Инструкции за попълване на трудова книжка. Записи в трудовата книга: какво да пиша на служителя по персонала

Алгоритъмът за попълване и коригиране на личните документи на служителите е отразен в закона. В тази статия ще разгледаме кои записи в трудовата книжка няма да имат последствия.

От тази статия ще научите

Правила за изготвяне на трудова книжка при кандидатстване за работа

Трудовата книжка е основният документ за. Правете записи в него, докато служителите работят за компанията, но внимателно проверявайте вече въведената информация по време на работа. Въведете информация за прием, трансфери, придобиване на нови професии и уволнение. Ако човек е бил повишен или награден за успех в работата, направете бележка в документа.

Въведете информация въз основа на заповед на директора. Уверете се, че тя дублира текста на поръчката. Това следва от параграф 10 от Правилата, одобрени с Постановление на правителството от 16 април 2003 г. под № 225.

Поддържайте лични документи за всяко лице, което работи във фирмата повече от пет дни. Но имайте предвид, че работата на служителя трябва да бъде основната, а не на непълно работно време (част 3 на член 66 от Кодекса на труда). Научете за това от експертите на HR System.

Забележка!Не изисквайте от служителя да напише изявление, въз основа на което се правят записи в трудовата книжка. Необходим е само в случаите, когато даден документ е изгубен или трябва да се създаде нов.

Преди да си водите бележки в трудовата книжка, проучете нормативната уредба:

• Правителствен указ № 225 - правила за водене и съхранение на трудови досиета.
• Резолюция на Министерството на труда № 69 - изисквания за попълване на документи, записващи дейности.
• Кодекс на труда: чл. 66, чл. 192-193, чл. 83.
• Изкуство. 5.27 от Кодекса за административните нарушения - последиците от неспазване на законодателството относно счетоводството, поддържането и съхранението на книги.

Съвет от редактора:Ако се съмнявате как правилно да съставите документи, вложки и други лични документи на служители, вземете курс в посока "". Ще научите много подходяща информация, която ще улесни ежедневната ви работа. След обучението ще ви бъде издадена диплома, потвърждаваща вашите квалификации.

Как да правите записи в работна книга: пример за попълване на заглавната страница

Ако трябва да направите запис в трудовата книжка на служител, но това е първото му място на работа, създайте нов документ. Попълнете секциите, предвидени за въвеждане на лични данни. Проверете дали информацията е написана правилно. Ако се открият грешки, документът трябва да бъде унищожен, но при условие, че няма други записи в него, и се създава нов формуляр. Когато попълвате формулярите, следвайте Инструкциите, одобрени с Решение на Министерството на труда от 10 октомври 2003 г. № 69.

Ако сте създали нов, попълнете го от заглавната страница. Въведете информация за служителя. Посочете вашето фамилно име, собствено име, бащино име и дата на раждане. Направете записи въз основа на вашия паспорт. Попълнете информация за вашето образование в съответствие с документа: сертификат, сертификат или диплома (клауза 2.1 от Инструкции № 69).

Посочете вашата професия или специалност (клауза 9 от Правилата, № 225). Напишете датата, на която сте попълнили заглавната страница. Помолете служителя да подпише. Не забравяйте да потвърдите документа с вашия подпис. Ако компанията използва печат, поставете го (клауза 2.2 от Инструкции № 69).

Практическа ситуация

Като общо правило работодателите продължават да поддържат представената трудова книжка (). Ако специалист отиде на работа за първи път, работодателят създава трудовата книжка. Организацията има право да закупува формуляри за документи само по споразумение с официални дистрибутори (клауза, Процедура, одобрена)…

Примерен запис в трудовата книжка за работа

Метод за вписване в трудовата книжка за работа във клон

Клоновете имат право да сключват трудови договори, ако директорите са натоварени с пълномощия (член 20, част 4 от Кодекса на труда). Но компанията майка все още се счита за работодател по договора. Посочете записа за работа в клона в основния раздел на третата колона в информацията за заетостта: „Нает за длъжността счетоводител във Владимирския клон“.

Когато правите запис в трудовата си книжка, напишете правилно името на клона. Посочете номера му, ако има такъв. Разчитайте, за да избегнете грешки. Разбирам, . В „Система за персонала“ ще намерите алгоритъм за действие, който ще ви помогне да избегнете въпроси от проверяващи органи и служители.

Как да направите запис в трудовата книжка за наемане на директор?

Процедурата за попълване на „Информация за работа“ има своите особености. Попълнете първата и втората колона както обикновено. В третия въведете следния запис: „Избран на длъжността генерален директор.“ И в четвъртото отразете един от документите: заповедта за встъпване в длъжност (клауза 3.1 от Инструкциите под № 69); протокол от общото събрание на участниците относно избора на директор (писмо от Rostrud от 22 септември 2010 г. под № 2894-6-1).

Направете директор само след като го проверите в регистъра. Не наемайте дисквалифицирани лица, на които е забранено да ръководят организацията. В противен случай ще трябва да направите протокол за уволнение, тъй като лицето няма право да започне да изпълнява служебни задължения.

В някои случаи възникват трудности с подготовката на документи и в тях, ако едно и също лице е избрано за генерален директор няколко пъти подред. Експертите от Sistema Personnel ще ви кажат...

Правете записи в трудовата си книжка през цялата седмица. Съхранявайте отчет от датата на издаване на заповедта. Когато уволнявате служител, направете бележка в личния си документ в последния работен ден. Спазвайте законовите изисквания и следете промените в нормативната уредба. Опитайте се да избягвате грешки, така че служителите да нямат затруднения при кандидатстване за пенсии, обезщетения и други обезщетения.

Регистрация на трудова книжка: основни правила

Процедурата за попълване на трудова книжка се регулира от:

• Кодекс на труда на Руската федерация (LC RF);
• Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодатели, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация „За трудовите книжки“ от 16 април 2003 г. № 225 (наричани по-долу Правилата, Резолюция № 225);
• Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с решение на Министерството на социалното развитие от 10 октомври 2003 г. № 69 (наричани по-долу Инструкциите).

За съжаление, често се срещат противоречия между посочените документи. По този начин записът за доброволно уволнение съгласно Кодекса на труда на Руската федерация трябва да бъде вписан в документа в строго съответствие с текста на кодекса (част 5 от член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). В същото време в правилата се казва, че е необходимо да се запише формулировката в съответствие със заповедта за уволнение.

Отговорните служители трябва да се фокусират върху йерархията на разпоредбите. Ако други актове противоречат на Кодекса на труда на Руската федерация, те не трябва да се прилагат. В описания по-горе случай е необходимо да се формулира заповед (и след това запис в трудовата книжка) в съответствие с кода.

Ние изброяваме основните правила, които ще кажат на служителя по персонала как да попълни работна книга:

• разрешение за работа се издава за всеки, който работи в предприятието повече от 5 дни;
• срокът, за който трябва да се направи запис, е 7 дни;
• При записите трябва да се използват арабски цифри;
• Можете да пишете с черен, син или лилав химикал;
• Съкращенията и корекциите са забранени (корекциите са разрешени само по начина, предписан в клауза 27 от Правилата, и само в разделите „Информация за работа“ и „Информация за награди“);
• Всеки запис трябва да има сериен номер.

Как да попълните раздели на работна книга: пример за попълване през 2018-2019 г.

Формулярът на документа е одобрен с Резолюция № 225 - къде да получите формуляра е описано в статията Процедурата за придобиване, съхраняване и попълване на формуляр за трудова книжка (нюанси). По този начин докладът за труда се състои от няколко раздела, които помагат да се идентифицира служителят, да се научи за неговата професия, квалификация, продължителност на трудовия стаж и получените награди. Тези раздели съдържат:

• лични данни;
• информация за трудова дейност;
• информация за стимули (с изключение на бонуси).

Наред с горните общи правила, за всеки раздел законодателят е разработил специфични правила за попълване, които ще разгледаме по-долу.

Как да попълните заглавната страница на труда

Информацията за служителя е посочена на заглавната страница на документа. Ръководен от параграф 2 от Инструкциите, служителят по персонала трябва да въведе:

• личните данни на служителя, както са посочени в паспорта, без съкращения;
• информация за образованието, ако служителят има съответния документ;
• наименованието на професията, по която лицето ще работи в предприятието;
• дата на попълване на документа.

Всички записи трябва да бъдат заверени с подписите на служителя и служителя по персонала, както и печата на организацията (ако има такъв). Заглавната страница се попълва на първото място на работа на лицето.

Ако личните данни на служител са се променили, служителите по човешки ресурси могат да задраскат тези данни с един ред и да посочат нови. За да направите това, служителят трябва да представи официални документи, потвърждаващи промяната в личните данни, а служителят по персонала трябва да копира информацията от тези документи върху вътрешната корица на работната книга. За повече информация относно коригирането на фамилното име в трудовата книжка вижте статията Запис за промяна на фамилното име в трудовата книжка - образец.

Ако желаете, работодателят може да постави холограма на заглавната страница - за какво се използва холографски стикер е описано в статията Къде правилно да поставите холограма в трудова книжка - образец?

Как да форматирате правилно секцията „Информация за работа“.

Служителите на отдела за персонал трябва да знаят как правилно да съставят трудова книга, включително раздела, в който е посочена информация за работата.

Трябва да наемете някой? В този случай служителят на службата за персонал трябва да се ръководи от параграф 3 от Инструкциите и да запише в работната книга под поредния номер:

• наименование на организацията в пълна и съкратена форма;
• наименованието на структурното звено, в което лицето получава работа;
• наименованието на професията, по която служителят ще работи;
• датата, на която служителят е започнал работа.

Ако човек работи успешно, придобие нов ранг или клас, това трябва да бъде записано в трудовата му книжка.

Под серийния номер служителят на отдела по човешки ресурси пише:

• информация за назначение на служител от по-висок ранг или клас;
• информация за допълнителни професии или квалификации на служителя.

Ако трудовото правоотношение е изчерпано и е настъпил моментът да се раздели със служителя, работодателят трябва правилно да впише уволнението си в съответствие с изискванията на клауза 5 от Инструкциите.

За да направите това, в секцията „Работна информация“ под съответния сериен номер трябва да посочите:

• причина за уволнение;
• крайна дата на трудовото правоотношение;
• име, номер и дата на решението на работодателя, въз основа на което се извършва уволнението.

ВАЖНО! Информацията в документа трябва да бъде точно посочена, а формулировката трябва да отговаря на трудовото законодателство. Всички записи трябва да бъдат потвърдени с печата на организацията (ако има такъв) и подписа на нейния ръководител.

Процедурата за попълване на раздел „Информация за награди“

Друг важен раздел от трудовата книжка съдържа информация за наградите, които служителят е спечелил в процеса на работа. В съответствие с клауза 4 от Инструкциите информацията се посочва в следния формат:

• номер на запис;
• Име на организацията;
• информация за наградата;
• информация за това кой е наградил служителя;
• информация за заслугите, за които лицето е наградено;
• линк към документа, въз основа на който е извършено награждаването.

Служителят по човешки ресурси трябва да попълни внимателно и правилно този раздел, тъй като данните за наградите влияят върху кариерата на служителя и предоставят повече възможности за по-нататъшната му работа.

Как да документираме специални случаи в трудова книжка

Някои случаи в трудовите отношения се документират в трудовата книжка по специален начин. Такива случаи включват работа на непълно работно време. В съответствие с клауза 3.1 от Инструкциите трудовата книжка трябва да се съхранява на мястото на основната работа. Но работникът на непълно работно време може да поиска от службата за персонал да добави допълнителна информация към трудовата книжка. За да направите това, достатъчно е да потвърдите факта на допълнителна работа. Можете например да представите като доказателство трудов договор с друга организация.

Преместването на друга работа е доста често срещано явление. Такива промени в трудовите отношения също трябва да бъдат записани в трудовата книжка. В този случай се посочва следното:

• номер на запис;
• дата на прехвърляне;
• трансферна информация;
• името на новия отдел или длъжност;
• информация за заповедта, въз основа на която служителят е преместен.

Отговорност на персонала

Правилното попълване на трудова книжка е важен компонент на трудовите отношения. Ако документът е попълнен неправилно, за служителя ще бъде трудно да докаже своя трудов стаж. Освен това той ще понесе материални загуби, тъй като няма да може да си намери работа с попълнена с грешки трудова книжка.

Следните могат да бъдат подведени под отговорност за нарушения в тази област:

• предприятия (административни съгласно членове 5.27 и 13.20 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, наричан по-долу Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, например за неизвършване на необходимите записи в трудовите книжки или гражданското право , ако нарушението е довело до загуби за служителя);
• служители на кадровата служба (административни съгласно горепосочените членове от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация за подобни нарушения, както и материални, ако нарушението на служителя по персонала е причинило щети на предприятието, и дисциплинарни).

Служителите на отдела за човешки ресурси трябва да попълват трудовите книжки внимателно и внимателно, като използват образци на трудови книжки, съставени в съответствие със строги формализирани правила, които са задължителни за всички. Грешките и нарушенията в тази област водят до административна, гражданска, финансова и дисциплинарна отговорност.

Основният документ, потвърждаващ трудовия опит, може да се счита за трудова книжка. За правилното записване на уволнението в труда КнигаОтговаря служителят по човешки ресурси или самият работодател. Човек го получава в ръцете си след уволнение. Документът трябва да съдържа съответните бележки относно прекратяването на договора. Книжката трябва да бъде издадена в срок съгласно закона. В противен случай компанията може да бъде глобена. Ще ви разкажем за правилната процедура за напускане на компанията през 2018 г.

Как правилно да попълните трудова книжка при уволнение: общ подход

Разпоредбите на Кодекса на труда относно прекратяването на трудовите правоотношения, както и нормативните изисквания по отношение на трудовите книжки, не са претърпели промени през 2018 г. Ето защо, когато попълвате трудова книжка при уволнение, можете спокойно да следвате правилата, които са в сила през 2017 г.

Процедурата за напускане на предприятието е придружена от формирането на редица документи.

Съгласно трудовото законодателство денят на уволнението се счита за последния работен ден. Организацията (IP) трябва напълно да плати на служителя, който е приключил трудовото си правоотношение, както и да му издаде всички необходими документи:

• трудова книжка;
• удостоверения за трудова дейност, размер на доходите, преотстъпен данък върху доходите на физическите лица и осигуровки.

Отговорностите на работодателя включват не само издаване на документи на лицето след изтичане на трудовия договор, но и правилно попълване на вписването в трудовата книжка при уволнение.

В същото време данните за наемане на служител за свободно работно място трябва вече да са въведени в трудовата книжка. Те включват:

• име на работодателя (предприятие или индивидуален предприемач);
• въз основа на което служителят поема задължения (номер на заповед и дата);
• информация за заеманата длъжност.

Направените по-рано бележки трябва да съответстват на действителната работна ситуация. След това трябва да направите запис в трудовата книжка за уволнението. Възможно е прекратяване на съществуващ трудов договор със заповед – осн.

Всички данни в доклада за труда трябва да бъдат записани:

1. подпис на служителя по персонала (ръководителя на компанията, който отговаря за поддържането на книги);
2. печат на организацията (ако изобщо има такъв).

Всеки път служителят трябва да се увери на място, че записите в книгата са напълно верни. Следователно неговият подпис в трудовата книжка при уволнение ще означава, че той:

• съгласява се със записаните данни;
• Книгата за прекратяване на договора е получена своевременно.

Но тези действия са възможни, ако служителят е в предприятието в последния си работен ден. В останалите случаи разрешението за работа се издава по друг начин (чрез колега, по пощата) или по писмено искане на заинтересовано лице (роднина и др.).

Как да се направи запис на уволнение в трудовата книжка

Въвеждането на информация за прекратяване на трудовото правоотношение обикновено не създава особени затруднения. Имайте предвид: правилното въвеждане няма да предизвика допълнителни въпроси от инспекцията по труда и данъчните власти в бъдеще.

По правило най-честата причина за напускане на работа е желанието на самия служител. Пример за попълване на трудова книжка при уволнение през 2018 г. предполага наличието на следните позиции (виж таблицата).

Имайте предвид, че записът за уволнение в заповедта за прехвърляне се извършва по същия модел. Разликата ще бъде само въз основа на Кодекса на труда на Руската федерация.

ПРИМЕР

Ако е необходимо да се направи запис за уволнение по собствено желание, вижте член 77, параграф 3 от Кодекса на труда на Руската федерация. Забележка : Всички думи в този случай не могат да бъдат съкращавани. Писане на „стр. 3 с.л. 77 от Кодекса на труда на Руската федерация" ще се считат за погрешни).

Когато е необходимо да се уволни служител чрез прехвърляне, се прави препратка към „клауза 5 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“:

Как да уволним някого поради старост

Основание за прекратяване на трудовото правоотношение може да бъде и пенсиониране на служителя или навършване на уважителна възраст. И такава ситуация трябва да бъде записана в трудовата книжка.

Моля, имайте предвид, че при уволнение поради старост вписването в трудовата книжка се счита за същото като при прекратяване на трудовото правоотношение по лична инициатива или със съгласието на двете страни. Тоест член 77, параграф 1 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Тук не бива да забравяме, че в такива ситуации човек не е длъжен да работи 2 седмици, за да напусне окончателно организацията. Денят на уволнението трябва да съвпада с датата, посочена в заявлението.

Забавяне на трудовата книжка при уволнение

Не винаги необходимите документи при прекратяване на трудовия договор могат да бъдат издадени на служителите в последния работен ден. Тоест денят на уволнението. При редица обстоятелства книгите може да стигнат до притежателите си малко по-късно.

Например, при отсъствие на служител поради болест или отсъствие, документите му се издават лично въз основа на писмено заявление в рамките на 3 работни дни. Струва си да се отбележи, че в този момент известието за уволнение вече трябва да бъде в трудовата книжка.

Ако е невъзможно лично да се предаде книгата, тогава работодателят изпраща документите на бившия служител по пощата на Русия. Основанието за предприемане на тези действия трябва да бъде и писмена молба от уволненото лице. Разликата от обичайната процедура за връчване на документ е фактът кой подписва трудовата книжка при уволнение. Като се има предвид, че в този случай е невъзможно да се получи подпис на бивш служител, фактът на уволнението се записва само от работодателя.

В други случаи забавянето на трудовата книжка по вина на работодателя е неприемливо. Ръководството може да носи отговорност:

• за късно издаване на документ;
• ако направените вписвания не съответстват на попълването на трудовата книжка при уволнение на пробата за 2018 г.

Организациите могат да бъдат глобени до 50 000 рубли съгласно първата част на чл. 5.27 Кодекс за административните нарушения на Руската федерация.

Уволнението по инициатива на служител (по негово желание) традиционно е най-често срещаното основание за прекратяване на трудов договор. Въпреки очевидната простота на регистрацията, специалистите често имат въпроси как правилно да отразят този запис в трудовата книжка на служителя. Нека разгледаме ситуациите, в които се допускат грешки, за да ги избегнем.

Уволнение по инициатива на служителя

• « уволнен по собствено желание, Кодекс на труда на Руската федерация";
• „уволнен по инициатива на служителя, Кодекс на труда на Руската федерация“;
• „трудовият договор е прекратен по собствено желание в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация“;
• „трудовият договор е прекратен по инициатива на служителя, Кодекса на труда на Руската федерация“;
• „трудовият договор е прекратен по собствено желание в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация“;
• « трудовият договор е прекратен по инициатива на служителя, Кодекса на труда на Руската федерация.

Освен това всяка от тези формулировки може да бъде допълнена с посочване на причините за предоставяне на обезщетения и обезщетения на служителя.

Записът за уволнение се прави в раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка или вложка в нея.

След това всички записи, направени в тази организация, се удостоверяват с подписа на лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки и печата на организацията.

Самият служител, собственикът на трудовата книжка, подписва по-долу (клауза 35 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 N 225).