното и производственото развитие на организацията. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Оперативното календарно планиране е последният етап от стратегическото и тактическо планиране. Служи основно за осъществяване на процеса за постигане на желаните резултати. С негова помощ се уточняват всички показатели и непосредствено се организира работата на организацията. Оперативното календарно планиране включва определяне на времето за изпълнение на възложените задачи, подготовка за изпълнение на процеса, поддържане на записи, наблюдение и анализ на процеса. Широко разпространен в дейността на организациите.
• Бизнес планиране – служи за оценка на осъществимостта, уместността и ефективността на планираните дейности. Изготвянето на бизнес план се извършва много внимателно, като се вземат предвид всякакви показатели, възможности, предложения и т.н. Той е широко разпространен в дейността на организациите и работата на бизнесмените.

В допълнение към разгледаните видове планиране, които отчитат основните аспекти, има и такива, които отчитат вторичните. Те от своя страна се различават:

По покритие

• Общо планиране - обхваща всички детайли на контекста.
• Частично планиране – обхваща някои детайли от контекста.

Чрез планиране на обекти

• Целево планиране - включва определяне на целите, необходими за постигане.
• Планиране на средствата - предполага планиране на средствата, необходими за постигане на резултата (финанси, информация, персонал, оборудване и др.).
• Програмното планиране включва разработването на програми, необходими за постигане на резултати.
• Планирането на действие включва определяне на действията, необходими за постигане на резултат.

По дълбочина

• Обобщеното планиране се извършва, като се вземат предвид общите параметри.
• Детайлното планиране се извършва, като се вземат предвид всички детайли и характеристики.

Чрез координиране на плановете във времето

• Последователното планиране включва дълъг процес, който се състои от няколко по-малки етапа.
• Едновременно планиране - предполага еднократен кратък етап.

Като се вземат предвид промените в данните

• Твърдото планиране предполага задължително спазване на определени параметри.
• Гъвкавото планиране предполага възможността за неспазване на определени параметри и появата на нови.

По ред

• Подредено планиране - предполага последователно изпълнение на плановете един след друг.
• Продължаващо планиране - включва удължаване на плана за следващ период след приключването му в текущия период.
• Извънредно планиране - предполага изпълнение на план, когато възникне необходимост.

Приоритизиране

Приоритизирането е процесът на определяне на приоритети - индикатор за преобладаването на важността на определен елемент от плана над останалите. Приоритизирането е важно, защото сред голямо количествоИма различни нюанси и характеристики, както тези, които имат най-малко значение и имат минимално влияние върху процеса на постигане на целта, така и тези, които играят доминираща роля в този процес. Способността за приоритизиране може да се нарече друг показател за ефективността и ефикасността на всеки процес на планиране, т.к Акцентът върху най-значимите точки от плана често е решаващ при въпроса дали целта ще бъде постигната или не.

Както можете да видите, планирането като процес се характеризира със значителен брой различни нюанси. Всеки от видовете може да се използва отделно или може би в комбинация с други. Основното при избора е да вземете предвид всички характеристики на вашата дейност. Но колкото и видове планиране да съществуват, колкото и да ги разглеждаме, колкото и примери да даваме, всичко това няма да има никаква стойност, ако не разбираме защо изобщо трябва да планираме нещо, какви предимства има това има как това ще ни помогне в живота? Именно на тези въпроси ще се опитаме да отговорим в следващия раздел.

Защо имате нужда от планиране?

Като се има предвид, че нашите обучения са посветени на методите за повишаване на личната продуктивност, тук и по-нататък в урока ще разгледаме планирането по отношение на дейностите на човек, а не на организации, фирми, предприятия и др.

Планирането е факторът, който до голяма степен определя не само дали човек ще постигне това, което иска, но и какво ще постигне изобщо. Факт е, че самият процес на планиране няма някакъв единичен и тясно насочен ефект, а има комплексен ефект, влияещ върху много лични показатели на човек, посоката на неговите действия и начина му на живот като цяло. По-долу изброяваме само някои от положителните аспекти на планирането и предимствата, които предоставя.

Уточняване на целта

Веднага щом човек започне да планира дейността си, неговото мислене се активира, творческият му потенциал се задейства, мозъчната му активност се увеличава. Можете да искате нещо и да си го „нещо като“ си го представяте, докато си мислите, че знаете точно какво искате. Но веднага щом седнете да съставите план и започнете да го обмисляте внимателно, вашата цел започва да се трансформира от абстрактна в конкретна. Постепенно започваш да си го представяш в детайли, да отчиташ особеностите му и по някакъв начин да го променяш. Има една поговорка, която гласи, че кораб, който не знае накъде отива, никога няма да стигне до целта си. Така е и с човек – ако не знае какво точно иска, никога няма да го постигне. Планирането дава възможност да разберете и осъзнаете какво наистина искате и да постигнете конкретна цел.

Ясен план за действие

Дори и да знаем какво искаме, може никога да не го постигнем, ако не знаем какво ни е необходимо, за да го постигнем. Нашите цели могат да бъдат мегаглобални, добри и прекрасни, но те ще останат само картина на това, което искаме да имаме и правим. Това състояние на нещата може да се коригира чрез планиране. Първо, той ви позволява да определите конкретните стъпки, които трябва да бъдат предприети, за да постигнете желания резултат. Второ, помага да се идентифицират необходимите за това ресурси и техните източници. Трето, дава възможност да се зададе времева рамка. По този начин, след като имате точен план, ще знаете какво трябва да направите, за да го приложите, кого или какво ще включите в него и най-важното кога искате да го направите. Планирането значително ускорява процеса на постигане на дадена цел, тъй като... е практическо ръководство за действие.

Действие, а не мисли за действие

Докато нямаме план за изпълнение на това, което искаме, непрекъснато мислим по тази тема. Мислим си колко много го искаме, колко хубаво би било, ако го имаме, размишляваме как ни липсва сега, може би дори си представяме себе си в процеса на това. Но има едно НО – освен да мислим, не правим нищо друго. И това показва, че най-вероятно всичко това ще свърши. Важно е да разберете, че когато започнете да планирате, вие вече правите първата и най-голяма крачка към реализирането на вашите планове. Само това ви придвижва значително напред. И тогава започва верижна реакция: след като съставите план, започвате да извършвате конкретни действия, първата точка е последвана от втора, втората от трета и т.н. Ако успеете да възпитате в себе си навика да планирате и най-малките неща, веднага ще забележите как вашите желания започват да се превръщат в реалност. Тук може да се приложи и друга поговорка: „Под легнал камък вода не тече”. Станете на земята и започнете да действате. Планирането създава енергийния потенциал, необходим за постигане на дадена цел.

Възможност за маневриране

Без да знаем конкретно какво трябва да се направи, за да постигнем желаните резултати, ние не можем нито да определим, нито да координираме действията си. Можем да имаме груба представа какво трябва да направим, но ако действаме без план, рискуваме да стигнем до задънена улица или дори да се отдалечим още повече от целта. Когато имате план и започнете да действате, можете, така да се каже, да управлявате целия процес онлайн: не работи по този начин, опитайте го по различен начин, едно нещо не работи, помислете какво може да го замени. Наличието на ясен план ще ви позволи да маневрирате по пътя си, да променяте различни методи и методи. В резултат на това ще имате цялостен план, който ще вземе предвид всички възможни нюанси и варианти за развитие на събитията. Способността да планирате е способността да бъдете гъвкави и готови за всяка ситуация.

Висока вероятност за успех

И може би най-важното предимство на планирането е, че макар и да не е 100% гаранция, то все пак е огромна вероятност за успех. Колко хора виждаме, които искат много малко, но без план, никога не постигат нищо! И за разлика от тях има много примери за хора, които имат фантастични цели, които изглеждат непостижими, въпреки всичко ги постигат и дори повече. Това, което отличава първото от второто, е способността за планиране и приоритизиране. Определете целите си, започнете да правите план - след известно време ще видите, че сте постигнали целта си, а хиляди зяпачи без план остават на местата си. Планирането ще ви направи лидер във всяка област!

Със сигурност сега ви стана много по-ясно защо трябва да планирате и обмисляте всичките си стъпки. Планирането се извършва от бизнесмени и предприемачи, ръководители на огромни корпорации, творчески хора, писатели, актьори и звезди от шоубизнеса, като цяло всички онези, които обикновено се наричат ​​успешни хора. Планирането е част от живота и дейността на всеки човек, който иска да повиши продуктивността си и да постигне сериозни резултати. Именно поради тази причина, освен да седнете на масата, да вземете химикал и лист хартия и да започнете да планирате нещо, днес има специално разработени техники за планиране, доказали своята ефективност неведнъж. Ще направим кратък преглед на най-популярните от тях в следващия раздел.

Техники на планиране

ABC планиране

Предпоставка за този метод е опитът, който ясно показва, че процентното съотношение на важни и маловажни въпроси винаги е приблизително еднакво. Всички задачи, въз основа на тяхната важност за постигане на поставените резултати, трябва да бъдат разпределени с помощта на буквени стойности ABC. От това следва, че първо трябва да се изпълнят задачите, които имат най-голяма важност и значение (А), а след това всички останали (Б, В). Трябва да планирате времето си, като използвате тази техника, като вземете предвид важността на задачите, а не усилията, необходими за изпълнението им.

Методът ABC се основава на три основни правила:

• Категория А - най-важните въпроси. Те съставляват около 15% от всички неща, които правите, но дават около 65% от резултатите.
• Категория B - важни въпроси. Те съставляват около 20% от общия ви бизнес и произвеждат около 20% от вашите резултати.
• Категория C - въпроси с най-малка важност. Те съставляват около 65% от целия ви бизнес, но също така носят около 15% от вашите резултати.

Можете да научите повече за тази техника тук.

Принцип на Айзенхауер

Тази техника беше предложена по едно време от американския генерал Дуайт Дейвид Айзенхауер. Той е отличен допълнителен измервателен уред за бързо вземане на най-важните решения. Този принцип включва определяне на приоритети според критериите за важност и спешност.

Трябва да разделите всичките си задачи в четири основни категории и да ги изпълнявате по ред на приоритет:

• Категория А - най-спешните и важни въпроси.
• Категория B - спешни, но не важни въпроси. Важно е да можете да ги отделите според критерия за важност от първата категория, в противен случай можете да губите време за тях, оставяйки наистина важните неща за по-късно.
• Категория C - не спешни, но важни въпроси. Тук трябва да вземете предвид фактора спешност: поради факта, че тези неща не са спешни, те често се оставят на заден план, след което стават спешни, което не е добре. Следователно тяхното прилагане никога не трябва да се пренебрегва. Такива задачи, наред с други неща, могат да бъдат делегирани - поверявайки изпълнението им на някой друг.
• Категория D - неспешни и маловажни въпроси. Често човек е най-загрижен за такива неща и прекарва по-голямата част от времето си върху тях. Научете се да идентифицирате точно случаите в тази категория. Те трябва да се правят последни, когато предходните са завършени.

Можете да научите повече за метода на Айзенхауер тук.

правило на Парето

Това правило понякога се нарича принцип "80/20". Тя е формулирана от италианския икономист Вилфредо Парето. Неговата основна предпоставка е, че най-малкото количество действие произвежда най-голямо количество резултати и обратното.

Визуално това правило изглежда така:

• 20% действия = 80% резултати
• 80% действия = 20 резултата
• 20% от хората притежават 80% от целия капитал
• 80% от хората притежават 20% от общия капитал
• 20% от клиентите генерират 80% от приходите
• 80% от клиентите генерират 20% от приходите
• и т.н.

Приложете това правило към ежедневните си дейности и ще видите, че 80% от всичко, което правите на ден, е само 20% от резултата, от който се нуждаете, а 20% от добре планираните действия ви доближават с 80% до заветната цел. Въз основа на това не забравяйте, че трябва да започнете деня с малкото, но най-трудни, важни и неотложни задачи и едва след това да се заемете с лесните и не по-малко важни, но представени в много по-голям обем. Много удобно е да се прилага правилото на Парето в комбинация с техниката ABC или принципа на Айзенхауер.

Можете да прочетете повече за принципа "80 към 20".

Време

Терминът „време“ се отнася до метод, предназначен да изследва прекараното време. Осъществява се чрез записване и измерване на извършените действия. Основните цели на отчитането на времето са да се определи как се изразходва времето, да се идентифицират „поглътители на времето“, да се намерят резерви от време и да се развие чувство за време.

Поддържането на отчитане на времето е съвсем просто: експертите съветват да записвате всичките си действия с точност до 5 минути в продължение на 2-3 седмици. Визуално изглежда така:

• 8:00-8:30 - събудих се, протегнах се, измих се
• 8:30-9:00 - пих чай, включих компютъра, проверих имейла
• 9:00-9:30 - отиде в социалната мрежа
• 9:30 - 10:00 - подготвени документи за работа
• и т.н.

Записите могат да бъдат допълнени с коментари и допълнителни параметри. Има няколко начина да следите времето:

• На хартия - в тетрадка, тетрадка, тетрадка
• Използване на джаджа – мобилен телефон, електронен четец, таблет
• Използване на диктофон
• Използване на специален софтуер на компютър
• Онлайн - специални интернет приложения
• Диаграма на Гант (виж по-долу)

Въз основа на данните, получени чрез тайминг, вие ще можете да идентифицирате важни характеристики в разпределението на вашето време и да ги коригирате. Прочетете повече за времето.

Диаграма на Гант

Диаграмата на Гант е метод на стълбовидна диаграма, разработен от американския специалист по управление Хенри Гант. Използва се за илюстриране на планове и графици за различни проекти. Диаграмата се състои от ленти, които са ориентирани по времевата ос, като всяка от тях показва отделна задача, която е част от проекта. Вертикалната ос е списък със задачи. Освен това можете да маркирате различни индикатори на графиката - проценти, указатели, времеви отпечатъци и др.

С помощта на диаграма на Гант можете ясно да проследите процеса на изпълнение на проекта и ефективността на извършените действия. Но във всеки случай този метод ще трябва да бъде допълнен с други, т.к диаграмата не е синхронизирана с дати, не показва изразходваните ресурси и същността на извършените действия. Най-добре се използва за малки проекти. Самата диаграма често се включва като добавка към различни приложения за управление на проекти.

SMART технология

Техниката за поставяне на цели SMART е призната за една от най-добрите в света. Произхожда от НЛП и сме го обсъдили подробно в един от нашите уроци. Тук ще дадем само кратко описание на тази техника.

Самата дума „SMART“ е акроним, образуван от първите букви на пет думи, които определят критериите за цел. Нека ги разгледаме малко по-подробно.

• Конкретна – целта трябва да е конкретна, т.е. когато го настройвате, трябва ясно да си представите резултата, който искате да постигнете. Например „Искам да стана антрополог“.
• Измерима – целта трябва да е измерима, т.е. трябва да представите желания резултат в количествено изражение. Например „до ​​2015 г. искам да печеля 50 хиляди рубли месечно“.
• Постижима – целта трябва да е постижима, т.е. трябва да вземете предвид характеристиките на вашата личност: способности, предразположение, талант и др. Например, ако ви е трудно с математиката и абсолютно не разбирате тази наука, по-добре е да не си поставяте за цел да станете изключителен математик.
• Релевантност – целта трябва да е релевантна на другите ви цели. Например, постигането на средносрочна цел трябва имплицитно да включва постигането на няколко краткосрочни.
• Ограничен във времето - целта трябва да бъде дефинирана във времето и да има ясно определена времева рамка. Например, „Искам да отслабна от 95 до 80 кг за шест месеца с такъв и такъв месец.“

Всичко това заедно ще ви позволи да определите необходимите действия за постигане на желания резултат, да вземете предвид максималния брой фактори и постоянно да наблюдавате напредъка си. Прочетете повече за техниката SMART.

Списък с цели и задачи

Най-простата техника, с която можете да планирате време и задачи. Това е просто списък с неща за вършене. Такива списъци са много удобни, защото не изискват допълнителни ресурси, като компютър, мобилни приложения или използване на сложни схеми, но също така ви позволяват ясно да показвате всичко, което трябва да направите, и да контролирате този процес.

Създаването на списък с цели и задачи е много просто: можете просто да запишете на лист всичко, което трябва да постигнете и кога, и след завършване просто зачеркнете изпълнените елементи. Или можете да го направите малко по-сложно: направете таблица, в която ще има колони: „задача“, „приоритет“, „срок“, „маркировка за завършване“.

Всички представени техники могат да се използват поотделно или в комбинация. Опитайте всички опции - със сигурност след известно време ще изберете най-удобния и подходящ за себе си и може би дори ще създадете свои собствени въз основа на тях.

За да ви улесним при планирането на вашите дейности и време, бихме искали да завършим този урок, като представим на вашето внимание някои много ефективни принципи, които можете да използвате в ежедневието си.

Принципи на планиране

• Опитайте всички обсъдени методи за планиране и изберете този, който ви подхожда най-добре. Използвайте го ежедневно и по всички въпроси.
• Не се опитвайте да запомните всичко – водете си бележки. Както се казва, „най-тъпият молив е по-добър от най-острата памет“.
• Ако имате много неща за вършене, не се опитвайте да направите всичко. Отделете време, за да идентифицирате най-важните и приоритетни и започнете да ги прилагате. Довършете останалото по-късно.
• В края на една седмица направете план за действие за следващата. Направете същото в края на всеки ден.
• Създайте си навика да носите бележник и химикал или диктофон със себе си, за да записвате интересни мисли, които ви хрумват.
• Водете „дневник на успеха“, в който ще отбелязвате всеки ден всичките си успехи, независимо колко малки са. Това ще ви държи постоянно мотивирани и ще ви напомня, че сте на прав път.
• Научете се да казвате не. Тази способност ще ви спести от загуба на време, стремеж към ненужни цели и общуване с ненужни хора.
• Винаги мислете, преди да направите нещо. Претеглете плюсовете и минусите. Опитайте се да не извършвате необмислени действия и действия.
• Винаги, когато сте в процес на нещо, помнете себе си, бъдете наясно какво правите в момента. Ако чувствате, че не вървите напред, прекратете тази дейност.
• Погледнете критично към себе си: идентифицирайте вашите лоши навици, които губят време, неща, които обичате да правите, но които не ви придвижват към целта ви. След това постепенно и един по един заменете тези навици и дейности с нови, които са ефективни.
• Определете основните си приоритети в живота и живейте в съответствие с тях. Така винаги можете да сте съсредоточени върху основното и няма да губите време.
• Не извършвайте ненужни ненужни действия, не се занимавайте с работа на други хора. Вие сами трябва да вървите напред, но не позволявайте да бъдете използвани като инструмент за постигане на целите на други хора, ако вие самите не сте доволни от това.
• Редовно и систематично отделяйте време за самоусъвършенстване: четене на книги, гледане на образователни и мотивиращи видеоклипове, трениране на вашите умения и т.н.
• Не спирайте дотук – след като сте постигнали една цел, поставете си друга, по-сериозна. Така винаги можете да сте в добра форма, да имате стимул и мотивация.

Прилагането на всички горепосочени препоръки ще ви позволи да постигнете успех във всяка област и да постигнете целите си в най-кратки срокове. Най-важното е непрекъснато да работите върху себе си и да прилагате на практика придобитите умения. За да може всичко, което научихте от този урок, да започне да дава плодове, трябва да започнете да планирате бъдещите си дейности днес. Започнете с всеки метод, практикувайте, усъвършенствайте ново умение и го превърнете в навик. Разбира се, невъзможно е да планираме всичко в живота си, но много може да се направи.

Можете да намерите допълнителни интересни материали относно планирането и ефективността на нашия ресурс 4brain:

Тествайте знанията си

Ако искате да проверите знанията си по темата на този урок, можете да направите кратък тест, състоящ се от няколко въпроса. За всеки въпрос само 1 опция може да бъде правилна. След като изберете една от опциите, системата автоматично преминава към следващия въпрос. Точките, които получавате, се влияят от правилността на вашите отговори и времето, прекарано за попълване. Моля, имайте предвид, че въпросите са различни всеки път и опциите са смесени.

ВЪВЕДЕНИЕ

Работното време на повечето съвременни мениджъри е свито до краен предел, работният ден не е стандартизиран и въпреки това често не е възможно да се изпълнят всички планирани задачи до определения срок. В същото време се засилва чувството на безпомощност пред лавината от проблеми, които спешно изискват вашата намеса и усещането, че липсата на време, подобно на липсата на въздух, води до факта, че проблемите просто ще затрупат човек. Всичко това води до стресово състояние, което допълнително утежнява ситуацията.

Тази ситуация в съвременното общество е широко разпространена и не само сред мениджърите. Със сигурност всеки човек може да си спомни много случаи, когато за един ден трябваше да реши много проблеми, да посети много места, докато не можеше да реши в какъв ред е най-добре да направи всичко това и осъзнаването, че е невъзможно да се реши веднага и бързо проблемът с управлението на времето, че поради това може да нямате време или да пропуснете нещо важно, това е много депресиращо, изнервя ви, разваля настроението ви, което в крайна сметка се отразява негативно на благосъстоянието, представянето и намалява вероятността всичко планирано за деня ще се реализира .

В такава ситуация единственото решение може да бъде използването на специални техники и методи, наричани най-общо управление на времето. Самата дума „управление на времето“ се превежда от английски като „управление на времето“, но трябва да се отбележи, че е невъзможно да се управлява времето. Наистина всеки човек разполага със строго определено време и то е еднакво за всички хора. Невъзможно е по някакъв начин да се повлияе на неговото количество или скоростта на потока му. „Управление на времето“ е само гръмко име за това, което по същество е управление на себе си, организация, хора, за да се ускори решаването на проблеми, изпълнение на събития, изпълнение на работа, действия. Това е управление за най-ефективно използване на времето.

РАБОТНО ВРЕМЕ И ПЛАНИРАНЕТО МУ

Биологичният ритъм на работа на мениджъра

Ефективността на човек през деня обикновено се променя по физиологично определена М-образна крива, на която има два ясно дефинирани пика на активност. Тези пикове съответстват на максимална производителност между 10 и 12 часа и 16 и 18 часа. Минималната производителност, като правило, настъпва в 14:00 часа, а след 18:00 има спад в бизнес активността.

Но това са общи тенденции, които се наблюдават в мнозинството, но всеки човек е индивидуален и има своя собствена М крива.

Освен това отдавна е известно, че почти всички хора могат да бъдат класифицирани или като „чучулиги“, или като „нощни сови“. „Чучулигите“ се събуждат рано сутрин и се чувстват бодри и енергични през първата половина на деня. Тяхната производителност през този интервал от време е висока, но вечер тя спада, след което се появява сънливост и те си лягат рано. „Утрото е по-мъдро от вечерта” е основният им девиз.

„Совите“ обикновено заспиват доста късно и естествено се събуждат късно. Те стават трудно, защото заспиват дълбоко сутрин. Ефективността на "нощните сови" се увеличава постепенно от обяд до вечерта.

Учените идентифицират и трети тип хора - аритмици, чиято работоспособност е почти еднаква през целия ден. Този тип включва предимно хора, занимаващи се с физически труд.

Индивидуалният ритъм може да се различава значително от началото и края на работния ден, установената обедна почивка в производството или в компанията. Ето защо е необходимо да се разработи програма за изучаване на личните биоритми, която ви позволява да разберете как се променят ефективността, производителността и вниманието през деня, по дни от седмицата и по месеци. Най-лесният начин е да включите тези измервания в ежедневния си график. По-късно ще разгледаме как да правим измерване на времето. След извършване на седмични измервания, изградете своя собствена крива М. Сравнете индивидуалните резултати със зависимостта, която се наблюдава при повечето хора.

Получените резултати са много важни, тъй като вече е възможно да се адаптират към режима на работа на дадено производство или фирма. Някои ръководители са приспособили или приспособяват работата на своите подчинени към техния биологичен ритъм.

Равномерност на натоварването по час. Познавайки общите закони на движението в природата, включително изпълнението на планираните задачи, препоръчително е да работите равномерно. Тук е уместно да се направи аналогия с движението на автомобил. Усилията, творчески или физически, ще имат максимална ефективност, ако работите през целия ден без „ускоряване“ и „спиране“. Затова практическа препоръка е натоварването да е възможно най-равномерно по часове.

„Уплътняване“ на графика. Когато се формулира работен план, е възможно и най-вероятно със сигурност ще останат задачи, които няма да бъдат включени в графика. В тези случаи се препоръчва „уплътняване“ на графика.

Препоръчва се да се обмислят варианти за комбиниране на два или повече случая. Например, докато чистите, подреждате нещата и т.н., слушайте курс по чужд език. Но ако правите няколко неща едновременно всеки ден, рано или късно ще настъпи психологическа умора. Затова се препоръчва да не се прекалява с тази техника.

Когато съставяте график за следващия ден, препоръчително е да вземете предвид натрупания опит на много бизнесмени, мениджъри и мениджъри от средно ниво. Например, не можете да планирате повече от 3-4 срещи, можете да проведете максимум 10-15 телефонни разговора, или 1-2 срещи, или разговори с не повече от четирима подчинени (от 10 до 45 минути за всеки разговор).

Управление на времето

Управлението на времето като система за управление на времето включва редица елементи, които заедно осигуряват значително намаляване на времето, необходимо за извършване на различни производствени процеси. Тези елементи включват анализ на използването на работното време, определяне на цели, които мениджърът иска да постигне, като използва управление на времето, планиране на работното време, разработване на различни методи за справяне с причините за нерационалното използване на времеви ресурси. Въпреки това, въпреки такава доста последователна система за управление на времето, не трябва да се приема като аксиома, защото всеки човек е единственият, който може да реши проблема с рационалното използване на времето по най-добрия възможен начин и следователно най-ефективният е личен управление на времето, което във всеки отделен случай е индивидуално. Като цяло обаче можете да приложите горните елементи на управление на времето.

Анализът е процес, който ни позволява да идентифицираме нерационалното използване на работното време, причините за това, както и да изолираме от всички причини основните, които имат най-неблагоприятно въздействие върху използването на времето.

Поставянето на цели е необходим етап в управлението на времето, по време на който е необходимо да се отговори на въпроса защо изобщо е необходимо управление на времето за конкретен човек или в конкретно предприятие. Поставянето на цели ви помага допълнително да се ориентирате кои методи за управление на времето трябва да използвате и кои не.

Планирането е процес, по време на който се съставя списък от задачи, които трябва да бъдат изпълнени за определен период от време. Планирането на работното време има някои специфични особености.

Разработването на методи за борба с причините за загуба на време предполага, че по време на предварителния анализ тези причини са идентифицирани и е необходимо да бъдат отстранени. За типичните причини има различни типични начини за борба с тях, но трябва да се помни, че всеки конкретен случай е индивидуален и във всеки случай са необходими индивидуални подходи към всяка причина.

Управлението на времето е холистична структура и трябва да се прилага, без да се изключва нито един от нейните елементи. Използването на управление на времето изисква човек да бъде креативен при използването му.

Причини за липса на време

Има голям брой различни фактори, които водят до загуба на време. Някои от тези фактори са следствие от неграмотните действия на мениджъра, някои се появяват независимо от него, а някои са пряко свързани с личността на лидера, но повечето от тях мениджърът има способността да повлияе или поне да намали загубата на време, която възниква поради влиянието на тези фактори. Нека разгледаме тези групи фактори.

1. Причини, които са следствие от неграмотни действия на мениджъра. Те включват:

1) Непланирана работа. Това е резултат от начина на живот не само на самия лидер, но и от общия начин на живот на организацията. Непланираният характер на работата води до постоянни прекъсвания за различни видове „разяснения“ и разяснения, необходими за по-нататъшната работа на различни отдели, отдели и отделни работници. В същото време се разсейват не само тези, които се обръщат към информация, но и тези, към които се обръщат за информация.

2) Лошо организиран обмен на информация в организацията. Когато предава информация, всеки човек винаги е сигурен, че нейният получател е напълно наясно и разбира значението й, но това не винаги е така. Всеки има свои собствени рамки на възприятие, които могат да изкривят получената информация. Не всички съвременни мениджъри са решили този проблем за себе си и своите служители и са въвели единна система за получаване и предаване на информация в своите компании. В много организации обменът на информация между отделите се осъществява под формата на развален телефон, често в процеса на неформална комуникация. Друг пример за липсата на стандарти за предаване на информация е липсата на единен стандарт за обяснение на местоположението на организацията на клиента по телефона - „всеки обяснява, както може“.

3) Липса на ясно разпределение на работата по степен на важност. Това често води до това, че мениджърът първо прави неща, които всъщност нямат толкова голямо значение. В същото време те отделят значително време, необходимо за решаване на наистина важни проблеми.

4) Изпълнение на задачи, които лесно могат да бъдат изпълнени от подчинените. Най-често мениджърът изпълнява такива задачи, ако не вярва на подчинените си, вярвайки, че те ще могат да изпълнят тази задача, както и той самият, тоест говорим за липса на доверие в подходящата квалификация на организацията служители. Пример за това е приемането на клиенти от мениджъра и недаването на правомощия на нито един служител да работи с клиенти, личната обработка на пощата и неповеряването на секретаря да сортира входящата кореспонденция.

5) Слаба мотивация за работа. Слабата трудова мотивация води до ниска производителност на труда, в по-голяма степен това засяга не ръководителя на организацията, а неговите подчинени, но този проблем може да възникне в предприятие и ниската производителност на труда ще доведе до липса на време.

2. Причини, които не зависят от ръководителя. Помислете за следните фактори:

1) Работа с кореспонденция. Изследванията показват, че мениджърът прекарва 20-30% от времето си в анализ на кореспонденция, преглеждайки до 100 документа на ден, от които само 30 са наистина необходими. Смята се, че в бизнес кореспонденцията обемът на ненужната информация достига 15-20%, като по всички канали 30% от информацията идва от вътрешни източници, а 40% от външни източници.

2) Голям поток от рутинни задачи, често спешни, работата по които отнема много време. Примерите включват въпроси като дизайна на помещенията, в които се извършват ремонти, избора на мебели, необходимостта от лична проверка на различни параметри на дейността на организацията, често поради некомпетентността на подчинените или нежеланието им да поемат отговорност, когато самите те обърнете се към мениджъра с „молби за помощ“.

3) "Крадци на време". „Крадците на време“ са непредвидени въпроси, повечето от които изискват спешни решения и не могат да бъдат делегирани на подчинени. Всичко това отнема много време и отвлича вниманието от наистина важни неща. Има много различни видове „крадци на време“:

а) телефонни разговори;

б) хора, които ни посещават;

в) проблеми с компютърната техника;

г) промяна в реда на работа, наложен от колеги;

д) липса на организационно планиране;

е) неспособност за изслушване на други хора;

ж) незадоволителна организационна структура;

з) коригиране на грешки, които биха могли да бъдат избегнати;

и) нерешителност по бизнес въпроси;

й) лошо организирани и координирани срещи;

к) разсейване на работното място;

л) прекомерна офис бюрокрация;

м) безполезни дискусии за вашата работа и работата на другите;

3. Причини, пряко свързани с личността на лидера. Помислете за следните фактори:

1) Постоянно бързане. В състояние на постоянна забързаност мениджърът няма време да се съсредоточи върху задачата, която изпълнява в момента. Той следва пътя, който пръв му е хрумнал, вместо да мисли за други, може би по-рационални начини за решаване на даден проблем.

2) Постоянни подобрения на къщата. Постоянните подобрения у дома пораждат порочен кръг, когато човек няма време да завърши бизнеса си и да реши всички проблеми през работното време, в резултат на което е принуден да ги решава у дома за сметка на свободното си време, почивка и личен живот. Човек няма възможност да живее пълноценно, да се отпусне и в резултат на това неговата производителност намалява, което води до недостатъци и отново до необходимостта от подобряване на къщата. Този порочен кръг е следствие от неправилно организирано работно време и може да бъде много трудно да го прекъснете.

3) Суетене. Неприятността е резултат от лоша организация на работния ден, зависи и от импулсивността и характеристиките на човека. За капризния човек е трудно да избере с кой бизнес да се заеме; той често се „хвърля“ между две неща, които са еднакво спешни и отнемат еднакво време за разрешаване; той не може да избере кое да поеме и поради това , губи се време.

Планиране на времето

Основният метод, който помага за ефективното използване на работното време, е планирането на времето. Планирането е структурирането на времето за най-икономичното му използване за постигане на всякакви цели и задачи, пред които е изправен мениджърът или организацията. Планирането може да бъде дългосрочно, средносрочно и краткосрочно.

Основното предимство, постигнато чрез планиране на работа, е, че планирането спестява време. Опитът показва, че увеличаването на времето, изразходвано за планиране, в крайна сметка води до общо спестяване на време.

Очевидно времето, изразходвано за планиране, не може да се увеличава безкрайно; има оптимум, след който по-нататъшното увеличаване на времето за планиране става неефективно. Не трябва да отделяте повече от 1% от общото си време за планиране за планиране.

Планирането винаги се извършва въз основа на цели. Основата на всяко планиране е дългосрочна цел или дългосрочни цели. Въз основа на дългосрочните цели се поставят средносрочни и краткосрочни цели. Това се случва по следния начин: въз основа на целите на живота или мисията на организацията се идентифицират редица подцели, постигането на които трябва да допринесе за постигането на основната цел на живота. Това са дългосрочни цели. Всяка от тези цели идентифицира редица подцели, за предпочитане на временна основа (които трябва да бъдат изпълнени през следващите години), постигането на които трябва да допринесе за постигането на дългосрочни цели. По същия начин, въз основа на целите за годината, се разграничават цели за месец, десетилетие и ден. След това се прави анализ на силните и слабите страни на лицето или организацията, които могат да бъдат от значение за постигане на целите. Това се прави, за да се насърчат силните страни и да се работи върху слабостите. Този анализ служи като основа за средносрочно и краткосрочно планиране.

Самият процес на планиране се състои във формулиране на резултати и определяне на срокове за постигането им. Резултатите трябва да съответстват на целите. В този случай е препоръчително да следвате някои правила за планиране.

1. Планирането трябва да се извършва в писмен вид. За да бъде планът нещо повече от списък с неща, които трябва да се свършат за един ден, струва си да го превърнете и в мотивиращ инструмент - да го фокусирате върху резултатите. Това е един от силните мотивиращи инструменти.

2. Следва да се вземат предвид резултатите от предходния анализ на използването на работното време. В процеса на този анализ се идентифицират грешките, присъщи на даден ръководител при планирането на работното му време и начините за неутрализиране на последствията от тези грешки.

3. Не трябва да планирате целия си работен ден. Смята се, че трябва да планирате не повече от 60% от времето си и да оставите 40% непланирани: 20% непредвидено време и 20% спонтанно време.

4. Необходимо е да се установят ясни времеви стандарти за изпълнение на задачи и решаване на проблеми, които да не позволяват завършване на незавършена работа и решаване на нерешени въпроси в непланирано време. Ако тези въпроси и проблеми трябваше да бъдат разрешени в определеното време. Практиката показва, че за всяка задача се отделя точно толкова време, колкото е налично, следователно трябва да се установят ясни времеви рамки, които да позволят да се изпълни необходимото и в същото време да не надвишава времето, необходимо за изпълнение.

5. За решаване на въпроса с преразпределянето на делата трябва да се разделят делата според степента на тяхната спешност и важност. В същото време най-спешните и важни задачи трябва да бъдат решени от мениджъра незабавно. Важни, но не спешни, могат да бъдат отложени, докато останалите 2 категории дела (маловажни, но спешни и маловажни и неспешни) трябва да бъдат прехвърлени на подчинени за разрешаване. Неспешните задачи трябва да бъдат подредени според времето, необходимо за всяка от тях, а когато се появи свободно време, можете да започнете да намалявате този списък - за това е препоръчително да го имате винаги под ръка.

6. Плановете трябва да се преразглеждат редовно, тъй като с оглед на постоянните промени в средата може да се окаже, че някои планове на ръководството и мениджъра на организацията вече няма да съответстват на целите на организацията и съответно ще трябва да бъдат коригирани.

7. Плановете трябва да бъдат реалистични и последователни и съгласувани не само един с друг, но и с плановете на колеги, подчинени и по-високи нива на управление.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Тази работа разглежда един от наболелите проблеми на съвременните мениджъри: ефективното планиране и използване на работното време.

В ерата на информацията е все по-трудно да си в крак с всичко, а това е много важно за всеки лидер. Днес цената на времето става по-ценна от парите. Управлението на организация или малък отдел или просто работата, изпълнението на задачи и в същото време пълното отделяне на времето за семейството и отдиха е задача на всеки мениджър.

Наистина искам да правя всичко: да върша работа, да спя и да общувам със семейството и приятелите си. Когато бързаме, суете се, времето лети незабелязано, затова е необходимо да го планираме и използваме правилно. В крайна сметка времето е необратим ресурс от нашия живот. Но, за съжаление, мнозина, осъзнавайки, че няма достатъчно време, не искат да променят нищо.

По едно време Ницше каза, че „човек, който не може да отдели повече от 16 часа на ден лично за себе си, трябва да се нарича роб“.

Времето е специфичен ресурс, който е необратим. Той изчезва, така че ефективното му използване е важно, особено при днешния ритъм на живот.

Този проблем е от голямо практическо значение, както за мениджърите, така и за всеки човек.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Архангелски Г. Организация на времето: от личната ефективност до развитието на компанията. – М.: AiST-M, 2003. – 455 с.

2. Веснин В. Р. Основи на управлението. - М.: "Елит-2000", 2001. - 472 с.

3. Вихански О. С., Наумов А. И. Управление. – М.: Гардарики, 2003. 528 стр.

4. Gamidullaev B.N. Спестяване на време и показатели за оценката му в процесите на управление на предприятието. – Пенза, 2000. – 253 с.

5. Герчикова И. Н. Управление. – М.: ЮНИТИ, Банки и борси, 1994. 480 стр.

6. Завелски М.Г. Икономика и социология на труда. – М.: Логос, 2001. – 208 с.

7. Ричард Л. Дафт. Управление. – Санкт Петербург: Питър, 2001. – 832 с.

8. Травин В.В., Дятлов В.А. Управление на персонала на предприятието: Учебна и практическа работа. надбавка. – М.: Дело, 2002. – 272 с.

Ако не знаете какво да говорите на първата си среща с мъж, не се паникьосвайте. Не е изненадващо, че хората, които се чувстват нервни при среща, се объркват и се чувстват неловко поради възникващите паузи.

32 идеи какво да правите у дома през ваканцията, как да занимавате детето си

На въпроса "Какво да правя на почивка?" децата ще отговорят: "Почивай!" Но, за съжаление, за 8 от 10 момчета релаксът е интернет и социалните мрежи. Но все още има толкова много интересни неща за правене!

Тийнейджър и лоша компания - какво да правят родителите, 20 съвета

В лоша компания тийнейджърите търсят такива, които ще ги уважават и ще ги смятат за готини и готини. Затова обяснете значението на думата „готино“. Кажете ни, че за да предизвикате възхищение, не е нужно да пушите и да ругаете, а да се научите да правите нещо, което не всеки може да направи и което ще предизвика „уау!“ ефект. от връстници.

Какво е клюка – причини, видове и как да не сме клюки

Клюката е обсъждане на човек зад гърба му не в положителна, а в отрицателна посока, предаване на неточна или измислена информация за него, която дискредитира доброто му име и съдържа упрек, обвинение, осъждане. Клюкар ли си?

Арогантността е комплекси. Признаци и причини за арогантност

Какво е арогантност? Това е желанието да прикриете своите комплекси и ниско самочувствие, като сложите маската на победител. Трябва да съжаляваме такива хора с болно ЕГО и да им пожелаем бързо „оздравяване“!

15 правила за избор на витамини - кои са най-подходящи за жените

Изберете витамините си правилно! Не се заблуждавайте от цветни опаковки, ароматни и ярки капсули. В крайна сметка това е само маркетинг, оцветители и аромати. А качеството изисква минимум „химия“.

Симптоми на витаминен дефицит - общи и специфични признаци

Симптомите (признаците) на витаминен дефицит могат да бъдат общи и специфични. Въз основа на конкретни признаци можете да определите кой витамин липсва в тялото.

17 съвета за облекчаване на стреса и нервното напрежение без алкохол

Малко вероятно е в нашето време на суматоха и бърз ритъм на живот да срещнете човек, който няма да се нуждае от съвет как да облекчи стреса и нервното напрежение. Причината за това е неспособността за правилно отношение към житейските проблеми и стресови ситуации.

Кой от нас не се е чудил коя е най-голямата ценност? Доста често мненията се различават по този въпрос. Някои смятат, че е информация, други смятат, че е време. Въпреки факта, че съвременното общество има достатъчно възможности за пестене на време, по някаква причина времето просто не достига. И веднага на ум идват мислите: „Защо технологичният прогрес изиграва лоша шега?“, „Как да имаш време да направиш всичко и да го направиш добре?“, „Как да разпределиш и планираш деня си, за да облекчиш поне частично себе си?" Всичко е много просто. Просто трябва да се научите как да планирате времето си правилно.

Правила, които трябва да следвате, ако искате да направите всичко

За да сте в крак с всичко и да имате време да се отпуснете, трябва:

• разработете конкретен план;
• приоритизирайте второстепенни по важност въпроси, без да ги оставяте за по-късно;
• не губете работно време за ненужни неща;
• ежедневно анализирайте изпълнените задачи;
• в зависимост от важността, правилно разпределете приоритетите;
• да поддържа ред;
• развийте силата на волята за следване на нови навици.

Как да се научите да планирате деня си: етапи на планиране на времето на мениджъра

Изглежда, че не е трудно правилно да се разпредели работното време и да се определи последователността на ежедневната работа, но не всеки може да направи това. Ако ви хрумнат мисли как да правите важни неща навреме и да не се уморявате, важно е да се научите как да планирате и управлявате времето правилно. Правилно изготвеният дневен план играе важна роля тук.

Не забравяйте за такъв важен фактор като ограниченото време. Времето не може да бъде спряно, променено или върнато, което означава, че същото важи и за работата, бизнеса и живота ни като цяло.

Има следните етапи на планиране на работното време:

• развиване на дисциплина (да се научите да контролирате деня си е важна задача за успешния лидер);
• определяне на степента на важност на въпросите (разрешено е да се планират не повече от 3 спешни дела на ден);
• рационално разпределение на задачите на важни, спешни, лесни, прости, незначителни;
• изготвяне на поетапен работен план;
• освобождаване от прости, малки, лесни задачи, които отнемат по-малко от 10 минути за изпълнение (разтоварване на следващите дни);
• отказът на мениджъра да извършва дейности, които „крадат“ време (гледане на телевизионни сериали, прекарване на много часове в общуване в социалните мрежи, излизане с приятели);
• определяне на всяко нещо в къщата и на работа неговото място;
• отървете се от работния боклук (10 минути на ден са достатъчни, за да сортирате документи и да изхвърлите ненужни неща);
• избор на хоби за свободното време.

За да не загубите приятели и правилно да спестите време, трябва да следвате правилото: посещавайте страници в социалните мрежи 2 пъти седмично, отделяйте почивните дни за срещи с приятели, планирайте лични срещи предварително, намалете времето на „празен“ телефон разговори до 15 минути на ден.

Как се прави план за работа

Плодотворно планиране е възможно, ако се придържате към следната последователност на работа:

1. Определете цели и задачи, въз основа на които да разработите работен план. То може да бъде краткосрочно (за седмица) или дългосрочно (за месец, тримесечие, година).

Внимание: Успешният лидер не може да се отклони нито крачка от плана. Можете да правите корекции в него, например да разменяте задачи, дни на важни срещи, да планирате събития в различно време, но при никакви обстоятелства не трябва да ги променяте радикално.

1. Разпределете задачите и определете срокове за тяхното изпълнение. Важно е да се научите първо да изпълнявате задачи, които имат ограничена времева рамка и такива, които изискват много усилия. След това можете да планирате средносрочни задачи и работа, която изисква стандартни функции. Работата с ниска стойност трябва да се извършва последна.

1. Задължително маркиране на спешни въпроси, възникнали в навечерието на изпълнението във вашия дневник или календар (позволява на мениджъра да успее да направи всичко навреме, без да пропуска важни точки).

1. Анализ на всички задачи, намаляване на списъка със задачи (доколкото е възможно).

За да разтоварите деня си е важно:

1. Спазвайте ограничението за изпълнение на задачи: не повече от 3 спешни, не повече от 10 общо на ден.
2. Когато планирате, се придържайте към изпълнение на сложни задачи в по-благоприятно време, за предпочитане през първата половина на деня, и изпълнение на лесни задачи в края на работната смяна.
3. Не изпълнявайте следващата работа, без да сте завършили предишната (важно е да планирате задачите стъпка по стъпка, като изпълнявате предварително договорените).
4. Не оставяйте недовършени задачи, не ги отлагайте за следващия работен ден.
5. Ако все още има неизпълнени задачи, препоръчително е да ги отбележите в календара на важните задачи, където специално ги отбелязвате. Ако една и съща задача „живее“ стабилно в дневника няколко дни подред, струва си да помислите как да я откажете или просто да я прехвърлите на друг човек, който я изпълнява.

Тайните на рационалното планиране

Можете да планирате деня си правилно, като:

• оценка на работния план, коригиране на задачите, създаване на дневна рутина;
• наблюдение на изпълнението на задачите, елиминиране на едновременното изпълнение на няколко задачи (в противен случай съществува риск от ниска производителност);
• изпълнение на започнати задачи;
• премахване на пречките, които пречат на мениджъра да изпълни възложените задачи, отвличат вниманието и засягат плановете;
• редуване на работа с почивка;
• анализ на планирането на времето;
• непрекъснато подобряване на резултатите от работата ви.

Тайните за спестяване на време за мениджър

1. Важно е да комбинирате подобни задачи, например комбинирайте преговори, сортирайте кореспонденция, отговаряйте на имейли.
2. Създаването на спокойна среда е също толкова важно. Това е необходимо, така че нищо да не ви отвлича от работата.
3. Ограничаването на работното ви време ще ви помогне да избегнете непродуктивни резултати от бизнес срещи.
4. Способността за приоритизиране е важен показател за рационалност и последователност на делата, което влияе върху постигането на поставените цели.
5. Извършването на изключително важни неща позволява на мениджъра да постигне високи резултати в работата си.
6. Разпределянето на задачите между служителите ще ви помогне да спестите значително време.
7. Работата стъпка по стъпка е не по-малко важна. Много по-лесно е да се придвижите към целта си, ако се изкачвате по стълбата, започвайки с малки неща и достигайки големи висоти.
8. Воденето на дневник на важните задачи ще помогне да се елиминира припокриването на някои задачи с други и натрупването на задачи в края на месеца.
9. По-добре е да вземете важни решения сутрин. По този начин можете да създадете усещане за успех през целия си работен ден.
10. При изготвянето на планове и графици е важно да се вземе предвид истинското ниво на работоспособност, тъй като именно то влияе върху крайния резултат от работата.