Тайм-менеджмент: методы планирования времени. Планирование с помощью метода "альпы"

Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра

Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они видят в нем лишь «обдумывание», под которым часто подразумевают «взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Следовательно, необходимо превратить представление о планировании в нечто конкретное, рассматривая планирование, скорее как «письменную работу», чем «мыслительную». Время, потраченное на планирование можно определить как «Время Решений», потому что именно этому и посвящено планирование: принятию решений о том, что, когда и как следует сделать.

В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, следует составить список и определить приоритеты. Все задачи, упомянутые в списке, являются равноценными. После составления списка следует распределить дела в порядке их значимости в настоящее время, завершив его определением приоритетов. Ни один список не может являться полным, пока он не показывает порядок важности дел. В практике самоменеджмента существуют методы планирования времени, применение которых призвано рационально организовать собственную жизнь.

Планирование согласно принципу Парето

В ситуации, когда человек перегружен делами и задачами, на выполнение которых ему не хватает времени, и он никак не решается отказаться от ряда не очень важных дел, целесообразно в практике применять правило 80/20. Принцип Парето гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 % ценности приходится на предметы, составляющие 20 % от их общего числа, в то время как 20 % ценности приходится на предметы, составляющие 80 % от их общего числа».

Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 обеспечат 80 % успеха. Следовательно, надо найти эти 2 дела, включить в категорию «А» и осуществите их. Согласно этому принципу, остальные 8 могут остаться несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел. Практика показывает, что:

· 80% стоимости торговых сделок обеспечивает 20% всех клиентов;

· 80% производства обеспечивает 20% предприятий;

· 80% времени, пропущенного по болезни, приходится на 20% работающих;

· 80% процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20%

папок досье;

· 80% грязи скапливается на 20% площади пола, по которой больше всего

· 80% стирки приходится на 20% предметов одежды;

· 80% лучшего телевизионного времени приходится на 20% программ, наи-

более любимых телезрителями;

· 80% времени читатели газет тратят на чтение 20% материалов, опублико-

ванных в газете;

· 80% телефонных звонков делают 20% телефонных абонентов;

· 80% необходимых данных получают из 20% источников информации;

· в школе учителя тратят 80 % своих сил на 20 % учащихся (обычно про-

блемных или талантливых);

· 80% еды поглощается в 20% наиболее популярных ресторанов.

Данные факты подтверждают существование опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и усиливают степень важности средоточия усилий на двадцати процентах дел, которые значительно повышают эффективность труда.

Принцип Парето прекрасно объясняет случившееся, однако не всегда помогает заранее найти выход из ситуации. Дело в том, что наверняка никогда нельзя сказать заранее, какие 20% окажутся эффективными. Согласно этому принципу 80% удовлетворения в нашей жизни приносят 20% затраченных сил – большая часть успеха будет результатом всего лишь нескольких шагов. Значит для того, чтобы найти больше времени на то, что приносит пользу, придется делать меньше того , что оказывается бесполезным . Другими словами - не тратить время попусту!

Распределить время можно и на основе других соображений, а не только с точки зрения удовольствия. Это могут быть: обеспечение финансовой стабильности, продвижение по карьерной лестнице, поддержание хорошей физической формы и т.д. Важно определить смысл полезного времяпровождения, так как «время , потраченное впустую , это существование , а время , употребленное с пользой , это жизнь » (ЭдвардЮнг).

Планирование по методу «Альпы»

Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление ежедневного плана занимает в среднем не более 10 минут. Процесс составления плана состоит из 5 стадий:

1. Составление заданий;

2. Оценку длительности планируемых действий;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных

операций;

5. Контроль (учет несделанного).

В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планирования, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

· Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

· Планирование следующего дня.

· Четкое представление о задачах дня.

· Упорядочение течения дня.

· Преодоление забывчивости.

· Концентрация на наиболее существенном.

· Уменьшение объема “бумажной” работы.

· Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

· Сокращение помех и нежелательных перерывов.

· Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

· Улучшение самоконтроля.

· Повышение удовлетворенности и мотивации.

· Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

Практика показывает, что при успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда появляется реальная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс планирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов:

Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на день следует записать необходимые задачи на следующий день:

· задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

· невыполненное накануне;

· добавившиеся дела;

· сроки, которые надо соблюсти;

· периодически возникающие задачи.

Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям:

· в первом приближении распределять их по приоритетности;

· подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

· перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе составления плана на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.

Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невозможно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опытом. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа часто требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного промежутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установленное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от различных помех.

Третий этап составления плана заключается в резервировании времени на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в том, что планом должно быть охвачено не более 60%времени и 40%необходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоятельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланирован только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но для выполнения неожиданно возникших дел.

В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обязательном порядке довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, делегируя полномочия и сокращая определенное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует перенести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно скажется на результатах прожитого дня.

Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель данного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приоритеты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого.

Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его делегирования и рационализации. После проделанной аналитики окончательный вариант плана дня должен иметь установленную структуру.

На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составленного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день, тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её

неактуальности.

Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют

план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление

плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра-

ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба-

тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле-

довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и

управляемым.

Планирование согласно принципу Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных

планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че-

сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует

выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались

в срочные»

хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен-

ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается

лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на

предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает

с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует

уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль-

туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство-

вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре-

дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.

мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству

людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории

важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще

всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си-

туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном

предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.

рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те

самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан-

му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с

выполнения неважных и несрочных дел.

Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является

умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных,

срочные от несрочных.__

Праксиология и оптимальная система планирования времени

Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани-

рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится

тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование

всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой

компенсируются.

Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани-

рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро-

ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко-

гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные

дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других

людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че-

ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица-

тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо-

димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва-

вать. Существует __________много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро-

вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно

включается в процесс его составления, а затем и выполнения. « Тот , кто ка -

ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план ,

видит , что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на -

сыщенной и деятельной жизни . Упорядочение своего времени подобно лучу

света , который проносится через все его дела . Но там , где нет плана , гдеконтроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-

вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко

переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении

приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу-

ществлении.

Многолетний опыт применения различных средств планирования пока-

зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере-

кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж-

ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель

праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин-

ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:

1) Обеспечить достижение цели.

2) Не требовать слишком много времени на освоение.

3) Быть удобной для использования.

Сегодня существует множество систем и методик планирования вре-

мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как

достоинства, так и недостатки.

Только свободная личность может достичь совершенства в использо-

вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон-

тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло-

виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение

качественным инструментарием.

Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи

проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю

жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по-

святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове-

ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре-

мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото-

рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно

найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и

Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс

и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.

Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день

– а за жизнь.

Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности

Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет вседле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко-

торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать

количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы

сделать в стабильных, комфортных условиях.

Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра

Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они видят в нем лишь «обдумывание», под которым часто подразумевают «взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Следовательно, необходимо превратить представление о планировании в нечто конкретное , рассматривая планирование, скорее как «письменную работу», чем «мыслительную». Время, потраченное на планирование можно определить как «Время Решений», потому что именно этому и посвящено планирование: принятию решений о том, что, когда и как следует сделать.

В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, следует составить список и определить приоритеты. Все задачи, упомянутые в списке, являются равноценными. После составления списка следует распределить дела в порядке их значимости в настоящее время, завершив его определением приоритетов. Ни один список не может являться полным, пока он не показывает порядок важности дел. В практике самоменеджмента существуют методы планирования времени, применение которых призвано рационально организовать собственную жизнь.

Планирование согласно принципу Парето

В ситуации, когда человек перегружен делами и задачами, на выполнение которых ему не хватает времени, и он никак не решается отказаться от ряда не очень важных дел, целесообразно в практике применять правило 80/20. Принцип Парето гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 % ценности приходится на предметы, составляющие 20 % от их общего числа, в то время как 20 % ценности приходится на предметы, составляющие 80 % от их общего числа».

Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 обеспечат 80 % успеха. Следовательно, надо найти эти 2 дела, включить в категорию «А» и осуществите их. Согласно этому принципу, остальные 8 могут остаться несделанными , потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел. Практика показывает , что:

· 80% стоимости торговых сделок обеспечивает 20% всех клиентов;

· 80% производства обеспечивает 20% предприятий;

· 80% времени, пропущенного по болезни, приходится на 20% работающих;

· 80% процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20%

папок досье;

· 80% грязи скапливается на 20% площади пола, по которой больше всего

· 80% стирки приходится на 20% предметов одежды;

· 80% лучшего телевизионного времени приходится на 20% программ, наи-

более любимых телезрителями;

· 80% времени читатели газет тратят на чтение 20% материалов, опублико-

ванных в газете;

· 80% телефонных звонков делают 20% телефонных абонентов;

· 80% необходимых данных получают из 20% источников информации;

· в школе учителя тратят 80 % своих сил на 20 % учащихся (обычно про-

блемных или талантливых);

· 80% еды поглощается в 20% наиболее популярных ресторанов.

Данные факты подтверждают существование опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и усиливают степень важности средоточия усилий на двадцати процентах дел, которые значительно повышают эффективность труда.

Принцип Парето прекрасно объясняет случившееся, однако не всегда помогает заранее найти выход из ситуации. Дело в том, что наверняка никогда нельзя сказать заранее, какие 20% окажутся эффективными. Согласно этому принципу 80% удовлетворения в нашей жизни приносят 20% затраченных сил – большая часть успеха будет результатом всего лишь нескольких шагов. Значит для того, чтобы найти больше времени на то, что приносит пользу, придется делать меньше того , что оказывается бесполезным . Другими словами - не тратить время попусту!

Распределить время можно и на основе других соображений, а не только с точки зрения удовольствия. Это могут быть: обеспечение финансовой стабильности , продвижение по карьерной лестнице, поддержание хорошей физической формы и т.д. Важно определить смысл полезного времяпровождения, так как «время , потраченное впустую , это существование , а время , употребленное с пользой , это жизнь » (ЭдвардЮнг).

Планирование по методу «Альпы»

Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление ежедневного плана занимает в среднем не более 10 минут. Процесс составления плана состоит из 5 стадий:

1. Составление заданий;

2. Оценку длительности планируемых действий;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных

операций;

5. Контроль (учет несделанного).

В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планирования, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

· Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

· Планирование следующего дня.

· Четкое представление о задачах дня.

· Упорядочение течения дня.

· Преодоление забывчивости.

· Концентрация на наиболее существенном.

· Уменьшение объема “бумажной” работы.

· Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

· Сокращение помех и нежелательных перерывов.

· Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

· Улучшение самоконтроля.

· Повышение удовлетворенности и мотивации.

· Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

Практика показывает, что при успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда появляется реальная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс планирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов:

Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на день следует записать необходимые задачи на следующий день:

· задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

· невыполненное накануне;

· добавившиеся дела;

· сроки, которые надо соблюсти;

· периодически возникающие задачи.

Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям:

· в первом приближении распределять их по приоритетности;

· подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

· перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе составления плана на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.

Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невозможно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опытом. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа часто требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного промежутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установленное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от различных помех.

Третий этап составления плана заключается в резервировании времени на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в том, что планом должно быть охвачено не более 60% времени и 40% необходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоятельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланирован только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но для выполнения неожиданно возникших дел.

В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обязательном порядке довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты , делегируя полномочия и сокращая определенное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует перенести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно скажется на результатах прожитого дня.

Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель данного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приоритеты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого.

Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его делегирования и рационализации. После проделанной аналитики окончательный вариант плана дня должен иметь установленную структуру.

На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составленного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день, тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её

неактуальности.

Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют

план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление

плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра-

ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба-

тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле-

довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и

управляемым.

Планирование согласно принципу Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных

планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че-

сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует

выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались

в срочные»

хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен-

ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается

лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на

предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает

с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует

уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль-

туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство-

вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре-

дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.

мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству

людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории

важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще

всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си-

туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном

предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.

рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те

самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан-

му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с

выполнения неважных и несрочных дел.

Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является

умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных ,

срочные от несрочных.__

Праксиология и оптимальная система планирования времени

Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани-

рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится

тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование

всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой

компенсируются.

Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани-

рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро-

ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко-

гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные

дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других

людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че-

ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица-

тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо-

димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва-

вать. Существует __________много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро-

вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно

включается в процесс его составления, а затем и выполнения. « Тот , кто ка -

ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план ,

видит , что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на -

сыщенной и деятельной жизни . Упорядочение своего времени подобно лучу

света , который проносится через все его дела . Но там , где нет плана , гдеконтроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-

вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко

переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении

приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу-

ществлении.

Многолетний опыт применения различных средств планирования пока-

зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере-

кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж-

ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель

праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин-

ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:

1) Обеспечить достижение цели.

2) Не требовать слишком много времени на освоение.

3) Быть удобной для использования.

Сегодня существует множество систем и методик планирования вре-

мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как

достоинства, так и недостатки.

Только свободная личность может достичь совершенства в использо-

вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон-

тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло-

виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение

качественным инструментарием.

Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи

проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю

жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по-

святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове-

ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре-

мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото-

рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно

найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и

Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон , Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс

и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.

Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день

– а за жизнь.

Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности

Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет вседле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко-

торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать

количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы

сделать в стабильных, комфортных условиях.

Для того, чтобы грамотно распоряжаться своим временем, вам необходимо знать тайм-менеджмент: методы планирования времени .

Достаточно трудно построить работу с отдачей максимальной пользы. Планирование времени – это не составление списка важных и неотложных дел, это, прежде всего, умение правильно распределить нагрузку. Всем известно, что на составление простого плана уходит порядка 8 минут, но экономится около часа времени. Нужно учесть следующие основные методы планирования:

План обязательно составляется на бумаге или же электронным документом, который будет у вас всегда под рукой. Ни в коем случае не держите план только в своей голове, даже самая маленькая деталь, которую вы можете упустить или забыть, является частью плана;
После каждого часа работы выделяйте около десяти минут на отдых и восстановление сил. Это необходимо, потратив 10 минут, вы при этом сможете восстановить свои силы и продолжить работу в привычном для вас темпе;
При любых обстоятельствах используйте в работе ежедневник, это в разы повысит вашу продуктивность.

Успешное планирование времени означает некие методы планирования, которые вы успешно умеете применять на практике. На сегодняшний день, существует большое множество различных теоретических разработок, мы приведем пример самых эффективных из них:

Метод Альпы
Планирование времени, анализ АВС

Начнем с принципа Парето

Прежде чем заняться планированием времени, учитываете принцип Дисбаланса. Этот метод имеет отношение ко многим экономическим сферам, а состоит он по следующим принципам: 80% ресурсов которые вы затратили, обеспечивают 20% полученного результата, оставшиеся 20% обеспечивают все 80% результата.

Из этого следует, что малая часть времени, ресурсов и усилий, в ответе за наибольшую часть результатов. Ведь только вдумайтесь в цифры, потратив всего 20% своего времени, вы получите 80% результата, внушительные показатели, не правда ли? В основе самих ресурсов могут выступать сотрудники, время или материалы, деньги.

Практическая польза данного принципа состоит в том, что применение его означает сосредоточенность ограниченных ресурсов и средств компании на одном из сегментов работы, а не привычного распыления во всех направлениях и сегментах работы. Метод поможет определить тот сегмент, где можно получить максимально большой результат от прилагаемых усилий и затрат.

Метод Альпы

Для планирования времени эффективно и часто применяют именно этот метод. С помощью него, потратив небольшое количество времени, вы оптимально и максимально эффективно распланируете все важные дела. Принцип его работы состоит в следующем:

1. Обязательно зафиксировать все сроки и дела. Все важные дела, которые не терпят отлагательств и должны быть выполнены в течении дня, нужно обязательно записать в ваш ежедневник или блокнот. Должны быть четко обозначены сроки на выполнение той или иной задачи. Эффективность повысится в разы, если вы подойдете ответственно к этому заданию.

2. Четко определить, сколько может понадобиться времени, на выполнение каждого запланированного задания. При планировании времени учитывайте так же перерывы на отдых между работой, чем точнее вы определите время, тем эффективнее сложится работа.

3. Учет буферного времени. Как бы точно мы не пытались рассчитать время, его уйдет все равно больше, чем мы запланировали. С учетом этого факта, распланируйте время с учетом 70% от всего рабочего времени, это даст вам резерв в случае нехватки основного времени.

4. Расставьте приоритеты важным делам и срочным. Это важнейшая часть плана. Естественно вы не сможете переделать за один день все дела, которые необходимо сделать. Вот почему следует расставить приоритеты по важности дел. Это разумно и целесообразно, выполнение дела, которое не терпит отлагательства, важно в первую очередь, после можно приступить к важному делу, при условии, что оно не является срочным. Расставьте приоритеты всегда по срочности и важности.

Метод планирования времени на основе анализа АВС

Основная суть его заключается в расстановке важных приоритетов:

Наиболее важное дело под отметкой «А». Эти дела самые сложные и трудоемкие их необходимо выполнить первыми.
Дело «В» это важные дела, которые не ограничены конкретными сроками и могут подождать.
Дела под обозначением «С», наименее значимые и выполняются последними.
Метод планирования времени при этом анализе весьма эффективен.

Тайм-менеджмент и методы планирования времени , которые приведены выше, обязательно повысят вашу трудоспособность и эффективность.

Метод Альпы это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели.

Метод Альпы в планировании времени можно применять на любой период срочности: средний, короткий, долгий. Для этого рекомендуется составить список дел в письменном виде. На первый взгляд все дела кажутся равноценными. Но в любом случаи нужно распределить дела по порядку значимости и выделить приоритеты, степень важности.

Метод Альпы очень прост. На создание плана нужно не более 5-10 минут. На практике доказано, при постоянном использовании методов и техники планирования, ежедневная экономия временем составляет 10-20%.

Этапы составления плана

Метод Альпы состоит из пяти этапов:

Этап №1. Формирование дневного задания , используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:

• Не выполненные дела;
• Добавившие новые задания;
• Обязательные, важные дела;
• Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
• Непредвиденные задания.

При составлении необходимо соблюсти требованиям:

• Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
• Выделить дела непродолжительные и продолжительные;
• Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).

Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.

Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания .
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех .

Этап №3. Резервирование временного запаса .
Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства .

Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график).
Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.

Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени. Значит, переносите не выполненные дела на другой день .

Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения .

Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.

Этап №5 завершающая . Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день.
Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.

Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым .

Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.

Пример метод Альпы

Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.

В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).

Планирование по методу Альпы список дел на день :

ПК — новое торговое место ;
В — Петров (компьютерная услуга) ;
В — Серов (юридическая помощь) ;
П — изучение спроса рынка ;
К — Матвеев (реализация продукции) ;
ПР – Черанев (запрос- письмо) ;
Ч — спец. журнал для руководителя :
Т — Удоев (не комплектность персонала) ;
Т — Денис (посещение сауны с другом) .

Метод Альпы пример наглядно смотрится, сведенный в таблицу:

Приоритетные дела: А — срочные, важные; Б – важные, но очень срочные; В- срочные, но не очень важные.

Лучше выполнять работу самую главную, зная время вашего плодотворного труда. Не забывайте об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы ваша работа доставляла вам радость.

Пример: не планируйте совещания друг за другом. Выделяйте время в первой и во второй половине дня.

Если у вас неожиданно появилось несколько минут свободного времени, не теряйте его, займите его коротким заданием: просмотрите корреспонденцию, позвоните другу.

Вдруг кардинально изменились намеченные планы: непредвиденная командировка, деловая встреча. Можно быстро переписать, согласно методам планирования времени, по методу Альпы, план дел в течение 5-10 минут.

Вообще, не бойтесь гибкий график работы. Хорошо продуманный план, используя пять стадий метода Альпы, не подведет вас никогда.

Преимущества метода Альпы

• Целенаправленные действия в течение рабочего дня ;
• Рационализация, объединяя в группу схожие дела ;
• Уменьшение бесполезных интервалов ;
• Стабильная самодисциплина ;
• Сокращение нервных перенапряжений ;
• Борьба с забывчивостью ;
• Достижение конкретных целей в работе ;
• Рабочий настрой ;
• Повышенная удовлетворенность и мотивация ;
• Восприятие трудового достижения, прилив отличного настроения в конце смены .
• Выделение и реализация приоритетных дел ;
• Рост потенциала и личных результатов труда ;
• Правильная организация рабочей смены, приобретаете и выигрываете временя .

В тайм — менеджменте насчитываются много методов планирования заданий дня. К ним относятся: матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, АВС-анализ, но метод Альпы – рационального планирования временем и состоит из пяти стадий.

Советую принять во внимание. И если вас заинтересует, используйте в жизни.

Для начала вспоминаем SMART.
SMART – это схема для постановки целей.

Цель должна быть:

Specific – конкретной.
Например: хочу велосипед красного цвета, 7 скоростной, фирмы Stark.

Measurable – измеримой.
Например: велосипед за 20 тысяч.

Ambitious – амбициозной, но при этом соответствовать возможностям. Например: сейчас я езжу на самокате, а планирую купить велосипед.

Realistic – реальной. Велосипеды бывают и за сто тысяч, но сейчас я смогу позволить себе за 20. Нужно реально оценивать свои возможности.

Timed – определена во времени. У бессрочной цели нет срока достижения. Если цель ставится на долгий период, она должна разбиваться на подцели.
Итак, цель намечена, остается научиться строить планы и их исполнять.

Метод «Альпы»

План должен обязательно переноситься на бумагу, потому что планы в голове легко отвергаются, к тому же склероз, его никто не отменял. Вообщем, переносить план на бумагу нужно обязательно, ведь нам с ним придется еще поработать.

Метод «Альпы» включает 5 стадий.

1. Составление заданий.
Тут я думаю все понятно. На листке бумаги пишем столбиком себе задания на день грядущий. Если ведете план ежедневно, то все что было не выполнено вчера, добавляете в этот план, конечно, если это еще не потеряло актуальность.
Если вам лень писать одно и то же или нужно писать много, то можно использовать сокращения, символы, рисунки, например,
Т – позвонить по телефону
ПР – письменная работа
В – визиты, гости
$ - оплатить счета
– получить зарплату
кофе-брейк
поздравить подругу
совещание у начальника
Вообщем, есть поле для творчества.

2. Оценка длительности акций.
Акции - это не только ценные бумаги, но еще и действия, в переводе с латинского языка.
Если у вас уже есть опыт выполнения заданий, то вы должны примерно представлять, сколько то или иное задание занимает времени или пофантазируйте, но несильно! Исходя из этого, напротив каждого задания плана поставьте количество часов, которое займет его выполнение.

3. Резервирование времени (60:40).
Обычный рабочий день длится 8 часов. 60% - это 5 часов. Именно в пределах этого времени вы должны планировать выполнить все дела.
Остальные – 40% , 3 часа, должны оставаться в резерве для неожиданных дел. А неожиданные дела, как правило, имеют место быть каждый день, это и ответы на незапланированные звонки и беседы с подчиненными, даже перерыв на кофе может съесть целый час. Мы же живые люди, все бывает.

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
Если не успеваете за 60% времени рабочего дня, то еще раз пересмотрите задания, может что-то можно перепоручить или способ выполнения изменить, подумайте, в любом случае завтра рассмотрим один из способов установки приоритетов.

5. Контроль (учет несделанного).
В конце дня из плана вы можете вычеркнуть все задания, которые выполнили и перенести на следующий день всё, что не выполнили.
Но, если вы регулярно, в течение долгого срока, например, в течение месяца, откладываете выполнение заданиям по причинам, которые зависят только от вас, то посмотрите правде в глаза, либо вы сейчас же приступаете к выполнению, либо отказываетесь от задачи, а там как Бог даст.

Если вы будете составлять план каждый день, то будете делать это на автомате минут за 5, а то и меньше. Составляйте по вечерам, тогда утром вы быстрее придете в рабочую форму.