Планирование и координация рабочего дня руководителя. Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к

Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего вре­мени:

Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.

3. Дифференцировать задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их ре­шению.

4. Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.

5.Составлять гибкие планы.

6.Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответст­вии с возможностями коллектива.

7. Использовать для планирования времени специальные бланки и карточки.

8. Переносить невыполненные задачи автоматически в планы сле­дующего периода.

9. Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые ре­зультаты.

10. Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.

11. Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точ­ные сроки выполнения всех видов работ.

12. Определять приоритеты в делах.

Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени являются: 1) отсутствие четкости в постановке целей и опре­делении приоритетов; 2) отсутствие планирования рабочего времени или его слабая организация; 3) низкий уровень дисциплины подчинен­ных; 4) слабое руководство, неумение работать с подчиненными, парт­нерами, посетителями.

Планирование рабочего времени является одной из главных задач руководителя, так же как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше време­ни, чем американские коллеги. Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление. Анализ этого пе­речня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить не­существенные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эф­фективные способы их решения вовремя, создавая определенный ре­зерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентриро­ваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания.

План предусматривает решение стоящих проблем в рациональной очередности . В первую очередь планируются работы с фиксированным сроком исполнения или наиболее трудоемкие, требующие боль­ших затрат времени. Нежелательно откладывать и неприятные дела, лучше их сделать раньше других. Далее планируется рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много вре­мени (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). Главное - в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел.

Но случается, что предстоящий запланированный объем работ не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п. Среднесрочные планы - годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

Краткосрочные - включают разбивку времени для решения задач, конкретизирующих средне- и долгосрочные планы. К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные . Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть - главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

В современном мире при разработке дневных планов учитываются особенности индивидуальных биоритмов . Необходимо планировать ра­бочий день так, чтобы наиболее трудные часы попадали на «пик рабо­тоспособности». Этот «пик» у «жаворонков» - утренние часы, «голу­би» наиболее активны в середине рабочего дня, а «совы» - к вечеру.

Знание всех приемов и методов планирования позволяет правильно рас­пределять задания в зависимости от их сложности, трудности, ответственно­сти, напряженности в рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправ­ленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи.

Разработка (составление) плана происходит накануне вечером в не­сколько этапов: формулируются задачи (перенесенные из месячного или декадного плана, переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему времени), определяются необходимые на их решение за­траты рабочего времени, оставляются «окна» на случай необходимости решить срочные проблемы, планируются 5-10-минутные перерывы по­сле каждого часа работы, выделяются приоритетные задачи.

План работы менеджера уточняется утром совместно с секретарем, учитывая внезапно возникшие новые обстоятельства. В целом дневной план должен быть гибким, одновременно в нем должен четко выдер­живаться регламент, связанный с приглашением людей (посетители, проведение совещаний и т. д.).

Краткие выводы по теме

Рабочее время - это важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе та­кого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение струк­туры его затрат и выявление неиспользованных резервов.

Анализ затрат рабочего времени проводится с помощью хрономет­ража и фотографии рабочего времени, которые часто называют диаг­ностикой времени, позволяющей выявить его существенные потери и определить пути улучшения его использования.

Большая роль в улучшении использования рабочего времени отво­дится его планированию, что является одной из главных задач руково­дителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководи­телю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени реше­ния основных задач.

Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использова­ния и наилучшим образом сказывается на конечных результатах дея­тельности подразделений.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО "Навигатор" _____________________ И.О. Фамилия "__" _______________ 201_ г.

План работы на I квартал 2011 г.

————————————————————————— ¦ Разделы ¦ Содержание ¦Отчет на квартал (выполнение,¦ ¦ ¦ ¦ дата, экономический эффект) ¦ ¦ ¦ +——————————+ ¦ ¦ ¦1-й месяц¦2-й месяц¦3-й месяц¦ +————+——————————+———+———+———+ ¦Плановые ¦Ведение кадрового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦задания ¦делопроизводства ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+———+———+———+ ¦ ¦Ведение воинского учета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+———+———+———+ ¦ ¦Работа в программе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦"1С: Управление персоналом" ¦ ¦ ¦ ¦ +————+——————————+———+———+———+ ¦Мероприятия,¦Подготовка открыток- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проведенные ¦поздравлений с Днем рождения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по личной +——————————+———+———+———+ ¦инициативе +——————————+———+———+———+ +————+——————————+———+———+———+ ¦Повышение ¦Семинар ¦ ¦ ¦ ¦ ¦квалификации¦"Социальные пособия в 2011 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦году" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+———+———+———+ ¦ +——————————+———+———+———+ +————+——————————+———+———+———+ ¦Процент ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦выполнения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————-+——————————+———+———+———- Руководитель подразделения: _________________________ /___________________/ Расшифровка подписи Получил работник: ___________________________________ /___________________/ Расшифровка подписи

Источник — "Кадровик.ру", 2011, № 9

Положение об организации работы
МОУ «Зотинская СОШ»
в актированные дни
(дни возможности непосещения занятий обучающимися
по неблагоприятным погодным условиям
по усмотрению родителей (законных представителей))

1. Общие положения

1.1. Термины, используемые в настоящем положении:

— общеобразовательное учреждение — муниципальное образовательное учреждение «Зотинская средняя общеобразовательная школа», реализующее программы начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования;

— актированные дни — дни, в которые возможно непосещение учебных занятий обучающимся общеобразовательных учреждений по неблагоприятным погодным условиям по усмотрению родителей (законных представителей).

1.2. Настоящее положение регулирует организацию деятельности общеобразовательного учреждения в актированные дни.

1.3. Настоящее Положение разработано на основании Закона РФ «Об образовании», Типового положения об общеобразовательном учреждении, Трудового кодекса РФ, санитарно-эпидемиологических правил и нормативов (СанПин 2.4.2.-1178-02), Приказа Управления образования Администрации Туруханского района № 117 от 12. 11. 2008 г. «Об организации работы общеобразовательных учреждений в условиях низких температур».

1.4. Положение разработано с целью установления единых подходов к деятельности общеобразовательного учреждения в актированные дни, обеспечения усвоения обучающимися обязательного минимума содержания образовательных программ.

2. Организация образовательного процесса
в общеобразовательном учреждении в актированные дни

2.1. Директор общеобразовательного учреждения ежегодно до наступления низких температур окружающего воздуха издает приказ об организации работы учреждения в актированные дни.

2.2. В актированный день деятельность общеобразовательного учреждения осуществляется в соответствии с утвержденным режимом работы, деятельность педагогических работников — в соответствии с установленной учебной нагрузкой, расписанием учебных занятий, иных работников — режимом рабочего времени, графиком сменности. Для осуществления обучения пришедших на занятия учеников замена осуществляется в полном объеме.

2.3. Для обучающихся, пришедших на занятия в актированный день, все виды занятий (учебные, дополнительные, кружковые, элективные, факультативные, работа групп продленного дня, физкультурно-массовая работа и т.д.) проводятся в полном объеме в соответствии с расписанием занятий, утвержденным руководителем общеобразовательного учреждения. 2.4. Питание обучающихся в актированные дни организуется в соответствии с расписанием режима питания, согласованного с начальником территориального отдела Управления Роспотребнадзора по Туруханскому району.

3. Функции администрации общеобразовательного учреждения

3.1. Директор общеобразовательного учреждения:

3.1.1.осуществляет контроль за организацией ознакомления всех участников учебно-воспитательного процесса с документами, регламентирующими организацию работы общеобразовательного учреждения в актированные дни;

3.1.2. контролирует соблюдение работниками общеобразовательного учреждения режима работы, организацию питания обучающихся, пришедших на занятия в актированные дни;

3.1.3. осуществляет контроль за реализацией мероприятий, направленных на обеспечение выполнения образовательных программ;

3.1.4. принимает управленческие решения, направленные на повышение качества работы общеобразовательного учреждения в актированные дни.

3.2. Заместитель директора по учебно-воспитательной работе общеобразовательного учреждения:

3.2.1. организует разработку мероприятий, направленных на обеспечение выполнения образовательных программ обучающимися, в том числе не пришедших на занятия в актированный день; определяет совместно с педагогами систему организации учебной деятельности обучающихся в актированные дни: виды, количество работ, форму обучения (дистанционная, самостоятельная и т.д.), сроки получения заданий обучающимися и предоставления ими выполненных работ;

3.2.2. размещает на стенде в фойе школы информацию о графике определения погодных условий для установления возможности непосещения занятий обучающимися школы по усмотрению родителей (законных представителей);

3.2.3. осуществляет информирование всех участников учебно-воспитательного процесса (педагогов, обучающихся, родителей (законных представителей) обучающихся, иных работников) общеобразовательного учреждения об организации работы общеобразовательного учреждения в актированные дни;

3.2.4. организует беседы, лектории для родителей (законных представителей), обучающихся о мерах предосторожности в актированные дни с целью обеспечения сохранности жизни и здоровья обучающихся общеобразовательного учреждения;

3.2.5. осуществляют контроль за корректировкой календарно-тематического планирования педагогами общеобразовательного учреждения;

3.2.6. разрабатывает рекомендации для участников учебно-воспитательного процесса по организации работы в актированные дни, организует использование педагогами дистанционных форм обучения, осуществляет методическое сопровождение и контроль за внедрением современных технологий, методик, направленных на увеличение резервных часов, с целью реализации в полном объеме образовательных программ;

3.2.7. осуществляет контроль за индивидуальной работой с обучающимися, не пришедшими на занятия в актированные дни;

3.2.8. организует учебно-воспитательную, научно-методическую, организационно-педагогическую деятельность педагогического коллектива в соответствии с планом работы общеобразовательного учреждения в случае отсутствия обучающихся на учебных занятиях;

3.2.9. анализирует деятельность по работе общеобразовательного учреждения в актированные дни;

3.2.10 ведет строгий учет обучающихся, пришедших на занятия в актированный день, доводит информацию о количестве обучающихся до руководителя общеобразовательного учреждения, осуществляет контроль за недопустимостью отправки обучающихся домой педагогическими и иными работниками общеобразовательного учреждения в актированный день.

3.3. Дежурный администратор:

3.3.1. обеспечивает организованный уход обучающихся домой после окончания занятий в сопровождении родителей (законных представителей).

В случае объявления Управлением ГО и ЧС штормового предупреждения (по данным «Красноярский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями») организует деятельность педагогического коллектива по обеспечению связи с родителями (законными представителями) обучающихся для принятия мер по сопровождению обучающихся домой.

4. Деятельность педагогов

4.1. Продолжительность рабочего времени педагогов в актированный день определяется учебной нагрузкой.

4.2. Педагоги своевременно осуществляют корректировку календарно-тематического планирования с целью обеспечения освоения обучающимися образовательных программ в полном объеме.

4.3. С целью прохождения образовательных программ в полном объеме обучающимися, в том числе не пришедшими на учебные занятия в актированный день, педагоги применяют разнообразные формы самостоятельной работы.

Планирование времени руководителя

Информация о применяемых формах работы, видах самостоятельной работы доводится педагогами, классными руководителями до сведения обучающихся, их родителей (законных представителей) заранее, в сроки, устанавливаемые общеобразовательным учреждением.

4.4. Объяснение, изучение новой темы, приходящейся согласно календарно-тематическому планированию на дату актированного дня, осуществляется при условии присутствия в классе 80 % обучающихся и более (за исключением отсутствующих по болезни).

В случае присутствия на занятиях менее 80 % обучающихся педагоги организуют индивидуальную, групповую, самостоятельную деятельность обучающихся.

4.5. Деятельность обучающихся в актированные дни оценивается в соответствии с Уставом. Оценка может быть дана только в части достижения обучающимся положительных результатов и в этом случае выставляется в журнал.

4.6. В случае отсутствия обучающихся на занятиях педагог согласует с заместителем директора по учебно-воспитательной работе виды производимых работ.

4.7. Педагоги, выполняющие функции классных руководителей:

4.7.1. организуют питание обучающихся в актированные дни в соответствии с расписанием режима питания, согласованного с начальником территориального отдела Управления Роспотребнадзора по Туруханскому району;

4.7.2. информируют родителей (законных представителей) об итогах учебной деятельности их детей в актированные дни, в том числе в условиях применения самостоятельной работы обучающихся;

4.7.3. в случае объявления штормового предупреждения обеспечивают связь с родителями (законными представителями) обучающихся для принятия мер по сопровождению обучающихся домой.

5. Деятельность обучающихся в актированные дни

5.1. Решение о возможности непосещения обучающимся общеобразовательного учреждения в актированный день принимают родители (законные представители).

5.2. В случае прихода обучающегося в общеобразовательное учреждение в актированный день учебные занятия посещаются им согласно расписанию.

5.3. В случае отсутствия на учебных занятиях в актированный день обучающийся самостоятельно выполняет задания, которые установлены общеобразовательным учреждением.

5.4. Предоставляет выполненные в актированные дни задания в соответствии с требованиями педагогов.

6. Ведение документации

6.1. Согласно расписанию занятий во всех видах журналов (классных, факультативных, элективных и т.д.) в графе «Тема урока» педагогами делается следующая запись:

• при условии отсутствия обучающихся или присутствия на учебном занятии менее 80 % обучающихся класса — «Актированный день»;
• при условии присутствия 80 % обучающихся класса и более (за исключением отсутствующих по болезни) тема урока в соответствии с календарно-тематическим планированием, но с отметкой об актированном дне. С целью контроля за индивидуальной работой с обучающимися, не пришедшими на занятия, отсутствующим обучающимся проставлять «н».

6.2. Отметка обучающемуся за работу, выполненную в актированный день, выставляется в графу журнала, соответствующую дате актированного дня.

6.3. Педагогами проводится корректировка календарно-тематического планирования и делается отметка в соответствии с требованиями оформления календарно-тематического планирования, установленными общеобразовательным учреждением.

7. Права и обязанности родителей (законных представителей) обучающихся

7.1. Родители (законные представители) обучающихся имеют право:

7.1.1. ознакомиться с Положением об организации работы общеобразовательного учреждения в актированные дни;

7.1.2. самостоятельно принимать решение о возможности непосещения их обучающимся ребенком общеобразовательного учреждения в актированные дни.

7.2. Родители (законные представители) обучающихся обязаны:

7.2.1. осуществлять контроль выполнения их обучающимся ребенком домашних заданий в актированный день;

7.2.2. в случае принятия решения о посещении их обучающимся ребенком общеобразовательного учреждения в актированный день, обеспечить безопасность ребенка по дороге в общеобразовательное учреждение и обратно;

7.2.3. нести ответственность за жизнь и здоровье их ребенка в пути следования в общеобразовательное учреждение и обратно.

Введение.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности.

Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

1. Определение целей.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

реалистичными и конкретными;

ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

2. Планирование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

Какова основная цель данного периода?

Каким количеством времени он располагает?

В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:правило основного соотношения (правило 60: 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый.

Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности.

Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность - это период спонтанной активности;

анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;

регулярность и системность планирования;

реалистичность планирования;

письменная форма формируемого плана;

перенос не сделанного.

Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;

установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;

делегирование (перепоручение) работ.

План работы начальника отдела продаж

В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования.

Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60: 40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени.

Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью. Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80: 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем - многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В - в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

Страницы: следующая →

123Смотреть все

1. Планирование работы с персоналом

   Реферат >> Менеджмент

   … задачи кадрового планирования 5 Оперативный план работы с персоналом 7 Маркетинг персонала 15 ГЛАВА 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ С … ранг руководителя ). Целью написания данной дипломной работы является изучение теоретических аспектов планирования потребности …

2. Планирование работы автотранспортного предприятия (2)

   Реферат >> Транспорт

   … управления производством КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Экономика отрасли» «Планирование работы автотранспортного предприятия» … ремонтных рабочих: , (4.4) Руководители , специалисты и служащие Численность руководителей , специалистов и служащих предварительно …

3. Планирование работы автотранспортного предприятия (1)

   Курсовая работа >> Транспорт

   … разработки: Планирование работы автотранспортного предприятия Выполнил студент МФ-V-2а Плешков Н.А. Принял руководитель Смирнова … с., ил., табл., — (ГНИИАТ). 3. Галина Г.Г., Бровина Т.М. Планирование работы АТП: Методические указания к выполнению курсавой …

4. Планирование воспитательной работы классного руководителя (по Е.Н. Степанову)

   Научная статья >> Педагогика

   … .). Сроки Содержание работы Март. Семинары классных руководителей по проведению анализа и планированию работы на следующий … учебный год. Создание творческой группы и планирование …

5. Разработка автоматизированной информационной системы планирования работы

   Курсовая работа >> Физкультура и спорт

   … улучшить работу по планированию работы туркомплекса и прогнозировать прибыль. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ 2.1 Внутрифирменное планирование на … городу, распространяется среди гостей и рассылается руководителям предприятий. 5.Реклама в компьютерных сетях. …

Хочу больше похожих работ…

План работы бухгалтера на год образец

========================

план работы бухгалтера на год образец

Скачать на сайте

========================

За минувший год выполнил значительный объем работы по оптимизации системы. А я пишу на год с разбивкой по кварталам это. План работы бухгалтера на месяц образец добавлена. Плана работы главного бухгалтера на месяц образец. При изучении рабочего плана счетов фермерское хозяйство я отметила, то что в рабочем плане счетов. Отчет о проделанной работе бухгалтера за год образец. План работы на неделю образец. Приходилось ли кому нибудь писать планработы собственного отдела на грядущий год? Бухгалтерия, документы, отчеты онлайн. Для написания грамотного резюме бухгалтера весьма полезно использовать шаблоны и образцы документов. Макарова Еже квартально План работы бухгалтерии на год образец бухгалтер Макарова Еже месячно Начальник ПЭО Федорова Постоянно Главный. Бухгалтер ведет работу на каком либо. В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и. Образец еженедельного плана работы архива Самый большой поисковик. Богус, это план на каждый месяц, в смысле закрытие месяца? Тема план работы глав бухгалтера на год. Расписав работу на неделю и рассмотрев. План работы на неделю бухгалтера образец
. Если по какойто причине образец рабочего плана счетов для учетной политики на 2013 год Вам не подошел, то Вы можете заказать его у нас. В этом поможет разобраться образец резюме на работу 2017 года и заполненный бланк для скачивания в конце статьи. Отчет бухгалтера о проделанной работе образец. Ответственность за его выполнение несет главный бухгалтер предприятия. Полагаемся, собственно составленный нами прототип резюме на работу бухгалтера, посодействовал вам в. Резюме бухгалтера на работу образец главбух. Смета расходов на выполнение работ. Набрасываете ли Вы примерный план работы на день, месяц, год? Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера, должностные обязанности. План работы главного бухгалтера на год образец ответ найден. Бухгалтер ведет работу на каком либо отдельном участке бухгалтерии, например в расчетном. ПЛАН работы отдела бухгалтерского учета и отчетности департамента финансов на 2012 год Утверждено И. Какие планы работ составляются в бухгалтерии? В этом случае назначаются старшие бухгалтера таких бухгалтерий, которые. Какое количество бухгалтеров и кадровиков нужно предприятию Как рассчитать норму? Информация об обновлении версии. Посоветуйте, в каком формате лучше написать отчет Главного бухгалтера о проделанной работе за день и план на. Основные сведения о компоненте 1 полугодие 2010 года финансового отдела администрации. Позитивная характеристика главного бухгалтера примерный образец
. Я не представляю как можно составить план работы на год, если в кадровой службе. Название Как спланировать работу очень занятому бухгалтеру Главбух Автор Издательство. Образец недельного плана работы. При этом, при значимой поддержке страны данный вид бизнеса с каждым годом становится все красивее. План работы на 1 полугодие 2010 года головного бухгалтера план работы бухгалтерии на. Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб. В бухгалтерии и так есть сроки и аспекты сдано вс в срок и без нарушений означает, работа хорошая. Дорогие главные бухгалтера! Приходилось ли кому нибудь писать план работы своего отдела на предстоящий год? Cкачать образец документа График документооборота кадровой службы примерный образец. Мой дорогой директор учится в ОЧЕНЬ УМНОМ институте, поэтому перед всеми руководителями. План работы бухгалтерии образецОрганизация План работы бухгалтерского аппарата на год. Совсем скоро наступит Новый год. План работы глав бухгалтера на год форум клерка клерк ру.

30. Примерный график (распорядок) рабочего дня руководителя предприятия

Бухгалтер ведет работу на каком либо отдельном участке бухгалтерии, например в. Резюме для устройства на работу бухгалтером имеет. Образцы документов на сайте План работы на 1 полугодие 2010 года главного бухгалтера План работы. Координационный план работы главного бухгалтера
. План работы на 1 полугодие 2010 года головного бухгалтера план работы бухгалтерии на год. Резюме бухгалтера на работу образец 2017 заполненный. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов групп. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера. Последние новости про План работы бухгалтера на неделю образец нужная штука. Образец плана работы бухгалтера на каждый месяц. Дорогие главные бухгалтера и бухгалтера!

На предприятии планирование рабочего времени сводится к определению ресурсов рабочего времени и их распределения; режима рабочего времени.

Эффективный план личной работы. Методика ведущая к результату.

Для этого разрабатываются баланс предприятия и баланс рабочего времени одного рабочего (табл. 14).

Балансы рабочего времени бывают плановыми и отчетными (фактическими). С их помощью можно выявлять резервы роста производительности труда за счет более рационального использования фонда рабочего времени.

Расчет баланса ведется в рабочих днях, а затем для балансовой увязки ресурсов и затрат рабочего времени дни пересчитываются (человеко-часы).

Таблица 14

Баланс времени одного рабочего

Показатели	Отчет прошлого года	План текущего года
Календарный фонд, дни
Нерабочие дни — праздничные и выходные
Номинальный фонд, дни
Неявки на работу, дни	35,8	32,1
в том числе:
очередные и дополнительные отпуска	18,4	18,4
отпуска по учебе	1,6	1.4
отпуска в связи с родами	0,6	0,5
по болезни	12,3	10,3
в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей	2,0	1,5
с разрешения администрации	0,6	—
прогулы	0,3	—
Количество вторых дней отдыха, приходящихся на дни неявок	2,8	2,8
Полезный (явочный) фонд, дни	228,0	231,7
Средняя продолжительность рабочего дня, час	8,1	8,1
Перерывы, предоставляемые кормящим матерям, час	0,04	0,03
Сокращенный рабочий день подростков, час	0,03	0,03
Внутрисменные простои, час	0,2	—
Средняя фактическая продолжительность рабочего дня, час	7,83	8,04
Полезный (явочный) фонд, час

При планировании учитываются только неявки, разрешенные законом (очередные и дополнительные отпуска, отпуска по беременности и родам, по учебе, неявки по болезни, в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей). Другие неявки не планируются, но учитываются в отчетном балансе рабочего времени.

Расчет баланса рабочего времени календарных, выходных и праздничных дней прост и не нуждается в разъяснении, а при определении остальных слагаемых баланса возникают известные трудности методического порядка.

Причинами потерь рабочего времени могут быть «отгулы» во избежание простоя рабочих, когда нет работы; несогласованность режима работы торговых, бытовых и промышленных предприятий; недостатки сферы обслуживания; отвлечение трудящихся в рабочее время для участия в спортивных и других мероприятиях; прогулы и простои.

Следует отметить, что число потерь рабочего времени из-за прогулов в настоящее время занимает в балансе рабочего времени незначительное место — большая часть потерь рабочего времени вызвана простоями по причине недостатков в организации производства и труда: отсутствия работы; отсутствия материалов, сырья, инструмента; неисправности оборудования; ожидания подъемно-транспортных средств и др.

Кроме простоев могут иметь место и непроизводительные затраты рабочего времени: хождение за материалами, сырьем и инструментом; исправление брака; выполнение работ, не предусмотренных заданиями и технологией.

Для устранения названных негативных явлений руководству предприятия, всех его звеньев необходимо в обязательном порядке выявить абсолютные и относительные размеры потерь рабочего времени, тенденции их изменения, причины и структуру потерь, разработать план мероприятий, содержащий предложения, направленные на улучшение использования рабочего времени.

Экономия численности рабочих вследствие сокращения потерь рабочего времени рассчитывается по формуле:

,

где Эр — экономия численности рабочих, %; Вб, Вп — потери рабочего времени в базисном и плановом периодах, %.

Если годовой фонд рабочего времени одного рабочего в базисном периоде (Фб) составил, предположим, 228 дней, а в плановом периоде (Фп) — 232 дня, то прирост годовой выработки в плановом периоде (Пп) может быть определен по формуле:

Т.е.* 100-100=1,7%.

Восьмичасовой рабочий день появился почти двести лет назад — во времена промышленной революции. Он был нужен для ограничения рабочего времени работников производства. В те времена это было очень прогрессивно и гуманно, но в наше время ситуация изменилась. Многие работодатели и в наши дни ожидают от труженика офиса, что он будет успевать выполнять все задачи за 8 часов, будет работать с минимальным количеством перерывов, а в идеале и вовсе без них, в том числе без обеда.

Современные подходы к организации рабочего дня
Компания Draugiem Group еще в 2015 году провела с помощью специализированной компьютерной программы исследование структуры рабочего времени работников умственного труда (то есть офисных сотрудников). Программа вела учет того, сколько сотрудники реально тратят времени на выполнение различных бизнес-задач и соотносила эти данные с производительностью труда работников.
По результатам исследования были сделаны неожиданные выводы: продолжительность рабочего дня не оказывает решающего значения на количество и качество результатов труда, гораздо важнее то, как работники организовали свое рабочее время.

План работы на неделю

Например, те, кто делал небольшие но частые перерывы в работе, были более продуктивны, чем те, кто работал без остановок в течение длительных периодов времени.
Обработка накопленных данных показала, что самый эффективный вариант — это работать циклами по 52 минуты и отдыхать между ними по 17 минут. Сотрудникам работающим в таком ритме, удавалось достигать максимально возможно уровня концентрации внимания. Все отведенное для работы время они полностью посвящали решению поставленных перед ними задач, не посещали «только одним глазом глянуть» социальные сети и развлекательные порталы, не тратили время на переписку по личным вопросам. По мере накопления усталости, они делали короткий перерыв, на время которого полностью отключались от работы. После этого они возвращались к работе, наполненные энергией и готовностью эффективно поработать еще час.

Мозгам нужно отдыхать 17 минут после каждого часа работы
Работники умственного труда, использующие эту технику, имеют все шансы на успех — ведь их работа совпадает с естественными ритмами работы мозга. Как известно, мозг человека способен работать на «полной мощности» около часа, затем идет «снижение оборотов» на 15-20 минут.
Большинство работников офиса, не задумывающихся над этим явлением, балансируют между периодами активности неосознанно — отвлекаясь от работы и расслабляясь в моменты снижения активности мозга и пытаясь поработать в моменты подъема энергии.
Лучший способ преодолеть свою лень и усталость — работать по системе. Вместо того, чтобы пытаться поработать на час-два побольше, превозмогая усталость и желание отвлечься — делайте перерыв, как только почувствуете, что ваша энергия и скорость работы пошла на спад.
Отключится от работы на время станет гораздо проще, если вспомнить что это в конечном итоге повысит эффективность вашей работы. Часто мы загоняем себя в состояние сильной усталости в результате того, что продолжаем работать после появления чувства усталости, после того, как была утеряна концентрация, и растрачен запаса энергии. Усугубляет ситуацию отсутствие полноценного отдыха в момент перерыва — мы лезем проверять почту, смотреть ролики на YouTube , читать личные сообщения в чатах Telegram.

Контролируйте свое время
Вы сможете продуктивно работать в течение всего дня, если разобьете свое время на правильные отрезки. Нужно только один раз выстроить систему работы, соответствующую физиологии мозга, а дальше в от неё ни за что не откажетесь. Вот приемы, которые помогут вам организовать себя и контролировать свое рабочее время:
Разделите свой рабочий день на периоды длительностью в 1 час. Как правило мы ставим себе срок по выполнению той или иной задачи на конец дня, недели или последний день месяца, но гораздо продуктивней будет, если поставите перед собой цель — решить задачу прямо сейчас. Разбивка на часовые периоды не только поможет вам войти в рабочий ритм, она облегчит работу над сложными задачами, путем разделения их на маленькие подзадачи, которые решаются заметно легче. Если вы сторонник точности, разбивайте свой день на периоды по 52 минуты, но часовые отрезки дают тот же эффект.
Соблюдайте выбранные периоды. Этот метод работает потому, что мы используем момент максимального подъема энергии, для того чтобы сконцентрироваться на работе на относительно короткое время. Если вы не соблюдаете часовые периоды — продолжаете работать или изучаете содержимое нового паблика Вконтакте — рабочий ритм срывается и система перестает работать.

Отдыхайте по-честному.
Результаты исследования Draugiem Group так же показали, что работники, которые полностью отключались от умственной работы в периоды перерывов, гораздо легче начинали новый период активности, чем те кто в момент отдыха продолжали умственную активность, и просто сменяли рабочий компьютер на мобильный гаджет.
Лучший способ отдохнуть от офисного труда — это короткая прогулка, легкие физические упражнения или просто непринужденная беседа с коллегами на отвлеченные темы.
Не стоит дожидаться момента, когда ваше тело потребует отдых. Если вы идете на перерыв только после появления чувства усталости — уже поздно, момент упущен и вы выбились из оптимального рабочего ритма. Соблюдая расписание, вы будете работать в моменты повышенной производительности и отдыхать в периоды спада энергии.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Вам понадобится

• - ежедневник;
• - стандартный распорядок дня руководителя;
• - перечень текущих мероприятий с участием руководителя.

Инструкция

Определите свой стандартный распорядок дня. Некоторые мероприятия могут повторяться изо дня в день, другие носят разовый характер. Сформулируйте планы на ближайшую неделю и месяц. Расставьте ожидаемые мероприятия в порядке значимости. В итоге вы должны получить перечень задач, располагающихся в определенной иерархии.

Включите в распорядок дня те мероприятия, которые содержатся в планах работы организации или предприятия на квартал, полугодие и год. Соберите по отделам и структурным подразделениям сведения о контрольных и проверочных мероприятиях, в которых вы должны принять непосредственное участие.

Если запланированные мероприятия назначены на конкретное время, сгруппируйте их и внесите в рабочий ежедневник в порядке очередности проведения. Сделайте отметку о степени важности той или иной встречи, совещания или переговоров. Расставляя приоритеты, руководствуйтесь своими главными функциями. Дайте поручение помощнику или секретарю напоминать вам о наиболее важных мероприятиях заблаговременно, а не в последний момент.

Позаботьтесь о том, чтобы планируемые мероприятия не накладывались по времени друг на друга. Если для участия в совещании или деловой встрече требуется выезд за пределы учреждения или офиса, внесите в планы время, необходимое на дорогу.

Оставьте в графике время на другие виды незапланированной деловой активности. Даже небольшой временной зазор позволит избежать спешки и предотвратит многие недоразумения. Предусмотрите в распорядке дня также время для отдыха и приема пищи.

Доведите свой распорядок дня до своего помощника. Потребуйте регулярно оповещать вас об изменениях в планах мероприятий, происходящих по объективным причинам. Получив от помощника значимую информацию, тут же вносите поправки в ежедневный распорядок.

Источники:

• Планирование рабочего дня руководителя

Почему получается, что два работника находятся в офисе одинаковое количество времени, ни один не отвлекается на посторонние вещи, но они успевают сделать разный объем работы? Потому что один из них распыляет свое внимание, а другой сумел структурировать рабочий процесс. Грамотное планирование рабочего времени является одним из залогов успешного и эффективного рабочего дня.

Инструкция

Формируйте рабочие блоки, в которых вы будете выполнять сходные задания. Как известно, работу тяжело начать. Неохотно сев за первое задание, вы втягиваетесь, и дело идет гораздо быстрее. Поэтому разложите проекты и задания по папкам и начинайте выполнять схожие. Для приема посетителей или сотрудников, если вы начальник, также лучше отвести свои приемные часы, чтобы вас не отвлекали постоянно от работы с бумагами.

Если работы много, и она требует вашего полного внимания, позволяйте себе устроить неприемные часы. Переведите телефон на коллег или секретаря, отправьте посетителей к вашему заместителю. Не стесняйтесь закрыться в кабинете от всех и полностью уйти в срочный проект.

Зачастую продолжительность выполнения проекта напрямую зависит от времени, выделенного на него. Если начальство не торопит вас с выполнением задания, вы можете самостоятельно регламентировать сроки, в которые проект должен быть сделан. Таким образом, работа у вас пойдет гораздо быстрее, чем, если вы будете неспешно работать день за днем.

Время – очень значимый ресурс для предпринимателя. Если научиться правильно планировать свое время, можно рассчитывать и на хорошую прибыль. В этой статье мы подробнее поговорим о том, что такое планирование рабочего времени руководителя и как его правильно осуществлять.

Если использовать свое рабочее время нерационально и неправильно распределять приоритеты, пытаясь одновременно выполнить несколько задач, можно превратить работу в хаос. Не нужно тратить слишком много сил на выполнение мелких задач, сконцентрируйтесь на ключевых делах.

Почему возникает дефицит времени

Иногда директору может казаться, что ему катастрофически не хватает времени. Дефицит часто возникает из-за психического состояния человека. Он переутомляется, устает, не высыпается или находится в депрессии. Все эти факторы нужно убирать, только в этом случае времени будет хватать.

Существуют определенные правила планирования рабочего времени, но основных всего два:

1. Следует распланировать заранее только шестьдесят процентов своего рабочего времени, а сорок оставить на решение возникающих по мере работы задач. Поэтому нет смысла пытаться расписать свой ежедневник до минуты. Плотность графика негативно сказывается на гибкости выполнения отдельных дел.
2. Все дела нужно разделять на первостепенные, второстепенные и незначительные. В первую очередь сосредоточиться нужно на первостепенных и второстепенных делах, а когда остается время, заниматься малозначительными.

Правила

Тайм-менеджмент – это технология, которая учит умению эффективно управлять своим временем и контролировать его. Выделяют несколько важных правил.

Сегодня – последний день

Представьте, что сегодня последний день. Это позволит вложить все свои силы в накопившиеся дела и быстро их разгрести. Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Планирование задач

Задачи планировать лучше не в уме, а в своем ежедневнике. Ведь когда они наносятся на бумагу и визуализируются, то практически материализуются. Когда дело сделано, его нужно вычеркнуть из списка и перейти к следующему. Это очень помогает сосредоточиться.

Отсеивание ненужной информации

Руководителю в свой обычный рабочий день приходится выслушивать много информации, большая часть которой ему не пригодится. Поэтому важно приобрести привычку фильтровать поток данных, оставляя нужные и забывая ненужные.

Убрать факторы, пожирающие время

Случается, руководители тратят много времени впустую на социальные сети, электронную почту и даже игры в рабочее время. Такое расточительство недопустимо. Ведь эти вещи затягивают, и теряется чувство времени, что вредит работе.

Чтобы полностью сосредоточить внимание на ключевых задачах, нужно отключить все гаджеты и приложения, способные отвлечь вас. А для расслабления можно выбрать определенное четко ограниченное время и тогда заняться соцсетями, почтой и прочим.

Не заниматься несколькими делами одновременно

Конечно, иногда каждый сталкивается с необходимостью быть в двух местах одновременно. Но, когда это становится нормой, это рассеивает внимание, и ни одна задача не будет решена как следует. Разумнее выполнять такие задачи , начиная с первостепенных и заканчивая необязательными.

Самые сложные дела выполняются утром, в начале рабочего дня. Не стоит их переносить на день или вечер, ведь именно утром у человека больше всего сил. Когда утром будет сделано самое сложное, остальное уже покажется нетрудным. Хуже, когда трудоемкое дело висит на душе целый день, мешая заниматься второстепенными вещами.

Порядок на рабочем месте

Когда на столе руководителя порядок и все лежит на своих местах, проще собраться с мыслями. А вот бардак и хаос настраивают на рассеянность и лень. Да и когда на столе нагромождение бумаг, то много времени тратится на поиски нужного документа или предмета. Кроме того, рабочее место должно быть удобным и нравиться руководителю. Поэтому не грех заказать себе красивое мягкое кресло и большой стол.

Выходные по необходимости

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье. Появились незагруженные работой дни – смело берите выходные и, например, проводите время с семьей. Отдых помогает человеку собраться с силами и восстановиться для новых свершений. После полноценного выходного дня происходит естественное повышение эффективности использования рабочего времени.

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье.

В заключение

Управление временем в деятельности руководителей – это важный момент, на который стоит обращать внимание как начинающим коммерсантам, так и опытным. Правильная позволит директору быстрее и продуктивнее решать все рабочие задачи, что пойдет фирме на пользу.