Правилно изготвяне на примерни протоколи от срещи. Съставяне и оформяне на протокола

Организирането на срещи, сесии, конференции, срещи е необходимо за разрешаване на възникнали проблеми.

За записване на целия ход на заседанието и посочване на взетите решения се използва протокол.

Протокол от срещата

Преди провеждане на заседанието е необходимо да се събере необходимата информация по повдигнатия въпрос и да се определи кръгът от субекти, които трябва да присъстват. Тези лица трябва да бъдат уведомени за мястото и часа на срещата, както и да запознаят всички присъстващи на срещата с поставения въпрос.

За коректното водене на протокола е необходимо предварително да се определи отговорник за изготвянето му. В този случай е необходимо назначеното лице да притежава компетентен писмен език и бърза скорост на запис на информация. Информацията може да се записва както с помощта на електронни машини, така и чрез отразяване на информация върху печатни медии. Ако протоколът се съставя в електронен вид, то в края на заседанието той трябва да бъде разпечатан и предоставен на всички присъстващи за преглед и подписване.

Преди началото на заседанието е необходимо да се предостави на секретаря, който води протокола, списък на присъстващите лица, техните позиции, проекторешения на въпроса от всеки участник или тези по въпроса на заседанието. Този документ ще помогне на секретаря да въведе по-точна и пълна информация в протокола.

Съдържание на протокола

По правило протоколът трябва да се състои от три части: заглавна, уводна и основна.

• наименование на организацията (пълно и съкратено);
• име на документа;
• номер, дата и място на съставяне на този протокол. Датата на подготовка винаги трябва да бъде датата на срещата.

Във встъпителната част се посочват секретарят на събранието и председателят, избрани измежду членовете на събранието, и дневният ред. Председателят обикновено е ръководител на организация или ръководител на структурно звено. След това по азбучен ред се отразяват всички присъстващи на срещата лица, като се посочват техните позиции.

Ако на заседанието присъстват голям брой лица, те не се вписват в самия протокол, а се посочват в приложение към него, което се нарича присъствен лист. Препоръчително е до всяко име да се поставят подписите на всеки дошъл на срещата. В общия протокол се посочва само общият брой на лицата, присъствали на събранието.

Основната част гласи:

• въпроси, обсъждани на срещата;
• лица, които говорят със съобщения, предложения, доклади (пълното име на оратора, заглавието на доклада, кратко резюме на основните положения на доклада са посочени, ако се запази пълната форма на протокола);
• взети решения по разглеждания въпрос.

протокол

На законодателно ниво се споменава в член 28.2 от Кодекса на Руската федерация за административните нарушения от 30 декември 2001 г. № 195-FZ, който разкрива основната същност и единни правила за съставяне на посочения документ. административно нарушение изисква изясняване и включване на следната информация.

• Ден, месец, година и населено място на съставяне.
• Длъжност, фамилия, инициали на упълномощения служител, съставил документа.
• Данни за лице или организация, които нарушават закона (фамилия, инициали, паспортни данни, адрес на пребиваване и регистрация на лицето; юридически адрес, данни за директора във връзка с организацията).
• Информация за жертвите и свидетелите по делото, ако има такива (фамилни имена, инициали, паспортни данни, адреси на пребиваване).
• Информация за извършеното нарушение (дата, място на извършване, същност на случилото се).
• Линк към член от закона, който е нарушен.
• Обяснения на лице или представител на организация по случая.
• Друга информация, предназначена да помогне за цялостното разглеждане на случая.

Съставянето на протокол за административно нарушение включва предоставяне на обяснения на физическо лице или представител на организация относно правата и задълженията на нарушителя, установени от административното законодателство. Получените разяснения се отбелязват в съставящия се документ.

Лицата, по отношение на които се съставя протоколът (гражданин или упълномощен представител на организацията), трябва да са запознати с него. При желание тези лица могат да оставят запис за несъгласието си с протокола или обяснение по същността на текста, който се прилага към протокола. Посоченият документ се удостоверява чрез полагане на подписи от упълномощения служител, който е съставил протокола, и нарушителя (гражданин или доверен служител на организацията), по отношение на когото е съставен протоколът. Ако нарушителите откажат да подпишат протокола, това се отразява отделно в документа.

Второто копие на протокола за административно нарушение се издава на лицето, за което е съставен протоколът. Замесеното лице се подписва за получаване на копието. Пострадалият по делото, ако има такъв, също получава копие. Ако лицето, по отношение на което е съставен протоколът, не присъства на това събитие, копие от протокола му се изпраща по пощата. Законът отделя 3 дни за това.

Срок за съставяне на протокол за административно нарушение

Срокът за съставяне на протокол за административно нарушение може да бъде разделен на 3 групи в зависимост от ситуацията.Може да се състави протокол за административно нарушение:

• веднага;
• в рамките на 2 дни;
• след административно разследване.

Незабавно, тоест в момента на установяване на нарушение на закона, се съставя протокол, когато се установи цялата необходима информация за попълване на формуляра на протокола и изясняване на обстоятелствата на инцидента. При нужда от повече информация законът предвижда възможност за съставяне на протокол в 2-дневен срок от датата на установеното нарушение. Ако поради нарушение на закона се наложи проверка, след проверката се съставя протокол.

Административно разследване се провежда, когато информация може да бъде получена само чрез експертизи или други процесуални действия, които отнемат значително време. Едно административно разследване в повечето случаи не трябва да продължава повече от 1 месец. Въпреки това, в някои ситуации, чиято възможност е посочена в параграф 5 на чл. 28.7 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, този срок може да бъде удължен. Ако извършеното нарушение изисква по-продължително административно разследване, разрешеният срок за съставяне на протокол за административно нарушение може да се увеличи до 6 месеца.

Образец за съставяне на протокол за административно нарушение

Няма единна форма на протокол за административни нарушения, одобрена от закона. Всяко държавно учреждение със свои вътрешни документи утвърждава формата на протокола, използван в работата си. По съдържание и външен вид обаче тези форми не се различават много.

В горната централна част на страницата е името на документа - „Протокол за административно нарушение“ и знакът „Не“, който изисква поставяне на пореден номер при попълване на протокола. По-долу вляво трябва да напишете датата, месеца, годината на попълване на протокола, а вдясно - мястото на съставяне, т.е. името на населеното място, където е установено нарушение на закона и протоколът е съставен съставен.

След това се записва информация за служителя, съставил протокола (длъжност, фамилия и инициали), както и информация за участващото лице. Освен това, ако се записва информация за гражданин, тогава те посочват не само фамилното име, инициалите и паспортните данни, но и адреса - както регистрация, така и действително пребиваване, телефонен номер, информация за работа. Във връзка с организацията са посочени името, юридическият и пощенският адрес, основният държавен регистрационен номер (OGRN), както и длъжността, фамилията, инициалите, данните за документа, назначаващ представител на юридическото лице. По правило тази роля се изпълнява от директора, а документът е заповед за назначаване.

Основното място в протокола за административно нарушение е запазено за описание на събитието на извършеното нарушение. По-долу има празни колони, които ви позволяват да запишете информация за свидетели и жертви. Протоколът завършва с подпис на нарушителя и подпис с препис на служителя, съставил протокола. Лицето, по отношение на което е съставен протоколът, също потвърждава с подписите си, че правата и задълженията му са обявени, че се е запознало с протокола и че е получило препис от документа. Информацията за получаване на копие от протокола се удостоверява не само с подпис, но и с полагане на датата на предаване.

Грешки в протокола за административно нарушение

Грешките, направени в протокола за административно нарушение по време на регистрацията, според тяхната значимост могат да бъдат разделени на значителни и незначителни. В съответствие с Резолюцията на Пленума на Върховния съд на Руската федерация от 24 март 2005 г. № 5 „Относно някои въпроси, които възникват пред съдилищата при прилагането на Кодекса на Руската федерация за административните нарушения“, значителен недостатък в документ е липсата в протокола на информацията, посочена в чл. 28.2, част 2 от Кодекса за административните нарушения (клауза 4 от решението). Това означава, че в протокола за административно нарушение трябва да бъдат попълнени всички графи и да бъде записана цялата информация, посочена по-горе.

Ако протоколът е съставен в присъствието на нарушителя, тогава трябва да има подписи, потвърждаващи формулирането на права и задължения, запознаване с протокола след регистрация. Ако документът е съставен без нарушителя и няма достатъчно факти за информирането му за датата и мястото на съставяне на протокола, тогава това ще бъде съществено нарушение на процесуалните права и може да доведе до анулиране на протокола и прекратяване на производството. По принцип всяка грешка в протокола, която според Пленума на Върховния съд на Руската федерация е значителна, може да доведе до анулиране на протокола и прекратяване на производството.

ВАЖНО! Всякакви корекции в протокола, особено в информацията, посочена в чл. 28.2, част 2 от Кодекса за административните нарушения, трябва да бъде удостоверено с подписа на длъжностното лице, съставило протокола, и подписа на нарушителя, удостоверяващ, че той е запознат с тези корекции и е съгласен.

Пленумът счита за незначителни грешки в протокола всички онези пропуски в информацията, които могат да бъдат компенсирани в процеса на разглеждане на делото по същество. Незначителните недостатъци, и това е специално посочено в резолюцията, включват и попълване на протокола в отсъствие на нарушителя, ако той е бил надлежно уведомен за датата и мястото на съставяне на протокола, но не се е явил на определеното място в посочения час без причина или по неуважителна причина. Правописните грешки в текста на протокола не са съществени и не водят до последствия, освен ако, разбира се, не са грешки в фамилиите.

Налагане на наказание без съставяне на протокол за административно нарушение

В някои ситуации съставянето на протокол за административно нарушение може да не се случи. Ако се установи нарушение, което не представлява голяма обществена опасност и за което е предвидено наказание под формата на предупреждение или глоба, не е необходим протокол.

В съответствие с чл. 28.6 от Административния кодекс не се изисква съставяне на протокол, ако глоба или предупреждение се налагат незабавно на място. Тази ситуация налага издаване на постановление по дело за административно нарушение, копие от което се получава и от нарушителя - лично или по пощата, ако той откаже лично получаване.

Но ако нарушителят не е съгласен с взетото решение (със самото нарушение на закона или с приложеното към него наказание), все пак се съставя протокол за административно нарушение, който се прилага към решението.

Нова страница 1

Подготовката за изготвяне на протокола започва с определяне на датата и часа на заседанието, определяне на кръга от въпроси, които ще бъдат разгледани на него. Това решение обикновено се формализира в дневния ред, който при изготвянето на протокола ще формира една от неговите части, а преди срещата е документ, с помощта на който се уведомяват участниците в срещата. Протоколът се съставя въз основа на записи, водени на заседанието от секретаря ръчно или с помощта на диктофон.

Протоколът се съставя по общ формуляр, който обикновено включва следните реквизити: наименование на институцията (организация, предприятие), вид на документа (протокол), места за поставяне на номера и дата, място за текста на протокола, място за заглавието на текста.

Дата на протоколае денят на срещата (протоколът по правило се съставя след срещата). Ако срещата е продължила няколко дни, тогава датата на протокола включва датите на нейното начало и край, например: 21-24 януари 2002 г.

Номер на протокола (индекс)е поредният номер на срещата. Номерирането на протоколите се извършва в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Заглавие на тестаПротоколът се различава от дизайна на този детайл в други документи. По правило заглавието съдържа указание за вида на колегиалната дейност (среща, заседание, среща и т.н.) и името на колегиалния орган в родителен падеж, например: протокол от заседанието на съвета; срещи на персонала; срещи на ръководителите на структурни звена.

Текстът на протокола включва уводна и основна част.

В уводната част на протокола след заглавието се посочват инициалите и фамилиите на председателя и секретаря на събранието. Председател - длъжностното лице, водещо заседанието, длъжността му не е посочена в протокола; Секретар – лице, което отговаря за организирането на срещата и документирането на нейната дейност, т.е. изготвяне и оформяне на протокола. В постоянните колегиални органи секретарят е длъжностно лице (секретар на академичния съвет, секретар на колегиума и др.).

От нов ред след думата „Присъстващи“ се изброяват по азбучен ред инициалите и фамилиите на постоянните членове на колегиалния орган, както и инициалите, фамилиите и длъжностите на лицата, поканени на заседанието от други организации. Секретарят съставя списъка на участниците в събранието в деня на събранието, т.к списъкът може да не съвпада с първоначално замисления. Изготвянето на протокола започва със съставянето на списък на участниците в заседанието.

При съставянето на протокола от разширено заседание имената на участниците не се вписват в протокола, а общият им брой се обозначава с цифра. Определя се въз основа на резултатите от регистрацията. Списъците за регистрация се прехвърлят на секретаря на заседанието и стават едно от приложенията към протокола. В този случай в протокола се посочва: Присъстващи: 57 души. (списъкът е приложен).

Дневният ред се включва в уводната част на протокола. Състои се от списък на въпросите, които се обсъждат на заседанието, и установява последователността на тяхното обсъждане и имената на ораторите (докладчиците). Дневният ред на срещата, изготвен предварително, трябва да включва оптималния брой въпроси, които могат да бъдат разгледани и обсъдени на срещата. Съдържанието му се определя от ръководителя, който ще ръководи събранието. Всяка точка от дневния ред е номерирана с арабски цифри и започва с предлога „За” или „За” (отговаря на въпроса „За какво?”). За всяка точка се посочват инициалите и фамилията на докладчика - длъжностното лице, изготвило доклада по този въпрос.

Текстът на основната част на протокола се съставя в съответствие с последователността на въпросите, определени от дневния ред.

Основната част на текста трябва да съдържа толкова точки, колкото точки има в дневния ред. Разделите са номерирани със същата номерация като дневния ред. Всеки раздел се състои от три части: „ИЗСЛУШАХА”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХА”, които се отпечатват от лявото поле. След думата „СЛУШАХ” в протоколния тест се представят записите на речта на основния лектор; след думата „ИЗКАЗАХА” – запис на изявленията на участниците в обсъждането на въпроса; след думата “РЕШИ” – гласи диспозитива на съответната точка от дневния ред. Ако по един въпрос се вземат няколко решения, те се номерират с арабски цифри, като първата цифра показва номера на точката от дневния ред, втората - номера на взетото решение. Например:

Обичайната практика за изготвяне на протоколи не предвижда записване на резултатите от гласуването, но в редица протоколи (например протоколи от общото събрание на акционерите) общият брой на лицата, участвали в гласуването, и разпределението на са посочени гласове „За”, „Против”, „Въздържал се”.

Решенията, взети на заседанието, се довеждат до знанието на служителите чрез изпращане на копия от протокола или извлечения от диспозитива. Също така се практикува изготвянето на други административни документи въз основа на приети решения, например решение на колегиален орган или заповед на ръководителя на организация.

В текста на протокола всяко фамилно име и инициали на оратора се отпечатват на нов ред в именителен падеж. Текстът на речта (обикновено в трето лице единствено число) е отделен от фамилното име с тире.

В зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган се избира формата на протокола. Може да бъде кратък, пълен или стенографски. Формулярите на протокола се различават един от друг само в пълнотата на отразяване на работата на срещата, нямат разлики в дизайна.

Кратък протокол – това е документ, който записва обсъжданите въпроси на срещата, имената на ораторите и взетите решения. Такива протоколи по правило се водят само в случаите, когато заседанието е стенографирано или когато заседанието има оперативен характер. Използвайки такъв протокол, е невъзможно да си представим хода на обсъждане на въпроса, изразените мнения, коментари, процеса на разработване на административната част на протокола, т.е. управленско решение.

IN пълен протоколЗаписват се не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но се предава и съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, изказани въпроси и забележки, коментари, позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата.

Стенографски протоколсе съставя въз основа на стенографски протокол от заседанието (стенограма) и предава дословно процеса на обсъждане на всеки въпрос и разработване на решение по него. След уводната част в такъв протокол се прави запис „Заседанието се проведе стенографирано“. Преписът е задължително приложение към протокола.

Протоколът се съставя от ръкописни, стенографски или магнетофонни записи, направени по време на заседанието. Ръкописните бележки се водят от секретаря, качеството на протокола зависи от неговата квалификация. В този случай е необходима способност да се разбира същността на обсъжданите въпроси и да можете точно да ги напишете. Тези записи са чернови на материали за по-нататъшно изготвяне на протокола. В редица случаи ораторите на събрание предоставят на секретаря бележки (тезиси) на изказванията си, които след това се включват в текста на протокола. По-често обаче секретарят трябва да разчита само на уменията си в курсивното писане, воденето на бележки и стенографията. След срещата бележките на секретаря се набират, редактират и архивират като официален документ. Времето за подготовка на протокола в момента е определено на три дни.

Почти всички организации провеждат срещи, на които се обсъждат оперативни въпроси. Много често такива срещи се наричат ​​оперативни. Те се провеждат от мениджъри на различни нива: от ръководителя на организацията до ръководителите на структурни подразделения. Оперативните срещи се провеждат на редовни интервали (обикновено веднъж седмично) и обикновено се записват. Ако структурното звено или ръководителят, който провежда заседанието, няма секретар, воденето на протокол от оперативното заседание може да бъде поверено на един от служителите на отдела.

Общи правила за съставяне на протокол

Нашият речник

протокол- документ, съдържащ последователен запис на хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, съвещания, конференции и сесии на колегиални органи.

Протоколът се съставя въз основа на звукозаписи или груби ръкописни бележки, водени по време на заседанието от секретаря или друг служител, както и материали, подготвени за заседанието (текстове на доклади, изказвания, удостоверения, проекторешения, дневен ред, списъци на участници и др.).

Ако на заседание е направен звукозапис, той се препечатва след заседанието, след което писменият текст се редактира и в обработен вид се включва в протокола. Срокът, определен за изготвяне на протокола от заседанието, не трябва да надвишава три до пет дни от датата на заседанието. Протоколите от оперативните срещи се съставят и изпълняват в деня на срещата или в рамките на един или два дни след срещата.

Протоколите могат да бъдат пълни или кратки. Пълен протоколсъдържа запис на всички изказвания на събранието, въпроси, зададени на оратора, изказвания на лица, участвали в дискусията, и взети решения.

Кратък протоколвключва само имената на изказалите се, темата на изказването, резюме на изказването и взетите решения.

Ходът на оперативните срещи по правило се записва в кратки протоколи.

Протоколът от заседанието се съставя на общ формуляр, стандартен лист А4 или специално предназначен за целта формуляр за протокол.

Задължителни реквизити на протоколаса:

• име на компания;
• наименование на вида на документа (ПРОТОКОЛ) с посочване на вида на заседанието;
• дата на срещата;
• регистрационен номер на протокола;
• място на срещата;
• подписи.

Датата на протокола е датата на събитието.

Проблеми и решения

Съставянето на протоколи от оперативните срещи често е трудно. Нека да разгледаме най-често срещаните.

■ Проблем:секретарят или някой от младшите служители, който води протокола, може да не разбира същността на обсъждания въпрос и следователно има затруднения при записването на хода на обсъждането на въпроса.

Какво да правя?В такива ситуации секретарят трябва да се свърже с члена на персонала, говорил на срещата, или с всеки друг член на персонала, който може да предостави разяснения.

■ Проблем:Тъй като оперативните срещи често се провеждат без строги правила, секретарят може да няма време да запише всичко, което се случва по време на срещата.

Какво да правя?В този случай може да помогне записването на аудио по време на срещата и изготвянето на протокол въз основа на нейния препис.

■ Проблем:При обсъждане на даден въпрос може да се изрази както съществена, така и незначителна или дори маловажна информация и за секретаря може да бъде трудно да идентифицира основната (съществената) информация, която трябва да се запише в протокола.

Какво да правя?В този случай, преди да състави протокола, секретарят трябва да анализира цялата информация, да отдели важното от маловажното и да включи в протокола само най-важната информация.

Текст на краткия протокол

Текстът на протокола се състои от две части: уводна и основна.

в уводна частВ краткия протокол се посочват имената на председателя и секретаря, длъжностите и имената на участниците (присъстващите) и поканените лица, както и дневният ред. При повече от 15 участници в събранието в протокола може да се посочи общият брой на присъстващите, а в приложението към протокола се дава списък на присъстващите с посочване на техните длъжности и имена, например:

Присъстват: членове на ръководството в размер на 16 души. (списъкът е приложен).

Имената на лицата, поканени на срещата, се посочват след думата „Поканени“, като се посочва длъжността на лицето и името на организацията.

В дневния ред се посочват въпросите, които са предмет на разглеждане, допълнително може да се посочи длъжността и фамилията на докладчика (докладчика). Ако има няколко въпроса, те се номерират с арабски цифри и се подреждат по реда на обсъждане. Точките от дневния ред се формулират с предлога „за“ („за“), например:

Забележка

Точките от дневния ред трябва да бъдат формулирани точно и ясно, отразявайки същността на обсъждания въпрос. Не се препоръчва в дневния ред да се включва точка „Разни“ или „Разни въпроси“.

Текст Главна частКраткият протокол се състои от отделни точки според броя на въпросите в дневния ред. Секциите се номерират с арабски цифри в съответствие с дневния ред. Всеки от тях е изграден по следната схема:

Тези ключови думи за протокола са отпечатани с главни букви от ръба на лявото поле и могат да се показват с удебелен шрифт. След думата СЛУШАХА в именителен падеж се посочва фамилията на оратора и точката от дневния ред, след което се излага накратко съдържанието на изказването в 3-то лице единствено число.

В частта “РЕШИ: (РЕШИ:)” взетото решение се изписва кратко, точно, лаконично, за да няма двойно тълкуване. Решенията се формулират в разпоредителна форма: „Подгответе...“, „Предвиждете...“, „Информирайте...“. По един въпрос могат да се вземат няколко решения. В този случай те се номерират с арабски цифри, свързани с поредния номер на точката от дневния ред, например:

При необходимост заедно с решението се посочват резултатите от гласуването: брой подадени гласове „за“, „против“ и „въздържал се“.

От теория към практика

Да си представим, че след транскрибиране на запис, направен на ръка или на диктофон, получихме текст, въз основа на който трябва да съставим кратък протокол:

Точка от дневния ред: 2. Относно хода на реконструкцията на склад за готова продукция № 2

Текст на речта:

Василиев П.Р.Според плана за реконструкция трябваше да започнем да монтираме стелажи и да монтираме повдигащи механизми в края на месеца на 25-ти. ЗАО "Профил" - нашият доставчик на стелажно оборудване - нарушава сроковете. На 20 трябваше да получим първата партида, 10 дни по-късно - втората. Имаме доставка на две равни партиди, както е посочено в договора. Ние платихме изцяло, тоест 100% предплащане, защото последния път, когато преобразувахме първия склад, нямахме проблеми с тях. Днес е 28-ми и още не сме го получили. Пратихме им факсове, звъннахме им, вчера ни отговориха, че първата партида е изпратена, но ще отнеме два-три дни, тоест имаме забавяне по вина на доставчика. Мисля, че трябва официално да подадат жалба при тях относно нарушаване на сроковете за доставка.

За да се направи протоколен запис, е необходимо да се подчертае най-важната информация. За да направите това, нека се опитаме да зададем поредица от въпроси и да получим отговори на тях. От горния текст можем да получим отговори на следните въпроси:

Виждаме, че текстът съдържа информация, която не е отразена в отговорите: организацията е платила стоките изцяло и е направено 100% предплащане, тъй като има положителен опит от сътрудничество с Profile CJSC. Уместна ли е тази информация за разглежданата ситуация? Очевидно не, следователно не е необходимо този да бъде включен в протокола. Така, въз основа на отговорите на въпросите, които получихме, можем да съставим кратък протокол от изказването:

2. СЛУШАХ:

Василиев П.Р.

Изпращането на първата партида стелажно оборудване е извършено от доставчика ЗАО Профил в нарушение на срока, в резултат на което не са спазени сроковете за реконструкция на склад № 2. Първата партида оборудване е трябвало да пристигат на 20 декември, вторият - 10 дни по-късно. Монтажът на стелажи и монтаж на повдигащи механизми трябваше да започне на 25 декември. Според доставчика първата партида оборудване ще пристигне не по-рано от 30-31 декември. Той предложи да се заведе иск за нарушаване на сроковете за доставка.

Забележка

Ако в речта са използвани изразите „20-ти“, „25-ти“ и др., в протокола трябва да се посочи конкретният месец, например: „20 декември“, „25 декември“ и т.н.

Да приемем, че на среща по време на обсъждане на текущата ситуация предложението за завеждане на иск не беше подкрепено. Решено е да се изпрати писмо с искане до доставчика относно необходимостта от спазване на сроковете за доставка, установени в договора. Решението в този случай трябва да бъде записано в протокола, както следва:

РЕШИ:

Подгответе и изпратете на ZAO Profil писмо с искане относно необходимостта от спазване на сроковете за доставка на стелажно оборудване.

Отговорен изпълнител - Василиев П.Р.

Краен срок - (дата).

Нека да разгледаме друг пример.

Точка от дневния ред: 5. За извършване на одит на финансово-икономическата дейност на клона на дружеството в град Перм

Текст на речта:

Медведев В.В.През тази година финансовият отдел и нашият счетоводен отдел многократно се сблъскаха с факта, че клонът в Перм ни предостави отчети с грешки. Два пъти те сами откриха тези грешки, информираха ни за това и след това изпратиха коригирани доклади. Два пъти счетоводството ни открива грешки в изчисленията, както и факта, че разходите на клона не са включени в позициите, за които е трябвало да бъдат направени. Ако тези грешки не бъдат коригирани навреме, това може да доведе до проблеми с плащането на данъци. Нашите експерти забелязаха също, че сроковете непрекъснато се нарушават. представяне на отчети за представителни разходи. Главният счетоводител на клона ни посети два пъти в командировки, отстранихме грешките, допуснати от клона, но ситуацията остана почти непроменена. Ръководител на административно-икономическата служба Полозов Р.А. също се оплака, че има някои проблеми с транспортните разходи в Перм. Факт е, че първоначално му се представят отчети за транспортните разходи, а след това той представя обобщен отчет за всички клонове в счетоводството. Като се има предвид всичко това, считам, че е необходимо да се организира и проведе одит на финансово-икономическата дейност на клона в Перм, за да се избегнат проблеми в бъдеще.

Ръководител:Кой според вас трябва да влезе в комисията и колко време ще отнеме проверката на място?

Медведев В.В.Мисля, че имаме нужда от трима души: един за счетоводството, втори за финансовия отдел, трети за административно-икономическото обслужване и логистичния отдел. Предварително обсъдихме с началниците на отдели кои могат да отидат, затова предлагам трима души: зам. главен счетоводител Сомов С.С., одитор Ястребов А.А. и водещ инж. Соколов Б.Б. Проверката може да бъде извършена в рамките на 3-5 дни.

Нека анализираме текста на основната реч по същата схема:

	1) Финансов отдел и счетоводен отдел на компанията майка 2) Клон в Перм
Какво прави (направи)?	1) (Клон в град Перм) представя отчети с грешки, харчи разходи не по артикулите, за които трябва да се направи, нарушава сроковете представяне на отчети за представителни разходи. 2) (Финансовият отдел и счетоводният отдел на компанията майка) анализираха грешките, допуснати с главния счетоводител на клона. 3) (Финансовият отдел и счетоводният отдел на компанията майка) предлагат да организират и проведат одит на финансовите и икономическите дейности на клона в Перм, изпращайки трима служители на организацията
	През тази година
	Няма положителни резултати

И в този случай виждаме, че вторичната информация остава в текста. На първо място, това е споменаване на ръководителя на административно-икономическата служба Р. А. Полозов, който също се оплака, че клонът има някои проблеми с транспортните разходи. Класифицираме тази информация като второстепенна поради факта, че отчетите за транспортните разходи са представени само първоначално на ръководителя на административно-стопанската служба за изготвяне на обобщен отчет. Тъй като настоящата процедура за отчитане на транспортните разходи е различна, тази информация не е много важна за оценка на текущата ситуация.

Вторичната информация трябва също да включва споменаването, че два пъти грешките са открити от самия клон и два пъти от счетоводния отдел на организацията майка. Можем просто да кажем, че грешките са откривани многократно.

В обобщените протоколи не са отразени зададените въпроси на оратора. Но ако в отговора на въпроса има съществена информация, тя се записва в протокола от изказването. В горния пример това е информация за това кой се предлага да бъде включен в комисията.

Въз основа на получените отговори можем да съставим протоколен запис на изказването:

СЛУШАХ:

Медведев В.В.

През тази година клонът в Перм многократно е подавал отчети с грешки, осчетоводявал разходи в грешни позиции, за които трябва да се направи, и представял отчети за представителни разходи в нарушение на крайните срокове. Въпреки анализирането на грешките с главния счетоводител на клона, ситуацията не се е променила. Счита за необходимо да се извърши ревизия на финансово-стопанската дейност на клона, включително и на зам. главен счетоводител Сомов С.С., одитор Ястребов А.А. и водещ инж. Соколов Б.Б.

Ако по време на обсъждането на въпроса се вземе решение за извършване на проверка, решението трябва да бъде формулирано в протокола, както следва:

РЕШИ:

Подгответе проект на заповед за създаване на комисия за одит на финансовата и икономическата дейност на клона в Перм, съгласувайте времето на одита с директора на клона в Перм.

Отговорен изпълнител - Медведев В.В.

Краен срок - (дата)

V.F. Янковая,
Доцент доктор. ист. науки, зам Директор на ВНИИДАД

Въведение.

Документирането на управленските дейности обхваща всички процеси, свързани със запис (записване) на различни носители и обработка, съгласно установените правила, информация, необходима за извършване на управленски действия. Документирането се извършва на естествен език (ръкописни и машинописни документи, включително телеграми, телефонни съобщения, машинни съобщения), както и на изкуствени езици с помощта на нови носители (перфокарти, перфоленти, магнитни ленти, карти, дискети и др. .)"

Съставът на управленските документи се определя от компетентността и функциите на организацията, процедурата за решаване на проблеми, обемът и естеството на взаимоотношенията с други организации и се фиксира в таблицата с документи. Единството на правилата за документиране на управленските действия на всички нива на управление се осигурява чрез използването на Държавната система за документация за управление (GSDMOU) и унифицирани системи за документация (USD).

Единните документационни системи са съвкупност от взаимосвързани документи, създадени по единни правила и изисквания, съдържащи необходимата информация за управление в определена област на дейност. DSD са предназначени за използване както с помощта на компютърни технологии, така и с традиционни методи за обработка на информация.

Документите за управление по наименование, форма и състав на детайлите трябва да отговарят на USD, изискванията на Държавната бюджетна образователна институция, наредби (харти) за организацията и други нормативни документи, съдържащи правила за документация.

Целта на този тест е да даде концепцията за протокол, да отрази правилата за неговия дизайн и също така да покаже какви форми на протоколи има.

1. Понятие за протокол и неговото предназначение.

Сред управленските документи специално място заемат протоколите. Те са част от единна система от организационна и разпоредителна документация.

Протокол - документ, отразяващ хода на обсъждането на въпроси и вземането на решения на заседания, сесии, сесии, конференции

Трябва да се има предвид, че в дейността на организациите и предприятията често се съставят документи, наречени „Протокол“, но те не попадат в горната дефиниция. Така в областта на договорните отношения се съставят протоколи за намерения, протоколи за разногласия, протоколи за одобрение; Сред основните документи на общото събрание на акционерите законодателството посочва протоколите от преброителната комисия и др. Тези видове протоколи са подобни по предназначение на актовете: те записват и потвърждават факти или събития.

Протоколите се съставят във всяка организация, където има временни или постоянни колегиални органи, комисии и др. Формата на тяхната дейност е обсъждането на текущи въпроси на събрания или срещи и съвместно вземане на решения, често чрез гласуване.

С навлизането на акционерните дружества у нас се засили вниманието към този вид документи. Висшите органи на управление на акционерното дружество са колегиални, а протоколите, които отразяват тяхната дейност, се превръщат в един от най-важните управленски документи. Става дума за протоколи от общи събрания на акционерите, заседания на съвета на директорите и управителния съвет. Неслучайно Федералният закон „За акционерните дружества“ и други правни актове обръщат специално внимание на съдържанието на тези документи.

2. Правила за съставяне на протоколи

Протокол - документ, съдържащ последователен запис на хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, съвещания, конференции и сесии на колегиални органи.

Протоколът отразява дейностите по съвместно вземане на решения от колегиален орган или група работници. От протоколите от срещи, създадени в управленската дейност на организациите, е необходимо да се разграничат протоколите от разследващите, някои административни органи и органите за защита на обществения ред (например протокол на санитарен инспектор, протокол за пътнотранспортно произшествие и др. .), както и протоколи от договорен тип (протоколи за разногласия, протоколи за помиряване на разногласия, протоколи за споразумение за цена и др.).

Заседанията на постоянни и временни колегиални органи (колегии на федералните изпълнителни органи, събрания на трудови колективи, събрания на акционери, заседания на съвети на директори и др.) Подлежат на задължителен протокол. Протоколът се съставя въз основа на записване на хода на заседанията, стенограми, звукозаписи и материали, подготвени за заседанието (текстове на доклади, речи, удостоверения, проекторешения, дневен ред, списъци на поканените и др.).

В протокола се отразяват всички становища по разглежданите въпроси и всички взети решения. Протоколът се води от секретаря или друго назначено лице. Отговорност за верността на записите в протокола носят председателят и секретарят, водещи заседанията. Необходимите детайли на протокола са:

· име на компания;

· наименование на вида документ;

· дата и регистрационен номер;

· място на съставяне или публикуване;

· заглавие на текста;

· подписи.

3.Видове протоколи

Има два вида протоколи: пълни и кратки.

Пълна протоколсъдържа запис на всички изказвания на събрания.

Кратък протокол - само имената на лекторите и кратка бележка за темата на изказването.

Решението за формата на протокола на заседанието се взема от ръководителя на колегиалния орган или ръководителя на организацията.

Заглавието на протокола е името на колегиалния орган или заседание (Протокол от заседанието на атестационната комисия...; протокол от заседанието...).

Текстът на пълния протокол се състои от две части: уводна и основна.

Уводната част е оформена по същия начин в пълната и кратката форма на протокола. Посочва имената на председателя и секретаря, имената или общия брой на участниците в заседанието и поканените лица (ако има много участници, до посочването на техния брой се прави бележка - „Списъкът на участниците е приложен“), и дневния ред.

Имената на присъстващите се записват в протокола, ако не са повече от 15 от тях, по азбучен ред, като се посочва тяхното месторабота и длъжност; ако има повече присъстващи, се съставя отделен списък. В протоколите от постоянни заседания и комисии не са посочени позициите на присъстващите. Списъкът на присъстващите се изготвя на цял ред с едноредово разстояние.

В този случай думите „Председател“, „Секретар“, „Присъстващи“ (без кавички) се отпечатват отляво на полето, разделени с две интервали от заглавието и един от друг.

Уводната част завършва с дневния ред. Въпросите от дневния ред са подредени според тяхната сложност, важност и очаквано време за обсъждане. Въпросите се формулират в именителен падеж, номерират се с арабски цифри и започват с предлозите „О“, „Об“. Не се препоръчва формулирането на въпрос или група от въпроси с думата „Разни“. Заедно с въпроса се посочва името на говорителя и неговата длъжност.

Думите „Дневен ред“ са центрирани на две до три места от списъка на участниците.

Основната част от текста на протокола по всяка точка от дневния ред е структурирана по следната схема: СЛУШАХМЕ... ГОВОРИХМЕ... РЕШИХМЕ (РЕШИХМЕ)...

В раздела „СЛУШАЛИ” в кратките протоколи се посочва името на оратора (оратора) и темата на неговото изказване. Пълният формуляр на протокола съдържа фамилията и инициалите на докладчика, съдържанието на неговия доклад (съобщение, информация, доклад). Ако текстът на доклада е представен от оратора в писмена форма, е разрешено след посочване на темата на изказването да се направи бележка: „текстът на доклада е приложен“. В раздела „ИЗКАЗВАНЕ” в кратките протоколи са посочени само имената на изказалите се в дискусията лица, в пълните протоколи се записват и техните изказвания, включително въпроси към оратора. При необходимост след името на говорещия се посочва неговата длъжност. В раздел „РЕШИ (РЕШИ)” се записва взетото решение, което се формулира кратко, точно и лаконично с цел избягване на двойно тълкуване. Заедно с решението е посочен броят на гласовете „за”, „против”, „въздържал се”, както и списък на лицата, които не са участвали в гласуването. Решението може да съдържа една или няколко точки, те са подредени по важност, всяка от тях е номерирана.

Пред думата “ИЗСЛУШАХА” се поставя номер в съответствие с дневния ред. От лявото поле с главни букви и завършващи с двоеточие се изписват думите „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХ (РЕШИХА)”. Текстът на разделите „ИЗСЛУШАХА”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХ (РЕШИХ)” се отпечатва на разстояние 1,5 реда от червения ред. Всяко фамилно име и инициали на ораторите се отпечатват на нов ред в именителен падеж, записът на речта се отделя от фамилното име с тире.

Участник в заседание или събрание може да представи особено мнение по взетото решение, което се излага на отделен лист и се прилага към протокола. Наличието на особено мнение се отбелязва в протокола след протоколиране на решението.

Текстът на краткия протокол също се състои от две части. В уводната част се посочват инициалите и фамилиите на председателстващия (председателя), както и длъжностите, инициалите и фамилиите на присъстващите на заседанието лица.

Думата „Настояще“ се отпечатва от лявото поле, подчертава се и в края на думата се поставя двоеточие. По-долу са длъжностите, инициалите и фамилиите на присъстващите. Длъжностите могат да бъдат посочени общо. Многоредовите длъжности на присъстващите се посочват през 1 интервал. Списъкът е отделен от основната част на протокола с плътна линия.

Основната част на протокола включва разглежданите въпроси и взетите решения по тях. Името на въпроса е номерирано с римска цифра и започва с предлога „О” („За”), отпечатан в центъра с размер на шрифта № 15 и подчертан с един ред под последния ред. Под реда са посочени имената на официалните лица, изказали се по време на обсъждането на този въпрос. Фамилиите се отпечатват през 1 интервал. След това се посочва взетото решение по въпроса.