Участие в търгове: инструкции стъпка по стъпка, необходими документи, условия.

19.02.2013 01:54

Целта на търга е да изберете доставчик на стоки (услуги), който може да задоволи всички ваши изисквания (по отношение на цена, срок на доставка, количество стоки и др.). При това трябва да имате предвид следното:

• Провеждането на сериозен търг отнема поне месец и може би забавянето ще изиграе важна роля за вашия бизнес. Така че, ако не закупите оборудване или не кандидатствате за услуга навреме, можете да загубите клиент за един месец, а с него и доходите си.
• Необходимо е да се организира търг само за значителни покупки. Според моя опит сумата трябва да бъде поне 10 хиляди щатски долара. Ако говорим за по-малки суми, вашите подчинени трябва самостоятелно да намерят по-евтини опции, като комуникират с бъдещи или настоящи партньори.

Оценете ситуацията и ако имате време да проведете търг, използвайте този формуляр за избор на партньор. За да организирате ефективно търг и да постигнете целта си, трябва да предприемете няколко стъпки (вижте също: Какъв търг може да се проведе?).

Какъв търг може да се проведе?

Открит търге публично събитие, по време на което вашата компания доста широко разгласява непосредствените си пазарни намерения. Вие формулирате проблема, описвате пазарната ситуация и условията, на които трябва да отговаря решението на проблема. След това информацията за търга се разпространява в отворени източници.

Препоръчвам провеждането на открит търг, ако сумата на поръчката е много голяма (например, говорим за изграждане на сграда). Откритият търг ще осигури максимална прозрачност за акционерите при избора на партньор и вземането на решения и значително ще намали вероятността резултатите да бъдат засегнати от финансовите интереси на вашите подчинени (с други думи, ще получите подкуп).

Затворен търгпредполага, че вие ​​или тръжната комисия провеждате предварителен подбор на участници (обикновено не повече от пет или шест компании), запознавате се с техните представители и говорите за вашите планове.

Съобщения за затворени търгове не се публикуват, поканите се изпращат индивидуално. Обикновено най-големите фирми или техните консорциуми участват в закрито наддаване.

По-добре е да проведете такъв търг, ако сте ограничени във времето и познавате пазара за професионални компании в съответната област. В противен случай (с отворен търг) ще трябва да отделите време за изучаване на опита и нивото на компаниите, да оцените рисковете от взаимодействие с потенциални партньори, които желаят да участват в търга. Всичко това води до увеличаване на сроковете.

Трябва да се проведе търг, ако цената на покупката (еднократна или годишна) надвишава определена фиксирана сума. Всяка компания го определя въз основа на своите интереси и рискове при покупка. Нашата компания закупува на търг суровини за производство, компютърно оборудване, офис оборудване и мебели, превозни средства за автопарка, а също така избира компании, които предоставят услуги (в областта на подбора на персонал, PR и др.).

Не сме определили оптималния момент за търга. В зависимост от сложността и сумата на покупката търгът продължава от две седмици до два месеца. Колкото по-сложен е търгът, толкова по-голям е броят на доставчиците, участващи в него, толкова повече време е необходимо за анализ на предложенията и вземане на окончателно решение. Но ако търгът се забави, това е сигнал, че нещо не е направено правилно в процеса на организирането му.

Стъпка 1. Организация на тръжната комисия

Можете да създадете тръжна комисия временно или постоянно (ако редовно провеждате търгове). Той трябва да се състои от експерти и представител на отдела, който се нуждае от този продукт. Желателно е генералният директор на фирмата клиент да поеме ролята на председател на комисията. Експертите могат да бъдат както специалисти от вашата компания, така и ваши приятели или консултанти. Основното е, че те са добре запознати със сферата на дейност, в която провеждате търг.

1. Опитайте се да общувате повече с директорите си. Преди да започне търгът, формулирайте с тях ясни изисквания, според които ще бъде направен подборът.
2. Създаването на постоянна комисия не винаги е ефективно, тъй като поканените експерти не могат да разберат всички области. По-добре е да коригирате състава на комисията в зависимост от целите и района, в който се провежда търгът.
3. Вашата задача е да осигурите такива условия за работа на комисията, че покупката да отговаря на нуждите на вашия бизнес. Опитайте се да създадете здравословен конфликт на интереси между комисията и доставчиците, участващи в търга.

Практикуващият разказва

Елена Денисова | Финансов директор на проекта Chateau le Grand Vostock, Краснодарски край

справка

Проект Шато льо Гранд Восток(Chateau le Grand Vostok) е уникален руско-френски проект за производство на вина с европейски стандарти за качество в Русия. Включва пълния производствен цикъл: отглеждане на грозде, залагане на вино, отлежаване във френски бъчви, бутилиране и дистрибуция.

Препоръчвам на генералните директори на малки фирми да наблюдават лично целия процес (от създаването на тръжна комисия до вземането на решение). Например, нашата компания проведе търг за избор на главен изпълнител за изграждането на завод в района на Краснодар. Участвах в подготовката на търга, избора на партньори и вземането на окончателното решение.

От собствен опит мога да кажа: ако генералният директор е ръководител на проекта и председател на тръжната комисия, той трябва да следи ежедневно провеждането на търга.

Генералният директор, който има подчинени заместници по икономика и финанси, маркетинг, стратегическо развитие и др., може да делегира провеждането на търга на свои подчинени. В този случай на вас е възложена ролята на главен експерт, който, след като получи информация за участниците, може да вземе окончателно решение. При необходимост можете да се срещнете с кандидатите, които харесвате.

Тръжната комисия включва ръководители на отдели или ръководители - в зависимост от обема и характера на търга, степента на ангажираност на отделите в тръжния процес. Нашият генерален директор не участва в работата на тръжните комисии, а я контролира. Ако търгът се провежда за суми от един милион щатски долара, той трябва да се запознае със заявленията и резултата, но ако става въпрос за по-малки суми, по негова преценка.

В нашата компания тръжната комисия винаги включва най-малко трима служители: клиентът, неговият мениджър и мениджърът по покупките. За участие в търга се канят най-малко трима души, работещи с компанията и потенциални доставчици на продукти (услуги).

Тъй като един от принципите на управление на нашата компания е делегирането на правомощия от висшето ръководство на изпълнителя, генералният директор участва в работата на тръжната комисия само за покупки над определени суми или при избора на доставчик на най-важните услуги (продукти ) за компанията. Най-често участието на генералния директор е минимално - на експертно ниво.

Стъпка 2. Разработване на тръжни спецификации

В тръжното задание членовете на комисията трябва да изброят всички изисквания към закупения продукт (услуга). Този документ ще позволи на вашите партньори да подготвят по-пълна информация, а вие ще можете да сравните представянето на доставчиците.

Съвет към генералния директор:

1. Ако стратегията за развитие на вашата компания ви позволява да определите обема на разглежданата сделка за две до три години предварително, тогава не забравяйте да посочите това в тръжната спецификация.
2. Опитайте се да формулирате възможно най-точно техническите изисквания към закупения продукт (услуга) и необходимите характеристики. Това ще ви позволи бързо да сравните получените предложения и следователно да намалите времето за провеждане на търга.
3. Не включвайте ненужни подробности в заданието. Запомнете: прекомерните подробности могат да забавят търга.

Практикуващият разказва

Виктор Марченко | Ръководител закупуване, 3M Русия, Москва

Нашата тръжна задача се състои от следните точки: писмо с покана за участие в търга, спецификация на продукта или услугата, критерии за оценка и тежест на всеки критерий, състав на комисията, график на търга, изисквания към тръжната документация.

Анатолий Кулиш | Търговски директор на фирма Комус, Москва

В нашата компания тръжната задача (бриф) включва следните параметри: време, формат на приетите заявления от участниците, условия за определяне на победителите, цели на проекта и очаквани резултати, бюджет на проекта, други условия (механизми за финансиране, измерване на резултатите и др.)

Стъпка 3. Избор на партньори

Комисията трябва да изпрати тръжното задание на вашите потенциални партньори. Така, първо, тя ще ги покани да участват в търга, и второ, ще може да следи цените на пазара: ще разберете кой надува маржа и кой не. Например, аз се опитвам да привлека не повече от три до шест компании. Освен това този списък включва както големи, така и малки предприятия. Парадоксът е, че понякога последните имат по-голямо влияние върху производителя на оборудването и имат най-важното качество - гъвкавост (за разлика от големите компании). Ето защо лидерите на пазара често имат по-високи цени.

Когато тръжната комисия има първите резултати, те трябва да бъдат анализирани и да се опитате да разберете кой иска да спечели пари от вашата компания и кой наистина иска да стане ваш партньор. Чувствайте се свободни да задавате всякакви въпроси. Когато изучавате презентациите, правете бележки - те ще ви бъдат много полезни при колективно обсъждане на тръжната документация.

Съвет към генералния директор:

1. Опитайте се да установите личен контакт с доставчика. Срещнете се с него и му разкажете за плановете си за покупки. Това ще ви позволи да разберете кой от партньорите наистина е готов да се бори за вашата компания и да предложи най-добрите условия, кой от тях общува по-тясно с производителя. В резултат на това можете да получите не само отстъпка от продавача, но и допълнителен бонус от производителя.
2. Ако в Русия няма представителство на фирмата доставчик, която ви интересува, инструктирайте подчинените си да изпращат писма с предложение за сътрудничество до европейското представителство на компанията или до централния офис. По правило това води до положителен резултат.

Генералният директор говори

Сергей Митрофанов

В процеса на търсене на потенциални участници в търга трябва да обърнете внимание и на малки компании, които са готови да поемат вашия проект или да предложат необходимата услуга (продукт). Не казвайте веднага "не", първо разберете кой точно работи там. Често висококачествени професионалисти напускат големи компании и организират собствен бизнес; сътрудничеството с тях ще доведе до добри резултати и, което е важно, ще бъде по-евтино.

Стъпка 4. Преговори с доставчика, получаване на отстъпки

След анализ на предложенията и избор на потенциални кандидати, тръжната комисия трябва да започне активна работа с тях за намаляване на разходите. Полезно е генералният директор да знае следните точки в работата на комисията:

• Лостът за въздействие върху кандидатите да получат отстъпки са търгове от други доставчици.
• Комисията трябва да възприеме конструктивен подход към комуникацията с продавача и производителя. Потърсете недостатъци в доставчика и неговите решения, както и рискове, които могат да повлияят на по-нататъшната комуникация с продавача и производителя.
• Комисията трябва да проучи стандартните условия на договора преди края на търга. След това, абстрахирайки се от договора, членовете на комисията трябва гладко да доведат доставчика до тези условия, които ще задоволят и двете страни.

Съвет към генералния директор.Вие трябва лично да контролирате хода на преговорите. Ако видите, че без вашата помощ допълнителен кръг от отношения няма да работи, включете се в преговори. Така ще подчертаете интереса си към партньора си, който ще бъде принуден да направи ответна стъпка. Но отбелязвам, че обикновено е възможно да се прокарат преговорите по този начин само веднъж.

Генералният директор говори

Сергей Митрофанов| Генерален директор за Русия и страните от ОНД на международното консултантско бюро Brandflight, Стокхолм - Лондон - Москва

Случва се решението на вашите проблеми да се намира в пресечната точка на предложенията на двама участници в търга. Това прави задачата по-трудна. Но целта на търга е да се намери оптималното решение. Понякога използването на двама партньори в един проект е много по-ефективно. Например в рекламния и комуникационния бизнес това се случва доста често.

Стъпка 5. Проверка на партньори

Преди окончателния избор на партньор трябва да сте сигурни, че обещанията ще бъдат изпълнени. Има няколко начина за проверка на контрагентите: публичен, затворен и от уста на уста.

Обществен метод.Проверката се състои в търсене на информация в интернет и пресата. За съжаление по този начин не винаги ще получите полезна информация, но със сигурност можете да разберете нещо. Така всяка уважаваща себе си съвременна компания се грижи за своето „лице” в Интернет. Обърнете внимание на корпоративния сайт и качеството на неговия дизайн. Нивото на сайта ще покаже как точно компанията се позиционира на пазара. Въпреки това не веднъж съм се сблъсквал с професионални компании, които изобщо не се занимават със собствен PR. Според тях добрият продукт няма нужда от реклама.

Затворен метод.Поискайте от бъдещия си партньор информация за изпълнените му проекти, както и списък с клиенти (можете да го направите без информация за контакт). Например, самостоятелно търся лица за контакт във фирми, представлявани от партньор, и получавам обратна връзка. Според мен това е най-обективният начин за проверка.

От уста на уста.Обадете се на вашите приятели и партньори, разберете тяхното мнение за вашите бъдещи доставчици. По правило това не са нищо повече от слухове. Но понякога дори сред слуховете има вярна, полезна информация.

Анатолий Кулиш | Търговски директор на фирма Комус, Москва

Обобщавайки резултатите от търга, ние проверяваме нови партньори, разглеждаме тяхната кредитна история, място и репутация на пазара и събираме препоръки. Представянето на резултатите от вашата работа за други клиенти, техните координати и препоръки обикновено е включено в условията за участие в търга.

Стъпка 6: Вземане на решение

И така, основните стъпки са направени. Сега въз основа на получената информация тръжната комисия трябва да вземе окончателно решение.

Съвет към генералния директор:

1. Не пропускайте да присъствате на финалното заседание на тръжната комисия.
2. Дайте възможност на всеки член на комисията да се изкаже.
3. Опитайте се да доведете комисията до независимо решение и общо мнение. В противен случай трябва да сте подготвени за факта, че вие ​​ще трябва да вземете окончателното решение.

Генералният директор говори

Сергей Митрофанов| Генерален директор за Русия и страните от ОНД на международното консултантско бюро Brandflight, Стокхолм - Лондон - Москва

Като не само организатор, но и участник в търга, Ви съветвам да не отлагате окончателното решение за избор на партньор. Подготовката на търг, изготвянето на тръжна спецификация и поканата на участници може да отнеме толкова време, колкото сметнете за необходимо. Въпреки това, след като отсеете тези, които са неподходящи и оставите двама или трима от най-добрите, опитайте се да ги информирате за решението си възможно най-скоро. Ако вашите мисли продължават месец или дори два, участниците в търга може просто да откажат да ви сътрудничат.

Случва се в процеса на уточняване да се появят нови условия, които са неприемливи за нас от страна на изпълнителя. След това се обръщаме към други кандидати, които ни подхождат или провеждаме нов търг.

Сред представители на различни организации и предприятия все по-често може да се чуе за термина „търг“. Малко хора обаче знаят, че именно този набор от мерки помага на някои компании да намерят други изпълнители с максимална полза за себе си. Ще ви разкажем по-подробно какво е търг и всички нюанси на неговото изпълнение в нашата статия.

Кратка информация за търга

Понятието „тендер“ за първи път се обсъжда в Америка в края на Втората световна война. Идеята за разработване на търг система е на американците. Определена роля за това изигра борбата с корупцията. Оказа се, че много пари се озоваха в джобовете на нечестни служители и изобщо не бяха използвани за нуждите на обществото.

В Русия те научиха какво е търг малко по-късно, по-близо до суровите 90-те години. Повечето бизнес лидери обаче не се опитаха да се възползват от успешните иновации, тъй като все още не бяха имали време наистина да разберат всичко.

Освен това по това време духът на национализацията цари в градовете и затруднява разбирането на същността на въпроса. Но времето постави всичко на мястото си и те започнаха да говорят сериозно за търгове. И така, какво е това и за какво може да се използва?

„Hu от xy“, или какво представлява търг

Какво е търг може да се научи от буквалното тълкуване на тази дума. На английски „тендер“ се превежда като „договаряне“ или „конкуренция“. С други думи, тази концепция предполага провеждане на някакъв вид условна конкуренция между доставчиците на стоки и услуги, за да се привлекат най-обещаващите клиенти. Освен това, това състезание се провежда, като се вземат предвид правилата, посочени в правилника на компанията, която го организира.

Няколко характеристики на търга

Като всеки конкурс или събитие, свързано с наддаване, търгът има редица свои собствени характеристики. Например, цялата информация, свързана с конкретно финансово събитие, по правило е публично достояние и е възможно най-прозрачна. Само участникът, който според клиента е предоставил най-атрактивните услуги или печеливши продукти, може да спечели такова уникално състезание.

От своя страна частни или публични компании, които се интересуват от търга, могат да действат като организатор на конкурса. За разлика от търговската структура, държавните организации провеждат събитието за сметка на бюджета, а не за сметка на спонсори.

За да участвате в търга, трябва да подадете заявление за разглеждане от специална конкурсна комисия. И накрая, това действие има свои собствени стандарти, състоящи се от три части: търг, състезание и заявка за оферти.

Къде може да се проведе търгът?

По-голямата част от търговията обикновено се извършва на специални виртуални платформи. Освен това изборът им зависи от вида на дейността, нуждите и опита на бъдещия участник, който иска да спечели търга. Електронната платформа за търговия от своя страна служи като отправна точка за организаторите и доставчиците на услуги и стоки.

В просторите на този интернет ресурс, който всъщност действа като посредник между продавача и клиента, се провеждат специализирани електронни търгове, извършват се онлайн транзакции и се предоставя пълно обучение за начинаещи. Ярък пример е RTS платформата.

RTS платформа: какво, къде и как?

„RTS-tender” е електронна платформа за търговия, която съществува от 2010 г. и дава възможност за провеждане на поръчки за нуждите от общинско и държавно значение. Съгласно неговите разпоредби в търга участват следните лица:

• клиенти;
• оператори на сайтове;
• представители на специализиран упълномощен държавен орган;
• доставчици на услуги и стоки;
• независими регистратори;
• представители на регулаторни и контролни органи;
• служители на сертификационния център.

„RTS-тендер“ (електронните платформи от този тип са федерални платформи) съдържа отделни раздели за правилата за търгове, дава съвети на начинаещи и предоставя набор от услуги за клиенти и изпълнители.

Например, на купувачите в портала се предлага пълна законодателна рамка, свързана с търговете, и им е позволено да използват анализи, за да наблюдават всички електронни поръчки в региона.

Платформата RTS-tender дава възможност на продавачите да преминат акредитация и да намерят подходящ клиент. Между другото, самите клиенти получават безплатна проверка на доставчика веднага след като преминат през процедурата по регистрация и подадат заявление за организиране на търг. В същото време те имат възможност да следят статуса на възможен контрагент през целия търг.

Как работи търговото кредитиране?

Освен това сайтът работи с търгово кредитиране, което позволява на клиента да участва в голям брой търгове, което увеличава шансовете му за спечелване на търга. За да го завършите, просто трябва да отидете на страницата на търга, който ви интересува, и да кликнете върху връзката „Заявление за заем“.

След това порталът RTS-Tender автоматично ще ви пренасочи към вашия личен акаунт, за да попълните необходимия електронен формуляр и да го поставите с виртуален печат.

Как се провежда наддаването?

Преди самия търг се извършват редица подготвителни дейности, за да се спомогне за безопасността на всички участници. По-специално, компанията клиент сформира независима комисия, чиито членове имат необходимите познания за анализ на субекта или обекта, участващ в търга. Те помагат да се контролират всички етапи на търга.

Допълнителна информация за предстоящия търг, като се вземе предвид пакетът от документи, необходими за участие, се появява в медиите и на електронни платформи. В същото време всеки подава заявления, всяка от които се преглежда и се вписва в единен списък на участниците и специален дневник. След това всички потенциални кандидати се регистрират и техните предложения се разглеждат. Въз основа на резултатите от търга се обявява победителят, чието име също е включено в публичните източници.

Какви документи са необходими за участие?

За участие в търга е необходимо да представите следните документи:

• заявление и въпросник с основна информация за доставчика или продавача на услугата;
• Търговско предложение;
• обяснителна бележка (по правило в нея се извършват изчисления и се посочват срокове);
• списъци с възможни подизпълнители, необходими за по-нататъшното изпълнение на договора.

Какви документи се предоставят на клиента?

При участие в търга клиентът трябва да предостави търговска и техническа документация. В този случай, в първия случай, той е длъжен да изпълни следните точки:

• описва обекта на самия търг;
• предоставя подробна информация за изискванията към кандидатите;
• опишете условията на бъдещия договор;
• предостави на всички участници отворена информационна карта;
• посочва процедурата за подаване на заявления за наддаване.

Във втория случай клиентът описва цената, която го устройва, графика на плащане, подробности за плащането и предложените възможности за финансиране.

Какви видове търгове има?

Условно търговете могат да бъдат разделени на пет вида:

• отворен тип;
• затворен тип;
• двустепенна;
• търгове, изискващи искане за ценови оферти;
• търгове, включващи търгове с покупки само от един доставчик на стоки и услуги.

Начално наддаване: какво е това?

Откритите търгове изискват участието на всички желаещи доставчици и се характеризират със здрава конкуренция, откритост и максимално прозрачни условия. Подробности и условия на конкурса можете да намерите в пресата и Интернет. Също така подробна информация за времето, участниците и правилата за подаване на заявления може да бъде получена от виртуалния сайт за търгове (електронна платформа, където се провеждат търгове).

Какво е затворена търговия?

Затвореното наддаване включва участието на строго ограничен брой участващи компании, които притежават определен лиценз. Такова състезание обикновено се провежда, когато има нужда от продажба или поръчка на конкретни продукти или услуги. Например затворен търг е уместен по време на държавни поръчки за продукти, необходими за нуждите на отбранителната промишленост.

Какво е двуетапен търг и запитване за оферти?

Двуетапните търгове включват организиране на сложни обществени поръчки или решаване на специфични технически проблеми. И, въз основа на наименованието, такива търгове се състоят от два етапа: първо се подават основни заявки без уточняване на детайли, направени въз основа на първоначалното задание от клиента; след това заявлението се подава отново, но като се вземат предвид конкретни цени, срокове и графици.

Когато иска оферти, клиентът обикновено избира доставчици въз основа на техните идентични характеристики. Например, той може да избира между няколко фирми, предоставящи клирингови услуги. Победител в такъв търг е доставчикът, който предлага услугата си на най-ниска цена.

Кога е възможно да се купуват стоки и услуги от един продавач?

Закупуване на стоки и услуги от един доставчик е възможно в следните ситуации:

• когато продавачът е изключителен представител (монополист);
• при отказ на други участници в търга;
• в случай на изключване от търга на всички заявки с изключение на една.

За разлика от други видове търгове, в този случай няма търгове. Ако има само един доставчик, се получава опростена система за сключване на сделка, която завършва само с подписване на договор от двете страни.

Сега знаете точно какво е търг.

Вероятно почти всеки, който управлява собствен бизнес, е чувал за електронни платформи за търговия (ETP). В днешно време (ETP) са едно от ефективните средства за развитие на бизнеса както за физически лица, които са клиенти на определени стоки и услуги, така и за доставчици, които могат да доставят исканите продукти или предоставят необходимите услуги.

Някои предприемачи вече са усвоили функционалността на електронните платформи и активно работят върху тях, намирайки нови клиенти за своя бизнес. Други, напротив, чуват за първи път за възможността да намерят клиент чрез участие в състезания на ETP.

Как да стигна до един от съществуващите ETP? Как се участва в търгове? Днес ще започнем нов блок от статии в раздела, посветен на участието в състезания по ETP, в който ще се опитаме да дадем отговори на основните въпроси.

Какво е търг

Тези от вас, които поне веднъж са се сблъсквали с темата за работа в платформа за електронна търговия, са чували думи като „търг“, „конкуренция“, „аукцион“. Тук трябва веднага да разберете условията. И така, нека започнем с понятието „търг“. Търгът е открито състезание между няколко оферента. Не забравяйте, обикновени търгове за продажба на някои ценности. Как изглежда? Всеки участник може да посочи цената, информация за цената е достъпна за всички останали състезатели, всеки от тях може да предложи по-изгодна цена. Търговете на ETP се провеждат по подобен начин, като наддаването върви или надолу, или нагоре. Логиката на действие е проста:

• ако е обявен търг за изпълнение на заявка, тогава за клиента е по-изгодно да приеме най-малката оферта - това е търг за намаление;
• Ако се провежда търг за продажба на имущество на фалирало, тогава за продавача е по-изгодно да го продаде на по-висока цена - това е търг за увеличение.

По този начин определящият фактор при сумирането на резултатите от търга е цената.

При търга ситуацията е съвсем различна, тъй като търгът е конкурентен избор на най-добрата оферта въз основа на възможно най-добрите условия за изпълнение на заявката на клиента, която се състои в доставка на всякакви стоки или предоставяне на услуги. Думата „тендер“ в тази ситуация е синоним на думата „конкуренция“.

Как се провежда търга

1. Клиентът оформя своята заявка, посочва нейните основни характеристики и изисквания към изпълнителя;
2. След оформяне на необходимата документация, клиентът обявява конкурс за изпълнение на заявката му;
3. Лицата, които желаят да действат като изпълнители на заявката и да подпишат договор с клиента, подготвят и подават заявките си;
4. Клиентът преглежда всички получени заявки и избира победителя;
5. Въз основа на резултатите от търга се подписва споразумение между клиента и спечелилия участник.

Има две основни разлики между търг и търг:

• Предложението на участника се оценява не само по цена, но и по други критерии, които са важни за клиента - предложението с най-ниска цена може да не спечели търга, въпреки че цената все още остава основният фактор при избора на победител;
• Предложението на конкретен участник не е достъпно за другите участници, те не знаят за съдържанието на офертите на другия - клиентът при отваряне на получените пликове може да обяви цените на участниците за преговори, ако това е предвидено за в тръжната документация.

Така комбинацията от всички условия за доставка, изразяваща се в максимална полза за клиента, е от решаващо значение при обобщаване на резултатите от състезанието.

Малко за регулаторната рамка и портала Zakupki.gov

Така че състезанията могат да се провеждат както от държавни агенции, така и от търговски предприятия. Тук трябва да се запознаете малко със съществуващата нормативна уредба.

Тези, които са мислили за участие в конкурси, вероятно са чували за държавни поръчки. Обхватът на обществените поръчки се регулира от Федерален закон № 44-FZ от 05.04.2013 г. „За договорната система в областта на обществените поръчки за стоки, работи и услуги за задоволяване на държавни нужди“. Клиентът в този случай е организации, свързани с държавни или общински клиенти, плюс бюджетни институции, които извършват покупки, използвайки субсидии, получени от бюджетите на Руската федерация на различни нива. Просто казано, ако ще участвате в държавни поръчки, то вашият клиент винаги ще е държавата - под една или друга форма. Резултатът от участие в конкурси, свързани с държавни поръчки, ще бъде подписването на държавна поръчка (общински договор). Това трябва да се разбере добре и още по-добре да се запознаете подробно със закона, тъй като след сключване на държавен договор победителят носи определени задължения.

В допълнение към този закон има още един важен регулаторен акт - Федерален закон № 223-FZ от 18 юли 2011 г. „За възлагането на обществени поръчки за стоки, строителство и услуги от определени видове юридически лица“. Този закон урежда исканията за предложения от клиенти като: държавни корпорации и дружества с държавно участие, естествени монополи и други субекти в съответствие с клауза 2 на чл. 1 документ. Въз основа на резултатите от конкурсите, проведени по този закон, клиентът и спечелилият участник сключват договор (споразумение).

Оказва се, че ако възнамерявате да участвате в държавни поръчки или поръчки, обявени от фирми, които са свързани с държавата, то действията ви ще се разглеждат в светлината на тези два регламента. Клиентите, принадлежащи към горните групи, са длъжни да правят покупки за своите нужди в съответствие с тези разпоредби. Организациите, работещи съгласно 223-FZ, могат допълнително да разработят свои собствени правила за обществени поръчки - вътрешни правила, които отчитат характеристиките на организацията. Информацията за конкурсите трябва да бъде публикувана на официалния портал за обществени поръчки zakupki.gov.ru.

Порталът за обществени поръчки zakupki.gov.ru е официалният уебсайт на Руската федерация, съдържащ цялата информация за конкурсите, проведени в съответствие с двата изброени по-горе федерални закона. Тук можете да намерите: регулаторна рамка, регистри на планове за обществени поръчки, списъци на стоки (работи, услуги), които се закупуват от представители на малки и средни предприятия, регистър на държавни / общински договори, регистър на договори, подписани въз основа на резултатите на обществени поръчки, отчетност по тях, както и друга информация, която може да представлява интерес за участниците в държавните поръчки. Тук е публикуван и регистър на недобросъвестните доставчици, в който влизат тези, които след сключване на договор не са могли да изпълнят задълженията си. Ако е необходимо, всеки клиент или друг контрагент може да провери присъствието на вашата компания в този регистър чрез функцията за търсене.

Информацията, публикувана на Портала за обществени поръчки, е достъпна за всички. Основната функция на сайта е възможността представителите на бизнеса да намират обявени конкурси, които ги интересуват, както и да получават конкурсна документация.

Търговски търгове

Търговски дружества, които не са свързани с държавата, също обявяват търгове за закупуване на стоки, работи и услуги за задоволяване на техните нужди. Такива конкурси се регулират от Гражданския кодекс на Руската федерация и вътрешните правила за обществени поръчки на конкретна компания. Защо се прави всичко това? Ако държавните агенции и организациите, свързани с държавата, са длъжни да извършват покупките си под формата на конкурси, тогава търговските дружества по принцип могат да купуват стоки за своите нужди от когото искат. Но този подход противоречи на принципите на бизнеса, защото трябва да се приеме най-изгодната оферта.

Ако фирмата самостоятелно търси подходящ изпълнител, това може да отнеме много време. Най-добрият вариант в такива случаи би бил да се обяви конкурс, да се публикува публично и да се събират заявления от участниците, които желаят да получат конкретен договор. Оказва се, че този метод за търсене на изпълнител е полезен и за двете страни: клиентът получава най-изгодната оферта за себе си, а изпълнителят намира потребител за своите услуги.

Да участваш или да не участваш

Има ли смисъл да участваме в подобни поръчки? В коментарите към статията някой вероятно ще напише, че конкурсите се печелят от тези, които трябва да ги спечелят, че покупките се обявяват за конкретен доставчик, който определено ще бъде победител. Да, няма да отричаме, има такива явления. Да, регулаторното регулиране на системата за обществени поръчки е насочено към създаване на максимална прозрачност в тези процедури и премахване на корупционния компонент, но в руската реалност това не винаги работи. Но въпреки такива моменти, участието в обществени поръчки е едно от средствата за развитие на вашия бизнес.

Участието в държавни поръчки и търговски търгове е възможност за изява, намиране на нови клиенти и достигане до нови пазари, възможност за сключване на изгоден договор и реализиране на печалба. Целта на всеки предприемач е да прави пари, а участието в конкурси предоставя тази възможност. Сега, за да участвате в състезание по ETP, всичко, от което се нуждаете, е компютър, достъп до Интернет, определени настройки на работното място и електронен цифров подпис.

Тъй като търгът е скоро, ръководството трябва да проведе...

Организиране на търгове.

Провеждането на търг като начин за избор на най-адекватното решение на проблема пред фирмата напоследък е честа практика.

Правилата и процедурите за провеждане на търгове стават общоприети, а самите търгове стават все по-прозрачни.

Мотиви за обявяване на търга.

По правило фирмите обявяват търг по две причини.

Първият от тях са корпоративните изисквания, които съществуват в организацията в областта на политиката за обществени поръчки.

По този начин в много организации по света е обичайно да се взема решение за избор на компания доставчик въз основа на открит или затворен търг. Днес подобно изискване се налага за всички поръчки, обявени от държавни организации, чиято цена надхвърля 100 хиляди рубли.

Втората причина е желанието на фирмата организатор на търга да получи най-доброто решение за най-добра цена.

Например, компанията ABC планира да промени маркетинговата схема на своя продукт. Ако специалистите на компанията знаят какъв резултат се счита за желан, какви условия и цени биха били приемливи за компанията, тогава те обявяват търг между различни маркетингови агенции.

Какви търгове има?

Първият вид търг е „ценовият търг“.

В този случай клиентът знае точно какви видове работа и в какъв обем ще трябва да изпълни задачата. И изпълнителите (участниците в търга) представят своите предложения за конкретни видове работа, срокове, гаранционен срок, допълнителни услуги - и най-важното - цена. Този тип търг, като правило, не носи изненади нито за компанията клиент, нито за участниците в търга. Изборът между изпълнителите се прави основно на база цена.

Вторият вид търг е така нареченият търг за „отворени решения“ („open brief“ tender). Такъв търг се организира, когато специалистите на компанията само грубо си представят какви видове работа и услуги ще са им необходими, за да постигнат желания резултат. Може да се обяви и търг за „отворени решения“, ако желаният резултат може да бъде постигнат чрез различни методи и решения.

В този случай фирмата в описанието на тръжните условия (кратко) посочва проблема, който трябва да реши или резултата, който би искала да постигне. Фирмите участници от своя страна предлагат своята визия за решаване на проблема.

Подобен търг, разбира се, предполага много по-голям диапазон на цените и предлаганите решения, но в замяна фирмата клиент получава уникален шанс да разгледа творческите разработки на различни компании.

Както показва практиката, най-разумният (поне в случай на сложни решения) е двуетапният модел на търга. На първия етап клиентът избира концепция за решение, а на втория – ценова оферта.

Правила за изготвяне на оферта.

Като всеки бизнес процес, търгът има свои правила за подготовка и провеждане.

За да могат компаниите, участващи в търга, да Ви предложат решение, което най-добре отговаря на Вашите желания, трябва ясно и ясно да им обясните какво искате от тях. Е, така че процесът на подбор и преразглеждане на предложените решения във вашата компания да се проточи с времето и да не се превърне в лоша безкрайност на преговори и срещи, трябва ясно да опишете критериите и условията за избор на участници, а след това и победителят от търгът.

Ето един стандартизиран цикъл на работа по „тендерен“ проект.

Етап 1. Формиране в рамките на компанията на списък със задачи, представени за търг и съгласуване на видовете организации, участващи в него. Вземане на решение за провеждане на търг.

Както показва практиката, този етап изобщо не е излишен, тъй като скоростта на вземане на решения на всички следващи етапи на работа зависи от това колко еднакво е разбирането на задачите, представени в търга, от различните служители на компанията. Също така е добре да се постигне взаимно разбирателство по въпросите какви доставчици по вид и мащаб ще бъдат поканени за участие в търга, дали ще бъде открит или закрит.

Етап 2. Създаване на „Бриф” (покана за участие).

На този етап служителят, отговорен в компанията клиент за подготовката и провеждането на търга, трябва да посочи в един документ целите на проекта (търга) и изискванията към участниците в конкурса.

Такава кратка информация (покана за участие) след това ще бъде изпратена на потенциални оференти за разглеждане.

Стандартният бриф приема следния състав:

1. описание на фирмата клиент
2. формулиране на проблема
3. описание на желания резултат
4. изисквания към участниците в търга
5. описание на формуляра за кандидатстване (критерии за документа)
6. критерии за оценка на кандидатите
7. график на търга

Всяка част от това приложение е смислена и функционална част от документа. Разбира се, вашата компания може да се окаже с някой от тях или няколко наведнъж, но това само ще усложни комуникацията ви с потенциални доставчици на решения.

Нека разгледаме по-подробно съдържанието на брифа.

1. Може би славата на вашата компания е голяма и огромна, или може би тепърва започвате пътуването си към върха на бизнес Олимп и все пак има нещо, което доставчикът трябва да знае за вашата компания, за да изготви успешно оферта . Историята на компанията, нейният брой, секторът на икономиката, в който работите, видът на бизнеса и неговите специфични характеристики - всичко това ще бъде важно за изготвянето на персонализирано предложение. Разбира се, кратката информация не трябва да описва историята като „от Адам“. Информацията, която обикновено публикувате в книжка или брошура за компанията, ще бъде достатъчна. Посочете адреса на уебсайта си, където доставчикът на услуги може да разбере по-добре вашата компания.

2. Разделът за формулиране на проблема трябва да демонстрира на вашия адресат какво точно ви тревожи, отговори на какви въпроси смятате да търсите и какво не ви подхожда в настоящата ситуация. Практиката показва, че точно този раздел от заданието се уточнява многократно по време на последващи преговори.

3. В този раздел трябва да оставите писалката си да се развихри. Първо, опишете какви промени (цели) организацията иска да постигне като резултат. Второ, опишете най-важните и неотложни проблеми, които искате да разрешите. И накрая, трето, опишете какви продукти (решения) трябва да бъдат резултатът от работата.

4. Изискванията към участниците в търга обикновено описват параметрите на участващата организация, които са критични за вашата компания. Например за организациите, работещи с държавни тайни, е важно руските компании да бъдат доставчици на услуги. Изискванията могат да включват опит в изпълнението на подобни проекти, отзиви от предишни клиенти или колко дълго съществува самата компания доставчик. Трябва да подходите към описанието на изискванията с достатъчна предпазливост: в крайна сметка, ако ги затегнете твърде много, може да срещнете недостатъчен избор както по отношение на цената, така и по отношение на качеството на офертите. В същото време липсата на ограничения ще ви затрудни да направите първоначален избор.

5. Ясно описание на формуляра за кандидатстване за търг има за цел да улесни вашата последваща работа. Много по-лесно е да се обработват и сравняват предложения, създадени по една схема, отколкото да се обедини колекция от различни документи. В този раздел фирмата клиент посочва кои секции трябва да фигурират в заявлението (Предложението) от фирмата, участваща в търга.

6. Разделът „Критерии за оценка“ предизвиква най-голямо разногласие при изготвянето на документ. Наистина, казват ми организаторите на търга, за нас е важно разумното съчетаване на различни критерии в едно предложение. Така да се каже, съотношение цена / качество. Разбира се, че е. Въпреки това, ако някой от параметрите е критичен за вас (цена, време за изпълнение на проекта, липса на съизпълнители, използване на специфичен софтуер), струва си да го представите на вниманието на вашите доставчици. Поне за да не вършат явно празна работа.

7. Времето на търга не може да бъде включено в отделен раздел, но трябва да бъде посочено в техническото задание. Обикновено те посочват крайния срок за обявяване на търга, началната и крайната дата за приемане на заявления и приблизителния период за разглеждане на заявленията.

Етап 3. Избор на участващи фирми.

Сега, след формирането на бриф, можете спокойно да поканите заинтересовани организации да участват в търга. Обикновено, ако се обяви „ценови търг“, се канят да участват 3-4 организации. Ако се планира двуетапен „търг за решения“, тогава броят на участниците в първия етап може да бъде от 5 до 9, а двама или трима участници, които са подготвили най-интересните предложения, влизат във втория етап.

Как да определим състава на фирмите, участващи в търга?

Има открит търг, в който каните да участват всички организации, които отговарят на изискванията. Открит търг се обявява чрез специализирани медии, интернет сайтове или професионални общности. Този тип търг трябва да се използва например от държавни организации.

Закритият търг включва покана на участници от фирмата организатор. За да бъдат поканени за участие в първия етап, участващите фирми се избират по значими за организатора критерии. Например, това може да бъде опит в извършването на подобна работа, рецензии от партньори, материали от откритата преса, фирмени уебсайтове в Интернет, тяхното участие в рейтинги, професионални изложби, конференции и т.н. В този случай вие сами, въз основа на вашите критерии, изпратете лична покана за участие в търг на определена фирма. Имената на участниците в търга не се обявяват.

Сега, след като търгът е обявен, очаквате с нетърпение да получите първоначални оферти.

Етап 4. Изясняване на позиции.

На този етап от работата фирмите, подали първоначални заявки за участие в търга, ще се свържат с Вас за допълнителна информация. Изяснете своето виждане за проблема и желаните начини за разрешаването му. За да изглеждат окончателните предложения на участниците не само персонализирани, но и смислени, ще трябва да отделите известно време за обсъждане. Тук се сещате за разумното ограничение на броя на участниците в търга, което беше описано по-горе. При насрочен двуетапен търг след разглеждане на предварителната заявка, фирмите, класирали се за втори кръг, подготвят окончателни документи.

Етап 5. Представяне на окончателни предложения.

В такъв важен момент сухият документ е незаменим, финалистите в конкурса са поканени на среща във фирмата от организатора. Именно на тази среща, представяйки своето решение, представителите на доставчика имат възможност да ви убедят, че тяхното решение е единственото правилно.

И ако работата на предишните етапи може да се извърши от един или двама служители на съответния отдел, тогава ръководителите на тези отдели, които ще действат като ваши вътрешни клиенти за проекта, са поканени на финалната презентация.

Етап 6. Окончателна селекция.

След провеждане на презентации и внимателно проучване на полученото предложение, отговорните мениджъри на вашата компания колективно вземат решение за избор на един или друг доставчик. В някои компании това решение се взема на среща, чрез устно обсъждане и изясняване на мненията на вътрешни клиенти. В други по-формални случаи се създава рейтингова таблица, където крайната оценка на всеки участник в търга се определя по метода на среднопретегления коефициент.

Етап 7. Обявяване на победителите.

Това несъмнено е най-приятният и вълнуващ етап за всички участници. За съжаление, в руската практика често се оказва, че компаниите, които не са спечелили търг, разбират за завършването му, когато техният конкурент вече работи усилено по проекта. Съгласете се, това поведение не изглежда добре за клиента. Счита се за добра форма да уведомите всички участници на общо събрание или чрез медиите (ако е открит търг) или лично (ако търгът е закрит) за приключването на работата и избора на доставчик на окончателно решение.

Както можете да видите, работата по търга не представлява непреодолими проблеми от гледна точка на организацията. Основната трудност в този процес е именно в осъзнаването на проблема от страна на клиента и избора на адекватно решение. И ако искате да намерите най-икономичното решение на проблема си, вероятно си струва да говорите само за сравняване на цените за едни и същи услуги.

Специфика на търговете в службата за персонал.

Отделът по персонала има своя специфика на работа, включително при организиране и провеждане на търгове. Както показва практиката, днес HR директорите най-често провеждат търгове сред организации, предлагащи корпоративно обучение.

Трудно е обаче да се претегли и оцени обучител или качеството на обучителна програма въз основа на формални характеристики или още повече въз основа на едно представяне. В този случай субективният фактор играе важна роля. В рейтинговите таблици обикновено се посочва в колоната „лични впечатления“.

От гледна точка на Елена Рудавина, директор Човешки ресурси Издателство на Федералното държавно унитарно предприятие„Просвета“, е разумно да се проведе търг при комбинация от следните условия:

1. наличие на ясна техническа спецификация на услугата
2. наличие на бюджет за проекта
3. трудността при избора между няколко компании доставчици

Но основният проблем остава, че компаниите, участващи в търгове, са склонни да изоставят обективността и се опитват не толкова да намерят общ език с клиента, колкото да му угодят. С други думи, те не толкова демонстрират истинските си възможности, колкото се адаптират към желанията на клиента. Това често пречи на действителното постигане на целта.

„Мисля, че тръжната схема е неефективна само по отношение на агенциите за подбор на персонал. Във всички останали случаи на наемане на трети страни доставчици (фирма за кетъринг, застрахователи, консултанти, аниматори и др.) използването на търг е напълно оправдано. Между другото, когато избирате компания за изнасяне на някои функции по човешки ресурси, можете също да организирате търг. Но едно условие остава непроменено - ясното разбиране на вашите нужди“, отбелязва Елена Рудавина.

Всяка компания, която закупува стоки и услуги на пазара, се опитва да минимизира рисковете от избора на некачествен продукт/услуга и да получи продукта/услугата с максимална полза, т.е. най-доброто съотношение цена/качество. Днес много компании, особено големи, са регулирали процедурите за възлагане на обществени поръчки възможно най-стриктно, формализирайки няколко вида тръжни процедури.

Ето три от тях:

• запитвания за оферти;
• открити търгове;
• електронна търговия. Покупка/продажба на стоки, работи и услуги чрез онлайн търговия за намаление/увеличение.

Бих искал да обърна внимание, че последният вид търгове, при които определящ фактор е единствено цената, според нас е приложим за стандартизирани стоки, т.е. към стоки, чиито свойства са предварително определени от DSTU (GOST). И не е много коректно процедурата на такъв търг да се прилага, например, за изработката на уебсайтове.

Първо, дори и с един и същ първоначален бриф, всички бъдещи изпълнители виждат проекта по различен начин и вие всъщност избирате тези, чийто опит или визия най-много ви харесват.

Второ, въпреки че в крайна сметка купувате завършен продукт под формата на уеб сайт, вие купувате и проект/услуга за неговото разработване и внедряване, което е нещо като консултантски проект. В този случай на първо място избирате фирмата доставчик, а не спецификацията и цената.

Разглеждайки многобройните подходи и процедури, които компаниите измислят при избора на доставчик на услуги за уеб разработка, ние съставихме някои препоръки как да организираме тръжната процедура.

Всички софтуерни и дизайнерски решения, които една компания създава за разполагане в Интернет, са част от цялостната й комуникация с потребители, партньори, инвеститори и други публики.

Ето защо на етапа на избор на изпълнител е препоръчително ясно да разберете каква специализация на фирмата изпълнител се нуждаете на този етап от развитието на интернет комуникацията.

Предварителен етап

Избор на типология на фирма изпълнител. Днес на пазара са:

1. Медийни (дигитални) агенции. Техните ключови компетенции: разработване на медийна стратегия, изграждане на медиен план и закупуване (поставяне) на интернет платформи;
2. Дигитални агенции. Ключови компетенции: разработване на комуникационна стратегия в дигитални канали, разработване на креативна стратегия и креативни материали, SMM стратегия (може да бъде отделена в отделен отдел или агенция). На този етап от развитието на пазара функцията на дигиталните агенции се поема от специализирани отдели в криейтив или FSAA;
3. Агенции, занимаващи се с оптимизация за търсачки (SEO);
4. Мобилни маркетингови агенции;
5. Дигитално производство (в САЩ терминът уеб разработка е по-разпространен). Ключови компетенции: уеб дизайн, UI дизайн, front- и back-end програмиране. Резултатите от крайната работа са уебсайтове, приложения за социални мрежи, приложения за iOS и Android устройства, интернет банери и др.

Препоръчително е да възлагате задачи на агенциите в съответствие с тяхната специализация. Разбира се, допустимо е да се възложи сложна задача на един изпълнител. Примери:

А) Провеждане на томбола за купувачи на марката, с активиране на промоционални кодове от пакетите. В този случай задачата за създаване на мини-промоционален сайт за такъв тираж може да бъде поверена на дигитална агенция.

Б) Провеждане на медийна кампания в Интернет. В този случай изработката на банери може да бъде поверена на онлайн медийна агенция.

Във всеки случай, когато избирате изпълнител и ангажирате подизпълнител, е препоръчително да познавате цялата верига, от една страна, а от друга страна, при сложни задачи, да разделите проекта на два етапа и да включите специализирана агенция .

Ако като част от търг включите агенции/компании от различен тип за решаване на няколко проблема, трябва внимателно да се уверите, че критериите, по които оценявате работата, съответстват на специализацията на агенцията. Например изборът на изпълнител за изработката на промоционален уебсайт не е обвързан с показателите за ефективност на кампанията като цяло.

В случай, че сте установили, че имате нужда от компания за дигитално производство (уеб разработка), за да изпълните задачите си, препоръчваме следната тръжна процедура.

Етап 1. Избор на участници в търга

Задачата на този етап: - изберете компании, които ви подхождат според два критерия:

• нивото на работа, нейната сложност и качество на дизайна отговарят на вашите очаквания, изисквания и представи за бъдещия продукт;
• Ценовото ниво на компанията и възможният размер на бюджета съответстват на вашите възможности, бюджета за дадена година и т.н.