Штатное расписание ао. Все, что нужно знать про штатное расписание

Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.

Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.

Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.

Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.

Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.

Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

• Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

• Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

1. Если происходит реорганизация фирмы;
2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
4. В случае изменения штатных единиц;
5. Изменения должности в штатном расписании;
6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Кадровая документация вызывает большое количество вопросов. Зачастую интерес проявляют в отношении правильности оформления, составления рассматриваемых документов.

Что такое штатное расписание?

Расписание необходимо в целях формирования структуры штата в организации и его численности. При формировании внимание уделяется соответствию документа уставу учреждения.

В него включаются сведения относительно структурных подразделений, названия профессий, перечня должностей работников. В акте подлежит указанию количество штата, необходимое для функционирования организации.

При составлении используется форма, утвержденная Госкомстатом. Важность рассматриваемого документа заключается в упорядочении рабочего процесса, его оптимизации. Документ выполняет функции:

• создается наглядная структура учреждения;
• указываются единицы штата;
• контроль количественного и качественного состава рабочих;
• отслеживание размер выплачиваемых надбавок, системы оплаты;
• при появлении вакантных мест облегчается выбор сотрудника.

Для работодателя положительные стороны документа заключаются в возможности использования его в судебном заседании, проводимом по поводу сокращения. Также с его помощью объясняется отказ в приеме на работу.

В случае проведения проверок в компании органами, ведающими вопросами налогообложения либо соц. страхования – данный акт является необходимым. Несмотря на необязательность наличия документа, проверяющие истребуют акт для возможности проверки правильного начисления денег работникам.

На фото представлен пример:

Пример формы Т3

Для разных учреждений

Акт, составляемый относительно учреждений, функционирующих в сфере культуры, имеет особенности составления. Равно как и прочие разновидности данного документа. К числу учреждений культуры относят:

• клубы, расположенные в городе/селе;
• дома культуры;
• центры культуры;
• автоклуб;
• агитбригада.

Полномочия по составлению бумаги возложены на учредителей перечисленных учреждений. Среди специалистов культурного организации выделяют: режиссера, директора, сценариста, звукооператора, музыкального руководителя и других.

Установление штатного расписания взаимосвязано с численностью проживающих в населенном пункте, числом организаций, функционирующих городе на протяжении 12 месяцев.

Также значение имеет наличие в нас.пункте коллективов, имеющих звание народный или образцовый.

После оценки объема труда, конкретных условий деятельности по договоренности с учредителем в документ могут включить дополнительные должности. Также обязательным условием для включения является достаточное финансирование.

На руководителя возложены функции по распределению необходимого количества работников, учитывая размер фонда оплаты.

На фото пример акта:

Пример составленного акта

В отношении общества с ограниченной ответственностью можно сказать, что акт требуется для следующих целей:

• установление структуры состава кадров;
• анализ качества и количества выполненных работ;
• целесообразность продолжения сотрудничества с имеющимися кадрами либо набор новых;
• подтверждения правильность произведенных отчислений в бюджет;
• пенсионные отчисления;
• аргументирование спорных вопросов в пользу предприятия.

Лицо не могут принять на должность, отсутствующую в документе. Когда в акт не включен перечень должностей – рассматривается как препятствие для сокращения численности штата.

В ситуации, когда у индивидуального предпринимателя трудятся двое или больше сотрудников, ему требуется составить штатный акт. Это связано с необходимостью заключения трудовых договоров, где указываются требования для квалификации, и устанавливается размер оклада.

Относительно строительной организации расписание обладает отличительными чертами:

• учреждение не наделяется правомочиями по введению по своей воле названий должностей, что связано с опасным производством (используются для составления акта справочники профессий, имеющие тарификацию);
• наличие особой структуры.

Пример штата строительной фирмы

В расписании подлежат отражению начисления за вредные и опасные условия труда рабочих.

Относительно ТСЖ особых указаний по составлению рассматриваемого акта не устанавливается. Благодаря наличию расписания в наглядной форме видно, сколько денежных средств затрачивается на одного сотрудника и на организацию в целом.

В документе не прописываются фамилии лиц, занимающих ту или иную должность, что связано с возможность комплектации штата после составления акта. Придя на собеседование, дворник должен сразу иметь возможность установленный оклад и принять решение о трудоустройстве.

Расписание в ТСЖ:

Пример акта в ТСЖ

Расписание для магазина составляется относительно количества работников. Это может быть небольшой киоск, где работает только один продавец, директор и бухгалтер, либо большой супермаркет с приличным перечнем персонала.

Относительно каждого работника заключается трудовое соглашение. В нем указывается должность и разряд, по которому человек трудоустроен.

Также в сфере торговли подлежит заключению договор о материальной ответственности за имущество работодателя. Сотрудник обязан обеспечивать сохранность ценностей, которые ему переданы в связи с заключением трудового договора.

В расписании могут присутствовать следующие строки:

Примеры сведений в документе

В заведения сферы общественного питания документ имеет примерно такой вид:

Для сферы общественного питания

Составление расписания в учреждении здравоохранения, например, в поликлинике возлагается на руководителя или сотрудника, который им уполномочен. Нормативы по численности штата приводятся в приказах Минздрава.

На законодательном уровне региона, где располагается поликлиника, устанавливается положение относительно возможности руководителя по составлению и утверждению документа.

Название должностей, включенных в расписание, должно соответствовать справочникам по профессиям. Исключением могут быть отдельные случаи. При наличии прав на льготы – данный факт подлежит включению в расписание.

В штатном акте салона красоты указывается:

• иерархия подразделений;
• количество штатных единиц;
• размер оплаты труда;
• перечень должностей;
• надбавки и доп.выплаты;
• порядок начисления.

Пример акта для аварийной службы:

Для аварийной службы

Учебного заведения:

Для учебного заведения

Гостиницы:

Для гостиницы

Пошаговая инструкция по составлению

Составляется акт по следующим шагам:

Кто это делает?

Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:

• лица, занимающие руководящие должности;
• группа лиц, специально созданная с этой целью;
• работник отдела кадров;
• экономический отдел;
• юр.отдел;
• отдел по организации труда и зарплате.

Требуется, чтобы при составлении акта принимал участие специалист экономического отдела.

Сколько лет хранится?

Сроки для хранения документации устанавливаются Росархивом. Согласно актам, разработанным указанным ведомством, срок хранения составит три года. Отсчет срока начинается с момента, когда документ утратил силу.

Когда меняется?

Согласно справочнику, где указывается квалификация должностей работников, подчиненных и начальников, ответственность относительно оформления возлагается на экономиста по трудовым вопросам. Учитывая факт, что не во всех компаниях имеется указанная должность – руководством принимается решение относительно выполнения рассматриваемой работы.

Образец приказа о внесении изменений

Как правило, при составлении акта используется производственные задачи и объем работы. Согласно указанным данным происходит набор штата и производится расчет денежных средств, необходимых для выплаты авансовых платежей, установленных на законодательном уровне.

Структура предприятия является не вечной, так как в нее вносятся коррективы, она меняется и развивается. Изменения могут связываться с возрастанием количество зон, обслуживанием организацией, корректировкой видов деятельности, которыми занимается предприятие.

В силу наличия таких обстоятельств меняется форма трудовой деятельности, что за собой может повлечь изменение численного состава компании в сторону увеличения или уменьшения.

Внесение корректив также связывается с изменением в тарифных ставках. Относительно МРОТ регулярно принимаются изменения в законодательстве, по его увеличению. В таком случае работодатель с силу финансовой возможности имеет право увеличить оклад.

Коррективы вносятся в акт на основании документации, разработанной в бухгалтерии.

На военное время

Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и стандартная процедура.

Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.

Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.

После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.

Структурное подразделение

Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.

Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.

В некоторых организаций наименование подразделения влияет на получение работником причитающихся льгот. Примером могут быть учреждения здравоохранения и образования. В таком случае сотрудники отдела кадров принимают на себя задачу правильного указания названия подразделения.

С целью облегчения работы отделу кадров созданы классификаторы относительно вредных производств и прочие списки. Названия вписывают относительно групповой принадлежности:

• изначально указывается руководство;
• производственные;
• вспомогательные.

Нужно ли это для ИП?

Законодательными актами не закрепляется обязанность индивидуальных предпринимателей по составлению штатного документа.

Однако, не смотря на это положение, ИП не советуют пренебрегать составлением акта. Связывается это в первую очередь с тем, что у предпринимателя трудятся сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

Вне зависимости от формы действующей системы налогообложения, оформление расписания позволяется исключить наложение штрафа за отсутствие данного акта. В качестве исключения рассматривают ситуацию, когда у предпринимателя отсутствуют работники.

Категории должностей

На 2019 год законодателем не разработаны правила относительно единого формирования названий должностей в расписании. Нормы, прописанные в стандартах, подлежат соблюдению в определенных условиях труда и в структурах государственного значения. Многие компании при названии должностей руководствуются своими правилами.

Примером модного наименования должности в организации может быть менеджер. На деле это та же уборщица. Однако должность именуют менеджер клининговой службы. Данное название применяется с целью стимулирования человека к труду.

Когда численность штата в организации небольшая, то один человек может занимать сразу две должности.

Пояснительная записка

Данный акт требуется в том случае, когда утверждается новое расписание, где указываются ранее не задействованные должности. В записке приводится обоснование относительно принятия данные изменений. То же правило распространяется на случаи, когда численность работников сокращается.

Пример пояснительной записки

Записка составляется руководством подразделения, где были нововведения. Внесенные коррективы обязательно подлежат обоснованию. На документе ставится виза руководителя организации, дающая основание полагать, что он согласен на подобные коррективы.

Районный коэффициент

Составители штатного расписания должны иметь в виду, что в графах относительно тарифных ставок указывается размер оплаты, который соответствует окладу, установленному компанией в коллективном договоре.

Коэффициенты районного значения подлежат указанию в графе надбавки. Подобные выплаты устанавливаются в соответствие с нормативными актами государства.

В расписании обязательно указывается, за что производится выплата надбавок.

Рассматриваемый вид кадровой документации хоть и не является обязательным – большая часть организаций составляет и руководствуется в своей деятельности этим актом. Связано это с функциональностью бумаги.

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания?

Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?

Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

• указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении штатного расписания;
• ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание?

Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, поскольку она содержит все нужные данные.

Как заполнять форму № Т-3?

Реквизиты формы оформляем следующим образом:

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в ТК РФ говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Проект штатного расписания готов, что дальше?

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.

Как вносить изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Одним из таких документов является штатное расписание, тонкости работы с которым рассмотрены в данной статье. Оно позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ , и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

• Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3 . Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно.
• Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца .
• Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована.
• Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• юридический отдел (наименее распространенная ситуация).

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

• сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
• форма приказа об утверждении расписания и изменений;
• ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
• сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
• состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения , которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

• наименование и номер документа;
• дата его составления;
• наименование компании;
• подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения;
• наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления.

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

• структурное подразделение;
• код подразделения;
• должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории);
• количество штатных единиц;
• оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00);
• надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы;
• всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы;
• примечание.

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Процесс формирования и заполнения в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Как внести изменение?

На 2019 год существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
2. Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения . Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

• необходимость проведения оптимизации административной деятельности;
• совершенствование организационной структуры компании;
• проведение реорганизации;
• устранение дублирования функций и формирование центров ответственности;
• изменения в законодательстве РФ;
• необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании;
• сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация.

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2019 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет . При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.