Планирование рабочего времени - реферат. Правила планирования рабочего дня

В своей рабочей практике я неоднократно сталкивался с менеджерами, которые обладают одной важной способностью. Это умение делать очень много дел в течение дня, правильно расставляя приоритеты и не испытывая при этом стресса. Такого человека просто невозможно завалить делами. Независимо от того, сколько проектов реализуется в данный момент, он быстро, спокойно и правильно расставит приоритеты, сгруппирует задачи и начнет выполнять их одну за другой. Я довольно много думал об этом, разговаривал с коллегами и понял, что в большинстве случаев эта способность не врожденная, а приобретенная.

Когда я учился в старших классах, мой любимый дядя дал мне хороший совет: «Отслеживай, что ты делаешь в течение дня, и подводи итог в конце». Дядя работал в Международной организации труда и знал, о чем говорил. Я до сих пор признателен ему за совет, а себе — за то, что последовал этому совету. Когда я заканчивал школу, у меня был четкий график, большинство моих дел и задач на каждый день было спланировано заранее и это не вызывало во мне никакого протеста или дискомфорта.

В дальнейшем я сохранил это правило на всю жизнь. Планы и задачи менялись, а привычка выполнять несколько различных дел в течение дня только крепла, а вместе с ней и работоспособность, эффективность моей работы. Ведь, если вдуматься, высокая утомляемость, апатия, низкая производительность труда — по большей части результат нашего видения себя, своей работы и не в последнюю очередь отсутствие привычки к планированию и приоритизации. Вероятно, для некоторых творческих работников и специалистов узкого профиля это несущественный недостаток, но быть хорошим менеджером без умения планировать активности, расставлять приоритеты и группировать задачи не получится.

Так что если вы не приучили себя планировать дела в школе или институте, лучше всего заняться этим как можно скорее. Для начала выясните, чем вы на самом деле занимаетесь в течение дня. Просто каждые полчаса отмечайте, чему вы посвятили это время. Когда вы проанализируете записи за неделю, вы удивитесь тому, как много времени уходит на неважные, дублирующие друг друга или просто не относящиеся к работе дела и задачи. Соответственно, следующий шаг — отбросить все лишнее. За этим также придется долго следить, от некоторых привычек или ритуалов очень сложно избавиться. Третий шаг — сгруппировать основные задачи и типы работ и заниматься ими последовательно, а не в произвольном порядке. Так вы существенно повысите свою способность концентрироваться. На первый взгляд сделать это очень просто, не сложнее, чем делать зарядку по утрам. Но и зарядкой ведь не каждый занимается.

Что касается планирования моего дня, то и сейчас я уделяю этому много времени (хотя большую подготовительную и организационную работу делают мои помощники). Возможно, позже я напишу пост о роли личного помощника в работе руководителя. Основой правильного тайм-менеджмента является . Для меня это стратегия, отношения с ключевыми клиентами и партнерами, самые крупные сделки, команда, назначения и мотивация сотрудников. Если в одном из этих направлений случается проблема, то это моя проблема, которую я должен решать в первую очередь.

Еще одним принципиальным моментом является присутствие в графике времени на незапланированные активности. Они всегда случаются, и важно иметь некий резерв времени, поскольку нет ничего хуже, чем когда одна встреча наползает на другую или приходится делать что-то второпях.

Не стоит забывать и о том, что все люди разные, а значит, планирование должно быть индивидуальным. Свой оптимальный график я построил уже давно. Обычно в 9 утра я уточняю окончательный график с командой и просматриваю брифы с описанием встреч, которые мне сегодня предстоят. Подготовка брифов — отдельная тема: в них четко описаны цели, задачи, участники. Это также позволяет мне сэкономить время. После проведения около десяти встреч я отправляюсь домой и посвящаю время общению с родными, регулярно хожу на йогу или в фитнес. А ближе к ночи еще работаю электронно. Такой распорядок позволяет мне не переключаться лишний раз между типами работы и легче входить в нужный режим. Однако чтобы его построить и придерживаться, мне потребовалось начать планировать свое время еще со школы.

Если вы не знаете, о чем говорить на первом свидании с мужчиной, не паникуйте. Нет ничего удивительного в том, что люди, испытывая волнение при встрече, теряются и чувствуют себя неловко из-за возникающих пауз.

32 идеи, чем заняться на каникулах дома, как занять ребенка

На вопрос «Чем заняться на каникулах?» дети ответят: «Отдыхать!» Но, к сожалению, для 8 из 10 ребят отдых - это интернет и соцсети. А ведь есть еще столько интересных занятий!

Подросток и плохая компания – что делать родителям, 20 советов

В плохой компании подростки ищут тех, кто будет их уважать и считать классными, крутыми. Так объясните значение слова «круто». Расскажите, что для того, чтобы вызвать восхищение, нужно не курить и ругаться матом, а научиться делать нечто, что не каждый умеет и что вызовет эффект «вау!» у сверстников.

Что такое сплетни – причины, виды и как не быть сплетницей

Сплетни - это обсуждение человека за его спиной не в позитивном ключе, а в негативном, передача неточных или вымышленных сведений о нем, которые порочат доброе имя и содержат укор, обвинение, осуждение. А вы сплетница?

Что такое высокомерие – это комплексы. Признаки и причины надменности

Что такое высокомерие? Это стремление скрыть свои комплексы и низкую самооценку, нацепив маску победителя. Таких людей с больным ЭГО следует пожалеть и пожелать им скорейшего «выздоровления»!

15 правил, как выбрать витамины – какие для женщин лучше

Выбирайте витамины правильно! Не «ведитесь» на красочные упаковки, ароматные и яркие капсулы. Ведь это всего лишь маркетинг, красители и ароматизаторы. А качество предполагает минимум «химии».

Симптомы авитаминоза – признаки общие и специфические

Симптомы (признаки) авитаминоза бывают общие и специфические. По специфическим признакам можно определить, какого именно витамина не хватает в организме.

17 советов, как снять стресс и нервное напряжение без алкоголя

Вряд ли в наше время суеты и быстрого темпа жизни можно встретить человека, которому не нужны были бы советы, как снять стресс и нервное напряжение. Причина этого - неумение правильно относиться к жизненным неурядицам и стрессовым ситуациям.

чБЦОЩН РХОЛФПН ЧљУЙУФЕНЕ РМБОЙТПЧБОЙС СЧМСЕФУС ЛПОФТПМШ ЪБљТБГЙПОБМШОЩН ЙУРПМШЪПЧБОЙЕН ТБВПЮЕЗП ЧТЕНЕОЙ. ьФП ДБЕФ ТХЛПЧПДЙФЕМА ЧПЪНПЦОПУФШ ЧЩСЧМСФШ ТЕЪЕТЧЩ ДМС ДБМШОЕКЫЕЗП УПЧЕТЫЕОУФЧПЧБОЙС УЧПЕК ТБВПФЩ ЙљТБГЙПОБМШОПЗП ЙУРПМШЪПЧБОЙС ТБВПЮЕЗП ЧТЕНЕОЙ.

чљРТПГЕУУЕ ЙОДЙЧЙДХБМШОПЗП РМБОЙТПЧБОЙС ЙљХРТБЧМЕОЙС УЧПЕК ДЕСФЕМШОПУФША ТХЛПЧПДЙФЕМШ МХЮЫЕ ХЪОБЕФ УЧПА ТБВПФХ, ТЕУХТУЩ ЙљЧПЪНПЦОПУФЙ УПФТХДОЙЮЕУФЧБ; РПМХЮБЕФ ПВПУОПЧБООЩЕ ДБООЩЕ ПљУЧПЙИ РТБЧБИ, ПЗТБОЙЮЕОЙСИ ЙљПВљЙУРПМШЪПЧБОЙЙ ТБВПЮЕЗП ЧТЕНЕОЙ. чљТЕЪХМШФБФЕ ТХЛПЧПДЙФЕМШ РПЪОБЕФ УБНПЗП УЕВС, ЮФП РПЪЧПМСЕФ ОЕљРТПУФП ТБВПФБФШ, БљДПУФЙЮШ ЧЩУПЛЙИ ТЕЪХМШФБФПЧ.

рТЕДМБЗБЕН УЖПТНХМЙТПЧБООЩЕ ОБНЙ ДЕУСФШ «ЪПМПФЩИ» РТБЧЙМ, ЧЩРПМОЕОЙЕ ЛПФПТЩИ РПНПЦЕФ ЧБН ДПВЙФШУС МХЮЫЕК ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЧБЫЕК ТБВПФЩ ЙљХУРЕЫОПЗП РМБОЙТПЧБОЙС УЧПЕЗП ЧТЕНЕОЙ.

жПТНЙТХКФЕ ТБВПЮЙЕ ВМПЛЙ, ЧљЛПФПТЩЕ ЧЩљВХДЕФЕ ЧЛМАЮБФШ ЧЩРПМОЕОЙЕ ЛТХРОЩИ ЙМЙ УИПДОЩИ РПљИБТБЛФЕТХ ЪБДБОЙК

фПНХ, ЛФП РПУФПСООП РТЕТЩЧБЕФ УЧПА ТБВПФХ ЙМЙ ЛПНХ НЕЫБАФ РПУФПТПООЙЕ, ДМС ЧЩРПМОЕОЙС ЪБДБОЙС ОХЦОП ЪОБЮЙФЕМШОП ВПМШЫЕ ЧТЕНЕОЙ, ЮЕН УПУТЕДПФПЮЙЧЫЕНХУС ЙУЛМАЮЙФЕМШОП ОБљЧЩРПМОЕОЙЙ ТБВПФЩ ФБЛПЗПљЦЕ ПВЯЕНБ. рЕТЕТЩЧЩ ФТЕВХАФ ДПРПМОЙФЕМШОЩИ ЪБФТБФ ЧТЕНЕОЙ ЙљХУЙМЙК ДМС ПЮЕТЕДОПЗП «ТБЪВЕЗБ» Йљ«РПЗТХЦЕОЙС» ЧљТБВПФХ. еУМЙ ПВЯЕДЙОЙФШ ЧЩРПМОЕОЙЕ ОЕУЛПМШЛЙИ ОЕВПМШЫЙИ РПљПВЯЕНХ, ОПљУИПДОЩИ РПљИБТБЛФЕТХ ТБВПФ (ОБРТЙНЕТ, ФЕМЕЖПООЩЕ ТБЪЗПЧПТЩ, ПФЧЕФЩ ОБљРЙУШНБ ЛПТТЕУРПОДЕОФПЧ, ПВУХЦДЕОЙЕ УМХЦЕВОЩИ ЧПРТПУПЧ УљУПФТХДОЙЛБНЙ) ЧљТБВПЮЙЕ ВМПЛЙ, ФПљЬЛПОПНЙС ЧТЕНЕОЙ ВХДЕФ ОБМЙГП.

оБНЕТЕООП ХЕДЙОСКФЕУШ ЙљХУФБОБЧМЙЧБКФЕ ОЕРТЙЕНОЩЕ ЮБУЩ

дМС ЧЩРПМОЕОЙС ЮТЕЪЧЩЮБКОП ЧБЦОЩИ ЪБДБОЙК ОЕПВИПДЙНП ЙНЕФШ ЧПЪНПЦОПУФШ ТБВПФБФШ УРПЛПКОП, ВЕЪ ЛБЛЙИ-МЙВП РПНЕИ ЙЪЧОЕ. оЕДПРХУФЙНП, ЮФПВЩ ДЧЕТЙ ЧБЫЕЗП ТБВПЮЕЗП ЛБВЙОЕФБ ВЩМЙ ПФЛТЩФЩ ЧУЕЗДБ ЙљДМС ЧУЕИ. лТПНЕ ФПЗП, ЧУЕ ТБЧОП ОЕЧПЪНПЦОП ХУФТПЙФШ ФБЛ, ЮФПВЩ ЧБУ ЧУЕЗДБ НПЗМЙ ЪБУФБФШ РПљФЕМЕЖПОХ, ЧЕДШ ЧТЕНС ПФљЧТЕНЕОЙ РТЙИПДЙФУС ЧЩЕЪЦБФШ ЛљЛМЙЕОФБН, ОБљРЕТЕЗПЧПТЩ Й Ф. Р. ъОБЮЙФ, ОЕПВИПДЙНП ХУФБОПЧЙФШ МЙЮОЩЕ ОЕРТЙЕНОЩЕ ЮБУЩ. дМС ЬФПЗП УМЕДХЕФ РЕТЕЛМАЮЙФШ ФЕМЕЖПО ОБљУЕЛТЕФБТС, ЛПММЕЗ ЙМЙ ЧПУРПМШЪПЧБФШУС БЧФППФЧЕФЮЙЛПН. фПМШЛП ЧљЬФПН УМХЮБЕ ЧљЧБЫЕН ТБВПЮЕН ТБУРЙУБОЙЙ РПСЧЙФУС РТПНЕЦХФПЛ ЧТЕНЕОЙ, ЛПЗДБ ЧЩљУНПЦЕФЕ, НБЛУЙНБМШОП УПУТЕДПФПЮЙЧЫЙУШ, ДПВЙФШУС ОБЙЧЩУЫЕК РТПЙЪЧПДЙФЕМШОПУФЙ ФТХДБ ЙљТЕЪХМШФБФЙЧОПУФЙ. оБљРПУФХРЙЧЫЙЕ ЧљЬФПФ РЕТЙПД ФЕМЕЖПООЩЕ ЪЧПОЛЙ НПЦОП ВХДЕФ ПФЧЕФЙФШ РПЪДОЕЕ.

рТЙ РТПЧЕДЕОЙЙ РЕТЕЗПЧПТПЧ ХУФБОБЧМЙЧБКФЕ ТЕЗМБНЕОФ, БљФБЛЦЕ ПРТЕДЕМСКФЕ ОЕПВИПДЙНЩЕ ЪБФТБФЩ ЧТЕНЕОЙ ДМС ЧЩРПМОЕОЙС ПРТЕДЕМЕООЩИ ЪБДБОЙК

рТПДПМЦЙФЕМШОПУФШ ЧЩРПМОЕОЙС ФПК ЙМЙ ЙОПК ТБВПФЩ ПВЩЮОП ЪБЧЙУЙФ ПФљЙНЕАЭЕЗПУС ЧљТБУРПТСЦЕОЙЙ ЧТЕНЕОЙ. еДЧБљМЙ ОЕљЛБЦДЩК ДЕМПЧПК ЮЕМПЧЕЛ ЦБМХЕФУС ОБљУМЙЫЛПН ЪБФСЦОЩЕ ЙљНБМПТЕЪХМШФБФЙЧОЩЕ РЕТЕЗПЧПТЩ. пВУХЦДБФШ УМЕДХЕФ ЧУЕ, ЮФП ОЕПВИПДЙНП, ОПљОЕљВПМЕЕ ЮБУБ. ьФПЗП ЧТЕНЕОЙ ЧРПМОЕ ДПМЦОП ИЧБФЙФШ ДМС ФПЗП, ЮФПВЩ ЧЩУМХЫБФШ ЧУЕ ФПЮЛЙ ЪТЕОЙС ЙљРТЙОСФШ ПУОПЧОЩЕ ТЕЫЕОЙС. рПТПК ДЕМПЧЩЕ ЧУФТЕЮЙ РТЕЧТБЭБАФУС ЧљВЕУРПМЕЪОХА «ЗПЧПТЙМШОА». юБЭЕ ЧУЕЗП ЙИљОБЪОБЮБАФ ОБљ10 ЮБУПЧ ХФТБ, ЙљРЕТЕЗПЧПТЩ ДМСФУС ДПљПВЕДБ. нЕЦДХ ФЕН, ЕУМЙ ЧУФТЕЮХ ОБЪОБЮБФШ ОБљ11 ЮБУПЧ ХФТБ, ФПљПОБ ФБЛЦЕ ОЕРТЕНЕООП ЪБЛПОЮЙФУС ЛљПВЕДХ, РТЙЮЕН, ЧПЪНПЦОП, УљМХЮЫЙН ТЕЪХМШФБФПН. йФБЛ, УМЕДХЕФ ХУФБОБЧМЙЧБФШ ЦЕУФЛЙЕ ЧТЕНЕООЩЕ ТБНЛЙ РТЙ РТПЧЕДЕОЙЙ РЕТЕЗПЧПТПЧ, УПЧЕЭБОЙК Й Ф. Р. чТЕНСљ— ДЕОШЗЙ, ЙљЕУМЙ РПУМЕДОЙЕ РПУФПСООП УЮЙФБАФ, ФПљЪБФТБФЩ ЧТЕНЕОЙ, ЧљЛПОЕЮОПН ЙФПЗЕ ФПЦЕ ЙНЕАЭЙЕ УЧПЕ ДЕОЕЦОПЕ ЧЩТБЦЕОЙЕ, ХЮЙФЩЧБАФ ЛТБКОЕ ТЕДЛП.

рТЙДЕТЦЙЧБКФЕУШ РТЙОГЙРБ ХУФБОПЧМЕОЙС РТЙПТЙФЕФПЧ РТЙ ЧЩРПМОЕОЙЙ ЧУЕИ ЧЙДПЧ ТБВПФ

оЙЛФП ОЕљЧљУПУФПСОЙЙ УРТБЧЙФШУС УПљЧУЕНЙ ДЕМБНЙ, ЛПФПТЩЕ ОЕПВИПДЙНП ЙМЙ ИПФЕМПУШљВЩ УДЕМБФШ. ыЙТПЛП ТБУРТПУФТБОЕООЩН СЧМЕОЙЕН ЙљРТПВМЕНПК СЧМСЕФУС УФТЕНМЕОЙЕ УДЕМБФШ УТБЪХ УМЙЫЛПН НОПЗП ДЕМ. пДОБЛП ЧљУХФЛБИ МЙЫШ 24 ЮБУБ. юФПВЩ ЛБЛ-ФП ТБУФСОХФШ УЧПК ТБВПЮЙК ДЕОШ, ОЕЛПФПТЩЕ РТЙИЧБФЩЧБАФ, ЧљУМХЮБЕ ЛТБКОЕК ОЕПВИПДЙНПУФЙ ЕЭЕ ЙљЮБУФШ ОПЮЙ. оЕљЪБВЩЧБКФЕ, ЮФП УФТЕУУ ЧПЪОЙЛБЕФ ОЕљПФљФПЗП, ЮФП НЩљУДЕМБМЙ, БљПФљФПЗП, ЮФП НЩљОЕљХУРЕМЙ УДЕМБФШ. оБУ ХЗОЕФБЕФ УПЪОБОЙЕ ФПЗП, ЮФП НЩљОЕљХУРЕМЙ ЪБЛПОЮЙФШ ТБВПФХ. еДЙОУФЧЕООБС ЧПЪНПЦОПУФШ УРТБЧЙФШУС УљРПФПЛПН ЪБДБОЙК, ДЕМПЧЩИ ЧУФТЕЮ, ДПЗПЧПТЕООПУФЕКљ— ЬФП ЮЕФЛП ЙљПДОПЪОБЮОП ХУФБОПЧЙФШ ДМС ОЙИ РТЙПТЙФЕФЩ, ПТЙЕОФЙТХСУШ ОБљДПУФЙЦЕОЙЕ УПВУФЧЕООЩИ ГЕМЕК ЙљЧЩРПМОЕОЙЕ ДЕКУФЧЙФЕМШОП ЧБЦОЩИ ДЕМ. вМБЗПДБТС ЬФПНХ НПЦОП ОБЙМХЮЫЙН ПВТБЪПН ЙУРПМШЪПЧБФШ ЛБЦДЩК ДЕОШ, ЮБУ ЙљНЙОХФХ. чљРЕТЧХА ПЮЕТЕДШ ГЕМЕУППВТБЪОП ВТБФШУС ЪБљФПљДЕМП, ЛПФПТПНХ ПФЧПДЙФУС РТЙПТЙФЕФ №љ1.

рПљЧПЪНПЦОПУФЙ ЧЩРПМОСКФЕ ФПМШЛП ДЕКУФЧЙФЕМШОП ЧБЦОЩЕ ДЕМБ (рТЙОГЙР рБТЕФП)

чЙМШЖТЕДП рБТЕФП ЧљXIXљЧ. ПВОБТХЦЙМ, ЮФП МЙЫШ ОЕВПМШЫБС ЮБУФШ ТЕЪХМШФБФБ ЛБЛПК-МЙВП ДЕСФЕМШОПУФЙ РТЕДУФБЧМСЕФ УПВПК ДЕКУФЧЙФЕМШОХА ГЕООПУФШ. фБЛ, ЛљРТЙНЕТХ, 80% ХУРЕИБ ЖЙТНЩ ДПУФЙЗБЕФУС ВМБЗПДБТС МЙЫШ 20% ЛМЙЕОФПЧ ЙМЙ ФПМШЛП Чљ20% ФЕЛУФБ УФБФШЙ ЙМЙ ГЙТЛХМСТОПЗП РЙУШНБ УПДЕТЦЙФУС 80% ЧУЕК ЙОЖПТНБГЙЙ. еУМЙ НЩљРТЙ ЮФЕОЙЙ, ОБљУПЧЕЭБОЙСИ, РТЙ ЪБОЕУЕОЙЙ ДБООЩИ ЧљЛПНРШАФЕТ Й Ф. Р. ПЗТБОЙЮЙНУС ФЕН, ЮФП СЧМСЕФУС ДЕКУФЧЙФЕМШОП ЧБЦОЩН, ФП, ЙУРПМШЪПЧБЧ МЙЫШ 20% УЧПЕЗП ТБВПЮЕЗП ЧТЕНЕОЙ, НЩљРПМХЮЙН 80% ТЕЪХМШФБФБ. зМБЧОБС ФТХДОПУФШ ЪБЛМАЮБЕФУС ЧљФПН, ЮФПВЩ ЧЩСЧЙФШ ФЕљ20%, ПФљЛПФПТЩИ ЪБЧЙУЙФ ХУРЕИ ДЕМБ. чљДБООПН УМХЮБЕ НБМПЕ ТЕЫБАЭЙН ПВТБЪПН ПРТЕДЕМСЕФ НОПЗПЕ!

чљРПМОПК НЕТЕ ЙУРПМШЪХКФЕ ДЕМЕЗЙТПЧБОЙЕ ЛБЛ ПРМБЮЙЧБЕНХА ХУМХЗХ

оЙљПДЙО ДЕМПЧПК ЮЕМПЧЕЛ, ДПТПЦБЭЙК УЧПЙН ЧТЕНЕОЕН, ОЕљДПМЦЕО ДЕМБФШ ЧУЕ УБН. фЕљЪБДБОЙС, ЧЩРПМОЕОЙЕ ЛПФПТЩИ НПЗМЙљВЩ ЧЪСФШ ОБљУЕВС ДТХЗЙЕ, ОЕРТЕНЕООП ДПМЦОЩ ЧЩРПМОСФШ ЙНЕООП ПОЙ. фПНХ, ХљЛПЗП УПЧУЕН ОЕФ РПДЮЙОЕООЩИ ЙМЙ УПФТХДОЙЛЙ ОЕљПВМБДБАФ ДПУФБФПЮОПК ЛЧБМЙЖЙЛБГЙЕК, УМЕДХЕФ ОБВТБФШ РПДЮЙОЕООЩИ УљУППФЧЕФУФЧХАЭЕК РПДЗПФПЧЛПК ЙМЙ РПЪБВПФЙФШУС ПВљПВХЮЕОЙЙ ХЦЕ ЙНЕАЭЕЗПУС РЕТУПОБМБ. рПУЛПМШЛХ ДЕМЕЗЙТПЧБОЙЕ РПМОПНПЮЙК ЧМЕЮЕФ ЪБљУПВПК ЪОБЮЙФЕМШОХА ЬЛПОПНЙА ЧТЕНЕОЙ, ЧЩЗПДОЕЕ ЙљДЕЫЕЧМЕ ЧУЕЗП ДМЙФЕМШОПЕ ЧТЕНС РПМШЪПЧБФШУС РМБФОЩНЙ ХУМХЗБНЙ ЧОЕ УЧПЕК ЖЙТНЩ, РТЙВЕЗБС ЛљРПНПЭЙ ТБЪМЙЮОЩИ БЗЕОФУФЧ, ЛПОУХМШФБГЙПООЩИ ЖЙТН ЙљПТЗБОЙЪБГЙК, ПЛБЪЩЧБАЭЙИ ТБЪМЙЮОЩЕ ХУМХЗЙ. чљУПЧТЕНЕООЩИ ХУМПЧЙСИ ОБљТЩОЛЕ ХУМХЗ РТЕДМБЗБЕФУС МАВБС ЛЧБМЙЖЙГЙТПЧБООБС РПНПЭШ. ъБФТБФЩ ОБљЙУРПМШЪПЧБОЙЕ РМБФОЩИ ХУМХЗ «ОБљУФПТПОЕ» ВХДХФ ЧљМАВПН УМХЮБЕ НЕОШЫЕ, ЮЕН ЪБФТБФЩ ТБВПФПДБФЕМС ОБљУПДЕТЦБОЙЕ ДПРПМОЙФЕМШОПЗП ЫФБФОПЗП УПФТХДОЙЛБ.

лТХРОЩЕ ЪБДБОЙС ЧЩРПМОСКФЕ ОЕВПМШЫЙНЙ ЮБУФСНЙ (ФБЛФЙЛБ «ОБТЕЪБОЙС УБМСНЙ»)

еЭЕ бМШВЕТФ ьКОЫФЕКО РПДНЕФЙМ, ЮФП ВПМШЫЙОУФЧХ МАДЕК ОТБЧЙФУС ТХВЙФШ ДТПЧБ РПФПНХ, ЮФП РТЙ ЬФПН ЪБљДЕКУФЧЙЕН УТБЪХ УМЕДХЕФ ТЕЪХМШФБФ. йНЕООП ЙЪ-ЪБ ФПЗП, ЮФП ТЕЪХМШФБФ ПФДБМЕО РПљЧТЕНЕОЙ, МАДСН УЧПКУФЧЕООП «ХЧЙМЙЧБФШ» ПФљЛТХРОЩИ ЙљОЕРТПУФЩИ ЪБДБОЙК ЙМЙ НЕДМЙФШ УљЙИљЧЩРПМОЕОЙЕН, ЙОБЮЕ ЗПЧПТС, ПФЛМБДЩЧБФШ ЙИљ«ЧљДПМЗЙК СЭЙЛ». дБЦЕ УЙМШОП РТПЗПМПДБЧЫЙУШ, ЮЕМПЧЕЛ ОЕљЧљУПУФПСОЙЙ УЯЕУФШ УТБЪХ ГЕМПЗП ВЩЛБ, ПОљНПЦЕФ ЛБЦДЩК ДЕОШ УЯЕДБФШ РТЙНЕТОП ДЧБ ВЙЖЫФЕЛУБ. гЕМЙ ЙљРТПЕЛФЩ ФБЛЦЕ УМЕДХЕФ ДЕМЙФШ ОБљОЕВПМШЫЙЕ РПТГЙЙ ЙљЧЩРПМОСФШ ЙИљЧљФЕЮЕОЙЕ ДПУФБФПЮОП ДМЙФЕМШОПЗП ЧТЕНЕОЙ, ЛБЦДЩК ДЕОШ ПФЧПДС ОБљЬФХ ТБВПФХ РТЙНЕТОП РПљДЧБ ЮБУБ. рПљДПУФЙЦЕОЙЙ РЕТЧПК РТПНЕЦХФПЮОПК ГЕМЙ ЧЩСЧСФУС ЙљПРТЕДЕМЕООЩЕ ТЕЪХМШФБФЩ, ЛПФПТЩЕ ВХДХФ УФЙНХМЙТПЧБФШ ЧЩРПМОЕОЙЕ ПУФБЧЫЙИУС ЪБДБЮ.

хУФБОБЧМЙЧБКФЕ ДМС УБНПЗП УЕВС УТПЛЙ ЧЩРПМОЕОЙС ДЕМ ЛБФЕЗПТЙЙ «б» (гдж)

чљВМБЗЙИ ОБНЕТЕОЙСИ, ЛБЛ РТБЧЙМП, ОЕДПУФБФЛБ ОЕФ, ОЕљИЧБФБЕФ ПВЩЮОП ЧТЕНЕОЙ, ЮФПВЩ ЧЩРПМОЙФШ ЪБДХНБООПЕ. рТЙЮЙОБ РТПУФБ: ФПМШЛП УПВЕТЕЫШУС ЧЪСФШУС ЪБљОБНЕЮЕООПЕ, ЛБЛ ОХЦОП РТПЧЕУФЙ ОЕЪБРМБОЙТПЧБООХА ДЕМПЧХА ЧУФТЕЮХ, ЪБФСЗЙЧБАФУС РЕТЕЗПЧПТЩ, ЧПЪОЙЛБАФ ОЕРТЕДЧЙДЕООЩЕ ПВУФПСФЕМШУФЧБ ЙМЙ РТПУФП ПФЧМЕЛБАФ НЕМЛЙЕ, РПЧУЕДОЕЧОЩЕ ДЕМБ, ЙљФПЗДБ РТЙИПДЙФУС ПФЛБЪЩЧБФШУС ПФљЪБДХНБООПЗП. еУМЙљЦЕ ЪБТБОЕЕ, ОБРТЙНЕТ ЧљОБЮБМЕ НЕУСГБ, ЧљТБВПЮЕН ЛБМЕОДБТЕ ЪБТЕЪЕТЧЙТПЧБФШ ПРТЕДЕМЕООЩЕ ЧТЕНЕООЩЕ ВМПЛЙ ДМС ЧЩРПМОЕОЙС УЧПЙИ ОБЮЙОБОЙК ЙљЧПУРТЙОЙНБФШ ЙИљЛБЛ ЪБТБОЕЕ ЪБРМБОЙТПЧБООЩЕ ДЕМПЧЩЕ ЧУФТЕЮЙ ЙМЙ УПЧЕЭБОЙС, ДБљЛљФПНХљЦЕ РПНЕФЙФШ ЙИљФЕНљЦЕ ГЧЕФОЩН НБТЛЕТПН, ЛПФПТЩК ЧЩљЙУРПМШЪХЕФЕ ДМС ПВПЪОБЮЕОЙС ЧУЕИ УЧПЙИ ЧБЦОЩИ ДЕМ, ФПљЬФП РУЙИПМПЗЙЮЕУЛЙ ОБУФТПЙФ ЧБУ ОБљПВСЪБФЕМШОПУФШ ЙИљЧЩРПМОЕОЙС. лПЗДБ ЧЩљУФБОЕФЕ ЧљДБМШОЕКЫЕН ЪБОПУЙФШ ЧљЛБМЕОДБТШ УТПЛЙ ОПЧЩИ РЕТЕЗПЧПТПЧ, УПЧЕЭБОЙК Й Ф. Р. , ФПљОЕЧПМШОП «УРПФЛОЕФЕУШ» ПљУЧПА РТЕЦОАА ЪБРЙУШ ЙљВХДЕФЕ ЧЩОХЦДЕОЩ РЕТЕОЕУФЙ ОБНЕЮБЕНПЕ НЕТПРТЙСФЙЕ ОБљДТХЗПК УТПЛ. ьФПЗП ОЕљУМХЮЙФУС, ЕУМЙ ЧљЛБМЕОДБТЕ ВХДЕФ ПФУХФУФЧПЧБФШ ЪБРЙУШ ПљЪБДХНБООПН ЧБНЙ ДЕМЕ. фПМШЛП ФБЛ НПЦОП ЪБУФБЧЙФШ УЕВС ОЕРТЕНЕООП ЧЩДЕМЙФШ ЧљУЧПЕН ТБУРЙУБОЙЙ ЧТЕНС ДМС ЧЩРПМОЕОЙС ДЕКУФЧЙФЕМШОП ЧБЦОЩИ ДМС ЧБУ ДЕМ, ПФОПУСЭЙИУС ЛљФБЛ ОБЪЩЧБЕНПК ЛБФЕЗПТЙЙ «б», ЙМЙ б-ДЕМ. ъБРЙУЙ ПљРМБОЙТХЕНЩИ УПВУФЧЕООЩИ б-ДЕМБИ ФПЮОП ФБЛљЦЕ, ЛБЛ ЙљЪБРЙУЙ ПљДЕМПЧЩИ ЧУФТЕЮБИ, УПЧЕЭБОЙСИ Й Ф. Р. , ОХЦОП ДПРПМОЙФШ ЛПОЛТЕФОЩНЙ УЧЕДЕОЙСНЙ, Ф. Е. ГЙЖТБНЙ, ДБФБНЙ ЙљЖБЛФБНЙ (гдж). лПЗДБ УТПЛЙ РТПЧЕДЕОЙС ТБЪМЙЮОЩИ НЕТПРТЙСФЙК ВХДХФ УПЗМБУПЧЩЧБФШУС УљДТХЗЙНЙ УПФТХДОЙЛБНЙ, «ДПЗПЧПТЕООПУФЙ УљУБНЙН УПВПК» УМЕДХЕФ ОЕРТЕНЕООП ХЮЙФЩЧБФШ РТЙ РМБОЙТПЧБОЙЙ ЧУЕИ ПУФБМШОЩИ ДЕМ.

зМБЧОЩЕ ЪБДБЮЙ ЧЩРПМОСКФЕ ТБОП ХФТПН (ПЭХЭЕОЙЕ ХУРЕИБ)

«хФТЕООЙК ЮБУ ДБТЙФ ЪПМПФПН ОБУ». лФП ОЕљРЕТЕЦЙЧБМ ФБЛПЗП: ХЦЕ ЧљОБЮБМЕ ТБВПЮЕЗП ДОС ЧУЕ РМБОЩ ОБТХЫБАФУС ЙЪ-ЪБ ОЕРТЕДЧЙДЕООЩИ ПВУФПСФЕМШУФЧ: ОБЗТПНПЦДЕОЙЕ ОЕЪБРМБОЙТПЧБООЩИ ТБЪЗПЧПТПЧ, ФЕМЕЖПООЩИ ЪЧПОЛПЧ Й Ф. Р. РЕТЕЮЕТЛЙЧБЕФ ЧУЕ УБНЩЕ ИПТПЫЙЕ ЪБДХНЛЙ? пДОБЛП ФП, ЮФП ЧЩРПМОЕОП ЪБТБОЕЕ (ОБРТЙНЕТ, РЕТЕД ЧУЕНЙ РПЧУЕДОЕЧОЩНЙ ДЕМБНЙ, ФБЛЙНЙ, ЛБЛ ТБЪЗПЧПТЩ РПљФЕМЕЖПОХ, ПФЧЕФЩ ОБљДЕМПЧЩЕ РЙУШНБ, УПЧЕЭБОЙС Й Ф. Р.), УПЪДБЕФ ПЭХЭЕОЙЕ ЙУФЙООПЗП ХУРЕИБ; ТЕЪХМШФБФ ТБООЕК ТБВПФЩ ОЙЛФП ХЦЕ ОЕљУНПЦЕФ ХљЧБУ ПФОСФШ ЙМЙ ЙУРПТФЙФШ. уЕЛТЕФ ХУРЕИБ НОПЗЙИ РТЕДРТЙОЙНБФЕМЕК ЪБЛМАЮБЕФУС ЧљФПН, ЮФП ПОЙ ЕЭЕ ТБООЙН ХФТПН ДПНБ ЙМЙ ОБљТБВПЮЕН НЕУФЕ ОЕРПУТЕДУФЧЕООП РЕТЕД ОБЮБМПН ТБВПЮЕЗП ДОС ХУРЕЧБАФ ЧЩРПМОЙФШ ФПљЙМЙ ЙОПЕ ЧБЦОПЕ ДМС ОЙИ ДЕМП ЙМЙ, РПљЛТБКОЕК НЕТЕ, ОБЮБФШ ЕЗП. рПДПВОПЕ ТЕЫБАЭЕЕ ПРЕТЕЦЕОЙЕ ЧљМАВПН УМХЮБЕ ПЛХРБЕФУС.

уПЪОБФЕМШОП ХЮЙФЩЧБКФЕ ЧљТБВПЮЙИ РМБОБИ ЛПМЕВБОЙС ХТПЧОС ТБВПФПУРПУПВОПУФЙ

вПМШЫЙОУФЧП ЙЪљОБУ ОБљУЕВЕ ПЭХЭБЕФ, ЮФП РТПЙЪЧПДЙФЕМШОПУФШ ФТХДБ ЧљФЕЮЕОЙЕ ТБВПЮЕЗП ДОС НЕОСЕФУС, ПОБ ФПљДПУФЙЗБЕФ РЙЛБ, ФПљТЕЪЛП УОЙЦБЕФУС. рТПЙУИПДЙФ ЬФП ОЕЪБЧЙУЙНП ПФљФПЗП, СЧМСЕФУСљМЙ ЮЕМПЧЕЛ «ЦБЧПТПОЛПН» ЙМЙ «УПЧПК». чљМАВПН УМХЮБЕ УМЕДХЕФ РМБОЙТПЧБФШ ЧЩРПМОЕОЙЕ ОБЙВПМЕЕ ЧБЦОЩИ ТБВПФ ОБљРЕТЙПДЩ РПЧЩЫЕОЙС ТБВПФПУРПУПВОПУФЙ. чљЬФП ЧТЕНС ЮЕМПЧЕЛ ЮХЧУФЧХЕФ УЕВС РПМОЩН УЙМ ЙљХУРЕЧБЕФ УДЕМБФШ ЪОБЮЙФЕМШОП ВПМШЫЕ ЙљУљМХЮЫЙН ТЕЪХМШФБФПН, ЮЕН ЧљРЕТЙПД УРБДБ ТБВПФПУРПУПВОПУФЙ. тБВПФЩ ТХФЙООПЗП ИБТБЛФЕТБ, ОЕљЙНЕАЭЙЕ ВПМШЫПЗП ЪОБЮЕОЙС, УМЕДХЕФ ЧЩРПМОСФШ ЧљРПУМЕПВЕДЕООПЕ ЧТЕНС. рТЙ РМБОЙТПЧБОЙЙ ДЕМ ОБљДЕОШ УМЕДХЕФ РПНОЙФШ, ЮФП УБНЩЕ ЧБЦОЩЕ ДЕМБ ЧЩРПМОСАФУС ЧљОБЮБМЕ ТБВПЮЕЗП ДОС. чљРЕТЙПД ОБЙЧЩУЫЕК ТБВПФПУРПУПВОПУФЙ ГЕМЕУППВТБЪОП РТПЧПДЙФШ УПВЕУЕДПЧБОЙС УљУПФТХДОЙЛБНЙ, УПЧЕЭБОЙС ЙљДЕМПЧЩЕ ЧУФТЕЮЙ УљЛМЙЕОФБНЙ. рЕТЙПД УРБДБ ТБВПФПУРПУПВОПУФЙ РПУЧСФЙФЕ ЛПОУХМШФБГЙСН ЙљФЕМЕЖПООЩН ЪЧПОЛБН.
љ

лПННЕОФБТЙЕЧ ОЕФ.

М.А. Лукашенко, доктор экономических наук, профессор, вице-президент Московского финансово-промышленного университета «Синергия», ведущий эксперт-консультант компании «Организация времени»

Эффективно планируем свое рабочее время

Разговаривая как-то с одним чрезвычайно занятым генеральным директором, услышала от него замечательную фразу: «Я ни минуты не трачу зря. Даже обедаю я только с главбухом, чтобы решить все накопившиеся вопросы». В этот момент я испытала к главному бухгалтеру смешанное чувство сострадания и восхищения. Ведь в свое кровное обеденное время он не может расслабиться и передохнуть.

Общеизвестно, что работа бухгалтера очень непростая, ответственная, напряженная. И ее, как правило, очень много. Поэтому большинство бухгалтеров философски относятся к тому, что приходится часто задерживаться или работать в выходные, чтобы успеть сделать все необходимое. Но чудес на свете не бывает, и со временем постоянные перегрузки дают о себе знать хронической усталостью. А уставшему человеку даже самая любимая работа не в радость.

Однако есть инструменты тайм-менеджмента, которые могут значительно облегчить работу, сделать ее более предсказуемой и управляемой. С их помощью можно успевать делать все намеченные дела и при этом вовремя уходить домой. Им и посвящена эта статья.

Как составить список рабочих дел

Вы когда-нибудь слышали поговорку «Самая острая память тупее самого тупого карандаша»? Если нет, то обязательно возьмите ее на вооружение, ибо она отражает ключевой принцип тайм-менеджмента - принцип материализации. Он гласит: «Ничего не держи в голове, все записывай, причем в удобном месте, чтобы сразу найти, и в правильной форме, чтобы спустя некоторое время понять самого себя». Соответственно, все инструменты планирования базируются на том, чтобы не пытаться помнить про требуемые дела, а сразу же записывать их.

Составление простых списков задач - самый надежный и действенный способ ничего не забыть и выполнить все необходимое. Вы берете лист бумаги и пишете все, что надо сегодня сделать. При этом все задачи вы должны расставить по приоритету - от наиболее важной к наименее важной. И выполнять их нужно строго по порядку. Тогда к концу рабочего дня вы гарантированно сделаете самое важное и уже сможете решить, стоят ли оставшиеся дела того, чтобы задерживаться на работе.

Грамотно формулируем, что нужно сделать

Составляя список дел, желательно использовать форму записи, ориентированную на результат. Представьте, что на следующую неделю вы себе записали: «Иванов, договор». Прошла неделя, за которую у вас случилось много разных событий. И когда вы снова видите эту запись, то, хоть убей, не можете вспомнить, что имели в виду, о каком договоре идет речь и что с ним нужно сделать: забрать, составить, подписать, расторгнуть... Поэтому в вашей записи обязательно должен быть глагол, обозначающий само действие плюс его результат. В нашем случае нужно записать: «Передать Иванову на согласование кредитный договор №...».

Планируем на перспективу

С помощью «деловых» списков можно организовать не только краткосрочное, но и среднесрочное и даже долгосрочное планирование. Для этого нужно завести три разных списка задач - на день, на неделю и на месяц (квартал, полугодие и т. д.). Заметьте, речь идет о задачах, не привязанных к определенному времени. Например, собрать отчеты о командировках вы можете в любой день следующей недели, это не обязательно делать строго в понедельник к 12.00.

Главный фокус этой техники в том, чтобы регулярно просматривать списки и переносить задачи из одного в другой. При этом список задач на неделю вы должны просматривать ежедневно. Те задачи, которые «дозрели» до выполнения на следующий день, вы переносите в список задач на день. «Не дозрели» - оставляете там, где они были. А список долгосрочных задач вы просматриваете один раз в неделю, например в пятницу. Дела, которые нужно выполнить уже на следующей неделе, вы переносите в соответствующий список. Так вы не забудете про те задачи, которые нужно исполнить не сразу, а попозже.

Кстати, справедливо и обратное перемещение. Ведь прилежный бухгалтер обычно старается «запихать» в ежедневный список побольше дел. При этом он отдает себе отчет, что физически не сможет их все выполнить, но надеется на лучшее. Что в итоге получается? Человек уходит с работы с недоделанными делами, формируя в себе комплекс неудачника. А надо наоборот - планировать столько задач, сколько вы спокойно успеете выполнить за день, и уходить домой с чувством выполненного долга.

Лучше всего техника планирования реализуется с помощью MS Outlook. Воспользовавшись панелью «Задачи», вы можете составлять списки дел, присваивая им определенную категорию - «День», «Неделя» или «Месяц». И по этим категориям настроить группировку задач (иллюстрацию см. ниже). Тогда вы легко сможете за секунду переносить задачи из одного списка в другой, лишь меняя их категорию. Однако эта техника прекрасно реализуется и в ежедневнике, и на досках планирования.

Каждой задаче - свое время

Теперь скажите, бывало ли у вас такое, что вы случайно встречаете нужного вам человека, к которому у вас есть пара важных вопросов, но именно в момент встречи они, как на зло, вылетели у вас из головы? И наверняка вам частенько звонят коллеги со словами: «Что-то я хотел тебе сказать, но забыл... Ладно, вспомню - перезвоню».

У нас есть множество задач, которые надо делать не в определенное время, а при определенных условиях. Например, когда удастся поймать директора, надо подписать у него все документы, обсудить отчет, снять вопросы по списанию техники и т. п. Но мы порой не представляем, когда сможем с ним переговорить. А значит, не понимаем, куда записывать подобные задачи, ведь к конкретному времени их привязать невозможно. Тут нужна контекстная техника планирования. Это когда наблюдается совокупность условий, благоприятных для выполнения той или иной задачи.

Один наш контекст - это место. Например, когда я буду в налоговой инспекции, запишусь на сверку. Когда поеду в командировку, заодно заеду в наш филиал. То есть задачи привязаны к некоему месту.

Другой контекст - это люди. У всех нас периодически возникают дела, которые привязаны к каким-то персонам. Например, когда увижу клиента N, надо обсудить с ним новый прейскурант и пролонгацию договора. Еще контексты - это обстоятельства, внешние и внутренние. Примеры внешних обстоятельств: когда у шефа будет хорошее настроение, когда выйдет такой-то закон. Обстоятельства внутренние - это, к примеру, острый прилив вдохновения или, наоборот, нежелание работать.

Контекстное планирование: различные приемы

Тут мы опять возвращаемся к нашим спискам задач, только теперь мы их группируем по контекстам. Например, заводим в ежедневнике разделы на типичные контексты. Допустим, называем один из разделов «Банк» и перечисляем все вопросы, которые надо решить, находясь в банке. Или, к примеру, «Проект XXX» - и пошел перечень вопросов, которые нужно выяснить по проекту. Главное - в нужный момент не забыть про задачу.

И таких способов контекстного планирования много. Например, вы записываете на стикер вопросы, которые вам непременно надо снять на встрече, и кладете эту бумажку в футляр для очков. При этом вы знаете, что первым делом на любой встрече вы вынимаете и надеваете очки. Соответственно, вопросы для обсуждения сами напомнят о себе.

Вы можете подготовить на разные случаи жизни контекстные папки. Например, вы знаете, что через год в вашем офисе будет ремонт с заменой окон. Заведите папку «Ремонт» и складывайте в нее все «учетные» статьи, письма Минфина и ФНС на эту тему и т. д. Поверьте, когда наступит пора учитывать ремонтные затраты, содержимое папки станет для вас существенным подспорьем и сэкономит массу времени.

Подробнее про тайм-менеджмент на MS Outlook вы можете узнать из книги: Г. Архангельский. «Формула времени». По ней можно легко настроить свой компьютер на мини-автоматизацию вашей персональной системы планирования

При планировании с использованием MS Outlook категории, присваиваемые задачам, могут использоваться в качестве контекстов. Например, вы можете создать категории «Шеф», «Банк», «Налоговая», «Проект XXX» и т. д. И при возникновении тех или иных задач сразу же заносить их в нужную категорию. Когда вам позвонит шеф, вы сможете открыть «его» категорию, увидеть все привязанные к ней задачи и оперативно их решить.

Бухгалтер, к изменениям обстоятельств готов? Всегда готов!

В деловой практике внезапная смена задач - обычное явление, и это, безусловно, удручает. Однако мы можем планировать дела так, чтобы изменения наносили минимальный ущерб нашим планам или не наносили его вовсе. Для этого удобно использовать алгоритм жестко-гибкого планирования. Он предполагает деление наших ежедневных задач на три типа.

Первый тип - это жесткие задачи, выполнение которых привязано к конкретному времени. Их планирование привычно - мы просто записываем их на временной сетке ежедневника. Например, в 10 часов - совещание, в 12 часов - звонить в соцстрах, в 17 часов - встреча.

Второй тип - гибкие задачи, не привязанные ко времени. Например, надо написать сопроводительное письмо к уточненке. И неважно, когда вы это сделаете: в 11 часов утра или в 3 часа дня. Главное - сегодня.

И наконец, третий тип - это бюджетируемые задачи, требующие бюджета времени. Например, составить баланс за 9 месяцев. Понятно, что это дело не одной минуты, вам понадобится как минимум пара дней.

Принцип жестко-гибкого подхода к планированию дня заключается в том, чтобы в сетку часов не вписывать те задачи, которые жестко не привязаны к определенному времени. Для этого страницу нашего ежедневника мы делим пополам по вертикали.

(1) В сетке часов мы записываем только жесткие задачи. Тут же размещаем и бюджетируемые задачи, выделив под них необходимый бюджет времени.

(2) В правой части ежедневника пишем список всех гибких задач, выстроив их по приоритету.

Таким образом, у нас перед глазами вся картина дня. Мы знаем, какие жесткие дела и во сколько нам предстоят. Нам понятно, какие времяемкие задачи необходимо сделать, и под них у нас зарезервировано время. При этом мы отчетливо видим свободное время и спокойно занимаемся решением гибких задач. Если возникают новые задачи, нам остается просто пересмотреть приоритеты и при необходимости изменить последовательность выполнения дел. А в целом план не меняется.

Подводя итог по планированию дня, выделим основные правила.

1. В начале рабочего дня выделяем 5- 10 минут на планирование задач. В идеале их следует планировать с вечера. Но это не всегда получается, кроме того, накануне мы можем не знать о каких-то срочных делах. Поэтому вечером можно прикинуть примерный план дня, а придя на работу, спокойно уточнить, не возникло ли каких-то срочных дел.

2. Во временную сетку заносим только жесткие задачи.

3. План дня, составленный так, что занята каждая строчка ежедневника, сам по себе уже утомляет и нервирует. Поэтому количество спланированного времени не должно превышать 70% от всего рабочего времени. На непредвиденные обстоятельства закладываем 30%. Старайтесь, чтобы в вашем плане было больше «воздуха», то есть времени в резерве. Чем его больше, тем выше вероятность того, что план будет выполнен и при этом вы останетесь в добром здравии и хорошем настроении.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.