Телефонный этикет. Правила ведения телефонного разговора

Общение по телефону, как и все другие виды общения, имеет свои приемы и правила. Если телефон по роду вашей деятельности становится для вас «правой рукой», то было бы неплохо превратить его в союзника, зная правила разговора по телефону. Руководствуясь этими правилами общения по телефону, вы сможете верно, выстроить разговор и расположить к себе собеседника.

1. Деловой звонок обязательно начинайте с приветствия: доброе утро, добрый день и т.д. Это не только проявление вежливости, так вы даете собеседнику время сообразить, кто вы, и сосредоточиться на возможной цели вашего звонка.

Если звонят вам, не забывайте, что человек, ожидающий, пока вы снимите трубку, отвлекается - даже если это продолжается в течение трех сигналов вызова (установленный во многих организациях порог ответа). В результате он часто не может сосредоточиться в первые несколько секунд разговора. Если вы сразу же произнесете название своей организации, абонент может не уловить его, а переспросить постесняется. Это приводит к потере времени - его и вашего - и такой ситуации легко избежать.

Поздоровавшись, назовите свою организацию и/или номер телефона, чтобы абонент удостоверился, что он попал туда, куда нужно. Ошибка обнаруживается сразу же, и это позволяет не тратить зря времени. И наконец, называя себя, вы с самого начала устанавливаете с собеседником позитивные отношения. При этом и ваша организация, и вы сами представляетесь ему более радушными и дружелюбными. Никогда не спрашивайте незнакомого человека: «Как дела?» Это звучит фальшиво. Никогда не заявляйте собеседнику: «Вы меня не знаете». Это указывает на недостаток уверенности в себе.

2. Тщательно выбирайте время для деловых звонков. Самые неудачные часы - рано утром или поздно вечером.

Обязательно спрашивайте: «У вас есть минутка для короткого разговора или мне перезвонить в другое время?» Предложите время для разговора, если человек в данный момент не может с вами поговорить: «В 10 часов вас устроит?»

3. При помощи метода ВИЖД убедитесь, что вас слушают. Эта аббревиатура состоит из начальных букв ключевых элементов успешного звонка.

В . Внимание. Вы должны заставить собеседника сосредоточиться и внимать вашим словам, чтобы не стать жертвой его рассеянности.

И . Интерес. Чтобы поддерживать внимание собеседника, ваше сообщение должно учитывать фактор интереса.

Ж . Желание. Ваши слова должны пробудить у собеседника желание.

Д . Действие. Ваше сообщение должно заканчиваться четко сформулированным планом действий.

4. Обязательно называйте собеседника по имени. Если вы только что познакомились, постарайтесь, чтобы его имя запечатлелось у вас в памяти. Этого можно добиться, повторив его про себя несколько раз, а затеи часто его используя. Помните, что людей больше всего интересует собственная персона! Американские исследователи проанализировали 500 телефонных звонков и обнаружили, что местоимение «я» встречается в них более 4000 раз!

По окончании разговора запишите имя собеседника, а также другую информацию о нем, полученную во время беседы, например, имена и возраст его детей. Аккуратно храните эти записи. Они помогут вам установить еще более теплые отношения при последующих звонках.

5. Улыбайтесь во время телефонного разговора. Улыбка не только помогает передать собеседнику ваш энтузиазм, но и подпитывает вас энергией. Улыбка способствует выработке мозгом химических соединений которые усиливают ощущение уверенности в себе и оптимизма.

6. Обязательно делайте «благодарственные» звонки в тех случаях, когда вам оказали какую-либо услугу. Они очень полезны для будущего сотрудничества. Чем быстрее ваша реакция, тем действеннее такие звонки.

7. Постарайтесь представить себе образ мыслей собеседника. Это непростая задача, однако существуют способы облегчить ее.

• Не пытайтесь выполнить объективный анализ на основе голоса собеседника. Для левого полушария мозга, отвечающего за логику, в этой ситуации слишком много неизвестных величин. Вместо этого прислушайтесь к интуитивному правому полушарию. Расслабьтесь, слушая собеседника, и позвольте впечатлениям и ощущениям сформироваться в вашем мозгу. Такие естественные впечатления могут оказаться удивительно точными.
• Высокий темп речи (в том случае, если содержание вполне осмысленно) указывает на интеллект выше среднего.
• Колебания, заикание и паузы часто выдают волнение или нерешительность.
• В зависимости от содержания подчеркивание определенных фраз может указывать на соответствующие подсознательные симпатии и антипатии.
• По стилю собеседника попытайтесь определить, с каким типом личности вы беседуете: с «руководителем», «матерью», «механиком» или «мотиватором».

«Руководителю» следует объяснить, как ваши предложения будут способствовать его успеху или облегчат достижение его целей. Убедите «мать» в ценности своих предложений, подчеркивая то, какую пользу они принесут людям. При разговоре с «механиком» используйте факты и цифры, а сообщение для «мотиватора» должно быть как можно занимательнее.

8. Поощряйте сотрудничество при помощи фразы: «Вы согласны?» Это позволит вам:

• Вызвать позитивную реакцию собеседника на ваше сообщение.
• Вовлечь его в разговор в любой момент, когда вам требуется обратная связь относительно того, как воспринимаются ваши идеи, или когда вы хотите подчеркнуть ключевые моменты своего сообщения.
• Слегка подтолкнуть его к принятию вашей точки зрения, ответив на ваш вопрос положительно. Такой ответ наиболее вероятен, поскольку люди склонны выбирать самый легкий путь. Только очень упрямый человек способен отрицательно ответить на такой дружелюбный вопрос. И чем больше утвердительных ответов вы услышите во время беседы, тем выше шансы, что ваши предложения будут приняты.
• Добиться согласия в завершающей стадии разговора. Если вы уже использовали эту фазу несколько раз, ее повторение увеличит вероятность того, что более серьезная просьба тоже будет выполнена.

В некоторых случаях людям так нравится эта фраза, что они даже копируют интонации и голос того, кто ее произносит.

9. Никогда не отвечайте на телефонный звонок, когда вы едите, пьете или разговариваете с кем-то другим. Ни в коем случае не закрывайте телефонную трубку рукой, чтобы обратиться к стоящему рядом с вами человеку. Это выдает ваш крайний непрофессионализм.

10. Обязательно прощайтесь с собеседником: умение эффективно закончить разговор по телефону не менее важно, чем умение донести свои мысли до слушателя. Слишком длинный разговор способен вызвать смущение, скуку или раздражение собеседника.

Чтобы должным образом завершить разговор, используйте технику ВТЗ (вежливость-твердость-законченность):

Будьте вежливы. Если вы имеете дело с незнакомым человеком, включите его имя в свое последнее предложение. Если вы хотите, чтобы собеседник запомнил те или иные факты, повторите их сразу же после прощания.

Будьте твердыми . Не позволяйте вовлечь себя в не имеющую отношения к делу дискуссию. Если вам трудно это сделать, для подстраховки имейте под рукой несколько благовидных предлогов, например: «Прошу прощения, меня зовут к другому телефону». Обычно - если ваш тон доброжелателен - собеседник понимает намек, что пора прощаться.

Заканчивайте разговор. Только обязательно позвольте собеседнику первым повесить трубку. Если это сделаете вы, то разговор закончится на психологически не очень дружественной ноте.

В современном мире телефон стал настолько привычным средством связи, что многие даже не задумываются правильно ли они используют его для делового общения. Телефонный звонок – это способ общения, который позволяет решить множество вопросов максимально быстро, не требуя личной встречи собеседников. Грамотное использование телефона позволяет добиться благоприятного микроклимата как между сотрудниками внутри компании, так и в переговорах с клиентами. Из этой статьи Вы узнаете, как общаться с клиентом по телефону , какие существуют правила деловых переговоров по телефону и как достичь максимальной эффективности от самого первого звонка в компанию.

1. Приветствие собеседника

Итак, раздался долгожданный телефонный звонок. Не нужно сразу же бросаться к трубке, поскольку это может создать впечатление, что других дел, кроме как отвечать на звонки, в компании нет. Принято выдержать 2-3 гудка, но и тянуть с ответом тоже не стоит, иначе звонящий начнёт нервничать и эффективность предстоящего общения резко снизится.

Подняв трубку нужно поприветствовать собеседника. Во многих организациях используют такую схему приветствия:

В зависимости от времени, когда поступает звонок, говорят: «Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!» ;
- далее, произносят название организации;
- и затем представляются, называя своё имя (иногда, ещё и должность).

Такое начало телефонного разговора помогает звонящему получить максимум информации буквально за несколько секунд. Человек, услышав такое приветствие, почувствует себя более комфортно, что скажется на эффективности разговора. С грамотными и воспитанными людьми всегда приятно иметь дело. С точки зрения психологии, такая схема приветствия позволяет собеседнику освоиться и ощутить себя в психологической безопасности.

2. Во время разговора - улыбайтесь

Собеседник не может увидеть, чем вы занимаетесь, поэтому малейшее раздражение или неприязнь будут сразу чувствоваться на слух. При общении по телефону практически 90% информации человек воспринимает за счёт той интонации, с которой вы ведёте беседу. Оставшиеся 10% передают смысл разговора непосредственно словами.

При разговоре не принимайте полулежащего положения на стуле, это сразу же скажется на тембре вашего голоса. Тем самым вы только усугубите ситуацию, показав своё неуважение и безразличие к звонящему. Улыбкой и заинтересованностью в вашем голосе вы не только расположите к себе собеседника, но и создадите благоприятное впечатление о всей вашей компании в целом.

3. Уважайте своего собеседника

В случае, если предполагается длительный разговор, поинтересуйтесь, удобно ли сейчас разговаривать человеку. При необходимости, предложите перенести беседу на более удобное время. Общение по телефону для некоторых людей – это своего рода стресс, так как он не видит второго участника разговора и не может точно оценить его отношение к себе. Он лишь ориентируется на ваш голос и интонацию.

4. Не отвлекайтесь на посторонние темы

Во время делового разговора не перескакивайте на отвлечённые темы. Вопросы о погоде, войне в Ираке, солнечном затмении оставьте для бесед со своими друзьями и близкими. Излагайте свои мысли кратко и по делу. Этим вы показываете собеседнику свой профессионализм и деловой настрой.

5. Типовые фразы.

Не используйте такие фразы, как: «Вас беспокоит…», «Ничего, если я Вас потревожу…», «Подождите минутку!» . Такими фразами вы провоцируете своего собеседника на то, чтобы действительно начать нервничать и беспокоиться. Постарайтесь объяснить человеку по какой причине он должен подождать некоторое время, прежде чем вы сможете дать ему ответ на интересующий его вопрос. После этого вежливо поблагодарите за ожидание и продолжите разговор.

6. Задавайте уточняющие вопросы

Внимательно выслушав клиента, не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы. Вы должны убедиться, что правильно поняли своего собеседника. Ошибочно считать, что, переспрашивая, человек показывает свою некомпетентность и непрофессионализм. Наоборот, задавая встречные вопросы, вы даёте человеку понять, что внимательно слушали его и не хотите упустить важные детали.

7. Не прерывайте собеседника

Даже если вы уверены, что ваш собеседник отвлёкся от темы и начал вести разговор в неправильном направлении, ни в коем случае не прерывайте его. Дайте человеку договорить, а затем вежливо напомните ему о сути вашей беседы.

8. Не кладите трубку на стол во время разговора

Если у вас возникла необходимость прервать разговор, лучшим способом для этого будет использовать специальную функцию «Hold» («Удержание»), или «Mute» («Отключение микрофона»). Сейчас практически каждый телефонный аппарат наделён такими кнопками. Это необходимо для того, чтобы не смущать звонящего своими посторонними разговорами. К тому же, он может услышать лишнюю информацию, которую не должен знать.

Используя функцию удержания при разговоре по телефону, стоит помнить, что это должно занимать менее одной минуты. Если вы заранее знаете, что для решения вопроса вам нужно больше времени, например, отойти в соседний кабинет или сделать параллельный звонок, лучше всего будет предложить перенести беседу. Вежливо объясните человеку, что вы с ним свяжетесь сразу, как только получите нужную информацию.

9. Не вешайте трубку сразу

Если в вашу компанию позвонил человек, которому необходимо связаться с конкретным сотрудником, но данного сотрудника нет на рабочем месте, не кладите трубку сразу. Сообщите о том, что интересующий его человек в данный момент отсутствует. Обязательно предложите свою помощь. Возможно, вы сможете помочь в решении ряда вопросов. Но, когда клиент категорически отказывается от вашей помощи, попросите его оставить контактные данные или ту информацию, которую вы сможете передать вашему коллеге, когда он вернётся.

10. Не переключайтесь на параллельные звонки

Во время общения по телефону не отвлекайтесь на другие звонки. Сначала необходимо закончить текущий разговор, а уже потом переходить к следующему. Перескакивание с одного звонка на другой покажет лишь вашу неорганизованность и неумение расставлять приоритеты.

11. Не занимайтесь посторонними делами

Многие люди думают, что если собеседник не видит их, то можно совмещать несколько дел одновременно. Например, попивать кофе или доедать бутерброд. Это недопустимо и обязательно будет замечено вашим собеседником. Звуки пережёвывания пищи или потягивания сигареты всегда отчётливо слышны во время телефонного разговора, и слушать это крайне неприятно.

12. Попрощайтесь с собеседником

Большинство людей, заканчивая телефонный разговор, просто кладут трубку, при этом не попрощавшись. Это абсолютно не уместно, особенно в момент делового общения по телефону. Прежде чем закончить беседу, поинтересуйтесь можете ли вы ещё чем-то помочь. И только после отрицательного ответа, кладите трубку, сказав: «До свидания!». Важно, чтобы разговор закончился в положительном ключе.

Правила этикета общения по телефону взяты не с потолка. Это результат многочисленных психологических исследований, практический опыт и анализ множества телефонных переговоров.

70% деловых коммуникаций осуществляется по телефону, а это значит, что от соблюдения правил этикета делового телефонного общения, зависит успех всего дела. Конечно же собеседники бывают разные. Самое верное в любое ситуации сохранить собственный стиль вежливого человека, который вооружён правилами этикета при любых случаях.

Жертвой прослушки может стать каждый. Злоумышленником может оказаться любопытный сосед или партнер по бизнесу. Местоположение, смс сообщения, разговоры, всё это может узнать посторонний человек. Личные данные, такие как реквизиты вашего банковского счета, пароли от электронной почты и учетных записей социальных сетей могут быть получены третьим лицом.

Первый шаг на пути к защите, это понимание какими средствами может быть реализована прослушка мобильного телефона . Развитие современных технологий позволило совместить большинство электронных устройств в смартфоне, с одной стороны это облегчает нам жизнь, а с другой упрощает возможности прослушки и кражи личных данных. В настоящее время легче шпионить за людьми с использованием , которое может быть установлено на смартфон, нежели с помощь специальных средств прослушки, так что человек даже не будет подозревать о том, что за ним следят.

Как узнать, прослушивается ли ваш сотовый телефон?

Прежде чем тратить деньги на проверку своего телефона у специалиста, можно самостоятельно . Существует несколько простых тестов, которые можно выполнить для выявления прослушивающего ПО.

Необычные звуки во время разговора

Вы стали замечать, что появились щелкающие звуки, отдаленные голоса, доносящиеся во время телефонного разговора? Этого быть не должно, так как современные цифровые сети не создают помех при разговоре. Если вы их слышите, то есть вероятность что ваш телефон прослушивается.

Быстрая разрядка аккумулятора

Часто, установленное прослушивающее программное обеспечение работает скрытно, но тем не менее оно использует энергию вашего аккумулятора. Для определения скорости разрядки батареи можно использовать мобильный телефон той же модели: вставьте свой аккумулятор в другой мобильный, если ваш телефон использует больше энергии, то вероятность прослушки велика.

Ваш телефон проявляет активность, когда не используется

Телефон издает звуки оповещения, загорается экран, перезагружается когда находится в ждущем режиме? Всё это может быть признаком того, что у кого-то есть удаленный доступ, и ваш сотовый телефон прослушивается.

Выключение сотового телефона занимает много времени

Смартфон очень похож на компьютер, при выключении закрываются все работающие программы. Если у вас не запущены приложения, а выключение занимает продолжительный промежуток времени, то есть вероятность того, что какое то программное обеспечение установлено и работает скрытно. Вполне возможно, что установлены именно программы для прослушки.

Помехи на сторонних электро-бытовых приборах

Признаком прослушиваемого сотового телефона может являться появление помех при приближении его к домашним приборам. Прослушиваемый мобильный телефон может вызвать звуковые или визуальные искажения в колонках и мониторах.

Большинство из нас слышали странные звуки, доносящиеся из динамиков если рядом с ними находится мобильный телефон. Но, просто потому, что вы слышите странные звуки, не означает, что ваш сотовый прослушивается. Это происходит и при нормальных условиях, когда телефон принимает входящий вызов, отправляет, получает сообщения, то звук естественен, а вот если звуки появляются уже после соединения то это сигнал к дополнительным проверкам.

Иногда, понять контролируется ли ваш телефон, можно проанализировав конкретную жизненную ситуацию и определив, кто может прослушивать вас

Что касается последних, то прослушка программным методом возможна только в очень редком случае… А как же насчет других?

Если вы несовершеннолетний, то Ваши родители имеют право отслеживать, с кем вы общаетесь, разговариваете и все другие действия которые вы осуществляете. Даже если вы обратитесь в суд, то он будет на стороне родителей, поэтому если вы не хотите проблем, то не делаете то, что вам запрещают. Это поможет избежать семейных конфликтов.

Работодатели имеют определенные права позволяющие контролировать своих подчиненных со своего оборудования и корпоративных телефонов, но при этом обязаны извещать об этом. Вы должны подписать определенные соглашения. Если же ваше начальство прослушивает вас незаконно, то вы имеете право на денежную компенсацию, а так же судебное преследование за вмешательство в частную жизнь.

Большое количество людей, разорвав отношения, пытается любыми способами получить компрометирующие сведения о своем партнере . Будь то развод или раздел бизнеса, каждые, даже самые незначительные сведения могут повернуть дело в ту или иную сторону. Поэтому нетрудно догадаться, что именно такие люди чаще всего прибегают к незаконным методам прослушки. Если вы находитесь в такой ситуации, то стоит насторожиться.

Конечно, необходимо устанавливать только лицензионное ПО , но иногда приходится прибегать и к непроверенным приложениям. В этом случае надо быть особенно осторожным. Часто вместе с необходимой программой устанавливается и вредоносное приложение, которое может оказаться прослушивающим. При установке новых приложений большинство из нас не читают условия предоставления услуг включённых издателем. Мы самостоятельно одобряем нежелательные для себя параметры, которые позволяют собирать, хранить и использовать полученную информацию. Не устанавливайте приложения на свой смартфон, не изучив условий предоставления услуг.

Многие жители мегаполисов предпочитают обмениваться информацией в телефонном режиме, и помехи либо отсутствие звука могут стать серьезным препятствием для общения. Самые распространенные жалобы на качество связи - эхо или то, что во время разговора плохо слышно собеседника. Рекомендации специалистов помогут понять причины, по которым не слышно абонента в телефоне, и вовремя обратиться к мастеру для ремонта.

Плохо или совсем не слышно собеседника по телефону

Трудно найти человека, который бы хоть раз не попадал в ситуацию, когда не слышно собеседника в телефоне. Порой это бывает следствием недоразумения, когда абонент случайно нажал кнопку отключения микрофона или убавил громкость до минимума. Однако чаще голос в телефоне не слышно по другим причинам, связанным с поломкой тех или иных деталей. Для начала проверьте настройки звука. Если все в порядке, перезвоните на любой другой номер: возможно, собеседника не слышно из-за проблем с его смартфоном.

Эхо при разговоре по мобильному

Иногда владельцы смартфонов жалуются на эхо в телефоне: при разговоре они слышат не только собеседника, но и себя. Повторение фраз может быть более или менее четким, однако оно в любом случае мешает разговору и сильно раздражает. Нужно ли сразу же относить телефон в ремонт, если вы услышали эхо? Специалисты считают, что делать это вовсе не обязательно. Для начала необходимо понаблюдать за тем, насколько часто и при каких обстоятельствах вы начинаете слышать при звонке собственный голос.

О и необходимости обратиться к мастеру стоит задуматься, если вы недавно уронили свой аппарат на твердую поверхность или сильно ударили о край стола или другой предмет. Насторожиться стоит и в том случае, если проблема возникает постоянно или вы очень часто слышите эхо во время разговора по телефону.

Возможные причины неисправности устройства

Сотрудникам сервисного центра известно немало возможных причин, по которым может быть не слышно собеседника в телефоне или появляется эхо.

Чаще всего к плохой слышимости или полному отсутствию звука приводят:

• засорение звуковых ходов пылью;
• обгорание катушки динамика;
• обрыв проводов в катушке;
• оборванный контакт шлейфа;
• проблемы с микросхемой, отвечающей за звук.

Во всех этих случаях необходимо разобрать смартфон и произвести его чистку, ремонт или замену отдельных деталей. В сервисном центре подбор запчастей для конкретной модели телефона не составит труда, ведь у мастеров имеются налаженные контакты с поставщиками. В некоторых случаях можно вместо ремонта заменить отдельные детали на плате, но эффект может оказаться кратковременным.

Эхо в сотовом возникает по двум причинам. В первом случае виновато оборудование оператора сотовой связи, во втором проблема кроется в самом устройстве. Если нарушена герметичность соединения динамика с соответствующим отверстием в корпусе, звук может попадать в микрофон. Иногда к появлению эха приводит использование чехла, который не совсем плотно прилегает к корпусу. Образующаяся воздушная подушка передает звуковой сигнал на микрофон, и вы слышите свой голос.

При помехах рекомендуется временно снять чехол и попытаться позвонить без него. Если эхо исчезло, достаточно приобрести новый чехол взамен разношенного. Проблема остается? Тогда мастеру стоит разобрать корпус и снова собрать его, проверив на герметичность. Очень часто помогает установка тонкого слоя уплотнителя.

Что делать, если плохо слышно или эхо в телефоне

Многих интересует вопрос о том, как убрать эхо в телефоне. В одних случаях придется обратиться к мастеру , а в других - к оператору сотовой связи. Если вы столкнулись с подобной проблемой, определите сначала ее причину. Попробуйте совершить звонок с сим-карты другого оператора или позвонить на городской стационарный аппарат. Если проблема пропала, с вашим смартфоном, скорее всего, все в порядке. Мобильный не виноват и в том случае, если эхо появляется только при разговоре в определенных районах города. Если причина в операторе, вы можете обратиться к нему с заявлением на плохое качество связи в определенном районе.

Если же ваше местоположение не влияет на слышимость, а эхо по-прежнему становится помехой при разговорах по мобильному, отнесите аппарат в сервисный центр. Профессионалам будет проще определить причину поломки и устранить посторонние шумы.

Ремонт телефона - неисправен динамик

В большинстве случаев собеседнику не удается вас услышать из-за поломки динамика вашего мобильного. Ремонт динамиков телефона удобнее всего проводить в сервисном центре: самостоятельные попытки могут привести к новым неисправностям, кроме того, очень непросто отыскать необходимые запчасти для своей модели. Если вам необходим ремонт динамиков в телефоне, цена работы мастера (с учетом стоимости запчастей) окажется не слишком высокой. Поэтому не стоит терпеть неудобства, связанные с низким качеством связи: в хорошей мастерской неисправность могут устранить уже в день обращения.